Information og vejledning til BJU-instruktører

Transkript

1 Information og vejledning til BJU-instruktører Indledning: Tak, fordi du vil tage dig af nogle af vore børn eller unge. Denne vejledning er udformet sådan, at også helt nye instruktører skal kunne få god hjælp af den. Den indeholder det, som vi håber, at vores BJU-instruktører kan og vil tage sig af. Om vores sædvanlige fremgangsmåde og organisation: BJU er en forkortelse af børne-, junior- og ungdomsholdene. BJU har en såkaldt BJU-ansvarlig, som udpeges af og blandt BJU-instruktørerne, og personen bliver godkendt på vores generalforsamling hvert år i februar. Den BJU-ansvarlige er medlem af bestyrelsen og er kontaktled mellem bestyrelse og BJU-instruktørerne. Den BJU-ansvarlige kan hjælpe på alle områder, hvor instruktøren har brug for det. Børneholdet omfatter børn på 7-10 år, Juniorholdet er de store børn mellem 11 og 14 år og ungdomsholdet er dem mellem 14 og 18. Når man er 18, går man over til voksenmedlemskab. Der skal gerne være 2 instruktører på hvert BJU-hold. Den ene er den ansvarlige på holdet og skal være fyldt 18 år, den anden må gerne være yngre, dog efter skøn gammel nok. Der er ingen øvre aldersgrænse. Antallet af børn/unge på hvert hold i en sæson er afhængigt af, dels, hvor mange, der ønsker at være med (naturligvis), og dels, hvor mange de aktuelle instruktører mener, at de kan klare. Forud for hver sæson undersøges det, hvor mange af de, som allerede har været med, der ønsker at fortsætte. Desuden kan nye komme på ventelister. Bestyrelsens BJU-ansvarlige sørger for disse undersøgelser. Sæsonen: BJU-ernes sæson starter i september (som regel i den anden uge) med en såkaldt opstarts-aften, hvor børn, unge og forældre inviteres, både medlemmer og dem, der søger om at være med. Her skal alle BJU-instruktører gerne deltage. Her kan man møde sit hold for første gang. Holdene spiller hvert sit stykke i løbet af foråret (februar-maj), rækkefølgen og tidspunkterne aftales instruktørerne imellem. Der holdes en prøve om ugen på en hverdag, prøvetidspunkterne aftales holdene imellem.i den sidste del af prøverækken er der også brug for prøver i weekends. Holdene spiller som regel deres forestilling 3 gange. Retten til at holde prøverne i selve teatersalen og på scenen tilfalder det eller de hold, som skal have premiere først. I perioden februar-maj kan et voksenhold ikke have denne ret. 1

2 Børne- og juniorholdene spiller på de samme aftener/dage, børneholdet før og juniorholdet efter pausen. Prøvernes indhold: Primært skal der øves på det valgte stykke, men der kan også leges (såkaldte teaterlege). Det er op til instruktør og hjælpe instruktør, hvordan der instrueres, hvordan der leges, og hvordan der sørges for en god stemning på holdet. Holdene skal rydde op efter sig selv efter hver prøve. Hvis der opstår særlige problemer med enkelte børn eller unge: Det kan være meget svært for jer at klare selv, både over for børnene og forældrene. I kan i første omgang spørge den BJU ansvarlige til råds. Man kan også søge hjælp hos bestyrelsen, primært hos formanden. Kurser: Der kan være mulighed for, at BJU-instruktører kan komme på kurser. Det kan undersøges ved henvendelse til bestyrelsens kursus-ansvarlige. ALT DET PRAKTISKE: Ud over prøver og instruktion er det vigtigt, at instruktørerne har hånd i hanke med følgende, som jeg har delt op i to afsnit, a) og b). Se i øvrigt medfølgende: Tidslinier for arbejdets udførelse. a) Arbejdet, der begynder fra sæsonstart og til det er gjort: Valg af stykke: Stykket skal findes snarest muligt efter sæsonstart og godkendes af bestyrelsen. Vores eget teaterbibliotek er et godt sted at begynde. Spørg, hvem der kan lukke jer ind og udlåne hæfter til gennemsyn. Hvis man vælger at skrive et stykke selv, må man være opmærksom på, at det forsinker godkendelsen, som dog skal foregå senest to måneder før premieren. I stykket skal der være roller til alle. Rollehæfter: Det nødvendige antal skal enten købes eller mangfoldiggøres hos os. Nogle forlag kræver, at man køber hele rollesættet af dem, f. eks. Forlaget Drama, andre låner dem ud mod betaling, f.eks. Dansk Teaterforlag, men så må man ikke skrive i dem, så i dette tilfælde laver vi vore egne rollehæfter. Spørg den BJU-ansvarlige, hvem der gør hvad. Det er vigtigt at undersøge a) om der overhovedet er tilladelse til at spille stykket, og b) hvad det koster for ophavsrettigheder, dvs. forfatter- og/eller oversætterhonorar, evt. kodaafgift, hvis der er musik i stykket, hvad rollehæfterne koster, og hvad det koster os at lave dem selv. (alt dette skal med i budgettet, se nedenfor). De forskellige oplysninger kan fås hos forlagene. 2

