Boligselskabet Friheden - revisors gennemgang af diverse regnskaber og øvrige modtagne oplysninger.

Transkript

1 Pkt.nr. 16 Boligselskabet Friheden revisors gennemgang af diverse regnskaber og øvrige modtagne oplysninger Indstilling: Borgmesterkontoret indstiller til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen: Generelt. 1. at det pålægges repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden, at bringe administrationsaftalen med K.A.B. Bygge og Boligadministration i overensstemmelse med de faktiske forhold, 2. at den ændrede administrationsaftale fremsendes til Borgmesterkontoret efterfølgende med henblik på en administrativ gennemgang af aftalen. Rådighedsbeløb og kr. 500 og kr. 600 tilskud. 3. at revisors brev af 31. august 2000 vedrørende rådighedsbeløb og kr. 500 og kr. 600 tilskud, tages til efterretning. Køb af fiskekutter. 4. at det pålægges K.A.B. at kræve advokathonoraret på kr tilbagebetalt nu. Hvis dette ikke lykkes, da at udtage stævning herom udfra advokat Kirsten Frijs råd om, hvem der skal stævnes og under hensyn til, at det skal sikres at udgifterne i forbindelse med købet af skibet ikke få økonomiske konsekvenser for de øvrige beboere i afdelingen, 5. at såfremt/når sælger rejser erstatningskrav vedrørende differencebeløbet på kr da pålægges K.A.B. at udtage stævning efter advokatens råd og under samme hensyn som nævnt under pkt. 4. Salg af skurvogn. 6. at revisors brev af 31. august 2000 vedrørende salg af skurvogn, tages til efterretning. Byggeregnskab vedrørende renovering/udsmykning af skorsten. 7. at advokat Kirsten Frijs responsum af 1. september 2000 tages til efterretning, idet det samtidig indskærpes repræsentantskabet at sikre, at afdelingens beboere ved fremtidige lignende projekter skal modtage en løbende og grundig orientering om stedfundne ændringer af sådanne projekter herunder eventuelle stedfundne økonomiske ændringer i konsekvens heraf. Byggeregnskab vedrørende flytning og indretning af beboerlokaler og TVstudie. 8. at oplysningerne om, at repræsentantskabet er bekendt med de af Kommunalbestyrelsens stillede skærpede krav, tages til efterretning. Ekstranummer af bladet BeboerNytFriheden.

2 9. at det på baggrund af advokat Kirsten Frijs responsum af 1. september 2000 samt oplysninger fra de to personalevalgte medlemmer af organisationsbestyrelsen, fortsat pålægges K.A.B., at kræve udgifterne kr ,50 til udgivelse og omdeling af bladet BeboerNytFriheden, dækket af de ni bestyrelsesmedlemmer, som har deltaget i beslutningen, Afdelingsbestyrelsens studieture i Danmark og i udlandet. 10. at det pålægges K.A.B. at vurdere den faglige del af afdelingsbestyrelsens studietur til Malta, opgjort i procent e.l. udfra det foreliggende program, 11. at det pålægges K.A.B. at kræve tilbagebetaling fra afdelingsbestyrelsesmedlemmerne for den del af studieturen som er anvendt til ferieformål, 12. at det pålægges K.A.B. at kræve fuld tilbagebetaling for de ni personer som deltog i studieturen som ledsager idet disse personer ikke er bestyrelsesmedlemmer eller ansatte, 13. at det pålægges K.A.B. at kræve fuld tilbagebetaling fra medlemmerne af afdelingsbestyrelsen i forbindelse med studieturen til Jylland/Nordtyskland, 14. at det pålægges K.A.B. at opklare hvilke to personer som deltog i studieturen til Odense/Svendborg og herefter at kræve fuld tilbagebetaling af disse personer, 15. at det pålægges K.A.B. at kræve fuld tilbagebetaling for de 24 personer, som deltog i studieturen til Kreta 16. at det pålægges K.A.B. at fremsætte samtlige tilbagebetalingskrav inden 1. januar 2001, 17. at dokumentation for de fremsatte krav fremsendes til Kommunalbestyrelsen efterfølgende, 18. at såfremt der fremkommer programmer efter påkravene, for studieturene til Jylland/Nordtyskland til Odense/Svendborg og til Kreta, pålægges det K.A.B., at vurdere disse studietures faglige indhold opgjort i procenter e.l. og K.A.B. pålægges, at kræve tilbagebetaling på samme måde, som det er anført under tilbagebetaling vedrørende studieturen til Malta. Kopi af eventuelle modtagne programmer, K.A.B. s vurdering og dokumentation for eventuelt ændrede krav, fremsendes til Kommunalbestyrelsen efterfølgende. Politisk beslutning: Økonomiudvalgets møde 13. november 2000 Punkt 8: Anbefales godkendt af Kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsens møde 21. november 2000 Punkt 16: Godkendt. Formål med indstilling: Kommunalbestyrelsens reaktion på baggrund modtagne krævede oplysninger og dokumentation. Beslutningsgrundlag: På Kommunalbestyrelsens møde den 20. juni 2000 under punkt 13 godkendtes 16 indstillinger indeholdende diverse pålæg og krav samt henstillinger m.m. til repræsentantskabet for Boligselskabet Friheden. Tidsfristen for repræsentantskabets opfyldelse af de forskellige pålæg, krav og henstillinger m.m. blev fastsat til inden den 1. september K.A.B. har ved brev af 31. august 2000 fremsendt diverse oplysninger i sagen herunder redegørelse fra revisor af 31. august 2000 samt 3 stk. responsa af 1. september 2000 fra advokat Kirsten Frijs, advokatfirmaet Mazanti Andersen, Korsø Jensen & Partnere, som K.A.B. har entreret med.

