Referat Den 9. juni Glostrup, den 10. juni 2015

Transkript

1 Glostrup, den 10. juni 2015 Referat Den 9. juni 2015 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl Søborg Deltagere: Erik Andersen formand (EA) Birgith Hansen næstformand (BH) Dorte Pihl Madsen bestyrelsesmedlem (DPM) Birgit K. Nielsen bestyrelsesmedlem (BN) Afbud Henrik Segato bestyrelsesmedlem (HS) Gunnar Christensen bestyrelsesmedlem (GC) Afbud Kim M. Buddig Jendig bestyrelsesmedlem (KJ) Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Kurt Kristensen bestyrelsesmedlem (KK) Lars Hansen bestyrelsesmedlem (LH) Afbud Per Nygaard bestyrelsesmedlem (PEN) John Ejsing Birte Duus Andersen Lone Lund-Rasmussen Kasper Nørballe Dennis Schultz særlig indbudt gæst suppleant for Henrik Segato administrerende direktør direktør driftschef Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. A - Organisationsbestyrelsens konstituering B - GAA ApS konstituering 3. Organisationsbestyrelsens habilitetsforhold (bilag 1) 4. Revisionsprotokol 5. Afdelingernes driftsbudgetter for 2015/16 (bilag 2 a-g) 6. Forsikringspolitik (bilag 3 og 3a) 7. Status erhvervslejemål 8. Udlejningssituation (bilag 4) 9. Data på hjemmesiden 10. Billeder af afdelingerne 11. Energimærkning af afdelingerne 12. Orientering om Kildevængets Børneinstitution 1

2 13. Status på byggesagen Mørkhøjvænge 14. Status på LAR i Marielyst 15. Status på varmeanlæg og LAR i Kildevænget 16. Politik for investering af likvide midler 17. Status for kollektiv råderetssager Ved Stadion og Marielyst 18. Indkøb af ipads 19. Generel drøftelse af holdningen til skimmelsager 20. Orientering om styringsdialog 21. Orientering fra administrationen 22. Nyt fra afdelingerne 23. Lukket punkt (bilag 5) 24. Eventuelt Erik Andersen bød særlig velkommen til John Ejsing og takkede ham for hans mangeårige engagement i organisationsbestyrelsen og det store stykke arbejde, han gennem tiderne har udført for GAA. Organisationsbestyrelsen ændrede dagsordenen således, at der blev indføjet et nyt punkt 0. Overordnet kritik af PABs administration. 0. Overordnet kritik af PABs administration I forbindelse med afholdelse af afdelingsmødet i Marielyst måtte det konstateres, at der var flere fejl i budgettet. Fejl der ikke kunne redegøres for på mødet. Det var yderst pinligt for såvel afdelingsbestyrelsen som administrationen og yderst utilfredsstillende for beboerne og beboerdemokratiet. Organisationsbestyrelsen havde drøftet, om man for at undgå gentagelse, kunne tage en økonomimedarbejder med til mødet. Kasper Nørballe redegjorde for, at dette nok ikke ville være det mest hensigtsmæssige, idet en økonomimedarbejder i det konkrete tilfælde heller ikke havde kunnet udredt fejlene. 2

3 Efter en kort drøftelse enedes man om, at budgetterne skulle udsendes til afdelingsbestyrelserne i så god tid, at der kunne afholdes møde med en økonomimedarbejder. Denne ville på mødet kunne gennemgå budgettet og forudsætningerne for dette. Samtidig vil medarbejderen på mødet kunne vise hvilke konsekvenser en afdelingsbestyrelses ønsker måtte få for huslejen. Kasper Nørballe redegjorde for, at økonomiafdelingen fremover skal kvalitetssikre budgetterne ved udfyldelse af et skema med fravigelser. Der var opbakning til forslaget om budgetmøder med en økonomimedarbejder. Erik Andersen påpegede endvidere, at DV-planen ikke skal på dagsordenen som et selvstændigt punkt, men skal behandles under budgetpunktet. De 5-10 større arbejder, der skal igangsættes via afdelingshenlæggelser, skal fremgå af budgettet. Det blev anført, at det var vanskeligt at følge med i flere konti på BestyrelsesWeb, fordi der ikke var periodiseret. Administrationen vil undersøge dette. Erik Andersen oplyste, at han på formødet med administrationen havde viderebragt kritikken af administrationens håndtering af LAR projektet i Kildevænget, hvor materialet var fremsendt uden at være ordentligt gennemarbejdet. Administrationen havde beklaget forløbet. 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 24. februar 2015 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referatet godkendes og underskrives af formanden. 3

