Procesanalyserapport Handlingsplansprojektet Optimering af Digital post og fjernprint Maj 2012

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Procesanalyserapport Handlingsplansprojektet Optimering af Digital post og fjernprint Maj 2012"

Transkript

1 Procesanalyserapport Handlingsplansprojektet Optimering af Digital post og fjernprint Maj 2012

2 Indhold Forord 3 1 Indledning og baggrund Business Case Hovedtal for gevinstrealisering Procesanalysens mål og formål Arbejdsgange Hvorfor? 5 2 Metode Kortlægningsmetode Deltagerkommuner Arbejdsgrupper og udvalgte sagsområder Prioriterede parametre og præmisser Præmisser og udbredelsesgrader Læsevejledning rapportens struktur 10 3 Procesanalyser Indkaldelse af forsikrede ledige til jobsamtale Ansættelsesbreve til nye og eksisterende medarbejdere 22 4 Opsamling Generelle barrierer Generelle optimeringsgevinster Generel erfaringsdannelse 37 5 Bilag 39

3 3 Forord KL s optimeringsprojekt for Digital post og fjernprint har i samarbejde med 11 deltagerkommuner gennemført kortlægningsworkshops om optimering af en række udvalgte kommunale arbejdsgange med særlig vægt på enkeltvis postforsendelse. Gennem KL s workshops er det blevet klart, at indføringen i brugen af Digital post og fjernprint i kommunerne langt fra kun er et teknisk projekt, men i høj grad også er et forandringsprojekt, der kræver både ledelsesmæssig opbakning og opmærksomhed samt sikring af, at gevinsterne hentes hjem. Implementeringen af Digital post og fjernprint, sikker mail og optimering af arbejdsgange er altså ikke alene it-afdelingens og digitaliseringsmedarbejdernes opgave i rollen som eksempelvis projektledere. Forandringsopgaven bør løses i et bredt, nært og understøttende samarbejde med både den udførende del af medarbejderne forskellige steder i kommunen såvel som den ledelsesmæssige. Netop den ledelsesmæssige opbakning og støtte er en central forudsætning for, at medarbejderne ændrer deres vaner og rutiner, så breve bliver sendt digitalt i stedet for, at de bliver printet og kuverteret. En særlig opmærksomhed skal rettes til de projektledere og KLARkonsulenter i kommunerne, der står over for en presset forandringsposition ved indførelsen af Digital post og fjernprint. Det er på den baggrund væsentligt, at indføringen af Digital post og fjernprint bliver organiseret som et forandringsprojekt med en ansvarlig projektleder, der har fokus på forandringsledelse og -kommunikation, procesoptimering samt kompetence- og organisationsudvikling. Ikke mindst, fordi indføringen kræver projekt- og relationskompetencer, der kan sikre en bred mobilisering og forankring af Digital post og fjernprint gennem netværk og workshops med relevante udførende medarbejdere, Digitale ambassadører og Superbrugere. Workshops med optimering og omlægning af arbejdsgange understøtter desuden medarbejderne i den kulturelle forandringsproces, som Digital post og fjernprint medfører i den enkelte afdeling. Erfaringerne har blandt andet vist, at det ikke kun er arbejdsgange i forhold til selve postforsendelsen, der bliver revurderet, men ligeledes omkringliggende arbejdsgange, der oftest skal omlægges og organiseres på en ny måde. Desuden har kortlægningen af arbejdsgangene i visse tilfælde vist, hvilken kanal der i den givne sammenhæng er den billigste. Endvidere viser erfaringerne fra forløbet, at der mangler systemintegration, konsekvent kommunikation, tilpasning af kanalstrategi og understøttelse af overgangen til digital kommunikation. KL håber, at denne procesanalyserapport vil kunne inspirere både ledere, mellemledere og medarbejdere, der står over for indføringen af Digital post og fjernprint. Erfaringen viser, at det er relevant at håndtere udfordringen som et bredt forandringsprojekt, der sikrer, at gevinsterne høstes gennem forankring, inddragelse og implementering med de udførende medarbejdere. Du ønskes en rigtig god læselyst! Kontorchef Ghita Thiesen Arbejdsgange og It-Arkitektur, KL

4 4 1 Indledning og baggrund Regeringen og KL har i Økonomiaftalerne for 2011 aftalt markante besparelser for digitalisering af postområdet. Grundlæggende skal den nuværende papirbårne og portobaserede post i størst muligt omfang udfases til fordel for digitale beskeder, der leveres til borgere og virksomheders digitale postkasse. For nuværende er det frivilligt, hvorvidt post skal leveres digitalt eller ej, men fra 1. januar 2013 bliver det obligatorisk for virksomheder og den 1. november 2014 for borgere. Digitaliseringen af postområdet forudsætter løsninger borger-, virksomheds- og myndighedsrettet samt en teknisk infrastruktur. Især to løsninger fortjener en introduktion, da der er tilknyttet konkrete besparelsespotentialer til disse: Digital post: Er populært sagt en e-boks, der blev lanceret i forbindelse med edag3. Kommunerne kan levere breve (enkelt- og masseforsendelser) og sikre mails til borgernes digitale postkasse, og det er muligt at gennemføre tovejskommunikation mellem parterne. Økonomiaftalen for 2011 berammer et besparelsespotentiale på 465,8 mio. kr. ved fuld implementering i Besparelserne realiseres via portobesparelser og optimerede arbejdsgange. Digitaliseringsstyrelsen er ansvarlig myndighed for løsningen, der leveres af leverandøren e-boks. Business casen er genåbnet og er under forhandling. Fjernprint: Løsningen vil understøtte de breve, der fortsat vil blive sendt papirbårent enten til modtagere, der ikke er tilmeldt Digital post eller for evt. forsendelser, der ikke kan omfattes af den digitale kanal. Løsningen kan automatisk verificere, hvorvidt brevet skal leveres til Digital post eller papirformat. I tilfælde af sidstnævnte vil brevene blive sendt til et eksternt printcenter, hvorved kommunen kan realisere arbejdsgangsbesparelser i forhold til print, kuvertering, frankering og anden posthåndtering. Økonomiaftalen for 2011 anfører en besparelse på 148 mio. kr. i Bemærk dog, at løsningens anvendelsesgrad vil være faldende grundet løbende optag af borgere på Digital post og den obligatoriske anvendelse i november Det skal for nuværende nævnes, at den eksisterende business case skal konsolideres i foråret 2012, hvorfor ovennævnte tal kan blive revideret. Det kan imidlertid konstateres, at kommunerne har en stor implementeringsudfordring foran sig og lang vej før besparelsespotentialet kan realiseres. Nærværende rapport skal medvirke til at etablere et grundlag for effektiv implementering, hvorved gevinstrealiseringen for udgående post kan sikres (der er ikke fokus på indgående post i denne rapport, selvom der også er store besparelser at hente på sortering, scanning og håndtering af modtagelsen i mellemarkiv). KL gennemfører sammen med 12 kommuner et projekt (11 kommuner i denne rapport), der skal medvirke til en effektiv implementering og anvendelse af Digital post og fjernprint. Projektet hedder Optimering af Digital post og fjernprint, og det er en del af KL s handlingsplansprojekter. Ganske kort er projektets formål at tilføre kommunernes redskaber, netværk og en effektiv platform for ibrugtagning af løsningerne. Der er særlig fokus på arbejdsgange i forhold til Digital post og fjernprintsløsninger samt implementeringsredskaber henvendt til kommunens projektleder. For en yderligere orientering om projektet henvises der til projektsitets hjemmeside

5 5 1.1 Business Case Hovedtal for gevinstrealisering En meget central parameter for ibrugtagning af Digital post og fjernprint er de berammede besparelser. Nedenfor ses i tabel 1.1.1, de aftalte besparelser mellem regeringen og KL i Økonomiaftalen for Bemærk, at der ikke er aftalt besparelser for perioden mellem regering og KL, og at business casen genåbnes i foråret Hovedtal for gevinstrealisering Digital post 105 mio. kr. 465,8 mio. kr. Fjernprint 46 mio. kr. 148,0 mio. kr. Total 151 mio. kr. 613,8 mio. kr. I forhold til projektet henstiller KL til, at kommunerne udarbejder en business case og opstiller klare effektmål (projektmål). I forbindelse med nærværende kortlægning, har KL vurderet, at der ikke kunne foretages repræsentative målinger på tidsforbrug indenfor postforsendelser. Procesanalysen forholder sig derfor ikke til dette aspekt, men det er et meget centralt forhold for gevinststørrelsen. I stedet for bliver der lagt vægt på omlægning og optimering af arbejdsgangene og forudsætninger for den mest optimale anvendelse af fjernprintsløsninger, ud fra den aktuelle situation og den transformation, kommunerne står overfor. 1.2 Procesanalysens mål og formål Nærværende rapport er en delleverance i ovennævnte projekt. Rapporten er udarbejdet på baggrund af workshops, hvor arbejdsgangene omkring enkeltvis og manuel postforsendelse er blevet kortlagt. Formålet med kortlægningen af arbejdsgangene har blandt andet været følgende: Få indblik i arbejdsgange i forbindelse med manuel postforsendelse. Få kendskab til de forskellige procedurer i forløbet med arbejdsgange. Få kendskab til samt forståelse for de barrierer der er i forbindelse med implementering af Digital post og fjernprint. Få kendskab til samt forståelse for de optimeringsmuligheder der er i arbejdsgangen med Digital post og fjernprint. Få kendskab og forståelse for de forudsætninger der er nødvendige for implementeringen af Digital post og fjernprint. På baggrund af ovenstående mål, er det procesanalysens formål, at beskrive sammenhængen og koblingen mellem arbejdsgangene med Digital post og fjernprint, og hvordan eksisterende løsninger, allerede i dag, kan anvendes på den mest optimale måde. 1.3 Arbejdsgange Hvorfor? Mange kommuner har vist en stigende interesse og behov for, at se på arbejdsgangene i koblingen til en nuværende og fremtidig anvendelse af Digital post og fjernprint. Det er KL s erfaring, at kortlægning af arbejdsgange er relevant forud for mange forskellige former for digitalisering, idet KL tit oplever: Den eksisterende arbejdsgang med enkeltvise og manuelle postforsendelser fortsætter Der ikke bliver taget de nødvendige organisatoriske og ledelsesmæssige beslutninger De eksisterende vaner og rutiner ikke bliver omdannet til nye arbejdsformer Der ikke bliver sat fokus på medarbejdernes kompetencer og kompetenceudvikling fra starten af, for derved at understøtte de nye arbejdsgange og arbejdsformer Tekniske foranstaltninger som eksempelvis frankeringsmaskiner og printere der ikke fjernes og derved fastholder medarbejderne i de gamle arbejdsformer, vaner og rutiner

6 6 At implementeringen af Digital post og fjernprint øger arbejdsbelastningen, hvis arbejdsgangene ikke tilpasses de it-understøttende redskaber Der ikke bliver forankret en fælles forståelse og mening med, hvilken forandring der igangsættes med Digital post og fjernprint Kortlægningen af arbejdsgange er et relevant bidrag forud for at kunne høste gevinster med Digital post og fjernprint. I arbejdet med Digital post og fjernprint, er det primære fokus selvfølgelig på brevforsendelse, men det er KL s erfaring, at det oftest nødvendiggør, at der samtidig bliver sat fokus på de omkringliggende (faglige/lovgivningsmæssige) arbejdsgange. For nærmere overvejelser omkring arbejdet med arbejdsgange forud for indføringen af Digital post og fjernprint se i slutningen af denne rapport (afsnit 4.3 Generel erfaringsdannelse). For nærmere kontaktoplysninger, se rapportens bagside.

