Indholdsfortegnelse. Generelt 1. Instruksfil for arbejdsgange i omsorgssystemet CARE 21. maj 2014

Transkript

1 Instruksfil for arbejdsgange i omsorgssystemet CARE 21. maj 2014 Indholdsfortegnelse Generelt 1 Advis... 1 Læs Adviser... 1 Opret manuelle Adviser... 2 Opret edifact (korrespondancemeddelelse) til læge... 2 Opret edifact (korrespondancemeddelelse) til Ishøj Apotek... 2 Opret edifact (korrespondancemeddelelse) til hospital... 2 Advisoversigt (advisudsøgning)... 5 Udsøgning af automatisk advis ved borgers civilstand ændret til død samt partners civilstand ændret til død... 5 Udsøgning af edifacter... 6 Advis markers som behandlet af eller besvares... 6 Advisfunktioner (hvem læser hvilke advisfunktioner)... 6 Afgangsfør... 8 Til andet end død... 8 Dødsfald... 8 Afløsere... 9 Afvigelses-registrering... 9 Aktindsigt Akut udlevering af hjælpemidler Arbejdsgang: Udlånsseddel: Akutplads Torsbo Blebevillinger/udredninger Bopæl-/opholdskommune Borgerbogen Danboks uden nødkald registering Dokumentation på borgere som flytter på plejehjem Handleplan i journalen Plejeplan De Fire Standarder - arbejdsgange Kendt borger med hjemmehjælp og sygepleje bilag A Ukendt borger med hjemmehjælp og sygepleje bilag B Kendt borger med hjemmehjælp bilag C Borger med nødkald el. madlevering % hj.hjælp el. sygepleje bilag D 18 Borger med praktisk hjælp % sygepleje bilag E Borger med privat leverandør - bilag F Interne arbejdsgange i Bestillefunktionen, i henhold til ovenstående Dokumenter Oprettelse af Worddokumenter I CARE Vejledning til worddokumenter, scannede documenter og blanketter fra blanketsystemet Flytninger Flytning internt i kommunen til aflastning/genoptræning (døgn) Modtagelse af borgere fra døgnophold Flytning til Plejehjem Flytning til Plejehjem (fra indlæggelse) Flytning til Ældrebolig Fravær Generelt Information til private leverandører ved ind- og udskrivelser Indlæggelse Genaktivering efter indlæggelse Aflastning/plejehjem efter hospitalsindlæggelse I

2 Døgnplads efter indlæggelse Henvisning/ansøgning til træning Henvisning til Daghjem på Kærbo Henvisning til Daghjem på Torsbo Ansøgning om arbejdsredskaber/arbejdssteds indretning Henvisning/ansøgning om tekniskehjælpemidler Henvisning/ansøgning om trykaflastende madras/pude Intervare Journal Dokumentation I CARE de ti bud Journaloverskrifter Dokumentation Journalkladder Madservice Bestilling af mad Magtanvendelse Medicin Medicinskema Elektronisk genbestilling af medicin Samtykke Vejledning i udveksling af korrespondancemeddelelser (Edifact) fra/til Lægerne i CARE Retningslinier Vejledning i udveksling af korrespondancemeddelelser (Edifact) fra/til Ishøj Apotek Hvordan opretter jeg edifact til Ishøj Apotek Dokumentation af edifacter Målinger Blodtryk, vægt, blodsukker, gangtest Nødkald Registering Afmelding Drift Ved mistanke om at nødkaldsserveren er nede Nøgler Nødkald, nøgler, privat leverandør - godkendt som leverandør af personlig pleje Pædagogisk handleplan Refusionstilsagn (udenbys) Rehabilitering Samtykkeregler Oversigt over distrikter/ruter Terminalregistrering Valg af leverandør Borgere, der vælger privat leverandør Borgere, der skifter fra kommunal til privat leverandør Borgere som modtager privat/kommunal hjælp Borgere, der skifter fra privat til kommunal leverandør Visitation til plejebolig/ældrebolig Ældreboligindstillinger Plejeboligindstillinger og venteliste Indkomne ansøgninger: Forud for visitationsmøde: Visitationsmøde: Afgørelse: Registrering af afgørelse Venteliste: Indberetning: Boliganvisningen Ydelsesregistrering Akut besøg hos ukendt borger Nat - registering af ydelser Aften registrering af sygeplejeydelser Oprettelse af ny borger der har behov for hjemmehjælp II

3 Ikke akut hjemmehjælp - visitering Ikke akut hjemmehjælp - disponering Midlertidigt ophold; Visitering og disponering af ydelser Ændringer i visitation Ændring i visiterede ydelser Generelt vedr. CARE Er din adgang til CARE spærret Systemnedbrud Sikring af drift CARE/Citrix/PC ELEKTRONISK KOMMUNIKATION nedbrudsprocedure Regionen Tips og Tricks Multiselecte Borgeroverblik Genvejstaster Visitationsenheden 77 Dokumentation fra Visitationen Funktionsvurdering Journal Visitationsbilledet Klient stamdata, ældrebolig Udenbys borger der søger plejehjem Visitation til plejehjem/ældrebolig Visitation til Basis Rengøring (7.3) Midlertidig hjemmehjælp Procedure Arbejdsgangsbeskrivelse Mellemkommunal refusion Procedure Arbejdsgangsbeskrivelse Kommunal omsorgstandpleje Procedure Arbejdsgangsbeskrivelse Hjælpemidler - genanvendelige 86 Områder/Distrikter Registrering af hjælpemidler Labels Hjælpemiddel definition Gruppeløbenr Minimumslager Specialtilpassede hjælpemidler Registrering af høretekniske og syns-og kommunikationshjælpemidler. 88 Ny ansøgning Ny ansøgning modtages Prioritet Snitflade til S&A Sagsbehandling Tildeling af hjælpemiddel på ansøgningen Faneblad Notater Wordskabeloner/Blanketter Der oprettes wordskabeloner for følgende blanketter: Følgende blanketter trækkes fra blanketsystemet: Nedenstående dokumenter ind scannes når de kommer retur: Arbejdsgang ved bevilling af nødkald og danboks Afslag Vejledning i hvordan et afslag skal begrundes Gamle sager Fra-/tilflytning m/u refusionstilsagn Borger fraflytter kommunen Borger tilflytter kommunen Sagsbehandling Boligindretninger Boligindretning på Kløverengen i Vallensbæk Registrering af loftlifte Instuksfil III

4 Tilladelse til boligindretning Reparationer af boligindretning Boligselskaber i Ishøj Kommune Sagsbehandling Forbrugsgoder (Ydelser) Bevilling af el-kørestol som forbrugsgode Sagen afsluttes Kørsel Udkørsel/hjemkørsel Udlån i kortere tid Akut depot Hjælpemidler i udvalg Hjemtagning Fejlhjemtagning Kassering af hjælpemidler Dødsfald Afgangsføring ved død Reparationer Reparation af el-kørestole Kontrol af lifte og senge Indkøb af hjælpemidler Specialtilpassede hjælpemidler: Oprette standardleverandør Arbejdsgang ved indkøb Betaling af faktura Reparationer/reservedele Ruter Adviser Hjælpemidler - kropsbårne 110 Arbejdsgange Områder/Distrikter Øvrige ydelser Ny ansøgning Ny ansøgning modtages Snitflade til S&A Sagsbehandling Tildeling af hjælpemiddel på ansøgningen Tildeling af hjælpemiddel/ydelse på ansøgningen Word-skabeloner Blanketter fra blanketsystemet Scanning af dokumenter Afslag Advis Vallensbæk samarbejde Dødsfald Træning 117 Arbejdsgang Vallensbæk borgere Oprettelse af borger - genoptræning Refusionsborgere Brevskrivning og læsning Opstart af træning En borger opstarter individuel træning En borger overgår fra individuel træning til holdtræning En borger opstarter holdtræning Oprettelse af borger på (hold)ventelisten til træningsforløb En borger opstarter et individuelt træningsforløb/fjernes fra ventelisten.123 Oprettelse af borger - hverdagstræning Opstart af hverdagstræning En borger opstarter hverdagstræning Oprettelse af borger på ventelisten til Hverdagstræningsforløb En borger opstarter hverdagstræningsforløb/fjernes fra ventelisten Indlæggelser eller ferie Afgangsføring Ved død IV

5 Til andet end død Advis Opret manuelle Adviser Advisoversigt (advisudsøgning) Arbejdsgang Vallensbæk borgere Arbejdsgang når borgere skal holde pause Journal Journaloverskrifter Dokumentation Dokumenter Dokumentation - bilansøgninger Genoptræningsplaner Døgnophold (døgnpladser på Kærbo) Visitation til døgnpladserne Overflytning til døgn ved indlæggelse Hjemsendelse fra døgn til vanlig hjælp Dokumentation Indlæggelse (fravær) Afgangsføring af Vallensbæk borger Kontakt til Vallensbæk (Vallensbæk borgere) Forebyggende hjemmebesøg 133 Arbejdsgange Område/Distrikt Fordeling af borgere Planlægning af besøg Borger ønsker ej besøg/aldrig besøg Daghjem Journal Notering af oplysninger efter besøg Borgere der fraflytter kommunen Opfølgning - Distrikt Borgere under 75 år Kørelister Afgangsføring Snitflade til S&A Sundhedscenter 137 Arbejdsgange Distrikter Ny borger til individuelt forløb Scanning af dokumenter Opfølgende samtale Planlægning og afvigelser Ny borger udebliver fra indledende eller opfølgende samtale Borger udebliver fra opfølgning 3 gange Afslutning af borger Ny borger til hold Visiterende samtale Målinger Journaloverskrifter Retningslinjer for udeblivelse, afbud m.m Ydelser Journal - standardoverskrifter Journaloverskrifter Retningslinjer for udeblivelse, afbud m.m Ydelser Journal - standardoverskrifter Navngivning af hold MobileCare 145 Dagsplan Adviser Journal Funktionsvurdering Instuksfil V

6 Medicin Plejeplan Plan Opsætning af MobileCare Introduktionsforløb til MobileCare for nye medarbejdere Problemer? Plejehjemsmodulet 150 Plejehjemspakker/funktionsvurdering Journal Journaloverskrift livets afslutning Omsorgstandpleje Instruks/arbejdsgang til bevilling af hjælpemidler på Kærbo Henvisning Oprette distrikt og standard rute Bevilling af hjælpemidler Hvis hjælpemidlet ikke er på lager Returnering af et hjælpemiddel Indkøb/tilføre nye hjælpemidler til lageret Historik Kassere et hjælpemiddel Bærbare pc ere sygeplejerskerne I hjemmeplejen 166 Generelt Login procedure til bærbar pc (CARE) Løn 169 Opstart af medarbejdere I lønsystemet (KMD) Arbejdsgangbeskrivelse mellem områder og personale afdeling LOS koder VI

7 Generelt Revideret 3/11-05 Instruksfilen opdateres løbende og det er en stor hjælp hvis du som medarbejder giver tilbagemelding til din nærmeste leder, såfremt at du ikke kan finde de oplysninger du søger i instruksfilen. Det vil herefter blive taget op til vurdering hvor og hvordan det skal indføjes på denne måde bidrager vi alle til, at instruksen bliver så fyldestgørende som muligt. Ved generelle spørgsmål til funktioner i CARE, kan CAREs hjælpfunktion aktiveres vha. F1 tasten når du står i selve det vindue du har spørgsmål til. Advis Revideret 6/3-06 VLE I Ishøj kommune anvendes manuelle adviser. De manuelle adviser sendes altid til en funktion. Læs Adviser Læs advis sendt til egen funktion og eget distrikt, mindst 1 gang i hver vagt ved vagtstart. De forskellige grupper læser advis på flg. tidspunkter: Hjemmeplejen (Rådhuset) Dagvagt: / Aften: Nat: Sygeplejen (Rådhuset) Dag: Aften: Kærbo (hjemmehjælp/sygepleje) Dag: Aften: Nat: Torsbo (Hjemmehjælp/sygepleje) Dag: Aften: Nat: Visitationen: Inden 8.00 som udgangspunkt, dog enkelte dage undtagelsesvis. Instuksfil 1

8 Sendes et advis senere end ovenstående tider og skal der handles på det i vagten samme dag, er det afsenders opgave at tage evt. telefonisk kontakt til vagthavende sygeplejerske på vagttelefon 51 (hjemmeplejen). Ansvar: Sygeplejersker, ruteplanlæggere, visitatorer og terapeuter. Opret manuelle Adviser Revideret 9/2-06 VLE Som minimum skal der oprettes manuelt advis i forbindelse med journalnotat, når borger indlægges på og udskrives fra sygehus, når ny borger oprettes i CARE og når der er lavet revisitering Når der oprettes/sendes en advis udfyldes flg.: Borgerens cpr. nr. Overskrift Tekst Funktion/flere funktioner hvis flere funktioner, sættes et flueben i ud for send separat advis ud for hver funktion, herved sendes en advis til hver funktion, som hver i sær kan markere adviset som værende behandlet. Periode Det er vigtigt, at der aktivt tages stilling til hvor længe adviset skal være aktivt. Modul udfyldes ikke. Hvis beskeden er vigtig eller det er en huskeseddel udfyldes feltet type. Når der oprettes adviser, er det vigtigt at tage stilling til om, hvorvidt det nu er nødvendigt, at sende en advis og hvem som skal have beskeden. På plejehjemmene arbejdes der med døgnrapport og i denne skal der selvfølgelig skrives den nødvendige information. Ansvar: Alle brugere af CARE. Hvis der sendes en advis til f.eks. sygeplejersken på Rådhuset skal der være en henvisning til sygeplejen samt borgeren skal være tilknyttet et distrikt ellers kommer den ikke frem sygeplejerskerne. Opret edifact (korrespondancemeddelelse) til læge Se under Medicin, vejledning i udveksling af korrespondancemeddelelser. Opret edifact (korrespondancemeddelelse) til Ishøj Apotek Se under Medicin, vejledning i udveksling af korrespondancemeddelelser. Opret edifact (korrespondancemeddelelse) til hospital Opret korrespondancemeddelelse til hospitalerne 2

9 Åben journal, vælg journaloverskrift: Skriv besked og sæt flueben i opret advis. Gem notat og kommunikationsoversigten. Instuksfil 3

10 Vælg edifact sygehus og modtager dvs sygehus og afdeling. Send/gem besked. Besvar besked fra hospitalet Find besked fra Sygehus overskrift Meddelelse fra Sygehus Åben besked og højreklik eller højreklik på meddelelsen og vælg besvar. Hvorefter du kan begynde at skrive dit svar. 4

11 Husk at slette VS: i overskrift Afslut med at sende. PS: Der må ikke ændres eller tilføjes i overskriften. Advisoversigt (advisudsøgning) Ved udsøgning af adviser er det meget forskelligt hvad hvem udfylder, men som udgangspunkt udfyldes flg.: Distrikt Funktion samt at det kun er de ulæste adviser som ønskes der sættes derfor et flueben i feltet ulæste. Modul anvendes ikke når der udsøges adviser. Der kan yderligere sorteres i adviserne, ved at udfylde f.eks. Type med huskeseddel, herved fås kun huskesedlerne. Udsøgning af automatisk advis ved borgers civilstand ændret til død samt partners civilstand ændret til død Revideret 8/9-08 Der kommer automatiske adviser når en borgers civilstand ændres til død samt såfremt en partners civilstand ændres til død. Disse kommer automatisk frem, såfremt man i sin advisoversigt søger på distrikt. Søges derimod på funktion, frasorteres de automatiske adviser og man får ikke denne information. Derfor er det en god idé, at søge på sit distrikt og for at undgå andre unødvendige adviser, udfyldes overskriften med ordet Civilstand, hvorefter alle adviser i et givent distrikt, med ordet Civilstand ændret til død fremfindes. Ønskes adviser om partners civilstand ændret til død søges på Partner hvorefter automatiske adviser i et givent distrikt med overskriften Partner civilstand ændret til død fremfindes. Ansvarlig: Alle Instuksfil 5

12 Udsøgning af edifacter Revideret 18/ VLE Adviser (edifacter/korrespondancemeddelelser) udsøges ligeledes I advisoversigten. Se under Medicin, Vejledning i udveksling af korrespondancemeddelelser (Edifact) fra/til. Advis markers som behandlet af eller besvares Revideret 4/4-06 VLE Et advis som efterfølgende kræver en opfølgning af afsender, besvares af modtager. F.eks. hvis der sendes en besked til visitator om en borger som skal revisiteres. Da denne besked, efterfølgende kræver en handling af distriktslederen, sendes efterfølgende svar fra visitator når det er klart. Et advis som ikke kræver efterfølgende handling af afsender, markeres som værende behandlet samt et dokumenterende notat i journal. F.eks. hvis dagsygepl. har en besked til aftensygepl. om at checke noget hos borgeren. Ansvar: Alle brugere af CARE. Advisfunktioner (hvem læser hvilke advisfunktioner) Revideret 14/ VLE 01 Torsbo Døgnrapport Område 3 Torsbo sygepleje/hjemmehjælp Alle distrikter fra Torsbo Torsbo Plejehjem, hjemmehjælp, sygepleje, aften hjemmehjælp, aften sygepleje 02 Kærbo Døgnrapport Område 2 Kærbo sygepleje/plejehjem/hjemmehjælp Alle distrikter fra Kærbo alle læser i Døgnrapporten. Kærbo 2A Kærbo 2C Kærbo 2C Sygeplejerskerne Ældreboligerne 03 Sygepleje Dag Område 1 Rådhus sygepleje Distrikt 1.1 Rådhus sygepleje og distrikt 1.2 Rådhus sygepleje Sygeplejerskerne på Rådhuset Assistenterne på Rådhuset 04 Sygepleje Aften Område aften sygepleje Distrikt Rådhus aften sygepleje Sygeplejerskerne på Rådhuset Assistenterne på Rådhuset 05 Sygepleje Nat Område nat sygeplej Distrikt Rådhus Nat sygepleje som også dækker Kærbo og Torsbo om natten. 6

13 Assistenterne på Rådhuset Kærbo Torsbo 06 Ergoterapeuter Rådhus Område 6 Rådhus hj.midl. Ergoterapeuterne på Rådhuset (genanvendelige hjælpemidler) 07 Kropsbårne hjælpemidler Område Rådhus hj. midl. Sagsbehandlere/kropsbårne hjælpemidler (Rådhuset) 08 Koordinerende Koordinerende sygeplejersker (Bente/Linda) sygeplejerske 09 Forebyggende konsulent Område 7 Rådhus - forebyggende Dorthe Rasmussen/Lise Absalonsen (Rådhuset) Forebyggende 10 Træningsteraputer Område 2 Kærbo træning Træningsterapeuterne på Kærbo Træningscenter 11 Distriktsleder Område 1 Rådhus hjemmehjælp/sygeplej Distriktsledere på Rådhuset for hjemmehjælpsgrupperne/sygepleje 12 Daghjem Kærbo Område 2 Kærbo hjemmehjælp/sygeplej Daghjemmet på Kærbo 13 Visitationshenhed Visitationen på Rådhuset (Hanne/Lotte) 15 Socialpsyk. intern Område 5 psykosocialt handicap Øvrige medarbejdere i distriktspsykiatrien (kontaktpersoner) 16 Køkkenpersonale Kærbo Område 2 Kærbo Køkken Køkkenpersonalet på Kærbo 17 Intervare Område 1 Rådhus hjemmehjælp/sygepleje Bestilling af dagligvarer til hjemmeplejen på Rådhuset 18 Depot Område 6 Rådhus hj.midl. Depotmedarbejderne på hjælpemiddeldepotet (Baldershøj) 19 Daghjem Torsbo Område 3 Torsbo plejehjem Daghjem på Torsbo afdeling B 20 Døgnophold Kærbo Område 3 Kærbo sygepleje Døgnophold på Kærbo (døgngenoptræning) alt personalet på afdelingen. 21 Henvisning til Træning Område 2 Kærbo træning Leder/koordinerende på Træningscentret Kærbo 23 Diætist Område 8 Sundhedscenter Diætisterne i sundhedscentret 24 Demenskoordinator Område 3 Torsbo sygeplej/hjemmehjælp Demenskoordinator på Torsbo som varetager alle koordinerende opgaver om demensborgere. 25 Senhjerneskadekoordinator Senhjerneskadekoordinatorer sidder på Kærbo i Træningsenheden og på rådhuset 6. sal i hjælpemiddelområdet. Instuksfil 7

14 26 Sundhedskonsulent Område 8 Sundhedscenter De to sundhedskonsulenter i sundhedscentret. 27 Hjemmehjælp dag Område 1 Rådhus hjemmehjælp Hjemmehjælperne i hjemmeplejen dagvagt (udekørende) 28 Hjemmehjælp aften Område aften - hjemmehjælp Hjemmehjælperne i hjemmeplejen aftenvagt (udekørende) 29 Hjemmehjælp nat Område nat hjemmehjælp Hjemmehjælperne i hjemmeplejen nattevagt (udekørende) 30 Rehabiliteringskoordinator Rehabiliteringskoordinator Rehabiliteringskoordinator som er tilknyttet hjælpemiddelafsnittet 31 Privat leverandør Privat leverandør Hvis en borger modtager hjælp fra en privat leverandør skrives til denne advisfunktion. 32 Neopædagog 33 Hverdagstræning Træningsterapeuter tilknyttet træningscentret Fys/Ergo. terapeuter som varetager hverdagstræning Afgangsfør Til andet end død Revideret 7/2-06 VLE Afgangsføringsårsag: Borgeren klarer sig i eget hjem uden hjælp. Borgeren afgangsføres i det enkelte modul, HUSK ydelser under øvrige ydelser Hvis borgeren har privatleverandør kontaktes denne. Ved kommunal leverandør, sendes advis til distriktsleder. (Når en borger afgangsføres stoppes" ydelserne). Ansvar: Visitator Afgangsføringsårsag: Flytning til anden Kommune. Borgeren afgangsføres i det enkelte modul, HUSK ydelser under øvrige ydelser. Advis sendes til visitator. Ansvarlig: Distriktsleder/sygeplejerske Dødsfald Revideret 28/04-06 VLE Sygepleje/hjemmehjælp Den distriksleder/ansvarshavende sygeplejerske, der modtager besked om dødsfald er ansvarlig for at ændre civilstand til død i løbet af den pågældende vagt. Borgeren afgangsføres i modulet eller begge moduler. 8

15 Borgerens ægtefælle/samlever oprettes i sygeplejemodulet, hvis der er behov for omsorgsbesøg. Under øvrige ydelser undersøges om der skal afmeldes f.eks. mad, daghjem ell. ergo. Dette afmeldes og der sættes slutdato på afmeldte ydelser. Borgeren afgangsføres ligeledes i hjemmehjælplmodulet. Var afdøde visiteret til praktisk bistand, vurderes om ydelsen skal overgå til ægtefælle/samlever. Der sendes advis til visitator. Ansvarlig : Distriktsleder/ansvarshavende sygepl. Afløsere Kontrollér om borgeren har privat leverandør, disse skal informeres om dødsfaldet. Ansvarlig: Visitator Revideret 3/11-05 Afløsere, der afløser jævnligt; sygeplejersker, som i gennemsnit arbejder 2-3 vagter/måned, ferieafløsere som skal være i området 2-3 måneder. Undervises i 1 dag og oprettes som brugere i CARE. Ansvar (for tilmelding til kursus): Distriktsleder Afløsere som ikke har adgang til CARE, får hjælp fra en kollega til at indhente de fornødne oplysninger. Afløsere der ikke har adgang til CARE, må skrive afvigelser, journalnotater mm på papir, hvorefter næste distriktsleder opretter data i CARE Ansvar: Distriktsleder Afvigelses-registrering Revideret 7/2-06 VLE Afvigelser i dagvagten registreres af planlæggere/distriktsleder. På kørelisten noteres de afvigelser, der har været. Kørelisten afleveres, når medarbejderen går hjem, eller senest følgende arbejdsdag v/koordineringsmødet. Er der afvigelser, der skal tages højde for ved planlægning til næste dag, er medarbejderen ansvarlig for, at planlæggeren får besked samme dag. Afvigelser i aftenvagt reigstreres af det personale i aftenvagt, der er udpeget af lederne. Afvigelser i nattevagt reigstreres af det personale i aftenvagt, der er udpeget af lederne. Afvigelse på hvem, der har været hos borgeren, registreres ikke med tilbagevirkende kraft. Der registreres ikke afvigelser for borgere i plejeboliger. Registrering af afvigelser skal være indberettet senest tirsdag kl Aflys ydelse Kommunen aflyser ikke, men aflyser borger registreres dette, som aflyst af borger. Klik for at registrere, om aflysningen er varslet/ej varslet. Flyt ydelse Afvigelse på besøgets starttidspunkt +/- 1 time fra det planlagte registreres ikke. Flyttes besøget fra en dag til en anden kan dette med fordel registreres som afvigelse, når aftalen er lavet, da ændringen vil fremgå af kørelisten. Flytninger tilbage i tiden registreres ikke. Flytninger mellem medarbejdere tilbage i tiden registreres ikke Instuksfil 9

16 Indsæt ekstra ydelse Borgeren står på kørelisten den pågældende vagt. Der har været behov for at give mere/mindre end 15 min ud over det, der er planlagt, registreres dette. Varsling udfyldes. Et besøg som ændres fra f.eks. et bad til noget andet registreres ikke som en anden ydelse, kunne såfremt der er et mer-/mindreforbrug på 15 min. eller derover. Bytteydelser Bytteydelser registreres ikke under afvigelser der skrives et notat i journalen herom, såfremt der vurderes at det er en væsentlig information. Akut besøg Alle besøg hos borgere, der ikke står på kørelisten skal indberettes som afvigelse uanset varighed. Disse besøg vil oftest medføre, at der skal laves et journalnotat, teksten i feltet årsag kan derfor begrænses. Der skelnes mellem 3 typer akutte besøg som anført nedenfor. Akut besøg: Vælges når borgeren ikke står på kørelisten i den pågælden vagt. Varsling skal ej udfyldes. (Hvis nødkald; vælg ikke akut besøg, men nødkald). Dødsfald: Vælges når årsagen er dødsfald. Varsling skal ej udfyldes. Nødkald: Vælges når borgeren har brugt sit nødkald. Feltet tid: Minuttallet angiver hvor lang tid der er brugt selve besøget (ATA). Administrativ tid registreres ikke. Varsling skal ej udfyldes. Aktindsigt Generelt for felterne: Ændret af: Vælg borger eller leverandør afhængigt af, hvis behov der dækkes af ændringen. Undtagelse helligdag! Varslet: Udfyldes efter 12 timers reglen. Ydelse: Vælg den ydelse der dækker afvigelsen Tid: Det antal minutter der går fra du går ind og ud af borgerens dør. Dato: Den dag afvigelsen fandt sted. Start: Det tidspunkt, du går ind af døren Årsag: Beskriv altid årsagen. Revideret 3/11-05 Afdæk, hvad det er borgeren ønsker aktinsigt i; er det f.eks journalen printes denne, er det alt, hvad der er registreret i CARE printes aktindsigt ( Rapporter Aktindsigt.) Ansvarlig: Områdeleder/stedfortræder Akut udlevering af hjælpemidler Revideret 25/ (hny) I forbindelse med akutopståede situationer som indebærer fare for personalets arbejdsmiljø eller borgers helbred, kan der i forbindelse med helligdage eller lukkedage i Bestillerfunktionen udleveres enkelte standard hjælpemidler, f.eks. kørestol og toiletforhøjer og APV-hjælpemidler, direkte fra hjælpemiddeldepotet. 10

17 Ansvarlige: Hjemmeplejens sygeplejersker og assistenter. Arbejdsgang: Adgang til hjælpemiddeldepotet Baldershøj 24B sker via indtastning af kode på tastatur på døren. Koden er Når der lyder en hyletone, kan døren åbnes. Udfyld fortrykt udlånsseddel (findes på depotets kontor) o Notér borgerens navn og cpr. nr. o Notér dato for udlevering o Notér hvilket hjælpemiddel der udleveres. HUSK især løbenummeret som findes på en grå label der sidder på hjælpemidlet (se eksempel) Ishøj/Vallensbæk Kommune Løbenummer: o o Notér dit eget navn og telefonnummer Efterlad udlånssedlen på kontoret på depotet Er der behov for kørsel, af eksempelvis seng og lift, kan der bestilles en 3x34 kørsel. Fakturering til Eannr , bed dem påføre borgerens navn. Depotet orienterer ergoterapeuterne om udleveringen den førstkommende hverdag. Udlånsseddel: Udlevering af akuthjælpemidler fra depot: Hjælpemidler er udleveret til: Borgers navn og cpr.nr: Dato: Hjælpemidler: Sæt kryds Hjælpemiddel Løbenummer (grå label på hjælpemidlet) Seng Lift Sejl Toiletstol Sengebord Trykaflastende madras Instuksfil 11

18 Udleveret af: Navn og telefonnummer: Akutplads Torsbo Revideret 2/5-13 Linda Bruunsgaard Stick Når borgeren indlægges, skal den mundtlige overlevering altid suppleres med følgende dokumentation i Care. Sæt borger i fravær i hjemmehjælps modulet: Klik på moduler, hjemmehjælp, stamdata og planlægning Gå til fanen med fravær Lav start dato og tid Fraværsårsag = indlagt Bemærkning = På Torsbos akutstue Opret midlertidig adresse: Åben klient stamdata Venstreklik på den lille notepad under opholdsadresse Opret ny Indtast Plejehjemmet Torsbo Køgevej 220 stue 18/ Ishøj (altid) og evt /52 Gem Find adresse under midlertidig adresse, der tastes start, men ikke slut dato Udfyld Standard for akutplads: Åben klient journal Indtast notat Gå til standard overskifter, ved at trykke på den lille pil til højre for overskrift Vælg Akutplads Udfyld standard for akutplads + søgeord + opret advis Gem Opret advis: Da borgeren ikke er tilknyttet Torsbo, men stadig er placeret i hjemmeplejens distrikt, er det VIGTIGT at. Vælg distrikt 3.1 Plejehjem Vælg funktioner 01 Torsbo døgnrapport + evt. andre som vanligt Gem Ansvar: Indlæggende sygeplejerske 12

