1. Model C en tilpasset model Tilpasninger i forhold til høringssvar mv Overførsel af økonomi og budgetter...

Transkript

1 Notat Vedrørende: Model C Beskrivelse og organisationsdiagram Sagsnavn: Ejendomsservice Sagsnummer: A Skrevet af: Martin Toft/Rikke Hylleberg Clausen rikke.hylleberg.clausen@randers.dk Forvaltning: Sekretariat Dato: Sendes til: Byrådet Indhold 1. Model C en tilpasset model Tilpasninger i forhold til høringssvar mv Overførsel af økonomi og budgetter Overførsel af udførende medarbejderressourcer Den udførende organisering organisationsbeskrivelse Beskrivelse af organiseringen Eksempel på konkret organisering af den udførende organisation Den administrative organisering Beskrivelse af organiseringen

2 1. Model C - en tilpasset model 1.1 Tilpasninger i forhold til høringssvar mv. Notatet her beskriver forslag til en Model C, der er en tilpasset model for ejendomsservice i Randers Kommune. Med tilpasningerne i Model C imødekommes de væsentligste ønsker og bekymringer, som er kommet til udtryk i høringssvarene og i dialogen med fagudvalgene og forligsgruppen. Model C samler budgetterne og ansvaret for administration, drift, vedligehold og anlæg af kommunale bygninger i en ejendomsadministration med både administrativt og udførende personale. For at sikre de decentrale enheders ansvarlighed overfor bygningerne bibeholder fagforvaltningerne ejerskabet af bygningerne. Ejendomsadministrationen foreslås oprettet som en aftaleenhed under Miljø og Teknik, men med reference til Økonomiudvalget. Høringen og dialogen med fagudvalgene og forligsgruppen har afdækket tre essentielle decentrale behov, forhold som en tilpasset model særligt skal kunne tilgodese. For det første skal nærheden og fleksibiliteten i hverdagen altid være i højsædet, for det andet skal brugernes ejerskab og ansvarsfølelse overfor bygningerne fortsat være til stede, og for det tredje skal løsningen tilgodese hensynet til løsningen af kerneopgaverne. Nærheden og fleksibiliteten i hverdagen er tilpasset i model C på to måder. For det første gennem en ændret geografisk struktur med afsæt i små lokalområder, hvor der fortsat er tilknyttet fast personale på hver enkelt institution eller skole, som brugerne dermed har den løbende dialog med. For det andet er modellen ændret, således at de decentrale ledere har et aftalt antal timer fra den tekniske medarbejder til deres rådighed og fri disposition til de ikke bygningsrelaterede opgaver som man decentralt ønsker løst. Eksempelvis hvis man på en skole ønsker, at den tekniske servicemedarbejder skal sætte stole og borde frem til et forældremøde, stå i skoleboden eller noget helt tredje. Dette aftales således direkte mellem den faste medarbejder og skolens personale uden tunge arbejdsgange og procedurer. Brugernes ejerskab og ansvarsfølelse overfor bygningerne er tilpasset i Model C på 3 måder: For det første er modellen ændret, således at fagforvaltningerne bevarer ejerskabet til bygningerne. For det andet sikres ansvarsfølelsen gennem de fast tilknyttede udførende medarbejdere og deres tætte dialog med de decentrale enheder, hvilket understøttes af en ændret områdeinddeling til mindre geografiske områder. For det tredje sikres brugernes ejerskab gennem incitamentsstrukturer, hvor sparede midler på driften og vedligeholdelsen af bygninger kan aftales delvist at tilfalde bygningsområdet på den konkrete decentrale enhed. Et eksempel herpå kan være installation af CTS på en skole, hvor dette sammen med skolens arbejde for adfærdsændringer medfører besparelser på energiforbruget. Besparelsen på omkostningerne til energi kommer efterfølgende skolen til gode ved, at en del af besparelsen tilbageføres til bygningsområdet på skolen, hvor skolen således for det tilbageførte beløb, kan prioritere yderligere bygningsrelaterede opgaver udført end oprindelig planlagt. 1

