Boligselskabet BSB Svendborg

Transkript

1 Boligselskabet BSB Svendborg Referat af ekstraordinært repræsentantskabsmøde onsdag den 22. oktober 2014 kl i Hjerteparkens fælleshus, Svendborg. Dagsorden Side 1 Valg af dirigent og referent Evaluering af pilotprojekt Information om Servicecenter Svendborg Drøftelse af fremtidigt samarbejde i BSB Svendborg Eventuelt... 6 Boligselskabet BSB Svendborg Repræsentantskabets sammensætning Boligselskabets bestyrelse Svend Erik Johansen (formand) Lis Neumann (næstformand) Flemming Pedersen Morten Byder Leo Jørgensen - Afbud Karsten Berg Erik Langkilde Brian W. Andersen Svend Hviid Mogensen (udpeget af Domea) Afdeling 7501 Elly Rafn Nielsen - Afbud Karin R. Rasmussen Diana Steinlein - Afbud Niels Christensen Palle S. Christensen Afdeling 7502 Alice Hansen Allan Tang Jespersen - Afbud Andreas Jensen Frank Poulsen Erik Fransson Afdeling 7504 Erling Hegaard Jensen Jeanet Weber Larsen - Afbud Ulla Lillethorup - Afbud Bodil Pers Jan Shala-Hansen Side 1 af 6

2 Afdeling 7508 Joan Hansen - Afbud Trine Vest Kyed John Nielsen Birthe D. Petersen - Afbud Afdeling 7511 Hella Nielsen - Afbud Birgit Storm Hansen Christina Weiskvist Bjarne Sørensen - Afbud Kaj Børge Hansen Iversen Afdeling 7514 Pia Yvonne Rasmussen - Afbud Kirsten Schang Carina Jensen - Afbud Afdeling 7515 Rita Majbrit Dreyer Grete Elisabet Madsen Ruth Jørgensen Afdeling 7516 Ole Schmidt - Afbud Søren Melin - Afbud Lone Gertrud Melin - Afbud Afdeling 7517 Gert Ole Andersen - Afbud Torben Eriksen - Afbud Frede Sørensen - Afbud Afdeling 7522 Inger Martinussen - Afbud Eva Paskjær - Afbud Claus Kærgaard - Afbud Erik Linde Jakobsen - Afbud John P. Georgsen - Afbud Afdeling 7524 Jørgen Naundrup Petersen - Afbud Øvrige deltagere: Martin Skytte, Kundechef Domea Klavs Hedelund, Markedschef Domea Thomas Holluf, Direktør Domea - Afbud Erik Lønne Gottfredsen, Regionsdirektør - Afbud Domea Pernille Poulsen, Servicekoordinator Domea Domea, Boligcenter Svendborg, den 1. december 2014 Side 2 af 6

3 1 Valg af dirigent og referent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent, referent og eventuelt stemmeudvalg. Svend Erik Johansen bød velkommen til mødet. Bestyrelsen indstillede Svend Mogensen til dirigent, Svend Mogensen blev valgt. Svend Mogensen takkede for valget, og forslog repræsentantskabet at vente med at nedsætte et stemmeudvalg, da der umiddelbart ikke er noget til afstemning. Svend Mogensen informerede repræsentantskabt om, at det er Martin Skytte, der vil informere om punkterne til dagsordenen. Pernille Poulsen blev valgt til dirigent. 2 Evaluering af pilotprojekt Jævnfør repræsentantskabsmødet den 31. marts 2014 gives en orientering/evaluering om pilotprojektet i afdeling Toftemarken (7502) og Jægermarken (7504). Det indstilles at repræsentantskabet tager orienteringen/evalueringen til efterretning Martin Skytte orienterede repræsentantskabet om evalueringen af pilotprojektet i afdeling 7502 og Martin Skytte gennemgik slides med information og beregninger for perioden 1. september juni 2014, den 10 måneders periode hvor pilotprojektet løb, med i alt 536 boliger/559,8 Lejemålsenheder. Den samlede besparelse i perioden er beregnet til ca. kr ,- for 10 mdr. Skulle dette omregnes til 12 mdr. ville besparelsen være min. ca. kr ,- Der var spørgsmål til nedtagning af legeplads samt omlægning af bede, da dette umiddelbart er en engangsydelse. Klavs Hedelund oplyste repræsentantskabet om, at det netop er det, der er det smarte ved et driftsfællesskab, at der er resurser til, at lave egne opgaver på den måde at 7502 og 7504 kører driftsfællesskabet på. Næste år kunne det være nogle andre projekter, der var smart at løse på den måde. Der var spørgsmål til, om der gøres brug af kopivarer, når ejendomsmesteren køber reservedele på nettet. Martin forklarede, at for at sikre kvaliteten bliver der kun indkøbt reservedele, der er VA-godkendt. Ejendomspersonalet vil stadig også benytte sig af at handle lokalt. Der var et forslag, om der burde være en lærling i afdeling g 7504 i stedet for den tidlige ansatte på 29 timer. Bestyrelsen kunne bekræfte, at det er der allerede en snak om. Side 3 af 6

