Ny Frederikshavn Fremtidens madproduktion på ældreområdet. Kort version uden forudsætninger og beregninger

Transkript

1 Ny Frederikshavn Fremtidens madproduktion på ældreområdet Kort version uden forudsætninger og beregninger København den 27. april 2006

2 / 1. Indledning Modeller for fremtidens madproduktion Organisering Analysens forudsætninger Udvikling i antal dagskoster samt madportioner på længere sigt Mad til daginstitutioner og skoler mv Fremtidigt personalebehov Fremtidige udgifter til råvarer Sammenfatning og økonomiske konsekvenser Sammenfatning af intern analyse Sammenfatning af ekstern analyse

3 1. Indledning I forbindelse med sammenlægningen af Sæby, Skagen og Frederikshavn kommuner har Ny Frederikshavn Kommune besluttet at gennemføre en uvildig analyse af den nuværende køkkenstruktur i de tre kommuner med det formål at komme med forslag til tilrettelæggelsen af madproduktionen i den fremtidige kommune. Ny Frederikshavn Kommune har valgt KL s Konsulentvirksomhed til at gennemføre denne analyse i samarbejde med de tre kommuners medarbejdere. Analysens forudsætninger, metoder, beregninger og resultater er dokumenteret i en fuld rapport på ca. 45 sider. Nærværende rapport er en kortere version af den fulde rapport, beregnet til at give et hurtigere overblik over analysens resultater. I nærværende rapport er der således en række forudsætninger, som ikke er beskrevet. Det drejer sig om forudsætninger for beregning af befolkningsudviklingen, udviklingen i boligformer for ældre, personalebehovet i de modeller, som opstilles i analysen 1 samt madudbringningen. Endvidere er i nærværende rapport udeladt de detaljerede beskrivelser af hvordan beregninger stordriftsfordele, effektiviseringsgevinster, besparelser og initiale investeringsudgifter er foretaget. Alle de nævnte forudsætninger og beregninger er imidlertid indregnet i analysens økonomiske resultater, som fremgår af sammenfatningen af analysen i afsnit 5. For en mere uddybende beskrivelse af den gennemførte analyse henvises til den fulde version af rapporten. Analysens formål Det er formålet med analysen, at den skal kunne udgøre en væsentlig del af det politiske beslutningsgrundlag for den fremtidige madproduktion i Ny Frederikshavn Kommune. Beslutningsgrundlaget skal belyse mulighederne for fremtidig produktionsform, fysisk placering af produktionen samt pege på mulige effektiviseringsformer. I forlængelse heraf præsenterer denne rapport to modeller for madproduktion. Det er et resultatkrav i projektet, at hver model opfylder en række betingelser: 1 Der findes dog en kort beskrivelse af vurderingen af det fremtidige personalebehov i denne rapport. I den fulde rapport findes den egentlige detaljerede beskrivelse af hvordan behov for personale i de 2 modeller er beregnet. 3

4 Modellen skal være en helhedsløsning for den samlede kommune. De beskrevne løsninger skal sikre, at lighedsgrundsætningen opfyldes og borgerne sikres et ens serviceniveau, uanset hvor i den nye kommune de bor. Modellen skal beskrive hvilken produktionsform og dermed hvilket tilbud borgeren vil modtage. Modellen skal beskrive de økonomiske konsekvenser af den beskrevne model. Såvel de direkte omkostninger til madproduktionen som de indirekte omkostninger i hjemmeplejen skal beskrives. Modellen skal beskrive tilrettelæggelsen af produktionen herunder, hvor den fysiske produktion skal finde sted. Modellen skal tage stilling til madproduktionens organisatoriske indplacering, herunder spørgsmålet om hvorvidt lederen af madproduktionen skal indgå som en 6. områdeleder. For hver model skal et eventuelt effektiviseringspotentiale i forhold til nuværende omkostninger beskrives. Analysen har inddraget nøglemedarbejdere i Sæby, Skagen og Frederikshavn kommuner, så den viden, der generes i processen, fastholdes og analysens resultater kvalitetssikres maksimalt. I projektet er der nedsat en styregruppe bestående af direktør Jan Nielsen, tovholder Hanne Bjørnlund, 1-2 køkkenledere fra hver af de tre kommuner og konsulenterne. Styregruppens rolle i projektet er godkendelse og stillingtagen til projektets resultater. I projektet er der endvidere nedsat en arbejdsgruppe med fleksibel bemanding. I arbejdsgruppen indgår 1-2 køkkenledere fra hver af de tre kommuner, en økonomimedarbejder med kendskab til madproduktionsområdet fra hver af de tre kommuner, en repræsentant for hjemmeplejen i Ny Frederikshavn Kommune samt konsulenterne. 2. Modeller for fremtidens madproduktion Konsulenterne har som udgangspunkt for analysen gennemført individuelle interview med de fire deltagende køkkenledere. Ved interviewene har hver køkkenleder blandt andet opstillet et drømmescenario for madproduktion i år 2010, som de ser den. Efterfølgende er gennemført en workshop med deltagelse køkkenlederne, hvor der på baggrund af de individuelle interview blev opstillet to modeller. I projektets videre forløb er modellerne blevet justeret og udviklet løbende. Som et resultat af de gennemførte interview og workshop er der opstillet en liste af kriterier, som de fire køkkenledere anbefaler skal udgøre visionen for madproduktionen i Ny Frederikshavn Kommune. Kriterierne er således en række 4