4 Organisationsbestyrelsen godkendte referatet med følgende tilføjelse: Det blev på sidste møde godkendt at nogle lån i Kildevænget kunne konverteres. Det viste sig efterfølgende ikke at være rentabelt. Erik Andersen blev bemyndiget til at undersøge forholdet nærmere. 2. A - Organisationsbestyrelsens konstituering Organisationsbestyrelsen konstituerer sig selv med en formand og næstformand. Erik Andersen og Birgith Hansen er i perioden frem til mødet den 9. juni 2015 valgt som henholdsvis formand og næstformand. at organisationsbestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand. Organisationsbestyrelsen konstituerede sig med formand Erik Andersen og næstformand Birgith Hansen. B - GAA ApS konstituering John Ejsing er fratrådt organisationsbestyrelsen, men ønsker fortsat at være direktør for GAA ApS. at organisationsbestyrelsen godkender, at John Ejsing fortsætter som direktør for GAA ApS. Organisationsbestyrelsen besluttede, at John Ejsing kunne fortsætte som direktør for GAA ApS. 4

5 3. Organisationsbestyrelsens habilitetsforhold Det er fast procedure i GAA, at alle organisationsbestyrelsesmedlemmer underskriver en habilitetserklæring, hvori alle bekræfter, at de opfylder og stedse har opfyldt habilitetsbetingelserne i henhold til Lov om Almene Boliger 17 og 18. På mødet den 9. juni 2015 anmodes organisationsbestyrelsens medlemmer om, at forholde sig til habilitetsbetingelserne på ny, og underskrive vedlagte habilitetserklæring (bilag 1) at organisationsbestyrelsen forholder sig til habilitetsbetingelserne og underskriver erklæring herom jfr. Lov om Almene Boliger 17 og 18. Organisationsbestyrelsen underskrev habilitetserklæringer. 4. Revisionsprotokol Der er ikke kommet yderligere revisionsmateriale siden regnskaberne. at oplysningerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 5. Afdelingernes driftsbudgetter for 2015/16 Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. oktober september 2016 er ved udarbejdelse af denne dagsorden, under behandling på afdelingsmøderne. Højebo har afdelingsmøde 6. maj 2015, Ved Stadion har afdelingsmøde 5. maj 2015, Bakkely har afdelingsmøde 26. maj 2015, Marielyst har afdelingsmøde 13. maj 2015, Kildevænget har afdelingsmøde 20. maj 2015 og Mørkhøjvænge har afdelingsmøde 12. maj 2015, hvor budgetterne behandles. Bondehavevej har afdelingsmøde 19. maj

