Referat styregruppemøde. Organisation: Aarhus Universitet Dato: Programspor: Programsekretariat Status: Udkast Version: 1.

Transkript

1 Projekt Den administrative forandringsproces Emne Styregruppemøde Dato og sted Aarhus Universitet, bygning 1430 bestyrelsens lokale Tidspunkt Onsdag den 25. marts 2009 kl til Møde nr. 10 Referent Thomas Damgaard Deltagere Styregruppen: Søren Frandsen, Niels Damgaard Hansen, Bodil Due, Flemming Larsen, Per Lindblad Johansen, Søren Mogensen, Aase Pedersen og Finn Folkmann Sporleder: Ole Bjørn Hansen Rambøll Management: Erik Møberg, Thomas Damgaard og Søren Weeke Afbud Ingen Kopi Mødedeltagere Næste møde Den 6. maj 2009 kl. 10 til 12. Referat fra styregruppemøde Godkendelse af referat og dagsorden Udkast til referat af møde nr. 9 Referat og dagsorden blev godkendt uden kommentarer. 2. Programledelse 2.1. Styregruppens sammensætning 1/5

2 På mødet i universitetsledelsen den 16. marts blev det besluttet at ændre sammensætningen af styregruppen. Den kommende universitetsdirektør Jørgen Jørgensen erstatter vicedirektør Ole Olsen, og styregruppen suppleres med dekanen for Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, dr. med Søren Mogensen & 2.3 Indstilling fra HR-sporet På sidste styregruppemøde blev det besluttet, at indstillingerne fra HR projekt 1 og HR projekt 2 skulle behandles på grundlag af kortfattede beslutningsoplæg, samt en plan for hvordan projekternes anbefalinger skulle behandles i forskellige fora. Ole Bjørn Hansen præsenterede de to HR-rapporter og hvilke forudsætninger og mandat de er skrevet ud fra. Målet med rapporterne har været, at skabe et solidt fundament for beslutningstagerne. Dette er gjort ved at give meget klare anbefalinger i stedet for blot at beskrive visioner og retning. Man har hermed forsøgt at gøre det let for ledelsen enten at godkende eller afvise de enkelte anbefalinger. Styregruppen var tilfreds med resumeet af anbefalingerne og takkede projektgrupperne for et veludført og grundigt arbejde. Der blev efterspurgt en klarere prioritering i projektgruppernes anbefalinger. Det kan være problematisk at træffe beslutninger, specielt i relation til at der ikke foreligger klare økonomiske estimater for de enkelte anbefalinger. Styregruppen noterede sig, at implementeringen, herunder den kommende hastighed og prioritering af projektgruppernes anbefalinger, vil høre under en kommende HRvicedirektør. Med hvilken hastighed indstillingen kan implementeres og efter hvilken prioritering, vil afhænge af de kommende års budgetdrøftelser på universitetet og i HRafdelingen. Aase Pedersen og Finn Folkmann kunne ønske en større fokus på tillidsfolkene og en tydeligere illustration af en fremtidig organisering og opgaveplacering. På samme måde ønskede Aase Pedersen en tydeligere illustration og plan for en fremtidig samarbejdsorganisation og personalepolitik. Søren Frandsen bemærkede, at indstillingerne fra HRprojekterne, i overensstemmelse med sporbeskrivelsen, ikke vedrører universitetets personalepolitik, organiseringen af samarbejdet med tillidsrepræsentanterne eller tillidsrepræsentanternes indbyrdes organisering. Indstillingerne vedrører indretningen af den administration, der skal understøtte arbejdet med udformning og gennemførelse af personalepolitikken. Den skal også understøtte samarbejdet og forhandlinger mellem ledelse og tillidsrepræsentanterne Det blev påpeget, at det er vigtigt at få beskrevet snitfladerne imellem en central HRorganisation og de decentrale HR-organisationer tydeligt gerne ved en grafisk illustration. Det blev også påpeget at der fremstillingsmæssigt er et overvægtning i beskrivelsen af den centrale organisering i forhold til den decentrale og. Specielt efterlyses indstillinger til, hvordan de decentrale enheder kan håndtere de fremtidige opgaver, både i en overgangsfase og i forhold til en kommende organisation. 2/5

