Kommissionens standardskabeloner Vejledning

Transkript

1 Kommissionens standardskabeloner Vejledning 2014

2 Kommissionens standardskabeloner Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Carl Jacobsens Vej Valby Tlf.: Online ISBN Vejledningen er udarbejdet af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Januar 2014

3 Indhold Kapitel 1 Indledning Kommissionens standardformularer Online formularer (e-notices)... 6 Kapitel 2 Vejledende forhåndsmeddelelse - Direktiv 2004/18/EF Indledning DEL I: Ordregivende myndighed DEL II. A: Kontraktens genstand - Bygge- og anlægsarbejder Del II.B: Kontraktens genstand - Varer eller tjenesteydelser Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger Del VI: Supplerende oplysninger Bilag A: Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag B: Oplysninger om delaftaler Bilag C1: Tjenesteydelseskategorier, der henvises til i del II: Kontraktens genstand Kapitel 3 Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed (profylaksebekendtgørelse) - Direktiv 2004/18/EF, direktiv 2004/17 EF og direktiv 2009/81/EF Bekendtgørelsens formål og karakter Anvendelse af profylaksebekendtgørelsen Gode råd og faldgruber DEL I: Ordregivende myndighed Del II: Kontraktens genstand Del IV: Procedure Del V: Kontrakttildeling Del VI: Supplerende oplysninger Bilag A: Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag C1: Offentlige indkøb. Tjenesteydelseskategorier, som der henvises til i del II: Kontraktens genstand (direktiv 2004/18/EF) Bilag C2: Forsyningsvirksomhed. Tjenesteydelseskategorier, som der henvises til i del II: Kontraktens genstand (direktiv 2004/17/EF) Bilag C3: Forsvar og sikkerhed. Tjenesteydelseskategorier, som der henvises til i del II: Kontraktens genstand (direktiv 2009/81/EF) Bilag D1: Offentlige indkøb. Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) (direktiv 2004/18/EF) Bilag D2: Forsyningsvirksomhed. Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) (direktiv 2004/17/EF)... 33

4 3.15 Bilag D3: Forsvar og sikkerhed. Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) (direktiv 2009/81/EF) Kapitel 4 Udbudsbekendtgørelsen Direktiv 2004/ Standardformularens karakter og formål Gode råd og faldgruber DEL I: Ordregivende myndighed DEL II: Kontraktens genstand DEL III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger Del IV: Procedure DEL VI: Supplerende oplysninger Kapitel 5 Udbudsbekendtgørelse Direktiv 2004/ Standardformularens karakter og formål Gode råd og faldgruber Del I: Ordregiver Del II: Kontaktens genstand Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger DEL IV: Procedurer Del VI: Supplerende oplysninger Bilag A: Yderligere adresser og kontakter Bilag B: Oplysninger om delaftaler Bilag C2 - Forsyningsvirksomhed. Tjenesteydelseskategorier, som der henvises til i del II: Kontraktens genstand Kapitel 6 Bekendtgørelse om supplerende oplysninger, uafsluttet procedure eller berigtigelse Standardformularens karakter og formål Gode råd og faldgruber DEL I: Ordregivende myndighed DEL II: Kontraktens genstand DEL IV: Procedure DEL VI: Supplerende oplysninger Kapitel 7 Ordretildelingsbekendtgørelse Direktiv 2004/ Standardformularens karakter og formål Anvendelse af ordretildelingsbekendtgørelsen og fristen for afsendelsen Gode råd og faldgruber DEL I: Ordregivende myndighed DEL II: Kontraktens genstand Del IV: Procedure DEL V: Kontrakttildeling DEL VI: Supplerende oplysninger Bilag A: Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag C1: Tjenesteydelseskategorier, der henvises til i del II: Kontraktens genstand... 97

5 7.11 Bilag D1 Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT) Kapitel 8 Ordretildelingsbekendtgørelse - Direktiv 2004/ Standardformularens karakter og formål Anvendelse af ordretildelingsbekendtgørelsen og fristen for afsendelsen Gode råd og faldgruber DEL I: Ordregiver DEL II: Kontraktens genstand Del IV: Procedure DEL V: Kontrakttildeling DEL VI: Supplerende oplysninger Bilag A: Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag C2: Tjenesteydelseskategorier, der henvises til i del II: Kontraktens genstand Bilag D2 Begrundelse for, at kontrakten tildeles uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (EUT)

6 SIDE 6 KAPITEL 1 INDLEDNING Kapitel 1 Indledning 1.1 Kommissionens standardformularer Ved offentliggørelse af EU-udbud skal ordregiver benytte de standardformularer, som Kommissionen har udarbejdet. Kommissionen har i august 2011 offentliggjort gennemførelsesforordning nr. 842/2011, der indeholder standardformularer til brug ved bekendtgørelser i henhold til udbudsdirektiverne. Formularerne kan udfyldes online på SIMAP's hjemmeside og kan fremsendes elektronisk. Ved at benytte online formularerne får ordregivere mulighed for at anvende de forkortede frister ved elektronisk fremsendelse. For at anvende online versionerne kræves login og password, som dog nemt kan oprettes via hjemmesiden. Formularerne kan også downloades fra SIMAP's hjemmeside i pdf-format, udfyldes og sendes til Publikationskontoret via eller via fax på Mail til Publikationskontoret på ojs@publications.europa.eu Standardformularer i pdf-format Ordregiver kan vælge at sende standardformularerne pr. fax, eller post. De udfyldte standardformularer sendes til Publikationskontoret via til ojs@publications.europa.eu eller via fax på Når pdf-formularerne modtages hos Publikationskontoret, skal oplysningerne i formularerne manuelt overføres til det elektroniske system, hvorefter bekendtgørelserne offentliggøres i TED-databasen. Det betyder, at der ved brug af pdf-formularerne kan gå længere tid (typisk 12 dage) fra afsendelse til offentliggørelse end ved brug af online formularerne (typisk 5 dage), og at der kan være større risiko for fejl i forbindelse med overførelsen til det elektroniske system. Pdf-formularerne er gode til at give et overblik over, hvilke oplysninger der skal gives i de forskellige formularer. Derimod er de ikke særligt brugervenlige i forhold til fremsendelse til Publikationskontoret. Det skyldes, at det ikke er muligt at skrive direkte i PDF-formularerne, og ordregiver bliver således nødt til at printe formularen ud og manuelt indføre oplysningerne. Det kan især give problemer, hvor ordregiver vil give flere oplysninger, end der er plads til i det pågældende felt, da felterne ikke kan udvides. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen kan derfor anbefale, at online formularerne så vidt muligt anvendes. 1.2 Online formularer (e-notices) Man skal være oprettet som bruger på SIMAP (e-notices) for at kunne anvende online formularerne. Brugerregistrering kan foretages via linket her.

