Spilleregler. For byrådskandidaters adgang til information, virksomhedsbesøg, aktindsigt m.v.

Transkript

1 Spilleregler For byrådskandidaters adgang til information, virksomhedsbesøg, aktindsigt m.v.

2 For at servicere de politiske partier og disses byrådskandidater til det kommende byrådsvalg på en hensigtsmæssig og ensartet måde, er der opstået behov for at beskrive, hvilket serviceniveau Middelfart Kommune tilbyder i forhold til information, virksomhedsbesøg og lignende. Generel information Middelfart Kommune har på kommunens hjemmeside et højt informationsniveau om kommunens aktiviteter og de politiske beslutninger. For at sikre større åbenhed og fremme dialog med pressen, virksomheder og borgere er der indført åbne postlister i forhold til kommunens korrespondance.

3 Aktindsigt Byrådskandidater, pressen og i øvrigt alle andre borgere har ret til aktindsigt i de dokumenter, der indgår i den offentlige forvaltning. Det er udgangspunktet for lov om offentlighed i forvaltningen. Loven omfatter hele den offentlige forvaltning og angiver minimum for, hvad borgerne har ret til at få aktindsigt i. Retten til aktindsigt omfatter alle dokumenter i en sag fx også journallister, kort, tegninger, film, databeskrivelser og journalfortegnelser. Middelfart Kommune ønsker størst mulig åbenhed i den kommunale forvaltning og vil derfor i vidt omfang give aktindsigt i flere dokumenter og oplysninger, end loven kræver. Kommunen vurderer altid om der ud fra en konkret vurdering er mulighed for at give aktindsigt i flere dokumenter, end der er pligt til at udlevere. Kommunen kan dog ikke give aktindsigt i oplysninger, der er omfattet af særlige regler om tavshedspligt. Drejer det sig om en parts egen sag, dvs. hvis pågældende er direkte berørt at en myndigheds afgørelse, har man krav på aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. Forvaltningsloven giver en større adgang til aktindsigt end offentlighedsloven. Det ikke et krav, at man skal begrunde sit ønske om aktindsigt, og det er heller ikke nødvendigt at kende journalnummeret eller betegnelsen for den sag, man ønsker aktindsigt i. Kommunes personale vil gerne vejlede, men det er dog nødvendigt, at den, der ønsker aktindsigt, afgiver tilstrækkeligt med oplysninger til at sagen eller dokumentet kan identificeres eller angiver et tema for aktindsigtsanmodningen. Aktindsigt skal kun gives i eksisterende materiale i sagen, og kommunen er således som udgangspunkt ikke forpligtet til at udarbejde nyt materiale, analyser, statistikker m.m. Man har således heller ikke krav på løbende aktindsigt. Dog er der ret til dataudtræk dvs. en sammenstilling af eksisterende oplysninger i kommunens databaser, hvis sammenstillingen kan foretages ved få og enkle kommandoer. Kommunen skal imødekomme anmodning om aktindsigt så hurtigt som muligt. Ved ukomplicerede sager er udgangspunktet, at aktindsigtssagen ekspederes i løbet af 1 2 arbejdsdage. Sagens omfang eller kompleksitet kan begrunde en længere sagsbehandlingstid. Hvis kommunen ikke inden 7 dage efter modtagelsen af anmodningen har givet eller afslået aktindsigt, skal der underrettes om årsagen til, at afgørelsen endnu ikke er truffet, og om hvornår der kan forventes en afgørelse. Man har altid krav på at få en begrundelse, hvis kommunen ikke fuldt ud imødekommer en anmodning om aktindsigt.

4 Offentlighedslovens udgangspunkt er, at alle borgere har ret til aktindsigt. Middelfart Kommune vil i vidt omfang give aktindsigt ud over, hvad offentlighedsloven kræver som minimum - naturligvis altid med respekt for reglerne om tavshedspligt. Men der er dog visse typer af sager, hvor kommunen pga. offentlighedslovens regler ikke må give aktindsigt. De vigtigste undtagelser er: Straffesager og sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige Personalesager. Her kan du kun få oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. For ansatte i chefstillinger må oplysninger om disciplinære sager, som er mindre end to år gamle, udleveres. Efter offentlighedsloven er interne arbejdsdokumenter som udgangspunkt undtaget fra pligten til aktindsigt. Interne arbejdsdokumenter er: Dokumenter, som kommunen udarbejder til eget brug Breve inden for kommunen og forvaltningerne Breve mellem kommunalbestyrelsen og dens udvalg, organer og forvaltninger Borgere har dog i nogle tilfælde krav på aktindsigt i oplysninger i interne dokumenter. Det drejer sig fx om interne dokumenter, som indeholder kommunens endelige beslutning i sagen eller dokumenter som indeholder oplysninger, der er omfattet af notatpligt. Selv om der er tale om interne dokumenter, har man således krav på at få aktindsigt i oplysninger om faktiske omstændigheder i sagen, der ikke fremgår af andre dokumenter end de interne. Kommunen skal uddrage disse oplysninger ud fra de pågældende interne dokumenter. Andre specielle dokumenter kan være undtaget fra aktindsigt, fx kommunens brevveksling med en advokat i forbindelse med retssager eller dokumenter i forbindelse med aftaler om indkøb, tilbud mv. Der er ikke ret til indsigt i kalendersager. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om fortrolige forhold som fx: Oplysninger om enkeltpersoners private eller økonomiske forhold Oplysninger om private virksomheders drifts- eller forretningsforhold eller tekniske indretninger

