Introduktion. Unifaun Online

Transkript

1 Introduktion Unifaun Online

2 2 Indhold 1 Introduktion til Unifaun Online Grundlæggende navigering Søgning af information Indtastning af faste oplysninger Din database i Unifaun Online Min konto Indstillinger Hjælp Kom i gang med Unifaun Online Log på Unifaun Online Opret afsendere Opret modtagere Opret forsendelser Udskriftsfavoritter Hjælp... 12

3 3 1 Introduktion til Unifaun Online 1.1 Grundlæggende navigering Brugergrænsefladen er bygget op med et antal menuer til venstre. Øverst finder du, som er startsiden med aktuelle nyheder. Alle funktioner i Unifaun Online kan findes via menuerne. Administration: Her administrerer du afsendere, modtagere og danner udskriftsfavoritter. Det er også her, du kan se de indstillinger, der er gemt under din adgang. Opret forsendelser: Her skriver du forsendelsespapirer ud enten som standardudskrift eller med udskriftsfavoritter. Historik: Her kan du se forsendelseshistorik 6 måneder bagud. Du kan også spore en forsendelse, oprette gæstelogin samt danne og anvende søgefavoritter Indstillinger: Her finder du forskellige indstillinger, som kan forenkle dit arbejde i Unifaun Online. Hjælp: Her finder du Unifaun Onlines hjælpeside og information om din bruger-id. Den nederste del af menuen kan du konfigurere, som du vil. For eksempel kan du have direkte link til dine udskriftsfavoritter. Vælg Grænseflade i menuen Indstillinger for at konfigurere menuen. Her finder du også linket fra Unifaun Online. Husk at logge ud, hver gang du forlader din computer, så du undgår, at uvedkommende får adgang til dine data på Unifaun Online. For neden findes link til at bytte sprog mellem og. De lilla knapper tager dig videre, f.eks knappen for næste trin,, eller for at annullere,. 1.2 Søgning af information Når du vil søge information, starter du med at vælge den rigtige menu. Administration > Afsendere, Modtagere, Udskriftsfavoritter og GæsteLogin.

4 4 Opret forsendelser > Lagrede udskrifter. Historik > Forsendelser. De fleste sider hvor du kan foretage en søgning, f.eks en modtager, har en kombination af felter. I den første skriver du søgeværdien, i den anden vilket søgeord du skal søge på, og i den tredje hvordan det skal sammenlignes. Når du har udfyldt søgekriterierne, klikker du på. Resultatet af søgningen vises i en liste under søgefeltet. Hver liste repræsenterer en post, som matcher de angivne søgekriterier. Til venstre for hver liste findes tre symboler, der fungerer som links, - Vis detaljer - Ændre detaljer - Fjern posten fra databasen Hvis det ikke er muligt at ændre eller fjerne en given post, vises symbolet ikke. 1.3 Indtastning af faste oplysninger Når du vil gemme nye oplysninger, eller ændre eksisterende, kan dele af oplysningerne være skjulte, fordi de normalt ikke er nødvendige at taste. Klik på til venstre, f.eks.. Klik på for at skjule den igen. Nogen gange vil skjult information vise sig automatisk afhængig af, hvad du har valgt. Er der et spørgsmålstegn til højre for en rubrik, er det fordi, du har mulighed for at få hjælp, f.eks.. Klik på spørgsmålstegnet for at få hjælp. Enkelte felter kan have en hjælpetekst tilknyttet. Så ses spørgsmålstegnet til venstre for feltnavnet, f.eks.. Andre felter har en anvisning af, hvordan informationen skal tastes. Så vises et udråbstegn til venstre for feltnavnet, f.eks.. Klik på udråbstegnet for at se anvisningen. Hvis en oplysning er obligatorisk, vises en sort stjerne * til højre for feltet. Når du har udfyldt alle nødvendige oplysninger på en side, klikker du på for at afslutte. Hvis det er nødvendigt at taste flere oplysninger ind på en anden side, klikker du i stedet på. Du får en meddelelse, hvis du mangler at udfylde et obligatorisk felt, eller hvis informationen i et felt er tastet forkert. Ret informationen og klik igen på eller. Hvis du vil afbryde det, du er i gang med, klikker du på.