7 7 2 Metode De nuværende og fremtidige processer i relation til enkeltvis og manuel postforsendelse er afdækket via workshops med særligt fokus på de fremtidige processer for anvendelsen af Digital post og fjernprint. 2.1 Kortlægningsmetode Kortlægningen af arbejdsgangen omkring postforsendelse har taget et konkret afsæt i et udvalgt arbejdsgangsområde (indkaldelsesbreve på beskæftigelsesområdet og ansættelsesbreve på løn- og personaleområdet). Arbejdsgangene blev kortlagt ud fra følgende tre procestrin på workshoppen: 1. Kortlægning af nuværende arbejdsgang (As-Is) 2. Kortlægning af fremtidig arbejdsgang (To-Be) 3. Opsamling på forudsætninger for Digital post og fjernprint De tre ovenstående trin i kortlægningsmetoden er blevet gennemført på et og samme workshopforløb med flere deltagerkommuner. Ved kortlægningen af den nuværende arbejdsgang (As-Is) er der taget afsæt fra allerede kortlagte processer på Du kan få gratis adgang til arbejdsgangsbanken ved at oprette dig som bruger på hjemmesiden og find arbejdsgangene under FORM numrene 10 Uddannelse og Arbejde (indkaldelsesbreve) og 60 Ledelse og Administrativ service (ansættelsesbreve). Både i kortlægningen af den nuværende og den fremtidige arbejdsgang har der været fokus på barrierer og optimeringer af arbejdsgangen i forhold til postforsendelse. I arbejdet med arbejdsgange afledtes der en række tanker om fremtidige arbejdsgange (To-Be), der selvom de i rimelig udbredt grad kan realiseres, ikke er implementeret eller besluttet i de enkelte deltagerkommuner endnu. I kortlægningsmetoden har det været særligt pointeret overfor deltagerkommunerne, at det er altafgørende i workshopforløbet med kortlægning af arbejdsgange, at deltagerkommunerne har stillet med en til to udførende medarbejdere med indgående kendskab til, hvordan de gør i dag for at kunne nå et godt resultat. Alle arbejdsgangsdiagrammer i denne rapport er dokumenteret efter BPMN metoden (Business Process Modelling Notation). Nærmere symbolforklaring til arbejdsgangene kan du ligeledes finde på

8 8 2.2 Deltagerkommuner Rapporten afspejler et væsentligt bidrag fra 11 deltagerkommuner til optimeringsprojektet for Digital post og fjernprint. Deltagerkommunerne i projektet er følgende: Assens Kommune Bornholm Regionskommune Brøndby Kommune Esbjerg Kommune Fredensborg Kommune Gladsaxe Kommune Horsens Kommune Jammerbugt Kommune Ringsted Kommune Roskilde Kommune Aabenraa Kommune Hver kommune har stillet med to personer med vidt forskellige opgave- og ansvarsområder i kommunen i form af udviklingskonsulenter, it-projektledere, kommunikationsmedarbejdere, borgerservicechefer og digitaliseringschefer m.fl. Derudover har hver deltagerkommune haft en til to udførende medarbejdere med til workshoppen, som havde specifikt kendskab til de faglige arbejdsgange. Det har været særligt centralt, at kortlægningen af arbejdsgangene afspejler de udførende medarbejderes praksis og arbejdsmåder, for på den måde at konkretisere og kvalificere fremtidig postforsendelse til Digital post og fjernprint på den mest optimale måde i dag. Deltagersammensætningen har derfor bidraget til et flerdimensionelt grundlag for kortlægningen af arbejdsgangene og deres daglige virkemåde. 2.3 Arbejdsgrupper og udvalgte sagsområder De 11 deltagerkommuner har fordelt sig i følgende grupper og med følgende arbejdsgang se tabel nedenfor Arbejdsgrupper Kommuner Arbejdsgang Mødested Mødetidspunkt Ringsted, Gladsaxe og Fredensborg Indkaldelse af forsikrede ledige til jobsamtale Ringsted Kommune 19. januar 2012 Jammerbugt og Esbjerg Ansættelsesbreve Jammerbugt Kommune 25. januar 2012 Horsens, Aabenraa, Brøndby og Assens Indkaldelse af forsikrede ledige til jobsamtale Aabenraa Kommune 1. februar 2012 Roskilde og Bornholm Ansættelsesbreve KL 8. februar 2012 Hver arbejdsgruppe har selv stået for at vælge, hvilket arbejdsgangsområde, de synes var relevant at beskæftige sig med, ud fra udvælgelseskriterier såsom volumen, (pilot)parathed og hvor der muligvis var potentielle lavthængende frugter (gevinstrealisering på kort sigt). 2.4 Prioriterede parametre og præmisser I forbindelse med kortlægningen af arbejdsgangene er der arbejdet ud fra en overordnet ramme for, hvordan typisk postforsendelse fungerer omkring kommunale opgaver i flere offentlige organisationer i dag. Denne rapport skal derfor også ses indenfor disse prioriterede parametre og præmisser for kortlægningen og som et udgangspunkt for, hvordan den nuværende situation (As-Is) ser ud i flere kommuner med enkeltvis og manual postforsendelse i dag.

9 Model for typisk brevforsendelse Nedenstående model viser en typisk arbejdsgang for postforsendelse ude i kommunerne i dag. Det vil sige, lige fra brevet opstartes, udarbejdes (skrives i brevskabelonen), kvalitetssikres (brevet læses igennem og rettes), arkiveres (i ESDH), brevet printes og suppleres (med bilag, foldere, pjecer, blanketter) og kuverteres og sendes med posten (via eksempelvis Post Danmark). På den baggrund tager rapporten afsæt fra en nuværende situation, der kan variere i de enkelte kommuner, men som i overordnede træk kan skitseres med nedenstående model for typisk brevforsendelse i kommunerne. Typisk brevforsendelse i kommunerne Kilde: Brug af fjernprint i kommuner, regioner og statslige myndigheder, Digitaliseringsstyrelsen, 2010 (red.) Det skal dog bemærkes, at kuvertering, frankering og forsendelse af breve varetages i kommunerne på meget varierende måder, eksempelvis om der er tale om decentral eller central postforsendelse, herunder i hvilket omfang der er afhentning af post af Rådhusbetjente i udbakker i de centrale/decentrale enheder. Endvidere er der forskel på, om posten afhentes og transporteres fra de decentrale/centrale enheder til Post Danmark eller om Post Danmark selv afhenter post et eller flere steder i kommunen. 2.5 Præmisser og udbredelsesgrader I forbindelse med kortlægningen af de nuværende og fremtidige arbejdsgange er det blevet tydeligt, at de 11 deltagerkommuner er meget forskellige og varierende i deres anvendelse og udbredelse af Digital post og fjernprint. Ligeledes er det blevet klart, at nogle sagsområder er præget af større lokal forskellighed i forhold til eksempelvis central/decentral organisering i den enkelte kommune, hvilket der er taget højde for i procesanalyserne. Andre arbejdsgangsområder har mere central styring og derved også en mere fastforankret og ensartet praksis.