5 ønsker og fordele for borgere, medarbejdere og ledere, der ifølge køkkenlederne bør indgå i fremtidens madproduktion. Nedenfor ses de kriterier, som køkkenlederne mener, de opstillede modeller skal kunne opfylde: Generelt Brugerne er i centrum Madens kvalitet og udseende Der leveres god mad til alle brugere Produktet har en god energimæssig kvalitet Produktet har et indbydende udseende Der benyttes gode råvarer Der dufter af mad i plejecentrene ved spisetid Valgmuligheder Brugerne har mulighed for at vælge forskellige menuer Der er mulighed for ønskekost Fleksible spisetider Spisetiderne for brugerne er fleksible, således at de i høj grad selv kan bestemme, hvornår de ønsker at spise den varme mad Madens levering Der er begrænset transport af maden. Dvs., at der ikke er behov for, at der bringes mad ud hver dag Brugerne skal ikke være bundet af at skulle være hjemme hver dag på faste tidspunkter Kontakt mellem borger og køkken Der gennemføres løbende kvalitetsundersøgelser Der er en tæt dialog mellem køkkenet og brugerne Køkkenet har tæt kontakt til og samarbejde med alle interessenter Køkkenet yder god service til alle interessenter Produktionsapparatet Produktionsapparatet er fremtidssikret (det er arbejdsgruppens forventning, at dette primært er økonomisk rentabelt, hvis det vælges at producere fra ét køkken) Kompetenceniveau Køkkenmedarbejderne har viden om, hvordan de forskellige råvarer og produkter skal behandles Køkkenmedarbejderne har en viden, der gør dem i stand til at tilberede den specialmad, som brugerne måtte have behov for 5

6 Medarbejdere og køkkenledere Medarbejderne oplever mulighed for fleksible arbejdstider Medarbejderne oplever, at produktionen tilrettelægges på en måde, så man ikke behøver at være stresset Medarbejderne og ledere har faglig stolthed De ansatte medarbejdere er dygtige og kvalificerede Medarbejdere og ledere er 100 % engagerede Medarbejdere og ledere leverer effektivitet i produktionsprocessen Input fra pensionist- og ældrerådet I arbejdet med at opstille visioner og ønsker for fremtidens madproduktion har arbejdsgruppen også søgt inspiration fra pensionist- og ældrerådet i Ny Frederikshavn Kommune. Dette skete i en workshop, hvor medlemmerne af pensionist- og ældrerådet gav deres holdninger til kende om, hvad der er væsentligt at lægge vægt på, når der skal laves en model for fremtidens madproduktion. Resultatet af workshoppen var, at medlemmerne af pensionist- og ældrerådet i høj grad erklærede sig enige i de visioner og ønsker, som de fire køkkenledere har formuleret. Fra workshoppen kom desuden følgende centrale udmeldinger til brug for arbejdsgruppens arbejde: Det er vigtigt, at maden serveres indbydende dvs. på en tallerken. Fremtidens brugere værdsætter udseendet meget mere end tidligere Der skal være valgmuligheder evt. smørrebrød eller retter med salat. Der er ingen lov om varm mad Der skal være fleksible spisetider, og det er godt at kunne rykke spisetiderne Der skal være mulighed for personlig kontakt med køkkenpersonalet Arbejdsgruppen har i videst muligt omfang søgt at tilgodese pensionist- og ældrerådets ønsker i det videre arbejde med formulering af modeller for den fremtidige madproduktion. Opstilling af modeller På baggrund af de kriterier som køkkenlederne har opstillet for madproduktionen, er der gennemført en workshop med det formål at fastslå, hvilke produktionsformer, der i videst muligt omfang opfylder de opstillede kriterier. Udgangspunktet for workshoppen var, at alle kendte produktionsformer skulle betragtes som en mulighed. Herunder i særdeleshed de produktionsformer, som i dag benyttes i de 3 eksisterende kommuner. Disse produktionsformer er: Varmholdt mad I denne produktionsform tilberedes maden i køkkenet, hvor den pakkes i emballage, der kan holde maden varm indtil den serveres for brugeren. I madserviceordningen bringes der en middagsret ud til brugeren 7 gange om ugen. Kølemad 6