3 Hensynet til løsningen af kerneopgaverne er i model C sikret ved, at de udførende medarbejdere på særlige områder forbliver under decentral ledelse. På enkelte områder er det ikke muligt at adskille de udførende medarbejdere fra de deciderede kerneopgaver, da de udførende medarbejdere er ansat i funktioner, hvor de direkte løser kerneopgaver sammen med de bygningsrelaterede opgaver. Eksempelvis kan det dreje sig om en teknisk medarbejder på en specialinstitution, der sammen med den almindelige bygningsdrift udfører en socialpædagogisk opgave med håndtering af flere af specialinstitutionens unge. Her skal den tekniske medarbejder fortsat være tilknyttet decentralt, men indgå i et samarbejde om bygningsdriften med ejendomsadministrationen. 1.2 Overførsel af økonomi og budgetter Som udgangspunkt overføres de eksisterende budgetter vedrørende bygningsdrift og vedligehold til ejendomsadministrationen, hvilket omfatter både de decentrale budgetter og de enkelte fagforvaltningers budgetter. De decentrale budgetter til energiforbrug er dog for lave og antager en størrelse, der vil være svær at håndtere for en nyoprettet ejendomsadministration. Derfor at det på energiområdet det reelle forbrug, der overføres og ikke budgetterne, hvilket er den eneste afvigelse af princippet om, at det er budgetterne der overføres. Den økonomiske overdragelse fra fagforvaltninger til Ejendomsadministration sker pr. 1. januar Fagforvaltningerne kan derfor ikke foretage usædvanlige økonomiske dispositioner vedrørende bygningerne efter denne dato. 1.3 Overførsel af udførende medarbejderressourcer Et af bekymringspunkterne ved at ændre på organiseringen af ejendomsområdet er, om det fortsat vil være muligt for de decentrale enheder at få løst opgaver, der knytter sig til institutionernes kerneopgaver, og som de tekniske servicemedarbejdere løser i dag. Det drejer sig fx om hjælp til morgenoptag af borgere på sociale institutioner og ældrecentre, om socialpædagogisk støtte til elever med særlige behov, opstilling af borde og stole til arrangementer, håndtering af skolemælk mv. Da der er meget stor forskel på de opgaver, de tekniske servicemedarbejdere løser udover de bygningsrelaterede opgaver, vil det give mening at opdele opgaverne i forskellige kategorier. På ældreområdet og socialområdet er nogle af de tekniske servicemedarbejdere blevet inddraget i deciderede kerneopgaver såsom hjælp til at tage beboere op om morgenen eller socialpædagogisk støtte til specialskoleelever, der ikke kan deltage på fuld tid i de boglige fag. Denne type af opgaver skal og bør ikke løses af et ejendomsadministration og de ressourcer, der bruges til disse opgaver bør blive tilbage på institutionerne under de decentrale ledere. På især skoleområdet oplistes en lang række af opgaver, som ikke er bygningsrelaterede, men som heller ikke omhandler den egentlige kerneopgave, nemlig undervisningen eller særlige socialpædagogiske opgaver. Det drejer sig fx om opstilling af borde og stole til møder og arrangementer, rensning af stoppede toiletter, aflåsning og rundering efter skoletid, bookning af lokaler og kontakt til fritidsbrugere, varemodtagelse og forsendelse af fragt og pakker, udpakning og opfyldning af depoter mm, afhentning af bolde på taget, produktion af garderober og legetøj, 2

