Acadre CM 15 Trin for trin hæfte

Transkript

1 Acadre CM 15 Trin for trin hæfte

2 Hjælp! Navigation i Acadre CM Skift mellem forskellige visninger af træstrukturen Klik, dobbeltklik og højreklik på en sagsliste Klik, dobbeltklik og højreklik på en dokumentliste Opret sag Opret en emnesag Opret en personalesag vha. opslag til CPR-register Opret Papirsag Opret Principsag Opret en sag og journaliser dokument på én gang Journaliser dokumenter Vis et dokument i Dagens post Flyt Dagens post til en sag i Acadre Flyt Dagens post med bilag til en sag i Acadre Annuller reservation af dokument i 'Dagens post' Kopier en ind på en sag i Acadre Journaliser en med vedhæftede filer som hoveddokumenter Journaliser en med vedhæftede filer som bilag Kopier en fil fra computeren til Acadre (import) Kopier en fil fra Stifinderen til Acadre (højreklik) og opret ny sag samtidig Kopier fil fra hjemmeside til Acadre (højreklik) Gem et Word-dokument i Acadre (tegnestiften) Opret dokument i Acadre (via knap) Opret papirdokument i Acadre (via knap) Journaliser kopi af hoveddokument med udfyldt titel og indhold Journaliser løse dokumenter vha. knappen Nyt arkivdokument Journaliser løse dokumenter vha. tegnestiften Journaliser kopi af arkivdokument til sag Avanceret Outlook integration Brugerindstillinger; journaliseringsdialog Formpipe Software A/S 2014 Side 2

3 27. Brugerindstillinger; filtyper der kan journaliseres Brugerindstillinger; standard forslag til journalisering Brugerindstillinger; standard titelformat Opret ny Acadre-mappe i Outlook Opdater visningen af Foretrukne sager Journaliser ved hjælp af Acadre-mappe Journaliser med vedhæftet fil ved hjælp af Acadre-mappe Flyt til Dagens Post i Acadre Slet Acadre-mappe Opret ny regel ud fra afsender i Outlook Opret ny regel ud fra emnefelt i Outlook Suspender regel i Outlook Rediger regel i Outlook Autojournaliser vha. journaliseringsdialogen Autojournaliser flere s på én gang vha. journaliseringsdialogen Journaliser vha. registreringsguiden Autoprofilering Opret ny autoprofil til sag og dokument Opret ny autoprofil til sagsoprettelse Opret ny autoprofil til dokumentjournalisering Ret i eksisterende autoprofil Føj automatisk samlesagstilknytning til autoprofil Del eksisterende autoprofil Anvend adgangskoden fra sagen i autoprofilen Anvend aktindsigt fra sagen i autoprofilen Angiv standard autoprofil Anvend personlig autoprofil Anvend delt autoprofil Slet personlig eller delt autoprofil Arbejde med sager Titel på emnesag ud fra partsinformation Foretrukne Formpipe Software A/S 2014 Side 3

4 57. Omjournaliser sag Send en fra en sag Masserettelser på sager Notater på sager Vis journalark i Word Rapporter på notater Henvisninger mellem sager Rediger henvisning Projekter Styring (opgaver i Outlook) Notifikation (fordel sager og dokumenter) Kopier en sag Afslut sag Saml sagens dokumenter til en PDF-fil Kontakter (parter) Opret en kontakt Opret en kontakt via registeropslag og knyt til sag Opret en kontakt manuelt og knyt til sag Sæt en eksisterende kontakt på en sag Vis sager en kontakt er part i Gruppér kontakter ud fra relation Arbejde med dokumenter Se hvilken sag et dokument er tilknyttet Visning af dokument - Word eller Quickviewer Visning af dokument under dokumentprofilen Opret mapper til sagens dokumenter i Organisationsvisningen Opret mappe til sagens dokumenter med menupunktet Ny Mappe Flyt dokument til sagsmappe Journaliser til mappe Rediger dokument Rediger dokument vha. dobbeltklik Rediger et PDF-dokument Masserettelser på dokumenter Formpipe Software A/S 2014 Side 4

5 88. Masselåsning på dokumenter Videresend Dagens post Omdøb dokument og bilag i Dagens post Se historik på et dokument i Dagens post Flyt dokument fra en sag til en anden Kopier dokument fra en sag til en anden Check dokument ud/ind Undersøg hvem der har checket et dokument ud Opret en ny version af Word-dokument Se versioner af et dokument Gem et dokument som en ny version Vis dokumenthistorik Konverter et dokument til PDF-format Lås dokument Lås dokument ved at ændre journalstatus Indstillinger for låsning af dokumenter Send dokument på (stå i Acadre) Send dokument på (stå i ) Send dokument med bilag Send Word-dokument som PDF Send og journaliser E-følgeseddel Send en til en Acadre kontakt Afsender/modtager i registreringsguiden Afsender/modtager fanebladet på dok. profilen Sags- og dokumentstyring Sagsfrister OBS-dato på sager Prioritet på sager Dokumentfrister Journaliser besvarelse Vis besvarelser Høring og arbejdslister Formpipe Software A/S 2014 Side 5

6 119. Ekstern høring a. Opret ekstern høring b. Registrer høringssvar c. Behandling af høringssvar d. Afslut høring Intern høring a. Opret intern høring b. Besvar internt høringsdokument c. Afslut intern høring Arbejdslister Bilag Opret bilag og genfind det Vis bilag til et dokument Journaliser vedhæftet fil som bilag Skabeloncentret Opret en skabelon i Word Placér ny skabelon i Acadre Flyt skabelon til ny undermappe Opret en mappe til skabeloner Kopier skabelon og gem standardværdier Skriv brev via skabelon Skriv brev via skabelon udvidet Tilføj ny dokumentmodtager som part på sagen Skriv brev via skabelon - gem og genoptag brevskrivning Opret bilag via skabelon Søgning Søg efter egne sager som standard Søg i anden administrativ enhed som standard Opsætning af listevisning og sortering (feltvælger) Sorter søgeresultater efter flere kriterier Bladre i et søgeresultat Opsæt antal rækker i søgningens resultatliste Formpipe Software A/S 2014 Side 6

