Bilag 8 Samarbejde og rapportering

Transkript

1 Bilag 8 Samarbejde og rapportering Version

2 Indhold 1 VEJLEDNING TIL TILBUDSGIVER INDLEDNING PROJEKTLEDELSESMETODE OG UDVIKLINGSMETODE SAMARBEJDSORGANISATION I UDVIKLINGSPROJEKTET SAMARBEJDSORGANISATION EFTER OVERTAGELSESDAGEN RAPPORTERING I UDVIKLINGSPROJEKTET RAPPORTERING EFTER OVERTAGELSESDAGEN PROAKTIVE BEFØJELSER I UDVIKLINGSPROJEKTET PROAKTIVE BEFØJELSER EFTER OVERTAGELSESDAGEN Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 1 af 46 1

3 1 Vejledning til Tilbudsgiver Dette bilag omhandler ATP s krav til samarbejdsorganisation, rapportering samt til projektledelsesmetode og udviklingsmetode for udvikling af Systemet. Bilaget skal udfyldes af Tilbudsgiveren, jf. nedenstående retningslinjer. Tilbudsgiver skal som del af sit tilbud følge og besvare instruktioner, som er markeret med [ ]. For nærværende bilag betyder det, at Tilbudsgiver skal: udfylde tabel 3, 5 og 7 i dette bilag. Tilbudsgiver bedes være opmærksom på, at antallet af rækker i tabellerne ikke udgør en egentlig afgrænsning, og Tilbudsgiveren kan således tilpasse tabellerne efter behov. Tabel 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 2 af 46 2

4 2 Indledning Dette bilag har til formål at beskrive ATP s krav til samarbejdsorganisationen og Leverandørens rapportering, samt redegøre for bestemmelserne omkring ATP s proaktive beføjelser. Samarbejdsorganisationen har til formål at sikre et struktureret og transparent samarbejde. Det er vigtigt for ATP, at samarbejdet mellem ATP og Leverandøren er et godt og fleksibelt samarbejde, der baserer sig på tillid og åbenhed fra begge Parters side. Drivkraften for samarbejdet skal være en forståelse af ATP s forretning og it-understøttelse af denne. ATP forventer derfor at Leverandøren er imødekommende og proaktiv, og er åben og fleksibel i sin leverancemodel. Leverandørens rapportering skal sikre ATP s adgang til et fyldestgørende overblik over resultaterne af Leverandørens indsats. De proaktive beføjelser giver ATP forskellige muligheder for indgriben, hvis Leverandørens misligholdelse af Kontrakten indtræffer eller at der er betydelig risiko for misligholdelse. Bilaget omfatter samarbejde, rapportering og proaktive beføjelser både i Udviklingsprojektet og efter Overtagelsesdagen, hvilket er afspejlet i strukturen for bilaget. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 3 af 46 3

5 3 Projektledelsesmetode og udviklingsmetode ATP anvender PRINCE2 som projektledelsesmetode, hvilket Leverandøren skal understøtte i sin projektledelsesmetode, idet Leverandøren skal anvende denne eller en tilsvarende metode i samarbejdet med ATP. En beskrivelse af Leverandørens udviklingsmetode og projektledelsesmetode fremgår af bilag 8A (Leverandørens metode). Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 4 af 46 4

6 4 Samarbejdsorganisation i Udviklingsprojektet Parterne skal samarbejde med en positiv og professionel holdning, og er begge forpligtede til at arbejde for Kontraktens opfyldelse. Begge parter skal loyalt deltage i den aftalte samarbejdsorganisation samt udvise den fleksibilitet, der må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af tilsvarende it-anskaffelser. Leverandøren skal på samme vis samarbejde med andre parter, herunder ATP s Øvrige Leverandører med relation til Udviklingsprojektet. Leverandøren skal forvente at deltage i koordinationsprocessen med ATP og Øvrige Leverandører i forbindelse med bl.a.: Udfasning og konvertering. Integrationer til støttesystemer og KOMBIT s Serviceplatform. Andre integrationer. Med henblik på at sikre en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten etableres den i dette bilag beskrevne samarbejdsorganisation. Nedenstående beskrivelse af samarbejdsorganisationen vil tage udgangspunkt i følgende illustration. Styregruppe Projektgruppe Figur 1 Samarbejdsorganisation Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 5 af 46 5

7 Parterne skal sikre, at Udviklingsprojektet har den fornødne forankring i Parternes respektive ledelser, således at det til stadighed er muligt at træffe de nødvendige beslutninger med den hastighed, omstændighederne kræver. ATP er ansvarlig for allokering og ledelse af egne underleverandører og egne interessenter, ligesom Leverandøren har ansvar for sine Underleverandører, som beskrevet i Kontrakten. I det praktiske samarbejde kan ATP vælge at lade sin egen underleverandør eller andre repræsentanter tage direkte kontakt med Leverandøren. Samarbejdsorganisationen skal sammensættes af så få personer som muligt, og disse personer skal til enhver tid have den fornødne beslutningskompetence. Af hensyn til at optimere betingelserne for samarbejdet skal Udviklingsprojektet udføres hos ATP, medmindre andet aftales. Det konkrete omfang fastlægges i Afklaringsetapen. 4.1 Leverandørens nøglepersoner Leverandørens nøglepersoner vedrørende udviklingen af Systemet (leveranceansvarlig/ chef, projektleder, senior udvikler, it-arkitekt, testleder mv.) og CV for disse er vedlagt dette bilag som bilag 8B. [Tilbudsgiver skal som bilag 8B vedlægge en oversigt over Tilbudsgivers nøglepersoner samt CV er for alle nøglepersoner. ATP lægger vægt på, at Tilbudsgivers nøglepersoner besidder de nødvendige kvalifikationer til den pågældende opgave og har erfaring med at løse lignende opgaver Udskiftning Krav til udskiftning af nøglemedarbejdere fremgår af Kontraktens punkt 36. Tilbudsgiver har som bilag 8C til dette bilag, vedlagt en beskrivelse af, hvorledes det sikres, at den rette kompetence til enhver tid er til stede, herunder hvorledes Leverandøren sikrer tilstrækkelig oplæring af nye medarbejder, såfremt dette bliver nødvendigt. [Tilbudsgiver skal i bilag 8C beskrive, hvorledes det sikres, at den rette kompetence til enhver tid er til stede, herunder sikring af tilstrækkelig oplæring af nye medarbejder, såfremt dette bliver nødvendigt. Tilbudsgiver skal endvidere fremlægge CV for medarbejdere, der kan indtræde som eventuel backup for de anførte nøglepersoner]. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 6 af 46 6