10 10 Herunder er der også deltagerkommuner, der allerede i dag har de nødvendige licenser til Doc2Mail, men som afventer den centrale fjernprintsløsning fra Digitaliseringsstyrelsen. Gennem kortlægningsworkshops med de fire arbejdsgrupper er det blevet klart, at der har været følgende udbredelsesgrader i projektets deltagerkommuner: 1. De kommuner der ikke anvender eksisterende fjernprintsløsninger, såsom Doc2Mail (afventer fjernprintsløsningen fra det centrale udbud). 2. De kommuner der er på vej til at anvende eksisterende fjernprintsløsninger såsom Doc2Mail (men afventer, også i en senere fase, at overgå til fjernprintsløsningen for det centrale udbud på sigt). 3. De kommuner som anvender eksisterende fjernprintsløsninger såsom Doc2Mail og anvender den som Output Manager (fordeling mellem Digital post og fjernprint). Det er dog vigtigt at pointere, at rapporten derfor afspejler stor variation af, hvordan der arbejdes med enkeltvis og manuel postforsendelse i dag, og at der er eksisterende fjernprintsløsninger i anvendelse allerede i dag som i et vist omfang benyttes. Det betyder dog ikke, at alle tekniske og organisatoriske barrierer er løst, og at man har høstet alle optimeringsgevinsterne ved den nuværende anvendelse, idet der ikke i alle kommuner er sket en direkte omlægning af arbejdsgangene i implementeringen af Digital post og fjernprint endnu. I hver procesanalyse, vil den enkelte kommune blive indplaceret efter ovenstående tre trin for udbredelsesgraden for den nuværende anvendelse af Digital post og fjernprint. 2.6 Læsevejledning rapportens struktur Denne rapport tager sit konkrete afsæt indenfor to hovedområder: For det første indkaldelsesbreve af forsikrede ledige til jobsamtale, der er en kommunal opgave indenfor beskæftigelsesområdet. For det andet ansættelsesbreve som er en intern kommunal administrativ opgave indenfor løn- og personaleområdet. Procesanalyserne er dog yderligere opdelt kommunespecifikt på baggrund af de arbejdsgrupper, som blev dannet i opstarten af optimeringsprojektet for Digital post og fjernprint. Det betyder konkret, at der er to procesanalyser, der omhandler indkaldelsesbreve og to procesanalyser, der omhandler ansættelsesbreve. For hver af de to overordnede procesanalyser er der opsamlende hovedkonklusioner med særligt henblik på barrierer og optimeringer, der gør sig gældende for henholdsvis indkaldelsesbreve og ansættelsesbreve. Det betyder derfor også, at de to sagsområder med forskellige former for enkeltvis og manuel postforsendelse har forskellig lovgivning og forskellige kommunale retningslinjer tilknyttet, idet indkaldelsesbrevene er direkte borgervendte arbejdsgange i kommunens jobcenter (Bekendtgørelse af lov om en aktiv beskæftigelsesindsats), hvorimod ansættelsesbrevene er medarbejdervendte arbejdsgange (Bekendtgørelse af lov om arbejdsgiverens pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet, der enten er decentralt eller centralt organiseret i kommunens løn- og personaleafdeling). Undervejs i rapporten bliver der desuden fremhævet særligt relevante faktabokse, som er særlige faktuelle input fra de forskellige kortlægningsworkshops. Disse faktabokse omhandler blandt andet kommunale eksempler på mulige løsningsmodeller fra andre kommuner. Derudover bliver der henvist til rapportens kildemateriale via links. Der skal desuden henledes en særlig opmærksomhed til afsnit Ansættelsesbreve i Esbjerg og Jammerbugt Kommune og afsnit Ansættelsesbreve i Bornholm og Roskilde Kommune, hvor der grundet organisatoriske forskelle er dele af procesanalysen, der er kom-

11 11 munespecifikke. Disse overgange er forsøgt at tydeliggjort med kursiv tekst: I den følgende beskrivelse af arbejdsgangen gælder det kun specifikt for [kommunens navn]. Arbejdsgangene i rapporten er blevet endeligt godkendt den 19. marts 2012 af de 11 deltagerkommuner i optimeringsprojektet for Digital post og fjernprint.

12 12 3 Procesanalyser Procesanalyserne tager som nævnt afsæt i to typer af enkeltvis og manuel postforsendelse; Indkaldelse af forsikrede ledige til jobsamtale (beskæftigelsesområdet) og ansættelsesbreve til nye og eksisterende medarbejdere (løn- og personaleområdet). De ensartede valg af sagsområder for de fire arbejdsgrupper kan blandt andet være en indikator på, at der trods stor variation og forskellighed i kompleksiteten i de lokale forhold i kommunerne, også er sammenfaldene tendenser for digitalisering og gevinstrealisering i disse år, og at der samtidig er tale om områder med store årlige omkostninger. 3.1 Indkaldelse af forsikrede ledige til jobsamtale Indkaldelser af forsikrede ledige foregår i kommunens jobcenter, når en borger har meldt sig ledig. Jobcenteret skal herefter sende et indkaldelsesbrev til borgeren forud for en jobsamtale. Derudover foregår der i dag hændelsesbeskeder (kommunikation) mellem jobcenter og A-kassen og Arbejdsmarkedsstyrelsen (Jobnet). Min side på Jobnet.dk Når du er tilmeldt som ledig i jobcenteret kan du få et brugernavn og password til din egen personlige side Min side på Jobnet.dk. Du kan enten få brugernavn og password tilsendt med brev til din folkeregisteradresse, eller du kan få det udleveret i jobcenteret. På Min side på Jobnet kan du afmelde dig jobcenteret, hvis du får arbejde, bekræfte hver uge at du er jobsøgende, få adgang til dit CV, se nyheder fra Jobnet.dk, og der er forskellige muligheder for selvbetjening, fx kan du meddele ferie eller melde dig syg og rask til jobcenteret. Hvis du vil vide mere om Jobnet.dk: https://info.jobnet.dk/om+jobnet Nuværende situation Fredensborg, Gladsaxe og Ringsted kommuner Nedenstående arbejdsgang afspejler processen for indkaldelse af forsikrede ledige til jobsamtale. Arbejdsgangen afspejler nuværende praksis fra Fredensborg, Gladsaxe og Ringsted kommuner. Dog skal det bemærkes, at Fredensborg, Gladsaxe og Ringsted kommuner har haft forskellige variationer i brugen af Doc2Mail, og det er forskelligt, hvor langt de enkelte kommuner er kommet i implementeringen.

13 13 Nuværende arbejdsgang nedenfor omfatter ikke brugen af fjernprintsløsningen (Doc2Mail), da det var det mest generelle afsæt for kortlægningsworkshoppen. Figur A: Indkaldelse af forsikrede ledige til jobsamtale (As-Is) I forbindelse med indkaldelse af forsikrede ledige til individuel jobsamtale foretager medarbejderne i jobcenteret store manuelle og enkeltvise postforsendelser i form af et indkaldelsesbrev til den ledige borger. Indkaldelsesbrevet består af en almindelig brevskabelon i Word. Det vurderes af arbejdsgruppen, at den nuværende situation er almen praksis for manuel og enkeltvis postforsendelse, det vil sige, hvor indkaldelsesbrevet dannes, printes, kuverteres og bliver lagt i jobcenterets udbakke til videre afhentning af Post Danmark. I det følgende kan du læse mere om, hvad der sker under de forskellige aktiviteter, og hvilke barrierer og implementeringsmæssige udfordringer der eksisterer i dag for deltagerkommunerne. Søgeliste på nyledige borgere udarbejdes Kommunen udarbejder søgeliste med CPR-numre på de nyledige borgere, der trækkes via kommunens fagsystem/jobcenterløsning (KMD Opera eller Medialogic Workbase). Indkalderteamet finder ud af hvilke borgere, der skal indkaldes og hvornår. Barrierer: Der mangler integration mellem Jobnet.dk og jobcenterløsningerne. Indkaldelsesbrev til individuel samtale dannes Ved dannelse af indkaldelsesbrev markeres i kommunens fagsystem (Opera), hvilke borgere der skal indkaldes til samtale. Medarbejderen genererer brev i kommunens jobcenterløsning, der åbnes og vises som Word dokument. Optimering: Brevskabelonen skal være tilpasset kommunikation med Digital post og fjernprint. Der er betydelige gevinster at hente ved at tilrette brevskabelonen i forhold til skrifttype, størrelse, logo og farvevalg.

14 14 Endvidere skal brevskabelonerne i fagsystemerne have tilpasset deres skabeloner til fjernprintsløsningerne, således at for eksempel afsender- og modtageroplysninger placeres korrekt i brevet. Indkaldelsesbrev til individuel samtale printes enkeltvist Medarbejderen printer indkaldelsesbrevet til den individuelle samtale enkeltvist. Indkaldelsesbrev kuverteres afmeldingsblanket vedlægges og brev lægges i postbakke Medarbejderen lægger indkaldelsesbrevet i en kuvert med en afmeldingsblanket. Derefter bliver indkaldelsesbrevet lagt i Jobcenterets "udbakke" til afhentning af rådhusbetjenten. Optimering: Afmeldingsoplysninger bør stå fysisk i det konkrete indkaldelsesbrev via en kanal, der er i overensstemmelse med kommunens valgte kanalstrategi. I dette tilfælde en telefonisk kanal hvor borgeren kan afmelde sin aftale om jobsamtale med kommunen. Dette vil spare kommunen for arbejdsgangen og reducere postforsendelsesomkostninger. Afmeldingsblanketten til individuel jobsamtale er ikke et lovkrav og bør derfor vurderes i den enkelte kommunes servicestrategi. Rådhusbetjent frankerer og sender indkaldelsesbrev Rådhusbetjenten afhenter indkaldelsesbrevene ved jobcenterets "udbakke" og frankerer dem. Det varierer i arbejdsgruppens projektkommuner, hvorvidt indkaldelsesbrevene bliver afhentet af Post Danmark i Jobcenteret, eller hvorvidt rådhusbetjenten kører over med brevene fra Jobcenteret til Post Danmark. Borger modtager indkaldelsesbrev Borgeren modtager indkaldelsesbrevet med afmeldingsblanket, såfremt den nyledige skulle være kommet i job eller er blevet syg. Individuel samtale med borger Kommunens jobcenter afholder individuel samtale med den nyledige borger. Borger udebliver og genindkaldes Borgeren udebliver fra den individuelle samtale og kommunens jobcenter indkalder den udeblevne til en ny samtale og orienterer samtidig den nyledige borgers A-kasse om, at vedkommende er udeblevet fra samtale på kommunen Fremtidig situation Fredensborg, Gladsaxe og Ringsted kommuner I den fremtidige situation vil postforsendelsen blive reduceret væsentligt idet, der ikke skal printes, kuverteres, frankeres og sendes post fra kommunens jobcenter. I denne situation anvendes der en fjernprintsløsning, der fordeler indkaldelsesbrevet til henholdsvis Digital post eller Fjernprintcenter.

15 15 Figur B: Indkaldelse af forsikrede ledige til jobsamtale (To-Be) Optimering: Det bør overvejes, om ikke store dele af arbejdsgangen, forud for postforsendelse af indkaldelsesbrevet, kan automatiseres på baggrund af de søgelister som kommunens jobcenter modtager fra Jobnet.dk. Der er endvidere en række digitaliseringstiltag på vej, der kan afstedkomme fundamentale ændringer i arbejdsgangene. Især mødebookingløsningen Jobplanner leveret af Arbejdsmarkedsstyrelsen (AMS) skal fremhæves. Her kan den ledige borger selv finde et passende samtaletidspunkt i kommunens jobcenter, som passer den enkelte borger bedst muligt.

