Vejledning i Send Digitalt

Transkript

1 Vejledning i Send Digitalt Introduktion For at kommunikere sikkert med borgere, virksomheder eller andre myndigheder er det vigtigt, at kommunikationen foregår krypteret. Hvis modtageren skal have sikkerhed for, at afsenderen er den, der gives udtryk for, skal kommunikationen også signeres. Send Digitalt er et tilføjelsesprogram til Outlook, der på en enkel og intuitiv måde kan anvendes til at sende meddelelser sikkert via Digital Post eller til virksomheder og andre myndigheder. Den nyeste version af Send Digitalt er installeret i din Outlook og anvendes ved brug af denne knap Send digitalt CPR- eller CVR-nummer Når du skal sende en meddelelse til en borger eller virksomhed ved hjælp af Digital Post, skal du starte med at skrive meddelelsen som en almindelig mail. Når du er klar til sende meddelelsen, skriver du modtagerens CPR- eller CVR.nr i ens til-linje og klikker på knappen Send Digitalt. Det kontrolleres om den pågældende modtager er tilmeldt som modtager af Digital Post fra Guldborgsund kommune. Hvis dette er tilfældet, vil feltet blive grønt; hvis ikke, bliver det rødt. Efter CPR/CVR nummeret er kontrolleret, vises slutbrugerens navn kortvarigt ud for nummeret. Hvis navnet ønskes vist igen, føres musen hen over nummeret.

2 Hvis feltet markeres med grønt, kan meddelelsen sendes til eboks ved et klik på knappen Send Digitalt ud for den grønne markering. Hvis du ønsker at kontrollere om modtageren er tilmeldt inden du skriver mailen, kan du trykke på Send digitalt og skrive modtagerens CPR- eller CVR-nummeret i Til-feltet Ved klik på Tjek kontrolleres det, om den pågældende modtager er tilmeldt som modtager af Digital Post fra Guldborgsund kommune. Svar på digital post Hvis en borger eller virksomhed sender en meddelelse via Digital Post, vil den blive placeret i hovedpostkassen eller en fællespostkasse og derefter videresendt (af den postkasse ansvarlige), til en sagsbehandler i myndigheden. Når du vil besvare meddelelsen, skal du i stedet for at klikke på knappen Besvar anvende knappen Svar Digitalt. Derved fremkommer en svarmail, hvor de nødvendige Digital Post informationer er overført. Når du er klar til at sende besvarelsen, klikker du på knappen Send Digitalt. I Send Digitalt vinduet er CRP/CVR nummeret allerede udfyldt, og besvarelsen sendes nu ved at klikke på knappen Send Digitalt.

3 Sikker /tunnelkryptering Hvis modtagerens adresse er kendt, og der er tilknyttet et Nets certifikat, kan en sendes som sikker mail. Dette gøres ved at angive adressen i adressefeltet. Når du har angivet modtagerens mailadresse i Til-feltet i selve en, kan du ved at trykke Send Digitalt kontrollere, om modtageren er en sikker mailadresse eller tilmeldt tunnelkryptering, der betyder, at du kan sende krypteret, signeret til modtageren. Det er typisk offentlige myndigheder, advokater, revisionsfirmaer o. lign. En oversigt over tilmeldte myndigheder mm. kan ses ved at vælge tunnelliste under til. tryk og der kan søges i alle tilmeldte domainer.

4 En modtaget tunnelkrypteret mail har en vedhæftet fil, der dokumenterer at mailen er sendt tunnelkrypteret. I sendt post, under kategorier vises, hvilken sikkerhedsbehandling en gives under afsendelsen. Svarpostkasser Når man sender Digital Post til en borger eller virksomhed, kan man give modtageren mulighed for at besvare meddelelsen. Det defineres med disse indstillinger: Ikke mulig Standard Angivet Modtageren gives ikke mulighed for at besvare meddelelsen Modtageren gives mulighed for at besvare med standardindstillinger, der er sat i Digital Post (eboks) = svar modtagets i kommunens hovedpostkasse Svarpostkasse og svaremne skal vælges ud fra listen. Svarpostkasse indeholder en liste over de svarpostkasser, som du kan vælge imellem. Den værdi skal sættes til den svarpostkasse, du oftest vil anvende. Svaremne indeholder en liste af emner, der er registreret for den valgte svarpostkasse. Sådan konfigurere du dine opsætning af svarpostkasser: Valg fanebladet Tilføjelsesprogrammer i Outlook og vælg konfiguration Her kan du vælge svarmuigheder, svarpostkasse og emne.

5 Denne opsætning sættes som standard. Det er muligt at ændre den ved afsendelsen af den enkelte mail. Fortegnelse over hvilke afdelingspostkasser, der fordeles til. Informationshåndtering og Stadsarkiv hla