INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 2. februar 2012 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 2. februar 2012 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation a. Kommunikationsmappe (B) * b. Digitaliseringsstrategi (B) * c. Iværksættelse af arbejde med modernisering af husorden, vedligeholdelsesreglement og husdyrreglement (B) * d. Politik for studieture (B) * e. Fælles temamøde om samarbejdsstruktur i 5. kreds (D/B) * f. Beslutning vedr. seniorklub (B) 2. Afdelinger a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Tagudskiftning og VVS arbejder i afdeling 41 Virupvej (B) * c. Undtagelse fra børnereglen i afdeling 4 (B) * d. Tilskud afdeling 57 (B) * e. Kontaktpersonordning * 3. Økonomi a. Beløbsgrænser vedr. råderet (B) * b. Maksimum for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb (B) * c. Brug af arbejdskapitalen (B) * d. Brug af dispositionsfonden (B) * e. Politik for bestyrelsesvederlag + refusion af udgifter i det beboerdemokratiske arbejde (B) * f. Politik for tilskud til beboerarrangementer og afdelinger ved jubilæer etc., samt gaveregulativ for beboervalgte (B) * i) Ansøgning til Trivselsfonden i det gl. Højbo fra afdeling 24 Kirkedammen (O) * g. Økonomisk orientering (O) * h. Godkendelse af budgetter 2012 for afdeling 4, 11, 13, 16, 17, 23, 25, 27, 28, 30, 31, 32, 35, 36, 37, 40, 41, 42, 43, 45, 46, 58, 62, 68, 69, 70 og 72 (B) * 4. Administration a. Orientering fra administrationen (O) * b. Forretningsgang for bestyrelsens behandling af beboerhenvendelser (B) * c. Forretningsgang for klagehenvendelser (B) * d. Forretningsgang for nybyggerisager (B) *

2 5. Næste møde a. Emner til næste møde, der holdes den 8. marts 2012 (B) i) Plan for bestyrelsesmøder (O) * b. Bestyrelsesseminar den marts 2012 (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

3 NOTAT TIL PKT 1.A Kommunikationsmappe DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Bestyrelsen i VesterBo har tidligere vedligeholdt en kommunikationsmappe bestående af en række relevante informationer for afdelingsbestyrelser. Den har senest været tilgængelig på VesterBos del af Mappen har indeholdt flg. informationer, som ikke alle er helt ajourførte: 1. Foreningen Vedtægter Kommunikationsgang i VesterBo vedrørende repræsentantskabet Kommunikationsgang i VesterBo vedrørende afdelingsbestyrelsen 2. Repræsentantskabet Forretningsorden Navneliste 3. Bestyrelsen Forretningsorden Konstitueringsliste Gaveregulativ adresser 4. Afdelingerne Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingsbestyrelsens pligter forud for afdelingsmødet Huskeliste til brug ved afdelingsmødet Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen adresser

4 5. Administrationen Stillingsbeskrivelse for forretningsfører Personaleliste Træffetider Hjemmeside/ adresser IT-politik i VesterBo Rygepolitik Alkoholpolitik Gaveregulativ ansatte 6. Reglementer Generelle ordensregler Ordensregler for husdyrhold Vedligeholdelsesreglement Boligoverenskomst Generelle råderetsregler Fri råderet Ansvarsrelationer byggemøder Procedure langtidsplanlægning Generelt haveregulativ Entreprisemodel ved renoveringsopgaver samt mindre nybygninger Opsætning af særlig antenne/radioantenne Opsætning af parabol Korrespondance og Tilladelse til opsætning af opvaske-/vaskemaskine Tilladelse til installation af tørretumbler i tæt/lav Tilladelse til installation af tørretumbler i etageboliger Behandling af fortrolige papirer Differentieret administrationsbidrag 7. Cirkulærer 1 Afdelingsbestyrelsens virke og beboeraktiviteter Tillæg til Afdelingsbestyrelsens virke og beboeraktiviteter Beslutning og kompetence Trappevaskskrivelser 8. Cirkulærer 2 Klagebehandling Ulovlig parkering

5 9. Cirkulærer 3 Leverandørliste INDSTILLING Det indstilles, at administrationen overtager ansvaret for vedligeholdelse af kommunikationsmappen. Dokumenterne i mappen ajourføres løbende og gøres tilgængelige for alle afdelingsbestyrelserne i Boligkontoret Århus på BKÅ Portalen i takt med at dokumenterne bliver færdige. Administrationen opdaterer med tidssvarende forretningsgange for kommunikation m.m. Administrationen udarbejder vejledninger ift. afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb, tabt arbejdsfortjeneste, klager m.v. baseret på vedtagelserne på organisationsbestyrelsens møde 2/2. Organisationsbestyrelsen behandler nye standardforretningsordener for afdelingsmøder og afdelingsbestyrelser i juni. Administrationen udarbejder en ny forretningsgang vedr. afdelingsmøder, som bl.a. omfatter Afdelingsbestyrelsens pligter forud for afdelingsmødet og Huskeliste til brug vedafdelingsmøder. Denne forretningsgang behandles tillige på organisationsbestyrelsens møde i juni. Ordensregler m.m. afventer arbejdet, der igangsættes på organisationsbestyrelsens møde 2/2. Alle forhold vedr. medarbejdere udgår, da kommunikationsmappen henvender sig til beboere.

6 NOTAT TIL PKT 1.B Digitaliseringsstrategi DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Notatet beskriver en strategi for digitalisering af Boligkontoret Århus med målet, at Boligkontoret Århus i stadig højere grad anvender IT-værktøjer til at understøtte arbejdet på alle væsentlige forretningsområder, således de er implementeret senest i 1. kvartal Strategien sætter ind på fire områder: Udnyttelse af eksisterende værktøjer, implementering af nye værktøjer, optimering af IT-drift samt digitalisering af den direkte beboerservice. PROBLEMSTILLING Boligkontoret Århus har ikke tidligere haft en samlet strategi for digitalisering af organisationen. Imidlertid ligger der så mange fordele i form af effektivisering, øget kvalitet, videndeling og forbedret kundeservice i en langt højere grad af digitalisering, at der nu er stort behov for en strategi. Målet for strategien er, at Boligkontoret Århus for at opnå den bedst mulige service for beboere, boligsøgende og valgte i stadig højere grad anvender IT-værktøjer til at understøtte arbejdet på alle væsentlige forretningsområder, således at alle de nedenfor beskrevne områder er implementeret senest i 1. kvartal Det skal frigøre tid og ressourcer og give en hurtigere sagsbehandling og kortere svartider. Endelig har mange kunder en stigende forventning om brug af IT, der kan understøtte, at Boligkontoret Århus er i stand til at kommunikere og arbejde digitalt. A. Udnyttelse af eksisterende værktøjer Første del af strategien handler om løbende kompetenceudvikling af medarbejdere i administrationen og på varmemesterkontorerne med henblik på at implementere eksisterende funktioner enten selv eller i samarbejde med EG Data Inform eller anden leverandør. Målet er, at vi bruger faciliteterne og funktionaliteten optimalt og minimerer behovet for manuelt arbejde, sidesystemer osv. Dette indsatsområde håndteres inden for det eksisterende budget for efteruddannelse.

