Referat af ordinær generalforsamling i Ferieforeningen Vejret d. 17/

Transkript

1 Referat af ordinær generalforsamling i Ferieforeningen Vejret d. 17/ Dagsorden ifølge vedtægterne: 1. Valg af dirigent og referent 2. Valg af stemmetællere 3. Bestyrelsen aflægger beretning 4. Kassereren fremlægger revideret regnskab 5. Valg i henhold til 8 stk.7 På valg er: Formand Nina Wallin På valg i 2011 Best. medlem Flemming Geisler-Skou På valg i 2011 Best. medlem Susanne Christiansen På valg i 2011 Best. suppleant Brita Marker På valg i 2011 Best. suppleant Keld Lundberg På valg i 2011 (2012), genopstiller ikke Revisor Nils Lorentsen På valg i 2011 Revisorsuppleant Arne Ipsen På valg i 2011, genopstiller ikke 6. Fastsættelse af budget, kontingent, indskud, husleje og retningslinjer for tildeling af lejeperioder (jf. 5, stk.7) a. Fastsættelse af budget forslag fra et flertal i bestyrelsen er vedhæftet/vedlagt b. Fastsættelse af kontingent, indskud og husleje. Bestyrelsen forslår fastholdelse af kontingent, indskud og husleje forslag vedhæftet/vedlagt, motivation er uddybet nedenfor c. Retningslinjer for tildeling af lejeperiode. Bestyrelse forslår ændring af lejeperiode forslag vedhæftet/vedlagt, motivation er uddybet nedenfor 7. Indkomne forslag a. Forslag fra bestyrelsen om vedtægtsændring punktet er til urafstemning på vedhæftede/vedlagte stemmeseddel, motivation er uddybet nedenfor b. Forslag fra medlem, Alix Rasmussen (tre dokumenter): 7b-1 alternativ forslag til pkt. 6a. Fastsættelse af budget. Forslag vedhæftet/vedlagt inklusive vedlæg Spørgsmål vedr. driften og vedligeholdelse/renovering af sommerhuset, som medlemmerne opfordres til at se på og overveje deres stilling, så vi kan få en ide om medlemmernes holdninger. Vedlæg til 7b-1 Spørgsmål vedr. driften og vedligeholdelse/renovering af sommerhuset 7b-2 alternativ forslag til pkt. 6b Fastsættelse af kontingent, indskud og husleje. Der foreslås fastholdelse af kontingent og indskud og en mindre ændring/modernisering af lejepriser. 8. Eventuelt Formand Nina Wallin bød velkommen. Der deltog i alt 10 medlemmer ved generalforsamlingen. Ad 1 Valg af dirigent og referent Valgt som dirigent: Lars Ole Christensen Valgt som referent: Majbritt Aminde Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen er lovligt indkaldt: Vedtægterne foreskriver, at den ordinære generalforsamling afholdes inden udgangen af marts og indkaldes med mindst 14 dages varsel ved til alle foreningens medlemmer (se 4, stk. 6). Indkaldelsen er udsendt 28. februar Referat af ordinær generalforsamling i Ferieforeningen Vejret 17. marts 2011 side 1 af 7

2 Formanden bemærker, at der i den opdaterede indkaldelse under punkt 7b-2 står: 7b-2 alternativ forslag til pkt. 6a. Der skal står: 7b-2 alternativ forslag til pkt. 6b. Desuden er der en rettelse til teksten på vedlægget Vedlæg til forslag 7b-2. Den rigtige tekst skal være Vedlæg til forslag 7b-1. Ad 2 Valg af stemmetællere Valgt som stemmetællere: Brita Marker og Susanne Christiansen. Ad 3 Bestyrelsen aflægger beretning Formand Nina Wallin aflagde bestyrelsens beretning for 2010 og fortalte om planer for 2011: Huset Vores solpanel gør en forskel i at holde huset mere tørt end tidligere. Allerede ved forårsklargøringen i 2010 kunne vi mærke og dufte forskellen. Solpanelet er en god investering i at bevare vores hus sundt. I år planlægger vi at male huset, så vi også holder træbeklædningen sund. Vi fik sat beslag på vinduet i køjerummet, så der kan luftes ud om natten, uden at få alt for mange insekter ind. Desuden fik flere væglamper monteret længere ledninger. Som vi har skrevet på hjemmesiden blev planerne om nye møbler til stuen ikke sat i værk i Der