KVALITETSKONTRAKTER UDVALGET FOR MILJØ OG TEKNIK REGNSKAB 2011 TIL MØDET 16. APRIL 2012

Transkript

1 KVALITETSKONTRAKTER UDVALGET FOR MILJØ OG TEKNIK REGNSKAB 2011 TIL MØDET 16. APRIL

2 Indledning Kvalitetskontrakter Svendborg Kommune Kvalitetskontrakten skal sikre, at kommunens borgere kan få et klart og overskueligt indblik i kommunens arbejde med kvalitetsudvikling. I kvalitetskontrakten præsenteres de politiske mål for borgerne, så de på denne måde kan få information om, hvilket serviceniveau kommunen arbejder hen imod på de respektive serviceområder. Kvalitetskontrakten skaber dermed et godt afsæt for den løbende dialog mellem kommunalbestyrelsen og kommunens borgere, og er et godt redskab til at sikre en dynamisk og målrettet indsats i den kommunale kvalitetsudvikling. Kommunerne skal desuden årligt følge op på, hvor langt kommunen er kommet med at opfylde de fastsatte mål. Kommunen skal i en opfølgningsredegørelse vurdere, om indsatsen er tilstrækkelig for at nå de opsatte mål, og om målene fortsat vurderes relevante. På denne måde bliver borgerne også informeret om udviklingen i målopfyldelsen. De kommunale kvalitetskontrakter er indført med Folketingets vedtagelse af lov nr. 136 af 24. februar 2009 om ændring af lov om kommunernes styrelse og lov om regioner og om nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd og Hovedstadens Sygehusfællesskab (regionsloven). De nærmere regler for kvalitetskontraktens indhold, udformning og offentliggørelse er fastsat i Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse nr af 15. december 2009 om kommunal kvalitetskontrakt og opfølgningsredegørelse. Bekendtgørelsen og den tilhørende vejledning kan findes midlertidigt på Socialministeriets hjemmeside under følgende mapper 'Velfærdsudvikling', 'Kvalitetsreform' og 'Kvalitetskontrakt og udbudsstrategi'. Vejledningen uddyber reglerne for udformning og indhold af en kvalitetskontrakt og opfølgningsredegørelse, og indeholder et bilag til inspiration i arbejdet med opstilling af kvantificerbare mål for kvalitetsudvikling. 2

3 Serviceområde: Det tekniske område Fokusområde: Konkurrencedygtighed At gøre Entreprenørafdelingen konkurrencedygtig. Entreprenørafdelingen som udfører skal, på baggrund af udbudsmaterialer, kunne udregne et korrekt kontrolbud, jf. Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler. Dette skal kunne foretages fra d. 1. januar ) Udarbejde korrekte omkostningsberegninger for interne, direkte- og indirekte omkostninger. 2) Ved anvendelse af kalkulationsprogram at foretage tids- og forbrugskalkulationer på de enkelte driftsarbejder. Den politiske beslutningsproces omkring konkurrenceudsættelse af entreprenørafdelingens opgaver pågår og beslutning forventes at foreligge efter Byrådsmødet den 27. marts Kvalitetskontrakten forventes afsluttet ved Byrådets beslutning den 27. marts Herefter vil der blive taget stilling til ny kvalitetskontrakt for Fokusområde: Responstid på udrykninger Ifølge Byrådets beslutning om den risikobaserede dimensionering er responstiderne (fra alarmtidspunkt til ankomsttidspunkt) fastsat som angivet i rammebetingelserne. At overholde de fastsatte tidspunkter i 95% af udrykningerne. Tidspunkterne er henholdsvis 10 min i Svendborg By og min i land- og ydreområder. I Beredskabsstyrelsens online system Odin indrapporteres alle udrykninger. Falck laver månedlige udtræk for hurtigt at følge udviklingen om tiderne overholdes. Der har i 2011 været 180 udrykninger, hvoraf de 6 har haft for sen afgang fra stationen. I aftalen med Falck er der taget højde for vejrliget. 2 af disse udrykninger kan direkte relateres til det dårlige føre i forbindelse med det voldsomme snefald. Derved har der været 4 overskridelser af 5 minutters reglen, svarende til 2,2%. Dette holder sig fint inden for aftalen om en overskridelse i højst 5 % af udrykningerne. Ankomsttidspunkterne er overskredet i flere af udrykningerne under snevejret, hvor bivejene stort set var lukkede. Målet blev realiseret. Hvis målet på de 95% ikke realiseres indrapporteres til Beredskabschefen, der i dialog med Falck forsøger at finde årsagen og rette op. (Intern opfølgning). Fokusområdet videreføres i

