Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem

Transkript

1 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Den opbyggelige historie om hvordan man kan starte her:... og ende her: Skrevet af Kim S. Andreasen og Jens Sørensen

2 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem

3 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Indholdsfortegnelse 1 Indledning Om denne vejledning Adgang til regnskabsmodulet Standardkontoplanen Regnskabsår Åbningsbalancen Indtaste åbningsposteringer - Bogføringsbilledet Udskrive åbningsbalancen Hvad er så de næste trin? Indtaste årets bilag Udskrive årsregnskabet Kontokortet og eksport Tilpasning og udskrivning af kontoplanen Tilgodehavende kontingent Mest for professionelle: Flerbenede posteringer Debitorer og kreditorer Rådighedsbeløb Projektkoder og projektregnskaber Hvordan man laver regnskabsrapporter Revisorrapporten Budgetter Andre eksempler på bogføringsopgaver Alle linjerne i indholdsfortegnelsen er links, som du kan klikke på for at hoppe direkte til det pågældende afsnit. Det samme gælder for alle andre henvisninger til afsnit inde i teksten

4

5 1 Indledning Side 1 1 Indledning 1.1 Hvorfor bruge Blåt Medlem til jeres regnskab? Regnskabsmodulet i Blåt Medlem er meget attraktivt at bruge for langt de flest spejdergrupper, divisioner, spejdercentre, og arrangementer. Det er det fordi Det er et relativt simpelt regnskabssystem, som kan det, der er nødvendigt, og ikke så meget mere. Det er designet af spejdere for spejdere, så det er relativt let at gå til for kasserere, som ikke har så stor regnskabserfaring. Det er tæt integreret med medlemssystemet, så der skal ikke vedligeholdes dobbelt medlemsregister. Man skal ikke lære et nyt system at kende, da man i forvejen bruger Blåt Medlem. Der er mulighed for automatisk postering af kontingentopkrævninger. Der er mulighed for at automatisere en stor del af kontingentopkrævningen ved brug af PBS/Nets. Der er mulighed for let at lave projektregnskaber. Det er på dansk. Det er helt gratis at bruge. Det er web-baseret, så der skal ikke installeres noget på brugernes computere, og flere kan arbejde med systemet uden at skulle dele computere. Der sker automatisk backup af alle regnskabsdata. Der findes et testsystem, som man kan prøve ting af i, før man laver dem i det rigtige system. Der er hjælp at hente fra personer, som har både regnskabs- og spejdererfaring. Der afholdes (næsten) gratis kurser i brug af systemet. Systemet forbedres hele tiden på basis af forslag til forbedringer fra brugerne. Flere af disse fordele ses også ved andre regnskabssystemer på markedet, men næppe alle sammen, og ikke alle i det samme system på én gang. Blåt Medlems regnskabsmodul kan med fordel anvendes af både spejdergrupper, divisioner, spejdercentre, og arrangementer. Dette er de 4 såkaldte "topenheder" i Blåt Medlem. Da der nu engang er flest grupper i korpset vil vi i det følgende for nemheds skyld bruge betegnelsen "gruppe", men det dækker i de fleste tilfælde også over de andre enheder. 1.2 Hvad er specielt ved Blåt Medlems regnskabsmodul? Det er jo specielt at regnskabssystemet er lavet som en udbygning af det medlemssystem, som alle grupper mv. i forvejen anvender, og at det er designet af spejdere for spejdere. Men som regnskabssystem betragtet er Blåt Medlems regnskabsmodul også lidt anderledes end de fleste andre regnskabssystemer (ofte også kaldet finansbogholderi-systemer). Vi vil her beskrive de vigtigste forskelle, men vil også komme tilbage til dem senere i de mere detaljerede vejledninger.

6 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 2 Kontoplan Blåt Medlem indeholder en standard kontoplan, som indeholder det meste af det, en typisk spejdergruppe har brug for. Der er naturligvis mulighed for at tilpasse kontoplanen fuldstændig til den enkelte gruppes behov. Kassekladde Der er ingen kassekladde i Blåt Medlem. Så snart en postering er gemt er den også bogført. Enklere tror vi ikke det kan blive. Rette og slette posteringer Til gengæld for den manglende kassekladde er der mulighed for at rette og endda slette en postering også efter at den er gemt og bogført. Der er fuld historik sådan at man altid kan se, hvad der er sket med hver enkelt postering. Posteringstyper Man skal ikke tænke på debet og kredit, når man posterer i Blåt Medlem. Faktisk skal man de fleste gange slet ikke tænke på, hvilken konto eller kontotype, man skal bruge. Blåt Medlem indeholder nemlig et antal foruddefinerede posteringstyper for at lette indtastningen. Hvis man for eksempel skal bogføre en udgift, man har haft, vælger man blot posteringstypen "Udgift, kontant". Så kan man kun vælge en udgiftskonto på den ene side og om udgiften er betalt kontant eller fra bankkontoen på den anden side. Fortegn Endelig et bogholderisystem som kender til plus og minus! Hvis man skal annullere en tidligere postering behøver man ikke at tænke på, om man nu skal kreditere en udgift eller debitere en indtægt. Man laver bare posteringen helt magen til den oprindelige postering, men sætter minus foran beløbet. Årsafslutning Et regnskabssystem indeholder oftest en årsafslutnings-funktion, som lukker det gamle regnskabsår og bogfører årets resultat på formuekontoen. En sådan findes ikke i Blåt Medlem. Formuekontoen beregnes helt automatisk hver gang man laver en udskrift af årsregnskabet. Man kan derfor fint postere videre i det nye år selv om man ikke er færdig med at pusle det gamle regnskab på plads. Man kan (og bør) selv lukke gamle regnskabsår, så man ikke uforvarende kommer til at rette i dem. Systemkonti Et mindre antal konti skal altid findes i kontoplanen, fordi de bruges af systemets forskellige automatiske funktioner, primært kontingentopkrævning og -betaling. Disse konti betegnes systemkonti. De kan ikke slettes, men man kan give dem selvvalgte numre og kontobetegnelser. Fleksible regnskabsperioder En gruppes regnskabsår skal følge kalenderåret. I Blåt Medlem behøver en regnskabsperiode dog ikke være et kalenderår, men kan gå mellem 2 vilkårlige datoer. Det giver stor fleksibilitet til at håndtere specielle situationer som f.eks. sammenlægning af 2 gruppers regnskaber.

7 2 Om denne vejledning Side 3 2 Om denne vejledning Indhold Denne vejledning er egentlig ikke tænkt som en altomfattende manual til regnskabsmodulet i Blåt Medlem, med alle funktioner og tricks forklaret, men vi kommer dog godt rundt i systemets muligheder. Vejledningen er skrevet sådan at afsnittene 3 til 12 beskriver de nødvendige trin, som man skal igennem for at oprette et regnskab, indtaste åbningsbalancen og det første års posteringer, og få resultatet ud som næsten færdige regnskabsrapporter. I de efterfølgende afsnit 13 til 22 kommer vi ind på, hvordan man kan tilpasse kontoplanen og udskrifterne, og hvordan man kan bruge nogle af systemets yderligere muligheder. Disse afsnit kan man springe over i første omgang, eller måske blot læse "med let hånd" for at danne sig et overblik over systemets muligheder og bestemme sig for, hvilke af dem man har lyst til og behov for at studere nærmere. Vi vil derfor først gennemgå de trin, som skal gennemføres for at komme godt i gang med at bruge modulet. Det vil vi gøre ved at gennemgå oprettelsen af regnskabet for Øresund Division. I princippet er der kun 4 ting, man skal gøre for at starte sit regnskab op i Blåt Medlem: 1. Oprette en standardkontoplan 2. Oprette 2 regnskabsår 3. Indtaste åbningsbalancen 4. Oprette et sæt standardudskrifter For nogle grupper og divisioner er disse 4 trin faktisk helt tilstrækkelige, og de er ganske enkle at gennemføre, som vi vil vise. Andre grupper og divisioner kan have behov for at tilpasse kontoplanen og udskrifterne, og vil måske tage de lidt mere avancerede funktioner i brug som debitor-/kreditorstyring og projektkoder. Men de ting behøver man ikke at vide noget om, hvis ikke man har brug for dem, så derfor har vi som nævnt gemt beskrivelse af dem til den sidste del af vejledningen. Vi vil ikke komme ind på kontingentopkrævning i denne vejledning, bortset fra at vi i afsnit 14 vil fortælle hvordan man lægge kontingent-tilgodehavender rigtigt ind i regnskabet når det startes op. Der er også en smule om indtastning af tilgodehavende kontingent og kontingentbetalinger i afsnit Man kan sagtens bruge regnskabsmodulet uden også at benytte Blåt Medlem til at styre kontingentopkrævningen. Tilsvarende kan man også fint benytte Blåt Medlem til kontingentopkrævning uden at lave gruppens regnskab i Blåt Medlem. Kontingentstyringen baserer sig dog på regnskabsposteringer, så i dette tilfælde skal man alligevel som minimum oprette kontoplan og regnskabsperioder. Der kan også være behov for at indtaste enkelte posteringer, hvis der er behov for at lave korrektioner eller f.eks. at fjerne skyldige kontingenter i forbindelse med udmeldelser. Typografi Når vi i teksten vil henvise til et menupunkt eller en knap vil vi skrive det med fed og kursiv skrift for at adskille henvisningen fra den almindelige tekst. Når vi ikke skriver andet henviser vi altid til et menupunkt i undermenuen Regnskab i den menu, som findes i venstre side af de fleste Blåt Medlem billeder. En henvisning til f.eks. undermenuen Kontoplan under menupunktet Udskrifter kan vi godt finde på at skrive som Udskrifter - Kontoplan. Tekst og tal, som skal skrives i felter på skærmen vil vi vise omgivet af 'enkelte apostroffer'.

8 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 4 Mere hjælp Vi minder lige om den hjælpefunktion, som er indbygget i Blåt Medlem i form af det blå spørgsmålstegn, som findes øverst til højre på de fleste billeder i Blåt Medlem: Når man klikker på spørgsmålstegnet får man vist en hjælpetekst som passer lige præcis til det billede, man har fremme. Det kan forekomme at enkelte hjælpetekster mangler eller kunne trænge til at blive ajourført. Skulle du opleve det, må du meget gerne skrive om det i en mail til medlem@list.dds.dk, som også er den adresse, du kan skrive til, hvis du har spørgsmål vedrørende brugen af Blåt Medlem, som du ikke kan få svar på i vejledningerne eller i det blå spørgsmålstegn. Skriv også gerne til denne mailadresse hvis du opdager fejl i denne vejledning, eller hvis du har forslag til at forbedre den. Vi vil også henlede opmærksomheden på korpsets hjemmeside dds.dk, hvor Blåt Medlem har sit eget område. Man kan klikke på den blå "Blåt Medlem" boks på forsiden (gengivet her til højre), eller man kan gå direkte til dds.dk/gruppeadministration. Her kan man finde alle vejledninger til Blåt Medlem, opdelt efter funktionsområde. Man kan også komme direkte til vejledningerne ved at klikke på menupunktet Vejledninger i menuen i venstre side inde fra selve Blåt Medlem. Teste først? Blåt Medlem findes i 2 udgaver: Det almindelige system, som man kommer ind i via adressen dds.dk/gruppeadministration eller direkte på adressen blaatmedlem.dk, indeholder de "rigtige" data. Vi kalder også dette system for "produktionssystemet". Der findes også et testsystem, som man kommer ind i på adressen ddstest.cbrain.dk. Testsystemet er helt identisk med produktionssystemet, bortset fra at data kopieres over fra produktionssystemet et par gange om året. Det betyder at man kan logge på testsystemet med sit sædvanlige medlemsnummer og kodeord, med mindre altså at man skulle være så uheldig at være blevet oprettet som medlem eller have ændret kodeord siden data senest blev kopieret. I så fald må man lige have fat i en medlemsansvarlig i gruppen/divisionen og bede vedkommende om at give adgang til testsystemet. I testsystemet kan man frit prøve ting af, inden man gør de samme ting i produktionssystemet, uden risiko for at lave ravage i de rigtige data. Man skal dog ikke lægge ting ind, som man ikke vil miste, for en ny kopiering fra produktionssystemet vil overskrive det, man måtte have lavet i testsystemet. Og det sker uden varsel. Man kan se hvilket system, man er inde i, ved at se på den store, mørkeblå bjælke øverst i alle skærmbilleder. I produktionssystemet ser den således ud: I testsystemet ser bjælken således ud:

9 3 Adgang til regnskabsmodulet Side 5 3 Adgang til regnskabsmodulet For at få fuld adgang til regnskabsmodulet skal man have funktionerne Medlemsansvarlig og Økonomiansvarlig i gruppen: Har man alene funktionen Medlemsansvarlig kan man se regnskabsposteringerne, men man kan ikke postere eller på anden måde ændre i regnskabet. De funktioner i Blåt Medlem som bruges i regnskabsmodulet findes næsten alle sammen i menuen Regnskab i venstre side - se nedenfor. Hvis man også vil bruge muligheden for at holde styr på bestemte debitorer og kreditorer har man også brug for at oprette disse med handlingen Opret enhed (), og eventuelt lukke dem igen med handlingen Luk enhed, som findes under menupunktet Handlinger ().

10 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 6

11 5 Regnskabsår Side 7 4 Standardkontoplanen Det første trin i opsætningen af regnskabet er at oprette og eventuelt tilpasse kontoplanen. Til det formål vælger vi menupunktet Kontoplan, som åbner dette billede: Det giver sig selv, at vi skal oprette en standardkontoplan, så vi klikker på knappen Opret standard kontoplan. Vi får lige en chance for at fortryde:

12 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 8 Efter et øjeblik dukker den nye kontoplan op: Nummereringen af kontiene er sådan at 1000-konti er indtægtskonti, 2000-konti er udgiftskonti, 3000-konti er aktiv-konti (beholdninger og tilgodehavender), mens 4000-konti er passiver (gæld og formue). Alle kontonumre og kontonavne kan frit ændres, som vil skal se i afsnit 13. Kontotypen kan være en af de 4 typer svarende til de 4 nummerserier, foruden at man kan lægge tekstlinjer ind. Kolonnen mærket "S" viser med et "flueben" de såkaldte "systemkonti", som bruges i forbindelse med f.eks. kontingentopkrævning, og som derfor ikke kan slettes (men de kan godt omnummereres og omdøbes). Standard modkontoen bruges kun til at lette indtastningen med. Den er i udgangspunktet sat til konto 3000, som er bankkontoen, men kan ændres. Når gruppen har en indtægt eller en udgift er det sikkert oftest sådan at pengene går ind på eller hæves fra bankkontoen, så når man under indtastning af en postering vælger en indtægts- eller udgiftskonto vil modkontoen automatisk blive udfyldt med bankkontoen. Så slipper man for selv at taste bankkontonummeret ind, men man kan selvfølgelig vælge et andet kontonummer, hvis der er f.eks. er tale om en kontant betaling. Lukkedato bruges hvis man ikke længere skal bruge en konto, som har posteringer. Når først der er posteret på en konto kan den nemlig ikke slettes. Heller ikke selv om man sletter de pågældende posteringer, for de slettes egentlig ikke, men markeres bare som ikke aktive. Det kan være lidt svært at få overblik over den nye kontoplan, da der kun kan vises 10 linjer ad gangen i billedet. Vi viser derfor nedenfor hvordan standardkontoplanen ser ud.

