Notat. 1. juni /003134

Transkript

1 Notat Forvaltning: Politik, Kommunikation og Digital service Błrn, Skole og Kultur Dato: J.nr.: Br.nr.: 1. juni / Udf rdiget af: Vedrłrende: Udbudsplan for kłrselsomr det Notatet sendes/sendt til: Direktionen, konomiudvalget Udbudsplan for kłrselsomr det i Randers Kommune konomiudvalget besluttede 6. december 2010, at der skulle udarbejdes en samlet udbudsplan for kłrselsomr det i Randers Kommune. Sigtet med udbudsplanen er at kunne beskrive mulighederne for et samlet udbud af kommunens kłrselsopgaver i 2012 (eksklusiv skolebuskłrsel og kollektiv trafik). konomiudvalget besluttede samtidigt, at der fra 1. august 2011 oprettes et Kłrselskontor i kommunen. Kłrselskontoret er en selvst ndig organisatorisk enhed i Borgerservice, der skal tage sig af udbud, kontraktindg else, administration, regnskab, planl gning af ruterne, kontakt til vognm ndene, dialog med borgerne/brugerne, bestilling af kłrsel mv. Endelig blev der i forbindelse med budget 2011 til 2014 vedtaget en besparelse p kłrselsomr det fra 2012 p 1,5 mio. kr. om ret ved en styrket koordinering og konkurrenceuds ttelse af de kommunale kłrselsopgaver. Organisering af kłrselsopgaven N r kommunen łnsker at lłse kłrselsopgaven via private leverandłrer, skal opgaven sendes i EU-udbud, hvis kontrakten overstiger en t rskelv rdi p ca. 1,4 mio. kr. Ved indkłb, der ligger mellem kr. og op til t rskelv rdien, skal opgaven annonceres efter tilbudsloven. Kommunen kan samle flere kłrselsomr der i samme udbud, men m ikke geografisk, tidsm ssigt osv. opdele en naturligt sammenh ngende opgave i flere kontrakter for at undg udbud. I forbindelse med udbud kan der stilles s rlige krav til service, miljł mv., s l nge konkurrencesituationen opretholdes. Kłrselsomr der under t rskelv rdien og annonceringspligtgr nsen kan administreres sammen med udbudte omr der, hvis det skłnnes hensigtsm ssigt. Udbudsproceduren kan anvendes for kontrakter under

2 - 2 - t rskelv rdien med det form l at opn konkurrence p prisen. Udgifterne til kłrselsomr det (eksklusiv skolebuskłrsel og den kollektive trafik) belłber sig til omkring 40 mio. kr. om ret. En begr nsning, hvorved kun fx taxivognm nd hjemhłrende i Randers Kommune gives adgang til at byde, ville begr nse konkurrencen om kłrslen og vil derfor v re i strid med udbudsreglernes grundl ggende form l om at skabe stłrst mulig konkurrence. Vognm nd fra Randers Kommune har imidlertid den konkurrencefordel ved bud p den lokale kłrsel, at de skal bruge f rre ressourcer p at fremkłre deres vogn til de lokale ruter, end vognm nd fra andre kommuner. konomiske overvejelser i relation til kłrselsomr det Ifłlge Randers Kommunes indkłbs- og udbudspolitik er visionen, at kommunen skal kłbe sine varer og tjenesteydelser p baggrund af princippet om bedst og billigst. Endvidere błr tilstr kkelighedsprincippet anvendes, dvs. indkłb skal ikke ske til en bedre kvalitet end nłdvendigt. I planl gningen og organiseringen af kłrslen, skal der v re opm rksomhed p at have et optimalt antal borgere i den enkelte vogn, hvor dette er łkonomisk hensigtsm ssigt, og der er mulighed for det i forhold til de opstillede kriterier om l ngden af kłrselstider for den enkelte borger. Dette stiller krav til administration og planl gning af den samlede kłrsel. Hvis der er et vist volumen af kłrsel, głr det sammenk dningen af forskellige kłrselstyper lettere. Ved sammenk dning af kłrsel anvendes den samme bil til flere forskellige kłrsler efter hinanden. Fx kan den samme bil fłrst kłre skolekłrsel med elever om morgenen, hvorefter den kłrer ture med ldre til dagcentre, inden der igen er skolekłrsel om eftermiddagen. N r bilen forts tter direkte til den n ste kłrsel, skal der ikke betales og bruges tid til hjem- og fremkłrsel til/fra garage, som det ellers var tilf ldet. Udgangspunktet er, at jo stłrre volumen af kłrsel der administreres under den samme ordning, des stłrre muligheder vil der v re for at koordinere kłrslen, sikre mere samkłrsel og dermed reducere omkostningerne. Fast og variabel kłrsel I Randers Kommune er kłrsel med borgerne organiseret p to m der. P nogle omr der er der indg et kontrakt om fast kłrsel (rutekłrsel), fx med elever til/fra specialskoler og specialklasser p folkeskolerne, kłrsel af elever hjem fra fritidstilbud, kłrsel af handicappede til/fra besk ftigelses- og fritidstilbud og kłrsel af ldre til dagcentre. Der er for alle disse kłrsler tale om faste daglige eller ugentlige kłrsler, hvor den samme vognmand kłrer med de samme brugere hver gang. Der er via et udbud fra 2008 (COWI-udbuddet) indg et kontrakt p variabel kłrsel (ad hoc bestilt kłrsel) med en r kke lokale vognm nd. Variabel kłrsel er fx kłrsel til aflastning og fritidsaktiviteter for błrn, der ikke kan s ttes p en fast rute. Desuden er det kłrsel til l gekontrol og behandling for błrn, sygetransport (br kket ben-kłrsel), afhentning af medicin inden for voksen-handicap omr det, kłrsel til dagtilbud for voksne handicappede. Sm błrn til stamme-, fonologi og sproggrupper administreres efter samme ordning. Alt det kłrsel, der kan kłres p en eksisterende fast rute, słges af hensyn til łnsket om at anvende f rrest muligt łkonomiske ressourcer, kłrt p den faste rute. Den variable kłrsel