5 Væsentlige hensyn til det offentliges, herunder kommunens, interesser kan efter en konkret vurdering bevirke, at aktindsigt kan begrænses. Det gælder fx: Hensynet til gennemførelse af kommunes kontrol- eller planlægningsopgaver Hensynet til kommunens forretningsvirksomhed og økonomiske interesser Der er hjemmel til at afslå en anmodning om aktindsigt, hvis anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål eller hvis behandlingen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Bestemmelsen herom har et særdeles snævert anvendelsesområde og forudsætter en konkret vurdering i forhold til den enkelte sag. Man kan klage over et afslag på aktindsigt ligesom man kan klage særskilt over sagsbehandlingstiden. Klage over sagsbehandlingstiden kan dog kun ske hvis aktindsigtsanmodningen ikke er imødekommet inden 14 dage. Klagen indgives til kommunen der genvurderer sagen og videresender klagen til relevante klagemyndighed.

6 Sagsindsigt for byrådsmedlemmer Af 9 stk. 1 i den kommunale styrelseslov fremgår, at et byrådsmedlem har ret til sagsindsigt i sager, der vil kunne indbringes for Byrådet. Byrådsmedlemmers adgang til sagsindsigt går videre end retten til aktindsigt efter offentlighedsloven herunder i forhold til interne notater og fortrolige oplysninger. Omvendt er der naturligvis tavshedspligt. Retten til sagsindsigt vedrører alene eksisterende materiale. Det enkelte byrådsmedlem har således ikke krav på at der tilvejebringes nyt materiale. Initiativret for byrådsmedlemmer Af 11 stk. 1 i den kommunale styrelseslov fremgår, at et byrådsmedlem har adgang til at indbringe et hvert spørgsmål om kommunens anliggender for Byrådet. Det samme gælder forslag til beslutninger. Det kaldes også initiativretten. Standsningsret for byrådsmedlemmer Af 23 i den kommunale styrelseslov fremgår, at ethvert medlem af et udvalg kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at pågældende ønsker sagen indbragt til afgørelse i Byrådet. Byrådsmedlemmers adgang til at stille spørgsmål til den kommunale forvaltning. Borgmesteren har overfor Byrådet ansvaret for ledelsen af forvaltningen. I konsekvens heraf skal alle henvendelser fra Byrådet eller fra et byrådsmedlem til den kommunale forvaltning foregå via borgmesteren eller med borgmesterens samtykke. Borgmesteren bestemmer, hvorledes det skal foregå i den enkelte kommune og byrådsmedlemmer har således ikke krav på at få et hvilket som helst spørgsmål besvaret af medarbejderne i forvaltningen. I praksis accepteres at mere rutineprægede henvendelser, f.eks. indhentelse af oplysninger, sker direkte til den ansatte, således at borgmesteren efterfølgende underrettes af forvaltningen om henvendelsen, hvorimod ikke rutineprægede henvendelser skal ske via borgmesteren.

7 Virksomhedsbesøg på kommunale institutioner Der er principielt ikke noget til hinder for at en kommunal institution tilbyder et virksomhedsbesøg på stedet, hvis institutionen ønsker det, det er foreneligt med tjenesten og institutionen kan afse de fornødne ressourcer til at vise rundt. Fremvisning af institutionen er dog ikke en opgave, man kan pålægge medarbejderne at medvirke til, hvis de ikke selv ønsker det. Tillader man sådanne virksomhedsbesøg indebærer det, at man skal behandle alle lige. Man skal således helt generelt stille sig til rådighed for virksomhedsbesøg og afsætte ressourcer til at behandle partier og kandidater lige. Hvis en institution ønsker at fremvise institutionen skal dette forinden drøftes i med-udvalget og der skal udarbejdes et program til fremvisningen for at sikre, at alle interesserede besøgende behandles lige og for at lave spilleregler for, hvordan fremvisningen skal finde sted, så hverken medarbejdere eller brugere af institutionen føler sig pressede til at medvirke i en sådan fremvisning. Besøgende må selvsagt ikke få kendskab til fortrolige oplysninger. I øvrigt skal en invitation til virksomhedsbesøg udformes åben, således at alle interesserede får lige adgang til besøg.

8