13 5 Regnskabsår Side 9 Konto Navn Type 999 INDTÆGTER Tekst 1000 Medlemskontingent Indtægt 1010 Lokaletilskud Indtægt 1011 Aktivitets-/medlemstilskud Indtægt 1012 Kursustilskud Indtægt 1013 Andre offentlige tilskud Indtægt 1020 Ture og lejre Indtægt 1030 Arrangementer og aktiviteter Indtægt 1040 Gaver/støtteforening Indtægt 1050 Diverse indtægter Indtægt 1060 Renter Indtægt 1999 UDGIFTER Tekst 2000 Korpskontingent Udgift 2010 Divisionskontingent Udgift 2020 Ture og lejre Udgift 2030 Arrangementer og aktiviteter Udgift 2040 Kurser Udgift 2050 Administration Udgift 2060 Materiel Udgift 2070 Lokaleleje Udgift 2071 Prioritetsrenter Udgift 2072 Skatter, afgifter, forsikringer Udgift 2073 Vedligeholdelse og rengøring Udgift 2074 Opvarmning og belysning Udgift 2080 Renter Udgift 2999 AKTIVER Tekst 3000 Bank Beholdning 3010 Giro Beholdning 3020 Kasse Beholdning 3030 Tilgodehavende kontingent Beholdning 3040 Rådighedsbeløb Beholdning 3050 Andre tilgodehavender Beholdning 3060 Inventar og materiel Beholdning 3070 Hus, hytte og grund Beholdning 3080 Debitorsamlekonto Beholdning 3999 PASSIVER Tekst 4000 Gæld til korps og division Gæld 4010 Andre skyldige omkostninger Gæld 4020 Bankgæld Gæld 4030 Prioritetsgæld Gæld 4040 Hensættelser Gæld 4050 Formue Gæld 4080 Kreditorsamlekonto Gæld

14 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 10 Man kan sagtens udskrive kontoplanen fra Blåt Medlem. Men det kræver at der er lagt mindst ét regnskabsår ind, så det venter vi med at vise indtil vi har gjort det. Du kan se i afsnit 13 hvordan man laver udskriften. Når først standardkontoplanen er oprettet, er det ikke muligt at gøre det igen. Hvis man har eksperimenteret med regnskabsmodulet og kontoplanen, og på et tidspunkt ønsker at starte forfra med en standardkontoplan, må man altså manuelt omgøre de rettelser, man måtte have foretaget i kontoplanen. Det er derfor bedst at foretage sådanne eksperimenter i testsystemet på ddstest.cbrain.dk. Vi vil nu fortsætte arbejdet med denne standardkontoplan. Hvis du har behov for at tilpasse kontoplanen kan du gøre det nu, men du kan også vente til senere. Du kan se i afsnit 13 hvordan man gør det.

15 5 Regnskabsår Side 11 5 Regnskabsår Før vi kan postere i vores nye kontoplan må vi oprette mindst ét regnskabsår (en regnskabsperiode). Det er heldigvis meget let; vi skal klikke på menupunktet Regnskaber. "Tabellen er tom" betyder at vi ikke har oprettet nogen regnskabsperioder endnu. Men vi har allerede tastet data ind til oprettelse af vores første regnskabsperiode, nemlig regnskabsperiodens navn ('2007'), start- og slutdatoer (' ' og ' '), status 'Åben', og beskrivelsen 'Øresund Division, åbningsbalancer ultimo 2007'. Vi vil faktisk først bruge Blåt Medlem til divisionens 2008-regnskab, men alligevel opretter vi et regnskab. Hvorfor nu det? Jo, det gør vi fordi vi skal have startet regnskabet op på en ordentlig måde, og det vil sige at vi i regnskabet kun vil have posteringer som vedrører Vi vil ikke "forurene" det med at indtaste åbningsbalancer, da det ville give nogle forkerte udskrifter når vi skal til at lave det færdige regnskab for 2008.

16 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 12 Vi vil derfor indtaste åbningsbalancerne pr , og vi behøver derfor er 2007 regnskab. På denne måde vil 2008-regnskabet komme til at se helt normalt ud, som om vi altid havde lavet divisionens regnskab i Blåt Medlem. Husk: Åbningsbalancer skal altid indtastes i regnskabsåret inden det første regnskabsår, som man vil benytte Blåt Medlem til! I øvrigt: Regnskabsperioder i Blåt Medlem behøver ikke altid at gå fra den 1. januar til den 31. december, selv om det selvfølgelig er det normale. Vi kunne således snildt have ladet vores "2007-regnskab" både starte og slutte den 31. december, da vi kun vil indtaste posteringer på denne dato. Regnskabsperioder som ikke følger et kalenderår er også nyttige til andre specielle opgaver som f.eks. sammenlægning af regnskaber. Men da grupper og divisioner i DDS skal aflægge regnskab pr. kalenderår er det normale som sagt at oprette regnskabsperioder som følger kalenderåret. Vi klikker på Opret-knappen for at få gemt 2007-regnskabsperioden. Nu vi er i gang opretter vi også 2008-regnskabet. Læg mærke til, at 2007-perioden nu kan ses i listen nederst. Listen (tabellen) er således ikke længere tom:

17 5 Regnskabsår Side 13 Vi indtaster regnskabsperiodens navn '2008', start- og slutdatoer, sikrer os at status er valgt til 'Åben', og klikker på Opret. Vi kan nu se begge de nye regnskabsperioder i listen: Nu er vi snart klar til at begynde at tænke på åbningsbalancen, men vi skal lige først sikre os at vi har valgt det rigtige regnskabsår. For at undgå irriterende fejl i regnskabet som følge af banale indtastningsfejl kan man nemlig kun indlægge posteringer i én regnskabsperiode (ét regnskabsår) ad gangen. Det regnskabsår, som man kan indtaste i, kalder vi det aktuelle regnskabsår eller det aktive regnskabsår. Man vælger det aktuelle regnskabsår i det samme billede som vi lige har brugt til at oprette regnskabsårene med:

18 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 14 Ved den røde pil er der en kolonne med "radioknapper". Kun én af knapperne kan være valgt ad gangen, og den markerer så hvad der nu er "det aktuelle regnskabsår". Der kan kun posteres i det år, som er valgt her (og kun hvis det pågældende regnskabsår samtidig har status 'Åben'). Vi skal til at postere divisionens åbningsbalance pr , så vi sikrer os som vist at 2007 er valgt som det aktuelle regnskab. Der er ingen Gem-knap at klikke på efter at man har valgt regnskab - indstillingen bliver gemt lige så snart man klikker på radioknappen.

19 6 Åbningsbalancen Side 15 6 Åbningsbalancen Nu er vi næsten klar til at putte nogle tal ind i regnskabet. De tal, som vi først skal lægge ind, er gruppens/divisionens status pr. 31. december året før det første regnskabsår i Blåt Medlem (som i eksemplet jo er 2008). Vi skal altså finde det seneste regnskab for gruppen/divisionen, som blev godkendt på rådsmødet i foråret I det regnskab skal vi glemme alt om indtægter, udgifter, overskud, og underskud, og kun se på status eller balancen, som den også kaldes. Det vil sige på den ene side gruppens/divisionens tilgodehavender eller aktiver, og på den anden side dens gæld eller passiver. Gruppens/divisionens formue eller egenkapital hører også hjemme under passiverne. Det kan måske virke lidt overraskende første gang man hører det, for ens egen formue kan jo ikke være en gæld? Jo, det er faktisk lige præcis det, den er For bedre at forstå dette kan man prøve at forestille sig at gruppen var en virksomhed med en ejer. Ejeren skyder ved opstarten af virksomheden penge ind, som derved bliver virksomhedens formue. Men den skylder jo samtidig pengene til ejeren, som har lånt virksomheden pengene. Hvis ejeren skyder kr. ind, står de kr. på regnskabets aktivside som indestående på bankkontoen, og kr. på passivsiden som virksomhedens formue. Så passer det også at summen af aktiver er lig med summen af passiver, sådan som de altid skal være. Selv om virksomheden skulle gå så godt, at formuen vokser til langt over de kr., som ejeren oprindelig skød ind, er formuen stadigvæk en gæld - for det er jo ejerens penge. Ingen anden ejer dem. Hvis virksomheden lukkes, skal formuen jo udbetales til ejeren, så i den forstand skylder virksomheden pengene til ejeren - men får blot lov til at låne dem så længe virksomheden eksisterer, og i det omfang ejeren ikke trækker pengene ud som udbytte el.lign. Præcis på samme måde i et gruppe- og divisionsregnskab - og alle andre regnskaber i verden. Formuen er en gældspost (passivpost). Nok om det. Lad os sige at regnskabet for Øresund Division indeholder denne status (tallene er fiktive): Øresund Division, status pr. 31. december 2007 Aktiver: kr. Indestående i banken 158,454,89 Til gode hos grupperne mv ,50 Aktiver i alt ,39 Passiver: Gæld: Skyldige omkostninger ,59 Formue: Formue ved årets begyndelse ,14 Årets resultat ,66 Formue ved årets slutning ,80 Passiver i alt ,39 Måske undrer du dig lidt over, at vi kalder dette afsnit for Åbningsbalancen, når vi nu kigger så meget på balancen ved udgangen af året? Det er simpelthen fordi balancen ved udgangen af et regnskabsår altid er lig med åbningsbalancen ved indgangen til det næste regnskabsår. Bare lige for at få disse begreber på plads.

20 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 16 Det er ikke svært at regne ud, at beløbet for bankindestående bør posteres på konto 3000, som er bankkontoen i standardkontoplanen. Tilgodehavendet hos grupperne vil vi postere på konto 3050 "Andre tilgodehavender". Vi kunne også have valgt konto 3030 "Tilgodehavende kontingent", da det hovedsageligt er divisionskontingent, som grupperne skylder. Men konto 3030 er en konto, som Blåt Medlem bruger til at styre kontingentopkrævning hos spejdere og ledere med, så vi vælger konto 3050 for ikke at blande tingene sammen. De skyldige omkostninger vil vi postere på konto 4010 "Skyldige omkostninger". Ikke så meget tvivl om det. Bemærk lige at de 2 linjer, som i eksemplet hedder "Formue ved årets begyndelse" og "Årets resultat" ikke skal findes som linjer i kontoplanen. Det er tal, som i Blåt Medlem kun findes i udskrifter. Blåt Medlem beregner selv tallene som resultat af de posteringer, man efterhånden lægger ind. Linjen "Formue ved årets slutning" har godt nok en linje i kontoplanen, nemlig konto 4050 "Formue". Men det er en konto som man yderst sjældent må postere direkte på. Formuen er normalt alene resultatet af det regnestykke, som vises i udskriften (formuen ved årets start + årets resultat = formuen ved årets slutning). Det er kun når man indlægger åbningsbalancen og hvis man senere f.eks. vil postere en regulering af værdien af spejderhytten eller både uden at påvirke årets resultat at man har brug for at postere direkte på formuekontoen. Posteringen af åbningsbalancen ser vi på i næste afsnit - det andet vil vi ikke tænke mere på lige nu (men vi skriver lidt om det i afsnit 22.3). Man får startet regnskabet op ved at indtaste åbningsposteringer, som lægger værdien af alle aktivog passivkonti ind. Dog ikke direkte til formuekontoen. Formuekontoen er derimod modkonto til alle åbningsposteringerne, og den vil derfor helt automatisk og på næsten magisk vis vil komme til at passe, når alle åbningsposteringer er lagt ind! Her er så de få åbningsposteringer, vi skal taste ind: Konto: Beløb 3000 Bank 158,454, Andre tilgodehavender 3.910, Skyldige omkostninger ,59 I virkeligheden blev åbningsbalancen for Øresund Division lagt ind på en lidt anden og lidt mere kompliceret måde. Det behøver man slet ikke at gøre, men hvis du gerne vil lære om de muligheder, det giver, kan du læse om det senere i denne vejledning i afsnittene 13 til 18. Det kræver nemlig bl.a. at man lærer at tilpasse kontoplanen og at bruge debitor/kreditorstyringen. Alle bogføringsposteringer, som ikke laves mere eller mindre automatisk af systemet, skal indtastes i bogføringsbilledet. Således også åbningsposteringerne, og vi viser i næste afsnit hvordan det gøres.

21 7 Indtaste åbningsposteringer - Bogføringsbilledet Side 17 7 Indtaste åbningsposteringer - Bogføringsbilledet Bogføringsbilledet er helt centralt i Blåt Medlems regnskabsmodul. Her kan man indtaste, se, ændre, og slette posteringer. Vælg menupunktet Bogføring ude til venstre for at åbne billedet: Som på andre Blåt Medlem billeder ser vi her en liste (tabel) med et redigerings-/indtastningsområde ovenover. Når man skal indtaste en ny postering fylder man blot felterne ud og klikker Opret. Her er en kort beskrivelse af felterne, men klik også på det blå spørgsmålstegn øverst til højre, for der findes meget mere information og især en grundig beskrivelse af alle posteringstyperne: Posteringens dato kan man selv vælge. Når man åbner billedet er datoen forud udfyldt med "i dag". Her vælger man blandt de indbyggede posteringstyper. Klik på det blå spørgsmålstegn for at lære dem at kende og blive inspireret. Den valgfrie posteringstekst. I modsætning til mange andre bogholderisystemer er her masser af plads til at beskrive posteringen. Blåt Medlem har et lidt mere afslappet forhold til bilagsnumre end de fleste andre bogholderisystemer. Hvis ikke man gør noget for at ændre det, vil posteringerne automatisk blive nummereret 1, 2, 3,... Men da hvert papirbilag let kan give anledning til flere posteringer, må man ofte overskrive det nummer, som Blåt Medlem foreslår, for at alle posteringer, som hører til det samme bilag, får samme bilagsnummer. Bemærk at nummereringen ikke starter forfra ved årsskifte! Man kan til enhver tid selv indtaste et andet nummer end det, som Blåt Medlem foreslår - og man er faktisk ikke begrænset til at indtaste cifre. I hjælpeteksten under det blå spørgsmålstegn er der tips til hvordan man næsten helt automatisk kan få forskellige nummerserier i forskellige regnskabsår. Her kan man vælge det primære kontonummer. Man kan skrive (en del af) kontonummeret eller kontonavnet, eller man kan vælge fra listen. Kun de konti, som er relevante, kan vælges. Fordi posteringstypen "Indtægt, kontant" er valgt, kan man således kun vælge indtægtskonti. Nogle gange kan man slet ikke vælge, da posteringstypen altid posterer på en bestemt konto, f.eks. kontoen for tilgodehavende kontingent. Som nævnt er det fuldt tilladt (og ofte nyttigt) at indtaste negative beløb, hvis man skal modpostere.