6 Der er i alle budgetterne indarbejdet bidrag til dispositionsfonden. Budgetterne vedlægges som (bilag 2 a-g) at organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes budgetter. Organisationsbestyrelsen godkendte budgetterne. 6. Forsikringspolitik På organisationsbestyrelsesmødet den 24. februar 2015, pkt. 2 deltog Camilla Elverdal fra Willis for at gennemgå GAAs forsikringspolitik, skadesoversigten og risiko- og tryghedsrapporten. På mødet blev det besluttet, at forsikringspolitikken skulle tilrettes af Willis så den afspejler de forhold, der for nuværende gør sig gældende for GAA og at den skal sættes på dagsordenen til godkendelse på bestyrelsesmødet den 9. juni Forsikringspolitikken er nu tilrettet og vedlægges som (bilag 3) Administrationen har den 13. maj 2015 afholdt årsmøde med Willis med baggrund i Statusrapport Willis deltager på det første organisationsbestyrelsesmøde i 2016, hvor det skal drøftes om det bedst kan betale sig at genforhandle forsikringen eller om der skal laves et nyt udbud. Der medbringes tre eksemplarer af Statusrapport Statusrapporten kan revireres hos elektronisk pr. mail hos Lisbeth Kristensen lk@fa09.dk Willis har fremsendt en skrivelse til administrationen, hvor i de advarer om, at forsikringsselskaberne muligvis ikke vil yde dækning for nedstyrtede mure, hvis dette kan relatere sig til korroderede murbindere. Willis anbefaler, at bygningsejerne (GAA) får lavet en teknisk gennemgang, hvor man undersøger, hvorvidt murbinderne er i forsvarlig stand. 6

7 Notat fra Willis vedlægges som (bilag 3a) at organisationsbestyrelsen godkender forsikringspolitikken. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om afholdt statusmøde til efterretning. at organisationsbestyrelsen drøfter notat om murbindere fra Willis. Organisationsbestyrelsen godkendte forsikringspolitikken Dog skal det undersøges hvorfor der er kommet et afsnit om entrepriseforsikring med. Dette kontakter administrationen Willis angående og orienterer om forholdet på næste formøde med formanden. I referatet fra statusmødet står en bemærkning om forsikring af LAR projektet. Dette bliver formentlig ikke relevant, da Nordvand har meddelt, at de tegner en All Risk forsikringer, der dækker GAA afdeling Kildevænget. Administrationen sikrer, at der ikke sker dobbeltforsikring. Det aftaltes, at administrationen til næste møde kommer med et forslag til hvordan gavlene kan undersøges og hvad det vil koste. 7. Status erhvervslejemål Afd. 4, Marielyst Gladsaxevej 130, st. 7, Frisør. Lejemålet er genudlejet til ny lejer pr. 15/ Ny lejer har søgt om huslejenedsættelse og fået afslag. at organisationsbestyrelsen tager oplysninger til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 7

8 8. Udlejningssituation Der er ingen ændring i den generelle udlejningssituation. Alle boliger bliver udlejet via ventelisten uden tomgang. På organisationsbestyrelsesmødet den 24. februar 2015, blev det under forudsætning af Gladsaxe Kommunes godkendelse godkendt, at der på den interne venteliste i Bakkely gives en særlig fortrinsret til beboere i afdelingen, der ønsker at sammenlægge to lejligheder i afdeling Bakkely. Administrationen har tilskrevet Gladsaxe Kommune den 16. marts 2015 og rykket for svar den 28. april Der afventes svar fra Gladsaxe Kommune. Fraflytningsstatistik for perioden 1. januar 30. april 2015 vedlægges som (bilag 4) at orienteringen tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Det blev oplyst, at administrationen undersøger, om der kan registreres logning på UNIK når administrationen ændrer ventelistestatus for de opskrevne. I dag er det ikke muligt, fordi systemet bliver for langsomt ved den form for logning. Det blev ligeledes oplyst, at den formelle ændring af udlejningsreglerne vedrører intern fortrinsret i Bakkely, først vil blive lavet, når der indgås en ny udlejningsaftale. Skulle der blive behov for den interne særregel inden da, skal kommunen kontaktes. Administrationen har været til møde med kommunen for at høre om de principper kommunen gerne vil lægge til grund i en ny fleksibel udlejningsaftale. Det forventes, at der kan forelægges et udkast til drøftelse på næste organisationsbestyrelsesmøde. 8