7 I denne produktionsform tilberedes maden i køkkenet. Herefter køles den hurtigt ned og pakkes til brugeren. Når brugeren modtager maden, stilles den i køleskabet og færdigtilberedes, når brugeren ønsker at spise den. Maden har en holdbarhed på ca. 3-4 dage. I madserviceordningen bringes der middagsretter ud til brugeren 3 gange om ugen. Køle-vakuum mad I denne produktionsform tilberedes maden i køkkenet. Herefter køles den hurtigt ned og vakuumpakkes til brugeren. Når brugeren modtager maden kan stilles i køleskabet og færdigtilberedes, når brugeren ønsker at spise den. Maden har en holdbarhed på mindst dage. I madserviceordningen bringes der middagsretter ud til brugeren 1 gang om ugen. På workshoppen besluttede arbejdsgruppen i enighed, at der skulle arbejdes videre med en model, hvor produktionsformen er køle-vakuummad og en model, hvor produktionsformen er kølemad. De to produktionsformer er valgt ud fra en opfattelse i arbejdsgruppen af, at netop disse to produktionsformer indeholder en række fordele for borgeren, som ikke findes i andre modeller for madproduktion. Arbejdsgruppen har i særlig grad lagt vægt på, at disse produktionsformer kan opfylde samtlige af de opstillede kriterier i visionen for fremtidens madproduktion i Ny Frederikshavn Kommune. Hermed er der i forhold til arbejdsgruppens videre analyse foretaget et fravalg af produktion af varmholdt mad. Dette valg er foretaget efter grundig overvejelse, da arbejdsgruppen er opmærksom på, at nogle borgere umiddelbart foretrækker denne produktionsform. Der er imidlertid en række ulemper ved produktion af varmholdt mad sammenholdt med køleproduktion eller køle-vakuumproduktion. Disse ulemper er primært af ernæringsmæssig samt økonomisk karakter. Nedenfor er oplistet de primære årsager til fravalget af videre analyse af varmholdt produktion. Fravalg af model med varmholdt mad Det fremgår af ovenstående, at arbejdsgruppen i nedenstående modelbeskrivelse har fravalgt videre analyse af produktion af varmholdt mad. Fravælgelsen af varmholdt mad er sket ud fra en enighed blandt de fire køkkenledere om, at varmholdt mad ikke tilbyder alle de fordele, som kølemad og køle-vakuummad. Dette er der en række årsager til: Madens vitaminindhold bevares væsentligt bedre, hvis maden køles ned direkte efter tilberedningen. Derved får borgeren et sundere og mere ernæringsrigtigt produkt ved denne produktionsform end ved varmholdt mad. Køle-/kølevakuum-mad giver borgeren øget fleksibilitet i forhold til ønsket spisetid, da maden kan færdigtilberedes på det tidspunkt, hvor borgeren ønsker at spise. Ved udbringning af varmholdt mad, er borgeren 7

8 bundet af at skulle være hjemme og skulle spise på et bestemt tidspunkt hver dag. Køle-/kølevakuumproduktion indbefatter et lavere ressourceforbrug til udbringning af maden end varmholdt produktion, da udbringningsfrekvensen er lavere ved førstnævnte produktionsformer. Ved køle-vakuumproduktion er ressourceforbruget til udbringning af maden ca. 15 % af ressourceforbruget ved udbringning af varmholdt mad hver dag. Erfaringer fra en række andre kommuner samt tilkendegivelser fra kostog ernæringsforbundet indikerer, at køle-/kølevakuumproduktion kan tilrettelægges mere effektivt end varmholdt produktion, således at den gennemsnitlige produktionspris pr. måltid er lavere ved køle-/kølevakuumproduktion, samtidig med at slutproduktet har en højere kvalitet. Såfremt det kommunale tilskud til madudbringning antages at være det samme uafhængigt af produktionsform, vil køle- eller køle-vakuumproduceret mad derfor forventeligt kunne medføre en lavere pris for brugeren. På baggrund af ovenstående overvejelser har arbejdsgruppen derfor besluttet at den videre analyse af fremtidens madproduktion i Ny Frederikshavn Kommune skal tage udgangspunkt i nedenstående 2 modeller. Model 1: Model med køle-vakuumproduktion/køleproduktion fra et centralt køkken Model 2: Model med køleproduktion fra tre køkkener placeret i hver af de 3 eksisterende kommuner Det er disse to modeller, der beskrives og analyseres i nærværende rapport. Modellerne er opstillet af de fire deltagende køkkenledere i en anerkendende proces med fokus på de ønsker og visioner, køkkenlederne har for madproduktionen i fremtiden. I den yderligere konkretisering af modellerne, som fremgår af de efterfølgende afsnit, differentierer modellerne sig på en række parametre, som er af væsentlig betydning for vurderingen af modellerne. 3. Organisering Arbejdsgruppen har analyseret og drøftet mulighederne for organiseringen af madproduktionen i Ny Frederikshavn Kommune. I analysen er det søgt at afdække hvilken organisationsform, der mest hensigtsmæssigt kan understøtte hver af de beskrevne modeller for fremtidens madproduktion i henhold til de udmeldinger omkring organisatoriske principper, som fremgår af fundamentet for Ny Frederikshavn Kommune. Her har arbejdsgruppen særligt hæftet sig ved følgende udmelding: 8