4 uddeling af skolemælk mv. Denne type af kerneopgaverelaterede opgaver fint kan løses i en ejendomsadministration. Funktionsanalysen af området viser, at 78 % af servicemedarbejdernes tid på skolerne bruges på opgaver indenfor bygnings-, areal- og vagtområdet, samt blandt andet uddannelse og interne møder, mens 22 % bruges på kerneopgaverelaterede opgaver. I og med at de ikke bygningsmæssige opgaver på skolerne er opgaver, der RELATERER sig til kerneopgaven, men ikke er deciderede kerneopgaver, kan de fint løses i regi af ejendomsadministrationen. Det foreslås derfor, at alle de tekniske servicemedarbejdere på skolerne overføres til ejendomsadministrationen, men at 20 % af deres tid afsættes til løsning af opgaver, der relaterer sig til kerneopgaven, og at skolelederne selv råder over og prioriterer disse timer. Funktionsundersøgelsen på ældreområdet viste, at 52 % af tiden bruges på den kommunale del af bygningerne m.v., mens 35 % bruges på opgaver for Lejerbo m.fl. og 13 % bruges på kerneopgaver eller på opgaver, der relaterer sig til kerneopgaven. Idet det tekniske servicepersonale på ældreområdet inddrages i løsningen af deciderede kerneopgaver, som ikke kan varetages af en ejendomsadministration, foreslås det at lade de ressourcer, der går til løsningen af deciderede kerneopgaver, være ansat under de decentrale ledere til denne opgave. Resten af de tekniske servicemedarbejdere ansættes under ejendomsadministrationen og løser både bygningsrelaterede opgaver og opgaver, der relaterer sig til kerneopgaven, men som ikke er deciderede kerneopgaver. Da der i funktionsanalysen ikke skelnes mellem kerneopgaver og kerneopgaverelaterede opgaver, er det ikke afklaret, hvor stor en del af de 13 %, der bliver tilbage til løsningen af kerneopgaver og hvor stor en del, der overføres til ejendomsadministrationen til løsning af både bygningsrelaterede opgaver og kerneopgaverelaterede opgaver, hvilket der derfor skal laves særskilte aftaler for. Aftaler der indgås i tæt dialog mellem de decentrale enheder og ejendomsadministrationen. På de øvrige områder (daginstitutioner, sociale institutioner, kultur mv.) er der ikke foretaget en undersøgelse af omfanget af den tid, der benyttes på forskellige typer af opgaver. På disse områder foreslås det, at foretage en konkret vurdering med udgangspunkt i de enkelte institutioners behov og konkrete bygningsopgaver. Der er institutioner med en enkelt deltidsservicemedarbejder med så sammensatte opgaver, at dette kræver en konkret vurdering. På rengøringsområdet har Randers Kommune selv forestået analysen af medarbejdernes involvering i andre opgaver. På skoleområdet, dagtilbudsområdet og i Driftsafdelingen i Miljø og Teknik er stort set alle rengøringsmedarbejdere ansat til udelukkende at gøre rent. Disse medarbejdere overføres derfor til ejendomsadministrationen. 3

