Håndbog for bestyrelsesmedlemmer i Elektroteknisk Forening

Transkript

1 Håndbog for bestyrelsesmedlemmer i Elektroteknisk Forening 26. august 2014 Indholdsfortegnelse side Formål med denne håndbog 2 Elektroteknisk Forenings struktur 2 Sektionerne Fælles opgaver for bestyrelsesmedlemmer 3 Formand 4 Næstformand 4 Kasserer 5 Revisor 5 Sekretær 6 Opgaver for arrangør af virksomhedsbesøg 7 Opgaver for arrangør af studieture 8 Kasseregnskab og moms 9 Hovedforeningen Hovedbestyrelsens opgaver 10 Landsformand 11 Kasserer 12 Generalsekretær 12 Tlf.: info@dkef.dk 1/14

2 Formål med denne håndbog Elektroteknisk Forening blev stiftet i København i De øvrige sektioner er kommet til efterhånden, Jydsk Sektion i 1926, Fynsk Sektion i 1937, Nordjysk Sektion i 1961 og Sydjysk Sektion i Sektionerne har desuden forskelle i geografi, historie og udvikling. Arbejdets organisation i sektionsbestyrelserne udviser tilsvarende forskelle. Det er fx forskelligt hvem der modtager tilmeldinger, hvem der er webansvarlig og hvem der ajourfører medlemslisten. Denne håndbog beskriver vejledende og generelle retningslinier, som det på sigt er målet, at alle så vidt muligt skal følge, dog med mulighed for at tage individuelle hensyn. Når vi nedfælder bestyrelsernes mange forskellige opgaver kan det se lidt voldsomt ud. Det får karakter af en bruttoliste. Men det er ikke nødvendigvis alle opgaverne, der skal udføres hver gang. Elektroteknisk Forenings struktur Foreningens hovedaktiviteter finder sted i fem sektioner: København-Sjællands Sektion (Sektion 1) Jydsk Sektion (Sektion 2), Fynsk Sektion (Sektion 3), Nordjysk Sektion (Sektion 4) og Sydjysk Sektion (Sektion 5). Hver sektion har egen sektionsbestyrelse med 5 medlemmer: Formand Næstformand Kasserer Sekretær Et menigt bestyrelsesmedlem Der er tradition for at sammensætte bestyrelserne bredt med repræsentanter fra forskellige dele af elbranchen, fx fra elforsyning, grossister, installatører, rådgivende ingeniører mv. Foreningen består tillige af Hovedforeningen, som ledes af en hovedbestyrelse bestående af formand og næstformand fra hver sektion, foruden at der er en (pt. udefra kommende) landsformand, og en kasserer (som også er kasserer i en af sektionerne). Hovedbestyrelsen tæller derfor i alt 12 medlemmer. Hovedbestyrelsen sikrer bemanding af sekretariatet og indgår aftaler om sekretariatets ydelser og andre ydelser, der er nødvendige for foreningens drift og udvikling. Hovedbestyrelsen har valgt at have et fælles landsdækkende sekretariat, som varetager en række opgaver, som det er formålstjenligt at udføre i fællesskab. Mere om dette sidst i håndbogen. Tlf.: info@dkef.dk 2/14

