Bestyrelsesformand (JØP/Provstebo) Bestyrelsesmedlem (beboer)

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Bestyrelsesformand (JØP/Provstebo) Bestyrelsesmedlem (beboer)"

Steffen Bertelsen
8 år siden
Visninger:

1 Referat fra bestyrelsesmøde den 30. juli 2014 Til stede var følgende: Aksel Bjørnsen Sanne Lensbæk Pia Bentzen Jørgen Christiansen Susanne Bøggild Bo Blaabjerg Kenn Jeppesen Bestyrelsesformand (JØP/Provstebo) Bestyrelsesmdlem (beboer) Varmemester Beboerforum Kenn Jeppesen, Beboerforum, præsenterede sig selv og orienterede om sin erfaring med ejerforeningers skift af administrator. Kenn Jeppesen kom med en opsummering af forhold, han anbefalede: Foreningens individuelle behov afdækkes Prisen for en administrator bør ligge i omegnen af kr. pr. lejlighed Ingeniørhjælp bør købes ad hoc. Det er besparende i forhold til et abonnement. Forsikringer administreres af en mægler, så det ikke koster hos en administrator Administrator bør stå for særlig ekspertbistand fx i forbindelse med generalforsamlinger Når foreningens kontaktperson hos administrator skal vælges, skal foreningen definere de krav, den har til vedkommende, fx at vedkommende er kapabel få en oversigt fra administrator over referencer på de foreslåede kontaktpersoner, sørg for, at det altid er en med længere tids ansættelse, som fungerer systemmæssigt og kommunikerer godt Oplys evt. Administrator om, hvilket udgiftsleje, vi forventer, fx hvor mange bestyrelsesmøder, vi forventer, at de deltager i det koster Vær opmærksomme på hvilke udgifter, der er indeholdt/ikke indeholdt i kontrakten fx ejerskiftegebyr, som kan svinge meget Bed om liste over ydelser, som ikke er indeholdt Indhent tilbud og bed om, at administrator tager kontaktpersonen med til præsentation Bestyrelsen bør holde et årligt budgetmøde med administrator, hvor kontaktpersonens indsats, administrationsaftalen og årets aktiviteter gennemgås Opdater vedligeholdelsesplanerne inden budgetmødet Der bør kun udarbejdes tilstandsrapport i forbindelse med store opgaver Mindre opgaver klares ved at anslå ordinær vedligeholdelse Kontaktpersonen hjælper med gennemgang af tilstandene Administrator kan sende fx varmeregnskabet i udbud af og til Det er administrator, som indhenter tilbud det letteste er imidlertid at tvinge aflæserfirmaet ned i pris Prisen pr. lejlighed bør ligge omkring 250 kr. Administrator skal kunne håndtere pludselige prisstigninger på forskellige ydelser

Varmemester Beboerforum Kenn Jeppesen, Beboerforum, præsenterede sig selv og orienterede om sin erfaring med ejerforeningers skift af administrator.

2 Kenn kan bistå med forslag til kontrakt og ekstraydelser De generelle vilkår må vi selv forhandle Ved behov for ansættelse af ny varmemester, kan administrator deltage mod betaling Vælges et ejendomsfirma i stedet for, kan man bede om fast kontaktperson og skal være omhyggelige med valget Når vi skal gentegne forsikring, kan Kenn være behjælpelig Vi kan evt. købe juridisk bistand fra administrator Indhent tilbud fra de firmaer, vi foretrækker Husk ekstern prisliste On-line behandling med fakturagodkendelse kan indføres ved store fakturaer, fx og over Sørg for, at administrator kan håndtere det Spørg hvor mange foreninger, de enkelte administratorer administrerer, de kan være aflønnet efter antal ejendomme det er risikabelt Afklar med administrator, hvem der gør hvad Bestyrelsen skal holde administrator i ørerne! Kenn havde til mødet medbragt en liste over administratorer, som han mente var emner som administrator. De administratorer, som er på listen, står inde for, at de sikrer, at bl.a. forsikringsforhold for foreningerne, de administrerer, er i orden, ligesom de er opmærksomme på foreningernes individuelle behov, fx for at kunne følge med on-line. Alle firmaer på listen kan tilbyde on-line administration. Herefter blev det diskuteret, hvordan vi kommer videre med spørgsmålet om administrator. Datea ønsker at afholde et møde. Formanden pointerede, at Provstebo og Datea ikke er forlovede. Det blev besluttet at bede Datea om et tilbud og udsætte mødet med dem. Bestyrelsen skal have udarbejdet udbudsmateriale, hvor det defineres, hvilke områder, vi ønsker tilbud på, så alle tilbudsgivere giver tilbud på helt samme vilkår. Vi skal specificere specifikke ydelser, vi ønsker bistand til. Der tages udgangspunkt i den nuværende administrationsaftale + de råd og den vedledning, Kenn gav på mødet. Forslag til ydelser: Opkrævning Ansættelsesforhold for varmemester Varmeregnskaber (hvor tit nye priser) Tekniskdrift/vedligehold (tilbud ikke et fast punkt) Evt. forsikring er relevante behov dækket Deltagelse i hvor mange bestyrelsesmøder + generalforsamling honorar? Kontakt til ejere, fx i klagesager Rådgivning i byggesager Juridisk bistand efter behov Bankkonto