16 16 Jobplanner Book selv dit møde i jobcenteret Jobplanner er et mødebookingssystem, der gør det muligt for kommunen at booke samtaler med borgere på en smartere og mere effektiv måde. Når borgeren logger på Min Side, popper indkaldelser til samtaler op som et selvstændigt vindue. Siden er låst, indtil borgeren har taget stilling til indkaldelsen. Borgeren kan så enten acceptere mødetidspunktet eller vælge mellem nogle nye ledige tider, som jobcenteret stiller til rådighed. Borgeren har også mulighed for at ringe til Call Centret, der har adgang til systemet og med det samme ombooke tiden. Ovenstående løsning testes af enkelte pilotkommuner (blandt andet Københavns Kommune) og vil også kunne erstatte store mængder af indkaldelsesbreve til ledige borgere, der skal til jobsamtale. Det er naturligvis afgørende, at det første indkaldelsesbrev kan sendes digitalt til Jobplanner. I Københavns Kommune vil det blandt andet betyde et farvel til brevindkaldelser, der vil give mere tilfredse borgere og et højere fremmøde. For Jobcentret vil det give langt bedre muligheder for at optimere arbejdsgangene, hvilket bekræftes af de udførende jobkonsulenter. Jobplanner giver en stor fordel, når man laver fælles indkald, idet man hele tiden kan se, hvor mange kollegaer, der er til rådighed og hvor mange borgere, der kan indkaldes. For nærmere status se: Søgeliste på nyledige borgere udarbejdes Kommunen udarbejder søgeliste med CPR-numre på de nyledige borgere, der trækkes via kommunens fagsystem/jobcenterløsning (Opera/Workbase). Indkalderteamet finder ud af, hvilke borgere der skal indkaldes og hvornår. Barrierer: Der mangler integration mellem jobnet.dk og jobcenterløsningerne Opera og Workbase. Dan (flette)brev med link til bilag og blanketter På baggrund af søgelisten på nyledige borgere danner medarbejderen indkaldelsesbrevet med link til bilag og blanketter. Optimering: Ved dannelse af indkaldelsesbrev er det en væsentlig gevinst at danne et flettebrev mellem fagsystemer såsom Opera og Doc2Mail. Her er det en væsentlig forudsætning, at medarbejderne lærer at lave disse flettebreve samtidig med, at fjernprintsløsninger har en bedre funktionalitet til flettebreve, end den der er i dag. Barrierer: Arbejdsgruppen nævner, at der er store barrierer med integrationer mellem fagsystem og Doc2Mail og Doc2Archive, således at brevet flettes. Hvilke barrierer? Blandt de barrierer som arbejdsgruppen oplever, er en række problemer med at få link til blanketter og bilag til at virke i brevene. I særlig grad hvis linket overskrider en hvis længde. En problemstilling som er blevet påpeget overfor leverandøren af Digital post (e-boks). Tryk print i fagsystem Når de udførende medarbejdere ønsker at se brevet på skærmen, trykkes der print i kommunens fagsystem, hvorefter brevet kommer frem.

17 17 Det vurderes i arbejdsgruppen, at det selvfølgelig er vigtigt at fjernprintsløsningen kan tilgås fra sit fagsystem, og at der sker den mest optimale journalisering. Eksempelvis skal anvendelsen af Doc2achive vurderes i sammenhæng med muligheden for anden journalisering i ESDH. Optimering: Flettebrev mellem fagsystem og fjernprintløsning som Doc2Mail skal forbedres for at optimere arbejdsgangen. Alternativt kan der laves en arbejdsgang, hvor der flettes fra et Excel ark med de relevante modtageroplysninger til Word, hvorefter der printes via Doc2Mail. Det er yderst vigtigt, at CPR-nummer medtages, så der kan sendes til Digital post. Næstved Kommune integrerer sine Wordskabeloner Næstved Kommune har udarbejdet en vejledning til integration mellem Wordskabeloner i og uden for ESDH-system og fjernprintsløsningens Doc2Mail. Vejledningen beskriver blandt andet, hvordan CPR-nummer og anden central data overføres ved hjælp af tags. Beskrivelse af tagvejledning fra Næstved Kommune finder du her: Send brev til Doc2Mail (Output Manager) Ved tryk på send bliver indkaldelsesbrevet sendt via en fjernprintsløsning Nuværende situation Assens, Brøndby, Horsens og Aabenraa kommuner I Assens, Brøndby, Horsens og Aabenraa kommuner er der varierende praksis på, hvordan der håndteres postforsendelse af indkaldelsesbreve i den nuværende situation. Fælles for kommunerne er dog, at de stadig sender fysiske breve ud i dag. Figur C: Indkaldelse af forsikrede ledige til jobsamtale (As-Is)

18 18 I forbindelse med indkaldelsesbrevene i disse fire kommuner, er Jobnet det centrale udgangspunkt for at melde sig ledige, idet den er obligatorisk for borgeren. De ledige skal dog kunne modtage indkaldelsesbrevet på MinSide på jobnet.dk, men kommunerne er stadig forpligtet til at sende det på papir (undtagen de kommuner, der er i pilottest). Aabenraa Kommune sender eksempelvis indkaldelsesbrevet både til Jobnet, et fysisk printet brev og en SMS. Ligeledes sendes der mange indkaldelsesbreve med A-post og ikke B-post på grund af, at tidshorisonten er kort fra modtagelse af søgelister (fra Jobnet) til postforsendelse af indkaldelsesbreve skal være modtaget af borgeren. På den baggrund, er det en klar fordel ved digital kommunikation, at brevet kommer hurtigere frem, og at der findes en klar optimering, hvis kommunerne kan nedbringe andelen af A-Post. Henter søgeliste Medarbejderen henter listen over ledige borgere. I en enkelt kommune udføres dette af en administrativ medarbejder, der derefter sender de relevante søgelister videre til en udførende medarbejder, der udfører resten af arbejdsgangen frem mod kuvertering og frankering. For de resterende kommuner, udføres hele arbejdsgangen af udførende medarbejdere. Optimering: Det bør vurderes, hvorvidt det er den mest optimale proces, at sagen skifter hænder, og om ikke de udførende medarbejdere selv kan trække de nødvendige søgelister, frem for at afvente en administrativ medarbejder. Ledige kontrolleres og visiteres Søgelisten med ledige gennemgås og kontrolleres af en udførende medarbejder. Udførende medarbejdere skal ind på den enkelte ledige borger og se, hvilken "gruppe" der skal visiteres til. Dette er tidskrævende. Samtale undersøges for at finde frem til, om der skal iværksættes en: Kontaktsamtale Aktiveringssamtale eller et ringebrev (aktiverede kan ringe) Der er følgende søgelister på de forskellige indkaldelsestyper: Kontakt (under 30 år) Førstegangs aktivering Gentaget aktivering Intensiv aktivering Ringebreve Infomøde/Jobklub Anden aktør (for nogle målgrupper) Barrierer: Der er visse kommuner, der oplever, at der er borgere, der modtager et indkaldelsesbrev, når de har valgt seks ugers uddannelse eller er kommet i arbejde. Årsagen skyldes, at der er langsomme arbejdsgange. Ved digital kommunikation kan der spares tid i forhold til postfordeling, hvilket kan være medvirkende til, at reducere ovennævnte problemstilling. Optimering: Alle breve bør optimeres, så de blandt andet anvender link til bilag, foldere og informationsmateriale. Udarbejder og printer indkaldelsesbrev Udførende medarbejdere udskriver brevene (Word dokument) i forhold til søgelisterne. Hvert brev fylder typisk tre-fire sider, da der ligeledes er lovhenvisning og blanket til afmeldelse. Kun den første side af indkaldelsesbrevet omfatter jobplan. Resten er bilagsmateriale.

19 19 Optimering: Link i breve til bilagshåndtering vil kunne optimere omkostningerne ved postforsendelsen meget. Scanner og journaliserer Herefter journaliseres indkaldelsesbrevet af de udførende medarbejdere. Det er kun en enkelt kommune, der også udover journalisering scanner de printede breve og derefter journaliserer dem på én samlet sag for alle indkaldelsesbreve pr. uge i ESDH. Barrierer: Denne arbejdsform er meget besværlig og omkostningstung for den enkelte kommune. Såfremt en A-kasse skal have dokumentation for en indkaldelse, skal de udførende medarbejdere lede efter brevet i ESDH systemet, og det kan være svært at finde, fordi der er scannet mange breve ind på én sag og det ikke er lagt på CPR-nummer. Optimering: Journalisering bør være tilstrækkelig dokumentation i form af, at indkaldelsesbrevet bliver journaliseret i ESDH som et sendt brev med angivelse af afsendelsesdato. Pakker og kuverterer indkaldelsesbreve Indkaldelsesbrevene pakkes, og der vedlægges bilagsmateriale såsom: Fælles informationsmøder vedlægges informationsnotat Foldere Andre bilag? Optimering: Dette kan spares ved et link i brevene, hvor borgerne kan læse nærmere om den pågældende aktivitet m.v. Brev lægges i udbakke Udførende medarbejdere lægger brevet i afdelingens "udbakke", hvorefter rådhusbetjentene afhenter brevene. Indkaldelsesbreve frankeres og sendes Rådhusbetjentene frankerer brevene og får dem afleveret/afhentet af Post Danmark. Barrierer: Mange breve afsendes som A-post af hensyn til deadlines for, hvornår den ledige skal modtage indkaldelsesbrevet. Derfor er det tidsmæssigt nødvendigt med A-post. Dette afhænger ofte af, hvornår de modtager listen fra Jobnet. Optimering: Man bør foretage nogle tiltag der gør, at andelen af A-post kan blive reduceret. Det skal vurderes, hvorvidt A-post er nødvendig, og hvilke vaner/rutiner der eventuelt kan ændres i den forbindelse Fremtidig situation Assens, Brøndby, Horsens og Aabenraa kommuner I den fremtidige situation er det fortsat obligatorisk for borgeren at melde sig ledig via Jobnet, hvorfra kommunen modtager liste på de ledige/nyledige borgere.