5 På socialområdet, kulturområdet og familieområdet vil en del af medarbejderne forholdsvis let kunne samles under en ejendomsadministration, mens andre af forskellige årsager kun vanskeligt kan overføres. På disse områder kigges der derfor på hver enkelt institution med henblik på at vurdere, hvilke medarbejdere, der kan overføres til ejendomsadministrationen og hvilke der forbliver decentralt tilknyttet. På ældrecentrene er det kun en lille del af medarbejderne, der potentielt kan overføres til ejendomsadministrationen, da en stor del af rengøringen bliver udført i beboernes boliger som en del af hjemmehjælpen efter servicelovens 83. Rengøringen på ældrecentrene forbliver derfor under decentral ledelse. Ud af de i alt ca. 500 medarbejdere, fordelt på ca. 200 indenfor teknisk service og ca. 300 rengøringsmedarbejdere, er ca. 175 ansat på særlige ordninger med løntilskud. Ved design af organisationen skal der tages hensyn til, at det stadigt skal være muligt at skabe gode rammer for de ansatte i disse særlige ordninger. Der er tale om en intern flytning af ansættelsessted fra en enhed under Randers Kommune til en ny enhed under Randers Kommune. Der vil dermed kun i ganske få tilfælde være tale om en væsentlig stillingsændring for medarbejderne. Det skal snarest muligt drøftes med de berørte faglige organisationer, hvorledes overgangen til ny enhed finder sted for disse få medarbejdere. I forbindelse med den nye organisering vil der blive foretaget en kompetenceafklaring af medarbejderne med henblik på at etablere et overblik over kompetencefordelingen i de forskellige teams. På baggrund af kompetenceafklaringen vil der blive udarbejdet en handlingsplan for kompetenceudvikling af medarbejderne, samt en årsplan for jobrotation. De udførende medarbejdere forventes overflyttet til ejendomsadministrationen medio Den udførende organisering organisationsbeskrivelse 2.1 Beskrivelse af organiseringen For at sikre nærheden mellem ejendomsadministrationen og bygningernes brugere, vil det daglige arbejde på det udførende niveau foregå i små teams ude i lokalområdet. Teaminddelingen baserer sig på skoledistrikter, da den kommunale bygningsmasse i landområderne typisk koncentrerer sig om et mindre bysamfund, hvor der ligger en skole. For at begrænse kørslen mellem bygningerne kan det dog vise sig hensigtsmæssigt at bygninger, der ligger yderligt i ét skoledistrikt, serviceres af personale fra et andet team i nabo området. På samme måde vil det sandsynligvis være nødvendigt at lave en inddeling i små geografiske områder inde i selve Randers By, da koncentrationen af kommunale bygninger er væsentlig højere her. De lokale teams vil være samlet i fire overordnede distrikter Nord, Syd, Vest og City, således at de forskellige teams i den samme geografiske del af kommunen kender og kan hjælpe hinanden. Til understøttelse af de lokale serviceteams vil der være tre specialteams, der går på tværs af kommunen. Et serviceteam, der vil bistå med løsning af mindre håndværksmæssige opgaver, et team til tekniske installationer og energistyring, samt et team til vagt og sikring af bygningerne. 4

6 Den udførende organisering er skitseret herunder. De optegnede lokale teams skal blot symbolisere de lokale teams og vise områdeinddelingen. Der er i realiteten lige så mange lokale teams som der er skoledistrikter. Lokale teams Hvert af de lokale teams består af et antal tekniske servicemedarbejdere og et antal rengøringsmedarbejdere. Teamet ledes af en teknisk serviceleder. Den tekniske serviceleder har det overordnede ansvar for alle skoledistriktets bygninger og vil være overordnet kontaktperson for bygningerne. Bygningerne i det enkelte skoledistrikt fordeles på de tekniske servicemedarbejdere i teamet, så hver medarbejder har ansvaret for den daglige drift og vedligehold på en eller flere bygninger. Fordelingen sker på baggrund af kvadratmeterantal og vedligeholdelsesbehov i den enkelte bygning, så arbejdsmængden fordeles jævnt mellem medarbejderne. Den servicemedarbejder, der har ansvaret for bygningen, er primær kontaktperson på bygningen og har den daglige kontakt til brugerne. Derudover vil en af de øvrige servicemedarbejdere i teamet være sekundær kontaktperson på bygningen og have ansvaret for bygningen ved uddannelse, sygdom og ferie. Ved større opgaver kan servicemedarbejderne i teamet hjælpe og understøtte hinanden på tværs af bygningerne og områder. Både de tekniske servicemedarbejdere og rengøringspersonalet i teamet refererer til servicelederen vedrørende opgaveløsningen, mens sektionslederne for Ejendomsservice og Rengøring har det overordnede og formelle personaleansvar for henholdsvis de tekniske servicemedarbejdere og rengøringspersonalet. Rengøringsmedarbejderne i hvert enkelt 5

