Medlemmer og suppleanter i FSU. Fakultetets Samarbejdsudvalg. Forum. Møde afholdt: Torsdag den 22. marts 2012 kl

Transkript

1 D E T S A M F U N D S V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Medlemmer og suppleanter i FSU M Ø D E R E F E R A T 22. MARTS 2012 Forum Fakultetets Samarbejdsudvalg PERSONALESEKTIONEN Møde afholdt: Torsdag den 22. marts 2012 kl Sted: Fakultetssekretariatets mødelokale ØSTER FARIMAGSGADE KØBENHAVN K. Referent: Corinn Sandhoff Pedersen TLF DIR FAX Til stede: Fra A-siden: Troels Østergaard Sørensen (TOES), Tina Franck (TF), Axel Larsen (AL), Christian Schultz (CS), Carsten Strøby Jensen (CSJ), Lars Bo Kaspersen (LBK), Helle Samuelsen (HS) og Erwin Koster Kristensen (EKK) Fra B-siden: Anders Milhøj (AM), Morten Danscher (MD), Vibeke Ring (VR), Sanne Mendahl (SM), Rikke Bartholdy (RB), Lis Højgaard (LH), Merete Rishøj Møller (MM). Afbud fra: Tine Gammeltoft, Malene E. Clausen, Geir Helgesen, Annie Høgh, Ole Bested, Kanwal Preet og Charlotte Baarts. Peter Rovsing Hald deltog i punkt 5. cspe@samf.ku.dk REF: CSPE SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Dagsorden: Ad 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt.

2 Ad 2. Opfølgning på og godkendelse af referat fra FSU møde den 15. december 2011 Referatet blev godkendt. TOES takkede for institutternes bidrag til handleplan SIDE 2 AF 9 Ad 3. Økonomi Resultat oversigt (R2010 B2012) og Fakultets- og institutoversigt (Q4 2011) var udsendt som bilag. TOES redegjorde for regnskabet for 2011 og budgettet for TOES har bedt institutterne om at få fremskudt 5 års prognosen, så den er klar senest 1. maj, bl.a. fordi rektor på et tidspunkt vil bede om at få oplyst fakulteternes planer for formueanvendelsen. Økonomien ser positiv ud for 2012 også set fra et personalemæssigt synspunkt. Erwin bemærkede, at øget aktivitet på CSS giver øgede driftsomkostninger. Fakultetet kan ikke forvente at få flere penge fra KU centralt. Eventuelle øgede driftsomkostninger skal finansieres af institutterne. Ad 4. Fremtidige organisatoriske ændringer på det administrative område medvirken fra TAP-medarbejdere i analysefasen Notat til FSU om omorganiseringer fra Rikke Bartholdy (tillidsrepræsentant for AC-TAP på SAMF) var udsendt som bilag. RB indledte med at oplyse, at hun ikke har haft lejlighed til at drøfte notatet med alle B-sidens medlemmer. MM bemærkede, at HK-TAP er enig i notatet. RB oplyste, at baggrunden for notatet er de forestående omorganiseringer på det administrative område, som bl.a. er nævnt i fakultetets strategi. RB mente, at medarbejderinddragelse altid er godt, hvis man vil have den bedste kvalitet og de bedste resultater. Hun opfordrede ledelsen til at inddrage det administrative personale, inden ledelsen tog stilling til, hvor de administrative opgaver skal placeres i fremtiden. RB opfordrede ledelsen til snarligt at afholde workshops med repræsentanter for TAP-personalet, inden der træffes endelig afgørelse. RB så gerne, at der afholdes workshops allerede indenfor de næste par uger. Det er RB s indtryk, at TAP-gruppen også er interesserede i omkostningseffektivisering og har idéer til, hvordan det bedst kan gøres. RB nævnte nogle konkrete forslag til omkostningseffektivisering. RB henviste til, at nærhedsprincippet er vigtigt, og at nogle opgaver egner sig bedre til at foregå decentralt. Hun henstillede bl.a. til, at man ikke flytter forskningsbevillinger og det studieadministrative område væk fra institutterne.

