MØDEGRUNDLAG Økonomisekretariatet/PHA

Transkript

1 MØDEGRUNDLAG Økonomisekretariatet/PHA Politisk behandling Udvalg Mødedato Punkt Lukket Økonomiudvalget Beslutning om indgåelse af kontrakt med Europa-Kommissionen vedr. projektet RoboBraille (AR) J.nr Resumé: Synscenter Refsnæs - Rådgivning fremsendte i foråret 2005 en ansøgning til EU-programmet eten om projektmidler til udbredelse af et elektroniske punktskrifts forkortelsesprogram kaldet RoboBraille. Der er tale om et stort europæisk frontlinie-projekt til forbedring af synshandicappedes vilkår. Budgettet er på ca. 8,5 mio. kr. hvoraf 50 % finansieres via EUprogrammet eten, og kontrakten er nu klar til underskrift. Projektperioden er 18 måneder og er planlagt til at løbe fra 1. juli 2006 til 30. december Forinden kontrakten kan underskrives er det således nødvendigt også at indhente godkendelse i Forberedelsesudvalget for Region Sjælland. Indstilling: Administrationen indstiller at amtsrådet bemyndiger amtsdirektør Fritz Kaarup til på vegne af Vestsjællands Amt at underskrive kontrakten med EU-Kommissionen for eten projektet Robobraille at Vestsjællands Amt foranlediger udstedelsen af en bankgaranti for det beløb, EU kommissionen har krævet garanti for i relation til projektet RoboBraille, i alt , svarende til 1,43 mio. kr. Ovenstående under forudsætning af Forberedelsesudvalgets godkendelse, idet kontraktperioden er 18 måneder.

2 Beslutning: ØK den : Anbefalet

3 Beskrivelse 1. Begrundelsen for, at sagen forelægges Synscenter Refsnæs - Rådgivning fremsendte i foråret 2005 en ansøgning til EU-programmet eten om projektmidler til udbredelse af det elektroniske punktskrifts forkortelsesprogram kaldet RoboBraille. Ansøgningen blev udarbejdet i et tæt samarbejde mellem Refsnæs og amtets internationale enhed og Bruxelles-kontor. Forhandlingerne med Europa-Kommissionen er afsluttet og kontrakten kan nu underskrives, idet dog Kommissionen har fremført ønske om, at det er Vestsjællands Amt, der underskriver kontrakten og således er såvel juridisk som økonomisk ansvarlig for projektet. I forbindelse med kontraktunderskrivelsen ønsker Kommissionen endvidere, at der stilles en bankgaranti. 2. Kort om projektet RoboBraille Braille er det internationale ord for punktskrift, og RoboBraille er et system der kan oversætte elektronisk tekst (mails og dokumenter) til forkortet punktskrift og (syntetisk)tale. Da tekster på punktskrift for blinde fylder mere end den tilsvarende tekst i almindeligt tryk, har Synscenter Refsnæs Rådgivning over en årrække udviklet servicen RoboBraille som muliggør, at oversættelse fra almindelig tekst til forkortet punktskrift kan ske via en mailserver. Ved at sende en med et vedhæftet dokument til mailserveren oversættes dokumentet til forkortet punktskrift eller syntetisk tale og returneres til afsenderen indenfor få sekunder. Ordningen har været tilgængelig i Danmark siden august 2004, og med ansøgningen til eten-programmet er det hensigten at udbrede denne e-service til andre EU-lande. Programmet er udviklet af Synscenter Refsnæs i samarbejde med det private firma Sensus. Projektet er et markedsvalideringsstudie, hvor servicen tilpasses andre sprog og testes i partnerlandene. Projektet vil bringe sjællandsk it-teknologi for synshandicappede (og svært ordblinde) med helt frem i forreste linie i Europa. Med Robobraille er der tale om et stort europæisk frontlinieprojekt til forbedring af synshandicappedes og svært ordblindes vilkår. På længere sigt vil der være perspektiver i en videre udbredelse af programmet. Det skal bemærkes, at rettighederne til programmet vil ligge hos udviklerne, dvs. Synscenter Refsnæs Rådgivning i samarbejde med Sensus. En mulig udnyttelse kan være, at der fra 2006 stilles EU-krav til blindskrifts-mærkning af en række lægemidler - og det forventes, at flere og flere lægemidler vil blive mødt med lignende krav i de