19 Udskrivelse Når borgeren Udskrives, skal den udskrivende sygeplejerske altid gøre følgende i Care. Afslut borger i fravær i hjemmehjælps modulet: Klik på moduler, hjemmehjælp, stamdata og planlægning Gå til fanen med fravær Lav slut dato og tid Gem Ændre midlertidig adresse til folkeregisteradresse: Åben klient stamdata Klik på pil lille pil til højre for opholdsadresse Find adresse og klik Gem Ansvar: Udskrivende sygeplejerske Blebevillinger/udredninger Revideret 28/9-07 Disse trækkes i CARE, ved at klikke på borgerens header/orange hoved, vælg Wordskabeloner, Hjælpemidler Kropsbårne, vælg SCA skema eller udredningsskema. Når én af disse vælges åbnes Word og skeamet er udfyldt med borgerens navn, adresse, cpr. nr. Udfyld bestillingen og afslut ved at gemme. Skemaet ligger nu under Moduler, klient, dokumenter, under Word. Ansvarlig: Sygeplejerske Der oprettes efterfølgende en advis til advisfunktionen 07 Kropsbårne hjælpemidler som efterføglende behandler sagen. Ansvarlig: Sagsbehandler Bopæl-/opholdskommune Revideret 19/ VLE Kommunal arbejdsgang når Borger med behov for hjemmepleje og som opholder sig uden for bopælkommunen indlægges/udskrives. Kommunikationsaftale og hjemmepleje-hospitalsmeddelelser: Arbejdsgang bopæls-/opholdskommune: Målgruppe: Borgere med personlig pleje og/eller sygepleje, som opholder sig i en anden kommune end deres bopælskommune. F.eks. Sommerhus, ophold hos familie, hotelophold. Hvem handler på hjemmepleje-hospitalsmeddelelserne: Udfører Myndighed Koordinerende sygeplejerske Instuksfil 13

20 Arbejdsgang: Bopælskommune modtager besked om indlæggelse af borger (med opholdsadresse i anden kommune) via indlæggelsesadvis. A-ILR (automatisk indlæggelsesrapport) checkes og der sendes en M-ILR (manuelt opdateret ILR), hvor der som minimum er taget stilling til flg.: Medicinskema (Evt. medicinoplysninger indsendt med A-ILR slettes og bemærkning herom skrives i kommentarfeltet til medicinen) I bemærkningsfelt gives besked om borgers nye opholdsadresse såfremt denne kendes. I bemærkningsfelt gives besked om bopælskommunens manglende kendskab til borgerens habituelle tilstand. Der gives besked til opholdskommune - elektronisk eller telefonisk. Opholdskommune vurderer, om der er behov for yderligere information til hospital elektronisk eller telefonisk. I forbindelse med planlægning af udskrivelse fra hospitalet modtager bopælkommune PFP (plejeforløbsplan), som læses af den koordinerende sygeplejerske / visitator. Der tages telefonisk kontakt til myndighed/vagtcentralen i opholdskommunen. PFP kan evt. eftersendes elektronisk. Ved udskrivelse modtager bopælskommune en USR (udskrivningsrapport) som læses af den koordinerende sygeplejerske/myndighed/vagtcentral. De tager telefonisk kontakt til myndighed/vagtcentralen i opholdskommune. USR kan evt. eftersendes elektronisk. Ansvar: Koordinerende/kontaktsygeplejerske (udfører) Borgerbogen Revideret 3/11-05 I Ishøj Kommune består ensundhedsjournalen af følgende; Stamdata Forflytningsvejledning, hvis der er behov Livshistorie, hos demente borgere. Døgnrytmeplan (en beskrivelse af den hjælp borgeren modtager i de tre vagter dag/aften/nat). Afgørelsesskema Sider til dokumentation. Danboks uden nødkald registering Revideret 3/11-05 VLE Danboks, uden nødkald, registreres under nøglenummer. Under adgangsforhold registreres, hvilket område nøgleboksen tilhører. Ansvar: Distriktsleder Dokumentation på borgere som flytter på plejehjem Revideret 26/9-07 VLE Når en borger flytter på plejehjem SKAL der udarbejdes flg. dokumentation på borgeren inden X dage: 14

21 Handleplan i journalen Der skal udarbejdes en handleplan denne findes i journalen ved at vælge standardoverskriften Handleplan. Når overskriften vælges kommer der en skabelon/tekst frem i journalfeltet som skal udfyldes. Alle punkter skal udfyldes er der ingen bemærkninger til punktet skrives ingen problemer? Ansvar: Borgerens kontaktperson. Plejeplan Der skal ligeledes udarbejdes en plejeplan som skrives ud og lægges i borgerens sagsmappe. Til brug for dette er der oprettet en standardplejeplan som findes under Sygepleje, plejeplan. Når der oprettes en ny plejeplan, skal man sige ja til at oprette på baggrund af en standardplejeplan. Herefter åbnes et vindue hvor det er muligt, at vælge mellem flere skabeloner vælg den plan som hedder personlig pleje (i øverste venstre hjørne) herefter fremkommer en skabelon/tekst frem, hvor alle handlingerne skal udfyldes for henholdsvis dag, aften og nat (læg mærke til at der er 23 handlinger). Brug piletasterne for at komme ned til næste handling og klik der hvor teksten skal indsættes (dvs. at teksten ikke må være blåmarkeret). Når ALLE punkterne er udfyldt afsluttes ved at klikke på indsæt, hvorefter planen er indsat og ikke kan rettes. Tryk på print/printeren for at udskrive planen. Ansvar: Borgerens kontaktperson. De Fire Standarder - arbejdsgange Kendt borger med hjemmehjælp og sygepleje bilag A Revideret 25/10-12 Iben Emne Hjemmeplejen Koordine rende Kendt borger med hjemmehj ælp og sygepleje B-Blad: Hvis der er sat en bullet (prik) > 2, skal bemærkni ngsfelt udfyldes (X) Vi justerer: Medicinoplysninger tlf. på borger og pårørende (gerne med privat adresse og evt. ) B-blad D-blad E-blad Kontaktsygeplejerske (X) 1. kontakt Justerer på data Visitationen/ergot erapeut Ved første kontakt (X) Tlf. på borger og pårørend e Lægeoply sninger B-blad D-blad E-blad 1. kontakt Døgn Forebygg eseskons. (X) (X) (X) Demensko nsulent Fast hjælper i Instuksfil 15 Indlæggelses + supplerende rapport*

22 samarbejde med assistent Ved supplerende indlæggelsesrapport, er det vigtigt at tjekke op på AK-skema, give oplysninger om AK-behandling videre til hospitalet. Supplerende indlæggelsesrapport skal sendes hurtigst muligt og senest kl dagen efter indlæggelse. Tjekke om borger er tilknyttet madservice og melde denne fra samt notere til hospital, at borger er tilknyttet madservice, da dette ikke fremgår af indlæggelsesrapport. Vi justerer igen osv. Evt. følge op/udskrives * Borgere som vi IKKE indlægger, men kender, skal vi sende en supplerende rapport på, hvis vi ligger inde med nødvendige/vigtige oplysninger/viden som kan hjælpe hospitalet i behandlingen af borgeren og borgeren bliver sikret en korrekt behandling. Det vil sige at den automatiske indlæggelsesrapport skal tjekkes. Dialog ** ** Løbende dialog med samarbejdspartnere, omkring de oplysninger vi har stående i systemet om borgeren. Altså 16

23 er det det billede vi vil sende af sted omkring borger? Ukendt borger med hjemmehjælp og sygepleje bilag B Revideret 25/10-12 Iben Borger fra sygehus Emne Hjemmeplejen Koordinering Visitering Døgn Ukendt borger med sygepleje og hjemmehjælp Ved første kontakt Telefonnummer på borger + pårørende Assistenter/syge plejersker opdaterer: Tlf på borger Pårørende (gerne med privat adr + evt. ) medicinstatus Lægeoplysninger B-blad D-blad E-blad Lægeoplysninger B-blad D-blad E-blad Ved første kontakt Tilknytte moduler Sender kvittering til hospitalet Ved første kontakt Visitation vil også kunne få meldinger via tlf: 605. Hvis borger kommer på døgn, opdaterer døgn på: Tlf. borger Pårørende (gerne med privat adr + evt. ) Medicin B-blad D-blad E-blad Hvis borger efterfølgende bliver indlagt, vil det være procedure for Bilag A, der skal følges. Instuksfil 17

24 Kendt borger med hjemmehjælp bilag C Revideret 25/10-12 Iben Emne Hjemmeplejen Koordinerende Visitation /Ergo Døgn Kendt borger med hjemmehjælp Praktisk/personlig pleje % sygepleje Justerer på: Telefonnumre Pårørende læge oplysninger B-blad D-blad E-blad Ved første kontakt: Tlf. på borger Pårørende Lægeoplysninger Assistenterne og hjælperne justerer i et samarbejde omkring deres borgere. Udfylde B-bladet Udfylde D-bladet (evt. diagnose) E-blad Borger med nødkald el. madlevering % hj.hjælp el. sygepleje bilag D Revideret 25/10-12 Iben Emne Hjemmeplejen Koordinerende Visitation/ergoterapeut Borger med nødkald eller madlevering som ikke har andre ydelser, altså hverken har hjemmehjælp eller hjælp fra sygeplejen. Som det er i dag, oprettes borger altid i sygeplejen. Ved første kontakt.: Tlf. på borger og pårørende Lægeoplysninger B-blad D-blad E-blad * Hvad sker der hvis borgeren bliver indlagt? Svar: Systemet vil henvise til visitationen. OBS! Afventer, da madlevering blev sat på P-plad-plads * 18

25 Borger med praktisk hjælp % sygepleje bilag E Revideret 25/10-12 Iben Emne Hjemmeplejen Koordinerende Visitationen/ergoterapeut Borger med praktisk hjælp Som IKKE er tilknyttet sygeplejen Ved første kontakt: Tlf. på borger pårørende B-blad D-blad E-blad * Hvad sker der, hvis borgeren bliver indlagt? Svar: Så vil sygehuset få de oplysninger, der ligger i systemet. * Instuksfil 19

26 Revideret 25/10-12 Iben Borger med privat leverandør - bilag F Arbejdsgang endnu ikke afklaret. Emne Hjemmeplejen Koordine rende Kendt borger med hjemmehj ælp og sygepleje B-Blad: Hvis der er sat en bullet (prik) > 2, skal bemærkni ngsfelt udfyldes (X) Vi justerer: Medicinoplysninger tlf. på borger og pårørende (gerne med privat adresse og evt. ) B-blad D-blad E-blad Kontaktsygeplejerske Fast hjælper i samarbejde med assistent Ved supplerende indlæggelsesrapport, er det vigtigt at tjekke op på AK-skema, give oplysninger om AK-behandling videre til hospitalet. Supplerende indlæggelsesrapport skal sendes hurtigst muligt og senest kl dagen efter indlæggelse. Tjekke om borger er tilknyttet madservice og melde denne fra samt notere til hospital, at borger er tilknyttet madservice, da dette ikke fremgår af indlæggelsesrapport. (X) 2. kontakt Justerer på data Visitationen/ergot erapeut Ved første kontakt (X) Tlf. på borger og pårørend e Lægeoply sninger B-blad D-blad E-blad 2. kontakt Indlæggelses + supplerende rapport* Evt. følge op/udskrives Døgn Forebygg eseskons. (X) (X) (X) Demensko nsulent 20

27 Vi justerer igen osv. * Borgere som vi IKKE indlægger, men kender, skal vi sende en supplerende rapport på, hvis vi ligger inde med nødvendige/vigtige oplysninger/viden som kan hjælpe hospitalet i behandlingen af borgeren og borgeren bliver sikret en korrekt behandling. Det vil sige at den automatiske indlæggelsesrapport skal tjekkes. Dialog ** ** Løbende dialog med samarbejdspartnere, omkring de oplysninger vi har stående i systemet om borgeren. Altså er det det billede vi vil sende af sted omkring borger? Interne arbejdsgange i Bestillefunktionen, i henhold til ovenstående Revideret hny De 4 standarder arbejdsgange i Bestillerfunktionen For at sikre opdaterede data i forhold til Regionen aftales følgende interne arbejdsgange i CARE for Bestillerfunktionen. Følgende tjekkes hver gang: Telefonnummer på borger Telefonnummer på pårørende + prioritet Lægeoplysninger Faneblad B Faneblad D relevante oplysninger Faneblad E relevante oplysninger Ansvarlig: Alle Instuksfil 21

28 Arbejdsgange på indlæggelsesrapporter: De 4 standarder arbejdsgange i Bestillerfunktionen 1. Har borger en privatleverandør? giv besked til leverandøren 2. Har borger aktive ydelser i sygeplejemodulet? Hvis ja? ingen yderligere handlinger. 3. Har borger en privatleverandør og kun hjemmeplejeydelser? Tjek om borger har madservice? Hvis ja? afmeld send supplerende indlæggelsesrapport med oplysningen Ansvarlig: Den der har 605 telefonen Arbejdsgange på udskrivelsesrapporter (kendte borgere): 1. Har borger en privatleverandør? giv besked til leverandøren. 2. Har borger madservice? giv besked til leverandøren. 3. Opdatering af faneblad B, D og E 4. Nye ydelser? obs på midlertidig hjælp = slutdato på ydelse Ansvarlig: Den der har 605 telefonen De 4 standarder arbejdsgange i Bestillerfunktionen Arbejdsgange på plejeforløbsplaner (kendte og ukendte borgere): Følgende varetages: 1. Daglig vurdering og sortering i forhold til akutte behov for tilsyn. Besøg på hospitalet, eller telefonisk kontakt? 2. Hvordan er borgerens netværk? Der planlægges løbende tilsyn under indlæggelse, afhængigt af de pårørendes ressourcer. 3. De første tanker om hvordan borgeren sikres fagligt og etisk løbende drøftelser med plejepersonale og læger. 4. Skal der afholdes statusmøde? 5. Afklaring af hvad habituelt niveau er. Opleves billedet forskelligt i hjemmet kontra på hospitalet? 6. Kontinuerlig pårørende kontakt særligt i forhold til cancer patienter, tungere plejeforløb, døgnplads ophold. 7. Første vurdering af om borgeren skal på døgnplads? Naturlig følge heraf er daglig koordinering af flow på døgnpladser, hvem har størst behov forlængelse/afkortning af ophold. 22

29 8. Hvornår skal borgeren hjem? 9. Alle kontakter på og med hospitalet dokumenteres i journalen og der sendes advis til samarbejdsparter, til orientering om forløb. Ansvarlig: De koordinerende sygeplejersker Dokumenter Revideret 18/8-06 VLE Oprettelse af Worddokumenter I CARE Dokumenter kan med fordel hentes og gemmes i CARE. Der ligger både sygepleje dokumenter og dokumenter til brug for visitationen. Dokumenterne er en Wordskabelon som hentes fra CARE og efterfølgende gemmes i CARE. Når dokumenterne anvendes fra CARE, er det let at se hvilke dokumenter som er tilknyttet klienten. Når der f.eks. skal hentes et insulinskema gøres flg.: I CARE højreklikkes i vinduets header (hoved), hvorved der er nogle valgmuligheder, stå på Word-skabeloner, sygepleje og det skema som du ønsker skal oprettes. Herefter åbnes Word og borgerens stamoplysninger kommer med i skemaet: Der kan nu arbejdes videre med dokumentet i Word. Når dokumentet gemmes, gemmes dokumentet på et specielt drev på hjemmeplejens server, således at alle dokumenter gemmes efter de retningslinier som der er omkring styring af borgerrelaterede dokumenter. Instuksfil 23

30 Når man går ind under Moduler, Klient, dokumenter kan man nu se, alle de dokumenter som er tilknyttet borgeren. For at læse dokumentet, dobbeltklikkes på dokumentet i højre side af vinduet og dokumentet åbnes. Hvert dokument har en status hvoraf det fremgår at det er redigérbart eller ej. Skal der rettes eller tilføjes og står der Ja, åbnes dokumentet, der tilføjes eller rettes og gemmes, hvorefter ændringerne er gemt. Står der Nej, skal der oprettes et nyt dokument og dette gøres ved at højreklikke på dokumentet vær opmærksom på, at man skal finde dokumentet helt nede i biblioteket (til venstre i ovenstående vindue) hvorefter du skal ændre overskriften (version) til næste version i rækken resten må man endelig ikke ændre på. Afslut herefter med at trykke på OK, hvorefter dokumentet åbnes og der nu kan tilføjes og gemmes når dokumentet er klar. Tryk på Gem når dokumentet skal gemmes. 24

31 Man kan nu se i listen, at der ligger en ny version i rækken. For ikke at få for mange dokumenter i mapperne og herved miste overblikket, er det vigtigt at slette, de tidligere versioner, ved at højreklikke og vælge slet. Pegepinden forsvinder nu, men selve dokumentet ligger hvor det skal, af hensyn til den efterfølgende historik. Dokumenter som ligger i CARE, skal ikke ligge i sagsmappen (hvis en sådan findes), med mindre at det er en kopi af det som ligger i CARE. Ansvarlig: Alle relevante parter Instuksfil 25

32 Vejledning til worddokumenter, scannede documenter og blanketter fra blanketsystemet Revideret 07/ VLE Worddokumenter fra CARE Højreklik i headeren (det orange felt) i vinduet f.eks. hjælpemidler stamdata og visitation Vælg Wordskabeloner, f.eks. hjælpemidler, dokumenter. Word startes op med det valgte dokument og der kan nu redigeres og tilføjes efter behov. Tryk herefter Gem og dokumentet ligger nu under Klient, dokumenter, hjælpemidler, Word. Scanning af dokumenter (TIF format) Dokumentet skal først scannes og der skal efterfølgende peges på dokumentet i CARE. Scanning: Isæt dokument i kopieringsmaskinen Tryk på Scanne ikonet på kopimaskinen Tryk på fanen mappe Tryk C Vælg CSCAN Tryk på Kopier Dokumentet er nu scannet og ligger i dette bibliotek \\hjemsrv1\temp - det er her vores dokumenter skal ligge. Der skal nu peges på dokumentet i CARE: 26

33 Åben CARE, moduler, klient, dokumenter, hjælpemidler, TIF Højreklik i vinduets højre side Vælg Ny reference, hvorefter et nyt vindue åbnes: Udfyld overskrift (det navn dokumentet vises under i dokumenter) Tryk på gennemse for at pege på dokumentet. En stifinder åbnes Klik på pilen ud for look in øverst i vinduet, og peg på dit O: drev Instuksfil 27

34 Her vises nu de dokumenter som ligger i bibliotektet (Temp on 'hjemsrv1\careodb' (O:)) Klik på detalje ikonet for at se dato og klokkeslæt på dokumentet. Tryk modified to gange for at få det senest indscannede dokument til at stå øverst. Markér dokumentet og højre klik. Vælg preview for at se om det er dit dokument. Luk billedet ned igen. Markér nu dokumentet og tryk på open. Afslut ved at klikke på OK. 28

35 Dokumentet vises nu i CARE. Afslut ved at klikke på Gem. Dokumenter fra Blanketsystemet Højreklik i orange header i CARE og vælg Udskriv rapport, netblanket Herefter åbnes blanket systemet (svar åben, på evt. spørgsmål som kommer) Instuksfil 29

36 Vælg den ønskede blanket i blanketsystemet og tryk på funktion og vælg gem i RAMBØLL CARE Udfyld oplysningerne vær opmærksom på, at det er den rigtige bruger i feltet bruger. (Skal vælges første gang, hvorefter blanketsystemet husker dine initialer) 30

37 Afslut ved at klikke på ok. Blanketten er nu gemt i CARE. Instuksfil 31

38 Ansvarlig: Alle relevante personer NB: For opsætning kontakt da venligst Vicky Eliasen Flytninger Flytning internt i kommunen til aflastning/genoptræning (døgn) Revideret 3/6-08 VLE Alle aflastning- og genoptræningsborgere tilbydes plads via koordinerende sygeplejerske. Distriktsleder/gruppeleder meddeles via advis, såfremt en borger har sagt ja tak til en tilbudt bolig til information samt skriver i journal herom. Det er ligeledes den koordinerende som sørger for at oprette borgeren i sygeplejemodulet hvis ikke borgeren er oprettet. Ansvarlig: Koordinerende sygeplejerske Borgere som er oprettet i CARE og får hjemmehjælp/sygepleje i forvejen overflyttes af det distrikt som har borgeren, med mindre de er indlagte så er det den koordinerende sygeplejerske. Ansvarlig: Gruppeleder, sygeplejerske, distriktsleder Distriktsleder/sygeplejerske gør flg.: Kontrollér under "øvrige ydelser" om der er noget der skal afmeldes ex. mad, der tages stilling til om borgeren fortsat skal komme i evt. daghjem på Kærbo eller Torsbo B i aflastningsgenoptræningsperioden. Borgeren sættes i fravær i hjemmehjælpsmodulet. Tilhørsforhold i sygeplejemodulet ændres til aflastning/genoptræning (Torsbo distrikt 3.1). For aflastningsenheden på Kærbo udfyldes tilhørsforholdet med Distrikt 2.5 Træning/døgn. Er der visiteret til praktisk bistand og ægtefællen fortsat har behovet, visiteres ægtefællen til de samme ydelser. Dvs. at hjælpen øges i disponeringen med den tid som den indlagte borger er visiteret til. Kørsel bestilles, det er altid afsender der bestiller og betaler kørsel. HUSK kontonummer til kørselsafdelingen. Sender advis med dato for overflytning til visitator + sygeplejerske dag + aften + nat samt modtagende afdeling. Ansvarlig: Distriktslederen Modtager: Ansvarshavende på døgn Ændre folkeregister adresse til opholdsadresse i klientstamdata. Opretter advis om den nye borger til relevante funktioner. Ansvarlig: Ansvarshavende på døgn. Modtagelse af borgere fra døgnophold Revideret 27/5-08 VLE 32

39 Der adviseres om hjemsendelsesdato til distriktsleder, sygeplejesker dag-, aften- og nat samt koordinerende af døgnophold. Distriktsleder lukker fravær i alle moduler og sætter hjælp i gang igen. Kontrollér under øvrige ydelser om der er noget der skal bestilles eks. mad. Det er det modtagende distrikts pligt/ansvar at ajourføre sig i journal og medicin samt plejeplan om der er sket ændringer. Ansvarlig: Distriktsleder/sygeplejeske Flytning til Plejehjem Revideret 23/02-09 VLE Når en borger får tilbudt en plejehjemsbolig og efterfølgende har sagt ja tak oprettes borgeren med en henvisning til plejehjemsmodulet og borgeren tilgangsføres med det aktuelle distrikt. Ansvarlig: Visitator 2/ VLE Distriktsleder/gruppeleder meddeles via advis, såfremt en borger har sagt ja tak til en tilbudt bolig. Der laves opsummering i journalen vedr. borgerens helbredstilstand og tages stilling til øvrige ydelser og nødkald i klientens stamdata. Der sendes advis med overflytningdato til dag-aften-nat, visitator, koordinerende sygepl. Borgeren afgangsføres i hjemmehjælpsmodulet samt sygeplejemodulet (Ydelser slettes hermed og fravær lukkes) Ansvarlig: Distriktsleder Revideret 3/ VLE Når borgeren modtages på plejehjemmet (Torsbo/Kærbo) udfyldes feltet boligform på borgerens stamkort samt ca. indflytningsdato. Ansvarlig: Gruppeleder på Kærbo/Torsbo Flytning til Plejehjem (fra indlæggelse) Revideret 27/03-08 VLE Distriktsleder/gruppeleder meddeles via advis, såfremt en borger har sagt ja tak til en tilbudt bolig til information. Der laves opsummering i journalen vedr. borgerens helbredstilstand og tages stilling til øvrige ydelser og nødkald i klientens stamdata. Der sendes advis med overflytningdato til dag-aften-nat, visitator, distriktsleder. Borgeren afgangsføres i hjemmehjælpsmodulet samt sygeplejemodulet (Ydelser slettes hermed og fravær lukkes) Der oprettes ny henvisning til plejehjemsmodulet, tilhørsforhold og initialer udfyldes med en rute tilhørende plejehjemsdistriktet. Ansvarlig: Koordinerende sygeplejerske Revideret 27/ VLE Når borgeren modtages på plejehjemmet (Torsbo/Kærbo) udfyldes feltet boligform på borgerens stamkort samt ca. indflytningsdato. Ansvarlig: Gruppeleder på Kærbo/Torsbo Instuksfil 33

40 Flytning til Ældrebolig Revideret: 6/ VLE Distriktsleder/gruppeleder meddeles via advis, såfremt en borger har sagt ja tak til en tilbudt bolig til information. Der laves opsummering i journalen vedr. borgerens helbredstilstand og tages stilling til øvrige ydelser og nødkald i klientens stamdata. Der sendes advis med overflytningdato til dag-aften-nat, visitator, distriktsleder. Ansvarlig: Sagsbehandler Stine Bøllingtoft fra Sundhed og Ældre. Hvis borgeren flytter på Kærbo: Tilhørsforhold ændres i sygeplejemodulet til distrikt 2.4 (såfremt borgeren modtager sygepleje) og initialer udfyldes med en rute tilhørende ældreboligerne D24A. Tilhørsforhold ændres i hjemmehjælpsmodulet til distrikt 2.4 og initialer udfyldes med en rute tilhørende ældreboligerne HD24. Hvis borgeren flytter på Torsbo: Tilhørsforhold ændres i sygeplejemodulet til distrikt 3.5 (såfremt borgeren modtager sygepleje) og initialer udfyldes med en rute tilhørende ældreboligerne D35A. Tilhørsforhold ændres i hjemmehjælpsmodulet til distrikt 3.5 og initialer udfyldes med en rute tilhørende ældreboligerne HD35. Ansvarlig: Distriktsleder Fravær Generelt Revideret 22/1-07 VLE Den første der modtager information om fravær skal registrere dette i samtlige moduler. Fravær registreres fra det tidspunkt borgeren forlader sin bolig, til han er hjemme igen. Det er muligt at registrere et fremtidigt fravær. En borger bør ikke ligge i fravær i mere end 3 måneder, hvorefter det må forventes at borgeren skal revisiteres. Til brug for at huske på at afgangsføre borgeren kan der oprettes en huskeseddel/advis, således at fraværet lukkes. Oprettes fravær ved en fejl slettes fraværet ved at trykke på slet ikonet. Husk: øvrige ydelser i klient stamdata under oversigt afmeldes i perioden. Fraværsårsager: Aflastning, familieophold, ferie, indlæggelse på sygehuset eller skriv selv anden årsag. Ansvarlig: Distriktsleder eller sygeplejerske Information til private leverandører ved ind- og udskrivelser Revideret 23/ VLE Ved ind- og udskrivelser skal de private have besked, såfremt en borger har valgt dette. Der gives p.t. kun information herom i hverdagene. Ansvarlig: Visitationen 34

41 Indlæggelse Revideret 22/1-07 VLE Kommunikationsrapport udfyldes og sendes med til hospitalet sammen med medicinskema. I klient stamdata under faneblad oversigt, øvrige ydelser, undersøges om der er aktiviteter, der skal afmeldes. Den sygeplejerske/planlægger der sætter borgeren til fravær i hjemmehjælpsmodulet, kontrollerer, om borgeren modtager praktisk bistand, og om der er ægtefælle, der skal have hjælpen under indlæggelsen. Er dette tilfældet overføres den praktiske bistand til ægtefællen så længe borgeren er indlagt. Der registreres fravær i alle moduler. Lave journalnotat; anvend overskriften Indlæggelse. Oprette advis til sygeplejersker dag + aften + nat + distriktsleder +koordinerende sygepl.+psykiatrien+træning med oplysning om indlæggelsen. Opret advis til visitator, hvis borgeren modtager ydelser fra privat leverandør. Ansvarlig: Sygeplejerske/distriktsleder/assistent Informér privat leverandør, der ikke har adgang til CARE, om at borgeren er indlagt. Ansvarlig: Visitator Genaktivering efter indlæggelse Revideret 11/12-08 VLE Det er som udgangspunkt bestillerenheden som modtager information om hvornår borgeren bliver udskrevet hvorfor det også oftest er bestillerenheden som gør nedenstående i CARE: Afslutte fraværet i alle moduler. Oprette advis til distriktsleder+sygeplejersker dag + aften + nat + koordinerende sygepl.+psykiatrien+træning med information om, at borgeren er udskrevet. Hvis borgeren modtager ydelser fra privat leverandør skal der sendes advis til visitator. Da bestillerenheden ikke har åbent 24 timer i døgnet samt i weekender og ved specielle anledninger, vil det da være den som først modtager informationen om udskrivelsen som gør ovenstående. Ansvarlig: Primært Bestillerenheden, men i øvrigt også den som først modtager informationen. Se under klient stamdata, faneblad oversigt, øvrige ydelser, om der er fx skal genbestilles mad til borgeren. Ansvarlig: Distriktsleder/gruppeleder Informér privat leverandør, der ikke har adgang til CARE, om at borgeren er hjemme igen. Ansvarlig: Bestillerenheden Aflastning/plejehjem efter hospitalsindlæggelse Revideret 04/04-06 VLE Når en borger er indlagt på hospitalet (i sygeplejen) og borgeren skal på aflastning/plejehjem er det den koordinerende sygeplejerske som overleverer borgeren dvs. lukker fraværet, ændrer tilhørsforholdet herunder også initialerne, således at borgeren tilknyttes de i distriktets rute. Flytter borgeren på plejehjem afgangsfører den koordinerende sygeplejerske borgeren i hjemmehjælpsmodulet. Instuksfil 35