3 AM var enig i, at det altid er godt at inddrage medarbejderne. Ledelsen kunne betragte notatet som en hjælp fra medarbejderside. SIDE 3 AF 9 TOES bemærkede, at ledelsen ikke er i stand til at træffe nogle beslutninger i løbet af de næste par uger. Han bemærkede, at ledelsen på forhånd skal forholde sig til forskellige spørgsmål. Der skal være fokus på effektivisering. Fakultetet har en forventning om aktivitetsstigning i de kommende år, både på uddannelses- og forskningssiden, og der kan ikke forventes tilført ekstra TAP-ressourcer til at løfte den administrative del. Administrationen skal derfor effektiviseres, således at også de nye opgaver kan løftes, og der skal i den forbindelse være fokus på brugertilfredshed inden for de rammer, vi har. Der skal være ensartede procedurer, medmindre der er klare faglige grunde til at gøre det anderledes. Kompleksiteten af opgaverne er stigende, bl.a. på baggrund af nye ITsystemer. Det stiller stigende krav til medarbejdernes kompetencer, og det skal den fremtidige organisering tage højde for. Endelig betyder fusionerne på de våde områder på KU, at fakultetet i en eller anden grad må tilpasse sin organisation til det øvrige universitet. TFR bemærkede, at Fakultetets Ledelsesteam skal fastlægge de overordnede rammer, før det administrative niveau kan arbejde videre med konkrete forslag til løsninger. Hun er ved at undersøge, hvilke muligheder der er. Det har hele tiden været meningen at medarbejderne skal inddrages, før der evt. ændres procedurer. RB bemærkede, at det var vigtigt at inddrage medarbejderne inden der træffes endelig beslutning om placering af opgaverne: - centralt på fakultetet, -decentralt på institutterne, -fordeling af opgaver ml. institut og fakultet med klare retningslinjer for opgavefordelingen og en koordinator/leder af området) RB udviste forståelse for, at ledelsen skal fastlægge rammer for organisationsforandringer, men opfordrede på det kraftigste ledelsen til at træffe foreløbige beslutninger om placering af opgaver, der kunne tages op til revision efter inddragelse af medarbejderne. Uden medarbejderinddragelse inden endelige beslutninger om placering af opgaverne, ville man ikke kunne udnytte medarbejdernes ekspertise på bedst muligt måde.

4 RB bad om en bekræftelse på, at der ikke i forbindelse med organisatoriske ændringer var en intention fra ledelsens side om at fyre TAP- personale. Det bekræftede ledelsen. RB opfordrede i den forbindelse fakultetets ledelse til at kompetenceudvikle medarbejdere, der får frigivet ressourcer til at løse nye opgaver, så intensivt og hurtigt som muligt. SIDE 4 AF 9 LBK støttede medarbejderindflydelse i den forstand at inddrage de medarbejdere, der arbejder med konkrete opgaver, som skal ændres. Han fortalte om et eksempel på medarbejderindflydelse i forbindelse med ændringer i instituttets undervisningsnormsystem. Alle var enige i at processen skal være så tilfredsstillende for alle parter som muligt, og at medarbejderne i videst muligt omfang skal inddrages i processen. TOES takkede for Rikkes initiativ. Ad 5. Høring over målplan for strategi og udviklingskontrakt Peter Rovsing Hald (PRO) deltog i dette punkt. Forslag til målplan for Københavns Universitets Strategi 2016 og Udviklingskontrakt er sendt til høring på fakulteterne. Til FSU mødet blev der udsendt et forslag til høringssvar fra SAMF, som er udarbejdet på baggrund af møder i Fakultetets Ledelsesteam. På FSU mødet blev forslag til målplan samt forslag til høringssvar fra SAMF drøftet. AM bemærkede, at fakultetets input (bilag 5.5) så fornuftige ud, og han kunne tilslutte sig kommentarerne. AL tilsluttede sig også kommentarerne. Der var generelt opbakning til fakultetets input og kommentarer. Bilag 5.5. (forslag til høringssvar fra SAMF) blev gennemgået punkt for punkt, og der blev suppleret og/eller ændret i udvalgte punkter. (Note: PRO sendte høringssvaret, med input fra FSU og Akademisk Råd, til rektorsekretariatet den 22. marts om eftermiddagen, hvor der var svarfrist.) Følgende punkter er blevet ændret/suppleret i forhold til oplægget: Punkt 1 (fuldtidsstudier på KU) suppleres med en kommentar omkring deltidsstudier: SAMF har mange studerende på KAstudiet med studierelevant erhvervsarbejde. SAMF arbejder i den forbindelse for, at få indført en mulighed for deltidsstudier. Punkt 3 (et transparent indre marked for uddannelserne) blev suppleret med følgende bemærkninger: Bliver indikatoren antal STÅ forudsætter SAMF, at studier i udlandet medregnes. En milepæl kunne være, at kursusdatabasen færdiggøres og implementeres

