Referat til bestyrelsesmøde tirsdag d. 2. oktober 2007 kl. 17:00 20:00 i mødelokalet på Fibigerstræde.

Transkript

1 Ordinære medlemmer af bestyrelsen Carsten Rune Jensen, formand Kevin Harritsø, næstformand Christian K. Refshauge, kasserer Anne la Cour Sigvardsen Jakob Lemming Katja Bundgaard Meyer - afbud Martin Hundebøll Sinna Pilgaard Ulrichsen, Studenterhusets repræsentant - afbud Observatører i bestyrelsen: Jeppe Mulvad Larsen, Uddannelsespolitisk ordfører - afbud Jonas Caben Iversen, Uddannelsespolitisk viceordfører - fraværende Karsten Krogsgaard Sommer, Administrationschef Peter M. Wiese, Erhvervschef Jacob Volstrup, EDBdrift - afbud Referat til bestyrelsesmøde tirsdag d. 2. oktober 2007 kl. 17:00 20:00 i mødelokalet på Fibigerstræde. 1. Formalia Valg af ordstyrer: Jakob Lemming er valgt til ordstyrer Godkendelse af dagsorden: Under punkt 2, Projektmøde 25. september, rettes til Projektmøde 11. oktober. Godkendelse af referat: Referatet er godkendt med rettelser. Rettelserne udføres af Anne. Udvægelse af punkter med relevans for nyhedsbrevet: Referat af projektmødet den 25. september med gennemgang af emner osv. 2. Projektmøde 11. oktober Lemming orienterer: Der er sendt invitationer ud, dog en enkelt dag for sent, da ansvarlig ikke var opmærksom på problemet. Til medlemsmødet skal de deltagende spørges om mødet kan afholdes trods den lidt sene indkaldelse. Mødet bliver om valg: strategi, valgudvalg og kandidater. Jeppe Mulvad vil lave oplæg. Mads Svaneklink orienterer om DSF's pulje til universitetsvalg. Til projektmødet skal der findes en person, som kan fungere som kontakt til DSF mhp. denne pulje. Umiddelbart efter mødet afholdes medlemsmøde, hvor følgende punkter skal behandles:

2 Optagelse af grupper Evt. forslag til kompensation af aktive Jakob Lemming har ansvar for mad, drikke osv. 3. Ønskeliste fra Mærkbar Mærkbar har søgt om penge til diverse praktiske ting. Karsten Sommer arbejder på et køleskab fra Carlsberg til baren. De søgte midler ser fornuftige ud, dog er ønsket om kr. til CD'er er til debat. Sækkevogn, pengeskab og lagerreoler bevilges med et budget på 6250 kr eksl. moms. Det skal dog undersøges hos Annette Brix, om reolerne kan anskaffes billigere (evt. gratis) andetsteds. CD'er kan med et budget på kr. indkøbes for egne penge. (Invisteringskonto kan bruges hertil.) 4. Ansøgnng til aktivitetspuljen Café Du Ve' har søgt samlet kr. til live bands. Den konkrete ansøgning på kr. til Oktoberfesten godkendes. De sidste kr. (3 x kr.) skal fra Café Du Ve's side søges igen med budget. 5. Fremlæggelse af halvårsregnskab samt kommentarer fra kritiske revisorer Christian Refshauge gennemgår regnskabet. Regnskabet der gennemgåes, er opdateret til dags dato grundet ændringer siden halvårsregnskabet. Konto (debitorer) er uhensigtsmæssigt høj og bestyrelsen er opmærksom på denne problemstilling. Kritiske revisorer Kasper Rasmussen og Mads Svaneklink kommenterer på regnskabet og generel aktivitet I organisationen. 6. Investeringer i nye computere til aktivitetslokalet EDBdrift har søgt I alt kr. til nye computere i aktivitetslokalet og Agendas lokale. EDBdrift opfordres til at kontakte fx KMD og spørge dem om brugte computere, der kan opfylde kravene. De opfordres ligeledes til at undersøge Studentersamfundets eksisterende skærmes mulighed for at blive monteret på væggen. Der stilles spørgsmålstegn ved behovet for nye computere og et evt. behov er ikke akut. Derfor kan EDBdrift sende samme ansøgning til næste møde, hvis der ses et behov.