42 Se under klient stamdata, faneblad oversigt, øvrige ydelser, om der er fx skal genbestilles mad til borgeren. Oprette advis til sygeplejersker dag + aften + nat + koordinerende sygepl.+psykiatrien+træning med information om, at borgeren er udskrevet. Hvis borgeren modtager ydelser fra privat leverandør skal der sendes advis til visitator. Ansvarlig: Koordinerende sygeplejerske Når en borger ikke længere skal være på aflastning, er det gruppelederen som overleverer borgeren til sygeplejen og sætter sygeplejerskens rute på, således at borgeren igen kommer på sygeplejerskernes lister samt i øvrigt afslutter fraværet i hjemmehjælpsmodulet. Ansvarlig: Gruppeleder Kærbo/Torsbo Døgnplads efter indlæggelse Revideret 12/2-08 VLE Hvis en borger bliver indlagt mens borgeren er på døgn, er det den ansvarshavende på døgn som sætter borgeren i fravær i CARE. Fraværet skal også gælde andre moduler. Ansvar: Ansvarshavende på døgn Når borgeren igen udskrives til døgn er det den koordinerendes ansvar at slutte fraværet i CARE. Fraværet skal kun sluttes i sygepleje og træning. Se under klient stamdata, faneblad oversigt, øvrige ydelser, om der er fx skal genbestilles mad til borgeren. Oprette advis til døgn+træning med information om, at borgeren er udskrevet. Ansvar: Koordinerende sygeplejerske Henvisning/ansøgning til træning Revideret 10/3-08 VLE Ved henvisning til træning anvendes standardoverskriften T. Ansøgning til træning i journalen og der oprettes en advis til 21 Henvisning til træning. Ansvar: Alle ansatte i Ishøj kommune Henvisning til Daghjem på Kærbo Revideret 20/4-10 VLE Ved henvisning til daghjem på Kærbo anvendes standardoverskriften A. Henvisning til Daghjem på Kærbo og der oprettes en advis til 13 Visitationsenheden. Ansvar: Alle ansatte i Ishøj Henvisning til Daghjem på Torsbo Revideret 13/4-11 VLE Henvisninger til Torsbo foretages af Torsbo. Der sendes derfor en advis til Lone Andersen 24 Demenskoordinator som efterfølgende vil visitere borgeren. 36

43 Ansvar: Alle ansatte i Ishøj Demenskoordinatoren udfylder øvrige ydelser med Daghjem Torsbo samt skriver i journal med advis til relevante kontaktpersoner. Ansvar: Demenskoordinator Ansøgning om arbejdsredskaber/arbejdssteds indretning Revideret 14/12-09 hny Ved ansøgning om arbejdsredskaber eller arbejdsstedsindretning anvendes standardoverskriften E. Ansøgn. om om arbejdsred./arbejdssteds indretn.. i journalen og der oprettes en advis til 06 Ergoterapeut- Rådhus på baggrund af notatet. Ansvar: Alle ansatte i Ishøj kommune Henvisning/ansøgning om tekniskehjælpemidler Revideret 01/7-09 hny Ved ansøgning om tekniske hjælpemidler anvendes standardoverskriften E. Ansøgning om hjælpemiddel/boligindretning i journalen og der oprettes en advis til 06 Ergoterapeut- Rådhus på baggrund af notatet. Ansvar: Alle ansatte i Ishøj kommune Henvisning/ansøgning om trykaflastende madras/pude Revideret 01/7-09 hny Ved ansøgning om ttrykaflastende madras/pude anvendes standardoverskriften E. Ansøgning om trykaflastende madras/pude i journalen og der oprettes en advis til 06 Ergoterapeut- Rådhus på baggrund af notatet. Ansvar: Alle ansatte i Ishøj kommune Intervare Journal Revideret 05/09 VLE Borgere som får hjælp til indkøb via Intervare, opfattes i CARE som en privat leverandør. Dvs. borgeren visiteres til hjælpen med Intervare som leverandør, men ydelsen disponeres ikke under disponatorfanen. Oplysninger eller ændringer vedrørende Intervare sendes som advis til funktionen Intervare (Linda) som efterfølgende tager sig af sagen. Ansvar: Visitator Revideret 7/2-06 VLE Instuksfil 37

44 Alle med adgang til CARE skriver i en fællesjournal der ligger under klient stamdata for den enkelte borger. Journalen anvendes til borgerrelaterede oplysninger og ikke til at videregive besked mellem vagterne til brug for dette anvendes advis. Formulér selv en overskrift. Som hovedregel benyttes danske ord i journalen for at det bliver lettest at finde frem til de rigtige emner igen. Eks. Blærebetændelse i stedet for cystit/uvi. Lungebetændelse i stedet for pneumoni. Der SKAL - når man skriver i journalen - vælges mindst ét søgeord. Fritekst søgning anvendes til at fremsøge alle de notater, der indeholder et bestemt ord. Eks. blærebetændelse. Journalnotater printes ikke ud til borgerbog. Det er vigtigt, at have sig for øje at borgeren til enhver tid har krav på aktindsigt dvs. kan kræve en udskrift af hvad der er skrevet i bl.a. journalen. Det er derfor væsentligt, at det nøje vurderes hvad og hvorledes der skrives i journalen. Dokumentation I CARE de ti bud Revideret 17/1-09 BBE (ledergruppen) 1. Brug som udgangspunkt ikke fagudtryk og forkortelser. 2. Lav afsnit og overskrifter og slut af med en konklusion. 3. Brug så kort og præcist et sprog som muligt og undgå fyldord. 4. Omtale af borger skal ske ved navn, forbogstaver el. lignende. 5. Dokumentér henvendelser hvor borgerne søger om en ydelse og når sagsbehandling starter. 6. Dokumentér bevilling af ydelser og baggrund herfor, herunder også lovgivning. 7. Dokumentér klager. 8. Dokumentér henvendelser/observationer der udløser en handling, fx henvisning til samarbejdspartner. 9. Dokumentér observationer/problemstillinger, hvor borgerens tilstand/situation er væsentlig ændret. 10. HUSK der er ikke lovkrav om anden dokumentation end i det 5, 6, 7, 8 og 9 bud. Journaloverskrifter Overskrifterne formuleres af den der skriver. Loven foreskriver, at der skal udarbejdes en handleplan for borgere som er på plejehjem og til brug for denne anvendes overskriften handleplan. 38

45 Dokumentation Revideret 18/ VLE Dokumentation skal skrives i journalen i CARE. Borgerbog indgår i dokumentationen. Ydelser som fremgår af kørelisterne eller døgnrytmeplanan er i sig selv dokumentation for ydelsen. Eks. laksantia, øjendrypninger m.v. Forandringer vedr. disse ydelser registreres i journalen. Eks. øjet er nu meget rødt. Edifacter indeholdende oplysninger fra læger (dog ej standardbesked som at medicin er bestilt) skal ligeledes dokumenteres i journal. Dette gøres ved at markere tekst i edifacten, højreklik, vælg Kopier. Åben journalen, indtast nyt notat og højreklik, vælg Rediger og sæt ind. Notatet er herefter kopieret i journalen. Afføringsskema og vendeskema erstattes af notat i journalen. Samt Bestilt medicin noteres i plejeplanen P.N. medicin noteres i plejeplanen. Ark som ligger i borgerens hjem: Medicinarket Væskeskema til daglig førelse. Alle som har med klienten at gøre kan føre væskeskemaet. Dagligt regnes væskeindtagelse ud og værdien skrives i borgerbogen. Journalkladder Det er muligt, at lave en kladde af et journalnotat inden det gemmes for alvor. Dette gøres ved at klikke i feltet kladde når selve journalnotatet laves: Journalen gemmes ved at trykkt på GEM CTRL+S. Når journalen efterfølgende udsøges, er der et ikon ud for notatet som information om at notatet er en kladde (kan kun læses af den som har lavet kladden). Instuksfil 39

46 Når notatet efterfølende skal rettes til, er det vigtigt at man udsøger øverst i vinduet i rækker Herved er det muligt, at højreklikke på notatet som står med kursivt (=notat) og vælger redigér. Notatet er nu åbent for rettelser. 40

47 Ret dokumentet til og gem. Se igen dokumentet i række form, højreklik, vælg gør permanent og svar OK til at notatet gøres permanent. Notatet er nu permanent og ikonet ud for notatet er der ikke længere. Madservice Bestilling af mad Revideret 4/ hny Alle borgere som modtager madservice oprettes i CARE, med en henvisning til sygepleje og gøres aktiv til den sygeplejegruppe som vil være ansvarlig, såfremt der skulle opstå et behov. I klientens stamdata, fanen oversigt, under øvrige ydelser registreres hvornår madservice skal starte op. Der vælges imellem: Madservice Kærbo Madservice Torsbo Instuksfil 41

48 Madservice Din Private Kok Den som opretter borgeren til madservice bør også sørge for, at borgerens pårørende er udfyldt/ajourført. I weekend og helligdage er det sygeplejerskernes ansvar at bestille mad. Der oprettes advis til visitator som efterfølgende visiterer og registrere tilknytning til madservice i stamdata, oversigt.. Madservice hos de kommunale leverandører: Når der bestilles madservice til en borger fra Kærbo eller Torsbo, gøres det via et journalnotat i borgerens journal. Der ligger en fast overskrift som vælges Madservice og til denne overskrift er vedhæftet en skabelon med nogle oplysninger som skal udfyldes jo mere præcist jo bedre. Når oplysningerne er udfyldt oprettes et advis til 16. Køkkenpersonale Kærbo eller hvis det er til Torsbo 01 Torsbo Døgnrapport som så tager sig af bestillingen. Madservice hos Din Private Kok: Når der bestilles mad til en borger fra Din Private Kok, gøres det via wordskabelon aftale Din Private Kok som ligger i CARE under visitationsfanen. Bestillingssedlen sendes via sikker mail til kundeservice@dinprivatekok.dk senest kl. 12 hverdagen før leveringen. Afbestilling: Revideret 4/ vle Når en borger indlægges eller på anden vis ikke skal have mad, sendes en advis til køkkenet/ringes besked til Din Private Kok , så de er orienteret herom. Køkkenet/Din Private Kok sender ligeledes en besked til visitator, såfremt de får besked fra borgeren om at kl. ikke ønsker mad længere. Visitationen skal ikke involveres, såfremt en borger f.eks. ikke ønsker mad alle ugens dage el. hver anden dag. Visitationen skal derimod involveres via advis såfremt der skal ske en ændring i kostformen. F.eks. fra FK til diæt, hvor visitationen derefter vil orientere køkkenet/din Private Kok. Hvis borgeren ikke længere skal have mad, gives der besked til køkkenet/din Private Kok samt visitator. Visitator afslutter madservice på borgernes stamdata, fanen oversigt, under øvrige ydelser. Ansvaret for at afbestille madservice er forskellig afhængig af nedenstående: Tilknyttet hjemmehjælp og/eller sygepleje: Ansvarlig: sygeplejerske/distriktsleder Ikke tilknyttet hjemmeplejen og/eller sygeplejen: Ansvarlig: Visitator/koordinerende sygeplejerske Genbestilling efter fravær F.eks. længerevarende ferieophold Ansvarlig: Sygeplejerske/distriktsleder Ved udskrivelse fra hospital (obs. udskrivning til andet hospital) Ansvarlig: Visitator/koordinerende sygeplejerske Ved udskrivninger i helligdage og weekend samt ved hovsaudskrivning (umeldte udskrivninger) : 42

49 Ansvarlig: Ansvarshavende sygeplejerske Magtanvendelse Revideret 21/3-12 VLE I forbindelse med brug af magt skal der indberettes magtanvendelse. Dette gøres ved at hente diverse skabeloner ved at gøre følgende: Højreklik i Header (hovedet, i f.eks. klient stamdata) når du har søgt borgeren. Vælg en wordskabelon under Magtanvendelse. Ved reg. af ikke godkendt magtanvendelse, tryk på Reg. af magtanvendelse 126 Ved ansøgning om magtanvendelse, tryk på Ansøgn. om magtanvendelse Ved reg. af godkendt magtanvendelse, tryk på Reg. af godkendt magtanvendelse Skabelonen udfyldes og sendes som vedhæftet fil til nærmeste leder som så udfylder resten og sender til Visitationen. Ansvarlig: Den ansvarlige for magtanvendelse/leder/visitation Medicin Revideret 03/06-07 VLE Mål: At borgerens medicinskema i CARE altid er ajourført. Der skal altid ligge et ajourført medicinskema hos borgeren. Ansvar: Sygeplejerske, Assistent. Medicinskema Præparat: Oprette medicin (LMS) Ny medicin oprettes således at der vælges fra en liste I feltet præparat. Præparatet skrives I feltet, hvorefter der bladres I lægemiddelstyrelsens katalog skrives f.eks. Panodil, kommer man således ned I listen af valgmuligheder. Der vælges nu med og trykkes på Tab for at præparatet er valgt. Udfyld de resterende oplysninger. Findes præparatet ikke I listen, sendes en til VLE med information om medicinnavn (f.eks. Abalgin), medicinform (filmovertrukne tabletter) og styrke (65 mg.) som sørger for at oprette dette hurtigst muligt. Medicin på skæve tidspunkter skal skrives i specialskema og i medicin skemaets bemærkningsfelt skal der stå at der er specialskema (se Wordskabeloner). Ændring i medicin Ved ændring i borgerens medicin tastes ændringen ind i løbet af pågældende vagt. Ændring i medicinen følges altid op med et journalnotat. Instuksfil 43

50 Ved ændring printes nyt medicinskema ud, dette lægges i borgerens samarbejdsbog ved næste besøg. Der må højst være et eksemplarer af medicinskemaet i sundhedsjournalen. Gruppe: Gruppe udfyldes med den gruppe medicinen tilhører herved fås et bedre overblik over medicinen. Gruppe/prioritet: Udfyldes p.t. ikke Gruppe anvendes ikke, hvorfor denne er tom og ikke udfyldes. Dispenseringsform: Udfyldes automatisk Oplysningerne kommer fra LMS på baggrund af det valgte præparat og er derfor udfyldt. Styrke: Udfyldes automatisk Oplysningerne kommer fra LMS på baggrund af det valgte præparat og er derfor udfyldt. Ordineret dosis: Tag udgangspunkt i disse tider I feltet ordinationsdosis skrives styrke f.eks. 1 mg. x 3 husk IKKE antal. Hvis der ikke står andet er det altid dagligt. Hvis medicinen skal gives hver fredag skrives fre. eller uge, hvis det er ugentligt. Tid/mængde: Skriv antal På medicinskemaet er der foreslået nogle tidspunkter. Skriv den daglige dosis i antal, eller 1 tbl. (tabletter), ml. (ved mixtur), pust (ved pust), X (kun når det er creme, plaster og da skal bemærkningsfeltet altid udfyldes med hvor der skal smøres eller det skal påsættes). (I tidsskemaet angives kun tablet antallet, hvis tabletten skal doseres. D.v.s. at i de tilfælde hvor borgeren selv administrerer et præparat skrives kun den ordinerede dosis og ikke klokkeslæt. Til behandling for: Vælg el. skriv Vælg fra tabellen eller skrives manuelt. Bemærkningsfelt: Skrives manuelt Bemærkningsfeltet udfyldes efter behov. Medicin på skæve tidspunkter skal skrives i specialskema og der skal står at der er specialskema i bemærkningsfeltet. Aktivt indholdsstof: Kommer fra LMS Oplysningerne kommer fra LMS og udfyldes derfor automatisk. Ved præparater som ikke kommer fra LMS skrives indholdsstoffet manuelt, såfremt det vides. Medicin på skævt tidspunkt Overvej om det er nødvendigt at rette tidspunktet. Hvis tidspunktet skal ændres, slettes det tidspunkt der er tættest på, i stedet skrives ex: kl 07. OBS hvis det er på et bestemt tidspunkt. Fejlindtastning 44

51 Hvis der er lavet en fejltastning i forbindelse med ordinering af medicin, seponeres medicinen den dato det er oprettet, under seponator skrives: tastefejl, og præparatet oprettes på ny. Du kan med fordel højreklikke på det præparat du skal ændre, og vælge Seponer og opret på ny. Ansvarlig: Ansvarshavende sygeplejerske Elektronisk genbestilling af medicin Revideret 13/ VLE Retningslinier Lægen har 2 dages svar-/handlefrist Der kan ikke sendes edifacter på mere komplicerede opgaver dvs. i princippet skal lægen kunne svare ja/nej til det der forespørges om Bestilling af håndkøbsmedicin foregår på separat meddelelse altså IKKE i bemærkningsfeltet på medicinbestillingen. Når der bestilles håndkøbspræparater der tydeligt er angivet dosis, antal og styrke Der kan ikke sendes besked om at lægen kan kontakte jer/os dette skal bestilles i telefontiden. Revideret 20/02-07 VLE Hvad skal udfyldes: Klient stamdata, feltet dataudveksling skal være udfyldt. Der vil være et lille ikon i borgerens header som indikerer at der kan genbestilles medicin elektronisk. P.t. testes funktionaliteten af med lægerne Asping og Sværke. I sygeplejemodulet, medicin stamdata, skal apotek udfyldes. Alle personaler som skal kunne genbestille medicin skal være oprettet i personale modulet med arbejdstelefonnr. og være tilknyttet et område/distrikt. Medicin som er blåt i medicinlisten dvs. noget vi selv har oprettet og ikke kommer fra LMS - kan ikke genbestilles. Medicinvindue i CARE Instuksfil 45

52 Højreklik på præparatet som skal genbestilles, vælg genbestil, hvorefter et nyt vindue åbnes. Udfyld oplysningerne: Apotek, levering, udleveringssted, antal pakninger, pakning samt evt. kommentarer til læge. I kommentarfeltet må der IKKE bestilles håndkøbsmedicin dette gøres ved at sende separat edifact (korrespondancemeddelelse). Skal flere præparater genbestilles gøres dette ved at markere alle præparaterne og højreklikke, hvorefter alle de markerede præparater kommer frem i genbestillingsvinduet. 46

53 Levering. Send til anden adresse samme dag/snarest Send til en anden adresse end borgerens f.eks. sygeplejens kontor. Henter oplysninger fra CAREs felt leveringssted i medicinstamdata og sætter det i feltet Udl. sted i genbestillingsvinduet. Send til anden adresse pr. post Som ovenstående, bare sendt pr. post i stedet for med bud. Send til patientadresse samme dag/snarest Apoteket sender medicinen direkte til borgeren pr. bud Send til patientadresse pr. post Apoteket sender medicinen direkte til borgeren pr. post Hvis værdien tom vælges Apoteket skal ikke sende medicinen, da den bliver hentet på apoteket. Afslut ved at klikke på Gem hvorefter præparatet er sendt til genbestilling hos lægen. I medicinvinduet, vises nu i højre side en blå pil ud for de præparater som er genbestilt. Et rødt kryds er information om, at genbestillingen ikke er gået i gennem. Vicky får en besked af systemet, om at der er en genbestilling som ikke er gået igennem og vil via advis sende denne information til bestilleren, så at evt. fejl ved bestillingen kan blive rettet. Dette ikon - betyder, at bestillingen endnu ikke er afsendt. Instuksfil 47

54 Udgået medicin Medicin som er udgået vises i genbestillingsvinduet med et rødt stopskilt ud for og kan derfor ikke genbestilles. Skal et lignende præparat bestilles, sendes en edifact til lægen med en forespørgsel om hvilket præparat borgeren skal have. Seponerer det udgåede præparat, opretter et nye og genbestiller dette hos lægen. 48

55 Samtykke Revideret 24/ VLE Der skal altid indhentes samtykke når der skal udveksles helbredsmæssige data uden for Ishøj Kommune. Lovgivningen omhandler: Sundhedsloven 41, stk. 1 Med patientens samtykke kan sundhedspersoner videregive oplysninger til andre sundhedspersoner om patientens helbredsforhold, øvrige rent private forhold og andre fortrolige oplysninger i forbindelse med behandling af patienten eller behandling af andre patienter. 42, stk. 1, Samtykke Samtykke efter 41, stk. 1, kan være mundtligt og skriftligt. Samtykket kan afgives til den sundhedsperson, der videregiver oplysninger eller den sundhedsperson der modtager oplysninger. Samtykket skal indføres i patientjournalen. 43, stk. 1, Videregivelse af helbredsoplysninger m.v. til andre formål Med patientens samtykke kan sundhedspersoner til andre formål end behandling videregive oplysninger om patientens helbredsforhold, øvrige rent private forhold og andre fortrolige oplysninger til myndigheder, organisationer, private personer m.fl. Samtykket skal være skriftligt og bortfalder senest 1 år efter, at det er givet. Sundhedsloven: Sundheds- og sygdomsforebyggelse, dvs. alt sundhedspersonale. Et eksempel kan være hvis en borger får hoste, temperaturforhøjelse, dårlig vejrtrækning og der er behov for kontakt til læge. Her indhentes et mundtligt samtykke, men det skal fortsat skriftligt dokumenteres i journalen. Til brug for dette ligger en journaloverskrift i klientjournalen lægekontakt, som skal vælges og udfyldes. I forbindelse med dataudveksling (medicinbestilling og edifacter) mellem læge/apotek/sundhed og Ældre skal der indhentes skriftligt samtykke. Dette ligger som en wordskabelon og kan scannes ind under mappen dokumenter, Samtykke eller opbevares relevant sted. Serviceloven Serviceloven (personlig- og praktisk hjælp, ydelser 112). Et eksempel kan være hvis der er behov for, at indhente eller videregive oplysninger til brug for en afgørelse hos en anden kommune, læge, syghus og speciallæge, etc.. Her skal der foreligge et skriftligt samtykke som borgeren skriver under på. Dette kan hentes som wordskabelon og scannes ind under mappen dokumenter, Samtykke. Aftaler vedr. receptfornyelse/genbestilling af medicin med lægerne. Receptfornyelser: Lægeordinerede præparater, som er oprettet i CARE udfra LMS-kataloget, kan genbestilles elektronisk. Sygepl. eller sosu.ass. genbestiller via CARE medicin hos den praktiserende læge. Genbestillingen skal være lægen i hænde 2 dage før, medicinen skal bruges. Medicin bringes ud fra Ishøj apotek på faste dage og bestillingen skal derfor sendes senest 2 dage før, såfremt det skal bringes ud den aftalte dag i samme uge ellers vil det først blive bragt ud den aftalte dag ugen efter. Instuksfil 49

56 Livsvigtig medicin, som skal bruges her og nu, skal bestilles via tlf. eller fax. I tilfælde af ferielukning/kurser eller lignende hos 1-mands praksis gives besked til Vicky Eliasen på tlf eller mail vle@ishoj.dk Der vil være back-up på dette tlf.nr og mailadresse i tilfælde af fravær (endnu ikke afklaret). I praksis med flere læger, forventes det, at kollegaen svarer på genbestillinger. Der er praksis hvor begge læger holder ferie fri på samme tid se da ovenstående arbejdsgang. Borgere som tilknyttet Dosisdispensering er ikke omfattet af medicin genbestilling. Håndkøbsmedicin må ikke bestilles via genbestillingens bemærkningsfelt men på separat edifact (korrespondancemeddelese). Ved genbestilling er der flg. valgmuligheder i CARE omkring levering af medicin: Send til anden adresse samme dag/snarest Send til en anden adresse end borgerens f.eks. sygeplejens kontor. Henter oplysninger fra CAREs felt leveringssted i medicinstamdata og sætter det i feltet Udl. sted i genbestillingsvinduet. Send til anden adresse pr. post Som ovenstående, bare sendt pr. post i stedet for med bud. Send til patientadresse samme dag/snarest Apoteket sender medicinen direkte til borgeren pr. bud Send til patientadresse pr. post Apoteket sender medicinen direkte til borgeren pr. post Hvis værdien tom vælges Apoteket skal ikke sende medicinen, da den bliver hentet på apoteket. 50

57 Vejledning i udveksling af korrespondancemeddelelser (Edifact) fra/til Lægerne i CARE Revideret 8/ VLE Løbende udveksling af information om f.eks. medicin, genoptræningsplan, planlægning af hjemmebesøg/udskrivning m.v. Det er muligt at sende Edi-fact mellem kommunen og de praktiserende læger (p.t. Asping og Sværke, Jesper Larsen). Det er hjemmesygeplejerskerne/assistenter som fra kommunens side opretter edi-fact. Ved akutte og livstruende situationer sker henvendelse til lægen pr. tlf. el. fax. Edi-fact sendt fra lægerne til kommunen læses i begyndelsen af dag-, aften- og nattevagten. Edi-fact fra lægerne oprettes til Ishøj Kommune, lok.nr Ishøj Kommunes omsorgssystem sorterer edifacterne pr. cpr.nr. og sørger for, at de modtages i de rigtige sygeplejegrupper. Lægerne skal således ikke spekulere på, hvilken sygeplejeplejegruppe borgeren tilhører. Borgere, som ikke er kendte i kommunens omsorgssystem: Hvis der sendes en edifact til Ishøj Kommune på en borger, som ikke er kendt i vores system, vil vi ikke modtage edifacten, idet vi kun må oprette borgere i CARE, som modtager en eller anden form for ydelse fra hjemmeplejen. Retningslinier Lægen har 3 dages svar-/handlefrist Der kan ikke sendes edifacter på mere komplicerede opgaver dvs. i princippet skal lægen kunne svare ja/nej til det der forespørges om Bestilling af håndkøbsmedicin foregår på separat meddelelse altså IKKE i bemærkningsfeltet på medicinbestillingen. Når der bestilles håndkøbspræparater der tydeligt er angivet dosis, antal og styrke Der kan ikke sendes besked om at lægen kan kontakte jer/os dette skal bestilles i telefontiden. Opret edifact til læge f. eks. bestilling af håndkøbsmedicin. Vælg Opret Advis Instuksfil 51

58 Udfyld Edifact læge i besked type. Udfyld modul: Sygepleje Udfyld sædvanlige oplysninger og afslut med Gem. Advisoversigt I advisoversigten finder man edifacterne. I feltet type er der flg. valgmuligheder: Afsendte edifacter Viser de edifacter der er afsendt husk af fjerne fluebenet ulæste, hvis du skal finde en edifact du selv har sendt. Modtaget edifacter Viser de edifacter som kommer fra lægerne (p.t. Asping og Sværke) Edifact Viser afsendte og modtaget edifacter. Automatiske Viser alle automatiske adviser (civistand ændret til død, partners civilstand ændret til død) samt afsendte og modtaget edifacter. 52

59 Få CARE til at blinke, såfremt der kommer er edifact fra lægerne Åben advisoversigten og udfyld søgekriterierne. Afslut med at udsøge. Højreklik i advisoversigten og vælg gem kriterier som opstartsudsøgning. Nederst i menulinien vises fremover en konvolut som blinker med et tal i (antallet af adviser). Dobbeltklik på ikonet og advisoversigten åbnes med de forvalgte søgekriterier. Instuksfil 53

60 Hvad kan vi sende til lægerne: Overvej nøje om der skal sendes besked til lægerne blot så vi ikke driver rovdrift på lægerne og de oplever, at det bliver for mange edifacter og husk flg.: Lægen har 2 dages svar-/handlefrist Der kan ikke sendes edifacter på mere komplicerede opgaver dvs. i princippet skal lægen kunne svare ja/nej til det der forespørges om Bestilling af håndkøbsmedicin foregår på separat meddelelse altså IKKE i bemærkningsfeltet på medicinbestillingen. Når der bestilles håndkøbspræparater der tydeligt er angivet dosis, antal og styrke Der kan ikke sendes besked om at lægen kan kontakte jer/os dette skal bestilles i telefontiden. Vejledning i udveksling af korrespondancemeddelelser (Edifact) fra/til Ishøj Apotek Revideret 31/ VLE Nedenstående aftale ligger til grundlag: Nærværende aftale vedrørende brug af elektroniske korrespondancemeddelelser mellem Ishøj Kommune og Ishøj Apotek. 1. Aftaleparter Ishøj Apotek Ishøj Kommune 2. Aftalens ramme Aftalen er en rammeaftale, hvori minimumskrav til samarbejdet mellem apoteket og kommunen vedrørende brug af elektroniske korrespondancemeddelelser er fastsat. Udover rammeaftalen kan der mellem kommune og apotek indgås aftale om andre betingelser eller ydelser, så længe rammeaftalens bestemmelser er opfyldt. 3. Elektronisk korrespondancemeddelelse Ved en elektronisk korrespondancemeddelelse forstås i denne aftale, kommunikation mellem apotek, kommune og omsorgsmedarbejdere gennem MedComs lukkede og sikre system. 4. Anvendelsesparter Korrespondancemeddelelser anvendes hos alle samarbejdsparter af fagligt kompetent personale, der er underlagt gældende fortrolighedsaftaler. 5. Anvendelsesområde En elektronisk korrespondancemeddelelse er altid knyttet til en borger og dennes cpr.nr. Elektroniske korrespondancemeddelelser anvendes ikke til kommunikation, som ikke er knyttet til en specifik borger. Indholdet i korrespondancemeddelelsen skal være entydigt, specifikt, relevant og borgerrelateret såsom: Forespørgsel på bestilt receptpligtig medicin 54

