Fakultetssekretariatet, Green Light House, 2. sal Tagensvej 16 A, 2200 København N

Transkript

1 D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Til Akademisk Råd MØDEINDKALDELSE 25. NOVEMBER 2009 Forum Akademisk Råd Mødedato: Torsdag d. 3. december 2009, kl Sted: Fakultetssekretariatet, Green Light House, 2. sal Tagensvej 16 A, 2200 København N FAKULTETSSEKRETARIATET TAGENSVEJ KØBENHAVN N TLF Forslag til dagsorden 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Analyse og opfølgningsplan vedr. studienævnsstrukturen 3. SCIENCE IT Handlingsplan for Fakultetets budget for 2010 og frem 5. Akademisk Råds forretningsorden evt. revision 6. Orienteringer 7. Eventuelt DIR natdekan@science.ku.dk REF: NOA SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Med venlig hilsen Nils O. Andersen Dekan

2 D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Akademisk Råd, d. 3. december 2009 pkt. 2 Punkt 2 Akademisk Råd 3. december 2009 S A G S F R E M S T I L L I N G 26. NOVEMBER 2009 Analyse og opfølgningsplan vedr. studienævnsstrukturen Sagstype Beslutning/ godkendelse FAKULTETSSEKRETARIATET TAGENSVEJ KØBENHAVN N X Orientering Strategisk drøftelse Indstilling Akademisk Råd orienteres om den udarbejdede redegørelse som opfølgning på KU's evaluering af studienævnsstrukturerne, herunder om identificerede problemfelter og opfølgningsinitiativer. Akademisk Råd opfordres til at bidrage med input til kvalificering af opfølgningsinitiativer. TLF DIR stla@science.ku.dk REF: STLA SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Baggrund Det Naturvidenskabelige Fakultet har d. 16. november 2009 fremsendt redegørelse til rektor som opfølgning på KU's evaluering af studienævnsstrukturerne ved de otte fakulteter. Redegørelsen er udarbejdet af en arbejdsgruppe med deltagelse fra dekanat, studienævn og NATrådet. Dekanatet har i den sammenhæng også repræsenteret institut- og studielederne. Københavns Universitet gennemførte i foråret 2009 en evaluering af implementeringen af de principper for studienævnsstruktur, som bestyrelsen vedtog i efteråret Som opfølgning på evalueringen bad rektor i juni 2009 de otte fakulteter om hver især at behandle deres rapport og melde ind på især opmærksomhedspunkterne om, hvordan de vil arbejde videre med disse. På SCIENCE har en arbejdsgruppe med deltagelse fra dekanat, bachelor- og kandidatstudienævn og NATrådet udarbejdet redegørelsen.

3 Redegørelsen indeholder analyser af syv problemfelter knyttet til implementeringen af studienævnsstrukturen, planlagte og iværksatte opfølgningsinitiativer og en kort beskrivelse af resultater opnået i de seneste 3 år knyttet til studienævnenes arbejde. SIDE 2 AF 2 Rapport vedlægges samt link til siden, hvor redegørelse og proces er beskrevet: Bilagsoversigt: Bilag 2.1 Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og kandidatuddannelserne

4 D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Punkt 2 - Bilag 1 Akademisk Råd 3. december 2009 Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og kandidatuddannelserne 16. november 2009

5 Indhold Indhold Forord Baggrund Proces Analyse af problemfelter Opfølgning (iværksat) Opfølgning (planlagt) Succeser

6 1. Forord Arbejdsgruppen vedr. opfølgning på evalueringen af studienævnsstrukturen afrapporterer hermed sit arbejde med nærværende redegørelse for opfølgningen ved SCIENCE; herunder en uddybende analyse af problemfelter vedr. studienævnsstrukturen for bachelor- og kandidatuddannelser og beskrivelse af iværksatte og planlagte opfølgningsaktiviteter. Redegørelsen fremsendes til rektor som tilbagemelding på den bestilling om redegørelse, der blev fremsendt til fakulteterne d. 24. juni Samtidig er redegørelsen et centralt grundlag for det videre arbejde med udviklingen af uddannelsesledelse ved Det Naturvidenskabelige Fakultet i dialog og samarbejde mellem dekanat, institutledelser, studieledere, studienævn og studenterorganisation. Redegørelsen er udarbejdet af en arbejdsgruppe etableret på forslag fra dekanatet og tiltrådt af studienævn og NATråd; jfr. bilag 2. Arbejdsgruppen består af repræsentanter for NATrådet, bachelor- og kandidatstudienævnene og for ledelsesstrengen ved SCIENCE. Det har været et på forhånd formuleret fælles udgangspunkt for medlemmerne, at der i den kommende studienævnsperiode fastholdes et fakultetsbaseret studienævn for bacheloruddannelser og et fakultetsbaseret studienævn for kandidatuddannelser. NATrådet er gået ind i arbejdsgruppen med det fælles udgangspunkt for medlemmerne, som blev formuleret i invitationen til arbejdsgruppen, på trods af at NATrådet mener, at en uddannelsesbaseret studienævnsstruktur med indbygget koordinering på tværs af uddannelserne er mest hensigtsmæssig, og at bestyrelsens beslutning om studienævn i kun ét niveau evt. bør genovervejes Der er enighed blandt arbejdsgruppens medlemmer om analysen og om, at de iværksatte og planlagte aktiviteter må forventes i betydelig grad at kunne udvikle uddannelsesledelse og samarbejdet mellem ledelsesstreng, valgte organer og studenterorganisation i positiv retning. Der er også enighed om, at det er et fælles ansvar at fastholde et tæt og løbende samarbejde med respekt for ledelsens og de valgte organers kompetencer og for SCIENCE vedkommende med særlig fokus på at sikre studienævnenes legitimitet, kvaliteten af den faglige rådgivning, forankringen i de faglige miljøer og videreudviklingen af inddragende og effektive beslutnings- og implementeringsprocesser. Arbejdsgruppen har gennemført sit arbejde i en intens periode fra medio september til medio november. Der er blandt alle medlemmer i arbejdsgruppen meget stor tilfredshed med processen, samarbejdet i arbejdsgruppen og med den forelagte fælles redegørelse. Hos alle parter er der opnået en markant bedre forståelse af problemstillingerne set fra de forskellige perspektiver. Redegørelsens struktur adresserer i henhold til bestillingen fra rektor altovervejende og mest systematisk de problemfelter og de opfølgningsinitiativer, der er identificeret. Dette er beskrevet i de centrale kapitler 4, 5, og 6. Imidlertid er arbejdsgruppen enig om, at der i redegørelsen også kort bør beskrives en række af de vigtige resultater, der er opnået under den nye studienævnsstruktur. Disse er kort beskrevet i kapitel 7. 3

7

8 2. Baggrund Det Naturvidenskabelige Fakultet implementerede med virkning fra d. 1. februar 2007 en ny studienævnsstruktur efter KUs bestyrelses fastlæggelse af principper for studienævnsstruktur i efteråret Den nye studienævnsstruktur var en radikal ændring i forhold til den tidligere, idet der blev etableret tre studienævn, der dækkede uddannelsesporteføljen på hvert af de tre uddannelsesniveauer bachelor-, kandidat- og master. Indtil da havde der været 11 studienævn, der dækkede samlet set ca. 19 bacheloruddannelser og ca. 21 kandidatuddannelser. Forud for etableringen af den nye studienævnsstruktur havde dekanen i foråret 2006 drøftet behovene for en omlægning af studienævnsstrukturen med repræsentanter for studenterorganisation 1, studieledere, studienævn og institutbestyrere for at kunne øge kvalitet og effektivitet af studienævnsarbejdet og ruste organisationen til at kunne løfte en videreudvikling af uddannelsesporteføljen. Der var bred enighed om, at mekanikken i det daværende system ikke var velfungerende, og at der var behov for en omstrukturering. Målene med etableringen af den aktuelle studienævnsstruktur var derfor (som beskrevet i fakultetsledelsens redegørelse i forbindelse med evalueringen af studienævnsstrukturen, bilag 5, s. 6-7, her i kort resumé): Ansvarsplacering på strategisk/fakultetsniveau Uddannelserne er formelt dekanens ansvar. Udvikling af uddannelsesporteføljen og kvalitetssikring af uddannelserne placeres derfor hensigtsmæssigt på fakultetsniveau. Dette øger muligheden for at optimere uddannelsesporteføljen samlet set. Udnyttelse af faglige synergier Udviklingen af de naturvidenskabelige forskningsdiscipliner og kompetenceprofiler på arbejdsmarkedet går i vid udstrækning på tværs af de traditionelle faglige discipliner. En placering af studienævnene på tværs af de faglige organiseringer (institutterne) ved fakultetet og med studienævnsmedlemmer i nævnet, der repræsenterer flere fagligheder giver studienævnene gode 1 Hvad angår inddragelse af studenterorganisation i drøftelserne af dekanens forslag til konkret studienævnsmodel henvises til beskrivelse af proces i sagsfremstilling 2 fra KUs bestyrelses møde d. 11. oktober 2006: NAT har løbende været i tæt dialog om struktur-forslaget med tre studenterrepræsentanter udpeget af NATrådet, som har peget på mulige problemstillinger og derved har bidraget til at udvikle studienævnsmodellen. NAT har senest holdt møder med de tre studerende op til afsendelse af strukturen, og de er orienteret om forslaget. Herudover har NAT foretaget en høring af Akademisk Råd. En opsamling af høringen indgår i det vedlagte bilag.. Der henvises endvidere til bilag 3 fra samme møde, hvori indgår opsamling af høringen af Akademisk Råd. 5

9 muligheder for at udnytte de faglige synergier i uddannelserne. Muligheden styrkes i kraft af det tætte samarbejde mellem studieledere og studienævn. Højeste fællesnævner og best practice Studienævnene har med deres medlemmers forskellige faglige baggrunde og erfaringer fra forskellige uddannelser og med den tætte løbende kontakt med studieledere fra alle uddannelser gode muligheder for at afdække best practice. Effektiv administration Studienævnenes arbejdsområde dækker jfr. universitetsloven en stor sagsbehandlingsportefølje knyttet til merit- og dispensationsansøgninger mv. Det er målsætningen, at sagsbehandlingen ved Det Naturvidenskabelige Fakultet skal være kendetegnet ved god service til de studerende, entydig ansvarsplacering, effektiv administration, gennemsigtighed, administrativ aflastning af studieledere, studienævn og institutledelser, kvalitetssikring, legalitetskontrol og ligebehandling. En forudsætning herfor er, at der etableres en administrativ understøttelse, der ikke er underdimensioneret. Der var ved etableringen af studienævnsstrukturen ikke konsensus blandt studenterorganisation, studieledere, studienævn og institutbestyrere om den model for studienævnsstruktur, der blev valgt af dekanen. I den forbindelse blev følgende problemstillinger fra flere sider fremhævet: (i) Fagmiljøernes repræsentativitet i selve studienævnene (ii) Udfordringerne med at etablere kompetenceafklaringer mellem dekanat, studienævn, studieledere og institutledere (iii) Udfordringerne med at implementere en fakultetsbaseret model. Der kan også henvises til drøftelserne i KUs bestyrelse i forbindelse med fastlæggelsen af principper for studienævnsstruktur ved KU i Implementeringen af studienævnsstrukturen har været en vanskelig udfordring, hvilket afspejles i den efterfølgende analyse af problemfelter. Der har vanskeliggjort processer og krævet ressourcer for alle involverede at afklare kompetencer og ansvar for delopgaver. Det har krævet en stor arbejdsindsats for studienævnene at etablere principper og praksis for behandling af merit- og dispensationssager og at skabe overblik over deres betydelige uddannelsesporteføljer i såvel bredde som dybde. Det har vist sig at være en vanskelig opgave at etablere en robust administrativ enhed, der på tilfredsstillende vis kan understøtte studienævnsområdet. For at synliggøre ledelsens og den samlede organisations anerkendelse af betydningen af VIPernes engagement i studienævns- og studielederarbejdet, har dekanen fastsat en belastningsnorm for studienævnsmedlemmer 2 og studieledere. Belastningsnormen angiver den procentdel af normal arbejdstid, hvor studieleder/studienævnsmedlem refererer til dekanen. Institutlederen skal i tilrettelæggelse af studielederes og studienævnsmedlemmers forskningsog undervisningsopgaver mv. tage højde for belastningsnormen. Den gældende overordnede afklaring af kompetence- og ansvarsområder i uddannelsesledelsen ved SCIENCE er beskrevet i fakultetsledelsens redegørelse i forbindelse med studienævnsevalueringen (bilag 5). 2 For bachelorstudienævnet: 75 % til formanden, 30 % til de menige medlemmer og 15 % til suppleanter. For kandidatstudienævnet: 50 % til formanden, 20 % til de menige medlemmer og 10 % til suppleanter. For studieledere ligger normen på %. 6

10 3. Proces Efter modtagelsen af rapporterne over studienævnsevalueringen i april 2009 indledte SCIENCE en opfølgningsproces i tre faser: Fase 1: Orientering og identifikation af problemfelter Fase 2: Analyse af problemfelter, identifikation af løsninger og redegørelse til rektor Fase 3: Implementering af løsninger I fase 1 (15. april -15. juli) blev evalueringsrapporterne drøftet af dekanatet med hhv. bachelor- og kandidatstudienævn, studieledere, institutledelser og NATrådet med henblik på at identificere og præcisere problemfelter ved SCIENCE med afsæt i rapporterne. Der blev identificeret syv centrale problemfelter. I fase 2 (15. september november) blev medio september nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra dekanat, NATråd og bachelor- og kandidatstudienævnet med det overordnede formål at udarbejde en fælles analyse og opfølgningsplan vedr. studienævnsstrukturen ved SCIENCE og SCIENCE forvaltning af denne. Endvidere skulle arbejdet konkret lede frem til en fælles redegørelse til rektor og konkrete forslag til implementering i 2009/2010. Fastholdelse i den kommende studienævnsperiode af et fakultetsbaseret studienævn for bacheloruddannelser og et fakultetsbaseret studienævn for kandidatuddannelser var formuleret som et fælles udgangspunkt for arbejdsgruppen. I fase 3 (16. november 1. februar 2010) videreudvikles og implementeres de opfølgningsaktiviteter/projekter, der planlægges eller besluttes i forbindelse med fase 2 i samarbejde mellem studienævn, dekanat og NATråd. I den sammenhæng vil arbejdsgruppens forslag ikke mindst ligge til grund for studienævnenes arbejde efter nedsættelsen af de nye studienævn, der tiltræder d. 1. februar Processen vedr. opfølgningen ved SCIENCE er beskrevet i yderligere detaljer i bilag 1 og 2. 7

11 4. Analyse af problemfelter Nedenfor præsenteres arbejdsgruppens fælles, kortfattede analyse af de problemfelter, der blev identificeret i fase 1 af opfølgningen. I de efterfølgende to kapitler beskrives hhv. iværksatte og planlagte opfølgningsinitiativer. Der er herudover enighed om, at der i opfølgningsinitiativer generelt bør være fokus på problemstillinger knyttet til tværfakultære uddannelsessamarbejder og på synliggørelse i hele organisationen af studienævnenes arbejde Dialog mellem SN/SL og dekanatet Der er et tillidsfuldt og nært samarbejde mellem de to studienævnsformandskaber og dekanatet med en indbyrdes forståelse af, at der er fælles interesser og pejlemærker for uddannelserne givet ved Destination 2012 og SCIENCE Der savnes dog en tættere, løbende dialog mellem dekanat og de samlede studienævn med henblik på at videreudvikle samarbejdet med studienævnene generelt. Dekanat og studienævn har i studieåret 2008/2009 afventet resultatet af KUs proces om afklaring og udmelding om kompetencefordeling mellem studienævn og studieledelse. I implementeringsfasen af den nye studienævnsstruktur har der fra studienævnene været en accept af, at dekanen har truffet beslutninger på et detaljeniveau, som studienævnene principielt finder det mere hensigtsmæssigt at henlægge til studienævn og ledere. Ud fra disse præmisser har dialogen fungeret godt, men har dog været negativt præget af korte tidsfrister genereret af stort arbejdspres, med de negative effekter på samarbejdet, og især inkluderingen, som dette nødvendigvis må have. Efter at KU i maj 2009 konkluderede afklaringsprocessen med bl.a. Universitetsloven er ikke på alle punkter klar, men der lægges overordnet set op til en struktur præget af checks and balances, hvor flere organer og personer har indflydelse på forskellige facetter af samme område, er det klart, at dekanat og studienævn ved SCIENCE i fællesskab må etablere en overordnet afklaring af indbyrdes kompetencer, der kan ligge til grund for det videre samarbejde. Dette uddybes under pkt Udover vanskeliggørelsen af samarbejdet pga. den manglende kompetenceafklaring, nævnes en række områder, hvor det konkrete samarbejde mellem studienævn og dekanat målrettet bør styrkes: a) Beslutningsprocesser bør gøres mere åbne, gennemsigtige og inddragende. 8

12 b) Der bør være en mere grundig prioritering og planlægning af årets studienævnsrelaterede opgaver i samarbejde mellem dekanat, studienævn og Uddannelsesservice. c) Der bør være mere åbenhed vedr. uddannelsesstrategiske drøftelser i NFLT og studienævnene bør oftere deltage i disse. d) Der er en opfattelse blandt studienævnenes medlemmer af, at dekanatet ikke i tilstrækkelig grad tager højde for studienævnenes synspunkter i beslutninger vedr. uddannelsesrelaterede spørgsmål, der ligger inden for dekanens kompetenceområde 3. e) Næstformændene for studienævnene efterspørger større åbenhed om dagsorden og indhold af drøftelser, når dekanatet/uddannelsesservice på ad-hoc basis drøfter studienævnsrelaterede spørgsmål med formændene og herunder træffer beslutninger 4. Der er enighed om, at det store arbejdspres på alle aktører i Uddannelsesledelsen og de til stadighed mange nye opgaver vanskeliggør etableringen af bedre arbejdsgange. En række problemstillinger vedr. samarbejdet mellem studieledere og dekanat er analyseret i samarbejde mellem prodekanen for uddannelse og fire studieledere med afsæt i de fælles erfaringer fra de første to år. Disse problemstillinger er beskrevet i bilag 4. Ifølge studienævnene har studienævnene god adgang til bilaterale dialoger med studielederne, men savner et forum, hvor studielederne samlet kan mødes med studienævnene. Der er behov for bedre koordination mellem dekanat og studienævn om hvem der løber med bolden i konkrete opgaver i forhold til studielederne og inden for hvilke rammer for at skabe bedre arbejdsgange mellem for studienævn og ledere og for at skabe bedre arbejdsvilkår for de involverede Studienævnets faglighed og konsekvens for kvalitetssikring Bachelorstudienævnets portefølje dækker 13 bacheloruddannelser og kandidatstudienævnet dækker 17 kandidatuddannelser. De to studienævn har hver 5 VIPog 5 STUD-medlemmer. 3 Som eksempel havde Kandidatstudienævnet udtrykt markant uenighed i dekanatets beslutning om fremover kun at optage 2 gange årligt på kandidatuddannelserne i modsætning til den tidligere løbende optagelse. Vedr. fælles rammer for kandidatuddannelserne fastlagt af dekanen i januar 2009 har kandidatstudienævnet udtrykt tilfredshed med at dekanatet gik på kompromis med krav om 15 ECTS obligatoriske fagelementer på den generelle profil, men fortsat utilfredshed med krav om 15 ECTS obligatoriske fagelementer på kompetenceprofilerne. 4 Der er aktuelt en aftale om, at det er formændene for studienævnene, det løbende koordinerer samarbejdet med dekanat og Uddannelsesservice, og hermed at det er formændene, der inviteres til ad-hoc drøftelser, afklaring af konkrete spørgsmål, planlægning af processer mv. Det er aftalen, at studienævnene i forbindelse med ethvert møde kan lade sig repræsentere af både formand og næstformand, men at dette sker på studienævnenes foranledning. 9

13 Dette skaber en udfordring i forhold til den faglige kvalitet og legitimitet blandt fagmiljøerne, og herunder de studerende, af studienævnenes beslutningsgrundlag. Det skaber endvidere en udfordring med at fastholde ejerskab og bred forankring til det faglige kvalitetsudviklingsarbejde i fagmiljøerne, og herunder de studerende. Det er åbenlyst, at der i det enkelte studienævn ikke kan være en tilstrækkelig bred og dyb faglig repræsentation til at sikre, at faglige spørgsmål kan belyses og vurderes af medlemmerne af studienævnene. I enhver studienævnsorganisering vil studienævnet i konkrete sager have brug for at lade sig rådgive fagligt af særligt fagligt kompetente uden for studienævnene. Der vil være ansøgninger om udenlandsk merit, hvis vurdering kræver en indsigt som kun få forskere/undervisere har. Der vil være specialiserede fagelementer i en studieordning, hvis hensigtsmæssige indhold kun kan afklares ved inddragelse af den forsker/underviser, der har en særlig faglig ekspertise. Studienævnsstrukturen ved SCIENCE er speciel derved, at i princippet alle konkrete faglige spørgsmål af både faglige og legitimitetsmæssige årsager bør afgøres efter en rådgivning af studienævnet fra en eller flere fagligt sagkyndige. Ved SCIENCE spiller studielederen for den enkelte uddannelse derfor en helt central rolle som den gennemgående og særlige faglige rådgiver for studienævnene, der træffer alle specifikke faglige afgørelser på de enkelte uddannelser efter rådgivning fra studielederen. For at kunne varetage denne opgave med faglig kvalitet og legitimitet, må studielederen dels selv have en bred og dyb indsigt i uddannelsen og må dels have en tæt løbende dialog med institutledelse, studerende og undervisere i relevante fagmiljøer. Studielederen må have et netværk af kolleger og studerende i de relevante fagmiljøer, som kan bidrage til at vurdere faglige spørgsmål, når det er nødvendigt. Dette er endvidere et vigtigt redskab i fastholdelsen af ejerskabet til uddannelsernes kvalitetsudvikling i de faglige miljøer. Faglig kvalitet Dekanat, studieledere og studienævn vurderer, at den faglige kvalitet af rådgivningen fra studielederne, hvad angår såvel studieordningsarbejdet som merit- og dispensationssager generelt er meget høj og på et tilfredsstillende niveau med den nuværende forvaltning af modellen. Til grund for denne vurdering ligger studienævnenes og dekanatets egen løbende monitorering af sagerne, studieledernes udtalelser om spørgsmålet 5, samt statistikker vedr. merit- og dispensationssager (bilag 6). Næsten alle studieledere beskriver en løbende ad-hoc faglig sparring med studerende og kolleger, der omfatter generelle faglige spørgsmål knyttet til uddannelsen, arbejdet med studieordninger og for en dels vedkommende sparring i forbindelse med principielle merit- og 5 Studielederne blev i forbindelse med arbejdsgruppens 4. møde opfordret til at beskrive deres praksis vedr. inddragelse af fagmiljøer, herunder studerende i det løbende arbejde. Studieledernes tilbagemelding er samlet i bilag 5 fra 4. møde. 10

14 dispensationssager. Statistikker over merit- og dispensationssager under studienævnene viser, at der gives afslag på ca. 4 % af de ca merit- og dispensationsansøgninger, og at der kun klages over meget få afgørelser 6. Dette er ikke i sig selv en dokumentation af en tilstrækkelig god faglig vurdering, men en indikator på dette. Dekanatet peger også på, at Akkrediteringsrådet i de to hidtidige turnusakkrediteringer ved SCIENCE 7 ikke har påpeget problemer knyttet til den faglige kvalitet. NATrådet vurderer, at den faglige kvalitet i rådgivningen ikke i alle tilfælde er høj og på et tilfredsstillende niveau. NATrådet har i den anledning forelagt udtalelser fra fagråd 8 og har beskrevet eksempler fra studieordningsarbejde med henblik på at understøtte udsagnet. Der er enighed om, at det er på nuværende tidspunkt er vanskeligt at finde objektive mål og dokumentation for den faglige kvalitet af studienævnsarbejdet, og dermed objektivt afgøre den aktuelle status. Der er også enighed om, at der under alle omstændigheder fremover skal være øget fokus på at sikre, monitorere og synliggøre den faglige kvalitet af studienævnsarbejdet. Faglig legitimitet Der er enighed blandt arbejdsgruppens medlemmer om, at de fakultetsbaserede studienævns arbejde ikke endnu og tilstrækkelig bredt i fagmiljøerne, og herunder de studerende, har opnået den nødvendige faglige legitimitet. Dette skyldes formentlig en kombination af manglende synlighed af studienævnene, utilstrækkeligt kendskab til studienævnenes opgaver og nogles bekymring over den faglige kvalitet af studienævnenes beslutninger. Faglig forankring Der er enighed blandt arbejdsgruppens medlemmer om, at der med de fakultetsbaserede studienævn i flere fagmiljøer, og herunder de studerende, er en fornemmelse af, at arbejdet med udviklingen af kvalitet i uddannelsen i fagmiljøerne, og herunder de studerende, formelt er henlagt til et organ, der af strukturelle årsager ikke kan have en nær og bred forankring i fagmiljøerne, og herunder de studerende. Udfordringerne under dette problemfelt er: a) Etablering af mekanismer, der sikrer og synliggør den faglige kvalitet i bachelor- og kandidatstudienævnenes behandling af merit- og dispensationssager. 6 Der er i studieåret modtaget 6 klager på merit- og dispensationsområdet. Heraf er der givet medhold i to klager, to er afvist og to er stadig under behandling i Meritankenævn eller Kvalifikationsnævn. 7 Bacheloruddannelserne De fysiske fag og Matematik-Økonomi og kandidatuddannelserne De fysiske fag og Matematik-Økonomi er hidtil blevet positivt akkrediteret for en 6-årig periode. Se også: 8 Herunder en skriftlig kommentar fra Fysisk Fagråd, der indgår som bilag 6 i arbejdsgruppens 4. møde. 11