20 20 Figur D: Indkaldelse af forsikrede ledige til jobsamtale (To-Be) Kommunerne er, som nævnt ovenfor, ikke gået i gang med anvendelsen af fjernprintsløsninger. Det betyder samtidig, at den fremtidige situation i mindre grad afspejler specifikke, implementeringsmæssige barrierer, da de på nuværende tidspunkt ikke har gjort sig nogen erfaringer endnu. Barrierer: Der er en række barrierer, som allerede i dag kan være med til at optimere og måske helt erstatte store dele af denne arbejdsgang for indkaldelsesbreve. Blandt andet juridiske barrierer der er afgørende for, hvorvidt Jobnet kan afløse brevene. Endvidere er der ikke en obligatorisk forpligtigelse for den enkelte borger til at orientere sig dagligt på Jobnet. Optimering: Det ønskes, for at udnytte det fulde gevinstpotentiale, at der også sendes kvitteringer til Digital post og fjernprint. Arbejdsgruppen tilstræber, som primært afsæt for den fremtidige situation, at der sendes hovedsageligt til Digital post og ikke til fjernprintcenter. Endvidere vil en yderligere optimering kunne være, at søgelister kommer automatisk ind til kommunen inddelt i de forskellige kategorier (samtaletyper), som kommunen anvender til dannelse af indkaldelsesbreve. Henter søgeliste Udførende medarbejdere henter søgelisten fra kommunens lokale fagsystem. Barrierer: Der kunne være brug for en snitfladeintegration mellem Jobnet.dk og jobcenterløsningerne Opera og Workbase. Optimering: I den fremtidige situation kunne det være optimalt, såfremt listerne på de ledige/ nyledige borgere kommer ind automatisk i kommunens fagsystem, og at de er inddelt efter samtaletyper, som kommunen anvender til indkaldelsesbreve.

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 1.6: Optimering af Digital Post og Fjernprint KL, September 2011 Baggrund Kommunerne er i 2010 begyndt at levere breve til Digital Post. Den fællesoffentlige

Læs mere

B U S I N E S S C AS E F O R P R O J E K T O PT IM E R IN G AF D I G IT AL P O S T O G F J E R N P R I N T

B U S I N E S S C AS E F O R P R O J E K T O PT IM E R IN G AF D I G IT AL P O S T O G F J E R N P R I N T B U S I N E S S C AS E F O R P R O J E K T O PT IM E R IN G AF D I G IT AL P O S T O G F J E R N P R I N T 1. Ledelsesresumé Projektet om Digital post og fjernprint har fokus på at understøtte anvendelse

Læs mere

Organisatorisk forankring og proces

Organisatorisk forankring og proces Organisatorisk forankring og proces Effektivisering gennem digitalisering E2012-projektet Odense Kommune 4 strategi forretning teknik Vandfaldsmodel udrulning S P O R Parallelspor strategisk spor forretningsspor

Læs mere

Oplæg ved Digitaliseringsstyrelsen og Strålfors. Oplæg ved Torsten Ravnbak (e-boks)

Oplæg ved Digitaliseringsstyrelsen og Strålfors. Oplæg ved Torsten Ravnbak (e-boks) Dagens program 10:15-10:30 10:30-11:45 11:45-12:30 12:30-13:15 13:15-14:00 14:15-15:30 Kaffe og kage Oplæg ved Digitaliseringsstyrelsen og Strålfors Frokost Oplæg ved Torsten Ravnbak (e-boks) Oplæg ved

Læs mere

Flettebreve og Doc2mail

Flettebreve og Doc2mail Flettebreve og Doc2mail Denne vejledning beskriver hvordan du kan sende flettebreve via Doc2mail. I vejledningen er der vedlagt en række skabeloner du kan benytte til dette. Vejledningen er rettet mod

Læs mere

KANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1

KANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1 KANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1 1. Formål og baggrund Fredensborg Kommunes kanalstrategi er en tværgående strategi, der angiver målsætninger for, hvilke kanaler 1 vi benytter og hvordan vi

Læs mere

Agenda. kommer leverandørerne med? v/ Martin (DIGST) / Strålfors (DIGST) synkroniserings-api v/ Michael Rüdiger (e-boks)

Agenda. kommer leverandørerne med? v/ Martin (DIGST) / Strålfors (DIGST) synkroniserings-api v/ Michael Rüdiger (e-boks) De fællesoffentlige komponenter: Netværksmøde 9. maj 2012 Leverandører Digital post, NemSMS & Fjernprint samt strategien for udvikling af mobile løsninger for Digital post og Min side Digital post og Fjernprint

Læs mere

Problemknusersamling. Digital post og fjernprint

Problemknusersamling. Digital post og fjernprint Problemknusersamling Digital post og fjernprint 1 Indhold Forord 3 Hedensted: Den papirløse afdeling sæt ambitiøse mål 4 Syddjurs: Ændr skabeloner for at sende digitale breve 5 Næstved: Effektiviser de

Læs mere

Säker Digital Post från myndigheterna

Säker Digital Post från myndigheterna 1 Säker Digital Post från myndigheterna Oplæg på ESV-dagen v/ Lone Boe Rasmussen 11. oktober 2016 DIGITAL POST I DANMARK ANNO 2016 Tak for invitationen til ESV-dagen Fortælle om rejsen, som vi har været

Læs mere

Jobcentrets VITAS business case

Jobcentrets VITAS business case Jobcentrets VITAS business case Lavet med udgangspunkt i en kommune med 50-80.000 borgere 15. december 2015 Jobcenter business casens indhold Formål med jobcenter business casen og STAR anbefaling Side

Læs mere

Digital post og fjernprint i Aftale for kommunernes økonomi for 2013

Digital post og fjernprint i Aftale for kommunernes økonomi for 2013 Digital post og fjernprint i Aftale for kommunernes økonomi for 2013 Hvorfor en fællesoffentlig aftale? Grundlæggende skal den nuværende papirbårne portobaserede post i størst mulige omfang udfases til

Læs mere

Sende og modtage breve via sikker digital kanal - Tilgængelig siden maj 2010 - (www.borger.dk/ www.e-boks.dk + andre)

Sende og modtage breve via sikker digital kanal - Tilgængelig siden maj 2010 - (www.borger.dk/ www.e-boks.dk + andre) Opstartsmøde i netværket Den 24. & 26. januar 2012 Digitaliseringsstyrelsen Programmet for i dag Kl. 10.00-10.20 Velkomst & introduktion v/ Sibel Kl. 10.20-11.00 Præsentationsrunde bordet rundt Kl. 11.00-11.15

Læs mere

Arbejdsmarkedsudvalget (2. samling) AMU alm. del - Bilag 130 Offentligt. Ex. 1 Rødovre Et eksempel på organiseret spil af tid i Jobcentrene.

Arbejdsmarkedsudvalget (2. samling) AMU alm. del - Bilag 130 Offentligt. Ex. 1 Rødovre Et eksempel på organiseret spil af tid i Jobcentrene. Arbejdsmarkedsudvalget (2. samling) AMU alm. del - Bilag 130 Offentligt Ex. 1 Rødovre Et eksempel på organiseret spil af tid i Jobcentrene. Borgeren indkaldes rettidigt til jobsamtale/kontaktsamtale. Borgeren

Læs mere

Temamøde i netværket Digital post til virksomheder Mandag den 26. marts 2012 Digitaliseringsstyrelsen Programmet for i dag Kl. 10.00-10.10 Velkomst & Introduktion v/ Sibel Kl. 10.10-10.50 Præsentationsrunde

Læs mere

Forsendelse af breve med Doc2Mail

Forsendelse af breve med Doc2Mail Forsendelse af breve med Doc2Mail Introduktion Med Doc2Mail kan du aflevere dokumenter fra dine alm. programmer direkte til modtageres digitale postkasse eller til KMD s printerservice. Printerservice

Læs mere

Udrulning af IT-værktøjer i Kontanthjælpsreformen. Projektleder Karen Zacchi/STAR

Udrulning af IT-værktøjer i Kontanthjælpsreformen. Projektleder Karen Zacchi/STAR Udrulning af IT-værktøjer i Kontanthjælpsreformen Projektleder Karen Zacchi/STAR Præsentation Projektleder ekstern konsulent: Karen L. Zacchi Kontoret for Digitalisering og Support (DOS) Kontanthjælpsreformen

Læs mere

Håndter ekstern kontakt

Håndter ekstern kontakt Håndter ekstern kontakt Procesbeskrivelser for: 1. Håndter indgående telefonisk henvendelse 2. Håndter indgående fysisk dokument med scanningsudfordringer 3. Håndter digital henvendelse 4. Håndter udgående

Læs mere

Gevinster ved at anvende dokumentboks. Anders Krabbe Møller Næstved Kommune

Gevinster ved at anvende dokumentboks. Anders Krabbe Møller Næstved Kommune Gevinster ved at anvende dokumentboks Anders Krabbe Møller Næstved Kommune Næstveds digitale strategi Hvorfor Dokumentboks og NemSMS? I dag kan vi modtage elektroniske ansøgninger men hele den opfølgende

Læs mere

Status på tælleugen 2015

Status på tælleugen 2015 Status på tælleugen 2015 Side 1 af 15 I uge 43 blev der for sjette gang afholdt tælleuge i Sociale Forhold og Beskæftigelse (MSB). I tælleugen bliver samtlige indgående og udgående henvendelser registreret

Læs mere

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 1.1: Obligatorisk digital service KL, September 2011 Baggrund Hvert år håndterer kommunerne mange millioner ind- og udgående henvendelser. Håndtering

Læs mere

FORSTÅ REGLERNE SÅ FÅR DU FLERE KRÆFTER TIL AT SØGE JOB

FORSTÅ REGLERNE SÅ FÅR DU FLERE KRÆFTER TIL AT SØGE JOB FORSTÅ REGLERNE SÅ FÅR DU FLERE KRÆFTER TIL AT SØGE JOB FORSTÅ REGLERNE FOKUSER PÅ JOBBET Her har vi samlet de regler, du skal kende til for at kunne få dagpenge. Når du har læst folderen, er du klar klar

Læs mere

Kanalstrategien 2013-2015. Kanalstrategien 1

Kanalstrategien 2013-2015. Kanalstrategien 1 Kanalstrategien 2013-2015 Kanalstrategien 1 1. Baggrunden for Varde Kommunes kanalstrategi...4 Hvad er en kanalstrategi?... 4 Hvorfor skal Varde Kommune have en kanalstrategi?... 4 Hvem gælder kanalstrategien

Læs mere

Systematiseret tilgang til Virksomhedskontakt - executive summary

Systematiseret tilgang til Virksomhedskontakt - executive summary Systematiseret tilgang til Virksomhedskontakt - executive summary Jobcenter Randers PricewaterhouseCoopers, CVR-nr. 16 99 42 94, Gentofte 1. Baggrund for projektet Hvert år gør Jobcenter Randers en stor

Læs mere

Digital selvbetjening og Digital Post

Digital selvbetjening og Digital Post Digital selvbetjening og Digital Post Marts 2015 Stephanie Piontek stipp@digst.dk og Kristian Nohr krn@digst.dk, Center for brugervenlighed og implementering december 2015 1 FULD DIGITAL KOMMUNIKATION

Læs mere

Kanalstrategi. Ikast-Brande Kommune 2013-2015

Kanalstrategi. Ikast-Brande Kommune 2013-2015 Kanalstrategi Ikast-Brande Kommune 2013-2015 Godkendt i byrådet den 16.09.2013 Indhold Forord og formål... 3 Hvad er en kanalstrategi?... 3 Hvordan skal vi arbejde med en kanalstrategi i Ikast-Brande Kommune?...