61 Henvendelser vedrørende bestilling af håndkøbsmedicin Henvendelsen skal som minimum indeholde information om medicin/præparat, pakningsstørrelse, styrke og antal pakninger Henvendelser vedrørende dosisdispensering Henvendelser vedrørende indlæggelser Henvendelser vedrørende dødsfald Elektroniske korrespondancemeddelelser anvendes ikke ved akutte henvendelser. I sådanne tilfælde benyttes alternative kommunikationsformer som telefon eller fax. 6. Anvendelsesaftaler Aftalens parter forpligter sig til at benytte elektroniske korrespondancemeddelelser til minimum 75 pct. af henvendelserne mellem kommunale omsorgsenheder og apoteket. Elektroniske korrespondancemeddelelser læses løbende men mindst 2 gange dagligt. Forespørgsler besvares indenfor 1 døgn på hverdage. Dette betyder, at en meddelelse afsendt fredag besvares den følgende mandag. Ved bestilling af produkter til leverance noteres modtageradresse. Ved systemnedbrud på Ishøj apotek orienteres Vicky Eliasen på vle@ishøj.dk. Ved systemnedbrud i Ishøj kommune orienteres apoteket på ishoej@hundigeapotek.dk. 7. Kommunikationsvarighed Forsendelsestiden for elektroniske korrespondancemeddelelser kan variere, og der kan forekomme 1-2 timers passagetid, inden meddelelsen modtages hos adressaten. Ved dokumenteret systemnedbrud undtages parterne for aftalens almene betingelser. Ved systemnedbrud af relevant varighed af mere end 7 timer varsles samarbejdsparter via ovenstående til apoteket. 8. Dokumentation I de kommunale systemer opbevares elektroniske korrespondancemeddelelser i borgerens journal. På apoteket opbevares korrespondancemeddelelserne i indbakken og kan fremsøges på borgerens cpr.nr. 9. Adressater: For at lette identificering af hvad korrespondancemeddelelsen indeholder, skal afsenderen altid angive en modtagergruppe. I denne forbindelse vælges Ishøj apotek eller Ishøj kommune. Kommunens omsorgssystemer sorterer indkomne korrespondancemeddelelser på cpr.nr. og sikrer, at meddelelsen modtages i den relevante gruppe. 10. Genforhandling Aftalen kan genforhandles, såfremt aftalen viser sig uhensigtsmæssig for aftalens parter. 11. Opsigelse Instuksfil 55

62 Aftalen kan opsiges, såfremt aftalens parter ikke lever op til aftalens bestemmelser. Ovenstående er accepteret af begge parter den_31/3-09 Hvordan opretter jeg edifact til Ishøj Apotek Revideret 31/3-09 Vælg opret advis Vælg edifact andet lokationsnr. Udfyld modtager med Ishøj Apotek Udfyld oplysningerne ifølge aftalegrundlaget og afslut med at gemme. Edifacter fra apoteket kommer ind i der hvor øvrige edifacter kommer ind på distriktet. 56

63 Dokumentation af edifacter Revideret 18/ VLE Edifacter indeholdende oplysninger fra læger (dog ej standardbesked som at medicin er bestilt) skal ligeledes dokumenteres i journal. Dette gøres ved at markere tekst i edifacten, højreklik, vælg Kopier. Åben journalen, indtast nyt notat og højreklik, vælg Rediger og sæt ind. Notatet er herefter kopieret i journalen. Målinger Blodtryk, vægt, blodsukker, gangtest Revideret 19/11-08 VLE Under Moduler, Klient, Målinger kan man registrere flg. oplysninger om borgeren: Blodtryk Dato/tid skal være på målingstidspunkt. Skriv i bemærkningsfelt: puls hastighed, regelmæssighed Vægt Dato/tid skal være på målingstidspunkt. Skriv i bemærkningsfelt: m/u tøj Blodsukker Dato/tid skal være på målingstidspunkt. Skriv i bemærkningsfelt: faste/spist Gangtest 6 min. Dato/tid skal være på målingstidspunkt. Skriv i bemærkningsfelt: ganghjælpemiddel Gangtest 10 meter Dato/tid skal være på målingstidspunkt. Skriv i bemærkningsfelt: ganghjælpemiddel Anvend højrekliksmenuen for at oprette en ny række/oplysning og afslut med at gemme. Nødkald Ansvarlig: Plejepersonale og træningsterapeuter. Registering Revideret 29/9-06 Terapeuter er ansvarlige for at videregive oplysninger om oprettelse af nyt nødkald - nødkaldsnummer og nødkaldsårsag til distriktsleder. Alle, der har nødkald skal have oprettet danboks. Distriksttilhørsforholdet på borgere som har nødkald skal udfyldes ellers medtages de ikke på listen. Ansvarlig: Distriksleder Hvis borgeren skifter leverandør gives besked til terapeuten, som ændrer leverandørinformationer på selve nødkaldet. Ansvarlig: Visitator Instuksfil 57

64 Afmelding Revideret 3/11-05 Ergoterapeut vidergiver oplysninger til det område borgeren bor i, når nødkald er nedtaget. Når nødkald er taget ned slettes nødkaldsnummer og årsag. Har borgeren ikke planlagte ydelser i sygeplejemodulet ud over 14.4., afgangsføres borgeren. Ansvarlig: Distriksleder Drift Revideret 09/10-12 hny Tildeling af nødkald vurdering af behov og bevilling oprettelse i sygeplejemodulet, hvis borger er ukendt Ansvarlige: Ergoterapeuterne Rådhus Oprettelse af nødkald indtastning af forholdsordre i nødkaldssystem indtaling af klientbesked fysisk opsætning af nødkaldeapparat prøveopkald vedligeholdelse af klientliste ved opsætning og nedtagning klientliste faxes til Hjemmeplejen, Kærbo og Torsbo Ansvarlige: Hjælpemiddeldepotet Besvarelse af nødkald (forvagt) modtagelse af opkald på mobiltelefon hjælp til borgeren efter gældende retningslinjer tilbagemelding til hjælpemiddeldepotet, hvis opkaldet melder om lavt batteri på bærbar sender tjek af strømforsyning hos borger, ved opkald grundet strømsvigt. Ansvarlige: hjemmesygeplejerske (hjemmeplejen), plejepersonale (Kærbo og Torsbo ældreboliger) Besvarelse af nødkald (bagvagt) MIDLERTIDIG ARBEJDSGANG (opdateres snart) modtagelse af opkald via piper monitor, som står på Torsbo id nummer som fremkommer på monitor sammenholdes med klientliste der ringes besked til den ansvarlige for det pågældende distrikt Ansvarlige: medarbejderne på Torsbo (følg opsatte vejledning på Jettes kontor) Reparation af nødkald Ansvarlige: Hjælpemiddeldepotet 58

65 Ved mistanke om at nødkaldsserveren er nede Hvis I oplever, at der ikke kommer nødkald ind på telefonerne, eller at monitoren på Torsbo pludselig ringer meget. Kontakt da: IT-vagten på telefon (DØGNBEMANDET). Så de kan tjekke nødkaldsserveren. Ansvarlige: ALLE Nøgler Bestilling af nøgler og cylindre til danbokse Revideret 04/11-10 Systemet er opsat med sikkerhedsniveau 3. Det betyder, at der fremover kun kan bestilles nye nøgler og cylindre via de udpegede systemansvarlige som har pinkode til systemet. 1. Kontakt en systemansvarlig 2. Den systemansvarlige udfylder rekvisition 3. Rekvisition faxes eller mailes system@ruko.dk til Ruko A/S 4. Nøgler fremsendes fra Ruko. Cylindre fremstilles hos Glostrup Låse og Alarm A/S Systemansvarlig: Freddy Hollensted (depotet), Helle Nygaard Rose (Bestillerenheden) eller?? (Hjemmeplejen) Nødkald, nøgler, privat leverandør - godkendt som leverandør af personlig pleje Revideret hny 04/11-10 Besvarelse af nødkald Nødkald besvares altid af en sygeplejerske som skønner, om der er tale om en sygepleje opgave eller en hjælper opgave hos borger. Er det en hjælper opgave kontaktes den private leverandør, som kører ud til borger Nøgler Den private leverandør er ifølge kontrakten forpligtet til at kunne håndtere nødkald hos borgere Den private leverandør kan rekvirere nøgle via en af de systemansvarlige (se ovenstående) som bestiller på vegne af den private leverandør Danboksen opsættes på vanlig vis via ergoterapeuterne Pædagogisk handleplan Revideret 05/08-11 HNY Instuksfil 59

66 Den pædagogiske handleplan (PH) oprettes under plejeplaner i Care, der vil være nogle faste skabeloner til de mest hyppige problemområder. Der skal udfærdiges en pædagogisk handleplan for hvert enkelt problemområde. Desuden skal der dokumenteres i borgerens journal at der er opstartet en pædagogisk handleplan og hvornår den forventes færdig samt evalueret. Under problem i plejeplan: Her skal der beskrives hvilket problem som personalegruppen opfatter omkring borgeren og hvilken reaktion borgeren udviser. Besvar: Hvordan mon det kan være, at der er de uhensigtsmæssige handlemønstre? Foran hvert problemområde skal der stå PH, f. eks PH hygiejne. Under Mål i plejeplan: Her udarbejdes der en målformulering, der ikke må indeholde negationer. Det kan f. eks ikke være et mål, at plejen udføres uden brug af magt, hvis problemet er at borgeren ikke vil, må målet være at han/hun ønsker det og viser at han/hun vil modtage plejen. Her beskrives, hvordan situationen, samværet eller lign. forventes at se ud om en måned eller anden tidsramme. Under Handling i plejeplan: Handleplanen kan indeholde døgnrytmeplan, færdighedsvurdering, aktivitetsplan osv., med klare beskrivelser af de plejehandlinger der skal udføres. Evt. at skrive om pårørende er inddraget og orienteret. Evt. her at skrive hvilket personale der er kontaktperson. Under evaluering i plejeplan: Evalueringer gennemføres med planlagt interval. Hvornår skal der evalueres? Første gang d..endelig evaluering d. Beskrivelsen af evalueringerne skrives her. Refusionstilsagn (udenbys) Revideret 13/7-07 Udenbys borgere med refusionstilsagn registreres I CARE (primært hjemmehjælp og hjælpemidler). Findes borgeren ikke i CARE oprettes borgeren med en registrering af at der er refusionstilsagn på borgeren til evt. senere brug. Ansvarlig: Doddi Borgere som modtager træning med refusionstilsagn registreres i CARE. Ansvarlig: Koordinerende terapeut. Vallensbæk borgere med refusionstilsagn registreres i CARE, på baggrund af en liste som rekvireres/indhentes hos Claus Camillus. Ansvarlig: Hjælpemiddelterapeuter Rehabilitering Revideret 16/ VLE 60

67 Der arbejdes p.t. på instruks omkring rehabilitering. Ydelser: Rehabilitering opstart 1x30 min engangsydelse 1x60 min engangsydelse 1x90 min engangsydelse Denne ydelse indeholder opstart med deltagelse i afprøvning og udarbejdelse af rehabiliteringsplan sammen med borger. Der noteres endvidere i funktionsvurderingens bemærkningsfelt vedr. indsatsen på de enkelte ydelser. Ydelsen oprettes på baggrund af, at det i nogle tilfælde tager ekstra tid især i opstartsfasen. Rehabilitering farvel 1x30 min engangsydelse Denne ydelse oprettes efter behov når en borger er helt selvhjulpen og dermed afsluttes. Ydelsen oprettes på baggrund af, et ønske om at kunne tage ordentlig afsked med borger især i de hjem, hvor der har været en tæt relation mellem hjælper og borger. Rehabilitering vedligehold 1x10 min engangsydelse 2x10 min engangsydelse 3x10 min engangsydelse Denne ydelse visiteres for 4 uger af gangen og er tænkt som en mulighed for at lave pitstop i processen og evaluere sammen med borger. Rehabilitering opfølgning 1x15 min Denne ydelse oprettes for at hjælper kan besøge en afsluttet borger efter et tidsrum for at følge op på hvordan det går hos borger. Klarer borger stadig sig selv og hvordan; er der noget vi skal tage hånd om mv. Samtykkeregler Revideret 24/ VLE Der skal altid indhentes samtykke når der skal udveksles helbredsmæssige data uden for Ishøj Kommune. Lovgivningen omhandler: Sundhedsloven 41, stk. 1 Med patientens samtykke kan sundhedspersoner videregive oplysninger til andre sundhedspersoner om patientens helbredsforhold, øvrige rent private forhold og andre fortrolige oplysninger i forbindelse med behandling af patienten eller behandling af andre patienter. 42, stk. 1, Samtykke Samtykke efter 41, stk. 1, kan være mundtligt og skriftligt. Samtykket kan afgives til den sundhedsperson, der videregiver oplysninger eller den sundhedsperson der modtager oplysninger. Samtykket skal indføres i patientjournalen. 43, stk. 1, Videregivelse af helbredsoplysninger m.v. til andre formål Instuksfil 61

68 Med patientens samtykke kan sundhedspersoner til andre formål end behandling videregive oplysninger om patientens helbredsforhold, øvrige rent private forhold og andre fortrolige oplysninger til myndigheder, organisationer, private personer m.fl. Samtykket skal være skriftligt og bortfalder senest 1 år efter, at det er givet. Sundhedsloven: Sundheds- og sygdomsforebyggelse, dvs. alt sundhedspersonale. Et eksempel kan være hvis en borger får hoste, temperaturforhøjelse, dårlig vejrtrækning og der er behov for kontakt til læge. Her indhentes et mundtligt samtykke, men det skal fortsat skriftligt dokumenteres i journalen. Til brug for dette ligger en journaloverskrift i klientjournalen lægekontakt, som skal vælges og udfyldes. I forbindelse med dataudveksling (medicinbestilling og edifacter) mellem læge/apotek/sundhed og Ældre skal der indhentes skriftligt samtykke. Dette ligger som en wordskabelon og kan scannes ind under mappen dokumenter, Samtykke eller opbevares relevant sted. Serviceloven Serviceloven (personlig- og praktisk hjælp, ydelser 112). Et eksempel kan være hvis der er behov for, at indhente eller videregive oplysninger til brug for en afgørelse hos en anden kommune, læge, syghus og speciallæge, etc.. Her skal der foreligge et skriftligt samtykke som borgeren skriver under på. Dette kan hentes som wordskabelon og scannes ind under mappen dokumenter, Samtykke. Oversigt over distrikter/ruter Revideret 14/ VLE Rådhus - Distrikt 1. Vagt Sygepleje Hjemmehjælp Dag 1.1 (Karen) Udekørende distrikt D11A HD11 HD (Pia) Udekørene distrikt D12A HD12 HD13 Aften (Karen) SAA HAH1 Nat (Pia) Weekend (Pia-Karen) D11A D12A D13A D14A NAT1 BUF1 Kærbo - Distrikt 2. Revideret 3/11-08 Borgere som har en plejehjemsplads på Kærbo (blok A, B el. C) er tilknyttet plejehjemsmodulet i CARE samt tilhørende distrikt. Borgere som bor i ældreboliger og som modtager hjemmehjælp og/eller sygepleje er tilknyttet både hjemmehjælpsdistrikt og sygeplejedistrikt 2.4 i begge moduler. Vagt Plejehjem Sygepleje Hjemmehjælp Dag 2.1 Sygepleje 2C (plejeboliger) D21A 62

69 2.2 Sygepleje 2A (plejeboliger) 2.4 Hjemmehj./sygepleje (ældreboliger) 2.5 Træning/Døgn (genoptræning-døgn) D22A D24A D25A HD24 Aften KAS1 KA01 Torsbo Distrikt 3. Revideret 3/11-08 Vagt Plejehjem Sygepleje Hjemmehjælp Dag 3.1 Plejehjem 3.3 Plejehjem/aflastning (Afd. B) 3.5 Ældreboliger TO31 TO33 D35A HD35 Aften TOAS TOAH Terminalregistrering Revideret 1/12-11 Den medarbejder, der modtager besked om terminalregistrering (terminalerklæring) er ansvarlig for at sætte flueben i feltet terminal i klient stamdata, fanen læge oplysninger samt skrive supplerende oplysninger i journalen. Ansvarlig: Den som modtager informationen først f.eks. sygeplejerske, visitator, koordinator m.v. Valg af leverandør Borgere, der vælger privat leverandør Revideret 3/11-05 Klient stamdata, faneblad adgang; vælg leverandør i feltet private leverandører. Hjemmehjælp stamdata; sidste/næste tilsynsbesøg og tilhørsforhold dag/aften og nat udfyldes. Visitér de ydelser borgeren skal have, i feltet leveradør vælges den pågældende leverandør. Der tages kontakt til leverandør Ansvarlig: Visitator Leverandøren arbejder p.t. ikke i CARE., hvorfor borgere som har valgt privat leverandør kun registreres med visiteret tid. Borgere, der skifter fra kommunal til privat leverandør Revideret 7/2-06 VLE Visitator Klient stamdata, faneblad adgang; vælg leverandør i feltet private leverandører. Hjemmehjælp stamdata; sidste/næste tilsynsbesøg nulstilles. Hjemmehjælp stamdata, fanen visitator; indsæt stopdato på de ydelser, der er visiteret til levering af gammel leverandør. Opret/visiter de ydelser borgeren skal have og i feltet "leveradør" vælges den pågældende leverandør. Instuksfil 63

70 Kontakt til privatleverandør. Overvej om, der skal ringes/mailes. Sende advis til distriktsleder i hjemmeplejen samt til ergoterapeut som skal ændre nødkaldsinformationerne. Sende brev til borger. Ansvar: Visitator Distriktsleder Slet de ydelser der overtages af privat leverandør i disponeringsdelen. Hvis det er alle ydelser slettes disse og initialer på fanen tilhørsforhold slettes, distriktstilhørsforhold ændres ikke. Ansvar: Distriktsleder Borgere som modtager privat/kommunal hjælp Revideret 10/11 jyj Visitator Klient stamdata, faneblad adgang; udfyld den private leverandør i feltet private leverandører. Hjemmehjælp stamdata udfyldes med tilhørsforhold (kommunens) dag-, aften og nat samt sidste/næste tilsynsbesøg. Hjemmehjælp stamdata, fanen visitator. Visitér de ydelser borgeren skal have og registrer i feltet Leverandør hvem som skal levere opgaven kommunen/leverandør. Opret advis til distriktsleder samt terapeut (hvis nødkald) og tag kontakt til privat leverandør. Sende brev til borger. Ansvar: Visitator Distriktsleder Initialer/rute udfyldes i hjemmehjælp stamdata, i feltet "ini". Hjemmehjælp stamdata fanen disponator; de visiterede ydelser hentes over i disponatordelen og udrulles vær opmærksom på, at de ydelser som leveres af privat leverandør ikke skal disponeres og skal derfor slettes. Ansvar: Distriktsleder 64

71 Borgere, der skifter fra privat til kommunal leverandør Revideret 29/09-06 VLE Visitator Klient stamdata, faneblad adgang; slet den private leverandør i feltet private leverandører. Hjemmehjælp stamdata; sidste/næste tilsynsbesøg udfyldes Hjemmehjælp stamdata, fanen visitator; indsæt stopdato på de ydelser, der er visiteret til levering af gammel leverandør. Visitér de ydelser borgeren skal have. I feltet leveradør vælges kommunen. Opret advis til distriktsleder samt terapeut som skal ændre på nødkaldsinformationerne. Sende brev til borger. Ansvar: Visitator Distriktsleder Initaler/rute udfyldes i feltet "ini. Hjemmehjælp stamdata, fanen disponator; de visiterede ydelser hentes over i disponatordelen og udrulles. Dato, for første gang hjælpen leveres af ny leverandør, noteres i journalen. Ansvar: Distriktsleder Visitation til plejebolig/ældrebolig 19/5-14 VLE Fremover til det ikke længere fremgå af journalen, såfremt borgeren er visiteret til ældrebolig/plejebolig. Oplysningerne findes i Klient Stamdata, fanen Oversigt: I feltet indstillet = modtaget ansøgning om plejebolig/ældrebolig+plejebolig. I feltet visitationsdato = Visitationsdato skrives når kl. visiteres til plejebolig/ældrebolig. Man skal således selv fremover finde oplysningerne, der skal IKKE sendes advis til visitationen, da oplysningerne fremover vil være registreret i klientens stamdata. Indflytningsdato: Den af personalet som først bliver bekendt med indflytningsdato skal sende advis til relevante samarbejdspartnere inkl. evt. køkkenet. Ansvar: Visitationen (plejeboliger), Sagsbehandleren (ældrebolig) Ældreboligindstillinger Revideret VLE Ejendomskontoret eller boliganvisningen sender mail til sagsbehandler (Stine) om, at der er en ledig bolig. Instuksfil 65

72 Sagsbehandler sender mail med emner til boligen, hvor navn, adresse. telefonnummer og cpr.nr. fremgår. Ejendomskontoret og boliganvisningen sender mail til Grp SAE Kærbo tilgang/afgang, Grp SAE Torsbo tilgang/afgang, Grp SAE øvrige ældreboliger med besked om, hvem der har sagt ja tak og fra hvilken dato samt gerne indflytningsdato såfremt denne haves. Sagsbehandler sørger for at indhente betalingstilsagn på udenbys borgere. Skal ny borger visiteres til hjemmehjælp, sygepleje mv., giver sagsbehandler visitationen besked herom, vedlagt indstillingspapirer fra anden kommune. Er det en Ishøj borger der flytter i en ældrebolig, giver sagsbehandler visitationen besked såfremt der modtages nogen former for hjælp. Ansvar: Visitationen (plejeboliger), Sagsbehandleren (ældrebolig) Plejeboligindstillinger og venteliste Revideret vle Indkomne ansøgninger: Ishøj Borgere: Der kommer henvendelse med ansøgning. Visitator eller koordinerende besøger borger på sygehus eller i eget hjem og laver funktionsvurdering, samt indstilling til visitationsudvalget. Hvis borgeren opholder sig på Døgn, er det personalet på døgn som opdaterer funktionsvurderingen. Indstilling skal indeholde visitators samlede vurdering af ansøgningen. Der oprettes en sag og denne lægges i papirform i et eksemplar i bakke med indstillinger i visitatorernes kontor. Dato for modtagelse af ansøgning registreres på oversigtsbilledet i CARE. Udenbys borgere: Når ansøgning modtages, oprettes borgeren i CARE og dokumenter i sagen indscannes og gemmes under TIF dokumenter under visitation. Såfremt der ikke medfølger batalingstilsagn fra hjemkommunen, skal dette indhentes før sagen lægges sendes til indstilling i visitationsudvalget. Der oprettes en sag og denne lægges i papirform i et eksemplar i bakke med indstillinger i visitatorernes kontor. Ansvarlig: Visitator/koordinerende Forud for visitationsmøde: Senest 5 dage før visitationsudvalgsmødet, henter leder af Bestillerenheden kassen med indstillinger og sender navn og cpr.nummer til visitationsudvalget, som så selv sørger for at gå ind i CARE og forberede dig til visitationsudvalgsmødet. Har man sidste øjebliks sager, som det er vigtigt kommer på visitationsudvalgsmødet, skal disse sager gives personligt af visitator eller koordinerende til leder af Bestillerenheden. 66

73 Ansvarlig: Visitator/koordinerende/leder af Bestillerenhed Visitationsmøde: Der er nedsat et tværfagligt visitationsudvalg i Sundhed og Ældre, som består af leder for Bestillerenheden (formand og ansvarlig), leder af hjemmeplejen, samt ledere af kommunens 2 plejehjem. Visitationsudvalget mødes på fast aftalte datoer og behandler ansøgninger. I sommermånederne behandles ansøgninger der haster i Bestillerenheden og Visitationsudvalget informeres efterfølgende på mødet i september om hvilke ansøgninger der har været haste behandlet. Undtagelsesvist kan sager haste behandles og godkendes af lederen af Bestillerenheden imellem visitationsudvalgsmøderne, såfremt der er menneskelige eller økonomiske hensyn der taler for dette. Visitationsudvalget informeres i disse tilfælde med det samme pr. mail. Leder af Bestillerenheden sørger for indkaldelse til møder, og for referat og mødeledelse. Ansvarlig: Leder af Bestillerenhed Afgørelse: Visitationsudvalget gennemgår ansøgningerne og træffer afgørelse. Afgørelsesbrev udarbejdes af leder af Bestillerenheden og sendes til borger. I afgørelsen informeres borgeren om regler i forhold til plejeboliggarantien. Er borger, udenbys borger, sendes kopi af afgørelsesbrev til hjemkommunen. Leder af Bestillerenheden lægger Papirsagerne indeholdende afgørelsesbrev i visitationen igen til registrering på venteliste. Ansvarlig: Leder af Bestillerenhed Registrering af afgørelse Visitatorer og koordinerende registrer borgere på venteliste, og skriver godkendelsesdato på venteliste. Visitatorer og koordinerende noterer godkendelsesdato på oversigtsbillede i CARE. Ansvarlig: Visitator/koordinerende Venteliste: Visitatorer og koordinerende er ansvarlige for vedligeholdelse og prioriteringer på ventelisten. Når borgerne er godkendt til plejebolig, sættes de på venteliste af visitator eller koordinerende. På ventelisten noteres godkendelsesdato og borgeren får et fast nummer på ventelisten. Instuksfil 67

74 Ønsker borgerne en specifik plejebolig eller boliger, er de ikke omfattet af plejeboliggarantien. Det noteres på ventelisten hvilken bolig borgeren ønsker. Ønsker borgeren at være omfattet af plejeboliggarantien noteres dette i et felt for sig. Borgere kan godt vælge at skifte fra frit plejebolig valg til at være omfattet af plejeboliggarantien. Ønsker borgeren dette, noteres datoen for dette på ventelisten og krydser i valgte boliger slettes. Udenbys borgere der ikke søger specifik plejebolig er også omfattet af plejeboliggarantien på 2 måneder. Bestillerenheden administrerer ventelisten og prioriterer borgerne, når der er ledige boliger. Følgende faktorer tages med i betragtning når der er ledige boliger: 1. Borgernes behov for en plejebolig. 2. Ligger borgeren til betaling på sygehus. 3. Er borgeren omfattet af plejeboliggarantien. 4. Om det er en indenbys eller udenbys plads der er ledig. Bestillerenheden sørger for høring af relevante parter, som kan have et kendskab til borgeren, som kan have relevans for valg af prioriteringer. Her tænkes blandt andet på hjemmepleje og plejehjem (hvis borgeren har været på aflastning eller kommer i daghjem). Når der er en ledig bolig, og der er truffet afgørelse om hvem der skal have boligen tilbudt, sender visitationen tilbud om pladsen til borgeren. Der ligger standardbrev i CARE. Tilbudsdato noteres på ventelisten. Der sendes mail til Grp SAE Kærbo- Tilgang/afgang eller Grp SAE - Torsbo Tilgang/afgang. Siger borgeren ja tak til boligen, noteres en slutdato på ventelisten. Borgeren må ikke slettes på ventelisten, da oplysningerne skal bruges til indberetning til Danmarks Statistik. Borgeren oprettes i plejeboligmodulet i CARE og der tildeles ditrikt. Der sendes også advis til hjemmeplejen (hvis det er indenbys borger) og plejehjem. Har borger madservice, afsluttes dette. Takker borgeren nej til plejeboligtilbuddet, noteres dette på ventelisten. Er det en plejeboliggarantiborger der takker nej, men stadig ikke ønsker at være omfattet af frit valg, starter garantien forfra. Der sælges 16 pladser udenbys, incl. 2 demenspladser på Torsbo OBS Det er kun leder af Bestillerenheden der må slette borgere fra ventelisten. Ansvarlig: Visitator/koordinerende Indberetning: En gang årligt skal følgende indberettes til Danmarks Statistik: Antal personer 67 år og derover, der har ønsket at gøre brug af det frie boligvalg. Antal personer 67 år og derover, der er visiteret til den generelle venteliste. Gennemsnitlig ventetid i dage for borgere omfattet af plejeboliggarantien. 68

75 Den hvert år tager leder af Bestillerenheden et print af ventelisten og tæller ovenstående sammen og giver tal til IT konsulent som indberetter til DS. Ventelisten for året gemmes. Der oprettes ny venteliste for det nye år. På den nye venteliste er de borgere der er afsluttet slettet og de borgere der ikke er afsluttet endnu, oprettes på den nye venteliste. Ansvarlig: Leder af Bestillerenheden Boliganvisningen 21/5-14 VLE Boliganvisningen sender mail ud til Grp SÆ Torsbo tilgang/afgang, Grp SAE Øvrige ældreboliger og/eller Grp SAE Kærbo Tilgang/afgang når en borger tilbydes en bolig samt når en borger har sagt ja tak med information om overtagelsesdato/indflytningsdato (hvis det er muligt). Ydelsesregistrering Akut besøg hos ukendt borger Revideret 3/11-05 Oprette borgeren med klient stamdata. Disse oplysninger indsamles i forbindelse med besøget hos borgeren. Skrive notat i CARE journal. Registrere besøget som akut besøg under indberetning af afvigelser i hjemmehjælpsmodulet. Overveje om klienten har behov fremover for hjælp. Hvis dette er tilfældet sendes advis til visitator m.h.p. visitering. Ansvarlig: Sygeplejersken/distriktsleder. Nat - registering af ydelser Revideret 10/3-06 Borgerens sygeplejeydelser registreres i sygeplejemodulet. Ansvar: Sygeplejerske for sygeplejeydelser Borgerens hjemmehjælpsydelser registreres i hjemmehjælpsmodulet. Ansvar: Distriktsleder for hj.hj.ydelser Der registreres dobbelt ydelse på besøg, hvis der er behov for 2 personer til at udføre ydelsen. Hvis visitationen har vurderet, at borgeren har behov for f.eks. 15 min. hjælp til personlig hyg. registreres dette som ét besøg på nattevagtens plan til trods for at de er 2 personer til at udføre arbejdet. Hvis nattevagterne deler på sig, dvs. udfører arbejde på hver deres borgere, skal dette registreres som ekstra besøg. Hvis en borger har behov for midlertidig hjælp i en begrænset periode (under 1 måned) svarende til 25% af de samlede ydelser, justerer nattevagten selv på ydelsen uden at give Instuksfil 69

