Konkurrencepræget dialog

Transkript

1 Formål og program Konkurrencepræget dialog - Lessons learned 8. juni 2006 Operations, IT-Management & Sourcing Consultants A-2 A/S Strandvejen 62F 2900 Hellerup tlf A-2 Norge Lysaker Torg 5 Postboks 71 NO-1324 Lysaker

2 Agenda 1. Peter Højgaard og A-2 2. Baggrund 3. Regelsæt 4. Betydning for offentlige beslutningstagere 5. Step by step dialogprocessen 6. Hvad siger tilbudsgiverne? 7. Fordele og ulemper 8. Afrunding og spørgsmål

3 Seniorkonsulent Peter Højgaard, A-2 Peter Højgaard er seniorkonsulent hos A-2 A/S og har tidligere være ledelseskonsulent i Vidana og direktionsassistent hos Air Greenland. Peter har bl.a. erfaring med gennemførelse af udbud og licitation i offentlige og private virksomheder, program- og projektledelse, opstilling af business cases, og kundetilfredshedsanalyse. ph@a-2.dk Mobil: Vi fokuserer på tre kompetenceområder: Operation Management IT-Management Sourcing Kontor i København og Oslo Indenfor det offentlige arbejder vi blandt andet for: Samt en lang række private virksomheder

4 Konkurrencepræget dialog lidt baggrund Baggrund Dansk mærkesag Flere danske aktører bla. ITEK/Dansk Indutri har i flere år udtrykt ønske om en dialogmulighed i udbudsreglerne Perfekt til IT Sammenkogning Begrænset udbud og Udbud efter forhandling Prækvalifikation Tilbudsgivning K01 kontrakt Konkurrencepræget dialog Tese: mere dialog bedre tilbud

5 Konkurrencepræget dialog Regelsæt overordnet Anvendelse Særlig kompleks kontrakt Udbudsdirektivet indeholder ikke en klar definition, men ordregiver skal kunne sætte tekniske (tildelingskriterier) retlige (udvælgelseskriterier) og finansielle krav (udvælgelseskriterier) Tilfælde, hvor den ordregivende myndighed enten: - Ikke er i stand til objektivt at præcisere de tekniske vilkår, der kan opfylde behovet eller formålet med anskaffelsen, og/eller - ikke objektivt kan præcisere de retlige og/eller finansielle forhold i forbindelse med det pågældende projekt. (jf. art. 1, stk. 11 litra C) Primære retningslinier Frister: Prækvalifikation 37 dage (minus elektronisk rabat) Tilbud ingen krav Tildelingskriterier - Økonomisk mest fordelagtige tilbud: Krav til udbudsbetingelser om vægtede tildelingskriterier med evt. regneeksempel Tilbudsgivere i dialogfasen: Minimum 3 i dialog og 3 tilbud Ligebehandlingsprincippet

6 Hvad betyder konkurrencepræget dialog for offentlige beslutningstagere? Mulighed for dialog og sparring med markedet under selve udbudsprocessen Afstemining af krav og behov i forhold til budgetramme Forventningsstyring af egen organisation Fra teori til praktik flytter diskussion fra hypoteser til virkelighed Brugernes agenda frem for konsulenternes Bedre afstemning af behov og forventninger