3 Sektionerne Fælles opgaver for bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesmedlemmerne Arrangerer medlemsarrangementer fra oktober til maj Arrangerer studieture til indland og udland Deltager i bestyrelsesmøder i sektionsbestyrelsen Deltager så vidt muligt i arrangementer i sektionen Ved forfald sørger man for, at de opgaver, man har ansvar for, overdrages til et andet bestyrelsesmedlem eller evt. et menigt medlem Ved udtræden af bestyrelsen er man medansvarlig for at finde en ny kandidat til posten. Ikke alle sektioner overholder vedtægterne mht. bestemmelsen om at afholde et arrangement hver måned i perioden fra oktober til maj, men det er altså målet. Bestyrelserne arrangerer virksomhedsbesøg, møder med foredrag samt studieture. Derudover er der ind imellem også enkelte sociale arrangementer eller netværksarrangementer. Der er forskellige traditioner omkring studieture. København Sjællands Sektion slutter gerne sæsonen med en studietur i maj. Andre sektioner starter ofte sæsonen op i august/september med en studietur. Flertallet af sektioner skifter mellem studieture til indland og udland fra år til år. Bestyrelserne bør tilstræbe at planlægge aktiviteterne i god tid, fx sådan at hele efterårets program foreligger i starten af september og hele forårets program foreligger midt i december. Herved sikres, at der er god mulighed for omtale og markedsføring af alle de kommende arrangementer i nyhedsbrev og på hjemmesiden samt i medlemsbladet Elteknik. Bestyrelserne i sektionerne afholder bestyrelsesmøder efter behov. Bestyrelserne fordeler selv opgaver med at arrangere virksomhedsbesøg, foredrag, studieture og generalforsamling på de enkelte bestyrelsesmedlemmer. I de fleste sektioner går opgaven på skift, i nogle sektioner bærer enkelte bestyrelsesmedlemmer en større del af arbejdet. Der er forskellige traditioner i sektionsbestyrelserne med hensyn til at mødes uformelt. Én bestyrelse tager fx en gang om året ud at spise på en restaurant inkl. ægtefæller, en anden sektion holder møde inkl. socialt samvær og overnatning i et sommerhus. Tlf.: info@dkef.dk 3/14

4 Formand Formanden leder arrangementerne i sektionen. Formanden har følgende opgaver ved indledning af møderne: Byder velkommen Præsenterer værterne Præsenterer bestyrelsen for medlemmerne Byder nye medlemmer og evt. gæster velkommen Fortæller om kommende arrangementer Efterlyser ideer til kommende arrangementer Efterlyser frivillig arbejdskraft Fortæller om hvervekampagne og lignende Evt. kan der være en præsentationsrunde for medlemmerne Sikrer ro og orden Under møderne har formanden følgende opgaver: Ordstyrer Afrunder debatten og sikrer, at alle spørgsmål er besvaret Takker værterne ved at udråbe et elektroteknisk leve (3 lange efterfulgt af tre korte) Overrækker en gave til værterne, fx vin Sørger for at forsamlingen afslutningsvist giver en hånd til værterne. Formanden er desuden med til at arrangere medlemsmøder sammen med de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Formanden leder bestyrelsesmøderne i sektionen. Formanden for sektionsbestyrelsen er også med i hovedbestyrelsen, hvor opgaven er at repræsentere sektionen, foruden at formanden bidrager generelt til hovedbestyrelsens arbejde. Næstformand Næstformanden varetager formandens opgaver i tilfælde af formandens fravær, og det gælder både ved medlemsarrangementer og ved bestyrelsesmøder i sektionen. Næstformanden er med til at arrangere medlemsmøder sammen med den øvrige bestyrelse. Næstformanden i sektionsbestyrelsen er også med i hovedbestyrelsen, hvor opgaven er at repræsentere sektionen, foruden at han bidrager generelt til hovedbestyrelsen arbejde. Tlf.: info@dkef.dk 4/14