Læs mere

Digital Post - Fjernprint - Sikker mail. Erfaring fra Næstved Kommune. Lean metoden

Digital Post - Fjernprint - Sikker mail. Erfaring fra Næstved Kommune. Lean metoden Erfaring fra Næstved Kommune Implementering med Lean metoden Helle Bonvang, Projektleder hebon@naestved.dk Lean i sig selv må ikke blive målet Lean er en metode til at opnå målet Outputmanagement system

Læs mere

Kort vejledning til Digital Post

Kort vejledning til Digital Post Kort vejledning til Digital Post Kort vejledning til Digital Post... 1 Sådan sender du et brev med Digital Post-løsningen... 2 Retursvar (udfyldes kun første gang)... 3 Dokument Titel... 4 CPR eller CVR

Læs mere

Releasenote til Jobnet il Superbrugere. 4. februar 2013

Releasenote til Jobnet il Superbrugere. 4. februar 2013 Releasenote til Jobnet Vejledning t pr. il Superbrugere 4. februar 2013 i HP Helpdesk Version: 1.0 Oprettet af Pia Poulsen Oprettet den 1. februar 2013 Godkendt af Kirsten Vestergaard Godkendt 1. februar

Læs mere

Arbejdsgange og opgaver ved anmodning om fast track. Struer Kommune

Arbejdsgange og opgaver ved anmodning om fast track. Struer Kommune Arbejdsgange og opgaver ved anmodning om fast track Struer Kommune FAST TRACK I STRUER KOMMUNE TIDLIG INDSATS VED FAST TRACK MULIGHED FOR VEJLEDNING FRA JOBCENTRET 1 Arbejdsgiver: sygemelding fra 2 Løn

Læs mere

Den gode kanalstrategi

Den gode kanalstrategi Den gode kanalstrategi altid på vej. v/birgitte Hjelm Paulsen e2015-projektleder Odense Kommune 1 Tidligere var alle kanaler åbne det er (muligvis) god service men er det effektivt? Digital informationssøgning

Læs mere

Brevskabeloner ved anvendelse af den fællesoffentlige

Brevskabeloner ved anvendelse af den fællesoffentlige Brevskabeloner ved anvendelse af den fællesoffentlige fjernprintløsning Denne vejledning er rettet mod projektledere samt administratorer, der har ansvar for tilretning af brevskabeloner. Indholdsfortegnelse

Læs mere

Lønområdet tast kun én gang

Lønområdet tast kun én gang Lønområdet tast kun én gang Skal I i udbud med jeres lønsystem? Kig på jeres arbejdsgange og hent gevinsten hjem Arbejdsgangsbanken og KLK En genvej til effektivisering på lønområdet En undersøgelse fra

Læs mere

Kom i gang med dynamictemplate fra Microsoft Office

Kom i gang med dynamictemplate fra Microsoft Office Kom i gang med dynamictemplate fra Microsoft Office Dynamictemplate er navnet på Guldborgsund Kommunes nye skabelonsystem. Dynamictemplate er en ny måde at arbejde med skabeloner og standardtekst på. Din

Læs mere

Handlingsplan for området digital borgerbetjening.

Handlingsplan for området digital borgerbetjening. Handlingsplan for området digital borgerbetjening. Indledning Den ny handlingsplan for (2011-2015) samt en ny fællesoffentlig (2011-2015) indeholder over 20 projekter på området for digital borgerbetjening.

Læs mere

Notat. Omstilling til edag - handlingsplan. Projektets formål og succeskriterier. edag arbejdsgruppen. IT-Kontoret. edag i Aalborg Kommune

Notat. Omstilling til edag - handlingsplan. Projektets formål og succeskriterier. edag arbejdsgruppen. IT-Kontoret. edag i Aalborg Kommune Notat Til: edag arbejdsgruppen Kopi til: Fra: IT- Dato: 28.04.2003 Vedr.: edag i Aalborg Kommune Mandag d. 1. september 2003 er fastsat som edag for alle offentlige myndigheder. edag er aftalt mellem regeringen,

Læs mere

Borgerbetjenings- og kanalstrategi

Borgerbetjenings- og kanalstrategi Borgerbetjenings- og kanalstrategi Stevns Kommune 2012-2015 Indledning Borgerbetjenings- og kanalstrategi 2012-15 sætter retning for borgerbetjeningen og de kommunikationskanaler Stevns Kommunes kunder

Læs mere

DUBU Sag og Dokument integrationer

DUBU Sag og Dokument integrationer DUBU Sag og Dokument integrationer Formålet med dette notat er at informere DUBU kommuner omkring hvilke integrationer vedrørende Sager og Dokumenter der er en del af DUBU, samt hvilke integrationsmuligheder

Læs mere

Vejledning i masseudsendelser af Digital Post

Vejledning i masseudsendelser af Digital Post Vejledning i masseudsendelser af Digital Post Masseudsendelser med Digital Post er en specialopgave, og den normale AU-skabelon til Digital Post kan ikke umiddelbart benyttes til denne type forsendelser.

Læs mere

Gode råd om CV. Denne pjece indeholder vejledning til dig om oprettelse og vedligeholdelse af CV på Jobcenterets hjemmeside. www.jobnet.

Gode råd om CV. Denne pjece indeholder vejledning til dig om oprettelse og vedligeholdelse af CV på Jobcenterets hjemmeside. www.jobnet. Gode råd om CV Denne pjece indeholder vejledning til dig om oprettelse og vedligeholdelse af CV på Jobcenterets hjemmeside www.jobnet.dk Alle ledige medlemmer skal oprette et CV, som A-kassen efterfølgende

Læs mere

Afbureaukratisering anbefalinger til jobcentrenes modtagelse

Afbureaukratisering anbefalinger til jobcentrenes modtagelse NOTAT 13. juni 2008 Afbureaukratisering anbefalinger til jobcentrenes modtagelse Baggrund for afbureaukratiseringen Reglerne på beskæftigelsesområdet er over mange år blevet ændret og justeret gennem politiske

Læs mere

Overordnet kanalstrategi for Jammerbugt Kommune

Overordnet kanalstrategi for Jammerbugt Kommune Overordnet kanalstrategi for Jammerbugt Kommune Baggrund Store grupper af borgere ønsker i stadig større grad at anvende digitale medier som indgang til det offentlige. Mens de yngre generationer ligefrem

Læs mere

Nyt om IT fra STAR. - til jobcenterchefer

Nyt om IT fra STAR. - til jobcenterchefer Nyt om IT fra STAR - til jobcenterchefer Med dette nyhedsbrev håber vi, at kunne give jer et godt overblik over, hvilke digitale ændringer, der indgår i den kommende release, som finder sted d. 11. januar

Læs mere

Den offentlige postløsning fuld offentlig digitalisering. Kontorchef Michael Busk-Jepsen, Økonomistyrelsen

Den offentlige postløsning fuld offentlig digitalisering. Kontorchef Michael Busk-Jepsen, Økonomistyrelsen Den offentlige postløsning fuld offentlig digitalisering Kontorchef Michael Busk-Jepsen, Økonomistyrelsen Dagsorden 1. Visionen set centralt fra - Regeringens globaliseringsstrategi, e2012 - edage, herunder

Læs mere

Opsamling på kommunal høring. Vejle & Roskilde Den 18. Juni 2013

Opsamling på kommunal høring. Vejle & Roskilde Den 18. Juni 2013 Opsamling på kommunal høring Vejle & Roskilde Den 18. Juni 2013 Dagsorden Velkommen Høringsprocessen frem til udbuddet på KY Resultater fra høringen Udbudsmaterialet kapitel 1 4, 5 og 6 Temaer: EDSH, opgavelisten,

Læs mere

Om projektet afprøvning af MOX-konceptet

Om projektet afprøvning af MOX-konceptet NOTAT Om projektet afprøvning af MOX-konceptet MOX konceptet skal afprøves i flere forskellige kommuner med flere forskellige leverandører. Afprøvningen skal gennemføres i løbet af efteråret 2012. Der

Læs mere

Digitaliseringsstrategi for Norddjurs Kommune

Digitaliseringsstrategi for Norddjurs Kommune Digitaliseringsstrategi for Norddjurs Kommune 2016-2020 1 1. Indledning Danmark fik sin første digitaliseringsstrategi for den offentlige sektor i 2001. Staten, regionerne og kommunerne har siden i fællesskab

Læs mere

Skrivelse om ændring af bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats pr. 23. april april 2012

Skrivelse om ændring af bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats pr. 23. april april 2012 Til kommunerne, jobcentrene m.fl. Holmens Kanal 20 Postboks 2150 1016 København K Tlf. 35 28 81 00 Fax 35 36 24 11 ams@ams.dk www.ams.dk CVR nr. 55 56 85 10 Skrivelse om ændring af bekendtgørelse om en

Læs mere

PARATHEDSMÅLING. Bedre brug af hjælpemidler

PARATHEDSMÅLING. Bedre brug af hjælpemidler PARATHEDSMÅLING Bedre brug af hjælpemidler Indhold Introduktion til anvendelse af dokumentet 3 Resume af parathedsmålingen 4 Fælles og konkrete mål med implementeringen 6 Organisering og ledelse 9 Medarbejdere

Læs mere

Kanalstrategi 2.0. Aarhus Kommune 2013-2017

Kanalstrategi 2.0. Aarhus Kommune 2013-2017 Kanalstrategi 2.0 Aarhus Kommune 2013-2017 Aarhus Kommune November 2013 Indhold Formål...3 Visionen...3 Tværgående mål...3 A. Digitalisering... 3 B. Organisering... 4 C. Dokumentation og ledelsesinformation...