7 140. Søgning på sager Søg på del af ejendomsnummer Søgning på dokumenter Søg i alle dokument versioner Fritekstsøg i alle versioner af et dokument Søgning efter bilag på dokumentprofilen Søgning efter arkivdokumenter Søg på bruger ud fra placering i organisationen Filtrer søgning Søgning på parter Fremsøg partens sager Søg opgaver og workflows Avanceret søgning Lynsøgninger Del lynsøgningen Fjern lynsøgningen Udskriv et søgeresultat Udskriv Udskriv en sag Udskriv et sagsomslag Fremstil sagsoverblik Fremstil og udskriv rapporter Fremstil og udskriv postlister Udskriv sagsparter Workflows Opret en opgave til dig selv Accepter en opgave Afslut en opgave Videregiv en opgave Opret et serielt forløb Opret et parallelt forløb Opsæt notifikation og stedfortræder(workflows) Vis opgave for Stedfortræder Formpipe Software A/S 2014 Side 7

8 171. Tilføj et workflow fra en skabelon til en sag Routing Admin Opret en workflow skabelon Opret workflow og opgaver til en skabelon Dagsordenspunkter Opret et dagsordenspunkt Tilknyt bilag til dagsordenspunktet Opret workflow/opgaver på dagsordenspunktet Sæt dagsordenspunktet i kø Fjern et dagsordenspunkt fra kø Få vist et dagsordenpunkt (html) Kopier et dagsordenpunkt til Word Vis historik på et dagsordenpunkt Slet et dagsordenpunkt Påmindelse - dagsordenspunkt der ikke er sat i kø Samlesag Fremsøg samlesag Opret en samlesag af typen 'Emne' Opret en samlesag af typen 'Person' Tilknyt en sag til en samlesag Opret en ny sag fra en samlesag Føj en samlesag til dine Foretrukne Fjern en sag fra en samlesag Udskriv samlet journalark fra en samlesag Søgning på sag ud fra samlesagstilknytning ved journalisering Sikkerhed Sæt en adgangskode på en sag Opret en adgangsgruppe Sæt en adgangsgruppe på en sag Sletning af sager og dokumenter Fjern dokument Fjern sag Formpipe Software A/S 2014 Side 8

9 198. Genskab sag eller dokument Tøm papirkurven Slet fra Dagens post Aktindsigt Opret en sag til aktindsigt Giv aktindsigt til flere sager på én gang Tilknyt dokumenter til eksisterende aktindsigtsag Specielt om BU-sager Opret en BU-sag personsag med opslag af cpr.nr Opret en BU-sag som en rådgivningssag Opret en BU-sag som en konsulentsag Tilføj og rediger ydelser på en BU-sag Søg BU-sager Styringsreolen Sæt en sagsgruppe og sagsfase på en sag Skift sagsfase Sagen afventer en hændelse Marker sagens afgørelse Afslut sagen med faseskifte Formpipe Software A/S 2014 Side 9

10 Hjælp! Når du har startet Acadre CM, så kan du finde hjælp til alle Acadres funktioner ved at klikke på knappen Hjælp i værktøjslinjen eller ved at trykke på F1-tasten. Hjælpen er organiseret i emner og du har mulighed for at søge efter relevante emner eller funktioner. Navigation i Acadre CM 1. Skift mellem forskellige visninger af træstrukturen 1. Klik på Vis i menulinjen og vælg Aktuel visning -> Organisation for at få fokus på organisationsvisningen i venstre side af skærmbilledet 2. Klik igen på Vis i menulinjen og vælg Aktuel visning -> Genvejspanel for at få fokus på genvejspanelvisningen i venstre side af skærmbilledet I genvejspanelvisningen er det muligt at klikke på de forskellige paneler alt efter hvad du ønsker fokus på, fx Post for at få vist elektronisk samt indskannet post, Foretrukne for at få vist de sager, du har markeret som foretrukne, eller Arbejdslister for at få vist de personlige og fælles arbejdslister Stort set alle øvelser tager udgangspunkt i, at du anvender Genvejspanelet. Så hvis der i en øvelse står, at du skal skifte til visning af Dagens post, så skal du ganske enkelt klikke på panelet Post i genvejspanelet og finde Dagens Post her. Har du fået skiftet til en anden visning af træstrukturen, kan du bruge denne øvelse til at 'genfinde' genvejspanelet. Det er også muligt at skifte visning i træstrukturen vha. værktøjsbjælken, klik her på nr. to knap i værktøjsbjælken og vælg den ønskede visning fra rullemenuen. 2. Klik, dobbeltklik og højreklik på en sagsliste 1. Klik på knappen Ny søgning i værktøjslinjen 2. Vælg fanen Sager 3. Hvis du ved, at du har sager i Acadre, så sæt flueben i feltet Mine sager ellers lader du bare feltet være tomt. Det kan resultere i et meget stort søgeresultat, men det betyder ikke noget for øvelsen. 4. Klik på knappen Søg til højre i søgeprofilen Nu får du et søgeresultat med sager nederst i billedet, i det vi kalder listevisningen. Du kan klikke på forskellige måder i listen: 5. Klik én gang på en række (=en sag) i listevisningen. Søgeprofilen erstattes nu med en visning af sagsprofilen, dvs. du kan se generelle oplysninger om den sag, du har klikket på. I listevisningen under profilvinduet kan du stadig se dit søgeresultat fra før, og du kan klikke på en ny sag hernede for at se sagsprofilen for denne sag i stedet. 6. Højreklik på en række (=en sag) i listevisningen. Nu vil du i højrekliksmenuen kunne se en række funktioner, som er tilgængelige for den enkelte sag. Antallet af funktioner vil afhænge af om sagen fx er under behandling eller afsluttet, om du kun har rettighed til at læse den, eller om du må arbejde med den osv. Formpipe Software A/S 2014 Side 10