5 5 1.4 Din database i Unifaun Online Du har din egen del af Unifaun Onlines database, hvor du gemmer dine modtagere, udskriftsfavoritter og andet som kun er tilgængeligt for dig. På den måde kan du være sikker på, at ingen andre kan se dine oplysninger. 1.5 Min konto Hvis du går til Administration > Min konto har du mulighed for at se og ændre dine unikke oplysninger. Ved at klikke på og derefter i den valgte sektion kan du ændre forskellige indstillinger for f.eks. grænseflade og PDF-udskrifter. Klik på for at gemme dine ændringer og for at gå tilbage uden at gemme. For at ændre adresseoplysninger klikker du på, udfylder de obligatoriske oplysninger samt det, du vil ændre, og klikker på. Det er vigtigt at du opdatere dine adresseoplysninger her, da de danner baggrund for dine kontakter med Unifaun. 1.6 Indstillinger Du kan lave indstillinger for din brugeradgang via menuen Indstillinger. Din brugerprofil bestemmer, hvad du finder under menuen. Grænseflade Under Grænseflade kan du indstille dine genveje, som du kommer til via menuen til venstre. Klik på, kryds det ønskede valg af og klik på og derefter for at se ændringerne. PDF Bruges til at lave indstillinger for standard PDF-udskrift. Den er kun synlig hvis standard PDF-udskrift er aktiveret. Øvrige Her kan du lave indstillinger til din profil, f.eks. hurtigsøgning og favoritland. Udskriftshåndtering Unifaun Online bruger Unifaun Online Printer til udskriftshåndtering. Systemet er på forhånd sat op til at udskrive på din standardprinter. Hvis du vil ændre til en anden printer, f.eks. til en labelprinter, gør du det ved at følge guiden under Indstillinger > Udskriftshåndtering. Her kan du også udskrive testlabels og testdokumenter.

6 6 Udskriftshåndtering understøttes af JAVA. Hvis du ikke allerede har installeret JAVA på din computer, starter en installationsdialog første gang, du prøver at skrive ud. Inden du begynder at skrive ud, er det vigtigt, at du godkender licensvilkårene, som vises, når guiden starter. 1.7 Hjælp Under menuen Hjælp finder du forskellige support alternativ. Session I Hjælp > Session vises information om dit login og dit software. Informationen er god at have, hvis du får brug for teknisk support. Følgende information vises: Basisinformation Browserinformation Licensnøgler Rettigheder

7 7 2 Kom i gang med Unifaun Online Her er en beskrivelse af de grundfunktioner, som du skal kende for at komme i gang med at bruge systemet. Indstilling af udskriftshåndtering Registrer afsender Registrer modtagere Udskriv forsendelsespapirer Skab udskriftsfavoritter Hjælp Du finder mere information på Unifaun Onlines Hjælpeside. 2.1 Log på Unifaun Online Gå til Udfyld de brugeroplysninger du har fået fra Unifaun via og klik på. 2.2 Opret afsendere Vælg Administration > Afsendere og derefter.

8 8 Under Basisinformation vælger du, om du vil oprette en afsender eller en modtager. Afsendere og modtagere oprettes på samme måde og kan have begge funktioner. Kryds af ved Afsendere og eventuelt Modtager. Hvis du krydser af ved begge, behøver du ikke at oprette adressen igen under Modtagere. Udfyld følgende: 1. Afsenderoplysninger og kontaktinformation, som vil være synlige på dine forsendelsespapirer. Det er lettest hvis du bruger unikke søgeværdier hvis du bruger flere afsendere. 2. Kontonummer, hvis du skal sende med Postopkrævning. 3. Dine transportørs unikke oplysninger for den respektive transportør, til eksempel betalende kundenummer og pall. registrerings nummer. Findes feltet EDI-adresse under din transportørs oplysninger dette fyldes i med hjælp fra din representant hos transportøren. 4. Du skal klikke på foran transportørens navn for at alle felter skal vises. Inden du klikker : Efter du klikker : 5. Klik på. Du kan også oprette en ny afsender samtidig med, at du registrerer en ny forsendelse under Opret forsendelser > Standardudskrift. Klik i feltet Afsendere og vælg bagefter. 2.3 Opret modtagere Vælg Administration > Modtagere og derefter. Under Basisinformation vælger du, om du vil oprette en afsender eller en modtager. Afsendere og modtagere oprettes på samme måde og kan have begge funktioner. Kryds af ved Modtagere og eventuelt Afsendere. Hvis du krydser af ved begge, behøver du ikke at oprette adressen igen under Afsendere. Udfyld oplysningerne efter samme princip som for afsendere Du kan også importere en modtagerdatabase fra et andet system. En tredje mulighed er at oprette en ny modtager samtidig med, at du registrerer en forsendelse via Opret forsendelser > Standardudskrift. Klik i feltet Modtagere og vælg derefter at.