9 Den kommunale organisation skal tilgodese krav om økonomisk decentralisering, høj faglig kompetence og attraktive faglige miljøer, der skaber udvikling samt fastholder og tiltrækker kvalificerede medarbejdere. På baggrund af dette fundament, har arbejdsgruppen formuleret følgende principper, som man ønsker skal være styrende for den konkrete organisering på køkkenområdet. Økonomien skal ligge, hvor opgaven løses. Opgaven skal løses af personale med den nødvendige faglige kompetence, således at produkternes kvalitetssikres. Organiseringen skal understøtte muligheden for at fastholde og tiltrække dygtigt personale fx via mulighed for personlig og faglig udvikling, og herved sikre den fremtidige udvikling af køkkenområdet. Arbejdsgruppen er på den baggrund nået frem til en fælles anbefaling af fremtidig organisationsform på køkkenområdet for hver af de to analyserede modeller for madproduktion: Forslag til organisering i model 1 (ét produktionskøkken) Det er arbejdsgruppens anbefaling, at der i modellen med ét produktionskøkken udpeges en leder af kommunens madproduktion, der fungerer som overordnet leder for den samlede madproduktion i kommunen. Lederen af kommunens madproduktion er samtidig leder af produktionskøkkenet. Arbejdsgruppen foreslår, at madproduktionsområdet organisatorisk indplaceres under ældreområdet, således at lederen af madproduktionsområdet har direkte reference til chefen for kommunens ældreområde. Arbejdsgruppen foreslår endvidere, at modtagerkøkkenerne på plejecentrene organisatorisk indplaceres under produktionskøkkenet, således at personalet på modtagerkøkkenerne refererer direkte til lederen af madproduktionen. Forslag til organisering i model 2 (tre produktionskøkkener) Det er arbejdsgruppens anbefaling, at der i modellen med ét produktionskøkken udpeges en leder af kommunens madproduktion, der fungerer som overordnet leder for den samlede madproduktion i kommunen. Arbejdsgruppen foreslår, at madproduktionsområdet organisatorisk indplaceres under ældreområdet, således at lederen af madproduktionsområdet har direkte reference til ældrechefen. Arbejdsgruppen foreslår endvidere, at der udpeges en produktionsleder for hvert af de tre produktionskøkkener. Hvert af de tre produktionskøkkener indplaceres organisatorisk under lederen af kommunens madproduktion. Således refererer de tre produktionsledere til lederen af kommunens madproduktion. Produktionslederen er ansvarlig for den daglige produktion i det 9

10 enkelte køkken, mens den overordnede leder af hele kommunens madproduktion er ansvarlig for den overordnede faglige og økonomiske styring af området, herunder den samlede styring af råvareindkøbet. Der vil i denne model endvidere være behov for tre modtagerkøkkener. Det er arbejdsgruppens anbefaling, at de tre modtagerkøkkener organisatorisk indplaceres direkte under lederen af kommunens samlede madproduktion. 2 Fordele ved den anbefalede organisering Det er karakteristisk for den anbefalede organisering i begge de foreslåede modeller, at der udpeges én overordnet leder for kommunens samlede madproduktion, samt at alt personale der er beskæftiget med madproduktion i såvel produktionskøkken(er), som i modtagerkøkkener referer direkte til denne leder. Således er der i de anbefalede organiseringsformer ikke længere en direkte organisatorisk sammenhæng mellem plejecentrene og køkkenerne, selvom der stadig vil være et tæt samarbejde omkring borgernes behov. Det er arbejdsgruppens vurdering, at de foreslåede organiseringsformer indebærer følgende fordele: Det sikres, at der skabes ensartethed på køkkenområdet på tværs i kommunen At der bliver en samlet mulighed for at koordinere ansættelser, indstillinger, fyringer mm. Der gives mulighed for større fleksibilitet i personaleplanlægningen i køkkenfunktionen ved ferieperioder, sygdom mm. Det vil være muligt for de enkelte modtagekøkkener at hjælpe hinanden, såfremt personalesituationen kræver det Det personale, som er ansat ude i modtagekøkkenerne er også er ansat i produktionskøkkenet og ikke ude på det enkelte plejecentre. Derved gives mulighed for afveksling i arbejdssted mellem modtagerkøkkenet og produktionskøkkenet Mulighederne for faglig og personlig udvikling er stor for alt køkkenpersonale, fordi man indgår i et stort fagligt fællesskab, hvorved fagligheden i madproduktionen fremtidssikres Personalet i modtagekøkkenerne får en stor faglig stolthed 2 Dog gør arbejdsgruppen opmærksom på, at det er en forudsætning for modellens gennemførelse som beskrevet i denne rapport, at et eventuelt produktionskøkken i Østervrå fortsat kan modtage visse servicer fra modtagerkøkkenet i Dybvad. 10