5 Punkt 5 (øget fokus på kandidatoptag) blev uddybet: Svært ved se det som et selvstændigt mål at øge det eksterne optag på kandidatdelen, med mindre man samtidig øger optaget på KA. I givet fald OK Punkt 8 (bedre kvalitet gennem universitetspædagogisk kompetenceudvikling) blev suppleret med følgende: Under alle omstændigheder bør der opstilles kriterier for, hvad der medregnes som kompetenceudviklende aktiviteter. Punkt 9 (studerendes samarbejde med omverden) blev suppleret med følgende kommentar: Der bør generelt tages højde for, at der på universitetet er forskellige former for samarbejde mellem studerende og omverden Punkt 12 (entreprenante studerende) blev suppleret med to kommentarer: SAMF vil opfordre til, at man finder et andet udtryk end entreprenante studerende. En mulighed kunne være Studerende som iværksættere - og Indikatoren rammer ikke den del af det overordnede mål, der går på samarbejde i offentlig regi. Punkt 14 (studerende med bedre sprogkompetencer) blev suppleret med følgende: Hvilke sprogkompetencer tænkes på? Bør særligt fremme engelske sprogkompetencer SIDE 5 AF 9 Øvrige punkter er uændrede. Ad 6. MUS afrapportering for 2011 Materiale til MUS afrapportering for 2011 blev udsendt til FSU den 11. januar 2012 med svarfrist den 14. marts Afrapporteringen foregår elektronisk i år, og bearbejdningen af data sker centralt. Det har skabt nogen forvirring omkring resultatet. Ikke alle referater er kommet med i den centrale opgørelse, og det har ikke været muligt efterfølgende at kontrollere det, der er blevet indberettet. FSU finder det problematisk, at der indberettes via link til LSU-sekretæren, udenom institutlederen. Flere institutledere kunne ikke genkende de oplysninger, som fremgår af oversigten. LBK oplyste, at de ph.d.-studerende på statskundskab ikke har fået MUS samtaler i AL oplyste, at D-VIP erne ikke har fået MUS samtaler på psykologi i HS oplyste, at man på antropologi kun har haft 8 samtaler med ph.d.-studerende, ud af 20 mulige. Det skyldes at de ph.d.-studerende på antropologi ofte er på feltarbejde. CS, Økonomisk Institut, forstår ikke tallene i den centrale opgørelse. FSU ønsker en bedre registrering i 2012 og bedre information omkring afrapporteringen. VIP bør fremover opdeles i VIP og ph.d. for at give et bedre overblik.

6 TOES konstaterede, at det mål, som tidligere er fastsat i FSU, er nået, da vi nærmer os 100 % afholdelse af MUS samtaler på SAMF - når der bortses fra ph.d.-studerende og helt nye medarbejdere eller kortvarigt ansatte (ansættelse under 1 år) SIDE 6 AF 9 Vedrørende planlægning af MUS 2012: De årshjul, der er meldt ind for 2011, forventes at holde i Ad 7. Tidsplan for årets lønforhandlinger Udkast til tidsplan for årets lønforhandlinger på SAMF blev godkendt. TOES orienterede om baggrunden for opsigelse af AC aftale vedrørende rekruttering/fastholdelse. Der er ved at blive udarbejdet en ny delegationsskrivelse fra dekanen. Delegationsskrivelsen er tilpasset den nye strategi. Det er op til institutlederne, om de vil delegere videre til institutadministratorerne på TAP- området. Fakultetsdirektøren underskiver lønaftaler på biblioteksområdet, fra Campus Service City og fra SAMF-IT. TOES bemærkede, at det gælder som hidtil, at de samlede løntillæg, der overstiger 25 % af basisårslønnen, skal godkendes af rektor, hvilket fremgår af delegationsskrivelsen, som FSU får en kopi af. Ad 8. Orientering fra HSU Dagsorden fra HSU møde den 11. januar 2012 og den 29. februar 2012 var udsendt som bilag. Intet at bemærke. Ad 9. APV AM har deltaget i et indledende møde omkring APV på KU. APV igangsættes i oktober. Ad 10. Meddelelser TOES gjorde opmærksom på, at nyhedsbrevet fra HR&O er omdøbt til HRapporten. Der er vigtig information i nyhedsbrevet, bl.a. om midler til kompetenceudvikling, og TOES opfordrede alle FSU repræsentanter og institutledere til at sikre sig, at de modtager det direkte. På HR-portalen på KUnet kan man fremover læse nyheder for ledere og personalemedarbejdere. Portalen findes ved at klikke på "HR og personale" under