3 Hvad angår forlaget Drama, så har vi på vores bibliotek en meget stor samling af deres udgivelser, og her er spille-tilladelsen en selvfølge, fordi Drama er Dansk Amatør Samvirkes (DATS s) eget forlag. Vi har også kataloger, både fra Drama og fra Dansk Teaterforlag. Backstage-folk: Det er alle dem, der ikke spiller roller i stykket. Du kan ikke klare det hele selv, så du skal bruge: 1) En, der er ansvarlig for scenebyggeriet. 2) En lys- og lydansvarlig. 3) En kostume-ansvarlig. 4) En sufflør 5) Måske en pianist (hvis der er musik i stykket) 6) Nogen, der hjælper med at skaffe interiør og rekvisitter til brug på scenen 7) Nogen, der kan hjælpe med sminke og at sætte hår eller parykker. 8) Nogen til at sørge for PR i pressen 9) Nogen, der laver plakat-layout og får dem mangfoldiggjort og hængt op 10) Måske nogen, der vil sørge for andre måder at lave PR på. Du kan bede den BJU-ansvarlige om gode råd, når du skal finde alle disse mennesker, men der medfølger en liste over folk, som plejer at beskæftige sig med alle disse ting. Her er nogle kommentarer til ovenstående punkter: Ad 1) som regel skaffer den bygge-ansvarlige de hjælpere, som han/hun har brug for til byggeriet. Du fortæller ham/hende, hvordan du ønsker scenen, bygge-mesteren kan så fortælle, hvad der er muligt, både praktisk og økonomisk. Du gør også klogt i at se på den scene, der har været brugt lige før dit projekt, måske kan du genbruge noget af det, men der er ingen tvang. Ad 2) Den lys-lydansvarlige skal sætte belysningen, så den passer bedst muligt til scenen og hvad der er på den samt til de forskellige situationer i stykket, han/hun vil også her spørge om dine ønsker. Lys-lydmesteren kan evt. også være behjælpelig med at skaffe mulige lyd-effekter. Han sørger også for at få lys og lyd til at køre under forestillingerne, eller får andre til det. Hvis man vælger udgivne musik-cd-er, må man være opmærksom på, at det kan koste afgift til gramex, der findes særlige regler for dette, som man kan spørge Gramex om eller søge på deres hjemmeside. Hvis man kun spiller små melodistumper for at understrege en eller anden stemning kan det godt være, at det er gratis. Kører du derimod en hel skive af, f.eks. som pausemusik, kan det blive dyrt! 3