3 7. Åbne projekter Skabe: Karsten Sommer har modtaget nøgler og deler dem ud til grupper efter retningslinjer LLO-aftale: Prosa-aftale: Aftalen mangler endelig bekræftning. Torsdagshygge: Aftalen med pool er blevet udskudt. Hyggeoaser: Kevin Harritsøe foreslår at Katja Meyer og Carsten Rune Jensen overtager ansvaret for hyggeoaserne. Hjemmeside: Der er aftalt en dato for næste møde. Dankort terminaler: Dankortterminalen på BasisKontoret skal muligvis udskiftet med en smartere model. Der forsøges at forhandle nye typer hjem med PBS. Papirlageret, oprydning/indretning: Der er afsat tid i hele uge 41 til oprydning, hvor Anne meget gerne modtager hjælp til dette. PR-tøj til grupper: Retningslinjer for køb af sponsor, skal udsendes til ledelse@s-et.aau.dk. OpenGroupWare: Der mangler computere til at installere softwaren på. Ny indretning I Aktivitetslokalet: Opslagstavle-aftale: Karrierecentret kommer på skiltet til opslagstavlen, da de ønskede dette. Skiltene bestilles snarest og der er lavet en plan for fordeling af tavler til forskellige typer opslag. 8. Meddelelser Nyt fra formanden: Formanden har haft meget at se til på det seneste, men han prøver så vidt muligt at nå alle sine forpligtigelser - denne travlhed er også skyld i den meget sent udsendte dagsorden. Der er reception i forbindelse med studenterpræsternes jubilæum d. 9. oktober, her forventer formanden at deltage.

4 Desuden afholdes møde omkring et evt. AAU-løb d. 5. oktober sammen med repræsentanter fra Sport og Fritid, Unifitness samt Karrierecenteret. Aalborg City Rotary Club har givet svar i henhold til dialog med Studentersamfundet. Ikke muligt at sidde med i klubben, men de var interesseret i at høre mere om studentersamfundets arbejde i et fremtidigt oplæg, hvorfor deres program-udvalg er underrettet omkring muligheden for at få Studentersamfundet ud og fortælle om aktiviteter/studiemiljø for studerende på Aalborg Universitet og i Aalborg by. Nyt fra politisk koordinering: Nyt fra administrationen: Nyt fra erhvervsgruppen: Nyt fra Studenterhuset: Nyt fra grupper repræsenteret ved mødet: 9. Næste møde Carsten Rune Jensen foreslår at det planlagte møde tirsdag den 16. oktober aflyses og der i stedet holdes et ekstraordinært møde om situationen på sekretariatet. Næste ordinære møde afholdes onsdag den 31. oktober kl. 17. Det ekstraordinære møde fastsættes af formanden. Punkter til næste møde: Studiestartsmesse Nyhedsbrev 10. Eventuelt Faghum: Faghum er genopstartet. Der er engageret tre aktive, som hjælpes af de nuværende fagråd. Der er møde den 8. oktober hvor dekanen møder op. Investering af Studentersamfundets egenkapital: Jakob Lemming og Jeppe Mulvad vil gerne investere Studentersamfundets egenkapital og bruge afkastet til fonde der kan søges af studerende. DSF's sekretariatsleder Jens Sørensen har erfaring med investeringer og kan kontaktes for erfaringer. Sekretær:

5 Carsten Rune Jensen fortæller sine tanker om sekretarietets fremtid. Vedtægtsændringer: Mads Svaneklink tilbyder sin erfaringer i forbindelse med nye initiativer I Studentersamfundet. Nyhedsbrev: Peter Wiese stiller spørgsmålstegn til nyhedsbrevets udgivelse. Der stilles spørgsmålstegn ved nyhedsbrevets berettigelse. Der skeles til IDA's nyhedsbrev, som udsendes på mail til medlemmer. Emnet sættes på som punkt til næste møde.