22 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 18 Den sekundære konto er normalt også begrænset. I dette tilfælde kan man kun vælge en aktivkonto. Det er valgfrit om man vil bruge projektkoder. De har ikke nogen funktion i sig selv - det er bare et "stempel" man kan putte på posteringerne, så man senere lettere kan finde posteringer, som hører sammen. Man kan også udskrive et fint regnskab for et bestemt projekt. Se mere om projektkoder i afsnit 18. Vi vil nu vise hvordan vi kan indtaste de 3 åbningsposteringer, vi fandt frem til i afsnit 6. Vi skal bruge de to posteringstyper "Åbningspostering (aktiver)" og "Åbningspostering (passiver)", og vi starter med bankkontoen: Læg mærke til et par ting i dette billede: Vi har indtastet bilagsnummeret som '7001'. Det har vi gjort for at holde bilagsnumrene i forskellige nummerserier pr. regnskabsår. Se nærmere i hjælpeteksten under det blå spørgsmålstegn om denne metode. Når en af de to posteringstyper til åbningsposteringer vælges, skal man kun vælge aktiv- henholdsvis passivkontoen. Modkontoen er altid formuekontoen, som har nummer 4050 i standardkontoplanen, og man kan ikke vælge andre konti. Husk at klikke på Opret for at få posteringen gemt.

23 7 Indtaste åbningsposteringer - Bogføringsbilledet Side 19 Efterhånden som posteringerne indtastes dukker de op i listen i den nederste del af billedet. Lige nu vil vi også indtaste divisionens tilgodehavende hos grupperne på denne måde. I afsnit 16 vil vi vise en anden måde at indtaste tilgodehavendet på, som gør det muligt for os at holde styr på, hvilke grupper som skylder hvor mange penge: Ved kan man se at Blåt Medlem automatisk foreslår at det næste bilagsnummer skal være Vi mangler nu kun at indtaste det skyldige beløb - i eksemplet ,59 kr. Det gør vi på samme måde, men vælger nu posteringstypen "Åbningspostering (passiver)" og den relevante passivkonto, som er 4010 "Andre skyldige omkostninger":

24 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 20 Ved kan man se at vi har valgt at vise posteringerne ordnet efter bilagsnummer med det højeste nummer øverst. Det er praktisk, for så vil man altid se de nyeste posteringer, man lige har indtastet, øverst på listen. Man kan ordne listen efter dato eller bilagsnummer, i stigende eller faldende rækkefølge, ved at klikke på overskrifterne Dato og Bilag. Den valgte ordning vises med en lille, grå trekant. Den samme mulighed findes i mange andre billeder i Blåt Medlem, når billederne indeholder en liste. Efter at vi har klikket Opret kan vi se alle 3 åbningsposteringer i billedet: Nu er vi færdige med at lægge åbningsbalancen ind. Det var jo hurtigt gjort. Nu er det så spændende om vi kan genkende divisionens 2007-regnskab, hvis vi skriver det ud fra Blåt Medlem. Det vil vi prøve at gøre i næste afsnit.

25 8 Udskrive åbningsbalancen Side 21 8 Udskrive åbningsbalancen Udskrifter af regnskabet sker med menupunktet Udskrifter - Regnskaber, som bringer et billede op, som vi ikke har set tidligere: Man kan i Blåt Medlem lave lige så mange forskellige regnskabsudskrifter (eller regnskabsrapporter, som de også kaldes), som man har brug for. Det fungerer på den måde, at man for hver rapport skal lave en skabelon, som fortæller Blåt Medlem hvordan man vil have sin udskrift til at se ud: Hvor skal de forskellige beløb stå, og hvad skal teksten til dem være? Man kan også summere et antal konti. De fleste har dog kun brug for at lave 2 regnskabsrapporter: En som viser indtægter, udgifter, og årets resultat, og en som viser status (aktiver, passiver, og formue). Lige nu er problemet at der ikke findes nogen skabeloner som Blåt Medlem kan lave en udskrift ud fra. Det kan man se på billedet ved valgboksen til højre for teksten "Udskrift", hvor man skal vælge regnskabsudskrift. Listen er tom - derfor står der bare '- Udskrift -' i valgboksen. Vi skal altså først lave en skabelon eller to. For at gøre det skal vi vælge menupunktet Udskrifter - Opsætning ude til venstre.

26 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 22 Så får vi endnu et nyt billede op: I dette billede ser man en liste over rapportskabeloner (som altså lige nu er tom), og et område ovenover hvor man kan redigere i oplysningerne om en skabelon. Der er heldigvis en fin genvej til at komme i gang, i form af knappen i den øverste, lysegrå bjælke: Opret nyt sæt standardudskrifter. Lige hvad vi har brug for, så vi klikker på den knap og skal lige bekræfte vort valg:

27 8 Udskrive åbningsbalancen Side 23 Vi klikker selvfølgelig på OK, og ser at vi hurtigt får lavet 2 rapportskabeloner: Udskriften 'Driftsregnskab" er den udskrift, som viser indtægter og udgifter, mens udskriften 'Balance' viser aktiver og passiver. 'Balance' er bare et andet ord for 'Status'. Vi vil ikke gå nærmere ind på redigeringsmulighederne lige nu - det venter vi med til afsnit 19. Vi behøver det heller ikke, for standardrapporterne er - naturligt nok - tilpasset standardkontoplanen, som vi bruger indtil videre, Vi kan derfor klikke os ind på det forrige billede igen - menupunktet Udskrifter - Regnskaber, da vi gerne vil se resultatet af vore anstrengelser med at lægge åbningsbalancen ind:

28 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 24 Vi kan se, at når vi åbner billedet er udskriften 'Driftsregnskab' valgt. Det er ikke den udskrift, vi vil se lige nu, så vi vælger i stedet 'Balance' på valglisten: Vi kan se, at regnskabsåret '2007' er forud valgt. Det er det fordi det er det aktuelt valgte regnskab, og det passer os fint. De andre valgmuligheder er kun relevante hvis man laver specielle regnskaber mm., eller hvis man vil udskrive et projektregnskab. Det er ikke tilfældet her, så vi kan klikke på Hent for at se udskriften.

29 8 Udskrive åbningsbalancen Side 25 Læg også lige mærke til, at vi har mulighed for at vælge eller fravælge at få vis udskriften/rapporten i et pop-up vindue. Det er mest bekvemt at få vist udskriften i et pop-up vindue, men for at det skal virke kan det være nødvendigt at slå en eventuel pop-up blokering fra i browseren. Udskriften ser ud som følger: Det ligner jo noget, vi har set før, nemlig divisionens 2007-regnskab, så det ser lovende ud!

30

31 9 Hvad er så de næste trin? Side 27 9 Hvad er så de næste trin? Da vi nu har vist hvordan et standard-regnskab startes op, og åbningsbalancen lægges ind, bør du nu være klar til at gå i gang med at bogføre årets bilag. Det viser vi lidt mere om i næste afsnit, afsnit 10. Men som tidligere nævnt kan det være at du har mod på at lave dit regnskab lidt mere avanceret, og så bør du nok lære om disse muligheder inden du kaster dig over at indtaste årets bilag. Det kan nemlig i så fald være en god ide at indlægge visse poster fra åbningsbalancen på en lidt anden måde end den simple måde, vi viste i de foregående afsnit. Du kan lære om at tilpasse kontoplanen, håndtering af kontingent-tilgodehavender, rådighedsbeløb, debitorer og kreditorer, og projektkoder. For dig som har lyst til eller brug for disse ting anbefaler vi at du læser afsnittene 13 til 18 først, så du kan få lavet din åbningsbalance rigtig inden du går videre. Men derfor kan det måske alligevel være gavnligt først at læse afsnit 10 inden du kaster dig over afsnittene 13 til 18. Når du er færdig med at læse afsnit 10 bør du fortsætte med afsnittene 11 og 12. Det er vigtige afsnit, da det viser hvordan man kan få detaljerede oplysninger ud af regnskabssystemet. Derefter kan du så vælge, om du har lyst til at læse et eller flere af afsnittene 13 til 18 inden du fortsætter. Men først vil vi som sagt lægge nogle posteringer ind for det nye regnskabsår.

32

33 10 Indtaste årets bilag Side Indtaste årets bilag Vi må ikke glemme, at vi lige har lagt åbningsbalancen ind i det gamle regnskabsår, og at vi nu skal til at lægge posteringer ind i det nye regnskabsår. Vi må derfor først skifte det aktive regnskabsår fra 2007 til Vi klikker på Regnskaber og får det nu velkendte billede frem: Ved kan man se at vi allerede har klikket på knappen for at vælge 2008 som det aktive regnskabsår. Nu hvor vi alligevel er her, kan vi lige så godt lukke regnskabsåret 2007 for posteringer. Vi er jo færdige med at lægge posteringer ind for 2007, så vi kan på denne måde sikre os lidt ekstra mod at vi ved en fejltagelse kommer til at postere i 2007-regnskabet.

34 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 30 Ved klikker vi på "retteblyanten" ud for 2007-regnskabet, sådan at dette regnskab bliver hentet op i redigeringsfelterne for oven: Som vist skal vi blot vælge 'Status' = 'Lukket for posteringer', og så skal vi klike på Gem-knapppen for at få gemt den nye status for 2007-regnskabet:

35 10 Indtaste årets bilag Side 31 Så er vi klar til at indtaste årets bilag for 2008 og åbner derfor billedet Bogføring: Langt de fleste posteringer i et gruppe- eller divisionsregnskab er bogføring af indtægter og udgifter, som er betalt. Der kan dog også forekomme posteringer som er lidt mere komplicerede at håndtere. Vi vil i dette afsnit omtale følgende ret almindelige situationer: En indtægt, hvor vi ikke har fået pengene endnu. En udgift, som vi ikke har betalt endnu. En indtægt som vi har fået på forskud. En udgift som vi har betalt på forskud. Et depositum, vi har betalt, og som vi senere vil få tilbage. I et simpelt regnskab, som vi er ved at lave, bruger man nok kun de 4 første posteringsformer i forbindelse med årsskiftet. Det er nemlig en god måde til at sikre, at indtægterne og udgifterne kommer med i det rigtige regnskab, selv om selve afregningen ikke har fundet sted endnu. Et eksempel på en indtægt, som det normalt er bedst at tage med i indeværende år, selv om pengene først dukker op næste år, er refusion af lokaleudgifter fra kommunen. En sådan refusion hører jo sammen med de lokaleudgifter, vi har haft i indeværende år, og regnskabet ville derfor blive lidt misvisende, hvis udgifter og indtægter blev bogført i forskellige år. Et andet eksempel er hvis en spejder har været med på en tur i december, men ikke har nået at få betalt for turen inden nytår. På samme måde er det normalt at for eksempel decembers indkøb i SpejderSport på gruppens konto først kommer med på et kontoudtog fra korpskontoret i januar eller februar året efter. I det tilfælde vil det også være mest rigtigt at få udgiften med i det gamle år, selv om vi først betaler den til næste år. Spejdere betaler nogle gange kontingent eller f.eks. betaling for en tur eller lejr på forskud. Hvis turen eller lejren først finder sted til næste år bør betalingen også først optræde som en indtægt i næste års regnskab. Nogle grupper er nødt til at betale husleje på forskud. En husleje som betales i december, og som vedrører f.eks. 1. kvartal næste år, bør således tælles med som en udgift i det nye år og ikke i december måned i det gamle år. Alle de ovennævnte situationer kaldes i "regnskabssprog" for periodisering. Man bruger det ord, fordi man gerne vil sikre sig at indtægter og udgifter bogføres i den regnskabsperiode, hvor de hører hjemme.

36 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 32 Det er almindeligt at man ved hytteleje skal betale et depositum. Hvis man ikke har hærget for meget får man pengene tilbage, men man kan godt komme ud for at udlejer tilbageholder nogle penge til dækning af f.eks. el-forbrug eller reparationer. Vi vil i dette afsnit vise hvordan man i Blåt Medlem kan bogføre betalte indtægter og udgifter og de ovenfor nævnte 5 andre typer af posteringer. Men hvis du i øjeblikket ikke har lyst til eller brug for at bogføre andet end betalte indtægter og udgifter kan du nøjes med at læse afsnit 10.1 og så gemme resten af afsnit 10 indtil du har brug for informationen. Hvis din åbningsbalance som Øresund Divisions indeholder tilgodehavende eller skyldige beløb, bør du nok lige se i afsnit 10.3 og 10.4 hvordan man kan bogføre betalingerne når beløbene bliver afregnet Betalte indtægter og udgifter Til at bogføre betalte indtægter og udgifter bruger vi posteringstyperne "Indtægt, kontant" og "Udgift, kontant". Ordet "kontant" skal ikke tages bogstaveligt, for vi bruger den samme posteringstype uanset om pengene virkelig er betalt kontant, eller de er afregnet over bankkontoen. Faktisk også selv om vi slet ikke har fået pengene for en indtægt, som vi skal se i næste afsnit. Her er et eksempel på indtastning af en indtægt: Vi er jo ved at indtaste den første postering i Derfor indtaster vi ved selv bilagsnummer '8001'. 8-tallet viser at bilaget hører til i 2008, og der er så plads til 999 bilag i året. På denne måde kan vi se hvilket regnskabsår er bilag hører til, og for de efterfølgende bilag tæller Blåt Medlem selv nummeret op. Ved har vi valgt konto 1000, som er konto for medlemskontingent. Her kan man med denne posteringstype kun vælge en indtægtskonto. Bankkontoen nr ved har vi ikke selv valgt, men det kunne vi godt have gjort. Til hver konto i kontoplanen kan som vist i afsnit 4 nemlig knytte en "standard modkonto", og når man vælger at bogføre på den pågældende konto vil Blåt Medlem så selv foreslå "standard modkonto" som den anden konto i bogføringsbilledet. Det er en stor hjælp ved indtastningen når de fleste ind- og udbetalinger går over den samme konto. Hvis man selv vælger en anden konto, end den, som Blåt Medlem foreslår, kan man med denne posteringstype kun vælge en aktivkonto.

