12. marts Velkommen til workshop om: Den nye udbudslov: Funktionsudbud og TCO-betragtninger

Transkript

1 12. marts Velkommen til workshop om: Den nye udbudslov: Funktionsudbud og TCO-betragtninger

2 12. marts Det totaløkonomiske perspektiv Sandie Nøhr Nielsen Udbudsjurist & TCO-ansvarlig

3 Livscyklusomkostninger (LCC) 12. marts

4 12. marts Materialeudvinding Eksterne omkostninger Transport af "råvare" Eksterne omkostninger Produkt produktion Eksterne omkostninger Transport fra fabrik til forhandler Eksterne omkostninger Produktindkøb Interne omkostninger Transport til slutbruger Interne omkostninger Drift Interne omkostninger Service Interne omkostninger Vedligeholdelse Interne omkostninger Bortsakffelse hos ejer Interne omkostninger Destruktion (og genanvendelse) Eksterne omkostninger

5 12. marts Livscyklusomkostninger (LCC) Det nye udbudsdirektiv (2014/24/EU) Art. 68 Den nye udbudslov Indkøbets livscyklusomkostninger på engelsk: Life Cycle Cost (LCC) Nyt! Miljøeksternaliteter (eksterne omkostninger) Miljøomkostninger, herunder forurening forårsaget af materiellet

6 12. marts Hvorfor konkurrenceudsættelse? Det indre markedsperspektiv Den erhvervsøkonomiske udvikling i EU Det nationale perspektiv Effektiv ressourceudnyttelse af offentlige midler (Value for Money)

7 12. marts Helhedsvurderingen effektiv ressourceudnyttelse Regeringens strategi for intelligente offentlige indkøb Princip 5: Overvej altid at inddrage totalomkostninger ved indkøb for at sikre lave totaløkonomiske omkostninger i brugsperioden Indkøbets totalomkostninger - på engelsk: Total Cost of Ownership (TCO) På anskaffelsestidspunktet foretages en langsigtet vurdering af indkøbets økonomiske konsekvenser

8 12. marts Omkostningsstrukturen Ved at belyse de omkostninger, der relaterer sig til at eje, anvende og bortskaffe et indkøbt produkt, skabes der sammenhæng i forhold til ønsket om effektiv økonomi ved offentlige indkøb Total Cost of Ownership (TCO) Anskaffelsespris Drift Summen af: Anskaffelsespris Transaktionsomkostninger Driftsomkostninger Vedligeholdelsesomkostninger Bortskaffelsesomkostninger Vedligeholdelse Bortskaffelse

9 12. marts Konkurrence på mere end blot anskaffelsesprisen Hvorfor? Leverandør: Innovationsskabende Offentligt: Lavere udgifter Samlet: Samfundsøkonomisk gevinst

10 12. marts Generelt om de juridiske rammer for TCO Udbudsdirektivet (2004/18/EF) Krav, kriterier m.v. skal have tilknytning til kontraktens genstand Krav, kriterier m.v. skal være verificerbart Det skal være gennemsigtigt hvorledes TCO indgår i udbuddet Det skal være muligt for alle tilbudsgivere at få adgang til materialet, hvor oplysningerne fremgår

11 12. marts Den praktiske håndtering (1) Metoder til at få totaløkonomi ind i udbuddet: (Teknisk specifikation - Udbudsdirektiv 2004/18/EF - art. 23) Mindstekrav, Tilbudsliste/prisliste Metoderne kan kombineres - dvs. der stilles mindstekrav til visse aspekter og evalueres på andre aspekter

12 12. marts Den praktiske håndtering (2) TCO-analyse i forbindelse med et udbud 1. Identifikation af alle interne omkostninger forbundet med at eje Dialog med branchen for at fremskaffe driverne bag omkostningerne 2. Prisopsplitning Costdriverne anvendes til at specificere leverandørernes priser til et detaljeniveau, som er håndterbart og som kan kommercialiseres Costdriverne skal overholde de generelle EU-retlige principper, og have tilknytning til kontraktens genstand. Ydermere er det væsentligt at driverne ikke skaber unødig kompleksitet i udbuddet

13 12. marts Den praktiske håndtering (3) Tilbudsevaluering: (Udbudsdirektiv 2004/18/EF - art. 53) Evalueringsmodeller Laveste pris (TCO-opgørelse som et økonomisk kriterium i tilbudsevalueringen) Økonomisk mest fordelagtige tilbud (TCO som en del af de kvalitative kriterier i tilbudsevalueringen)

14 12. marts SKI s erfaring Tilbudsevaluering på TCO-pris ( laveste pris ) Computere og skærme AV-udstyr Multifunktionsmaskiner og printere Køkkenudstyr (køle- og fryseskabe) Fx. AV-udstyr En samlet tilbudspris = TCO-pris = anskaffelsespris + pris/elforbrug 5år + pris/projektorpære