8 4.2 Styregruppe Der nedsættes en styregruppe på ledelsesniveau med repræsentanter fra ATP og Leverandøren. ATP har formandskabet i styregruppen. Hver part udpeger, forinden eller umiddelbart efter Kontraktens underskrift, et antal medlemmer som skal repræsentere den pågældende part i styregruppen. Hver Parts projektleder, deltager jf. punkt nedenfor, i styregruppens møder, men projektlederne er ikke medlemmer af styregruppen. 4.3 Styregruppens ansvar Styregruppen er overordnet ansvarlig for at overvåge, at der sker en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten, inklusiv optioner, Ændringer og videreudviklingsopgaver. Ændringer af Kontrakten samt eventuelle konsekvenser heraf i forhold til nytteværdi af Systemet, overordnet økonomi og væsentlige ændringer af tidsplanen, forelægges og drøftes i styregruppen. Styregruppen træffer beslutninger i relation til den fremlagte statusrapportering fra Leverandørens projektleder Kompetence Styregruppens medlemmer refererer til eller er en del ledelsen i medlemmernes respektive organisationer. Et eller flere medlemmer af styregruppen, eventuelt i forening, skal være bemyndiget til for henholdsvis ATP eller Leverandøren at træffe bindende beslutninger i forhold til Kontrakten Styregruppemøder Styregruppen mødes hver måned eller efter behov. ATP indkalder til møderne. Leverandørens projektleder udarbejder og afgiver til styregruppemøderne en statusrapport i overensstemmelse med rapporteringskravene jf. punkt 6 nedenfor. Leverandøren sender denne rapport til ATP senest 5 Arbejdsdage forud for styregruppemødet. Senest 3 Arbejdsdage før afholdelse af et styregruppemøde udsender ATP en dagsorden for mødet samt evt. bilag til gruppens medlemmer. ATP fører referat af styregruppens møder. Referatet skal beskrive samtlige beslutninger truffet på mødet. Referatet sendes senest 3 Arbejdsdage efter mødets afholdelse til styregruppens medlemmer. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 7 af 46 7

9 5 Arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt. Styregruppemøder afholdes som udgangspunkt hos ATP, men kan evt. foregå telefonisk eller skriftligt efter forudgående skriftlig aftale mellem Parterne. Leverandøren kompenseres ikke for transportomkostninger Styregruppens sammensætning Styregruppen består af: ATP Rolle Styregruppeformand (ledelsesrepræsentant fra Administrationsforretningen). Seniorbruger (ledelsesrepræsentant fra Kundedrift). IT-drift ansvarlig (ledelsesrepræsentant fra ATP IT). Tabel 2 ATP s styregruppemedlemmer Leverandøren Navn, rolle og stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tabel 3 Leverandørens styregruppemedlemmer Styregruppen kan beslutte, at andre personer kan deltage i styregruppens møder på ad hoc basis. 4.4 Projektgruppe Projektgruppen består af en projektleder fra henholdsvis Leverandøren og ATP samt evt. yderligere nøglepersoner fra begge Parter. Projektgruppens sammensætning fra kontraktunderskrivelsen fremgår af punkt I forbindelse med opstart af aktiviteter vedrørende drift, dog senest 90 dage Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 8 af 46 8

10 forud for start på Overtagelsesprøven, skal en repræsentant fra Leverandørens driftsorganisation indgå i projektgruppen. ATP har formandskabet i projektgruppen Projektgruppens sammensætning Projektledelsen består af: ATP Navn, stilling Xxx, Projektchef Tabel 4 ATP s projektleder Leverandøren Navn, stilling [udfyldes af Tilbudsgiver] Tabel 5 Leverandørens projektleder Den øvrige projektgruppe består af: ATP Navn, stilling og rolle Xxx Forretningsansvarlig Xxx Ledende arkitekt Xxx Koordinator vedr. Drift Tabel 6 ATP s projektgruppemedlemmer Leverandøren Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 9 af 46 9

11 Navn, stilling og rolle [udfyldes af Tilbudsgiver] Tabel 7 Leverandørens projektgruppemedlemmer Projektgruppens ansvar Projektgruppen varetager den daglige koordination og opfølgning på Udviklingsprojektet. På møderne drøftes fast nedenstående punkter. Status herunder status for leverancer Fremdrift i Udviklingsprojektet jf. den godkendte hovedtidsplan Risici Fejl Ændringsønsker Emneregister Kvalitetsregister Lovvedligehold Igangværende videreudvikling mv. Derudover behandler projektgruppen spørgsmål om prioritering af ressourcer i forbindelse med Kontrakten Leverandørens projektledelse Leverandøren skal bemande projektet med erfaren og kvalificeret projektledelse. Leverandørens projektledelse skal have relevant og dokumenteret erfaring i forhold til styring af tilsvarende udviklingsprojekter ATP s projektleder ATP vil stille en projektleder til rådighed, som har beslutningskompetence på ATP s vegne vedrørende forhold relateret til det daglige samarbejde mellem ATP og Leverandøren. For forhold, der forudsætter nærmere afklaring, påhviler det ATP at sikre denne afklaring/beslutning hurtigst muligt under behørig hensyntagen til forholdets karakter. ATP s projektleder varetager følgende opgaver: Primær ansvarlig for samarbejdet med Leverandøren. Opfølgning på Leverandørens ydelser, herunder Kontraktens opfyldelse. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 10 af 46 1

12 Prioritering af videreudviklingsopgaver og Optioner under Udviklingsprojektet. Allokering af fornødne ressourcer til opgaven. Andre punkter til beslutning med evt. baggrundsmateriale. Leverandørens forventninger til ATP s projektleder fremgår af bilag 9 (ATP s medvirken) Kompetence Projektgruppen kan indenfor Kontraktens rammer gennemføre justeringer, der ikke har konsekvenser i forhold til nytteværdi af Systemet, Udviklingsprojektets økonomi, og overordnet tidsplan. Eventuelle justeringer skal beskrives skriftligt og tiltrædes af projektgruppen Projektgruppemøder Projektgruppen mødes min. hver 14. dag i forbindelse med udvikling af Systemet. Dagsorden, oversigt over udeståender og evt. bilag fremsendes af Leverandørens projektleder til projektgruppen senest 3 Arbejdsdage før mødet. Leverandørens projektleder udarbejder og vedligeholder projektledelsesdokumentation, som beskrevet i bilag 8A (Leverandørens metode). Leverandøren udarbejder beslutningsreferat af gruppens møder, der som minimum skal indeholde beskrivelser af samtlige beslutninger truffet på mødet, og som senest 3 Arbejdsdage efter mødets afholdelse fremsendes til ATP. Såfremt der ikke gøres indsigelser senest 5 Arbejdsdage efter datoen for referatets modtagelse, betragtes mødereferatet som godkendt. Projektgruppemøder foregår som udgangspunkt hos ATP, men kan evt. foregå hos Leverandøren, hvis Parterne finder dette mest hensigtsmæssigt. Leverandøren eller ATP kompenseres ikke for transportomkostninger. 4.5 Arbejdsgrupper under projektets ledelse ATP og Leverandøren kan i fællesskab etablere arbejdsgrupper eller lignende med fokus på særlige problemstillinger, emneområder m.v. for at sikre succesfuld udvikling og idriftsættelse af Systemet. Grupperne refererer til projektgruppen og fungerer under Leverandørens ledelse. De fælles forventninger til etablering af arbejdsgrupper aftales i Afklaringsetapen. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 11 af 46 1