11 7. Dobbeltklik på en række (=en sag) i listevisningen. Nu vil du 'åbne' sagsprofilen i stedet for kun at få den vist. Det betyder, at listen over de fremsøgte sager forsvinder fra listevisningen og erstattes af en liste over dokumenter i sagen (hvis der er nogen). Hvis du i genvejspanelet har valgt visningen Organisation, vil du nu kunne se, at træet foldes ud til den organisatoriske enhed, hvor sagen hører til. 8. Ved at klikke på knappen Søg i værktøjslinjen kommer du tilbage til dit søgeresultat fra før. 3. Klik, dobbeltklik og højreklik på en dokumentliste 1. Klik på knappen Ny søgning i værktøjslinjen 2. Vælg fanen Dokumenter 3. Hvis du ved, at du har dokumenter i Acadre, så sæt flueben i feltet Mine dokumenter ellers lader du bare feltet være tomt. Det kan resultere i et meget stort søgeresultat, men det betyder ikke noget for øvelsen. 4. Klik på knappen Søg til højre i søgeprofilen Nu får du et søgeresultat med dokumenter nederst i billedet, i det vi kalder listevisningen. Du kan klikke på forskellige måder i listen: 5. Klik én gang på en række (=et dokument) i listevisningen. Søgeprofilen erstattes nu med en visning af dokumentprofilen, dvs. du kan se generelle oplysninger om det dokument, du har klikket på. I listevisningen under profilvinduet kan du stadig se dit søgeresultat fra før, og du kan klikke på et nyt dokument hernede for at se dokumentprofilen for dette dokument i stedet. 6. Højreklik på en række (=et dokument) i listevisningen. Nu vil du i højrekliksmenuen kunne se en række funktioner, som er tilgængelige for det enkelte dokument. Antallet af funktioner vil afhænge af om dokumentet fx er låst, om det er under redigering af en anden bruger osv. 7. Dobbeltklik på en række (=et dokument) i listevisningen. Nu vil dokumentprofilen åbne samtidig med, at selve dokumentet åbner, så du kan læse det. Dokumentet kan enten blive vist i det program, som det er produceret i (fx Word), eller det kan blive vist i en særlig 'viewer' det er en indstilling, som du kan læse om i en senere øvelse. 8. Ved at klikke på knappen Søg i værktøjslinjen kommer du tilbage til dit søgeresultat. Opret sag 4. Opret en emnesag 1. Klik på knappen Ny sag (Autoprofil) i værktøjslinjen 2. Profilen for oprettelse af ny sag vises 3. Udfyld alle obligatoriske sagsoplysninger (de gule felter). Fx: a. Sagstype = Emnesag b. Sagstitel = vælg en relevant titel, som du kan huske Formpipe Software A/S 2014 Side 11

12 c. Udfyld evt. Sagsindhold d. Vælg evt. Prioritet fra rullemenuen e. Klik på knappen Journalkode og et nyt vindue åbnes f. Vælg en journalkode i træstrukturen og klik OK g. Vinduet med journalplanen lukkes 4. Udfyld resten af de obligatoriske (gule) felter. Bemærk at felterne kassationskode og slettekode automatisk får udfyldt indhold svarende til den journalkode og facet, du har valgt. 5. Klik på knappen Gem for at gemme sagen Du har nu oprettet en sag (svarende til sagsomslaget). Klik på fanebladet Generelt og noter dig, at sagen har fået et unikt sagsnummer fx 09/77. Tallet læses på følgende måde: Det er sag nummer 77, der er oprettet i år Efter pkt. 2 kan du også vælge en autoprofil for sagen til højre i dialogen (se øvelse 52, men vælg en sagsautoprofil) 5. Opret en personalesag vha. opslag til CPR-register 1. Klik på knappen Ny sag (Autoprofil) 2. Profilen for oprettelse af ny sag vises 3. Udfyld sagsoplysninger, fx: a. Sagstype = Personalesag 4. Skærmbilledet skifter felter 5. I feltet ud for CPR nr taster du medarbejderens cpr-nummer ind (fx ) 6. Systemet tjekker om cpr-nummeret findes i kontaktdatabasen og sætter automatisk det fulde navn ind i navnefeltet nedenunder, hvorefter du kan fortsætte til pkt. 12. Hvis personen ikke findes i kontaktdatabasen, bliver feltet blanket af, og du skal i stedet fortsætte til pkt 7 herunder for at oprette vedkommende. 7. Klik på knappen CPR nr 8. Et opslagsbillede vises a. Klik på knappen Opret ny kontakt b. Der vises en dialogboks Opret/rediger kontakt c. Vælg Person under Kontakttype d. Indtast CPR nummer og Navn i de respektive felter e. Vælg evt. Køn fra rullemenuen f. Indtast evt. telefon nummer og adresse husk at klikke på knappen Tilføj, når du er færdig Formpipe Software A/S 2014 Side 12

13 g. Indtast adresseoplysninger husk at klikke på knappen Tilføj, når du er færdig 9. Klik på knappen Gem & luk for at vende tilbage til dialogboksen Søgning kontakter 10. Marker den netop oprettede person i søgeresultatlisten nederst og klik på knappen Vælg kontakt 11. Billedet lukkes og felterne CPR nr og Navn er blevet udfyldt på fanebladet Generelt 12. Udfyld evt. Sagsindhold og Adgangskode samt Prioritet fra rullemenuen 13. Vælg en journalkode til sagen, hvis den ikke er udfyldt af autoprofilen: a. Klik på knappen Journalkode/Journalnr og et nyt vindue åbnes b. Vælg en journalkode i træstrukturen og klik OK c. Vinduet med journalplanen lukkes 14. Udfyld resten af de obligatoriske (gule) felter. Bemærk at felterne kassationskode og slettekode automatisk får udfyldt indhold svarende til den journalkode og facet, du har valgt. 15. Klik på knappen Gem for at gemme sagen Sagen er nu oprettet og har fået tildelt et unikt sagsnummer. (Se på fanebladet Generelt). Ved at bladre om til fanebladet Partsinformation fremgår det, at den valgte person er tilknyttet sagen som part. Når du søger på et cpr.nr. i kontaktdatabasen, kan det angives med mindst 6 cifre efterfulgt af *, fx * Du kan søge på et navn med * både før og efter navnet. 6. Opret Papirsag En Papirsag er en sag, der af en eller anden grund stadig findes på papir den findes altså ikke elektronisk i Acadre. Men du har mulighed for at oprette et sagsomslag til den i Acadre, som du fx kan oprette henvisninger til det er det, vi kalder en Papirsag. 1. Vælg menupunktet Filer/ny sag 2. Udfyld alle obligatoriske sagsoplysninger (de gule felter) på fanebladet Generelt og fanebladet Journalisering som beskrevet i øvelse 4, pkt Afkryds feltet Papirsag på fanebladet Journalisering 4. Klik på knappen Gem 5. Vælg fanebladet Papirsag, der vises mellem fanebladene Partsinformation og Notat 6. Under Fysisk placering kan du angive, i hvilket arkiv sagen befinder sig i Klik Gem 7. Klik evt. på knappen Registrer udlån for at angive, hvem der har lånt sagen. I oversigtsvinduet registreres udlån og aflevering, så du kan følge med i, hvor sagen befinder sig. Formpipe Software A/S 2014 Side 13