11 Personalet i modtagerkøkkenerne kan påvirke produktionskøkkenets udbud gennem løbende meldinger om brugertilfredshed Der vil være større mulighed for at fokusere på madproduktionen som en del af en samlet sundhedsindsats i kommunen Én samlet leder for alt madproducerende personale vil kunne sætte øget fokus på arbejdsmiljø og trivsel for medarbejderne I arbejdsgruppens drøftelser har det også været overvejet at anbefale organiseringsformer for de to modeller, hvor modtagerkøkkenerne indplaceres organisatorisk under det enkelte plejecentre. Fordelene herved ville være følgende: Mulighed for en samlet styring af centerets sygeplejefaglige og køkkenfaglige personale Det er en fælles opgave at servicere borgerne og det kan derfor være hensigtsmæssigt med en fælles ledelse I en fremtidig overgang til leve-bo-miljøer, vil denne model give den mindste, organisatoriske transition for modtagekøkkenet Disse sidstnævnte fordele kan samtidig betragtes som ulemper ved en organiseringsform, hvor modtagerkøkkenerne er indplaceret under lederen af den samlede madproduktion. Det er imidlertid arbejdsgruppens samlede vurdering at fordelene ved en organiseringsform, hvor alt køkkenfagligt personale er samlet under en samlet køkkenledelse, er de væsentligste. Derfor anbefaler arbejdsgruppen denne organisering. 4. Analysens forudsætninger I nedenstående afsnit er beskrevet udvalgte forudsætninger for analysen. For en komplet beskrivelse af samtlige analysens forudsætninger henvises til den fulde version af denne rapport. 4.1 Udvikling i antal dagskoster samt madportioner på længere sigt De tre kommuner har anvendt forskellige portionsbegreber samt forskellige definitioner af, hvad der er indeholdt i en dagskost. Det har derfor været nødvendigt at anvende en fælles beregnings- og opgørelsesmetode for de tre kommuner. Det er rent beregningsteknisk forudsat, at en madserviceportion, som er en hovedret og en biret svarer til 40 pct. af en dagskost. Dette er i overensstemmelse med praksis i en række af landets øvrige kommuner. 11

12 Tabel 4.1: Antal dagskoster samt portioner i 2005 samt forventninger til antal dagskoster samt portioner i 2007 og Madservice pr. år Plejecentre m.v. pr. år Møder, personale m.v. pr. år I alt Antal portioner madservice pr. dag (beregnet) Antal portioner i alt pr. dag (beregnet) Anm: For så vidt angår madservice samt omregnede dagskoster fra møder m.v. er det antaget at antallet af dagskoster stiger med halvdelen af befolkningsvæksten for de 67+ årige. I forhold til plejecentrene er det derimod antaget, at 80 % af de nuværende antal dagskoster reduceres som følge af omdannelse til leve-bo miljøer. Til gengæld forventes det, at de ældre, der bor i leve-bo miljøer, fortsat vil efterspørge mad om end i mindre omfang fra den kommunale madservice. Det er derfor antaget, at i de nyoprettede fremtidige leve-bo miljøer vil ca. 7 % af deres forbrug af mad blive leveret fra den kommunale madservice. Forventningen til det fremtidige antal brugere/modtagere af den kommunale madordning er uafhængig af den valgte fremtidige produktionsform. Under møder, personale mv. ligger der for Sæby Kommune levering af en begrænset mængde skolemad. Ved anvendelse af dagskostbegrebet kan det forekomme vanskeligt at få et indtryk af, hvor mange portioner det svarer til. I tabellen ovenfor er derfor indsat to rækker. En hvor antal dagskoster fra madservice er omregnet til antal portioner. Dette for at kunne skønne over, hvor meget mad der skal bringes ud til de ældre i fremtiden. Den sidste række fortæller hvor mange madportioner, der skal produceres i alt under de givne forudsætninger. Madportioner skal i denne sammenhæng forstås som en hovedret samt en efterret. 4.2 Mad til daginstitutioner og skoler mv. I en række af landets kommuner er man i de senere år begyndt at lade kommunernes centrale produktionskøkkener levere maden til daginstitutioner, skoler og andre kommunale institutioner, hvor der er større behov for bespisning. Dette giver den fordel, at institutionerne ikke selv skal sørge for madproduktion, men kan fokusere på leveringen af deres kerneydelser. Samtidig er disse leverancer med til at skabe en større volumen i kommunens primære madproduktionskøkken. En øget volumen vil i de fleste tilfælde kunne medføre lavere portionspriser. I Frederikshavn, Skagen og Sæby kommuner har man kun i begrænset omfang benyttet sig af muligheden for at lade produktionskøkkenerne levere mad til andre institutioner end plejecentrene. Sammenlægningen af de tre kommuner kan således betragtes som en god mulighed for at overveje at lade produktionskøkkenerne varetage madleveringen til øvrige kommunale institutioner. Såfremt det ønskes i fremtiden at lade kommunens produktionskøkken(er) varetage denne funktion, kræver dette naturligvis at køkkenerne har den nød- 12