3 - 3 - udgłr ca. 15 % af det samlede kłrselsvolumen i Randers Kommune. Siden 1. maj 2009 har Randers Kommune haft kontrakt om l gekłrsel med Midttrafik. L gekłrslen kłres via Midttrafiks variable kłrsel (Fra 1. maj 2011 kalder Midttrafik deres variable kłrsel for Flextrafik), som Midttrafik udbyder og herefter indg r kontrakt med vognm nd om en gang om ret. Randers Kommune har, som det fremg r af nedenst ende tabel, i de seneste r haft faldende udgifter til l gekłrsel: Regnskab 2008 Regnskab 2009 Regnskab 2010 Udgifter til l gekłrsel (i kr.) Antal personture Udgift pr. persontur (i kr.) Skolebuskłrsel og kollektiv bybuskłrsel indg r ikke i denne udbudsplan for kłrselsomr det. For skolebuskłrsel og kollektiv trafik er der indg et kontrakter frem til henholdsvis 2015 og Der igangs ttes en vurdering i samarbejde mellem kłrselskontoret og Miljł og Teknik af eventuelle muligheder for at skabe sammenh ng mellem skolebuskłrslen og den łvrige kłrsel fra n ste kontraktperiode. En uddybende oversigt over de forskellige kłrselstyper, der findes i Randers Kommune i dag, fremg r af bilag 1. Som beskrevet tidligere, er der i dag indg et forskellige kontrakter p kłrsel. Randers Kommune har gennem den seneste periode arbejdet p, at samtlige kontrakter f r den samme udlłbsdato. Det vil give mulighed for et samlet udbud af kłrsel. Udlłbsdatoen for alle kłrselskontrakter er den 31. juli Nye kontrakter vil kunne tr de i kraft fra 1. august I bilag 2 ses den samlede oversigt over de forskellige kontrakter p kłrselsomr det, der er i Randers Kommune i dag. I bilag 3 ses et forslag til hvilke kłrsler der fremover anbefales kłrt p faste ruter, og hvilke kłrsler der kan kłres som variabel kłrsel. Generelt anbefales det, at al kłrsel, der ikke er p faste ruter, administreres under Øn ordning i mods tning til i dag, hvor der er flere ordninger for variabel kłrsel p de forskellige forvaltningsomr der. Udbud af fast kłrsel Pr. 1. august 2011 oprettes et kłrselskontor i Randers Kommune, der skal tage sig af administration, regnskab, planl gning af ruterne, kontakt til vognm ndene, dialog med borgerne/brugerne, bestilling af kłrsel og łvrige praktiske ting i forhold til kłrselsomr det. Kłrselskontoret skal sikre en tv rg ende og entydig administration. Ved at have et kłrselskontor skabes bedre muligheder for at effektivisere ressourceanvendelsen til kłrsel via optimering af ruteplanl gningen for de forskellige kłrsler p tv rs af fagomr der, og den lłbende opfłlgning systematiseres yderligere. 1 P den baggrund anbefales det, at Randers Kommune selv st r for udbuddet af den faste kłrsel med kontraktstart 1. august For en uddybning af, hvilke kłrsler der błr v re omfattet af udbuddet af fast kłrsel henvises 1 For n rmere information om kłrselskontoret henvises til referat af łkonomiudvalgets młde 6. december 2010.