7 skoledistrikt udgør et selvstyrende team med en teamkoordinator og tilrettelægger i vid udstrækning selv deres arbejde. Serviceteamet har base på den lokale skole med de værkstedsfaciliteter, der forefindes her. I det daglige vil både tekniske servicemedarbejdere og rengøringspersonale dog i vid udstrækning møde direkte ind i de bygninger, hvor de har deres opgaver. Distrikter De lokale teams er samlet i fire større geografiske distrikter - Område Nord, Område Syd, Område Vest og Område City. Der er ikke knyttet nogen ledelsesmæssig funktion på områderne, men de forskellige teams og i særdeleshed de tekniske serviceledere indenfor hvert område kender hinanden godt og kan hjælpe hinanden på tværs af de lokale teams. Hvis der fx i en periode er overkapacitet i ét team, kan denne overkapacitet udnyttes i andre teams i distriktet, hvor der er underkapacitet. Distriktsopdelingen i den udførende organisation spejles i den administrative organisering. I Bygninger og Energi vil medarbejderne således på samme vis være fordelt på de fire geografiske distrikter, således at medarbejderne her har et tæt samarbejde med de udførende medarbejdere i et enkelt distrikt. Samarbejde med brugerne Opgaveløsningen på hver institution vil blive reguleret gennem individuelle serviceleveranceaftaler (SLA er), der udarbejdes i samspil med institutionslederen, og som definerer og forventningsafstemmer, hvilke opgaver ejendomsadministrationen skal løse for institutionen. I forbindelse med udarbejdelsen af serviceleveranceaftalen har den decentrale leder således mulighed for at påvirke serviceniveauet, så det tilpasses den konkrete institutions behov. For at sikre fleksibiliteten i det daglige vil en vis procentdel af vedligeholdelsestiden på den enkelte bygning være reserveret til akutopgaver og ad hoc opgaver. Akutopgaver er bygningsrelaterede opgaver, det er strengt nødvendigt at løse her og nu som fx reparation af et utæt vandrør eller udskiftning af en knust rude. Ad hoc-opgaver dækker over opgaver, der ikke er decideret bygningsdrift eller -vedligehold, men som knytter sig til kerneopgaven. Det kan fx være at opstille borde og stole til et arrangement eller flytte inventar fra ét lokale til et andet. Kommunikationen og samarbejdet omkring akutopgaver og ad hoc opgaver vil foregå direkte mellem brugerne og den primære kontaktperson. Hvis man som bruger af bygningen opdager ting, der skal udføres her og nu, eller hvis man ønsker at få udført ad hoc opgaver, kontakter man den primære kontaktperson, som selv sørger for at indpasse opgaverne i forhold til de øvrige planlagte opgaver. I det daglige vil der derfor være en løbende og direkte kommunikation mellem institutionernes personale og den tekniske servicemedarbejder, der har ansvaret for bygningen og sin daglige gang på stedet. Specialteams Til at understøtte arbejdet i de lokale teams, vil der blive oprettet tre tværgående specialteams. Team Installation og Styring, Team Vagt og Sikring samt Team Service. 6

8 Samarbejde med resten af ejendomsadministrationen Den tekniske serviceleder i de lokale teams refererer til sektionslederen for Ejendomsservice, når det drejer sig om pedelopgaver og til sektionslederen for Rengøring i forhold til udførelsen af rengøringsopgaven. Det personalemæssige ansvar for servicelederne ligger delt mellem lederen af Rengøring og lederen af Ejendomsservice, således at de hver har det personalemæssige ansvar for halvdelen af servicelederne. I det daglige vil der være et tæt samarbejde mellem de lokale teams og de administrative medarbejdere i Bygninger og Energi samt medarbejderne i de tre specialteams - Installation og Styring, Vagt og Sikring samt Service. På alle bygninger vil der blive gennemført årlige bygningssyn med deltagelse af institutionslederen, den lokale serviceleder samt en administrativ bygningsmedarbejder. Bygningssynet vil danne baggrund for det kommende års vedligeholdelsesplan. 2.2 Eksempel på konkret organisering af den udførende organisation Distriktsinddeling For at få et virkelighedsnært billede af, hvordan arbejdet i den udførende organisation vil komme til at fungere i praksis, er der nedenfor beskrevet et konkret eksempel. Eksemplet er baseret på fakta fra et konkret geografisk område. Kommunen vil som nævnt være opdelt i fire overordnede distrikter. Område Nord, Syd, Vest og City er skitseret i nedenstående figur. Tilsvarende vil hvert distrikt bestå af teams med hver deres fornuftige geografiske sammenhæng typisk baseret på skoledistrikterne. 7