7 B. Implementering af nye værktøjer Boligkontoret Århus har over de sidste måneder implementeret en række mindre, nye IT-værktøjer, bl.a. brug af NemKonto ved udbetalinger til beboere, bestyrelsessystem m.v. Dette vil ske løbende. Derudover er der implementeret en række større moduler, som mere afgørende ændrer og forbedrer arbejdsgangene i Boligkontoret Århus. Som et hovedelement i digitaliseringsstrategien vil det også skulle ske fremover. Projekt Fordele Anslået økonomi 1 a) adresser til ejendomsfunktionærer på bk-aarhus.dk b) Webadgang til EG Bolig for ejendomsfunktionærer c) Elektroniske rekvisitioner Fælles kalendere og mails på tværs i organisationen. Videndeling og gennemskuelig adgang for kunder. Mulighed for at tilgå lejer-, lejemåls- og økonomidata på varmemesterkontoret. Forudsætning for elektronisk rekvisition, faktura og dokumenthåndtering. Entydigt spor fra rekvisition til faktura. Færre fejlkilder, enklere arbejdsgang, større videndeling. d) Elektroniske fakturaer Entydigt spor fra rekvisition til faktura. Færre fejlkilder, enklere arbejdsgang, større videndeling. Væsentlig hurtigere ekspedition. Systematisk arkivering af bilag. Ressourcebesparelse. e) Sags- og dokumenthåndtering f) Scanning af tegninger til billedfiler g) Modul til elektronisk syn Videndeling. Bedre og mere systematisk arkivering. Mere effektive arbejdsgange. IT-understøttelse af de af bestyrelsen vedtagne forretningsgange. Let adgang til publicering af dokumenter til fx åbne eller lukkede websites osv. fx bestyrelsen, BKÅ Portalen, Adgang til dokumenter uden adgang til virksomhedsnetværk (Citrix). Videndeling. Bedre og mere systematisk arkivering. Færre fejlkilder. Meget enklere og hurtigere arbejdsgange. Let adgang til at dele information med bl.a. håndværkere og rådgivere. Væsentlig besparelse på papirgang efter ind- og fraflytningssyn. Færre fejlkilder. Større ensartethed i syn. Omtrentlig tidsplan 2-3 Januar Januar Februar plus drift plus drift April 2012 August November plus drift April Udgiften aktiveres og afskrives. 2 Anslået tidspunkt. Gennemføres først, når foregående fase er implementeret. 3 Dispositionen er allerede foretaget indenfor eksisterende budget. 4 Kan dog med fordel implementeres delvist tidligere, fx ift. bestyrelsens bilag osv.

8 Projekt Fordele Anslået økonomi 1 h) Digitalisering af tegninger til AutoCAD, Revit eller lignende filer Visualisering ifbm. udlejning, indflytning, råderet m.m. Systematisk viden om individuelt tilpassede lejemål. Præcis opmåling fx ifbm. renovering, ombygning, håndværkerudbud m.m. Uvist Omtrentlig tidsplan 2 Uvist C. Optimering af IT-drift En stor del af driften er i dag samlet hos EG Data Inform via deres cloud service EG Bolig ASP. Det er en fleksibel løsning, der gør, at Boligkontoret Århus ikke selv skal bekymre sig om netværks-, arbejdsplads- og serverdrift eller i princippet opsætning af arbejdspladser. Denne løsning skal dog løbende vurderes ift. om den er konkurrencedygtig ift. pris, serviceniveau, fleksibilitet m.m. Det undersøges i den forbindelse pt., om der i stedet bør indgås en aftale med Boligkontoret Danmark, der tilbyder samme ydelse som EG Data Inform, men formentlig med et bedre serviceniveau. Økonomien er pt. uafklaret. Der budgetteres ikke som udgangspunkt med nogen driftsbesparelser, da første prioritet er service og fleksibilitet. D. Digitalisering af den direkte beboerservice Teknologien er en vigtig brik i den direkte beboerservice hos ejendomsfunktionæren. Det er vigtigt, at ejendomsfunktionæren har adgang til al relevant information, er i stand til med den mindst mulige arbejdsindsats at sætte arbejder i gang, og at der er optimale muligheder for ejendomsfunktionæren til at dokumentere sit arbejde. Som et forsøg på at udvikle dette aspekt, iværksættes projekt ivarmemester. Til en mindre gruppe ejendomsfunktionærer indkøbes tablets/ipads og/eller smartphones/iphones med det formål, at de frem til 1/ i praksis undersøger, hvordan disse værktøjer hver for sig eller i kombination kan bidrage til: Effekt af onlineadgang i de enkelte lejemål til bl.a. forretningssystemet EG Bolig 2 Bedre dokumentation for arbejde og aktiviteter Fleksibel kommunikation med håndværkere og andre leverandører Anvendelighed ift. syn og adgang til dokumentarkiv Bedre aftalehåndtering ift. beboer med elektronisk kalender Muligheden for evt. at undvære fast arbejdsstation Da der i første omgang kun er tale om et forsøgsprojekt, håndteres initiativet inden for det eksisterende budget.

9 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender strategien med de beskrevne økonomiske konsekvenser med den procedure, at for hvert punkt f)-h) ovenfor forelægges den konkrete beslutning for bestyrelsen til dennes godkendelse. Punkterne d) og e) iværksættes efter den ovenstående plan uden yderligere behandling i bestyrelsen.

10 NOTAT TIL PKT 1.C Modernisering af husorden, vedligeholdelsesreglement og husdyrreglement DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Fusionsgrundlagets pålægger bestyrelsen at drøfte modernisering af husorden, vedligeholdelsesreglement og husdyrreglement. Dette notat beskriver processen herfor. PROBLEMSTILLING Fusionsgrundlagets afsnit 5.7, 5.8 og 5.9 beskriver hhv. husdyrregler, husorden og vedligeholdelsesreglement for Boligkontoret Århus. Det er imidlertid også en del af aftalerne mellem formændene for Bo83, Højbo og VesterBo, at bestyrelsen evt. ved inddragelse af udvalg eller lignende inden første ordinære repræsentantskabsmøde bør drøfte modernisering af husorden, vedligeholdelsesreglement og husdyrreglement. Baggrunden er et ønske om at opnå enkle, let forståelige regler, som svarer til den måde, man hensigtsmæssigt regulerer samkvem mellem mennesker i INDSTILLING Det indstilles, at administrationen udarbejder forslag til de tre reglementer med henblik på at få enkle, letforståelige regler alene på de områder, der erfaringsmæssigt er kilde til problemer. Organisationsbestyrelsen nedsætter et udvalg, der fungerer som sparringspartner for dette arbejde. Disse forslag forelægges bestyrelsen til godkendelse på aprilmødet, således at de efterfølgende kan præsenteres for repræsentantskabet.

