Budgetseminar juni 2013, Hotel Scandic Kolding, Kokholm 2, 6000 Kolding FBST møde 4 / R E F E R A T

Transkript

1 Budgetseminar juni 2013, Hotel Scandic Kolding, Kokholm 2, 6000 Kolding FBST møde 4 / R E F E R A T Fredag den 7. juni 2013: Deltagere: Flemming Knudsen FKN Jytte Storm JST Anders Jacobsen AJA Anne-Mette Lund AML Hanne Jensen HAJE Marianne Knudsgård MAK Lotte Mathiesen LMA Ulla Christensen UCH Lars Rasmussen LRA Mette Find Andersen MFA Mette Mønster MMØ Mads Sejerøe MSE Afbud Jan Donde JDO Status, drøftelse og beslutning om ny politisk og administrativ organisering af forbundets elitearbejde Formand for arbejdsgruppen AML opsummerede de store linjer i forslaget til ny elitestruktur, således som det blev repræsenteret på FBST møde 3/ , herunder forslag om etablering af et nyt vækstforum. Budgetansvar foreslås lagt ud til de enkelte elitesektioner og overordnet ansvar i pågældende miljøs aktivitetsudvalg. AML bekræfter at arbejdsgruppen ikke har en entydig indstilling til økonomiansvaret, men vil lade det være op til FBST at drøfte/beslutte dette område. Vækstforum: Med den foreslåede sammensætning af vækstforum kan der kommer til at mangle noget erfaring fra de etablerede elitemiljøer. Konklusion: Der kan efter behov inviteres repræsentanter ad hoc ind til drøftelser i vækstforum for at kvalificerer aktuelle emner. Præcision: aktivrepræsentanten skal være fra et miljø med sæde i vækstforum. Bemærk der kan være lidt økonomi koblet på driften af vækstforum (møder, transport m.v.) Eliteudvalg: Ingen bemærkninger til det fremlagte. Elitesektionen: Formand for elitesektionen udpeges af og blandt de folkevalgte i aktivitetsudvalget. 1

2 HAJE gør opmærksom på, at URG s formand for elitesektionen, p.t. IKKE er folkevalgt. Økonomi: FKN gør opmærksom på et eventuelt krav fra TD i forhold til budgetansvar for TD midler. Administrationen undersøger emnet. Sportschef: Budgetstyring ændres til budgetkoordinering Sportskoordinator: Der er behov for at skabe et arbejdsmæssigt snit mellem sportskoordinatorer og sportssekretær. Forbundsbestyrelsen godkendte med de nævnte tydeliggørelser arbejdsgruppens anbefaling til ikrafttrædelse 1. januar De ændrede opgavefordelinger administrativt vil imidlertid blive iværksat løbende hen over resten af Formelt skal bl.a. vækstforum indskrives i vedtægterne og forankres på repræsentantskabsmødet. Budgetdisponering: FBST besluttede at opretholde vandtætte skodder mellem aktivitetsudvalgenes og elitesektionernes budget. Et flertal i FBST besluttede dog at der kan ansøges FBST om overførsel af midler mellem disse enheder i særlige tilfælde. Setup, forbundsbestyrelsesmøder - ansvar og formalia - forslag til ændring/opstramning af arbejdsform Med baggrund i de seneste bestyrelsesmøder har ledelsen overvejet ændret setup og opstramninger. Dagsordenen suppleres fremadrettet i højere grad med aktuelle bilag til at understøtte beslutningspunkter. Dagsordenen renses stort set for orienteringspunkter og erstattes af et FBST Nyhedsbrev der udsendes til Forbundsbestyrelsen sammen med indkaldelse og dagsorden. Alle medlemmer af Forbundsbestyrelsen kan fremsende punkter til Nyhedsbrevet 14 dage før mødet. LMA ser gerne Nyhedsbrevet foldet ud til alle medlemmer af enhederne. Dette ønske tages op igen, når Nyhedsbrev og indhold har fundet sin form. Forslag om 1-2 yderligere bestyrelsesmøder om året. Henstilling til heldagsmøder 2 gange årligt. F. eks januar og august. Skypemøder ligeledes bragt i spil. Konklusion: mødefrekvens og antal tages op i forbindelse med ny mødesæson 2013/2014. FBST tilslutter sig oplæg fra ledelsen med de nævnte præciseringer (bilag vedhæftes referat) 2