7 SIDE 7 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Når man er oprettet som bruger på SIMAP, får man adgang til en personlig side. Her har man følgende valgmuligheder:» Påbegynd ny formular» Dine bekendtgørelser» Brugerprofil» Log af Brugerprofil På denne side har man mulighed for at ændre sine registreringsoplysninger, herunder password og sikkerhedsspørgsmål. Det er også muligt at indtaste standardoplysninger om ordregiver til brug for udfyldelse af formularer. Det drejer sig om de oplysninger, som findes i bekendtgørelsernes DEL I: Ordregivende myndighed. Når disse generelle standardparametre er udfyldt, vil DEL I i de standardformularer, man fremover skal udfylde, automatisk indeholde de pågældende oplysninger. Det vil naturligvis altid være muligt at ændre oplysningerne enten generelt under Din profil eller direkte i den konkrete standardformular. Hvis man ofte udfylder standardformularer for den samme ordregiver, kan det være tidsbesparende at udfylde standardparametrene. NB! Der kan være problemer med, at hele siden ikke kan ses ved at scrolle ned. I givet fald kan tabulatortasten anvendes til at komme længere ned på siden. Påbegynd ny formular Her kan man vælge mellem de 19 standardformularer. Hver enkelt del af standardformularen udgør et selvstændigt skærmbillede, hvor de felter, som er markeret med stjerne, skal udfyldes, inden man kan gå videre til næste del. Man vil altid kunne springe tilbage til en forudgående del, men man kan ikke springe frem til en efterfølgende del, før en række oplysninger er givet. Det er vigtigt at bemærke, at for de fleste standardformularer, vil man blive stillet en række indledende spørgsmål. Felterne skal udfyldes og har betydning for de felter, der efterfølgende vil fremgå af formularen. Fx i formularen Udbudsbekendtgørelse vil man blive spurgt om kontrakttype og proceduretype. Vælger man fx proceduretypen offentligt udbud, vil det automatisk i DEL IV om procedurer fremgå, at man har valgt denne udbudsform. Man vil derfor ikke støde på feltet begrænsning af antal økonomiske aktører, som vil blive opfordret til at afgive tilbud eller deltage (punkt IV.1.2. i udbudsbekendtgørelsen). Skal udbudsformen på et senere tidspunkt ændres til fx begrænset udbud, kan det ikke ske under DEL IV, og man må derfor tilbage til indledningen for at ændre. Tilsvarende vil man fx i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.8 blive spurgt om, hvor mange delkontrakter udbuddet indeholder. Svaret vil have betydning for, hvor mange gange bilag B bliver gentaget. Når man har udfyldt samtlige dele og bilag i standardformularen kommer man til en afsluttende side Godkendelse af formularen. Såfremt der er uoverensstemmelser mellem diverse tidsfrister, der er nævnt i formularen, vil det fremgå her. Det vil fx være tilfældet, hvis datoen for påbegyndelse af arbejdet ligger før tilbudsfristen. Sådanne uoverensstemmelser skal rettes, inden man kan gå videre.

8 SIDE 8 KAPITEL 1 INDLEDNING Foreligger der ikke uoverensstemmelser i formularen, kan man under Godkendelse af formularen hente standardformularen som en pdf-fil eller godkende og gemme. Hentes formularen i en pdf-fil, vil man kunne se, hvordan den udfyldte standardformular kommer til at se ud i sin helhed. Det kan være et nyttigt værktøj til efterfølgende kontrol og godkendelse, idet bekendtgørelsen kan printes ud, gemmes og videresendes. Vælges godkende og gemme, betyder det ikke, at bekendtgørelsen automatisk bliver sendt. Man vil blot automatisk blive ført over på siden Dine bekendtgørelser, hvor formularen vil være gemt. Man kan således altid efterfølgende ændre i formularen og sende den på et senere tidspunkt. For oplysninger om afsendelse mv., se nærmere nedenfor under Dine bekendtgørelser. Det er også muligt på et hvilket som helst tidspunkt under udfyldelsen af formularen at gemme og logge af. Det sker ved at klikke på "gem" i øverste højre hjørne. Man kan komme tilbage til formularen via Dine bekendtgørelser. Dine bekendtgørelser Denne side giver et godt overblik over samtlige udbudsbekendtgørelser både formularer til færdiggørelse, formularer under udarbejdelse og en historik over tidligere fremsendte formularer. For så vidt angår formularer til færdiggørelse og formularer under udarbejdelse fremgår følgende oplysninger af overblikket:» Oprettelsesdatoen» Hvilken formular det drejer sig om» Den officielle titel» Ejer af formularen (dvs. brugernavnet)» Formularens status om den er under udarbejdelse eller om den er færdig.» Adgang til at redigere i formularen (klik på link under "formularer")» Adgang til at hente formularen i en pdf-fil (klik på pdf-logoet) Når man er klar til at sende bekendtgørelsen, markeres den pågældende formular, hvorefter man klikker på Fremsend til offentliggørelse. Formularen vil herefter automatisk blive sendt til Publikationskontoret, og man vil få en elektronisk bekræftelse på modtagelsen. Den pågældende formular vil herefter kunne findes under Historik for fremsendte formularer. Det er også muligt på et hvilket som helst tidspunkt at slette en formular under udarbejdelse. Det sker ved at markere den pågældende formular og klikke på "slet". For så vidt angår historik for fremsendte formularer fremgår følgende oplysninger af overblikket:» Fremsendelsesdatoen» Hvilken formular det drejer sig om» Den officielle titel» Referencenummeret (dvs. det nummer bekendtgørelsen får ved offentliggørelse i TEDdatabasen)» Status for bekendtgørelsen På samme måde, som beskrevet ovenfor, er det også muligt at slette tidligere fremsendte formularer fra sit overblik.

