Plan i eget arbejde Morgenmad

Transkript

1 Plan i eget arbejde Morgenmad Velkomst, formål og præsentation v/ SK og ledelse Identifikation af egne strategier og forståelser af prioriteringer og tidsstyring. Effektivitet, balance, motivation v/sk Haster/vigtig v/nb. selvrefleksion samt i grupper, handouts m de fire kvadranter Pause Opsamling i plenum Opsamling i plenum livekvadrant (vidensdeling) v/sk Ønsker til forandring efter de afklarende øvelser fokus på haster ikke/vigtig? Intro til Outlook som redskab til styring v/nb Frokost PC-rum v/nb Opsætning Gennemgang af eksempler Pause Afprøvning af egne eksempler Mål for anvendelse af Outlook i egen hverdag Hvordan kommer jeg i gang /Overgangen v/ NB Hvad er særligt anvendeligt for mig? Udarbejdelse og fremlæggelse af personlig handlingsplan (inkl. tidsperspektiv) for ændring af rutiner og implementering af Outlook Spørgsmål og Afslutning

2 Socialrådgiveruddannelserne Signe Klitgaard Program Velkomst og præsentation Formål med dagen Formen Identifikation af opgave og tidsstyring i jeres hverdag Outlook som et effektivt værktøj Strategi for planlægning Implementering af ny viden og læring

3 Socialrådgiveruddannelserne Signe Klitgaard Signe Klitgaard Lektor, Institut for Socialt arbejde, Metropol Master i Læring og kompetenceudvikling Supervisor Familieterapeut Socialrådgiver

4 Niels Bach Administrerende direktør, Youbit Civilingeniør, Informatik Manager i Deloitte Senior konsulent indenfor IT-sikkerhed

5 Socialrådgiveruddannelserne Signe Klitgaard Identifikation af opgaver og tidsforbrug - og behov for forandring

6 Socialrådgiveruddannelserne Signe Klitgaard Effektivitet At være effektiv på en bæredygtig og langsigtet måde er at bruge sin tid på det rigtige, på den rigtige måde og med en realistisk og fornuftig balance mellem krav og ressourcer. Trine Kolding Førstehjælp til travle medarbejdere

7 Socialrådgiveruddannelserne Signe Klitgaard Effektivitetsgrundlag Hvad vil det sige at være effektiv for dig? Hvad skal der til, for at du føler dig effektiv? Hvor effektiv skal du være på en skala fra 1 til 10? Hvor ofte skal du være effektiv? Er dit billede af effektivitet realistisk? Hvem deler dit billede af effektivitet? Er det sandsynligt, du ofte vil have følelsen af at være effektiv?

8 Socialrådgiveruddannelserne Signe Klitgaard Sproget - Navngivning Surfer eller centrifuge

9 Socialrådgiveruddannelserne Signe Klitgaard ASAP Hvordan defineres haster? Du får en henvendelse hvor der direkte eller indirekte indikeres at det er en hasteopgave. Hvordan definerer du denne usagte deadline? Skriv tidsramme og evt. navn på det udleverede papir

10 Prioritet Prioritering Haster / Vigtig Haster ikke / Vigtig Haster / Ikke vigtig Haster ikke / Ikke vigtig Tid

11 Socialrådgiveruddannelserne Signe Klitgaard Haster/Vigtig Møder, opgaver med deadline nu Pludselig opståede opgaver, problemer, aktiviteter Henvendelser udefra tlf, personlige henvendelser eller mails Ad hoc opgaver Forespørgsler fra kolleger, ledere It-problemer Uløste kvadrant 2-opgaver Brandslukning

12 Socialrådgiveruddannelserne Signe Klitgaard Vigtig/Haster ikke Møder, opgaver, projekter med senere deadline Strategi og udvikling Prioritering og planlægning Efteruddannelse/kurser Netværk Pauser og afslapning Borgersamtaler / indkaldelser Arkivering / journalføring

13 Socialrådgiveruddannelserne Signe Klitgaard Ikke vigtig/haster Uklare mål når du bruger tid på det forkerte Nogle henvendelser fra kolleger, klienter, ledere Opgaver og pålagte opgaver, der ligger uden for din funktion Klienter eller kolleger, der misbruger at du er imødekommende og serviceminded Nogle mails Abeopgaver Uklare møder For lange møder

14 Socialrådgiveruddannelserne Signe Klitgaard Ikke vigtig/haster ikke Unødvendigt mailtjekkeri og andre tidsrøvere Spam Udskyderadfærd og overspringshandlinger Overdreven tilgængelighed Rod og manglende arkivering/ekspedition

15 Socialrådgiveruddannelserne Signe Klitgaard Afklaring af opgaver i kvadranten Hvilke arbejdsopgaver, har du typisk i de fire kvadranter? Hvor meget tid bruger du i hver kvadrant?