13 vendige kapacitet. Det fremgår af tabellen i afsnittet ovenfor, at madproduktionen til brugere indenfor ældreområdet må forventes at være faldende frem mod 2017 i takt med at flere af de eksisterende plejeboliger omdannes til leve-bo-miljøer. Såfremt denne forventning viser sig at være korrekt, vil et stigende omfang af levering af mad til øvrige kommunale institutioner kunne medføre et mindre fald i volumen. Dette vil være hensigtsmæssigt ud fra en totaløkonomisk betragtning, da køkkenernes produktionskapacitet således kun i mindre omfang vil skulle tilpasses fald i efterspørgsel. Arbejdsgruppen gør således opmærksom på, at den betragter levering af mad til dagsinstitutioner, skoler mv. fra Ny Frederikshavn Kommunes produktionskøkkener, som en realistisk og hensigtsmæssig mulighed Fremtidigt personalebehov Med udgangspunkt i et aktivitetsniveau som i 2005 er det arbejdsgruppens vurdering, at personalebehovet i model 1, hvor maden produceres i et enkelt produktionskøkken, kan gå fra i dag at være ca. 41,1 fuldtidsstillinger til ca. 35,4 fuldtidsstillinger altså en reduktion på ca. 5,6 fuldtidsstillinger. Den gennemsnitlige lønudgift inkl. pension i de tre kommuner er i 2005 ca kr. pr. fuldtidsansat. Med en antagelse om, at de 5,6 færre fuldtidsansatte har en aflønning svarende til gennemsnittet, vil der for lønudgifternes vedkommende årligt kunne spares knap 1,5 mio. kr. ved en overgang til model 1. Denne antagelse vurderes at være konservativ. Det skyldes, at især de ledelsesmæssige opgaver må forventes at blive færre i en model med kun ét produktionskøkken. Det er vanskeligt at skønne over det fremtidige personalebehov dels som følge af usikkerheder med hensyn til den fremtidige efterspørgsel og dels som følge af, at det fremtidige serviceniveau i den nye kommune ikke kendes for området. Arbejdsgruppen har imidlertid estimeret personalebehov i ét køkken ved produktion af (som i 2005) portioner er ca. 20 fuldtidsstillinger (19,6), mens det eksempelvis ved produktion af 400 portioner er anslået til ca.12 fuldtidsstillinger. Det ses således, at der er væsentlige stordriftsfordele forbundet med personalebehovet. Dette skyldes blandt andet, at der i et produktionskøkken findes en række faste funktioner, der skal løses ligegyldigt om køkkenet producerer 400 eller portioner. Med udgangspunkt i et aktivitetsniveau som i 2005 er det arbejdsgruppens vurdering, at personalebehovet i model 2, hvor maden produceres i tre produktionskøkkener, kan gå fra i dag at være ca. 41,1 fuldtidsstillinger til ca. 40,1 fuldtidsstillinger altså en reduktion på ca. 1 fuldtidsstilling. Med de 13

14 samme antagelser som i model 1 indebærer det, at der årligt kan spares godt 0,25 mio. kr. Dette tal er altså væsentligt lavere end i model 1, hvilket primært skyldes, at der i model 1 er større stordriftsfordele at hente, fordi maden produceres i et enkelt køkken frem for tre. 4.4 Fremtidige udgifter til råvarer For råvarernes vedkommende har køkkenlederne vurderet, at der ikke på kort sigt kan indhentes rationaliseringsgevinster uden det går ud over kvaliteten. Derfor er det nuværende gennemsnit på ca. 38 kr. pr. dagskost anvendt i beregningerne. Dette vurderes umiddelbart at være konservativt, fordi der ved at samle indkøb af råvarer fra flere køkkener til mellem et og tre køkkener formodentligt kan opnås bedre råvarepriser. KL har indsamlet informationer om råvareomkostninger fra andre kommuner. Disse informationer viser, at i kommuner, hvor forarbejdningen er relativt lav kan der opnås en råvareomkostning pr. dagskost på ca. 32 kr. I dag er den gennemsnitlige råvareomkostning i de tre kommuner ca. 38 kr. En reduktion til 32 kr. pr. dagskost vil derfor indebære en væsentlig reduktion af råvarebudgettet med muligt fald i kvalitet samt serviceniveau til følge. Imidlertid er det muligt, at en del af reduktionen kan hentes som en effektiviseringsgevinst. Tabellen nedenfor illustrerer besparelsespotentialet for råvareomkostningerne, såfremt der i den fremtidige kommune kun anvendes 32 kr. pr. dagskost. Tabel 4.2: Potentiel besparelse på råvareomkostningerne Omkostninger, 38 kr. pr. dagskost Omkostninger, 32 kr. pr. dagskost Potentiel besparelse, kr Sammenfatning og økonomiske konsekvenser KL har foretaget en analyse af modeller for fremtidens køkkenfunktion i Ny Frederikshavn Kommune. I analysen er det valgt at anlægge to tilgangsvinkler. For det første en intern analyse, hvor kommunernes egne registreringer i regnskab 2005 er blevet gennemgået og valideret med henblik på at opstille er effektiviseringspotentiale i den fremtidige køkkenproduktion. For det andet en ekstern analyse, hvor kommunens frit-valg pris er blevet sammenlignet med andre sammenlignelige kommuners frit-valg pris for på den måde at anskueliggøre et effektiviseringspotentiale. Der er givet en langt større usikkerhed forbundet med analyser foretaget med udgangspunkt i priser offentliggjort på fritvalgsdatabasen frem for analyser foretaget på baggrund af et 14