9 SIDE 9 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Kapitel 2 Vejledende forhåndsmeddelelse - Direktiv 2004/18/EF 2.1 Indledning 1. Standardformularens karakter og formål Formålet med den vejledende forhåndsmeddelelse er navnlig at gøre virksomheder opmærksomme på udbud, som ordregiver forventer at gennemføre i det kommende år, herunder kan der annonceres om afholdelse af teknisk dialog. Ordregiver skal anvende den standardformular, som Kommissionen har udarbejdet, jf. forordning nr. 842/2011 af 19. august Den til enhver tid gældende standardformular kan findes her. Standardformularen findes i en online version, som gør det muligt at udfylde og indlevere formularen elektronisk via internettet. Online versionen findes på enotices, og adgang fås her. Alternativt kan standardformularen udfyldes manuelt og indsendes til kontoret for De Europæiske Fællesskabers Publikationer (EU-Publikationskontoret). Den vejledende forhåndsmeddelelse offentliggøres herefter i Supplement til EU-Tidende (TED) senest 5 dage efter afsendelsen (forudsat at formularen er indsendt elektronisk). Den vejledende forhåndsmeddelelse offentliggøres samtidig automatisk på Den vejledende forhåndsmeddelelse kan også offentliggøres af ordregiver selv i en såkaldt køberprofil. For flere oplysninger om køberprofiler, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel Standardformularen bærer præg af at være oversat, ligesom den også bærer præg af, at den gælder på tværs af flere landes juridiske traditioner. Der kan således forekomme udtryk i standardformularen, som ikke svarer til den gængse danske udbudsterminologi. Hertil kommer, at standardformularen er opdelt i felter/rubrikker, der ikke giver meget rum for ordregiver til at skrive frit. Ordregiver kan dog skabe sig en høj grad af fleksibilitet i forbindelse med udfyldelsen af de forskellige felter, herunder ved anvendelse af punkt II.8) og VI.2) "Yderligere oplysninger" og ved også i øvrigt at tænke rummelighed ind i udfyldelsen af de enkelte felter. Denne vejledning skulle gerne bidrage til, at udfyldelsen og anvendelsen af standardformularen gøres lettere for ordregivende myndigheder. 2. Anvendelsen af den vejledende forhåndsmeddelelse Efter udbudsdirektivets artikel 35, stk. 1, bør ordregiver mindst en gang om året i en vejledende forhåndsmeddelelse offentliggøre en oversigt over de indkøb, som ordregiver forventer at foretage i det kommende år, såfremt den samlede værdi af disse indkøb inden for ensartede kategorier overstiger værdien af nærmere angivne beløb. For flere oplysninger om offentliggørelse af vejledende forhåndsmeddelelser, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel Offentliggørelse af en vejledende forhåndsmeddelelse er kun obligatorisk, hvis ordregiver ønsker at benytte muligheden for at forkorte de normale tilbudsfrister ved det efterfølgende konkrete udbud, jf. udbudsdirektivets artikel 38, stk. 4. Forhåndsmeddelelsen skal i så fald

10 SIDE 10 KAPITEL 2 VEJLEDENDE FORHÅNDSMEDDELELSE - DIREKTIV 2004/18/EF være sendt til offentliggørelse mindst 52 dage og højst 12 måneder inden afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen. Den vejledende forhåndsmeddelelse anvendes som udgangspunkt alene ved EU-udbud, der er omfattet af udbudsdirektivet. Standardformularen kan dog også anvendes til at gøre virksomheder opmærksomme på forventede konkurrenceudsættelser af bilag II B-ydelser, som ikke er omfattet af udbudsdirektivets procedureregler (men alene af artikel 23 og artikel 35, stk. 4), eller teknisk dialog om sådanne. En sådan annoncering via TED kan være relevant, fx hvis kontrakten har en klar grænseoverskridende karakter. I så fald bør det fremgå af den vejledende forhåndsmeddelelse, at der er tale om annoncering af bilag II B-ydelser, og at udbudsdirektivets procedureregler således ikke finder anvendelse (på nær artikel 23 og artikel 35, stk. 4). 3. Gode råd og faldgruber Det kan være en fordel at offentliggøre en vejledende forhåndsmeddelelse om de indkøb, som en ordregiver forventer at foretage i det kommende år, da forhåndsmeddelelsen kan hjælpe virksomhederne til at forberede sig på de konkrete udbud og disponere tid og ressourcer i lyset heraf. Ordregiver kan også med fordel offentliggøre en vejledende forhåndsmeddelelse, hvis ordregiver fx ønsker at gennemføre en teknisk dialog, inden et konkret udbud iværksættes. Den vejledende forhåndsmeddelelse kan derved gøre interesserede virksomheder opmærksomme på den tekniske dialog, og ordregiver kan anvende forhåndsmeddelelsen til at orientere virksomhederne om proceduren for den tekniske dialog og fastsætte eventuelle krav til virksomhedernes ansøgning om deltagelse. Det er derfor vigtigt, at forhåndsmeddelelsen har et sådant detaljeringsniveau, at virksomhederne kan få et tilstrækkeligt kendskab til ydelsen og de væsentligste rammer for udbuddet allerede på dette tidlige tidspunkt i udbudsprocessen, således at virksomhederne får mulighed for at vurdere, om de har interesse i at deltage. Samtidig kan der i sagens natur være grænser for, hvor præcise oplysninger ordregiver kan give om ydelsen og udbuddet allerede i forhåndsmeddelelsen. Generelt set er den proces, der ligger forud for offentliggørelsen af selve udbudsbekendtgørelsen, vigtig i forhold til at gennemføre et vellykket udbud, herunder også i forbindelse med offentliggørelsen af en vejledende forhåndsmeddelelse. Hvis ordregiver er grundig i sin forberedelse af udbuddet, bliver kvaliteten af udbudsmaterialet ofte bedre, og ansøgerne/tilbudsgiverne får nemmere ved at udarbejde konditionsmæssige ansøgninger/tilbud. Samtidig kan ordregivers transaktionsomkostninger i de senere faser af udbudsprocessen ofte reduceres, fordi der er mindre risiko for, at der opstår behov for at ændre udbudsmaterialet eller i øvrigt opstår tvivl om indholdet af udbudsmaterialet. Det betyder bl.a., at ordregiver i sin forberedelse af udbuddet bør sikre sig et godt kendskab til ydelsen, markedsforholdene, leverandørfeltet og de øvrige, særlige vilkår og forhold, som er relevante for det pågældende udbud. Dette vil kunne medvirke til at sikre, at udbuddet tilrettelægges således, at der er tale om markedskonforme vilkår med henblik på, at der opnås den bedst mulige konkurrence.

