4 trins raketten Hvervning af ildsjæle til IDA i praksis

Transkript

1 4 trins raketten Hvervning af ildsjæle til IDA i praksis At arrangere arrangementer og tilbud til medlemmer af IDA kræver mandskab. Alle råd, selskaber, afdelinger og udvalg vil derfor før eller siden komme ud for at skulle finde ildsjæle til arbejdet. Når vi vil tiltrække nye ildsjæle, er det vigtigt at gøre sig nogle overvejelser, inden vi går i gang med at hverve. Denne folder giver gennem fire trin - råd og fif samt konkrete forslag til hvervemetoder, som kan anvendes af de enkelte IDA enheder. Ingeniørforeningen, IDA : Kalvebod Brygge : DK-1780 København V : Tlf.: : : 1

2 Hvervning af nye ildsjæle til råd, udvalg og bestyrelser i IDA 4 trins raketten Trin 1 - Hvad er vores behov? Det er nemt overordnet at sige, vi har behov for flere aktive MEN det gør det nemmere at hverve nye, hvis I har gjort jer klart TIL HVAD har vi brug for flere aktive? En hverveindsats er klart lettest, hvis I har afklaret, hvad I har behov for. Dermed kan I målrette og konkretisere jeres hvervning. Har I f.eks. brug for? - En person med en speciel faglig indsigt til at arrangere fagtekniske arrangementer? - En senior ingeniør, der kan arrangere seniorarrangementer? - En yngre ingeniør, der kan arrangere arrangementer for yngre IDA medlemmer? - En cand. scient., der kan arrangere arrangementer målrettet scient er? - En formand? - En kasserer? - En person der vil arbejde med markedsføring af jeres arrangementer? Alt efter hvad I har behov for, vil det være forskellige typer personer, I vil søge. Jobbeskrivelse Det kan anbefales at udarbejde en jobbeskrivelse, som indeholder beskrivelse af, hvad I ønsker, at det nye bestyrelses/rådsmedlem bør tage sig af. Det gør det lettere at hverve, da I konkret kan fortælle, hvad den nye ildsjæl skal beskæftige sig med. Samtidig bliver det nye medlem ikke overrasket over indholdet, hvilket øger sandsynligheden for, at vedkommende fastholder sit engagement. Eksempel på jobbeskrivelse for et afdelingsbestyrelsesmedlem, der arrangerer arrangementer: En arrangementsarrangør i vores afdeling: - Arrangerer 4 arrangementer om året heraf to kulturelle/sociale og to samfundsrelaterede. - Arrangerer arrangementer, der har medlemmernes interesse. - Varetager, sammen med netværkskoordinator, alle praktiske forhold i forbindelse med afholdelse af arrangementerne. - Deltager i 6 bestyrelsesmøder om året af 1,5 times varighed. - Kan deltage i øvrige bestyrelsesaktiviteter efter behov og interesse. Ingeniørforeningen, IDA : Kalvebod Brygge : DK-1780 København V : Tlf.: : : 2

3 Trin 2 - hvad tilbyder vi? At være aktiv i IDA kan give det enkelte bestyrelsesmedlem en nytteværdi, som vedkommende kan bruge i sit øvrige liv herunder også arbejdsliv. Når I hverver, er det oplagt at fortælle potentielle nye aktive, hvad en aktiv ildsjæl kan få ud af at være med. Eksempler på, hvad en person kan få ud at være aktiv i IDA s videndeling og netværksarbejde: - Udvikling af kompetencer herunder o Faglige o Ledelse og selvledelse o Organisatoriske o Kommunikative o Kreative-innovative o Sociale - Netværk med mennesker der har samme faglige interesser. - Kontakt med erhvervsliv og uddannelsesinstitutioner. Aktiv uden bestyrelseskasket? Unge mennesker i dag tænder ikke på ordet bestyrelsesarbejde og kan have svært ved at finde plads til egentligt bestyrelsesarbejde i deres kalender. Overvej derfor at tilbyde nye arrangementsplanlæggere at være aktive uden at have en bestyrelseskasket. Trin 3 - Hvervemetoder Nye parlamentarikere kommer sjældent af sig selv, de skal opfordres. Og lad os tage konklusionen først den mest effektive måde at hverve nye aktive på, er ved direkte at spørge en potentiel person ansigt til ansigt eller via telefonen, om vedkommende vil være med. Argumenterne, som kan anvendes i samtalen, er afdækket i ovenstående. Som backup til den personlige hvervning er synlighed af IDA arbejdet vigtig. Synlighed I kan skabe synlighed omkring jeres selskabs eller regionale arbejde på flere måder: Storytelling - Fortæl om dit aktive liv i IDA Den allerbedste markedsføring og synlighed er, at allerede aktive fortæller om deres oplevelser i IDA. Fortæl på arbejdspladsen, iblandt dit alumni/studiekammerat netværk, i sportsklubben, i Junior Chamber eller Rotary og i sociale netværk. Arrangementer for målgruppen Det er altid rart at være med til en succes. Vis derfor at I er aktive og innovative. Det gør det lettere at hverve nye. Skab samtidig arrangementer og tilbud som kan have interesse for potentielle parlamentarikere i målgruppen. Ønsker I f.eks. flere aktive i alderen 30 45, så skab arrangementer, som har denne målgruppes interesse. Det vil typisk være arrangementer med fagligt indhold, sportseller familiearrangementer. Ved at skabe arrangementer, som har Ingeniørforeningen, IDA : Kalvebod Brygge : DK-1780 København V : Tlf.: : : 3