14 7. Opret Principsag En Principsag er en sag, der opfattes som værende af principiel karakter og derfor kan anvendes som beslutningsgrundlag i lignende sager. 1. Vælg menupunktet Filer/ny sag 2. Udfyld alle obligatoriske sagsoplysninger (de gule felter) på fanebladet Generelt og fanebladet Journalisering som beskrevet i øvelse 4, pkt Afkryds feltet Principsag på fanebladet Journalisering 4. Klik på knappen Gem Du kan søge specifikt efter principsager ved at markere tjekboksen Søg kun i principsager på søgeprofilens sagsfaneblad. 8. Opret en sag og journaliser dokument på én gang Du har mulighed for at oprette en ny sag, samtidig med at du journaliserer et dokument. Denne øvelse beskriver journaliseringen af et skannet dokument, men det fungerer på samme måde med Word-dokumenter og s. 1. Marker mappen Dagens post i træet (vælg først panelet Post, hvis du bruger genvejspanelet) for at åbne postkassen 2. Marker et dokument uden bilag i listevisningen nederst th. 3. Højreklik og vælg Åbn i nyt vindue, for at få en bedre visning af dokumentet 4. Minimer vinduet ved at klikke på ikonet _ i øverste højre hjørne 5. Dokumentet ligger nu i bundlinjen og du kan løbende vende tilbage til det, hvis du ønsker at læse det, imens du er i gang med journaliseringen. Du har sikkert også mulighed for, at kopiere tekst fra dokumentet til din dokumentregistrering - men det afhænger af hvilken viewer, der anvendes til visning af dokumentet. 6. Højreklik igen på dokumentet i listevisningen og vælg menupunktet Journaliser dokument 7. Dialogboksen Tilknyt dokument til sag åbner 8. Vælg punktet Nyt dokument i en ny sag 9. Klik på knappen Næste 10. Dialogboksen Registrer oplysninger om sagen og dokumentet åbner 11. Klik på dokumentet i bundlinjen, hvis du har brug for at læse, hvad det drejer sig om, og minimer det igen 12. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af sagen og dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Sager og dokument Formpipe Software A/S 2014 Side 14

15 c. Klik på plus'et ud for EMSAG d. Klik på den profil, du ønsker at anvende 13. Udfyld efter behov Sagsoplysninger, fx: a. Sagstype = Emnesag (hvis du ikke har valgt en autoprofil) b. Titel = Angiv en titel du kan huske c. Udfyld evt. Sagsindhold d. Journalkode = skriv direkte i feltet eller klik på knappen og søg journaloplysningen frem e. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt. 14. Udfyld efter behov Dokumentoplysninger, fx: a. Dokumenttitel = Ansøgning fra. Du kan evt. kopiere tekst fra dokumentet til Dokumenttitel b. Indholdsbeskrivelse = Skannet dokument c. Dokumenttype = Indgående d. Kategori = (vælg fra listen) e. Journalstatus = (vælg fra listen, J låser dokumentet) f. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt g. Klik på knappen OK 15. Svar OK til pop-op meddelelsen om at sag og dokument blev gemt (bemærk at sagsog journalnr. fremgår af meddelelsen) 16. Sagen oprettes og dokumentet journaliseres på sagen, og fjernes fra listen over indskannede dokumenter 17. Luk også dokumentet, der ligger i bundlinjen Fik du ikke noteret journalnummeret ned, da du gemte dokumentet, kan du fx fremfinde det på nedenstående vis og skifte mellem at få vist sagsprofil og få vist dokumentprofil på skærmen: 1. Fremsøg sagen ved at klikke på knappen Søg i værktøjslinjen 2. Vælg fanebladet Sager a. Et søgebillede vises b. Marker tjekboksen Mine sager, hvis den ikke allerede er markeret c. Sæt flueben i feltet ud for Oprettelsesdato og tjek, at dags dato indsættes d. Klik på knappen Søg på søgeprofilen for at udføre søgningen Formpipe Software A/S 2014 Side 15

16 e. Resultatet vises under søgeprofilen (med mindre søgningen kun finder én sag, i hvilket tilfælde sagsprofilen åbner umiddelbart, og du kan fortsætte til pkt. 4) 3. Højreklik på sagen i listen under søgeprofilen og vælg menupunktet Åbn sagsprofil (eller dobbeltklik) 4. Højreklik på dokumentet i listen under sagsprofilen og vælg menupunktet Åbn dokumentprofil 5. Klik på knappen Åbn Sag på dokumentprofilen for at vende tilbage til sagen Formpipe Software A/S 2014 Side 16

17 Journaliser dokumenter 9. Vis et dokument i Dagens post 1. Marker mappen Dagens post i træet (vælg først panelet Post, hvis du anvender Genvejspanelet) for at se skannet post. Posten vises i en liste neders til højre 2. Vælg et filter for, hvilken post du vil se: a. Min - du kan kun se din egen personlige post b. Min afdeling du kan se posten i din primære administrative enhed c. Alle mine afdelinger du kan se posten i alle de afdelinger, hvor du har en rolle d. Alle mine afdelinger og underafdelinger du kan se posten i alle de afdelinger, hvor du har en rolle inklusiv alle underliggende afdelinger e. Andre brugeres fortrolige post DENNE LISTE KRÆVER EN SÆRLIG RETTIGHED! 3. Listens indhold tilpasses dit valg. Marker med flueben i Sæt som standard, den liste du ønsker vist, når Dagens post åbnes. 4. Højreklik på et dokumentet i listen og vælg menupunktet Åbn i nyt vindue. Du kan nu læse det skannede dokument, så du kan danne dig et overblik over indholdet, inden du skal journalisere det. Afhængig af, hvilket program dokumentet vises i, vil du også have mulgihed for at kopiere tekst fra dokumentet til din dokumenbtregistrering ved blot at anvende marker og kopier -funktionerne. 5. Luk det skannede dokument ved at klikke på krydset i øverste højre hjørne. 10. Flyt Dagens post til en sag i Acadre 1. Marker mappen Dagens post i træet (vælg først panelet Post, hvis du anvender Genvejspanelet) for at se skannet post 2. Markér et dokument uden bilag i listevisningen nederst th. 3. Højreklik på dokumentet og vælg menupunktet Journaliser dokument a. Registreringsguiden åbner b. Vælg punktet Nyt dokument i sagen c. Klik på knappen Sager. Et søgevindue åbnes. d. Søg nummeret frem på den sag, du lige har oprettet: i. Afkryds evt. feltet Egne sager (bemærk at det i sagssøgedialogen også er muligt fx kun at søge i Foretrukne, eller du kan vælge Søg kun i aktive sager, hvis det hjælper dig til at fremfinde den relevante sag) ii. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet Formpipe Software A/S 2014 Side 17