15 12. marts Totaløkonomi i udbud Hvor skal ordregiver starte? Funktionsudbud Traditionelt udbud Fx offentlig og begrænset udbud Konkurrencepræget dialog Foranalyse Offentlig-privat partnerskab (OPP) Udbud med forhandling

16 12. marts Traditionelt udbud vs. Funktionsudbud Traditionelt udbud Teknisk specifikationer (løsningsbeskrivelse) Den ordregivende myndighed ved hvad denne får sikkerhed for resultatet, men ikke totaløkonomi Kræver at den ordregivende myndighed har en meget stor viden om markedet, og hvilke mindstekrav og evt. målemetoder der kan stilles for at opnå det ønskede totaløkonomiske resultat. Kan være tids- og ressourcekrævende at afdække markedet i denne henseende Funktionsudbud Formkrav Den ordregivende myndighed sikre ved brug af funktionsudbud, at udnytte de for leverandørernes viden om markedet og deri driftseffektivitet, som ikke kan opnås gennem markedsdialog ved traditionelt udbud Jo større usikkerhed ordregiver har om markedets innovationsniveau, jo større grund til at anvende funktionsudbud

17 12. marts De 3 råd Fokus i foranalysen Prisopsplitning Videndeling

18 12. marts Oplysninger om TCO Samfundsansvar & TCO Forum for Bæredygtige Indkøb: TCO Miljøstyrelsens TCOværktøjer: Konkurrence- & Forbrugerstyrelsen: Totalomkostninger i udbud

19 KONTAKT Sandie Nøhr Nielsen Udbudsjurist & TCO-ansvarlig Telefon:

20 Årsdage for offentligt indkøb 2015 TCO/LCC i en udbudsretlig kontekst Jens Bødtcher-Hansen, partner, advokat jbh@kammeradv.dk

21 Dagsorden Side Opmærksomhed og relevans? 2. De begrænsende faktorer i dag 3. Det udbudsretlige udgangspunkt i dag 4. Det udbudsretlige udgangspunkt i morgen 5. Kontraktuel opfølgning/håndhævelsen

22 1. Øget opmærksomhed Side 22 Fremgår af regeringens Strategi for intelligente offentlige indkøb (efteråret 2013) Anbefaling fra Produktivitetskommissionen (2014) En række aktuelle initiativer på byggeområdet/energiområdet Ny vejledning fra KFST om Totalomkostninger i udbud (2014) Direktiv 2014/24/EU og udbudsloven, der aktuelt er i høring, indeholder som noget nyt eksplicitte bestemmelser om TCO/LCC

23 1. Hvorfor relevant? Side D&V Anlæg Byggeri 1 Byggeri 2

24 2. De begrænsende faktorer i dag Side 24 Manglende værktøjer til beregningerne (fælles og kendt reference- og beregningsgrundlag) Manglende erfaringsgrundlag vedrørende levetid, omkostninger til vedligeholdelse og rengøring mv. Juridiske usikkerheder hvad må vi, og hvordan gør vi? Og hvordan følger vi op på det? Anlægsbudgettet låses fast for tidligt der er ikke plads til at prioritere den langsigtede besparelse Element af kassetænkning? Hvem får gevinsten (internt/internt, internt/eksternt)

25 3. Det udbudsretlige udgangspunkt i dag Side 25 Ved selve konkurrenceudsættelsen (udbud) kan totaløkonomien i projektet lidt forsimplet tænkes ind på følgende måder: I) Gennembrug af mindstekrav II) Gennem brug af funktionskrav III) Gennem brug af konkurrenceparameter (kvalitativt/kvantitativt) IV) Gennem fastlæggelse af udbudsdesign (samlet udbud, OPP mv.)

26 3. Det udbudsretlige udgangspunkt i dag Side 26 Art. 53, stk. 1, litra a) og b), fastslår, at ordregiver ved tildeling af kontrakter skal vælge mellem enten tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" eller tildelingskriteriet "laveste pris". Når tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, skal tildelingen ske på baggrund af nærmere angivne underkriterier. Art. 53, stk. 1, litra a), angiver f.eks. kvalitet, pris, teknisk værdi, æstetik og funktionsmæssige karakter, miljøegenskaber, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice og teknisk bistand samt leveringsdato og leveringstid eller færdiggørelsestid som mulige underkriterier.

27 3. Det udbudsretlige udgangspunkt i dag Side 27 Direktivets eksempler på mulige underkriterier er ikke udtømmende, og ordregiver kan derfor fastlægge andre underkriterier. Skal dog være en tilknytning til kontraktens genstand. FSD art. 47, stk. 1, litra a) omkostninger i levetiden. Tildelingen skal i øvrigt ske på grundlag af objektive kriterier, der sikrer, at principperne om gennemsigtighed, ikke-forskelsbehandling og ligebehandling overholdes, og at tilbuddene vurderes på reelle konkurrencevilkår.