11 SIDE 11 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER 2.2 DEL I: Ordregivende myndighed I.1) Navn, adresser og kontaktpunkt(er) Her udfyldes ordregivers officielle navn, adresse, adresse mv. samt kontaktpunkt (fx kontaktperson) for udbuddet. Hvis der er oprettet en særlig hjemmeside til udbuddet, kan det anføres her, ligesom ordregivers generelle hjemmeside kan anføres. Hvis der er oprettet en køberprofil, bør denne ligeledes anføres. For flere oplysninger om køberprofiler, se Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne, kapitel Det er som udgangspunkt den anførte ordregiver, der bliver kontraktpart. Hvis flere ordregivere indgår en indkøbsaftale i fællesskab, således at samtlige ordregivere bliver kontraktparter, skal der vælges en kontaktordregiver, som anføres i dette felt. De øvrige ordregivere, der bliver parter i aftalen, anføres i punkt VI.2) "Yderligere oplysninger". I.1) Yderligere oplysninger fås her Hvis yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til en anden end ordregiveren (fx en rådgiver), afkrydses feltet Andet. Oplysninger om, hvor oplysningerne kan rekvireres, skal da anføres i bilag A (fx rådgivers navn og adresse). I.2) Type ordregivende myndighed Her angives, hvilken type myndighed ordregiver er. Er der fx tale om en kommune, afkrydses feltet Regional eller lokal myndighed. Er det fx en almen boligorganisation, afkrydses feltet Offentligt organ. I.3) Hovedaktivitet Her angives ordregivers hovedaktivitet. Bemærk, at dette ikke nødvendigvis er sammenfaldende med den aktivitet, der udbydes. Fx skal en kommune afkrydse feltet Generelle offentlige tjenester, også selvom udbuddet konkret vedrører miljø. I.4) Kontrakt indgås på andre ordregivende myndigheders vegne Her angives, om ordregiver køber ind på vegne af andre ordregivende myndigheder. Det vil fx være tilfældet, når centrale indkøbsorganisationer foretager indkøb. Når der afkrydses i Ja, bør de myndigheder, der købes ind på vegne af, angives i bilag A, afsnit V). Indgår flere ordregivere en indkøbsaftale i fællesskab, hvor samtlige ordregivere bliver kontraktparter, skal der afkrydses i feltet Nej. Det skyldes, at den ene ordregiver netop ikke køber ind på vegne af de øvrige, men at de indgår aftale i fællesskab. I et sådant tilfælde skal kontaktordregiveren angives i punkt I.1) og de øvrige ordregivere i punkt VI.2) "Yderligere oplysninger". 2.3 DEL II. A: Kontraktens genstand - Bygge- og anlægsarbejder Del II. A udfyldes, såfremt den vejledende forhåndsmeddelelse vedrører bygge- og anlægskontrakter. Der skal udfyldes en del II. A for hver enkelt bygge- og anlægskontrakt. II.1) Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten Her angives ordregivers betegnelse for kontrakten. Dette vil typisk være kontraktens titel, fx "Kontrakt om anlæg af ny motorvej" eller "Kontrakt om opførelse af skole". Den mere detaljerede beskrivelse af det udbudte arbejde anføres under punkt II.4). II.2) Kontrakttype og udførelsessted for bygge-/anlægsarbejdet Ved udførelse af bygge- og anlægsarbejder angives kontraktens hovedudførelsessted. Ved fx opførelse af et alment boligbyggeri i Roskilde, angives "Roskilde". Ved fx etablering af en motorvej på Fyn, angives "Fyn".

12 SIDE 12 KAPITEL 2 VEJLEDENDE FORHÅNDSMEDDELELSE - DIREKTIV 2004/18/EF Desuden angives NUTS-koden. NUTS-koden er en geografisk nomenklatur, der refererer til hovedudførelsesstedet eller -leveringsstedet. Der findes en overordnet kode for Danmark (DK-DANMARK), med underkoder opdelt på regionalt niveau. Hver region er underopdelt i forskellige geografiske områder, der kan bruges til at angive stedet mere præcist. For Danmark gælder følgende NUTS-koder: DK0-DANMARK DK01-Hovedstaden DK02-Sjælland DK03-Syddanmark DK04-Midtjylland DK05-Nordjylland DK011-Byen København DK012-Københavns omegn DK013-Nordsjælland DK014-Bornholm DK021-Østsjælland DK022-Vest- og Sydsjælland DK031-Fyn DK032-Sydjylland DK041-Vestjylland DK042-Østjylland DK050-Nordjylland DKZ-EKSTRA-REGIO DKZZ-Ekstra-Regio DKZZZ-Ekstra-Regio Jo mere nøjagtigt koden kan angives, jo bedre. Koden skal selvsagt hænge sammen med det ovenfor anførte om hovedudførelsesstedet. Hvis hovedudførelsesstedet er Færøerne eller Grønland, angives koden "DKZ-EKSTRA- REGIO". Hvis kontrakten omfatter udførelse både i Danmark og på Færøerne og/eller i Grønland, bør både koden "DK0" (eller en mere præcis angivelse i Danmark) og koden "DKZ- EKSTRA-REGIO" angives. Dette kan desuden beskrives nærmere under punkt II.4). II.3) Oplysninger om rammeaftale Her angives, om der er tale om indgåelse af en rammeaftale. Skal der indgås en rammeaftale, afkrydses således i Ja. Ved en rammeaftale forstås en aftale, der fastsætter vilkårene for de kontakter, der skal indgås i løbet af en given periode. II.4) Kort beskrivelse af bygge- og anlægsarbejdernes art og omfang Her gives en kort og overordnet beskrivelse af det bygge- og anlægsarbejde, der forventes udbudt. Det er ikke nødvendigt, at ordregiver beskriver arbejdet fuldstændigt, men hensigten er, at potentielle tilbudsgivere får mulighed for at danne sig et indtryk af, om de vil være interesserede i at deltage i det konkrete udbud. Den nødvendige detaljeringsgrad afhænger bl.a. af udbuddets karakter og omfang, og af hvad der er afgørende for, at de potentielle tilbudsgivere kan vurdere, om de har interesse i at deltage i udbuddet. Der vil i sagens natur være grænser for, hvor præcise oplysninger ordregiver kan give om arbejdet og udbuddet allerede i forhåndsmeddelelsen, og beskrivelsen skal derfor ikke være lige så detaljeret som i udbudsbekendtgørelsen, herunder også af hensyn til at sikre en vis fleksibilitet for ordregiver i forhold til at fastlægge rammerne for det konkrete udbud. Beskrivelsen skal således omhandle, hvad der indkøbes og de vigtigste karakteristika og kendetegn herved, i det omfang det er muligt på dette tidlige stadie i udbudsproceduren. Det er også hensigtsmæssigt at beskrive, hvis der er tale om visse særlige forhold, som tilbudsgiverne må antages at skulle tage i betragtning, fx hvis der er nogle vigtige tidsmæssige forpligtelser for leverandøren i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Hvis der er tale om en rammeaftale, som andre ordregivende myndigheder kan trække på, kan dette felt eventuelt anvendes til at oplyse om de begunstigede på rammeaftalen. Hvis den anslåede værdi af kontrakten er kendt, anføres beløbet ligeledes. Husk også at anføre, hvilken valuta beløbet er i. Bemærk, at beløbet skal angives eksklusive moms. Beløbet kan også anføres som en ramme i stedet for ét skønnet beløb. Det vil ofte være hensigtsmæssigt at anføre beløbet som en ramme for at sikre en vis fleksibilitet, navnlig idet ordregiver måske ikke kan anslå værdien tilstrækkeligt præcist på dette tidlige stadie i udbudsproceduren. Alle forventede delaftaler, optioner og muligheder for forlængelse skal om muligt medregnes.