11 NOTAT TIL PKT 1.D Politik for studieture m.m. DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Notatet skitserer boligorganisationens politik for studieture m.m. PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen arrangerer og deltager alene i studieture med et klart fagligt sigte, hvor det er bestyrelsen, der har brug for den viden, studieturen vil bibringe, og hvor den direkte kan relateres til et projekt eller en problemstilling i boligorganisationen. Organisationsbestyrelsen og dens medlemmer deltager ikke i studieture eller andre arrangementer betalt af leverandører. Undtaget herfor er receptioner, mindre arrangementer hvortil en bred kreds af boligorganisationer er inviteret eller lignende osv. Deltager organisationsbestyrelsen eller dens medlemmer i sådanne arrangementer, noteres det i referatet af det førstkommende bestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen deltager ikke i arrangementer, hvor der som modydelse for deltagelsen forventes en implicit eller eksplicit modydelse fra boligorganisationen. Deltager organisationsbestyrelsens ægtefæller eller andre ledsagere i en studietur betalt af boligorganisationen, sker dette for egen regning. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender den skitserede politik.

12 Kære alle Repræsentanterne i 5. kreds har gennem længere tid drøftet hvorledes man kunne optimere samarbejdsstrukturen i 5. kreds. Man er nu nået så langt, at kredsbestyrelsen snart vil kunne præsentere en model der nærmere beskriver rollerne for repræsentantskab, kredsbestyrelse, udvalg og lignende. Imidlertid ønsker repræsentanterne en bredere debat om forslaget, og der indkaldes derfor til et temamøde for alle boligorganisationer i kredsen. Mødet afholdes hos BL, Saralyst Alle, torsdag den 23. februar 2012 kl og forventes færdigt senest kl. 21. Der vil blive serveret et par stykker mad under mødet. Kredsbestyrelsen opfordrer til, at man møder med 2 politikere og direktøren fra hver boligorganisation, således at der kan ske en bred debat. Ca. 14. dage før mødets afholdelse vil der blive udsendt dagsorden og oplæg, men reserver allerede nu dagen. Man bedes meddele tilbage, hvem man deltager med. Med venlig hilsen Niels Sørensen Afdelingschef BL Danmarks Almene Boliger Saralyst Allé Højbjerg Direkte telefon: Mobil: Mail: ns@bl.dk BL Danmarks Almene Boliger er en interesse- og brancheorganisation for ca. 650 almene boligorganisationer med tilsammen boliger - eller hver 5. danske bolig. Vi huser alle slags mennesker, og det er vi stolte af. Mød os på og på

13 Bilag til pkt. 1 e

14 Bilag til pkt. 1 e

15 Bilag til pkt. 1 e

16 Bilag til pkt. 1 e

17 Bilag til pkt. 1 e

18 NOTAT TIL PKT 2.A Orientering vedr. afdelinger DATO 1. februar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUMÉ Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Afdeling 11 Helge Rodes Vej Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 16 Hammershusvej Afdeling 17 Uffesvej Afdeling 23 Nydamsparken Afdeling 25 Reginehøj Afdeling 27 Frydenlund Afdeling 28 Lindholmparken Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 31 Rydevænget Afdeling 32 Nørreskovvej Afdeling 35 Skelagervej Afdeling 36 Hallssti Afdeling 37 Istedgade Afdeling 40 Fredensgade Afdeling 41 Virupvej Afdeling 42 Hjelmagerparken Afdeling 43 Mosevænget Afdeling 45 Kappelvænget Afdeling 46 Vistoftparken Afdeling 58 Ranunkelvej Afdeling 62 Skejbyparken Afdeling 68 Østergade Afdeling 69 Ryttervej Afdeling 70 Ranunkelvej Afdeling 72 Rønnevangen Der er afviklet afdelingsmøder i det tidligere VesterBo, der som bekendt for sidste gang holder januarmøder. Fra efteråret 2012 afholdes alle afdelingsmøder i Boligkontoret Århus i september. Der er valgt en afdelingsbestyrelse på fem personer i afdeling 27 Frydenlund. Afdelingen har det forgangne år ikke haft en bestyrelse.

19 Afdeling 2 Haugesundsvej m.m. Afdelingsbestyrelsen har trukket sig i forlængelse af orienteringen på sidste organisationsbestyrelsesmøde. Formanden tilkendegav pr. flg.: Afdelingsbestyrelsen havde på et afdelingsbestyrelsesmøde den 4. januar 2012 efter endnu et for afdelingsbestyrelsen uafklarende møde med direktør Morten Homann besluttet at indkalde til et ekstraordinært afdelingsmøde for her at meddele sin fratræden og med valg af en ny afdelingbestyrelse. Datoen var fastsat til den 25. februar Afdelingsbestyrelsen modtager senere den 4. januar 2012 et notat, hvori organisationsbestyrelsens i enighed den 15. december 2011 udtrykker sin opfattelse af afdelingsbestyrelsen som, at den 'bekriger organisationsbestyrelse og administration'. Og med begrundelse i denne opfattelse fremsættes meddelelse om helt eller delvis at fratage afdelingsbestyrelsen dens opgaver. På dette grundlag ser afdelingsbestyrelsen ingen grund til at fortsætte hverken dialogen eller samarbejdet og meddeler hermed sin fratræden pr. d.d. Der indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde den 25. februar med henblik på nyvalg af afdelingsbestyrelsesmøde. Søren Høgsberg kvitterede for afdelingsbestyrelsens beslutning med flg. tilkendegivelser: Vi tager beslutningen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tager over herfra. Jf. 34 stk. 5 i Bekendtgørelse af lov om almene boliger m.v.: Er der i en afdeling ikke valgt afdelingsbestyrelse, eller har en afdelingsbestyrelse nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, varetager boligorganisationens bestyrelse de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Vi foranstalter afholdt et afdelingsmøde med nyvalg til afdelingsbestyrelsen på dagsorden. Da afdelingen traditionelt har et godt fremmøde på en lørdag, vil vi fastholde den dato i foreslår den 25. februar. Vi vil naturligvis hjælpe en ny afdelingsbestyrelse godt i gang med det beboerdemokratiske arbejde. Søren Høgsberg følger forløbet videre bistået af administrationen.