5 Kasserer Normalt er det alene sektionens kasserer, der har fuldmagt til at benytte sektionens bankkonto. Kassereren varetager opgaven med at forvalte sektionens økonomiske midler, fx: Etablerer netbank for og sørge for Dankort/Visa kort Sørger for at betale sektionens udgifter rettidigt Opkræver deltagergebyr ved møderne Indsætter deltagergebyret på konto i banken Udarbejder kvitteringer Sørger for at alle deltagere betaler Sørger for at tilmeldte, som ikke møder frem, får tilsendt en faktura på deltagergebyret Overvåger saldoen på sektionens bankkonto Sikrer at forrentningen af kapitalen er fornuftig Fører kasseregnskab over foreningens indtægter og udgifter Fører momsregnskab og afregner momsen med hovedforeningen rettidigt Arkiverer alle bilag og gemmer dem i mindst 5 år Udarbejder årsregnskab og budget for sektionen Udarbejder præsentation af regnskabet til generalforsamlingen, evt. kopi til uddeling Sørger for at regnskabet bliver revideret Sørger for at regnskabet underskrives af formand, kasserer og revisor Sørger for at det underskrevne regnskab arkiveres i min. 5 år Fremlægger sektionens årsregnskab på generalforsamlingen Sender godkendt regnskab til generalsekretæren Varetager økonomiske problemstillinger i sektionsbestyrelsen Har ansvar for, at der ikke anvendes flere penge i sektionen, end der er til rådighed. Indkøber vingaver til værter/foredragsholdere Sørger for gaver til jul, runde fødselsdage, jubilæer mv. i sektionsbestyrelsen mv. Kassereren fører endvidere statistik over medlemsdeltagelsen ved møderne. Kassereren er endvidere med til at arrangere medlemsmøder sammen med den øvrige bestyrelse. Revisor På generalforsamlingerne i sektionerne vælges en revisor. Det er altid et menigt medlem af foreningen, som vælges til posten. Opgaven er kontrol og revision af sektionens årsregnskab. Tlf.: info@dkef.dk 5/14

6 Sekretær Bestyrelsesmøder Sektionens sekretær varetager en række opgaver i forbindelse med sektionens bestyrelsesmøder: Indkalder til bestyrelsesmøder Udarbejder og fremsender dagsorden for bestyrelsesmøder, eks.: 1. Referat af seneste møde 2. Orientering fra formanden 3. Afholdte medlemsmøder 4. Kommende medlemsmøder 5. Eventuelt 6. Kommende bestyrelsesmøder Skriver referat fra bestyrelsesmøderne og arkiverer dem i 5 år. Sender referat til bestyrelsesmedlemmer og til foreningens landsformand og generalsekretær. Generalforsamling I forbindelse med sektionens generalforsamling varetager sekretæren følgende opgaver: Sørger for en dirigent Undersøger hvem der er på valg og om der modtages genvalg Udfærdiger dagsorden i henhold til vedtægterne Sørger for rettidig indkaldelse til og afvikling af generalforsamlingen Sørger for den praktiske afvikling af generalforsamling (valg af dirigent, projektor osv.) Udarbejder referat fra generalforsamlingen i sektionen. Medlemsarrangement I forbindelse med medlemsarrangementerne varetager sektionens sekretær følgende opgaver: Sørger for rettidig markedsføring af aktiviteterne i sektionen i medlemsblad, hjemmeside og nyhedsbrev. Dette sker pt ved at give generalsekretæren besked. Skriver referat og tager fotos på møderne, alternativt finde en anden, der vil gøre det, i så fald skal der aftales tidsfrist for levering. Referater inkl. fotos af aktiviteterne i sektionerne offentliggøres i medlemsblad, hjemmeside og nyhedsbrev. Dette sker pt. ved at sende referat mv. til generalsekretæren Sørger for navneskilte til bestyrelsen og medlemmerne Modtager tilmeldinger og noterer deltagerne med navn mv. Medlemsadministration Det er sekretærens opgave i samarbejde med generalsekretæren at ajourføre medlemslisten med: Flyttemeddelelser Registrere afdøde medlemmer (mindes på generalforsamlingen) Udmeldelser og nye medlemmer adresser, firma og telefonnumre. Hjemmesiden Sekretæren i sektionerne er webansvarlig og har i samarbejde med generalsekretæren opgaven med at ajourføre hjemmesiden med hensyn til information fra sektionerne. Tlf.: info@dkef.dk 6/14