4 Ad 3) Vi har faste kostumierer, en til voksen-kostumer og en til BJU-kostumer. Hvis du har ungdomsholdet, kan det da godt være, at det er voksen-kostumieren, du skal snakke med. Du må også her evt. i samråd med din hjælpeinstruktør finde ud af, hvad de optrædende helst skal have på, og hvem der skal bruge et eller flere kostumer. Kostumieren har brug for at tage mål af de optrædende og vil derfor foretrække at komme til en eller flere prøver, og senere skal kostumerne prøves. Du kan ikke selv få adgang til kostume-rummene uden, at kostumieren er til stede. Kostumieren finder selv om fornødent nogen, der hjælper med at sy. Sommetider låner vi kostumer, hvor man nu kan finde ud af det. Hvis man ønsker, at der skal være foto af nogle af de medvirkende på plakaten, gør man klogt i at aftale med kostumieren, at kostumer til disse skal laves først. Ad 4) Suffli er nødvendigt, men hvis du ikke synes, at du vil spørge andre, kan du eller din medinstruktør evt. selv sufflere, det er der andre, der har gjort. Ad 5) Har du valgt et stykke med sange, betyder det vældig meget at have en pianist eller en anden musiker med. Det lyder bedre end a capella-sang, det støtter indlæringen meget, og det holder evt. korsang fast på den samme toneart. Du bliver nødt til at sætte speciel prøvetid af til indlæring af sang/musik, det skal man ikke undervurdere. Ad 6) med interiør mener jeg primært møbler. Vi har et såkaldt fjernlager, hvor der er mulighed for at finde noget brugeligt, og vi har folk til at transportere det. Med rekvisitter mener jeg forskellige småting, som enten skal være på scenen eller som enkelte skuespillere skal bruge. Vi har to steder i teatret med rekvisitter, som vores rekvisit-ansvarlige har adgang til. Hvis vi ikke har det, der absolut skal bruges, kan der blive tale om at købe noget. Ad 7) Vi har en særlig sminke-ansvarlig, der sørger for indkøb af sminke, men det er ingen selvfølge, at det også er hende, der sminker hver gang. Den, der sminker, er ofte også den, der sætter hår eller parykker, sommetider kan der være brug for flere. Ad 8) og 9) Vi har faste folk, som altid skaber kontakt til pressen dvs. primært den lokale presse og sørger for artikler og annoncering, men det er dig, der skal kontakte dem. Som regel er der en, der laver plakat-layout og sender plakaten til godkendelse i bestyrelsen, en anden, der sørger for mangfoldiggørelse og endelig er det holdet eller holdlederne, der selv sørger for, at plakaterne bliver hængt op rundt omkring. Man kan spørge efter hjælp, både med ophængning og med råd om, hvor plakaterne skal hen. Obligatoriske steder er bibliotekerne i Køge kommune her afleverer man bare alle plakaterne på Køge bibliotek, så sender de dem videre. Endvidere er der Køge Turistbureau. Det kan også være hos byens handlende, hvor man spørger pænt, eller på skoler og andre institutioner. Hvis du vil have en side på hjemmesiden, så kontakt vores webmaster. Ad 10) Hvis I får andre ideer til PR, så spørg om mulighederne. Sommetider er der f.eks. nogen, der får lavet små løbesedler, som man kan gå og dele ud. 4

5 Budget: Bestyrelsen skal se et budget og godkende det, før man begynder at bruge penge. Et budget skal bare være et udtryk for, hvor meget cirka, det kan komme til at koste, ingen kan forlange, at man kan ramme plet. Bestyrelsen sørger for, at der findes et budgetskema, som skal udfyldes. Da du ikke kan vide, hvad tingene kan komme til at koste, skal du have hjælp, f. eks. af forlaget (forfatterhonorarer, pris for rollehæfter etc.), af scenografen (udgifter til scenebygning og -maling), kostumieren (udgifter til kostumer). Om andre poster på budgetskemaet kan du altid spørge kassereren eller formanden til råds. Samarbejde mellem BJU holdene: De tre hold aftaler i fællesskab i hvilken rækkefølge de skal spille deres forestillinger. Ungdomsholdet spiller for sig selv, og børne- og juniorholdene spiller de samme dage, og det betyder, at der skal være en passende periode mellem ungdoms- og den anden (BJ) forestillingerne, så der er rimelig tid til at ændre på kulisser og hvad der ellers skal ændres på. Desuden må børneog juniorholdene forsøge et samarbejde ang. scenen, så det glider let, for der er kun en pause på ca. 20 minutter til at foretage ændringer i. b) Særlige opgaver i slutspurten og omkring forestillingerne: Herunder hører: 1) Offentliggørelse (pressedækning, plakater, evt. foldere etc.), 2) billetsalg, 3) produktion af programmer, 4) service til publikum, 5) påklædning og sminkning af de medvirkende, 6) dvd/videooptagelse af forestillingerne, 7) oprydning og rengøring, 8) sikkerhed. 9) at fejre forestillingen/sæsonen. Ad 1) Se i afsnittet om backstagefolk, punkt 8) og 9). Ad 2) bestyrelsen sørger for at organisere billetsalget. Ad 3) Instruktørerne skal efterlyse nogen, der laver layout og trykker programmer, som skal ligge fremme i foyeren under forestillingerne. Programmerne indeholder beskrivelse af stykket, rolleliste, liste over aktive udenfor scenen, billeder og nogle annoncer. Instruktørerne skriver beskrivelse og rollelisterne og sender til den, der vil lave layout. Instruktørerne tilkalder fotograf, som tager billeder til programmet, helst til en prøve, hvor skuespillerne er i kostumer. Annoncer er der andre, der sørger for. Ad 4) Man henvender sig til den, som er ansvarlig for baren og til værtinden, som tager sig af kaffe m.m. og informerer dem om spilledatoer og tidspunkter så snart, disse er fundet, så ordner de resten. Ad 5) Man har i god tid truffet aftale med dem, der skal hjælpe ved kostume-sminke prøver og ved forestillingerne. 5