20 Afdeling 27 Frydenlund Afdelingen har i en periode været præget af uro i form af hærværk, trusler og brandstiftelse, primært centreret om tre unge drenge fra afdelingen og deres omgangskreds. Der er i december afsendt to sidste advarsler med oplysning om, at lejemålet ville blive ophævet i gentagelsestilfælde. Søndag den 15. januar deltog den ene af drengene igen i en brandstiftelse i et kælderrum, der udviklede så kraftig en brand, at hele opgangen måtte evakueres. Lejemålet søges som konsekvens heraf ophævet. Da drengen formelt kun har samkvem en del af tiden med moderen, der bor i afdelingen, undersøges nærmere hvorledes det mål kan realiseres. Afdeling 72 Rønnevangen Totalentreprenøren gik konkurs medio august 2011, og den stillede garanti blev frigivet medio september Dertil fik afdelingen bevilliget ca. 1,2 mio. kr. til færdiggørelsen af byggeriet. De udvendige arbejder nærmer sig deres afslutning, og er ca. 90 % færdig. Det der resterer er grubning, græs såning og plantning af hække i marts med forbehold for vejrlig. Der var ca. 20 vindues- og dørelementer, der skulle ommonteres, og dette er nu færdigt. I forbindelse med dette resterer der stadig maler reparationer. Det er desværre efterfølgende og her i januar 2012 konstateret, at den underentreprenør som har haft VVS entreprisen, har dimensioneret varmeunitterne i teknik skabene forkert, hvilket medfører at det er meget svært at indstille temperaturen på det varme brugsvand. Administrationen er igen med at undersøge hos advokaten, om vi kan gøre krav gældende mod denne underentreprenør, når der er tale om en konkurssag. Udgiften til at ombygge disse unitter beløber sig overslagsmæssigt til ca kr. inkl. moms. Med forbehold for de sidste restarbejder vil der forhåbentligt, være midler nok til at foretage denne ombygning ud af de bevilligede ca. 1,2 mio. kr.

21 Afdeling 73 Virup Skovvej Der har under arbejdet med byggemodningen været en del udfordringer som følge af megen nedbør. Udførelse af vejopbygninger har været indstillet grundet den megen vand i råjorden. Der har nu i en periode været let frost, hvilket betyder at nogle af disse arbejder, kan udføres. Siden opstarten af byggemodningen er der registreret 17 vejrligsdage. Arbejderne med at støbe og forberede blok H og G er i forhold til tidsplanen forsinket ca. 2 uger på nuværende tidspunkt som følge af vejrligsdage. Arbejdstilsynet besigtigede byggepladsen den 17. januar, hvor det blev påtalt, at der skal ske bedre adskillelse mellem gående og kørende færdsel. Der skal også etableres bedre fodstier mellem p-areal ved Virup Skovvej og byggepladsen. Orienteringsbelysningen skal også forbedres. Arbejdet med at grave ud til fundamenterne til de sidste boliger i G1 og de første i G2 felterne indstilles onsdag den 1. februar, og genoptages på mandag den 6. februar som følge af for hård frost. For ikke at stoppe støbearbejderne af terrændæk, blev der i weekenden den 28. og 29. januar etableret en ekstra vinterforanstaltning, ved at opstille et oliefyr i en lille container, som skal blæse varm luft ind under udlagte vintermåtter. Dette vil medvirke til, at arbejdet med at støbe terrændæk i boligerne bedre kan fortsætte. I forhold til selve byggemodningen er der pt. udført aftalte ekstraarbejder for ca kr. inkl. moms. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

22 NOTAT TIL PKT 2.B Afdeling 41 Virupvej 61 DATO 22. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Michael Andersen / Carl RESUME Der er konstateret flere byggeskader i afdeling 41, hvor det nuværende Eternittag er nedbrudt og tærede rør i gulvene i Det Gamle Mejeri. Byggeskadefonden har tidligere anslået en udgift på udbedringen, og bestyrelsen traf beslutning i 2011 på baggrund af dette. Ved licitationen i november 2011 fremkom priser, der var højere, end Byggeskadefonden havde anslået. PROBLEMSTILLING Afdeling 41 på Virupvej 61 i Hjortshøj består af 36 ungdomsboliger, og blev taget i brug i Der er 4 bygninger i afdelingen. Hovedbygningen Det Gamle Mejeri er et tidligere mejeri, som er ombygget, mens Osteriet, Bækhuset og Porthuset blev opført i Der er en del bygningsskader på afdelingens bygninger. Der er nogle sætningsskader i facaden ud imod jernbanestationen, som kommer til udtryk i revnedannelser. Byggeskadefonden dækker ikke en del af udgifterne til udbedring. Udbedring af skaderne og økonomien skal undersøges nærmere af rådgiver og administration. På nuværende tidspunkt varsles kun en henvendelse om tilskud til dette arbejde på et senere tidspunkt, når administrationen har et overblik over økonomien. Tagarbejderne: Den nuværende tagoverflade består af Eternitplader, som er nedbrudte. Byggeskadefonden har anerkendt skaden, og har indvilliget i at dække ca. 9/30 dele af udgiften i forhold til at skifte til en tilsvarende bølgepladeløsning inkl. samme forholdsvis dækning af honorarudgiften. Byggeskadefonden igangsatte projekteringen i efteråret 2011 via det rådgivende ingeniørfirma Bascon. Administrationen anbefaler, at der i stedet for bølgepladetaget lægges listedækket tagpap, da der erfaringsmæssigt er en bedre levetid i forhold til Eternitpladerne, som har 15 års garanti ligesom listedækket tagpap. Når levetiden er opbrugt, er det billigere og lettere at lægge et nyt lag tagpap fremfor at fjerne bølgeplader og montere nye. På taget af Det Gamle Mejeri er der 13 stk. kviste, som er nedbrudte på grund af datidens dårlige konstruktion, og som også er nævnt i både 1- og 5 års eftersynet. Udgiften til denne udskiftning skal afdelingen afholde selv, da Byggeskadefonden ikke anerkender nedbrydningen som en byggeskade. Den 23. november 2011 afholdtes licitation. Udgiften til eternittag koster ca kr. mens et listedækket tagpaptag koster ca kr. efter fradrag af tilskud fra Byggeskadefonden. Der er således en merudgift på ca kr. som Byggeskadefonden ikke deltager i finansieringen af.

23 VVS arbejderne: Der er også konstateret byggeskade i form af tærede rør i gulvet i hovedbygningen Det Gamle Mejeri, og her har Byggeskadefonden ligeledes accepteret en dækning på ca. 9/30 på udskiftningen af disse. Administrationen har bedt rådgiver om at projektere skjulte rør over de nedhængte lofter, hvilket afdelingen selv skal afholde udgiften til, ligesom udgift til nedtagning af lofter, køkkener, malingsarbejder og diverse inddækningsarbejder ikke er dækningsberettiget. Licitationen blev afholdt den 23. november Bravida A/S var billigst. De samlede udgifter efter fradrag af tilskud fra Byggeskadefonden udgør ca kr. inkl. de ekstra arbejder. VVS arbejder: Økonomi: Bestyrelsen i Vesterbo bestyrelse tilskud på i alt kr. fra dispositionsfonden og kr. fra trækningsretten til alle byggeskader. De samlede udgifter eksklusive sætningsskader m.v. på bygningen udgør ca kr. Håndværkerne har accepteret at forlænge vedståelsesfristen, som udløber den 3. februar Byggeskadefonden dækker ca. 9/30 af udgiften til afholdelse af licitation, men hvis indstillingen ikke godkendes, skal der afholdes en ny licitation, som afdelingen selv skal afholde udgiften til. Det samme er tilfældet, hvis der i forbindelse med en ny licitation afgives højere priser for håndværkerudgifterne. INDSTILLING Det indstilles at der besluttes tagudskiftning i form af listedækket tagpap og kviste til ca kr. da denne løsning vil være den totaløkonomiske bedste for ungdomsboligafdelingen, da erfaringerne viser, at der er en forholdsvis længere levetid end et nyt Cembrit tag. Det indstilles desuden at, udskifte øvrige ikke dækningsberettigede rørinstallationer i Det Gamle Mejeri, og placere dem over de nedhængte lofter i videst muligt omfang, således at de ikke er synlige i lejemålene. Udgiften i alt for VVS arbejderne beløber sig til netto ca kr. Den samlede udgifter således ca kr. Det indstilles at bestyrelsen bevilliger godkender tilskuddet på kr. samt tilkendegiver man vil se positivt på en henvendelse om tilskud til renovering af facader. Der er kun ca kr. tilbage af det tidligere bevilgede tilskud fra bestyrelsen i Vesterbo. Det er langt fra nok. Afdelingen kan ikke selv bidrage til finansieringen på grund dårlig økonomi. Beliggenheden er ikke attraktiv for ungdomsboliger.