9 9. Data på hjemmesiden FA09 har fået udviklet en ny platform til brug for medlemsorganisationerne og disses afdelingers hjemmesider. I den forbindelse vil det være muligt at GAA får overflyttet deres data fra den eksisterende til den nye hjemmeside. Administrationen vil gerne have bemyndigelse til at flytte data fra den gamle hjemmeside til den nye. Det foreslås, at arbejdskapitalen betaler udgiften på ca. kr moms. at organisationsbestyrelsen godkender at data flyttes til den nye platform og at arbejdskapitalen betaler udgiften på ca. kr moms. Organisationsbestyrelsen ønsker ikke for nuværende at komme på den nye platform, men vil eventuelt tage det op igen senere. Hvis GAA beslutter sig til at bruge den nye platform senere vil prisen være den samme. 10. Billeder af afdelingerne I forbindelse med en eventuel beslutning om at flytte data til den nye platform, vil administrationen gerne have bemyndigelse til at få lavet professionelle billeder af alle afdelinger til den nye hjemmeside. Det foreslås, at arbejdskapitalen betaler udgiften på ca. kr moms. at organisationsbestyrelsen godkender at der tages nye billeder af afdelingerne og at arbejdskapitalen betaler udgiften på ca. kr moms. Punktet bortfalder som konsekvens af, at organisationsbestyrelsen ikke for nuværende ønsker at få den nye platform. 9

10 11. Energimærkning af afdelingerne Energimærkningen er nu udført i alle afdelingerne og ligger på de respektive hjemmesider under menupunktet om afdelingen. Dennis Schultz vil på mødet orientere om de overordnede konklusioner og hvordan der påtænkes at arbejde videre med dem i afdelingerne. at orienteringen tages til efterretning Dennis Schultz oplyste, at alle ejendomsmestrene sammen med administrationen vil gennemgå energimærkningen. Forslag til handlingsplan vil blive fremsat til afdelingsbestyrelserne til godkendelse. Såfremt den godkendes af afdelingsbestyrelserne, vil opgaver og udgifter blive indarbejdet i de kommende budgetter. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12. Orientering om Kildevængets Børneinstitution Der er nu modtaget underskrevet købsaftale fra Gladsaxe Kommune. Der skal oprettes digital signatur til Birgith Hansen og Erik Andersen. GAA/PAB skal komme med deres bidrag til refusionsopgørelsen, hvorefter Gladsaxe Kommunen udarbejder denne. PABs honorar for opgaven med fremskaffelse af oplysninger indarbejdes i refusionsopgørelsen, der forventes at være færdig medio juni Gladsaxe Kommune er rykket for tilbagemelding om skøde mv, i mail af 11. maj at orienteringen tages til efterretning Det blev oplyst, at Birgith Hansen ikke skal underskrive skødet digitalt. Det skal Birgit K. Nielsen. Der vil blive bestilt digital signatur. 10

11 Erik Andersen har fået tilsendt prøvetinglysning af skødet og har ingen bemærkninger til dette. Overdragelsen bliver 1. juli Dennis Schultz meddeler Kildevængets ejendomsfunktionærer, at de efter denne dato ikke skal servicere Kildevængets Børneinstitution. PAB fremskaffer oplysningerne til brug for kommunens udarbejdelse af refusionsopgørelsen pr. 1. juli Status på byggesagen Mørkhøjvænge Byggesagen har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 24. februar 2015/16, pkt. 12. Der er lavet aftale om byggeforretningsførelse med PAB og der har været afholdt licitation. Gladsaxe Kommune og Landsbyggefonden har givet endeligt tilsagn og godkendt skema B. Byggesagen kører efter planen med forventet afslutning i uge 21. Der er afholdt et statusmøde den 13. januar hvor alle beboere var inviteret. På mødet blev ventilationssystemet gennemgået og der blev givet en generel status på hele byggeprojektet. Når der har været afleveringsforretning og afleveret teknisk byggeregnskab fra rådgiveren, vil administrationen udarbejde det endelige byggeregnskab og fremsende dette til revision, inden det forelægges organisationsbestyrelsen til godkendelse. Administrationen vil med baggrund i det revisorpåtegnede byggeregnskab hjemtage lånetilbud fra Realkredit Danmark, jf. indgået aftale om byggelån. Lånet underskrives af de i GAA tegningsberettigede efter organisationsbestyrelsens godkendelse af byggeregnskabet. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 11