4 - 4 - til bilag 3. S fremt Randers Kommune selv udbyder den faste kłrsel, vil det fx betyde, at kommunen hjemtager skolekłrsel fra Midttrafik til en v rdi af ca. 12 mio. kr. om ret. N r Randers Kommune selv udbyder den faste kłrsel, vil der v re udgifter til eventuel konsulentbistand i udbudsprocessen, ligesom medarbejdere i kommunen vil skulle bruge tid p at arbejde med udbudsmaterialet. En n rmere beskrivelse af dette fremg r senere i dette notat. Udbud af variabel kłrsel I Randers Kommune vil den variable kłrsel omfatte alt det, der ikke kłres som faste ruter. Det vil sige, at variabel kłrsel vil omfatte fx l gekłrsel, kłrsel af syge og invaliderede elever (br kket ben kłrsel), kłrsel af błrn til stamme- og sproggrupper, samt anden periodisk kłrsel af kortere varighed. For en mere uddybende opremsning henvises til bilag 3. De laveste priser p variabel kłrsel opn s via et stort kłrselsvolumen. Jo stłrre volumen af variabel kłrsel, des stłrre mulighed for at koordinere den enkelte kłrsel med andre kłrsler, enten som samkłrsel eller som k dekłrsel, og des stłrre mulighed for at opn lavere priser. Det anbefales p den baggrund, at udbuddet af den variable kłrsel placeres hos Midttrafik. Fordelen ved at placere den variable kłrsel hos Midttrafik er, at Midttrafik har et stort og stigende volumen af variabel kłrsel, som kłrslen kan koordineres med. Midttrafiks udbud af variabel kłrsel fra 1. marts 2010 til 28. februar 2011 havde et volumen p 153 mio. kr. I perioden 1. marts 2011 til 29. februar 2012 forventes udbuddet af den variable kłrsel hos Midttrafik at have et volumen p 180 mio. kr. (forventeligt svarer det til enkeltture). Midttrafiks udbud af variabel kłrsel omfatter kommunal kłrsel for borgere i Skive, Randers, Lemvig, rhus, Silkeborg, Samsł, Horsens, Viborg, Favrskov, Tłnder, Varde, Słnderborg og Aabenraa kommuner, siddende patientbefordring for borgere i Region Midtjylland samt handicapkłrsel for borgere i Region Midtjylland (minus borgere i rhus der skal kłre internt i rhus Kommune) og Region Syddanmark (minus Fyn), Midttur i Region Midtjylland og Sydtur i Region Syddanmark (minus Fyn) og teletaxikłrsel i Midttrafiks og Sydtrafiks omr de. Midttrafik udbyder variabel kłrsel en gang rligt. N r Randers Kommune placerer den variable kłrsel hos Midttrafik, vil prisen p variabel kłrsel dermed blive konkurrenceprłvet en gang om ret. Samtidig giver det mulighed for, at Randers Kommune en gang om ret kan v lge at placere mere eller mindre variabel kłrsel hos Midttrafik. Endvidere sker fordelingen af variabel kłrsel hos Midttrafik efter et objektivt kriterium, nemlig prisen. Hvis Randers Kommune beslutter at placere al variabel kłrsel hos Midttrafik, vil alle vognm nd v re underlagt de samme kriterier for tildeling af kłrsel. Udgifterne til selve udbudsrunden for variabel kłrsel via Midttrafik deles med de łvrige kommuner og regionen, der er en del af Midttrafiks variable kłrsel. I administrationsomkostningerne/turafgiften p 15,51 kr. pr. variabel tur er indeholdt udgifter til det rlige udbud, udgifter til it- og gps-udstyr, vognstyring mv. Ved Midttrafiks udbud har vognm nd i Randers Kommune mulighed for at byde p kłrselsopgaver b de i og uden for Randers Kommune. S fremt Randers Kommune selv skulle udbyde og styre den variable kłrsel, vil det kr ve udgifter til indkłb og drift af IT-system mm, der kan koordinere kłrsel og sende information ud i vognm ndenes biler. Det vil ogs kr ve, at vognm ndene investerer i IT udstyr i bilerne for