24 NOTAT TIL PKT 2.C Undtagelse fra børnereglen i afdeling 4 DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Afdeling 4 Chr. Molbechs Vej/H. V. Kaalundsvej har på sit afdelingsmøde den 23. januar besluttet at søge om fritagelse fra børnereglen. Det skriftlige forslag var motiveret med: Jeg synes tildelingen af lejlighed skal følgeopnotereingen, ikke antallet af børn i husstanden. I fusionsgrundlaget blev det besluttet, at børnereglen som udgangspunkt gjaldt for hele organisationen: Det har vist sig at meget få 4-rums boliger ikke tildeles husstande med børn. Udlejningsreglerne skal være ens. Derfor tildeles 4- og 5-rums boliger husstande med mindst ét barn, dvs. at børnereglen opretholdes. Er der afdelinger, der af forskellige grunde ønsker at kunne tildele de store boliger til andre end børnefamilier, bør der forsøges særlige udlejningsaftaler eller fleksibel udlejning her. Administrationen udarbejder rådgivningsmateriale til afdelingsbestyrelserne herom, ligesom den enkelte afdeling selv vil kunne søge organisationsbestyrelsen om at anvende særlige regler. Beslutter organisationsbestyrelsen at imødekomme afdelingens ønske, vil administrationen rette henvendelse til kommunen med henblik på at forhandle en aftale om en undtagelse på plads. INDSTILLING Bestyrelsen bedes drøfte og træffe beslutning om afdelingsmødets ønske.

25 NOTAT TIL PKT 2.D Afdeling 57, Åvænget i Egå DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Afdelingen er indflyttet i 1998 og består af 12 familieboliger og 35 ungdomsboliger. Der er fra starten udført en uhensigtsmæssig konstruktion og meget træværk og kvaliteten er ikke god. Byggefonden har i 2003 påtalt svigt ydervægge (træ og eternit). Der er ikke foretaget tilstrækkelig fugtsikring. Der er problemer med kuldeindfald og trækgener med kondens og rimdannelse. Der er lavet en rapport af Tri Consult i 2007/08 der belyser problemerne. Den er benyttet til en anmeldelse til Byggeskadefonden. Fonden har afvist at deltage i finansieringen. Udover facadebeklædningen (træ) trænger vinduer og døre kraftigt til udskiftning samt ny kloak i 3 boliger. Bestyrelsen i Bo83 godkendte tilskud fra dispositionsfonden til skitseforslag, projektering og materiale til tilbudsgivning på ca kr. inkl. moms. Jeg vedlægger notatet fra den gang. Rådgiver har lavet et overslag på ca kr. inkl. moms til udbedring af byggeskader. INDSTILLING I beslutningsgrundlaget for fusion (side 11) har jeg gjort opmærksom på problemet med afdelingen og behovet for tilskud. På daværende tidspunkt kendte vi ikke omfang og økonomien i udbedringen af byggeskader. Jeg afsatte skønsmæssigt kr. i tilskud fra trækningsretten og kr. fra dispositionsfonden. Afdelingen kan maksimalt selv finansiere kr. ved optagelse af et lån. Det vil betyde en lejeforhøjelse på ca. 3,25 % ved et lån med en løbetid på 10 år og ca. 2,00 % ved en løbetid på 20 år. Den nuværende leje er i gennemsnit 856 kr. pr. 2. Ungdomsboligerne leje varierer mellem kr. og familieboligerne mellem kr. afhængig af størrelsen på boligen. Til sammenligning er lejen i nybyggeriet i Mårslet i gennemsnit på 866 kr. pr. m 2 og i Sabro 840 kr. Lejen i afdelingen kan ikke tåle yderligere forhøjelse, dels på grund af den høje leje sammenlignet med nybyggeri. Det indstilles der ydes et tilskud på kr. fra trækningsretten og kr. fra dispositionsfonden i stedet for kr.

26 28. marts 2011 Bestyrelsen i Bo83 ansøgning om støtte til udarbejdelse af projektmateriale i afdeling 22 På vegne af afdeling 22, Åvænget og , 8250 Egå, ansøges om støtte til dækning af alle udgifterne i forbindelse med udarbejdelsen af nyt projektmateriale. Det omfatter en ombygning af den lette ydervæg (1. sal), som vil kunne forbedre boligkomforten, til at være mere anstændig og acceptabel for beboerne i alle 1. sals boliger. Der er fra starten (1998) udført en uhensigtsmæssig dårlig konstruktion i forhold til de valgte materialer, og samtidig er der udført et dårligt håndværk. I 2003 ved 5. års eftersynet har Byggeskadefonden følgende bemærkninger: Fonden har registreret svigt eller særligt risikofyldte dispositioner, som fonden anser for at have betydning for bygningsdelenes fremtidige sikkerhed og levetid. Der er tale om forhold, der indebærer muligheden for at udvikle eller videreudvikle skader, hvis der ikke gribes ind med udbedring eller anden form for forebyggende foranstaltning. (21)3 05 Ydervægge, lette (træ + eternit) Bygningsdelene er registreret med skade, idet der er registreret nedbrydning af og ophobning af fugt i træbeklædninger på stern, træbeklædninger på gavle og træbeklædninger på facader. Årsagen vurderes at være svigt ved de konstruktive forhold, idet der ikke er redegjort for fugtsikring af bygningsdelene. Der stilles hermed høje krav til vedligeholdelsen, såfremt bygningsdelene skal opnå den levetid, som normalt forventes.. Byggeskadefonden gør opmærksom på problemer med kuldeindfald og trækgener med kondens og rimdannelse. Der stilles høje krav til vedligeholdelsen og dermed større henlæggelser. De kommer ikke nærmere ind på konsekvenser for beboerne med fugt, kulde og vandindtrængning. Jeg vedlægger et brev til en af beboerne der har klaget over den kolde 1. sal, i brevet skal mal lægge mærke til temperaturen på glaskanten (som normalt er den laveste) og temperaturen på gulvet, som også var rådden og skulle udskiftes. Der blev i 2007/2008 lavet en rapport af ingeniørfirmaet TRI-Consult A/S, som til dels belyste de problemer der er i afdelingen.- Rapporten skulle bruges til en anmeldelse til Byggeskadefonden. Skaderne/fejlene blev anmeldt til Byggeskadefonden i juli 2009, samt til Tilsynet med Støttet Byggeri. Den 1. december 2010 modtog Boligkontoret og afdelingen en afvisning af anmeldte skader fra fonden. Da Byggeskadefonden ikke kan dække udgiften til udbedring af problemerne, er der kun Bo83 og afdelingen tilbage. Det er administrationens vurdering, at der skal gøres noget med ovenstående problemer på 1. sal, så boliger kan leve op til de krav beboere kan vente under hensyntagen til byggeriets alder. Økonomi Afdelingen har en gennemsnitlig leje på 826 kr. pr. m 2. Til sammenligning kan vi oplyse, at prisen på nybyggeri i Sabro er ca. 15 kr. højere, og det er energiklasse 1. Boligerne har derfor en lavere udgift til varme end afdeling 22. Henlæggelserne er på 113 kr. pr. m 2. Det en pæn henlæggelse. Der er således ikke tale om afdelingen har haft meget lave henlæggelser. Der er ikke afsat midler til en større renovering af ovenstående arbejde. Afdelingen kan ikke finansiere udgifterne i vedligeholdelsesplanen. Der er opført et lån på kr. i planen. Bestyrelsen må derfor påregne

