REFERAT. Øvrige deltagere på mødet:

Transkript

1 Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange (FSEA) Dato: Tirsdag Kl.: Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen (næstformand) Udviklingschef BUC Henrik Ingemann Andersen Leder af CVI Allan Lohmann Brugerrepræsentant Kim Bach Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Pårørenderepræsentant Ellen Merete Juul Klinikchef PC Glostrup Darius Mardosas Kristineberg København Ø. Direkte Ref.: Anica Hand Dato: Øvrige deltagere på mødet: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Leanchef Jens Normand Patientlogistiskchef Jacob Bille Krogh Konsulent Økonomi og Planlægningsafd. Anica Hand Kvalitets- og Udviklingschef Mette Bertelsen Fredsgaard Afbud: Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Specialpsykolog BUC Lene Munck Mikkelsen Vicedirektør Ida Hageman Udviklingschef PC København Pia Linda Døssing Afdelingssygeplejerske PC Glostrup Ditte Thomsen Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde og input til kommende dagsordener ( ) 2. Sundhedsplatformen medicinområdet ( ) 3. Gode overgange fra BUC til voksenpsykiatri ( ) 4. Tid med patienten: hvordan måler vi det? ( ) 5. Opsamling ift. udfordrende arbejdsgange ( ) 6. Mødeevaluering ( ) 7. Evt. ( ) Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidste møde ( ) Velkomst og evt. kommentarer til referat fra sidste møde. Drøftelse af emner til kommende dagsordener. Ingen bemærkninger til referat fra sidste møde.

2 Punkt 2 Sundhedsplatformen medicinområdet ( ) Oplæg ved Troels Roesbjerg om status vedr. det videre arbejde med forbedringer på medicinområdet i SP. Det indstilles, at forummet: o tager orientering til efterretning Orientering blev taget til efterretning. Drøftelserne i plenum gik på: - Klinikere oplever, at der ikke er kommet ændringer i den grad som forventet, og at opgraderingen har ført til forværringer på nogle områder. - Aktuel status for Fælles Medicinkort (FMK) vises i headeren i SP, men funktionen har udfordringer. Der skal være forbindelse til FMK for at få sidste information, dvs. at de først bliver opdateret, når man logger ind. Pga. lovgivningen må/kan det ikke ske automatisk. Det er ikke muligt at lave et automatisk tjek ift. brugerens profil, det kræver en aktiv handling. Der skal sikres, at det er en kliniker, der har adgang til FMK. - Den nye arbejdsgang ved udskrivelse fungerer ikke hensigtsmæssigt. Det ligner en side-side-visning, men er det ikke. Det er stadig fra side-side-visningen, man indlæser seneste opdateringer fra FMK online, og blandt andet markerer medicinkortet ajourført. Medicingruppen har ikke være med til at udvikle funktionen, den skal laves om ift. funktionaliteten af side-side-visningen. - Den bedre visning af depot i MDA (Medicin dispensering og administration) løser ikke den grundlæggende problematik. Der sker alligevel mange utilsigtede hændelser, fordi der ofte ikke bliver sat den rigtige startdato på. - Ift. det videre arbejde skal helt overordnet arbejdsgangene omkring FMK for lægerne gøres meget bedre. Der presses på for at få forbedringer igennem på ordinationsarbejdsgangen fx en erstatning af feltet Frekvens (hvor der pt. er for mange valgmuligheder). - Der opleves, at der ikke er nok ressourcer og kompetencer ift. forståelsen af problematikker og at få dem oversat til konkrete ændringsønsker. Men man prøver altid at få klinikere involveret i processen. Derudover er der mange afhængigheder ift. enighed på tværs af regioner og hospitaler. Side 2