3 Status implementering ny politisk struktur - status fra enhederne - drøftelse af udfordringer og løsningsmodeller AJA: Hilser med tilfredshed at udvalget nu har ansvar for alle konkurrencer. Forskellige småudfordringer i forbindelse med implementeringen og praktiske aftaler, men overvejende positiv oplevelse. MAK: Ingen ændringer, idet udvalget altid selv har drevet konkurrencerne. RSU: Ikke de store ændringer, men der viser sig et større konstruktivt netværk nu. Ændret status fra projektgruppe til udvalg har betydet noget. Alt i alt en positiv og lærerig proces. MFA (Region Fyn): Lært meget. Gavnligt med sæde i FBST og erfaringsudveksle. Udfordringer i regionen, ikke mindst med rekruttering af ressourcer. Tak til regional konsulent for stor støtte og arbejdsindsats. MMØ (Region Nordjylland): Brugt mange kræfter på rekruttering. Der er dog lys forude og ad hoc ressourcer støtter op efter behov. Udfordring med at få foreningerne til at tage imod møde/event tilbud. Positivt med stand i forbindelse med DGF konkurrencer. God måde at få dialog med foreningerne på. JST: FU og direktions fusion (ledelsen) har været en god oplevelse. JST føler sig tættere på og bedre klædt på. AML: Ikke de store ændringer til trods for at udvalget nu har alle regionale konkurrencer. Der skal planlægges lidt flere konkurrencer, men udvalget har været mere optaget af arbejdet med udvikling af nyt konkurrence setup. LRA: Ikke ændringer. Største (positive) udfordring er en udvidelse af udvalgets sammensætning og nye foreninger, der byder ind på konkurrencer. Arbejder med stævnekontrakter og anden formalia. LMA: Mangler at få besat næstformandsposten samt GfA repræsentant fra Region Nordjylland. Endvidere sidder Region Hovedstadens formand i GfA so far. Arbejder meget med nyt Gymnasternes Dag koncept og ser frem til DGF i Tivoli. HAJE: Den nye struktur er blevet godt modtaget i udvalget. Stadig lidt småudfordringer med praktiske ting regionalt. Bl.a. oplysninger om budget og regnskab fra tidligere kredskonkurrencer. FKN: Konklusionen er tålmodighed med implementeringen af GfA og den regionale struktur. Tak til alle for et stort og vigtigt stykke arbejde. Orientering vedrørende kommende events - EM Rope Skipping (JST) JST gennemgik PP udarbejdet af JST og UCH - World Cup Trampolin/Tumbling (FKN) FKN gennemgik PP 3

4 - NM TeamGym Seniorer (AJA) Afholdes 9. november Der har netop været afholdt møde i OC. Bolbro er tilknyttet som ressourceforening og leverer bl.a. hjælpere. Live Streaming (DR) hele lørdagen. Danmark forventes at stille med tre herrehold. Store forventninger til Greves damehold. - Gymnaestrada Helsingfors 2015 (JST) Konceptet omkring fælleshold er ved at være på plads. Sidste nye skud på stammen er et GYMFIT fælleshold og to kategorier af Classic Ladies. Finland er primus motor i Nordisk Aften, men med god fylde fra øvrige Nordiske lande. Forslag fra Finland at Danmark har fokus på TeamGym og Trampolin. - Fælles Senior DM (JST) Møderække indledes senere på måneden. Dels styregruppe. Dels arbejdsgruppe (disciplinerne). Dels forventningsafstemning med hjælperforeninger. Statusrapport fra arbejdsgruppen vedrørende fælles konkurrencebestemmelser Arbejdsgruppen er endnu ikke kommet i gang med arbejdet. Rapporten udsættes til FBST møde i august. Lørdag den 8. juni 2013 Budgetprincipper og mål samt strategi for budgetforhandlingerne FKN og JDO redegjorde for budgetudfordringen og forventningerne til udbyttet af dagens forhandlinger. Budget 2014 Deltagere udover Forbundsbestyrelsen: Bent Busk, Anne Villumsen, Lise Ravnkilde, Viggo Brøndegaard, Henrik Bertelsen og Trine Bay Enhedernes fremlæggelse af budget og målsætningsønsker Regioner Sport & Udvikling Event og Branding Udvalg Efter enhedernes fremlæggelse og opklarende spørgsmål viser der sig et behov for at bruge lidt mere energi på en række fælles områder. Med henblik på at afdække muligheder for besparelser og eventuel centralisering samt skrue på omsætningsknapper, arbejdede deltagerne videre med emnerne: Resultatformidling Ingen åbenlyse konklusioner, idet denne del af resultatformidlingen primært handler om formidling under konkurrencerne. Den øvrige del af resultatformidlingen er integreret i det nye IT projekt PR/Markedsføring/streaming/konkurrencerekruttering Ønske om central streaming aftale og fælles platform. (Udvalgene skal så kunne købe sig ind på sitet ). 4