27 der skal ydes tilskud når arbejdet skal udføres. Afdelingen kan ikke betale hele udgiften selv, så bliver lejen for høj og vi risikerer lejetab. Det skal dækkes af dispositionsfonden i Bo83. Administrationen indstiller bestyrelsen dækker udgiften til skitseforslag, projektering og materiale til tilbudsgivning. Udgiften er af rådgiver anslået til kr. inkl. moms. Finn Pedersen / Carl Danielsen

28 NOTAT TIL PKT 2 e Kontaktpersonordning DATO 2. februar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Notatet beskriver kontaktpersonordningen frem til repræsentantskabsmødet PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 4. januar 2012 at etablere en kontaktpersonordning for de af bestyrelsens medlemmer, der fortsætter efter repræsentantskabsmødet i maj Bestyrelsens sammensætning (ekskl. medarbejderrepræsentant) er pr. 23. maj 2012: Henrik Autzen 1 Olav Bertelsen Heidi Bindløv Keld Danielsen Søren Høgsberg Michael Rud Lars Hansen 2 Torben Kjølhede 2 Afdelingerne kan søges fordelt efter to principper: A. Maksimalt kendskab til afdelingerne Her fordeles afdelingerne således, at principielt set det organisationsbestyrelsesmedlem, der kender afdelingen bedst på forhånd, får den som kontaktperson. I tiden umiddelbart før fusionen er det alene Højbo, der har haft en egentlig kontaktpersonordning, men de øvrige bestyrelsesmedlemmer har selvfølgelig også haft et betydeligt kendskab til afdelingerne. 1 Vælges evt. direkte i maj 2012 afhængig af repræsentantskabets beslutning om direkte eller indirekte valg til næstformandsposten. 2 Kun valgt frem til repræsentantskabsmødet i maj 2012, men indstilles til genvalg. Vælges en anden, varetager denne de pågældende afdelinger.

29 Afdelinger pr. kontaktperson Heidi Bindløv 27 Fuglebakkevej/Høgevej 30 Nørreskovvej 31 Rydevænget 32 Nørreskovvej 40 Fredensgade 43 Mosevænget 45 Kappelvænget/Torpevænget 68 Østergade 69 Ryttervej Henrik Autzen 01 Jens Baggesensvej/Paludan Müllersvej 04 Chr. Molbechs Vej/H.V. Kaalunds Vej 11 Helge Rodes Vej 13 Hammershusvej 15 Otto Benzonsvej/Peter Fabersvej osv. 16 Hammershusvej 35 Skelagervej 36 Hallssti 37 Istedgade 41 Virupvej Keld Danielsen 06 Bethesdavej/Risvang Allé 09 Trøjborgvej 14 Aldersrovej 18 Trøjborgvej 38 Visbjerg Hegn 49 Fredensgade 59 Høegh Guldbergsgade 67 Hørretløkken 71 Damgårdstoften Lars Hansen 17 Uffesvej/Rosenvangs Allé 23 Nydamsparken 25 Reginehøj 28 Lindholmparken 46 Vistoftparken 58 Ranunkelvej 62 Skejbyparken 70 Ranunkelvej 72 Rønnevangen Michael Rud 21 Finlandsgade 22 Illerupvej 24 Kirkedammen 29 Kalmargade 42 Hjelmagerparken 48 Skæring Parkvej 55 Skæring Parkvej 63 Skæring Parkvej 73 Virup Skovvej Olav Bertelsen 03 Viggo Stuckenbergsvej 05 Otto Benzonsvej/Viggo Stuckenbergsvej 08 Peter Fabersvej/Vilhelm Bergsøesvej 44 Hjulby Hegn 47 Julsøvej 52 Viborgvej 53 Julsøvej 57 Åvænget 65 Bethesdavej Søren Høgsberg 02 Haugesundsvej osv. 07 Vestre Ringgade 10 Dalstien osv. 20 Norgesparken 26 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 33 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 34 Salonikivej 39 Attikavej 66 Herningvej Torben Kjølhede 12 Majdalen 19 Tamperdalsvej 50 Brendstrupvej 51 Fredericiagade 54 Norsgade 56 Katrinebjergvej 60 Paludan Müllersvej 61 Chokoladen 64 Herningvej B. Maksimal integration i den nye organisation Afdelingerne er søgt fordelt mellem disse efter følgende hensyn: Så vidt muligt samle afdelingerne i geografiske klynger, så kontaktpersonen kan oparbejde viden og formidle samarbejde