4 Kaj Iversen mente, at der var handlet forud for pilotprojektets evaluering, ved at fortsætte driftssamarbejdet i afdeling g Klavs Hedelund bekræftede, at afdelingsbestyrelserne i 7502 og 7504 havde besluttet, at fortsætte driftssamarbejdet i pilotprojektet før det var slut, og Svend Erik Johnsen slog fast, at ejendomspersonalet var blevet glad for samarbejdet og gerne ville fortsætte det efter pilotprojektets udløb. Orienteringen blev taget til efterretning. 3 Information om Servicecenter Svendborg Orientering gives på mødet. Det indstilles at repræsentantskabet tager orienteringen/evalueringen til efterretning Martin Skytte informerede og viste repræsentantskabet slides om etablering af Servicecenter Svendborg og det administrative samarbejde med BSB Gudme og BSB Egebjerg. Tillige indtræder disse to selskaber i allerede etablerede erhvervslejekontrakt mellem BSB Svendborg og Domea. Martin Skytte orienterede om indgået servicecenter aftaler hvor selskaberne forpligter sig til et sæt fælles spilleregler. Her ud over blev repræsentantskabet orienteret om hovedprincipperne i tillægget til forretningsføre aftalen. Det administrative fællesskab fordeles som følgende: 7500 BSB Svendborg 76,9 % 8100 BSB Egebjerg 10,2 % 8300 BSB Gudme 13,0 % I den forbindelse orienterede Martin Skytte om, at der intet driftsmæssigt fællesskab er mellem de 3 selskaber, og hvert selskab har eget ejendomspersonale og dermed bevarer eksisterende ejendomskontorer. Der nedsættes en styregruppe i servicecenteret, bestående af formand og næstformand fra de deltagende selskabers organisationsbestyrelse. Martin Skytte gennemgik jobfunktioner/opgavefordeling i det kommende servicecenter Svendborg, herunder kundechef, driftsleder, servicekoordinatorer, kontorassistent og ejendomspersonale. Martin Skytte kom med et eksempel på, hvad fleksibiliteten med kontorassistenten på servicecenteret evt. kan bruges til, nemlig at afdelingernes hjemmesider pt. ligger døde hen. Meningen var at hver afdeling skulle have en webredaktør og selv sørge for opdateringerne, men det er ikke mange steder, at der er blevet valgt en webredaktør. Her vil kontorassistenten med fordel kunne være behjælpelig, for ikke at glemme fleksibiliteten ved at kunne holde kontoret åbent hver dag, også i forbindelse med kurser eller sygdom. Der var et spørgsmål, om der var tænkt at ansætte en ekstra driftsleder, Martin Skytte besvarede spørgsmålet, at det indgår der ikke nogen planer om pt. Side 4 af 6