9 9 2.4 Opret forsendelser Når du er logget på Unifaun Online, har foretaget de nødvendige indstillinger i udskriftshåndtering og har oprettet mindst en afsender og en modtager, bør du lave en testudskrift. 1. Klik på Opret forsendelser > Standardudskrift. 2. Vælg en afsender fra listen eller søg den frem ved hjælp af søgefunktionen. Hvis du vil ændre den afsender, du har valgt, klik på. Ændringen gælder kun for den aktuelle forsendelse. Du kan også oprette en ny afsender, som kun gælder den aktuelle forsendelse. Du kan også registrere en nyt afsender som kun skal bruges i den aktuelle forsendelse, hvis du ikke gemmer den i adresse bogen. 3. Vælg en modtager fra listen eller søg den frem ved hjælp af søgefunktionen. Hvis du vil ændre den modtager, du har valgt, klik på. Ændringen gælder kun for den aktuelle forsendelse. Du kan også oprette en ny modtager, som kun gælder den aktuelle forsendelse. 4. Vælg produkt og klik. 5. Udfyld øvrige oplysninger om forsendelsen såsom leveringsanvisninger, serviceydelser, antal kolli etc. 6. Når du har udfyldt oplysningerne, vælger du en af følgende muligheder: - Etiketten printes men der bestilles ikke en afhentning. Vil du bestille en afhentning kan du klikke på efter du har printet. Du kan også vælge at booke efter du har printet alle dagens forsendelser. Dette gør du via Opret forsendelser > Bestil afhentning. Her er alle dine forsendelser for dagen samlet og kan bestilles til afhentning på en gang. - Forsendelsen gemmes under Opret forsendelser > Gemte print. Herfra kan du printe eller ændre dine forsendelser. 7. Kontroller at udskriften ser ud, som den skal. 8. Hvis forsendelsespapiret ikke skrives ud, bør du kontrollere udskriftsindstillingerne i Indstillinger > Udskriftshåndtering. 2.5 Udskriftsfavoritter For hurtigt at komme i gang med Unifaun Online og samtidig effektivisere administrationen af dine forsendelser, kan du anvende udskriftsfavoritter. Udskriftsfavoritter er skabeloner, hvor du vælger afsendere, modtagere, produkter, tillægsydelser, indhold etc., som siden vil være udfyldte værdier for en given udskriftsfavorit. En udskriftsfavorit er ikke en fast skabelon, men en mulighed for at styre og begrænse de valg, som skal tages, inden du skriver ud. OBS! Tænk dine transportbehov igennem. Hvilke produkter og tillægsydelser plejer du at bruge, og hvilke afsendere og modtagere sender du oftest imellem. Du kan oprette lige så mange udskriftsfavoritter du har behov for. Sørg for, at få optimeret det, du bruger meget, og ikke det du bruger en sjælden gang.

10 10 Ny udskriftsfavorit Vælg Administration > Udskriftsfavoritter og klik på. I feltet Basisinformation angiver du et beskrivende navn på din udskriftsfavorit og eventuelt en mere udførlig beskrivelse. Navnet vil senere være synligt, når du skal vælge udskriftsfavorit. Hvis du har adgang til profilhåndtering, skal du også vælge, i hvilken profilgruppe du opretter udskriftsfavoritten. Hvilke afsendere benytter du? Gå til feltet Afsendere og Modtagere, klik på og gå derefter ned til feltet Afsendere. For at angive et begrænset antal valgmuligheder anvendes filter-funktionen. Anvender du udelukkende en afsender, så angiv den som Standard afsender. Vælg om du vil skjule afsenderen, hvis du ikke har behov for at se den, hver gang du skriver ud. Vælg at låse afsenderen, hvis du vil sikre dig, at den ikke bliver ændret. Vælg alternativt Standardværdi afhængig af, om du altid vil have mulighed for at oprette en ny afsender, Register Ny/ Rediger markerede eller vælge en afsender fra adressereregistret, Vælg fra adressebog. Marker Låst til forvalgt tilstand hvis brugeren ikke skal kunne vælge andre afsendere end den forvalgte. Hvis du ønsker, at feltet med afsender altid skal være tomt fra starten for at undgå udskrift med en forkert afsender, kryds af ved Foreslå aldrig en Afsender. Marker Obligatorisk søgeværdi hvis brugeren altid skal vælge en søgeværdi for at finde en afsender. Marker Kun præcis søgning hvis søgningen kun skal kunne udføres med en bestemt søgeværdi, feks. Kvik ID. Klik på for at gemme og komme tilbage til startbilledet eller fortsæt med at indtaste oplysninger længere nede på siden. Klik på for at gå tilbage uden at gemme. Hvilke modtagere sender du til? Gå til sektionen Afsendere og Modtagere, klik på Modtagere. og gå derefter ned til sektionen Med valget Kilde kan du vælge, om modtagere skal hentes fra afsender- eller modtagerregisteret. For at begrænse valgmulighederne anvendes filter-funktionen. Anvender du udelukkende en enkelt modtager, så angiv den som Forvalgt modtager. Vælg om du vil skjule modtageren, fordi du ikke har behov for at se den ved hver udskrift. Vælg at låse modtageren hvis du vil sikre, at den ikke bliver ændret. Vælg alternativt Standardværdi afhængig af, om du altid vil have mulighed for at oprette en ny modtager, Register Ny/ Rediger markerede eller vælge en modtager fra adressereregistret, Vælg fra adressebog. Marker Låst til forvalgt tilstand hvis brugeren ikke skal kunne vælge andre modtagere end den forvalgte.