18 iii. Markér sagen på listen under søgeprofilen iv. Klik på knappen OK v. Sagsnummeret indsættes automatisk i registreringsguiden 4. Klik på knappen Næste 5. En ny dialog Registrer oplysninger om dokumentet vises a. Sagsoplysningerne (den øverste del af skærmbilledet) er allerede udfyldt, da du journaliserer dokumentet på en eksisterende sag b. Åbn evt. det skannede dokument, det ligger i bundlinjen, og læs hvad det handler om, inden du udfylder dokumentoplysningerne (den nederste del af skærmbilledet) 6. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokumenter c. Klik på den profil, du ønsker at anvende 7. Udfyld resterende obligatoriske dokumentoplysninger (de gule felter), hvis de ikke allerede er udfyldt via autoprofilen. Fx: a. Dokumenttitel = Ansøgning om b. Indholdsbeskrivelse = Skannet dokument c. Dokumenttype = er default sat til Indgående, med mindre der anvendes en autoprofil med anden default dokumenttype d. Kategori = (vælg fra listen) e. Klik på OK Dokumentet fjernes fra listen i Dagens post og journaliseres på sagen. Bemærk at når dokumenttypen sættes til Indgående, får dokumentet automatisk påført status = J (journalført), hvilket medfører, at dokumentet låses. Så snart du vælger Journaliser dokument, bliver dokumentet reserveret til dig, og andre kan ikke journalisere det. Det vil fremgå i listen med Dagens post, hvilke dokumenter der er reserveret og af hvem, og du kan således se, om et dokument er ved at blive journaliseret. Hvis du ønsker at oprette en helt ny sag til dokumentet i stedet for at anvende en af de eksisterende sager, kan du anvende knappen Ny sag på sagssøgeprofilen (under trin 4). 11. Flyt Dagens post med bilag til en sag i Acadre 1. Marker mappen Dagens post i træet (vælg først panelet Post, hvis du anvender Genvejspanelet) for at se skannet post 2. Markér et dokument med bilag (vist med en clips i kolonnen Bilag) i listevisningen nederst th. Formpipe Software A/S 2014 Side 18

19 3. Højreklik på dokumentet og vælg menupunktet Åbn i nyt vindue, minimer vinduet, så det ligger i bundlinjen (højreklik evt. endnu en gang på dokumentet fra listevisningen og vælg Vis bilag for at se bilagsliste) 4. Højreklik igen på dokumentet fra listevisningen i Acadre og vælg menupunktet Journaliser dokument a. Registreringsguiden åbner b. Vælg punktet Nyt dokument i sagen c. Klik på knappen Sager. Et søgevindue åbnes. d. Søg nummeret frem på en sag, du selv har oprettet: i. Afkryds evt. feltet Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne hvis din sag er føjet til Foretrukne - eller Søg kun i aktive sager) ii. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet iii. Markér sagen på listen under søgeprofilen iv. Klik på knappen OK v. Sagsnummeret indsættes automatisk i registreringsguiden 5. Klik på knappen Næste 6. Et nyt billede Registrer oplysninger om dokumentet vises a. Sagsoplysningerne (den øverste del af skærmbilledet) er allerede udfyldt, da du journaliserer dokumentet på en eksisterende sag b. Åbn evt. det skannede dokument, det ligger i bundlinjen, og læs hvad det handler om, inden du udfylder dokumentoplysningerne (den nederste del af skærmbilledet) 7. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokumenter c. Klik på den profil, du ønsker at anvende 8. Udfyld evt. resterende obligatoriske dokumentoplysninger (de gule felter), hvis de ikke allerede er udfyldt af autoprofilen. Fx: a. Dokumenttitel = Ansøgning om b. Indholdsbeskrivelse = Skannet dokument c. Dokumenttype = er default sat til Indgående, med mindre der anvendes en autoprofil med anden default dokumenttype d. Kategori = (vælg fra listen) e. Klik på OK Formpipe Software A/S 2014 Side 19

20 f. Der fremkommer nu to dialogbokse med, at henholdsvis dokument og bilag er gemt 9. Luk visning af det skannede dokument fra bundlinjen Dokumentet fjernes fra listen i Dagens post og journaliseres på sagen. Bilag gemmes på dokumentet med metadata i henhold til jeres specifikke opsætning. Bemærk at når dokumenttypen sættes til Indgående, får dokumentet automatisk påført status = J (journalført), hvilket medfører, at dokumentet låses. 12. Annuller reservation af dokument i 'Dagens post' Der kan ske fejl, når et dokument skal journaliseres, og fejlen kan resultere i, at dokumentreservationen ikke ophæves korrekt. Derfor kan man manuelt annullere en reservation af et dokument. Dette kræver en særlig rollerettighed, der oftest gives til en administrator eller superbruger. 1. Marker mappen Dagens post i træet (vælg først panelet Post, hvis du anvender Genvejspanelet) for at se skannet post 2. Markér et reserveret dokument i listevisningen nederst til højre 3. Højreklik på dokumentet og vælg menupunktet Annuller reservation Dokumentet frigives, og kan nu journaliseres af en anden person. 13. Kopier en ind på en sag i Acadre 1. Start i dit mailsystem 2. Åbn en , der IKKE har en vedhæftet fil ved at dobbeltklikke på den 3. Klik derefter på tegnestiften 4. En registreringsguide startes 5. Vælg punktet Nyt dokument i sagen 6. Skriv sagsnummeret i feltet. Hvis du ikke kan huske det, kan det søges frem ved at klikke på knappen Sager a. Et søgevindue vises b. Marker fx Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) c. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet d. Resultaterne vises i listen forneden e. Dobbeltklik på den ønskede sag f. Søgevinduet lukkes, og sagsnummeret indsættes automatisk 7. Klik på knappen Næste Formpipe Software A/S 2014 Side 20

21 8. Der vises et nyt billede med sags- og dokumentoplysninger 9. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokument c. Klik på den profil, du ønsker at anvende 10. Udfyld evt. resterende dokumentoplysninger så alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt, fx: a. Dokumenttitel = ens overskrift b. Indholdsbeskrivelse = fra Outlook c. Dokumenttype = Indgående d. Kategori = (vælg fra listen) e. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt f. Klik på knappen OK g. Klik OK til pop-op-meddelelsen og luk en 11. en journaliseres på den valgte sag Bemærk at når dokumenttypen sættes til Indgående, får dokumentet automatisk påført status = J (journalført), hvilket medfører at dokumentet låses. Find en igen: 1. Søg sagen frem ved at klikke på knappen Ny Søgning på værktøjslinjen 2. Et søgebillede vises a. Indtast en del af sagens titel i feltet Sagstitel med * foran (fx *ansøgning - eller hvad du nu har kaldt din sag) b. Marker tjekboksen ud for Mine sager c. Klik på knappen Søg på søgeprofilen for at udføre søgningen. a. Resultatet vises under søgeprofilen, (med mindre søgningen kun finder én sag, i hvilket tilfælde sagsprofilen åbner umiddelbart, og du kan fortsætte til pkt. 4) 3. Dobbeltklik på sagen på listen under søgeprofilen eller højreklik og vælg menupunktet Åbn sagsprofil 4. Marker dokumentet på listen under sagsprofilen 5. Højreklik og vælg menupunktet Visning af dokument 6. en vises 7. Luk en igen Formpipe Software A/S 2014 Side 21