13 5 Samarbejdsorganisation efter Overtagelsesdagen 5.1 Rammer for samarbejdet I forbindelse med samarbejdet skal følgende retningslinjer opfyldes: Leverandørens repræsentanter: ATP forventer generelt, at Leverandørens repræsentanter agerer proaktivt og med rettidig omhu. ATP forventer desuden, at der i særligt kritiske og pludseligt opståede situationer ageres via et positivt og hurtigt samarbejde fra Leverandørens side. Dette ligeledes i forbindelse med situationer, der kræver hurtige omstillinger i Driftsmiljøet. Samarbejdet skal omfatte alle organisatoriske niveauer og skabe mulighed for en direkte dialog mellem for eksempel teknikere hos ATP og Leverandøren. Sekretariatsfunktion: Leverandøren varetager sekretariatsfunktionen for samtlige grupper, dvs. mødeindkaldelse, udsendelse af dagsorden, udarbejdelse og udsendelse af referat. ATP forventer, at nedenstående mødefora indkaldes og varsles minimum 1 måned inden mødets afholdelse. Lokation: Samtlige møder afholdes på ATP s lokation, medmindre andet er aftalt. Deltagere fra ATP: Den præcise deltagerkreds fra ATP for hver gruppe aftales mellem ATP og Leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen, som opstartes i Etape II, og som er godkendt af ATP inden Overtagelsesprøven. Deltagere fra Leverandøren: Den præcise deltagerkreds fra Leverandøren for hver gruppe, aftales mellem ATP og Leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen, men deltagerne skal dog altid være kompetente til at udfylde de roller, der er angivet for den enkelte gruppe. Ansvarsområde: Ansvaret for ATP s og Leverandørens repræsentanter i grupperne beskrevet i punkt 5.3 til nedenfor er udelukkende indikativt, og er således ikke udtømmende. De konkrete ansvarsområder for ATP s og Leverandørens repræsentanter i de forskellige grupper dokumenteres i Driftsaftalehåndbogen. Agenda: I forhold til den i tabellerne specificerede agenda, er dette et udtryk for ATP s umiddelbare ønske om emner til behandling i de enkelte fora. Den præcise agenda for hver gruppe aftales mellem ATP og Leverandøren i forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 12 af 46 1

14 ATP skal til enhver tid have adgang til al dokumentation i form af rapporter, referater, dagsordener, emnelister og øvrigt materiale, via et for ATP og Leverandøren centralt projektsite eller lignende. Dokumentationen skal leveres i et redigér- søg- og printbart format. Referater: Leverandøren er ansvarlig for udarbejdelse af referater, samt at der sendes besked til samtlige ATP s deltagere, når et referat er tilgængeligt på det fælles projektsite eller lignende. Referater skal foreligge senest fem (5) Arbejdsdage efter tidspunktet for mødets afholdelse. Referater skal markeres udkast, og er først gældende mellem Parterne, når ATP har godkendt referatet. Herefter markeres referatet godkendt. ATP har fem (5) Arbejdsdage til godkendelse af referater. Mødefrekvens: Den i punkt 5.2 anførte mødefrekvens er udelukkende indikativ, idet der i forbindelse med samarbejdet vil ske en løbende tilpasning til den aktuelle situation og de aktuelle behov. Såfremt der foretages ændringer i mødefrekvensen, vil dette blive dokumenteret i Driftsaftalehåndbogen. Leverandøren er ikke berettiget til særskilt vederlag for deltagelse i yderligere møder, så længe omfanget afspejler det faktiske behov. 5.2 Samarbejdsorganisationens opbygning Der oprettes en samarbejdsorganisation mellem ATP og Leverandøren med følgende arbejdsgrupper: Gruppe Mødefrekvens Dagsorden udsendes Styregruppe Én gang i kvartalet 5 Arbejdsdage før mødet Samarbejdsforum Én gang månedligt 5 Arbejdsdage før mødet Ordnings- og Driftsforum inkl. Én gang månedligt 5 Arbejdsdage før mødet vedligeholdelsesstyring Contract Management Én gang månedligt - eller efter aftale 5 Arbejdsdage før mødet Projektgrupper Ad hoc / efter aftale 5 Arbejdsdage før mødet Tabel 8 Arbejdsgrupper i samarbejdsorganisationen efter Overtagelse Samarbejdsorganisationen er opdelt således, at Styregruppen er overordnet beslutningsorgan for Ydelserne i Kontrakten. Samarbejdsforum sikrer tværgående aktiviteter, herunder overordnet koordinering med andre leverandører/leverancer og eskalation, medens Ordnings- og Driftsforum styrer de aktiviteter, der knytter sig Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 13 af 46 1

15 til Driften af Systemet. Endelig sikrer Projektgrupper de aktiviteter, der knytter sig til større ændringer i Systemet og dets grænseflade. Contract management behandler alle forhold, der vedrører Kontrakten, herunder kontraktuelle ændringer. I nedenstående figur er samarbejdsorganisationen illustreret med angivelse af eskalationsveje, hvor Styregruppen har den øverste beslutningskompetence: Figur 2 Opbygning af samarbejdsorganisation efter Overtagelsesdagen Såfremt det er nødvendigt, kan der foretages tilpasninger i samarbejdsorganisationen jævnfør Kontraktens bestemmelser om Ændringer. I de følgende afsnit er hver gruppe nærmere beskrevet. 5.3 Styregruppen Styregruppen er det overordnede beslutningsorgan for alle forhold af væsentlig eller strategisk karakter i forbindelse med gennemførelse af Ydelserne i henhold til Kontrakten og udviklingen af Parternes samarbejde. Styregruppen kan af hver Part indkaldes ekstraordinært, hvis dette er nødvendigt for at sikre Driften af Systemet, eller hvis andre årsager nødvendiggør dette. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 14 af 46 1

16 5.3.1 Opgaver Styregruppen har til opgave at: Fastlægge de overordnede principper for samarbejde og beslutningsprocesser indenfor Kontraktens rammer Udarbejde strategiske anbefalinger for Drift, vedligehold og videreudvikling af Systemet nu og på sigt. Fungere som beslutningsorgan og eskalationsvej for de beslutninger, der ikke kan afklares i den Samarbejdsforum Afklarer eskaleringer fra øvrige samarbejdsfora. Roller Styregruppen udgøres af ledende medarbejdere hos ATP og Leverandøren med kompetence til at træffe overordnede beslutninger angående samarbejdet mellem Parterne. Deltagerne i Styregruppen er specificeret på funktionsniveau (roller). En person kan udfylde flere roller. Rolle Ledelsesansvarlig, Udbetaling Danmark Kontraktejer, Udbetaling Danmark Ledelsesansvarlig, IT Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Forretningsansvarlig, Styregruppens Formand Ansvarlig for ATP IT Iflg. aftale med Styregruppeformand Tabel 9 ATP s repræsentanter i Styregruppen Rolle Primært ansvarligt direktionsmedlem Leveranceansvarlig Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Ansvar Overordnet ansvarlig for samarbejdet. Ansvarlig for den samlede opfyldelse af Kontrakten. Tabel 10 Leverandørens repræsentanter i Styregruppen Dagsorden Punkt Opfølgning fra sidste møde Ansvarlig for materiale til punktet ATP og Leverandør Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 15 af 46 1