Læs mere

Velkommen til Jobcenter Københavns karrierecenter

Velkommen til Jobcenter Københavns karrierecenter Velkommen til Jobcenter Københavns karrierecenter Generelle informationer Tilmelding på Jobnet.dk Som ledig skal du være tilmeldt Jobnet.dk med et godkendt CV. Indenfor de første fi re uger af din ledighedsperiode

Læs mere

Når du skal logge på Digital Post systemet første gang

Når du skal logge på Digital Post systemet første gang Brugervejledning Indhold Når du skal logge på Digital Post systemet første gang... 3 Manual til Admin... 4 Manual til Min side... 6 Manual til oprettelse af indkaldelse i patientindkaldelsessystemet...

Læs mere

Projektet er en del af den fælles kommunale digitaliseringsstrategi.

Projektet er en del af den fælles kommunale digitaliseringsstrategi. N OTAT Den 7. november 2013 Business case for projekt vedr. digital byggesagsbehandling Sags ID: 1728511 Dok.ID: 1728511 AKP@kl.dk Direkte 3370 3241 Mobil 2215 8678 1. Ledelsesresumé Projektet om digital

Læs mere

Redskabssamling til gevinstrealisering

Redskabssamling til gevinstrealisering Redskabssamling til gevinstrealisering Indholdsfortegnelse 1 Introduktion til værktøjer........................................ 3 2 Gevinsttræ som strukturerende metode................................

Læs mere

NemRefusion effektiviseringspotentialer og den bagvedliggende økonomi

NemRefusion effektiviseringspotentialer og den bagvedliggende økonomi N O TAT NemRefusion effektiviseringspotentialer og den bagvedliggende økonomi NemRefusion er en løsning, som ikke bare giver besparelser for kommunens ydelseskontor, der sagsbehandler indberetningerne.

Læs mere

Vejledning om avanceret afhentning. i Digital Post på Virk.dk.

Vejledning om avanceret afhentning. i Digital Post på Virk.dk. Vejledning om avanceret afhentning og sortering i Digital Post på Virk.dk. Denne vejledning beskriver, hvordan virksomheder, foreninger m.v. med et CVR-nummer kan modtage Digital Post, herunder hvordan

Læs mere

Vejledning til Jobcenter Planner

Vejledning til Jobcenter Planner Vejledning til Jobcenter Planner Indkaldelser Version 1.4 Oprettet den 28. oktober 2016 Vejledningen tager udgangspunkt i Jobcenter Planner version 2016-3 Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan

Læs mere

Brugervejledning til Doc2Mail

Brugervejledning til Doc2Mail ** Brugervejledning til Doc2Mail Version 3.5 KMD Doc2Mail Indholdsfortegnelse Forord... 1-3 1 Introduktion... 1-4 2 Sådan bruger du Doc2Mail... 2-5 2.1 Doc2Mail-dialogvinduet... 2-6 2.2 Udskrivning med

Læs mere

SAMARBEJDSAFTALE. mellem. Silkeborg Kommune/Jobcenter Silkeborg

SAMARBEJDSAFTALE. mellem. Silkeborg Kommune/Jobcenter Silkeborg SAMARBEJDSAFTALE mellem Silkeborg Kommune/Jobcenter Silkeborg og Dansk Metal Silkeborg-Favrskov FOA Silkeborg-Skanderborg FTF-A HK Østjylland 3F Silkeborg om én indgang for ledige a-kasse medlemmer i første

Læs mere

Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018

Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018 Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018 Forord Hillerød Kommunes Kanal- og Servicestrategi er en samlet strategi for kommunikation mellem kommune og borgere, virksomheder og foreninger. Service over

Læs mere

Basisbrugen af OHRMS. Step 1: Få adgang til systemet, OHRMS side 2. Step 2: Opret en projektmappe til indsamling af ansøgere side 3

Basisbrugen af OHRMS. Step 1: Få adgang til systemet, OHRMS side 2. Step 2: Opret en projektmappe til indsamling af ansøgere side 3 Basisbrugen af OHRMS Step 1: Få adgang til systemet, OHRMS side 2 Step 2: Opret en projektmappe til indsamling af ansøgere side 3 Step 3: Opret en stillingsannonce til projektmappen side 6 Step 4: 1. sortering

Læs mere

Timengo. Digitalisering med en Microsoft platformen Kenneth Wohlers, Timengo. Timengo

Timengo. Digitalisering med en Microsoft platformen Kenneth Wohlers, Timengo. Timengo Digitalisering med en Microsoft platformen Kenneth Wohlers, Agenda Sikker post Nye muligheder Vores løsning - VMG Scenarier Teknisk overblik Hvad er Sikker post Teknologi Certifikater Standarder Formål

Læs mere

FAKTAARK DIGITAL POST BORGERNE VERSION 1-2014. fra det offentlige til FAKTAARK

FAKTAARK DIGITAL POST BORGERNE VERSION 1-2014. fra det offentlige til FAKTAARK FAKTAARK DIGITAL POST fra det offentlige til BORGERNE VERSION 1-2014 Indholdsfortegnelse FAKTAARK... 1 DIGITAL POST... 1 fra det offentlige... 1 til... 1 BORGERNE... 1 VERSION 1-2014... 1 DIGITAL POST

Læs mere

EDS Lå n til betåling åf ejendomsskåtter processer, regler og informåtion

EDS Lå n til betåling åf ejendomsskåtter processer, regler og informåtion EDS Lå n til betåling åf ejendomsskåtter processer, regler og informåtion Indhold 1. Indledning... 1 Rapportens indhold... 1 2. Kontekst for ansøgning om lån til ejendomsskat... 3 Livssituationer... 3

Læs mere

Kanalstrategi 2012-2015

Kanalstrategi 2012-2015 Kanalstrategi 2012-2015 Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2011-2015 giver retningen for arbejdet med digitalisering i de kommende år. Målene i strategien er høje, og der ligger store udfordringer

Læs mere

Strålfors Connect Priseksempler pr. 01/01-2013

Strålfors Connect Priseksempler pr. 01/01-2013 Strålfors Connect Priseksempler pr. 01/01-2013 Smartere forsendelseshåndtering Abonnement og opstart Digitale forsendelser Print og kuvertering Konsulent timer Smartere forsendelseshåndtering Strålfors

Læs mere

Parathedsmåling. Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling. Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation

Parathedsmåling. Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling. Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling Parathedsmåling Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation Parathedsmålingen er et redskab, der

Læs mere

Randers Kommune Printreduktion

Randers Kommune Printreduktion DIAS 1 Randers Kommune Printreduktion Afrapportering 10. November 2010 Indhold DIAS 2 Indhold Rapportering 1. Samlet Business Case 2. Metode og databearbejdning 3. Business Case Print og Brevforsendelser

Læs mere

Digitaliseringsstrategi for Nordfyns Kommune for årene 2011-2015

Digitaliseringsstrategi for Nordfyns Kommune for årene 2011-2015 Digitaliseringsstrategi for Nordfyns Kommune for årene 2011-2015 Sagsnummer: 480-2011-10070 Dokumentnummer: 480-2011-163055 Afdeling: Borgmesterkontoret Udarbejdet af: Gunner Andersen 1 Indhold 2 Indledning

Læs mere

Indledning. KL har modtaget forslag til Lov om Offentlig Digital post.

Indledning. KL har modtaget forslag til Lov om Offentlig Digital post. B I LAG TIL HØRINGSSVA R OFFENTLIG DIGITAL PO ST Den 10. februar 2012 Indledning KL har modtaget forslag til Lov om Offentlig Digital post. KL hilser lovforslaget meget velkommet, idet lovforslaget er

Læs mere

Implementeringsvejledning: Digitalisering af breve

Implementeringsvejledning: Digitalisering af breve Implementeringsvejledning: Digitalisering af breve Version: 1 Udarbejdet i juni 2012 1 Indholdsfortegnelse Om vejledningen... 3 Revisionshistorik... 3 Digitalisering af breve fokusområder... 4 Hvad er

Læs mere

Overgang til obligatorisk digital kommunikation i den danske offentlige sektor Selvbetjening på Udbetaling Danmarks områder.

Overgang til obligatorisk digital kommunikation i den danske offentlige sektor Selvbetjening på Udbetaling Danmarks områder. Overgang til obligatorisk digital kommunikation i den danske offentlige sektor på Udbetaling Danmarks områder November 1 Om dette materiale Denne powerpointpræsentation er udarbejdet af Boston Consulting

Læs mere

Kanalstrategi for Aarhus Kommune 2010-2012. Kanalstrategi for Aarhus Kommune 2010-2012 1

Kanalstrategi for Aarhus Kommune 2010-2012. Kanalstrategi for Aarhus Kommune 2010-2012 1 Kanalstrategi for Aarhus Kommune 2010-2012 Kanalstrategi for Aarhus Kommune 2010-2012 1 Indhold Forord... 3 Vision... 4 Principper... 5 Tværgående mål.... 6 Kanaler... 8 Effektivisering... 10 Implementering...

Læs mere

Borgerrådgiverens undersøgelse af Doc2mail og tilgængelighed for synshandicappede og svage læsere, forvaltningens sagsnr.

Borgerrådgiverens undersøgelse af Doc2mail og tilgængelighed for synshandicappede og svage læsere, forvaltningens sagsnr. Borgerrådgiveren Kultur- og Fritidsforvaltningen, direktionen 14-08-2014 Sagsnr. 2014-0105757 Dokumentnr. 2014-0105757-17 Borgerrådgiverens undersøgelse af Doc2mail og tilgængelighed for synshandicappede

Læs mere

Brugervejledning til Ofir Rekrutteringssystem - Kandidathåndtering

Brugervejledning til Ofir Rekrutteringssystem - Kandidathåndtering Brugervejledning til Ofir Rekrutteringssystem - Kandidathåndtering Denne version er senest opdateret: 09.01.2012 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 1 Sådan logger du på... 2 Rediger brugerprofil...