15 b) Etablering af mekanismer, der sikrer og synliggør den faglige kvalitet i bachelor- og kandidatstudienævnenes arbejde med studieordninger og andre kvalitetsudviklingsinitiativer på specifikke uddannelser. c) Sikring af legitimiteten i fagmiljøerne og herunder blandt studerende af bachelor- og kandidatstudienævnenes arbejde. d) Sikring af, at det faglige kvalitetsarbejde foregår bredt i fagmiljøerne og herunder med uddannelsens studerende og ikke blot hos studieleder og i studienævn Afklaring af ansvarsfordeling i uddannelsesledelsen Der er behov for en afklaring og præcisering af sagsområder, hvor hhv. dekanatet, studienævnene og studielederne har beslutningskompetencen, og af hvem der i de givne sager inddrages i drøftelserne forud for, at beslutningerne træffes og implementeres. Studienævnene peger på følgende områder, hvor de finder det acceptabelt at dekanatet omgør en beslutning fra studienævnet: Hvis en beslutning er i modstrid med en af fakultetet vedtaget overordnet uddannelsespolitik eller af dekanens fastlagte regler og struktur for studieordningerne, Hvis en beslutning medfører uacceptable administrative byrder, Hvis en beslutning er truffet med et marginalt flertal, der antyder, at den ene valggruppe bevidst har majoriseret den anden, Hvis beslutningen forventes at få uacceptable økonomiske konsekvenser. På det nedenstående område anerkender studienævnene, at beslutningskompetencen jfr. Universitetsloven ligger hos rektor/dekanen, men efterspørger, at beslutningskompetencen delegeres til studienævnene, således at beslutningskompetencen på følgende område ligger hos studienævnene: Godkendelse af kursusbeskrivelser På nedenstående områder efterspørges fra bachelorstudienævnet, at der opnås enighed mellem dekan og studienævn forud for og som forudsætning for dekanens beslutning. På nedenstående områder efterspørges fra kandidatstudienævnet, at der tilstræbes enighed mellem dekan og studienævn forud for og som forudsætning for dekanens beslutning. Fastlæggelse af overordnede, fælles rammer for studieordninger for hhv. bachelor- og kandidatuddannelser (f.eks. mængden af obligatorisk indhold, kandidatspecialers størrelser, rammer for fagelementers størrelser, strukturering i kompetenceprofiler mv.) Fastlæggelse af regler for studieaktivitetskrav/maksimal studietid, tilmeldingsfrister for kurser, krav for at gå til reeksamen, 12

16 Eksamensregler, herunder administrative regelsæt vedr. tilmelding/framelding til eksamen, afmelding af eksamen/reeksamen, undervisningstilmelding og nedlæggelse af kurser, Bachelorstudienævnet opfordrer til, at regler vedr. ovenstående indskrives i studieordningerne. På følgende områder efterspørges fra bachelorstudienævnet en mere gennemsigtig og grundig inddragelse af studienævnene i beslutningsprocesserne: Fastlæggelse af budgetmodel og budgetter her ønsker bachelorstudienævnet indsigt i budgetproces og mulighed for at fremlægge budgetønsker til dekanen. Der er enighed i arbejdsgruppen om, at der bør ske en yderligere afklaring af kompetencefordeling på disse områder, inden de nye studienævn tiltræder i februar 2010 under hensyntagen til studienævnenes ønsker, KUs afklaring af kompetencefordeling mellem studienævn og studieledelse og dekanens overordnede behov for at kunne træffe og implementere beslutninger, der understøtter SCIENCE 2013 og Destination Studieadministrativ understøttelse Der er etableret et område under Uddannelsesservice, hvis opgaver i fakultetets Organisations- og funktionsbeskrivelse 9 er beskrevet som: Området Studienævn er sekretariat for bachelor- og kandidatstudienævnene. Endvidere sekretariatsbetjener studienævnsområdet arbejds- og følgegrupper, der retter sig mod tværfakultære uddannelser og Kontaktgruppen, der er det formelle mødeforum mellem de studerende (NATrådet) og dekanatet. Studienævnsområdet varetager desuden: Forhåndsgodkendelser Meritsager Dispensationssager Uddannelsesregler og studieordninger Området er normeret til 7.0 årsværk, hvoraf 4.0 årsværk varetager sagsbehandling (forhåndsgodkendelser, merit, dispensation), 3,0 årsværk varetager sekretariatsbetjening af studienævnene, studieordninger og generelle ledelsesopgaver. Studienævnene udtrykker stor tilfredshed med samarbejdet med studienævnssekretærer og sagsbehandlere, som er præget af et højt engagement og kvalitet i opgaveløsningen fra den enkelte medarbejders side

17 Implementeringen af en betjening af studienævn og ledere på fakultetsniveau har imidlertid været vanskelig, og det må konstateres, at det endnu ikke er lykkedes ledelsen ved SCIENCE at etablere en tilstrækkelig stabil og velfungerende understøttelse. Der peges på følgende områder, hvor ledelsen i samarbejde med studienævnene skal fokusere på at forbedre kvaliteten af de understøttende funktioner: Merit- og dispensationsansøgninger Sagsbehandlingen bør forbedres på følgende områder: o o o Bedre og mere præcise sagsfremstillinger til studielederne i de ca % af sagerne, hvor studielederne rådgiver studienævnene fagligt. Nedbringelse af sagsbehandlingstider Opdatering og kommunikation til studieledere og studerende af afgørelser i sager med henblik på vidensdeling og effektivisering af sagsbehandling Studieordningsarbejde Det løbende arbejde med revision af studieordninger involverer mange aktører i forskellige faser og er indtil nu procesmæssigt ikke forløbet tilfredsstillende. Der er med henblik på administrativ understøttelse behov for at fokusere på: o Planlægning og styring af processerne i tæt samarbejde mellem studienævnsområdet og studienævnene. Kommunikation til studienævnene Der er behov for at etablere procedurer og praksis, der sikrer at studienævnene mere systematisk holdes orienteret om udviklinger på uddannelsesområdet; herunder om temaer, der ikke er egentligt studienævnsansvar. Planlægning og koordination Det blev i 2008 besluttet, at der hvert år af dekanen ved årsskiftet fastlægges en handleplan for det kommende år for projekter på fakultetsniveau, der understøtter strategiske mål og som kan understøttes med de ressourcer, der er til rådighed på fakultets- og institutniveau. Ønsker fra og behov formuleret af studienævnene tages i betragtning. Med henblik på den bedst mulige planlægning og koordination bør studienævnene fremover inddrages tidligere og mere systematisk i handleplanprocessen. Fastlæggelse af overordnede principper og politikker Med afsæt i konkrete sager eller på studienævnets foranledning er der behov for løbende at fastlægge principper og politikker, der dækker studienævnets arbejdsområde. Der er behov for mere smidige og effektive processer med henblik på løsning af denne type opgaver. Forberedende undersøgelser og analyser Studienævnene har i et vist omfang behov for selv at kunne iværksætte 14

18 forberedende undersøgelser og analyser og herunder at kunne trække på sekretariatsbistand Vilkår for rekruttering af S- og V-repræsentanter til studienævn Der er enighed om, at det er vanskeligt at rekruttere såvel VIP- som STUDrepræsentanter til studienævnene. Der peges på følgende primære forklaringer på dette: For VIP-repræsentanter i studienævn: Det er uklart, hvilke opgaver, der varetages af studienævnet, og det forekommer usikkert, om studienævnet er et forum, hvor man kan gøre sin indflydelse gældende på forhold i uddannelsen, som man finder vigtige. Varetagelse af studienævnsarbejdet nedsætter i praksis næsten uundgåeligt forskningsaktiviteten, og det er en helt almindelig opfattelse, at forskningsproduktionen er altafgørende i forbindelse med ens fremtidige karriere som videnskabelig ansat. Studienævnene efterspørger klarere procedurer for forhandling af funktions- og evt. kvalifikationstillæg for studienævnsmedlemmer/- formænd. For STUD-repræsentanter i studienævn: De fleste studerende har primært en faglig identitet og føler sig mest tiltrukket af at arbejde med kvalitetssikring af uddannelse på fagniveau. Med de skærpede krav til studerendes studieaktivitet mindskes incitamentet til at engagere sig i tidskrævende studienævnsarbejde. Det er uklart, hvilke opgaver, der varetages af studienævnet, og det forekommer usikkert, om studienævnet er et forum, hvor man kan gøre sin indflydelse gældende på forhold i uddannelsen, som man finder vigtige. For de fleste studerende skal der overskrides en barriere for at engagere i et forpligtende nævnsarbejde, hvor indhold og processer adskiller sig så markant fra tidligere erfaringer. For førsteårsstuderende med deres begrænsede erfaringer på tværs af uddannelser er det ikke et åbenlyst valg at engagere sig i et fakultetsstudienævn, men snarere i undervisningsudvalg, fagråd eller lignende. Kandidatstuderende vil typisk blive medlem af et studienævn ca. 6 måneder inde i uddannelsen og vil efter år i studienævnet være i gang med sit speciale og dermed være fokuseret på afslutningen af uddannelsen Studienævnenes muligheder for at opfylde gældende lovgivning I KUs proces om afklaring og udmelding om kompetencefordeling mellem studienævn og studieledelse er det blevet tydeligt, at studienævnenes ansvars- og kompetenceområder ikke er veldefineret i Universitetsloven. Spørgsmålet om, 15

19 hvorvidt studienævnenes er blevet hindret i at opfylde gældende lovgivning er derfor i en vis grad et spørgsmål om fortolkning. Arbejdsgruppen har derfor valgt at lade hhv. dekanatet og de to studienævn individuelt vurdere dette spørgsmål. Der er enighed om, at det er begge parters ansvar uanset svaret på spørgsmålet at arbejde tæt sammen om at sikre at Det Naturvidenskabelige Fakultet på uddannelsesområdet opfylder gældende lovgivning. Dekanatet vurderer: At studienævnene ikke er blevet hindret i at opfylde gældende lovgivning. Bachelorstudienævnet vurderer: Studienævnet kan ikke sikre studerendes indflydelse på uddannelse og undervisning jf. universitetslovens paragraf 18 stk. 1 og 6, da reglerne for uddannelsernes struktur og afholdelse af undervisningen fastlægges af dekanatet. I dag høres studienævnet kun i forbindelse med udarbejdelsen af disse regler, hvis dekanatet ønsker det. Der er ikke en fast procedure for inddragelse af nævnet, hvor igennem studerende sikres indflydelse. Derfor er der behov for at løse problemstillingen beskrevet i afsnit 4.3. Manglende afklaring af kompetenceforholdet mellem dekanat og studienævn har i det hele taget betydet, at studienævnene har måttet holde sig fra indblanding på en lang række af studierelevante områder. Manglende administrative ressourcer samt store imødesete ændringer i administrative systemer, og en deraf følgende nedprioritering af mulighederne for at få ændret eksisterende systemer, har ligeledes betydet, at det ikke har været muligt, på et acceptabelt niveau, at sikre tilrettelæggelse, gennemførelse og udvikling af uddannelse og undervisning. Kort sagt har det været en kamp for at holde stumperne sammen med tyggegummi og tapetklister. Kandidatstudienævnet vurderer: At studienævnet ikke er blevet hindret i at opfylde gældende lovgivning Studielederfunktionen Den centrale problemstilling vedr. studielederens vigtige rolle som omdrejningspunkt for dialogen om uddannelserne i fagmiljøerne, og herunder de studerende, er beskrevet under 4.2. Derudover er der i samarbejde mellem prodekanen for uddannelse og fire studieledere udarbejdet en analyse af svagheder ved studielederrollen og forvaltningen heraf - set fra et studielederperspektiv (bilag 4). Der peges i denne analyse på følgende temaer: Funktionsbeskrivelse og kompetenceafklaring i uddannelsesledelsen (Formelt) ledelsesrum Karriereperspektiv 16

20 Anerkendelse Ledelsesnærvær Kollegialt forum Understøttende funktioner Kompetenceudviklingsbehov Beslutnings- og implementeringsprocesser 17

21 5. Opfølgning (iværksat) Der nævnes på punktform opfølgningsinitiativer knyttet til enkelte problemfelter, hvor der er sket konkret opfølgning i løbet af opfølgningsprocessen (medio april - medio november), i flere tilfælde på arbejdsgruppens foranledning. Selve processen i arbejdsgruppen kan og bør ses som et meget konstruktivt og fremadrettet selvstændigt opfølgningsinitiativ Dialog mellem SN/SL og dekanatet NFLT-noter er fra 1. september gjort offentligt tilgængelige Studienævnets faglighed og konsekvens for kvalitetssikring Konkrete opfølgninger på studienævnsevalueringen sker i fase 3 og er formuleret under pkt Afklaring af ansvarsfordeling i uddannelsesledelsen Konkrete opfølgninger på studienævnsevalueringen sker i fase 3 og er formuleret under pkt Studieadministrativ understøttelse Der er truffet beslutning om en reorganisering af Uddannelsesservice, som implementeres fra 1. november 2009; herunder ved ansættelse af en vicestudiechef. Dette sker ud fra en vurdering af behovet for at styrke den uddannelsesadministrative understøttelse på en række områder; herunder studienævnsområdet Vilkår for rekruttering af S- og V-repræsentanter til studienævn Arbejdsgruppen har taget initiativ til følgende aktiviteter med forventning om bedst muligt at kunne rekruttere STUD- og VIP-repræsentanter til studienævnsvalgene i december Fælles opfordring fra institutledelser, dekanat og studienævn til opstilling til studienævnsvalg på VIP-siden 10. Fælles opfordring fra NATråd, dekanat og studienævn til opstilling til studienævnsvalg på STUD-siden. Fælles arrangement af dekanat og studienævn af opstillingsmøde for VIPrepræsentanter. 10 Dekanatets nyhedsbrev (uge 43) som udsendes til alle studerende og ansatte. 18

22 5.6. Studienævnets muligheder for at opfylde gældende lovgivning Konkrete opfølgninger på studienævnsevalueringer sker i fase 3 og er formuleret under pkt Studielederfunktionen Der er iværksat/gennemført følgende initiativer i samarbejde mellem studieledere og dekanat med henblik på svagheder knyttet til studielederrollen og forvaltningen af denne. Analyse af svagheder ved studielederrollen set fra studielederperspektiv (se bilag 4) MUS-samtaler for studieledere med prodekan for uddannelse (oktober 2009) Regelmæssige studieledermøder (hver 14. dag) med prodekan for uddannelse Teamudviklingsforløb for studieledergruppen i samarbejde med PUMA og Summit. Individuelle kompetenceudviklingsforløb; pulje på dkr ,- hertil i

23 6. Opfølgning (planlagt) 6.1 Dialog mellem SN/SL og dekanatet Der aftales iværksat følgende initiativer, som implementeres snarest efter tiltrædelse af de nye studienævn i februar Fastlæggelse af procedure for dialog mellem prodekan for uddannelse og studienævn; herunder aftale om model for den løbende dialog med formand/næstformand. Etablering af mere regelmæssige møder mellem prodekan for uddannelse og de samlede studienævn. Orientering og afklaring af model for inddragelse af studienævn i tidlige faser af uddannelsesstrategiske projekter iværksat af rektor/dekan; f.eks. overvejelser om etablering af nye uddannelser, analyser af tværfaglige synergier mv. Systematisk og tidlig inddragelse af studienævn i etablering af handleplan for uddannelse. Mere udbredt deltagelse af studienævnene i uddannelsesstrategiske drøftelser i NFLT. Fastlæggelse af procedure for dialog mellem studienævn og studieledere. 6.2 Studienævnets faglighed og konsekvens for kvalitetssikring Der aftales etableret et fagligt forum omkring studielederen, som implementeres med udpegning/genudpegning af studieledere i april Modellen indbefatter: 1. Det indskrives som en opgave i studieledernes funktionsbeskrivelse gældende fra 1. april 2010: Det er studielederens ansvar at etablere et fagligt forum omkring sig bestående af studerende fra uddannelsen, herunder fra relevante fagråd, og VIPer med tilknytning til uddannelsen, hvori der foregår en kontinuert faglig sparring/rådgivning om uddannelsens udvikling, studieordninger, principielle merit- og dispensationssager og som bidrager til at sikre vidensdeling i fagmiljøerne bag uddannelsen, og herunder de studerende. 2. Arbejdsgruppen udarbejder et baggrundspapir (1 side) som beskriver de centrale hensyn, der skal sikres med et fagligt forum omkring studielederen bestående af studerende fra uddannelsen, herunder fra relevante fagråd, og VIPer med tilknytning til uddannelsen. 3. I forbindelse med studienævnenes indstilling af studieledere og prodekanens efterfølgende udpegning af studieledere bedes studielederkandidaterne 20

24 præsentere deres planer for at etablere det faglige forum og for den løbende inddragelse af det faglige forum, som drøftes med studienævn og prodekan for uddannelse. 4. Studienævn, prodekan for uddannelse og den enkelte studieleder følger regelmæssigt i fællesskab op mht. det faglige forums funktion i forhold til formålene. 5. Prodekanen for uddannelse og institutlederne bidrager yderligere til modellens succes ved at synliggøre i forhold til VIPerne, at det er en anerkendt opgave at indgå i det faglige forum omkring studielederen. Baggrundspapir (jfr. pkt. 2) er vedlagt som bilag Afklaring af ansvarsfordeling i uddannelsesledelsen Det aftales, at der med inden 1. februar 2010 med henblik på implementering snarest efter de nye studienævns tiltræden: gennemføres en mere detaljeret analyse og afklaring af kompetencefordeling mellem studienævn, studieledere og dekanat på de områder, der er beskrevet under Studieadministrativ understøttelse Der følges i dialog mellem Uddannelsesservice og studienævn op på de punkter, der er formuleret under Vilkår for rekruttering af S- og V-repræsentanter til studienævn Vedr. VIP-rekruttering: Der udarbejdes i samarbejde mellem studienævn, institutledere og dekanat en revideret model for belastningsnormer for studienævnsmedlemmer ; der adresserer problemstillingen vedr. incitamenter til at engagere sig i studienævnsarbejdet. Vedr. STUD-rekruttering: NATrådet, dekanatet og studienævn udarbejder i 2010 en handlingsplan, som kan implementeres fra studieåret 2010/ Studienævnets muligheder for at opfylde gældende lovgivning Der henvises til opfølgning under Studielederfunktionen Der henvises til opfølgningen under

25 Desuden følger dekanatet i samarbejde med studielederne op vedr. de temaer, der er formuleret i analysen Svagheder ved studielederrollen set fra et studielederperspektiv. 22

26 7. Succeser Den egentlige opgave med denne redegørelse var; jfr. rektors bestilling, en uddybende analyse vedr. problemfelter og formulering af opfølgningsinitiativer. Arbejdsgruppen har vurderet, at det er formålstjenligt supplerende og kortfattet at nævne en række af de succeser, der er opnået vedr. uddannelserne vedr. SCIENCE i de forløbne 2.5 år og herunder specifikt opgaver, som studienævnene har været hovedkraft bag eller bidraget til som centrale uddannelsesrådgivende fora ved SCIENCE. Herunder nævnes følgende eksempler: Revisioner af studieordninger for alle bachelor- og kandidatuddannelser Der er implementeret en ensartet, simplificeret opbygning af studieordninger med organisering i specialiseringer/kompetenceprofiler som grundlag for studie- og karrierevejledning og synliggørelse af kompetencer i forhold til aftagere. Der er etableret gennemsigtige og liberaliserede adgangskrav for kandidatuddannelserne. Principper og praksis for merit- dispensationsansøgninger Der er i samarbejde mellem studienævn og Uddannelsesservice etableret procedurer for behandling af de ca årlige merit- og dispensationssager (jfr. bilag 6), som overordnet har sikret en stor ensartethed i sagsbehandlingen og afgørelse af den altovervejende del af sagerne ud fra veldefinerede principper. Endvidere behandles ca. 80 % af sagerne (de ikkefaglige) af sagsbehandlerne efter bemyndigelse fra og ud fra principper fastlagt af studienævnene. Fastlæggelse af fælles rammer for uddannelser Dekanen har efter dialog med studienævn, studieledere og institutledelser fastlagt overordnede fælles rammer for hhv. bacheloruddannelser, kandidatuddannelser og tofagskombinationer, sidstnævnte specifikt med henblik på opnåelse af gymnasielærerkompetencer. Signifikant bedre gennemførselstider, STÅ-produktivitet Der er opnået signifikant bedre gennemførselstider på de fleste uddannelser og STÅproduktiviteten er forøget. Studieordninger for nye kandidatuddannelser (Molekylær Biomedicin og escience) Der er udarbejdet nye studieordninger for nye kandidatuddannelser Molekylær Biomedicin og escience. Etablering og implementering af COME-uddannelser Der er etableret og implementeret to COME-uddannelser; Molekylær Biomedicin og Datalogi ved SCIENCE og endnu en i samarbejde med LIFE og FARMA. Markant forøget optag af internationale full-degree studerende Der er et markant forøget optag af internationale studerende ved SCIENCE; herunder specifikt og mest markant internationale full-degree studerende. 23

27 Fire succesfulde turnusakkrediteringer af to mulige Bachelor- og kandidatuddannelserne i De fysiske fag og Matematik-Økonomi er succesfuldt turnusakkrediteret. Etablering af procedure for systematiske undervisningsevalueringer Der er fastlagt og implementeret en procedure for systematiske undervisningsevalueringer, der lever op til KUs fælles procedure. Undervisningsevalueringer for det samlede kursusudbud i 2008/2009 forankret ved de ni institutter er pr. medio november 2009 offentliggjort; jfr. KUs retningslinjer. Samarbejde mellem studienævn og studienævnssekretærer og sagsbehandlere Der er etableret et godt samarbejde mellem studienævn og studienævnssekretariat. Studienævnene udtrykker stor anerkendelse af sekretariatsmedarbejdernes kompetencer og engagement. Rådgivning af dekanat I en lang række uddannelsesstrategiske spørgsmål; herunder i forbindelse med sager, der drøftes i KUUR- og ProHaLS regi har studienævnene fungeret som centrale rådgivere for dekanatet. Formanden for kandidatstudienævnet har ligeledes været fast suppleant for prodekanen for uddannelse i KUUR. Implementering af KUs Indre Marked SCIENCE har succesfuldt implementeret de hidtidige delprojekter under KUs Indre Marked. Endvidere er der etableret en liberal merit- og dispensationspraksis, der faciliteter studerendes mobilitet og der er sikret studerendes muligheder for et betydeligt volumen af valgfrie fagelementer på både bachelor- og kandidatuddannelserne. 24

28 Bilag 1. Procesbeskrivelse opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen 2. Kommissorium for arbejdsgruppe 3. Dagsordener og referater fra arbejdsgruppemøder 4. Svagheder ved studielederrollen set fra et studielederperspektiv 5. Fakultetsledelsens redegørelse i forbindelse med studienævnsevalueringen. 6. Statistik vedr. merit- og dispensationssager og klager på studienævnsområdet. 7. Baggrundspapir vedr. fagligt forum omkring studielederen 25

29 0BBilag 1: Procesbeskrivelse Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og kandidatuddannelserne Bilag 1 Efter modtagelsen af rapporterne over studienævnsevalueringen i april 2009 indledte SCIENCE en opfølgningsproces i tre faser: Fase 1: Orientering og identifikation af problemfelter Fase 2: Analyse af problemfelter, identifikation af løsninger og redegørelse til rektor Fase 3: Implementering af løsninger Fase 1 Identifikation af problemfelter Fase 1 blev igangsat d. 15. april og afsluttet d. 15. juli. Evalueringsrapporterne blev drøftet af dekanatet med hhv. bachelor- og kandidatstudienævn, studieledere, institutledelser og NATrådet med henblik på at identificere og præcisere problemfelter ved SCIENCE med afsæt i rapporterne. Der blev identificeret syv centrale problemfelter. Centrale skridt i processen: Dato Begivenhed Rapporter over evaluering af studienævnsstruktur og fakultetsledelsens redegørelse fremsendes til studienævn, studieledere og institutledelser Behandling på møde mellem dekanat og NATrådet af rapporter over evaluering af studienævnsstruktur og fakultetsledelsens redegørelse Drøftelse mellem dekan, prodekan og formænd for bachelor- og kandidatstudienævn om proces for opfølgning på studienævnsevaluering og forslag til central opfølgningstemaer Drøftelse af problemfelter mellem dekanat og NATråd Drøftelse af problemfelter NFUU (viceinstitutledere + prodekan for uddannelse) Drøftelse af oplæg til problemfelter mellem dekanat og NATråd Forslag til problemfelter udsendt til kommentering hos studieledere Drøftelse af opfølgningstemaer mellem prodekan for uddannelse, samt bachelor- og kandidatstudienævn Fase 2 Analyse af problemfelter, identifikation af opfølgning, redegørelse til rektor Fase 2 blev igangsat d. 15. september og afsluttet d. 16. november. En arbejdsgruppe med repræsentanter fra dekanat, NATråd og bachelor- og kandidatstudienævnet blev nedsat med det overordnede formål at udarbejde en fælles analyse og opfølgningsplan vedr. studienævnsstrukturen ved SCIENCE og SCIENCE forvaltning af denne. Endvidere skulle arbejdet konkret lede frem til en fælles redegørelse til rektor og konkrete forslag til implementering i 2009/2010. Fastholdelse i den kommende studienævnsperiode af et fakultetsbaseret studienævn for bacheloruddannelser og et fakultetsbaseret studienævn for kandidatuddannelser var formuleret som et fælles udgangspunkt for deltagelse i arbejdsgruppen. Arbejdet i arbejdsgruppen har fungeret efter følgende procedure: Der er udsendt forslag til dagsorden fra prodekan for uddannelse forud for møderne; dagsorden er blevet godkendt på møderne.