købe juridisk bistand fra administrator Indhent tilbud fra de firmaer, vi foretrækker Husk ekstern prisliste On-line behandling med fakturagodkendelse kan indføres ved store fakturaer, fx 10.

3 Ejerskiftesalær til administrator. Ikke automatisk forhøjelse af administrationsbidrag Bed om beskrivelse af hvordan de håndterer stigning i administrationsbidrag Stil krav om, hvad vi vil have Vi skal specificere områder, hvor administrator skal kunne tilbyde ad hoc hjælp Der skal udarbejdes udkast til udbudsmateriale inden næste møde Formanden melder tilbage til Datea, at vi i første omgang ønsker tilbud i stedet for møde. Orientering fra formanden: Formanden havde ingen særlige emner til orientering. Gennemgang af emhætter Bo oplyste, at der fortsat mangler at blive tjekket i 25 lejligheder. 2. gennemgang gennemføres den 7./8. august. Foreløbig kun opdaget 2 ulovlige emhætter. Efter 2. gennemgang i starten af august sender Datea brev til de lejligheder, som har ulovlige emhætter. Udskiftning i løbet af 4-5 uger. Herefter tjekker Bo. Når emhætterne er lovliggjort, kan ventilationsprojektet gennemføres. Kuben allierer sig med ekstern ventilationsmand om udbudsmateriale, som arbejder sammen med Kluge. Det er den bedst mulige kombination. Sanne holder snor i Michael fra Kuben, som har kontakt til Svane (ventilationsingeniør). Udskiftning af vandrør Spørgsmål samles til næste møde, hvor Henrik Bach deltager. Halvårsregnskab Under punktet Forsikring, fælles drift, er der et punkt, som hedder køretøjsforsikringer. Det skal tjekkes, hvad køretøjsforsikring dækker. Forsikringsmægleren har alle oplysningerne om køretøjer. Datea har ikke rettet punktet i halvårsregnskabet El-pærer Der har været et større forbrug efter spareprojektet blev færdigt. Bo har spurgt elektriker, hvorfor. De pærer, som benyttes, er ikke egnet til at tænde og slukke så meget. Bo tjekker pærerne en gang om ugen, og elektrikeren tjekker, om det er de rigtige pærer, vi har valgt. Fælles drift Under drift af maskiner og redskaber (brændstof) er der ingen ændring i forhold til tidligere. Formanden kontakter Henrik fra Datea i den anledning om specifikation af udgiftspunktet.

administrator skal kunne tilbyde ad hoc hjælp Der skal udarbejdes udkast til udbudsmateriale inden næste møde Formanden melder tilbage til Datea, at vi i første omgang ønsker tilbud i stedet for møde.