12 Dennis Schultz oplyste, at der er aflevering 18. juni Der er problemer med ventilationen. Dennis Schultz holder afdelingen orienteret om ventilationsproblemerne. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Status på LAR i Marielyst Byggesagen har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet 24. februar 2015, pkt. 17 B. Administrationen afventer byggeregnskab for tilbagebetaling af tilslutningsafgifter og udgifter til projektet fra Nordvand. Her efter indstilles byggeregnskabet til godkendelse i organisationsbestyrelsen. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Regnskabet sendes til afdelingsbestyrelsen, når det er udarbejdet. Skal på som punkt på næste organisationsbestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. Status på varmeanlæg og LAR i Kildevænget A - Varmeanlæg Byggesagen har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 24. februar 2015, pkt. 18 A. Der er nedsat et udvalg bestående af Dorte Pihl Madsen, Birgith Hansen, John Ejsing og Erik Andersen, med bemyndigelse til at godkende rådgiveraftale, udbudsmateriale og licitationsresultat. Kommunikationen foregår via mail og der er svarpligt. Ved udde- 12

13 legering af beslutningskompetence til et udvalg, skal GAAs retningslinjer vedrørende godkendelse af udbudsmaterialer og licitation overholdes. Der er indgået byggeforretningsføreraftale med PAB på sagen. Der er afholdt licitation for etape 1. Der blev modtaget fire tilbud og den vindende entreprenør Kridahl Tag & VVS ApS blev valgt med det billigste tilbud. Kildevængets bestyrelse og Underudvalget i organisationsbestyrelsen, besluttede samtidig, at fortsætte med Clorius Controls A/S, der servicerer afdelingens nuværende CTS anlæg. Der er derfor også indgået en entreprisekontrakt med Clorius Controls til renovering og deludskiftning af eksisterende CTS anlæg. Renoveringen kører planmæssigt og holder sig inden for det aftalte anlægsbudget. Udbudsmaterialet til etape 2, vil i blive udarbejdet, så det kan fremsendes til godkendelse medio at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at John Ejsing bliver i udvalget til sagen er afsluttet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. B - LAR projekt Byggesagen har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 24. februar 2015, pkt. 18 B. Der er nedsat et udvalg bestående af Dorte Pihl Madsen, Birgith Hansen, John Ejsing og Erik Andersen, med bemyndigelse til at godkende rådgiveraftale, udbudsmateriale og licitationsresultat. Kommunikationen foregår via mail og der er svarpligt. Ved udde- 13

14 legering af beslutningskompetence til et udvalg, skal GAAs retningslinjer vedrørende godkendelse af udbudsmaterialer og licitation overholdes. Der er indgået byggeforretningsføreraftale med PAB på sagen. Medio marts måned får administrationen fremsendt en revideret samarbejdsaftale fra Nordvand til godkendelse. Aftalen bliver sendt frem til det nedsatte udvalg med anbefaling om at godkende den, da administrationen var blevet forsikret om, at der ikke var nogen stramninger eller forringelser i den reviderede aftale, men blot tale om nogle juridiske stramninger. Udvalget meddelte administrationen, at der i den nye aftale var flere stramninger og forringelser, og at udvalget ikke kunne godkende den nye aftale. Administrationen læste derefter den nye aftale nærmere igennem og det viste sig desværre, at Nordvands ord ikke holdt. Administrationen har meddelt Norvand, at man vil fastholde den oprindelige aftale og at de derefter skal fremsende et tillægs til aftalen, som udvalget så vil tage stilling til. Udvalget har meddelt, at det først tager stilling til sagen når de har fået fremsendt den oprindelige Samarbejdsaftale og denne gang med Nordvands underskrift på, evt. tillægsaftale, Rammeaftale (driftsaftale) samt godkendt og underskrevet nedsivningstilladelse fra Gladsaxe Kommune m.m.. Herefter vil udvalget også tage stilling til licitationsresultatet og valg af entreprenør. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Materialet er fremsendt til udvalget i underskreven stand. Rammeaftalen vil først blive behandlet når indsigelsesfristen er udløbet (25/6 2015). John Ejsing bliver i udvalget til sagen er afsluttet. 14