17 Punkt Generel status på driftssamarbejdet, herunder seneste tre (3) måneders opfyldelse af Servicemål Generel status på projekter Strategiske drøftelser vedrørende optimering af ATP s anvendelse af Systemet Optimering af samarbejdsrelationer Eventuelt Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren Leverandøren Leverandøren og ATP Leverandøren og ATP Leverandøren og ATP Tabel 11Dagsorden - Styrgruppemøde Herudover kan Styregruppen efter behov behandle forslag til Ændringer i Kontrakten, organisering, serviceniveauer mv. 5.4 Samarbejdsforum Taktisk styring Samarbejdsforum har til ansvar at sikre at det vedligehold og den videreudvikling der foretages i Systemet sker i samspil med ATP s Øvrige Leverandører og andre tredjeparter. Samarbejdsforum er ansvarlig for den overordnede driftsopfølgning og er eskalationspunkt. Endvidere skal Samarbejdsforum sikre at evt. Ændringer og Projekter sker i samspil med ATP s Øvrige Leverandører Opgaver Samarbejdsforum har til opgave at: Følge op på Kontraktens overordnede mål Sikre, at nødvendige beslutninger vedrørende taktiske problemstillinger træffes Overordnet opfølgning på Kontraktens driftsleverancer Sikre at nødvendige processer vedrørende Demand Management etableres og er velfungerende Behandling af evt. eskaleringer fra Projektgrupper Beslutning om iværksættelse af proaktive handlinger (f.eks. etablering af taskforce omkring performance forbedringer etc.). Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 16 af 46 1

18 5.4.2 Roller Samarbejdsforum udgøres af Leverandørens og ATP s udviklings- og driftsansvarlige. Deltagerne i gruppen er specificeret på funktionsniveau (roller). En person kan udfylde flere roller og indgå i flere grupper. Rolle Ledelsesrepræsentant fra Forretning Ledelsesrepræsentant fra Operationel It Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Ansvarlig for forretningsprocesser og systemansvarlig It-ansvarlig for opfølgning på it-drift Ledelsesrepræsentanter fra Forretning, Operationel It og Projekter Tabel 12 ATP s repræsentanter i Samarbejdsforum Rolle Service Delivery Manager Udviklingschef Projektchef Ansvar Ansvarlig for dagligt samarbejde og for overordnet risk management. Ansvarlig for indholdet i videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter Ansvarlig for gennemførelsen af videreudviklingog vedligeholdelsesprojekter Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Tabel 13 Leverandørens repræsentanter i Samarbejdsforum Dagsorden I forbindelse med møder i Samarbejdsforum skal dagsordenen som minimum indeholde nedenstående punkter: Punkt Opfølgning fra sidste møde Overordnet Opfølgning på Kontraktens driftsleverancer og kapacitetsplan Ansvarlig for materiale til punktet ATP og Leverandøren Leverandøren Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 17 af 46 1

19 Punkt Gennemgang af kommende Projekter Status på igangværende Projekter Gennemgang af afsluttede Projekter Eventuelt Ansvarlig for materiale til punktet ATP Leverandøren Leverandøren Tabel 14 Samarbejdsforum dagsorden Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Styregruppen. 5.5 Contract Management Contract Management skal sikre, at eskalerede juridiske problemstillinger og Ændringer til kontrakten udarbejdes i henhold til aftalte processer og der sker en korrekt afregning for den Driftsydelse som Leverandøren leverer Opgaver Contract Management har til opgave at sikre At Ændringer til Kontrakten udarbejdes i henhold til aftalte processer at opgaver i relation til opfølgning på Kontraktens indhold, som eskaleres fra Styregruppe eller samarbejdsforum, udføres Roller Contract Management udgøres af Contract Manager fra ATP og Leverandør. Rolle Contract Manager Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Ledelsesrepræsentant, ATP Tabel 15 ATP s repræsentanter i Contract Management Rolle Contract Manager Ansvar Ansvarlig for kontraktuelle ændringer og opfølgning på Kontraktens indhold Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 18 af 46 1

20 Rolle Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Ansvar Tabel 16 Leverandørens repræsentanter i Contract Management Dagsorden I forbindelse med møder i Contract Management skal dagsordenen som minimum indeholde nedenstående punkter: Punkt Ændringer til Kontrakten Eskalerede emner vedr. Kontrakten Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren Leverandøren og ATP Eventuelt Tabel 17 Contract Management dagsorden Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Samarbejdsforum 5.6 Ordnings- og Driftsforum Ordnings- og Driftsforum har til ansvar at sikre operationel drift og indstille til videreudvikling og vedligeholdelse af Systemet Opgaver Ordnings- og Driftsforum har til opgave at: Følge op på de overordnede forretningsmæssige målsætninger i henhold til Kontrakten og Servicemål og bod i bilag 7 (Servicemål). Sikre, at nødvendige beslutninger vedrørende operationelle problemstillinger træffes. Sørge for ledelse og koordinering af Driften af Systemet, herunder behandling af eskalerede problemområder: o Eskalering til Leverandøren af akutte driftsproblemer. o Eskalering via Samarbejdsforum: prioritering af ressourcer til fejlløsning, procesmæssige forhold, samarbejdet mellem ATP og Leverandøren. o Eskalering via Contract Manager: Kontraktuelle forhold. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 19 af 46 1