28 3. Det udbudsretlige udgangspunkt i dag Side 28 Krav om gennemsigtighed og ligebehandling Det skal være gennemsigtigt, hvorledes TCO indgår i udbuddet, og det skal være muligt for alle tilbudsgivere at få adgang til materialet, hvor oplysningerne fremgår Krav om tilknytning kontraktens genstand (hvor går grænsen?) Krav, kriterier m.v. skal være verificerbart Pligt til efterprøvelse? (reelle konkurrencevilkår)

29 3. Det udbudsretlige udgangspunkt Side 29 Verificering af oplysningerne kravet om effektiv kontrol? Eksempel: To sammenlignelige tilbud på anskaffelsesprisen, men med angivelse af MTBF er (urealistisk) forskellig. Vinderen skal helst være den, der er bedst og billigst over tid og ikke den, der lyver bedst Domstolens praksis og klagenævnets praksis peger/pegede (måske) i retning af 2 forskellige udgangspunkter

30 3. Det udbudsretlige udgangspunkt Side 30 EVN AG mod Republik Österreich (C-448/01) Offentligt udbud af en rammeaftale om forsyning af elektricitet til offentlige bygninger i Kärnten. Tildelingskriteriet var det økonomisk mest fordelagtige tilbud: Nettoprisen pr. kwh med vægt på 55 % Elektricitet fra vedvarende energikilder med vægt 45 % (score for andel over et vist minimumsniveau) Forpligtede sig til ikke at levere elektricitet fra atomkraftværker. Intet krav om dokumentation / bevis for forsyningskilder

31 3. Det udbudsretlige udgangspunkt Side 31 Sagsøgerne gjorde i tilbuddet blot opmærksom på, at de rådede over egne produktionsanlæg, som producerede elektricitet fra sådanne energikilder, herunder vandværker. Sagsøgeren fik laveste score på kriteriet elektricitet fra vedvarende energikilder

32 3. Det udbudsretlige udgangspunkt Side 32 Spørgsmålet (præjudicielt) omhandler følgende elementer, jf. præmis 29: a) kriteriet vægtes med 45%, b) kriteriet er hverken ledsaget af krav, der gør det muligt at foretage en effektiv kontrol af nøjagtigheden af de oplysninger, der er indeholdt i buddene, eller af krav, der nødvendigvis gør det muligt at nå det ønskede mål, c) kriteriet fastsætter ikke et bestemt leveringstidspunkt, og d) kriteriet pålægger de bydende, at de angiver, hvilken elektricitetsmængde, der er produceret på grundlag af vedvarende energikilder, de vil kunne levere til en ikke nærmere bestemt kundekreds, og tildeler maksimumspoint til den bydende, der angiver den største mængde, og hvorved der kun tages hensyn til den mængde, der overstiger det i henhold til den udbudte kontrakt forventede forbrug.

33 3. Det udbudsretlige udgangspunkt Side 33 Ad litra b) Gennemsigtig tilbudsevaluering forudsætter, at den ordregivende myndighed faktisk er i stand til på grundlag af et tilbud, at vurdere, om tilbuddet opfylder kriterierne for tildeling. Et tildelingskriterium, hvortil der ikke er knyttet krav, der gør det muligt at foretage en effektiv kontrol med nøjagtigheden af de oplysninger, der er fremlagt af de bydende, er i strid med de fællesskabsretlige principper, der gælder for offentlige kontrakter. Mao. Ordregiver kan ikke uden videre bare forlade sig på tilbudsgivernes ærlighed.

34 3. Det udbudsretlige udgangspunkt Side 34 Klagenævnets praksis om verificering / kontrol Hvis ordregiver har stillet krav om dokumentation (testresultater, certificeringer, tredjemandserklæringer, etc.) for fastsatte (mindste-)krav, skal det påses, at den nødvendige dokumentation er vedlagt. Hvis der ikke er stillet krav om dokumentation, er ordregiver som det klare udgangspunkt berettiget til at stole på tilbudsgivers oplysninger og lægge disse uprøvet til grund ved evalueringen. Det antages, at dette f.eks. gælder oplysninger om levetid og energiforbrug. Det gælder både ved almindelige krav og ved mindstekrav. Hvis det efterfølgende viser sig, at tilbudsgiver ikke kan leve op til løfterne, er det et kontraktuelt problem ikke et udbudsretligt. Se f.eks. KLFU af 27. marts 2007, Fujitsu Siemens mod Finansministeriet, og Højesterets dom fra 2004 i Skjortegrossisten.

