Dagsorden for ekstraordinært bestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden for ekstraordinært bestyrelsesmøde Mødedato: Torsdag den 8. juli 2010 Starttidspunkt: Kl. 16:00 Sluttidspunkt: Kl. 18:00 Mødested: Mødelokale: SKAT Universitetsvej 2, Roskilde Mødelokalet i kælderen Journalnummer: Deltagere: Mødesekretær: Bestyrelsen Nanna Ferslev (NAF), tlf , naf@ucsj.dk Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Meddelelser fra rektor og formand Beslutning om faseopdeling af byggeri af Campus Roskilde Beslutning om bygningerne i Holbæk Beslutning om salg af Søndergade 12 i Haslev UCSJ s placering i uddannelsesbilledet Kommunikation fra bestyrelsesmødet Eventuelt /12

2 1. Godkendelse af dagsorden 1.1 Sagsfremstilling 1.2 Indstilling Det indstilles, at dagsordenen godkendes 1.3 Økonomi 1.4 Proces 1.5 Kommunikation 1.6 Bilag 2/12

3 2. Godkendelse af referat 2.1 Sagsfremstilling Referat af bestyrelsesmødet den 23. juni fremgår af bilag 1. Der er ikke kommet kommentarer til referatudkastet. Referatet svarer således til det udsendte udkast. 2.2 Indstilling Det indstilles, at referatet af bestyrelsesmødet den 23. juni godkendes. 2.3 Økonomi 2.4 Proces 2.5 Kommunikation Referatet er offentliggjort på UCSJ s hjemmeside 2.6 Bilag Bilag 2.1 Referat af bestyrelsesmøde den 23. juni /12

4 3. Meddelelser fra rektor og formand 3.1 Sagsfremstilling Der er ikke udarbejdet nyhedsbrev til dette bestyrelsesmøde. Der udsendes sommerbrev til bestyrelsen den 12. juli, når vi kender de endelige ansøgningstal. 5. juli er der ansøgningsfrist til den Koordinerede Tilmelding (KOT). På bestyrelsesmødet udleveres oversigt over ansøgningstal til UCSJ (bilag 3.1). Alle UCSJ s uddannelser bortset fra Socialrådgiver- og Leisure Managementuddannelsen er underlagt UVM s dimensionering. UVM udmelder dimensioneringen på institutionsniveau. Det er således op til UCSJ selv at fordele dimensioneringen på UCSJ s udbudssteder. Den 5. juli træffer direktionen beslutning om den interne fordeling af dimensioneringen. På bestyrelsesmødet udleveres UCSJ s interne fordeling af dimensioneringen (bilag 3.2). I materialet til bestyrelsesmødet den 23. juni blev bestyrelsen orienterede om den ekstra 1 pct. besparelse i Brev fra UVM af 30. juni til bestyrelserne indgår som bilag 3.3. Af brevet fremgår det, at udmøntningen for uddannelsesinstitutioner med taxametertilskud udskydes til 2011, da der ikke er hjemmel til at nedsætte tilskud i 2010 af generelle statsfinansielle hensyn. Det præciseres i brevet, at bestyrelsens pligt til at sikre en forsvarlig forvaltning indebærer, at bestyrelsen skal sørge for, at den tilpasning af institutionens omkostninger, som er nødvendig, allerede iværksættes i andet halvår af Indstilling Til orientering 3.3 Økonomi De forventede øgede ansøgningstal belaster økonomien i 2010 som følge af forskydningen i UVM s taxametre. 3.4 Proces 3.5 Kommunikation Rektorkollegiet udsender den 6. juli information til pressen om den landsdækkende tendens for søgning til læreruddannelsen. Den 8. eller 9. juni udsender Rektorkollegiet en pressemeddelelse om det nationale uddannelsesbillede. UCSJ informerer løbende om tendenser i ansøgningerne. 4/12

5 3.6 Bilag Bilag 3.1 Bilag 3.2 Bilag 3.3 Oversigt over ansøgningstal (udleveres på mødet) Oversigt over den interne fordeling af dimensioneringen (udleveres på mødet) Brev fra UVM om 1 pct. besparelse 5/12