4 Vandforbrug Der er en besparelse i forhold til budgettet. Der er fundet 2 steder med vandgennemsivning, som er sporadisk. Vi har haft en ingeniør ude, han har markeret, hvor der siver vand ned, og hvor vi skal grave ved en reparation. Kontoplan Det skal besluttes, hvilke tekster skal vi benytte i budgettet? Vi skal begrænse antallet af punkter, og få en forklaring fra administrator om, hvad der er inkluderet i de overordnede punkter Bestyrelsen skal have oplyst, hvilke udgifter der ligger under de enkelte punkter. Denne information kan bestyrelsen bruge i sin information til ejerne i den skriftlige beretning til generalforsamlingen. Den skriftlige beretning Punkterne skal specificeres over for ejerne. Vi skal bede den nye administrator om en kontoplan og forlange en, som passer specifikt til vores forening. Den nuværende kontoplan fortsætter uændret i resten af 14. I 15 kommer der nye forhold. Udskiftning af vandrør Vi har fået forskellige lånetilbud. Kun Danske Bank og Nykredit Bank har ønsket at byde som bank. Nykredit har også givet et tilbud som kreditforening. Forslag om, at man både kan vælge lån og fuld indfrielse af eget bidrag. Sørg for forhåndstilsagn om ønske om fuld indfrielse. Kan præsenteres på generalforsamlingen hvor vi skal gennemgå hvilke overvejelser, vi har gjort os i forbindelse med udskiftningen. Claus forestår den tekniske gennemgang af projektet med billeder. Bestyrelsen forestår fremlæggelse af forslag til finansiering. Der skal være udkast til indstilling generalforsamlingen til bestyrelsesmødet den Blødgøringsanlæg De tilbud, som var fremlagt for det varme vands vedkommende, blev gennemgået. Kan evt. komme med på budgettet i 15. Kommunen har også planer om at indføre blødgøringsanlæg på både koldt og varmt vand. Det blev besluttet at høre, hvad Claus anbefaler i forhold til blødgøring af varmt vand. Det gøres på mødet den 20.8.

Vi skal begrænse antallet af punkter, og få en forklaring fra administrator om, hvad der er inkluderet i de overordnede punkter Bestyrelsen skal have oplyst, hvilke udgifter der ligger under de

5 Legeplads Teamlederen og Bo har talt med Kim om evt. besparelse på nivellering af området. Kim mener ikke, der er noget at spare ved at inddrage beboere i projektet. Det blev besluttet også at spørge Torben, den anden gartner på foreningens område. Gæstelejlighed Pia og Jørgen har udarbejdet en husorden/brugsvejledning for gæstelejligheden. Træffetiderne for Bo rettes heri. Pia og Jørgen gør materialet klar til generalforsamlingen. Bo får mere detaljeret overblik over elinstallationerne i gæstelejligheden. Falkonergården Frederiksberg Kommune har meddelt at den ikke involverer sig i forbindelse med støj fra fester. Bestyrelsen påklager ikke kommunens afgørelse. Arrangementer, som ikke er gymnasierelaterede støjer også. Kommunen skal høres, om den evt. tager sig af det. (Hvem gør det). Sanne kontakter Fuglsang fra Falkonergården, om hvordan skolen benyttes til ikke gymnasierelaterede formål. Cykelparkering Intet nyt. Eventuelt Der er installeret ny cirkulationspumpe i maj 14. Datea har oplyst, at udgiften var fjernet fra budgettet. Det var en nødvendig udgift, som beløb sig til moms. Bestyrelsen godkendte straks udgiften, som Bo orienterer Tom, Datea om. Det blev afslutningsvis besluttet, at man melder afbud, hvis man ikke kan deltage i bestyrelsesmødet. Afbud meldes så vidt muligt et par dage før bestyrelsesmødet.

Træffetiderne for Bo rettes heri. Pia og Jørgen gør materialet klar til generalforsamlingen. Bo får mere detaljeret overblik over elinstallationerne i gæstelejligheden.

Relaterede dokumenter

Referat af bestyrelsesmøde. i Ejerforeningen Herman Bangs Have. den 6. maj 2014

Referat af bestyrelsesmøde. i Ejerforeningen Herman Bangs Have. den 6. maj 2014 Referat af bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Herman Bangs Have den 6. maj 2014 Følgende deltog fra bestyrelsen: Aksel Bjørnsen Sanne Lensbæk Jørgen Christiansen Pia Bentzen Susanne Bøggild Desuden deltog