7 Step by step Tidsplan og planlægning Tidsplan Konkurrencepræget dialog Udbud af indskrivningssystem Udbudsbekendtgørelse Invitation til dialogfase Udbudsmateriale Kunden udsender: - Udbudsbetingelser - Udkast til K01 - Udkast til bilag Prækvalifikation Invitation til dialogfase Udbudsmateriale Mulige tilbudsgivere Kunden udsender: -Udbudsbetingelser -Udkast til K01 -Udkast til bilag 1-13 Dialogfase Indledende møde Koncept Løsningsbeskrivelse - Kunden præsenterer kravspecifikation - Spørgsmål fra tilbudsgiver Tilbudsgiver præsenterer: - Overordnet løsningskoncept - Prisindikation - Afklaring af spørgsmål Tilbudsgiver præsenterer: - Udkast til løsningsbeskrivelse - Udkast til prisramme på hovedkomponenter Indledende møde Koncept Løsningsbeskrivelse Opfordring til afgivelse af tilbud Tilbud -Kunden præsenterer kravspecifikation -Spørgsmål fra tilbudsgiver Tilbudsgiver præsenterer: -Overordnet løsningskoncept -Prisindikation -Afklaring af spørgsmål Tilbudsgiver præsenterer: -Udkast til bilag 2b Løsningsbeskrivelse -Udkast til prisramme på hovedkomponenter Kunden udsender tilrettet udbudsmateriale: -Udbudsbetingelser -K01 -Bilag 1-13 Tilbudsgiver fremsender: -Tilbud Valg af leverandør Kunden offentliggør valg af leverandør Faseopdelt dialog mulighed for udskilningsløb Kontraktindgåelse Kunden og leverandør indgår kontrakt

8 Step by step - Møder Planlægning af møder Klar forventningsstyring til hvert møde Møde 1 Præsentation af arbejdsgange og fremvisning af faciliteter Møde 2 Ordregiver præsenterer kravspecifikation Møde 3 Tilbudsgivere præsenterer løsningsmodel og prisramme Møde 4 Tilbudsgivere opdaterer løsningsmodel og prisramme dialog om behov for tilpasning af kravspecifikation ud fra løsningsforslag Efterfølgende Ordregiver færdiggør kravspecifikation og opfordrer til afgivelse af tilbud Prisramme lå ca. 5% under endelige bud

9 Step by step Resultat af møderne Klar besked om hvor markedet stod med ny teknologi (tale til tekst) Hvordan kan tale til tekst bedst integreres med andre systemer Input til krav, arbejdsflow i fremtiden og integration Skabt 3 konsortier der resulterede i 3 gode tilbud

10 Hvad siger tilbudsgiverne? Generelle indtryk - Bedre indsigt i kundens forventninger og specielt i relation til de bløde ting som kan være svære at læse ud af en kravspecifikation - Mulighed for at prøve nogle ideer af og få feedback fra kunden uden at man låser sig selv fast i et endeligt tilbud - Konkurrencepræget dialog er et stort skridt fremad i forhold til de traditionelle udbudsformer Skala fra 1 til 5 meget dårligere meget bedre Forståelse for kravene 4 Krav tilpasset ud fra egne ønsker Vurdering af egen risiko 4 3 Positiv respons fra tilbudsgiverne

11 Hvad siger tilbudsgiverne? - fortsat Tid og ressourcer - De timer vi brugte på dialog møderne var kvalitetstid og de resulterede i, at vi brugte færre timer på tilbudsskrivning. Totalt set, brugte vi stort set det samme antal timer på hele processen, som vi vil have brugt på et traditionelt udbud. - Da denne udbudsform var ny for vores organisation, brugte vi flere timer end vi traditionelt har brugt på udbud. Bedre forståelse for opgaven - Det blev klart under dialogfasen, at brugerinvolvering og fokus på tidsplanen havde høj prioritet. Disse elementer blev centrale i vores tilbud og jeg tror, at det var rigtigt set. - I takt med at vores forståelse for opgaven voksede, blev vi også bedre rustet til at være sparringspartner på justering af krav. De ønsker vi havde til justering af kravspecifikationen blev stort set indfriet. Tiden bliver brugt bedre

12 Konkurrencepræget dialog fordele og ulemper set med udbyders øjne Fordele Ulemper Bedre sammenhæng mellem kravspecifikation Bedre tilbud Afstemning af krav med markedet Udskilningsmulighed Sikring af tilbudsgivers forståelse for problemstillingen Tungere proces flere møder/ligebehandling Ikke klare retningslinier for afvikling (endnu) Større fleksibilitet overvinder den noget tungere proces

13 Videre med konkurrencepræget dialog Gode ressourcesteder på nettet: Konkurrencestyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne Internationale betragtninger af konkurrencepræget dialog EU s Office of Government Commerce - Guide til konkurrencepræget dialog

14 Spørgsmål Tak for opmærksomheden!