5 Der var spørgsmål, om den enkelte afdeling selv må tage referat af et afdelingsmøde, og Martin besvarede spørgsmålet med, at det må man naturligvis gerne, og at det er op til den enkelte bestyrelse at beslutte det. Martin Skytte fremlagde det samlede beløb for etableringsbudgettet på i alt kr hvoraf BSB Svendborg andel udgør kr , hvilket blev taget til efterretning. Martin Skytte fremlagde tillige det samlede beløb for driftsudgifter i Servicecenteret, hvilket samlet er budgetteret til kr hvoraf BSB Svendborgs andel udgør kr , som i sidste ende dækkes af afdelingernes konto 114. Der var et spørgsmål til hvordan lønudgiften bliver placeret. Klavs Hedelund forklarede, at Domea overfører kr. 454,- + moms pr lejemålsenhed til BSB Svendborg som kompensation ved, at personalet ansættes i BSB Svedborg. Der var et ønsker om, at se tillægget til den forretningsføreraftale der er indgået mellem Domea og BSB Svendborg. Klavs Hedelund fortalte repræsentantskabet, at aftalen først lige er blevet indgået, men at erhvervslejekontrakten, servicecenteraftalen og tillægget til forretningsfører aftalen kan rekvireres på servicecenteret. 4 Drøftelse af fremtidigt samarbejde i BSB Svendborg Orientering gives på mødet. Det indstilles at repræsentantskabet tager orienteringen/evalueringen til efterretning Martin Skytte fortalte og viste slides om, hvordan BSB Svendborgs afdelinger i dag bliver driftet, med personale, ejendomskontorer og fælles drift for enkelte afdelinger i selskabet. Martin Skytte orienterede, at driftsfællesskab ikke er et nyt fænomen i BSB Svenborg, men at det har stået på i mange år. Her tænkes specielt på samarbejdet mellem afd. 7501, 7516, 7522, 7524 & 7525 under ledelse af ejendomsmester Jan Nielsen. Svend Åge S. fra afdeling 7515 stopper den 12. november, og dermed kommer der et nyt driftsfællesskab mellem de 3 afdelinger, 7514 Magnavej, 7515 Wandallshaven og 7517 Grønnedal med Ulrik Rasmussen som ejendomsmester. Hvilket er afklaret med bestyrelserne. Hvis Hjerteparken 7508 ønsker at deltage i et driftsfællesskab, kan de bedst se sig selv sammen med afdeling 7502 og 7504, men det er der ikke taget nogen beslutning omkring på nuværende tidspunkt. Fruerlunden/Fruerparken 7511 har ved tidligere lejlighed udmeldt, at man ikke ønsker deltagelse i nogen former for driftsfællesskab. Der var et spørgsmål til, om servicen forringes i det nye driftsfællesskab med 7514, 7515 og 7522 når der kun er en ejendomsmester og en ejendomsfunktionær. Der er ikke kun lønbesparelser men også maskinbesparelser. Klavs Hedelund supplerede med, at det er den enkelte afdeling Side 5 af 6

6 der bestemmer, hvor lidt og hvor meget driftsfællesskabet skal køre. Kirsten Schang fra Magnavej oplyste, at de pt. ikke har en bestyrelse, men vælger at lytte til deres ejendomsmester, der er begejstret for det nye driftsfællesskab, og de har aldrig været vant til, at have deres ejendomsmester hver dag. Ruth Jørgensen fra Wandallshaven supplerer med, at de ikke længere er bekymret, og er sikre på, at de stadig vil få den samme service som før. Ruth Jørgensen mener også, at der kan snakkes om problemerne hvis de opstår, og hun tror fast på, at det kan lade sig gøre og at det bliver godt. Både afdeling 7508 Hjerteparken og 7511 Fruerlunden/Fruerparken ønsker at lade det komme op til beslutning hos beboerne. 5 Eventuelt Kaj Iversen påpegede, at han håber på, at nedsættelsen af administrationsbidraget pr bliver fordelt solidarisk, så de små afdelinger også får glæde af nedsættelsen. Det blev oplyst, at der d.d. ikke er taget beslutning herom. Der blev spurgt til, om udlejningen fremover kommer til at ligge i Vejle. Klavs Hedelund bekræftede at Domea har besluttet at centralisere udlejningen, og at der ikke bliver ændret på den beslutning. Klavs Hedelundslog også fast, at det i øvrigt ikke har noget med pilotprojektet i afdeling 7502 og 7504 at gøre. Der arbejdes løbende med at forbedre kundeservice, blandt andet håndteringen af tomme boliger. Der blev spurt til, hvor langt BSB Svendborg er med undersøgelsen af egen administration, og Svend Erik Johansen kunne informere repræsentantskabet om, at forslaget er sendt til BL, og aftalen med Domea er opsagt rettidigt. Der blev spurgt til skiltningen omkring ledige lejligheder ved 7504 Jægermarken, når servicecenteret ikke kan leje boligerne ud uden om kundeservice. Martin Skytte forklarede, at det giver rigtig god opmærksomhed, og at der faktisk er lejet 3 boliger ud på det seneste på grund af skiltene. Svend Erik Johansen takkede for fremmødet, og den gode ro og orden. Mødet slut kl Referatet godkendt: Svend Erik Johansen Formand Svendborg den 1. december 2014 MSK/PP Side 6 af 6