3 Rapportens indstilling om en kommende controllingfunktion skal forklares bedre. Flere i styregruppen var ikke glade for betegnelsen controlling, da det kan virke negativt ladet, og fremstå som en funktion til at efterse om enhederne gør det godt nok. Ole Bjørn Hansen påpegede, at en controllingfunktion ikke skal ses som en revisionsfunktion, men mere en erfaringsopsamler der kan informere og rådgive om de erfaringsmæssigt bedste metoder på tværs af enhederne. Også ideerne om den centrale HR-organisations medvirken og rolle i rekruttering kunne misforstås og skulle gøres klarere. Søren Frandsen takkede for gode oplæg fra HR-sporet, som han vurderede vil kunne føres videre i ledelsesstrengen. Søren Frandsen påpegede, at de samlede rapporter ikke i deres fulde udstrækning enten skal godkendes eller forkastes. De skal derimod danne baggrundsrapport og sætte retning i forhold til, hvor universitetet vil bevæge sig hen. Det vil så være den kommende vicedirektør, der i samarbejde med ledelsesstrengen, beslutter hvad der skal ske, og vicedirektøren vil herefter stå for den endelige implementering. Med disse kommetrarer blev beslutningsoplæggene taget til efterretning og sporlederen Ole Bjørn Hansen kanl på denne baggrund udarbejde reviderede oplæg til behandling i forskellige fora og efterfølgende i universitetsledelsen. 2.4 Indstilling om beslutningsproces m.v. vedr. indstillinger fra HR sporet Indstillinger både fra HR-sporet og i de enkelte spor skal også i fremtiden offentliggøres sammen med mødematerialet på hjemmesiden. Oplæggene skal dog ikke kommunikeres og drøftes bredt før end de har været behandlet i styregruppen. Det skal klart tydeliggøres, at HR-sporets oplæg på nuværende tidspunkt kun godkendes i forhold til, at man tilslutter sig principper og retning fra styregruppens side. Ledelsen vil senere behandle dem, og herunder tage stilling til prioritering og tidspunkt for gennemførelsen af de enkelte forslag Notat om nødvendige beslutninger vedr. it-sporet På samme måde som det er sket i HR sporet ønsker styregruppen, at de oplæg, som styregruppen skal bringe videre i systemet bliver udformet i et let forståeligt sprog, uden en stor brug af fagtekniske formuleringer. Optimalt skal oplæg kunne læses og forstås af ikke fagkompetente personer, og må meget gerne præsenteres i en kort og oversigtlig form. Søren Weeke præsenterede og uddybede de enkelte punkter i indstillingen og angav hvilke problemstillinger der er forbundet med de enkelte projekter og anbefalinger. 3/5

4 I notatet beskrives først en række beslutninger der vurderes helt nødvendige at foretage, såfremt de strategisk vigtige beslutninger om etablering af et sammenhængende netværk på universitetet skal realiseres, og derefter en række yderligere anbefalinger, som det vil være meget hensigtsmæssigt at følge, såfremt der skal sættes et større mål om fælles it-udvikling på universitetet Med hensyn til de opregnede nødvendige beslutninger er det styregruppens opfattelse, at disse tiltag er flyttet til den daglige drift, der skal beslutte og i givet fald gennemføre tiltagene. I styregruppen er der enighed om, at der skal gives et klart signal til it-sporet, i forhold til hvilken proces og retning, man ønsker sporet skal følge. Med henblik på at fremme den ledelsesmæssige afklaring heraf anbefaler styregruppen at It-sporet bearbejder det fremlagte oplæg. Det skal redegøre for baggrunden og konsekvenserne af anbefalingerne. Hvis anbefalingerne skal følges er det vigtigt at oplægget bidrager til at skabe tryghed med hensyn til en mere central it-udvikling på universitetet. Dette kan eksempelvis ske ved en mere detaljeret beskrivelse af de tidsmæssige rammer, opgavesplittet og de organisatoriske overvejelser. Det kan også bidrage til tryghed at gennemføre succesfulde projekter. Med disse kommentarer og ønsker blev beslutningsoplægget tages til efterretning og sporlederen Flemming Bøge skal på baggrund heraf udarbejde revideret oplæg vedrørende de ønskelige beslutninger til behandling i forskellige fora og efterfølgende i universitetsledelsen Udkast til beskrivelse af et tværgående projekt vedr. ledelsesinformation Per Lindblad Johansen arbejder videre med udformning af en færdig projektbeskrivelse. Det anbefales, at der herunder sikres en koordination mellem sporene ligesom øvrige fora på universitetet bør inddrages Forslag til strategi for Den administrative forandringsproces Taget til efterretning. 3. Månedsstatus 3.1. Økonomisporet Statusnotatet blev taget til efterretning Studiesporet Statusnotatet blev taget til efterretning HR-sporet 4/5

5 Statusnotatet blev taget til efterretning It-sporet Der henvises til notatet under pkt Styring af spor Inger sager til behandling 5. Nøglerisici 6. Eskalerede sager Ingen sager er eskalerede 7. Øvrige sager 8. Eventuelt 5/5