GLOSTRUP KOMMUNE. Referat. Brugerbestyrelsen for Glostrup Idrætsanlæg. Mødedato: Onsdag den 21. september Mødetidspunkt: kl. 19.

Transkript

1 GLOSTRUP KOMMUNE Referat Brugerbestyrelsen for Glostrup Idrætsanlæg Mødedato: Onsdag den 21. september 2016 Mødetidspunkt: kl Mødelokale: Medlemmer: Afbud: Møderum 5, Glostrup Fritidscenter Frank Fischer (Idrætsforeningerne) Morten Schumann (Idrætsforeningerne) Henrik Kahr (Idrætsforeningerne) Tommy Carlsson (Idrætsforeningerne) Henrik Bolgan Thomsen (Øvrige foreninger) Jeanett Dahl Pedersen (Oplysningsforbundene) Leif Meyer Olsen (KB), Lisa Ward (KB) Thomas Bo Jensen (Folkeskolerne) Sussi Nørgaard (GIA) Henrik Bolgan Thomsen (Øvrige foreninger) Lisa Ward (KB) Sussi Nørgaard (GIA)

2 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsordenen Valg af formand Budget Fordeling af tider på kunstgræsbanen 2016/17 & 2017/ Indsigelser modtaget i Glostrup Idrætsanlæg Forbrugsoversigt pr. 31. august Meddelelser fra formanden Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg Meddelelser fra øvrige

3 Inden mødet orienterede formanden om at Henrik Bolgan Thomsen har meddelt, at han trækker sig fra bestyrelsen. 1. Godkendelse af dagsordenen Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen Glostrup Idrætsanlæg foreslår, at denne dagsorden danner grundlag for mødets afvikling. At dagsordenen godkendes. Godkendt 2. Valg af formand Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen Formanden for Brugerbestyrelsen ønsker at udtræde af bestyrelsen, og der skal dermed vælges en ny formand. Ifølge Vedtægter for Brugerbestyrelsen 3 stk. 7 vælger Brugerbestyrelsen selv sin formand. At Brugerbestyrelsen vælger en formand. Louise Thorsen blev valgt som formand 3. Budget 2017 Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen RESUMÉ I lighed med processen sidste år er der udarbejdet et omprioriteringskatalog over de reduktionsforslag samt budgetønsker, som administrationen måtte have. Arbejdet med budget 2017 er i fuld gang og sendes til høring i Brugerbestyrelsen. Høringsfasen, som Brugerbestyrelsen er en del af, løber i perioden september Efterfølgende afholdes der Økonomiudvalgsmøde tirsdag den 4. oktober 2016 og 2. behandling i Kommunalbestyrelsen onsdag den 12. oktober BILAG Såfremt det er muligt, udsender vi høringsmaterialet inden mødet, ellers udleveres det på mødet. 3

4 At Brugerbestyrelsen drøfter høringsmaterialet og udarbejder høringssvar. Brugerbestyrelsen er positive over Glostrup Idrætsanlæg udarbejder høringssvar i samarbejde med formand og næstformand. 4. Fordeling af tider på kunstgræsbanen 2016/17 & 2017/18 Beslutningskompetence: Folkeoplysningsudvalget RESUMÉ Hvert andet år laves der fordeling af tider på kunstgræsbanen i Glostrup Idrætspark. Glostrup Idrætsanlæg har overfor fodboldforeningerne lagt op til, at den nuværende fordeling af tider på kunstgræsbanen fastholdes i 2016/17 og 2017/18. Da erfaringen viser, at det sjældent er det alle foreningerne ønsker, har Glostrup Idrætsanlæg allerede nu bedt fodboldforeningerne om at reservere onsdag den til et møde, hvor konflikter skal drøftes. Glostrup Idrætsanlæg har i skrivende stund fået tilbagemeldinger fra GFK, Dansk Tyrkisk Kultur Sportsforening og Ejby IF68. Da ansøgningsfristen var mandag den har Glostrup Idrætsanlæg via mail kontaktet de foreninger igen som endnu ikke har svaret. BILAG Glostrup Idrætsanlæg fremlægger forslag til fordeling af tider på Kunstgræsbanen for 2016/ /18 på mødet. At Brugerbestyrelsen træffer afgørelse om, hvad der skal anbefales til Folkeoplysningsudvalget. Brugerbestyrelsen anbefaler at forslaget til fordeling af kunstgræsbanen sendes videre til Folkeoplysningsudvalget med anbefaling. Dog med den kommentar, at forslag til fordeling kun er for 2016/17, da det forventes, at der i efteråret 2017 er anlagt en kunstgræsbane mere. 5. Indsigelser modtaget i Glostrup Idrætsanlæg Glostrup Skole fremsender mail den hvor de gør opmærksom på, at det er svært at gennemføre et møde når Musikskolen afholder sommerkoncert i tilstødende lokaler. Glostrup Idrætsanlæg beklagede i mail den at det ikke er normal procedure og at der var sket en fejl. 4

