AARHUS UNIVERSITET. 1. MoveON status fra projekt- og styregruppe

Transkript

1 Deltagere: Mette Glerup Thomsen, Rikke Korgaard Præstegaard, Jesper Sølund Hansen, Katrine Breum Rosenbeck, Rikke Nielsen Gæst: Mette Brandenborg fra INT-bånd-møde d. 3. juni MoveON status fra projekt- og styregruppe Der er i projektgruppen p.t. kommunikation og nomineringsproces p på dagsordenen. Ligeledes drøftedes, hvordan AU fremadrettet håndterer at arbejde i nyt system. Styregruppen havde en hånden på hjertet drøftelse af IT-ressourcer, og teknisk projektleder og konsulent fra Studiesystmeer deltog med kort varsel på mødet. Det korte af det lange er, at der opleves flaskehalse ift. IT-ressourcer og det er afgørende at acceptere minimum viable -løsninger, hvis projektplanen skal overholdes. Selv disse løsninger kan det være knapt at nå, hvilket betyder, at der p.t. sker en løbende afklaring af ressourcespørgsmålet samt afdækkes, hvorledes IU kan håndtere de manuelle processer som med stor sandsynlighed skal i spil for at understøtte, at projektet kan køre videre indenfor tidsplanen. fra styregruppemødet er vedlagt dette referat. HE udtrykker bekymring for projektets tidsplan grundet de manglende IT-ressourcer, men tager til efterretning, at styregruppen mener, at løsningerne vil blive leveret inden for projektets tidsplan. 2. Afholdelse af en faglig dag/seminar på tværs af det internationale område på AU (ved Jesper Sølund Hansen) Det aftaltes, at det internationale område afholder fællesdaglig dag i februar marts Til næste INT-bånd-møde har hvert fakultet og IU identificeret en medarbejder, der kan indgå i en planlægningsgruppe. Eventuelle e,mner drøftedes overordnet og der er forslag til fx: 1) Håndtering af psykisk sårbare (indrejsende), 2) nudging, og hands on /træning i interkulturel kommunikation. LEmneafdækning lægges dog op til arbejdsgruppen. Der afsættes budget til egne medarbejdere og det aftaltes at følge samme format som til det tidligere seminar. 3. Tvær-fakultære kurser for udvekslingsstuderende (ved Mette Glerup Thomsen) Der var generelt stor opbakning til at iværksætte en undersøgelse af mulighederne for at lave et tættere samarbejde om fagvalg på tværs. Det aftaltes, at der Internationalt Center Aarhus Universitet Høegh-Guldbergs Gade 4A 8000 Aarhus C Tlf.: ic@au.dk

2 nedsættes en arbejdsgruppe med Mette Glerup Thomsen og Katrine Breum Rosenbeck samt en IU-repræsentant (som koordinerer). Gruppen vil i første omgang lave et oplæg til et undersøgelsesdesign, med henblik på at afdække barrierer og muligheder - dette undersøgelsesdesign drøftes i INT-båndet på et af de førstkommende møder, før selve undersøgelsen iværksættes. Side 2/3 4. Status på indrejsende studerende (ved Rikke Korgaard Præstegaard) På en kort bordrunde redegjorde fakulteterne for tallene for indrejsende studerende til efterårssemestret Generelt tegner der sig et billede, der i høj grad ligner HE tager dog færre studerende ind på medicinsemestret har optaget 27 på internationale semester, og 3 på hoved, neuro og psykiatri og 2 på tandlæge. HE har fokus på at styre indtaget med udgangspunkt i balancering af aftaler. ST har nogenlunde det samme antal ansøgere som i 2018 (ca. 145), og med afslag optages ca. 130 studerende. Arts har modtaget i 2019 modtaget ca. 186 ansøgninger. Aarhus BSS har modtaget omkring 200 på business i år og sidste år var det 220. og ca. 120 til øvrige uddannelser. 5. Bordrunde Fra IU: Rikke orienterer kort om status på alliance-samarbejdet og fortæller, at der deltages i et seminar for administratorer i uge 23, hvor Kristian Thorn, Kirsten Brusgård, Anna Bak Maigaard og Rikke Nielsen repræsenterer AU. Rikke har haft opfølgende med Per Andersen vedr. besøget på Deakin og der arbejdes på en sagsfremstilling til UFU, nærmere orientering følger. Rikke har været repræsentant for INTER i styregruppen i Study in Denmark-samarbejdet, og udtræder i næste uge efter 3 år i gruppen. INTER repræsenteres fremadrettet af Trine Sand fra KU. AUSU deltager med en stand og poster session på EAIE i september. Der planlægges p.t. stand og til orientering er alle fra AU naturligvis velkomne til at benytte standen. Den er ikke stor nok til mødeaktivitet for de mange, men et godt mødested. AU deltager stadig i den danske fællesstand. Fra BSS: Katrine gav en kort opsummering af Nafsa-ddeltagelsen, som igen har været rigtig udbytterig. Danske Universiteters fælles reception er tiltagende et arrangement, der prioriteres af partnere prioriteres over fx de canadiske universiteters reception. Det aftales på mødet, at alle fakulteter fremadrettet skal spørges til, om de har nøglepartnere, der med fordel kan inviteres med til receptionen. Fra ST: Der nedsættes efter sommerferien arbejdsgrupper ift. evt. deling af administrationen.