37 10 Indtaste årets bilag Side 33 Lige et par bemærkninger til den viste postering: Denne kontingentpostering vil man kun lave, hvis man venter med at bogføre kontingentindtægter til de er blevet betalt. Hvis man bruger Blåt Medlems muligheder for kontingentopkrævning og for at holde styr på, hvem som skylder kontingent eller andet, vil man normalt ikke bogføre kontingentindtægten på denne måde. Det vil vi vise en smule om i afsnit 14. Men ønsker man ikke at bruge disse muligheder vil man lave posteringen som vist. Du undrer dig måske over at vi bogfører en kontingentindbetaling for en minispejder i et divisionsregnskab? Det skal du ikke tage dig af - det er kun et eksempel til brug for denne vejledning for også at vise en postering, som er relevant for en gruppe. Vi skal klikke på Opret for at få posteringen gemt. Det næste eksempel er en udgiftspostering: Blåt Medlem har selv talt bilagsnummeret op og foreslår derfor '8002'. Det er meget almindeligt at et enkelt papirbilag giver anledning til flere posteringer i Blåt Medlem. Det kan for eksempel være tilfældet hvis man bruger et kontoudtog fra banken som bilag for de indbetalinger, man ikke har andre bilag på (for eksempel kontingentindbetalinger eller betalinger for ture og lejre). Når det er tilfældet kan man selv rette bilagsnummeret til, så alle posteringerne får samme bilagsnummer. Med denne posteringstype kan man kun vælge en udgiftskonto som den venstre konto, og stadig en aktivkonto som den højre konto. Vi har her valgt at bogføre udgiften på konto 2030 "Arrangementer og aktiviteter". Når man skal indtaste kontonummeret er der flere muligheder: Man kan klikke på den grå pil til højre for feltet og vælge en konto. Man kan også taste en del af kontonummeret, eller man kan taste en del af navnet. Efterhånden som man taster vil valglisten blive indskrænket til de konti, som passer med det indtastede. Bemærk: Når man har valgt en konto eller tastet et kontonummer skal man lige vente et lille øjeblik indtil Blåt Medlem har registreret valget. Når man derefter trykker tabulator-tasten eller klikker på beløbsfeltet vil det igen vare et lille øjeblik inden Blåt Medlem har fundet den tilhørende "standard modkonto". I den øverste, lyseblå bjælke kan man ved se en meget nyttig oplysning, nemlig saldo på bankkontoen. Hvis du kigger tilbage på det forrige billede kan du se at beløbet var ,89 kr., altså det beløb vi lagde ind med åbningsposteringen. Efter at vi har indtastet den første indtægtspostering er de 450 kr. lagt til, så saldoen nu er ,89 kr. Hvis man indtaster posteringerne efter kontoudtoget fra banken og gør det i samme rækkefølge, som posteringerne optræder på udtoget, kan man hele tiden følge med i, om de to saldi er ens, og derved se om man skulle have tastet forkert.

38 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 34 Ud over bankkontoen, som altid vises, kan man i den grå bjælke forneden vælge op til 3 andre aktiveller passivkonti, hvis saldo man gerne vil have vist i den blå bjælke foroven En grundregel som det er godt at huske på Så snart man begynder at bogføre en indtægt eller en udgift uden at den faktisk er betalt, betyder det at man deler bogføringen op i 2 trin, som laves på forskellige tidspunkter: 1. Først bogføres indtægten eller udgiften på en indtægts-/udgiftskonto. Men modkontoen er ikke bankkontoen eller kassekontoen, for vi har jo ikke afregnet endnu. Beløbet skal derimod bogføres som et tilgodehavende eller som en skyldig omkostning. 2. Når der senere afregnes, skal pengene selvfølgelig tages fra eller puttes ind på bankkontoen eller kassekontoen. Men modkontoen er ikke en indtægts- eller udgiftskonto, for dér har vi jo allerede tidligere bogført beløbet. Derimod skal vi bruge den samme konto for tilgodehavende eller skyldige omkostninger, som vi brugte i første omgang. Ellers ville beløbet jo blive stående som til gode eller skyldigt for evigt. Vi har altså brug for at gøre os helt fortrolig med en af bogholderiets grundregler: Husk: Der er stor forskel på en indtægt og en indbetaling! Der er lige så stor forskel på en udgift og en udbetaling! En indtægt kan også gøre det ud for en indbetaling, hvis den afregnes med det samme. Det var det, vi så i forrige afsnit. Men hvis ikke den afregnes, er der jo ingen indbetaling. En indbetaling er derimod bare en pengeoverførsel. Den kan samtidig være en indtægt, men er det ikke hvis vi allerede tidligere har bogført pengene som en indtægt, altså hvor vi har pengene til gode. På samme måde med udgifter og udbetalinger. De dækker ikke over det samme, men hænger dog ofte sammen. Denne regel må vi holde os for øje, når tiden er nået til at vi faktisk har fået de penge, som vi tidligere har bogført som et tilgodehavende, eller til at vi har betalt de penge, vi tidligere har bogført som en skyldig omkostning. Enhver indtægt eller udgift må kun føres som en indtægt/udgift én gang, ellers bliver resultatopgørelsen helt forkert. Derfor må vi ikke bogføre selve betalingen på en indtægts- eller udgiftskonto, for det har vi jo allerede gjort en gang. Nok om teorien - lad os kaste os ud i de praktiske øvelser!

39 10 Indtaste årets bilag Side Endnu ikke betalte indtægter Når vi skal bogføre en indtægt, hvor vi endnu ikke har fået pengene, gør vi det på præcis samme måde som hvis vi havde fået pengene. Men vi må selvfølgelig ikke postere på bankkontoen eller på kassebeholdningen, for så ville disse konti jo ikke stemme. I stedet vælger vi bare en anden aktivkonto, for et tilgodehavende er jo et aktiv. I dette tilfælde bruger vi kontoen 3050 "Andre tilgodehavender": Når vi til sin tid har fået pengene ind i kassen eller på bankkontoen, skal vi selvfølgelig postere dem ind på bank- eller kassekontoen, men vi skal også huske at få dem væk fra konto 3050, ellers vil de jo blive stående dér til evig tid. Vi har altså brug for en postering som tæller én aktivkonto op og tæller en anden aktivkonto ned, eller, sagt med andre ord, overfører et beløb fra én aktivkonto til en anden. Sådan en posteringstype findes i Blåt Medlem, og den hedder simpelthen "Overførsel, aktivkonti".

40 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 36 Den prøver vi nu at bruge som eksempel på, at vi har fået det forventede lokaletilskud udbetalt fra kommunen, men først i april Vi har altså oprettet et 2009-regnskab på samme måde som vi så i afsnit 5, og valgt 2009 som det aktive regnskab: Det er også posteringstypen "Overførsel, aktivkonti" man skal bruge, når man skal bogføre afregningen af et eventuelt tilgodehavende fra åbningsbalance. I afsnit 7 viste vi jo netop, at man kan lægge tilgodehavendet ind på konto Bogføringen kan opsummeres således: Endnu ikke betalt indtægt Venstre konto Højre konto Først indtægtsføringen Indtægt, kontant Indtægt Aktiv Sidenhen betalingen Overførsel, aktivkonti Aktiv Kasse/bank Hvad nu hvis man ikke modtager præcis det forventede beløb? Det kan du læse om i afsnit Hvis den indtægt, som endnu ikke er betalt, knytter sig til et medlem, kan man bogføre sådan at man kan holde meget præcist styr på hvem som skylder til gruppen og hvor meget. Det kunne for eksempel være kontingent, som vi ikke rigtig vil fortælle så meget om i denne vejledning, men det kunne også være spejdernes betalinger til en sommerlejr eller anden tur. Se nærmere i afsnit Endnu ikke betalte udgifter En udgift, som vi ikke har betalt endnu, er lidt mere bøvlet at have med at gøre end en ikke betalt indtægt. En sådan udgift er jo et skyldigt beløb indtil vi har betalt pengene, og et skyldigt beløb er jo et passiv. Når man indtaster udgifter kan man normalt kun vælge en aktivkonto som modkonto til udgiftskontoen. Der findes i Blåt Medlem desværre ikke en posteringstype som lige præcis er beregnet til at bogføre en skyldig udgift med. Vi må derfor ty til at bruge en helt generel posteringstype, hvor der er frit valg mellem alle konti. Denne posteringstype hedder "Revisorpostering".

41 10 Indtaste årets bilag Side 37 Når vi vælger denne posteringstype kommer der flere felter frem på skærmen: Vi skal ikke bruge de ekstra felter nu. Vi skal bare bruge fleksibiliteten i denne posteringstype til at vælge udgiftskontoen 2060 "Materiel" og passivkontoen 4010 "Andre skyldige omkostninger". Hvis man holder styr på sine kreditorer i Blåt Medlem behøver man ikke at bruge revisorposteringen for at bogføre en skyldig udgift. Der findes en posteringstype lige beregnet til det formål - se evt. nærmere i afsnit 16, hvis du er interesseret i dette. Når vi skal bogføre at vi har betalt et skyldigt beløb må vi også gå en lidt anden vej end vi gjorde med en ikke betalt indtægt.

42 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 38 Når vi skylder penge væk kan man også opfatte det som om vi har lånt nogle penge. Det dækker over det samme, nemlig at vi har lovet at betale nogle penge senere. At betale et lån tilbage vil sige at lånet afdrages. Det er baggrunden for, at den posteringstype, vi skal bruge, hedder "Afdrag, lån". Vi afdrager på konto 4010 "Andre skyldige omkostninger", hvor beløbet står som skyldigt, og hæver pengene fra bankkontoen: Det er også posteringstypen "Afdrag, lån" man skal bruge, når man skal bogføre afregningen af et eventuelt skyldigt beløb fra åbningsbalancen. I afsnit 7 viste vi jo netop, at man kan lægge det skyldige beløb ind på konto Bogføringen kan opsummeres således: Endnu ikke betalt udgift Venstre konto Højre konto Først udgiftsføringen Revisorpostering Udgift Passiv Sidenhen betalingen Afdrag, lån Passiv Kasse/bank 10.5 En indtægt som er betalt på forskud Det kunne for eksempel være at en spejder i december har betalt for en tur som først finder sted til næste år. Hvis vi har fået udbetalt nogle penge, men ikke kan bogføre dem som en indtægt, fordi indtægten hører til i næste regnskabsår, er det det samme som at vi har lånt nogle penge. Pengene skal altså bogføres som indgået i kassen eller på bankkontoen, og indtil videre skylder vi pengene til den person, som har betalt os dem.

43 10 Indtaste årets bilag Side 39 Der findes en posteringstype beregnet til dette, nemlig "Optagelse, lån".: Vi har igen brugt konto 4010 "Andre skyldige omkostninger", men vi kunne også have oprettet en special konto til formålet - se i afsnit 13 hvordan man kan gøre det. Når vi i det nye år skal indtægtsføre betalingen, har vi en tilsvarende udfordring som den vi så, da vi skulle bogføre en ikke betalt udgift: Vi skal bogføre en indtægt med en passivkonto som modkonto, så vi må igen ty til "revisorposteringen": Vi har her valgt at bruge indtægtskontoen 1020 "Ture og lejre". Bemærk at vi med denne posteringstype faktisk har mulighed for at sætte medlemmet på posteringen som en oplysning, men det vil vi ikke gøre nu. Bogføringen kan opsummeres således: En indtægt betalt på forskud Venstre konto Højre konto Først indbetalingen Optagelse, lån Passiv Kasse/bank Sidenhen indtægtsføringen Revisorpostering Indtægt Passiv 10.6 En udgift som er betalt på forskud Det kunne for eksempel være at vi i december må forudbetale husleje for 1. kvartal næste år. Når vi betaler penge uden direkte at få noget for dem (endnu), er det som om vi har lånt pengene ud. Indtil vi får det, som pengene er betalt for, har vi således pengene til gode.

44 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 40 Vi skal altså bogføre betalingen så den optræder på en aktivkonto. Vi skal med andre ord flytte pengene fra den ene aktivkonto (kasse eller bank) til en anden aktivkonto (en tilgodehavende-konto). Det har vi prøvet før, med posteringstypen "Overførsel, aktiver", for eksempel sådan: Når vi i næste års regnskab skal bogføre udgiften er det meget let, for vi kan klare os med en stadard "Indtægt, kontant" postering. Vi skal bare "betale" udgiften fra tilgodehavende-kontoen i stedet for fra kassen eller banken: Bogføringen kan opsummeres således: Udgift betalt på forskud Venstre konto Højre konto Først betalingen Overførsel, aktivkonti Kasse/bank Aktiv Sidenhen udgiftsføringen Udgift, kontant Udgift Aktiv

45 10 Indtaste årets bilag Side Betaling af depositum Måske er det allerede på nuværende tidspunkt let for dig at se, at når vi betaler et depositum, for eksempel i forbindelse med leje af en hytten, skal vi bare bogføre det som "Overførsel, aktiver". Vi tager jo pengene fra kassen eller banken (en aktivkonto) og har dem så til gode (på en anden aktivkonto). For eksempel: Hvis vi får alle pengene tilbage skal vi bare lave den "omvendte" postering for at bogføre det: Det er jo meget enkelt. Men hvad nu hvis udlejeren tilbageholder noget af depositum til dækning af f.eks. el-forbrug eller reparationer?

46 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 42 Det er egentlig også meget enkelt, for så bogfører man bare først den pågældende udgift som "betalt" fra tilgodehavendekontoen, og til sidst det faktisk modtagne beløb som tilbagebetaling: Disse 2 posteringer vil tilsammen fjerne de kr. fra konto 3050, bogføre 127,50 som en udgift, og sætte resten ind på bankkontoen. Bogføringen kan opsummeres således: Betalt depositum Venstre konto Højre konto Først betalingen Overførsel, aktivkonti Kasse/bank Aktiv Sidenhen en evt. udgiftsføring Udgift, kontant Udgift Aktiv Bogføring af det faktisk modtagne beløb Overførsel, aktivkonti Aktiv Kasse/bank 10.8 Samlet oversigt Vi har nu gennemgået de posteringer, som burde være tilstrækkelige til et helt simpelt, standard gruppe- eller divisionsregnskab. De næste afsnit beskriver først mulighederne for at få oplysningerne ud af Blåt Medlem igen, og derefter en del yderligere muligheder, som findes i Blåt Medlem. Tror du ikke, du vil få brug for mere, end du har lært nu, kan du sagtens springe over afsnittene 13 til 22. Du kan jo altid vende tilbage til dem, hvis du får mod på det, eller hvis gruppens behov skulle ændre sig. De efterfølgende afsnit 11 og 12, og måske også 20, bør du derimod læse nu, så du ser nogle flere muligheder for at trække data ud af systemet end de simple regnskabsrapporter giver.