11 11 Hvis du ønsker, at feltet med modtager altid skal være tomt fra starten for at undgå udskrift med en forkert modtager, kryds af ved Foreslå aldrig en Modtager. Marker Obligatorisk søgeværdi hvis brugeren altid skal vælge en søgeværdi for at finde en modtager. Marker Kun præcis søgning hvis søgningen kun skal kunne udføres med en bestemt søgeværdi, feks. Kvik ID. Klik på for at gemme og komme tilbage til startbilledet eller fortsæt med at indtaste oplysninger ind længere nede på siden. Klik på for at gå tilbage uden at gemme. Ved behov kan du gå videre for at angive Afhentningsadresse, Leveringsadresse, Returadresse, Betaler, fragt, Toldbetalere og Betaler, skat efter samme principper som for Afsendere og Modtagere. Hvilke produkter og tillægsydelser anvender du mest? Du kan begrænse muligheden for valg af produkter og tillægsydelser i udskriftsfavoritten. Klik på i sektionen Produkt- og tillægstjenester. Vil du vælge et standardprodukt, vælg det som Produkt. Vælg om du vil skjule produktnavnet, fordi du ikke behøver at se informationen ved hver udskrift. Vælg at låse valget, hvis det ikke skal kunne ændres. Kryds af ved Normal label, Returlabel eller begge. Du kan vælge at skjule informationen. Gå videre for at vælge de Serviceydelser/tillægstjenester, som er aktuelle. Afhængig af de serviceydelser du vælger, vil du skulle angive visse informationer. Også selv om du vælger at skjule og låse informationen. Klik på for at gemme og komme tilbage til startbilledet eller fortsæt med at indtaste oplysninger længere nede på siden. Klik på for at gå tilbage uden at gemme. Alle forsendelsesoplysninger om den enkelte Forsendelser og pakker kan styres via udskriftsfavoritten. Udfyld med standardværdi, lås værdien, skjul feltet, angiv feltet som obligatorisk eller ej. Det er nogle eksempler på, hvordan du kan styre informationen på dine forsendelser. Her angiver du også oplysninger som mængde kolli, vægt, og typen af pakke. Dette er ofte obligatoriske værdier for en transportør. Når du har tastet alle dine oplysninger og er klar med din udskriftsfavorit klikker du på. Du kan når som helst klikke på for at afbryde uden at gemme. EDI-overførsel og funktionen Slet Fejlagtige forsendelser som du ikke skal bruge bør slettes i systemet, inden du printer ud. Det er vigtigt for at få en rigtig forsendelseshistorik. Når du printer sendes EDI til Post Danmark Logistik. Post Danmark Logistik fakturerer et gebyr for EDI-overførsler på forsendelser, der ikke bliver sendt. Hvis du vil have mulighed for at rette og slette forsendelser før data sendes afsted, kan du gemme dine forsendelser til senere udskrivning.

12 Hjælp Hjælpeside Du finder beskrivelser af flere funktioner under Hjælp > Hjælpeside, når du er logget på Unifaun Online. Ud over brugervejledninger er der også funktionsbeskrivelser, masseudskrivning, eksempel på filer m.m. Tekniske problemer Oplever du tekniske problemer, bør du kontakte din systemadministrator, for at udelukke, at problemet skyldes din computer, netværk eller internetforbindelse. Support Hvis du ikke kan finde en løsning på dit problem, er du velkommen til at kontakte Unifaun Support. Log på Unifaun Online, gå til Hjælp > Support og klik på. Fyld i alle oplysninger så nøje som muligt. Når du sender Casen får vi desuden automatisk information om dit system og din opsætning, hvilket gør at vi kan hjælpe dig hurtigere. E-post: support@unifaun.com Telefon: Hverdage: 08:00-16:00 CET Forbered dig på at oplyse kundenummer/bruger - ID når du kontakter Unifaun Support.