22 I stedet for at søge din sag frem som beskrevet ovenfor, kan du også blot vælge Filer -> Seneste sager fra menulinjen dette vil åbne en menu, der viser de seneste (typisk fire, med mindre andet er valgt) sager, der er blevet arbejdet med på klienten. Herfra kan du åbne den ønskede sag ved at klikke på den. 14. Journaliser en med vedhæftede filer som hoveddokumenter 1. Start i dit mailsystem 2. Åbn en , der har en vedhæftet fil, ved at dobbeltklikke på den 3. Klik derefter på tegnestiften. 4. Der vises et pop-op-vindue, hvor du skal markére, hvad du vil journalisere. Tjek at der er flueben ud for de vedhæftede filer, du ønsker at journalisere, og at der ikke er markeret i tjekboksen ud for Tilknyt vedhæftede filer som bilag til en og klik OK 5. En registreringsguide starter 6. Vælg punktet Nyt dokument i sagen 7. Skriv sagsnr. i feltet eller klik på knappen Sager... og søg sagsnr. frem a. Afkryds feltet Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) b. Klik på knappen Søg på søgeprofilen c. Resultatet vises under søgeprofilen d. Dobbeltklik på den ønskede sag 8. Søgevinduet lukkes og du vender tilbage til registreringsvinduet. Sagsnr. er nu overført 9. Klik på knappen Næste 10. Et nyt billede med sags- og dokumentoplysninger vises (sagsoplysningerne er udfyldt) 11. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: e. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler f. Klik på plus'et ud for Dokument g. Klik på den profil, du ønsker at anvende 12. Udfyld dokumentoplysningerne fx: h. Dokumenttitel = < ens overskrift> i. Indholdsbeskrivelse = fra... j. Dokumenttype = Indgående k. Kategori = <Vælg fra listen> l. Klik på knappen OK Formpipe Software A/S 2014 Side 22

23 m. Svar OK til at dokumentet er gemt 13. Registreringsguide starter igen (nu skal du journalisere den vedhæftede fil) 14. Vælg punktet Nyt dokument i sagen, sagsnr. er udfyldt automatisk 15. Klik på knappen Næste 16. Et nyt billede vises med sags- og dokumentoplysninger (sagsoplysningerne er udfyldt) 17. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: n. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler o. Klik på plus'et ud for Dokument p. Klik på den profil, du ønsker at anvende 18. Udfyld resterende dokumentoplysninger, fx: q. Dokumenttitel = < ens overskrift> r. Indholdsbeskrivelse = ang... s. Dokumenttype = Indgående t. Kategori = <Vælg fra listen> u. Klik på OK 19. Luk en Du har nu journaliseret selve en og den vedhæftede fil som to selvstændige hoveddokumenter. De vises på dokumentlisten, når du åbner sagen. Bemærk at når dokumenttypen sættes til Indgående, får dokumentet automatisk påført status = J (journalført), hvilket medfører, at dokumentet låses. 15. Journaliser en med vedhæftede filer som bilag 1. Start i dit mailsystem 2. Åbn en , der har en vedhæftet fil, ved at dobbeltklikke på den 3. Klik derefter på tegnestiften. 4. Der vises et pop-op-vindue, hvor du skal markére hvad du vil journalisere. Tjek at der er flueben ud for de filer, du ønsker at journalisere, og at der er flueben i tjekboksen ud for Tilknyt vedhæftede filer som bilag til en og klik OK 5. En registreringsguide starter 6. Vælg punktet Nyt dokument i sagen 7. Skriv sagsnr. i feltet eller klik på knappen Sager... og søg sagsnr. frem a. Afkryds feltet Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) Formpipe Software A/S 2014 Side 23

24 b. Klik på knappen Søg på søgeprofilen c. Resultatet vises under søgeprofilen d. Dobbeltklik på den ønskede sag 8. Søgevinduet lukkes og du vender tilbage til registreringsvinduet. Sagsnr. er nu overført 9. Klik på knappen Næste 10. Et nyt billede med sags- og dokumentoplysninger vises (sagsoplysningerne er udfyldt) 11. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: e. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler f. Klik på plus'et ud for Dokument g. Klik på den profil, du ønsker at anvende 12. Udfyld dokumentoplysningerne fx: h. Dokumenttitel = < ens overskrift> i. Indholdsbeskrivelse = fra... j. Dokumenttype = Indgående k. Kategori = <Vælg fra listen> l. Klik på knappen OK m. Svar OK til at dokumentet er gemt n. Svar OK til at bilaget er gemt 13. Luk en Du har nu journaliseret selve en som dokument på den valgte sag, og den vedhæftede fil som bilag til dette dokument. Bilaget har automatisk fået påført metadata i henhold til jeres konfiguration, disse kan naturligvis ændres efterfølgende. Både dokument og bilag vises på dokumentlisten, når du åbner sagen (bilaget som en clips i kolonnen Bilag). Ønsker du at se bilaget, kan du højreklikke på dokumentet i listevisningen og vælge Vis bilag. Bemærk at når dokumenttypen sættes til Indgående, får dokumentet automatisk påført status = J (journalført), hvilket medfører, at dokumentet låses. 16. Kopier en fil fra computeren til Acadre (import) 1. Vælg menupunktet Filer -> Importer dokument Registreringsguiden startes op 3. Vælg Tilknyt et dokument 4. Klik på knappen Næste 5. Registreringsbilledet vises 6. Klik på knappen Gennemse Formpipe Software A/S 2014 Side 24