3 Forummet kan bidrage med at identificere væsentlige udfordringer/hovedproblemer og melde dem ind. Der skal sikres, at der foreligger klare arbejdsgange og vejledninger omkring medicinmodulet. I stedet for lange tipsheets er det en mulighed at lave overskuelige lommekort som kort vejledning for de vigtigste arbejdsgange i SP. Det er vigtigt at justere forventningerne og gøre opmærksom på begrænsninger i systemet. Nogle ting kan ikke ændres, derfor er det nødvendigt at finde arbejdsgange, der fungerer med forudsætningerne i systemet. Generelt skal der formuleres nogle præcise krav ift. problemstillingen. Succeskriteriet/ minimumsløsning (hvornår synes man, problemet er løst) skal tydeliggøres. Siden implementeringen af SP, har psykiatrien deltaget i arbejdet på at forbedre funktionerne vedrørende medicin. Arbejdet blev formaliseret i en gruppe af faglige eksperter, der har arbejdet siden starten af Dette arbejde var tænkt til at slutte med opgraderingen til SP2018, men da der fortsat er en del udfordringer på medicinområdet, er det besluttet at gruppen fortsætter i 2019 og nok også i På mødet fortælles om arbejdet, udfordringerne og de små sejre. - Punkt 3 Gode overgange fra BUC til voksenpsykiatri ( ) Oplæg ved KUA/ØPA om den udarbejdede vejledning og tilhørende data. Herefter tid til drøftelse i plenum. Der indstilles, at forummet: o drøfter og godkender vejledningen Vejledningen blev drøftet og forum kom med enkelte ændringer ift. formulering og uddybning af vejledning: Side 3

4 - BUC tager kontakt til voksenpsykiatri 6 måneder før overgangen, men på dette tidspunkt bliver der ikke sendt en henvisning. Den kommer først 2 måneder før. - Breve i e-boks går ikke til forældre efter barnet er fyldt Der skal evt. findes en anden formulering ift. ukomplicerede overgange. Om en overgang er ukompliceret, vurderes af klinikerne. - I kontakten/overgangsmødet skal afklares, hvad det næste forløb skal være for at sikre en god overgang. I vejledningen skal der skrives lidt mere om det videre forløb. - Der er mulighed for at kontakten for enkelte patienter foregår via videomøder eller telefon. Ressourcerne skal bruges til at sikre gode overgange mellem BUC og voksenpsykiatri, som beskrevet i vejledningen. FSEA godkender vejledningen med de aftalte ændringer, som skal bagefter godkendes i hospitalsledelsen. Hensigten med vejledningen er at beskrive en arbejdsgang for sikker overgang mellem BUP og voksen-psykiatri, da man ved, at der i denne overgang er risiko for at tabe patienten, overse risikofaktorer eller miste væsentlige informationer. Punktet vedr. gode overgange fra BUC til voksenpsykiatri blev sidst drøftet i FSEA den 20. marts Vejledningen er blevet udarbejdet i 2017/2018 af en arbejdsgruppe med personale fra PC Ballerup og BUC. Efterfølgende er vejledningen blevet bearbejdet af hhv. risikomanager, faglig ekspert i SP for BUC, samt Center for Diagnostik og Visitation samt Kvalitets- og Udviklingsafdelingen. Vejledningen er i den proces blevet forkortet og forenklet. Siden vejledningens første udkast, er udkommet NICE* guidelines vedr. overgang ml. børne/ungdomspsykiatri og voksenpsykiatri. Guidelinen foreskriver en forberedelse af overgangen på ca. 6 mdr., hvorfor dette er tilføjet vejledningen. *Nice står for National Institute for Health and Care Excellence, som laver anbefalinger og udgiver vejledninger i England. 1 VIP-vejledning Henvisning af patienter fra børne- og ungdomspsykiatri til videre behandling i voksenpsykiatri- sikre overgange 2 Oversigt over patienter, der overgår fra BUC til voksenpsykiatri Side 4

