Valgregulativ V A L G T I L R E P R Æ S E N T A N T S K A B E T O G B E S T Y R E L S E N S Y D E N E R G I A. M. B. A.

Transkript

1 1 af 7 Valgregulativ V A L G T I L R E P R Æ S E N T A N T S K A B E T O G B E S T Y R E L S E N I S Y D E N E R G I A. M. B. A.

2 2 af 7 VALG TIL REPRÆSENTANTSKABET Hjemmel for valget, valgperiode og valgkredse: 1 Valg af repræsentantskab sker i henhold til 7 i vedtægterne for SYD ENERGI a.m.b.a. Valg afholdes i sidste kvartal før en ny valgperiodes begyndelse. 2 Repræsentanterne vælges for en 4-årig periode. Valgperioden følger kalenderåret. 3 SYD ENERGIs netområde er i forbindelse med valget opdelt i 10 tilnærmelsesvis lige store - valgkredse, med udgangspunkt i de postnummerdistrikter, som anvendes af Post Danmark. Kredsenes grænser er fastsat således, at der tilstræbes at være tilnærmelsesvis lige mange installationer i hver kreds. Valgkredsene fremgår af det vedlagte kort. Annoncering af valget: 4 Repræsentantskabsvalget, herunder muligheden for at stille op til valget, annonceres i regionale og lokale medier, samt i SYD ENERGIs direkte trykte og digitale kommunikation med andelshaverne, senest 9 uger forud for datoen for valget. Desuden bekendtgøres valget ved brev til repræsentantskabets medlemmer. Opstilling af kandidater: 5 Repræsentanter vælges af og blandt valgkredsens andelshavere eller disses ægtefæller eller samlevere. Juridiske personer, der er andelshavere, kan udpege en person, der på deres vegne kan afgive stemme og modtage valg. Repræsentanter skal være myndige. På samme måde kan et interessentskab eller et sameje, hvor mere end en person ejer en installation, udpege en person, der på deres vegne kan afgive stemme og modtage valg. Repræsentanter skal være myndige. En valgt repræsentant, uanset om denne er valgt blandt valgkredsens andelshavere eller udpeget af en juridisk person til at afgive stemme og modtage valg, der ophører med at være kandidat i den valgkreds, hvor vedkommende er valgt, men som fortsat er andelshaver i selskabet, kan forblive som repræsentant for den pågæl-

3 3 af 7 dende valgkreds, indtil valgperioden udløber. Der er ikke mulighed for at indsætte suppleanter, eller for juridiske personers vedkommende erstatte en udpeget person. 6 Forslag til valg af repræsentanter skal være indsendt til SYD ENERGI senest 6 uger før planlagt udsendelse af stemmesedler. Alle forslag til kandidater skal være underskrevet af mindst 10 stillere, der skal være andelshavere i den pågældende valgkreds. (Underskrift kan ske ved brug af digital signatur, NemID eller anden betryggende elektronisk underskrift). Forslag til kandidater både siddende repræsentantskabsmedlemmer og nye kandidater indsendes på opstillingslister, der er udarbejdet af SYD ENERGI. På opstillingslisten anføres navn, adresse og installationsnummer for såvel kandidater som stillere. Opstillingslister, vedrørende kandidater udover siddende repræsentantskabsmedlemmer, kan udskrives fra SYD ENERGIs hjemmeside eller bestilles hos SYD ENERGI fra 3 uger før sidste frist for opstilling af kandidater. 7 Efter modtagelsen af forslag kontrolleres det, at de foreslåede kandidater er valgbare i kredsen. De godkendte kandidater offentliggøres med navn, adresse og telefonnummer på SYD ENERGIs hjemmeside. De godkendte kandidater opføres i alfabetisk rækkefølge på et stemmekort, der udsendes til alle andelshavere i valgkredsen. Stemmekortet skal tydeligt indeholde reglerne for valget samt tidsfristen for indsendelse af stemmekortet. Andelshaverne skal returnere stemmekortet, så det er SYD ENERGI i hænde senest 2 uger efter dagen for afstemningsperiodens begyndelse. 8 Er der ikke fremkommet tilstrækkelige forslag til repræsentanter, er de opstillede valgt uden valghandling. Det samme er tilfældet, såfremt antallet af opstillede kandidater svarer til det antal repræsentanter, der skal vælges. Kan valg af repræsentanter ikke finde sted på grund af manglende forslag, besættes de pladser, der derved bliver ledige, ikke. Såfremt der ikke gennemføres valghandling i henhold til 8, annonceres dette i regionale og lokale medier. Valgets gennemførelse: 9 Der vælges 1 repræsentant for hver påbegyndt 800 andelshavere (installationer) indenfor valgkredsen (opgjort pr. 1. august i valgåret). En person kan være andelshaver, og dermed stemmeberettiget og valgbar i flere valgkredse, men kan kun opstilles i 1 valgkreds. 10 Hver andelshaver har 1 stemme pr. installation. Særlige installationer, som eksempelvis midlertidige installationer, installationer uden elmåler (med meget lavt elforbrug), deltager ikke i valget.

4 4 af 7 11 Valget afholdes ved afstemning samtidig i alle valgkredse. Bestyrelsen skal sikre, at valgene gennemføres på en korrekt og forsvarlig måde, enten via elektronisk medie eller via brevafstemning. Uanset valget af valgprocedure påhviler det bestyrelsen at sikre en forsvarlig indkaldelse til og afvikling af valghandlingen. Valgmateriale skal udsendes til andelshaverne senest samtidig med, at valghandlingen finder sted. 12 Valget sker elektronisk eller ved afkrydsning på de udsendte stemmekort. På hvert kort må der højst afkrydses 5 af de kandidater, der skal vælges i kredsen. En kandidat må kun afkrydses 1 gang på hvert stemmekort. Den eller de kandidater indenfor hver valgkreds, der får flest stemmer, er valgt. Ved stemmelighed foretages lodtrækning. 13 SYD ENERGIs netområde omfatter 2 transformerforeninger samt 1 elværk med egen teknisk ledelse: Hjerting Elforsyning (transformerforening) Aal Elnet (transformerforening) Tarm Elværk Transformerforeninger, samt elværker med egen teknisk ledelse, har stemmeret som øvrige andelshavere og de respektive bestyrelser vælger/udpeger selv 1 repræsentant for hver påbegyndt 800 andelshavere (installationer) i de respektive dækningsområder. 14 Der vælges ingen suppleanter. 15 Selskabets revisor fører tilsyn med valgets udførelse. Offentliggørelse af valgresultatet: 16 Valgresultatet udsendes inden det pågældende års udgang til samtlige kandidater med angivelse af, hvor mange stemmer den enkelte kandidat har opnået. Valgresultatet offentliggøres desuden på SYD ENERGIs hjemmeside.

5 5 af 7 VALG TIL BESTYRELSEN Hjemmel for valget, bestyrelsens sammensætning og valgperiode: 1 Valg af bestyrelse sker i henhold til 10 i vedtægterne for SYD ENERGI a.m.b.a. 2 Bestyrelsen består af 14 medlemmer, hvoraf 12 medlemmer vælges af og blandt repræsentantskabets medlemmer, således at der vælges 1 bestyrelsesmedlem for hver af de i alt 10 valgkredse samt 2 bestyrelsesmedlemmer på tværs af valgkredsene. 2 bestyrelsesmedlemmer vælges af og blandt medarbejderne i koncernens 100%-ejede datterselskaber. 3 Bestyrelsesmedlemmer vælges for en 4-årig periode. Genvalg kan finde sted. Valgperioden begynder umiddelbart efter det første ordinære repræsentantskabsmøde efter valg til repræsentantskabet, hvor bestyrelsesvalg finder sted, og slutter på det repræsentantskabsmøde, hvor næste bestyrelsesvalg finder sted. Ved et bestyrelsesmedlems længerevarende eller permanente forfald foretages valg af nyt bestyrelsesmedlem ved førstkommende repræsentantskabsmøde. Medarbejdere i SYD ENERGI eller SYD ENERGIs datterselskaber kan ikke vælges som medlemmer af bestyrelsen med undtagelse af bestemmelserne i 2, hvoraf det fremgår, at 2 bestyrelsesmedlemmer vælges af og blandt medarbejderne i koncernens 100%-ejede datterselskaber. Opstilling af kandidater: 4 10 medlemmer til bestyrelsen vælges af repræsentantskabet efter indstilling af repræsentanterne for den pågældende valgkreds på følgende måde: Senest 6 uger før det ordinære repræsentantskabsmøde, hvor valg til bestyrelsen finder sted, meddeles det skriftligt repræsentanterne, at der afholdes bestyrelsesvalg på det kommende repræsentantskabsmøde. SYD ENERGI foranlediger afholdelse af orienteringsmøder for de enkelte valgkredses repræsentanter. Repræsentanterne for den enkelte valgkreds kan herefter indsende forslag til valg af bestyrelsesmedlem for deres valgkreds til SYD ENERGI indtil datoen for afholdelse af orienteringsmødet for repræsentanterne i valgkredsen eller komme med forslag senest under selve orienteringsmødet. 2 medlemmer til bestyrelsen vælges af repræsentantskabet på tværs af valgkredsene.

6 6 af 7 Repræsentanterne kan indsende forslag til valg af disse 2 bestyrelsesmedlemmer til SYD ENERGI indtil datoen for afholdelse af det ovenfor nævnte orienteringsmøde eller komme med forslag senest under selve orienteringsmødet. Ved forslag til valg af bestyrelsesmedlem skal det oplyses, om den opstillede kandidat alene opstiller som kandidat for den pågældende kreds, om den opstillede kandidat alene stiller op som kandidat på tværs af valgkredsene, om den opstillede kandidat både stiller op som kandidat for den pågældende kreds og, såfremt kandidaten ikke opnår valg, som kandidat på tværs af valgkredsene. Navnene på den eller de foreslåede kandidater, sammen med disses vigtigste data, meddeles hele repræsentantskabet sammen med indkaldelsen til repræsentantskabsmødet. Efter afholdelse af orienteringsmødet kan der ikke foreslås nye kandidater, ligesom nye kandidater ikke kan foreslås på selve repræsentantskabsmødet. Valgets gennemførelse: 5 Det samlede repræsentantskab har stemmeret. Valget sker ved absolut stemmeflertal. 6 Valget gennemføres således, at der først vælges 10 medlemmer til bestyrelsen, 1 for hver valgkreds. Derefter vælges 2 medlemmer til bestyrelsen på tværs af valgkredsene. 7 Valget af 10 medlemmer til bestyrelsen efter indstilling af repræsentanterne for de pågældende valgkredse sker på følgende måde: Er der kun opstillet 1 kandidat til bestyrelsesmedlem for den pågældende valgkreds, anses den pågældende for valgt. Er der stillet forslag om tre eller flere kandidater til en enkelt bestyrelsesplads, og ingen opnår over halvdelen af de afgivne stemmer, foretages omvalg med udeladelse af den kandidat, der har fået det mindste antal stemmer, og alle kandidater, der har opnået 2% eller færre af de afgivne stemmer.

7 7 af 7 8 Valget af 2 medlemmer til bestyrelsen på tværs af valgkredsene sker på følgende måde: Er der kun opstillet 2 kandidater til bestyrelsesmedlemmer på tværs af valgkredsene, anses de pågældende for valgt. Er der stillet forslag om flere end 2 kandidater til bestyrelsespladserne, gennemføres valg, hvor der vælges 1 bestyrelsesmedlem ad gangen. Første tværgående bestyrelsesmedlem vælges således: Er der stillet forslag om tre eller flere kandidater til en enkelt bestyrelsesplads, og ingen opnår over halvdelen af de afgivne stemmer, foretages omvalg med udeladelse af den kandidat, der har fået det mindste antal stemmer, og alle kandidater, der har opnået 2% eller færre af de afgivne stemmer. Andet tværgående bestyrelsesmedlem vælges blandt alle kandidater, der ikke opnåede valg ved valget af det første tværgående bestyrelsesmedlem efter de samme retningslinier som beskrevet ovenfor. Konstituering af bestyrelsen: 9 Bestyrelsen vælger af sin midte for et år ad gangen formand og næstformand samt medlemmer til andre organer, hvor selskabet er repræsenteret.