var simpelthen flere ad hoc udgifter end forventet. Bestyrelsen har erkendt at vi må afsætte flere midler i budgettet, hvis møblerne skal skiftes. Derfor fremstår budgetforslaget også med et underskud. Budgettet vender vi tilbage til under punkt 6. Vi købte et lille 19-tommers fjernsyn, som har vakt varierende begejstring blandt lejerne i Flere syntes at fjernsynet var for lille, mens andre syntes at fjernsynet ikke skal have en central rolle, og at småt derfor er godt. Om ikke andet så er fjernsynet fremtidssikret til efter Nogle af lejerne havde dog problemer med signalet i den seneste sæson, så det problem prøver vi også at afhjælpe i I 2010 fik vi også købt 2 enkelte selvoppustelige luftmadrasser. De er afprøvet og efter forlydende gode at ligge på. Haven I foråret fik vi lavet skelettet og taget på det nye skur. Skuret måtte vente til efteråret med sidebeklædninger, fordi træet fra det gamle skur var optaget af en solsorterede med fire æg. Men skuret fik altså beklædt siderne, og mangler kun flisebelægning i bunden. Det gamle skur vil vi omdanne til kompost for småt haveaffald, for der er stadig rigtig meget havearbejde at tage fat på. Vi skal dog lige undersøge om kommunen tillader kompost på grunden. Ved sæsonens afslutning var vi bekymret for vores to elletræer, som efterhånden hældte faretruende ind over huset. Vi turde ikke overlade fældning til medlemmerne, og arrangerede derfor en professionel til at ordne jobbet for os. Når vi kommer derned i den kommende sæson, har vi derfor to træer til brændeophug. Ikke nok med det. I år har vi også et piletræ der skal fældes, fordi hvepse i træet i sommer fik det til at opgive gejsten. Vi havde planlagt at plante bøgehæk i skellet mod vest, men da efteråret kom, var naboen kommet os i forkøbet. Så vi har gratis og uden indsats fået bøgehæk i skelet. Desuden har vi et udestående med at opsætte en ny postkasse. Den ryddede del af haven gik det forholdsvis godt med at få holdt i 2010, så nu håber vi at græsset tager over. Muligvis skal græsset have hjælp af nye græsfrø, og en fortsat indsats fra Vejrets medlemmer i at holde al anden bevoksning væk. Vi vil gerne rydde mere af haven, og så græs i stedet. For at det kan lade sig gøre planlægger vi i fremtiden at få gravet ud til dræn. Referat af ordinær generalforsamling i Ferieforeningen Vejret 17. marts 2011 side 2 af 7

3 Udlejning I 2010 gik det trægt med at få lejet huset ud. Heldigvis havde huset interesse hos flere af vores tilbagevendende gæster, så vi opnåede de indtægter som vi havde budgetteret med. Opfølgning på beslutninger/forslag fra GF 2010 På GF 2010 blev bestyrelsen opfordret til flere initiativer. Nogle har jeg allerede nævnt. De øvrige er: 1. Udarbejde vedtægtsændringer i forhold til forslag til generalforsamlingen. Bestyrelsen fremlægger et forslag: pkt. 7a 2. Haveredskaber Vi prioriterer to haveredskaber i år: Kratrydder og græsslåmaskine, men indkøbene afhænger selvfølgelig af om budgettet tillader det. Planer for Prioritering af arbejdsopgaver og forbedringer på hus og have Hvis I har læst notesiden i budgettet, kan I se, at vi har flere forbedringer i tankerne. Oplysningerne er for at give jer et indblik i vores planer, så I har baggrundsviden, når I skal bevilge budgettet. Hvis forårsklargøringen viser at vi bliver nødt til at ændre planerne, gør vi det. Husets tilstand er selvfølgelig det vigtigste i prioriteringen. Afsluttende bemærkninger I 2010 har vi forsøgt at forbedre kommunikationen omkring udlejning og deltagelse i arbejdsweekender. Vores forsøg har ikke været et ubetinget nederlag for ét medlem deltog da i arbejdsweekenden i efteråret. Vi håber at gøre det bedre i år. Ad 4 Kassereren