13 SIDE 13 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Ordregiver må ved angivelsen af den anslåede værdi udøve et sagligt skøn på baggrund af sit kendskab til ydelsens formodede værdi og markedsforholdene i øvrigt. Det kan dog være hensigtsmæssigt at angive, at de her angivne oplysninger alene er et estimat og kan blive ændret i udbudsbekendtgørelsen. Endelig kan det eventuelt nævnes her, hvis der forud for udbuddet forventes gennemført en teknisk dialog med relevante aktører på markedet, jf. nærmere under vejledningen til punkt II.8). II.4) Delaftaler Her angives, om der er tale om delaftaler. Såfremt kontrakten forventes delt op i delaftaler, afkrydses således i Ja, og der udfyldes et bilag B for hver enkelt delaftale. II.5) CPV-glossaret (Common Procurement Vocabulary) Her angives den/de relevante CPV-kode(r) for den udbudte ydelse. CPV-klassifikationen (Common Procurement Vocabulary) er en nomenklatur udviklet med henblik på, at varer og ydelser skal kunne identificeres på en enkel og entydig måde. CPVklassifikationen består af et primærglossar, som er obligatorisk for ordregiver at anvende, og af et supplerende glossar, som ordregiver kan vælge at anvende for at beskrive den udbudte ydelse nærmere, jf. nedenfor. I primærglossaret har hver enkelt vare, tjenesteydelse og bygge- og anlægsaktivitet en særlig kode, der benyttes, når potentielle tilbudsgivere skal finde relevante udbud. Koderne anvendes også i forbindelse med udarbejdelse af statistikker. Hver CPV-kode består af 8 cifre. Koderne er opdelt i overordnede afdelinger og underinddelinger. I nogle tilfælde vil det være nok med en enkelt CPV-kode, og i andre tilfælde kan der være behov for at angive flere CPV-koder for at give en tilstrækkelig beskrivelse af den udbudte ydelse. Der skal i sidstnævnte tilfælde angives en enkelt kode for hovedgenstanden det kan enten være en overordnet kode for ydelsen, når ydelsen består af flere underydelser, eller koden for den væsentligste ydelse ved sammensatte ydelser. CPV-beskrivelsen for hovedgenstanden vil udgøre bekendtgørelsens overskrift ved offentliggørelse i TED-databasen. Det er vigtigt at være opmærksom på, at potentielle tilbudsgivere ofte vil blive opmærksomme på bekendtgørelsen via den eller de angivne CPV-koder. Det er derfor vigtigt, at den eller de valgte CPV-koder giver en beskrivelse af den udbudte ydelse, der er så præcis som muligt, således at relevante virksomheder får kendskab til bekendtgørelsen. Det kan fx ske ved en kombination af flere koder. Ordregiver bør sikre sig, at kombinationen af de valgte koder dækker over hele den udbudte ydelse. Bemærk, at udbudsdirektivets bilag I indeholder en liste over aktiviteter, der omfattes af direktivets definition af bygge- og anlægskontrakter, og at der for hver aktivitet er angivet den relevante CPV-kode. Vær opmærksom på, at den seneste udgave af CPV-koderne og af udbudsdirektivets bilag I og bilag II er fra Det supplerende glossar kan som nævnt anvendes til at beskrive kontraktens genstand yderligere. Det består af koder med både bogstaver og cifre, der svarer til en beskrivelse, der kan præcisere arten eller en særlig brug af den vare, der skal indkøbes. Ordregiver er ikke forpligtet til at anvende det supplerende glossar det skal blot ses som en yderligere hjælp til at beskrive den udbudte ydelse mere præcist. CPV-koderne kan både findes på SIMAP's hjemmeside, og via Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.

14 SIDE 14 KAPITEL 2 VEJLEDENDE FORHÅNDSMEDDELELSE - DIREKTIV 2004/18/EF II.6) Planlagt dato for påbegyndelse af tildelingsprocedurerne og kontraktens varighed Her angives datoen for påbegyndelse af udbudsproceduren, såfremt denne kendes. Dette vil oftest være tidspunktet for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen. Ligeledes anføres kontraktens varighed. Ordregiver kan vælge at angive perioden i måneder eller dage fra tildelingen af kontrakten eller at angive datoen for henholdsvis påbegyndelse og færdiggørelse af kontraktens opfyldelse. Der er som sådan ikke nogen udbudsretlige regler, der angiver en maksimal løbetid for kontrakter (kun for rammeaftaler og dynamiske indkøbssystemer). Der kan således principielt indgås tidsubegrænsede kontrakter med mulighed for opsigelse. I den forbindelse bemærkes, at ordregiver har en forpligtelse til at sikre, at der udøves en økonomisk saglig forvaltning, hvilket på visse områder kan indebære, at en ydelse udbydes regelmæssigt. Hertil kommer, at kontrakterne ikke må have så lang en løbetid, at konkurrencen fordrejes eller udelukkes. Hvis datoerne ikke kendes, skal felterne ikke udfyldes. II.7) Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb Her angives, om udbuddet er omfattet af WTO-aftalen. Denne aftale omtales også som GPAaftalen (Government Procurement Agreement). Offentlige indkøb, som er omfattet af udbudsdirektivet, vil som hovedregel også være omfattet af WTO-aftalen. Selve aftalen fastlægger de generelle principper og procedurer for offentlige indkøb, og den konkrete anvendelse er baseret på aftaler mellem WTO-parterne. I denne sammenhæng udgør EU en samlet forhandlingspart, og EU har tiltrådt aftalen på medlemsstaternes vegne. Aftalens dækningsområde fremgår af en række bilag til WTO-aftalen, der kan findes på WTO s hjemmeside. Der findes bilag for hver part, der har tiltrådt aftalen, og bilagene indeholder bl.a. undtagelser og forbehold i forhold til forskellige lande og ydelsestyper. For en dansk ordregiver gælder altså bilagene for EU. Hvis udbuddet er omfattet af WTO-aftalen, betyder det ikke, at ordregiver er forpligtet til at følge andre regler, end de der findes i udbudsdirektivet. Det betyder blot, at ordregiver muligvis modtager tilbud/anmodninger om deltagelse fra tilbudsgivere fra ikke EU-lande, som er parter i WTO-aftalen, og at ordregiver eventuelt skal tage sådanne tilbud/anmodninger i betragtning på lige vilkår med tilbud/anmodninger fra EU-tilbudsgivere.