47 10 Indtaste årets bilag Side 43 Vi viser her en samlet oversigt over de forskellige type af posteringer, vi har gennemgået i dette afsnit: Betalt indtægt Venstre konto Højre konto Indtægtsføring direkte Indtægt, kontant Indtægt Kasse/bank Betalt udgift Venstre konto Højre konto Udgiftsføring direkte Udgift, kontant Udgift Kasse/bank Endnu ikke betalt indtægt Venstre konto Højre konto Først indtægtsføringen Indtægt, kontant Indtægt Aktiv Sidenhen indbetalingen Overførsel, aktivkonti Aktiv Kasse/bank Endnu ikke betalt udgift Venstre konto Højre konto Først udgiftsføringen Revisorpostering Udgift Passiv Sidenhen betalingen Afdrag, lån Passiv Kasse/bank En indtægt betalt på forskud Venstre konto Højre konto Først indbetalingen Optagelse, lån Passiv Kasse/bank Sidenhen indtægtsføringen Revisorpostering Indtægt Passiv En udgift betalt på forskud Venstre konto Højre konto Først betalingen Overførsel, aktivkonti Kasse/bank Aktiv Sidenhen udgiftsføringen Udgift, kontant Udgift Aktiv Betalt depositum Venstre konto Højre konto Først betalingen Overførsel, aktivkonti Kasse/bank Aktiv Sidenhen en evt. udgiftsføring Udgift, kontant Udgift Aktiv Bogføring af det faktisk modtagne beløb Overførsel, aktivkonti Aktiv Kasse/bank

48

49 11 Udskrive årsregnskabet Side Udskrive årsregnskabet Som vi nævnte i indledningen er der i Blåt Medlem ingen særlige ting, man skal gøre for at lave årsregnskabet færdigt - ud over selvfølgelig at sikre sig at alle posteringer er med, og at saldi på balanceposterne stemmer. Man kan derfor til enhver tid lave en udskrift af resultatet og balancen sådan som den ville se ud i årsregnskabet hvis vi ikke lægger flere posteringer ind. Det er en rigtig nyttig ting, da det på denne måde er meget let hele tiden at checke det komplette resultat og status mens man pusler med at gøre regnskabet helt færdigt. En anden meget nyttig ting at bruge i forbindelse med at man laver årsregnskabet færdigt er kontokortet, og det kan du læse om i afsnit 12. Vi har allerede i afsnit 8 vist hvordan man opretter et sæt standard regnskabsrapporter, og vist hvordan man laver balanceudskriften. Det er lige så let at lave resultatudskriften, for man skal bare vælge udskriften "Driftsregnskab" i stedet for "Balance":

50 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 46 Her viser vi hvordan et driftsregnskab kunne se ud for Øresund Division: Den opmærksomme læser har sikkert set at vi i divisionen har lavet lidt om på kontoplanen i forhold til standardkontoplanen. Det er ikke spor svært at gøre - se afsnit 13. Men når man ændrer i kontoplanen må man ofte også ændre i skabelonen for regnskabsrapporten - ellers kan systemet jo ikke vide hvordan ændringerne skal afspejles i udskriften. Det er nu heller ikke svært at gøre. Vi viser hvordan i afsnit 19.

51 11 Udskrive årsregnskabet Side 47 Her er den tilhørende balance: Bemærk lige at årets resultat automatisk er ført ind i balancen, og at formuen bliver korrekt beregnet uden at der skal laves nogen form for årsafslutning eller lignende. Det foregår helt automatisk i Blåt Medlem.

52

53 12 Kontokortet og eksport Side Kontokortet og eksport Mens man arbejder med regnskabet i løbet af året, og måske især når man er ved at gøre årets regnskab færdigt, har man ofte brug for at se en oversigt over, hvilke posteringer der er på en bestemt konto. Specielt er dette nyttigt hvis man leder efter en fejl i regnskabet. Til det brug findes et virkelig nyttigt billede i Blåt Medlem, nemlig Kontokort-billedet. Klik på menupunktet Kontokort for at åbne det: Kontokort-billedet viser i listen for neden de udvalgte posteringer. Når man åbner billedet vises alle posteringer i det aktive regnskabsår. I dette tilfælde 2007, hvor der ikke er ret mange posteringer, nemlig kun de åbningsposteringer, vi indtastede i afsnit 7. Læg mærke til, at de to sider af hver postering vises hver for sig. De 6 linjer dækker altså over 3 indtastede posteringer. Det er også derfor at linjerne to og to har den samme tekst. Billedet har mange muligheder for at udvælge posteringer, så vi vil henvise til numrene i beskrivelsen af dem. Her kan man vælge hvilken konto man vil have vist posteringer for. Der er mulighed for at vælge én konto eller alle konti. I øverste højre hjørne er der mulighed for at vælge at få vist posteringer for en kortere eller længere periode end hele regnskabsåret. I valglisten "- Vælg periode -" er der mulighed for at vælge en måned, et kvartal, et halvår, eller hele året - alt sammen indenfor det aktive regnskabsår. Man kan også helt frit skrive en start- og slutdato, og det kan som sagt fint være på tværs af flere år. Man kan her søge på et bestemt bilagsnummer. Man kan bruge '*' til at angive et eller flere vilkårlige tegn, så hvis man skriver f.eks. '902*' finder man alle posteringer med bilagsnumre

54 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 50 Hvis man har brugt projektkoder til sine posteringer (se afsnit 18) kan man her vælge kun at se posteringer som har en bestemt projektkode. Man kan også vælge kun at se posteringer for en bestemt virksomhed og/eller for et bestemt medlem. Det er kun relevant at vælge en virksomhed hvis man bruger debitor/kreditor muligheden i Blåt Medlem - se afsnit 16. Posteringer for et bestemt medlem er normalt kontingentposteringer eller andre ting, som spejderen skylder for, eller posteringer vedrørende rådighedsbeløb, som en leder har fået udbetalt (se nærmere om det sidste i afsnit 17). Ved at sætte kryds her kan man få vist slettede posteringer. Dette omfatter også rettede posteringer, da en rettelse gemmes som om man havde slettet den oprindelige postering og indtastet en ny. De slettede posteringer kan man i listen kende på at der står et rødt udråbstegn til venstre for posteringens tekst, som vist her: Hvis man har valgt en bestemt konto skrives her start- og slutsaldo for den valgte periode, men kun hvis man ikke har begrænset sig til at se posteringer for en bestemt projektkode eller virksomhed, eller et bestemt medlem. Ved "Nettobevægelse" vises summen af de viste posteringer, men kun når en bestemt konto er valgt - der summeres ikke på tværs af konti. Når man har skrevet i et af datofelterne eller i bilagsnummer-feltet skal man klikke på Opdaterknappen for at søge posteringerne frem. Som en meget nyttig mulighed kan man eksportere de valgte posteringer til for eksempel et regnearks-program som Microsoft Excel. Det viser vi lidt mere om nedenfor.

55 12 Kontokortet og eksport Side 51 Her viser vi et eksempel, hvor vi har valgt posteringer i december 2008 på konto 2022 "Fællesarrangementer" for projektkoden "201 Novemberdag": Eksport Man kan eksportere posteringerne på to forskellige måder: Enten som en generel, såkaldt CSV-fil, som kan hentes ind i mange forskellige programmer, eller som en speciel CSV-fil, som er tilpasset Microsoft Excel. Man vælger mellem de to muligheder ved at klikke på den lille, sorte pil til højre for knappen, som da skifter mellem at hedde Eksport Excel CSV eller Eksport CSV. Når man klikker på Eksport Excel CSV-knappen kommer en almindelig pop-up som altid når man downloader en fil. Den kan se ud som denne:

56 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 52 Man kan så vælge at åbne filen direkte, eller man kan gemme den på sin pc. Når man har åbnet filen er det oftest nødvendigt at tilpasse kolonnernes bredde, og resultatet fra eksemplet ovenfor kan se således ud: Nogle gange kan det være ganske nyttigt at eksportere for eksempel alle posteringer på en konto, og så arbejde videre med listen i regnearket. Der har man mange flere muligheder for at sortere, gruppere, sammentælle, osv. end Blåt Medlem tilbyder.

57 13 Tilpasning og udskrivning af kontoplanen Side Tilpasning og udskrivning af kontoplanen Vi viste i afsnit 6 hvordan balancen for Øresund Division kunne have set ud pr. 31. december I virkeligheden var den lidt anderledes, idet indeståendet i banken var fordelt på 3 forskellige bankkonti: Øresund Division, status pr. 31. december 2007 Aktiver: kr. Danske Bank ,66 Nordea Foreningskonto ,70 Nordea Pluskonto ,53 Til gode hos grupperne mv ,50 Aktiver i alt ,39 Passiver: Gæld: Skyldige omkostninger ,59 Formue: Formue ved årets begyndelse ,14 Årets resultat ,66 Formue ved årets slutning ,80 Passiver i alt ,39 Det ville være alt for besværligt at afstemme bankindeståenderne hvis vi i Blåt Medlem havde slået disse 3 bankkonti sammen, sådan som vi har gjort indtil nu. Vi vil derfor i dette afsnit vise hvor let det er at oprette nogle flere bankkonti i Blåt Medlem. Samtidig vil vi også lave nogle andre ændringer i kontoplanen, bl.a. vil vi: Rette nummer og navn på en konto Indsætte en ny konto Slette en konto

58 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 54 Vi henter først kontoplan-billedet frem igen ved at klikke på menupunktet Kontoplan: Som vi har set før i andre billeder, viser dette billede en liste med oplysninger (som i dette tilfælde jo er konti i kontoplanen), og et redigeringsområde ovenfor, hvor man kan indtaste nye konti eller redigere eksisterende konti. I listen er der en "retteblyant" ud for hver konto. Den skal man klikke på for at rette i kontoen. For de fleste konti er der også en "skraldespand", som man skal klikke på for at slette en konto helt. Hvis der er posteret på kontoen kan den dog ikke slettes helt, men kontoens lukkedato sættes i så fald til dags dato. Det gælder også selv om alle posteringer på kontoen er slettede. De såkaldte "systemkonti" (se afsnit 4) kan ikke slettes, så derfor er skraldespands-knappen ikke aktiv for disse. Nu er der desværre ikke så mange som giver divisionen gaver, så vi har ikke rigtig noget at bruge konto nr "Gaver/støtteforening" til. Vi vil derfor som det første slette konto 1040 ved at klikke på skraldespanden i højre side. Der kommer dog lige en chance til at fortryde:

59 13 Tilpasning og udskrivning af kontoplanen Side 55 Hvis nogen skulle finde på at give os gaver skal vi nok finde ud af at bogføre det alligevel, så vi klikker OK til at slette kontoen. Så forsvinder den naturligvis fra listen:

60 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 56 Derefter vil vi tilpasse bankkontiene. Ved at bruge "bladre-pilene" eller sidenumrene nederst i billedet kan vi navigere frem til aktiv-kontiene. Vel ankommet dertil klikker vi straks på retteblyanten ud for konto 3000 "Bank", da vi vil ændre kontonavnet til "Danske Bank": Vi klikker Gem.

61 13 Tilpasning og udskrivning af kontoplanen Side 57 Den næste opgave er at oprette de 2 Nordea-konti. Men for at holde alle bankkontiene samlet i kontoplanen vil vi først omdøbe konto 3001 til nummer Det vil nemlig give plads til at Nordea-kontiene kan gives numrene 3001 og Vi klikker derfor på retteblyanten ud for konto 3001 "Kassebeholdning" og retter nummeret til 3005: Vi klikker Gem igen, og uden først at klikke på en retteblyant fylder vi felterne ud for at oprette den første Nordea-konto:

62 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 58 Man kan godt skrive et længere kontonavn end der umiddelbart er plads til i feltet. Kontoens type skal være 'Beholdning' ligesom alle andre aktivkonti. Læg også mærke til at vi ikke ændrer på lukkedatoen ' '. Denne dato er lidt speciel, idet den både her og andre steder i Blåt Medlem betyder "til evig tid". Om evigheden virkelig indfinder sig i år 9999 er nok et åbent spørgsmål, men vel ikke så vigtigt foreløbig Knappen hedder nu ikke Gem, men Opret. Vi klikker og ser, at den nye konto kommer med i listen, og gør klar til at indtaste den næste: Sådan kan man fortsætte med at ændre kontoplanen ved at oprette nye konti og ændre eller slette eksisterende konti. Som nævnt kan man ikke slette systemkontiene, men man kan rette nummer, navn, og standard modkonto på disse konti.

63 13 Tilpasning og udskrivning af kontoplanen Side 59 Til sidst kan vi udskrive kontoplanen for at få overblik over, hvad vi har lavet. Der findes en speciel udskrift til det, som findes under menupunktet Udskrifter - Kontoplan: Grunden til at man skal angive en regnskabsperiode er, at udskriften også viser de aktuelle regnskabstal for hver konto. Det betyder også, at man ikke kan lave udskriften af kontoplanen før man har oprettet mindst én regnskabsperiode. Udskriften ser ud som følger (kun en del af udskriften er vist):

64 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 60

65 14 Tilgodehavende kontingent Side Tilgodehavende kontingent Blåt Medlems kontingentmodul fungerer på den måde, at der automatisk kan dannes regnskabsposteringer, som for hvert enkelt medlem bogfører en kontingentindtægt. Men kontingentet er jo ikke betalt endnu (medlemmerne har end ikke fået at vide, hvad de skal betale), så kontingentet bogføres som et tilgodehavende. Det er næsten på samme måde som vi bogførte tilgodehavende lokaletilskud i afsnit Der er dog to forskelle: For det første bogføres tilgodehavende kontingent altid på konto 3030 "Tilgodehavende kontingent". For det andet er der til hver kontingentpostering knyttet navnet på det medlem, som posteringen vedrører. Det er for at man kan holde styr på, hvem som har betalt - og især hvem som ikke har. Vi skal ikke gå nærmere ind på kontingentmodulet i denne vejledning, men ønsker man at bruge modulet, kan man have en lille ekstra udfordring i forbindelse med at indlægge åbningsbalancen, hvis gruppen har et tilgodehavende kontingent ved udgangen af det gamle år. Man kan nemlig ikke med de åbningsposteringer, vi brugte i afsnit 7, fortælle til systemet hvilke medlemmer, som skylder kontingentet. Derfor bør man i stedet lægge åbningssaldoen ind som kontingentindtægt i det gamle år i stedet for at lægge saldoen ind med en åbningsbalancepostering. Man skal huske at lægge posteringerne ind i det gamle år, og bruge posteringstypen "Indtægt, medlem via kontingent" for hvert enkelt medlem, som skylder kontingent ved udgangen af året: Når man bruger denne posteringstype åbner der sig et felt, vist ved hvor man skal tilknytte et medlem til posteringen. Læg også mærke til, at man ikke kan indtaste kontonumre - de ligger fast for denne posteringstype. Når man indlægger åbningssaldoen med brug af et antal indtægtsposteringer af denne type har man den fordel, at de efterfølgende betalinger skal indlægges på præcis samme måde som alle fremtidige kontingentbetalinger. Blåt Medlem kan egentlig ikke se forskel på disse posteringer og dem, som systemet selv vil lave senere. Tilgodehavenderne vil også optræde på alle fremtidige restancelister, man udskriver fra systemet (indtil de bliver betalt, selvfølgelig), og de vil sågar automatisk komme med, hvis man allerede fra starten opkræver kontingentet via PBS/Nets. Hvis man skulle finde på at udskrive et resultatregnskab for det gamle år, vil kontingentindtægten naturligvis fremgå. Det vil se en anelse "underligt" ud, men det er jo heller ikke spor relevant at gøre det. Det afgørende er, at balancen vil stemme pr. 31. december i det gamle år.