6 4. Beslutning om faseopdeling af byggeri af Campus Roskilde 4.1 Sagsfremstilling Campus Roskilde vil fuldt udbygget komme til at omfatte m². Byggeriet har fra starten af været tænkt som fire faser: Fase 1 indebærer et bruttoareal på ca m² som kan rumme de professionsbacheloruddannelser, der udbydes i Campus Roskilde. Fase 2 indebærer yderligere m², der dels skal rumme en bevægelseshal i en særskilt bygning med depoter og omklædningsfaciliteter på 800 m², dels en udbygning af undervisningsfaciliterne i hovedbygningen til professionsbacheloruddannelserne. Fase 3 og 4 indebærer yderligere m², der dels skal rumme center for undervisningsmidler med informativ samling, undervisningsfaciliteter og kontorer med sammenlagt 950 m² samt en udbygning af undervisningsfaciliterne til øvrige aktiviteter i Campus Roskilde. På bestyrelsesmødet i den forhenværende bestyrelse den 29. marts blev overvejelserne om at udvide byggeriets første etape til også at omfatte fase 2 luftet, og der blev lagt op til at bestyrelsen skulle træffe beslutning om dette på bestyrelsesmødet i september. Der har imidlertid vist sig at være behov for, at bestyrelsen allerede nu træffer beslutning om, hvorvidt byggeriets første etape skal omfatte både fase 1 og 2. Argumenterne for at der er behov for at træffe beslutningen nu fremgår nedenfor. 4.2 Indstilling Formandskabet indstiller, at bestyrelsen beslutter at udvide med fase to som en del af byggeriets første etape. Argumenterne for indstillingen er: De foreløbige ansøgningstal tyder på en større søgning til Campus Roskilde end sidste år. På baggrund af ansøgningstallene, jf. bilag 3.1 som udleveres, udarbejdes der en opdateret prognose for studenterbestanden i Campus Roskilde, som udleveres på bestyrelsesmødet. Der er derfor behov for flere undervisningslokaler allerede i 2012 end de undervisningslokaler, som indgår i de m 2. Fase 2 vil under alle omstændigheder skulle bygges på et snarligt tidspunkt, da det er uholdbart, at Campus Roskilde ikke har adgang til en bevægelseshal, som de studerende særligt på fysioterapeutuddannelsen, men også lærer- og pædagoguddannelsen er afhængig af. Årsagen til at bevægelseshallen ikke er medtænkt i fase 1 er, at prognoserne for studenterbestanden i Campus Roskilde løbende har ændret sig mod flere og flere studerende. Hvis en bevægelseshal skulle indgå i de m 2, ville der slet ikke være nok undervisningslokaler. Hvis ikke der bygges en bevægelseshal med det samme, vil UCSJ være nødt til at leje egnede haller andetsteds. Det vil være økonomisk uhensigtsmæssigt og ufordelagtigt set fra de studerendes og medarbejdernes synspunkt. I forhold til medarbejderne vurderes en bevægelseshal at være af væsentlig betydning i forhold til opbakning til byggeriet. På det første møde i styregruppen for byggeriet videre- 6/12

7 bragte medarbejderrepræsentanten således et ønske fra medarbejderne om at fremskynde fase to i forhold til etablering af bevægelseslokale. En udvidelse til fase 2 fra starten af vil fremme optimeringsfasen (den proces hvor medarbejdere og studerende fra Campus Roskilde i samarbejde med bygningsrådgiveren optimerer byggeriet, dvs. at byggeriet i detaljer tilpasses brugernes krav og ønsker under hensyntagen til den økonomiske ramme). Det er væsentligt for optimeringsprocessen, at processen sker i forhold til det antal m 2 som bygges. Det vil derfor være uhensigtsmæssigt, hvis der først træffes beslutning om en udvidelse til fase 2 efter optimeringsfasen, som finder sted ultimo juli til primo september. 4.3 Økonomi De økonomiske konsekvenser fremgår af bilag Proces 4.5 Kommunikation 4.6 Bilag Bilag 4.1 Prognose for studenterbestand i Campus Roskilde pr. 25. juni Bilag 4.2 Prognose for studenterbestand i Campus Roskilde pr. 7. juli (udleveres på mødet) Bilag 4.3 Byggebudget ved m 2 Bilag 4.4 Byggebudget ved m 2 Bilag 4.5 Omkostningsbillede ved m 2 Bilag 4.6 Omkostningsbillede ved m 2 Bilag 4.7 Likviditetsanalyse Bilag 4.8 Tidsplan for byggeriet 7/12