7 Arrangør af virksomhedsbesøg og foredrag Planlægning af arrangement Når et bestyrelsesmedlem har fået og påtaget sig opgaven med at arrangere et virksomhedsbesøg eller foredrag, er der følgende opgaver: Fastsætter i samarbejde med virksomhed/foredragsholder dato, tidspunkt, mødested og varighed for arrangementet Aftaler fagligt elektroteknisk indhold, navn på foredragsholder, navn på rundviser, mulighed for spørgsmål osv. Aftaler program for hvad der skal foregå Aftaler maksimum og minimum deltagerantal Aftaler deadline for, hvornår der skal meddeles deltagerantal Arrangerer bespisning/drikkevarer er det noget virksomheden kan påtage sig, evt. mod betaling, eller kan der evt. medbringes mad eller skal bespisningen henlægges til efter mødet på en restaurant i nærheden? I samarbejde med kassereren/den øvrige bestyrelse fastlægges deltagerbetalingen Invitation fremstilles evt. i samarbejde med sektionens sekretær eller andre, som varetager opgaven med at udarbejde invitationer. Giver generalsekretæren besked og aftaler annoncering/offentliggørelse i blad, hjemmeside og nyhedsbrev. Kort tid før arrangementet Op til besøget er der fx følgende opgaver: Bekræfte aftalen med virksomhed/foredragsholder Informere virksomhed/foredragsholder om deltagerantal mv. Evt. bestille mad, sørge for levering/afhentning, bestik mv. Sørge for indkøb af vingave til værter/foredragsholder/rundvisere Under og efter arrangementet Under besøget tilser arrangøren, at den aftalte tidsplan overholdes. Efter virksomhedsbesøget/foredraget er det arrangørens opgave at følge op på besøget og give virksomhed/værter/foredragsholder en feedback på besøget og endnu en tak for hjælpen. I København-Sjællands Sektion sender man fx bladet Elteknik med det pågældende referat til værtsvirksomheden. Tlf.: info@dkef.dk 7/14

8 Opgaver for arrangør af studietur Sektionens bestyrelse beslutter, hvem der skal stå for at arrangere en studietur. Arrangøren: Planlægning Vælger rejsemål og mulige aktiviteter/besøg samt aftaler økonomiske rammer med den øvrige bestyrelse. Aftaler fordeling af opgaver med bestyrelsen Kontakter busselskab/rejseselskab for reservation og indhentning af priser samt aftaler fordeling af opgaver I samarbejde med virksomhederne aftales datoer, tidspunkt, mødested og varighed for de forskellige besøg Aftaler fagligt elektroteknisk indhold, navn på foredragsholdere, navn på rundvisere, mulighed for spørgsmål osv. Aftaler maksimum og minimum deltagerantal Aftaler deadlines for hvornår, der skal meddeles deltagerantal mv. Laver plan for praktisk afvikling, fx tidsplan, bespisning, overnatning, lokal transport mv. Kalkulerer i samarbejde med kassereren turens samlede pris og fastlægger betaling Udarbejder invitation til medlemmerne med program, pris mv. Giver generalsekretæren besked og aftaler annoncering/offentliggørelse i blad mv. Kort tid før studieturen Udarbejder deltagerliste med mobiltelefonnumre Udarbejder endeligt program Informerer bus- eller rejseselskab og besøgsvirksomhed om deltagerantal, navneliste mv. Informerer restauranter mv. om deltagerantal Organiserer morgenmad og drikkevarer til bussen Sørger for i samarbejde med kassereren - indkøb af vingaver til værter/foredragsholder/rundvisere På studieturen Opgaverne på selve studieturen fordeles mellem de deltagende bestyrelsesmedlemmer. Byder velkommen og præsenterer bestyrelsen Agerer turistguide/rejsefører Serverer morgenmad og drikkevarer i bussen Aftaler hvil og ophold undervejs, husk at aftale afgangstidspunkt Holder mandtal ved hver afgang Ved studieturens virksomhedsbesøg har formanden de samme opgaver som ved andre virksomhedsbesøg med at være ordstyrer, takke værterne med elektroteknisk leve, overrække gaver og sørger for, at forsamlingen giver en hånd til værterne. Efter studieturen I samarbejde med sektionens kasserer sørger arrangøren af studieturen for afregning Følger op på besøgene og give virksomheden/værterne en feedback og endnu en tak for samarbejdet. Tlf.: info@dkef.dk 8/14

