Kære kollega. De 10 Bud er vores fælles leveregler, når det gælder it-sikkerhed.

Transkript

1 Kære kollega I Odense Kommune prioriterer vi it-sikkerheden højt. Det er vores fælles opgave at sikre, at vi håndterer borgernes og virksomhedernes fortrolige informationer på sikker vis. De 10 Bud er vores fælles leveregler, når det gælder it-sikkerhed. Følger du De 10 Bud, er du med til at passe godt på borgernes og virksomhedernes data. Venlig hilsen Stefan Birkebjerg Andersen, Stadsdirektør Anne Velling Christiansen, Adm. direktør, BKF Poul Anthoniussen, Adm. direktør, BUF Gitte Østergaard, Adm. direktør, ÆHF René Junker, Adm. direktør, BSF

2 1. BUD IT-SIKKERHED ER DIT ANSVAR Vi skal sikre os, at CPR-numre ikke ligger til offentligt skue, og at hackere ikke får adgang til kommunens data. Din behandling af data både i papirform og elektronisk er altafgørende for, at der ikke sker læk af information. Arbejder du med følsomme data, så overvej derfor grundigt, hvor oplysningerne gemmes både fysisk og digitalt. Du har ansvaret for, at de oplysninger, du arbejder med, ikke ender i de forkerte hænder. Det er vigtigt, at du passer på, når du færdes på internettet samt sender og modtager mails. Oplever du noget mistænkeligt eller er du i tvivl, så undlad at klikke på links, svare på mails eller på anden måde udsætte kommunen for sikkerhedstrusler. Ved mistanke skal du kontakte Helpdesk på telefon BUD DEL IKKE DIN ADGANGSKODE Dit brugernavn er din personlige identifikation samt autorisation til rettigheder. Det samme gælder adgangskoder. Du har ansvaret for eventuelt misbrug, hvis du deler dit brugernavn og dine adgangskoder. Det er aldrig nødvendigt at oplyse en adgangskode heller ikke til Helpdesk.

3 3. BUD VÆLG STÆRKE ADGANGSKODER Det er vigtigt, at du vælger stærke adgangskoder, der er svære at gætte eller hacke. Derfor må du aldrig vælge adgangskoder, der for eksempel tager udgangspunkt i årstiden, dit barns eller kæledyrs navn eller fødselsdato. For at lave en stærk adgangskode, kan du gøre koden lang; jo længere, jo højere sikkerhed. Du bør kombinere tal, store og små bogstaver og undlade at bruge æ, ø eller å. Husk at bruge forskellige koder til forskellige systemer du bør ikke genbruge dine koder. 4. BUD BRUG DIN MOBILE ENHED SIKKERT Det er dit ansvar, at sikkerheden på din mobile enhed bliver overholdt (bærbar PC, tablet, mobil). Derfor skal du sørge for, at der ikke andre end dig selv, der har adgang til enheden. Der skal være både skærmlås og SIM-lås på enheden, og den skal være låst, når den er uden for dit opsyn. Du må aldrig opbevare følsomme og fortroligeoplysninger på din mobile enhed.

4 5. BUD ADSKIL PRIVAT OG ARBEJDS- MÆSSIG BRUG AF MAIL Det er vigtigt, at vi som myndighed er tydelig i vores kommunikation. Der må derfor ikke være tvivl om, hvorvidt de mails, du sender fra din odense.dk- eller skolekom.dk-mail, sendes af dig som myndighedsperson eller privatperson. Det samme gælder ved brug af din arbejdsmail til andre formål. Brug aldrig din mailadresse til private logins på sociale medier, websites og andre online services som for eksempel Dropbox. Mangler du en alternativ mailadresse, kan du gratis oprette en på hotmail.com eller gmail.com. 6. BUD LÅS COMPUTEREN, NÅR DU GÅR Som medarbejdere sidder vi mange forskellige steder i organisationen. Nogle steder er der nemmere adgang for uvedkommende, end andre. Din computer låser først af sig selv efter 20 minutter. Gør det derfor til en vane at låse den, når du forlader kontoret. Tryk Windows -tasten og L samtidig. Hvis din skærm står ulåst, kan tilfældige forbipasserende borgere, pårørende, håndværkere eller andre se det seneste, du har arbejdet med på din skærm. Selvom det ikke er din hensigt, kan du have delt fortrolig information med uvedkommende.