35 3. Det udbudsretlige udgangspunkt Side 35 Se dog også nyere praksis, jf. KLFU af 3. november 2014, Smart Home, og KLFU af 6. februar, Falck mod Region Syd. Hvis ordregiver foretager kontrol / undersøgelser af en tilbudsgivers oplysninger, skal samme tvivl behandles på samme måde hos de øvrige tilbudsgivere (ligebehandling) Ved kontrol skal også forbuddet mod forhandling iagttages

36 4. Det udbudsretlige udgangspunkt i morgen Side 36 Ændrer direktiv 2014/24/EU (det nye udbudsdirektiv) og udbudsloven noget? Artikel 67 ændrer i hvert fald på overfladen på systematikken i det nugældende artikel 53, og i artikel 68 introduceres livscyklusomkostninger nu direkte Den nye udbudslovs

37 4. Det udbudsretlige udgangspunkt i morgen Side 37 Indtil nu: Både tildelingskriteriet laveste pris og det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Nyt: En tildeling af en kontrakt skal ske ved at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud findes ved at anvende ét af følgende tildelingskriterier. jf. 160: 1) Pris 2) Omkostninger 3) Bedste forhold mellem pris og kvalitet

38 4. Det udbudsretlige udgangspunkt i morgen Side 38 Livscyklusomkostninger Den nye udbudslovs giver mulighed for at inddrage livscyklusomkostninger i evalueringen af tilbud. Definition: Udbudslovens 11, nr. 20: Alle fortløbende eller sammenhængende faser, herunder forskning og udvikling, der skal udføres, produktion, handel og betingelserne herfor, transport, anvendelse og vedligeholdelse, i hele eksistensen af en vare eller et bygge- og anlægsarbejde eller levering af en tjenesteydelse fra erhvervelse af råvarer eller oparbejdelse af ressourcer til bortskaffelse, godkendelse og afslutning af leveringen eller anvendelsen.

39 4. Det udbudsretlige udgangspunkt i morgen Side 39 Ingen pligt til at anvende livscyklusomkostninger. Kan inddrages ved tildelingskriteriet omkostninger eller bedste forhold mellem pris og kvalitet. Beregning af livscyklusomkostninger skal ske ud fra (nogle af) de omkostninger oplistet i udbudslovens 164, stk. 1, nr. 1-2: Omkostninger i forbindelse med erhvervelse (intern). Omkostninger i forbindelse med brug såsom forbrug af energi og andre ressourcer (intern). Omkostninger til vedligeholdelse (intern). Omkostninger i forbindelse med bortskaffelse såsom indsamling og genindvinding (intern). Omkostninger, der henføres til eksterne virkninger på miljø (ekstern).

40 4. Det udbudsretlige udgangspunkt i morgen Side 40 Data, der benyttes ved beregning af livscyklusomkostninger, skal fremgå af udbudsmaterialet. Metode, der benyttes ved beregning af livscyklusomkostninger, skal fremgå af udbudsmaterialet. Metoden skal, jf. 166, være: baseret på objektivt verificerbare og ikke-diskriminerende kriterier, må ikke uretmæssigt favorisere visse økonomiske aktører eller stille dem mindre gunstig skal være tilgængelig for alle økonomiske aktører, og de krævede data skal kunne fremskaffes ved en rimelig indsats

41 4. Det udbudsretlige udgangspunkt i morgen Side 41 Forarbejderne: Ordregivers krav til data for beregning af livscyklusomkostninger skal overholde proportionalitetsprincippet. Der arbejdes på en fælles metode på EU-plan for beregning af LCC. Når sådanne fælles metoder er udarbejdet, bør brugen heraf gøres obligatorisk, jf. artikel 68, stk. 3 (og præambelbetragtning 96).

42 4. Det udbudsretlige udgangspunkt i morgen Side 42 Artikel 67, stk. 4, fastslår, at tildelingskriteriet skal være ledsaget af specifikationer, der gør det muligt for ordregiver at føre en effektiv kontrol og at I tvivlstilfælde skal de ordregivende myndigheder foretage en effektiv kontrol af nøjagtigheden af de oplysninger og den dokumentation, som er forelagt af tilbudsgiverne. Tilsvarende (nogenlunde) fremgår af udbudslovens 162, stk. 2.

43 5. Kontraktuelle udfordringer - håndhævelse Side 43 Situationen efter tildeling og opførelse. Hvad hvis: De oplyste levetider ikke holder? Beskrivelsen af de nødvendige vedligeholdelsestiltag er helt utilstrækkelig? Energiforbruget er højere end forventet / beregnet / oplyst af tilbudsgiver? Klargøring af krav (garanti) Rapporteringsforpligtelse Sanktioner (bod/forholdsmæssigt afslag/ophævelse) NB! Integreret FM, OPP, OPS mv.?

44 5. Spørgsmål Side 44