15 SIDE 15 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER II.8) Yderligere oplysninger Her anføres alle yderligere oplysninger af relevans for den påtænkte kontrakt. Det kan fx med fordel anføres her, hvis der forud for udbuddet forventes gennemført en teknisk dialog med relevante aktører på markedet. Ordregiver kan herved gøre interesserede virksomheder opmærksomme på den tekniske dialog, ligesom ordregiver her kan fastsætte en frist for fremsendelse af anmodning om at deltage i den tekniske dialog samt nærmere krav til anmodningen, herunder hvordan udvælgelsen af deltagere vil ske, hvis antallet af anmodninger overstiger det antal, som ordregiver vil invitere til at deltage i dialogen. Ordregiver bør i den forbindelse give en kort beskrivelse af formålet med og proceduren, herunder tidsplanen, for den tekniske dialog, således at potentielle deltagere får mulighed for at danne sig et indtryk af, om de er interesserede i at deltage i dialogen. Disse oplysninger kan alternativt anføres under punkt VI.2). 2.4 Del II.B: Kontraktens genstand - Varer eller tjenesteydelser Del II.B udfyldes, såfremt den vejledende forhåndsmeddelelse vedrører varer eller tjenesteydelser. Der skal udfyldes en del II.B for hver enkelt varekøb og køb af tjenesteydelse. II.1) Den ordregivende myndigheds betegnelse for kontrakten Her angives ordregivers betegnelse for kontrakten. Dette vil typisk være kontraktens titel, fx "Kontrakt om indkøb af stationære og bærbare computere, tilbehør og tilknyttede serviceydelser" eller "Kontrakt om indkøb af rengøringsydelser". Den mere detaljerede beskrivelse af de udbudte ydelser anføres under punkt II.4). II.2) Kontrakttype og leverings- eller udførelsessted Her angives, om kontrakten vedrører varer eller tjenesteydelser. Der skal kun markeres i ét felt. Er der tale om en blandet kontrakt, dvs. en kontrakt, som indeholder elementer af både varer og tjenesteydelser, skal der markeres i den kategori, der udgør hovedparten af ydelsen. Hvis udbuddet fx angår køb af multifunktionsmaskiner (varer) og tilhørende løbende serviceog vedligeholdelsesydelser (tjenesteydelser), markeres i kategorien varer, såfremt værdien af varedelen overstiger værdien af de tjenesteydelser, som kontrakten omfatter. Ved tjenesteydelser angives, hvilken tjenesteydelseskategori kontrakten falder ind under, jf. udbudsdirektivets bilag II. De enkelte tjenesteydelseskategorier er i bilaget defineret ved henvisning til de CPV-numre, som kategorien omfatter. Tjenesteydelseskategorierne fremgår tillige af forhåndsmeddelelsens bilag C1. Indeholder en kontrakt flere tjenesteydelser, som falder ind under forskellige kategorier i direktivet, vælges den kategori, der udgør hovedparten af ydelsen. Hvis udbuddet fx angår køb af en reklameydelse (kategori 13), hvor der samtidig skal foretages en markedsundersøgelse (kategori 10), vælges kategorien for reklamevirksomhed (kategori 13), hvis værdien af reklameydelsen overstiger værdien af markedsundersøgelsen. II.2) Hovedudførelses- eller leveringssted Ved udførelse af tjenesteydelser, angives kontraktens hovedudførelsessted. Er der tale om et varekøb, angives hovedleveringsstedet. Hvor præcise angivelserne kan blive, afhænger af kontraktens art. Ved fx etablering af et itsystem hos en myndighed i København, angives "København". Er der derimod tale om landsdækkende levering af varer, angives fx Levering i hele Danmark.

16 SIDE 16 KAPITEL 2 VEJLEDENDE FORHÅNDSMEDDELELSE - DIREKTIV 2004/18/EF II.2) NUTS-kode Her angives NUTS-koden. NUTS-koden er en geografisk nomenklatur, der refererer til hovedudførelsesstedet eller -leveringsstedet. Der findes en overordnet kode for Danmark (DK- DANMARK), med underkoder opdelt på regionalt niveau. Hver region er underopdelt i forskellige geografiske områder, der kan bruges til at angive stedet mere præcist. For Danmark gælder følgende NUTS-koder: DK0-DANMARK DK01-Hovedstaden DK02-Sjælland DK03-Syddanmark DK04-Midtjylland DK05-Nordjylland DK011-Byen København DK012-Københavns omegn DK013-Nordsjælland DK014-Bornholm DK021-Østsjælland DK022-Vest- og Sydsjælland DK031-Fyn DK032-Sydjylland DK041-Vestjylland DK042-Østjylland DK050-Nordjylland DKZ-EKSTRA-REGIO DKZZ-Ekstra-Regio DKZZZ-Ekstra-Regio Jo mere nøjagtigt koden kan angives, jo bedre. Koden skal selvsagt hænge sammen med det i felterne ovenfor anførte om hovedleverings- eller hovedudførelsessted. Hvis der fx tale om en kontrakt om landsdækkende levering af varer, angives koden "DK0- DANMARK" for hele Danmark. Hvis der derimod er tale om etablering af et it-system hos en myndighed i København, angives koden "DK011-Byen København". Hvis hovedleverings- eller hovedudførelsesstedet er Færøerne eller Grønland, angives koden "DKZ-EKSTRA-REGIO". Hvis kontrakten omfatter levering eller udførelse både i Danmark og på Færøerne og/eller i Grønland, bør både koden "DK0" og koden "DKZ-EKSTRA-REGIO" angives. Dette kan desuden beskrives nærmere under punkt II.4). II.3) Oplysninger om rammeaftale Her angives, om der er tale om indgåelse af en rammeaftale. Skal der indgås en rammeaftale, afkrydses således i ja. Ved en rammeaftale forstås en aftale, der fastsætter vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af en given periode. II.4) Kort beskrivelse af arten og mængden eller værdien af varerne eller tjenesteydelserne Her gives en kort og overordnet beskrivelse af arten og mængden eller værdien af det, der forventes indkøbt. Det er ikke nødvendigt, at ordregiver beskriver den udbudte ydelse fuldstændigt, men hensigten er, at potentielle tilbudsgivere får mulighed for at danne sig et indtryk af, om de vil være interesserede i at deltage i det konkrete udbud. Den nødvendige detaljeringsgrad afhænger bl.a. af udbuddets karakter og omfang, og af hvad der er afgørende for, at de potentielle tilbudsgivere kan vurdere, om de har interesse i at deltage i udbuddet. Der vil i sagens natur være grænser for, hvor præcise oplysninger ordregiver kan give om ydelsen og udbuddet allerede i forhåndsmeddelelsen, og beskrivelsen skal derfor ikke være lige så detaljeret som i udbudsbekendtgørelsen, herunder også af hensyn til at sikre en vis fleksibilitet for ordregiver i forhold til at fastlægge rammerne for det konkrete udbud. Beskrivelsen skal således omhandle, hvad der indkøbes og de vigtigste karakteristika og kendetegn herved, i det omfang det er muligt på dette tidlige stadie i udbudsproceduren. Det er også hensigtsmæssigt at beskrive, hvis der er tale om visse særlige forhold, som tilbudsgiverne må antages at skulle tage i betragtning, fx hvis der er nogle vigtige tidsmæssige forpligtelser for leverandøren i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Hvis der er tale om en rammeaftale, som andre ordregivende myndigheder kan trække på, kan dette felt eventuelt anvendes til at oplyse om de begunstigede på rammeaftalen.