5 7. BUD RYD OP PÅ DIT SKRIVEBORD OG BRUG SIKKER UDSKRIFT Når du forlader dit skrivebord, så sørg for ikke at have dokumenter med personfølsomme eller fortrolige oplysninger liggende. Du risikerer, at oplysningerne bliver læst af uvedkommende. Skal du af med et dokument med følsomme oplysninger, så husk, at dokumentet ikke skal smides i skraldespanden, men makuleres. Du kender det sikkert; du har hentet dine dokumenter ved printeren, og når du så gennemgår dem, har du fået din kollegas dokumenter med. Også selvom du lavede en hurtig sortering ved printeren. Dette er faktisk årsagen til en del af de lækagesager, som Odense Kommune har haft, hvor borgere pludselig får fortrolige eller personfølsomme oplysninger at se. Du er ansvarlig for, at det, du printer, ikke kommer i andres hænder. Derfor er det smart at bruge Sikker udskrift. Det gør, at det, du sender til print, først kommer ud, når du taster din kode ind på printeren. I Udskriftsindstillinger kan du under Jobtype vælge Sikker udskrift. Til højre under Detaljer vælger du en talkode, som er den, du skal taste ind på selve printeren.

6 8. BUD GEM OG SEND FORTROLIGE DOKUMENTER SIKKERT Alle personfølsomme og fortrolige oplysninger skal både opbevares og sendes sikkert. Det betyder, at disse oplysninger som udgangspunkt skal opbevares i SBSYS med begrænsning på, hvem der kan tilgå sagen - og sendes via Digital Post. Dette gælder for eksempel CPR-numre, som aldrig må sendes via almindelig mail eller opbevares usikkert. Hvis du bruger netværksdrev må oplysningerne kun være tilgængelige for relevante medarbejdere, og må kun ligge der i højst 30 dage. Det samme gælder, hvis du har brug for at gemme filer, og dele i Skyen. Her skal du benytte OneDrive, hvor personfølsomme og fortrolige oplysninger også højst må ligge i 30 dage. Det er ikke tilladt at bruge andre tjenester som for eksempel Dropbox. Du må ikke opbevare personfølsomme eller fortrolige oplysninger på din private computer eller på en flytbar lagringsenhed som for eksempel en USB-pen.

7 9. BUD VÆR FORSIGTIG PÅ INTERNETTET OG I MAILS Phishing er en metode, hvor en afsender forsøger at lokke fortrolig information ud af dig. En typisk måde er at lokke dig til at klikke på et link til en hjemmeside. Når du kommer ind på hjemmesiden, bliver der lagt et program på din computer, der kan aflure fortrolige oplysninger. Hvis du får en uopfordret mail fra en afsender, du normalt ikke mailer med, så vær forsigtig med at trykke på links til hjemmesider. Overvej grundigt afsenderens troværdighed, læs indholdet med kritiske øjne og vurdér så, om du bør trykke på linket. Spørger en hjemmeside, om den skal gemme dit brugernavn og adgangskode, så vurdér altid nøje, om det er nødvendigt. Der er altid en sikkerhedsrisiko ved at gemme personlige oplysninger på en hjemmeside.

8 10. BUD OVERVEJ, HVAD DU SKRIVER PÅ SOCIALE MEDIER Det er vigtigt, at du adskiller dit private og dit professionelle brug af sociale medier. Hvis en borger henvender sig med et spørgsmål til kommunen på din private profil, skal du bede dem om at henvende sig til kommunen via de officielle kanaler. Det sikrer, at vi får sagsbehandlet og journaliseret, som vi skal. Det er altså vigtigt, at du ikke bruger din private profil til at kommunikere med borgere. Hvis du har behov for at kommunikere med borgere via sociale medier, skal du oprette en profil, der tydeligt viser, at det er en officiel Odense Kommune-profil. I enkelte jobtyper f.eks. i arbejde med forurettede borgere kan det være nødvendigt at justere, hvilke oplysninger der er tilgængelige på din private profil. For eksempel telefonnummer, mailadresse, familieforhold og adresse. Tak, fordi du satte dig ind i De 10 Bud om it-sikkerhed. Har du spørgsmål, er du meget velkommen til at skrive til itsikkerhed@odense.dk