9 Kasseregnskab og moms Da vi på møderne opererer med en del kontanter, er det nødvendigt, at kassereren medbringer en kasse til byttepenge og indbetalinger. Der føres løbende et kasseregnskab over sektionens indtægter og udgifter med beløb, dato og bilagsnummer. Det kan gøres på papir eller i et Excelark på pc en. Dette kasseregnskab skal altid være ajourført, det vil sige, at når der har været en bevægelse, fx ved et arrangement, føres det ind i regnskabet hurtigst muligt. Bilagene (fx fakturaer, kvitteringer, deltagerlister) påføres bilagsnummer, og bilagene opbevares i et ringbind. Et bilag kan fx også være en udskrift fra netbank vedr. en indbetaling, i det tilfælde bør hver indbetaling bogføres med angivelse af betaleren. Små bilag hæftes på et A4 ark, så de ikke bliver væk. Det føres naturligvis altid ind i kasseregnskabet, når der sættes penge ind i banken eller når der hæves derfra, eller når banken indsætter renter eller hæver gebyrer på kontoen i banken. Både udgifter og indtægter konteres på en hensigtsmæssig måde, sådan at det, når året er gået, nemt kan tælles sammen, hvor store de enkelte udgiftsposter og indtægtsposter er. Indtægter er fx deltagergebyrer, renter, kontingenttilskud fra hovedforeningen, tilskud fra hovedforeningen i forhold til nye medlemmer, sponsorbidrag samt ekstraordinære tilskud fra hovedforeningen mv. Udgifter er fx honorarer til foredragsholdere, gaver, bespisning til møder, bustransport, porto, hotel, udgifter til bestyrelsesmøder mv. Der skal løbende føres momsregnskab. Indgående moms og udgående moms føres i hver sin kolonne parallelt med kasseregnskabet, ind og ud følger varestrømmen, udgående moms er altså moms på indtægter. Hovedforeningen betaler momsen på de penge, som sektionerne modtager fra Hovedforeningen. Så dem skal sektionerne ikke også betale moms af. Enhver betaling fra et medlem til sektionens kasse, hvad enten det er til studietur, møder eller bespisning, skal der svares moms af. Alle kvitteringer og fakturaer som sektionen udsteder, skal være med angivelse af at betalingen/det opkrævede beløb indeholder moms (25 %). Foreningens momsnummer skal fremgå af alle kvitteringer og fakturaer samt af sektionens årsregnskab. Desværre kan sektionen ikke tilsvarende fratrække indgående moms. Momsreglerne er komplicerede og der er reelt ikke mange af vores udgifter, hvor vi må fratrække momsen. Vi må kun trække ¼ af momsudgiften på bespisning til møder fra. Det gælder også drikkevarer, fx øl/vand til mødet, her kan vi kun trække ¼ af momsen. Honorar til foredragsholdere er der almindeligvis ikke moms på. Men er der på fakturaen anført moms, så kan momsbeløbet trækkes fra. Porto er der ikke moms på, så der kan vi heller ikke trække moms fra. Tlf.: info@dkef.dk 9/14