30 Så vidt muligt at gå på tværs af organisationer, medmindre helt særlige forhold hos bestyrelsesmedlemmet eller afdelingen taler imod det Afdelinger pr. kontaktperson Heidi Bindløv 01 Jens Baggesensvej/Paludan Müllersvej 03 Viggo Stuckenbergsvej 05 Otto Benzonsvej/Viggo Stuckenbergsvej 08 Peter Fabersvej/Vilhelm Bergsøesvej 11 Helge Rodes Vej 47 Julsøvej 53 Julsøvej 57 Åvænget 15 Otto Benzonsvej/Peter Fabersvej osv. Henrik Autzen 12 Majdalen 13 Hammershusvej 16 Hammershusvej 19 Tamperdalsvej 48 Skæring Parkvej 55 Skæring Parkvej 60 Paludan Müllersvej 61 Chokoladen 63 Skæring Parkvej Keld Danielsen 30 Nørreskovvej 32 Nørreskovvej 34 Salonikivej 39 Attikavej 40 Fredensgade 43 Mosevænget 44 Hjulby Hegn 68 Østergade 69 Ryttervej Lars Hansen 04 Chr. Molbechs Vej/H.V. Kaalunds Vej 07 Vestre Ringgade 21 Finlandsgade 26 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 33 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 46 Vistoftparken 58 Ranunkelvej 70 Ranunkelvej 72 Rønnevangen Michael Rud 06 Bethesdavej/Risvang Allé 09 Trøjborgvej 14 Aldersrovej 17 Uffesvej/Rosenvangs Allé 18 Trøjborgvej 24 Kirkedammen 25 Reginehøj 27 Fuglebakkevej/Høgevej 65 Bethesdavej Olav Bertelsen 22 Illerupvej 23 Nydamsparken 28 Lindholmparken 31 Rydevænget 35 Skelagervej 41 Virupvej 42 Hjelmagerparken 45 Kappelvænget/Torpevænget 62 Skejbyparken 73 Virup Skovvej Søren Høgsberg 20 Norgesparken 29 Kalmargade 38 Visbjerg Hegn 50 Brendstrupvej 56 Katrinebjergvej 67 Hørretløkken 71 Damgårdstoften 02 Haugesundsvej osv. 10 Dalstien osv. Torben Kjølhede 36 Hallssti 37 Istedgade 49 Fredensgade 51 Fredericiagade 52 Viborgvej 54 Norsgade 59 Høegh Guldbergsgade 64 Herningvej 66 Herningvej

31 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender kontaktpersonordningen efter model A eller B.

32 NOTAT TIL PKT 3.A Beløbsgrænser vedr. råderet DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen RESUME Fusionsgrundlaget skitserer i afsnit 6.3, at organisationsbestyrelsen skal fastlægge nogle overordnede retningslinjer for brug af finansieret råderet og tilvalgsordning. PROBLEMSTILLING Hvis der eksempelvis ikke er afsat midler til udskiftning af køkkener eller det først er om 5-10 år kan en lejer have ønske om at få et nyt køkken. Hvis lejeren ikke selv kan finansiere køkkenet, er det kun muligt at låne til en nyt køkken, hvis det er besluttet på afdelingsmødet. Det er meget få der selv har betalt eksempelvis et nyt køkken og får en godtgørelse ved fraflytning. Der er en del af de ældre afdelinger i det tidligere Vesterbo der har haft mulighed for at låne af afdelingens midler (mellemregningen nu med Boligkontoret Århus). Det er hensigten at tilbyde denne mulighed til alle interesserede afdelinger i Boligkontoret Århus. Det er afdelingsmødet der skal godkende et forslag om finansieret råderet og eventuelt en tilvalgsordning. Vesterbo har tillige haft tilbudt en tilvalgsordning. Tilvalgsordningen består af en række ydelser, der tilbydes som tilvalg finansieret med lån fra afdelingen. Lejeren afholder det fulde beløb for projektet uanset om der fraflyttes inden lånet er tilbagebetalt. Der kan således ikke opnås godtgørelse for tilvalgsarbejder ved fraflytning. Den har primært været brugt til gulve og diverse arbejder udvendig i rækkehusafdelinger. Beløbet afvikles med 500 kr. pr. måned via lejen. Minimum kr. og maksimum kr. INDSTILLING Hvis en afdeling er interesseret i at tilbyde lån af afdelingens egne midler vil administrationen lave et forslag til afdelingsmødet. Den maksimale lejeforhøjelse pr. m 2 fastsættes for hver enkelt afdeling af organisationsbestyrelsen på mødet i juni efter indstilling fra administrationen.

33 Ligeledes fastsætter organisationsbestyrelsen på mødet i juni efter indstilling fra administrationen for hver enkelt afdeling et maksimalt beløb, der kan lånes af afdelingens mellemregning, idet nogle afdelinger har en forholdsvis beskeden mellemregning. For at undgå at begrænse arbejder kun til eksempelvis køkken og bad vil det være en fordel at skrive i forslaget til afdelingsmødet, at der kan lånes til alle forbedringsarbejder. Tilvalg kan tilbydes men vil næppe være aktuel i ret mange afdelinger. Administrationen kan lave forslag til afdelingsmødet. Beløbet afvikles med 500 kr. pr. måned via lejen. Der fastsættes et minimum på kr. og et maksimum på kr. for anvendelse af ordningen. Hvis lejer flytter inden beløbet er tilbagebetalt, medtages det skyldige beløb på flytteopgørelsen.

34 NOTAT TIL PKT 3.B Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb m.v. DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Der er ikke lovgivning om afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb, kontorhold og kursusudgifter. Ifølge Boligkontoret Århus vedtægter 18 stk. 8 afholder afdelingen rimelige udgifter. I Håndbog om almene boliger udgivet af KAB bør rådighedsbeløbet ikke sættes for højt, højst kr. pr. afdelingsbestyrelsesmedlem. Det er som regel væsentligt lavere. Formålet med notatet er give vejledning til afdelingsbestyrelser om beløb som de disponerer over uanset om det er rådighedsbeløb til møder m.v., kontorhold eller kursusudgifter og krav til dokumentation af udgifter. Beboeraktiviteter vedrører lejerne generelt uanset om det er afdelingsbestyrelsen eller et aktivitetsudvalg der får et beløb stillet til rådighed efter vedtagelse af budgettet på afdelingsmødet. INDSTILLING Afdelingsmødet godkender budget for rådighedsbeløb, kontorhold og kursusudgifter ifølge lovgivningen. Organisationsbestyrelsen henstiller, at der maksimalt udbetales kr. pr. afdelingsbestyrelsesmedlem. Der laves et årligt regnskab inklusive bilag der afleveres til administrationen senest ultimo januar for det forløbne år. Regnskab og bilag gennemgås af administrationen og indarbejdes i afdelingens regnskab. Der afleveres også regnskab og bilag vedrørende kontorhold, kursusudgifter og beboeraktiviteter senest ultimo januar. De indgår også i afdelingens regnskab. Alle bilag skal være underskrevet at den person der har afholdt udgiften/indtægten. Regnskab underskrives som minimum af formand og kasserer hvis en sådan er valgt. Der skal være mindst to underskrifter. Der kan udbetales op til kr. i telefongodtgørelse pr. afdelingsbestyrelsesmedlem pr.år uden dokumentation, typisk en gang i kvartalet af hensyn til medlemmer der udtræder i perioden. Det kræver beløbet er indregnet i budgettet. Der kan udbetales kørselsgodtgørelse ifølge takster fra SKAT. Refusion af udgifter til tog/bus/taxa afholdes af afdelingens rådighedsbeløb. Det afgørende er en afdelingsbestyrelse ikke selv skal afholde udgifter i forbindelse med deres arbejde, forudsat der er tale om rimelige udgifter. Bortset fra eventuelt telefongodtgørelse udbetales ikke beløb uden regning. Hvis et bilag er bortkommet underskrives et bilag af formand og en person mere at udgiften er afholdt.