5 Punkt 4 Tid med patienten ( ) Oplæg v. Line om status ift. målingen af tid med patienten: Hvad er status på arbejdet med mål om tid med patienten: Høringsgruppens arbejde Notat om målet for tid med patienten Der er herefter sat tid af til spørgsmål og input fra forummet. Det indstilles, at forummet tager status til efterretning. Line gennemgik nogle af de slides, der skal vises til LMU. Drøftelsen i forum gik på følgende spørgsmål/kommentarer: - Beslutningen at bruge halvdelen af tid med patient er truffet i hospitalsledelsen og skal ses som et orienteringstal. Der skal fjernes fokus fra 50%, men koncentreres i stedet for på forbedringen ift. at bruge mere tid med patienten (så meget tid med patienten som muligt fælles ambition). Forventning er ikke at nå det med det samme, men at det er en proces, som allerede er i gang mange steder og at målsætningen vurderes afsnitsvis. Det er et vigtigt budskab fra direktionen og det er vigtigt, at formidle det videre. - Roadshows på LMU gennemføres pga. at diskussionen fylder meget i VMU. Lokalt aftales, hvem deltager i møderne (LMU 3 og 4). Forummet er enig i, at det er vigtigt, at Line tager med til møderne/ roadshows. - I præsentationen (slide 19) står: Fokus er ikke på, om den enkelte medarbejder når målet for patienttid, men at afsnittet løbende arbejder på at bruge mere tid med patienterne. Punktet skal fremhæves mere, der dette er et vigtigt udsagn. - Uffe arbejder på et notat om målet for tid med patienten. Det skal udgives på intra, og ikke i VIP. Medarbejdere skal bare få at vide, hvor de kan finde beskrivelsen. - I kapacitetsanalysen indgår grundforudsætninger ift. sygefravær, uddannelse, ledelse osv. Forudsætninger kan evt. diskuteres, når man laver analysen i de enkelte afsnit, fx sygefravær. - Der kan evt. uddybes i præsentationen, at tid uden patient også er vigtig. - Der er en bekymring for at få ugeplanerne til at hænge sammen med målsætningen. Pga. mange afbud skal der afsættes mere tid i kalenderen til tid med patienten for at nå 50%. Øvelsen er, at det kan lade sig gøre i en ugeplan; hvis det bliver urealistisk, så skal Side 5

6 man genbesøge kapacitetsanalysen. I oplægget kan der uddybes for hvilke møder, som patienten udebliver fra, der skal bookes erstatning for. - Der skal afsættes en time til roadshows på LMU. Høringsgruppens arbejde: Gruppens fokus var indledningsvist på at definere gråzoner i målepunktet for tid med patienten, samt at komme med forslag til hvordan der bedst muligt blev arbejdet med målet. I takt med, at målet er blevet defineret mere præcist i HL er gruppens fokus skiftet til at skabe mening omkring målepunktet og sætte det i relation til arbejdet med kapacitetsanalyser, hvorfor roadshow på centrenes LMU er stadig er aktuelt. Notat for målet om tid med patienten: Præsentationen fra høringsgruppen er blevet fremlagt VMU. På baggrund af drøftelsen på mødet, er det blevet besluttet at udfærdige et notat der beskriver målepunktet. Der bliver ikke tilsendt materiale med dagsorden. Høringsgruppens præsentation og notat om målet for tid med patienten eftersendes. Punkt 5 Opsamling ift. udfordrende arbejdsgange ( ) Oplæg v/ Line og kort plenumdrøftelse. Det indstilles, at forummet: drøfter prioritering ift. udfordrende arbejdsgange godkender prioritering og den videre proces Punktet blev ikke nået og udskydes derfor til næste møde. Side 6

7 I forbindelse med planlægningen af forummets fremtidige arbejde skal der drøftes eksisterende arbejdsgange, der aktuelt udfordrer mest på centrene. På baggrund af input fra de sidste to forummøder har formandskabet/sekretariatet udarbejdet et oplæg til en prioritering af de nævnte udfordrende arbejdsgange, se bilag. 3: Prioritering af udfordrende arbejdsgange Punkt 6 Mødeevaluering ( ) Hvordan er mødet forløbet? Hvad skal vi tage med til de næste møder, og hvad skal vi ændre på? Punktet blev ikke nået. Punkt 7 Evt. ( ) Punktet blev ikke nået. Med venlig hilsen Anica Hand Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 7