fremlægger revideret regnskab Revisorerne har ikke fundet anledning til bemærkninger af regnskabet. Regnskabet blev godkendt. Ad 5 Valg i henhold til 8 stk.7 Følgende var på valg og modtog genvalg uden modkandidater: Formand Nina Wallin genopstiller som formand Flemming Geisler-Skou genopstiller som bestyrelsesmedlem Susanne Christiansen genopstiller som bestyrelsesmedlem Brita Marker genopstiller som bestyrelsessuppleant Best. Suppleant Keld Lundberg angav i 2010 at han kun ønskede at være bestyrelsessuppleant for et år. Posten er derfor ledig. Bestyrelsen indstiller Birgitte Knudsen som bestyrelsessuppleant. Hun blev valgt uden modkandidater. Nils Lorentsen genopstiller som revisor. Revisorsuppleant Arne Ipsen ønsker ikke at genopstille. Bestyrelsen indstiller Knud Jacob Simonsen som revisorsuppleant. Han blev valgt uden modkandidater. Efter generalforsamlingen har Alix Rasmussen meddelt at han ønsker at trække sig som kasserer. Ifølge vores vedtægter 7, stk. 6 indtræder bestyrelsessuppleant, som er valgt for samme periode som det afgående bestyrelsesmedlem. Birgitte Knudsen er informeret om vedtægternes ordlyd og har accepteret at varetage posten som kasserer. En enig bestyrelse indsætter Birgitte Knudsen som kasserer for Ferieforeningen Vejret. Ad 6 Fastsættelse af budget, kontingent, indskud, husleje og retningslinjer for tildeling af lejeperioder (jf. 5, stk.7) Da der er indkommet medlemsforslag som relaterer til dette punkt, drøfter vi både bestyrelsens forslag og medlemsforslaget under dette punkt. Referat af ordinær generalforsamling i Ferieforeningen Vejret 17. marts 2011 side 3 af 7

4 Fastsættelse af budget: Forslag 6a. Fra et flertal i bestyrelsen Forslag 7b-1 og vedlæg. Fra medlem Alix Rasmussen Bestyrelsens motivation: De seneste år har vi budgetteret med underskud for at få lavet nogle tiltrængte mangler. I år forslår bestyrelsen igen et budget med underskud, vel vidende at dette ikke kan blive ved uden at tære på vores likviditetsbuffer. De forbedringer, vi har i tankerne i år, ønsker vi ikke at låse os helt fast på. Vores hovedmål er at arbejde indenfor de rammer budgettet giver os. Fx har GF flere gange talt om nye møblerne, men møblerne har måttet vige pladsen for uforudsete udgifter, så vi overholdt budgettet. Det foreslåede budget indeholder at el-prisen er ændret til 4 kr./kwh, således at vi har balance mellem el-udgifter og el-indtægter. Dette er en flertalsbestyrelsesbeslutning, som følger af stigende el-priser. I den pris flertallet har besluttet er målerafgiften indeholdt, og det resulterer i en kwh-pris over 3 kr. Med det foreslåede budget tærer vi igen på likviditetsbuffer, og ender med en kontantsaldo omkring kr. Kigger vi over en årrække , så akkumulerer vores resultat til kr., selv med det budgetterede underskud. Medlem Alix Rasmussens motivation: Vedr. budget og priser har der været en principiel uenighed vedr. fastlæggelse af el-prisen. Denne er ifølge de seneste beregninger fra SEAS steget til 2,01 kr. pr kwh, og jeg foreslår en uændret pris på kr. 3,00, mens flertallet foreslår en stigning til kr. 4,00. Det synes jeg ikke er acceptabel, da det vil medføre, at enkelte lejere vil betale en merpris, mens andre slipper billigere, fx vil en lejer, der er uheldig og lejer huset i en kold uge, og måske heller ikke tåler så meget røg i stuen, fx kunne komme op at bruge 300 kwh, og derved med de nuværende priser betale en overpris på ca. kr. 300 kr. Med en stigning til 4 kr. vil overprisen blive 600 kr. Og det synes jeg ikke der er nogen begrundelse for. De fleste udlejere har en pris på ca. kr. 2,00 pr. kwh, så der er ingen begrundelse for den høje pris. Såfremt der skal skaffes flere penge