15 16. Politik for investering af likvide midler Danske Bank har meddelt, at Almene boligorganisationer pr. 1. juni 2015, vil blive tilskrevet negativ rente på deres indeståender, hvis saldoen bliver for stor. Der er ikke udmeldt et konkret beløb, men Danske Bank forventer, at det er beholdninger på over 3 til 5 millioner. Dette betyder, at GAA skal forholde sig til den nuværende politik og eventuelt investere flere af deres frie midler. Administrationen vil tage initiativ til at rette henvendelse til andre banker, for at undersøge deres markedsvilkår, ligesom at muligheden for at låne ud til egne afdelinger i stedet for at optage lån undersøges. at organisationsbestyrelsen drøfter hvordan organisationens frie midler skal investeres. Lone Lund-Rasmussen oplyste, at Jyske Bank vil modtage likvidt indskud til en minus rente på 0,4%, såfremt indskuddet skulle være bundet 1 måned. Arbejdernes Landsbank var kun interesseret i likvidt indskud såfremt banken blev driftsbank for GAA. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der til næste møde skal udarbejdes en likviditetsanalyse, således at der kan træffes beslutning om, hvor stort et beløb der skal investeres. 17. Status for kollektiv råderetssager i GAA Sagen har sidst været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 24. februar 2015, pkt. 21. På bestyrelsesmødet den 3. december 2014 besluttede bestyrelsen, at alle kollektive råderetssager i GAA stopper pr. 31/ Administrationen har adviseret alle beboere om dette ultimo Når de sidste råderetssager er færdig behandlet af administrationen, hjemtages lånetilbud fra realkredit Danmark til finansiering af disse. 15

16 Organisationsbestyrelsen bemyndigede på mødet den 24. februar 2015 de tegningsberettigede i GAA til at godkende og underskrive lånetilbud fra Realkredit Danmark til endelig finansiering af de pr. 31. december 2014 afsluttede råderetssager i GAA, når disse foreligger. Administrationen er ved at afslutte de sidste 2 sager, så der kan laves byggeregnskab og der hjemtages lån. Hvis organisationsbestyrelsen under punkt 16 beslutter at udlåne boligorganisationens midler til afdelingerne, vil der ikke blive hjemtaget lån. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Dennis Schultz orienterede om, at der kun var en sag der ikke var afsluttet. Lånet hjemtages umiddelbart efter afslutningen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Indkøb af ipads På organisationsbestyrelsesmødet den 24. februar 2015, blev det under pkt. 3 bemærket, at omfanget af det udsendte materiale var meget omfattende og administrationen blev bedt om at undersøge prisen på indkøb af IPads eller lignende til næste møde, så dagsorden og bilag kan fremsendes digitalt i stedet for i fysisk form. Administrationen har undersøgt priser for indkøb af ipads med og uden mulighed for brug af simkort. Priserne er dagspriser inkl. moms. 1. stk. 11. stk. IPad Air 2 WI-FI 16GB (uden simkort). kr kr IPad Air 2 WI-FI 16GB (med simkort 4G). kr kr Administrationen har mulighed for at tilbyde et 4G - 20 GB data abonnement via SKI aftalen for ca. kr. 125 pr. måned. 16

