Lov og aftaler for digital kommunikation

Transkript

1 Lov og aftaler for digital kommunikation

2 Agenda Hvad er digital kommunikation? Selvbetjening hvad er aftalt og hvad er økonomien? Digital post hvad er aftalt og hvad er økonomien?

3 Hvad er digital kommunikation? Digital kommunikation omfatter alle henvendelser til og fra kommunen dvs. til og fra borgere og virksomheder Digital kommunikation indgår i aftale om kommunernes økonomi: Henvendelser til kommunen fra borgere (transaktionshenvendelser) skal understøttes af obligatorisk digital selvbetjening Henvendelser fra kommunen til borgere og virksomheder skal understøttes af digital post (projekt vedr. digital post i handlingsplanen) Håndteringen af informationshenvendelser effektiviseres, f.eks. via en tilpasning af webben og Min Side. Samlet er det målsætningen at alle indsatser vedr. digital kommunikation kan frigøre en effekt på 1,1 mia. fra 2015

4 Hvordan ser det ud i dag?

5 Lov om digital selvbetjening Loven (L159) er vedtaget i juni 2012 og træder i kraft 1. dec Loven indeholder: Indenlandsk flytning via ændring af lov om Det Centrale Personregister, Opskrivning til daginstitution via ændringer i lov om dag-, fritids- og klubtilbud mv. til børn og unge, Optagelse i skole (kun skolestart, ikke skoleskift) og SFO via ændringer i lov om folkeskolen og Bestilling af blåt og gult sundhedskort via ændringer i sundhedsloven Kommunerne skal stille brugervenlige løsninger til rådighed via hjemmeside og borger.dk Borgere der kan anvende digitale selvbetjeningsløsninger skal anvende dem. Kommunen har pligt til at vejlede borgeren i løsningen og generelt om regler Kommunen kan afvise ansøgninger der ikke modtages digitalt med mindre borgeren ikke kan anvende løsningerne eller der gælder særlige forhold fx børneflytning. For de borgere der ikke kan, skal kommunen betjene borgeren på anden vis og bestemmer selv hvordan

6 Målsætning for digital selvbetjening 80 % af alle ansøgninger/anmeldelser/indberetninger (dvs. transaktionshenvendelser) fra borger til kommuner sker digitalt i 2015 på serviceområder omfattet af lovkrav om obligatorisk selvbetjening. Potentiale på op til 650mio kr./år. fra 2015, jf. ØA13 og den fælleskommunale digitaliseringsstrategi

7 Forudsætning for målsætning At det bliver obligatorisk for borgerne at anvende de digitale løsninger At kommunerne stiller brugervenlige og effektive løsninger til rådighed for borgerne At kommunen fokuserer på kompetenceudvikling blandt ledere og medarbejdere, på dokumentation, gevinstrealisering og strategier for, hvordan borgerne flyttes til de mest effektive kommunikationskanaler.

8 Ideen bag Økonomi-aftalen om obligatorisk selvbetjening

9 Beslutningsgrundlag for aftalen Serviceområderne er udvalg ud fra bl.a.: - Henvendelsesvolumen - Borgernes it-parathed - Kanalpriser for serviceområder - Nuværende it-understøttelse - Vurdering af omkostninger til fremtidig it-understøttelse i kommuner uden (effektive) løsninger

10 Nye kanalpriser Kanalpriserne er udregnet via tidsstudier. Tiden er omregnet til kroner ud fra følgende antagelser: 1200 timer/år, kr i løn inkl. pension, og kr i overhead.

11 Økonomiaftalen vedr. selvbetjening I Aftale om bølge 1 (5 områder) og bølge 2 (13 områder) for obligatorisk digital selvbetjening. Potentialerne er anslået til hhv. 41 og 255 mio. kr. i 2013 og 2014 i alt 334 ved fuld implementering af bølge 1 og 2 i 2015 Potentialer omfatter såvel informationshenvendelser (generel råd og vejledning og information om eksisterende sag) og transaktionshenvendelser (ansøgninger/anmeldelser) Potentialerne er er fratrukket omkostninger til udvikling af løsninger og andet kanalstrategisk arbejde. Dertil er der vurderet yderligere potentiale på op mod 300 mio. kr. for områder, som ikke er omfattet af 1. og 2. bølge kræver yderligere analyser Alle gevinster bliver i kommunerne Kanalflyttet bør synliggøres og gerne også gevinstrealiseringen via KOMHEN.

12 Økonomiaftalen vedr. selvbetjening II Kommunerne skal stille gode selvbetjeningsløsninger til rådighed for borgerne - og bør også være effektive. Løsningerne skal være tilgængelige på kommunens hjemmeside og borger.dk. Definitionen af gode løsninger bliver i henhold til den udviklingsvejledning, som udarbejdes i fællesoffentligt regi. KL/KOMBIT-programmet Effektiv digital selvbetjening skal sikre brugervenlige løsninger på det kommunale marked. KL og staten er forpligtet til følge udviklingen og sikre, at der samarbejdes om sammenhæng mellem kommunale og fællesoffentlige løsninger, fx fuldmagtsløsning.