9 Konkret vil det vestligste distrikt kunne opdeles i syv teams som vist i nedenstående figur. For at få beskrevet, hvordan teaminddelingen i praksis kommer til at virke på tværs af skole-, ældre- og daginstitutionsområder, er der valgt et område, der dækker to skoledistrikter, og som dermed koncentrerer sig om to mindre bysamfund. Det skyldes, at ældreområdet er organiseret på tværs af skoledistrikter, og at der i det konkrete tilfælde kun er placeret et ældrecenter i det ene. For at få et retvisende og dækkende billede, er vi derfor nødt til at kigge på de to skoledistrikter i sammenhæng. Det skal understreges, at det beskrevne eksempel kun er en foreløbig skitse af, hvordan en inddeling KAN se ud. Det er først i det øjeblik, at vi kigger samlet på alle kommunens bygninger og de medarbejderressourcer, der er tilknyttet, at det bliver muligt at lave den nøjagtige team-, distrikts- og medarbejderinddeling. I skoledistrikt 1 ligger: 1 skole, 3 daginstitutioner, 1 ældrecenter, 1 specialskole, 1 socialpsykiatrisk tilbud, 78 almene ældreboliger, 1 kulturhus, 2 klubhuse med tilhørende boldbaner. 8

10 De samlede medarbejderressourcer i skoledistrikt 1 er: Tekniske servicemedarbejdere: 1 serviceleder på skolen med 37 timer, 2 servicemedarbejder på skolen begge med 25 timer samt 1 servicemedarbejder på specialskolen med 37 timer (kombi TS - pædagogmedhjælper) I alt 124 timer I ovennævnte tilfælde er en af de tekniske servicemedarbejdere ansat på specialskolen i en kombinationsstilling som pedel og pædagogmedhjælper. Vedkommende tager specialskoleelever, der har svært ved skolearbejdet, med ud at løse pedelopgaver på skolen. Pedelopgaven og den pædagogiske kerneopgave kan derfor ikke adskilles, og den tekniske servicemedarbejder på specialskolen forbliver derfor ansat her under skolelederens ledelse og løser fortsat både pedelopgaver og pædagogiske opgaver. Specialskolen ligger ikke i umiddelbar nærhed af byen og folkeskolen, så det vil også i geografisk henseende være hensigtsmæssigt, at denne servicemedarbejder forbliver tilknyttet specialskolen. For at sikre, at den tekniske serviceleder på specialskolen kommer rundt om alle de ting, der skal gøres i bygningen, kan vedkommende følge samme årshjul for drift og vedligehold af bygningen som de øvrige servicemedarbejdere. Det betyder så, at de resterende 3 medarbejdere (1 teknisk serviceleder og to tekniske servicemedarbejdere i alt 87 timer), alle overføres til ejendomsadministrationen. Funktionsanalysen på skoleområdet viser, at 20 % af tiden går til løsningen af opgaver, der relaterer sig til kerneopgaven. 20 % af de 3 medarbejderes tid = 17 timer vil skolelederen derfor råde over i direkte dialog med den tekniske servicemedarbejder, der er primær kontaktperson på skolen. De resterende 80 % = 70 timer overføres alle til ejendomsadministrationen, hvor de bruges til løsning af bygningsrelaterede opgaver under ledelse af ejendomsadministrationen. Rengøringspersonale: Skolen har udliciteret rengøring for 1,2 mio. kr. og ligeledes er specialskolens rengøring udliciteret Børnehave 1 har en medarbejder med 15 timer og ligeledes har børnehave 2 og 3 hver en medarbejder med 15 timer. Det socialpsykiatriske tilbud har en medarbejder med 5 timer (mikrofleksjob). Skoledistriktet her er et eksempel på et område, hvor der er en blanding af egen rengøring og udliciteret rengøring. Det har været op til den enkelte institution at beslutte, hvorvidt man vil have eget rengøringspersonale ansat eller udlicitere opgaven, og derfor ligger de udliciterede opgaver geografisk spredt. Som udgangspunkt ligger der ikke i model C at hverken en større eller mindre del af opgaverne skal udliciteres. Men ved en samling af rengøringsopgaverne i en ejendomsadministration vil det være muligt på sigt at samle de udliciterede opgaver geografisk. Det kan medføre bedre aftaler, idet man kan tilbyde rengøringsfirmaet opgaver samlet indenfor et geografisk afgrænset område, så kørslen mellem opgaver reduceres. Desuden vil der med en central styring være mulighed for at definere opgaven helt præcist fremfor at udbyde opgaven som rammeudbud. Dette kan også sikre en bedre aftale. I skoledistrikt 2 ligger: 9