10 Der er normalt ikke moms på gebyrer til banken. Gaver (fx vin til foredragsholdere eller julegaver): Her kan ikke fratrækkes moms. Hotelophold, hvis regning vedr. opholdet er splittet op, må man trække halvdelen af momsen vedr. overnatningen og 1/4 af momsen vedr. morgenmaden. Rejseselskaber er momsfritaget, så der kan ikke trækkes moms fra busbefordring, heller ikke ved indenlandske studieture. Studieture til udlandet: her kan der ikke trækkes moms fra, hverken vedrørende rejse, bespisning, hotel eller transport. Kontorartikler, kuverter, papir, telefon mv.: Her kan momsen trækkes fra. Køber sektionen assistance til markedsføring eller sekretærarbejde, må momsen trækkes. Leje af lokale eller AV-udstyr, hvor der er moms på fakturaen: Her kan momsen trækkes. Hvordan kan man på lovlig vis spare medlemmerne for moms? Hvis sektionen opkræver et deltagergebyr på en studietur, så skal der svares moms af indtægten. Man kan i stedet lade rejseselskabet afregne med hvert enkelt medlem. Rejseselskaber er ikke momspligtige, så de opkræver ikke moms. Hvis sektionen har brug for et deltagergebyr til at dække andre omkostninger i forbindelse med studieturen, så kan man opkræve et deltagergebyr (inkl. moms) ved siden af. Det samme gælder ved bespisning på restaurant. Hvis det enkelte medlem betaler direkte til restauranten og pengene ikke går ind omkring sektionen, er det sektionen uvedkommende. Så hvis det drejer sig om en dyrere festmiddag, så er det måden at gøre det på. Hvis sektionen i en invitation til et arrangement eller en studietur angiver et beløb for deltagerbetaling uden moms, fordi afregningen fx sker direkte til et rejseselskab eller en restaurant eller en anden mødearrangør (fx IDA) skal dette tydeligt fremgå af teksten i invitationen og betalingen må ikke gå ind over sektionens bankkonto. Lad være med at blande pengene, lad være med at benytte private konti eller cigarkasser, det holder ikke til en revision. Der er en vis retfærdighed til: Hvis det er et medlem, hvor firmaet betaler, så kan firmaet fratrække momsen på deltagergebyret til Elektroteknisk Forenings studietur. Hvis medlemmet betaler direkte til rejseselskabet, er beløbet mindre, men så er der ingen moms at trække fra. Hvordan afregnes momsen? To gange om året afregner Hovedforeningen moms med Skat. Datoer for momsafregning er 1. halvår: 1. september. 2. halvår: 1. marts Momsen fra sektionerne skal derfor afregnes med Hovedforeningen inden disse datoer. Tallene for både indgående og udgående moms indberettes på mail til info@dkef.dk, og differensen skal indbetales på Hovedforeningens bankkonto i Middelfart Sparekasse, registreringsnummer 0755, kontonummer Der kan selvfølgelig også være tale om, at sektionen skal have moms retur fra hovedforeningen. Tlf.: info@dkef.dk 10/14