76 besked til visitation. Viser behovet sig at blive permanent, tages kontakt til visiator. Hvis der er behov for at justere på de visiterede ydelser ud over 25%, sendes en advis til visitator som sørger for dette, hvorefter nattevagten selv passer justeringen ind på listerne. Skal borgeren have mere hjælp (flere/nye ydelser) dvs. revisiteres sendes en besked til visitator+distriktsleder, hvorefter distrikslederen sørger for at indplacere ydelsen samt sætte besøget på natmedarbejderens rute. Herefter indpasser natvagten selv ydelsen på deres personlige lister. Ansvar: Distriktsleder Aften registrering af sygeplejeydelser Revideret 3/11-05 Samme som ved natydelser. Ansvar: Sygeplejerske Oprettelse af ny borger der har behov for hjemmehjælp Revideret 7/2-06 VLE Akut hjemmehjælp (weekend, helligdage, aften- og nat) Klient stamdata udfyldes og der laves henvisning til aktuelt modul. Alle faneblade under stamdata skal udfyldes. Borgeren tilknyttes distrikt dag/aften og nat og init. på kontaktperson. Hvis kontaktpersonen endnu ikke kan vælges tilknyttes borgerens rute svarende til distriktet. Der tildeles ydelser under disponatorfanen. Der sendes advis til visitator vedr. hjemmehjælpsydelser, m.h.p. visitation Ansvarlig: Distriktsleder/sygeplejerske. Visitator tager kontakt til borgeren og visiterer hjemmehjælpsydelser førstkommende hverdag. Visiteringsdatoen for ydelsen er den dag der foretages visitation. Ansvarlig: Visitator Ikke akut hjemmehjælp - visitering Klient stamdata udfyldes og der laves henvisning til hjemmehjælp. Alle faneblade under stamdata skal udfyldes. Klient tilknyttes distrikt dag/aften og nat. Der visiteres ydelser - visiteringsdatoen for ydelsen er den dag der foretages visitation. Der sendes advis til distriktsleder, med orientering om oprettelsen. Ansvarlig: Visitator. Ikke akut hjemmehjælp - disponering Distriktsleder tildeler initialer i stamdata og visitation, fanen tilhørsforhold. Henter ydelserne over i disponatordelen og fordeler ydelserne i forhold til visitationen. Ansvarlig: Distriktsleder. 70

77 Midlertidigt ophold; Visitering og disponering af ydelser Revideret 9/2-06 Hjemmehjælpsmodulet: Anmodning om hjemmehjælp til visitator. Borgeren oprettes i Care og tilknyttes distrikt dag/aften/nat. Visitator visiterer ydelser. Der sendes advis til visitator. Ansvarlig: Visitator Distriktsleder disponerer ydelser. HUSK initialer/rute Afvigelser registreres, som ved øvrige borgere. Ansvarlig: Distriktsleder Ændringer i visitation Ændring i visiterede ydelser Revideret 3/11-05 VLE Ved behov for ændring i hjemmehjælps ydelser, der forventes at vare ud over 1 måned kontakter distriktsleder altid visitator via advis m.h.p. revisitation. Disponator kan ændre i de givne ydelser hvis tidsrummet er indenfor 1 måned. Visitator skal ikke informeres. Hvis noget tyder på, at ændringerne kan blive permanente, skal der foretages revisitering og der sendes advis til visitator som sørger for revisiteringen. Ansvar: Distriktsleder Generelt vedr. CARE Er din adgang til CARE spærret Revideret 3/11-05 Har du af en eller anden grund tastet forkert adgangskode 3 gange, bliver din adgang til CARE spærret, og skal have hjælp til at blive logget på igen. Kontakt i nedenstående i den nævnte rækkefølge 1. Superbruger i dit eget område 2. IT-koordinator Vicky Eliasen. 3. Rådhusets edb-afdeling Instuksfil 71

78 Systemnedbrud Revideret 15/ VLE Sikring af drift Mål: At besøg hos borgerne, trods system nedbrud, kan afvikles som planlagt. Der foreligger kørelister for 2 uger. Kørelisterne udskrives og opbevares tilgængeligt for alle. Dokumentation, f.eks: journalnotater, afvigelser, gemmes i papirform i på aftalt sted. Når CARE er i drift igen, er de brugere af CARE, der er på arbejde ansvarlige for at føre dokumentationen ajour i CARE, snarest muligt. Ansvarlig: Distriktsleder CARE/Citrix/PC Hvis det ikke er muligt at tænde computeren/logge på citrix/åbne programmet CARE skal du: Du skal gøre følgende i nedenstående rækkefølge: 1. Slut og genstart computeren, løser det ikke dit problem skal du 2. Forsøge om det er muligt at åbne en anden computer i dit område, er det ikke muligt, skal du Hverdage : kontakte din superbruger I weekender og på helligdage skal du Kontakte: Rådhusets it-vagt. ELEKTRONISK KOMMUNIKATION nedbrudsprocedure Regionen Revideret 10/ VLE Aftaler ved system nedbrud region (hospital)/kommune Hvis den elektroniske kommunikation er afbrudt af tekniske årsager, planlagt eller uforudset, følges almindelig tidligere praktiske arbejdsgange med personlig kontakt, telefon eller fax. Ved nedbrud er der 3 parter som skal informeres, afhængigt af hvor længe nedbruddet forventes at vare: Hospital (mere end 2 timer gældende hele døgnet) se nedenstående Læger (mere end 3 dage gældende i dagtimerne på hverdage) Apoteker (mere end 3 dag gældende i dagtimerne på hverdage) Information om nedbrud fra Region (hospital) Regionen (hospital) sender til it-afdelingen (support@ishoj.dk), it-koordinatoren (vle@ishoj.dk+tlf ), hjemmeplejen tlf , , , , Kærbo (sygepleje blok A) tlf , Torsbo såfremt at der er nedbrud på hospitalet (dvs. FRA hospitalerne). IT-afdelingen sørger for at og SMS fra Regionen (hospital) videresendes til relevante medarbejdere automatisk. Uden for normal dagtid, er det Kærbo Afdeling A s ansvarshavende som informerer resten af Kærbo s afdelinger. Dette gælder ligeledes for Torsbo. Ovenstående arbejdsgange træder herefter i kraft. Information om CARE nedbrud til Region (v/ca. 2 timer el. mere) dog afstemt med it-afdelingen/it-vagten Hvis der sker nedbrud på omsorgssystemet Rambøll Care skal dette altid checkes med itafdelingen el. it-vagten og såfremt de vurderer, at CARE ikke er oppe at køre inden ca. 2 timer er der truffet følgende aftaler: 72

79 I dagtimerne er IT-koordinator ansvarlig for at udfylde nedenstående skema med relevat overskrift og sende dette til Regionen v/koncern it (KIT) på samt informere apotekerne på nedenstående tlf. nr. Skemaet kopieres blot ind i en mail og sendes direkte. Når IT-koordinator ikke er til stede ligger opgaven hos edifact ansvarlige som er Helle Nygaard Rose el. Hanne Andersen såfremt Helle er på ferie. Sker der et nedbrud i øvrige tidsrum er det den ansvarshavende aften/natte/weekend vagt i hjemmesygeplejen som informerer Regionen. Læger (v/3 dage el. mere) Gensidig information tilstræbes ved længerevarende systemnedbrud uanset årsag (Der er pt. ikke udarbejdet procedure på hvordan denne udmelding skal ske til lægerne. Der arbejdes på det i den overordnede IT-gruppe i region hovedstaden.) På hverdage i rådhusets arbejdstid er det hjemmesygeplejen der tager kontakt til læger. Uden for normal arbejdstid tages ikke kontakt til læger der er lukket. Der er i øvrigt aftalt op til 3 dages behandlingstid i forbindelse med elektronisk kommunikation med lægerne jf. aftale i instruks. Apoteker (v/7 timer el. mere) På hverdage i rådhusets arbejdstid er det it-koordinator eller edifactansvarlig som informerer apotekerne. Ved systemnedbrud med varighed af mere end 7 timer varsles samarbejdsparter via telefon o Ishøj Apotek o Hundige Apotek Aftale med hospitalerne: Akut nedetid indberettes Koncern it`s Driftsvagten når nedetid formodes at vare mere end ca. 2 timer både ved brug af nedenstående skema SAMT telefonisk opkald. Planlagt nedetid indberettes til Koncern it`s Driftsvagten 2 hverdage før den planlagte nedetid. Driftsvagten adviserer hhv. de lokale it afdelinger på hospitalerne og kommunerne, som igen informerer lokalt via deres sædvanlige interne procedurer. Ved mail-server nedbrud også, kan henvendelsen naturligvis kun ske telefonisk. Koncern it, praktiske oplysninger Driftsvagten har åbent hele døgnet (24/7/365) Driftsvagten kan kontaktes ved at Ringe på Sende en mail til driftsvagt@regionh.dk Driftsvagten varetages fra Borgervænget 7, 2100 Kbh. Ø (Koncern it) og er en central driftsvagt til regionens hospitaler Driftsvagtens opgave er, at formidle besked videre der er modtaget på mail eller pr telefon, fra den kommunikationspart der har nedetid. Hvis meddelelsen er modtaget via mail vil Driftsvagten videresende den modtagne mail til hhv. hospitaler eller kommuner. Hvis meddelelsen er kommet telefonisk skal anmelderen sikre, at driftsvagten modtager relevante oplysninger se skema 1.(dette skal dog ikke medsendes) Ved Indberetning til Driftsvagten skal nedenstående skema2 udfyldes Kommuner orienteres på fælles mailgruppe: (er i gang) Medarbejder i kommuner og på hospitalsafdelinger, melder problemer ved elektroniske forsendelser eller problemer med deres systemer, til den lokale it support, som vil kontakte Driftsvagten. I nedetiden kontakter medarbejderne hinanden pr. telefon til udveksling af faglige data. Instuksfil 73

80 Skema 1. pr. 22/ Informationer til Driftsvagten ved nedetid det er kun nedenstående skema som skal sendes og udfyldes. (medsend ikke skema 1, da dette bevirker at fejlen sendes ud til alle kommuner). I mailoverskriften SKAL bruges én af nedenstående overskrifter: Akut nedetid Planlagt nedetid Oppetid igen (vigtigt at melde opptid igen) Skema 2 Overskrift Kommunikationspart Navn (Kan være kommuner eller hospitaler) Akue nedetid / planlagt nedetid / oppetid igen Ishøj Kommune Planlagt nedetid - Periode Fra- til Uforudset nedetid Estimeret Kontaktes igen kl. Meddelelsestyper der ikke kan forsendes Her afkrydses de meddelelser der er ramt af nedetiden Alle Indlæggelses- og udskrivelsesadvis Indlæggelses- og udskrivelsesrapport Plejeforløbsplan og melding om Færdigbehandling X Distribueres videre til Årsag til nedetid hvis kendt Konsekvens for medarbejder i klinikken Korrespondancemeddelelse Genoptræningsplan Henvisning Andet Hospitaler (skal være udfyldt således) Medarbejder i klinikken anvender lokalt aftalte nødprocedurer i nedetidsperioden. Ophobede meddelelser eftersendes Husk at melde opptid igen. Tips og Tricks Revideret 3/11-05 Multiselecte Hvis du vil vælge mere end f.eks et advis eller en ydelse, kan du gøre dette ved: Hold Ctrl nede samtidig med at du klikker på de linier du vil vælge og de bliver markeret. Hold shift ( den tast der skifter til stort bogstav) nede, klik på den øverste og den nederste af de linier du vil vælge og alle linier herimellem bliver markeret. 74

81 Borgeroverblik Statusguiden kan med fordel anvendes i det daglige arbejde. Den ligger under Hjælp, Statusguide. Den øverste del af statusguiden er søgekriterier her udsøges borgeren. Herefter vises de fleste af CARE s vindue som knapper og ved at klikke på én af knapperne f.eks. journalen, åbnes journalen automatisk. Her kan så udsøges og skrives efter behov, hvorefter journalen lukkes på X og man nu er tilbage i statusguiden. Kort sagt: Statusguiden hopper til de forskellige vinduer i CARE. Genvejstaster De vigtigste CTRL + N CTRL + S CTRL + P CTRL + U CTRL + C CTRL + V F2 Indsæt Ny Gem Udskriv Udfør søgning/blå mand Kopier Indsæt Søg klient Andre gode CTRL + A Marker alt CTRL + F8 Gør den markerede klient til den aktive klient. Dvs. klienten er den aktive klient når et nyt vindue åbnes. CTRL+SHIFT+A Opret advis CTRL + F4 Luk vindue CTRL + Z Fortryd i bemærkningsfelter CTRL + F5 Overfører data til Excel CTRL + Tab Skifter mellem åbne vinduer PgUp/PgDn Hopper mellem faner ALT + F4 Luk CARE ALT + O Log - af ALT+F eller M Åbner vinduer ESC Annullerer TAB Hopper frem til næste felt SHIFT+TAB Hopper tilbage til forrige felt F3 Søg personale F4 Åbner rullegardin F5 Stavekontrol F7 Kalder højrekliks menuer som er specieludviklet til CARE. Instuksfil 75

82 F8 F12 CTRL + X Åbner Statusguide i de fleste vinduer. Bruges med fordel fra lister i CARE, hvor en klient kan markeres, f.eks. vinduerne søg klient, besøg alle klienter, dagsdisponering m.fl. Generér rapporter Klip 76

83 Visitationsenheden Dokumentation fra Visitationen Der udarbejdes flg. dokumentation fra visitationen. Funktionsvurdering Revideret 5/ BBE Fremover bruges funktionsvurderingen, som ligger under klientmodulet. Her dokumenteres borgerens funktionsniveau. Borgeren bliver kategoriseret i funktionsniveau 1 til 4, og bemærkningsfeltet bruges aktivt til at beskrive borgerens situation, hvor det skønnes nødvendigt. Ved revisitationer udarbejdes en ny funktionsvurdering. De gamle bliver automatisk gemt og når man slår op i funktionsvurderingen får man automatisk den nyeste frem. Funktionsvurderingen er fremadrettet en del af den hidtidige helhedsvurdering, og ligger til grund for de ydelser borgeren visiteres til i forhold til ydelseskataloget. Journal I journaldelen anvendes overskriften Visitation til personlig og praktisk hjælp. I journalen skrives følgende punkter: Henvendelse/årsag til henvendelse dette punkt har vi med fordi vi ifølge forvaltningsloven har pligt til at dokumentere hvornår og af hvem vi har modtaget henvendelse. Hjemmebesøg/deltagere punktet har vi med fordi det bør dokumenteres, om afgørelsen er foretaget på baggrund af et hjemmebesøg, samt eventuelle deltagere i hjemmebesøget. Afgørelse i henhold til funktionsvurdering ad (dato) her skrives hvilke ydelser borgeren er visiteret hjælp til og hvilken funktionsvurdering der ligger til grund for denne afgørelse. Formål/mål her dokumenteres kort og overordnet formålet og målet med den visiterede hjælp. Leverandør/hjælp påbegyndes senest her skrives hvem borgeren har valgt som leverandør, samt hvornår borgeren er blevet lovet at hjælpen påbegyndes. Til private leverandører udfyldes et leverandørskema, som sendes til leverandøren og gemmes under dokumenter i CARE. Instuksfil 77

84 Andre aftaler/bemærkninger dette punkt vil blive brugt hvis der er andre aftaler og bemærkninger, som ikke falder ind under ovennævnte punkter, det kunne f.eks. være at vi har aftalt kontakt til andet center i kommunen. Visitationsbilledet Visitationsbilledet bruges i vid udstrækning som før. Vi har dog aftalt at vi vil forsøge at bruge bemærkningsfeltet mere aktivt, således at I ikke er i tvivl om hvad borgeren egentlig har brug for hjælp til. Bemærkningerne kan kopieres og flyttes over i disponeringen, således at de kommer på kørelisterne, hvis det skønnes relevant. Brug control/c og control/v. Ansvarlig: Visitator Klient stamdata, ældrebolig Revideret 8/ VLE Hvis borgeren bor I ældrebolig registreres dette på fanen klient stamdata, fanen stamdata I feltet boligform. Ansvarlig: Visitator Udenbys borger der søger plejehjem Revideret 21/ HNY Borger oprettes i CARE med sin aktuelle adresse (dvs. adresse i hjemkommune) Modtagne dokumenter scannes ind under Moduler, klient, dokumenter, visitatorfanen Der laves kort journalnotat Dato for modtagelse af ansøgning registreres på oversigtsbilledet, det samme gælder dato for visitation når denne foreligger. Ansvarlig: Visitator Visitation til plejehjem/ældrebolig Revideret 8/ VLE I klient stamdata, fanen oversigt fremgår det hvornår visitationen har modtaget (feltet indstillet) en evt. ansøgning. I feltet visitationsdata findes datoen for hvornår borgeren er visiteret. Ansvarlig: Visitator Visitation til Basis Rengøring (7.3) Revideret hny 19/ Basis rengøring kan visiteres fra hospitalet og kan bruges i tilfælde, hvor det er vigtigt at der bliver iværksat en rengøring hurtigt. Basis rengøring indeholder en standard tid på 75 minutter og består udelukkende af støvsugning, gulvvask og afvaskning af badeværelse. 78

85 Der laves opfølgende besøg af visitator 1 måned efter udskrivelsen, her vil borgers funktionsniveau i hjemmet blive vurderet og rengøringsydelsen tilrettet efter behovet. Ydelsen genererer automatisk en fast tid på de 75 min. Der tilføjes standard tekst i detaljefeltet. Marker ydelsen. Højreklik og vælg indsæt standard detalje Markér teksten støvsugning, gulvvask og afvaskning af badeværelse og vælg indsæt. Herefter indsættes som vanligt 0.50 under punktet besøg. Ansvarlig: Visitator/koordinerende sygeplejerske Midlertidig hjemmehjælp Procedure Revideret hny 1/ Ydelse Lovgrundlag for ydelse Hvilket behov dækker ydelsen? Hvad er formålet med ydelsen? Hvad indgår i ydelsen? Hvad indgår ikke i ydelsen? Hvem kan modtage ydelsen? Hvilke kriterier indgår for tildeling af ydelsen? Er der særlige forhold at tage hensyn til? Midlertidig hjemmehjælp Servicelovens 83 om personlig pleje og praktisk bistand samt kommunens kvalitetsstandarder. Behovet for midlertidig hjælp i en periode efter indlæggelse, operation eller anden sygdomsperiode. At borger i en midlertidig periode får hjælp til at klare personlig pleje og praktisk bistand. Hjælpen gives med henblik på at borger opretholder og genvinder tidligere færdigheder. Midlertidig hjælp til personlig pleje og praktisk bistand. Hjælpen ydes for maksimalt ½ år ad gangen, herefter revurderes hjælpen. Hovedrengøring Borgere som forventes at blive selvhjulpne igen. Praktisk bistand: Der ydes ikke midlertidig hjemmehjælp hvis der er andre personer i husstanden som kan varetage opgaven. Personlig hjælp og praktisk bistand: At borger deltager i tilbud om træning såfremt det vurderes at borger herved vil kunne genvinde færdigheder (jf. retssikkerhedslovens 11) Ved midlertidig hjælp kan der være en egenbetaling Egenbetalingen er afhængig af husstandens samlede indkomst, samt hvorvidt beløbet for den visiterede hjælp ligger over eller under 25 kr. pr. måned. Er egenbetalingen under eller lig med 25 kr. pr. måned, betales der ikke for ydelsen. Instuksfil 79

86 Arbejdsgangsbeskrivelse Revideret hny 1/ Udregning af egenbetaling Gå ind på J-drev Find ikon KMD eindkomst Læg ikonet ud på dit skrivebord ved hjælp af kopiér og sæt ind Log på KMD E-Indkomst skriv cp foran dine initialer i brugernavn. Indtast din kode (fås via Pia Olsen) Indtast personnummer på den borger du ønsker indkomstgrundlag på. Ved evt. ægtefælle indtastes også personnummer på ægtefælle. Gå ind i Social Service Årsindkomst fra 2006 anvendes til beregning for egenbetaling for midlertidig hjælp i I 2009 vil det være årsindkomst fra 2007 o.s.v. I rullegardinet til højre. Findes personlig indkomst, i alt. Denne anvendes og sættes ind i skemaet fra blanketsystem. Hvis indtægtsgrundlaget er ændret i forhold til den seneste årsopgørelse. Fx, hvis der er ændret status med hensyn til ægteskab eller samliv, eller der er ændringer i indtægtsforhold, vil beregningen kunne foretages på grundlag af de ændrede eller forventede fremtidige indtægtsforhold. Hovedansvarlig: Sagsbehandler teamet Udfyldelse af blanket HS : Meddelelse om midlertidig hjemmehjælp Åbn blanketsystemet via startmenuen. Fremsøg blanket HS 106_000. Skriv borgerens personnummer i det gule felt og tryk enter. Herved fremkommer borgerens navn og adresse. Under bemærkninger skrives underskrift. (her skal borger underskrive når blanket returneres) Indkomst fra KMD indtastes i feltet: ansøgerens indkomstgrundlag. I feltet fradrag indtastes fradragsbeløbet for enlige eller fradragsbeløbet for ægtepar. Hvis der er børn indtastes fradragsbeløb for enlige pr. barn, eller for ægtepar pr. barn. Fradragene reguleres årligt, de aktuelle satser findes på I søgefeltet fritekst skrives hjemmehjælp. Vælg herefter vis resultat. I venstre kolonne klikkes herefter på dokumentet aktuelle satser Social og beskæftigelse. Indkomstår udfyldes i nederste rubrik. Udfra side 2 af blanketten bestemmes taksten pr. time for borgeren. Prisen noteres øverst på blanketten eget navn slettes nederst på blanketten påfør navn på den ansvarlige visitator/koordinerende sygeplejerske eller terapeut 80

87 Blanketten afleveres til den ansvarlige visitator/ergoterapeut/koordinerende sygeplejerske Hovedansvarlig: Sagsbehandler teamet Registrering af midlertidig hjemmehjælp i CARE Gå ind i Modul/hjemmehjælp/stamdata og visitation/tilhørsforhold Sådan gør du hvis borgeren skal betale I rubrikken type vælges midlertidig i rubrikken betaler for ydelsen Timepris noteres Sådan gør du hvis borgeren ikke skal betale I rubrikken type vælges midlertidig Timepris noteres Send advis til dig selv som huskeseddel for hvornår du skal revurdere ydelsen: Opret advis på borgeren Under dato skrives den dato du vil modtage advisen og det antal dage den skal kunne læses I rullegardin under type markeres huskeseddel I rullegardin under funktion markeres din egen funktion ex. 13 visitator OBS! Der skal ikke i send separat advis og i marker som læst af bruger Skriv beskeden til dig selv Tryk gem Udfyld og send afgørelse til borgeren ved hjælp af wordskabelon i CARE. Vedlæg den udfyldte blanket. Husk at fraklippe den del vedr. betaling som ikke er relevant ( den vedlagte blanket bedes du.) Vær løbende opmærksom på, at hvis hjælpen ændres vil prisen også ændres. Ved ændring af ydelse og pris, udarbejdes nyt afgørelsesbrev og ny KMD betaling, samt ny underskrift fra borgeren. Når sagen afsluttes i CARE, gives der besked til ansvarlig sagsbehandler, som afslutter sagen. Hovedansvarlig: Visitator, ergoterapeut og koordinerende sygeplejerske. Instuksfil 81

88 Afregning af midlertidig hjemmehjælp Gå ind i Modul/hjemmehjælp/stamdata og visitation/tilhørsforhold Find timeprisen Udregn hvad borger skal betale når du har fundet den visiterede tid jf. nedenstående Opkrævning udsendes kvartalsvis. For pensionister trækkes beløbet automatisk over pensionen, øvrige sendes et giro indbetalingskort. Træk af tal til afregning af midlertidig hjemmehjælp. Åben CARE, vælg rapporter, ny analyse Klik på fanen timeforbrug og vælg offentlige hvorefter en liste med forskellige analyser vises: Klik på analysen i venstre hjørne midlertidig hjælp/visitation (under gruppen Rådhus). Udfyld periode (til højre) der skal trækkes tal for og afslut ved at klikke på udfør søgning. Analysen viser nu resultatet 82

89 Tryk på print for at udskrive resultatet. Tallene skal forstås således: Privat leverandør: Visiteret = leverede ydelser Kommunen: Leverede ydelser dvs. står der kun visiteret, har borgeren ikke fået nogle ydelser i perioden. Hovedansvarlig: Sagsbehandlerteamet Mellemkommunal refusion Procedure Revideret hny 01/ Ydelse Lovgrundlag for ydelse Hvilket behov dækker ydelsen? Hvad er formålet med ydelsen? Mellemkommunal refusion på hjemmehjælp Lov om retssikkerhed kap. 3 9b stk.1 samt 9c stk. 1 og 6 Behov for hjemmehjælp under midlertidigt ophold i anden kommune At borger under midlertidigt ophold kan modtage den hjælp han normalt modtager i opholdskommunen (Ishøj kommune) Hvad indgår i ydelsen? Hjælp til personlig pleje og praktisk bistand Instuksfil 83

90 Hvem kan modtage ydelsen? Hvilke kriterier indgår for tildeling af ydelsen? Er der særlige forhold at tage hensyn til? Borgere som har folkeregisteradresse i Ishøj kommune. Borger skal være visiteret til personlig pleje og/eller praktisk bistand i opholdskommunen (Ishøj kommune) Ishøj kommune refunderer udgifterne til ydelse af hjælpen til den midlertidige opholdskommune. Arbejdsgangsbeskrivelse Revideret hny 1/ Egne borgere der skal modtage hjælp i udenbys kommune: Det aktuelle behov for hjælp i forbindelse med det midlertidige ophold udenfor kommunen afdækkes Der laves journalnotat i CARE Blanket SG 370 i blanketsystemet udfyldes. Under pkt. 3 beskrives den visiterede hjælp. Blanketten overføres/indscannes til CARE og sendes til den kommune som borger skal have midlertidigt ophold i. Kopi af blanketten lægges til Sagsbehandlerteamet (Doddi) Udenbys borger der skal modtage hjælp i Ishøj kommune: Henvendelse fra anden kommune skal altid modtages på skrift Borger oprettes i CARE og visiteres til den beskrevne hjælp. Den skriftlige henvendelse indscannes og gemmes i CARE, herefter overdrages den til sagsbehandlerteamet (Doddi) Ansvarlig: Visitator Kommunal omsorgstandpleje Procedure Revideret hny 1/

91 Ydelse Lovgrundlag for ydelse Hvilket behov dækker ydelsen? Hvad er formålet med ydelsen? Kommunal omsorgstandpleje Tandplejebekendtgørelsen BEK nr. 727 af 15/06/2007. Kapitel 2, ( 7,11) vedr. omsorgstandpleje Forebyggende og behandlende tandpleje. At borgere med vidtgående fysiske eller psykiske handicap som ikke har mulighed for at benytte almindelige tandpleje tilbud, bevarer en funktionsdygtig tand- mund og kæberegion Hvad indgår i ydelsen? Almindelig og individuel forebyggelse inklusiv hjælp til mundhygiejne, herunder oplysning om samt instruktion i tandpleje til en enkelt patient og til relevant omsorgspersonale Undersøgelser af tand-, mund- og kæberegionens sundhedstilstand Behandling af symptomer, sygdomme og funktionsforstyrrelser i tand-, mund- og kæberegion, således at denne bevares i god funktionsdygtig stand under hensyntagen til den enkeltes samlede tilstand Det vil sige at der er tale om smertestillende og henholdende behandling. Hvad indgår ikke i ydelsen? Hvem kan modtage ydelsen? Hvilke kriterier indgår for tildeling af ydelsen? Er der særlige forhold at tage hensyn til? Større og mere avanceret tandbehandling er som oftest ikke mulig at gennemføre Borgere, der er tilmeldt folkeregisteret i Ishøj kommune, og som på grund af nedsat førlighed eller vidtgående fysisk eller psykisk handicap kun vanskeligt kan benytte almindelig tandplejetilbud hos privatpraktiserende tandlæge. Der skal være tale om et varigt handicap. Der kan ikke visiteres til kommunal omsorgstandpleje såfremt: borgeren kan komme til en almindelig praktiserende tandlæge, eksempelvis ved ledsagelse af pårørende eller plejepersonale. at der findes en tandlæge hvor borgeren kan komme ind i konsultationen via elevator og en evt. kørestol kan komme ind igennem døren samt at borgeren kan hjælpes op i en tandlægestol Ved behov for specialiseret tandpleje henviser Tandplejen hertil Der er en årlig egenbetaling på 450 kr. Arbejdsgangsbeskrivelse Revideret hny 1/ Instuksfil 85