21 o Evt. eskalation til Samarbejdsforum/Taktisk styring for forhold vedr. drift og servicemålsopfyldelse samt forhold vedr. tværgående opgaver og grænseflader til andre løsninger. Gennemgå og godkende månedsrapporter og SLA-rapporter. Kapacitetsopfølgning og godkendelse af faktureringsgrundlag. Sikre demand management: a. Indstille til Porteføljestyring, hvilke videreudviklings- og vedligeholdelsesprojekter der bør gennemføres og hvilke ændringer de indstillede videreudviklings- og vedligeholdelsesprojekter vil medføre. b. Planlægge gennemførslen af videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter. c. Sikre at videreudviklings- og vedligeholdelsesprojekter gennemføres som planlagt. d. Sikre at hvert videreudviklings- og vedligeholdelsesprojekt tilvejebringer den ønskede funktionalitet. e. Vurdere hvilke konsekvenser en kommende Ændring i Systemet vil have for ATP s Øvrige Leverandørers systemer. f. Fastlægge hvilke tiltag der er nødvendige for at opretholde integrationer mellem Systemet og andre systemer, når der sker ændringer i et af systemerne. g. Overordnet koordinering ved udrulning af Releases og større Changes h. Beslutte nødvendige Changes og tiltag i Driftsmiljøet, herunder hører at sikre, at integrationer opretholdes og at udrulningen af Releases og Changes sker på en for alle parter hensigtsmæssig måde. Koordinere i forhold til Drift af andre løsninger, som ATP eller andre leverandører drifter og vedligeholder Emnelog og task force opfølgning Fejlhåndtering og opfølgning (fagsystem) Roller Ordnings- og Driftsforum udgøres af Leverandørens operationelt leveranceansvarlige for Drift og ATP s operationelt ansvarlige for Forretnings- og Itdrift samt ved behov Leverandørens og ATP s udviklingsansvarlige. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 20 af 46 2

22 Deltagerne i gruppen er specificeret på funktionsniveau (roller). En person kan udfylde flere roller og indgå i flere grupper. Rolle Proces- og systemansvarlige fra forretningen Ledelsesrepræsentant fra Operationel It Sektionschef for ServiceDesign Sektionschef for ServiceTransition Sektionschef for Service Operation Ad hoc-deltagere m.fl. Ansvar Ansvarlige for input på krav og deres prioritering Ansvarlig for IT Operations eller dennes repræsentant Ansvarlig for Leverance Ansvarlig for Change Ansvarlig for Servicedesk Andre ledelsesrepræsentanter fra Forretning, Operationel It og Projekter Tabel 18 ATP s repræsentanter i Ordnings- og Driftsforum Rolle Service Delivery Manager Udviklingschef Projektchef Ad hoc-deltagere m.fl. Referent Ansvar Leverandørens ansvarlige for Service Delivery Ansvarlig for indholdet i videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter. Ansvarlig for gennemførelsen af videreudvikling- og vedligeholdelsesprojekter. Tabel 19 Leverandørens repræsentanter i Ordnings- og Driftsforum Dagsorden I forbindelse med møder i Ordnings- og Driftsforum skal dagsordenen som minimum indeholde nedenstående punkter: Punkt Opfølgning fra sidste møde Godkendelse af månedsrapport, jf. punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. Godkendelse af SLA-rapport, jf. punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren og ATP Leverandøren Leverandøren Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 21 af 46 2

23 Punkt Procesopfølgning It Status og opfølgning vedrørende Incident Problem Change Release Driftsafvikling Opfølgning på emnelog Ansvarlig for materiale til punktet Leverandøren Leverandøren Fejlrettelse og videreudvikling Drøftelse af hvilke konsekvenser kommende Ændringer vil medføre Afklaring af nødvendige tiltag på baggrund af kommende Ændringer Planlægning af Changes og Releases ud fra kommende ændringer på tværs af systemer Afstemning af leverede Ydelser (baselines/faktureringsgrundlag) Leverancestatistik (Fejl, forsinkelser, leverede bestillinger i perioden) Udestående leverancer (i næste periode) Bodsafregning (jf. driftsmånedsrapport) Ændringsanmodninger (konsekvens for faktureringsgrundlag) Leverandørens fremlæggelse af specificering af vederlaget Eventuelt Leverandøren Leverandøren samt ved behov ATP s Øvrige Leverandører (se afsnit 5.6.6) ATP ATP ATP ATP Leverandøren ATP Leverandøren Leverandøren Tabel 20 Ordnings- og Driftsforums dagsorden Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Samarbejdsforum Andre fora til støtte for Ordnings- og Driftsforum Ordnings- og Driftsforum kan aftale etablering af yderligere fora (Operationelle Driftsgrupper), der i kortere eller længere perioder understøtter arbejdet i Ordningsog Driftsforum. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 22 af 46 2

24 5.6.5 Operationelle Driftsgrupper De Operationelle Driftsgrupper har ansvaret for at følge op den daglige applikations- og infrastrukturdrift af Systemet og håndtere uregelmæssige aktiviteter, der påvirker driftsafviklingen. I forbindelse med udarbejdelse af Driftsaftalehåndbog nedsættes relevante Operationelle Driftsgrupper. I opstarten forventes dedikerede grupper for Incident og Problems, Change- og Release samt Sikkerhed og Controlling. På sigt kan grupperne evt. nedlægges og erstattes af én Operationel Driftsgruppe, der tager sig af alle områder Ad hoc tværgående leverandørmøder ATP kan initiere at flere leverandører indkaldes til møde med repræsentanter fra Ordnings- og driftsforum for afklaring af tværgående problemstillinger jf. bilag 15 (Leverandørkoordinering). Dagsorden kan vedrøre både Drift og Projekter. Leverandøren er forpligtet til at deltage i disse møder med relevante ressourcer. 5.7 Projektgrupper (Drift) Projektgrupper har ansvaret for opfølgning på samtlige igangsatte projekt- og vedligeholdelsesaktiviteter og indgår i ATP s Porteføljestyring, men er ikke en del af den daglige samarbejdsorganisation. Projekter kan dog eskalere emner til Samarbejdsforum, hvor der er konsekvens for drift f.eks. v. behov for prioritering af ressourcer. I praksis vil en projektleder anmode om deltagelse i møde hos Samarbejdsforum for afklaring af projektets emner Opgaver Projektgrupperne har til opgave at: Sørge for ledelse og koordinering af projekt og vedligeholdelsesaktiviteter, herunder indstilling af eskalerede problemområder til Samarbejdsforum. Gennemgå månedsrapporter Eskalering Eventuelle tvivlsspørgsmål og uoverensstemmelser af væsentlig karakter eskaleres til Samarbejdsforum. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 23 af 46 2

25 6 Rapportering i Udviklingsprojektet Leverandøren skal i overensstemmelse med Kontraktens krav til Dokumentation levere og vedligeholde projektdokumentationen, herunder tidsplan, risikolog, prioriterede arbejdsopgaver, log over ændringsanmodninger, optionslog, udførlig dokumentation af afklaringer og beslutninger, statusrapporter, mødereferater mv. ATP skal til enhver tid have adgang til projektdokumentationen via et for ATP og Leverandøren centralt projektsite eller lignende. Projektdokumentationen skal leveres i et redigér-, søg- og printbart format Statusrapportering projekter Leverandøren skal løbende informere ATP om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for opfyldelse af Kontrakten, og skal som minimum foretage månedlige statusrapporteringer til ATP, som enten forelægges skriftligt eller gennemgås for ATP. Statusrapporteringer til ATP skal indeholde: Udviklingsprojektets status Gennemgang af projektplanen Gennemgang af tids- og aktivitetsplan Udviklingsprojektets fremdrift Status på økonomi/tidsforbrug Vurdering af projektrisici Risikolog Emneregister Kvalitetsregister Passerede milepæle/kontrolpunkter Forestående milepæle/kontrolpunkter Leveranceoversigt Ændringslog Videreudviklingslog Log over arkitekturbeslutninger Log over Optioner. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 24 af 46 2