66

67 4 Standardkontoplanen Side Mest for professionelle: Flerbenede posteringer Blåt Medlem er specielt designet for uøvede kasserere. Mange træder til, fordi deres barns gruppe mangler en kasserer, og der ikke rigtig er nogen regnskabsfolk i forældrekredsen. Derfor er det udformet meget enkelt. Der foretages altid en modpostering, så det er simpelthen ikke muligt, at debet og kredit ikke passer sammen. Det betyder, at det i selve systemet ikke er muligt at lave en 3- eller flerbenet postering, altså en postering af et bilag på forskellige udgiftskonto med kun det samlede beløb på bankkontoen. Det, man gør ved en flerbenet postering, er jo at parkere beløbene på en journal uden separat modpostering, og så samlet postere på bankkontoen. Vi har i Blåt Medlem ingen journal, men du kan ganske let lave en selv. I stedet for journalen opretter du en aktivkonto, som du f.eks. kan kalde journalkonto. Du posterer så de enkelte beløb med posteringstypen "Udgift, kontant" og vælger journalkontoen som modpostering i stedet for bankkontoen. Når du er færdig med udgifterne (og/eller indtægterne) posterer du det samlede beløb med posteringstype "Overførsel, aktivkonto", med bankkontoen til venstre og stadig journalkontoen til højre. Fra posteringslisten: Alle posteringerne i eksemplet er modposteret på journalkontoen. Sørg for at anbringe kontoens saldo i den blå linje øverst på skærmen, så du altid har styr på, at journalen stemmer (det vil sige at saldoen skal gå i nul). Hvis du gerne vil skille journalkontoen ud fra de andre konti, kan du f. eks. give den nummer 9. Kontonumrene ordnes alfanumerisk og ikke numerisk, dvs. efter første ciffer først og ikke efter værdien. Nr. 9 kommer så til at stå allersidst, selv om det er en aktivkonto. Hvis du ikke vil have journalkontoen med på regnskabsudskrifterne, er der to muligheder: Du kan vælge ikke at få udskrevet konti med saldo 0, eller du kan leve med en rød fejlmelding og holde styr på, at det kun drejer sig om denne konto. Du har selvfølgelig også muligheden for at lade dig inspirere til din egen løsning. I det viste eksempel er det nok en leder, som har afholdt udgiften, og det kunne således også være posteret på den måde, at udgifterne var bogført som "Udgift, rådighedsbeløb", og bankbetalingen som "Udbetaling, rådighedsbeløb". Derved ville der ikke være brug for en speciel journalkonto, da aktivkontoen for rådighedsbeløb så ville fungere som journalkonto. På samme måde ville man kunne bruge debitorer og kreditorer til at lave flerbenede posteringer med.

68

69 16 Debitorer og kreditorer Side Debitorer og kreditorer Debitor er "regnskabssprog" for en person eller virksomhed, som skylder os penge. Tilsvarende er kreditor betegnelsen for en person eller virksomhed, som vi skylder penge til. Der er mulighed for i Blåt Medlem at holde styr på mellemværendet med hver enkelt debitor og kreditor. Ud over denne fordel gør brugen af debitorer og kreditorer det også noget lettere og mere intuitivt at bogføre tilgodehavender og skyldige beløb og de tilhørende betalinger. Vi vil for Øresund Division benytte dette til at holde styr på divisionens mellemværender med de enkelte grupper i divisionen (debitorer) og korpset (kreditor). Hvordan det virker Det er kun relevant at holde styr på debitorer og kreditorer hvis der går nogen tid imellem man har en indtægt eller en udgift, og betalingen finder sted. Ellers kan man lige så godt bare vente med at bogføre indtægten eller udgiften til den er betalt og for eksempel fremgår af bankkontoudtoget. Vi vil for eksempel gerne kunne holde styr på hvem af divisionens grupper som har betalt divisionskontingent. Det vil vi gøre ved at bogføre kontingentet som en indtægt på samme tid som vi sender opkrævningerne ud til grupperne. Men da vi ikke har fået pengene endnu kan vi ikke bogføre kontingentet på bankkontoen. Vi må i stedet bogføre det på den specielle aktivkonto som i standardkontoplanen har nr og hedder "Debitorsamlekonto". Så ved at se på saldoen på konto 3080 kan vi altså se hvor meget grupperne skylder i kontingent, og vi kan også se saldoen for hver enkelt gruppe. Man kan sagtens omdøbe kontoen til at hedde for eksempel "Tilgodehavende divisionskontingent" eller noget andet, hvis man ønsker det. Når en gruppe betaler sit divisionskontingent er det igen meget vigtigt at det ikke bogføres som en indtægt, jvf. grundreglen, som vi gjorde opmærksom på i afsnit Det har vi jo allerede gjort en gang, og hvis vi gør det igen, får vi bogført indtægten dobbelt, og vi får aldrig nulstillet vores mellemværende med gruppen. Betalingen fra gruppen skal derfor bogføres som det, den er, nemlig en betaling. Den bogfører pengene ind på bankkontoen og nedskriver vores tilgodehavende med gruppen. Der kommer således ikke en dobbelt indtægt, og vi får fint nulstillet vores mellemværende med gruppen. Til at holde styr på, hvad vi skylder vore kreditorer, indeholder standardkontoplanen en tilsvarende passivkonto, nr "Kreditorsamlekonto". Men hvad er en debitor og en kreditor mere præcist i Blåt Medlem? Det viser vi i næste afsnit. Oprettelse af debitorer og kreditorer I Blåt Medlem er en debitor/kreditor en underenhed til gruppen eller divisionen på samme måde som en gren, en afdeling, eller et udvalg er det. Men en debitor/kreditor skal oprettes som en underenhed af typen Virksomhed. En enhed af typen "Virksomhed" kan sagtens bruges både som kreditor og som debitor på samme tid.

70 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 66 For at oprette en virksomhed skal vi en tur omkring medlemsdelen af Blåt Medlem. Billedet findes under menupunktet Medlem - Opret enhed: Man skal huske at vælge gruppen eller divisionen som den aktuelle enhed, før man opretter en virksomhed. Det kan man checke ved at se det enhedsnavn, som står i toppen af menuen til venstre. Enhedstypen skal være 'Virksomhed', ellers kan enheden ikke bruges som debitor eller kreditor. Når man har klikket Opret og fået enheden oprettet, bliver man som altid bragt til den nye enheds stamdata-billede: Her kan man som altid skrive oplysninger om enheden (virksomheden), hvis man har behov for det. Det vil vi ikke gøre, da data om både divisionens grupper og korpskontoret findes andetsteds. Det er værd at lægge mærke til, at den nye enhed bliver valgt som aktiv enhed lige efter at den er oprettet. Det kan man igen se ved. Man bør huske at skifte tilbage til den overliggende enhed inden man går videre - ellers bliver de efterfølgende virksomheder oprettet som underenheder til den først oprettede enhed. Den letteste måde at skifte tilbage på er at klikke på gruppens/divisionens navn øverst til højre ved. Bogføring Der findes 4 posteringstyper, som gør det meget let at bogføre tilgodehavender, skyldigt, og betalinger knyttet til debitorer og kreditorer. Fælles for dem er, at der åbner sig et felt på skærmen, hvor man skal angive en debitor/kreditor før man kan gemme posteringen.

71 16 Debitorer og kreditorer Side 67 En indtægt, som vi har til gode hos en debitor, bogføres med posteringen "Indtægt, debitor". Her bogfører vi således et divisionskontingent, som 1. Helsingør Gruppe skylder fra nu af: Indtægten bogføres i dette tilfælde på konto 1000, og tilgodehavendet vil stå på aktivkontoen Når 1. Helsingør Gruppe får taget sig sammen til at betale, vil indbetalingen fremgå af kontoudskriften fra divisionens bankkonto, og vi kan bogføre en "Indbetaling, debitor": Denne postering vil fjerne tilgodehavendet fra konto 3080 og til gengæld opskrive bankkontoen med det modtagne beløb. Hvis nu kassereren fra 1. Helsingør Gruppe skulle være så sjusket at han indbetaler et forkert beløb vil det kunne ses ved at saldoen for denne gruppe ikke er gået i nul. Vi vil i afsnit 22.1 se, hvordan man kan klare det i bogføringen.

72 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 68 Når vi skal bogføre en udgift, som vi ikke har afregnet endnu, kan det gøres noget simplere med brug af en kreditor and vi så i afsnit Der findes nemlig en posteringstype til formålet, "Udgift, kreditor": Tilsvarende findes der en posteringstype som bruges når vi har betalt et beløb til kreditoren: Her har vi bogført hele afregningen med DDS. Denne afregning kan jo sagtens indeholde andre ting end det indkøb i SpejderSport, vi bogførte ovenfor. Her er en samlet oversigt over de forskellige typer af posteringer, vi bruger sammen med debitorer og kreditorer: Endnu ikke betalt indtægt Venstre konto Højre konto Først indtægtsføringen Indtægt, debitor 3080 Indtægt Sidenhen indbetalingen Indbetaling, debitor 3080 Kasse/bank Endnu ikke betalt udgift Venstre konto Højre konto Først udgiftsføringen Udgift, kreditor 4080 Udgift Sidenhen betalingen Betaling, kreditor 4080 Kasse/bank Man kan sagtens med de samme posteringstyper håndtere forudbetalinger i stedet for "bagudbetalinger". Man bytter simpelthen bare om på betalingsposteringen og indtægts-/udgiftsposteringen, så man først bogfører betalingen og senere indtægts- eller udgiftsfører den!

73 16 Debitorer og kreditorer Side 69 På balancen vil de samlede tilgodehavender hos debitorer optræde på kontoen 3080 "Debitorsamlekonto", og den samlede gæld til kreditorer vil optræde på kontoen 4080 "Kreditorsamlekonto". Åbningsbalancen Hvis man i åbningsbalancen har tilgodehavender hos debitorer eller gæld til kreditorer, og man har besluttet sig for at bruge debitor-/kreditor funktionaliteten i Blåt Medlem, bør man ikke bruge åbningsposteringerne til at lægge disse saldi ind med. Det er fordi man ikke med åbningsposteringerne kan fortælle systemet hvilke debitorer og kreditorer som skylder os penge eller som vi skylder penge til. Det er samme problemstilling som med tilgodehavende kontingent, som vi skrev om i afsnit 14. I stedet bør man bruge posteringerne "Indtægt, debitor" og "Udgift, kreditor" i det gamle regnskabsår til at få indlagt åbningssaldiene med. Man må så lave en postering for hvert enkelt tilgodehavende eller skyldigt beløb. I Øresund Divisions åbningsbalance havde vi jo et tilgodehavende fra grupperne på 3.910,50 kr. I afsnit 7 indtastede vi dette med en åbningspostering, men da vi har valgt at grupperne er debitorer i regnskabet ville det have været bedre at indtaste den som posteringer af typen "Indtægt, debitor" i 2007-regnskabet således: Det er faktisk uden betydning hvilken indtægtskonto, vi vælger til disse posteringer. Vi skal jo ikke bruge resultatet for 2007 til noget; vores eneste formål er at få balancen pr. 31. december 2007 rigtig.

74 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 70 Det skyldige beløb på ,59 kr. i Øresund Divisions åbningsbalance var faktisk penge, som divisionen skyldte korpset. Da vi også har oprettet korpset som en "virksomhed" i Blåt Medlem burde vi have indtastet beløbet som en "Udgift, kreditor" postering i stedet for den åbningspostering, vi brugte i afsnit 7: Igen er det underordnet hvilken udgiftskonto vi fører denne postering på, da det kun er den skyldige saldo pr. 31. december vi er interesserede i.

75 17 Rådighedsbeløb Side Rådighedsbeløb I nogle grupper finder man det praktisk at udbetale et rådighedsbeløb til lederne. Så kan lederne bruge af de penge, når de skal købe ind til møder mv. i stedet for at lægge ud af egen lomme. Vi vil i dette afsnit se på, hvordan det håndteres fint i Blåt Medlem. Inden vi gør det, vil vi lige gøre det klart, at lederne naturligvis stadig skal aflevere kvitteringer for alle afholdte udgifter på gruppens vegne. Det kræver revisionen. Det kan også forekomme at lederne tager imod betalinger fra spejderne. Det kan for eksempel være kontingent, betaling for ture, eller måske for salg af en sangbog, et tørklæde, el. lign. I dette afsnit vil vi lege med et eksempel som følger: Lederen får først udbetalt et rådighedsbeløb på 500 kr. Senere afleverer lederen 2 kvitteringer, fordi han har købt ind for 125 kr. til møder, og han har købt en økse til 150 kr. Samtidig har han solgt et tørklæde fra gruppens lager til en spejder, som havde byttet sit tørklæde væk, og modtager 75 kr. for det. Lige inden sommerferien betaler lederen det overskydende beløb (300 kr.) tilbage, da han vil stoppe som leder i gruppen. Hvordan det virker Vi må lige huske tilbage på "grundreglen" som vi beskrev i afsnit Med den in mente kan vi sikkert let indse, at når vi udbetaler rådighedsbeløbet er det "kun" en betaling, ikke en udgift. Vi kan jo heller ikke vide, hvilken udgiftskonto, vi skulle føre det på, da vi ikke ved præcis, hvad lederen vil bruge pengene til. Og som eksemplet viser, er det jo ikke engang sikkert at alle pengene ender med at blive en udgift, nemlig hvis lederen betaler pengene tilbage. Udbetalingen må derfor bogføres som en slags lån til lederen, så pengene går ud af kassen eller bankkontoen og står som penge, vi har til gode hos lederen. Når lederen kommer med kvitteringer mv. bliver en del af "lånet" til udgifter og indtægter. Vi skal altså bogføre udgifter (og evt. indtægter), men modkontoen skal ikke være bank eller kasse, for kassereren skal jo ikke betale noget. Derimod skal tilgodehavendet hos lederen nedskrives med udgifterne og evt. opskrives med indtægterne. Når lederen betaler pengene tilbage er der igen tale om en ren betaling - ikke en udgift eller indtægt. Tilgodehavendet hos lederen skal nulstilles, og pengene indsættes på bank- eller kassekontoen. Blåt Medlem indeholder en konto og 4 posteringstyper som lige præcis er beregnet til dette formål. Kontoen er 3040 "Rådighedsbeløb", og posteringstyperne fremgår af eksemplerne i næste afsnit. Bogføringen Når vi skal bogføre at lederen får udbetalt 500 kr. gør vi det med posteringstypen "Udbetaling, rådighedsbeløb":

76 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 72 Læg mærke til, at aktivkontoen for rådighedsbeløb er forud valgt og ikke kan ændres, samt at man skal vælge navnet på lederen for at kunne gemme posteringen. På den måde holder Blåt Medlem styr på hvor mange penge hver enkelt leder skylder til gruppen. Nu afleverer lederen så kvitteringer, men uden at få flere penge og uden at betale penge tilbage. Det bogfører vi med 2 posteringer af typen "Udgift, rådighedsbeløb" og en af typen "Indtægt, rådighedsbeløb": Ved disse posteringer er aktivkontoen 3040 igen fast valgt, og vi skal kun vælge udgifts- henholdsvis indtægtskonto. Vi skal naturligvis også vælge lederens navn for at den pågældende leders saldo kan blive korrekt ajourført.