30 Der er af prodekan for uddannelse udarbejdet udkast til referat fra møderne senest timer efter møderne, som alle arbejdsgruppemedlemmer har kommenteret/suppleret med ændringsforslag. Godkendte referater er udsendt timer efter møderne. Godkendte referater er mellem møderne spredt til arbejdsgruppemedlemmernes baglande (NATrådet for NATrådsrepræsentanterne, studienævnene for studienævnsrepræsentanterne og dekan/studieledere/institutledere for prodekan for uddannelse). Analyser og forslag til opfølgning er udarbejdet på møde N og bekræftet på møde N+1, efter at arbejdsgruppemedlemmerne har haft mulighed for at drøfte analyser og forslag med deres baglande. Centrale skridt i processen: Dato Begivenhed Nedsættelse af arbejdsgruppe Drøftelse af opfølgningsproces, fase 2: Prodekan for uddannelse og studieledere møde i arbejdsgruppen Drøftelse af opfølgningsproces; fase 2: NFLT møde i arbejdsgruppen Drøftelse af opfølgningsproces; fase 2: Prodekan for uddannelse og studieledere møde i arbejdsgruppen Drøftelse af opfølgningsproces, fase 2: Prodekan for uddannelse og Akademisk Råd møde i arbejdsgruppen møde i arbejdsgruppen Drøftelse af opfølgningsproces; fase 2: NFLT møde i arbejdsgruppen Fremsendelse af redegørelse til rektor Fase 3 Implementering af løsninger Fase 3 påbegyndes d. 16. november efter fremsendelse af redegørelse til rektor og afsluttes d. 1. februar 2010, når de nye studienævn tiltræder.

31 P P Denne Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T kandidatuddannelserne Bilag 2 NATrådet Studienævnene S A G S N O T A T 11. SEPTEMBER 2009 Vedr.: Forslag til NATrådet, bachelor- og kandidatstudienævnene om næste fase i proces for SCIENCE opfølgning på 1 studienævnsevalueringenfp DEKANATET TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N Sagsbehandler: Henrik Busch Forslag Dekanatet foreslår NATrådet, samt bachelor- og kandidatstudienævnet, at der som næste fase i SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen medio september iværksættes en fælles proces mellem dekanat, studienævn og NATråd med følgende formål: Udarbejdelse af en UfællesU analyse og opfølgningsplan vedr. studienævnsstrukturen ved SCIENCE og SCIENCE forvaltning af denne. TLF DIR MOB busch@science.ku.dk REF: HBU SAG. NR / Arbejdet skal konkret lede frem til: En UfællesU redegørelse til rektor; primo november 2009 Konkrete forslag til implementering i 2009/2010 Dekanatet repræsenterer ledelsesstrengen, herunder studieledere og institutledelser. 1 version erstatter den version, der blev udsendt til studienævn og NATråd 10. september. I første version stod der fejlagtigt (s. 1), at dekanatet repræsenterer ledelsesstrengen, herunder studieledere og studienævn. Studienævn skal naturligvis erstattes med institutledelser.

32 Justeringer vedr. struktur mv. skal ske inden for (i) gældende lovgivning, (ii) KUs vedtægter, (iii) bestyrelsens formulerede principper for studienævnsstrukturer ved KU, samt (iv) KUs regelgrundlag for samspil og kompetencefordeling mellem studienævn og studieledelse. Endvidere er fastholdelsen i den kommende studienævnsperiode af et fakultetsbaseret studienævn for bacheloruddannelser og et fakultetsbaseret studienævn for kandidatuddannelser et fælles udgangspunkt. SIDE 2 AF 3 Organisering og proces Der etableres en arbejdsgruppe bestående af: Prodekan for uddannelse Formand og næstformænd for bachelorstudienævnet Formand og næstformænd for kandidatstudienævnet 1-2 repræsentanter for NATrådet Uddannelsesservice deltager i arbejdsgruppens arbejde med henblik på juridisk bistand, afklaring af procedurer og forankring mv. Prodekanen for uddannelse repræsenterer ledelsesstrengen dekanat, institutledelser og studieledere. Prodekanen for uddannelse indkalder til møderne og udarbejder forslag til dagsorden. Arbejdsgruppen mødes løbende i perioden september-november med henblik på at formulere fælles analyse og forslag til opfølgning. Repræsentanter for hhv. studienævn, NATråd og ledelsesstreng drøfter de udarbejdede forslag med deres relevante baglande mellem møderne med henblik på at sikre, at der på møderne kan træffes beslutninger på baggrund af drøftelser ved de forudgående møder. Der forventes 3-4 møder i perioden medio september til medio november. Baggrund Med afsæt i rapporterne over KUs evaluering af studienævnsstrukturerne blev der i foråret 2009 i dialog mellem dekanat, institutledelser, studienævn, NATråd og studieleder udpeget syv temaer, som skal adresseres i forbindelse med opfølgningen på studienævnsevalueringen. De syv temaer er: 1. Dialog mellem SN/SL og dekanatet 2. Studienævnets faglighed og konsekvens for kvalitetssikring 3. Afklaring af ansvarsfordeling i uddannelsesledelsen

33 4. Studieadministrativ understøttelse 5. Vilkår for rekruttering af S- og V-repræsentanter til studienævn 6. Studienævnenes muligheder for at opfylde gældende lovgivning 7. Studielederfunktionen SIDE 3 AF 3 SCIENCE modtog d. 24. juni melding fra KUs ledelses om retningslinjer for skriftlig opfølgning på opmærksomhedspunkter i studienævnsevalueringen redegørelse d. 16. november. Referencer 1. Rapport over evalueringen af studienævnsstrukturen ved KU og i den sammenhæng (april 2009) 2. Rapport over evalueringen af studienævnsstrukturen ved SCIENCE (april 2009) 3. Redegørelse fra fakultetsledelsen i forbindelse med evalueringen (januar 2009) 4. NATrådets redegørelse i forbindelse med evalueringen (maj 2009) 5. KUs regelgrundlag for samspil og kompetencefordeling mellem studienævn og studieledelse (juni 2009) Referencerne 1-3 er fremsendt til studienævnene d. 15. april 2009 og behandler på møde mellem dekanat og NATrådet d. 21. april Reference 4 er stillet til rådighed for processen af NATrådet. Reference 5 er udsendt til orientering ultimo juni 2009.

34 Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T kandidatuddannelserne Bilag 3a Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen M Ø D E I N D K A L D E L S E 22. SEPTEMBER 2009 Forum Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen Mødedato: 24. september 2009 kl DEKANATET TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N Sted: Dagsorden: Tagensvej 16, K09 TLF DIR MOB busch@science.ku.dk 1. Dagsorden 2. Arbejdsform og mødekalender 3. Rammerne for arbejdet a. Lov- og vedtægts- og SCIENCEmæssige rammer b. Produkter: Redegørelse til rektor & forslag til beslutninger på kort/lang bane c. De syv temaer analyse af problemfelter 5. Næste møde; herunder forberedelse af dette REF: HBU SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Bilag: 1. Forslag til NATrådet, bachelor- og kandidatstudienævnet om næste fase i proces for SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen; notat Analyse af svagheder ved studielederrollen og forvaltningen heraf, Set fra fire studielederes perspektiv; notat (udleveres på mødet)

35 Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T kandidatuddannelserne Bilag 3b Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen M Ø D E I N D K A L D E L S E 5. OKTOBER 2009 Forum Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen Mødedato: 7. oktober 2009 kl Sted: Afventer DEKANATET TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N TLF DIR MOB Dagsorden (forslag): 1. Dagsorden 2. Studienævn ; Størrelse og repræsentationsområder 3. Analyse af problemfelter a. Tilbagemelding fra studienævn, NATråd og ledelsesstreng på analyse af problemfelt 1-5 (jfr. referat fra 1. møde). b. Problemfelt 6: Studienævnenes muligheder for at opfylde gældende lovgivning c. Problemfelt 7: Studielederfunktionen 4. NATrådets forslag om en faglig backing gruppe for studielederen 5. Oplæg til rapportskitse v/ HBU 6. Næste møde; herunder forberedelse af dette busch@science.ku.dk REF: HBU SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Bilag: 1. Godkendt referat fra 1. møde Med venlig hilsen Henrik Busch Prodekan for uddannelse

36 Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T kandidatuddannelserne Bilag 3c Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen 3. møde M Ø D E I N D K A L D E L S E 13. OKTOBER 2009 Forum Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen Mødedato: 19. oktober 2009 kl DEKANATET TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N Sted: Tagensvej 16, K02 TLF DIR MOB Dagsorden (forslag): 1. Dagsorden 2. Oplæg til rapportskitse v/ HBU + PL 3. Fælles opfordring til opstilling til SN-valg Analyse af problemfelter a. Problemfelt 6: Studienævnenes muligheder for at opfylde gældende lovgivning 5. Næste møde; herunder forberedelse af dette busch@science.ku.dk REF: HBU SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Bilag: 1. Godkendt referat fra 2. møde Med venlig hilsen Henrik Busch Prodekan for uddannelse

37 Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T kandidatuddannelserne Bilag 3d Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen 4. møde M Ø D E I N D K A L D E L S E 27. OKTOBER 2009 Forum Sted: Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen 29. oktober 2009 kl Tagensvej 16, K09 DEKANATET TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N TLF DIR MOB Dagsorden (forslag): 1. Dagsorden 2. Orientering 3. Udkast 1 til redegørelse 4. Backing gruppe til studieledere 5. Fælles opfordring til opstilling til SN-valg Næste møde; herunder forberedelse af dette busch@science.ku.dk REF: HBU SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Bilag: 1. Udkast til redegørelse; version 1 2. Dekanatets nyhedsbrev d. 22. oktober Opfordring til institutledelser til deltagelse planlægning og gennemførsel af opstillingsmøde d. 6. november kl Statistik vedr. merit- og dispensationssager 2009 og klager 1. Følgeskrivelse 2. Sagsopgørelse 2008/09 3. Klagesagsopgørelse 2008/ Tilbagemeldinger fra studieledere på spørgsmål vedr. kvalitetssikring af faglig rådgivning i forbindelse med merit- og dispensationsansøgninger

38 Med venlig hilsen Henrik Busch Prodekan for uddannelse SIDE 2 AF 2

39 Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T kandidatuddannelserne Bilag 3e Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen 5. møde M Ø D E I N D K A L D E L S E 2. NOVEMBER 2009 Forum Sted: Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen 3. november 2009 kl Tagensvej 16, K09 DEKANATET TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N TLF DIR MOB Dagsorden (forslag): 1. Dagsorden 2. Orientering 3. Backing gruppe til studieledere Konfirmation af model udarbejdet på 4. møde Drøftelse af indhold i baggrundspapir 4. Udkast 1 til redegørelse 5. Næste møde; herunder forberedelse af dette busch@science.ku.dk REF: HBU SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Bilag: 1. Godkendt referat fra 4. møde Med venlig hilsen Henrik Busch Prodekan for uddannelse

40 Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T kandidatuddannelserne Bilag 3f Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen 6. møde M Ø D E I N D K A L D E L S E 7. NOVEMBER 2009 Forum Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen 11. november 2009 kl DEKANATET TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N Sted: Afventer TLF DIR MOB Dagsorden (forslag): 1. Dagsorden 2. Orientering 3. Fagligt forum omkring studielederen Bekræftelse af baggrundspapir (jfr. møde #5) 4. Udkast til redegørelse; version 3 Drøftelse/tilretning af version 3 Aftale om proces for færdiggørelse af redegørelse 5. Afsluttende møde; herunder forberedelse af dette busch@science.ku.dk REF: HBU SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Bilag: 1. Udkast til redegørelse; version 3 Med venlig hilsen Henrik Busch Prodekan for uddannelse

41 Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævns- ved SCIENCE vedr. bachelor- og D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E Tstrukturen K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T kandidatuddannelserne Bilag 3g Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen M Ø D E R E F E R A T - G O D K E N D T 24. SEPTEMBER 2009 Forum Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen Møde afholdt: 24. september kl DEKANATET TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N Sted: Referent: Tagensvej 16, K09 Henrik Busch/Philipp Lorenzen TLF DIR MOB Til stede: Henrik Busch, Karen Rønnow, Ole Hammerich, Charlotte Demuth Pedersen, Philip Lorenzen, Peter Søgaard Jørgensen, Jens Hugger Afbud: Rune Skalborg Dagsorden: busch@science.ku.dk REF: HBU SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Ad 1) Dagsorden Mødets start blev rykket fra kl til kl med henblik på at sikre at BSN kunne deltage. Dagsordenen blev godkendt Ad 2) Arbejdsform og mødekalender Det blev besluttet, at HBU og PL sammen sørger for, at der dagen efter et afholdt møde fremsendes udkast til referat til arbejdsgruppen, der sender kommentarer til HBU senest dagen derefter. HBU udsender dermed godkendte referater til arbejdsgruppen senest 2-3 dage efter mødet med henblik på, at hhv. studienævn, NATråd og

42 prodekan kan bruge disse i drøftelser med deres respektive baglande. SIDE 2 AF 7 Der blev besluttet følgende mødedatoer: 2. møde: 7. oktober kl møde: 19. oktober kl møde: 3. november kl HBU fremsender forslag til dagsorden til møderne. Der var enighed om at arbejde produktorienteret med henblik på redegørelse til rektor d. 6. november. Redegørelsen opbygges omkring de syv temaer og med følgende elementer beskrevet under hvert tema: Problemfelter Løsningsforslag vedr. problemfelter Aktuelle succeser HBU orienterede om de foreløbige udmeldinger fra valgsekretariatet vedr. køreplan for studienævnsvalgene. En evt. beslutning om justeringer på studienævnenes størrelse og evt. indførelse af repræsentationsområder forventes at skulle være meddelt valgsekretariatet medio oktober. Det blev aftalt, at arbejdsgruppen afgiver indstilling til dette på mødet d. 7. oktober. Ad 3) 1. analyse af problemfelter Der var enighed om at fokusere på formulering af problemfelter på dagens møde og ved de kommende møder i stigende grad på at formulere løsningsforslag. HBU uddelte oplæg til drøftelse af problemfelter. OH pegede på, at Studienævnenes mulighed for dialog med fagmiljøerne er et centralt tema, som bør adresseres. Der var enighed om at adressere dette under de flere af de syv allerede fastlagte temaer.

43 Opsamling på formulerede problemfelter under de syv temaer: SIDE 3 AF 7 1. Dialog mellem SN/SL og dekanatet Omfatter tre bilaterale relationer med de nedenfor formulerede problemfelter: a. SN/dekanat o Stort arbejdspres med til stadighed nye, store opgaver vanskeliggør dialog hos begge parter. o Ikke tilstrækkelig gode beslutnings- og implementeringsprocesser. o En opfattelse/følelse blandt studienævnenes medlemmer af, at dekanatet ikke i tilstrækkelig grad tager højde for studienævnenes synspunkter i beslutninger vedr. uddannelsesrelaterede spørgsmål, der ligger inden for dekanens kompetenceområde. Der blev nævnt flere eksempler på dette: Kandidatstudienævnet: KSN havde udtrykt markant uenighed i dekanatets beslutning om kun at optage 2 gange årligt på kandidatuddannelserne. Vedr. rammer for kandidatuddannelserne: tilfredshed med at dekanatet gik på kompromis med krav om 15 ECTS obligatorisk på den generelle profil, men fortsat utilfredshed med krav om 15 ECTS obligatorisk på kompetenceprofilerne. Bachelorstudienævnet: I flere vigtige beslutningsprocesser, hvor beslutningen ligger hos dekanen, savnes bedre tid til medinddragelse af studienævn, åbenhed om rationalet bag beslutninger og argumenter for beslutningerne. o Der er behov for mere åbenhed og gennemsigtighed vedr. strategiske beslutninger i direktion og NFLT. b. SN/SL Det er ikke noget problem for SN at være i bilateral dialog med de enkelte studieledere, men det savnes at mødes mere jævnligt med studielederne samlet. En barriere er måske, at det virker tungt og ressourcekrævende at orkestrere.

44 c. SL/dekanat Udkast formuleres mellem SL og dekanat. SIDE 4 AF 7 2. Studienævnets faglighed og konsekvens for kvalitetssikring Problemfelter: o Studienævnets sammensætning med 5 VIP + 5 STUD betyder, at der i selve studienævnet ikke kan være repræsenteret hele den faglige bredde af uddannelserne. Studienævnets mulighed for at træffe fagligt legitime og fagligt kompetente beslutninger beror derfor på en systematisk og velfungerende rådgivning fra fagligt kompetente rådgivere. o Studielederens rolle som den fagligt kompetente rådgiver er på samme tid åbenlyst rigtig og skrøbelig. Hvis studielederen står alene med opgaven og ikke har et fagligt bagland at sparre med, vil der kunne mangle faglig legitimitet og faglige kompetencer bag beslutningerne. Løsningsforslag: o NATrådet foreslår, der samles en permanent faglig backing gruppe omkring studielederen med f.eks. 3-4 VIP fra de relevante fagmiljøer og 3-4 studerende fra uddannelsen som kan sparre med studielederen om faglige spørgsmål. Modellen blev drøftet og minder meget om den model, der er etableret mellem LIFE, SUND, FARMA og SCIENCE for kandidatuddannelsen Miljøkemi og Sundhed. Forslaget blev generelt modtaget positivt fra studienævnene, da det ligeledes kunne løse problemer i andre temaer. Tages op igen ved næste møde. 3. Afklaring af ansvarsfordeling i uddannelsesledelsen o Det er enighed om, at ansvarsfordelingen mellem dekan, studienævn, studieledere, institutledere ved SCIENCE overordnet lever op til KUs Regelgrundlag for samspil og kompetencefordeling mellem studienævn og studieledelse. Studienævn og NATråd blev opfordret til at drøfte dette nærmere forud for næste møde, hvor det vil være hensigtsmæssigt at konkludere på spørgsmålet. o Der er behov for tydeliggørelse og accept af ansvarsfordelingen blandt alle relevante aktører. Enighed om, at organisationen er nået et godt stykke vej i den sammen-

45 hæng. Der var store problemer i de første år efter omlægningen fra gammel til ny studienævnsstruktur, men der er dels fastlagt konkrete procedurer (f.eks. ved undervisningsevalueringer, behandling af merit- og dispensationssager) og dels er der løbende etableret en praksis på en række områder. o Der er i konkrete sagstyper (f.eks. studieordningsarbejdet) behov for en præcisering af ansvarsfordelingen og operationalisering i forhold til beslutnings- og implementeringsprocesser. SIDE 5 AF 7 4. Studieadministrativ understøttelse Problemfelter: Der er enighed om, at der i en overgangsperiode (1.5-2 år) efter omlægningen fra gammel til ny studienævnsstruktur var betydelige problemer med den studieadministrative understøttelse, at disse overgangsproblemer i det væsentlige er overstået, men at de har trukket mange ressourcer ud af hele uddannelsesledelsen og har efterladt nogle fortsatte, generelle problemer vedr. den studieadministrative understøttelse. o UOvergangsproblemerU uafklarethed om opgavefordeling og arbejdsgange, utilstrækkelig sekretariatsmæssig understøttelse utilstrækkelige ressourcer til at få overblik over tidligere praksisser, fastlægge præcedens utilstrækkelige ressourcer til at understøtte fastlæggelse af principper for afgørelse af merit og dispensationssager o UFortsatte generelleu problemer Den studieadministrative understøttelse er for skrøbelig periodevis volumenmæssig utilstrækkelig svækket i opgaveløsning af manglende afklaring og accept blandt bl.a. studieledere af kompetencefordelinger og opgaveansvar. Giver dårligere samarbejdsrelationer og sagsgange end nødvendigt. o UKonkreteU problemfelter Merit- og dispensationssager Der mangler information til studieledere og andre

46 berørte parter om afgørelser i relevante sager; der mangler derfor klarhed om beslutninger og om den praksis, der etableres. SIDE 6 AF 7 Studieordningsrevisioner Beslutningsprocesser vedr. fælles rammer mv. Studienævnene har indtryk af, at SNO er underbemandet og vurderer, at der er behov for en saltvandsindsprøjtning for at kunne komme permanent oven vande. Studiechefen peger på, at det ikke nødvendigvis er spørgsmål om behov for at tilføre årsværk til området. Der mangler gode kommunikationskanaler vedr. studienævnsbeslutninger mv. direkte ud til underviserne. Det er ikke kun et ansvar i det studieadministrative system institutledelser og studieledere spiller også en vigtig rolle i den sammenhæng. 5. Vilkår for rekruttering af S- og V-repræsentanter til studienævn Problemfelter Studenterrepræsentanter Vanskeligt at rekruttere pga. o Studienævnenes tvær/overfaglige karakter; matcher ikke de studerendes generelle engagement, der er fag/uddannelsesorienteret. o Den stadig kortere reelle studietid på de to uddannelsesniveauer. Især problem for kandidatstudienævnet. o For bachelorstudienævnet svært at rekruttere erfarne studerende. De studerende er reelt først klar til at tage fat på studienævnsarbejde efter ca. 1.5 år. o Den betydelige arbejdsbelastning og vanskeligheden af opgaven betyder, at der ikke er så mange studerende, der kaster sig ud i opgaven uden at have haft erfaringer fra fagniveau med lignende arbejde (kan i den nuværende struktur være undervisningsudvalg). o Manglende synliggørelse/ markedsføring fra NATråd/fagråd og ledelse af behovet for at der opstiller studerende til studienævnene.

47 NATrådet og studienævnene pointerede her at en backing gruppe omkring studielederen kunne fungere som vugge for kommende repræsentanter i SN. SIDE 7 AF 7 VIP-repræsentanter Vanskeligt pga. o Opfattelse af ikke-tilstrækkelig ledelsesmæssig og kollegial anerkendelse o Ikke karrierefremmende; opfattes mere generelt som potentielt karriereskadende o Typisk VIP-engagement på fagniveau o Manglende synliggørelse fra fakultets- og institutledelse og studienævn af behovet for at der opstiller VIP er til studienævnene 6. Studienævnenes muligheder for at opfylde gældende lovgivning Problemfelter: Blev ikke drøftet konkret. Studienævn og NATråd opfordres til at undersøge forud for næste møde, om der er eksempler på, at studienævnene ikke har kunnet agere jfr. Universitetsloven. 7. Studielederfunktionen Problemfelter: o Dette kan være skrøbeligt, hvis studielederen står alene med opgaven mht. den faglige rådgivning af studienævnene. o Jfr. bilag 2; til dagsordenen. Supplerende: o Det er generelt vigtigt at være opmærksom på, hvordan tværfakultære uddannelser håndteres mere systematisk. Ad 4) Næste møde; herunder forberedelse af dette Ved næste møde vender hhv. studienævn, NATråd og prodekan tilbage med supplerende bemærkning/ændringsønsker til de formulerede problemfelter fra 1. møde. Der fortsættes med formulering af problemfelter og tages fat på løsningsforslag.

48 P P NB. Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævns- ved SCIENCE vedr. bachelor- og D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E Tstrukturen K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T kandidatuddannelserne Bilag 3h Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen; 2. møde i arbejdsgruppen M Ø D E R E F E R A T FP OKTOBER 2009 Forum Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen DEKANATET Møde afholdt: 7. oktober TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N Sted: Matematisk Institut TLF DIR Referent: Henrik Busch/Philipp Lorenzen MOB Til stede: Henrik Busch, Ole Hammerich, Charlotte Demuth Pedersen, Philipp Lorenzen, Peter Søgaard Jørgensen, Jens Hugger, Rune Skalborg, Karen Rønnow og Dan Kornbek Christiansen. busch@science.ku.dk REF: HBU 1 Nærværende version af godkendt referat er efter ønske fra NATrådet ændret i forhold til den version, der blev udsendt til arbejdsgruppen d. 10. oktober kl Der er fjernet (Jfr. pkt. 4) i den oprindelige formulering på s. 2 Forslaget om ikke at ændre på studienævnene blev støttet af NATrådet under forudsætning af en sådan backinggruppe oprettes. (Jfr. pkt. 4). fra NATrådet d. 10. oktober kl vedlægges

49 Ad 1) Dagsorden SIDE 2 AF 12 Ad 2) Dagsordenen blev godkendt. HBU/KRW orienterede om: Rektoratets møde med fakulteter og studienævnsmedlemmer (der udsendes specifik information til studienævn herom) US arbejde med ledelsesinformation vedr. merit- og dispensationssager Strukturændring af Uddannelsesservice Prodekan orienterede om, at han og studielederne vil drøfte opfølgningen på studienævnsevalueringen på deres møde d. 14. oktober, og at han vil drøfte sagen med institutledelserne ved førstkommende lejlighed. Studienævn ; størrelse og repræsentationsområder US orienterede, at dekanen i denne uge skal indmelde størrelse af studienævn og repræsentationsområder med henblik på studienævnsvalget til december. Arbejdsgruppen drøftede indledende spørgsmålet om størrelse og repræsentationsområder ved første møde. Prodekanen har drøftet spørgsmålet med studielederne d. 18. september og med institutlederne d. 6. oktober. Der har ikke i disse sammenhænge være et generelt ønske om at ændre på størrelsen af studienævnene, og der har været et udpræget ønske om ikke at indføre yderligere repræsentationsområder. Formanden for BSN fremførte overvejelser vedr. repræsentation af fagligheder i studienævnene, der kunne argumentere for større studienævn. Arbejdsgruppen var enige i intentionerne om at styrke den faglige forankring i studienævnsarbejdet, men også om, at løsningen ikke skal findes i en udvidelse af studienævnet, men i forslaget fra NATrådet om en mere systematisk, faglige backinggruppe til studielederne. Forslaget om ikke at ændre på studienævnene blev støttet af NATrådet under forudsætning af en sådan backinggruppe oprettes. Der var enighed i arbejdsgruppen om at anbefale, at der ikke ændres på studienævnenes størrelse og ikke indføres yderligere repræsentationsområder. Der var også enighed om, at såvel studienævn

50 som institutledelser til alles fordel kan have mere fokus på at inddrage VIP-suppleanterne i studienævnsarbejdet og herunder ikke mindst med hensyn til at sikre kommunikation og forankring af studienævnsarbejdet i forhold til institutniveauet. SIDE 3 AF 12 Prodekanen konkluderede, at der med afsæt i arbejdsgruppens anbefaling ville blive truffet beslutning om fortsat at have medlemmer og ét repræsentationsområde. Der blev drøftet forslag til at styrke rekrutteringen af STUD- og VIP-medlemmer til det kommende studienævnsvalg. Følgende opfølgninger blev besluttet: Rekruttering af VIP: Der arrangeres opstillingsmøde i samarbejde mellem institutledelser, de nuværende 3 studienævn og dekanatet. Hver IL opfordrer mindst 2-3 ansatte til opstilling. Prodekan undersøger formalia vedr. valgproceduren og udarbejder konkret oplæg til proces, som drøftes med studienævnene snarest (evt. elektronisk). Rekruttering af STUD: Prodekanen beder institutlederne om at opfordre studerende fra IUU til at opstille NATrådet/fagrådene opfordrer deres medlemmer til opstilling Prodekanen beder studielederne om at opfordre studerende på deres uddannelser til at opstille Der arrangeres et opstillingsmøde for studerende i samarbejde mellem dekanat, NATråd og de nuværende studienævn. Alle tænker kreativt med hensyn til at anvende forskellige kanaler til de studerende Generelt: Dekanat, studienævn og NATrådet udarbejder i fællesskab bidrag til fakultetets nyhedsbrev med fokus på opstilling af kandidater til de tre studienævn. Dette kan udkomme i fakultetets nyhedsbrev i uge 43.