26 Statusrapporterne skal godkendes af ATP. Såfremt ATP ikke har fremsendt skriftlige indsigelser senest 20 Arbejdsdage efter datoen for modtagelse af den enkelte rapport, så betragtes denne som godkendt Leveranceoversigt [Tilbudsgiver skal i nedenstående tabel udarbejde en oversigt over leverancer i Udviklingsprojektet. Oversigten skal løbende holdes opdateret i projektforløbet. Oversigten skal indeholde leverancedato, godkendelsesfrister samt godkendelseskriterier]. N Navn r. Leverance Leverance dato Godkendelsesperiode/ frist Acceptkriterier Tabel 21 Oversigt og leverancer og leverancedato Leverandøren skal yderligere og til hvert styregruppemøde, forelægge en opdateret statusrapportering Risikorapportering Leverandøren skal endvidere månedligt som en del af statusrapporteringen rapportere om risici i Udviklingsprojektet med henblik på en proaktiv håndtering af disse. Risikorapporteringen skal indeholde en beskrivelse af de af Leverandøren identificerede risici for Udviklingsprojektet, herunder navnlig for forsinkelser, samt eventuelt aktuelle leveranceproblemer. Leverandøren skal i rapporten anvende farvekoder jf. tabellen nedenfor for det samlede Projekt og/eller i nødvendigt omfang dele af projektaktiviteterne/projektorganisationen. Farvekode Grøn Gul Rød Forklaring Udviklingsprojekte t/projektaktiviteten s status er normal. Inden særlige risici er identificeret. Ingen eller kun ubetydelige leveranceproblemer, men der er identificeret visse risici, som kan bringe Udviklingsprojektet i fare i form af forsinkelse eller manglende opfyldelse af Behovsopgørelsen. Eksempler på sådanne risici (ikke udtømmende): Aktuelle og betydelige leveranceproblemer er indtrådt eller forventes at ville indtræde, hvilket har eller vil føre til forsinkelse eller manglende opfyldelse af Behovsopgørelsen. Eksempler på sådanne risici/leveranceproblemer (ikke udtømmende): Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 25 af 46 2

27 Afgang af en ikkenøglemedarbejder Afgang af nøglemedarbejdere Tekniske problemer af ikke væsentlig karakter Tekniske problemer af væsentlig karakter Manglende medvirken fra ATP af ikke væsentlig karakter Tvist om fortolkning af krav, der ikke er centrale for Leverancen Problemer med ikkecentrale Underleverandører Fremdriftskurven viser en mindre negativ afvigelse, der skønnes at kunne indhentes Der er indtrådt en mindre forsinkelse, som skønnes at kunne indhentes Manglende medvirken fra ATP af væsentlig karakter Tvist om fortolkning af krav, der er centrale for Leverancen Problemer med centrale Underleverandører Fremdriftskurven viser en ikke-uvæsentlig negativ afvigelse Der er indtrådt en forsinkelse, som ikke vil kunne indhentes Tabel 22 Risikorapportering med farvekoder Hvis risikorapporten indeholder koden gul eller rød for Udviklingsprojektet eller dele af Udviklingsprojektet, skal rapporten indeholde alle relevante og tilgængelige oplysninger om de konstaterede risici og/eller leveranceproblemer, herunder årsagen til disse, samt (i) Leverandørens vurdering af alvoren af hver(t) konstateret risiko/leveranceproblem, (ii) en beskrivelse af de (potentielle) konsekvenser heraf og (iii) de proaktive handlinger, Leverandøren agter at iværksætte for at forhindre og/eller afværge/reducere omfanget af disse risici og/eller leveranceproblemer. De proaktive handlinger, der kan komme på tale, er beskrevet i punkt 6 nedenfor, idet Leverandøren dog er berettiget til at iværksætte andre/supplerende proaktive handlinger, som denne måtte anse for relevante for at forhindre og/eller Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 26 af 46 2

28 afværge/reducere de konstaterede risici og/eller aktuelle leveranceproblemer. Dette gælder tilsvarende, hvis ATP eller en af ATP antaget ekstern ekspert overfor Leverandøren dokumenterer, at der foreligger sådanne risici eller aktuelle leveranceproblemer. Leverandøren skal imødekomme ATP s rimelige ønsker om at inkludere yderligere oplysninger i rapporten om risici eller aktuelle leveranceproblemer, som ATP har konstateret. ATP kan i forlængelse af Leverandørens risikorapport kræve, at Parterne mødes med henblik på at drøfte de identificerede risici og/eller aktuelle leveranceproblemer. På mødet skal Parterne drøfte vurderingen af hver(t) enkel(t) risiko og/eller aktuelt leveranceproblem og de proaktive handlinger, der skal foretages. De proaktive handlinger skal iværksættes uden ugrundet ophold og senest inden for de i punkt 8.2 anførte frister. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 27 af 46 2

29 7 Rapportering efter Overtagelsesdagen Leverandøren er ansvarlig for udarbejdelsen og leveringen af følgende rapporter: 1. Månedsrapport 2. SLA-rapport 3. Timerapport 4. Problem Management Rapport 5. Sikkerhedsrapport 6. Rapport om forbedringsforslag 7. Plan for ophør Det præcise detailindhold og skabelon for dokumenterne afstemmes i Udviklingsprojektets Etape II, jf. bilag 1 (Tidsplan) og indarbejdes i Driftsaftalehåndbogen]. Dokumenterne skal dog som minimum have det indhold, der er beskrevet i de efterfølgende underafsnit. ATP forventer, at rapporteringen opdeles ud fra og i øvrigt finder sted i forhold til relevante ITIL-termer. Første version af rapporterne udarbejdes i Udviklingsprojektets Etape II, jf. bilag 1 (Tidsplan) og Leverandøren skal efterfølgende tilsikre, at rapporterne leveres i henhold til indikeret opdateringsfrekvens. Leverandøren skal tilsikre, at der mellem ATP og Leverandør opnås fælles forståelse af definitioner (terminologi) anvendt i rapporteringen. Definitionslisten skal vedligeholdes i Driftsaftalehåndbogen og skal ligeledes inkludere definitioner fra bilag 0 (Definitioner). Definitioner til Driftsaftalehåndbogen udarbejdes således i forbindelse med Udviklingsprojektets Etape II og udarbejdelsen af Driftsaftalehåndbogen. Leverandøren skal rapportere rettidigt og korrekt og i henhold til de Servicemål som fremgår af bilag 7 (Servicemål) Månedsrapport Minimumindhold Alle forhold om Drift og Udvikling, inklusiv sikkerhedsforhold. Herunder specifikt: Opdateringsfrekvens Månedligt Senest d. 10. hverdag i måneden Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 28 af 46 2