i kassen, bør det ske på anden og mere retfærdig vis. Der har også været lidt uenighed vedr. de sekundære prioriteringer af indkøb af materiel, værktøjer og møbler til huset. Jeg mener bl.a., at det er vigtigt, at vi får færdiggjort skuret, får sat den indkøbte postkasse op og får indkøbt en større græsslåmaskine, da den gamle ikke rigtigt kan klare højt græs. Det giver flertallets forslag desværre ikke mulighed for, og jeg foreslår derfor, at posten Husets drift, vedligehold, indkøb forhøjes til kr , da jeg ikke mener, at det er nødvendigt med den hårde prioritering. Formanden havde en principiel bemærkning, inden vi startede diskussionen: Et flertal i bestyrelsen har besluttet de forslag som vi fremlægger, og jeg må pointere at Alix ikke fremlægger sit forslag som et medlem af bestyrelsen, men som menigt medlem. Det er en rigtig god problemstilling som Alix rejser, og et flertal i bestyrelsen vil bede generalforsamlingen om at give os mandat til at arbejde videre med problemstillingen i det kommende år. Vores indstilling går på at bestyrelsen udarbejder et sammenhængende økonomisk perspektiv, som vi kan drøfte på generalforsamlingen i Beslutning: Der var 9 stemmer for bestyrelsens forslag, og 1 imod. Referat af ordinær generalforsamling i Ferieforeningen Vejret 17. marts 2011 side 4 af 7

5 Fastsættelse af kontingent, indskud og husleje: Forslag 6b Fra et flertal i bestyrelsen Forslag 7b-2 Fra medlem Alix Rasmussen Bestyrelsens motivation: Bestyrelsen forslår fastholdelse af kontingent, indskud og husleje. Både kontingent, indskud og huslejen skal ligge på et niveau, så indtægterne ligger over eller balancere med udgifterne. De seneste års udlejning har kun lige resulteret i et overholdt budget, og det er svært at få nye medlemmer. I øjeblikket har vi fire ledige medlemskaber og de ansatte på DMI viser ingen videre interesse i at opnå medlemskab i foreningen. En forhøjelse af indskud og kontingent gør kun interessen mindre, og vedtægterne betinger at man skal være ansat på DMI for at opnå medlemskab. Vi ved også, at vores hus er af primitiv standard, og det begrænser hvor højt vi kan sætte priserne. Årsagen til regnskabsbalancen er ekstraindtægter fra gæsteudlejning. Hvis vi mister denne indtjening kan vi ikke foretage forbedringer på huset. Vi risikerer at miste indtjeningen, hvis vi presser prisen. Omvendt vil en prisnedsættelse muligvis tiltrække flere udlejninger til medlemmer, men uden ledige perioder til gæster har vi ingen ekstraindtægter og kun råd til få forbedringer. Bestyrelsen planlægger at drøfte langsigtede fremtidsplaner for huset det kommende år. Indtil vi har lagt planerne, foreslår vi altså fastholdelse af kontingent, indskud og husleje. Medlem Alix Rasmussens motivation: Der foreslås fastholdelse af kontingent og indskud og en mindre ændring/modernisering af lejepriser. Jeg foreslår, at lejepriserne moderniseres med en mellemsæson, så de mere følger de fleste udlejere: Lejepriser Pr. uge Weekend Pr. dag Højsæson uge kr. 600 kr. 260 kr. Mellemsæson, uge 23-26, kr. 450 kr. 200 kr. Øvrig sæson 800 kr. 300 kr. 130 kr. Baggrunden for dette forslag er primært et forsøg på at øge belægningsprocenten uden for skolernes sommerferie og dermed øge indtægterne, men samtidig skabes et mere retfærdigt system, når man sammenligner med normalpriser på området. Som det nævnes i vedlæg til 7b-1., har vi i de sidste par år kørt med underskud. Igen i år budgetteres der med et underskud, og umiddelbart ser det ud til, at vi kan få endnu et underskud i det kommende år. Det kan naturligvis ikke bare fortsætte. Fremover må enten udgifterne reduceres og/eller indtægterne forhøjes, så der er balance. Evt. kan der blive