16 Socialrådgiveruddannelserne Signe Klitgaard Log bog Skriv dine opgaver fra de sidste to arbejdsdage Opdel dem i Planlagte og uforudsigelige De 4 kvadranter Er det typiske dage for dig? Hvad kendetegner dem? Hvad får de dig til at blive opmærksom på?

17 Hvad er vigtigt lige nu?

18 Hvad kan en Outlook strategi Nemt at håndtere mange opgaver uden fejl. Mindst mulig energi/tid på håndtering af en opgave. Sikre du aldrig glemmer. Sikre du har overblik over hvor presset du er i fremtiden. Sikre at din prioritering er velovervejet hver gang, selv under pres.

19 Hvad kan en Outlook strategi IKKE Gøre løsningen af dine opgaver nemmere (men mere overskuelig) Vurdere omfanget af dine opgaver Sikre at du vælger den rigtige løsning Fjerne nogen af dine opgaver (men gør det nemmere at sige fra i tide)

20

21 5 Styrker ved tasks som mail boxen mangler! Overskriften Du bestemmer overskriften Kontrol Kun du kan skrive på listen Tid Du kan skyde tasks ud i fremtiden Berigelse Du kan tilføje information Sikkerhed Kan ikke overses

22

23 Hvordan gør man? Overblik Sortering Behandling

24 Overblik 1 2

25 Opgaver Telefon SMS Mail Mødereferater Samtaler med kollegaer Andre kilder...

26 Sortering 1 2 Hvem Opgave Tid Prioritet

27 Sortering Kan du løse opgaven med det samme inden for 10 minutter? Så gør det! Hvem? Opgave? Tid? Prioritet?

28 Fra mail til task

29 Typiske scenarier Jeg får opgave titel hvem hvad Jeg afventer et svar titel hvem? hvad Jeg modtager uddybende information tilføj mails og noter til task

30 Behandling Behandling Opdatering Haster? Vigtig?

31 Behandling Udfør næste skridt Opdatér task med nye informationer eller opdater de eksisterende Vurder haster for næste skridt Vurder om prioriteten er ændret

32

33 Oprydning Er det en opgave? Skal den løses? Er det mig der skal løse den? Er den vigtig? Hvornår skal jeg gøre det? Skal den deles op? Hvad skal jeg gøre for at bringe den videre?

34 Zen Kan sige fra i tide Kan advare inden det ramler Husker altid aftalte opgaver Har overblik over nye mails Kan gå til tiden Ved hvornår man er færdig Kan snakke om andet end opgaver når man mødes

35 Overblik 1 2

36 Overblik 1 2

37 Læserude (Outlook 2007)

38 Opgavepanel (Outlook 2007)

39 Task opsætning Højreklik her for at konfigurere task listen

40 Opsætning

41 Felter

42 Gruppér

43 Sorter

44 Oprettelse af tasks Højre klik og træk opret task som indholder mail klar til besvarelse Venstre klik og træk opret task med tekst fra mail Keyboard shortcuts

45 Højreklik eller venstreklik og træk Klik og træk

46 Højreklik og træk

47 Ugenumre 1 (Outlook 2007)

48 Ugenumre 2 (Outlook 2007)

49 Ugenumre 3 (Outlook 2007)

50 Handlingsplan Eksperimenter med et par mails. Hav et fast format for titel Øvelse i at oprette en task og hvordan man tilføjer nye mails eller informationer til en task og beriger den. Tag hele mailboxen i et hug og lav skiftet. Vend dig til at omsætte mails til tasks i dedikerede tidsrum.

51 Opsummering Fokus på vigtigt i forhold til haster Brug kalender og tasks for overblik Adskil sortering og behandling Brug dedikeret tid på sortering af mailboxen Automatisér så meget som muligt Kun og kun 1 behandling per mail

52 7 gode vaner

53 Total workday control