4 målgruppens interesse, viser I målgruppen, er der også er noget i IDA regi, der er interessant for dem. Månedsmail til IDA medlemmer I kan fra jeres udvalg eller bestyrelse sende en mail pr. måned til medlemmerne. Det vigtigste budskab i mailen er jeres arrangementer og aktiviteter, men I kan benytte mailen til at fortælle om muligheden for at være aktiv i IDA samt skrive noget om, hvem I er, og hvad I får ud af at være aktive. Send en specifik hverv til medlemmerne Send en speciel mail, som specifikt omhandler arbejdet i råd, udvalg eller bestyrelse. Opfordr medlemmerne til at deltage i parlamentarikerarbejdet. Oplæg ved arrangementer Når I indleder eller afslutter et IDA arrangement, kan I kort fortælle om muligheden for at være aktiv i råd, udvalg eller bestyrelser. Jobannoncer At have et parlamentariker hverv i IDA, er lig at have et job, man dog ikke får løn for. Derfor kan det være en idé at søge nye parlamentarikere via annoncer, der ligner almindelige jobannoncer. Jobannoncen bør indeholde beskrivelse af: Hvad er netværk og videndeling i IDA? Hvad har vi brug for (hvilke kvalifikationer må den nye gerne have)? Hvad tilbyder vi? Samt kontaktoplysninger. Jobannoncen kan indrykkes i mail til medlemmer, IDAvisen, eller trykkes som flyers til uddeling eller plakater til ophængning ved arrangementer. Se eksempler på muligt indhold i de tidligere trin. Synlighed ved konferencer og messer Deltager I en messe eller konference arrangeret af f.eks. Erhvervsfora eller lignende, så tag IDA materiale med og distribuer i det omfang, det er muligt. Artefakter Synliggør at I er aktive i IDA, og vis at I er stolte af det. Bær IDA jakker/trøjer, brug IDA kuglepenne, server en IDA øl både i jobmæssige og sociale sammenhæng. Uddel foldere som beskriver arbejdet i råd, bestyrelser og udvalg Udarbejd jeres egen folder, som beskriver arbejdet i selskabet eller regionen eller brug folderen Aktiv i IDA noget for dig? Folderne kan uddeles til mulige aktive, placeres på stolene ved arrangementer, uddeles til kolleger og andre med ingeniørbaggrund. Brug af kendte personer Er der en personlighed, der har deltaget i et af jeres arrangementer, så anvend hans/hendes navn, selvfølgelig efter tilladelse, dette kan tiltrække flere. Lad f.eks. vedkommende udtale sig om, hvad han fik ud af at være med. Ingeniørforeningen, IDA : Kalvebod Brygge : DK-1780 København V : Tlf.: : : 4

5 Synlighed i Ingeniøren, andre fagblade og medier i øvrigt Udarbejd f.eks. en jobannonce som indrykkes i IDAvisen og beskriv jeres gode oplevelser i jeres klumme i IDAvisen. Sørg for at information om jer er opdateret Sørg for i samarbejde med netværkskoordinatoren, at informationen om jer er opdateret på ida.dk Synlighed er en vigtig forudsætning for hvervningen af nye aktive, men synligheden i sig selv giver sjældent aktive de skal spørges direkte. Ansigt til ansigt hvervning 1 Ansigt til ansigt hvervning kan opdeles i flere step: 1. Identificer potentielle nye aktive Tag listen fra trin 1 over hvilke behov I har, er det nye arrangementsplanlæggere, er det en ny kasserer, eller? Med det in mente identificeres potentielle nye aktive. Oversigt over eksempler på steder, hvor I kan finde potentielle nye aktive: - i jeres netværk alumni, sportsklubber, husk at tænke bredt, I kan have flere netværk, end I forestiller jer, - på egen eller bekendtes arbejdspladser, - ingeniører/scient er som I har fået kendskab gennem medierne, - IDAs medlemsliste, - deltagerlister fra arrangementer, - aktive i andre sammenhæng f.eks. en ingeniør der allerede er aktiv i Junior Chamber, WOW eller Rotary, - person der har været oplægsholder ved et af jeres arrangementer. Er det en god idé at hverve i egne netværk? Det kan det være. Fordelene er oplagte det er nemmere at identificere potentielle aktive, da man kender netværket. Sandsynligheden for en homogen og måske dermed måske mere velfungerede bestyrelse er oplagt. Men der kan også være faldgrubber og ulemper ved at hverve i egne netværk. Måske bliver bestyrelsen så for homogen, hvilket kan medføre, at arrangementstilbuddene vil blive for snævre og ikke egnede for medlemmer med andre interesser. 1 Socialforskningsinstituttets Frivilligundersøgelse som blev gennemført i 2004, og som også inkluderer faglige organisationer, viser at 58% af frivillige er blevet frivillige, fordi de er blevet opfordret direkte. 17% angiver, at deres frivillige arbejde udsprang af deres medlemskab. 3% er blevet hvervet via annoncer. Læs mere i Frivilligt arbejde, Den frivillige indsats i Danmark v. Lars Skov Henriksen m.fl. udgivet af Socialforskningsinstituttet Ingeniørforeningen, IDA : Kalvebod Brygge : DK-1780 København V : Tlf.: : : 5