35 NOTAT TIL PKT 3.C Arbejdskapital DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Arbejdskapitalen fra Højbo, Bo83 og Vesterbo er overført til Boligkontoret Århus pr. 1. januar Overskud/underskud i boligorganisationen indgår i arbejdskapitalen. Der kan opkræves bidrag til arbejdskapitalen fra afdelingerne. Det forudsætter dog arbejdskapitalen højst udgør kr. pr. lejemålsenhed (2012 tal). Det er besluttet ikke at opkræve bidrag selvom arbejdskapitalen er forholdsvis lav. Reglerne om arbejdskapitalen fremgår af driftsbekendtgørelsen kapitel 9. Det fremgår ikke hvad den kan bruges til bortset fra midler kan overføres fra arbejdskapitalen til dispositionsfonden eller der kan ydes tilskud til afdelingerne. INDSTILLING Da arbejdskapitalen er ret lav i Boligkontoret Århus indstilles det der kun bruges i helt særlige tilfælde. Det fremgår også af side 8 i beslutningsgrundlaget. Tilskud fra arbejdskapitalen kan ydes til helt særlige problemramte byggesager som eksempelvis Rønnevangen i Sabro på grund af hovedentreprenørens konkurs. Den kan eventuelt benyttes i større renoveringsprojekter der kræver tilskud fra organisationen. Her tænkes på projekter der er omfattet af støtte fra Landsbyggefonden eller Byggeskadefonden. Her er dog muligt at benytte dispositionsfonden og evt. trækningsretten på sigt. Det indstilles der ikke ydes tilskud til afdelingerne via arbejdskapitalen. Hvis en afdeling har brug for støtte må dispositionsfonden benyttes. Det gælder uanset om det er støtte til driften og/eller vedligeholdelsesplanen.

36 NOTAT TIL PKT 3.D Dispositionsfond DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING I beslutningsgrundlaget for fusionen er der lavet oversigter over dispositionsfonden i Højbo, Bo83 og Vesterbo med forventet tilgang og afgang for perioden Tilskud ifølge grundlaget står ved magt uden godkendelse i bestyrelsen. Dispositionsfonden sammenlægges pr. 1. januar I dispositionsfonden indgår som hovedregel ⅓ af ydelsen på oprindelige lån der er tilbagebetalt til kreditforeningen. Der kan på et tidspunkt blive tale om tilskrivning af renter. Afgangen består af tilskud til afdelinger m.v. Der vil opstå situationer, udover de bevilgede tilskud, hvor det kan være nødvendigt med tilskud. Vi skal dog helst undgå at komme under kravet til dispositionsfonden på p.t kr. pr. lejemålsenhed. I modsat skal vi opkræve p.t. 227 kr. pr. lejemålsenhed. INDSTILLING De allerede bevilgede tilskud står ved magt, som det fremgår af fusionsgrundlaget. I forbindelse med budgetlægningen vurderer administrationen om der er behov for tilskud til driften (via budgettet) og evt. til vedligeholdelsesplanen. Denne vurdering sker på baggrund af lejens størrelse, beliggenhed og dermed udlejning samt behov for vedligeholdelse af afdelingen, som det fremgår af fusionsmaterialet side 9. Hvis administrationen vurderer der er behov for tilskud laves en indstilling til bestyrelsesmødet i juni. På den måde sikrer vi evt. tilskud er fastsat og kan indregnes i budgettet i god tid inden afdelingsmødet. Driftstilskud bør kun gives undtagelsesvis, og kun kombineret med andre virkemidler for at forbedre afdelingens situation. Tilskud bør fortrinsvis gives målrettet til konkrete initiativer frem for som generelt driftstilskud. Vedligeholdelsesplanen for de to følgende år gennemgås for at vurdere om der er behov for tilskud. Der kan opstå et behov for tilskud som ikke kunne forudses da fusionsgrundlaget blev udarbejdet. Afdelingens økonomiske situation kan også være ændret. Der kan blive tale om medfinansiering af projekter via Landsbyggefonden eller Byggeskadefonden. Der er allerede indregnet tilskud til nogle afdelinger. Der kan opstå helt ekstraordinære situationer i løbet af en regnskabsår der kan gøre det nødvendigt med et tilskud for at undgå et betydeligt underskud i afdelingen. Her tænkes et eller flere store tab ved fraflytning, som ikke kan dækkes af afdelingens egne midler henlagt hertil. Det kan være

37 på grund af misligholdelse eller dødsbo. Det kan også være en afdeling der er ramt af flere forsikringsskader (rørskade m.v.) hvor der er selvrisiko eller forsikringen kun dækker en mindre af udgiften, således afdelingen får en stor ekstraregning (typisk rørskader). Det er ikke muligt at lave en komplet liste. Der tages som udgangspunkt først stilling til et evt. tilskud når regnskabet for afdelingen er klar.

38 NOTAT TIL PKT 3.E Politik for bestyrelsesvederlag og refusion af udgifter i det beboerdemokratiske arbejde DATO 25. januar 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUME Fusionsgrundlaget og aftalerne mellem formændene for Bo83, Højbo og VesterBo pålægger bestyrelsen at fastlægge en politik for refusion af udgifter i det beboerdemokratiske arbejde. PROBLEMSTILLING Den overordnede holdning er, at den beboer, der vælger at engagerer sig i bestyrelser, udvalg eller repræsentantskab, ikke skal pålægges udgifter i den forbindelse. Dertil kommer, at opgaven og ansvaret med at lede en organisation af Boligkontoret Århus størrelse gør, at det er hensigtsmæssigt at udbetale et honorar for opgaven. A. Bestyrelsesvederlag Der er afsat kr. i budgettet for 2012 til vederlag til bestyrelsen. Der foreligger ingen regler for, hvorledes dette skal fordeles. De større daglige opgaver, der påhviler formanden, taler for, at vederlaget fordeles fx med to dele til formanden og én del til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Eftersom der er to forskellige bestyrelser i 2012, fordeles vederlaget med 5/12 til overgangsbestyrelsen frem til og med maj samt 7/12 til den følgende bestyrelse. Det indarbejdes i budgettet for 2013, at der fra juni 2013 kan udbetales et helt års vederlag i juni måned dækkende perioden fra repræsentantskabsmødet det pågældende år til repræsentantskabsmødet det følgende år. Således budgetteres der i 2013 og kun i 2013 med 17/12 bestyrelseshonorar. Der udbetales ikke særskilt honorar til medlemmer af organisationsbestyrelsens byggeudvalg. B. Refusion af udgifter i det beboerdemokratiske arbejde Udgifter til beboerdemokratisk arbejde i organisationsbestyrelse, udvalg og repræsentantskab, bør refunderes, således at udlæg til fx transport og kopiering refunderes efter bilag.