15 indgående kendskab til registreringspraksis. Derfor er der også større validitet i den interne analyse sammenlignet med den eksterne analyse. De to grundlæggende modeller, der er foretaget analyser på, skitseres kort nedenfor. Model 1: Model med køle-vakuumproduktion/køleproduktion fra et centralt køkken. Modellen indebærer fremstilling af kommunal ældremad i ét produktionskøkken, der dels distribuerer maden i nedkølet tilstand til et antal decentrale modtagekøkkener og dels distribuerer maden til de ældre borgere, der modtager mad fra den kommunale madserviceordning. Modtagekøkkenernes arbejde består i at færdigtilberede maden og anrette den. Desuden står modtagekøkkenerne for at bage brød, lave morgenmad, lave salat samt sørge for opvask mm. Model 2: Model med køleproduktion fra 3 køkkener placeret i hver af de 3 eksisterende kommuner. Modellen indebærer fremstilling af kommunal ældremad i tre produktionskøkkener, der dels distribuerer maden i nedkølet tilstand til et antal decentrale modtagekøkkener og dels distribuerer maden til de ældre borgere, der modtager mad fra den kommunale madserviceordning. Modtagekøkkenernes arbejde består i at færdigtilberede maden op og anrette den. Desuden står modtagekøkkenerne for at bage brød, lave morgenmad, lave salat samt sørge for opvask mm. Den væsentligste forskel i forhold til model 1 består derfor i, at der opretholdes produktion af mad i tre selvstændige køkkener. 5.1 Sammenfatning af intern analyse For at kunne foretage en tilbundsgående analyse af madproduktionen samt komme med anbefalinger til den fremtidige organisering på området, er der i arbejdsgruppen blevet anvendt en del ressourcer på at afklare det nuværende ressourceforbrug på køkkenområdet. I analysen arbejdes med data, der stammer fra de tre kommuners regnskab I den interne analyse er de økonomiske konsekvensberegninger blevet delt op i 4 overordnede elementer: 1. Effektivisering: a. Best practice b. Stordriftsfordele 2. Besparelse a. Råvarer 3. Afledte merudgifter 4. Initiale investeringsudgifter 15

16 På den måde er effektiviseringsgevinster blevet opdelt i to elementer. Et der kan kaldes for best practice, hvor det antages at den nye kommune kan lære af den af de tre kommuner, der for et givent område har gjort det bedst. Et andet element der i rapporten benævnes stordriftsfordele og som knytter sig til, at i kraft af at kommunen bliver større og at produktionsformerne kan ændres, så falder personalebehov, udbringningsudgifter mm. For råvareomkostningernes vedkommende har det ikke været muligt at anslå et effektiviseringspotentiale på kort sigt, hvorfor det i stedet er valgt at skele til andre kommuner, som har en noget lavere råvareomkostning end gennemsnittet i den nye Frederikshavn Kommune. I rapporten fremstår dette som en besparelse, fordi det i hvert fald på kort sigt er vurderingen, at en besparelse på råvareomkostningerne vil føre til nedgang i kvalitet og dermed serviceniveau. Ved en overgang til køle-vakuum- eller køleproduktion vil en række ældre mennesker, der før har fået varmholdigt mad bragt ud, nu skulle have færdigtilberedt maden med hjælp fra den kommunale hjemmepleje. Disse afledte udgifter er også medtaget i analysen. Endeligt vil en overgang til de opstillede modeller indebære nogle engangsinvesteringer, som dels varierer med valget af model, og dels varierer alt efter om der tages udgangspunkt i de eksisterende køkkener eller om der bygge et helt nyt. Nedenfor er konklusionerne fra den interne analyse sammenfattet. Punkterne 1-4 er samlet i en tabel, mens investeringsudgifterne står særskilt beskrevet. Årlige driftsbesparelser I tabellen nedenfor præsenteres de samlede økonomiske konsekvenser, ekskl. de initiale investeringsudgifter ved en overgang til enten model 1 med ét produktionskøkken, der producerer køle-vakuum mad eller kølemad eller model 2 med tre produktionskøkkener, der producerer kølemad. Tabel 5.1: Den samlede årlige besparelse i kr. Post Model 1 Model 2 Køle-vakuum Kølemad Kølemad Løbende drift, ekskl. løn, udbringning samt råvarer Stordriftsfordele personale Stordriftsfordele udbringning Besparelse råvarer Afledte merudgifter i hjemmeplejen Årlige besparelser, ekskl. besparelser på råvarer i alt Årlige besparelser, inkl. besparelser på råvarer i alt