30 Minimumindhold Opdateringsfrekvens Management Summary 1. Aktiviteter (nye, lukkede, planlagte næste ½ år) 2. Changes (planlagte strategiske changes) 3. Ressourcetunge aktiviteter 4. Afvigelser ift. faste mødefora 5. Nye punkter fra Sikkerhedsforhold og Anbefalinger Sikkerhedsmæssige forhold Driftsrapportering 1. Drift 1. Incidents (summarisk), fordelinger pr. periode herunder trends og resultat af trend analyse 2. Major Incidents og Problems inkl. Incidents under Leverandørens ansvar (m. status og/eller root cause) 3. Changes (summarisk) 4. Requests for Service (summarisk) 5. Oversigt og status på samtlige Projektbestillinger 6. Tilgængelighed for leveranceområdet (forstyrrelser og årsagsforklaring) 7. Sikkerhedsmæssige forhold (adgange og sikkerhedsrisici/brud) 2. Kapacitet 1. Rapportering per afregningsenhed herunder synliggørelse af kapacitetsudnyttelsen og eventuelle kapacitetsudvidelsesbehov. 2. Storage (allokeret og forbrugt storage pr. kapacitetsenhed, udviklingen i anvendelsen af storage samt diskperformance) 3. Anbefalinger til konfigurationsændringer (Infrastruktur, Hardware og Software) 4. Opfølgning på softwareleverancer (nye releases, versioner og rettelser) 3. Vedligehold og videreudvikling 1. Status for alle vedligeholdelses- og videreudviklingsaktiviteter, herunder alle Projekter 2. Grafisk overblik (f.eks. trafiklys) over status for vedligeholdelses- og videreudviklingsaktiviteter 3. Planlagte vedligeholdelses- og videreudviklingsaktiviteter Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 29 af 46 2

31 Minimumindhold Opdateringsfrekvens 4. Estimat for samlet ressourcebehov til forestående aktiviteter 5. Opfølgning på softwareleverancer (nye Versioner og rettelser) 4. Afvigelser i forhold til faste mødefora 5. Bodsgrundlag 6. Budgetopfølgning 7. Oversigt over Dokumentation klar til godkendelse af ATP og Dokumentation, som er under udarbejdelse hos Leverandøren samt Dokumentation som er i godkendelsesproces hos ATP. 8. Status på samarbejdet med ATP s Øvrige Leverandører og andre tredjeparter Rapporten skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Ordnings- og Driftsforum Tabel 23 Minimumsindhold - Månedsrapport SLA-rapport Minimumindhold Rapportering i forhold til samtlige Servicemål, jf. bilag 7 (Servicemål), herunder: Henholdsvis summarisk og detaljeret afrapportering om Incidents, inklusive status. Opgørelse over de Servicemål, hvor Leverandøren har levet op til det aftalte serviceniveau inklusive en angivelse af det faktiske serviceniveau. Opgørelse over de Servicemål, hvor Leverandøren evt. ikke har levet op til det aftalte serviceniveau, inklusiv angivelse af det faktiske serviceniveau. Hvis et Servicemål ikke er opfyldt, skal Leverandøren beskrive årsagen hertil, samt give forslag til handlinger, som kan sikre fremtidig opfyldelse. Endvidere skal Leverandøren beskrive forventninger til den kommende periodes Servicemålopfyldelse. Incident statistik Opdateringsfrekvens Månedlig Senest d. 10. hverdag i måneden Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 30 af 46 3

32 Minimumindhold Opdateringsfrekvens o Incidents åbnet, lukket, uløste, status o Change statistik Trend, tid og fejltyper o o nye, åbne, lukkede i perioden pr område Changes hvor SLA ikke er overholdt samt årsag o Changes der er gennemført med succes, fejlede Changes, Changes, hvor Leverandøren ikke har levet op til aftale omkring implementering, hvor Servicemål for afgivelse af tidspunkt er overskredet, samt hvor mange Changes der er leveret udenfor servicevinduer Rapporten skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Ordnings- og Driftsforum. Tabel 24 Minimumsindhold SLA-rapport Timerapport Minimumindhold Rapportering af Leverandørens timeforbrug, fordelt på kategorier, eksempelvis: Timeforbrug opdelt på henholdsvis vedligeholdelse (basisvederlag) og videreudvikling (timepulje + timepriser) Timeforbrug inddelt i opgavekategorier (f.eks. ændringer, fejlrettelse m.m.) Enkelte opgavekategorier opdeles yderligere per Service Request hvor de enkelte opgavekategorier aftales mellem ATP og Leverandøren. Status på timepulje, herunder saldo, forbrug siden sidste timerapport og timer allokeret til igangværende/planlagte Projekter eller opgaver. Opdaterings frekvens Månedlig Parterne aftaler nærmere om det præcise indhold i timerapporten ved udarbejdelse af Driftsaftalehåndbogen. Tabel 25 Minimumsindhold - Timerapport Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 31 af 46 3

33 7.1.4 Problem Management rapport Minimumsindhold Oversigt over åbne PM-sager herunder: Tidspunkt for åbning af hver enkelt PM-sag Opdaterings frekvens Månedlig Hver enkelt PM-sags status: Root-cause ikke fundet / root-cause fundet / løsning fundet Root-cause (hvis root-cause er fundet) Løsning (hvis løsning er fundet) Tidspunkt for implementering af løsning (hvis løsning er fundet). Rapporten skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Ordnings- og Driftsforum. Tabel 26 Minimumsindhold Problem Management rapport Sikkerhedsrapport Minimumindhold Rapportering vedrørende sikkerhedsmæssige forhold. Leverandøren udarbejder en rapport, der omfatter alle Opdaterings frekvens Månedlig og ad hoc sikkerhedsmæssige forhold. Rapporten skal som minimum indeholde følgende: Liste over personer med administrative rettigheder til udstyr/basissystemer/applikationer i henhold til Kontrakten samt månedens Ændringer til denne. Liste over personer med fysisk adgang til udstyr. Eventuelle designændringer siden sidst i sikkerhedsmiljøet. Statistik på OK og afviste login, herunder gentagne adgangsforsøg fra samme IP adresse. Statistik på brugeradministration, inklusive antal nyoprettelser, antal deaktiveringer og sletninger. Liste over sikkerhedssager modtaget i perioden. Incidents fra logs, der giver anledning til drøftelse, herunder oversigt over forsøgte angreb, oversigt over potentielle sikkerhedsrisici og sårbarheder samt beskrivelse og konsekvens af gennemførte angreb. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 32 af 46 3