11 Hovedforeningen Hovedbestyrelsens opgaver Hovedbestyrelsen udgør ledelsen af Elektroteknisk Forening. Hovedbestyrelsen består af formand og næstformand fra hver sektion. Ved disses fravær skal der så vidt muligt møde et bestyrelsesmedlem som suppleant. Desuden er der en (pt. udefra kommende) landsformand, og en kasserer (som pt. også er kasserer i en af sektionerne). Begge vælges af hovedbestyrelsen. Hovedbestyrelsen tæller derfor i alt 12 medlemmer. Hovedbestyrelsen tilpasser foreningens strategier og politikker. Hovedbestyrelsen vælger ved konstituering landsformand og kasserer. Hovedbestyrelsen sikrer bemanding af sekretariatet og indgår aftaler om sekretariatets ydelser og andre ydelser, der er nødvendige for foreningens drift og udvikling. Hovedbestyrelsen beslutter og udstikker retningslinier vedrørende aktiviteterne i foreningen. Hovedbestyrelsen følger udviklingen i medlemstal og sætter ind med kampagner og øvrig markedsføring. Hovedbestyrelsen behandler og godkender foreningens årsregnskab og budgetter og fastsætter medlemskontingentet. Hovedbestyrelsen følger den økonomiske udvikling i foreningen og varetager den overordnede ledelse i økonomiske spørgsmål. Hovedbestyrelsen udpeger en statsautoriseret revisor. Der afholdes ordinære hovedbestyrelsesmøder efter behov, ofte 2-3 gange om året, i februar/marts, og evt. i maj/juni samt i efteråret. Mødet først på året indeholder behandling af regnskab for året der er gået, samt budget for de kommende år, herunder fastlæggelse af kontingent. Mødet i efteråret har i de senere år været afholdt som fælles bestyrelsesseminarer, hvortil alle sektionsbestyrelsesmedlemmer inviteres. Dagsordenen for hovedbestyrelsesmøderne indeholder følgende faste punkter Godkendelse af referat fra seneste møde Orientering fra formanden Orientering fra sektionerne Orientering fra sekretariatet Eventuelt Fastlæggelse af kommende møde Ved mødet i februar/marts behandles endvidere Årsregnskab Revideret budget for det igangværende år Budget for det kommende år Derudover behandles på hovedbestyrelsesmøderne beretning fra eventuelle adhoc udvalg. Tlf.: info@dkef.dk 11/14

12 Hovedbestyrelsen er bemyndiget til på foreningens vegne at rette henvendelse til og oprette og vedligeholde forbindelse med offentlige og private institutioner, andre foreninger m.v. Hovedbestyrelsen rådgiver sektionerne og formidler samarbejdet mellem dem og afgør spørgsmål om oprettelse og nedlæggelse af sektioner samt spørgsmål om sektionernes afgrænsning. Hovedbestyrelsen fastsætter størrelsen af tilskud til sektionerne på grundlag af sektionsmedlemstallet pr. 1. januar i regnskabsåret. Hovedbestyrelsen prioriterer og beslutter opgaver i foreningen og kan evt. nedsætte adhoc udvalg til løsning af udvalgte opgaver. Hovedbestyrelsen varetager desuden opgaven med at tilpasse vedtægter mv. Landsformanden Landsformanden er valgt af hovedbestyrelsen og udgør den øverste ledelse af Elektroteknisk Forening. Landsformanden: Planlægger hovedbestyrelsesmøderne i samarbejde med generalsekretæren samt evt. kassereren og næstformanden Udfærdiger dagsorden sammen med generalsekretæren Leder hovedbestyrelsesmøderne Giver på hvert møde en orientering vedrørende den forgangne periode Godkender og underskriver årsregnskabet Deltager i udarbejdelsen af budgetter i samarbejde med kasserer og generalsekretær Leder initiativer omkring udvikling af foreningens strategi og politik Varetager daglig ledelse og tilsyn med generalsekretæren. Kassereren Kassereren i hovedforeningen vælges af hovedbestyrelsen. Kassereren fungerer som en intern revisor, idet det til dagligt er sekretæren, som varetager håndteringen af økonomien. Kassereren: Gennemgår og kontrollerer regnskabet Godkender og underskriver årsregnskabet Fremlægger regnskabet for hovedbestyrelsen Udarbejder budgetter i samarbejde med generalsekretær og landsformand Fremlægger budgetter for hovedbestyrelsen Er sparringspartner for generalsekretæren i alle spørgsmål om økonomi Varetager økonomiske problemstillinger i hovedbestyrelsen Sikrer tilstrækkelig forrentningen af kapitalen i samarbejde sekretæren. Tlf.: info@dkef.dk 12/14