6 2. Udpeg en hverveperson eller gruppe Selvom man er glad for sit parlamentarikerarbejde betyder det ikke, at man er glad for at hverve nye aktive ansigt til ansigt. Udpeg derfor én eller flere personer, som godt kan lide at hverve og lad disse tage sig af hvervningen. 3. Spørg Det kan anbefales, at henvendelsen til den mulige nye parlamentariker sker enten personligt eller via telefonen. Dermed har personen umiddelbart mulighed for at stille spørgsmål. Hav jobbeskrivelsen in mente vær så specifik som muligt i, hvad I gerne vil have vedkommende til. Forklar hvad vedkommende kan få ud af det. I kan overveje at tilbyde den potentielle nye aktive at arrangere ét eller to arrangementer, inden vedkommende tager stilling til, om vedkommende ønsker en bestyrelsespost. Ingeniørforeningen, IDA : Kalvebod Brygge : DK-1780 København V : Tlf.: : : 6

7 Trin 4 - Velkommen til IDA arbejdet. Introduktion af nye ildsjæle Hvervearbejdet er ikke fuldendt i det øjeblik, en ny har sagt ja til at stille op til generalforsamlingen eller i øvrigt være med. Det det nu, der skal gøres en indsats for at sikre, at vedkommende får lyst til at blive og være aktiv ikke kun af navn men også af gavn. En ny gruppe? Kommer der et nyt medlem i en gruppe, er gruppen ny og skal formes igen. Måske har I nogle vaner eller en bestemt jargon, som den nye måske ikke føler sig tilpas ved, og som vedkommende måske vil udfordre jer på? Er I klar til det? Eksempler på tiltag som kan give en ny aktiv en god start? - Sørg for, at den nye får en god introduktion til enheden. Hvem er I, hvad laver I, hvordan fungerer arbejdet i enheden? - Udpeg en kontaktperson til den nye, det kan være formanden, men det behøver det ikke at være, - Sørg for at den nye får opgaver med det samme. Lad den nye få et ansvarsområde f.eks. arrangementseller konferenceplanlægning, markedsføring, sekretær, kassererposten eller? - Ved det første møde i den nye bestyrelse drøftes Mangel på tid? En af de største udfordringer for potentielle parlamentarikere i alderen er mangel på tid. Bestyrelsen bør derfor overveje at sørge for korte bestyrelsesmøder og placere disse på tidspunkter, hvor medlemmerne stadig kan nå at komme hjem til familien. mødeform f.eks. længde af møder, placering på dagen, antal bestyrelsesmøder, kommunikationsformer ( , fora, post, skype, MSN, telefon eller?) - Vær åben overfor den nyes forslag og idéer. - Opfordr den nye til at deltage i introduktionskursus. - Udarbejd materiale om enheden med kontaktoplysninger, vedtægter, regnskaber etc. Eller henvis til hjemmesiden hvor disse oplysninger kan findes, - Og sidst men ikke mindst husk at anerkende og rose hinanden i bestyrelsen/rådet det skal være sjovt, givende og udviklende at være aktiv i IDA. Ingeniørforeningen, IDA : Kalvebod Brygge : DK-1780 København V : Tlf.: : : 7

8 Skal du i gang med at hverve nye parlamentarikere til IDA? Opgiv ikke! Socialforskningsinstituttets undersøgelse fra 2004 viser, at masser af danskere gerne vil lave ulønnet arbejde for organisationer og foreninger de mangler bare anledningen og en direkte opfordring. Få råd og vejledning til hvervearbejdet i råd, bestyrelser og udvalg. Kontakt en af IDAs udviklere. Find kontaktoplysninger på eller ring på telefon Ingeniørforeningen, IDA : Kalvebod Brygge : DK-1780 København V : Tlf.: : : 8