8 5. Beslutning om bygningerne i Holbæk 5.1 Sagsfremstilling Status og anbefalinger for bygningerne i Holbæk fremgår af bilag Indstilling Rektor indstiller, at anbefalingerne i bilaget følges. Det indstilles, at bestyrelsesformand og rektor får forhandlingsmandat til det videre forløb. 5.3 Økonomi Fremgår af bilag Proces 5.5 Kommunikation 5.6 Bilag Bilag 5.1 Notat (fortroligt) 8/12

9 6. Beslutning om salg af Søndergade 12 i Haslev 6.1 Sagsfremstilling Søndergade 12 i Haslev (det tidligere Haslev Seminarium) er i offentligt udbud. Tilbudsfristen er den 7. juli kl. 12. Oversigt over afgivne bud udleveres på bestyrelsesmødet. 6.2 Indstilling På baggrund af de indkomne tilbud skal bestyrelsen træffe beslutning om det videre forløb. Det indstilles, at bestyrelsesformand og rektor får forhandlingsmandat til at gå videre med et evt. salg. 6.3 Økonomi Bygningen har medio 2010 en bogført værdi på 25,3 mio.kr. Der er mægler og markedsføringsomkostninger på 0,5 mio.kr. Nettoprovenuet ved et salg vil indgå som en ekstaraordinær indtægt eller udgift beregnet som overtagelsesprisen fratrukket 25,8 mio.kr. jf. ovenstående. Restgælden i ejendommen er på 3,3 mio.kr. der skal indfries, hvilket betyder at likviditeseffekten kan beregnes som overtagelsesprisen fratrukket 3,8 mio.kr. Der budgetteres med en gennemsnitlig driftsomkostning på op til 100 t.kr. pr. måned i liggeperioden incl. ejendomsskatter, vagt tilsyn, el og opvarmning. I dette beløb er ikke indregnet udbedring af eventuelle skader på bygningen, der ligger inde for selvrisikoen i statens selvforsikring. 6.4 Proces 6.5 Kommunikation 6.6 Bilag Bilag 6.1 Oversigt over afgivne bud (udleveres på mødet) 9/12

10 7. UCSJ s placering i uddannelsesbilledet 7.1 Sagsfremstilling I øjeblikket sker der en række bevægelser i den institutionelle struktur: - indbyrdes mellem UC er - mellem UC er og erhvervsakademier - mellem UC er og ingeniørhøjskoler - mellem UC er og universiteter. UCSJ indgår i disse sonderinger. 7.2 Indstilling Bestyrelsen tager en foreløbig drøftelse med henblik på at kvalificere det strategiske arbejde frem mod bestyrelsens drøftelse på mødet den 20. september. Det indstilles, at bestyrelsesformand og rektor får mandat til yderligere sonderinger frem til bestyrelsesmødet den 20. september. 7.3 Økonomi 7.4 Proces Dagens drøftelse er en indledende drøftelse. Drøftelsen fortsætter på bestyrelsesmødet den 20. september. 7.5 Kommunikation 7.6 Bilag 10/12

11 8. Kommunikation fra bestyrelsesmødet 8.1 Sagsfremstilling Bestyrelsen skal som et fast punkt tage stilling til hvilke af drøftelserne og/eller beslutningerne, som skal kommunikeres hhv. internt i UCSJ og eksternt. 8.2 Indstilling Bestyrelsen skal tage stilling til, hvad der skal kommunikeres hhv. internt og eksternt. 8.3 Økonomi 8.4 Proces 8.5 Kommunikation 8.6 Bilag 11/12

12 9. Eventuelt 9.1 Sagsfremstilling 9.2 Indstilling 9.3 Økonomi 9.4 Proces 9.5 Kommunikation 9.6 Bilag 12/12