7 menupunktet "Arbejdsopgaver" på KUnet. Man tilmelder sig nyhedsbrevet ved at sende en mail til: SIDE 7 AF 9 Der blev udtrykt ønske om at HRapporten udarbejdes på engelsk. TOES oplyste, at høringen vedr. ny vedtægt for KU nu er afsluttet. Institutrådenes rolle er ikke endeligt afklaret, men der vil helt sikkert komme nye og udvidede institutråd. For så vidt angår forslaget om, at dekanen ikke længere er formand for Akademisk Råd, bemærkede TOES, at dekanen stadig er født medlem, men rådet kan vælge en anden formand. Spørgsmålet er dog ikke helt afklaret endnu. KU s bestyrelse er i dialog med ministeriet omkring ændring af vedtægten. Ad 11. Orientering fra fakultetets arbejdsmiljøudvalg (FAMU) EKK orienterede om notatet fra HR&O (bilag 11.1). Det er en ændring af arbejdsmiljøloven, som har gjort det nødvendigt med en ændring af arbejdsmiljøarbejdet på KU. Det har ikke været muligt at blive enige med medarbejderrepræsentanterne om rammerne. Det har følgende konsekvenser for strukturen i arbejdsmiljørådene: Det psykiske arbejdsmiljø flyttes fra FSU til AMU. Formanden for AMU skal enten være dekan, prodekan eller fakultetsdirektør. Der igangsættes nyvalg til arbejdsmiljøorganisationen, og den ny organisering forventes at træde i kraft den 1. juni. FAMU har hidtil været fælles med Teologi, det skal nu ophøre. AM kunne supplerende oplyse, at man har forsøgt at slå de tørre fakulteter sammen på arbejdsmiljøområdet. Det har ikke været muligt. AM gjorde opmærksom på, at uddannelsen af arbejdsmiljø-medlemmerne er et lovkrav. APV og opfølgning på APV flytter også til AMU-regi. AM foreslog, at FSU stadig følger op på og drøfter det psykiske arbejdsmiljø, selvom ansvaret ligger i FAMU. Dette var der enighed om. Det blev aftalt at AM, TFR, EKK og TOES mødes og drøfter mulig organisering af det nye udvalg, når der er kommet yderligere instrukser om valg af medlemmer Ad 12. Energi v/erwin K.K. EKK oplyste, at han er ved at færdiggøre energiredegørelsen for Redegørelsen indeholder oplysninger om, hvordan energiforbruget har udviklet sig og hvad der er gjort for at spare energi på CSS. Elforbruget er øget i Årsagerne hertil er øget aktivitet (fx sommerskole), byggesager som Jeudan har haft, samt sommerens skybrud. Varmeforbruget var lavere i 2011 end i Der er foretaget en del tekniske foranstaltninger for at

8 spare på energien, bl.a. er der brugt en del midler til tætning af alle vinduer på CSS, og der er skiftet til LED pærer på alle hovedgange. SIDE 8 AF 9 På forespørgsel fra AM oplyste EKK, at nedskæringerne i det service/tekniske personale sidste år, ikke var begrundet i energibudgettet. AL foreslog, at man slukker for varmen i de store auditorier, hvor der er mange personer tilstede. EKK oplyste, at ventilationsanlæg slukkes i ferier og reguleres løbende, men at det er vanskeligt at regulere varmen i undervisningslokalerne. TOES bemærkede, at de studerende gerne vil bidrage med ideer til besparelser. EKK oplyste, at han har aftalt med de studerende, at de indberetter uregelmæssigheder. Der skal udpeges grønne ambassadører på alle institutter, som skal medvirke til at gøre opmærksom på energiforbruget på CSS. Ad 13. Orientering fra de lokale samarbejdsudvalg Antropologi: Har drøftet udpegning af grøn ambassadør. Sociologi: Holder LSU møde i løbet af foråret. Instituttet har ikke fundet en grøn ambassadør endnu. CSJ mener at det kræver fagkundskab at være grøn ambassadør. Statskundskab: Har drøftet udpegning af grøn ambassadør. Psykologi: Holdt LSU møde den 21. marts. Der blev drøftet MUS rapportering og forskningsstrategi. Instituttet har en grøn ambassadør. Instituttet har fået installeret LED pærer, og lyset slukker automatisk kl (hvilket kan være problematisk). Økonomi: Har drøftet arbejdsmiljø og instituttets økonomi. Instituttet har ikke udpeget en grøn ambassadør endnu. NIAS: Intet at bemærke. Fakultetssekretariatet: Holdt møde i januar, hvor man drøftede igangsætning af MUS. Campus Service City: Holdt møde for 1 måned siden. Der er udpeget en grøn ambassadør. Der har været arbejdsmiljømæssige problemer i omstillingen, som nu er løst.

9 TOES bad alle institutter udpege grønne ambassadører og påpegede, at alle medarbejdere har et medansvar for at udvise grøn adfærd, så vi kan reducere energiudgifterne SIDE 9 AF 9 Ad 14. Eventuelt Intet at bemærke.