Kom i gang med dynamictemplate fra Microsoft Office

Transkript

1 Kom i gang med dynamictemplate fra Microsoft Office Dynamictemplate er navnet på Guldborgsund Kommunes nye skabelonsystem. Dynamictemplate er en ny måde at arbejde med skabeloner og standardtekst på. Din lokale redaktør har sørget for, at afdelingens standardtekster er konverteret til det nye (frasebibliotek). Skabelondesignet er tilføjet et logo for Business LF og standardskrifttypen er ændret til Arial 10 pkt. Indhold Kom i gang med dynamictemplate fra Microsoft Office Indledning Opret et brev fra Word Skriv brevet/indsæt en frase Opret en lokal profil Klargør brevet til forsendelse Doc2Mail Send som PDF Send brevet Indledning Dynamictemplate er et tilføjelsesprogram til Microsoft Office. Figuren herunder er et eksempel på dynamictemplate-fanens placering og indhold i Word I Word skal du som alm. bruger kun benytte knapperne i grupperne Administration og Forsendelse (markeret med røde ringe). De øvrige funktioner benyttes af afdelingens fraseredaktør. 1

2 Sådan ser fanen dynamictemplate ud i Outlook Fanen er tilpasset mulighederne i det enkelte program og ser derfor anderledes i f.eks. Outlook. Du finder også fanen dynamictemplate i Office-programmerne Excel og PowerPoint. Bemærk fanen dynamictemplate som er dukket op i eksemplet herunder i Excel. Systemet er integreret med Kommunens skabeloner til Word, Excel, Powerpoint og Outlook. Du kan starte en hvilken som helst skabelon fra samtlige Office-programmer. D.v.s. at du f.eks. kan oprette en Powerpoint-præsentation fra Excel. Vælg menupunktet Skabeloner og vælg en af flg. standardskabeloner: 2

3 2. Opret et brev fra Word Her er skabelonen Brev.dotm valgt. 3

4 Udfyld Modtagerinformation. CPR.nr.-/ og CVR-nr.-/P-nr.-felterne bruges til forsendelse via Doc2mail overføres automatisk. Udfyld Dokumentdata. Overskrift, dato og sagsnr. flettes ind i brevet. Vælg evt. en Medunderskriver. under Profiler kan du vælge mellem brugernavnene på dine kolleger i afdelingen. Lokal profil benyttes, hvis man selv har behov for en ekstra profil. Eksempelvis, hvis man arbejder i to forskellige afdelinger eller er med i et projekt, hvor der er et specielt logo. I afsnit 2.2 er beskrevet, hvordan du opretter en lokal profil. Under Afsenderinformation er det muligt at skrive på vegne af en anden (f.eks. din chef). Her vælges blot profiltype netværk og et andet brugernavn under Profiler. I denne dialog har du både under Medunderskriver og Afsenderinformation mulighed for at vælge en evt. alternativ/lokal profil. 4

5 Tryk på OK for at komme i gang med brevskrivningen. Du har nu mulighed for at skrive teksten direkte i brevet eller vælge en frase i frasebiblioteket. 2.1 Skriv brevet/indsæt en frase Fraser er i dynamictemplate forstået som standardindhold, der kan indeholde tekst, billeder, tabeller mv., og der kan fremkomme dialogbokse ved indsættelse af fraser. Det, som brugeren udfylder eller vælger i dialogboksene, vil blive indsat de relevante steder i teksten. Vælg knappen Fraser på fanen dynamictemplate Under hovedmappen Fraser til venstre i skærmbilledet finder du dit center og derunder din afdeling og afdelingens fraser. I eksemplet er det HR & Personales fraser Du har mulighed for at låse stien til din afdelings fraser fast, så dynamictemplate automatisk åbner der. Klik på knappen 5

6 Klik på Vælg din startmappe og klik på OK. Du har også mulighed for at tilføje ofte benyttede fraser til Foretrukne fraser. 6

7 Markér en frase og klik på knappen Klik på knappen og klik på i denne dialog 7

8 Udpeg frasen i listen og giv den foretrukne frase et navn Her er tilføjet i alt tre fraser to fra mappen HR & Personale og én fra mappen Juridisk afdeling: 8

9 Vælg en frase og klik OK. Frasen er nu indsat i skabelonen. For at journalisere brevet i Acadre vælger du fanen Startside og knappen Tilknyt til en sag. 2.2 Opret en lokal profil Vælg fanen dynamictemplate og knappen Brugere Klik på knappen Ny bruger 9

10 Du kan evt. tage udgangspunkt i en eksisterende profil. Vælg en Netværksprofil eller udfyld felterne manuelt. Bruger ID skal være forskelligt fra de eksisterende. Hvis ekm skal oprette en lokal profil kan den f.eks. hedde ekm2. Klik på OK og Luk i næste dialog for at afslutte oprettelsen. Den nye lokale profil er nu klar til brug næste gang du vælger en skabelon. 3. Klargør brevet til forsendelse Du har direkte adgang til digital forsendelse af dit dokument fra dynamictemplates menubånd enten via Doc2Mail eller som mail med en vedhæftet PDF-fil Send som PDF 10

11 3.1 Doc2Mail For at sende brevet via Doc2Mail vælger du knappen Doc2Mail på fanen dynamictemplate. Bemærk, at personnr./cvr samt dokumenttitel overføres automatisk. 11

12 Tilføj bilag Lad ovenstående Doc2Mail-dialog være og åbn den fil, du ønsker at tilføje. Klik på knappen Udskriv og vælg printeren doc2mail : Klik på knappen Udskriv. 12

13 Herefter vil du automatisk komme tilbage i det skærmbillede hvorfra du var ved at sende digital post og du kan tilføje bilaget fra Bilagsbakken. Dobbeltklikke på bilaget eller hiv det over i venstre side af billedet. I modtagerens indbakke i den digitale postkasse fremgår afsender, dokumentttitel og modtagelsesdato. 3.2 Send som PDF For at sende brevet som PDF-fil via Outlook vælger du Send som PDF på fanen dynamictemplate. Indholdet i det aktive dokument, regneark eller diaspræsentation bliver omdannet til en fil af typen.pdf. Derpå åbnes Microsoft Outlook automatisk, og den netop genererede PDF vedhæftes i en ny tom i Outlook. 4. Send brevet Klik på knappen Send. Doc2mail tjekker nu automatisk om borgeren er tilmeldt digital post idet Guldborgsund Kommune har sat systemet op til: forsøg digital post først. 13

14 Når du præsenteres for en kvittering har borgeren modtaget brevet digitalt eller det er lagt til fjernprint hos KMD. Klik på Afslut. Hvis modtager er tilmeldt digital post vil brevet ligge i den digitale postkasse indenfor få sekunder. Hvis modtager ikke er tilmeldt digital post sendes oplysninger til fjernprint, kuverteres og sendes ud med post Danmark efter gældende regler for A og B post. 14

15 Yderligere information om Doc2Mail 30. april 2015 Ebba Meier 15