3 Fra Arts : Der er i næste uge fakultetsmøde, hvor oplægget til partnerporteføljehåndtering skal drøftes. Side 3/3 6. Eventuelt På næste møde tages stilling til, om der er et behov for at drøfte arbejdet med indrejsende kriser/ individuelle kriser yderligere i INT-bånd-regi.

4 Mette Brandenborg Dato: 23. maj 2019 Side 1/2 Mødedato: Mødested: International Uddannelse Mødeemne: 4. møde i Styregruppen for projekt 549 International Mobilitet Deltagere: Rikke Nielsen, formand og projektejer; Kristine Stougaard Thomsen; Orla Hoppe; Jesper Sølund Hansen, Mette Brandenborg, projektleder Gæster: Thomas Vestergaard, teknisk projektleder og Morten Nisker Toppenberg 1. Nyt styregruppemedlem Niels Damgaard Hansen overtager Jesper Qvistgaards plads i styregruppen 2. Status på projektet Udskudt til næste møde 3. IT-ressourcer til udvikling af integrationer til indrejse Thomas Vestergaard og Morten Nisker Toppenberg deltog indledningsvist for at give en status på forhandlingerne med AU-IT om ressourcer til de integrationer, der er nødvendige for at indrejse kan gå i luften som planlagt 1. september. Det drejer sig om 1) nominering og kontoroprettelse i IDM for studerende fra partneruniversiteter 2) indlæsning af AU's kurser i MoveON's kursuskatalog Thomas Vestergaard og Morten Nisker Toppenberg gav følgende status: 1) Den proces, projektet har godkendt på forretningssiden, blev af AU-IT grovestimeret til timer. Disse ressourcer kan ikke leveres i AU-IT inden 1. september. Der er derfor skitseret en mindre løsning, som er estimeret til 70 timer, og som AU-IT er gået i gang med at udvikle. Denne løsning indebærer manuelle processer, som skal leveres af IU. AU-IT kan ikke garantere, at udvikleren kan færdiggøre arbejdet inden 1. september, da han kan blive trukket over i andre opgaver, som har en højere prioritet. 2) Den proces, projektet har godkendt på forretningssiden, er af AU-IT grovestimeret til timer. Disse ressourcer kan ikke leveres i AU-IT inden 1. september. Der er mulighed for at vælge en anden løsning, som ikke kræver ressourcer i AU-IT, men som vil trække på manuelle ressourcer i IU og Studiesystemer. På baggrund af ovenstående udtrykte Thomas Vestergaard bekymring for både projektets kvalitet og tidsplan. Styregruppen diskuterede efterfølgende, hvordan det kan sikres, at indrejse kan gå i Mobilitet og Uddannelsessamarbejde Aarhus Universitet Høegh-Guldbergs Gade 4a 8000 Aarhus C Tlf.: Fax: auuddannelse@au.dk Web:

5 Mette Brandenborg Dato: 23. maj 2019 Side 2/2 luften som planlagt, da det har meget høj prioritet at holde tidsplanen, samt hvordan det kan sikres fremadrettet, at der bliver afsat ressourcer i AU-IT i rette tid. Kristine Thomsen forklarede, at projekt 549 modsat andre IT-projekter ikke har en ITprojektleder pga. mangel på ressourcer i AU-IT. Det gør det sværere at sikre ressourcer til projektet. Kristine Thomsen forklarede ligeledes, at AU-IT's repræsentant i projektet er arkitekt og derfor ikke har et ansvar for at sikre ressourcer til de løsninger, der designes. Kristine lovede, at der inden 1. juni vil være en afklaring på, om minimumsløsningen mht. kontooprettelse i IDM kan leveres af AU-IT inden sommerferien. Orla Hoppe vil indkalde Kristine Thomsen og Martin Smith i AU-IT for at få en afklaring i forhold til løsningen til kursuskataloget. Hvis der ikke kan findes ressourcer i AU-IT, tilbød Orla Hoppe ressourcer i Studiesystemer til at sikre, at der kan dannes en fil på baggrund af et udtræk fra AU's kursuskatalog, som kan indlæses af leverandøren i MoveON. På baggrund af ovenstående og hvis det 1. juni står klart, at AU-IT kan levere en løsning til kontooprettelse i IDM, konkluderede styregruppen, at indrejse kan gå i luften som planlagt. For at sikre at der afsættes tilstrækkelige ressourcer i AU-IT til udvikling af den næste række integrationer, der skal gå i produktion senest 1. december, blev det besluttet, at der skal udarbejdes beskrivelser af disse integrationer hurtigst muligt, således at der kan foretages grovestimeringer i AU-IT inden udgangen af juni. 4. Eventuelt Intet