4 kommende år. Der er dog ikke hermed taget stilling til, hvorledes en eventuel kommerciel udnyttelse af programmet kan tilrettelægges. I projektet indgår udover Synscenter Refsnæs - Rådgivning seks partnere fra hhv. Irland (2 partnere), England, Italien, Cypern og Portugal. Partnerne er hovedsageligt nationale blindeorganisationer og institutioner. Da det samlede ansøgningsmateriale er meget omfattende (ca. 120 sider på engelsk) er det ikke vedlagt, men findes sammen med kontraktmaterialet i Uddannelses- og erhvervssekretariatet, og kan fremlægges, hvis der er ønske herom. Synscenter Refsnæs Rådgivning er som nævnt initiativtager til dette europæiske samarbejde og har derfor også ønsket at stå som projektholder. Dette indebærer en koordinerende og styrende rolle, både i forhold til gennemførelse af aktiviteter, afrapportering og afregning i forhold til Kommissionen. Dette indebærer også, at Synscenter Refsnæs Rådgivning modtager projekttilskuddet direkte fra EU-Kommissionen og står for udbetalingerne til de enkelte partnere i projektet. 3. Kontrakt med EU-kommisionen EU-Kommissionen tilkendegav i efteråret 2005 en positiv indstilling til projektet, hvorefter der i løbet af de efterfølgende måneder blev udarbejdet et meget omfattende og detailleret materiale som grundlag for afsluttende forhandlinger mellem Kommissionen og Synscenter Refsnæs Rådgivning. Forhandlingerne, hvor såvel aktiviteter som budget er blevet justeret i forhold til specifikke krav fra Kommissionen, er under ledelse af Synscenter Refsnæs Rådgivning blevet gennemført i tæt samarbejde med de øvrige partnere. Forhandlingerne er afsluttet og kontrakten kan nu underskrives. I den sidste del af forhandlingsfasen har Kommissionen fremført ønske om, at det er Vestsjællands Amt, der underskriver kontrakten og således er juridisk og økonomisk ansvarlig for projektet. 4. Økonomi Ansøgningen til eten har et samlet budget fra eten på , svarende til ca. 8,46 mio. kr. Dertil kommer i alt kr. fra International udviklingspulje, hvoraf de kr. indgår i sag om tilskud fra den internationale udviklingspulje, som forelægges økonomiudvalget parallelt med nærværende sag. Disse midler skal sikre Synscenter Refsnæs Rådgivnings mulighed for at gennemføre den optimale administration og koordination i projektet. Af de dækker EU 50 %, svarende til ca kr. Den resterende halvdel tilvejebringes af Synscenter Refsnæs Rådgivning og partnerne bag projektet via lønkroner (arbejdstimer). I forbindelse med kontraktunderskrivelsen ønsker Kommissionen, at der stilles en bankgaranti for en del af beløbet. Da amtet er en offentlig myndighed ønsker EU-Kommissionen ikke en garanti for amtets andel af projektet, men udelukkende en garanti for de af projektpartnerne som er små / ikke offentlige