13 Generalsekretæren Hovedbestyrelsen Generalsekretæren refererer til landsformanden og varetager opgaver vedr. hovedbestyrelsen: Planlægger hovedbestyrelsesmøder i samarbejde med formand, evt. kasserer og næstformand Udfærdiger dagsorden Udarbejder udkast til formandens orientering Sørger for rettidig mødeinvitation Sørger for den praktiske afvikling af møderne Aflægger orientering fra sekretariatet Udarbejder referat fra hovedbestyrelsesmøderne Udsender referatet til hovedbestyrelsen og til øvrige medlemmer af sektionsbestyrelserne Vedligeholder listen over bestyrelsesmedlemmernes adresse, , tlf. osv. Medlemsadministration Generalsekretæren varetager opgaver vedr. medlemsadministration: Indmeldelse, udmeldelser og dødsfald og medlemsstatistik Adresseændringer, vedligeholdelse af adresse, firma mv. Registrering af nedsat kontingent Månedlig udsendelse af opdateret medlemsliste til alle medlemmer af sektionsbestyrelserne Medlemsblad Generalsekretæren varetager følgende opgaver: Deltager i en bladgruppe med TechMedia Deltager i redaktionen af Elteknik Sørger for indbinding og arkivering af medlemsblade samt særskilt indbinding og arkivering af foreningssiderne (denne opgave varetages pt. af sekretæren i København- Sjællands Sektion) Skriver og redigerer foreningsstoffet i Elteknik, fx: Medlemsinformation Kolofon med foreningens kontaktpersoner og adresser Markedsføring af foreningen Referater fra afholdte arrangementer Arrangementskalender med omtale af kommende arrangementer. Hjemmeside Generalsekretæren varetager opgaver vedrørende ajourføring af foreningens hjemmeside herunder information om: Kommende arrangementer Referater fra arrangementer Foreningen Bestyrelserne Sektionerne Medlemsforhold/kontingent Hovedbestyrelsens arbejde Tlf.: info@dkef.dk 13/14

14 Nyheder fra elbranchen generelt Salg af bannerannoncer Ajourføringen sker i samarbejde med de webansvarlige i sektionerne, sekretærerne. Nyhedsbrev Generalsekretæren udarbejder et elektronisk nyhedsbrev som sendes til medlemmer med . Nyhedsbrevet indeholder et udvalg af aktuelt stof om kommende arrangementer og nyt fra hjemmesiden. Sekretæren varetager salg af annoncer/sponsorat i nyhedsbrevet. Økonomi/regnskab Generalsekretæren varetager alle opgaver med at forvalte foreningens økonomi, fx: Opkræver kontingent Fakturerer annoncører Betaler hovedforeningens udgifter Overvåger hovedforeningens konti og depoter samt sikrer likviditeten Sikrer tilstrækkelig forrentning af kapitalen i samarbejde med kassereren Fører kasseregnskab over foreningens indtægter og udgifter Sørger for bogføring, momsregnskab og halvårlig momsafregning I samarbejde med hovedforeningens kasserer og revisor udarbejdes årsregnskab og budgetter Arkiverer alle bilag og gemmer dem i minimum 5 år Udarbejder planche til præsentation af regnskabet på generalforsamlingen Sørger for at regnskabet revideres og underskrives af formand, kasserer og revisor Offentliggør regnskab og budgetter på hjemmesiden Indkøber julegaver til hovedbestyrelsen mv. Sørger for blomster/gaver til runde fødselsdage, jubilæer mv. i hovedbestyrelsen. Øvrigt Deltager som foreningens repræsentant i Energimuseets repræsentantskab Deltager som foreningens repræsentant i Teknisk Museums repræsentantskab (opgaven varetages pt. af sekretæren i København-Sjællands Sektion) Vedligeholder historisk arkiv på Elektroteket (opgaven varetages pt. af sekretæren i København-Sjællands Sektion). Adhoc opgaver Generalsekretæren udfører desuden fra tid til anden bestilte opgaver for hovedbestyrelse, fx Udarbejdelse af markedsføringsplaner Medlemsundersøgelser Deltagelse på udstillinger Udarbejdelse af markedsføringsmaterialer, fx brochurer, flyers, visitkort mv. Tlf.: info@dkef.dk 14/14