5 - 5 - at kunne kommunikere med Randers Kommunes kłrselskontor. I forbindelse med valg af model for kłrselskontor valgte łkonomiudvalget den model, der ikke foruds tter investeringer i it-systemer, gps-udstyr til biler mv. Udbydes den variable kłrsel via Midttrafik, vil Midttrafiks gps-system, som alle vognm nd, der kłrer for Midttrafik, er tilsluttet, i tvivlstilf lde kunne fastl gge den enkelte vogns pr cise rute, fart og placering. Udarbejdelse af udbudsmaterialet vedrłrende fast kłrsel S fremt det er Randers Kommune, der st r for udbuddet af den faste kłrsel, vil kommunen selv st for at udarbejde selve udbudsmaterialet. Kłrselskontoret vil indhente bistand og ekspertise i forhold til de enkelte delopgaver fra forskellige interne og eksterne parter. Oversigt over forskellige delopgaver i forbindelse med udbuddet af fast kłrsel: Type af opgave: Bistand hos: EU og diverse juridiske spłrgsm l vedrłrende Kommunens Indkłbskontor udbuddet Krav til vognm ndene/vognene, fx: Bilens Inspiration fra Midttrafik og andre alder/standard, miljłhensyn, krav til chauffłren, kommuner, der har haft opgaven i udbud. arbejdsmiljłkrav ved udbud, hvordan oprettes nye Dialogmłde med vognm nd i forbindelse ruter, n r der kommer flere błrn? Hvilken vognmand skal have evt nye ruter? med udbudsprocessen. Dialog med kommunens institutioner Ruteplanl gning, herunder den konkrete Kommunens GIS-kontor planl gning af de enkelte ruter i udbudsmaterialet konomiske beregninger og afregninger, fx: Ekstern part, fx Midttrafik Prissammenligninger mellem de forskellige tilbud, Det er łkonomiudvalget, der via de enkelte fagudvalg godkender udbudsmaterialet og godkender valg af leverandłr. Det anbefales dog, at forvaltningen bemyndiges til at tr ffe beslutning om valg af leverandłr, s fremt der anvendes bedst og billigst princippet, og det łkonomiske tilbud skłnnes at v re konkurrencedygtigt. Udvalgene vil herefter blive orienteret om valg af leverandłr. I forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet skal der głres overvejelser omkring det fremtidige serviceniveau for den udbudte kłrsel. Fłlgende er eksempler p, hvad der błr overvejes: At hente inspiration i det nuv rende serviceniveau At hente inspiration i andre kommuners serviceniveau Overvejelser om mulige parametre, der kan ndres p, fx: o Hvor lang tid borgeren m sidde i bilen? (i dag er det 1 time for skoleeleverne og 40 minutter ved kłrslen af ldre til omr decentrene) o Hvilke patientgrupper, borgere, elever mm der m kłre sammen? (i dag har kommunen en opdeling af kłrsel, s fx skolebłrn med br kkede ben og borgere til l gekłrsel ikke kłrer sammen) o Hvor mange personer m sidde p bags det? Hvem skal sidde p fors det? (i dag ved handicapkłrsel t ller hver person 1,3, s der kan kun sidde to personer p et bags de, hvor der reelt er plads til tre) o Skal der v re krav om, at der p de faste ruter er den samme chauffłr hver dag? (det er der fx i dag p de faste skoleruter)

6 - 6 - Af andre overvejelser i forbindelse med et udbud kan fx n vnes: Hvad skal buddet gives i? (pris pr. km eller pris pr. time) L ngden af udbuddet? (fx 4 r med mulighed for 2 gange 1 rs forl ngelse) Hvilke miljłm ssige krav skal der stilles til bilerne? Hvilke krav til kundebetjening og uddannelse af chauffłrer skal der stilles? Hvilke krav til vognmandens dokumentation af firmaets łkonomiske stabilitet skal der stilles? Dette skal fremg af udbudsmaterialet. Det anbefales, at udbudsplanen efter politisk vedtagelse sendes til orientering hos: Handicapr det Integrationsr det ldrer det Taxan vnet P institutionerne, fx skolerne, ldrecentrene, de sociale institutioner. I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet vil der ske en hłring i disse r d og n vn.