25 7. Klik dig frem til den fil, du vil journalisere, og markér filen 8. Klik Åbn 9. Vælg registreringsmuligheden Nyt dokument i sagen 10. Indtast sagsnummer eller søg det frem ved at klikke på knappen Sager a. Et søgevindue vises b. Marker fx Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) c. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet d. Resultaterne vises forneden e. Dobbeltklik på den ønskede sag f. Søgevinduet lukkes, og sagsnummeret indsættes automatisk 11. Klik på knappen Næste. 12. En sags- og dokumentprofil vises 13. Sagsoplysningerne er udfyldt, og du kan ikke rette i dem 14. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokument c. Klik på den profil, du ønsker at anvende 15. Udfyld resterende dokumentoplysninger fx: a. Dokumenttitel = Angiv en relevant titel du kan huske b. Indholdsbeskrivelse = Giv en beskrivelse af dokumentets indhold c. Dokumenttype = Indgående d. Kategori = (vælg fra listen) e. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt f. Klik på knappen OK. 16. Dokumentet journaliseres på sagen, klik OK til pop-op-meddelelsen 17. Søg dokumentet frem ved at klikke på knappen Søg i værktøjslinjen a. Vælg fanebladet Dokumenter b. Angiv søgekriterier c. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet b. Søgeresultatet vises på listen nederst til højre, (med mindre søgningen kun finder ét dokument, i hvilket tilfælde dokumentprofilen åbner umiddelbart) 18. Højreklik på dokumentet og vælg Åbn dokumentprofil Formpipe Software A/S 2014 Side 25

26 Bemærk at når dokumenttypen sættes til Indgående, får dokumentet automatisk påført status = J (journalført), hvilket medfører, at dokumentet låses. 17. Kopier en fil fra Stifinderen til Acadre (højreklik) og opret ny sag samtidig 1. Højreklik på knappen Start i nederste venstre hjørne på skærmen 2. Vælg Stifinder 3. Klik dig frem til et Word-dokument (pdf eller tif-fil kan også benyttes) 4. Højreklik på filen og vælg Gem i Acadre fra højrekliksmenuen 5. Registreringsguiden starter op 6. Svar Ja til pop op meddelelsen 7. Vælg Nyt dokument i sagen 8. Klik på opslagsknappen Sager for at åbne sagssøgedialogen 9. Nederst i dialogen Find sag klikker du på knappen Ny sag 10. Dialogen til sagsoprettelse åbner, udfyld alle obligatoriske (gule) felter i øverste halvdel af dialogboksen, evt. vha. en autoprofil, og klik på knappen OK i nederste højre hjørne 11. Du sendes nu tilbage til sagssøgedialogen, fremsøg og marker den sag, du netop har oprettet, i listevisningen og klik OK 12. Klik på knappen Næste 13. Et nyt billede vises med sags- og dokumentoplysninger 14. Sagsoplysningerne (den øverste del af skærmbilledet) er allerede udfyldt, da du journaliserer dokumentet på en eksisterende sag 15. Angiv dokumentoplysninger. Du kan enten vælge en autoprofil: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokument c. Klik på den profil, du ønsker at anvende d. Udfyld evt. manglende oplysninger Eller du kan selv indtaste alle dokumentoplysninger fx: 16. Dokumenttitel = Svarbrev til Indholdsbeskrivelse = Svar på ansøgning om Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt 19. Klik på knappen OK 20. Svar OK til meddelelsen om at dokumentet er gemt 21. Luk stifinder ved at klikke på krydset øverst th. Formpipe Software A/S 2014 Side 26

27 22. Søg sagen frem igen, og tjek at dokumentet fremgår af sagens dokumentoversigt 18. Kopier fil fra hjemmeside til Acadre (højreklik) 1. Åbn en hjemmeside, hvor der ligger en pdf-fil, fx hvor der findes fileri pdf-format nederst til højre på siden 2. Højreklik på linket til pdf-filen, vælg Gem i Acadre 3. Registreringsguiden starter op 4. Vælg Nyt dokument i sagen 5. Indtast sagsnr. Det kan evt. søges frem ved opslag på knappen Sager a. Afkryds evt. feltet Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) b. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet c. Markér sagen på listen under søgeprofilen d. Klik på knappen Luk/OK e. Sagsnummeret indsættes automatisk i registreringsguiden. 6. Klik på knappen Næste 7. Et nyt billede vises med sags- og dokumentoplysninger 8. Sagsoplysningerne (den øverste del af skærmbilledet) er allerede udfyldt, da du journaliserer dokumentet på en eksisterende sag 9. Vælg evt. en autoprofil til oprettelse af dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokument c. Klik på den profil, du ønsker at anvende 10. Angiv dokumentoplysninger fx: a. Dokumenttitel = Svarbrev til... b. Indholdsbeskrivelse = Svar på ansøgning om... c. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt d. Klik på knappen OK 11. Svar OK til meddelelsen om at dokumentet er gemt Søg sagen frem igen, og tjek at dokumentet fremgår af sagens dokumentoversigt. Det er muligt at journalisere alle de filtyper, der er angivet som lovlige i Acadre. Formpipe Software A/S 2014 Side 27

28 19. Gem et Word-dokument i Acadre (tegnestiften) 1. Åbn Word, skriv dit brev 2. Klik på tegnestiften i værktøjslinjen for at gemme dokumentet (for Office 2007 brugere ligger tegnestiften på fanen Tilføjelsesprogrammer) 3. Registreringsguiden starter op 4. Vælg Nyt dokument i sagen 5. Indtast sagsnr. Det kan evt. søges frem ved opslag på knappen Sager a. Afkryds evt. feltet Egne sager (du kan også vælge kun at søge i Foretrukne eller Søg kun i aktive sager) b. Klik på knappen Søg til højre i pop-op-vinduet c. Markér sagen på listen under søgeprofilen d. Klik på knappen Luk/OK e. Sagsnummeret indsættes automatisk i registreringsguiden 6. Klik på knappen Næste 7. Et nyt billede vises med sags- og dokumentoplysninger 8. Sagsoplysningerne (den øverste del af skærmbilledet) er allerede udfyldt, da du journaliserer dokumentet på en eksisterende sag 9. Vælg evt. først en autoprofil til oprettelse af dokumentet: a. Klik på plus'et ud for gruppen Delte profiler b. Klik på plus'et ud for Dokument c. Klik på den profil, du ønsker at anvende 10. Angiv dokumentoplysninger fx: a. Dokumenttitel = Svarbrev til... b. Indholdsbeskrivelse = Svar på ansøgning om... c. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt 11. Klik på knappen OK 12. Svar OK til meddelelsen om at dokumentet er gemt 13. Luk Word ved at klikke på krydset øverst th. 14. Svar Nej til spørgsmålet om låsning Søg sagen frem igen, og tjek at dokumentet fremgår af sagens dokumentoversigt. 20. Opret dokument i Acadre (via knap) 1. Åbn en sag 2. Klik på knappen Nyt dokument yderst til venstre på værktøjslinjen Formpipe Software A/S 2014 Side 28