3 Borgmesterkontoret har udarbejdet et antal notater i sagen omhandlende de enkelte punkter i sagen. Hvert notatark beskriver Kommunalbestyrelsens beslutning af 20. juni 2000 efterfulgt af oplysninger om modtagne redegørelser, responsa m.m., som nu foreligger til Kommunalbestyrelsens behandling. Hvert notatark indeholder borgmesterkontorets kommentarer til de enkelte punkter samt forslag til indstilling til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Der er udarbejdet et notat om generelt administrationsaftalen. Notatet er vedlagt dagsordenen som bilag 1. K.A.B. oplyser i brev af 31. august 2000 at det vurderes, at administrtionsaftalen dækker de faktiske forhold, men at aftalen vil blive drøftet med bestyrelsen og repræsentantskabet. Fra Borgmesterkontorets konstateres, at der ikke er modtaget reaktion på Kommunalbestyrelsens henstilling, fra repræsentskabets side og vi er fortsat af den opfattelse, at administrationsaftalen er ude af trit med de faktiske forhold. Borgmesterkontoret foreslår, at det pålægges repræsentantskabet at bringe administrationsaftalen i overensstemmelse med de faktiske forhold og den ændrede administrationsaftale foreslås fremsendt til Borgmesterkontoret efterfølgende med henblik på en administrativ gennemgang af aftalen. Der er udarbejdet et notat om rådighedsbeløb og kr. 500 og kr. 600 tilskud. Notatet er vedlagt som bilag 2. Om påtegningen på regnskaberne oplyser revisor i brev af 31. august 2000, at påtegningen på regnskaberne indeholder forbehold som følge af de daværende forretningsgange for afdelingens rådighedsbeløb og kr. 500 og kr. 600 tilskud. Der er ikke efterfølgende fremkommet yderligere dokumentation i sagen og en efterfølgende supplerende dokumentation vil ikke øve indflydelse på påtegningen. Borgmesterkontoret oplyser, at revisor ikke har ændret sin konklusion om, at han tager forbehold for regnskabernes rigtighed. Da der ikke er fremkommet yderligere bilag i sagen og da revisor kritiserede de daværende forretningsgange og da K.A.B. på repræsentantskabets vegne er pålagt at sikre den fremtidige bogføring m.m. efter anvisning fra revisor, ses der ikke at kunne foretages yderligere i sagen, og det foreslås, at revisors brev tages til efterretning. Der er udarbejdet et notat om køb af fiskekutter. Notatet vedlægges dagsordenen som bilag 3. Fra advokat Kirsten Frijs er modtaget responsum af 1. september 2000, der vedlægges dagsordenen som bilag nr. 4. Det fremgår heraf, at der efter hendes opfattelse foreligger grundlag for at gøre erstatningsansvar gældende i relation til det advokathonorar på kr , som boligorganisationen har betalt. På samme måde vil der kunne rejses erstatningsansvar vedrørende sælgers eventuelle krav på kr , som udgør hans tab ved salget af skibet. Borgmesterkontoret foreslår, at K.A.B. pålægges at kræve advokathonoraret tilbagebetalt til boligorganisationen nu, og hvis dette ikke lykkes, da at udtage stævning herom udfra advokatens råd om, hvem der skal stævnes. Stævningen skal ske på den måde, som sikrer, at købet af skibet ikke får økonomiske konsekvenser for de øvrige beboere i afdelingen. Fremsætter sælger erstatningskravet på kr pålægges K.A.B. at udtage stævning efter advokatens råd og under samme hensyn som nævnt ovenfor. Der er udarbejdet notat om salg af skurvogn. Notatet vedlægges dagsordenen som bilag nr. 5. Revisor fremsender ved brev af 31. august 2000 dokumentation for salget af skurvognen og bekræfter, at salgssummen er bogført på konto Borgmesterkontoret foreslår, at revisors brev af 31. august 2000 vedrørende salget af skurvognen, tages til efterretning.

4 Der er udarbejdet notat om byggeregnskab vedrørende renovering/udsmykning af skorsten. Notatet vedlægges som bilag 6. Fra advokat Kirsten Frijs er modtaget responsum af 1. september 2000, som vedlægges dagsordenen som bilag 7. Kirsten Frijs konkluderer, at baseret på det under 1. anførte faktum og de under 2. anførte juridiske konsekvenser heraf, er det hendes opfattelse, at der ikke foreligger noget grundlag for af gøre et personligt erstatningsansvar gældende overfor afdelingsbestyrelsen i Afdeling Friheden I og VI for de budgetoverskridelser, der har foreligget i relation til skorstensprojektet. Borgmesterkontoret foreslår, at det fremsendte responsum tages til efterretning, idet det samtidig indskærpes repræsentantskabet at sikre, at afdelingernes beboere ved fremtidige lignende projekter skal modtage en løbende og grundig orientering om stedfundne ændringer af sådanne projekter samt eventuelle stedfundne økonomiske ændringer som følge heraf. Der er udarbejdet notat om byggeregnskab vedrørende flytning og indretning af beboerlokaler og TVstudie. Notatet er vedlagt dagsordenen som bilag 8. K.A.B. har telefonisk oplyst, at repræsentantskabet er blevet bekendt med Kommunalbestyrelsens skærpede krav. Borgmesterkontoret foreslår, at oplysningerne om, at repræsentantskabet er bekendt med de af Kommunalbestyrelsen stillede skærpede krav, tages til efterretning.. Der er udarbejdet notat om ekstranummer af bladet BeboerNytFriheden. Notatet vedlægges dagsordenen som bilag 9. K.A.B. oplyser i brev af 31. august 2000, at man den 30. august 2000 i overensstemmelse med Kommunalbestyrelsens krav har fremsendt opkrævning til alle medlemmer af den organisationsbestyrelse, der fungerede i juni måned Kopi af brevet vedlægges dagsordenen som bilag 10. Fra advokat Kirsten Frijs foreligger responsum af 1. september 2000, som vedlægges dagsordenen som bilag 11. Kirsten Frijs konkluderer, at baseret på det under 1. anførte faktum og de under 2. anførte juridiske konsekvenser heraf, er det hendes opfattelse, at der kan foreligge grundlag for at gøre et personligt erstatningsansvar gældende overfor den fratrådte organisationsbestyrelse i Boligselskabet Friheden for så vidt angår omkostninger til udgivelse af ekstranummeret af BeboerNytFriheden. Dette omfatter ikke de to medarbejdere, der ikke deltog i beslutningen. K.A.B. har ved brev af 25. september 2000 fremsendt svar på opkrævningen, dels fra de 2 personalevalgte medlemmer af bestyrelsen og dels fra advokat Thomas Højlund, som repræsentant for de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Brevet vedlægges dagsordenen som bilag 12. Det fremgår af brevet fra de personalevalgte medlemmer af bestyrelsen, at disse ikke har deltaget i beslutningsprocessen omkring udgivelsen af bladet og disse medlemmer vil på den baggrund ikke betale de fremsendte regninger. Borgmesterkontoret foreslår, at det på baggrund af Kirstens Frijs responsum af 1. september 2000 og på baggrund af oplysninger fra de to personalevalgte medlemmer af organisationsbestyrelsen, fortsat pålægges K.A.B., at kræve udgifterne kr ,50 til udgivelse og omdeling af bladet BeboerNytFriheden, dækket af de ni bestyrelsesmedlemmer, som har deltaget i beslutningen. Der er udarbejdet et notat om afdelingsbestyrelsens studieture i Danmark og i udlandet. Notatet vedlægges dagsordenen som bilag 13. K.A.B. oplyser i brev af 31. august 2000, at man ikke har kunnet fremskaffe programmer for de resterende studieture. Revisor har fremsendt redegørelse af 31. august Uddrag af redegørelsen vedlægges dagsordenen som bilag 14.

5 Advokat Thomas Højlund har i brev af 22. september 2000 afgivet kommentarer til revisors redegørelse. Brevet vedlægges dagsordenen som bilag 15. Borgmesterkontoret oplyser og foreslår: Da der foreligger program for afdelingsbestyrelsen studietur til Malta skal det pålægges K.A.B. at vurdere den faglige del af afdelingsbestyrelsens studietur opgjort i procent e. l. hvorefter K.A.B. pålægges at kræve tilbagebetaling fra afdelingsbestyrelsesmedlemmer for den del af studieturen, som er anvendt til ferieformål. Det pålægges K.A.B. at kræve fuld tilbagebetaling for de ni personer som deltog i studieturen som ledsager, idet disse personer ikke er bestyrelsesmedlemmer eller ansatte. For de øvrige studieture foreligger ikke programmer hvorfor det foreslås: at det pålægges K.A.B. at kræve fuld tilbagebetaling fra medlemmerne af afdelingsbestyrelsen i forbindelse med studieturen til Jylland/Nordtyskland, at det pålægges K.A.B. at opklare hvilke 2 personer som deltog i studieturen til Odense/Svendborg og herefter at kræve fuld tilbagebetaling af disse personer, at det pålægges K.A.B. at kræve fuld tilbagebetaling for de 24 personer, som deltog i studieturen til Kreta at det pålægges K.A.B. at fremsætte samtlige tilbagebetalingskrav inden 1. januar 2001, at dokumentation for de fremsatte krav fremsendes til Kommunalbestyrelsen efterfølgende, Det kan eventuelt tænkes, at de manglende programmer vil blive fremsendt efter fremsættelsen af ovennævnte krav hvorfor det foreslås, at såfremt der fremkommer programmer for studieturene til Jylland/Nordtyskland til Odense/Svendborg og til Kreta, pålægges det K.A.B. at vurdere disse studietures faglige indhold opgjort i procenter e. l. og K.A.B. pålægges, at kræve tilbagebetaling på samme måde, som det er foreslået under tilbagebetaling for studieturen til Malta. Det forudsættes, at K.A.B. til Kommunalbestyrelsen efterfølgende fremsender kopi af modtagne programmer, K.A.B. s vurdering af det faglige indhold og dokumentation for eventuelle ændrede krav og disses opf3yldelse. Økonomiske konsekvenser: Personalemæssige konsekvenser: Miljømæssige konsekvenser: Andre konsekvenser: Bilag: Bilag 1: Notatark af 19. oktober 2000, generelt administrationsaftalen.. Bilag 2: Notatark af 19. oktober 2000, rådighedsbeløb samt kr. 500 og kr. 600 tilskud. Bilag 3: Notatark af 19. oktober 2000, køb af fiskekutter. Bilag 4: Responsum af 1. september 2000 fra Kirsten Frijs. Bilag 5: Notatark af 19. oktober 2000, salg af skurvogn. Bilag 6: Notatark af 19. oktober 2000, byggeregnskab vedr. renovering/udsmykning af skorsten. Bilag 7: Responsum af 1. september 2000 fra Kirsten Frijs. Bilag 8: Notatark af 23. oktober 2000, flytning og indretning af beboerlokale og TVstudie. Bilag 9: Notatark af 24. oktober 2000, ekstranummer af bladet BeboerNytFriheden.

6 Bilag 10: Brev af 30. august 2000 fra K.A.B. Bilag 11: Responsum af 1. september 2000 fra Kirsten Frijs. Bilag 12. Brev af 25. september 2000 fra K.A.B. Bilag 13: Notatark af 25. oktober 2000, afdelingsbestyrelsens studieture. Bilag 14: Uddrag af revisors redegørelse af 31. august 2000.