5 At orientering tages til efterretning. Taget til efterretning. 6. Forbrugsoversigt pr. 31. august 2016 RESUMÉ Glostrup Idrætsanlæg fremlægger forbrugsoversigt for Brugerbestyrelsen. Budgetopfølgning for perioden januar til august % I hele kr. Glostrup Idrætsanlæg Korrigeret budget 2016 Forbrug til og med august 2016 Afvigelse ift. korrigeret budget Forbrugsprocent - = mindreforbrug + = merforbrug 66,7 % Glostrup Idrætsanlæg ,69 % Glostrup Idrætanlæg ,85 % 022 Personale mv ,38 % 023 Kompetenceudvikling ,14 % 028 Bygning og udendørsarealer ,06 % Administration og 030 markedsføring ,04 % 050 Indtægter ,09 % 066 Events ,79 % 079 IT-pulje ,80 % 200 Ledelse og administration ,28 % Ejby 68 s klubhus ,19 % 024 Rengøring ,39 % 038 Vedligeholdelsesudgifter ,00 % Specifikation af indtægter 10 Udlejning ,60 12 Diverse salg ,54 18 Motionscentret ,14 21 Svømmehal ,51 5

6 24 Fordelingskonto Golf , v ,24 30 Reklamer ,86 Forbrugsprocenten bør forholdsmæssigt være 66,67 % pr , men ligger samlet set for Glostrup Idrætsanlæg og Ejby klubhus på 71,69 % Der er således et overforbrug på 5,02 % Dette afspejler et øjebliksbillede på opgørelsestidspunktet. Væsentlige forklaringer på overforbrug: Manglende refusion for AUB, fleks og sygedagpenge, på opgørelsestidspunktet ca kr. Afregning af feriepenge for tidligere medarbejdere, opgjort til ca kr. Et højt forbrug på bygninger og udendørsarealer. Indtægtsniveauet ligger under det budgetterede. Idrætsanlægget har flest indtægter i årets to sidste kvartaler desuden vil det nye varmtvandsbassin understøtte indtjeningen, når dette tages i brug. Glostrup Idrætsanlægs tidligere udmeldte forventning om at overholde budgetrammen, kan blive en udfordring. De samlede udgifter til medarbejdere der er blevet afskediget eller selv har søgt afsked beløber sig til ca kr. Desuden er det uafklaret hvor stor en andel Glostrup Idrætsanlæg skal finansiere til nye puslerum og klormaskine, da GEjd ikke ved om der er penge til det i anlægsbevillingen der vedrører varmtvandsbassinet. Handleplan: Det er meldt ud i organisationen, at kun akut vedligehold afhjælpes indtil en bedre balance i budgettet er opnået. En administrativ medarbejder har opsagt sin stilling pr. 31. august Stillingen vil ikke blive genbesat førend økonomien tillader det. Et overført underskud vil således kunne finansieres ad denne vej. At forbrugsoversigten tages til efterretning Taget til efterretning. 7. Meddelelser fra formanden Intet 6

7 8 Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg Status på foyerprojekt i Glostrup Idrætspark. Færdigt på mandag. Rummet indvies af borgmesteren torsdag den Status på Varmtvandsbassinet. Blev indviet tirsdag den og er nu åbent. Der bliver babysvømning og holdtræning fra mandag den Status på Forventningsafstemningsmøderne. De fleste opgaver/aftaler er allerede udbedret/løst. De sidste opgaver/aftaler bliver løst inden for de kommende 3 uger. En medarbejder er stoppet i administrationen. Stillingen bliver ikke genbesat i år. 9. Meddelelser fra øvrige Morten Schumann og Tommy Karlsson - Foreningerne er frustreret over samarbejdet med Glostrup Ejendomme. Leif Olsen - Det ønskede pulastic gulv i Nordvanghallen kan ikke godkendes af brandmyndighederne da det udvikler røg. Foreningsrepræsentanterne opfordrer til at foreningslivet bliver inddraget rettidigt i forbindelse med opførelse af Nordvanghallen. Glostrup Svømmeklub (GSK) har oplyst i deres beretning, at de skal betale kr. for at deres medlemmer kan få adgang til svømmehallen. Glostrup Idrætsanlæg oplyste om, at GSK skal betale 10 kr. pr. medlemskort eller alternativt kan de lade deres trænere lukker medlemmerne ind, hvilket er en gratis løsning for GSK. 7