51 P P Forslag fra BSN om, at referater af direktionsmøder og NFLT-møder gøres offentligt tilgængelige og om, at studienævnene inddrages, når NFLT drøfter uddannelsestemaer. Prodekanen orienterede om, at dekanatets noter fra NFLTmøder med virkning fra er offentligt tilgængeli- 2 at der ikke udarbejdes referater fra direktionsmøderne. Arbejdsgruppen tog dette til efterretning. Prodekanen konkluderede, at dekanatet i forbindelse med NFLT-møder fremover i videre udstrækning vil invitere SN-formænd til strategiske drøftelser i NFLT, knyttet til studienævnenes arbejdsområde. Med henblik på substantielle uddannelsesdrøftelser mellem SN og institutledelserne vil NFUU dog generelt være et mere relevant forum. gefp PF og Ad 3) Analyse af problemfelter SIDE 4 AF 12 a. Tilbagemelding fra studienævn, NATråd og ledelsesstreng på analyse af problemfelt 1-5 (jfr. referat fra 1. møde) KSN og NATrådet havde ikke supplerende kommentarer. Formanden for KSN orienterede om, at KSN vil drøfte opfølgningen på studienævnsevalueringen på deres møde d. 14. oktober. NATrådet vil snarest drøfte opfølgningen. BSN havde supplerende kommentarer: Vedr. problemfelt 1: Dialog mellem SN/dekanat Vedr. problemfelt 3: Afklaring af ansvarsfordeling i uddannelsesledelsen BSN pegede på, at Uddannelsesreglerne har en uhensigtsmæssig form, og at der er elementer i uddannelsesreglerne, som ikke burde besluttes af dekanen, men af studienævnene. BSN foreslog følgende tommelfingerregel: Hvis det har noget med uddannelserne at gøre, så skal det med i studieordningerne, så både studienævnene og dekanatet får indflydelse. Der var enighed om, at Uddannelsesreglerne i deres nuværende form har for meget patchworkkarakter. Studiechefen orienterede om, at der i den kommende reviderede version vil være tale om indskrivning af de fælles rammer for kandidat- 2 HTUhttp://

52 studieordninger og tofagskombinationer, som blev besluttet og udmeldt af dekanen d. 5. januar efter drøftelserne med studienævn, studieledere og institutledelser i efteråret 2008 og med opbakning fra studienævnene. Derudover vil der være tale om konsekvensrettelser i forbindelse med tilpasningen af års- og skemastrukturen i forhold til Indre Marked og lignende. SIDE 5 AF 12 Prodekanen pegede på, at den formelle kompetencefordeling mellem dekanat og studienævn fortsat vil udspringe af universitetsloven og bekendtgørelserne, herunder præciseringen af indholdet af studieordninger, og at den fælles guideline for dekanat og studienævn bør det Regelgrundlag og kompetencefordeling mellem studienævn og studieledelse, som blev udsendt fra Uddannelsesstrategisk Sekretariat i maj Både rektor og dekan har mulighed for at fastlægge overordnede rammer for uddannelserne; f.eks. års- og skemastruktur-, optagelsesterminer på kandidatuddannelser, for sikring af valgfrihed mv. på uddannelserne mv. Arbejdsgruppen er enig i, at det er afgørende, at det sker i tæt dialog med studienævn-, -ledere og institutledelser for at sikre legitimitet og ejerskab til beslutningerne. b. Problemfelt 6: Studienævnenes muligheder for at opfylde gældende lovgivning Prodekanen pegede på, at SCIENCE med afsæt i evalueringen må føle sig forpligtet til at undersøge og melde tilbage på dette opfølgningspunkt. Prodekanen bad derfor studienævnene om at udtale sig om, hvorvidt deres muligheder for at opfylde gældende lovgivning er begrænset og i givet fald præcisere eksempler på dette med henblik på, at SCIENCE i forvaltningen af uddannelsesledelsesarbejdet kan rette op på dette. KSN udtalte, at der ikke er eksempler på, at KSN har været begrænset i mulighederne for at opfylde gældende lovgivning. B-SN mener at der er løbende fremskridt på dette område. Et konkret eksempel: De tidligere regler om at institutledelsen var eneansvarlig for kvalitetssikring af undervisningen, som forhindrede at Universitetslovens 18 stk 6 Studienævnet har til opgave at sikre tilrettelæggelse, gennemførelse og udvikling af uddannelse og undervisning, herunder

53 1) at kvalitetssikre og kvalitetsudvikle uddannelse og undervisning og påse opfølgning af uddannelses- og undervisningsevalueringer SIDE 6 AF 12 blev opfyldt, er nu ændret så studienævnet høres om de af institutledelsen udarbejdede rapporter. Der er en klar forventning om, at denne høringsret vil kunne opfylde Universitetslovens krav, men en endelig vurdering må afvente erfaringerne fra årets undervisningsevaluering. Der er, bla. af mangel på ressoucer, stadig ikke udviklet et fornuftigt system til kvalitetssikring af uddannelse. Der har til tider været store problemer med mangel på ressourcer, hvilket har vanskeliggjort opfyldelsen af Universitetslovens 18 stk 6 Studienævnet har til opgave at sikre tilrettelæggelse, gennemførelse og udvikling af uddannelse og undervisning, herunder 2) at udarbejde forslag til studieordning og ændringer heri, 3) at godkende plan for tilrettelæggelse af undervisning og af prøver og anden bedømmelse, der indgår i eksamen, 4) at behandle ansøgninger om merit og om dispensationer, Det er B-SN s klare opfattelse, at der arbejdes målrettet fra ledelsens side for at rette op på problemerne. c. Problemfelt 7: Studielederfunktionen Med afsæt i den indledende drøftelse fra første møde drøftede arbejdsgruppen uddybende problemstillingen vedr. studieledernes mulighed for systematisk samarbejde med studerende og VIP ere med henblik på at sikre kvalitet i den faglige rådgivning af studienævnene. Problemstillingen blev diskuteret under disse to hovedpunkter: 1. Studieordningsarbejde 2. Merit- og dispensationssager, hvor studielederen rådgiver studienævnet fagligt Vedr. 1 Studieordningsarbejde, er der enighed i arbejdsgruppen om, at det er nødvendigt, at studielederens indstilling om faglige profiler/kurser til studieordningerne er baseret på en grundig dialog i en bredere kreds, der omfatter både studerende fra uddannelsen og VIP, der repræsenterer uddannelsens faglige bredde. For NATrådet er det af betydning, at der er en ligelig fordeling af studerende og VIP i en sådan

54 gruppe. Det er studienævnenes kompetence at nedsætte sådanne udvalg centreret omkring studielederen, der kan rådgive studienævnene i forbindelse med studieordningsrevisioner. SIDE 7 AF 12 Vedr. 2 - Merit- og dispensationssager, hvor studielederen rådgiver studienævnet fagligt, vurderer NATrådet og BSN, at det i Unogle mere principielle tilfældeu er nødvendigt, at studielederens indstilling om afgørelse af sagen er baseret på en dialog i en bredere kreds, der omfatter både studerende fra uddannelsen og VIP, der repræsenterer uddannelsens faglige bredde. Dette med henblik på, at sikre: Den faglige kvalitet af indstillingen (både, at der ikke administreres for liberalt og at der ikke afvises på et utilstrækkeligt grundlag) At sager dækkende hele uddannelsens bredde behandles med samme kvalitet og kontinuitet. NATrådet henviste til udsagn fra studerende og studieledere gående på, at der er eksempler på sager, hvor beslutninger træffes med varierende faglig tyngde. Omfanget af sager som sendes til studielederne til faglig vurdering skønnes af flere at være for stort. Der vil blive arbejdet på en yderligere klarificering af præcedens o.a. som kan mindske antallet af sager som sendes til udtalelse hos studielederne. Til gengæld forventes det så at de sager som sendes til vurdering typisk vil være noget tungere end de er i dag. Det skønnes derfor at det i nogle mere principielle tilfælde er nødvendigt, at studielederens indstilling om afgørelse i sagen er baseret på en dialog i en bredere kreds, der omfatter både studerende fra uddannelsen og VIP, der repræsenterer uddannelsens faglige bredde. Der var enighed i arbejdsgruppen om, at der ikke er en klar analyse af volumenet af et evt. problem. Arbejdsgruppen er også enig om, at NATrådets melding om, at der er eksempler på sager, hvor der har været et problem og den utryghed, der er hos NATrådet, skal tages alvorligt og at der skal findes en løsning, der adresserer problemet og som kan implementeres fra begyndelsen af Arbejdsgruppen efterspurgte en status på klager fra studerende over merit- og dispensationsafgørelser. Arbejdsgruppen

55 vurderede, at der bør gennemføres en grundig analyse af afgjorte merit- og dispensationssager for at afdække og synliggøre problemets omfang, før der implementeres en løsning, der er ressourcekrævende (VIP-, TAP-, og studieledertid) og som kræver rekruttering af et større antal studerende til løsningen. SIDE 8 AF 12 Det blev aftalt, at prodekanen forud for næste møde spørger studielederne og beder dem melde skriftligt tilbage til arbejdsgruppen om: I hvor høj grad har studielederen i merit- og dispensationssager brug for at have et stående udvalg som kan høres vedr. den faglige vurdering i visse merit- og dispensationssager? Hvilke typer af sager bør udvalget høres i?

56 Ad 4) NATrådets forslag om en faglig backing gruppe Der blev drøftet forskellige mulige udmøntninger af NATrådets overordnede forslag om at der etableres en faglig backing gruppe. SIDE 9 AF Ad-hoc inddragelse af studerende og fagkyndige VIP 2. Faglig backing gruppe til studieordningsrelaterede opgaver 3. Faglig backing gruppe til studieordningsrelaterede opgaver og inddragelse i merit- og dispensationssager efter behov 4. Faglig backing gruppe til studieordningsrelaterede opgaver og fast inddragelse i faglige principielle merit- og dispensationssager Modellerne drøftes videre på et efterfølgende møde. Der var enighed om, at der i forbindelse med valg af løsningsmodel skal inddrages overvejelser knyttet til: Sikring af det faglige beslutningsgrundlag. Hensyn til ligebehandling af de studerende. Forvaltningsmæssige rammer; herunder spørgsmål om anonymitet, retssikkerhed for de studerende, journaliseringspolitik mv. Det samlede tidsmæssige ressourceforbrug (VIP-, TAP- og studieledere) og det hertil knyttet behov for at prioritere mellem forskellige understøttende opgaver på studienævnsområdet. Sagsbehandlingstid Sager anonymiseres forud for fremsendelse til studieledere; anonymiserede afgørelser i sager tilbagesendes til studieledere. Studieledernes eget behov og ønske om ovenstående struktur. Ad 5) Ad 6) Oplæg til rapportskitse Punktet blev udskudt til næste møde. Det er efterfølgende blevet aftalt, at prodekanen og Philipp Lorenzen udarbejder skitse til redegørelse som oplæg til næste møde. Næste møde Næste møde er planlagt til d. 19. oktober kl Efterfølgende har Peter Søgård Jørgensen meldt forfald. Der arbejdes på at finde en alternativ dato i uge 43/44.

57 Bilag 1 SIDE 10 AF 12 Fra: Peter Søgaard Jørgensen [psjorgensen@bio.ku.dk] Sendt: 10. oktober :35 Til: Henrik Busch; Charlotte Pedersen; Jens Hugger [hugger]; Karen Rønnow; Ole Hammerich; Philipp Lorenzen; Rune Skalborg; Kristen Rune Skalborg Hansen Cc: Charlotte Sand Hautop Emne: REFERAT IKKE GODKENDT: Arbejdsgruppe vedr. opfølgning på studienævnsevaluering; godkendt referat fra 2. møde ( / ) Kære Henrik og resten af gruppen, jeg er ked af at den sætning som NATrådet har forslået og som Henrik nævner i mailen Uikke er gengivet korrektu I referatet og beder om at den straks ændres til det som vi foreslog da det er udtryk for ingen andre end NATrådets holdning dvs.: Forslaget om ikke at ændre på studienævnene blev støttet af NATrådet under forudsætning af en sådan backinggruppe oprettes. Dvs: (jfr. pkt. 4) slettes Dette er udtryk for at der er enstemmighed i NATrådet om at en ad hoc gruppe ikke er tilfredsstillende. Bedste weekend hilsner og heya Danmark, Peter Fra: Henrik Busch [mailto:busch@science.ku.dk] Sendt: 10. oktober :50 Til: Charlotte Pedersen; Jens Hugger [hugger]; Karen Rønnow; Ole Hammerich; Peter Søgaard Jørgensen; Philipp Lorenzen; Rune Skalborg; Kristen Rune Skalborg Hansen Cc: Charlotte Sand Hautop Emne: Arbejdsgruppe vedr. opfølgning på studienævnsevaluering; godkendt referat fra 2. møde ( / ) Kære alle Tak for de hurtige kommentarer. Jeg har modtaget kommentarer/godkendelse fra alle undtagen Rune, men tillader mig på trods af den manglende tilbagemelding at konkludere, at vi har et godkendt referat. Jeg har tilføjet kommentarerne fra Jens Hugger efter at have drøftet et enkelt forslag til justering med ham: Jens forslag: sådanne grupper skulle være udvalg nedsat af studienævnene (efter behov).

58 er ændret til: Det er studienævnenes kompetence at nedsætte sådanne udvalg centreret omkring studielederen, der kan rådgive studienævnene i forbindelse med studieordningsrevisioner. SIDE 11 AF 12 Jeg har efter ønske fra NATrådet ændret passagen: Forslaget om ikke at ændre på studienævnene blev støttet af NATrådet under forudsætning af en sådan backinggruppe oprettes inden for rammen af de fire modeller, der blev drøftet under pkt. 4. til: Forslaget om ikke at ændre på studienævnene blev støttet af NATrådet under forudsætning af en sådan backinggruppe oprettes (jfr. pkt. 4). Vi er i den sammenhæng enige om, at vi med hensyn til backing gruppe endnu ikke er nået frem til en afklaring af, hvilken af de fire modeller i pkt. 4, der anbefales. Det godkendte referat vedlægges i såvel pdf- som word-format. Er uploadet på mødeforum. Jeg foreslår, at vi distribuerer det videre til andre i pdf-format og bruger word-versionen internt i det omfang, der er brug for at klippe tekstbidder i forskellige sammenhænge. Jeg sørger for at distribuere til institutledelser og studieledelser og regner med, at I distribuerer til hhv. studienævn og NATrådet. Fortsat god weekend, Mvh Henrik Henrik Busch Prodekan for uddannelse Det Naturvidenskabelige Fakultet Københavns Universitet Tagensvej København N T: (direkte) T: (sekretær) M: E: HUbusch@science.ku.dkUH Fra: Henrik Busch Sendt: 8. oktober :00 Til: Henrik Busch; Charlotte Demuth Pedersen; Jens Hugger [hugger]; Karen Rønnow; Ole Hammerich; Peter Søgaard Jørgensen; Philipp Lorenzen; Rune Skalborg; Kristen Rune Skalborg Hansen Cc: Charlotte Sand Hautop Emne: Arbejdsgruppe vedr. opfølgning på studienævnsevaluering; udkast til referat fra 2. møde ( / )

59 Kære alle SIDE 12 AF 12 Tak for et meget konstruktivt andet møde i arbejdsgruppen. Philip og jeg har produceret vedlagte udkast til referat. Vil I alle godkende (med evt. supplerende kommentarer) senest fredag kl. 18? Jeg vil derefter udsende det godkendte referat til jer, som I kan tage videre til hhv. studienævn og NATråd, mens jeg sender referat til institutledelser og studieledere. Hvis der er behov for andet end mindre ændringer, må I meget gerne supplerende ringe til mig på , så vi kan aftale ændringerne konkret, så vi kan få referatet ud. Ring indtil kl. 23 i aften, kl fredag eller fredag aften; jeg er meget vanskelig at fange i løbet af dagen i morgen. Vores næste møde er i princippet d. 19. oktober kl , men Peter har fået flyttet en flyrejse og jeg har derfor aftalt med ham, at vi forsøger at flytte mødet. Jeg vender tilbage i den anledning. Jeg foreslår, at vi drøfter en skitse til redegørelse ved det kommende møde, og vil også foreslår, at Philip og jeg i fællesskab udarbejder og forelægger en sådan skitse. Vil I melde tilbage på det forslag? Vil I sætte Charlotte Cc. på korrespondancen, så sørger vi for, at vi får kommunikationen journaliseret, så vi ikke misser noget? God weekend! Mvh Henrik Henrik Busch Prodekan for uddannelse Det Naturvidenskabelige Fakultet Københavns Universitet Tagensvej København N T: (direkte) T: (sekretær) M: E: HUbusch@science.ku.dkUH

60 Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævns- ved SCIENCE vedr. bachelor- og D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E Tstrukturen K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T kandidatuddannelserne Bilag 3i Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen M Ø D E R E F E R A T 21. OKTOBER 2009 Forum Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen DEKANATET Møde afholdt: 19. oktober Sted: Tagensvej 16 TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N TLF DIR Referent: Henrik Busch/Philipp Lorenzen MOB Til stede: Henrik Busch, Ole Hammerich, Charlotte Demuth Pedersen, Philipp Lorenzen, Jens Hugger, Rune Skalborg, Afbud: Peter Søgaard Jørgensen busch@science.ku.dk REF: HBU SAG. NR /

61 Ad 1) Dagsorden SIDE 2 AF 8 Dagsordenen blev godkendt. Prodekan, formand og næstformand for KSN orienterede om prodekanens deltagelse ved det seneste KSN-møde, hvor opfølgningen på studienævnsevalueringen var på dagsordenen og hvor prodekanen var inviteret til en åben drøftelse. KSNs synspunkter bringes videre til arbejdsgruppen af studienævnets formandskab. Prodekan orienterede om, at han jfr. aftalen ved arbejdsgruppens møde d. 7. oktober har bedt studielederne om at bidrage til at besvare spørgsmålene: I hvor høj grad har studielederen i merit- og dispensationssager brug for at have et stående udvalg som kan høres vedr. den faglige vurdering i visse merit- og dispensationssager? Hvilke typer af sager bør udvalget høres i? Dette er sket i forbindelse med studieledermøde d. 14. oktober, hvor en drøftelse af opfølgningen på studienævnsevalueringen var på dagsordenen, og det er endvidere sket skriftligt (se bilag 1) med anmodning om svar fra studielederne forud for næste møde i arbejdsgruppen d. 29. oktober. Prodekanen orienterede om, at han jfr. aftalen ved arbejdsgruppens møde d. 7. oktober har bedt hver institutledelse om at opfordre ansatte til at opstille til studienævnsvalget med henblik på, at der kan vælges 2-3 ansatte fra hvert institut til de samlet set 14 pladser + suppleringspladser i de tre studienævn, og at han har bedt institutledelserne om sammen med dekanatet og de nuværende studienævn at arrangere et opstillingsmøde, der kan synliggøre, at der både hos ledelse og studienævn er en fælles interesse og prioritering i at rekruttere bredt til studienævnene som centrale organer i kvalitetssikringen af vores uddannelser (bilag 2). NATrådet orienterede om, at der har været indstillingsmøde for STUD-kandidater. NATrådet skal melde indstillingslister til Studenterrådet d. 4. november.

62 Ad 2) Oplæg til rapportskitse SIDE 3 AF 8 Ad 3) Prodekanen forelagde et oplæg til rapportskitse, som arbejdsgruppen drøftede og justerede. Den justerede version er vedlagt i bilag 3 og udgør udgangspunktet for udarbejdelsen af redegørelse til rektor. Det blev besluttet, at prodekanen og PL/PSJ udgør en skrivegruppe, der udarbejder et første udkast til rapport til drøftelse på arbejdsgruppens møde d. 29. oktober. Der sigtes mod at fremsende udkastet til arbejdsgruppen senest d. 27. oktober. Det blev drøftet, om det er hensigtsmæssigt at inddrage forslag til justering af Universitetsloven (f.eks. ved studielederens funktion) i redegørelsen til rektor. Prodekanen undersøger dette. Fælles opfordring til opstilling af SN-valg Der var enighed om at iværksætte følgende initiativer med henblik på at rekruttere VIPer til studienævnene (ansvarlige aktører i parentes): Opfordring i Nyt fra dekanatet, uge 43 (Dekanat) Annoncering af valget; nyhedsbrev uge 43 (Dekanat) Opfordring til medarbejdere i institutternes interne nyhedsbreve (Prodekan aftaler med institutledere) Fælles opfordring fra dekanat, studienævn og institutledere til opstilling til studienævnsvalg, om muligt i uge 43 direct eller nyhedsbrev; herunder annoncering af opstillingsmøde (Dekanat, SN og IL) Banner til hjemmesider muligvis med henvisning til side med annoncering af opstillingsmøde (prodekan undersøger med KOM) Plakater/banner? (prodekan undersøger med KOM); kan i givet fald finansieres af studienævnenes rådighedsbeløb Der stiles efter et opstillingsmøde d. 6. november kl ; tovholdere er prodekanen og formanden for BSN, der i fællesskab aftalerne rammerne med institutledelserne. Der var enighed om at iværksætte følgende initiativer med henblik på at rekruttere studerende til studienævnene (ansvarlige aktører i parentes):

63 Nyt fra dekanatet, uge 43 (Dekanat) Annoncering af valget; nyhedsbrev uge 43 (Dekanat) Fælles opfordring fra dekanat, studienævn og NATrådet til opstilling til studienævnsvalg, om muligt i uge 43 direct eller nyhedsbrev (Dekanat, SN og NATråd) Banner til hjemmesider (KOM) Plakater/banner? (KOM)? SIDE 4 AF 8 Der var enighed om, at det både på kort og lang sigt ville være gavnligt for muligheden for at rekruttere studerende til studienævnene, hvis nævnenes arbejde og resultater i højere grad blev synliggjort. Der bør derfor: Udarbejdes et lille katalog over studienævnenes opgaver og resultater for studieåret 2008/2009 og 2009/2010. Fastlægges opgaver og formuleres succeskriterier for de nuværende studienævn arbejde i studieåret 2009/2010 og de nye studienævns arbejde. Dette skal koordineres tæt med fastlæggelsen af handleplaner på Uddannelsesområdet for Studienævn og NATråd bad prodekanen om at undersøge procedure, hvis der ikke stiller tilstrækkelig mange kandidater til studienævnene (hhv. VIP og STUD). Ad 4) Analyse af problemfelter Punktet blev udskudt Ad 5) Næste møde, herunder forberedelse af dette Der var ikke tid til at drøfte dette punkt. Der træffes aftale om mødets dagsorden elektronisk forud for mødet.

64 Bilag 1 Anmodning fra prodekan for uddannelse til studieledere om bidrag til vurdering af model for support til vurdering af faglige meritog dispensationssager. SIDE 5 AF 8 Fra: Henrik Busch Sendt: 15. oktober :37 Til: NAT-Studieledere Cc: Charlotte Sand Hautop Emne: Bidrag til arbejdsgruppe vedr. opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen; studielederens vilkår for at rådgive studienævnet i faglige spørgsmål ( / ) Vedhæftede filer: Referat_2_091007_godkendt_Ny.pdf Kære studieleder Som jeg orienterede om på studieledermødet i dag, er der i arbejdsgruppen vedr. opfølgning på evalueringen af studienævnsstrukturen meget fokus på studieledernes vilkår for at rådgive studienævnet i faglige spørgsmål; herunder i forbindelse med studieordningsarbejde og i udvalgte merit- og dispensationssager, der sendes til udtalelse hos studielederen. Som det fremgår af referatet fra seneste møde i arbejdsgruppen (se vedlagte), vil arbejdsgruppen bede studielederne om at bidrage til at belyse studieledernes vilkår for at rådgive studienævnet i faglige spørgsmål. Jeg vil derfor bede dig om senest d. 26. oktober at fremsende et (gerne kortfattet) svar til mig af spørgsmålet: I hvor høj grad har studielederen i merit- og dispensationssager brug for at have et stående udvalg som kan høres vedr. den faglige vurdering? Hvilke typer af sager bør udvalget høres i? Dette må meget gerne suppleres med: en beskrivelse af, hvordan du aktuelt inddrager kolleger og/eller studerende i vurderingen af faglige spørgsmål i forbindelse med udvalgte merit- og dispensationssager. dine overvejelser om fordele og ulemper vedr. de fire forskellige mulige udmøntninger af NATrådets overordnede forslag om en faglig backing gruppe til studielederen, der er beskrevet i referatet fra møde #2 (s. 9): 1. Ad-hoc inddragelse af studerende og fagkyndige VIP 2. Faglig backing gruppe til studieordningsrelaterede opgaver 3. Faglig backing gruppe til studieordningsrelaterede opgaver og inddragelse i merit- og dispensationssager efter behov 4. Faglig backing gruppe til studieordningsrelaterede opgaver og fast inddragelse i faglige principielle merit- og dispensationssager Du er meget velkommen til at ringe til mig for at afklare spørgsmålene, hvis der er behov for det. På forhånd tak!

65 Med venlig hilsen Henrik SIDE 6 AF 8 Henrik Busch Prodekan for uddannelse Det Naturvidenskabelige Fakultet Københavns Universitet Tagensvej København N T: (direkte) T: (sekretær) M: E: HUbusch@science.ku.dkUH

66 Bilag 2 Anmodning fra prodekan for uddannelse til institutledelser om at opfordre ansatte til at opstille til studienævnsvalget og bidrage til at arrangere opstillingsmøde SIDE 7 AF 8 Fra: Henrik Busch Sendt: 14. oktober :51 Til: NAT-institutledere; NAT-NFUU Cc: Charlotte Sand Hautop; NAT-Studieledere Emne: Valg til studienævn for bachelor-, kandidat- og deltidsuddannelser - opfordring til VIPer om opstilling ( / ) Prioritet: Høj Cc. studieledere og arbejdsgruppen vedr. opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen Kære Institut- og viceinstitutledere Hermed orientering om, at der d. 8. oktober blev offentliggjort valgcirkulære (HUhttp:// vedr. studienævn for bachelor-, kandidat- og deltidsuddannelser på HUwww.ku.dk/valgUH med frist for kandidatanmeldelse d. 19. november og afstemning d december. Jeg vil med afsæt i drøftelser i NFLT og arbejdsgruppen vedr. opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen bede hver institutledelse om at opfordre ansatte til at opstille til studienævnsvalget med henblik på, at der kan vælges 2-3 ansatte fra hvert institut til de samlet set 14 pladser + suppleringspladser i de tre studienævn. Jeg vil også bede om, at institutledelserne sammen med dekanatet og de nuværende studienævn arrangerer et opstillingsmøde, der kan synliggøre at der både hos ledelse og studienævn er en fælles interesse og prioritering i at rekruttere bredt til studienævnene som centrale organer i kvalitetssikringen af vores uddannelser. Jeg vender tilbage vedr. dette i løbet af næste uge. Mvh Henrik Henrik Busch Prodekan for uddannelse Det Naturvidenskabelige Fakultet Københavns Universitet Tagensvej København N T: (direkte) T: (sekretær) M: E: HUbusch@science.ku.dkUH

67 Bilag 3 Rapportskitse SIDE 8 AF 8 Redegørelse (10 s) 1. Underskriftsblad 2. Introduktion Den historiske begrundelse for ændring af studienævnsstrukturen 3. Analyse De syv identificerede problemfelter Supplerende problemfelter: 1. Samspillet mellem studienævn og de faglige miljøer 2. Det tværfakultære samarbejde Realiserede potentialer 4. Iværksatte opfølgningsinitiativer (siden studienævnsevalueringen) Problemfelt 1-7 Supplerende problemfelter 5. Planlagte opfølgningsinitiativer 6. (Evt. supplerende udtalelser) Dekanatet Bachelorstudienævn Kandidatstudienævn NATrådet Bilag 1. Procesplan opfølgning a. Fase 1: Fastlæggelse af problemfelter, indledende drøftelser b. Fase 2: Arbejdsgruppe c. Fase 3: Implementering af opfølgningsinitiativer 2. Kommissorium for arbejdsgruppe 3. Referater fra arbejdsgruppemøder 4. Svagheder ved studielederrollen set fra et studielederperspektiv 5. Svagheder ved Universitetsloven? (overvejes) 6. Fakultetsledelsens redegørelse i forbindelse med studienævnsevalueringen

68 Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævns- ved SCIENCE vedr. bachelor- og D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E Tstrukturen K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T kandidatuddannelserne Bilag 3j Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen 4. møde M Ø D E R E F E R A T 30. OKTOBER 2009 Forum Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen DEKANATET Møde afholdt: 29. oktober Sted: Tagensvej 16 TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N TLF DIR Referent: Henrik Busch/Philipp Lorenzen MOB Til stede: Henrik Busch, Ole Hammerich, Charlotte Demuth Pedersen, Philipp Lorenzen, Jens Hugger, Rune Skalborg, Peter Søgaard Jørgensen, Karen Rønnow busch@science.ku.dk REF: HBU SAG. NR / Ad 1) Dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Det blev besluttet at behandle pkt. 4 før pkt. 3. NATrådet havde fremsendt supplerende materiale til punkt 4. Det blev besluttet at tilføje dette som bilag 6. Jens Hugger havde fremsendt kommenteret udkast til redegørelse inddrages i drøftelsen under pkt. 3. Ad 2) Orientering Prodekanen og Philipp Lorenzen orienterede om drøftelsen af opfølgningsprocessen på i Akademisk Råds møde d. 20. oktober. Re-

69 feratet fra mødet fremsendes til arbejdsgruppen, når det er godkendt. SIDE 2 AF 5 Prodekanen orienterede om, at KUs vicedirektør for uddannelse fik en orientering om arbejdsgruppen på sit besøg ved SCIENCE d. 29. oktober, og at prodekanen forventes at skulle orientere KUUR på rådets møde i næste uge. Ad 3) Udkast til redegørelse Der var enighed om, at der hvad angår det substansmæssige i det væsentlige udestår to områder, der skal skabes konsensus om forud for en fælles redegørelse til rektor: 1. En konkret udmøntning af NATrådets forslag om en backing gruppe til studielederen 2. En nærmere præcisering af temaer, hvor der bør ske en afklaring af kompetencefordelingen mellem ledelsesstreng og studienævn og en aftale om proces for at opnå dette forud for de nye studienævns tiltræden i februar Hvad angår tema 1, blev dette drøftet under pkt. 4. Hvad angår tema 2 blev det aftalt: Studienævnene formulerer forud for næste møde i arbejdsgruppen de overordnede temaer, hvor der bør ske en afklaring af kompetencefordelingen mellem ledelsesstreng og studienævn. Der aftales på næste møde en proces for afklaring af kompetencefordelingen mellem ledelsesstreng og studienævn forud for de nye studienævns tiltræden i februar Temaer og proces indskrives i redegørelsen til rektor under beskrivelsen af problemfeltet afklaring af ansvarsfordelingen i uddannelsesledelsen (4.3 i redegørelsen, jfr. version 1) og som planlagt opfølgningsinitiativ (6.3 i redegørelsen, jfr. version 1) Hvad angår problemfelt 4 (studieadministrativ understøttelse) udarbejdes forslag til tekst og opfølgningsinitiativer af prodekan og studiechef forud for næste møde. Hvad angår problemfelt 6 (Studienævnenes muligheder for at opfylde gældende lovgivning) blev det aftalt, at hvert af studienævnene forud for næste møde formulerer en endelig tekst om deres vurdering af status efter de første tre år med den nuværende studie-

70 nævnsstruktur. Der blev henvist til drøftelsen på møde 2 og referatet herfra, herunder de to studienævns input. Dekanatet vurderer som KSN gjorde på møde 2 for KSNs vedkommende, at studienævnene ikke har været begrænset i mulighederne for at opfylde gældende lovgivning. Der er enighed om, at der som opfølgningsinitiativ i fællesskab mellem studienævn og ledelsesstreng skal arbejdes videre med de temaer, studienævnene måtte finde problematiske uagtet, at der kan være forskellige (jurdiske) vurderinger af, om der er tale om, at gældende lovgivning ikke overholdes. Her henvises til de uklarheder, der er i gældende lovgivning; jfr. KUs redegørelse for kompetencefordeling mellem studienævn og studieledelse. SIDE 3 AF 5 Ad 4) Backing gruppe til studieledere Der var enighed om de grundlæggende idéer, der ligger bag NATrådets forslag om en backing gruppe til studielederne og om at der skal etableres en udmøntning af modellen. Der var enighed om nedenstående forslag til model for udmøntning af NATrådets forslag om en backing gruppe til studielederne. Modellen konfirmeres på arbejdsgruppens møde d. 3. november og uddybes af arbejdsgruppen i forbindelse med redegørelsen til rektor d. 16. november. Modellen indbefatter: 1. Det indskrives som en opgave i studieledernes funktionsbeskrivelse gældende fra : Det er studielederens ansvar at etablere et fagligt forum omkring sig bestående af studerende fra uddannelsen, herunder fra relevante fagråd, og VIPer med tilknytning til uddannelsen, hvori der foregår en kontinuert faglig sparring/rådgivning om uddannelsens udvikling, studieordninger, principielle merit- og dispensationssager og som bidrager til at sikre vidensdeling blandt studerende og i fagmiljøerne bag uddannelsen. 2. Arbejdsgruppen udarbejder et baggrundspapir (1 side) som beskriver de centrale hensyn, der skal sikres med et fagligt forum omkring studielederen bestående af studerende fra uddan-

71 nelsen, herunder fra relevante fagråd, og VIPer med tilknytning til uddannelsen. SIDE 4 AF 5 3. I forbindelse med studienævnenes indstilling af studieledere og prodekanens efterfølgende udpegning af studieledere bedes studielederkandidaterne præsentere deres planer for at etablere det faglige forum og for den løbende inddragelse af det faglige forum, som drøftes med studienævn og prodekan for uddannelse. 4. Studienævn, prodekan for uddannelse og den enkelte studieleder følger regelmæssigt i fællesskab op mht. det faglige forums funktion i forhold til formålene. 5. Prodekanen for uddannelse og institutlederne bidrager yderligere til modellens succes ved at synliggøre i forhold til VIPerne, at det er en anerkendt opgave at indgå i det faglige forum omkring studielederen. Modellen konfirmeres på arbejdsgruppens næste møde. I den forbindelse kan der justeres på teksten under pkt. 1. Teksten kan ydermere justeres i forbindelse med udarbejdelsen af studieledernes endelige funktionsbeskrivelse, hvis der er enighed om justeringen i arbejdsgruppen. Arbejdsgruppen udarbejder i fællesskab baggrundspapiret som vedlægges redegørelsen til rektor. Frem mod en udmøntning af modellen i forbindelse med udpegning af studieledere kan baggrundspapiret justeres, hvis der er enighed om justeringen i arbejdsgruppen. Der var en indledende drøftelse af centrale hensyn og i forbindelse det faglige forum og dets funktion i forhold til centrale studielederopgaver. Der arbejdes videre med præcisering af det dette i forbindelse med formuleringen af baggrundspapiret. Der var enighed om, at følgende hensyn mv. bør indgå: Det faglige forum skal bidrage til at sikre: faglig kvalitet i studienævnets beslutninger faglig legitimitet af studienævnets beslutninger bred forankring med kvalitetssikringsarbejdet i de faglige miljøer og herunder medejerskab og medindflydelse fra de specifikke uddannelsers studerende

72 Dette sker bl.a. ved at skabe et rum for en kontinuert, faglig sparring af/med studielederen med et forum, der dækker uddannelsens faglige bredde og som omfatter både studerende og VIPer. SIDE 5 AF 5 Det faglige forum må ikke: hæmme det igangværende arbejde med at skabe effektive arbejdsgange vedr. studieordningsarbejde og løbende behandling af merit- og dispensationssager være i strid med forvaltningslov og principper og/eller bestyrelsens princip vedr. studienævn i ét niveau Andet: Når modellen er etableret vil den overflødiggøre den nuværende model vedr. en studentertalsmand, som kun er delvist formaliseret. Der er enighed om, at omdrejningspunktet for dialogen mellem studieleder om det faglige forum er den løbende udvikling af uddannelsen, herunder i forbindelse med studieordningsarbejde. Studielederen bør efter studielederens behov inddrage forummets medlemmer i principielle meritog dispensationssager; dels for at sikre den faglige kvalitet af indstillingen til studienævnene og dels fordi dette bidrager til at skabe viden i det faglige miljø om rammerne for og forvaltningen af uddannelsen. Ad 5) Fælles opfordring til opstilling til SN-valg 2009 Jens Hugger og prodekanen orienterede om processen vedr. fælles opfordring til opstilling til SN-valg. Der er inviteret til opstillingsmøde, som arrangeres af Jens Hugger i samarbejde med nogle af institutledelserne. Der oprettes hjemmeside under HTUwww.science.ku.dkUTH med annoncering af mødet, der vil være på plads i indeværende uge. NATrådet orienterede om status for rekruttering af studerende. Det ser fornuftigt ud, hvad angår bachelorstudienævnet, mens som forventet har vist sig vanskeligt at rekruttere til kandidatstudienævnet. Ad 6) Næste møde Næste møde afholdes d. 3. november kl Der bør planlægges endnu et møde inden afleveringen af redegørelsen.

73 Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævns- D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E Tstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T kandidatuddannelserne Bilag 3k Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen 5. møde M Ø D E R E F E R A T 4. NOVEMBER Forum Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studie- nævnsevalueringen DEKANATET Møde afholdt: 3. november TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N Sted: Referent: Tagensvej 16, K09 Henrik Busch TLF DIR MOB Til stede: Henrik Busch, Ole Hammerich, Charlotte Demuth Pedersen, Philipp Lorenzen, Jens Hugger, Rune Skalborg, Peter Søgaard Jørgensen, Karen Rønnow busch@science.ku.dk REF: HBU SAG. NR /

74 Ad 1) Dagsorden SIDE 2 AF 9 Ad 2) Ad 3) Dagsordenen blev godkendt. BSN havde fremsendt tekstudkast til bidrag til redegørelse; pkt. 4.1, 4.3 og 4.6. KSN havde fremsendt tekstudkast til bidrag til re- degørelse; pkt. 4.3 og 4.6. Det blev aftalt at inddrage disse bidrag konkret i bearbejdningen af udkast til redegørelse under pkt. 4. Det aftales, at der gennemføres en evaluering af SN-strukturen og implementeringen af denne i 2012 mhp. evt. justeringer fra Arbejdsgruppens redegørelse vil indgå som en del af grund- laget for evalueringen. Studienævn og NATråd inddrages i udar- bejdelsen af evalueringen i samarbejde med dekanat, institutledel- ser og studieledere. Orientering Jens Hugger orienterede om, at opstillingsmødet er i proces; afhol- des d. 6. november. NATrådet melder, at der ser ud til at blive nok kandidater til bache- lorstudienævnet på STUD-siden. Backing gruppe til studielederne Arbejdsgruppen bekræftede de 5 hovedelementer (jfr. referat fra møde 4, s. 3-4) i modellen vedr. Backing gruppe til studieleder- ne ; herefter omtalt som Fagligt forum omkring studielederen med følgende kommentarer: NATrådet: Det er vigtigt, at dette bliver en prioriteret opgave for studielederen, og ikke noget som studielederen føler skal lø- ses ved siden af de andre opgaver. Prodekan: Det er netop in- tentionen med at indskrive opgaven i studielederens funktionsbeskrivelse. NATrådet: Det er vigtigt, at VIPerne i det faglige forum om- kring studielederen oplever, at institutledelserne anerkender dette som en vigtig opgave. NATrådet: Det er vigtigt at være opmærksom på, at der ved udmøntningen af modellen ikke opstår dårlig synergi med institutternes undervisningsudvalg.

75 Prodekanen orienterede om, at flere studieledere havde bedt om, at man i formulering og implementering af modellen var specielt op- mærksom på: SIDE 3 AF 9 at der ikke eksplicit eller implicit udtrykkes mistillid til studie- lederfunktionen eller de personer, der varetager funktionen. at modellen ikke bliver en tidssluger for studielederne, som be- tyder, at andre centrale opgaver må nedprioriteres. Arbejdsgruppen er enige i, at der skal tages højde for disse bekym- ringer. Prodekanen forelagde et oplæg til baggrundspapir, der bygger på centrale passager fra udkast til redegørelse pkt. 4.2 samt de over- ordnede hensyn, der blev formuleret i referat fra møde 4. Arbejdsgruppen drøftede oplæg fra prodekan for uddannelse til baggrundspapir og opnåede enighed om teksten (bilag 1) med føl- gende bemærkninger: Ved etableringen af det enkelte faglige forum for tværfakultære uddannelser skal sikres den bedst mulige koordination med fagkyndige råd (jfr. den aktuelle model for Miljøkemi og Sund- hed) Der kan opstå vanskelighed ved at skabe overblik i fagmiljøer om de mange forskellige fora; dette skal adresseres i studielede- rens etablering af fagligt forum og institutledelserne har ansvar for at synliggøre på institutniveau. Baggrundspapiret konfirmeres/justeres på næste møde. Andet: Samarbejdsaftale vedr. Miljøkemi og Sundhed sendes T.O. til arbejdsgruppen. Der blev nævnt ønsket fra NATrådet om kompensation (f.eks. dispensation for studieaktivitetskrav) af studerende, der engage- rer sig i kvalitetsudviklingsarbejde. Det blev aftalt at inddrage dette under pkt. 4.5 som en mere generel problemstilling end blot vilkårene for rekruttering til studienævn. Formuleres som et opfølgningspunkt i dialog mellem dekanat og NATråd.

76 Ad 4) Udkast 1 til redegørelse Enighed om at begynde med 4.1, 4.3 og 4.6 og tage afsæt i de fremsendte input fra BSN og KSN. SIDE 4 AF 9 Ad 5) Der blev opnået enighed om udkast til tekster under 4.1., 4.3, mens 4.6 blev udskudt. De udarbejdede udkast til 4.1 og 4.3 er vedlagt i bilag 2; konfirmeres/justeres ved det kommende møde. Næste møde Prodekanen bemyndiges til at skrive et udkast til samlet rapport under bilateral inddragelse af arbejdsgruppens medlemmer. Udkast fremsendes til arbejdsgruppen senest 8. november. Det bør tilstræ- bes at reducere rapporten i omfang i forhold til den nuværende tekst. Næste møde afholdes d. 11. november kl Flere medlemmer af arbejdsgruppen vil have svært ved at deltage, men såvel de to studienævn, som NATråd og dekanat vil være repræsenteret. Der vil være meget begrænsede muligheder for at justere på tekst efter denne dato. Der bør planlægges endnu et møde inden afleve- ringen af redegørelsen.

77 Bilag 1 Baggrundspapir - Fagligt forum omkring studielederen Version 3. november 2009 (udarbejdet af arbejdsgruppe på 5. møde) SIDE 5 AF 9 Studielederen er som den enkelte uddannelses executive et omdrej- ningspunkt for sikringen af o Faglig kvalitet af rådgivningen af studienævnene o Legitimitet i fagmiljøerne og blandt studerende af stu- dielederens og studienævnenes beslutninger vedr. ud- dannelsen o En løbende og bred forankring af arbejdet med udvik- lingen af kvalitet i uddannelsen i fagmiljøerne Studielederen har ansvar for at etablere og vedligeholde et fagligt forum omkring sig, som spiller en vigtig rolle i sikringen af faglig kvalitet, legitimitet og en løbende og bred forankring i fagmiljøerne og blandt de studerende på uddannelserne under studielederens portefølje. Studielederen etablerer og vedligeholder det faglige forum efter drøftelse af sammensætning og samarbejdsform med institutledelser, fag- råd, studienævn og prodekan for uddannelse. Det faglige forum omkring studielederen skal: Være synligt i de relevante fagmiljøer og blandt uddannelsens stude- rende. Omfatte VIPer fra de relevante fagmiljøer, studerende fra relevante uddannelser og herunder repræsentanter for de relevante fagråd. Bidrage til at sprede viden om udviklingen på uddannelsen i fagmil- jøerne, blandt studerende på uddannelsen og herunder i fagråd. Bidrage til at ideér og ønsker fra fagmiljøer og studerende til uddannelsens udvikling kanaliseres effektivt til studieleder og nævn. Inddrages i arbejdet med revision af studieordninger. Kunne rådgive studielederen om principielle merit- og dispensationssager efter studielederens behov. Være præget af en kontinuitet i sammensætningen samtidig med, at det skal afspejle den dynamik, der er nødvendig for at sikre udvikling. Koordineres bedst muligt med institutternes undervisningsudvalg. Øvrige hensyn: Studielederen kan og bør naturligvis trække på andre ansatte og studerende end de, som optræder i det faglige forum. Studielederen giver regelmæssigt tilbagemelding til institutledelser, fagråd, studienævn og prodekan for uddannelse om samarbejdet Samarbejdet med det faglige forum må ikke hæmme det igangværen- og dispensationssager; de arbejde med at skabe effektive arbejdsgange vedr. studieordningsarbejde og løbende behandling af meritherunder specifikt studielederens rolle i dette. Modellens implementering må ikke være i strid med forvaltningslov og principper og/eller bestyrelsens princip vedr. studienævn i ét niveau.

78 Bilag 2 Udkast til 4.1 og 4.3 i redegørelse SIDE 6 AF Dialog mellem SN/SL og dekanatet Der er et tillidsfuldt og nært samarbejde mellem de to studienævns- formandsskaber og dekanatet med en indbyrdes forståelse af, at der er fælles interesser og pejlemærker for uddannelserne givet ved Destination 2012 og SCIENCE Der savnes dog en tætte- re, løbende dialog mellem dekanat og de samlede studienævn med henblik på at videreudvikle samarbejdet med studienævnene gene- relt. Dekanat og studienævn har i studieåret 2008/2009 afventet resulta- tet af KUs proces om afklaring og udmelding om kompetenceforde- ling mellem studienævn og studieledelse. I implementeringsfasen af den nye studienævnsstruktur har der fra studienævnene været en accept af, at dekanen har truffet beslutnin- ger på et detaljeniveau, som studienævnene principielt finder det mere hensigtsmæssigt at afgøre hos studienævn og ledere. Ud fra disse præmisser har dialogen fungeret godt, men har dog væ- ret negativt præget af korte tidsfrister genereret af stort arbejdspres, med de negative effekter på samarbejdet, og især inkluderingen, som dette nødvendigvis må have. Efter at KU i maj 2009 konkluderede afklaringsprocessen med bl.a. Universitetsloven er ikke på alle punkter klar, men der lægges overordnet set op til en struktur præget af checks and balances, hvor flere organer og personer har indflydelse på forskellige facetter af samme område., er det klart, at dekanat og studienævn ved SCI- ENCE i fællesskab må etablere en overordnet afklaring af indbyrdes kompetencer, der kan ligge til grund for det videre samarbejde. Dette uddybes under pkt Udover vanskeliggørelsen af samarbejdet pga. den manglende kom- petenceafklaring, nævnes en række områder, hvor det konkrete samarbejde mellem studienævn og dekanat målrettet bør styrkes: a) Beslutningsprocesser bør gøres mere åbne, gennemsigtige og inddragende. b) Der bør være en mere grundig prioritering og planlægning af årets studienævnsrelaterede opgaver i samarbejde mellem dekanat, studienævn og Uddannelsesservice.

79 P P P Der P c) Der bør være mere åbenhed vedr. uddannelsesstrategiske drøf- telser i NFLT og studienævnene bør oftere deltage i disse. d) Der er en opfattelse blandt studienævnenes medlemmer af, at dekanatet ikke i tilstrækkelig grad tager højde for studienævne- nes synspunkter i beslutninger vedr. uddannelsesrelaterede spørgsmål, der ligger inden for dekanens kompetenceområde 1 FP PF. e) Næstformændene for studienævnene efterspørger større åbenhed om dagsorden og indhold af drøftelser, når dekana- tet/uddannelsesservice på ad-hoc basis drøfter studienævnsrela- terede spørgsmål med formændene og herunder træffer beslut- ningerfp 2 PF. SIDE 7 AF 9 Der er enighed om, at det store arbejdspres på alle aktører i Uddan- nelsesledelsen og de til stadighed mange nye opgaver vanskeliggør etableringen af bedre arbejdsgange. En række problemstillinger vedr. samarbejdet mellem studieledere og dekanat er analyseret i samarbejde mellem prodekanen for uddannelse og fire studieledere med afsæt i de fælles erfaringer fra de første to år. Disse problemstillinger er beskrevet i bilag 4. Ifølge studienævnene har studienævnene god adgang til bilaterale dialoger med studielederne, men savner et forum, hvor studieleder- ne samlet kan mødes med studienævnene. Der er behov for bedre koordination mellem dekanat og studienævn om hvem der løber med bolden i konkrete opgaver i forhold til studielederne og inden for hvilke rammer for at skabe bedre arbejdsgange mellem for studienævn og ledere og for at skabe bedre arbejdsvilkår for de involverede. 1 Som eksempel havde Kandidatstudienævnet udtrykt markant uenighed i dekanatets beslutning om fremover kun at optage 2 gange årligt på kandidatuddannelserne i modsætning til den tidligere løbende optagelse. Vedr. fælles rammer for kandidatuddannelserne fastlagt af dekanen i januar 2009 har kandidatstudienævnet udtrykt tilfredshed med at dekanatet gik på kompromis med krav om 15 ECTS obligatoriske fagelementer på den generelle profil, men fortsat utilfredshed med krav om 15 ECTS obligatoriske fagelementer på kompetenceprofilerne. 2 er aktuelt en aftale om, at det er formændene for studienævnene, det løbende koordinerer samarbejdet med dekanat og Uddannelsesservice, og hermed at det er formændene, der inviteres til ad-hoc drøftelser, afklaring af konkrete spørgsmål, planlægning af processer mv. Det er aftalen, at studienævnene i forbindelse med ethvert møde kan lade sig repræsentere af både formand og næstformand, men at dette sker på studienævnenes foranledning.

80 4.3 Afklaring af ansvarsfordeling i uddannelsesledelsen Der er behov for en afklaring og præcisering af sagsområder, hvor hhv. dekanatet, studienævnene og studielederne har beslutnings- kompetencen, af hvem der i de givne sager inddrages i drøftelserne forud for, at beslutningerne træffes og implementeres. SIDE 8 AF 9 Studienævnene peger på følgende områder, hvor de finder det ac- ceptabelt at dekanatet omgør en beslutning fra studienævnet: Hvis en beslutning er i modstrid med en af fakultetet vedtaget overordnet uddannelsespolitik eller af dekanens fastlagte regler og struktur for studieordningerne, Hvis en beslutning medfører uacceptable administrative byrder, Hvis en beslutning er truffet med et marginalt flertal, der anty- der, at den ene valggruppe bevidst har majoriseret den anden, Hvis beslutningen forventes at få uacceptable økonomiske kon- sekvenser. På de nedenstående områder anerkender studienævnene, at beslutningskompetencen jfr. Universitetsloven ligger hos rektor/dekanen, men efterspørger i en række tilfælde, at beslutningskompetencen de- legeres til studienævnene og i andre tilfælde, at der opnås/tilstræbes enighed mellem dekan og studienævn forud for dekanens beslut- ning. På følgende områder efterspørges fra studienævnene, at beslutningskompetencen delegeres fra dekanen til studienævnene, således at beslutningskompetencen på følgende områder ligger hos studie- nævnene: Godkendelse af kursusbeskrivelser På nedenstående områder efterspørges fra bachelorstudienævnet, at der opnås enighed mellem dekan og studienævn forud for og som forudsætning for dekanens beslutning. På nedenstående områder ef- terspørges fra kandidatstudienævnet, at der tilstræbes enighed mel- lem dekan og studienævn forud for og som forudsætning for dekanens beslutning. Fastlæggelse af overordnede, fælles rammer for studieordninger for hhv. bachelor- og kandidatuddannelser (f.eks. mængden af obligatorisk indhold, kandidatspecialers størrelser, rammer for fagelementers størrelser, strukturering i kompetenceprofiler mv.)

81 Fastlæggelse af regler for studieaktivitetskrav/maksimal studie- tid, tilmeldingsfrister for kurser, krav for at gå til reeksamen, Eksamensregler, herunder administrative regelsæt vedr. tilmel- ding/framelding til eksamen, afmelding af eksamen/reeksamen, undervisningstilmelding og nedlæggelse af kurser, SIDE 9 AF 9 Bachelorstudienævnet opfordrer til, at regler vedr. ovenstående indskrives i studieordningerne. På følgende områder efterspørges fra bachelorstudienævnet en mere gennemsigtig og grundig inddragelse af studienævnene i beslut- ningsprocesserne: Fastlæggelse af budgetmodel og budgetter her ønsker bachelorstudienævnet indsigt i budgetproces og mulighed for at frem- lægge budgetønsker til dekanen. Der er enighed i arbejdsgruppen om, at der bør ske en yderligere af- klaring af kompetencefordeling på disse områder, inden de nye stu- dienævn tiltræder i februar 2010 under hensyntagen til studienæv- nenes ønsker, KUs afklaring af kompetencefordeling mellem stu- dienævn og studieledelse og dekanens overordnede behov for at kunne træffe og implementere beslutninger, der understøtter SCI- ENCE 2013 og Destination 2012.

82 Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævns- ved SCIENCE vedr. bachelor- og D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E Tstrukturen K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T kandidatuddannelserne Bilag 3l Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen 6. møde M Ø D E R E F E R A T 11. NOVEMBER 2009 Forum Arbejdsgruppe vedr. SCIENCE opfølgning på studienævnsevalueringen DEKANATET Møde afholdt: 11. november Sted: TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N TLF DIR Referent: Henrik Busch MOB Til stede: Henrik Busch, Ole Hammerich, Charlotte Demuth Pedersen, Jens Hugger, Peter Søgaard Jørgensen busch@science.ku.dk REF: HBU SAG. NR /

83 Ad 1) Dagsorden SIDE 2 AF 4 Ad 2) Ad 3) Dagsordenen blev godkendt. Der var enighed om et fokuseret mødeforløb, hvor teksten i redegørelsen så vidt muligt skulle færdiggøres. Orientering Prodekanen orienterede om, at der er udsendt link til referat fra Akademisk Råds møde d. 20. oktober og at samarbejdsaftale vedr. Miljøkemi og Sundhed er uploadet på arbejdsgruppens mødeforum på PUNKT-KU. Prodekanen og Jens Hugger orienterede om opstillingsmøde for VIP-kandidater d. 6. november og Jens Hugger orienterede om aktuel status vedr. opstillingsliste for VIP-medlemmer. Pt. har omkring 10 potentielle kandidater meldt sig til de to studienævn. NATrådet orienterede om, at der ser ud til at være kandidater nok til bachelorstudienævnet; mens det ser vanskeligere ud vedr. kandidatstudienævnet. Prodekan orienterede om mødet d. 14/12 mellem rektor, prorektor, vicedirektør for uddannelse, dekanat, institutledere, studieledere og studienævn. Forslag til dagsorden drøftes med studienævnene forud for mødet. Backing gruppe til studielederne Arbejdsgruppen bekræftede baggrundspapiret som det er formuleret i referat fra 5. møde. Ad 4) Udkast 3 til redegørelse; version 3 Der blev indledningsvis drøftet processen for afslutningen af redegørelsen. Enighed om følgende model for afslutningen: Substantielle ændringer i forhold til den udsendte version 3 formuleres på dagens arbejdsgruppemøde. Prodekanen for uddannelse tilretter udkastet og udsender senest onsdag d. 11. november kl. 24 en version 4 til arbejdsgruppen.

84 Supplerende kommentarer som udgangspunkt af korrekturmæssig karakter - fremsendes til prodekan for uddannelse senest d. 13. november kl Prodekan for uddannelse, Peter Søgaard Jørgensen og Jens Hugger bemyndiges af arbejdsgruppen til at færdiggøre rapporten på dette grundlag. Version 5 sendes fra prodekan for uddannelse til Jens Hugger og Peter Søgaard Jørgensen senest fredag kl. 12 og afklaring af evt. justeringer er sket senest fredag kl. 14. Arbejdsgruppens medlemmer underskriver rapportens forord d. 16. november senest kl. 14 på Tagensvej 16 SIDE 3 AF 4 Der blev aftalt følgende ændringer til version 3 af redegørelsen, som indskrives i version 4. NATrådet ønsker at tilføje til forordet, "man er gået ind i arbejdsgruppen med det fælles udgangspunkt for medlemmerne, som blev formuleret i invitationen til arbejdsgruppen, på trods af at NATrådet mener, at en uddannelsesbaseret studienævnsstruktur med indbygget koordinering på tværs af uddannelserne er mest hensigtsmæssig, og at bestyrelsens beslutning om studienævn i kun ét niveau evt. bør genovervejes." Det blev besluttet at fjerne teksten vedr. Dette forhold var kendt fastlæggelsen af studienævnsstrukturen under pkt. 4.2 i version 3 og omorganisere teksten under Baggrund med henblik på at tydeliggøre den problematiserende drøftelse, der var i forbindelse med fastlæggelse af studienævnsstrukturen; herunder NATrådets fremhævelse af mulige problemer i forbindelse med implementering mv. Fagmiljøerne og de studerende rettes konsekvent til Fagmiljøerne, herunder de studerende Der var enighed om at justere på teksten under 4.3 mhp. større klarhed. Der tilføjes under 4.4, at studienævnene har i et vist omfang behov for selv at kunne iværksætte forberedende undersøgelser og analyser og herunder at kunne trække på sekretariatsbistand. Der tilføjes under 4.5 Studienævnene efterspørger klarere procedurer for forhandling af funktions- og evt. kvalifikationstillæg for studienævnsmedlemmer/formænd. Under 5.4 justeres teksten til Der er truffet beslutning om en reorganisering af Uddannelsesservice, som implementeres fuldt ud fra 1. november 2009; herunder ved ansættelse af en vice-

85 studiechef. Dette sker ud fra en vurdering af behovet for at styrke den uddannelsesadministrative understøttelse på en række områder; herunder studienævnsområdet. Der blev gennemgået formuleringer af opfølgningsinitiativer under pkt. 5. og 6, som indskrives i version 4 af udkast til redegørelse. Der blev gennemgået forslag til eksempler under pkt. 7, som indskrives i version 4 af udkast til redegørelse. SIDE 4 AF 4 Ad 5) Afsluttende møde Der afholdes ikke yderligere møder i arbejdsgruppen forud for fremsendelsen af redegørelsen til rektor. Der indkaldes til et afsluttende møde i november eller december.

86 P P P P P Biologi P De P Idræt P De PF PF PF Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og kandidatuddannelserne Bilag 4 Analyse af svagheder ved studielederrollen og forvaltningen heraf Set fra fire studielederes perspektiv d. 1. juli 2009 af Anders Priemé, studieleder 1PF FP 2 Ernst Hansen, studielederfp 3 Eva Wulff Helge, studielederfp 4 Ian Bearden, studielederfp Henrik Busch, prodekan for uddannelse Analysen er udarbejdet af de fire studieledere og prodekanen for uddannelse med afsæt i de fire studielederes input til prodekanens 360-graders feedback som led i KUs ledelsesudviklingsprogram og ikke mindst med afsæt i de efterfølgende opfølgende samtaler mellem prodekanen og studielederne. Analysen er baseret på de fire studielederes egne erfaringer med varetagelse af funktionen i de forløbne to år. Dokumentet skal ses som en kort sammenfatning af de dilemmaer, strukturelle uklarheder og problemstillinger vedr. forvaltningen af studielederrollen, som det opleves set fra de fire studielederes perspektiv. Det er således ikke tilsigtet, at analysen skal være repræsentativ for den samlede studieledergruppe, eller repræsentere andre aktørers perspektiv (studienævn, Uddannelsesledelse, institutledelser, dekanat). Analysen inddrages i det arbejde, der i 2009 gennemføres ved SCIENCE med henblik på at følge op på erfaringerne med de første to år med en ny uddannelsesledelsesstruktur og herunder specifikt i forbindelse med opfølgningen på KUs evaluering af studienævnsstrukturerne. Temaer i analysen overskrifter: 1. Funktionsbeskrivelse og kompetenceafklaring i uddannelsesledelsen 2. (Formelt) ledelsesrum 3. Karriereperspektiv 4. Anerkendelse 5. Ledelsesnærvær 6. Kollegialt forum 7. Understøttende funktioner 8. Kompetenceudviklingsbehov 9. Beslutnings- og implementeringsprocesser 1 (Bachelor- og kandidat) 2 matematiske fag (Bachelor- og kandidat), Aktuar (Bachelor- og kandidat), Matematik-Økonomi (Bachelor- og kandidat) og Statistik (Kandidat) 3 (Bachelor) 4 fysiske fag (Bachelor)

87 Uddybende: 1. Funktionsbeskrivelse og kompetenceafklaring i uddannelsesledelsen Der er i de to seneste år løbende opnået en betydelig større klarhed over studielederens opgaver; dels i form af de beskrivelser, der er udarbejdet; dels i form af den praksis, der er etableret i forbindelse med konkrete, tilbagevendende opgaver. Der er stadig behov for en mere præcis og detaljeret funktionsbeskrivelse. Nogle opgaver er ikke formuleret som studielederens ansvar, men flere studieledere løser alligevel disse opgaver simpelthen fordi de ikke varetages af andre og fordi studielederen føler en moralsk forpligtelse til at løfte opgaven. Dette gælder især den lokalt forankrede vejledning af studerende, som for nogle studieledere er meget ressourcekrævende. Der er uklarhed om, hvilke beslutninger, der kan træffes af hhv. dekan/prodekan for uddannelse og studienævn, og det gør det vanskeligt for studieledere at agere på udmeldinger/- bestillinger fra studienævn, givet at der kan være tvivl om, hvorvidt studienævnet reelt har mandat i den konkrete sag. 2. Formelt og reelt ledelsesrum Studielederen har et lille formelt ledelsesrum. Overordnede strukturelle rammer for uddannelserne er fastlagt af dekan og studienævn, og det er formelt studienævnene, der udarbejder forslag til studieordningerne. Institutledelserne har det økonomiske og personalemæssige ansvar. Studielederen kan og bør have et reelt ledelsesrum, f.eks. givet at han/hun har en særlig kompetence til at indstille de faglige elementer til studieordninger og rådgive studienævnene vedr. faglige spørgsmål. Studielederen har også en særlig kompetence til at udtale sig om undervisningens kvalitet og organisering ved institutterne; f.eks. i forbindelse med evalueringer og spiller en særlig rolle i dialogen mellem ledelse og medarbejdere om uddannelsernes og undervisningens udvikling. Nogle, men ikke alle, studieledere oplever dette reelle ledelsesrum som en realitet. Studielederens mulighed for at opnå det tilsigtede reelle ledelsesrum beror på et tæt og tillidsfuldt samarbejde med studienævn og institutledelser, hvor det ikke mindst er af betydning, at sidstnævnte i forhold til medarbejdere ved instituttet bakker op om behovet for at kunne rekvirere opgaver; f.eks. i forbindelse med kursus- og eksamensplanlægning. En studieleder har ikke formel kompetence til at indkalde ansatte til et møde eller pålægge, at en bestemt opgave løses inden for en bestemt tidsramme. 3. Karriereperspektiv Der er ikke attraktive karriereperspektiver forbundet med studielederfunktionen. Varetagelse af studielederfunktionen nedsætter i realiteten uundgåeligt forskningsaktiviteten, og det er en helt almindelig opfattelse både blandt studieledere og VIPer generelt, at forskningsproduktionen er altafgørende i forbindelse med ens fremtidige karriere som videnskabelig ansat. Der er blandt studieledere en reel bekymring for, at den nedsatte forskningsaktivitet under udpegningsperioden kan vise sig at være skadelig i forhold til en fortsat videnskabelig karriere ved Det Naturvidenskabelige Fakultet. Der er ikke åbenlyse (uddannelses)ledelsesmæssige karriereperspektiver efter varetagelsen af studielederhvervet, og det er formentlig et mindretal af de nuværende studieledere, der ville opfatte dette som en positiv karriereudvikling.

88 4. Krydspres og anerkendelse Studielederen er (som andre ledere) i et konstant krydspres mellem forskellige aktører og interesser. Studielederen refererer i sin studierolle formelt til dekanen, men har samtidig som VIP et referenceforhold til institutlederen. Studielederen er repræsentant for ledelsen og er dermed i det lokale fagmiljø agent for forandringsprocesser, men er samtidig kollega og forventer i de fleste tilfælde efter studielederfunktionen at gå tilbage i rollen som VIP. Der er en potentiel loyalitetskonflikt i dette. Studielederen er også ofte i praksis i et krydspres mellem institutledelse og studienævn. I studieordningsarbejdet skal der leveres kursus- og eksamensbeskrivelser, kompetencebeskrivelser inden for de strukturelle rammer, studienævnet udstikker. Studielederen agerer på uddannelses- og dermed fakultetsniveau. Der kan ofte i konkrete spørgsmål være modstridende interesse mellem institut- og fakultets/- studienævnsperspektivet, og nogle studieledere oplever at blive kastebold mellem to modstridende interesser. Studieledere oplever, at deres arbejde, deres engagement i uddannelsernes udvikling og selve studierollen ikke anerkendes blandt ledelse og kolleger. Der er langt mellem de anerkendende bemærkninger, kort mellem beklagelserne, og det kan opleves som ensomt at være studieleder. 5. Ledelsesnærvær Fakultetsledelsen (repræsenteret ved prodekanen for uddannelse) burde være mere nærværende i det daglige som personaleleder for studielederne. Inddragelsen af studieledere i beslutningsprocesser foregår ikke i tilstrækkelig vid udstrækning og når det sker, er det oftest i en formel proces, hvor studieledere oplever at indgå som høringspart i en fase i processen, hvor det fremstår som om fleste beslutninger de facto er truffet. Der er ikke en tilstrækkelig inddragelse af studielederne i en fase af beslutningsprocesserne, hvor det handler om at udvikle ideer, tænke kreativt og om at tage højde for forskellige forhold knytter til den enkelte uddannelse og de faglige miljøer. Det er ikke lykkes at etablere studieledergruppen som et dialogforum, hvor både den formelle og uformelle inddragelse i beslutningsprocesser kan foregå løbende. Dialogen mellem prodekanen for uddannelse og den enkelte studieleder er i for høj grad præget af korrespondance knyttet til konkrete sager. Der savnes en mere personlig, uformel og direkte kontakt; f.eks. ved at der udvikles en vane med bare at tage telefonen eller kigge forbi til en kop kaffe, hvilket kunne give mulighed for både sparring, coaching, afklaring af synspunkter og konkrete, afstemning af forventninger og til en bedre forståelse af hinanden. 6. Studieledergruppen som kollegialt forum Det er et problem, at der ikke er etableret et kollegialt forum/team blandt studielederne, hvor man mere eller mindre uformelt løbende mødes indbyrdes og med dekanatet. Som studieleder oplever man ofte en fornemmelse af, at stå alene med problemerne og der er ikke generelt etableret en praksis, hvor man løbende søger og får feedback fra sine kolleger og ledelse. Et sådant forum (i stil med et afdelings- eller forskergruppemøde) kunne give studielederne mulighed for at dele viden, udvikle ideer, sparre med og coache hinanden og det ville være et forum for en konstruktiv dialog og indbyrdes orientering mellem dekanat og studieledere.

89 7. Understøttende funktioner Der er behov for bedre understøttende funktioner til uddannelsesledelsesopgaverne på såvel institut- som fakultetsniveau. Studielederen bruger uhensigtsmæssige ressourcer på det praktiske arbejde mht. at indhente kursus- og eksamensbeskrivelser side om side med institutledelserne. Studielederen er i det lokale miljø den, der ofte af VIPerne bliver spurgt til råds om regler mv., og der savnes en klar indgang for studielederne på Fakultetssekretariatet, hvortil spørgsmål og regler og beslutninger kan rettes. Der opleves en uhensigtsmæssig mangel på kontinuitet i medarbejderstaben i Uddannelsesservice, som gør relationen til studielederne vanskelig. Koordinationen internt i Uddannelsesservice er tilsyneladende ikke altid tilstrækkelig god, hvilket f.eks. kan betyde, at ansatte/studerende modtager information om retningslinjer mv., som ikke tilgår studielederne. 8. Kompetenceudviklingsbehov På flere områder har studielederne et behov for og ønske om kompetenceudvikling. Det gælder især følgende områder: Pædagogisk/fagdidaktisk kompetenceudvikling f.eks. i form af deltagelse i relevante nationale og internationale konferencer og samarbejder. Forvaltning af lederrollen samarbejde, forhandling, den konfliktfyldte samtale, håndtering af krydspres og andre mentalt ressourcekrævende situationer, ledelse i en politisk styret og fagligt orienteret organisation Regler og forvaltningspraksis kendskab til de regelsæt, der dækker områder (love + bekendtgørelser og interne regelsæt) og de forvaltningsmæssige regler og god skik. 9. Beslutnings- og implementeringsprocesser Beslutningsprocesser bør i højere grad iværksættes i god tid, inddrage relevante parter (herunder ikke mindst studielederne) i en tidlig fase og i en åben og reel dialog, og beslutningerne og deres rationale bør kommunikeres mere og bedre. Der er uklarhed om, hvilke uddannelsesrelaterede beslutninger, der kan træffes af studienævn uden dekanatets formelle godkendelse, hvilket sætter studielederne i et dilemma i forbindelse med en række rekvirerede opgaver fra studienævnene. Beslutningsprocesser viser sig ofte forhastede og bliver derfor ikke grundige nok, og levner ikke tid til en god implementering. I forbindelse med implementeringsprocesser er det nødvendigt at have afklaring om arbejdsfordeling, realistiske køreplaner der er udarbejdet i samarbejde med studielederne, fælles forståelse af opgaven mellem alle aktører i uddannelsesledelsen og tilstrækkelig understøttelse på institut- og fakultetsniveau.

90 D E K A N A T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og kandidatuddannelserne Bilag 5 Jesper Bramsbye Manager Capacent Epinion S A G S N O T A T 31. JANUAR 2009 Vedr.: Sagsbehandler: Henrik Busch Redegørelse fra fakultetsledelser; Evaluering af studienævnsstruktur DEKANATET TAGENSVEJ 16, 2200 KØBENHAVN N TLF Hvordan er den samlede uddannelsesorganisering på fakultetet bygget op? Uddannelsesledelsen ved Det Naturvidenskabelige Fakultet - aktører De primære aktører i uddannelsesledelsen (fakultetsniveauet) er: Dekanen; i de fleste sager repræsenteret ved delegation af prodekanen for uddannelse Studienævnene for hhv. bachelor-, kandidat- og masteruddannelser DIR MOB busch@science.ku.dk REF: HBU Studielederne; hver uddannelse har en studieleder udpeget af dekanen efter indstilling fra studienævnet. Fakultetets ledelsesteam (NFLT), der består af direktionen og institutlederne (pendant til LT) Fakultetets undervisningsudvalg (NFUU), der består af prodekanen for uddannelse og viceinstitutledere for undervisning (pendant til KUUR) De primære aktører i undervisningsledelsen (institutniveauet) er: Institutlederen; i de fleste sager repræsenteret ved delegation af vice- institutlederen for undervisning Instituttets undervisningsudvalg; rådgivende for institutledelsen

91 vedr. kvalitetssikringen af instituttets undervisning og central i instituttets interne kommunikation på uddannelsesområdet. Studerende og ansatte er repræsenteret. SIDE 2 AF 11 Andet: Det bemærkes, at der ikke er sammenfald mellem studieledere og stu- dienævnsmedlemmer. Det er en forudsætning for studielederens udpegning, at den pågældende ikke er medlem af studienævnet. Dette er besluttet med henblik på at undgå det kvalitetssikringselement, der knytter sig studielederens og studienævnets indbyrdes checks and balances funktion. Uddannelsesledelsen er på fakultetsniveau administrativt understøttet af Uddannelsesservice, som løfter driftsopgaver, sekretariatsbetjening, faciliterer beslutningsprocesser og yder juridisk rådgivning. For hver uddannelse har studienævnet udpeget en studenterrepræsentant; der er løbende sparringspartner for studielederen for uddannelsen. Studenterrepræsentanten varetager UikkeU opgaver, der henhører under studienævnet, men skal være med til at sikre den løbende dialog på uddannelsesniveau mellem de studerende på uddannelsen og studielederen, der er udpeget som den fagligt ansvarlige VIP for uddannelsen. Studerende er i henhold til lovgivningen repræsenteret i arbejdsmiljøudvalg på såvel institut- som fakultetsniveau; herunder er eksempelvis Undervisningsmiljøvurderinger forankret. Der er i implementeringsfasen i af den nye studienævnsstruktur med ekstern konsulentbistand foretaget tre større organisations-, kompetence- og sagsgangsanalyser med henblik på at understøtte implementeringen. Den første af disse er en lean-orienteret analyse af sagsgange og procedurer knyttet til sager under studienævnsområdet. Den anden analyse er en selvevaluering af bachelor- og kandidatstudienævnenes arbejdsform, der blandt andet førte til et individueltog teambaseret coachingforløb for bachelorstudienævnet og prodekanen for uddannelse. Endelig er der gennemført et SCKKmedfinansieret kompetenceafklarings- og udviklingsprojekt med fokus på studielederne og medarbejderne i Uddannelsesservice. Alle tre analyser har spillet en markant positiv rolle i implementeringen af studienævnstrukturen.

92 Uddannelsesledelsen ved Det Naturvidenskabelige Fakultet arbejdsdeling/kompetencer Der henvises til hovedkategorierne i KUs overordnede model for kvalitetssik- ring af uddannelser: Programme strategy, Programme design, Programme delivery. I den lokale kontekst og i kortfattet form med henblik på denne redegørelse dækker betegnelserne og med henvisning til de primære aktører: U Programme strategy - Uddannelsesstrategi: Uddannelsesportefølje, uddannelsesøkonomi, eksterne relationer, overordnede rammer for uddannelsernes design. Primære aktører: Dekan/Prodekan, strategisk rådgivet primært af NFLT og herunder NFUU. U Programme design Uddannelsesdesign: Struktur & regelsæt, studieordninger, ledelsesmæssig og administrativ organisering, opfølgning på uddannelsesevalueringer/akkrediteringer. Primære aktører: Studienævn, primært rådgivet af studielederne. U Programme delivery : SIDE 3 AF 11 Undervisning og faglig vejledning, studie-, indslusnings- og karrierevejledning, undervisningsinfrastruktur, undervisningsevalueringer Primære aktører: Institutledelser og studieledere, samt Studie- og Karrierevej- ledning. Uddybende funktionsbeskrivelser kan findes i nedenstående referencer. Referencer: Reference til organisation: HTUhttp:// HTUhttp:// Organisations- og funktionsbeskrivelse - Det Naturvidenskabelige Fakultet (HTUhttp:// Fælles retningslinjer for institutternes undervisningsudvalg (IUU), SAG: / Analyser med henblik på organisationsudvikling, sagsgange og implementering af studienævnsstruktur: Ny struktur - nye opgaver og arbejdsgange, en rapport om studieadministrative opgaver på Det Naturvidenskabelige Fakultet (Competencehouse, 2007) Evaluering af bachelor og kandidatstudienævnets arbejdsform evalueringsresultater (Competencehouse, 2008) Notat om Det Naturvidenskabelige Fakultets kvalitets- og organisati-

93 onsudviklingsprojekt (Competencehouse, 2008) SIDE 4 AF 11 Andre centrale referencer: SCIENCE 2013 Strategi for Det Naturvidenskabelige Fakultet (HTUhttp:// Delstrategierfor DetNaturvidenskabeligeFakultet , delstrategi for uddannelse, s (HTUhttp:// På hvilken måde fungerer fakultetsledelsens samarbejde med studienævnene? Prodekanen for uddannelse repræsenterer fakultetsledelsen i den løbende dialog med studienævnene. Samarbejdet foregår under flere parallelle former: Tilrettelagte beslutningsprocesser vedr. større sagskomplekser under inddragelse af andre aktører (f.eks. revision af studieordninger, fastlæggelse af fælles rammer og strukturer for uddannelser), Koordinationsmøder mellem prodekan for uddannelse, studienævnsformænd og Studienævnsområdet i Uddannelsesservice (løbende forventningsafstemning/kursjustering vedr. administrative spørgsmål, uddannelsesregler og lign.) Møder mellem prodekan for uddannelse og hele studienævnet; typisk på studienævnets foranledning (drøftelse af principielle spørgsmål, orientering af studienævn om udviklinger på uddannelsesområdet mv.) Anmodning fra studienævn fremsat til fakultetsledelsen via studienævnssekretariatet om præcisering af ledelsens holdninger til konkrete forslag/spørgsmål. Uformelle drøftelser mellem studienævnsformænd og prodekanen for uddannelse. Prodekanen for uddannelse er i personlig kontakt ( , telefonisk eller personligt møde) med formændene for bachelor- og kandidatstudienævnet ugentligt; dette suppleres med en mere intens kontakt via studienævnssekretariatet særligt i forbindelse med større sagskomplekser. Desuden inviteres studienævnsformændene undertiden til drøftelsen af sager med fakultetets undervisningsudvalg (NFUU) og sjældnere med fakultetets ledelsesteam (NFLT).

94 Hvad er styrkerne ved dette samarbejde? Styrkerne i samarbejdet skal ses i sammenhæng med de kvalitetssikringsmæssige potentialer, der var intentionen med studienævnsorganiseringen på fakultetsniveau; jfr. redegørelsen under Princip 1. Der er etableret et tillidsfuldt samarbejde mellem fakultetsledelsen og studienævnene ( i det daglige repræsenteret ved formændene) og baseret på en i vid udstrækning fælles forståelse af fordeling af arbejdsopgaver og kompetencer. Dialogen foregår overvejende via formelle processer, hvor beslutninger og kommunikation journaliseres med henblik på fastholdelse og implementering, men suppleres meget vigtigt af uformelle drøftelser, hvor der ikke træffes beslutninger, men hvor der kan afstemmes synspunkter. SIDE 5 AF 11 Hvad er svaghederne ved dette samarbejde? Det vil være misvisende at pege på svagheder i det eksisterende samarbejde, men det er vigtigt at være opmærksom på en række forudsætninger for et effektivt og konstruktivt samarbejde: Fælles forståelse af og respekt for arbejdsdeling og kompetencer og tillid mellem aktørerne En tilstrækkelig omfattende og professionel understøttende administration Gennemsigtige og effektive procedurer og sagsgange På alle disse parametre er samarbejdet løbende og succesfuldt blevet udviklet siden implementeringen. UPrincip 1: Der kan ikke etableres studienævn på flere organisatoriske niveauer med delt kompetence og opgaveportefølje. Al kompetencen og hele porteføljen skal være samlet i et studienævn for en enkelt uddannelse eller for dele af en uddannelse eller fælles for flere uddannelser. Hvordan opfyldes princip 1 efter din vurdering for dit fakultet? Princippet opfyldes til fulde. Studienævnene deler ikke kompetence med hverken formelle eller de-facto studienævn på andre niveauer. Hvad er styrkerne ved den valgte struktur? Der kan peges på en række strategiske styrker ved den fakultetsbaserede studienævnsstruktur med et studienævn, der dækker samtlige uddannelser på de tre uddannelsesniveauer (bachelor-, kandidat- og masteruddannelser). Fire af disse nævnes nedenfor: Ansvarsplacering på strategisk/fakultetsniveau

95 Uddannelserne er formelt dekanens ansvar. Udvikling af uddannelsesporteføljen og kvalitetssikring af uddannelserne placeres derfor hensigtsmæssigt på fakultetsniveau. Dette øger muligheden for at optimere uddannelsesporteføljen samlet set. Udnyttelse af faglige synergier Udviklingen af de naturvidenskabelige forskningsdiscipliner og kompetenceprofiler på arbejdsmarkedet går i vid udstrækning på tværs af de traditionelle faglige discipliner. En placering af studienævnene på tværs af de faglige organiseringer (institutterne) ved fakultetet og med studienævnsmedlemmer i nævnet, der repræsenterer flere fagligheder giver studienævnene gode muligheder for at udnytte de faglige synergier i uddannelserne. Muligheden styrkes i kraft af det tætte samarbejde mellem studieledere og studienævn. Højeste fællesnævner og best practice Studienævnene har med deres medlemmers forskellige faglige baggrunde og erfaringer fra forskellige uddannelser og med den tætte løbende kontakt med studieledere fra alle uddannelser gode muligheder for at afdække best practice. Udviklingen mod en højeste fællesnævner var ikke fra begyndelsen af implementeringen af studienævnsstrukturen været et formuleret mål, men det er tydeligt, at studienævnene i stigende grad arbejder med at etablere fælles rammer alle uddannelser, der med tiden vil skabe en høj fælles standard. Effektiv administration Studienævnenes arbejdsområde dækker jfr. universitetsloven en stor sagsbehandlingsportefølje knyttet til merit- og dispensationsansøgninger mv. Det er målsætningen, at sagsbehandlingen ved Det Naturvidenskabelige Fakultet skal være kendetegnet ved: SIDE 6 AF 11 god service til de studerende entydig ansvarsplacering effektiv administration gennemsigtighed administrativ aflastning af studieledere, studienævn og institutledelser kvalitetssikring, en legalitetskontrol og ligebehandling Forudsætningen for dette er, at der etableres en professionel, administrativ understøttelse til studienævnsarbejdet. For at sikre en tilstrækkelig bæredygtig understøttelse, kompetence til at udvikle og implementere effektive

96 sagsgange og procedurer, kendskab til gældende love og bekendtgørelser, kendskab til forvaltningsret og skik, koordination med Uddannelsesservice på universitetsniveau mv., er det hensigtsmæssigt at opbygge én samlet studienævnsunderstøttelse på fakultetsniveau. SIDE 7 AF 11 Hvad er svaghederne ved den valgte struktur? Der er en række store opgaver forbundet med oplægningen fra decentrale til fælles studienævn. Der er blevet brugt betydelige ressourcer i såvel Uddannelsesservice, som studienævn, på institutterne og blandt studielederne til at finde og implementere løsninger i de forløbne to år. Blandt de væsentligste opgaver kan nævnes: Afklaring af arbejdsdeling i uddannelsesledelsen Analyse og implementering af sagsgange og procedurer Kompetenceudvikling med henblik på forvaltning af nye roller som studieledere og medlemmer af studienævn Etablering af administrativ understøttelse til studienævn og -ledere Det er stadig en udfordring at skabe tilstrækkeligt gode incitamenter for en bred gruppe af studerendes deltagelse i studienævnsarbejdet. Det er indtrykket, at de studerende, som varetager studienævnsmedlemskabet, gør dette med stort engagement, ansvarsbevidsthed og med en stor arbejdsindsats. Mange især yngre studerende er formentlig mere tiltrukket i at engagere sig på fagniveau, hvorfor de formelle roller som studenterrepræsentanter og medlemmer af institutternes undervisningsudvalg formentlig er mere attraktive for nogle. Der har fra flere sider været peget på, at det ville være hensigtsmæssigt med en mindre udvidelse af antallet af medlemmer af studienævnene med henblik på at sikre en bredere faglig spredning, end det nu er tilfældet. Da studienævnsstrukturen blev vedtaget, gav KUs vedtægter kun mulighed for at have 2 * 5 medlemmer af studienævnene. UPrincip 2: U(besvares kun, hvis fakultetet har tilknyttet deltidsuddannelse) For deltidsuddannelse (herunder masteruddannelse) anbefales det, at der som udgangspunkt for koordinering, synergi og erfaringsopsamling kun etableres et studienævn hertil pr. fakultet. Fakulteterne kan dog vælge at lade de almindelige studienævn varetage studienævnsfunktioner vedrørende deltidsuddannelse.

97 Hvordan opfyldes princip 2 efter din vurdering for dit fakultet? Princippet er til fulde opfyldt. Der er etableret ét studienævn for masteruddannelser (i princippet studienævn for uddannelser under deltidsuddannelsesbekendtgørelsen). Studienævnet varetager den samlede studienævnsopgave knyttet til masteruddannelserne. SIDE 8 AF 11 Hvad er styrkerne ved den valgte struktur? Udviklingen af en solid deltidsuddannelsesportefølje er et langsigtet strategisk mål. Placeringen af kvalitetssikringen af deltidsuddannelser i et særskilt studienævn rummer det potentiale, at studienævnet kan arbejde målrettet med at afklare og i samarbejde med studieleder og institutledelserne implementere og sikre kvalitetsmål for denne type uddannelser, som på væsentlige områder (bekendtgørelser og organisatorisk rammesætning) adskiller sig fra bachelor- og kandidatuddannelserne. Med en placering af opgaven i f.eks. kandidatstudienævnet kunne man frygte, at deltidsuddannelserne ikke ville få tilstrækkelig opmærksomhed, grundet den volumenmæssige forskel. Hvad er svaghederne ved den valgte struktur? Aktuelt udbydes kun én masteruddannelse og dertil et begrænset udbud af andre deltidsuddannelsesaktiviteter. Udviklingen af området er gået væsentligt langsommere end forventet, da studienævnsstrukturen blev etableret. Masterstudienævnet har derfor en så begrænset portefølje, at det kan være vanskeligt at opretholde et tilstrækkeligt momentum og grundlag for udvikling af kvalitetsmål og procedurer. UPrincip 3: U(besvares kun, hvis fakultetet håndterer uddannelser, som er organiseret på tværs af fakulteter). Uddannelser som er organiseret på tværs af fakulteter, forankres studienævnsmæssigt på det fakultet, der udbyder størstedelen af undervisningen. Det skal dog sikres, at det eller de andre fakulteter der også bidrager til uddannelsen bliver repræsenteret i eller på anden vis tilknyttet studienævnet. Hvordan opfyldes princip 3 efter din mening for dit fakultet? Fakultetet udbyder to uddannelser i tæt samarbejde med andre fakulteter. Der er efter aftale med fakultetsledelsen etableret en tilknytning til søsterfakultetet via studielederen, der har medstudieleder, som er tilknyttet det relevante fagmiljø på søsterfakultetet. Medstudielederen har ikke formelle studielederbeføjelser, men er i løbende dialog med studielederen om uddannelsens udviklingsbehov. I forbindelse med studieordningsrevisioner indstiller studielederen de faglige profiler til studienævnet og via medstudielederen inddrages søsterfakultetet i denne fase. Studieordningsforslag skal desuden sendes i høring hos søsterfakultetet.

98 Hvad er styrkerne ved den valgte struktur Styrken er, at der kan fastholdes studienævn på ét organisatorisk niveau; jfr. princip 1. SIDE 9 AF 11 Hvad er svaghederne ved den valgte struktur? Svagheden i den nuværende konstruktion hænger sammen med den ikketilstrækkelige formalisering, opgaveafklaring og administrative understøttelse til det tværfakultære samarbejde centreret om studielederen. Der udvikles i øjeblikket i forbindelse med nye tværfakultære uddannelser (f.eks. kandidatuddannelsen i Miljøkemi og Sundhed) modeller for denne form for styregrupper; der ikke får delegeret studienævnskompetence, men som mere systematisk sikrer den nødvendige koordination. UPrincip 4: U(besvares kun, hvis fakultetet håndterer uddannelser der udbydes på tværs af institutioner. Rekvirering af enkelte kurser ved anden institution falder ikke ind under princip 4.) For uddannelser som er organiseret tværinstitutionelt mellem KU og et andet universitet organiseres studienævnet efter konkret aftale mellem parterne. Hvordan opfyldes princip 4 efter din mening for dit fakultet? Hvad er styrkerne ved den valgte struktur? Hvad er svaghederne ved den valgte struktur? UPrincip 5: Hvert fakultet sikrer den fornødne administrative back up til studienævnene. Hvordan opfyldes princip 5 for fakultetet (beskriv organisering og omfang af den administrative support)? Fakultetet lever op til målet, om end en generelt tilfredsstillende målopfyldelse først er opnået ca. 1.5 år efter implementeringen af studienævnsstrukturen. Den administrative support til bachelor- og kandidatstudienævnene er forankret i Fakultetssekretariatet, Uddannelsesservice, Studienævnsområdet. Området tæller 7.5 årsværk, herunder 4.0 årsværk knyttet til sagsbehandling vedr. forhåndsgodkendelser, dispensation, merit, mv., 2.5 årsværk knyttet til studienævnenes sekretariatsbetjening og 1 årsværk knyttet specifikt til det løbende arbejde med at revidere og videreformidle uddannelsesregler og

99 studieordninger. Bachelor- og kandidatstudienævnsadministrationen dækker understøttelseaf 51 gældende studieordninger, udvikling, evaluering og revision samt formidling af uddannelsesregler og studieordninger, udvikling, evaluering og revision samt formidling af aktivitetsstatistik, leverance af ledelsesinformation, sager pr. år vedr. forhåndsgodkendelser, merit og dispensationer for studieordninger (ca sager for bachelor- og sager for kandidatdelen), 800 sager pr. år vedr. eksamensforhold. Det skal bemærkes, at studielederne også for en del af deres opgaver betjenes af dette område. Der er nedsat et masterstudienævn og udpeget en studieleder for fakultetets ene masteruddannelse. Den administrative support til masterstudienævnet foretages af i Fakultetssekretariatet, Uddannelsesservice, Uddannelsesområdet i fakultetsregi, mens selve studieadministrationen af fakultetets ene masteruddannelse foregår på det institut, uddannelsen hører til. Den administrative medarbejder på Det Naturvidenskabelige Fakultet, der står for sekretariatsbetjeningen af masterstudienævnet, indgår i et administrativt netværk (bestående af andre master-administratorer fra institutter, fakulteter og Københavns Universitets Fællesadministration), således at der derved er gode muligheder for vidensdeling og erfaringsudveksling på tværs af universitetet. SIDE 10 AF 11 Beskriv gerne hvad der fungerer mere eller mindre godt, samt giv eksempler på gode og mindre gode samarbejder. Studienævnsområdet er karakteriseret ved et meget stort sagsbehandlingsvolumen (merit, dispensation mv.), der repræsenterer en nogenlunde konstant og krævende driftsopgave. Sideløbende hermed er det studienævnenes opgave og et hermed 100 % foreneligt strategisk mål at UudvikleU uddannelsesporteføljen, kvalitetssikringsmekanismerne, sagsbehandlingsprocedurer mv. Det har i implementeringsfasen været en stor udfordring på samme tid at varetage basisdriften og sikre tilstrækkelig administrativ understøttelse til udviklingsopgaverne. Organisatoriske og individuelle kompetenceudviklingsbehov, udskiftninger i medarbejderstaben, uafklarede arbejdsfordelinger og ineffektive sagsgange har været barrierer for en optimal understøttelse til studienævnenes arbejde. Omvendt har de gennemførte organisatoriske og sagsgangs/proceduremæssige analyser og professionaliseringen af studienævnenes sekretariatsbetjening styrket den samlede understøttelse markant i løbet af det seneste år. Den vanskelige implementeringsproces er blevet håndteret i et tillidsfuldt og meget engageret samarbejde mellem studienævnenes medlemmer og Uddannelsesservice; et samarbejde hvor alle i begyndelsen måtte arbejde under vanskelige vilkår med en uafklaret arbejdsdeling og endnu ikke etablerede procedurer og sagsgange.

100 Er der et økonomisk estimat for de administrative omkostninger til studienævnsadministration? SIDE 11 AF 11 Bachelor- og kandidatstudienævnsområdet: 7.5 administrative årsværk 5.5 årsværk fordelt på 15 studieledere 3.5 årsværk til VIP-medlemmer i studienævnene Masterstudienævnsområdet: 0.1 administrative årsværk 0.2 årsværk til studielederen 1 årsværk til VIP-medlemmerne i studienævnet Hertil har studienævnene samlet et årligt rådighedsbeløb på dkr ,-, herunder til medlemmernes kompetenceudvikling med henblik på studienævnsopgaverne.

101 D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T SCIENCE US-ledelse F Ø L G E S K R I V E L S E 23. OKTOBER 2009 Vedr. rapportering af Studienævnsområdet UDDANNELSESSERVICE Indledningsvis skal der gøres opmærksom på, at registreringssystemet i Studienævnsområdet er et forholdsvis nyt initiativ. På bacheloruddannelser har man registreret siden september 2008 og på kandidatuddannelser siden januar Med henvisning til den nyere form for systematisering i Studienævnsområdet, skal der derfor også tages forbehold for enkelte fejl og mangler, idet man kan kalde studieåret 2008/2009 for en implementeringsperiode, fx indgår sager som er behandlet af studienævnssekretærerne ikke i opgørelsen for studieåret 2008/2009, disse vil dog indgå fremover. TAGENSVEJ KØBENHAVN N TLF DIR rij@science.ku.dk REF: RIJ Formål: Registreringen bruges af de administrative medarbejdere i forbindelse med det daglige arbejde i Studienævnsområdet, herunder især i forhold til samarbejdet med studieledere. Halvårligt vil Studienævnsområdet leverer en opgørelsesrapport baseret på registreringen, som et værktøj i samarbejdet mellem administrationen på Fakultetet og institutterne. Rapporten skal være med til at sikre gennemsigtighed og åbenhed i forvaltningsarbejdet på SCIENCE. Rapporteringen: Fremadrettet vil følgende kategorier være tilføjet: Antal sager per sagstype som har været til høring hos studieledere Den gennemsnitlige høringstid per sagtype for studieledere Antal sager per sagstype som har været forelagt nævnet Antal ECTS-point af forhåndsmeritter, meritter samt fordelt på universitet (land)/ Fakultet Bemærkning: Delvise afslag registreres som afslag!

102 Studieår 2008/09 - Sagsopgørelse - BSN ALLE FAG Sagstype Godkendt Afslag Antal Behandlingstid Forhåndsmerit DK ,0 Forhåndsmerit UDL ,8 Forhåndsmerit i alt ,0 Meritoverførsel DK ,4 Meritoverførsel UDL ,9 Meritoverførsel i alt ,7 Dispensation, over normeret ,8 Dispensation, andet ,4 Dispensation i alt ,9 Forspørgsel uddannelsesstatus ,0 Forspørgsel andet ,8 Forespørgsel i alt ,7 Høringssvar ,3 I alt i perioden ,5 Studieår 2008/09 - Sagsopgørelse - KSN ALLE FAG Sagstype Godkendt Afslag Antal Behandlingstid Forhåndsmerit DK ,9 Forhåndsmerit UDL ,6 Forhåndsmerit i alt ,6 Meritoverførsel DK ,4 Meritoverførsel UDL ,3 Meritoverførsel i alt ,3 Dispensation, specialeudsættelse ,3 Dispensation, over normeret #DIVISION/0! Dispensation, andet ,2 Dispensation i alt ,6 Forspørgsel uddannelsesstatus ,0 Forspørgsel andet ,9 Forespørgsel i alt ,8 Høringssvar ,0 I alt i perioden ,0 Bemærkninger: Sagsbehandlingstiden er opgjort i dage uden hensyn til weekender, helligdage m.v. Delvise afslag er registreret som afslag BSN registrering er fra september til og august, mens KSN registrering er fra januar til august Sagstype eksempler: Dispensation, andet dækker stort set alle former for dispensationer, herunder dispensationer fra obligatoriske studieelementer på baggrund af erhvervet kompetencer tilsvarende eller højere andet steds fra samt i forbindelse med studieordningsskift. Dispensation fra praktisk deltagelse i studieelementer og dispensation til brug af tidligere bestået afleveringsopgaver. Uddannelsesstatus omfatter sager hvor de studerende har brug for at vide hvad de har bestået, især i forbindelse med en årrække af studieordningsskift samt hjælp til afklaring af udestående studieelementer. Forespørgsler, andet dækker bl.a. over afklaring af hvorledes og hvad der skal ansøges om, forespørgsler på evt. merit, status på behandling af sager samt forespørgsler på retslige forhold, præcedens og administrativ praksis. Høringssvar er udtalelser på klagesager samt hvorvidt studienævnet ønsker at fastholde afgørelsen.

103 LEDELSESINFORMATION FOR OMRÅDET KLAGESAGER I perioden september 2008 til 31. august 2009 Indsendt den 15. september EKSAMENSKLAGER: 35 OG EKSAMENSANKESAGER: 19 Medhold Afvist Endnu ikke afgjort Eksamensklager Ankesager eksamensklage videresendt til SUND 2. MERITSAGER: 6 Meritankenævn: 3 2 sager afvist; 1 sager endnu ikke afgjort Kvalifikationsnævn: 3 2 sager medhold; 1 sag endnu ikke afgjort 3. DISCIPLINÆRSAGER: 5 Årsag Afgørelse Antal Plagiering Bortvisning 3 Ulovlige hjælpemidler Bortvisning 1 Mistanke om ulovlige hjælpemidler Ikke grundlag for eksamenssnyd 4. INDSKRIVNING/BEVISER/ORLOV/FLYTNING AF FAG: 12 Instans Medhold Afvisning Sager i alt Studenterservice 3 3 Indskrivning KIT 1 1 SNO 1 1 Institut DIVERSE: 10 Omfatter: Afslag på ekstra eksamensforsøg, niveau ved eksamen, fejl ved eksamen, sagsbehandlingstid, afslag på optagelse som meritstuderende, uretmæssig udmeldelse, manglende gennemsigtighed og åbenhed, etc.: 4 sager fik medhold, 5 sager afvises og 1 sag blev trukket. 6. RETLIGE KLAGER VIDERESENDT TIL REKTOR: 7 3 sager afvist, 4 sager endnu ikke afgjort 7. PHD: 3 1 klage over sagsbehandlingstid: medhold. 1 klage over bedømmelsesudvalg: afvist. 1 klage over sagsbehandlingen: afvist. Udspecificeret oversigt over klagesagerne fås på: G:\Studieadministrationen\Uddannelsesområdet\Klager

104 Baggrundspapir - Fagligt forum omkring studielederen Studienævn Opfølgning på evaluering af studienævnsstrukturen ved SCIENCE vedr. bachelor- og kandidatuddannelserne Bilag 7 Studielederen er som den enkelte uddannelses executive et omdrejningspunkt for sikringen af o Faglig kvalitet af rådgivningen af studienævnene o Legitimitet i fagmiljøerne og blandt studerende af studielederens og studienævnenes beslutninger vedr. uddannelsen o En løbende og bred forankring af arbejdet med udviklingen af kvalitet i uddannelsen i fagmiljøerne Studielederen har ansvar for at etablere og vedligeholde et fagligt forum omkring sig, som spiller en vigtig rolle i sikringen af faglig kvalitet, legitimitet og en løbende og bred forankring i fagmiljøerne og blandt de studerende på uddannelserne under studielederens portefølje. Studielederen etablerer og vedligeholder det faglige forum efter drøftelse af sammensætning og samarbejdsform med institutledelser, fagråd, studienævn og prodekan for uddannelse. Det faglige forum omkring studielederen skal: Være synligt i de relevante fagmiljøer og blandt uddannelsens studerende. Omfatte VIPer fra de relevante fagmiljøer, studerende fra relevante uddannelser og herunder repræsentanter for de relevante fagråd. Bidrage til at sprede viden om udviklingen på uddannelsen i fagmiljøerne, blandt studerende på uddannelsen og herunder i fagråd. Bidrage til at ideér og ønsker fra fagmiljøer og studerende til uddannelsens udvikling kanaliseres effektivt til studieleder og nævn. Inddrages i arbejdet med revision af studieordninger. Kunne rådgive studielederen om principielle merit- og dispensationssager efter studielederens behov. Være præget af en kontinuitet i sammensætningen samtidig med, at det skal afspejle den dynamik, der er nødvendig for at sikre udvikling. Koordineres bedst muligt med institutternes undervisningsudvalg. Øvrige hensyn: Studielederen kan og bør naturligvis trække på andre ansatte og studerende end de, som optræder i det faglige forum. Studielederen giver regelmæssigt tilbagemelding til institutledelser, fagråd, studienævn og prodekan for uddannelse om samarbejdet Samarbejdet med det faglige forum må ikke hæmme det igangværende arbejde med at skabe effektive arbejdsgange vedr. studieordningsarbejde og løbende behandling af merit- og dispensationssager; herunder specifikt studielederens rolle i dette. Modellens implementering må ikke være i strid med forvaltningslov og principper og/eller bestyrelsens princip vedr. studienævn i ét niveau.

105 D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Akademisk Råd, d. 3. december 2009 pkt. 3 Punkt 3 Akademisk Råd 3. december 2009 S A G S F R E M S T I L L I N G 26. NOVEMBER 2009 SCIENCE IT Handlingsplan for 2010 Sagstype Beslutning/ godkendelse FAKULTETSSEKRETARIATET TAGENSVEJ KØBENHAVN N X Orientering Strategisk drøftelse TLF DIR stla@science.ku.dk Indstilling På mødet vil fakultetets It-chef Andy Wierød redegøre for organiseringen af SCIENCE-IT, for processen for handlingsplanens tilblivelse, for dens prioriteringer samt hvorledes projekterne tænkes gennemført med den nødvendige kvalitetskontrol. REF: STLA SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Bilagsoversigt: Ingen bilag

106 D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Akademisk Råd, d. 3. december 2009 pkt. 4 Punkt 4 Akademisk Råd 3. december 2009 S A G S F R E M S T I L L I N G 26. NOVEMBER 2009 Fakultetets budget for 2010 og frem Sagstype Beslutning/ godkendelse FAKULTETSSEKRETARIATET TAGENSVEJ KØBENHAVN N X Orientering Strategisk drøftelse Indstilling Akademisk Råd blev d. 3. september i år forelagt principperne for fakultetets budget, og på rådsmødet d. 20. oktober orienterede dekanen om arbejdet med budgettet for 2010 og frem. Dekanen vil på den baggrund orientere om arbejdet med KU s og fakultetets budget for Som baggrund for orienteringen vedlægges budgetrapport over udviklingen i 2009 (bilag 4.1). I bilag 4.2 vises Q3-prognosen for 2009 samt budget Det understreges, at fakultetets og de enkelte institutters budget først er endelig fastlagt, når KU s bestyrelse har truffet beslutning om universitetets samlede budget. Dette forventes at ske d. 10. december eller eventuelt d. 15. december. Som omtalt i fakultetets nyhedsbrev d. 5. november skal fakultetet og institutterne foretage en vurdering af de faglige og personalemæssige konsekvenser af den udmeldte indtægtsfordeling for Disse vurderinger har ført til, at den samlede fakultetsledelse besluttede at gennemføre særlige analyser af tre institutter, hvor der ikke er balance i økonomien. Det er Biologisk Institut (BIO), Institut for Geografi og Geologi (IGG)samt Statens Naturhistoriske Museum (SNM). TLF DIR stla@science.ku.dk REF: STLA SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv.