92 Visitator/ergoterapeut visiterer borgere i eget hjem og ældreboliger. Områdeleder visiterer borgere i plejeboliger. Der laves notat i CARE journalen Der udfyldes wordskabelon tandbehandling i CARE Skabelonen sendes til Tandklinikken Strandgården. Ansvarlig: Visitator Hjælpemidler - genanvendelige Områder/Distrikter Revideret 16/ VLE Der arbejdes efter cpr.nr opdeling. Fordeling af borgerne gøres på følgende måde. Der er 1 område: Område 6 Rådhus Hj.midl. I Område 6 Rådhus Hj.midl er der 6 distrikter Distrikt 6.1 Rådhus Hj.midl (Cpr.nr ) - Annette Pedersen Distrikt 6.2 Rådhus Hj.midl. (Cpr.nr 06-11) Anette Mietke Distrikt 6.3 Rådhus Hj.midl. (Cpr.nr 12-18) Stine Thulstrup Mark Distrikt 6.4 Rådhus Hj.midl. (Cpr.nr 19-25) Jonna Fisker Distrikt 6.5 Rådhus Hj.midl. (Cpr.nr 26-31) Maria Sorgenfrei Registrering af hjælpemidler Labels Labels placeres så vidt muligt på højre side af hjælpemidlet set bagfra. Hjælpemiddel definition Revideret 16/4-08 HNY ISO HMI Navn Leverandør S/G Leje pr. dag El-Seng Scanbed 750 m. stållameller Bemærkninger Invacare S Liggeflade, understel og 2 sengeheste Dacapo Square Invacare S madras + hygiejnebetræk 86

93 Efter str Efter str Ocean toiletstol Ocean XL Kørestol (individuelt tilpasset) Cross Kørestol (transport) Twin Invacare S Incl. fodstøtter og spand Etac S Faste fodstøtter, korte armlæn, tipsikring Etac S Faste fodstøtter, korte armlæn, tipsikring Komfort kørestol Cirrus 4 Handicare S Eleverbare fodstøtter, standard Smal sb hynder, nakkestøtte Bred sb Rollator HMN S Kurv Parade Toiletforh. Etac S Armlæn Hi-loo 6 cm Toiletforh. Etac S Armlæn Hi-loo 10 cm Supporter Etac S S Kurv, Sidespejle hjulet elkørestol Karma KS-737 Bek hjælpemidler Nødkald registreres på specifikt løbenr. med note omkring ID nr. som skrives i notefeltet ved lagerregistrering. Øvrige hjælpemidler registreres som de leveres fra forhandler og specifikt nummereres. Gruppeløbenr. Revideret 16/ HNY Undtaget er følgende hjælpemiddelgrupper som gruppenummereres: Danboks albuestokke HMI nr gribetænger strømpepåtagere o kort HMI nr o lang HMI nr Popolette Miltiglide HMI nr Når hjælpemidler registreres under gruppeløbenr. ændres løbenr. til så alle kan se, at det er et gruppeløbenr. Minimumslager Revideret 16/ VLE Der er registreret et minimumslager på 5 stk. for flg. HMI nr.: Danboks albuestokke HMI nr gribetænger bestik Instuksfil 87

94 strømpepåtagere o kort HMI nr o lang HMI nr Popolette Miltiglide HMI nr For at få et overblik over, hvilke hjælpemidler som er under minimumsbeholdning, åbnes indkøbsbehov og øverst i vinduet klikkes i under minimumsgrænse. Herved vises hvilke hjælpemidler som skal bestilles, ændr status så alle kan se om hj. f.eks. er bestilt. Når hjælpemidlerne modtages på depotet registreres disse ved at udsøge på lagret og opskrive lagerbeholdningen med det antal man har modtaget+dem som er på lager herved forsvinder de fra minimumsbeholdningen. Ansvar: Depotet Standardiseret tilbehør/løse reservedele HMI nummereres ikke. Ved registrering af kørestole påføres det i notatfeltet, hvis det er en transportstol. Serviceinterval på følgende hjælpemidler registreres ved lagerføring. El-senge (hvert andet år), Mobillifte (1 x årligt) og Stålifte (1 x årligt). Specialtilpassede hjælpemidler Alle hjælpemidler føres tilbage til standard (se hjælpemiddeldefinition) når det hjemtages til depot. Findes tilbehøret ikke bestiller depotet selv hjem og monterer det før hjælpemidlet igen får status lager. Eventuelle specialændringer herudover, skal skrives i hjælpemidlets note. Registrering af høretekniske og syns-og kommunikationshjælpemidler Revideret 30/ HNY Der er oprettet "egne hmi-numre" Sagerne behandles i princippet som "gamle sager", dvs at der i notatfeltet anføres hvilke hjælpemidler der er tale om. Når der modtages ansøgning pr. mail fra CSK gøres følgende: Kortvarig indsats : Borger oprettes i CARE. Der oprettes ansøgning og borger tildeles hmi.nr Husk at levere direkte til borger. Vælg redigér og notér i feltet hvilken ydelsespakke borger bevilges. Lav notat i journalen med dokumentation for hvilken ydelsespakke borger er bevilliget. Mail fra CSK scannes ind i CARE og kopi heraf sættes i CSK-mappen på kontoret. Langvarig indsats : Borger oprettes i CARE. Der oprettes ansøgning. Dato for modtaget og startet registreres. Mail videresendes til behandling i visitationsudvalget (Helle). Mail scannes ind i CARE og kopi heraf sættes i CSK-mappen på kontoret. Lav notat i journal om at ansøgning er videregivet til visitationsudvalg. Når borger bevilliges større Syns- og kommunikationshjælpemidler registreres disse på det rigtige hmi-nr. Ved beslutning om at hjælpemidlet indkøbes, registreres hjælpemidlet på normal vis og der påsættes label. Ved beslutning om at hjælpemidlet leases hos CSK eller anden udbyder, registreres hjælpemidlet, der påsættes ikke label, men i notatfeltet tilføjes det hvem det tilhører. 88

95 Hørehjælpemidler registreres på , eneste undtagelse er forstærker telefonerne som registreres på det rigtige hmi.nr. Telefonerne bestilles via indkøbsbehovet, registreres og depotet bringer ud. Ny ansøgning Henvendelser der kan afsluttes her og nu uden at involvere andre og som ikke munder ud i et hjælpemiddel/afslag, skal ikke oprettes som en ansøgning. Terapeuten vurderer i det enkelte tilfælde, om henvendelsen er af en sådan karakter, at borgeren skal oprettes i modulet og der skal laves notat i journalen jvf. Notatpligt. Der føres ikke statistik på telefoniske henvendelser. Ansøgninger skal som hovedregel oprettes, når ansøgningen indkommer. Er der, på samme ansøgning, flere hjælpemidler, oprettes kun éen ansøgning. Der må ikke bevilges nye hjælpemidler på en allerede oprettet ansøgning. Det vil sige, at der ved en ny henvendelse oprettes en ny ansøgning. Indkommer der ansøgninger på samme Cpr.nr med 1 dags interval, og man ikke har kunnet nå at oprette ansøgningen, kan de, når de oprettes, oprettes som én ansøgning Ny ansøgning modtages Benyt vinduet ansøgning for modtagelse af nye ansøgninger: I feltet modtaget noteres datoen for borgerens henvendelse I feltet startet noteres datoen for hvornår der rettes henvendelse til borgeren via brev eller telefon feltet prioritet udfyldes (se nedenstående skema) I feltet afsluttet noteres datoen for terapeutens beslutning omkring hvilket hjælpemiddel borgeren skal have (bestilles, eller udkøres lager) Terapeutens initialer påføres. Der laves kort notat til hvad ansøgningen omfatter. (Under Ansøgning) Prioritet 0 Bruges ved oprettelse af gamle sager 1 Akut Terminale borgere Afhentning ved dødsfald, hvor ægtefælle ønsker det hurtigt Drifts forstyrrelser ved el-funktioner på lifte, senge og kørestole med joy-stick Fejl på nødkald Tryksår Akutte ændringer i borgeres tilstand 2 Subakut Hospitals hjemmebesøg Instuksfil 89

96 Ansøgninger om nødkald Arbejdsredskaber for hjælpere ( 97 APV/ 112 APV) 3 Ansøgninger der vedrører indendørs forhold og mobilitet 4 Ansøgninger der vedrører udendørs forhold og mobilitet Prioriteterne 1, 2, 3 og 4 registreres når ansøgningen oprettes. Ventetid: er den tid der går fra borgeren henvender sig til borgeren kontaktes for aftale. Denne må max være 14 dage. Snitflade til S&A Der er snitflade til KMD s S&A system. Der oprettes derfor automatisk en sag under sagsart 156. Sagen passivføres (2) automatisk når der afgangsføres. Alle aktive gamle sager er overført til sagsart 156 Sagsbehandling Selve dokumentationen noteres i journalen under søgeord 06 Ergoterapeut Rådhus. Notatet kan ikke gemmes uden at det tildeles en overskrift. Ved oprettelse af gammel sag noteres det ved første notat i journalen at der findes en gammel sag på borgeren. Tildeling af hjælpemiddel på ansøgningen Revideret 16/ HNY Ved tildeling af et hjælpemiddel/boligindretning noteres det samtidigt efter hvilken det er bevilliget. Der tages stilling til om hjælpemidlet evt. skal på akut kørelisten. Hjælpemidler eller boligindretning som tildeles som arbejdsredskaber for hjælpere registreres som APV. Følgende hjælpemidler kan være både arbejdsredskaber og hjælpemidler. (listen er ikke udtømmende) el-senge sengeløftere forflytnings hjælpemidler (glidebræt undtaget) bade/toiletstole Hvis der er et tilfælde, hvor et af ovenstående hjælpemidler er både et hjælpemiddel og et arbejdsredskab bevilliges det som 112. Hjælpemidler der leveres i en midlertidig periode fx i forbindelse med en udskrivelse hvor der er genoptræning bevilliges som sundhedslov. 90

97 Faneblad Notater På faneblad Notater kan der laves en kørelistebemærkning eksempelvis en bestemt dato eller tid for levering, telefonnummer til pårørende eller andet. Diverse ændringer i forhold til standard, eksempelvis: Rollator skal ikke leveres med kurv, noteres også i kørelistebemærkningen. Alle notater skal altid startes med terapeutens initialer og en dato. Vær opmærksom på at bemærkningen ikke automatisk slettes, og at det er en bemærkning for Sagen, ikke det specifikke hjælpemiddel. Når hjælpemidler bestilles til hjemtagning checkes om, der står gamle notater til kørelisten, disse slettes. Wordskabeloner/Blanketter Der er 3 procedurer, afhængigt af hvilken type dokument der er tale om. 1. Der oprettes wordskabeloner for følgende blanketter: Revideret 15/ HNY Afslag Ankeskrivelse Partshøring Brev Dokumenterne udskrives fra CARE og gemmes automatisk. 2. Følgende blanketter trækkes fra blanketsystemet: Revideret 16/ HNY - Anmodning om lægeoplysninger - Anmodning om tilladelse til boligindretning Dokumenterne gemmes et bestemt sted og pegepind sættes op i CARE (se procedure herfor) 3. Nedenstående dokumenter ind scannes når de kommer retur: - Underskrevne ansøgninger - Lægeoplysninger - Tilladelse til boligindretning Dokumenterne ind scannes til en bestemt placering og pegepind sættes op i CARE. (se procedure herfor) Instuksfil 91

98 Arbejdsgang ved bevilling af nødkald og danboks Revideret 30/11-09 HNY 1. Ved hjemmebesøg skønnes borger berettiget til nødkald 2. Tjek at borger har ekstra nøgler der kan lægges i danboks (Ishøj 2 stk. Vallensbæk 1 stk.) 3. Tjek at borger har fastnet telefon ( OBS! IP-telefoni kan være et problem i Ishøj det vil være nødvendigt at afprøve først) Ishøj borgere: - Borger tildeles nødkald via CARE. Husk at det nødkald du vælger fra listen skal have et id nr. der starter med Der bestilles danboks hmi.nr tjek evt. først på listen om der allerede er en boks I:/Bestillerfunktion/depotet/danbokse i Ishøj kommune - Der laves arbejdsseddel til snedkerværkstedet på opsætning af boksen - Tjek at borger er aktiv i sygeplejemodulet ellers skal du oprette borgeren. Vallensbæk borgere: - Borger tildeles nødkald via CARE. Husk at det nødkald du vælger fra listen skal have et id nr. der starter med Der bestilles danboks hmi.nr Afslag Revideret 17/ VLE Selve dokumentationen til afslaget skrives i journalen. Afslaget sendes til borgeren. Vejledning i hvordan et afslag skal begrundes Revideret 20/ HNY Brug et sprog som modtageren forstår. Brug korte sætninger. Undgå mange indskud. Brug omskrivninger i stedet for lange ord. Undgå fremmedord. Sørg for en ordentlig tegnsætning. Brug ikke fagudtryk, hvis det ikke er nødvendigt. Er det nødvendigt, så forklar disse. Vær ærlig, selvom begrundelsen indeholder ubehagelig information. Når man er ærlig, er det samtidigt vigtigt at være nænsom. Ubehagelig information kan formuleres på mange måder, i stedet for at skrive; Dit alkoholforbrug er for stort, kan man skrive; Dit alkoholforbrug er så stort at det i sig selv kan være årsag til dine problemer. Man skal anvende et konkret sprog. Det er de faktiske omstændigheder i forhold til den konkrete afgørelse, der skal beskrives. Man skal forholde sig så objektivt som muligt til det man lægger vægt på i sagen. Der skal endvidere kun nævnes relevante faktiske oplysninger. 92

99 Begrundelsen skal ikke være et sagsresume, men en opsummering af de faktuelle oplysninger der ligger til grund for afgørelsen. Det kan være svært at henvise til retsregler, uden at sproget bliver tungt, men er dog ikke noget man kan komme udenom, da de jo danner grundlag for vores afgørelser. Formuleringerne kan med fordel laves sådan: Den bestemmelse, der har betydning for denne afgørelse er Eller, denne betingelse er ikke opfyldt i dit tilfælde, det skyldes at.. Når der skrives afslag på hjælpemiddel-, forbrugsgode-, og boligansøgninger, er det varigheds og væsentlighedskriteriet der ligger til grund for afgørelserne. I den forbindelse er det vigtigt at gøre sig klart at det ikke er nok at skrive som begrundelse at hjælpemidlet ikke er bevilget, da det vurderes at dette ikke er en væsentlig lettelse i dagligdagen. Skriv de faktuelle oplysninger der ligger til grund for, at du vurderer funktionsniveauet ikke er varigt nedsat eller at væsentlighedskriteriet ikke er opfyldt. Gamle sager Når vejledningen og/eller bekendtgørelsen benyttes direkte i forbindelse med et afslag, skal dette anføres i afslaget og teksten fra vejledningen skal skrives direkte af i det afsnit der hedder Retsregler og praksis. Ansvarlig: Sagsbehandler En gammel sag er en sag oprettet på alle borgere, der har et eller flere hjælpemidler før modulet er taget i brug. Der er oprettet eget HMI nummer som kan tildeles borgere med en gammel sag. Vær opmærksom på at ændre status til leveret under punktet specielt, direkte til borger. Hvor det er muligt lægges lifte og senge ind under det rigtige HMI nr. ad hensyn til lovpligtige eftersyn. Når hjælpemidlerne efterhånden hjemtages til lager. Lagerføres de med HMI numre. Der tages kontakt til terapeuterne ved tvivlsspørgsmål. Hjemtagning af dele af Gammel sag Når et hjælpemiddel, registreret under en gammel sag, skal hjemtages, skal følgende gøres: Tildel borgeren en ekstra gammel sag. På den nye sag registreres det hjælpemiddel der skal afhentes. Reparation mm registreres på den nye gamle sag Under fanebladet Notat i feltet notat til køreliste noteres hvad der skal hentes og hvorfor Terapeuten ajourfører listen over hjælpemidler i gammel sag Gøres under detalje. Hjælpemidlet registreres og der påsættes stregkode. Skal hjælpemidlet retur til samme borger, registreres hjælpemidlet på borgeren og sættes dermed automatisk på kørelisten. Når alle de gamle hjælpemidler på en gammel sag, er blevet registreret, skiftes der status på den gamle sag til Returneret. Den person der finder HMI nummeret, registrerer hjælpemidlet på borgeren. Hjemtagning af hele Gammel sag oftest i forbindelse med dødsfald Instuksfil 93

100 Gammel sag sættes på til hjemtagning. Lav note om hvilke hjælpemidler det drejer sig om. Fra-/tilflytning m/u refusionstilsagn Borger fraflytter kommunen Egne borgere med refusionstilsagn Borgeren flytter til anden kommune, og medbringer sine hjælpemidler. Det registreres som følger: Borgeren beholder sit distrikt, men overflyttes til Rute Udenbys Der ændres i refusionstilsagn udføres af Doddi for Ishøj. For Vallensbæks vedkommende fremsendes der opdaterings liste fra Claus Camillus (Vallensbæk), ændringer registreres herefter af terapeuterne. Ved besked om, at borgeren har fået tildelt hjælpemidler af tilflytter kommunen, eksempelvis når der kommer en anmodning om betaling/refusion, tildeles hmi-nr (bevilliget anden kommune). I noten tilføjes hvilke hjælpemidler der er tale om. Der laves journalnotat. Egne borgere uden refusionstilsagn Hvis borgeren flytter til anden kommune, og medbringer sine hjælpemidler. Registreres det som følger: Borgeren beholder sit distrikt, men overflyttes til Rute Udenbys Hvis I ikke skal have mere med borgeren at gøre, afgangsføres borgeren. Der fremsendes blanket til tilflytter kommunen vedr. Returnering af hjælpemidler Borger tilflytter kommunen Revideret 13/ VLE For borgere der medbringer hjælpemidler til kommunen er der oprettet eget HMI nummer Hjælpemidler anden kommune. Administreres i princippet som gammel sag. Doddi registrer at der er refusionstilsagn på borgeren i CARE. Udenbys borgere med refusionstilsagn Revideret 14/ VLE Medbragte hjælpemidler Borger oprettes og tildeles distrikt og rute Borger tildeles et hjælpemiddel (HMI ) vælg redigér og notér i notatfeltet hvilke hjælpemidler kl. medbringer fra hjemkommunen, og hvilken kommune de tilhører. Der ændres i refusionstilsagn. 94

101 Når og hvis hjælpemidlerne skal på kørelisten, tildeles nyt HMI som sættes på kørelisten med notat til køreliste eller reparationsnotat om dels hvilket hjælpemiddel det drejer sig om og hvad der skal ske med det. Når hjælpemidlet skal tilbage til stamkommunen ændres status til returneret og hjælpemidlet kasseres til anden kommune. Revideret 28/ HNY Nye hjælpemidler Ved bevilling af nyt hjælpemiddel indkøbes der altid nyt (via indkøbsbehov), så regningen kan sendes videre til hjemkommunen. Vær opmærksom på at dette ikke gælder for APVhjælpemidler, her tages der fra lageret. Ved bestilling af hjælpemidlet, skal vi bede leverandøren påføre følgesedlen, hvilken kommune det tilhører. Det nye hjælpemiddel registreres på HMI nr. og terapeuten laver notat til kørelisten om hvilken kommune hjælpemidlet tilhører. Får hjælpemidlet status skal bestilles er alt godt. Når hjælpemidlet modtages på lagret skal depotmedarbejderne være opmærksomme på, at det i notatfeltet registreres hvilken kommune hjælpemidlet tilhører enten ved registreringen eller efterfølgende når depot ser på kørelisten at hjælpemidlet tilhører anden kommune (hjælpemiddelguide, højreklik på hjælpemiddel, vælg redigér). Får hjælpemidlet status udkøres lager - oprettes der et advis til depotet, hvor de gøres opmærksomme på at de skal indkøbe et nyt tilsvarende hjælpemiddel, idet borger er refusionsborger og hjælpemidlet tilhører X kommune. Depotet skal, når hjælpemidlet kommer hjem, lagerføre det og herefter erstatte hjælpemidlet på kørelisten, med det nye løbenummer. Når hjælpemidlet skal tilbage til stamkommunen ændres status til returneret og hjælpemidlet kasseres til anden kommune. Udenbys borger uden refusionstilsagn Revideret 22/ VLE Medbragte hjælpemidler Borger oprettes og tildeles distrikt og rute Borger tildeles et hjælpemiddel (HMI ) vælg redigér og notér i notatfeltet hvilke hjælpemidler kl. medbringer fra hjemkommunen, og hvilken kommune de tilhører. Der ændres i refusionstilsagn. Når og hvis hjælpemidlerne skal på kørelisten, tildeles nyt HMI som sættes på kørelisten med notat til køreliste eller reparationsnotat om dels hvilket hjælpemiddel det drejer sig om og hvad der skal ske med det. Når hjælpemidlet skal tilbage til stamkommunen ændres status til returneret og hjælpemidlet kasseres til anden kommune. Nye hjælpemidler Som en hvilken som helst anden sag dvs. der bestilles fra lager.. Sagsbehandling Boligindretninger Hovedgruppe Indendørs, udendørs, APV Undergrupper Indendørs, udendørs, APV - der vælges 116 eller 116APV Udlejer vælg udlejer på listen og udfyld ved evt. krav om reetablering Instuksfil 95

102 Leverandøren vælges ikke Bemærkning I feltet noteres ganske kort, hvad det drejer sig om resten skrives i journalen Dato felterne udfyldes ikke det er datofelterne på sagen der er vigtige. Alle boligindretninger bestilles, for Ishøj borgere, over Snedkerværkstedsprogrammet. For borgere i Vallensbæk rekvireres ydelsen via hmi.nr boligændringer, John. Boligændringen registreres ligeledes på fanen Boligændringer. Ansvarlig: Terapeut Boligindretning på Kløverengen i Vallensbæk revideret 17/6-09 hny Bosteder (i dette tilfælde Kløverengen) drevet efter 108 er ikke omfattet af lejeloven. Institutionen må forventes, at have basisinventar svarende til målgruppen, og der ydes ikke boligindretning efter 116. Registrering af loftlifte Revideret 14/11-08 hny Loftlifte registreres dels som boligindretning dels som hjælpemiddel. Motordelen Guldman lifte GH2 gruppe hmi.nr (obs der er lavet lagerbeholdning antal svarer ikke til hvad vi rent fysisk har) husk at hj.midlet skal leveres direkte til borger. Motordelen Botved lifte Likorall 242S hmi.nr Tilladelse til boligindretning Revideret 14/ HNY Indendørs boligindretning: Boligindretning iværksættes med det samme. Der sendes brev til boligselskabet via brevskabelon "orientering om boligindretning". Udendørs boligindretning: Der søges tilladelse til boligindretningen via blanket "tilladelse til boligindretning". Boligindretningen kan først iværksættes efter at der er modtaget tilsagn fra boligselskabet. Vær opmærksom på, at der er indgået særaftale med Ishøj Boligselskab, Vildtbanegård samt BO-VEST i Ishøj som betyder at følgende udendørs boligindretninger også kan iværksættes blot med orientering om boligindretning : Ansvarlig: Terapeut - greb ved hoveddør ( 30cm ) - Fliser/låsegreb til rollator - Ekstra gelændere (så vidt mulig som eksisterende) - Dørautomatik - Forhøjelse af repos + ramper - Nøgleboks placeret i nedstøbt pullert (gælder kun BO-VEST) Reparationer af boligindretning Revideret 14/11-08 hny I følgende tilfælde udføres reparationer: 96

103 Pakninger i blandingsbatterier bevilliget af kommunen udskiftes ved behov. Hvis defekten udgør en sikkerhedsmæssig risiko for borgeren. I følgende tilfælde udføres ikke reparationer: Hvis der udelukkende er tale om kosmetiske reparationer Flisebelægninger i haver Ombyggede køkkener I de tilfælde, hvor et boligselskab har godkendt en boligindretning og denne ikke ønskes retableret, påhviler det boligselskabet at udføre reparationen. Instuksfil 97

104 Boligselskaber i Ishøj Kommune Revideret 8/10-08 HNY Boligselskab Adresser Særlige forhold Vildtbanegård Gildbrovej 10,1 Tlf.: Telefontid: og Fax.: Landlyststien Gildbrostien Vildtbanestien Gildbrovej nr og 2-68 Vejlebrovej Vejledalen 2-28 Ved stationen Der kan opsættes danbox uden forudgående tilladelse. Der kan ikke monteres greb på badeværelserne de steder, hvor der er glasfiberkabiner. Vejleåparken AAB, ejendomskontoret Strandgården 19A Tlf.: Telefontid 9-11 man, tirs, tors, fredag Vejlegården Bjerggården Strandgården Ågården Østergården Der kan opsættes store danbokse i opgangen indenfor glasvindfanget uden forudgående tilladelse. Evt. kontaktperson Pia Wohl Ishøj Boligselskab Østergården 7A Tlf.: Telefontid 9-10 Fax.: Østergården 1-31, 2-26 Ishøj Søvej Der er elevator i lige numre i Vejlegården, Bjerggården og Strandgården. Samme sted er der ældrevenlige boliger på 4.sal. Der er handicapvenlige boliger med niveaufri adgang i Ågården (kun lige numre) Danbox kan opsættes med orienterende brev Væggene på badeværelserne kan ikke bære opsætning af greb o.lign. Der er handicapvenlige boliger med niveaufri adgang i Østergården (kun ulige numre) Grundejerlavet Ishøj Centrum Vejlebrovej 48, parterre Tlf.: Telefontid 8-9 Vejlebrovej (kun lige numre) Der må opsættes store danbokse uden forudgående tilladelse De fleste steder er 98

105 Fax.: døren til badeværelset så smal, at der ikke kan medtages rollator. Der er elevator i nr Ejerforeningen Gildbroterrasserne Vejlebrovej 81 Tlf.: Andelsboligforeningen Centerparken Ishøj Østergade 30,0 Tlf.: Gildbrovej uligenumre fra 41 og opefter Ishøj Østergade Danbox kan opsættes uden forudgående tilladelse (i flunkevæggene mod cykelgårdene) Der er ikke plads til montering af platformstrappelift Der er opsat store fælles Dan-bokse overfor hver opgang Der er elevator. Hjælpemidler må ikke placeres udenfor lejlighederne. Undtaget beboere på etage 2, som har adgang til terrassedæk Bo-Vest Malervangen 1, 2600 Glostrup Tlf.: Ejendomskontoret i Gadekæret Spindestræde 82 Tlf.: Telefontid: 7-9 Gadekæret: Spindestræde, Spolestræde, Drejerpladsen, Bødkerpladsen, Skrædderpladsen, Brolæggerpladsen, Sættergården, Murergården, Ovenkæret, Kærgangen, Tværstræde Der må opsættes danbokse, placering skal aftales med ejendomskontoret og færdigmeldes til ejendomskontoret efterfølgende (Jens er orienteret). Der kan monteres elstik i facaderne, placering skal aftales med ejendomskontoret og færdigmeldes til ejendomskontoret efterfølgende. Åparken Ishøj Kommune Boligkontoret Tlf.: Telefontid Ældreboliger: Vejlebrovej 101,103,105,107,109,111 Tranegården: Vejledalen 23, 25, 27 Ishøj landsby: Ishøj bygade 117 A-D Der er monteret danbokse de fleste steder. Kan monteres uden forudgående tilladelse også de store. Boksene retableres ikke. Kærbo: Ishøj Boulevard 4 og 6 Torsbo: Køgevej 218, 222, Instuksfil 99

106 Andelsboligforeningen Åparken III Sydkystens Ejendomsadministration Greve Midtby Center 2A 2670 Greve 228 Vejlebrovej Gælder kun andels- og ejerboliger Tlf.: Sagsbehandling Forbrugsgoder (Ydelser) Hovedgruppe Forbrugsgode Undergrupper forbrugsgode, el-kørestol Leverandør borger indkøber selv Bevilling af el-kørestol som forbrugsgode El-kørestolen registreres under fanen ydelser. Under hovedgruppe vælges forbrugsgode. Under undergruppe vælges el-kørestol. Påfør beløbet på el-kørestolen og hvor stor egenbetalingen for borgeren er. Vælg 113 stk. 3, i de tilfælde hvor hjælpen udgør 50% af prisen. Vælg 113 stk. 4, i de tilfælde hvor der udover de 50% og bevilliges en særlig indretning. Vælg 113 stk. 5, i de tilfælde hvor der bevilliges den fulde anskaffelsespris. Notatfeltet bruges til at beskrive evt. særlig indretning, samt i hvilket omfang der ydes hjælp til reparationer, batteriskift og udskiftning af el-kørestolen jævnfør vejledningen. Der udfærdiges bevillingsskrivelse via blanketsystemet til borger. Blanketten hedder: Bevilling af hjælp til køb af forbrugsgode. Blanketten gemmes i CARE. Husk at orientere borger om at det altid er en god idé at forhøre sig hos forhandleren før købet, hvor længe man skal vente på reparationer og reservedele. Sagen afsluttes Når hjælpemidlet er bestilt til udkørsel registreres dato i Beh. slut. Denne registrering lukker ikke for muligheden for at kunne skrive i journalen. Hvis der efterfølgende skal ske tilretning, reparation eller andet på et allerede registreret hjælpemiddel, skal der ikke oprettes en ny sag, men fortsættes i den ansøgning hvor hjælpemidlet hører til. 100

107 Kørsel Udkørsel/hjemkørsel Revideret 22/ HNY Der oprettes 2 udkørselsruter Ishøj/Vallensbæk. En "afventer" til brug for borgere som f.eks. er indlagt på hospitalet eller ved dødsbo, og en udenbys som tildeles borgere der fraflytter kommunen med hjælpemidler. Det er den ansvarlige terapeut for det enkelte område, der har ansvaret for at borgeren har den korrekte rute tilknyttet. Akut kørsel Der er akut udkørsel hver dag i begge områder. Akutte ansøgninger der er modtaget inden kl. 12 udkøres samme dag eller senest dagen efter. Som hovedregel indenfor 24 timer. Akut (prioritet 1) Terminale borgere Afhentning ved dødsfald, hvor ægtefælle ønsker det hurtigt Drifts forstyrrelser ved el-funktioner på lifte, senge og kørestole med joy-stick Fejl på nødkald Tryksår Akutte ændringer i borgeres tilstand Almindelig kørsel Revideret 17/4-08 Ved almindelig udkørsel skal hjælpemidlerne være bragt ud inden for 3 arbejdsdage, fra hjælpemidlet er kommet på lager. Almindelig kørsel (prioritet 2+3+4) Hjælpeforanstaltninger vedr. hospitals hjemmebesøg Nødkald Arbejdsredskaber for hjælpere (APV) Hjælpeforanstaltninger der vedrører indendørs mobilitet Hjælpeforanstaltninger der vedrører udendørs mobilitet Som hovedregel laver depotet aftale med borger eller pårørende. Terapeuterne skriver i noten på sagen, hvis der er noget depotet skal være særlig opmærksom på, eksempelvis i forbindelse med aftaler med borgeren eller pårørende. Reparationer Når et hjælpemiddel sættes på reparationslisten, skal hjælpemidlet være afhentet, repareret og leveret til borger igen indenfor 5 arbejdsdage. Såfremt dette ikke kan lade sig gøre, f.eks. hvis der ventes på reservedele orienteres borger herom indenfor de 5 arbejdsdage. Instuksfil 101

108 Prioritering af kørsler Akut levering og afhentning (indenfor 24 timer) Reparations sager (udføres indenfor 5 arbejdsdage) Almindelige kørsler (indenfor 3 arbejdsdage fra hjælpemidlet er på lager) Kørelister Kørelister, reparations- og advisliste trækkes hver dag kl. 15. Der udskrives udlånserklæring sammen med kørelisten. Reparation - trækkes separat Akut ud/hjem - trækkes separat, listen trækkes hver dag kl. 12. Garanti- og Serviceliste for lovpligtige eftersyn på el-senge, mobillifte og stålifte trækkes hver måned. Service udføres af depotfolk. Alle kørelister udskrives uden CPR-nr. Arbejdsgange i forbindelse med ud- og hjemkørsel Når hjælpemidlerne er leveret ændres status på hjælpemidlet ved hjemkomst til depotet. Dette foregår vha. stregkodelæser eller manuel indtastning på systemet. Skulle borger ved udkørslen alligevel ikke ønske hjælpemidlet gives der besked til den ansvarlige terapeut. Terapeuten undersøger årsagen og ændrer status på hjælpemidlet herefter. Eventuelt benyttes funktionen Fortryd visitation. Udlån i kortere tid Akut depot Revideret 10/ HNY For lån af hjælpemidler som ikke er arbejdsredskaber, henvises alle borgere til udlejningsfirma. I forbindelse med helligdage (jul/nytår, påske) stilles enkelte hjælpemidler frem på kærbo til brug i akutte tilfælde. Der vedlægges liste, hvorpå hjemmeplejen skal påføre til hvilken borger hjælpemidlet er udleveret. Hjælpemidler i udvalg Hjælpemidler i udvalg bestilles af terapeuten. Det skal fremgå af følgesedlen at hjælpemidlet er i udvalg. Depotet adviseres via advis om at hjælpemidlet er bestilt i udvalg inden det kommer og derfor ikke skal registreres. Hvis hjælpemidlet skal køres ud til borgeren oprettes advis til depotet om udkørsel. Terapeuten opretter en advis med advistype "hjælpemidler i udvalg" som huskeseddel til sig selv. 102

109 Kan hjælpemidlet ikke bruges skal det returneres til leverandør: Advis til depotet, at hjælpemidlet skal retur til leverandør. Angiv adresse for afhentning. Kan hjælpemidlet anvendes skal det lagerføres: Terapeuten opretter sagen på Indkøbsbehov ændres status til Bestilt Advis til depotet om at hjælpemidlet skal lagerføres. Stregkoden køres ud til borger og monteres på hjælpemidlet. Hjemtagning Hjælpemidler kan hjemtages ved dødsfald, til reparation/vedligeholdelse eller ved kassation. Alle hjælpemidler der kommer hjem til vask og reparation, frigives først når det er klargjort. Der tages samtidig stilling til om det skal kasseres. Hjælpemidler kan dermed ikke visiteres til ny borger, før de er vasket, efterset og eventuelt repareret, og der er sat slutdato på disse handlinger. Fejlhjemtagning Hvis man er kommet til at hjemtage et hjælpemiddel ved en fejl, kan du højre klikke og under specielt vælge fortryd hjemtagelse. Kassering af hjælpemidler Sker i samråd med terapeuterne på det ugentlige møde. Hvis et hjælpemiddel hos en borger skal kasseres, skal det på kørelisten. Vælg kassér, smidt væk. Kasserede hjælpemidler kan godt blive stående hos borgeren, hvis det ønskes som reserve. Der laves et notat på kørelisten om, at det skal blive hos borgeren, og hjælpemidlet mærkes tydeligt så man kan se at det er kasseret fra Kommunens side. Dødsfald Revideret 2/ hny Terapeuten bestiller hjemtagning af alle hjælpemidler. Hvis hjælpemidlerne ikke kan frigives (afventer skifteret el. lign.) med det samme, skriv en køreliste bemærkning. Der tages kritisk stilling til hvilke hjælpemidler der ønskes retur på lager, nogle hjælpemidler skal evt. kasseres som f.eks. bestik, gribetang m.v. Det kan være en fordel at få vist en oversigt ved at vælge aktive frem for ansøgninger til højre i billedet. Hvis der er boligændringer på en borger, skal der tages stilling om disse skal hjemtages. Hvis ikke ændres status på boligsagen til direkte til lager inden borgeren afgangsføres. Det samme gælder for høretekniske hjælpemidler og syns-/kommunikationshjælpemidler som er registreret under egne hmi nr Vær særligt opmærksom på om der er leverings- og serviceaftaler, der skal afmeldes på Kommunikationscentret. Instuksfil 103

110 Det tjekkes også for om der er Ydelser (forbrugsgoder) registreret, disse ydelser afsluttes ved at påføre slutdato, såfremt de er bevilliget fra vores afdeling. Reparationer Hvis der er registreret gamle sager på borgeren skal der skrives i bemærkningsfeltet til kørelisten, hvilke hjælpemidler det drejer sig om. Evt. andre gamle sager, ændres til status direkte til lager. Ansvarlig: Terapeuterne Afgangsføring ved død Revideret hny 2/ Depotet afgangsfører borger når hjælpemidlerne er afhentet. Der tjekkes både under hjælpemidler og ydelser. Hvis borger ikke har flere aktive ydelser eller hjælpemidler, kan borger afgangsføres. Er der aktive ydelser kontaktes sagsbehandler for kropsbårne hjælpemidler før borger afgangsføres. Ansvarlig: Depotet Revideret 29/ hny Henvendelser vedr. reparationer går direkte til depotet. Der kan ringes på alle hverdage ml på telefon Den der får information om at et hjælpemiddel skal repareres, registrerer det til reparation. Notér initialer og dato samt beskrivelse af, hvad der er galt i notatfeltet. Ved reparationer samt udskiftning af dæk og slanger registreres det af depotmedarbejder eller terapeuten, at der udført en reparation, og af hvilken karakter. Herunder også om den er foretaget på depotet eller af leverandøren. Depotet tager stilling til om hjælpemidlet kan repareres hos borgeren eller skal hjemtages. Ved reparation hos borgeren sættes der slutdato på hjælpemidlet på borgeren i reparations vinduet. Hjælpemidler der hjemtages til reparation, hjemtages først og dernæst sættes slutdato på i reparationsvinduet. Hjælpemidlet kommer herefter automatisk på køreslisten. Der noteres forbrug af reservedele. Reparation af el-kørestole Revideret 20/ hny Ved henvendelse om reparation af en el-kørestol, tjekker depotet først om el-kørestolen er bevilliget som et hjælpemiddel eller et forbrugsgode. El-kørestole bevilliget som forbrugsgode, vil være registreret under fanen ydelser lige ved siden af fanen hjælpemidler. Der kan også søges på aktive under fanen ydelser I notatfeltet vil det fremgå om der gives tilskud til reparationer og batteriskift. I tvivlstilfælde må depotmedarbejder først kontakte den ansvarlige terapeut. Kontrol af lifte og senge Revideret 8/10-07 VLE Der udføres dokumenteret kontrol af: Lifte Senge 104

111 For at få sat serviceintervallet op på det enkelte hjælpemiddel, gøres dette ved at finde hjælpemidlet under Lager el. udlånte i hjælpemiddelguiden, højreklik på hjælpemidlet og vælg Redigér Et nyt vindue åbnes: Udfyld Købsdato samt evt. garantidato (ellers blankes denne) samt serviceinterval og afslut ved at trykke på OK Når hjælpemidlerne er blevet registreret med disse oplysninger, kan man udskrive en serviceliste Dette gøres ved at klikke på Rapporter, Hjælpemiddeludskrifter, Garanti- og serviceliste. Instuksfil 105

112 Sæt kuglen i serviceliste og træk listen for f.eks. en måned afslut ved at klikke på udfør søgning (manden) Listen udskrives ved at trykke på udskriv alle. 106

113 Udskriv afslutningsvis en label ved at åbne filen Service-HMI som ligger på din computers skrivebord, udfylde oplysningerne, print (til Zebra-printeren) og sig nej til at gemme. Ansvarlig: Depotet Indkøb af hjælpemidler Standard hjælpemidler: Depotet sørger for indkøb. Specialtilpassede hjælpemidler: Indkøbes som udgangspunkt af terapeuten, hvor denne er i dialog med leverandøren. Når hjælpemidlet efter afprøvning er valgt ændres til "er bestilt" på indkøbsbehovet af terapeuten, og depotet sørger herefter for registrering af hjælpemidlet. Oprette standardleverandør Af hensyn til historikken på det enkelte hjælpemiddel skal standardleverandøren registreres. Det er terapeuternes ansvar, at tilknytte standardleverandør. Når der findes hjælpemidler uden standardleverandør på indkøbslisten Dette gøres under systemadm., opslagstabeller hjælpemidler, hjælpemidler. Indtast hminr., højreklik, vælg detalje og udfyld standardleverandør. Dette skal gøres inden hjælpemidlet lagerføres. Leverandøren kan kun ses på valget rediger ikke på historik på hjælpemidlet. Arbejdsgang ved indkøb Revideret 16/ HNY Udgangspunktet er, at der bestilles dagligt og at det er depotet der gør det. Undtaget er dog stadig de hjælpemidler som terapeuten alligevel snakker med leverandøren om. Bestillinger registreret senest kl. 15 bestilles næste dag. Hvis der kun er en enkelt mindre ting, kontaktes sagsbehandler, for at få afklaret, om det kan vente til dagen efter. Men der skal ikke ventes mere end til dagen efter. Ved bestilling oplyses følgende til følgesedlen: Vedr. Borgers fødselsdato og forbogstaver Hvis det er en refusionsborger oplyses tillige hvilken kommune hjælpemidlet tilhører Er der særlige bemærkning til indkøbet fx. farve eller mål, sender terapeuten separat advis med oplysningerne til depotet. Betaling af faktura Billedet Stamdata og Visitation bruges til at checke om det hjælpemiddel som fakturaen omhandler er lagerført. Faktura kan herefter betales. Tjek om det er en refusionsborger. Hvis Ja, redigeres hjælpemidlet og det tilføres i noten hvilken kommune hjælpemidlet tilhører. Instuksfil 107

114 Reparationer/reservedele Revideret 8/ HNY På alle hjælpemidler registreres reparationer uden pris og med følgende valg: Dæk/slanger Batterier (depot) Batterier (forhandler) Mekanisk fejl (depot) Mekanisk fejl (forhandler) Elektrisk fejl (depot) Elektrisk fejl (forhandler) Andet Ruter Ishøj Vallensbæk (her kontaktes beskæftigelses afdelingen i Vallensbæk når hjælpemidlerne er klar til udkørsel) Udenbys anvendes når en borger flytter ud af kommunen med hjælpemidler Adviser Revideret 5/ VLE Da Ishøj og Vallensbæk har et forpligtende samarbejde omkring borgere som får hjælpemidler er der udarbejdet en politisk godkendt model: De Vallensbæk borgere modtager hjælpemidler lægges ind i Ishøj CARE under klient stamdata udfyldes kommune: Vallensbæk. Borgerne følger i øvrigt arbejdsgangen beskrevet i instruksfilen. Er der behov for at kommunikere med Vallensbæks f.eks. hjemmepleje, sygepleje, visitation gøres dette i Vallensbæks CARE system. Dvs. at der oprettes advis i CARE Vallensbæk til funktionen hjælpemidler husk at skrive din funktion nederst i adviset inden det sendes. Når adviset besvares, vil det ligge i Vallensbæks CARE system dvs. at ergoerne HVER DAG skal åbne CARE Vallensbæk og se om der ligger adviser til funktion Hjælpemidler Har visitation, hjemmeplejen, etc. i Vallensbæk behov for at se oplysninger fra journal, hjælpemiddel ansøgninger åbner Vallensbækmedarbejderen CARE Ishøj og finder de efterspurgte oplysninger. Der kan skrives advis til: HJRØN Borgere som har tilhørsforhold i Rønnebækhus, Vallensbæk Stationstorv 6, skrives til: gruppeled./planlæg. HJNOR 108

115 Borgere som har postnummer 2625, skrives til planlægger Nord HJSYD Borgere som har postnummer 2665 Vallensbæk Strand, skrives til planlægger Syd. Ishøjs ergoterapeuter tilmelder borgeren i Care: Ishøjs terapeuter henvender sig telefonisk til henholdsvis Visitationen og/eller sygeplejen på tlf.: Visitation: Anne-Marie Frølunde amf@vallensbaek.dk Susan Kildsgaard Jørgensen skj@vallensbaek.dk tlf. Vallensbæk Rådhus: Sygeplejen: Nord: Tidsrum ( el ) Syd: Rønnebækhus: Planlægger/gruppeleder sender en advis i eget system til terapeuterne eller giver information pr. telefon. Instuksfil 109

116 Hjælpemidler - kropsbårne Arbejdsgange Revideret 29/10-07 VLE Ved oprettelse af nye sager er arbejdsgangen: Modtagelse af ansøgning 1) Borger oprettes med henvisning til hjælpemidler (hvis ikke en sådan allerede findes) 2) Tilhørsforhold udfyldes (hvis ikke en sådan udfyldes) 3) Ansøgning oprettes 4) Oplysninger indhentes hos f.eks. læge m.v. 5) Der oprettes journalnotat med oplysninger om bevillingens indhold Bevilling/afslag 6) Når de nødvendige oplysninger er indhentet og der kan gives en bevilling udfyldes de bevilligede ydelser på ansøgningen. 7) Hvis der gives afslag registreres ligeledes afslag på fanen afslag. 8) Baggrund for afslag dokumenteres ligeledes i journal. Ansvarlig: Sagsbehandler Områder/Distrikter Revideret 21/ VLE Der arbejdes efter samme distriktsinddeling som hjælpemidler i øvrigt. Dvs. hvis borgeren ikke er oprettet i hjælpemiddelmodulet og der skal oprettes en ny sag tilgangsføres borgeren det distrikt som tilhører ergoernes distriktsinddeling. Cpr. fordelingen på kropsbårne hjælpemidler er flg.: 1 6 Jeanette (lok.7652) 7 10 Lena (lok.7549) Ali (lok.7802) Mette (lok.7279) Iza (lok.7722) Øvrige ydelser Feltet Rute SKAL udfyldes således: Vallensbækborgere: Vælg Vallensbæk Ishøjborgere: Vælg Ishøj Revideret 9/ VLE Der arbejdes med flg. øvrig ydelse i CARE: Ledsageordning 110

117 Hvis bevillingerne fortsætter sættes ingen slutdato. Denne registreres ligeledes som ansøgning. Sagsarter fra før 29/10 bibeboldes i S&A og fremover lægges disse ind som ansøgninger i CARE under ydelser. Der kan trækkes en rapport over øvrige ydelser i CARE (nr. 67) under rapporter, generer rapporter. Ny ansøgning Ansvarlig: Sagsbehandler Revideret 26/ VLE Der oprettes en ny ansøgning når der ansøges om kropsbårne hjælpemidler (ydelser). Hvis der ligger andre, kan disse være til de genanvendelige hjælpemidler og disse skal ikke bruges. Prioritet, tyngde, udbringningsrute og visiteret fra bruges p.t. ikke. Feltet Modtaget Den dag ansøgningen er registreret som modtaget i kommunen/afdelingen. Behandlings start: Den dag sagsbehandleren modtager ansøgningen Behandlings slut: Afgørelsesdato/bevillingsdatoen. Underskrevet: Bruges ikke. Sagsbehandler: Udfyldes med sagsbehandlers initialer. Står standard til den som har oprettet sagen og skal ændres hvis man opretter en sag for en anden sagsbehandler. Lægen oprettes, såfremt denne haves. Ydelserne lægges ind når disse kan bevilges eller der gives afslag. Ansvarlig: Sagsbehandler Ny ansøgning modtages Revideret 26/ VLE Vinduet ansøgning for modtagelse af nye ansøgninger på borgere som er oprettet i CARE med henvisning til hjælpemiddelmodulet. I feltet modtaget Noteres datoen for borgerens henvendelse I feltet startet Noteres datoen for hvornår der rettes henvendelse til borgeren via brev eller telefon Instuksfil 111

118 Feltet prioritet Anvendes ikke I feltet afsluttet Noteres datoen for sagsbehandlerens bevilling/afgørelse. I feltet sagsbeh. Sagsbehandlers initialer påføres. I feltet notat til venteliste Der laves et kort notat til hvad ansøgningen omfatter. (Under Ansøgning) Ydelserne lægges ind når disse kan bevilges eller der gives afslag. Ansvarlig: Sagsbehandler Snitflade til S&A Revideret 9/ VLE Der er snitflade til KMD s S&A system. Der oprettes derfor automatisk en sag under sagsart 156. Sagen passivføres (2) automatisk, når der afgangsføres. Alle aktive gamle sager bliver stående i S&A på sagsart 146. Fra 29/10 vil sager fremover ligge under 156 uden sagstyper. Registreringen på sagstyper ligger i CARE under hjælpemilder, ydelser fremover. Ledsageordning ligger ligeledes som en øvrig ydelse i klient stamdata, fanen oversigt. Ansvarlig: Sagsbehandler Sagsbehandling Revideret 26/ VLE Selve dokumentationen noteres i journalen under søgeord 07 Sagsbehandler Rådhus. Notatet kan ikke gemmes, uden at det tildeles en overskrift. Ved oprettelse af gammel sag noteres det ved første notat i journalen, at der findes en papirsag på borgeren. Der arbejdes med standardoverskrifter dvs. når der eks. søges om en bevilling på Indlæg vælges standardoverskriften indlæg. Det er efterfølgende muligt, at søge på fri tekst i journalen og finde alt hvad der vedrører indlæg. Baggrund for afslag noteres ligeledes i journal. Ansvarlig: Sagsbehandler Tildeling af hjælpemiddel på ansøgningen Revideret 29/06-09 VLE Når hjælpemidlerne bevilges oprettes disse på fanen ydelser afslag noteres på fanen Afslag. Ved tildeling af en ydelse, noteres det samtidigt efter hvilken, det er bevilliget. Der oprettes ansøgninger efter behov, men det er en mulighed, at såfremt der modtages en telefonisk ansøgning, at man lægger denne ind på vegne af en kollega evt. via ansøgningsvinduet. Dette kræver dog at borgeren er oprettet i CARE med en henvisning. 112

119 Følgende ydelser kan bevilges: Arm- og benproteser Diabetes Forbrugsgoder Hjælpeordning Høreapparater Invalidebiler Kontaktpersonordning Ledsage ordning Merudgifter 100 Orlovsydelser Ortopædiske hjælpemidler Sko/indlæg Stomi/inkontinens Synshjælpemidler Øvrige hjælpemidler Ansvarlig: Sagsbehandler Tildeling af hjælpemiddel/ydelse på ansøgningen Revideret 26/ VLE De kropsbårne hjælpemidler i CARE kaldes ydelser og oprettes derfor på denne fane. Flg. udfyldes: Bevillingsdato Den da hjælpemidlet bevilges. Beløb/egenbetaling: Bruges p.t. ikke Notat: Bruges efter behov Leverandør: Ved frit valg vælges Borger indkøber selv frit valg Ansvarlig: Sagsbehandler Word-skabeloner Revideret 11/ VLE Der anvendes word-skabeloner på flg.: Diverse bevillinger af biler Bevilling af ledsageordning Indstillinger til forskellige instanser Ansøgning/bevilling af inkontinenshjælpemidler Urinkontinens/udredningsskema Instuksfil 113

120 SCA skemaer og udredningsskema vedrørende Vallensbækborgere oprettes i Vallensbæks CARE med advis til Hjælpemidler, kropsbårne. Sagsbehandler i Ishøj udskriver dette og scanner det efterfølgende ind i CARE Ishøj. Øvrige skemaer modtages enten på fax, mail eller med post som efterfølgende lægges ind CARE. Skemaer på Ishøj borgere udfyldes af sygeplejersken fra CARE, med advis til type 07 Kropsbårne hjælpemidler - sagsbehandlerne behandler efterfølgende sagen. Disse gemmes i CARE under Klient, dokumenter således at det er muligt, at se hvilke af ovenstående breve der er sendt ud til borgeren. Ansvarlig: Sagsbehandler Blanketter fra blanketsystemet Revideret 26/ VLE P.t. hentes nedenstående blanketter fortsat I blanketsystemet, disse gemmes og der sættes pegepind op I CARE således at disse også bliver tilknyttet borgeren I CARE: Ansøgningsblanket Anmodning om lægeoplysninger Bevillinger Afslag Bil-blanketter Ansvarlig: Sagsbehandler Scanning af dokumenter Revideret 8/ VLE Alle dokumenter indscannes og ligger i mappen hjælpemidler-kropsbårne, tif. Ansvarlig: Sagsbehandler Afslag Revideret 26/ VLE Afslag af ansøgninger/ydelser registreres dels på fanen Afslag og som dokumentation i journalen. Der skrives et afslag til borgeren vha. en Wordskabelon. Ansvarlig: Sagsbehandler Advis Revideret 26/ VLE De kropsbårne sagsbehandlere læser de adviser som sendes til funktionen Kropsbårne hjælpemidler. Hvis der sendes en advis til f.eks. sygeplejersken på Rådhuset skal der være en henvisning til sygeplejen samt borgeren skal være tilknyttet et distrikt ellers kommer den ikke frem sygeplejerskerne. 114

121 Ansvarlig: Sagsbehandler Vallensbæk samarbejde Revideret 5/ VLE Da Ishøj og Vallensbæk har et forpligtende samarbejde omkring borgere som får hjælpemidler er der udarbejdet en politisk godkendt model: De Vallensbæk borgere modtager hjælpemidler lægges ind i Ishøj CARE under klient stamdata udfyldes kommune: Vallensbæk. Borgerne følger i øvrigt arbejdsgangen beskrevet i instruksfilen. Er der behov for at kommunikere med Vallensbæks f.eks. hjemmepleje, sygepleje, visitation gøres dette i Vallensbæks CARE system. Dvs. at der oprettes advis i CARE Vallensbæk til funktionen hjælpemidler, kropsbårne husk at skrive din funktion nederst i adviset inden det sendes. Når adviset besvares, vil det ligge i Vallensbæks CARE system dvs. at sagsbehandlerne HVER DAG skal åbne CARE Vallensbæk og se om der ligger adviser til funktion Hjælpemidler, kropsbårne. Har visitation, hjemmeplejen, etc. i Vallensbæk behov for at se oplysninger fra journal, hjælpemiddel ansøgninger åbner Vallensbækmedarbejderen CARE Ishøj og finder de efterspurgte oplysninger. Der kan skrives advis til: HJRØN Borgere som har tilhørsforhold i Rønnebækhus, Vallensbæk Stationstorv 6, skrives til: gruppeled./planlæg. HJNOR Borgere som har postnummer 2625, skrives til planlægger Nord HJSYD Borgere som har postnummer 2665 Vallensbæk Strand, skrives til planlægger Syd. Ishøjs sagsbehandlere tilmelder borgeren i Care: Ishøjs terapeuter henvender sig telefonisk til henholdsvis Visitationen og/eller sygeplejen på tlf.: Visitation: Anne-Marie Frølunde amf@vallensbaek.dk Susan Kildsgaard Jørgensen skj@vallensbaek.dk tlf. Vallensbæk Rådhus: Sygeplejen: Nord: Tidsrum ( el ) Syd: Rønnebækhus: Instuksfil 115

122 Dødsfald Planlægger/gruppeleder sender en advis i eget system til sagshandlerne eller giver information pr. telefon. Revideret 1. april - VLE Der checkes automatiske adviser hver måned og sagen afsluttes. Hvis borgeren ikke har nogle tekniske hjælpemidler afgangsføres borgeren under Moduler, Stamdata, Afgangsfør klient. Har borgeren tekniske hjælpemidler, afgangsføres der ikke, da hjælpemidlerne efterfølgende skal hjemtages og ergoterapeuten afgangsfører derfor. Der gives evt. besked til leverandør Ansvarlig: Sagsbehandler 116

123 Træning Arbejdsgang Vallensbæk borgere Revideret 18/ VLE Da Ishøj og Vallensbæk har et forpligtende samarbejde omkring borgere som skal trænes er der udarbejdet en politisk godkendt model: De Vallensbæk borgere som trænes i Ishøj lægges ind i CARE under klient stamdata udfyldes kommune: Vallensbæk. Borgerne følger i øvrigt arbejdsgangen beskrevet i instruksfilen. Er der behov for at kommunikere med Vallensbæks f.eks. hjemmepleje, sygepleje, visitation gøres dette i Vallensbæks CARE system. Dvs. at der oprettes advis i CARE Vallensbæk til flg. funktioner: Når adviset besvares, vil det ligge i Vallensbæks CARE system dvs. at terapeuterne HVER DAG skal åbne CARE Vallensbæk og se om der ligger adviser til funktion 10 Træningsterapeuter. Har visitation, hjemmeplejen, etc. i Vallensbæk behov for at se oplysninger fra journal, hold- og individuel træning åbner Vallensbækmedarbejderen CARE Ishøj og finder de efterspurgte oplysninger. Ishøjs træningsterapeuter vurderer om borgeren er i stand til at videregive oplysning om træning samt tidspunkter til Vallensbæk hjemmepleje. Hvis borgeren ikke er i stand til dette skrives advis i Vallensbæks Care system om træning, evt. kørsel Der skrives advis til: Distrikt HJRØN Borgere som har tilhørsforhold i Rønnebækhus, Vallensbæk Stationstorv 6, skrives til: Funktionen gruppeled./planlæg. Distrikt HJNOR Borgere som har postnummer 2625, skrives til funktionen planlægger Nord. Distrikt HJSYD Borgere som har postnummer 2665 Vallensbæk Strand, skrives til funktionen planlægger Syd. DAGSYGEPLEJERSKERNE Gælder alle sygeplejersker i dagvagt. Ishøjs træningsterapeuter tilmelder borgeren i Care: Øvrige ydelser til træning og evt. kørsel. Medarbejder i Vallensbæk opretter klient med henvisning til Træning i Vallensbæks CARE system, samt anden information, som kørsel Ishøjs terapeuter henvender sig telefonisk til henholdsvis Visitationen og/eller sygeplejen på tlf.: Visitation: Anne-Marie Frølunde amf@vallensbaek.dk Instuksfil 117

124 Susan Kildsgaard Jørgensen tlf. Vallensbæk Rådhus: Sygeplejen: Nord: Tidsrum ( el ) Syd: Rønnebækhus: Planlægger/gruppeleder sender en advis i eget system til træningsterapeuterne eller giver information pr. telefon. Oprettelse af borger - genoptræning Oprettet 10/09-13 SAS Den visiterende sagsbehandler sørger for at oprette borgeren med de nødvendige oplysninger i klient stamdata, tilknytter borgeren distriktet, udfylder under faneblad visitering om det er efter sundhedslov, servicelov eller vederlagsfri (hovedgruppe 5, 6 eller 7) og lægger det første vurderingsbesøg (indledende samtale) ind til den terapeut som skal tage besøget. Husk at tilføje borgerens tlf.nr., hvis dette ikke står der. Dette gøres således i CARE: Moduler Klient Stamdata. Skriv borgerens CPR-nummer. Hvis der kommer en boks, hvor der står Klienten findes ikke i klienttabellen. Ønskes klienten oprettet? : Tryk Yes. Hvis det er en udenbys borger (ikke Vallensbæk), skal adressen skrives ind manuelt og i kommunefeltet vælges Ishøj. Under Kontaktinfo indskrives telefonnummer, hvis kendt. Hvis det ikke kendes, skal man forsøge at finde det på og derefter indskrive det. GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. Udenbys borgeres kommune vælges under faneblad Oversigt Refusion. Henvisning Revideret 10/ SAS Efter oprettelse af borger vælges faneblad Henvisning. Højreklik i det store hvide felt Indsæt ny (eller Ctrl N). Under Henvist til ; markeres i feltet Træning. I feltet Henvist af ; vælges hvem der har henvist borgeren til træning. Henvisningsdato er den dato, vi har modtaget henvendelse / genoptræningsplan / ansøgning. I feltet Behandles inden trykkes delete, så der står I feltet Udført skrives dine initialer ( dem der står i blå linje øverst i KMD Care). I feltet Bemærkninger : Her skrives f.eks. Glostrup Hospital når sygehus er valgt under henvist af, for: diagnose eller problemstilling, evt. om der er visiteret til en startdato og terapeut. Vurderingsdato og tid (indledende samtale), terapeut og sted tilføjes. Der tages kopi af dette og det indsættes i et journalnotat. Hvis borger får hjemmepleje i Ishøj, sendes der samtidig en advis med samme tekst til enten sygepleje dage eller Kærbo døgnrapport. 118