17 SIDE 17 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Hvis den anslåede værdi af kontrakten er kendt, anføres beløbet ligeledes. Husk også at anføre, hvilken valuta beløbet er i. Bemærk, at beløbet skal angives eksklusive moms. Beløbet kan også anføres som en ramme i stedet for ét skønnet beløb. Det vil ofte være hensigtsmæssigt at anføre beløbet som en ramme for at sikre en vis fleksibilitet, navnlig idet ordregiver måske ikke kan anslå værdien tilstrækkeligt præcist på dette tidlige stadie i udbudsproceduren. Alle forventede delaftaler, optioner og muligheder for forlængelse skal om muligt medregnes både ved angivelse af samlet mængde, omfang og anslået værdi. Ordregiver må ved angivelsen af den anslåede værdi udøve et sagligt skøn på baggrund af sit kendskab til ydelsens formodede værdi og markedsforholdene i øvrigt. Det kan dog være hensigtsmæssigt at angive, at de angivne oplysninger her alene er et estimat og kan blive ændret i udbudsbekendtgørelsen. Endelig kan det eventuelt nævnes her, hvis der forud for udbuddet forventes gennemført en teknisk dialog med relevante aktører på markedet, jf. nærmere under vejledningen til punkt II.8). II.4) Delaftaler Her angives, om der er tale om delaftaler. Såfremt kontrakten forventes delt op i delaftaler, afkrydses således i Ja, og der udfyldes et Bilag B for hver enkelt delaftale. II.5) CPV-glossaret (Common Procurement Vocabulary) Her angives den/de relevante CPV-kode(r) for den udbudte ydelse. CPV-klassifikationen (Common Procurement Vocabulary) er en nomenklatur udviklet med henblik på, at varer og ydelser skal kunne identificeres på en enkel og entydig måde. CPVklassifikationen består af et primærglossar, som er obligatorisk for ordregiver at anvende, og af et supplerende glossar, som ordregiver kan vælge at anvende for at beskrive den udbudte ydelse nærmere, jf. nedenfor. I primærglossaret har hver enkelt vare, tjenesteydelse og bygge- og anlægsaktivitet en særlig kode, der benyttes, når potentielle tilbudsgivere skal finde relevante udbud. Koderne anvendes også i forbindelse med udarbejdelse af statistikker. Hver CPV-kode består af 8 cifre. Koderne er opdelt i overordnede afdelinger og underinddelinger. I nogle tilfælde vil det være nok med en enkelt CPV-kode, og i andre tilfælde kan der være behov for at angive flere CPV-koder for at give en tilstrækkelig beskrivelse af den udbudte ydelse. Der skal i sidstnævnte tilfælde angives en enkelt kode for hovedgenstanden det kan enten være en overordnet kode for ydelsen, når ydelsen består af flere underydelser, eller koden for den væsentligste ydelse ved sammensatte ydelser. CPV-beskrivelsen for hovedgenstanden vil udgøre bekendtgørelsens overskrift ved offentliggørelse i TED-databasen. Det er vigtigt at være opmærksom på, at potentielle tilbudsgivere ofte vil blive opmærksomme på bekendtgørelsen via den eller de angivne CPV-koder. Det er derfor vigtigt, at den eller de valgte CPV-koder giver en beskrivelse af den udbudte ydelse, der er så præcis som muligt, således at relevante virksomheder får kendskab til bekendtgørelsen. Det kan fx ske ved en kombination af flere koder. Ordregiver bør sikre sig, at kombinationen af de valgte koder dækker over hele den udbudte ydelse. Bemærk, at udbudsdirektivets bilag II indeholder lister over de tjenesteydelseskategorier, der omfattes af direktivets definition af tjenesteydelseskontrakter. De enkelte tjenesteydelseskategorier er defineret ved henvisning til de relevante CPV-koder. Se også vejledningen til punkt II.2). De valgte CPV-koder skal selvsagt ligge inden for den relevante tjenesteydelseskategori.

18 SIDE 18 KAPITEL 2 VEJLEDENDE FORHÅNDSMEDDELELSE - DIREKTIV 2004/18/EF Vær opmærksom på, at den seneste udgave af CPV-koderne og af udbudsdirektivets bilag I og bilag II er fra Det supplerende glossar kan som nævnt anvendes til at beskrive kontraktens genstand yderligere. Det består af koder med både bogstaver og cifre, der svarer til en beskrivelse, der kan præcisere arten eller en særlig brug af den vare, der skal indkøbes. Ordregiver er ikke forpligtet til at anvende det supplerende glossar det skal blot ses som en yderligere hjælp til at beskrive den udbudte ydelse mere præcist. CPV-koderne kan både findes på SIMAP's hjemmeside, og via Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. II.6) Planlagt startdato for tildelingsprocedurerne Her angives datoen for påbegyndelse af udbudsproceduren, såfremt denne kendes. Dette vil oftest fx være tidspunktet for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen. Hvis datoen ikke er kendt, skal feltet ikke udfyldes. II.7) Oplysninger om WTO-aftalen om offentlige indkøb Her angives, om udbuddet er omfattet af WTO-aftalen. Denne aftale omtales også som GPAaftalen (Government Procurement Agreement). Offentlige indkøb, som er omfattet af udbudsdirektivet, vil som hovedregel også være omfattet af WTO-aftalen. Selve aftalen fastlægger de generelle principper og procedurer for offentlige indkøb, og den konkrete anvendelse er baseret på aftaler mellem WTO-parterne. I denne sammenhæng udgør EU en samlet forhandlingspart, og EU har tiltrådt aftalen på medlemsstaternes vegne. Aftalens dækningsområde fremgår af en række bilag til WTO-aftalen, der kan findes på WTO s hjemmeside. Der findes bilag for hver part, der har tiltrådt aftalen, og bilagene indeholder bl.a. undtagelser og forbehold i forhold til forskellige lande og ydelsestyper. For en dansk ordregiver gælder altså bilagene for EU. Hvis udbuddet er omfattet af WTO-aftalen, betyder det ikke, at ordregiver er forpligtet til at følge andre regler, end de der findes i udbudsdirektivet. Det betyder blot, at ordregiver muligvis modtager tilbud/anmodninger om deltagelse fra tilbudsgivere fra ikke EU-lande, som er parter i WTO-aftalen, og at ordregiver eventuelt skal tage sådanne tilbud/anmodninger i betragtning på lige vilkår med tilbud/anmodninger fra EU-tilbudsgivere. II.8) Yderligere oplysninger Her anføres alle yderligere oplysninger af relevans for den påtænkte kontrakt. Det kan fx med fordel anføres her, hvis der forud for udbuddet forventes gennemført en teknisk dialog med relevante aktører på markedet. Ordregiver kan herved gøre interesserede virksomheder opmærksomme på den tekniske dialog, ligesom ordregiver her kan fastsætte en frist for fremsendelse af anmodning om at deltage i den tekniske dialog samt nærmere krav til anmodningen, herunder hvordan udvælgelsen af deltagere vil ske, hvis antallet af anmodninger overstiger det antal, som ordregiver vil invitere til at deltage i dialogen. Ordregiver bør i den forbindelse give en kort beskrivelse af formålet med og proceduren, herunder tidsplanen, for den tekniske dialog, således at potentielle deltagere får mulighed for at danne sig et indtryk af, om de er interesserede i at deltage i dialogen. Disse oplysninger kan alternativt anføres under punkt VI.2).