13 PLAN FOR OVERGANG TIL OBLIGATORISK DIGITAL SELVBETJENING Kommunale serviceområder Bølge 1 December 2012 Bølge 2 December 2013 Bølge 3 Ultimo 2014 Bølge 4 Ultimo 2015 STATUS Aftalt og lovgivet Aftalt Under afklaring Under afklaring OMRÅDER I FOKUS SERVICEOMRÅDER Borgerservice, dagtilbud Flytning Sundhedskort EU-sygesikringskort Optagelse i dagtilbud Optagelse i fritidshjem Optagelse i SFO Skoleindskrivning Borgerservice Begravelseshjælp Friplads til dagtilbud Hjælpemidler Udrejse Kørekort (i Borgerservice) Navne- og adressebeskyttelse Pas (i Borgerservice) Skadedyrsbekæmpelse (rotter) Lån til betaling af ejendomsskat Sygedagpenge (kun oplysningsskema) Udlån/udleje af lokaler og ejendomme Valg af læge Vielse/partnerskab Social, beskæftigelse, teknik- og miljø Anmeldelse om byggearbejde Byggetilladelse Opkrævning Social, beskæftigelse, teknik- og miljø Beboerindskud Enkeltydelser, herunder ansøgning om enkeltydelser, ansøgning om flyttehjælp og erklæring om oplysningspligt. Hjælp til forsørgelse Personligt tillæg Udkast, yderligere områder analyseres i 2012/2013 og aftales medio 2013

14 Netto-potentiale for de 2 bølger i 2013 og 2014 Det vedvarende nettopotentiale er på 334 mio. kr.

15 Lov om digital post Fra 1. juli 2012 Retsvirkningen for breve sendt i den fællesoffentlige løsning Digital post er den samme for alm. post også fx afgørelser Fra medio 2013 (dato ikke afklaret) Alle virksomheder får automatisk oprettet en virksomhedspostkasse. Fra 1. nov Alle borgere får automatisk oprettet en digital postkasse 1. nov For alle henvendelser fra kommunen til borgere kan kommunen vælge at anvende digital post Hvis borgeren ikke kan benytte postløsning, skal borgeren aktivt framelde sig ved at møde i kommunernes borgerservice Kommunen har pligt til at vejlede borgeren i at anvende digital post Mulighed for digital fuldmagt - borgeren kan give en anden læse-adgang til sin digitale postkasse (løsningen ej udviklet)

16 Økonomiaftalen vedr. digital post Omfatter al udgående post fra kommunen til borgere og virksomheder Kommunerne skal realisere 212 mio. kr. i 2013 og 547 mio. fra 2015 via Digital post og fjernprint. Gevinster udgøres af reducerede porto- og materialeomkostninger 103 mio. kr. i 2013, der vil stige i takt med den anvendelse af Digital post. Gevinsterne fra materiale og portoudgifter bliver Duttet. De øvrige gevinster bliver i kommunerne, dog er dele af tidsbesparelsen omfattet af Moderniseringsaftalen.

17 Businesscase for Digital post Mio. kr. (2013-pl) Bruttopotentiale Beløb duttes - Heraf besparelse på porto og materialer Her af besparelse på tid Del af beløb på Moderniseringsaftale (23,9) (23,9) (23,9) - Varige meromkostninger Engangsinvesteringer Nettobesparelse Udvalgte forudsætninger: Løn: kr. pr. årsværk Overhead: Effektiv arbejdstid: timer pr. år pr. årsværk Faldende postmængde: 2,5 pct. Pr. år Digitaliserbar post: 90 pct. Brugeroptag ved fuld indfasning: 80 pct. for borgere og 100pct. for virksomheder Nettobesparelse pr. digitalt brev: 2 minutter Merudgift i 2014 til porto ifbm. information til borgerne om overgangen til obligatorisk digital post: 15 mio. kr. 30,9m mio. manuelle m portoudgifter på 199mio. kr., 24,6mio automatiske breve med portoudgifter på 137mio kr. Materialeomkostninger på 0,9kr per manuelt breve og 1,1kr per fjernprint-breve Det faldende bruttopotentiale efter 2015 kan især henføres til regulering for faldende postmængder.

18 Hvad skal din kommune gøre? Udregn hvad det betyder for din kommune, evt. med udgangspunkt i de generiske tal. Vurder din kommunes situation. Har du allerede en business case, kan du med fordel revurdere den i forhold til de forudsætninger, som er lagt ind i den fællesoffentlige business case den er lavet med input fra leverandører, kommuner, KL, KOMBIT og Digitaliseringsstyrelsen. Nedbryd den samlede BC for kommunen ud på jeres organisatoriske enheder. Planlæg de investeringer I skal foretage som følge af aftalen og få dem ind i budgettet. Ønsker du yderligere information og inspiration til arbejdet omkring lovgivning, sikring af effektive løsninger mv. kan du læse mere her:

19 Yderligere spørgsmål? I kan løbende følge med i projektet her på kl.dk eller kontakte os Anne Kathrine Fjord-Marschall akf@kl.dk Katja Lundbech kcp@kl.dk