4 Fokusområde: Byggesagsbehandling og godt byggeri Tema I Svendborg Kommune har vi konstant fokus på, at der etableres gode, smukke, sunde og sikre levevilkår for kommunens borgere, og at der samtidig hermed sker en positiv udvikling på erhvervsområdet. På byggesagsområdet vil vi medvirke til dette ved at sikre en helhedsorienteret sagsbehandling, hvor vi vil søge at imødekomme både borgernes ønsker, virksomhedernes behov og lovgivningen på området. I sagsbehandlingen vil vi herudover inddrage kommunens arkitekturpolitik og den kommunale fysiske planlægning. Det er målet på byggesagsområdet at medvirke til, at der opføres smukke, sunde og sikre byggerier. Dette skal sikres gennem overholdelse af lovgivningen på området, kommunens plandokumenter og intentionerne i arkitekturpolitikken. Det er samtidig et mål at sikre en serviceorienteret og kvalificeret sagsbehandling. Konkret er det vores målsætning at kunne give en byggetilladelse inden for 6-8 uger fra det tidspunkt, hvor vi modtager en fuldt oplyst ansøgning. Gode, smukke, sunde og sikre byggerier og levevilkår søges tilvejebragt gennem forebyggelse. Først og fremmest skal den forebyggende indsats sikres gennem vejledning og dialog med borgere og virksomhedsejere. Den forebyggende indsats vil også ske gennem byggesagsbehandlingen, hvor der vil være fokus på at sikre overholdelse af reglerne for byggeri, hvorved for eksempel fare for brand, indeklimaproblemer og nedstyrtningsfare undgås. Samtidig skal der via arkitekturpolitikken og overholdelse af den kommunale planlægning sikres smukt byggeri og godt indrettede bebyggelser. I 2010 overholdt vi de konkrete målsætninger på området med hensyn til sagsbehandlingstider. I slutningen af året kom sagsbehandlingstiderne imidlertid under pres grundet personalereduktioner på området, og i 2011 var sagsbehandlingstiderne fortsat stigende. Ved udgangen af 2011 lå den gennemsnitlige byggesagsbehandlingstid på 9-11 uger. I 2012 imødegås den lange sagsbehandlingstid via en opnormering på området. Der skal fortsat arbejdes med den forebyggende indsats, og der vil fortsat være fokus på formidling af intentionerne i lovgivningen og den kommunale planlægning. (Intern status). Området følges fortsat tæt. Der har i både 2010 og 2011 været fokus på optimering af arbejdsgangene på byggesagsområdet. Det har imidlertid ikke været muligt at skabe en optimering, der kunne opveje de færre resurser på området. Indsatsen fortsættes i 2011 og Der vil løbende gennem 2012 blive fulgt op på sagsbehandlingstiderne, og der skal fortsat arbejdes med den forebyggende indsats. (Intern opfølgning). I den kommende tid vil der blive brugt ressourcer på udbygning af oplysningerne på kommunens hjemmesides kvik-svar-løsning. Kvalitetskontrakten nedlægges, og der udarbejdes en ny for

5 I 2012 vil der være særligt fokus på en helhedsorienteret og løsningsbaseret dialog omkring erhvervsbyggesager, og det er målet i forhold til erhvervsbyggesager at udvikle et koncept for hurtig sagsbehandling for professionelle. Kvalitetskontakten for 2012 omhandler derfor øget erhvervsservice på byggesagområdet. Fokusområde: Udvikling af BUM-model og dialogbaseret aftalestyring I Miljø og Teknik er der medio 2010 foretaget en organisationsændring, idet entreprenørafdelingen er sammenlagt med Anlæg og Ejendom. Denne ændring giver optimale muligheder for at samkøre tanker og ideer for gennem fælles indsats at kunne sikre optimering af dette driftsområde som helhed. Driftsbudgettet skal udnyttes bedst muligt, således kommunen får den bedste opgaveløsning i forhold til de til enhver tid værende økonomiske rammer. Borgerne skal opleve, at vi udøver en professionel og effektiv håndtering af såvel små som store sager. Det er målet, at der ved årets udgang foreligger en evalueringsrapport. Denne rapport skal vise udviklingen indenfor driftsområdet. Endvidere er det målet, at der foreligger tilrettede ydelsesbeskrivelser, der sikrer en professionel og effektiv håndtering af vort driftsområde. Ydelsesbeskrivelser der er tilrettet den enhver tid værende økonomi danner rammerne for vor indsats og serviceniveau på driftsområdet. Gennem dialog mellem Bestiller og Udfører sikres udvikling af området med henblik på rettidigt at kunne koordinere indsats i forhold til aktuelt behov og økonomi for optimal opgaveløsning. Målet er delvist indfriet, idet der er udarbejdet ydelsesbeskrivelser for alle elementer på vej og parkområdet. Der følges løbende op på ajourføring af disse. I 2011 blev målet delvist nået. Arbejdet med ydelsesbeskrivelser og konkurrenceudsættelse af Entreprenørafdelingen har været meget omfattende og bevirket at dette ikke har været muligt at evaluere på effekten. Der vil blive fulgt op på dette gennem den fortsatte drift. Kvalitetskontraktens omfang og indhold vil danne grundlag for den fortsatte drift i Ydelsesbeskrivelserne vil løbende blive ajourførte så der på ethvert givent tidspunkt findes et retvisende grundlag for driften. Der vil som opfølgning på denne kvalitetskontrakt blive udarbejdet evalueringsrapport for opfyldelse af de stillede mål. Fokusområde: Forbedret natur og vandmiljø Natur- og miljøområdet har høj prioritet i Kommunen. 5