19 SIDE 19 KOMMISSIONENS STANDARDSKABELONER Boks 2.1 Eksempel på oplysninger om gennemførsel af teknisk dialog Som led i forberedelsen af udbuddet ønsker ordregiver at undersøge, hvilke muligheder markedet på nuværende tidspunkt giver og ønsker derfor som en forundersøgelse at rådføre sig med aktører i markedet forud for iværksættelsen af den planlagte udbudsforretning. Aktører som har interesse i at deltage i dialogen kan fremsende anmodning om deltagelse til den adresse, der er angivet ovenfor i punkt I.1). Fristen for fremsendelse af anmodning om at deltage i den tekniske dialog udløber den 23. februar 2013, kl. 12:00 (dansk tid). Af anmodningen skal fremgå, hvilken virksomhed, der er tale om. Ordregiver er interesseret i at rådføre sig med virksomheder, som har erfaring med varetagelse af drift og applikationsforvaltning af større komplekse it-systemer. Det ses gerne, at virksomheder, der ønsker at deltage i dialogmøderne, udarbejder og medsender en kort beskrivelse af virksomheden i relation til de ovennævnte forhold, der vil kunne bruges ved den eventuelle udvælgelse af deltagere til møderne. Dette materiale skal foreligge på dansk eller engelsk. Ordregiver forbeholder sig retten til at anmode aktørerne om at fremsende yderligere relevante oplysninger til brug for en eventuel udvælgelse af, hvem der vil blive indkaldt til møderne. Virksomheder, som enten ikke er blevet inviteret, eller som ikke har anmodet herom, har mulighed for at afgive skriftlige bemærkninger. Særligt af hensyn til ordregivers ressourceforbrug ved gennemførelse af forundersøgelsen forventes dialogmøderne at blive gennemført med et begrænset antal deltagere. Ordregiver forventer at invitere mellem 6 og 8 virksomheder til at deltage i dialogen. Såfremt et større antal henvender sig på baggrund af denne annoncering, vil udvælgelsen af virksomheder til dialogmøderne ske på grundlag af objektive og saglige kriterier, idet det tilstræbes, at gruppen af virksomheder sammensættes på en sådan måde, at den er repræsentativ for markedet set i forhold til aktørens aktivitetsområder og de opgaver, som forventes at være relevante i forhold til opgavens karakter. En eventuel udelukkelse fra at deltage i dialogmøderne har ingen betydning for den efterfølgende mulighed for at byde på en senere udbudt kontrakt. Forud for møderne vil der blive udsendt et oplæg med konkretisering af, hvilke temaer og spørgsmål der ønskes input til. Møderne vil blive afviklet hos ordregiver i uge 9 og 10 efter aftale med den enkelte virksomhed. Møderne vil som udgangspunkt blive gennemført på dansk, men kan også gennemføres på engelsk. Ordregiver forbeholder sig ret til under et efterfølgende udbud at anvende enhver information, som virksomheder afgiver i en anmodning om at deltage eller under den tekniske dialog, medmindre virksomheden forudgående har tilkendegivet, at informationen afgives i fortrolighed, udgør en forretningshemmelighed eller er omfattet af eksklusive enerettigheder. Opmærksomheden henledes på, at ordregiver som offentlig myndighed er omfattet af offentlighedsloven og forvaltningsloven. Uanset virksomheders angivelser om fortrolighed mv. vil ordregiver derfor kunne være forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, der følger af offentlighedslovens eller forvaltningslovens bestemmelser. Det bemærkes for en ordens skyld, at de omkostninger, som virksomheder måtte have ved at deltage i den tekniske dialog, ikke godtgøres af ordregiver. Som afslutning på den tekniske dialog udarbejder ordregiver et afsluttende notat, hvoraf opsamling på processen samt eventuel supplerende information mv. vil fremgå. Notatet offentliggøres på ordregivers hjemmeside. 2.5 Del III: Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger III.1.1) De vigtigste finansierings- og betalingsvilkår og/eller henvisning til relevante bestemmelser herom Her angives om muligt, hvis der er særlige finansierings- eller betalingsvilkår, herunder hvis betalingsvilkårene afviger fra gængse vilkår. Ordregiver kan i givet fald godt gemme den nærmere beskrivelse af finansierings- eller betalingsvilkårene til en efterfølgende udbudsbekendtgørelse eller udbudsmaterialet.

20 SIDE 20 KAPITEL 2 VEJLEDENDE FORHÅNDSMEDDELELSE - DIREKTIV 2004/18/EF Følgende formulering anvendes ofte efter indførelse af elektronisk fakturering: "Der henvises til påkrævet elektronisk fakturering og mulighed for elektronisk ordre i henhold til lovbekendtgørelse nr. 798 af om offentlige betalinger mv. med senere ændringer. Lovbekendtgørelsen kan hentes på Vær opmærksom på, at offentlige myndigheder efter rentelovens 3 b som udgangspunkt ikke må fastsætte en betalingsfrist på over 30 dage. III.2.1) Oplysning om reserverede kontrakter Dette felt afspejler udbudsdirektivets artikel 19, der giver medlemsstaterne mulighed for at lade kontrakter være forbeholdt "beskyttede værksteder". Det er muligt at forbeholde kontrakter for beskyttede værksteder eller udførelse i forbindelse med programmer for beskyttet beskæftigelse. Når det er tilfældet, afkrydses i Ja. Det betyder, at andre virksomheder ikke kan deltage i udbuddet. 2.6 Del VI: Supplerende oplysninger VI.1) Oplysninger om EU-midler Her anføres, hvorvidt kontrakten vedrører et EU-finansieret projekt og/eller program, og i givet fald anføres navnet på projektet/programmet. VI.2) Yderligere oplysninger Her anføres yderligere oplysninger, som er relevante for udbuddet, og som ikke hører hjemme i andre felter. Det kan fx her være relevant at give oplysninger om:» den forventede tidsplan for gennemførelsen af udbuddet,» andre ordregivende myndigheder, som ordregiver køber ind på vegne af,» udbuddets hjemmeside, således at interesserede virksomheder løbende kan holde sig opdaterede om udbuddet,» andre relevante forhold. VI.3) Oplysninger om den generelle lovramme Her anføres hjemmesideadresserne på SKAT, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet. Adresser og kontaktoplysninger på disse myndigheder kan, hvis det er relevant, angives i bilag A, punkt II), II) og IV), jf. vejledningen til bilag A. VI.4) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse Her anføres datoen for afsendelse af forhåndsmeddelelsen. Ordregiver kan fra denne dato offentliggøre forhåndsmeddelelsen nationalt og orientere potentielle ansøgere og tilbudsgivere herom. 2.7 Bilag A: Yderligere adresser og kontaktpunkter Bilag A.I) hænger sammen med udfyldelsen af Del I, afsnit I.1) og benyttes, hvis yderligere oplysninger ikke kan fås ved henvendelse på den i I.1. anførte adresse (dvs. ordregivers adresse). Det skal i givet fald anføres her, til hvem henvendelser fra tilbudsgivere skal rettes. Det kan fx være rådgiver. Bilag A benyttes ligeledes til at angive adresse og kontaktoplysninger på de relevante statslige tjenester, hvor der kan indhentes oplysninger om Skatter (II), Miljøbeskyttelse (III) og oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår (IV), jf. Del VI, afsnit VI.3). Disse felter udfyldes i Danmark med kontaktoplysninger på henholdsvis SKAT, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet.