Niels Carsten Bluhme, Svend Svendsen, Jørn Jensen, Lars Gullev, Signe Kongebro og Jacob Lundgaard

Transkript

1 1 Albertslund den 18. oktober 2010 Forum: Styregruppen for Plan C Tid: Onsdag den 13. oktober 2010 kl. 15:00 17:00 Sted: Deltagere: Afbud: Projektledelsen: Gate 21, Vognporten 2, 2620 Albertslund Niels Carsten Bluhme, Svend Svendsen, Jørn Jensen, Lars Gullev, Signe Kongebro og Jacob Lundgaard Hans Christian Karsten Sif Enevold Referat 1) Aktiviteter og produkter Kortlægningsfasen i projektet er i sin slutspurt, og 1. november vil en række produkter blive præsenteret for partnerkredsen. Hjemmesiden bliver primær kilde til offentliggørelse af kortlægningsprodukterne, og der bliver arbejdet med at budskaber fra kortlægningen kan formidles via andre medier. Statusrapporten for perioden 1. marts 31. august er indsendt til bevillingsgiver, og indeholder en opsamling på processen i den tid der er gået. Bilag 1.1: Statusrapport Bilag 1.2: Produkter i kortlægningsfasen Projektledelsen indstiller, at styregruppen drøfter og tager orienteringen til efterretning. Styregruppen drøftede orienteringen og tog den til efterretning. 2) Den kommende periode Udviklingsaktiviteterne går nu i gang. Projektledelsen holder seminar oktober, og der vil på selve styregruppemødet blive fremlagt de foreløbige planer for den kommende periode. Campen for Islands Brygge 37 er en del af udviklingsaktiviteterne. Evalueringen af campen vil danne udgangspunkt for næste camp om Hvidovre Medborgerhus til december. Projektworkshoppen 1. november vil blive brugt til dels at præsentere resultater fra kortlægningsfasen og dels at skyde den nye fase i gang.

2 2 Proces og projektkultur er løbende indsatsområder, og med udgangspunkt i evaluering af projektets kortlægningsfase vil der blive foreslået nye samarbejdsformer, som f.eks. skrivende projektmøder eller ændret match mellem bemanding og produktion. Dette skal ses i lyset af, at bl.a. sammensætningen af projektgrupperne har vanskeliggjort den konkrete udformning af de skriftlige produkter fra kortlægningsfasen. Bilag 2.1: Tidsplan for Plan C Tidsplanen af 23. august 2010 er vedlagt til orientering, og tidsplanen vil blive revideret efter projektledelsens seminar. Projektledelsen indstiller, at styregruppen bidrager med forslag og input til den kommende periode. Projektlederen orienterede om tre hovedelementer for den kommende periode: Der er igangsat en revurdering af organisering og arbejdsform i projektet, for at fremme produktionen og for at sikre alle relevante kompetencer sat i spil for demonstrationsprojekterne. Der er en udfordring omkring prioritering af demonstrationsprojekterne. Tidsmæssigt er der behov for at arbejde videre med alle bygninger /byggerier nu, men der kan maksimalt holdes camps /intensive forløb med 3 måneders mellemrum. Der vil blive lavet en faseopdeling for resten af projektet, med fælles milepæle for alle delprojekter 15/12 og 15/6, svarende til de hidtidige fælles faser - planlægning og kortlægning. Demoprojekter Delprojekter Forholdet mellem demoprojekter og delprojekter Styregruppen drøftede orienteringen og foreslog, at Det vil være konstruktivt at videreudvikle campkonceptet, da campen for Islands Brygge 37 var en positiv oplevelse. Det kunne bl.a. være med mulighed for at gå mere i dybden med ideerne på udvalgte områder. Det er vigtigt ikke at forsinke demonstrationsprojekterne, hvis vi skal opnå at få bygget noget i 1:1 i løbet af projektperioden. Ventetiden før en camp for et konkret demonstrationsprojekt kan bruges på at lave beregninger og foranalyser for projektet. Et demonstrationsprojekt i Albertslund Syd i regi af EUDP, har rykket på grænserne for hvad der kan blive finansieret af Landsbyggefonden, ved at vise, at energirenoveringen ikke fordyrer projektet. De erfaringer skal der bygges videre på. Det kunne være en opgave i delprojekt 2, at designe en byggeproces som et effektivt forløb for en energirenovering. Det skal være en hyldevare, så man ved hvordan man kan gribe opgaven an, når kommunerne skal til at energirenovere i større stil.

3 3 Arbejdsformen i de enkelte delprojekter må gerne være forskellig, afhængig af emne og sammensætning af projektgruppen. F.eks. kunne en arbejdsform være, at en med skriftlige formidlingskompetencer deltager i projektgruppemøder og opsamler diskussionerne, og efterfølgende spørger ind til og får uddybet indholdet hos enkelte projektdeltagere. Der blev peget på et behov for øget synlighed og formidling om projektet. Der var bl.a. ønske om et nyhedsbrev i stil med projektnyt fra Gate 21. Styregruppen bad om, at formidling og kommunikation tages op på næste møde, og bad projektledelsen udarbejde et notat. 3) Samarbejdsaftaler Arbejdet med underskrift af samarbejdsaftaler har været en længere proces. Der har været dialog om nogle gennemgående forhold i aftalerne. Med udgangspunkt i processen omkring første runde af aftaler drøftes principperne for de kommende aftaler. Bilag 3.1: Principper for samarbejdsaftalerne Bilag 3.2: Eksempel samarbejdsaftale Projektledelsen indstiller, at samarbejdsaftalerne for næste periode følger principperne i de nuværende aftaler at styregruppeformanden i enkelte tilfælde kan tage individuelle hensyn i samarbejdsaftalerne Styregruppen godkendte indstillingen med den bemærkning, at det er vigtigt at få de sidste aftaler i denne periode på plads nu. Hvis projektledelsen ikke kan nå i mål med underskrifterne, drøftes næste skridt med styregruppeformanden. 4) Revideret budget og statsstøtteproblematik I forbindelse med statusrapporten (se bilag 1.1) er der anmodet om godkendelse af et revideret budget. Grundlæggende er budgettet for projektet ikke ændret, men der er lavet en udjævning af forbruget på såvel partnertimer som materialeomkostninger til demonstrationsprojekter over den samlede projektperiode. Bilag 4.1: Perioderegnskab med tilhørende notat Bilag 4.2: Revideret budget Bilag 4.3: Statsstøtteproblematikken Projektledelsen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Styregruppen tog orienteringen til efterretning med en bemærkning om, at det er utroligt, at det skal være så vanskeligt at lave udviklingsprojekter i Danmark, som orienteringen om statsstøtteproblematikken illustrerer. 5) Styregruppens sammensætning Teknologisk Institut har revurderet deres engagement i Plan C generelt, og ønsker at udtræde af styregruppen. Der skal træffes beslutning om supplering af styregruppen. Bilag 5.1: Styregruppens sammensætning

4 4 Projektledelsen indstiller, at styregruppens sammensætning revurderes styregruppen som minimum suppleres med en repræsentant fra et boligselskab Styregruppen besluttede, at invitere KABs byggedirektør Rolf Andersson og Hvidovre Kommunes tekniske direktør Anders Thanning til at deltage i styregruppen. 6) Relaterede projekter, netværkspartnere og følgegruppe Plan C har indtil nu fokuseret på at skabe sammenhængskraft i partnerkredsen gennem projektgruppernes arbejde. Det er nu tid til i højere grad at brede projektsamarbejdet ud til en bredere kreds hos de enkelte partnere, til netværkspartnerne og til relaterede projekter. Projektledelsen er interesseret i inspiration fra styregruppen til den fremtidige prioritering af indsatsen med samarbejdsrelationer og relaterede projekter udenfor partnerkredsen. Projektledelsen indstiller, at der i den kommende periode afholdes første møde i følgegruppen arbejdes videre med udvalgte samarbejdsrelationer og projekter Styregruppen drøftede formålet med netværkssamarbejdet i Plan C, og i lyset af de mange initiativer på området for øjeblikket, blev det understreget at vi skal være målrettede i vores samarbejdsrelationer. Der kan f.eks. vælges et fokus på projekter og samarbejder der ligner Plan C eller på projekter der i højere grad kan supplere Plan C. Der kan også åbnes mulighed for, at en relation ikke er gennemgående i hele projektperioden, men afhænger af aktiviteter i eget regi og i Plan C. Styregruppen bad, i forlængelse af drøftelserne, projektledelsen om til næste møde at udarbejde et notat om, hvad vi gerne vil opnå med netværkssamarbejdet i Plan C. I forlængelse af bl.a. Klimakommissionens rapport bad styregruppen om at få et oplæg på næste møde om hvordan Plan C i endnu højere grad kan bidrage til at fremme kommunernes rolle som kickstartere af energirenovering. 7) Kommende møder Der er tidligere aftalt en møderække. På sidste styregruppemøde blev det aftalt, at projektledelsen skulle revurdere tidspunktet for møderne. Med udgangspunkt i erfaringerne indtil nu foreslås der følgende reviderede mødeplan. Møderne afholdes hyppigere for at styregruppen kan følge projektet tættere og dermed øge grundlaget for at bidrage. Mødetidspunkterne vil samtidig give mulighed for at drøfte udkastet til statusrapport inden indsendelsen til bevillingsgiver. Der foreslås følgende møder for 2011: Tirsdag den 18. januar 2011 kl. 14:30-16:00 Onsdag den 9. marts 2011 kl. 9:00-11:00 (statusrapport) Torsdag den 9. juni 2011 kl. 15:00-16:30 Onsdag den 7. september 2011 kl. 9:00-11:00 (statusrapport) Styregruppen godkendte møderne for Der er sendt elektronisk mødeindkaldelse ud.

5 5 Møderne erstatter den tidligere mødekalender (8/2-11 kl. 14; 17/8-11 kl. 14; 9/2-12 kl. 14; 21/8-12 kl. 14; 13/12-12 kl. 14). 8) Eventuelt Der blev orienteret om den positive udvikling for Gate 21 og om de projektansøgninger der er sendt af sted.