6 Natur- og miljøværdier skal sikres og forbedres på et bæredygtigt grundlag i respekt for menneskets livsvilkår og bevarelse af dyre- og plantelivet. Gennem vores sagsbehandling skal brugerne opleve sig som værende i centrum. Brugerne skal have tillid til natur- og miljøarbejdet og være tilfredse med sagsbehandlingen. Svendborg Kommune er den første Cittaslow kommune i Danmark og en klimapolitik er på vej, som skal sikre områdets karakter og tiltrækningskraft. Svendborg Kommune har ambitioner om at være foregangskommune på udvalgte områder. Svendborg Kommune har opstillet et kvalitetsstyringssystem for opgaveløsningen på natur- og miljøområdet. Systemet skal sikre, at natur- og miljøværdierne beskyttes i overensstemmelse med national og EU lovgivning. Samtidig skal systemet sikre, at borgerne/virksomheder får en ensartet og rigtig behandling af deres sager, og at sagerne løses hurtigst muligt. Det er målet, at medarbejderne bruger systemet i opgaveløsningen, og at det ajourføres løbende, så det kan bestå den årlige interne og eksterne audit. Kvalitetsstyringssystemet er certificeret i overensstemmelse med lovgivningens krav herom. Systemet skal vedligeholdes løbende af medarbejderne og to systemansvarlige. Der skal opstilles konkrete servicemål i forhold til borgerne på alle sagsområder. Kvalitetsstyringssystemet blev certificeret i juni 2010 og bestod den eksterne audit i 2011, hvor det blev undersøgt om vi bruger kvalitetsstyringssystemet korrekt. Der blev peget på enkelte forbedringsmuligheder i den eksterne audit. Den eksterne audit viste, at medarbejderne bruger systemet og sikre, at det ajourføres, så sagerne løses på samme måde af alle medarbejdere. I 2011 blev målene nået, som dokumenteret ved den eksterne audit. I 2012 skal systemet re-certificeres, hvilket bliver den afsluttende test på at målene er nået.. Kvalitetskontrakten er forlænget til

7 Serviceområde: Administrationsområdet Serviceområde: Administration Fokusområde: Udvalg for Miljø og Teknik - dagsorden og beslutningsprotokol hurtigt på nettet. Åben dagsorden, inkl. bilag, er tilgængelig for borgerne før mødet og beslutningsprotokollen, inkl. bilag, er tilgængelig for borgerne efter mødet. I 95 % af tilfældene ligger udvalgsdagsorden og bilag tilgængelig på nettet senest 5 dage før udvalgsmødet. I 95 % af tilfældene ligger beslutningsprotokollen på nettet senest dagen efter udvalgsmødet. Punkterne til udvalgsdagsorden planlægges og økonomiafklares i hele direktørområdet i så god tid, at dagsordenen kan godkendes af udvalgsformanden ca. 1 uge før mødets afholdelse. Det har ikke været nøjagtigt talt op, men målsætningen svarer i store træk til forpligtelsen på den nuværende praksis. (Intern status). Udsendelsestidspunktet registreres hver gang. (Intern opfølgning). Udsendelsestidspunkterne har i 2011 overholdt kvalitetskontrakten. Det har dog ved ét møde været udsendt tillægsdagsorden, hvor 5-dagesfristen ikke har kunnet overholdes. Fokusområdet foreslås videreført i