Læs mere

Telefon Dato for ansøgning 1. august 2011

Telefon Dato for ansøgning 1. august 2011 Frikommune Titel på forsøg Fredensborg Kommune Fjerne underskriftskravet på digital post Start- og sluttidspunkt for forsøget Startdato 1. januar 2012 Slutdato 31. december 2015 Kontaktperson Finn Guldbæk

Læs mere

Bruger v1.5 QUICK GUIDE. Green Glass Software V/ Dan Feld-Jakobsen Lojovej 1 6200 Aabenraa 51 92 83 58 / dan@rekvi-skole.dk

Bruger v1.5 QUICK GUIDE. Green Glass Software V/ Dan Feld-Jakobsen Lojovej 1 6200 Aabenraa 51 92 83 58 / dan@rekvi-skole.dk Bruger v1.5 QUICK GUIDE Green Glass Software V/ Dan Feld-Jakobsen Lojovej 1 6200 Aabenraa 51 92 83 58 / dan@rekvi-skole.dk INTRODUKTION TIL REKVI-SKOLE Ideen med Rekvi-skole systemet udsprang fra et behov

Læs mere

Notat kommunale effektiviseringseksempler

Notat kommunale effektiviseringseksempler Notat om kommunale effektiviseringseksempler Gode kommunale eksempler på realisering af effektiviseringspotentialer kan fx findes inden for områderne: Afbureaukratisering Digitalisering Anvendt borgernær

Læs mere

Status på tælleugen 2014. SOCIALE FORHOLD OG BESKÆFTIGELSE Aarhus Kommune. 1. Resultater for MSB. Dato 3. december 2014

Status på tælleugen 2014. SOCIALE FORHOLD OG BESKÆFTIGELSE Aarhus Kommune. 1. Resultater for MSB. Dato 3. december 2014 Status på tælleugen 2014 Dato 3. december 2014 I uge 43 blev der for femte gang afholdt tælleuge i MSB. I søjlerne Ydelsescentret, Jobcentret, Familier, Børn og Unge, Voksenhandicap samt Socialpsykiatri

Læs mere

Strateginotat for Personaleafdelingen 2014/15

Strateginotat for Personaleafdelingen 2014/15 Strateginotat for Personaleafdelingen 2014/15 De overordnede strategier Personaleafdelingens virke skal understøtte direktionens strategier. Kommunaldirektøren har peget på følgende strategiske udfordringer

Læs mere

Jobsamtale og match og afslutning af kontaktforløb, målgruppe 2.2

Jobsamtale og match og afslutning af kontaktforløb, målgruppe 2.2 Jobsamtale og match og afslutning af kontaktforløb, målgruppe 2.2 Rådg. = Rådgiver JOB = Job- og uddannelseshuset PRO=Projekterne ØK = Økonomisk rådgivningen Sted: Beskrivelse: Proces: Handling: Rådg.

Læs mere

IT-værktøjer der understøtter det fælles kontaktforløb STAR

IT-værktøjer der understøtter det fælles kontaktforløb STAR IT-værktøjer der understøtter det fælles kontaktforløb 26.10.15 STAR Intentionerne Empowerment den ledige skal tage ansvar for eget ledighedsforløb Intensiveret samarbejde mellem jobcentre og A-kasser

Læs mere

Programbeskrivelse - Sammenhængende Digital Borgerservice. 1. Formål og baggrund NOTAT

Programbeskrivelse - Sammenhængende Digital Borgerservice. 1. Formål og baggrund NOTAT Programbeskrivelse - Sammenhængende Digital Borgerservice 1. Formål og baggrund Den digitale service skal gøre det lettere at være borger og virksomhed i Danmark. De skal opleve nærhed og sammenhæng i

Læs mere

01-01-2013 31-12-2013 Politisk udvalg: Økonomiudvalg

01-01-2013 31-12-2013 Politisk udvalg: Økonomiudvalg App camp 01-01-2013 31-12-2013 Politisk udvalg: Økonomiudvalg Med introduktionen af smartphones og tablets er det muligt at udvikle små programmer, Apps (applikationer), som kan forenkle arbejdsgange for

Læs mere

Lønkontrol Implementeringsguide

Lønkontrol Implementeringsguide Lønkontrol Implementeringsguide Marts 2015 Indhold 1. Forord 3 2. Baggrund 3 3. Forandringsområder 4 4. Faser i processen 5 5. Forankring og videnressourcer 5 6. Hvordan kan det gribes an? 6 7. Hvor skal

Læs mere

sådan gør du... [meld dig ledig]

sådan gør du... [meld dig ledig] [jobsøgende] sådan gør du... [meld dig ledig] på kontanthjælp, starthjælp og introduktionsydelse Meld dig ledig på Jobnet Kontanthjælp Når du skal melde dig ledig, går du ind på forsiden af Jobnet.dk.

Læs mere

DEN GODE SAMTALE HÅNDBOG FOR LEDERE

DEN GODE SAMTALE HÅNDBOG FOR LEDERE DEN GODE SAMTALE HÅNDBOG FOR LEDERE 1 INTRO DE FØRSTE SKRIDT er en ny måde at drive a-kasse på. Fra at være a-kassen, der bestemmer, hvor, hvordan og hvornår den ledige skal være i kontakt med a-kassen,

Læs mere

DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne)

DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne) Myndighedsafdelingen Helle Støve DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne) Business case for DUBU og afsæt for DHUV 1 INDLEDNING... 1 2 FORMÅL... 1

Læs mere

sådan gør du... [meld dig ledig]

sådan gør du... [meld dig ledig] [jobsøgende] sådan gør du... [meld dig ledig] på dagpenge Meld dig ledig på Jobnet - Dagpenge Når du skal melde dig ledig, går du ind på forsiden af Jobnet.dk. Her klikker du på 'Meld dig ledig' i boksen

Læs mere

Forretningsmæssige mål Tidshorisont for ibrugtagning Krav til Jobcentrenes ibrugtagning Størrelse/omfang for Jobcentret Lovgivningsmæssig udbredelse

Forretningsmæssige mål Tidshorisont for ibrugtagning Krav til Jobcentrenes ibrugtagning Størrelse/omfang for Jobcentret Lovgivningsmæssig udbredelse Joblog Jobloggen hjælper den arbejdsløse med at have fuldt overblik over sin jobsøgning, både den planlagte og de afsluttede samlet et sted. Det giver indblik og overblik. Jobloggen understøtter også dialogen

Læs mere

Digital selvbetjening. 2 cases. Opskrivning i Dagtilbud og Flytning

Digital selvbetjening. 2 cases. Opskrivning i Dagtilbud og Flytning Digital selvbetjening 2 cases Opskrivning i Dagtilbud og Flytning Baggrund Lov om Obligatorisk Digital Selvbetjening i 4 bølger 2012-2015 Obligatorisk for kommunerne at stille digitale løsninger til rådighed

Læs mere

Informationsmøde om NemRefusion. Torsdag den 15. april 2010

Informationsmøde om NemRefusion. Torsdag den 15. april 2010 Informationsmøde om NemRefusion Torsdag den 15. april 2010 Velkomst Dagsorden Baggrunden for NemRefusion Præsentation af NemRefusion Informationskampagnen Spørgsmål Baggrunden for NemRefusion Mie Skovbæk

Læs mere

Releasenote til JobKon 29. juni 2015

Releasenote til JobKon 29. juni 2015 Releasenote til JobKon Vejledning til pr. Superbrugere 29. juni 2015 i HP Helpdesk Version: 1.0 Oprettet den 25. juni 2015 Den 29. juni 2015 vil der være foretaget følgende ændringer i JobKon: 1. GENERELT...

Læs mere

Min digitale Byggesag (MDB)

Min digitale Byggesag (MDB) R E SULTATKONTRAKT Min digitale Byggesag (MDB) Projekt 5.1 i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Resume: Projektet om digital byggeansøgning og sagsbehandling, Min digitale

Læs mere

12. Forenkling på beskæftigelsesområdet

12. Forenkling på beskæftigelsesområdet Forenkling også et kommunalt ansvar 12. Forenkling på beskæftigelsesområdet Kommunernes indsats på beskæftigelsesområdet er i høj grad reguleret af statslige regler, og kommunerne har længe efterspurgt

Læs mere

P R O J EKTSKITSE ( B I L A G 7. 1 )

P R O J EKTSKITSE ( B I L A G 7. 1 ) P R O J EKTSKITSE ( B I L A G 7. 1 ) Projekt omkring afprøvning af MOXspecifikationen 1. Formål og baggrund Projekter er et delprojekt under Sager på tværs af it-løsninger og organisatoriske skel, der

Læs mere

Peace of mind. Wherever you work IT FUTURE 2013. Copyright 2013 FUJITSU

Peace of mind. Wherever you work IT FUTURE 2013. Copyright 2013 FUJITSU Peace of mind. Wherever you work IT FUTURE 2013 BREAKOUT SESSIONS 13.00 13.35 14.40 15.15 Big Data: What s the big deal? Digiservice en komplet selvbetjeningsplatform Business Intelligence Legacy Modernization

Læs mere

S t a t u s p å d i g i t a l

S t a t u s p å d i g i t a l S t a t u s p å d i g i t a l k o m m u n i k a t i o n i k o m m u n e r n e F o r å r 2 0 1 4 2 CORPORATE ANNUAL REPORT Dataindsamlingen i projektet KOMHEN 2.0 foråret 2014 Kommunerne har i april og

Læs mere

Drejebog for administrative opgaver ved organisationsændringer

Drejebog for administrative opgaver ved organisationsændringer Drejebog for administrative opgaver ved organisationsændringer Sag 13-15072; dokument 160375-13; revideret 4. februar 2014 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE 1 1 FORMÅL MED DREJEBOGEN 2 1.1 Fra idé

Læs mere

Vejledning Digital Post Outlook, SBSYS og Doc2mail

Vejledning Digital Post Outlook, SBSYS og Doc2mail Vejledning Digital Post Outlook, SBSYS og Doc2mail 1 Indhold 1.0 Digital Post via Outlook...3 2.0 Digital Post fra SBSYS...5 2.1 Skal du sende ét eller flere dokumenter fra en sag:...5 2.2 Skal du oprette

Læs mere