77 17 Rådighedsbeløb Side 73 Når lederen afregner det resterende rådighedsbeløb har vi også en posteringstype som passer til det, nemlig "Tilbagebetaling, rådighedsbeløb": Her er en samlet oversigt over de 4 typer af posteringer, vi bruger i forbindelse med rådighedsbeløb: Udbetaling af rådighedsbeløb Venstre konto Højre konto Udbetaling, rådighedsbeløb 3040 Aktiv Udgift afholdt af rådighedsbeløb Venstre konto Højre konto Udgift, rådighedsbeløb 3040 Udgift Indtægt som indgår i rådighedsbeløb Venstre konto Højre konto Indtægt, rådighedsbeløb Indtægt 3040 Tilbagebetaling af rådighedsbeløb Venstre konto Højre konto Tilbagebetaling, rådighedsbeløb 4080 Udgift Udestående rådighedsbeløb Det samlede udestående rådighedsbeløb vil naturligvis fremgå af saldoen på konto Men hvordan finder man mon ud af udeståendet med hver enkelt leder? Jo, det kan man bruge kontokortet til (se afsnit 12). Ved at vælge konto 3040 og en bestemt leder kan man finde denne leders saldo. Hvis man på én gang ønsker at se alle lederes udestående er den bedste måde at eksportere alle posteringer på konto 3040 til et regneark og dér beregne saldo for hver leder. Det kan gøres ved at sortere, gruppere, og summere posteringerne, eller man kan lave en såkaldt pivot-tabel. Når man bruger denne fremgangsmåde er det bedst at tage alle posteringer fra en dato tidligere end den første postering i Blåt Medlem, da man ellers ikke får taget højde for en eventuel saldo ved starten af regnskabsåret.

78

79 18 Projektkoder og projektregnskaber Side Projektkoder og projektregnskaber En projektkode er ikke andet end et selvvalgt mærke, som man kan sætte på sine regnskabsposteringer. Man behøver ikke at bruge projektkoder, men de kan være nyttige til flere formål. De to vigtigste formål er nok disse: Man kan med projektkoder lave et særskilt regnskab for et større eller mindre projekt, aktivitet, eller arrangement. Vi bruger for eksempel i Øresund Division projektkoder til at lave regnskaber for divisionens mange turneringer og fælles arrangementer. Et projekt kan i denne sammenhæng sagtens strække sig over flere regnskabsår, således at man kan lave et komplet projektregnskab, selv om posteringerne regnskabsmæssigt ikke hører til det samme regnskabsår. Man kan med projektkoder gøre sin kontoplan mindre og dermed mere overskuelig. Hvis man for eksempel ønsker at holde styr på mødeudgifter og sommerlejrudgifter for hver gren, kan man gøre det på to måder: Man kan oprette 2 konti for hver gren: Familiespejd, mikro, mini, junior, trop, og klan, altså i alt 12 konti. Man kan også vælge at oprette blot 2 konti, og så oprette en projektkode for hver gren. Ved at mærke hver postering med grenens projektkode kan man alligevel let se, hvad hver gren har brugt. Det er en smagssag, hvad man foretrækker, men Blåt Medlem giver begge muligheder. Inden man kan bruge projektkoder til sine posteringer skal man selvfølgelig oprette dem. Det er der et specielt billede til, under menupunktet Projekter: Billedet ligner de andre billeder, vi har set, med en (lige nu tom) liste/tabel, med indtastningsfelter ovenfor. For at oprette et projekt skal man udfylde projektnavnet og slutdatoen. Navnet vælger man selv, og slutdatoen bør indtastes som ' ', hvis ikke projektkoden skal have begrænset gyldighed. Hvis der er tale om et afsluttet projekt kan man lukke projektet ved at skrive en slutdato - så vil projektet ikke længere optræde i valglisten når man indtaster posteringer. Man kan skrive en lille beskrivelse af projektet, men man behøver ikke at gøre det. Som en lille "gimmick" kan man også knytte en farve til projektkoden. Det gør man ved at klikke på det farvede felt til højre for projektnavnet, og så klikke på den ønskede farve. Farven vises sammen med posteringerne på bogføringsbilledet, men har i øvrigt ingen funktion.

80 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 76 Vi gør nu klar til at oprette den første projektkode. Vi vælger at oprette projektkoder for grenene (afdelingerne), først for familiespejd: Når vi klikker på Opret bliver koden oprettet. Vi gør det samme med de andre grene, og ser at tabellen efterhånden bliver fyldt ud: Bemærk at vi har valgt at starte hvert projektnavn med et 3-cifret tal. Det har vi gjort for at kunne styre rækkefølgen af projektkoderne i den liste, vi senere skal vælge fra. Den liste er nemlig ordnet alfabetisk. Man kan selvfølgelig lade være med at gøre dette, hvis man hellere vil se listen i alfabetisk orden efter selve projektnavnet.

81 18 Projektkoder og projektregnskaber Side 77 Som vi har set tidligere er der en retteblyant og en skraldespand ud for hver kode i listen. Med et klik på retteblyanten får man projektkoden op i indtastningsfelterne og kan rette oplysningerne og gemme, for eksempel hvis man vil lukke projektkoden ved at indtaste en slutdato. En kode kan slettes med et klik på skraldespanden. Hvis koden har været brugt til posteringer kan den dog ikke slettes helt. I stedet bliver projektkodens slutdato sat til dagens dato. Det er ganske enkelt at sætte en projektkode på de relevante posteringer. Det er bare at vælge fra listen (i dette tilfælde projektet "201 Novemberdag"), og på billedet kan man også se hvordan projektfarven (i dette tilfælde sort) vises i cirklen til venstre for posteringsteksten i listen: Vi har allerede i afsnit 12 set hvordan man kan udnytte projektkoderne til i kontokortet at se og evt. eksportere posteringer hørende til et bestemt projekt. Man kan også udskrive et egentligt regnskab for projektet, for når man skal lave en regnskabsudskrift er der mulighed for at vælge en projektkode:

82 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 78 Det eksempel på et projektregnskab, vi viser her, er nok ikke så illustrativt. Det skyldes at vi i divisionen har valgt den "dovne" løsning at nettoføre posteringerne vedrørende arrangementer, altså at bogføre både indtægter og udgifter på en og samme udgiftskonto. Hvis vi have brugt både indtægts- og udgiftskonti ville de selvfølgelig have fremgået af regnskabet. Denne nettoføring er også skyld i, at beløbet er negativt, idet vi på det tidspunkt, hvor udskriften blev lavet, faktisk havde et overskud på arrangementet. Læg også mærke til, at man i overskriften kan se, at der er tale om et projektregnskab for projektet "201 Novemberdag":

83 19 Hvordan man laver regnskabsrapporter Side Hvordan man laver regnskabsrapporter De regnskabsrapporter, man kan se i Blåt Medlem (driftsregnskab og balance), er lavet ud fra en skabelon, som man selv kan lave eller ændre. De skabeloner, som standardrapporterne er lavet ud fra, passer selvfølgelig sammen med standardkontoplanen. Derfor er den hyppigste grund til, at man har behov for at ændre i en udskriftsskabelon sandsynligvis at man har ændret i kontoplanen. Således også i det eksempel, vi vil vise i dette afsnit, hvor vi vil tilpasse en udskriftsskabelon efter at vi har ændret lidt i kontoplanen. Det er ikke sikkert at vi selv husker på, at det er nødvendigt også at ændre i skabelonen. Men så er det jo godt at Blåt Medlem hjælper os med at huske det. Når vi vil hente en udskrift, tjekker Blåt Medlem nemlig om skabelonen sørger for, at alle de konti, der er posteret på, kommer med i udskriften. Er det ikke tilfældet, kommer der en rød advarsel frem: Når man klikker på linket "vis..." får man at vide, hvad der er galt:

84 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 80 Det, vi har gjort i kontoplanen, er at vi har omdøbt konto 1013 til 1011, samt oprettet en ny konto Vi må derfor lave tilsvarende ændringer i rapportskabelonen, og vælger derfor menupunktet Udskrifter - Opsætning. Vi får dette billede frem, som vi allerede så kortvarigt i afsnit 8, da vi oprettede standardudskrifterne: Inden vi fordyber os i selve skabelonen kan vi lige berøre de muligheder, der er i dette billede. Der er de sædvanlige slette- og redigeringsknapper i form af skraldespanden og retteblyanten. Vær opmærksom på, at hvis man bruger sletteknappen her, er det hele udskriftsskabelonen, man sletter - ikke kun en linje fra den! Når man redigerer en udskrift kan man med et par afkrydsningsfelter ved bestemme om tomme linjer skal medtages i udskriften eller ej. Tomme linjer er linjer, hvor der ikke er posteringer eller budgettal (se afsnit 21) i den regnskabsperiode, som udskrives. Det er oftest at foretrække at udelade de tomme linjer. Det andet afkrydsningsfelt bestemmer om beløb, som er 0, udskrives som "0,00" eller som et blankt felt. Ved er der en genvej til at få vist den færdige udskrift.

85 19 Hvordan man laver regnskabsrapporter Side 81 Ved findes det link, man skal klikke på, for at komme til at redigere skabelonen hørende til den pågældende udskrift. Vi klikker på Linier ud for udskriften "Driftsregnskab" og får et helt nyt billede frem: Dette billede viser selve udskriftsskabelonen, som består af en række linjer, som minder lidt om kontoplanen, som vi så i afsnit 13. Vi kan lige lægge mærke til at den røde advarsel fra før er gentaget på dette billede. Hver linje i skabelonen bliver til en linje i den færdige udskrift. Bortset lige fra, hvis vi har valgt at udelade tomme linjer, som vi nævnte ovenfor. Som sædvanlig kan en linje slettes eller rettes med et klik på skraldespanden eller retteblyanten, og en ny linje kan oprettes ved at fylde redigeringsfelterne ud og klikke Opret. Der er 7 forskellige linjetyper, hvoraf kun de 3 type bruges til de almindelige udskriftslinjer. De resterende 4 er specielle linjetyper, som kun bruges til formueopgørelsen i balanceudskriften. Den vil vi omtale for sig i slutningen af dette afsnit, og her koncentrere os om de 3 almindelige linjetyper: Tekst Denne linjetype udskriver ingen tal, men gengiver kun den tekst, man skriver ind i skabelonens linje. Den er fin til overskrifter, men vi har set eksempler på, at en gruppe har lavet hele det færdige regnskab inklusive revisorerklæring og underskriftslinjer med brug af et større antal tekstlinjer i skabelonen. Kontoreference Dette er den almindeligste linjetype, som udskriver indholdet af en enkelt konto eller summen af en fortløbende række af konti. Selv om man kun udskriver én konto i hver linje er man nødt til at skrive den tilhørende tekst her - den tages ikke automatisk fra kontonavnet. Sum En linje som udskriver summen af de linjer, som i udskriften vises ovenfor sumlinjen. Hvilke linjer, som medtages i summen, bestemmes af linjernes indrykning som vi beskriver nedenfor. Når man vælger linjetypen ændrer indtastningsfelterne sig. Tekstlinjen er vist i billedet ovenfor og er let nok at taste ind.

86 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 82 Når linjetypen Kontoreference vælges, kommer indtastningsfelterne til at se således ud: Her skal altså skrives 2 kontonumre, som eventuelt kan være ens. Intervallet skal omfatte mindst én konto, som findes i kontoplanen. Man kan altså godt skrive f.eks. fra konto 1002 til 1005, selv om ingen af de to konti findes i kontoplanen, men så skal enten 1003 eller 1004 findes. Hvis man senere opretter en konto 1002 eller 1005 vil den automatisk blive taget med i den sum, som udskrives i denne linje. Ændringerne Som nævnt har vi i kontoplanen omdøbt konto 1013 til 1011, samt oprettet en ny konto Vi må derfor gøre det samme i rapportskabelonen, så vi klikker først på retteblyanten ud for linje 3 og får denne linje op i redigeringsfelterne: Ud over at rette teksten og kontonumrene kan man også bestemme om linjen skal udskrives med fed tekst (som linje 0 i eksemplet), eller om der skal en ramme om linjen.

87 19 Hvordan man laver regnskabsrapporter Side 83 Vi retter '1013' til '1011' i begge kontonummer-felter og klikker Gem: Den næste opgave er at oprette en ny line til konto Vi vælger linjetype "Kontoreference" og udfylder indtastningsfelterne: Vi har valgt en indrykning på én plads, for sådan er de andre linjer lige omkring der hvor linjen skal placeres. Du kan læse mere om indrykningens betydning nedenfor i afsnittet om sumlinjer. Når vi har klikket Opret kan det sikkert være lidt svært at finde ud af, hvor den nye linje blev af. Men vi har jo heller ikke fortalt Blåt Medlem hvor vi ønsker at linjen skal puttes ind, så det eneste Blåt Medlem kan finde ud af, er at tilføje linjen helt nede i bunden af skabelonen - i dette tilfælde som en ny linje 30:

88 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 84 Det er heldigvis let at flytte linjen op, hvor den hører hjemme, med træk & slip metoden. Når musemarkøren holdes over linjenummeret bliver feltet gråt og markøren til en 4-dobbelt pil, som vist på billedet ovenfor. Med museknappen nedtrykket kan man trække linjen opad, og som man kan se følger endnu et gråt felt med: Linjen bliver flyttet til lige under det øverste, grå felt, når museknappen slippes. Måske kan man ikke flytte linjen langt nok op i første omgang, men så må man droppe linjen midlertidigt så langt oppe, som det er muligt, rulle skærmen, og flytte det næste stykke. Således kan linjen med konto 1017 finde sin naturlige plads: Som det antydes på de to billeder ovenfor er der en lidt smart højreklikke-funktion i den lyseblå kolonne med linjenumrene. Den lille pop-up menu giver dels genveje til at redigere og slette, dels to nye funktioner. Med Klip kan man på sædvanlig Windows-vis klippe en linje ud, og med et nyt højeklik et andet sted kan man sætte linjen ind igen. Det er et alternativ til at trække & slippe for at flytte linjen. Man kan også vælge Indsæt ny inden man udfylder oplysningerne om en ny linje og klikker Opret. Ved at gøre det bliver den nye linje med det samme oprettet lige under den linje, man højreklikkede på. Så slipper man for at flytte linjen på plads bagefter. Dette dækker nogenlunde de almindelige redigeringsmuligheder i udskriftsskabelonerne. Men der er lige et par afsnit mere, som beskriver de lidt specielle regler om sumlinjer og indrykning, og formueopgørelsen. Sumlinjer Det er nok ikke forkert at sige, at Sumlinjerne godt kan være lidt drilagtige. Den regel, som bestemmer hvilke linjer som skal med i summen, er i udgangspunktet enkel nok. Den siger nemlig, at en sumlinje summerer de linjer, som har samme indrykning som sumlinjen. Sumlinjen er altså beregnet til at blive brugt på den måde, at hvis man ønsker at få vist en delsum for en række linjer, så rykker man disse linjer 1 plads længere ind end de andre linjer, og lægger en sumlinje ind med den samme indrykning.