29 3. En profil vises 4. Udfyld dokumentoplysningerne fx: a. Dokumenttitel (Giv dokumentet en dækkende titel) b. Indholdsbeskrivelse (Uddybende beskrivelse af dokumentets indhold) c. Dokumenttype = Udgående d. Kategori = <Vælg fra listen> e. Program = Microsoft Word (Markér at Word skal bruges som standard) f. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt g. Klik på knappen Gem 5. Et nyt vindue åbnes a. Udpeg en standard Word-skabelon fx Tomt dokument b. Klik på knappen OK 6. Word-dokumentet åbnes - klart til redigering 7. Skriv dit brev i Word, klik på ikonet med disketten for at gemme 8. Luk Word ved at klikke på krydset øverst th. 9. Svar Nej til spørgsmålet om låsning 10. Dokumentet gemmes i Acadre Søg sagen frem igen, og tjek at dokumentet fremgår af sagens dokumentoversigt. 21. Opret papirdokument i Acadre (via knap) 1. Åbn en sag 2. Klik på knappen Nyt dokument yderst til venstre på værktøjslinjen 3. En profil vises 4. Udfyld dokumentoplysningerne fx: a. Dokumenttitel (Giv dokumentet en dækkende titel) b. Indholdsbeskrivelse (Uddybende beskrivelse af dokumentets indhold) c. Dokumenttype = Internt d. Kategori = <Vælg fra listen> e. Lagringsform = Papir f. Sørg for at alle obligatoriske (gule) felter er udfyldt g. Klik på knappen Ok 5. Dialogboksen lukkes og dokumentomslaget gemmes i Acadre Søg sagen frem igen, og tjek at dokumentet fremgår af sagens dokumentoversigt. Formpipe Software A/S 2014 Side 29

30 Når du har dokumenter, der ikke er elektroniske, så kan du vælge mellem to lagringsformer: Papir og Delvist på papir. 22. Journaliser kopi af hoveddokument med udfyldt titel og indhold 1. Fremsøg og åbn en sag med minimum et journaliseret dokument 2. Højreklik på dokumentet i listevisningen under sagen og vælg Journaliser kopi af dokument 3. Importguiden vises 4. Vælg handlingen Nyt dokument i sagen og tast nummeret ind på den sag, du ønsker at journalisere en kopi af dokumentet på. Du kan også søge sagsnummeret frem ved at klikke på knappen Sager, hvis du ikke kan huske det. 5. Klik på knappen Næste 6. Dialogboksen Registrer oplysninger om dokumentet vises 7. Profiloplysninger om dokumentet er kopieret fra originaldokumentet, ret evt. oplysninger til og tryk Ok 8. En meddelelse, der fortæller, at dokumentet er blevet gemt, vises 9. Klik Ok Bemærk at det ikke var nødvendigt at indtaste dokumentets metadata under importguiden, da disse er journaliseret med over til det nye dokument automatisk. Du kan ikke journalisere en kopi af et dokument, hvis dokumentet er gemt på en afsluttet sag. 23. Journaliser løse dokumenter vha. knappen Nyt arkivdokument Dokumentarkivet giver mulighed for at gemme dokumenter i Acadre uden sagstilknytning, typisk består dokumentarkivet af en fælles og en personlig del. Brugerne kan selv administrere den personlige del af dokumentarkivet, dvs. oprette mapper og undermapper, hvori såkaldt løse dokumenter (dokumenter uden sagstilknytning) kan gemmes. Løse dokumenter kan efterfølgende nemt kopieres til sager i Acadre, hvis brugeren ønsker det. 1. Klik på panelet Dokumentarkiv i Genvejspanelvisningen 2. Marker mappen Personligt materiale 3. Højreklik på mappen og vælg Nyt arkiv fra højrekliksmenuen 4. Navngiv arkivet, fx Udkast til sagsdokumenter, og klik på knappen OK 5. Marker den netop oprettede mappe og klik på knappen Nyt arkivdokument yderst til venstre i værktøjsbjælken Formpipe Software A/S 2014 Side 30

31 6. Profilvinduet ændres til en tom dokumentprofil, hvor du skal udfylde oplysninger om dokumentet ift. jeres opsætning (typisk dokumenttitel, status og kategori, samt evt. indholdsbeskrivelse, sagsbehandler og aktindsigt) 7. Når alle obligatoriske oplysninger er udfyldt, kan du klikke på knappen Gem til højre i profilvinduet 8. Stifinder åbner, så du kan finde det ønskede dokument og klikke på Åben for at få det overført til Acadres dokumentarkiv Dokumentet er nu gemt i Acadre uden sagstilknytning, og kan ses i træstrukturen under den valgte mappe i Dokumentarkivet. Du kan også søge dokumentet frem via fanen Arkivdokumenter under søgeprofilen (klik på knappen Ny søgning i værktøjsbjælken og marker fanen Arkivdokumenter). Vær opmærksom på, at løse dokumenter ikke flyttes til papirkurven, når de bliver slettet, og derfor ikke kan gendannes! Vær opmærksom på, at der ikke kan sættes adgansgkoder på løse dokumenter - dokumenter placeret i det personlige arkiv kan udelukkende ses af brugeren selv, mens dokumenter placeret i den fælles del af arkivet kan ses af alle brugere! 24. Journaliser løse dokumenter vha. tegnestiften 1. Åbn det dokument, du ønsker at gemme i dokumentarkivet i Acadre 2. Klik på tegnestiften i værktøjsbjælken 3. Importguiden vises 4. Vælg Dokument uden sagstilknytning til arkivet og klik på opslagsknappen Arkiver 5. Udpeg det arkiv, du ønsker at gemme dokumentet under, og klik på knappen OK 6. Klik på knappen Næste 7. Dialogboksen Registrer oplysninger om dokumentet vises 8. Udfyld oplysninger om Dokumenttitel mv. og klik på knappen OK Dokumentet er nu gemt i Acadre uden sagstilknytning, og kan ses i træstrukturen under den valgte mappe i Dokumentarkivet. Du kan også søge dokumentet frem via fanen Arkivdokumenter under søgeprofilen (klik på knappen Ny søgning i værktøjsbjælken og marker fanen Arkivdokumenter). 25. Journaliser kopi af arkivdokument til sag Ønsker du at journalisere en kopi af et af dine løse Office-dokumenter fra dokumentarkivet til en sag i Acadre, gøres dette nemt vha. højrekliksmenuen Journaliser kopi på Acadresag 1. Klik på knappen Ny søgning i værktøjsbjælken Formpipe Software A/S 2014 Side 31