17 Af tabellen fremgår det, at de største effektiviseringsgevinster er at finde i model 1 især en overgang til køle-vakuum produktion vurderes at indebære et betydeligt rationaliseringspotentiale. Således indebærer denne model en besparelse på ca. 2,0 mio. kr. årligt ekskl. råvarer, svarende til ca. 8,8 pct. af det nuværende madproduktionsbudget i de tre kommuner. Ved en overgang til køleproduktion vil besparelsen (ekskl. råvarer) andrage 0,6 mio. kr. eller ca. 2,5 pct. af budgettet. Omvendt er der i model 2 ikke tale om et besparelsespotentiale, men derimod merudgifter i størrelsesordenen 0,8 mio. kr. I model 2 vil der udelukkende være et besparelsespotentiale, såfremt besparelsespotentialet for råvarer medtages. De budgetmæssige konsekvenser af de to modeller fremgår nedenfor. Tabel 5.2: Budgetmæssige konsekvenser af de to modeller. Model 1 Model 2 Budget i dag Køle-vakuum Kølemad Kølemad 22,6 mio. kr. 20,6 mio. kr. 22,0 mio. kr. 23,4 mio. kr. Initiale investeringsudgifter Herudover vil der som nævnt optræde nogle initiale investeringsudgifter ved etablering af en ny og fælles produktionsform, jf. tabellen nedenfor. Tabel 5.3: Initiale investeringsudgifter i de opstillede modeller, mio. kr. Model 1 udnyttelse af Model 1 bar mark Model 2 eksisterende 1,8 20,6 1,8 For model 1 s vedkommende vil den økonomisk billigste løsning være at udbygge de eksisterende køkkenfaciliteter fx på Ankermedet i Skagen. Udgiften til udbygning af de eksisterende køkkenfaciliteter samt etablering af et antal modtagekøkkener forventes at udgøre ca. 1,8 mio. kr. Ved at bygge et helt nyt produktionskøkken forventes den initiale investeringsudgift at være ca. 20,6 mio. kr. Herudover vil der være nogle initiale investeringsudgifter forbundet med renovering af de eksisterende køkkener, etablering af modtagekøkkener samt tilpasninger som følge af den ændrede produktionsform. Fordelene ved investering i et nyopført produktionskøkken på bar mark, lader sig ikke umiddelbart kvantificere. Der er imidlertid en række fordele som kan være af væsentlig betydning for den samlede madproduktion. Herunder væsentligst, at de fysiske rammer for madproduktion er af afgørende betydning for effektiviteten i produktionsprocessen. Hernæst må det forventes, at arbejdsmiljøet vil have bedre vilkår i et nyt produktionskøkken frem for et af de eksisterende. Dette kan bl.a. reducere sygefraværet. Det er derfor også generelt arbejdsgruppens vurdering, at det vil være nemmere at indhente 17

18 effektiviseringsgevinster i et splinternyt køkken end i et køkken, som tager udgangspunkt i et af de eksisterende køkkener i kommunen. Disse fordele lader sig imidlertid ikke umiddelbart opgøre i kroner og øre. I model 2 består de initiale investeringsudgifter hovedsageligt i en tilpasning af de eksisterende køkkener til den nye produktionsform. Det fremtidige investeringsbehov ved en fastholdelse af tre produktionskøkkener forventes at udgøre ca. 1,8 mio. kr., hvoraf knap 1 mio. kr. refererer til det renoveringstrængende centralkøkken i Frederikshavn, mens fx et nuværende produktionskøkken som Ankermedet i Skagen slet ikke har behov for nye investeringer i denne model. 5.2 Sammenfatning af ekstern analyse I den eksterne analyse blev taget udgangspunkt i den kommune, som på fritvalgsdatabasen kunne præstere den laveste pris for køle-vakuum produktion. Herudover blev Randers Kommune, Silkeborg Kommune samt Vejle Kommune identificeret som kommuner, der er sammenlignelige med den nye Frederikshavn Kommune og som også har køle-vakuum produktion. På baggrund af disse kommuners priser kunne beregnes et effektiviseringspotentiale, der naturligvis er behæftet med langt større usikkerhed end tilfældet var i den interne analyse. I tabellen nedenfor er vist, hvilket effektiviseringspotentiale, der kunne beregnes ved at dels at tage udgangspunkt i Gørlev Kommunes frit-valgspris, Silkeborg Kommunes pris, Randers Kommunes pris samt Vejle Kommunes pris. Tabel 5.4: Nuværende kommuner med køle-vakuum produktion samt sammenligning med kommunerne i Ny Frederikshavn Kommune Pris i kr. Omkostning pr. portion, ekskl. overhead Beregnet effektiviseringspotentiale for Ny Frederikshavn med udgangspunkt i hver kommunes niveau, kr. Gørlev 34,88 29, Silkeborg 46,25 38, Randers 47,90 40, Ny Frederikshavn* 62,34 52,28 0 Vejle 72,80 61,