17 Der skal gøres opmærksom på at et sådan abonnement vil udgøre en del af den skattefrie telefon- og internetgodtgørelse. at organisationsbestyrelsen drøfter muligheden for indkøb af ipads til organisationsbestyrelsesmedlemmerne. Organisationsbestyrelsen besluttede, at revisor skulle spørges om de skattemæssige problemer ved at få IPads med simkort. Beslutning om, hvem der vil have IPads samt bestyrelsesmateriale tilsendt elektronisk tages op på næste bestyrelsesmøde, når de skattemæssige forhold er afklaret. 19. Generel drøftelse af holdningen til skimmelsager Administrationen har på baggrund af de tiltag der blev præsenteret og godkendt på organisationsbestyrelsesmødet den 24. februar 2015, igangsat følgende: Sørget for at der udleveres en skimmelfolder i forbindelse med indflytning. Omdelt skema til beboerne i afdelinger med fugeproblemer i badeværelser. Det er gennemført sundhedstjek af boligerne i Ved Stadion og tidsforbruget for ejendomsmesteren er estimeret til ca. 25 min. pr. lejemål inkl. de her af afledte opgaver. På organisationsbestyrelsesmødet 24. februar 2015 blev det ydermere besluttet, at organisationsbestyrelsen skal have et fast punkt på dagsordenen, hvor der skal drøftes nye ideer til bekæmpelse af skimmelsvamp. Brug af fugtmåler (logger) Brunata har en "kuffertløsning" bestående af 5 stk. loggere, der måler fugt og temperatur med tilhørende GPS enhed til kr et års abonnement. Systemet installeres i boligen og man er straks online og kan på den måde følge registreringen løbende. 17

18 De loggere som ejendomsmestrene benytter i dag kan først aflæses når de afhentes igen hos beboeren (op til 14 dage). Brunata kan også lave en fast installation af målerenheder som sættes op til at give en alarm (hos ejendomsmesteren) hvis fugtigheden eller temperaturen giver anledning til reaktioner. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. at organisationsbestyrelsen drøfter input omkring brug af fugtmålere og hvilke erfaringer der er gjort ved gennemførelse af sundhedstjek i Ved Stadion. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. Dennis Schultz udarbejder en handlingsplan sammen med ejendomsmestrene for så vidt angår problemet med de løse fliser. Det aftales med den enkelte afdelingsbestyrelse, hvilke præventive forholder der skal laves. Organisationsbestyrelsen skal løbende orienteres om beslutningerne. Til næste møde skal endvidere forelægges en uddannelsesplan for ejendomsfunktionærerne vedrørende håndtering af skimmelsvampsager som besluttet på bestyrelsesmødet den 24. februar Orientering om styringsdialog Der er afholdt styringsdialogmøde med Gladsaxe Kommune 18. maj 2015, kl Referat fra mødet udsendes når det foreligger. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18

19 Kommunen er interesseret i at revidere udlejningsaftalen. Kasper Nørballe orienterede om et i møde i kommunen, hvor kommunen bad om at få flere små boliger. Kasper Nørballe har foreslået kommunen, at der øremærkes 25%, således at der til stadighed kun er 25% anviste af kommunen. Det blev oplyst, at boliger med have muligvis kan holdes uden for anvisning. Forslag skal udarbejdes til næste møde. 21. Orientering fra administrationen Direktionen vil på FA09s ordinære organisationsbestyrelsesmøde i juni 2015 indstille til, at gebyret for udarbejdelse af antenneregnskab og budget i ydelseskataloget ændres fra at være 3% af de samlede udgifter, til en fast pris på kr inkl. moms pr. stk. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen henstillede til administrationen om at foreslå, at honoraret for udarbejdelse af antenneregnskab og budget blev fastsat til 3% af udgifterne, dog max. kr plus moms. 22. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Vi afventer at der bliver skiftet fra Gas til Fjernvarme. Der er indkøbt plastickort som kan måle temperatur og luftfugtighed. Kortet udleveres sammen med den kampagne der laves omkring skimmel og indeklima inden fyringssæsonen. 19

