Fællesmøde for udvalgsformænd. 4. januar 2018 Byrådssekretariatet

Transkript

1 Fællesmøde for udvalgsformænd 4. januar 2018 Byrådssekretariatet

2 Formål med mødet Formål med mødet: At skitsere den formelle ramme for arbejdet i udvalgene og udvalgsformandens rolle At skabe rum for erfaringsudveksling og fælles dialog om udvalgsarbejdet og rollen som formand i dag, men måske også fremadrettet At drøfte samarbejdet mellem udvalgsformænd og administration Vi lægger op til dialog om fire temaer: Fagudvalgenes overordnede ansvar og opgave Udvalgsformandens rolle og ansvar Forberedelse af udvalgsmøderne Arbejdet i udvalgene

3 Fagudvalgenes overordnede ansvar og opgave Umiddelbar forvaltning af udvalgsområdet Beslutter på Byrådets vegne indenfor de rammer, som Byrådet har vedtaget Indstiller til Økonomiudvalg og Byråd Fagudvalgene holder møder for lukkede døre

4 Udvalgsformandens rolle og ansvar Udvalgsformanden er ansvarlig for indkaldelse af møder og forberedelse af dagsorden i samarbejde med administrationen. Det er administrationens opgave og ansvar at formulere sagerne og indstillingerne udvalgsformanden efterspørger politiske perspektiver der er fraværende, vinkler der mangler eller ting der er uforståelige Udvalget beslutter mødekalender, men formanden kan i særlige tilfælde foretage ændringer i mødetiderne Formanden leder udvalgenes møder og er ansvarlig for at udvalgets beslutninger bliver ført til protokols Udvalgsformanden kan som udgangspunkt ikke afgøre sager mellem møderne

5 Udvalgsformandens rolle og ansvar Formanden tegner udvalget ved fx borgermøder og officielle arrangementer indenfor området Udvalget tager, efter oplæg fra direktør og fagchefer, stilling til hvilke initiativer, der skal markeres indenfor udvalgets område Udvalgsformanden er som hovedregel vært ved arrangementer, der markerer en igangsætning Fra gang til gang aftales det med administrationen, hvorvidt værten har brug for en tale, stikord el. l. Svar på klager til udvalget udarbejdes af administrationen. Afhængig af klagens karakter er det administrationen eller udvalgsformanden, der sender svaret. Svaret sendes samtidig til hele udvalget til orientering.

6 Udvalgsformandens rolle og ansvar Udvalgsformanden er ikke tillagt nogen form for daglig ledelse af en gren af administrationen det betyder bl.a.: At dialogen med administrationen går igennem direktør og fagchefer At udvalgsformanden ikke har adgang til at indhente oplysninger fra medarbejdere Udvalgsformanden har i lighed med Borgmesteren - ikke adgang til at deltage i konkret sagsbehandling

7 Spørgsmål til drøftelse Hvad kendetegner det gode samarbejde mellem udvalgsformand og administration? Hvilke dilemmaer kan udvalgsformanden komme i?

8 Forberedelse af udvalgsmøderne Samarbejdet mellem udvalgsformand og direktør Sagernes forberedelse Hvordan og hvilke sager kommer på dagsordenen Udvalgsmedlemmer kan forlange en sag behandlet på et møde. Forudsætter at medlemmet sender en skriftlig anmodning til formanden seneste otte dage før et ordinært møde.

9 Arbejdet i udvalgene Udvalgene arbejder og fungerer i møder dvs. beslutninger træffes i møder Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal Formanden leder møderne og formulerer de punkter, der skal stemmes om Udvalgsmedlemmer kan alene få en afvigende mening ført til protokol, hvis de stemmer imod flertallet Udvalgsmøder er rammesat til to timer

10 Samarbejdet i udvalgene Tips der kan lette mødeafviklingen Alle orienteringssager tages til efterretning under ét (medmindre der er spørgsmål) Sager uden væsentligt politisk indhold behandles hurtigt for at give plads til sager med politisk tyngde Udvalgsmedlemmerne aftaler med hinanden, hvordan møderne skal forløbe og hvor meget tid, den enkelte forventes at bruge på forberedelse og møder

11 Spørgsmål til drøftelse Hvad kendetegner det gode samarbejde i udvalgene og udvalgene imellem? Hvordan vil I fremme en god koordinering mellem udvalgene?

12 Faste tilbagevendende sager Alle udvalg har en række faste tilbagevendende sager, der optages på dagsordenen - herunder: Sager vedr. budget og regnskab (i en fast cyklus) Udvalgsspecifikke tilbagevendende punkter lovbestemte eller fordi udvalget tidligere har besluttet det Sager hvor udvalget formulere målsætninger og/eller politikker

13 Muligheder for kompetenceudvikling Er der konkrete ønsker eller behov? Har I synspunkter på evt. kursers tilrettelæggelse (in-house, på tværs af kommuner eller via COK afhængig af mulighederne)?