5 Rekruttering: Foreninger er en central/administrativ opgave hvorimod en struktureret indsats på at få tidligere eller nuværende foreninger til at tage konkurrencediscipliner på programmet, kan være et samarbejde mellem administration og udvalg. Alternative indtægter, inklusive kurser: SMS konkurrencer. Entre ved samtlige DGF konkurrencer. Kontingent/licens/dispensationer/arrangementsgebyr Kan/skal der reguleres på foreningskontingent, aktivitetskontingent og konkurrencelicens Anbefaling at arrangementsgebyr kan fastsættes fra udvalg til udvalg afhængig af konkurrenceøkonomi. Alternativt relateret til medaljesæt. Startgebyr bør ligge fast. Områder med licensdispensation kan eventuelt erstattes af forhøjede arrangementsgebyrer. Konklusion: Ledelsen arbejder videre med oplæg. Budgetforhandling (kun Forbundsbestyrelsen) FBST drøftede/forhandlede en række elementer i budget 2014 og godkendte det samlede lønbudget i administrationen samt økonomien i et nyt udviklingsprojekt i samarbejde med DIF/SVØM/DGF Enhederne justerede endvidere deres respektive budgetønsker. Søndag den 9. juni: Budgetforhandlinger (fortsat) FBST indledte mødet med en kort opsummering af lørdagens budgetforhandlinger og en politisk drøftelser af såvel budgetprincipper som konsekvenser af DGF s mangfoldighed. Enighed om behovet for at, overveje anden budgetproces og nye principper i forbindelse med budget For så vidt angår budget 2014 arbejder ledelsen nu videre med opgaven og input til palletten af indtægter (herunder arrangementsgebyr, licens m.v.) Afrunding og tidslinje for den fortsatte budgetproces Ledelsen vil senest forud for det kommende bestyrelsesmøde i august, fremsende status på budgetudfordringen med dertil hørende noter og anbefalinger. 5

6 FBST møde 4 / (fortsat) 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt. 2 Opfølgning på referat FBST møde 3 / , den 23. april 2013 Det har ikke været muligt at afholde møder med enehederne med henblik på opfølgning af målsætningsaftaler. Møderækken udsættes til efteråret. Mødeterminer fastsættes på FBST møde i august. Der har dog været møde med URG, hvor målsætningsaftalen også var på dagsordenen. Sager til beslutning 3 Aktivitetskontingent Fortolkning og beslutning vedrørende foreningernes aktivitetskontingent. Et flertal i FBST vedtog at der fremadrettet skal faktureres aktivitetskontingent til hhv. Trampolin og Tumbling. 4 Konkurrencelicens Beslutning om eventuelle dispensationer FBST besluttede opretholdelse af de nuværende licensdispensationer. De pågældende områder vil dog indgå i ledelsens oplæg til eventuelt ændret arrangementsgebyrstruktur. De berørte licensfri områder er: -TeamGym B rækker -Tumbling Niveau 1 og 2 -Trampolin Klubtræf 5 Individuelt medlemskab af DGF FBST besluttede udvikling af individuelt medlemskab med begrænsede rettigheder. Ledelsen arbejder videre med produktet, ikke mindst målrettet deltagelse i GfA relaterede events. 6 Økonomisk statusrapport På baggrund af indtrufne omstændigheder og FBST beslutninger efter budgetårets opstart, er det samlede 2013 budget genstand for ændringer på en række områder: Udviklingschef, Spring -Sikker projekt DGF/DGI, Event & PR - Chef, Medarbejderbarsel, reduceret DIF tilskud til udviklingskonsulent, samt forpligtelser i forbindelse med medarbejderophør. Samlet estimeret udfordring p.t. udgør ca kroner. (Der arbejdes dog med øget kommerciel indsats, med heraf forbedret økonomi på den lidt længere bane.) 6

7 Sager til orientering 7 Formandens orientering om aktuelle politiske emner Politisk dialog mellem DIF og DGI i relation til Kulturministeriets igangsatte udredningsarbejde vedrørende idrættens økonomi og organisering. Organisationerne forsøger at være på forkant med konklusionerne, hvilket bl.a. kan munde ud i afdækning af potentielle samarbejdsfelter. 8 Status administrationens organisering Ny sportskoordinator rekrutteres med forventet tiltrædelse medio august (URG, UIG, Acro) 9 Orientering kommende events FKN foretog status på internationale events på dansk grund , samt events med dansk deltagelse internationalt. FBST tilkendegav interesse i at byde ind på: World Cup Æstetisk i 2015? World Cup i Trampolin/Tumbling i 2014? International TeamGym konkurrence i 2015 (udvikles) EM i Trampolin/Tumbling? EM TeamGym 2018 eller 2020? FKN henledte opmærksomheden på, der endnu ikke er en vært til Gymnaestrada 2019! 10 Udviklingsprojekt DIF/DGF/SVØM Projektbeskrivelsen udsendes til FBST efter DIF bestyrelses behandling den 18. juni. 11 IT projekt Kravspecifikation udsendt til potentielle leverandører. Respons fra alle. Processen fortsætter efter planen, således at FBST kan træffe endelig beslutning om økonomi og valg af leverandør efter indstilling fra ledelsen. 13 Eventuelt AML rejser spørgsmål om ændring af sæsonperiode således den følger kalenderåret. AML afbud til FBST møde den 12. august FKN afsluttede budgetseminar og FBST møde med en konstatering om fortsat stor budgetudfordring. Husk Tivoli og EM Rope. God sommer 7