34 Minimumindhold Resultat af eventuel test af disaster recovery, jf. bilag 3A.1 (Kravliste) og bilag 13 (Sikkerhed). Opdaterings frekvens Desuden skal ATP have omgående rapportering ved særlig kritiske forhold. Rapporten skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Ordnings- og Driftsforum. Tabel 27 Minimumsindhold - Sikkerhedsrapport Rapport om forbedringsforslag Minimumindhold Rapport med Leverandørens relevante projektforslag, der kan betyde enten kvalitative forbedringer i forhold til driftsydelsen eller økonomiske gevinster for ATP. Opdaterings frekvens Ad hoc Rapporten skal indeholde businesscases for alle projektforslag samt overordnede projektbeskrivelser og projektplaner. Rapporten gennemgås i Ordnings- og Driftsforum, og gevinster ved gennemførte forslag fra rapporten deles, jf. Kontraktens punkt Tabel 28 Minimumsindhold Rapport om forbedringsforslag Ophørsplan Minimumindhold Jævnfør bilag 3A (Behovsopgørelse) og bilag 20 (Ophørsbistand) skal Leverandøren udarbejde en plan for ophør (Ophørsplan). Opdaterings frekvens Mindst én gang årlig Ophørsplanen skal leveres i overensstemmelse med bilag 20 (Ophørsbistand). Ophørsplanen skal godkendes af ATP i forbindelse med møder i Samarbejdsforum, hver gang den opdateres. Tabel 29 Minimumsindhold Plan for ophør Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 33 af 46 3

35 8 Proaktive beføjelser i Udviklingsprojektet Formålet med de herved aftalte proaktive beføjelser er at udstyre ATP med nogle styringsredskaber og beføjelser i tilfælde af, at der undervejs i Udviklingsprojektet opstår risiko for eller en aktuel misligholdelse af Kontrakten eller andre leveranceproblemer, som ATP foretrækker at søge løst ved disse proaktive beføjelser snarere end Kontraktens misligholdelsesbeføjelser, som de supplerer. De heri fastsatte vilkår er gældende fra Kontraktens underskrift og frem til driftsprøvens beståen. 8.1 Kode gul og kode rød risici Såfremt Udviklingsprojektets risiko er gul, skal Leverandøren for egen regning, alt efter relevans og den skønnede effekt, iværksætte en eller flere af følgende proaktive handlinger indtil de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer er afhjulpet eller begrænset mest muligt: Tilførsel af yderligere eller andre kvalificerede medarbejderressourcer; ugentlig fremdrifts- og risikorapportering; eventuel udskiftning af deltagere i projektorganisationen; eventuel udskiftning af Underleverandører; afholdelse af ugentlige møder mellem Parternes projektledelse vedrørende Udviklingsprojektets fremdrift m.v Såfremt Udviklingsprojektets risiko er rød, skal Leverandøren for egen regning, alt efter relevans og den skønnede effekt, iværksætte de proaktive handlinger, der er beskrevet i punkt ovenfor, samt følgende yderligere proaktive handlinger (for egen regning): Inddragelse af ekstern uvildig ekspert med henblik på dennes gennemgang af Udviklingsprojektet samt anbefaling af relevante tiltag til afhjælpning af de konstaterede problemer; afholdelse af ugentlige styregruppemøder vedrørende Udviklingsprojektets fremdrift m.v.; afholdelse af møde mellem personer på direktionsniveau hos hver Part senest 2 Dage efter ATP s anmodning herom med henblik på at drøfte, hvordan de konstaterede problemer afhjælpes og hvordan ATP kompenseres for de tab og gener, som disse problemer har medført; Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 34 af 46 3

36 Den af Leverandøren foreslåede eksterne uvildige ekspert skal godkendes af ATP. ATP må ikke uden saglig grund nægte at godkende Leverandørens forslag hertil. Implementeringen af ekspertens anbefalinger skal ske uden ugrundet ophold, medmindre Leverandøren kan dokumentere, at disse ikke er mulige at gennemføre af tekniske eller organisatoriske grunde eller vil være forbundet med væsentlige omkostninger for Leverandøren, som ikke står mål med de gavnlige effekter for Udviklingsprojektet, der vil kunne opnås ved at gennemføre dem. Såfremt ATP påtager sig at dække 50 % eller mere af Leverandørens omkostninger forbundet med implementeringen af ekspertens anbefalinger, kan Leverandøren ikke nægte at gennemføre disse tiltag med henvisning til, at omkostningerne forbundet hermed efter Leverandørens opfattelse er uforholdsmæssigt store. Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 35 af 46 3

37 8.1.3 Hvis de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer dokumenterbart skyldes ATP s forhold og Leverandøren har opfyldt sine forpligtelser efter Kontrakten, skal Leverandøren redegøre for de tiltag, der skal iværksættes fra ATP s og/eller Leverandørens side til imødegåelse heraf. Såfremt Leverandørens anbefalinger omfatter en øget indsats fra Leverandørens side til afhjælpning af forhold, som ATP er ansvarlig for, skal Leverandøren give ATP et estimat over omkostningerne forbundet hermed. Uanset hvad der i øvrigt fremgår af dette bilag, må sådanne tiltag eller andre tiltag, som Leverandøren mener sig berettiget til betaling for udover Leverancevederlaget, ikke iværksættes før ATP s skriftlige godkendelse heraf foreligger. 8.2 Frister Afhængig af arten og omfanget af de relevante proaktive handlinger, skal disse senest være iværksat af Leverandøren inden for ti (10) Arbejdsdage i tilfælde af kode gul og fem (5) Arbejdsdage i tilfælde af kode rød Fristerne ovenfor, regnes fra det tidspunkt, hvor (i) risikorapporten er ATP i hænde, og hvori Leverandøren oplyser om, at Udviklingsprojektet befinder sig i kode gul eller rød, eller (ii) hvor ATP eller en af denne antaget ekstern ekspert overfor Leverandøren dokumenterer, at der foreligger sådanne risici eller aktuelle leveranceproblemer I det omfang iværksættelse af en eller flere af de proaktive handlinger forudsætter ATP s godkendelse eller stillingtagen, regnes fristerne dog først fra det tidspunkt, hvor ATP s godkendelse eller stillingtagen foreligger. 8.3 Uenighed om risikovurdering eller relevante proaktive beføjelser Hvis Parterne ikke kan nå til enighed om risikovurderingen, omfanget af aktuelle leveranceproblemer eller indholdet af risikorapporten, herunder relevante proaktive handlinger til at begrænse skaderne af de konstaterede risici og/eller aktuelle leveranceproblemer, kan hver af Parterne eskalere den opståede uenighed til Udviklingsprojektets styregruppe. Styregruppen skal i givet fald behandle den opståede uenighed inden for en frist af 5 (fem) Arbejdsdage efter modtagelsen af en sådan henvendelse, hvilket begge Parter skal sørge for sker Kan Parterne ikke gennem eskalation til styregruppen løse den opståede uenighed, kan der ske udpegning af en uvildig sagkyndig efter Kontraktens punkt Bilag 8 Samarbejde og rapportering Side 36 af 46 3