5 organisationer. Det drejer sig om Associazione Nazionale Subvendent (ANS) fra Italien, The Pancyprian Organisation of the Blind (POT), Cypern og Associação Portuguesa de Criatividade (APC-CIDEF) fra Portugal. EU har derfor præciseret, at der udelukkende ønskes en bankgaranti for et beløb på i alt , svarende til ca. 1,43 mio. kr. Udgifter til bankgarantien afholdes af projektet. Den del af finansieringen, som vedrører partnerne i projektet, herunder de 3 partnere som der skal stilles bankgaranti for, skal hovedsageligt anvendes til indkøb af teknisk udstyr som servere, talesynteser m.v., men også til rejser, konferencer og formidlingsomkostninger. Det vil være Synscenter Refsnæs Rådgivning der som projektholder styrer disse udgifter, der i princippet lige så vel kunne have været afholdt direkte af Synscenteret, men som for at skabe geografisk balance i projektet, er lagt ud til de enkelte partnere. Projektet er et standard EU-projekt med standard EU-kontrakt. Synscenter Refsnæs Rådgivning har en del erfaring med projektarbejde, men har dog ikke tidligere administreret et EU projekt af denne størrelse og kompleksitet. Det er derfor aftalt, at Økonomisekretariatet yder bistand til Synscenter Refsnæs Rådgivning i projektperioden i forbindelse med regnskab og afrapportering til Europa-Kommissionen. Videreførelse af denne bistand i Region Sjælland fra 1. januar 2007 er allerede drøftet med Regionen. Med samarbejdsaftalen med Økonomiafdelingen om den økonomiske styring af projektet er det administrationens vurdering, at den økonomiske risiko er begrænset. 5. Tidsplan for behandling af sagen i Amtet og i Region Sjælland Projektet løber over 18 måneder med forventet start 1. juli Projektet vil således fortsætte efter amtets nedlæggelse. Med udgangspunkt i Region Sjællands opgaver på det sociale område og den planlagte overførsel af Synscenter Refsnæs Rådgivning til Region Sjælland, er Region Sjælland den naturlige arvtager til projektet. Nærværende mødegrundlag skal derfor forelægges Forberedelsesudvalget til godkendelse. For at blive forelagt Forberedelsesudvalget skal sagen via Forberedelsesudvalgets Forretningsudvalg. For at sikre en hurtig og smidig sagsgang vil sagen efter en eventuel godkendelse i Økonomiudvalget blive kørt parallelt frem til Forberedelseudvalget for Region Sjællands Forretningsudvalgsmøde den 22. maj, med forbehold for Amtsrådets efterfølgende godkendelse på mødet den 29. maj. På denne måde bliver der mulighed for at sagen kan færdigbehandles på Forberedelsesudvalgets møde den 1. juni Tidsplan: Økonomiudvalg 15. maj 2006 Forberedelsesudvalgets Forretningsudvalg 22. maj 2006 Amtsrådet 29. maj 2006 Forberedelsesudvalget 1. juni Forhold af betydning Projekt Robobraille bliver med en opstart pr. 1. juli 2006 påvirket af Synscenter Refsnæs Rådgivning s overgang mellem amt og region. Administrationen har telefonisk været i kontakt med Amtsrådsforeningen og Erhvervs- og Byggestyrelsen for at klarlægge, om der skulle være juridiske eller tekniske problemer ved at projektet bliver overdraget til Region Sjælland sammen med Synscenter Refsnæs Rådgivnings overdragelse. Med de oplysninger der har kunnet indhentes, er der efter administrationens vurdering ikke noget til hinder for at denne overdragelse kan finde sted.

6 Det skal bemærkes, at rettighederne til programmet vil ligge hos udviklerne, dvs. Synscenter Refsnæs Rådgivning i samarbejde med Sensus. Der er dog ikke hermed taget stilling til, hvorledes en eventuel kommerciel udnyttelse af programmet kan tilrettelægges, men der er afsat penge i projektet til at udarbejde en sådan redegørelse. 7. Indstilling Administrationen indstiller at amtsrådet bemyndiger amtsdirektør Fritz Kaarup til på vegne af Vestsjællands Amt at underskrive kontrakten med EU-Kommissionen for eten projektet Robobraille at Vestsjællands Amt foranlediger udstedelsen af en bankgaranti for det beløb, EU kommissionen har krævet garanti for i relation til projektet RoboBraille, i alt , svarende til ca. 1,43 mio. kr. Ovenstående under forudsætning af Forberedelsesudvalgets godkendelse, idet kontraktperioden er 18 måneder. Michael Schwedler Sekretariatschef Morten Pristed International projektkoordinator