11 1 skole, 2 daginstitutioner, 18 almene ældreboliger, 1 spejderhus og 1 klubhus med tilhørende boldbaner De samlede medarbejderressourcer i skoledistrikt 2 er: Tekniske servicemedarbejdere: 1 teknisk serviceleder på skolen med 37 timer, 1 servicemedarbejder på skolen med 37 timer (seniorjobber), 1 servicemedarbejder på skolen med 32 timer samt 1 servicemedarbejder på skolen med20 tim er (flexjobber). I alt 126 timer. 20 % af det samlede timeantal = 25 timer forbliver tilbage under skolens ledelse til løsning af opgaver, der relaterer sig til kerneopgaven. De resterende 101 timer overføres til ejendomsadministrationen til løsning af bygningsrelaterede opgaver. Rengøringspersonale: Rengøringsmedarbejder på skolen med 32 timer, 1 rengøringsmedarbejder på skolen med 14 timer, 1 rengøringsmedarbejder på skolen med 31 timer, 1 rengøringsmedarbejder på skolen med 33 timer, 1 rengøringsmedarbejder på skolen med 21 timer. Børnehave 1: 1 medarbejder med 20 timer og børnehave 2: 1 medarbejder med 20 timer. Også her overføres alle rengøringsmedarbejderne til ejendomsadministrationen. Alle rengøringsmedarbejderne på skolen og i børnehaverne arbejder på deltid. Dette kan være efter ønske fra medarbejderne selv, men kan også skyldes, at rengøringen skal foregå på et bestemt tidspunkt på dagen på den enkelte institution. Når rengøringsopgaven tænkes på tværs af fagområderne, bliver der større mulighed for, at rengøringsmedarbejderne på sigt kan få fuld tid, hvis de ønsker det. På tværs af skoledistrikter: På tværs af skoledistrikterne er der ansat tekniske servicemedarbejdere på ældreområdet. De to tekniske servicemedarbejdere løser på nuværende tidspunkt opgaver på ældrecentret og i ældreboligerne i det ene skoledistrikt og i ældreboligerne i det andet skoledistrikt. 1 serviceleder på ældrecentret med 37 timer og 1 servicemedarbejder på ældrecentret med 20 timer (flexjobber). I alt 57 timer. Idet opgaven omkring ældreområdets almene ældreboliger forbliver under decentral ledelse, vil cirka 50 % af det tekniske servicepersonale forblive under decentral ledelse. I det konkrete eksempel vil den ene af de to medarbejdere blive tilbage under områdelederens ledelse og løse opgaver, der relaterer sig til ældrecentrets kerneopgave. Vedkommende vil desuden stå for vedligeholdelsen af de almene ældreboliger i både skoledistrikt 1 og skoledistrikt 2. 10