tale om kassekredit/lån. Bestyrelsen kan naturligvis egenhændigt beslutte hvilke tiltag den mener, bedst skaber balance, og forelægge dem for GF til godkendelse. Men jeg mener, at det kunne være godt at få flere synspunkter om, hvorledes vi bedst løser problemet, fx: skal indtægter øges ved højere kontingent, skal indtægter øges ved højere indskud, skal medlemmer få delvis refusion af indskud ved udmeldelse (fx 50 %), skal indtægter øges ved højere lejepriser, skal der benyttes kassekredit/lån, Referat af ordinær generalforsamling i Ferieforeningen Vejret 17. marts 2011 side 5 af 7

6 Formanden havde oplysende bemærkninger, inden vi startede diskussionen: På GF i 2010 forslog vi nye priser for kontingent, indskud og leje, og de priser har fungeret i Baggrunden for vores indstilling var netop drøftelser som dem Alix lægger op til med sit forslag. Vi har altså drøftet høj-, mellem- og lavsæson, men forkastet strukturen fordi det er en struktur, som ferieforeningen har haft før, uden videre succes. Jeg kan oplyse at foreningen allerede har en kassekredit, som går op til kr.. Vi har i øjeblikket problemer med at tiltrække nye medlemmer og at få de eksisterende medlemmer til at leje huset, så inden vi tager hul på at fastsætte nye priser, er det måske bedre at bruge energi på at undersøge/løst de problemer. Af selvsamme årsag vil et flertal i bestyrelsen bede generalforsamlingen om at give os mandat til at arbejde videre med problemstillingen i det kommende år. Vores indstilling går på at bestyrelsen sammen med det økonomiske perspektiv også har fokus på det dalende medlemstal og indtægterne. Beslutning: Der var 9 stemmer for bestyrelsens forslag og 1 imod. Forslag 6c. Ændring af retningslinjer for udlejning jf. 5, stk. 7: Bestyrelsen forslår en ændring af lejeperioden i lavsæsonen, således at: Skiftedag er lørdag kl. 12 i højsæsonen, og søndag kl. 15 i den øvrige sæson. Motivation: Bestyrelsen håber at den foreslåede ændring kan øge udlejningen. Ved at ændre lejeperioden fra søndag til søndag åbner vi for leje i weekender i lavsæsonen, når huset ikke er lejet ud for en hel uge. Bestyrelsen evaluerer selvfølgelig resultatet efter sæsonen afslutningen. Beslutning: Forslaget blev vedtaget. Ad 7 Indkomne forslag Forslag 7a Vedtægtsændring På generalforsamlingen 2010 blev der vedtaget vedtægtsændringer. Sammen med vedtagelsen var generalforsamlingen dog opmærksom på at tidsfristerne for indkaldelse af forslag til generalforsamlingen var for kort. Bestyrelsen blev bedt om at udforme et forslag til at ændre dette forhold i vedtægterne. I det fremsendte forslag fremgår tilføjelser med rødt skrift, og sletninger med sort overstreget skrift. Forslaget gælder paragraf 8, skt. 2 og 5: Paragraf 8 stk. 2: Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af marts måned og indkaldes med mindst 4 ugers 14 dages varsel Paragraf 8 stk. 5: Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 2 uger 7 dage før generalforsamlingen og sendes ud til medlemmerne senest 1 uge før generalforsamlingen. men Mindre ændringsforslag kan fremsættes på selve generalforsamlingen. Vedtægtsændringerne kan vedtages, når mindst 1/3 af foreningens medlemmer er til stede ved generalforsamlingen eller har stemt pr. brev og mindst 3/4 af disse stemmer for. Med 35 kontingentbetalende medlemmer betyder det, at vedtægtsændringer kan vedtages hvis mindst 12 medlemmer har stemt og 8 af disse stemmer for. Bestyrelsen har modtaget 4 stemmesedler på mail samt 1 med posten. Stemmeudvalget sammentalte mail- og poststemmerne med stemmerne afgivet på generalforsamling. Resultat: Referat af ordinær generalforsamling i Ferieforeningen Vejret 17. marts 2011 side 6 af 7

7