Quickguide til. Version 1.2

Transkript

1 Quickguide til Version 1.2 GS1 Denmark Hammershusgade 17 DK-2100 København Ø T (+45) F (+45) E glndas@gs1.dk CVR , EAN-lokationsnummer:

2 Indholdsfortegnelse 1. Oprettelse af ny distributionsaftale.dk Ny distributionsaftale Oploade et Excelark med distributionsaftaler Upload af egne detailinformationer Upload af GLN informationer med status udmeldt Download af GLN er til GLN-abonnent Hvilken status har GLN informationerne Download af alle oploadede GLN Om medlemsoplysninger

3 1. Oprettelse af ny distributionsaftale.dk En distributionsaftale er en aftale om at udveksle information om GLN (lokationsnumre) mellem to samhandelspartnere. Samtidig er distributionsaftalen forudsætningen for at informationer udveksles korrekt ud fra på forhånd fastsatte kriterier. En distributionsaftale angiver hvem som skal modtage GLN informationer inkl. kædenavn/afdelingstype for de GLN numre, der skal videreformidles. Man kan via skærmbilledet oprette, rette eller finde en distributionsaftale. For at kunne oprette en ny distributionsaftale, er det nødvendigt at sikre sig at ens kædenavne og afdelingstyper er oprettet korrekt i Vedligeholdelsen af kædenavne og afdelingstyper varetages af GS1 Denmarks ServiceDesk. Oprettelse af distributionsaftaler kan kun foretages af en bruger med rettighed til upload. 1.1 Ny distributionsaftale Tryk på Ny distributionsaftale i menuen i venstre side. Tryk på ikonet Ny i toppen af billedet. Indtast GLN hovednummer - eller vælg fra listen. (Husk at modtageren af GLN information, skal være medlem af ). Kædenavn (Hvis kædenavnet ikke findes på listen, kontakt GS1 ServiceDesk) Vælg Lokationens rolle på listen *Afdelingstype (Hvis afdelingen ikke findes på listen, kontakt GS1 ServiceDesk) Vælg Land Vælg Region Tryk på Gem * En bruger med rettighed til upload, har selv mulighed for at oprette synonymer for de enkelte afdelinger. Som eksempel kunne man oprette et synonym for afdelingen Bager, som hedder bagerudsalg. Synonymerne kan oprettes ved at klikke på Afdelingssynonymer i menuen i højre side af skærmbilledet. Hvis GLN uploaderen vælger Afdelingstypen: >>blank<<, vil modtageren specificeret i distributionsaftalen modtage GLN informationer i alle de tilfælde hvor GLN uploaderen ikke har udfyldt nogen informationer i feltet afdelingstype i uploadfilen. (Se eksempel på skærmbillede næste side) 3

4 Klik Nu er distributionsaftalen oprettet for en samhandelspartner. Denne proces skal gentages for hver samhandelspartner, man ønsker at dele GLN information med. Når en samhandelspartner er blevet tilføjet i en distributionsaftale, modtager samhandelspartneren en advisering indeholdende oplysningerne i distributionsaftalen. 1.2 Oploade et Excelark med distributionsaftaler Kun for bruger med rettighed til upload: Under menupunktet download har man mulighed for at downloade alle distributionsaftaler som en CSV-fil (kommasepareret fil). Ved at opdatere denne fil kan man vedligeholde sine distributionsaftaler og oploade en opdateret version, eller oploade helt nye distributionsaftaler. (Se Filspecifikation for distributionsaftale v. 1.0 ). 4

5 2. Upload af egne detailinformationer En bruger med rettighed til upload kan via en CSV-fil (kommasepareret fil), uploade sine GLN informationer til databasen. Klik på upload i menuen til venstre. Vælg den fil der skal videreformidles til modtagerne. Tryk på Start upload af GLN information. (Se dokumentet Specifikation for uploadfil v. 2.0, vedrørende forklaring til de enkelte felter i filen) Klik Er der en fejl i en record rapporteres fejlen på skærmbilledet, og recorden smides væk. Filen skal derfor uploades igen uden fejlrecordene. 5

6 2.1 Upload af GLN informationer med status udmeldt. Det er nu muligt at udmelde et GLN kun ved at udfylde 4 felter i uploadfilen. Det gælder felterne: Felt 1 - Versionsnr. Felt 2 - GLN Hovednr. Felt 3 - GLN som skal udmeldes Felt 25 - Skal udfyldes med status: UD Yderligere skal disse 2 felter udfyldes, hvis informationerne skal opdateres i både LE@N eller GEPIR. Felt 23 - LE@N Status: L Felt 24 - GEPIR Status: G (Se dokumentet Specifikation for uploadfil v. 2.0, vedrørende forklaring til de enkelte felter i filen) 6

7 3. Download af GLN er til GLN-abonnent Når samhandelspartneren har uploadet en fil med GLN information sendes en til alle GLN-abonnenter i en daglig kørsel. En GLN-abonnent får en hvis: - Samhandelspartneren har uploadet nye GLN informationer. - GLN-abonnenten ikke har downloadet, siden man sidst modtog en adviserings-mail. Download af filer er kun mulig for brugere med rettighed til download. Klik Vælg download i menuen i venstre side. Vælg filformat. Det er muligt at vælge 2 forskellige tegnsæt: - ISO (Normalt brugt under MS Windows) - MS DOS (CP852) Tryk på Start download. (GLN-abonnenten modtager en CSV-fil med de GLN-numre, som er blevet rettet/oprettet siden sidste download). 7

8 3.1 Hvilken status har GLN informationerne Det er nu muligt at se i den downloadede fil, hvilken status (Action Kode), de oploadede GLN informationer har. Det er muligt at se om det er en ændring, en sletning eller en genindmeldelse. Action Koden bliver genereret automatisk af systemet. (Se dokumentet Specifikation for downloadfil v. 2.0, vedrørende forklaring til de enkelte felter i filen) 3.2 Download af alle oploadede GLN En bruger med rettighed til at oploade GLN, har også muligheden for at downloade alle sine oploadede MedlemsGLN i en CSV-fil. Dette gøres fra menupunktet Download, vælg derefter Egne oploadede lokationsnumre. 4. Om medlemsoplysninger Det er muligt at rette sine medlemsoplysninger i menuen medlemsoplysninger. f.eks. e- mail-adressen på kontaktpersonen eller en virksomhedsadresse. Det er ikke muligt at ændre sit GLN-hovednummer og det er heller ikke muligt at ændre brugere. Kontakt GS1 Denmarks ServiceDesk på 8