12 Den anden medarbejder overføres til ejendomscentret og bliver en del af et af de to teams. I dette tilfælde vil det sandsynligvis blive skoledistrikt 1, da dette område har den største bygningsmasse og da ældrecentret, som vedkommende i forvejen er tilknyttet, befinder sig her. I kulturhuset, spejderhuset og klubhusene er rengøringen for flere områders vedkommende overdraget til foreningerne, som for et beløb står for disse opgaver selv, hvilket der ikke ændres på. Det indvendige vedligehold klares ad hoc af enten foreningerne selv eller ved køb af håndværkere. Det vil sige, at der ikke er noget fast rutine omkring vedligeholdelsen og den daglige drift på disse bygninger, hvilket ejendomsadministrationen fremadrettet vil sikre et øget fokus på ved udarbejde af vedligeholdelsesplaner også for disse bygninger. 11

13 3. Den administrative organisering 3.1 Beskrivelse af organiseringen Den administrative del af Randers Kommunes ejendomsadministration foreslås organiseret som vist herunder. Der bliver således en administrativ Bygnings-, Energi- og Økonomi-sektion, samt to driftssektioner med de udførende enheder Ejendomsservice & Vagt og Rengøring & Rådhusservice. Der vil være fire ledere i Ejendomsadministrationen; En ejendomschef samt en leder for hver af de tre underliggende sektioner. Chefstillingen varetages af en eksisterende chef i Miljø og Teknik. To af de tre sektionslederstillinger er eksisterende stillinger, der overføres direkte. Den sidste sektionslederstilling oprettes samtidig med, at der nedlægges en sektionslederstilling i Miljø og Teknik. Den nye organisering vil dermed samlet set ikke medføre et øget antal ledere. Bygninger, Energi og Administration Bygninger, Energi og Administration omfatter funktionerne anlæg og projektering, bygningsdrift og -vedligehold, energi samt Administration og Økonomi. I anlægs- og projekteringsfunktionen samles ansvaret for, at byggeprojekterne gennemføres inden for den aftalte anlægsbevilling, tid og kvalitet - herunder sikring af sammenhæng mellem krav og behov i forhold til den afsatte økonomi og tid, gennemførelse af rådgiverudbud og licitationer, sikre myndighedsgodkendelser, interessentinddragelse, afrapportering, styring af rådgivere og entreprenører m.m. Energifunktionen samler ansvaret for styring og optimering af hele energiområdet for alle de kommunale ejendomme på tværs af hele organisationen. Hovedopgaverne for administration og økonomifunktionen vil som udgangspunkt være vedligehold af administrative data på området, budget, regnskab, økonomistyring, husleje- og 12

14 boligadministration, ind- og udlejning i kommunale bygninger, styring af eksterne lejemål samt administration af de kommunale bygninger. Ejendomsservice og Vagt Denne funktion er ny som fælles funktion og består overordnet af styring, koordinering og udførelse af daglig drift og vedligeholdelse af kommunens bygninger udvendig og indvendig samt tekniske anlæg, iværksættelse af mindre akutte vedligeholdelsesarbejder samt udbedring af skader på bygninger, planlægning og opfølgning på vedligeholdelsesopgaver i tæt samarbejde med Drift og vedligehold, renholdelse og mindre vedligeholdelsesopgaver på udenoms arealer, energistyring og vejledning vedr. energiforbrug og energibesparelser samt tilsyn og vedligehold af tekniske installationer. Rengøring og Rådhusservice Denne funktion er ny som fælles funktion og består overordnet af styring, koordinering og udførelse af rengøringsopgaverne i Kommunens bygninger. Det forventes at opgaveløsningen vil blive standardiseret efterhånden som Ejendomsadministrationen får overblik over områderne. Rådhusservice omfatter opgaver med kantinedrift, budservice, trykkeri, arkiv samt øvrige forefaldende opgaver på rådhuset. 13