89 19 Hvordan man laver regnskabsrapporter Side 85 Vi er nok nødt til at se på et eksempel for at kunne forholde os til denne lidt teoretiske forklaring: Overskriften i linje 0 er ikke indrykket. Linjerne 1-4, 11-12, og er alle indrykket 1 plads, mens linjerne 5-10 og er indrykket 2 pladser. Vi kan se at linje 10 er en delsum af linjerne 5 til 9, fordi alle disse 6 linjer har samme indrykning. Det samme med linjerne 13 til 17. Man kan undre sig over hvorfor de 2 delsummer ikke bliver blandet sammen, når nu alle 11 linjer har samme indrykning? Det gør de ikke, fordi de adskilles af linjerne 11 og 12 med en mindre indrykning! Faktisk ville summerne heller ikke være blandet sammen selv om linjerne 11 og 12 ikke havde været der, for en sumlinje medtager kun ovenstående linjer indtil der mødes en anden sumlinje med samme indrykning, eller som sagt en linje med mindre indrykning. Så reglen for sumlinjer må lige tilføjes en ekstra ting: En sumlinje summerer de linjer, som har samme indrykning som sumlinjen, og som står oven over sumlinjen i skabelonen, op til der mødes en anden sumlinje med samme indrykning, eller en linje med en mindre indrykning.

90 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 86 Men hvad så med totalsummen i linje 21 - "Indtægter i alt"? Den skulle jo summere alle linjer som er rykket 1 plads ind, og så får den vel ikke de linjer med, som er rykket 2 pladser ind? Jo, det gør den faktisk, for der er endnu en tilføjelse til reglen om sumlinjer: Sumlinjereglen: En sumlinje summerer de linjer, som - har samme indrykning som sumlinjen, - og som står oven over sumlinjen i skabelonen, - op til der mødes en anden sumlinje med samme indrykning, eller en linje med mindre indrykning - plus sumlinjer som er rykket 1 plads længere ind Det som udskrives i totalsummen i linje 21, er altså summen af alle linjerne med samme indrykning (1-3, 11, og 18-20) plus delsummerne i linjerne 10 og 17. Det er nok sikrest at holde sig til at bruge sumlinjer på den måde, som ovenstående eksempel viser. Formueopgørelsen Som nævnt er der 4 specielle linjetyper til brug for formueopgørelsen i balance-udskriften, som udregner og viser henholdsvis formuen ved årets begyndelse, årets resultat, summen af årets posteringer direkte på formuekontoen, og formuen ved årets slutning. Disse specielle udskriftslinjer gør det muligt at Blåt Medlem kan undvære specielle procedurer til årsafslutning, men for at de skal virke efter hensigten skal formueopgørelsen laves præcis som den er sat op i standard-balanceudskriften: Vi anbefaler kraftigt at beholde denne formueopgørelse, da det er den eneste måde hvorpå man kan få sammenhæng i tallene!

91 20 Revisorrapporten Side Revisorrapporten Der findes endnu en regnskabsrapport, man kan få Blåt Medlem til at lave, nemlig en komplet liste over alle årets posteringer, opdelt på konti, og med start- og slutsaldi for hver konto. Den rapport er lige sagen for gruppens revisor, som jo ikke kan antages at være fuldbefaren bruger af Blåt Medlem. Vi anbefaler derfor at du som kasserer udskriver en posteringsliste inden du overgiver regnskabet til revisoren. Rapporten har sit eget menupunkt Udskrifter - Posteringsliste: Rapporten kan kun trækkes ud som eksport til regneark ved klik på Eksport-knappen, og kun i et format som passer til Microsoft Excel. I andre regnearksprogrammer kan det være nødvendigt først at gemme filen inden den åbnes i regnearksprogrammet. Når du åbner filen vil du sikkert umiddelbart kunne se om resultatet bliver opdelt i de ønskede kolonner. Se eventuelt vejledningen om eksport til Open Office regneark. Du finder vejledningen på dds.dk/gruppeadministration under medlemsdelen. På grund af at rapporten kan være ganske stor kan det godt tage nogen tid før rapporten er lavet færdig og er klar til at blive åbnet. Det anbefales at man ikke vælger "Vis rapport i popupvindue", da det så ikke er sikkert at rapporten kommer frem.

92 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 88 Her er et lille udsnit af rapporten fra Øresund Divisions 2008-regnskab. Der kom næsten linjer ud i regnearket:

93 21 Budgetter Side Budgetter Den opmærksomme læser har måske bemærket, at når man laver en udskrift af driftsregnskabet kommer der automatisk en kolonne med, hvor overskriften er "Budgetteret": Hvor mon de budgettal kommer fra? Jo, det er i Blåt Medlem muligt at lægge budgettal ind for hvert regnskabsår. Det sker i billedet Budgetter. Inden man åbner billedet bør man lige sikre sig at man har valgt det regnskabsår, som man vil indlægge et budget for, som det aktive regnskab. Her vil vi lægge budgettal ind for året 2011, og vi har derfor oprettet regnskabsåret 2011 og valgt det som det det aktive regnskab (se afsnit 5): Her vises en linje for hver indtægts- og udgiftskonto i kontoplanen, og 4 kolonner med tal, nemlig budgettal og de faktiske (realiserede) regnskabstal for indeværende år (i dette tilfælde 2011), samt de tilsvarende tal for et selvvalgt "referenceregnskab", så man har noget at sammenligne med, når man skal indtaste budgettallene.

94 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 90 Referenceregnskabet vælger man i den øverste, lysegrå bjælke. Her har vi valgt 2010, og man vil nok ofte vælge det forudgående år her. Nu kan man så indtaste budgettal for én konto ad gangen ved at klikke på retteblyanten, for eksempel: Her har vi allerede indtastet et tal for konto 1000 og er i færd med at indtaste for konto Man kan altid komme tilbage og ændre budgettallene, hvis der er behov for det. Der er ikke flere funktioner knyttet til budgetter i Blåt Medlem. Formålet er alene at kunne få tallene med på regnskabsudskriften.

95 22 Andre eksempler på bogføringsopgaver Side Andre eksempler på bogføringsopgaver I dette afsnit viser vi eksempler på, hvordan man kan løse nogle bogføringsopgaver, som vi sprang over i første omgang i afsnit 10. Er du i tvivl om, hvordan du bedst kan bogføre en lidt speciel hændelse, og du ikke kan finde tilstrækkelig inspiration i denne vejledning, er du altid velkommen til at skrive til medlem@list.dds.dk. Så vil vi prøve at hjælpe efter bedste evne Vi modtager færre eller flere penge end vi har til gode Hvad nu hvis kommunen ikke er helt enige med vores beregning af lokaletilskud for 2008 og derfor udbetaler et større eller mindre beløb? Jamen så dur det jo ikke kun at bogføre det modtagne beløb som en betaling som vist i afsnit 10.3, for så vil konto 3050 ikke gå i nul, og regnskabet vil vise et forkert lokaletilskud, nemlig det, vi beregnede, og ikke det, vi faktisk fik udbetalt. Løsningen er at bogføre en yderligere indtægtspostering i lighed med den første. Vi kan selvfølgelig først gøre det i 2009, når kommunen har meddelt os beløbet, så det bedste, vi kan gøre er at summen af lokaletilskud bogført i 2008 og 2009 kommer til at passe. Hvis nu for eksempel kommunen kun godkendte og udbetalte refusionsberettigede lokaleudgifter på ,33 kr. så har vi bogført en indtægt som er , ,33 kr. = 466,37 kr. for stor, og tilgodehavendet på konto 3050 vil også være 466,37 kr. for stort. Løsningen er først at bogføre et ekstra lokaletilskud. Da det samlede beløb reduceres, må vi bogføre det som en negativ indtægt. Det vigtige her er at aktivkontoen skal være den samme som den, hvor vi har bogført det forventede tilskud på (i dette tilfælde 3050) - ikke bankkontoen! Sådan her: Hvis vi skulle gå hen og få flere penge, end vi havde regnet os frem til, skal vi bare bogføre en positiv regulering i stedet for en negativ. Lige en bemærkning til dem, som har læst afsnit 16 om debitorer og kreditorer: Hvis det er en debitor, som har indbetalt et andet beløb end forventet, er det posteringstypen "Indtægt, debitor" man skal bruge til at regulere tilgodehavendet med, og ikke "Indtægt, kontant".

96 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 92 Nu vil saldoen på konto 3050 være de oprindelige ,70 kr. minus disse 466,37 kr. = ,33 kr., og denne saldo vil derfor gå i nul når vi bogfører den faktiske betaling fra kommunen: Vi vil afslutningsvist lige nævne, at man ikke altid bør regulere tilgodehavendet ved at bogføre en ekstra indtægt. En for lille betaling kunne jo blot være sket på grund af en fejl, sådan at skyldneren vil betale resten senere. Så skal man blot lade saldoen stå og bogføre den nye betaling på sædvanlig måde, når den ankommer. Hvis skyldneren har betalt for meget, kan man også blot lade saldoen stå, så vedkommende skal betale mindre næste gang, man skal afregne med vedkommende, eller man kan betale pengene tilbage. Hvis man betaler tilbage skal den betaling også blot bogføres som en "Overførsel, aktivkonti", men hvor man har byttet om på kontiene. Bruger man debitorer, skal tilbagebetalingen bogføres som en "Indbetaling, debitor", men beløbet skal være negativt Bogføring af ikke betalt indtægt for et medlem Man kan bruge Blåt Medlem til at holde styr på, hvad spejderne skylder til gruppen. Det er naturligvis primært kontingent, men også alle andre slags indtægter, hvor spejderne ikke betaler med det samme. Det kan være at de har tilmeldt sig en tur eller en sommerlejr, eller det kan være at de har fået udleveret en T-shirt. I stedet for at holde regnskab med sådanne beløb på diverse sedler eller i regneark kan man få Blåt Medlem til at gøre det og meget let få et samlet overblik over spejdernes gæld til gruppen. Lad os antage at en spejder har tilmeldt sig en sommerlejr, men endnu ikke betalt for turen. Det bogfører vi med posteringstypen "Indtægt, medlem". Denne posteringstype vil altid bogføre på en selvvalgt indtægtskonto og på modkontoen Konto 3030 hedder godt nok i udgangspunktet "Tilgodehavende kontingent", men man kan jo omdøbe den til f.eks. "Tilgodehavende hos medlemmerne":

97 22 Andre eksempler på bogføringsopgaver Side 93 Med denne posteringstype skal man vælge et medlem for at kunne gemme posteringen. Bemærk at vi har lagt en projektkode på også, sådan at vi kan finde alle de posteringer, som har med juniorernes sommerlejr at gøre. Du kan læse mere om projektkoder i afsnit 18. Hvis det var en kontingentpostering, vi ville lægge ind manuelt (i stedet for at bruge Blåt Medlems kontingentmodul), kunne vi også have valgt posteringstypen "Indtægt, medlem via kontingent". Den gør det samme som "Indtægt, medlem", men er en anelse lettere at bruge, fordi kontingentkontoen 1000 er forud valgt som indtægtskonto. Nu kan vi se gruppens udeståender hos medlemmerne på flere måder. I kontokortet (se afsnit 12) kan man vælge et medlem og se posteringer og udestående for medlemmet. Man kan også eksportere alle posteringer på en konto, og så i regnearket sortere, gruppere, og summere pr. medlem. Ved at bruge menupunktet Kontingent - Opkrævning kan man få dannet en egentlig restanceliste som vist her (eksemplet er fra 1. Helsingør Gruppe): Bemærk at restancelisten i form af kontingentopkrævningen kun omfatter de medlemmer, som skylder penge til gruppen. Skulle der være medlemmer, som har penge til gode i gruppen, vil de ikke optræde på denne liste. Man kan derfor let komme ud for, at summen af beløbene, som vises i restancelisten, er forskellig fra saldoen på konto Man kan også eksportere data fra gruppens forside i Blåt Medlem, faneblad "6 Personer". Man kan nemlig under eksporten vælge også at få medlemmernes kontingentsaldo med. "Kontingentsaldo" skal heller ikke her tages alt for bogstaveligt - det dækker nemlig over medlemmets saldo på konto 3030, hvad end det så er, der er bogført på den konto. Eksporten 1 fra faneblad "6 Personer" har den fordel at den medtager saldo for alle medlemmer - også dem, som har penge til gode fra gruppen. Hvis man som nævnt ovenfor kan se en forskel mellem de penge, gruppen har til gode hos medlemmerne, og saldo på konto 3030, kan listen fra faneblad "6 Personer" være et godt sted at lede efter forklaringen. 1 På dds.dk/gruppeadministration findes under vejledninger til medlemsdelen detaljerede beskrivelser af eksport til Microsoft Excel og Open Office regnearkene.

98 Kom godt i gang med regnskabsdelen af Blåt Medlem Side 94 Hvis man har mistanke om, at forskellen kan skyldes at udmeldte medlemmer, som man har afskrevet et tilgodehavende for, alligevel har indbetalt det skyldige beløb, skal man huske at vælge også at få udskrevet inaktive personer fra faneblad "6 Personer" for at kunne se saldo for disse personer (vælg 'alle' nederst til venstre). Nå, men spejderne betaler forhåbentlig deres gæld, og når vi skal bogføre betalingen skal vi igen huske på grundreglen fra afsnit Vi skal altså bogføre en betaling og ikke en indtægt. Det er posteringstypen "Indbetaling, medlem", som passer lige præcist til dette formål: Posteringen nedskriver medlemmets gæld på konto 3030 og opskriver tilsvarende bankkontoen (eller kontantkontoen, hvis det er den måde, beløbet bliver betalt på). Bogføringen kan opsummeres således: Endnu ikke betalt indtægt for medlem Venstre konto Højre konto Først indtægtsføringen Indtægt, medlem 3030 Indtægt... eller alternativt Indtægt, medlem via kontingent Sidenhen betalingen Indbetaling, medlem 3030 Aktiv 22.3 Regulering af ejendomsværdi Når værdien af en spejderhytte eller lignende indgår i regnskabet som et aktiv, kan det være relevant at regulere den bogførte værdi i takt med for eksempel den offentlige ejendomsvurdering. Det er i så fald ikke hensigtsmæssigt at gøre det på en måde, så reguleringen kommer til at optræde som en indtægt eller en udgift i regnskabet. Beløbet vil sikkert være meget stort i forhold til de øvrige indtægter og udgifter, og ville derfor gøre det vanskeligt at se gruppens egentlige resultat og at sammenligne det fra år til år. Man vælger derfor oftest at bogføre reguleringen som en direkte regulering af gruppens formue helt uden om resultatopgørelsen. Dette er faktisk det samme, som man gør, når man indtaster åbningsbalancer, og derfor kan posteringstypen "Åbningspostering (aktiver)" også bruges til indtastning af en sådan regulering af ejendomsværdi mm.: Vær opmærksom på, at det er reguleringsbeløbet, som skal indtastes, og ikke den nye ejendomsværdi. Altså forskellen mellem den nye og den gamle værdi. Hvis værdien af ejendommen er blevet mindre vil denne forskel være negativ, og så skal man bare indtaste det negative beløb i posteringen.