107 Analyserne skal omfatte en række budgettekniske spørgsmål, og der skal ske en kortlægning af de strukturelle forhold, som påvirker instituttets indtægts- og udgiftsniveau på kort og lang sigt. Analyserne skal opstille realiserbare handlingsmuligheder mht. faglige, økonomiske, organisatoriske og evt. personalemæssige tilpasninger, som skønnes nødvendige for at bringe instituttets budget i balance i 2010 og efterfølgende år. Analyserne skal være gennemført inden udgangen af På baggrund af budgetsituationen har dekanen: opfordret institutlederne til at gennemgå mulighederne for at aflaste fastlønsbudgetterne ved hel eller delvis aflønning i en periode via eksterne midler. (Bilag 4.3) besluttet at indføre et kvalificeret stillingsstop på hele fakultetets område for fastansatte VIP og TAP. (Bilag 4.3) præciseret institutlederens ansvar for, at instituttets budget overholdes, herunder ansvaret for at styre forbruget af projektmidler. (Bilag 4.4) Dekanen vil gennemgå det udsendte materiale, give rådet en orientering om budgetsituationen og udviklingen mht. budgetdrøftelserne, efter at dette materiale er blevet udsendt. Der vedlægges til orientering kopi af en præsentation fra Hovedsamarbejdsudvalgets budgetseminar d. 25. november i år. SIDE 2 AF 2 Bilagsoversigt: Bilag 4.1: Budgetrapport 2009: Primobudget, Q1, Q2 og Q3 Bilag 4.2: 2009/Q3-prognose 2009 samt budget 2010 Bilag 4.3: Dekanens brev om budget 2010 og kvalificeret ansættelsesstop Bilag 4.4: Dekanens brev til institutlederne om institutledernes ansvar og rettigheder vedrørende økonomi, specielt projektmidler Bilag 4.5: Præsentation: Budgetseminar HSU Budget 2010

108 /krr Budget primobudget, Q1, Q2, Q3 1 Punkt 4 - Bilag Akademisk Råd 3. december 2009 Institut VT Art Det 10 Almindelig Naturvidensk virksomhed abelige (OV) Fakultet Institut for Matematiske Fag Niels Bohr Institutet Budget primo 1. Budgetrevision 2. Budgetrevision 3. Budgetrevision 1 Indtægter Løn Drift Resultat Sum Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter Løn Drift Finansielle poster Resultat Tilskudsfinan sieret forskningsvir ksomhed (IFV) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Andre tilskudsfinans ierede aktiviteter (ATA) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Sum Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter Løn Drift Finansielle poster Resultat Tilskudsfinan sieret forskningsvir ksomhed (IFV) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Andre tilskudsfinans ierede aktiviteter (ATA) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Sum Bilag 4.1, side 1/8

109 /krr Budget primobudget, Q1, Q2, Q Institut VT Art Institut for Geografi og Geologi Datalogisk Institut 10 Almindelig virksomhed (OV) Budget primo 1. Budgetrevision 2. Budgetrevision 3. Budgetrevision 1 Indtægter Løn Drift Finansielle poster Resultat Tilskudsfinan sieret forskningsvir ksomhed (IFV) 1 Indtægter Løn Drift Finansielle poster Resultat Andre tilskudsfinans ierede aktiviteter (ATA) 1 Indtægter Drift Resultat Sum Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter Center for IT innovation 2 Løn Drift Resultat Tilskudsfinan sieret forskningsvir ksomhed (IFV) 1 Indtægter Løn Drift Finansielle poster Resultat Andre tilskudsfinans ierede aktiviteter (ATA) 1 Indtægter Løn Drift Resultat 0 0 Sum Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Sum Bilag 4.1, side 2/8

110 /krr Budget primobudget, Q1, Q2, Q Institut VT Art Institut for Idræt 10 Almindelig virksomhed (OV) Budget primo 1. Budgetrevision 2. Budgetrevision 3. Budgetrevision 1 Indtægter Almindelig Institut for virksomhed Naturfagenes (OV) Didaktik 2 Løn Drift Resultat Indtægtsdæk ket virksomhed (IV) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Tilskudsfinan sieret forskningsvir ksomhed (IFV) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Andre tilskudsfinans ierede aktiviteter (ATA) 1 Indtægter Drift Resultat Sum Indtægter Løn Drift Resultat Indtægtsdæk ket virksomhed (IV) 1 Indtægter Drift Resultat Tilskudsfinan sieret forskningsvir ksomhed (IFV) 1 Indtægter Løn Drift Finansielle poster 30 Resultat Andre tilskudsfinans ierede aktiviteter (ATA) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Sum Bilag 4.1, side 3/8

111 /krr Budget primobudget, Q1, Q2, Q Institut VT Art Kemisk Institut 10 Almindelig virksomhed (OV) Budget primo 1. Budgetrevision 2. Budgetrevision 3. Budgetrevision 1 Indtægter Løn Drift Finansielle poster Resultat Indtægtsdæk ket virksomhed (IV) 1 Indtægter Drift Finansielle poster Resultat Tilskudsfinan sieret forskningsvir ksomhed (IFV) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Andre tilskudsfinans ierede aktiviteter (ATA) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Sum Bilag 4.1, side 4/8

112 /krr Budget primobudget, Q1, Q2, Q Institut VT Art Statens Naturhistoris ke Museum 10 Almindelig virksomhed (OV) Budget primo 1. Budgetrevision 2. Budgetrevision 3. Budgetrevision 1 Indtægter Løn Drift Finansielle poster Resultat Indtægtsdæk ket virksomhed (IV) 1 Indtægter Løn Drift Resultat 0 50 Tilskudsfinan sieret forskningsvir ksomhed (IFV) 1 Indtægter Løn Drift Finansielle poster Resultat Andre tilskudsfinans ierede aktiviteter (ATA) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Sum Bilag 4.1, side 5/8

113 /krr Budget primobudget, Q1, Q2, Q Institut VT Art Biologisk Institut 10 Almindelig virksomhed (OV) Budget primo 1. Budgetrevision 2. Budgetrevision 3. Budgetrevision 1 Indtægter NAT, 10 Almindelig Fællesområd virksomhed e (OV) 2 Løn Drift Finansielle poster Resultat Indtægtsdæk ket virksomhed (IV) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Tilskudsfinan sieret forskningsvir ksomhed (IFV) 1 Indtægter Løn Drift Finansielle poster Resultat Andre tilskudsfinans ierede aktiviteter (ATA) 1 Indtægter Løn Drift Finansielle poster 50 Resultat Sum Indtægter Løn Drift Resultat Tilskudsfinan sieret forskningsvir ksomhed (IFV) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Andre tilskudsfinans ierede aktiviteter (ATA) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Sum Bilag 4.1, side 6/8

114 /krr Budget primobudget, Q1, Q2, Q Institut VT Art Almindelig LUKKET: Det virksomhed naturvidensk (OV) abelige Fakultetets Fællesområd e Budget primo 1. Budgetrevision 2. Budgetrevision 3. Budgetrevision 1 Indtægter Løn Drift Finansielle poster Resultat Tilskudsfinan sieret forskningsvir ksomhed (IFV) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Andre tilskudsfinans ierede aktiviteter (ATA) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Sum Ph.d.- 10 Almindelig 1 Indtægter studienævn virksomhed (OV) Studienævn for Masteruddan nelser Studienævn for Bachelorudd annelser Studienævn for Kandidatudd annelser 3 Drift Resultat Sum Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter Drift Resultat Sum Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter Løn Drift Resultat Sum Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter Drift Resultat Sum Bilag 4.1, side 7/8

115 /krr Budget primobudget, Q1, Q2, Q Institut VT Art Almindelig Campus virksomhed Service Nord -(OV) Driftsledelse Budget primo 1. Budgetrevision 2. Budgetrevision 3. Budgetrevision 1 Indtægter Løn Drift Resultat Sum Resultat Bilag 4.1, side 8/8

116 / Krr Q samt Budget Q3- prognose Budget 1 Punkt 4 - Bilag 2 Akademisk Råd 3. december 2009 Institut VT Art Det Naturvidenskabelige 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -2,1 Fakultet Institut for Matematiske Fag 2 Løn 3 Drift 4,5 Sum 2,4 Sum 2,4 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -46,4-42,5 50 Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (IFV) 60 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA) 2 Løn 37,0 35,0 3 Drift 6,5 6,5 5 Finansielle poster 0,0 Sum -2,9-1,0 1 Indtægter -9,6-13,0 2 Løn 6,0 7,0 3 Drift 3,6 6,0 5 Finansielle poster Sum 0,0 0,0 1 Indtægter -0,2 2 Løn 0,1 3 Drift 0,1 Sum 0,0 Sum -2,9-1, Niels Bohr Institutet 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -107,0-95,0 30 Indtægtsdækket virksomhed (IV) 50 Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (IFV) 60 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA) 2 Løn 99,9 84,9 3 Drift 14,4 9,6 5 Finansielle poster 0,0 0,0 Sum 7,3-0,5 1 Indtægter Sum 1 Indtægter -121,6-118,5 2 Løn 54,8 55,2 3 Drift 66,8 63,3 5 Finansielle poster Sum 0,0 0,1 1 Indtægter -3,1-2,3 2 Løn 1,4 1,6 3 Drift 1,7 0,6 5 Finansielle poster Sum 0,0 0,0 Sum 7,3-0,4 Bilag 4.2, side 1/6

117 / Krr Q samt Budget Q3- prognose Budget Institut VT Art Institut for Geografi og 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -81,1-64,0 Geologi 50 Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (IFV) 60 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA) 2 Løn 63,3 55,6 3 Drift 17,8 11,9 5 Finansielle poster 0,0 0,0 Sum 0,0 3,5 1 Indtægter -37,0-41,5 2 Løn 12,4 16,6 3 Drift 24,5 24,9 5 Finansielle poster 0,0 0,0 Sum 0,0 0,0 1 Indtægter -1,1 3 Drift 1,1 5 Finansielle poster Sum 0,0 Sum 0,0 3, Datalogisk Institut 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -38,4-30,2 50 Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (IFV) 60 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA) 2 Løn 34,8 26,7 3 Drift 5,6 3,5 5 Finansielle poster Sum 2,0 0,0 1 Indtægter -15,7-14,8 2 Løn 9,1 9,4 3 Drift 6,6 5,5 5 Finansielle poster 0,0 Sum 0,0 0,0 1 Indtægter -0,4 2 Løn 0,3 3 Drift 0,0 Sum 0,0 Sum 2,0 0, Center for IT innovation 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -2,5-3,0 2 Løn 1,8 2,3 3 Drift 0,7 0,7 5 Finansielle poster Sum 0,0 0,0 Sum 0,0 0,0 Bilag 4.2, side 2/6

118 / Krr Q samt Budget Q3- prognose Budget Institut VT Art Institut for Idræt 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -47,5-46, Institut for Naturfagenes Didaktik 30 Indtægtsdækket virksomhed (IV) 50 Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (IFV) 60 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA) 2 Løn 36,3 32,9 3 Drift 13,8 12,6 5 Finansielle poster Sum 2,5-1,0 1 Indtægter -0,2-0,2 2 Løn 0,1 0,1 3 Drift 0,1 0,1 Sum 0,0 0,0 1 Indtægter -24,7-26,2 2 Løn 14,9 10,3 3 Drift 9,9 15,8 5 Finansielle poster Sum 0,0-0,1 1 Indtægter -0,1-0,2 3 Drift 0,1 0,2 5 Finansielle poster Sum 0,0 0,0 Sum 2,5-1,1 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -10,0-10,4 30 Indtægtsdækket virksomhed (IV) 50 Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (IFV) 60 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA) 2 Løn 8,2 8,9 3 Drift 1,8 1,5 5 Finansielle poster Sum 0,0 0,0 1 Indtægter -0,3-0,2 3 Drift 0,2 Sum -0,1-0,2 1 Indtægter -0,4-0,5 2 Løn 0,2 0,3 3 Drift 0,2 0,2 5 Finansielle poster 0,0 Sum 0,0 0,0 1 Indtægter -0,6-0,9 2 Løn 0,1 0,5 3 Drift 0,5 0,4 Sum 0,0 0,0 Sum -0,2-0,2 Bilag 4.2, side 3/6

119 / Krr Q samt Budget Q3- prognose Budget Institut VT Art Kemisk Institut 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -78,1-59, Statens Naturhistoriske Museum 30 Indtægtsdækket virksomhed (IV) 50 Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (IFV) 60 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA) 2 Løn 52,5 43,5 3 Drift 23,2 16,2 5 Finansielle poster 0,0 Sum -2,4 0,0 1 Indtægter -0,7-0,7 3 Drift 0,5 0,5 5 Finansielle poster 0,0 0,0 Sum -0,2-0,2 1 Indtægter -44,0-52,1 2 Løn 23,2 28,8 3 Drift 20,8 23,3 5 Finansielle poster Sum 0,0 0,0 1 Indtægter -1,0-3,3 2 Løn 0,3 3 Drift 0,6 3,3 Sum 0,0 0,0 Sum -2,6-0,2 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -89,4-81,8 30 Indtægtsdækket virksomhed (IV) 50 Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (IFV) 60 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA) 2 Løn 67,6 65,8 3 Drift 20,3 15,1 5 Finansielle poster 0,0 0,0 Sum -1,5-1,0 1 Indtægter 2 Løn 3 Drift Sum 1 Indtægter -45,0-60,1 2 Løn 17,2 24,0 3 Drift 27,7 36,0 5 Finansielle poster 0,0 0,0 Sum 0,0 0,0 1 Indtægter -4,6-3,3 2 Løn 0,6 0,9 3 Drift 4,0 2,4 5 Finansielle poster Sum 0,0 0,0 Sum -1,5-1,0 Bilag 4.2, side 4/6

120 / Krr Q samt Budget Q3- prognose Budget Institut VT Art Biologisk Institut 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -163,5-149,6 30 Indtægtsdækket virksomhed (IV) 50 Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (IFV) 60 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA) 2 Løn 148,3 130,6 3 Drift 31,7 22,6 5 Finansielle poster 0,0 Sum 16,4 3,5 1 Indtægter -0,1 2 Løn 3 Drift 0,1 Sum 0,0 1 Indtægter -110,5-115,4 2 Løn 55,7 60,6 3 Drift 54,9 54,8 5 Finansielle poster 0,0 Sum 0,0 0,0 1 Indtægter -1,1-0,6 2 Løn 0,3 0,2 3 Drift 0,9 0,4 5 Finansielle poster Sum 0,0 0,0 Sum 16,41 3, NAT, Fællesområde 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -104,1-158,4 50 Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (IFV) 60 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA) 2 Løn 37,8 59,1 3 Drift 53,2 95,4 5 Finansielle poster Sum -13,2-3,8 1 Indtægter -0,9-1,2 2 Løn 0,4 0,5 3 Drift 0,5 0,7 Sum 0,0 0,0 1 Indtægter -2,3-2,4 2 Løn 1,2 1,1 3 Drift 1,1 1,4 5 Finansielle poster Sum 0,0 0,0 Sum -13,2-3,8 Bilag 4.2, side 5/6

121 / Krr Q samt Budget Q3- prognose Budget Institut VT Art LUKKET: Det naturvidenskabelige Fakultetets Fællesområde 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -5,2-3,1 50 Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed (IFV) 60 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter (ATA) 2 Løn 2,4 1,9 3 Drift 2,2 1,1 5 Finansielle poster 0,0 0,0 Sum -0,5 0,0 1 Indtægter -7,0-3,0 2 Løn 1,3 1,2 3 Drift 5,7 1,8 5 Finansielle poster Sum 0,0 0,0 1 Indtægter Sum Sum -0,5 0, Ph.d.-studienævn 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter 0,0-0,1 2 Løn 3 Drift Studienævn for Masteruddannelser Studienævn for Bacheloruddannelser Studienævn for Kandidatuddannelser Campus Service Nord - Driftsledelse 3 Drift 0,0 0,1 Sum 0,0 0,0 Sum 0,0 0,0 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter 0,0-0,1 3 Drift 0,0 0,1 Sum 0,0 0,0 Sum 0,0 0,0 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter 0,0-0,1 2 Løn 0,0 3 Drift 0,0 0,1 Sum 0,0 0,0 Sum 0,0 0,0 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter 0,0-0,1 3 Drift 0,0 0,1 Sum 0,0 0,0 Sum 0,0 0,0 10 Almindelig virksomhed (OV) 1 Indtægter -114,5-120,7 2 Løn 38,7 38,0 3 Drift 83,0 82,6 5 Finansielle poster Sum 7,3-0,1 Sum 7,3-0,1 17,0-0,8 Samlede resultat 17,0-0,8 Bilag 4.2, side 6/6

122 Punkt 4-2 Bilag Bilag 3 3 FSU Akademisk Råd 3. december november 2009 Fra: Nils Overgaard Andersen Sendt: 20. november :30 Til: L. Stemmerik; Morten Meldgaard; Karsten Kristiansen; Else Trangbæk; John Renner Hansen; Mikael Bols; Michael Sørensen; Martin Zachariasen; Jens Dolin Cc: Arne Lindahl; Stein T. Larsen; Marianne Rønnebæk; Rektor; Direktor Emne: Budget kvalificeret ansættelsesstop Kære institutledere På et ekstraordinært møde i onsdags drøftede LT budget 2010 i lyset af den netop vedtagne finanslov samt øvrige pejlemærker for den økonomiske udvikling på KU i de nærmeste år. Desværre tegner udsigterne sig så mørke, at det kan vise sig nødvendigt med personalereduktioner. Situationen vil blive drøftet nærmere på et HSU-møde på onsdag. Jeg vil dog allerede nu gerne melde følgende ud: I opfordres til nøje at gennemgå mulighederne for at aflaste fastlønsbudgettet ved hel eller delvis aflønning i en periode via eksterne midler, hvor det ledelsesmæssigt skønnes fagligt relevant. (Dette praktiseres allerede i dag i en vis udstrækning på flere institutter.) Endvidere indføres kvalificeret ansættelsesstop på hele fakultetets område for fastansatte VIP'er og TAP'er. (Dette betyder ikke at indgåede aftaler ikke skal overholdes.) Stoppet forventes at være i kraft indtil alle institutter og fakultetssekretariatets indtægtsgrundlag og udgiftsniveau for de nærmeste år er blevet analyseret efter samme procedure som for tiden afprøves på BIO, SNM og IGG. Jeg har vendt indholdet af dette brev med næstformanden for FSU, som bifalder beslutningerne. Med venlig hilsen Nils

123 D E T N A T U R V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Punkt 4-3 Bilag 4Bilag 3 Akademisk Råd NFLT 3. december november 2009 Til institutlederne Institutlederens ansvar og rettigheder vedrørende økonomi, specielt projektmidler I Københavns Universitets Økonomiinstruks generel del, af 11. januar 2005 slås det fast, at Institutlederen har det overordnede økonomiansvar på instituttet. Det vil sige, at institutlederen til hver en tid skal sørge for, at instituttets samlede økonomi opfylder de krav, der stilles fra universitetets og fakultetets side. Institutlederen er således ansvarlig for, at det samlede budget overholdes, og at disponeringen af midlerne er i overensstemmelse med KUs regelsæt. Dette gælder alle de midler, der stilles til rådighed for instituttet, uanset om midlerne stammer fra finansloven eller fra eksterne fonde og lignende. 20. NOVEMBER 2009 TAGENSVEJ KØBENHAVN N DIR natdekan@science.ku.dk Finanslovsmidlerne En stigende del af instituttets basisrammer (finanslovsmidlerne) udgøres af interne projektmidler. Disse midler, som gives for eksempel som EUbonus, Freja-stipendier, Stjerneprogrammer m.v., indgår i instituttets samlede årsresultat og opsparing. Hvis de interne projekter oparbejder et underskud i det enkelte år, skal instituttet således modsvare dette med et tilsvarende overskud. Institutlederen er derfor berettiget og forpligtet til at styre forbruget af de interne projektmidler. Det kan ske på forskellig vis: 1. Ved at pålægge den interne bevillingshaver at overholde sit registrerede budget for året. 2. Ved at pålægge den interne bevillingshaver en bestemt forbrugsprofil over årene. 3. Ved at aftale med den interne bevillingshaver, at en rimelig andel af de interne projektmidler skal anvendes til at finansiere fælles institutudgifter. Dette kan f.eks. håndteres ved at belaste projektet med administrative udgifter, eller ved, helt eller delvist, at aflønne instituttets faste personale på projektet.

124 Fondsmidler Instituttets samlede økonomi kan i perioder være under pres. For at bevare en fast gruppe af dygtige medarbejdere på instituttet, kan en periodevis aflønning af disse på eksternt finansierede projekter være en mulighed. I forbindelse med budgetlægningen af disse projekter kan institutleder efter drøftelse med projektlederen beslutte, at der skal tilknyttes faste medarbejdere til projektet. SIDE 2 AF 2 Råderet over midler Af instituttets rammebevilling kan der stilles et beløb til rådighed for instituttets medarbejdere, f.eks. i form af et årligt annuum, ligesom medarbejdere med institutlederens accept kan råde over opsparede midler fra restbevillinger, der ikke skal tilbagesendes til bevillingsgivere eller overskud fra indtægtsdækket virksomhed. At ovenstående midler er stillet til rådighed for medarbejdere betyder ikke, at de tilhører medarbejderne. Råderetten skal ses som midlertidig og kan trækkes tilbage, hvis institutlederen vurderer, at instituttets økonomiske situation retfærdiggør dette. Balance Institutternes aktiviteter har gennem deres levetid resulteret i en balance, der kan være positiv (midler opsparet) eller negativ (mere forbrugt end bevilget). Det er institutlederens ansvar, at instituttet ved hjælp af en langsigtet planlægning opnår en balance, der er tilfredsstillende for fakultetet og universitetet. Med henblik på at instituttets samlede balance ikke udvikler sig uhensigtsmæssigt, kan institutlederne i forbindelse med instituttets budgetlægning pålægge medarbejderne at udskyde forbruget af opsparede midler og forbruget på de interne projekter, indtil at forbrug passer med instituttets øvrige aktiviteter og situation. Institutlederen kan samtidig pålægge projektlederen en bestemt forbrugsprofil over de kommende år. Med venlig hilsen Nils O. Andersen Dekan

125 Punkt 4 - Bilag 5 Koncern-økonomi Akademisk Råd 3. december 2009 Budgetseminar HSU Dias 1 Budget November 2009

126 Budgetseminar - dagsorden Indledning generelle principper Forslag til Finanslov 2010 og globaliseringsmidler Indtægter Budget 2010 Dias 2 Koncern-økonomi

127 Koncern-økonomi KU s styringsmodel Strategi Budget Udviklingskontrakt Fakaftaler Opfølgning Måned Opfølgning Q-prognose Årsrapport Styringsmodel sikrer kobling mellem strategi, budget, opfølgning og afrapportering Muligheder for styring Fastlægge strategi indgå aftale om udviklingskontrakt, fastlægge KU strategi Fordelingsprincipper, prioritering og bindinger i budgettet Interne aftaler med fakulteter og institutter om mål, krav og sanktionering Løbende opfølgning og korrektion Dias 3

128 Processer - sammenhæng i budgetteringen Indledende budgetforberedelse Forslag til Finanslov Budgetforslag KU (1) Indtægter (FL) Fordeling Konsolidering Driftsbudget FAK (2) Indtægter (direkte) Indtægter (FL) Driftsbudget INST (3) Indtægter (direkte) Indtægter (FL + direkte) Driftsbudget Evt. udgiftsskøn Udgifter (løn + drift) Juni-august September November Dias 4 Koncern-økonomi Bestyrelsen godkender samlet budget December

129 Ændring i KU s økonomiske rammebetingelser I fremtiden vil faste tilskud på finansloven udgøre en mindre del af de samlede indtægter, hvorimod mere usikre indtægter fra uddannelsesaktiviteter og forskningsprojekter vil vokse. Faste sikre indtægter Tilskud (Finanslov) Institut Uddannelse Forskningsprojekter Variable usikre indtægter Heltidsuddannelse (STÅ) Deltidsuddannelse Bachelorbonus n+1 Kandidatbonus n Danske forskningsråd EU (full cost snarest) Internationale fonde Private fonde Dias 5 Koncern-økonomi

130 Budgetseminar - dagsorden Indledning generelle principper Forslag til Finanslov 2010 og globaliseringsmidler Indtægter Budget 2010 Dias 6 Koncern-økonomi

131 KU (1) Indledende budgetforberedelse Forslag til Finanslov Indtægter (FL) Budgetforslag Fordeling Konsolidering Koncern-økonomi Driftsbudget Bestyrelsen godkender samlet budget Forslag til Finanslov august 2009 FAK (2) INST (3) Indtægter (direkte) Indtægter (direkte) Evt. udgiftsskøn Juni-august September Indtægter (FL) Indtægter (FL + direkte) Driftsbudget Driftsbudget Udgifter (løn + drift) November December Uddannelse: Ny bonusmodel for bachelorer og kandidater i forhold til studietid er under implementering. I 2010 er den samlede pulje på 532 mio.kr. Ordningen vil udgøre 11 procent af samlet uddannelsestilskud i Finansieres via 2% reduktion af uddannelsestakster. Forskning: 2% reduktion af forskningstilskud overføres til statens forskningsreserve i Finansministeriet længere væk. 100 mio.kr. til fordeling efter resultatmodel Øvrige formål: KU-reduktion på 12,2 mio.kr. i på øvrige formål som følge af energibesparelser i staten 2% reduktion af forskningstilskud overføres til statens forskningsreserve i Finansministeriet Dias 7

132 Globaliseringsforlig af 5. november 2009 KU (1) FAK (2) INST (3) Indledende budgetforberedelse Indtægter (direkte) Indtægter (direkte) Forslag til Finanslov Indtægter (FL) Indtægter (FL) Indtægter (FL + direkte) Budgetforslag Fordeling Konsolidering Koncern-økonomi Driftsbudget Driftsbudget Driftsbudget Bestyrelsen godkender samlet budget Evt. Udgifter udgiftsskøn (løn + drift) Juni-august September November December Uddannelse: Takstforhøjelse til humanistiske og samfundsvidenskabelige uddannelser på kr. pr. STÅ i 2010 stigende til kr. pr. STÅ i 2012 (takstgruppe 1) -> KU forventer 47,5 mio.kr. i Delvis finansieret gennem 2%-reduktion på forskning. Forskning: Yderligere 200 mio.kr. til fordeling efter resultater KU forventer i alt 90 mio.kr. (inkl. FFL2010) Teknologisk løft af laboratorier: mio.kr. i hhv. 2010, 2011, 2012 Ufordelt reserve på mio.kr. og mio.kr. i perioden Usikkerhed: Globaliseringspuljen udløber efter Dias 8