6 Ad 6) Bestyrelsen har fast aftale med en dvd/video mand/kvinde, men instruktørerne skal meddele vedkommende, hvornår vi har de sidste prøver og forestillingerne. Optagelserne kan købes, så der lægges bestillingslister bag scenen, og der opkræves penge. Ad 7) Det påhviler holdene selv at sørge for oprydning og rengøring af visse arealer, men spørg den BJU ansvarlige nærmere til råds om det. Ad 8) Bestyrelsen sørger for brandvagter og billetkontrollører. Ad 9) Foreningen giver et tilskud til holdet i sæsonen. Spørg nærmere hos BJU ansvarlig eller formand om, hvad det kan omfatte. Herudover giver foreningen et særligt tilskud til premiere- eller afslutningsmad. Hjælp: Den nærmeste hjælper er den BJU ansvarlige, men der er også brug for hjælp fra adskillige andre. 6

7 BJU-instruktørernes kontaktmuligheder i sæson : Hjælp til alt muligt: Bestyrelsens BJU-ansvarlige: Thomas Liborius, tlf Mulig hjælp ved særlig tunge problemer: Formanden Mogens Høhling, tlf og Ang. budget, adgang til fjernlager med møbler og evt. til scenebygning/maling/tapetsering: Kasserer Per Jensen, tlf Ang. kurser: næstformand og kursusansvarlig: Kenneth Klindt, tlf Adgang til bibliotek: bestyrelsens biblioteksansvarlige: Bodil Birch, tlf og samt Georg (Gokke) Sternberg, tlf og Mulige scenebyggere: Per Jensen, kasserer, tlf , Michael Jelved, tlf og måske flere, men spørg Thomas. Lys og lyd: vores lys- og lyd-ansvarlige: Preben Jørgensen, tlf og BJU-kostumier: Vivian Larsen, tlf og Voksen-kostumier: Ingrid Høyberg, tlf og Rekvisitter: Kenneth Klindt, tlf.: Sminke: Bettina Mollerup, tlf Plakat og program: Bestyrelsessuppleant Aske Kammer, tlf Pressekontakter: Lisbeth Hoffmann og Georg (Gokke) Sternberg, tlf Fotograf til plakater og billeder: formand Mogens Høhling, tlf og Stikordsredaktion og korrekturlæsning: Jens Peter Schougaard, tlf og Hjemmesidebestyrer: Aske Kammer, tlf Pianister: Jens Peter Schougaard, tlf og og Anders Nielsen, tlf Bar-ansvarlig: Georg (Gokke) Sternberg, tlf Værtinde og kaffe-ansvarlig: Jette Rasmussen, tlf DVD/videomand: Bjarne Larsen, Roskilde Videoklub, tlf.:

8 BJU-INSTRUKTØRERNES OPGAVER: TIDSLINIER (* = se bemærkninger nederst på listen) OPGAVE START SLUT Prøverne Valg af stykke Skrivning af stykke Skaffe rollehefter Skaffe backstage folk september generalprøve september oktober september november september november september oktober Budget oktober november Bestyrelsens godkendelse af stykket november 2 mdr. før Prem. anskaffelse af evt. lydeffekter november 14 dg. før Prem. Anskaffelse af kostumer november 2 md. før Prem. Suffli november alt slut Evt. musik- og sangprøver november generalprøve Anskaffelse af rekvisitter november 1 md. før Prem. Fastsættelse af spilledage november december Presseomtale januar alt slut Produktion og godkendelse af plakat januar 5 uger før Premiere Produktion af eventuelle løbesedler januar 1 md. før Prem. Scenebyggeri og malearbejde * tom scene 14 dage før Premiere Anskaffelse af scene-enteriør, 1. spillehold februar februar Anskaffelse af scene-interiør, 2. spillehold *?? Info til barleder og værtinde om spilledage når man kender spilledagene

9 OPGAVE START SLUT Anskaffelse af sminke og parykker 2 mdr. før premieren Billetsalg * 1 md. før alt slut Premiere Ophængning af plakater * Info til video/dvd-mand 1 md. før Premiere 1 md. før premieren Lyssætning * scene generalprøve færdig Produktion af programmer 14 dg. før generalprøve prem. Scenebyggeri og malearbejde: tom scene betyder: så snart det foregående hold har ryddet scenen. 14 dage før premieren: for at give lysmanden ordentlig tid til både at sætte og afprøve lyset. Han kan ikke begynde, før scenen er færdig. Anskaffelse af scene-interiør, 2. spillehold: Når der er plads til møbler m.m. efter 1. spillehold. Billetsalg: Alt slut betyder: når alle forestillinger er spillet. Ophængning af plakater: De skal hænges op samtidig med, at billetsalget begynder.