20 Afd. 2, Ved Stadion Der er nedtaget et gammelt hegn på grillpladsen og opsat et nyt. Der bliver udlagt granitskærver i bedene rundt om øen. I øjeblikket udskiftes konsekvent kommende lyskilder til LED belysning. Der er indkøbt plastickort som kan måle temperatur og luftfugtighed. Kortet udleveres sammen med den kampagne der laves omkring skimmel og indeklima inden fyringssæsonen. Afd. 3, Bakkely Der har været arealaflevering efter gravning til fjernvarme. Der er endelig aflevering af fjernvarme enhed d Afd. 4, Marielyst Der er nu gang i den sidste beplantning, som vil afslutte LAR projektet endeligt. Beplantningen bag vaskehuset fjernes og der plantes nyt rundt om hele børnehaven og vaskeribygningen. Funktionærerne begynder selv en større beskæring af buske og træer, så afdelingen kommer til at stå flot hele sommeren igennem. Der er fokus på kloakledningerne i området omkring værkstedshusene. Indbrudsbølgen har lagt sig for tiden. Byggeskadefonden har afholdt 1-års gennemgang på altanerne og butikscentret. Administrationen sender en reklamationsskrivelse til rådgiver og entreprenør. Der er indkøbt plastickort som kan måle temperatur og luftfugtighed. Kortet udleveres sammen med den kampagne der laves omkring skimmel og indeklima inden fyringssæsonen. Afd. 5, Kildevænget Ejendomskontoret har fået en mulighed for at udskifte de gamle udendørs armaturer til nye energibesparende Sky LED armaturer. Bestyrelsen sætter denne mulighed til afstemning på det kommende afdelingsmøde. Der er gang i maling af 32 stk. opgangsdøre. I den forbindelse skal der udarbejdes en handleplan. Resultatet fra energimærkningen bliver analyseret med henblik på kommende energibesparende tiltag. AI- Gruppen skal i gang med projekteringen af betonrenoveringen på svalegangene, hvor efter det vil blive udbudt. Driftschefen vil her efter indstille AI-Gruppens anbefa- 20

21 ling til bestyrelsen i Kildevænget for endelig godkendelse. Renoveringen vil blive udført i sommerperioden. Der er indkøbt plastickort som kan måle temperatur og luftfugtighed. Kortet udleveres sammen med den kampagne der laves omkring skimmel og indeklima inden fyringssæsonen. Afd. 6, Mørkhøjvænge Vi er gået i gang med maling af træværket. Det betyder, at vi nu skifter den tidligere blå træfarve til en stålgrå farve, som passer ind i de tagmaterialer der er brugt i forbindelse med helhedsplanen. Der bliver udlagt granitskærver i bedene, som ligeledes spiller op i mod de stålgrå farver. I starten af juni vil vi lave et "sundhedstjek", hvor alle vandinstallationer vil blive gennemgået. Vi er ved at afslutte helhedsplanen. Der er indkøbt plastickort som kan måle temperatur og luftfugtighed. Kortet udleveres sammen med den kampagne der laves omkring skimmel og indeklima inden fyringssæsonen. Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution Der henvises til pkt. 12. Afd. 8, Bondehavevej De tre betontrapper som blev repareret i maj 2014 er desværre ødelagte igen. Administrationen har fat i mureren. Formanden (Per) og administrationen aftaler hvordan reklamationen håndteres. Der er etableret ny aftale med YouSee om kabel-tv. Der er indkøbt plastickort som kan måle temperatur og luftfugtighed. Kortet udleveres sammen med den kampagne der laves omkring skimmel og indeklima inden fyringssæsonen. at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. 21