125 GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. Visitering til træning Revideret 10/ SAS På faneblad Visitator skal det fremgå, om der er tale om en servicelovsborger, en sundhedslovsborger eller vederlagsfri borger samt dato hvor træningen starter feltet start. Klik i feltet Ydelse, vælg kun ydelser fra hovedgruppe 5. Sundhedslov (Visitator), 6. Servicelov (Visitator) eller 7. Vederlagsfri fys (Visitator). I felterne Besøg og Varig, under Hverdag, skrives et 1-tal. Vurderingstid til borgere Revideret 10/ SAS Visiterende sagsbehandler finder en vurderingsdato til borgeren således: Åbn Træningscentret Kærbo Kalenderen i Outlook Find en tid i denne kalender hos en terapeut med god viden indenfor den aktuelle diagnose via Is-tids kompetence-oversigten fra Q:\Træningscentret\Organisatorisk\Terapeut kompetencer og kurser\kompetence oversigter I outlook, opret da en ny aftale ud for den valgte terapeut (aftalen i kalenderen med dennes navn). Skriv borgeren navn, cpr nummer og telefonnummer (+ kørsel, hvis borgeren skal have dette), samt terapeutens navn i sted. Inviter derefter terapeuten til denne aftale. Farv aftalen grøn for Syd, orange for Nord og gul for hjemmevurdering Ved hjemmevurdering oprettes også en ny aftale til 15 min før vurderingstiden, og den relevante terapeut inviteres også til dette. I faneblad Oversigt: Under Øvrige ydelser højreklikkes i det grå felt Indsæt ny (eller Ctrl N). Vælg Sundhedslov, Servicelov-genoptræning, Servicelov-vedligeholdelsestræning eller Vederlagsfri fysioterapi. Startdato: Skriv vurderingsdatoen. Gem. Åbn Træning Stamdata & visitation. Faneblad Tilhørsforhold, vælg Distrikt 2.1-Kærbo Træning og udfyld Std. initialer hverdag med vurderingsterapeutens initialer. Indlæg besøg under fanen Disponator som ZZ5049 og vurderingsdatoen som både start- og slutdato. Tid 60 min, gem, indsæt besøget i kalenderen (samt initialer) og gem. Ansvarlig: Visiterende sagsbehandler. Refusionsborgere Revideret 10/ SAS Borgere som kommer fra andre kommuner og får træning hos os registreres på normal vis, men under Klient Stamdata skal udfyldes: Faneblad Oversigt Refusion Fra vælges, kommunens navn findes samt startdato = den dato registrering sker. Borgere, der trænes i andre kommuner men bor i Ishøj, registreres på normal vis, men under Klient Stamdata skal udfyldes: Faneblad Oversigt Refusion Til vælges, kommunens navn findes samt startdato = den dato registrering sker. Ansvarlig: Visiterende sagsbehandler. Brevskrivning og læsning Revideret 09/ VLE Der ligger en lang række breve (wordskabeloner) i CARE som der kan være brug for at udskrive alt efter behov. Sådan gøres det i CARE: Instuksfil 119

126 Når den borger, man skal skrive til, er fundet (oprettet eller udsøgt) i Moduler Klient Stamdata, højreklikkes i det orangegule felt, hvor stamdataene står, vælg Word-skabeloner Træning et af brevene her vælges. I dette brev kan man rette og indskrive efter behov. GEM ved at trykke Ctrl S. Brevet er nu gemt under borgerens navn og kan redigeres i, indtil man har afsluttet KMD Care. Herefter er det nødvendigt, hvis man igen åbner KMD Care, at skrive et nyt brev, hvis man ønsker at omformulere dele af brevet. Brevet er redigerbart et par timer efter, det er oprettet. HUSK! ret dato og navn på afsender på brevet. Se i øvrigt under Dokumenter (indholdsfortegnelsen) for information om redigering af breve. Læsning af brev: Når den borger, man skal læse brev om, er fundet (oprettet eller udsøgt) i Moduler Klient Stamdata, går man igen op i Moduler Klient Stamdata, under ordet Stamdata vælges Dokumenter. Klik på Træning i venstre hvide felt. I højre hvide felt ses de breve, vi har skrevet til borgeren. Dobbeltklik på det brev, man ønsker at læse. Nede i proceslinjen blinker nu et mørkeblåt felt med dato-cpr-journalnummer på dette brev. Klik på dette felt for at åbne brevet. Ansvarlig: Visiterende sagsbehandler eller alle terapeuter. Opstart af træning Revideret 10/ SAS Sådan gøres det i CARE: Først skal borgeren være oprettet og have henvisning samt være visiteret til træning (udføres af visiterende sagsbehandler eller terapeuter). Så skal borgeren have tildelt øvrige ydelser : Når borgeren skal have individuel træning udfyldes under Moduler Træning Stamdata & Visitation faneblad Stamdata, Std. initialer hverdag med initialer på den trænende terapeut. Er der flere terapeuter tilknyttet udfyldes initialer i felterne kontaktperson og afløsere. Når borgeren opstarter holdtræning udfyldes under Moduler Træning Stamdata & Visitation faneblad Stamdata, holdterapeutens initialer i feltet Kontaktperson. Skal borgeren have kørsel: Moduler Klient og fanen Oversigt. Ctrl N Vælg enten Kørsel/Træning-Kærbo (Amb.) eller do. Pilehavehus. Startdato: Skriv den faktiske startdato for kørsel. Og husk at sende kørselsanmodning via worddokument og mail. Kørsel til svømmehal er tilknyttet Kærbo. (Udføres af trænende terapeut) Er borgeren på døgngenoptræningen skal Træning Kærbo (Døgn) også vælges under Moduler Klient og fanen Oversigt. GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. Ansvarlig: Trænende terapeut. En borger opstarter individuel træning Revideret 10/ SAS Den trænende terapeuter udfylder sig selv som kontaktperson og opretter besøgene i disponeringen. Sådan gøres det i CARE: Under Moduler Træning Stamdata og planlægning, fanen Stamdata, udfyldes Std. initialer hverdag og Kontaktperson med initialer på den trænende terapeut, således at dine kolleger kan se dit fulde navn og ikke skal i gang med en søgning ud fra dine initialer for at finde frem til dig. (trænende terapeut = dine initialer fra øverste blå linje i KMD Care). GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. 120

127 Under Moduler Træning Stamdata & planlægning, faneblad Disponator skal Ydelse indsættes. Tryk på CTRL+N (NY). Ydelsen vælges ud fra SKS-koderne samt i hovedgruppe 2, 3 eller 4 alt efter om det er sundhedslov eller servicelovsgenoptræning eller vedligeholdelsestræning. Antal træningsminutter indtastes. Ligeledes vælges om træning er for alle uger, specifikke uger, X uger eller ingen. GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. Herefter dukker der et papir-ikon op. Dette ikon trækkes over i Tidsrum ved at holde venstre museknap nede. Vinduet Indsæt udførelsestider dukker op. Starttid udfyldes, og hvis træningen foregår flere dage om ugen i samme tidsrum afkrydses de pågældende dage. Vær opmærksom på, at hvis der er flere forskellige ydelser indenfor samme træningsseance, er det en fordel først at vælge alle ydelserne, hvorefter papir-ikonet for én af ydelserne trækkes over i Tidsrum. Der må kun foregå én ydelse ad gangen (dette gælder dog ikke for tillægsydelser), så udførelsestiden deles mellem disse, f.eks. 30 minutter til hver af to ydelser, der tilsammen tager 60 minutter. Når vinduet Indsæt udførelsestider kommer frem, er det muligt at afkrydse alle ydelserne indenfor tidsrummet. GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. Ansvarlig: Trænende terapeut. En borger overgår fra individuel træning til holdtræning Revideret 10/ SAS Når en borger ikke længere skal have individuel træning stoppes ydelserne i disponeringen og borgeren tilknyttes evt. holdtræning. Sådan gøres det i CARE: Slette individuelle tider: Inden borgeren kan opstartes på hold kontrolleres det at vedkommende ikke tidligere har haft et individuelt forløb, hvor de er tilmeldt træningstider. Har de det, skal de gamle tider slettes inden holdtilmeldingen. Det gøres under: Moduler Træning Stamdata & planlægning, Vælg fanen Disponator Sæt slutdato på ydelserne. GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. Ansvarlig: Trænende terapeut. En borger opstarter holdtræning Revideret 10/ SAS Inden borgeren tilknyttes et hold, skal dette oprettes under faneblad Visitator. Tryk CTRL+N og der vælges under Ydelser koden BZFA Beh./træning på hold under hovedgruppe 5. Sundhedslov (Visitator), 6. Servicelov (Visitator) eller 7. Vederlagsfri fysioterapi (Visitator). Afslut ved at gemme (CTRL+S). Den trænende terapeut tilknytter borgeren et hold. Sådan gøres det i CARE: Kontrollere om borgeren har tilhørsforhold Inden borgeren kan blive tilmeldt holdet, skal de have et tilhørsforhold. Typisk vil dette allerede være oprettet i forb. med, at de er blevet vurderet. Hvis ikke det er gjort, eller hvis man ønsker at sætte sig selv som kontaktperson, gøres det under: Moduler Træning Stamdata & planlægning Vælg fanen Stamdata Vælg Distrikt 2.1 Kærbo Træning Instuksfil 121

128 Indsæt initialer under Std ini + under Kontaktperson GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. Tilmeld borgeren til hold Når ovenstående er gjort, kan borgeren blive tilmeldt holdet. Vær opmærksom på, at holdtilmeldingen gælder først dagen efter, at man har tilmeldt dem holdet. Det gøres under: Moduler Træning Stamdata & planlægning, vælg fanen Tilmeldte. Højreklik i feltet Træning, vælg tilmeld. Find det relevante hold husk at vælge om borgeren træner på sundhedslov, servicelov eller vederlagsfri. Vælg startdato og tryk OK. I feltet træning fremgår nu det hold borgeren er sat på. Vælg Std. i feltet paragraf. Gem med ctrl S. Eller Moduler Træning Aktiviteter - oversigt Klik på det aktuelle hold i ruden under Hold. Husk at vælge om borgeren træner på sundhedslov, servicelov eller vederlagsfri. Højreklik i vinduet klienter og vælg Tilmeld pr. den relevante dato. Udfør søgning ved at skrive i et eller flere af felterne i Søg klient, f.eks. borgerens initialer og tryk enter eller Udfør søgning. Vælg den rette person, markér og tryk derefter OK. Gem med ctrl S. Vælg derefter Std. i feltet paragraf ud for borgerens navn. Ansvarlig: Trænende terapeut Oprettelse af borger på (hold)ventelisten til træningsforløb Revideret 10/ SAS Når en borger står på venteliste til et træningsforløb, registrerer den visiterende terapeut (som har haft borgeren til vurdering) borgeren på ventelisten i CARE. Sådan gøres det i CARE: Moduler Træning Aktiviteter - oversigt I ruden Hold markeres V-Venteliste - individuelle Det vælges om borgeren skal på venteliste til ergoterapi (V-Venteliste ERGO individuelle) eller til fysioterapi (V-Venteliste FYS individuelle), så denne bliver markeret. I ruden til højre På venteliste højreklikkes og der vælges Sæt på til -> hold Søg borgeren frem i det billede, der dukker op Klik ok, og borgeren er på ventelisten. Gem: Ctrl S eller tryk på blyanten. I ventelisten er der 3 felter: 1) Prioritet. I dette felt skriver terapeuterne Diagnose/ problem borgeren skal have træning for Hvis et specifikt team skal på, pga. special problemstilling Hjemmetræning eller andet relevant 2) Dato. Datoen er den dato, som borgeren har været til vurdering/indledende samtale 3) Note. Haster (der skrives ikke noget, hvis det ikke haster) Træning udsat (når vi er bekendt med dette) eller ønsker til træningstider N = træning på Nord ønskes 122

129 S = træning på Syd ønskes GOP dato (henvisnings dato) Navn på terapeut, som er i gang med at forsøge at lave en tid med borgeren. Gem: Ctrl S eller tryk på blyanten. Ansvarliglig: Trænende terapeuter En borger opstarter et individuelt træningsforløb/fjernes fra ventelisten. Revideret 10/ SAS Alle terapeuter kan se hvilke og hvor mange borgere, der venter på et individuelt træningsforløb under Moduler Træning Aktiviteter - oversigt I ruden Hold markeres V- Venteliste individuelle Når en terapeut har et ledigt træningsforløb kontaktes borgeren, og når aftalen med borgeren er lavet, fjernes borgeren fra ventelisten. Sådan gøres det i CARE: I ruden På venteliste højreklikkes på borgerens navn og trykkes på Slet. Gem. Herefter følges proceduren for at disponere og sætte på evt. andre hold. Hver gang, der er sket ændringer og minimum på de to koordineringsmøder om ugen, udskrives ventelisten ved at højreklikke på holdet i venstre felt af vinduet. Vælg Udskriv aktivitet Venteliste. Vælg udskriv alle. Ansvarliglig: Trænende terapeuter Oprettelse af borger - hverdagstræning Oprettet 16/ MDB Den hverdagstrænende terapeut sørger for at oprette borgeren med de nødvendige oplysninger i klient stamdata, tilknytter borgeren distriktet, udfylder under faneblad visitering, at det er efter servicelov (hovedgruppe 9). Husk at tilføje borgerens tlf.nr., hvis dette ikke står der. Dette gøres således i CARE: Moduler Klient Stamdata. Skriv borgerens CPR-nummer. Hvis der kommer en boks, hvor der står Klienten findes ikke i klienttabellen. Ønskes klienten oprettet? : Tryk Yes. Under Kontaktinfo indskrives telefonnummer, hvis kendt. Hvis det ikke kendes, skal man forsøge at finde det på og derefter indskrive det. GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. Henvisning Oprettet16/ MDB Efter oprettelse af borger vælges faneblad Henvisning. Er borgeren allerede henvist til genoptræning springes dette punkt over og oprettelse fortsættes ved Visitering til træning. Højreklik i det store hvide felt Indsæt ny (eller Ctrl N). Under Henvist til ; markeres i feltet Træning. I feltet Henvist af ; vælges hvem der har henvist borgeren til træning. Instuksfil 123

130 Henvisningsdato er den dato, vi har modtaget henvendelse / ansøgning. I feltet Behandles inden trykkes delete, så der står I feltet Udført skrives dine initialer (dem der står i blå linje øverst i KMD Care). I feltet Bemærkninger : Her skrives f.eks. problemstilling og om der er aftalt startdato, sted og terapeut. Eventuelle aftaler med hjemmeplejen skrives. Der tages kopi af dette og det indsættes i et journalnotat. Hvis borger får hjemmepleje i Ishøj, sendes der samtidig en advis med samme tekst til enten sygepleje dage eller Kærbo døgnrapport. GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. Visitering til træning Oprettet 16/ MDB På faneblad Visitator skal det fremgå, at der er tale om en servicelovsborger, samt dato hvor træningen starter feltet start. Klik i feltet Ydelse, Vælg kun ydelser fra hovedgruppe 9. SEH Hverdagstræning (Visitator) I felterne Besøg og Varig, under Hverdag, skrives et 1-tal. Vurderingstid til borgere I faneblad Oversigt: Under Øvrige ydelser højreklikkes i det grå felt Indsæt ny (eller Ctrl N). Vælg Hverdagstræning. Startdato: Skriv startdatoen. Gem. Åbn Træning Stamdata & visitation. Faneblad Tilhørsforhold, vælg Distrikt 2.1-Kærbo Træning og udfyld Std. initialer hverdag med vurderingsterapeutens initialer. Indlæg besøg under fanen Disponator ved at højreklikke i det grå felt og vælge SEH- Hverdagstræning som enkeltstående besøg og vurderingsdatoen som både start- og slutdato. Forventede antal min ydelsen varer tilføjes, indsæt besøget i kalenderen (samt initialer) og gem. Ansvarlig: Hverdagstrænende terapeut Opstart af hverdagstræning Oprettet 16/ MDB Sådan gøres det i CARE: Først skal borgeren være oprettet og have henvisning samt være visiteret til hverdagstræning (udføres af hverdagstrænende terapeuter). Så skal borgeren have tildelt øvrige ydelser : Når borgeren skal have hverdagstræning udfyldes under Moduler Træning Stamdata & Visitation faneblad Stamdata, Std. initialer hverdag med initialer på den trænende terapeut. Er der flere terapeuter tilknyttet udfyldes initialer i felterne kontaktperson og afløsere. GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. Ansvarlig: Hverdagstrænende terapeut. En borger opstarter hverdagstræning Oprettet 16/ MDB Den hverdagstrænende terapeut udfylder sig selv som kontaktperson og opretter besøgene i disponeringen. Sådan gøres det i CARE: 124

131 Under Moduler Træning Stamdata og planlægning, fanen Stamdata, udfyldes Std. initialer hverdag og Kontaktperson med initialer på den hverdagstrænende terapeut, således at dine kolleger kan se dit fulde navn og ikke skal i gang med en søgning ud fra dine initialer for at finde frem til dig. (hverdagstrænende terapeut = dine initialer fra øverste blå linje i KMD Care). GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. Under Moduler Træning Stamdata & planlægning, faneblad Disponator skal Ydelse indsættes. Tryk på CTRL+N (NY). Ydelsen SEH-Hverdagstræning vælges ud fra hovedgruppe 9. SEH - hverdagstræning. Antal træningsminutter indtastes. Ligeledes vælges om træning er for alle uger, specifikke uger, X uger eller ingen. GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. Herefter dukker der et papir-ikon op. Dette ikon trækkes over i Tidsrum ved at holde venstre museknap nede. Vinduet Indsæt udførelsestider dukker op. Starttid udfyldes, og hvis træningen foregår flere dage om ugen i samme tidsrum afkrydses de pågældende dage. Når vinduet Indsæt udførelsestider kommer frem, er det muligt at afkrydse ydelsen indenfor tidsrummet. GEM ved at trykke på blyant eller Ctrl S. Ansvarlig: Hverdagstrænende terapeut. Oprettelse af borger på ventelisten til Hverdagstræningsforløb Oprettet 16/ MDB Når en borger må stå på venteliste til et hverdagstræningsforløb, registrerer den hverdagstrænende terapeut borgeren på ventelisten i CARE. Sådan gøres det i CARE: Moduler Træning Aktiviteter - oversigt I ruden Hold markeres V-Venteliste hverdagstræning I ruden til højre På venteliste højreklikkes og der vælges Sæt på til -> hverdagstræning Søg borgeren frem i det billede, der dukker op Klik ok, og borgeren er på ventelisten. Gem: Ctrl S eller tryk på blyanten. I ventelisten er der 3 felter: 4) Prioritet. I dette felt skriver terapeuterne Diagnose/ problem borgeren skal have træning for 5) Dato. Datoen er den dato, som henvendelsen om borgere er modtaget 6) Note. Haster (der skrives ikke noget, hvis det ikke haster) Træning udsat (når vi er bekendt med dette) eller ønsker til træningstider Gem: Ctrl S eller tryk på blyanten. Ansvarlig: Hverdagstrænende terapeuter Instuksfil 125

132 En borger opstarter hverdagstræningsforløb/fjernes fra ventelisten. Oprettet 16/ MDB Borgere, der venter på et hverdagstræningsforløb kan ses under Moduler Træning Aktiviteter - oversigt I ruden Hold markeres V-Venteliste hverdagstræning Når en terapeut har et ledigt træningsforløb kontaktes borgeren, og når aftalen med borgeren er lavet, fjernes borgeren fra ventelisten. Sådan gøres det i CARE: I ruden På venteliste højreklikkes på borgerens navn og trykkes på Slet. Gem. Herefter følges proceduren for at disponere og sætte på hverdagstræning. Ansvarlig: Hverdagstrænende terapeuter Indlæggelser eller ferie Revideret 09/ VLE Når en borger er indlagt eller fraværende skal dette registreres i CARE. I nogle tilfælde er det længerevarende i andre i korterevarende tilfælde. Hvis en borger er fraværende under en dag defineres det som afvigelser. Ellers er det fravær. Ej mødt betyder at borgeren er fraværende uden afbud. Aflyst betyder fravær med afbud. Når vi får besked om, at en borger indlægges, lægges borgeren I fravær under Moduler Klient Stamdata Visitation fanen Fravær såfremt de modtager individuelle ydelser. Er borgeren tilknyttet hold, aflyses borgerens træning for den enkelte dag. Åbn Indberetning af afvigelser, fremsøg klient og indtast dato. Højreklik på holdet og vælg Aflys. Når en borger oplyser os om at de er på ferie, lægges dette ind som fravær, og de individuelle ydelser er herved aflyst indtil der indsættes slutdato for fravær (evt. kan slutdato indlægges samtidig med startdato) Er borgeren tilknyttet hold, aflyses træningen ligeledes for den enkelte dag. Ansvarlig: Trænende terapeuter Afgangsføring Revideret 10/ SAS Ved død Vi finder ud af at en borger er død ved at læse advis: Under advis oversigt søges kun på distriktet 2.1 Kærbo træning, her vil man automatisk få en oversigt over automatiske (f.eks. døds-meddelelse fra Cpr-registret) og manuelle adviser. Hvis borgerens navn står med rødt, er borgeren død. 126

133 Check om borgeren er tilknyttet nogle øvrige ydelser under klient stamdata, fanen oversigt og afslut evt. disse. Når borgeren skal afsluttes eller er død, skal træningsforløbet afsluttes: Holdtræningen aflyses ved at højreklikke på holdet (holdene) under Træning Visitation Aktiviteter fanen Tilmeldte. Vælg Stop/slet. Check også fanen Venteliste om borgeren står på venteliste og aflys i så fald. Derefter afsluttes træningen ved at afgangsføre borgeren under Modul Klient Afgangsfør klient. Der kan godt skrives i journalen efter at en borger er afgangsført. Ansvarlig: Trænende terapeut. Til andet end død Revideret 7/2-06 VLE Afgangsføringsårsag: Borgeren klarer sig i eget hjem uden hjælp. Borgeren afgangsføres i det enkelte modul, HUSK ydelser under øvrige ydelser (Når en borger afgangsføres, stoppes" ydelserne). Ansvarlig: Terapeut Afgangsføringsårsag: Flytning til anden kommune. Borgeren afgangsføres i det enkelte modul, HUSK ydelser under øvrige ydelser. Ansvarliglig: Terapeut Advis Opret manuelle Adviser Revideret 27/ MDB Manuelle adviser oprettes, når der er behov for at videregive information eller kommunikere med andre samarbejdspartnere eller kolleger. Adviser som skal sendes eller læses af de trænende terapeuter i Ishøj sendes/læses under funktion 10 Træningsterapeuter. Ønskes kontakt til den visiterende sagsbehandler skriver til 21 Henvisning til træning. Ønskes kontakt til de hverdagstrænende terapeuter sendes advis til 34 Hverdagstræning For borgere der ikke er tilknyttet hjemmeplejen: Der oprettes advis hvis borgeren f.eks. har behov for visitation til hverdagstræning, hjælpemidler, hjemmepleje, daghjem el.a. For borgere der er tilknyttet hjemmeplejen oprettes advis ved: - Journalnotater af betydning for hjemmeplejen* - væsentlige ændringer i funktionsniveauet af betydning for plejen - behov for visitation eller revisitation til hverdagstræning, hjælpemidler, hjemmepleje, daghjem el.a. - andre væsentlige oplysninger Instuksfil 127

134 Advisoversigt (advisudsøgning) Ved udsøgning af adviser er det meget forskelligt hvad hvem udfylder, men som udgangspunkt udfyldes flg.: Distrikt Funktion samt at det kun er de ulæste adviser som ønskes der sættes derfor et flueben i feltet ulæste. Modul anvendes ikke når der udsøges adviser. Vær opmærksom på, at ønskes også de adviser der kommer fra lægerne (automatiske edifacter), at funktion ikke udfyldes dvs. det er kun distriktet som udfyldes. Ønskes kun de adviser der er sendt fra andre i Kommunen (manuelle) udfyldes også funktion. Der kan yderligere sorteres i adviserne, ved at udfylde f.eks. Type med huskeseddel, herved fås kun huskesedlerne. Arbejdsgang Vallensbæk borgere Vallensbækborgere som modtager træning er oprettet I Ishøjs CARE system. Som udgangspunkt ligger alle oplysninger vedrørende borgerens træning i Ishøjs CARE system. Har terapeuten behov for at sende en advis til f.eks. visitator, eller hjemmeplejen i Vallensbæk gøres dette i Vallensbæks CARE system. Terapeuten vil ligeledes skulle åbne Vallensbæks CARE system og se om der ligger et svar til dem under 10 Træningsterapeuter. Ansvarlig: Alle Arbejdsgang når borgere skal holde pause Revideret 10/ SAS Når en borger skal holde pause i et træningsforløb, hvad enten det er individuel træning eller holdtræning skal dette registreres i CARE: Husk at afmelde øvrige ydelser i klient stamdata under oversigt i perioden. Det er muligt, at registrere en fremtidig pause. Borgere, der går på hold, kan ikke sættes på pause, men skal aflyses hver gang. Man noterer pause fra individuel træning ved at registrere at borgeren er fraværende. Sådan gøres det i CARE: Borgeren findes frem. Moduler Træning stamdata og planlægning, fanen fravær: - ctrl N i det hvide felt - startdato indsættes. - slutdato indsættes, hvis den er kendt - vælg fraværsårsag 128

135 - skriv evt. kommentar - gem Ansvarlig: Terapeut Journal Revideret 10/ SAS Journaloverskrifter Overskrifterne er dem, der ligger fast i Journalen og de skal bruges. Teksten under overskrifterne er vejledninger. Der ligger et vist antal journal standardnotater inkl. overskrifter og indhold, som anvendes af træningsterapeuterne. Anvendelsen af disse, samt rækkefølgen, ligger i et særskilt dokument her Q:\Træningscentret\Organisatorisk\Terapeuter\Care\Retningslinjer\Journal Dokumentation Dokumentation skal skrives i journalen i CARE. Ansvarlig: Terapeuter og visiterende sagsbehandler. Instuksfil 129

136 Dokumenter Dokumentation - bilansøgninger Revideret 8/9-08 VLE Gangtest I forbindelse med bilansøgning (fra de kropsbårne terapeuter) samt evt. andre dokumenter kan findes under Moduler, Klient, Dokumenter, mappen Hjælpemidler, kropsbårne, tif. Når dokumentationen er indscannet/udarbejdet dokumenteres dette I journalen med advis til træningsterapeuterne herom, som efterfølgende selv finder materialet frem under dokumenter. Resultaterne skrives efterfølgende ind I CAREs journal af den trænende terapeut. Ansvarlig: Terapeut Genoptræningsplaner Revideret 10/09-13 SAS Der modtages elektroniske genoptræningsplaner fra sygehuset også kaldet DGOP. Arbejdsgangen er flg.: Udsøg advis til funktion Henvisning til Træning, her står under faneblad Overskrift Genoptræningsplan modtaget. Højreklik, marker som behandlet. Højreklik, vælg Gør klienten til den aktive klient. Minimér advisoversigten. Når du nu åbner Klient journal, bliver det med pågældendes data. Under faneblad Oversigt vælges Journaltype DGOP + hent (ctrl. U). Udskriv DGOP en ved at trykke på printer-ikonet og Udskriv alle. OBS: Husk at ændre under Journaltype til journal igen, ellers vil den - næste gang du åbner en Klient journal - Oversigt kun åbne DGOPér. Oprettes herefter næsten som normalt i KMD Care. Der er allerede oprettet en henvisning, hvori der står: Henvist via genoptræningsplan fra sygehus. Skriv dine initialer ind som vanligt, når du opretter henvisning. Forskellen er, at i Klient stamdata skal man vælge kommune (tilhørsforhold) for alle der ikke før har været oprettet. Under henvisning skal disse have fjernet Behandles inden dvs. skriv Under Træning stamdata skal man sige OK til ingen distrikter tilknyttet. De som tidligere er oprettet i KMD Care: I Klient stamdata, faneblad Henvisning: Ret Henvisningsdato. OBS: Hvis de ikke er afgangsført fra deres tidligere træningsforløb, bliver der ikke oprettet en ny henvisning. Der kan ikke skrives nogen dato i Træning stamdata, faneblad Stamdata under overskriften Tilsluttet modulet. 130

137 Døgnophold (døgnpladser på Kærbo) Visitation til døgnpladserne Revideret 21/01-09 af VLE Alle aflastning og genoptræningsborgere tilbydes plads via koordinerende sygeplejerske. Distriktsleder/gruppeleder meddeles via advis, såfremt en borger har sagt ja tak til en tilbudt plads, skriver i journal samt giver besked om der skal bestilles kørsel. Ansvarlig: Koordinerende sygeplejerske Overflytning til døgn ved indlæggelse Revideret 3/3-10 VLE Der er central visitation til døgnpladserne via den koordinerende sygeplejerske. Borgere som er oprettet i CARE og som har modtaget hjemmehjælp/hjemmesygepleje vil ligge med et fravær i begge moduler i CARE idet borgeren er indlagt. Den koordinerende sygeplejerske tager kontakt til borgeren på hospitalet og vurderer at borgeren skal direkte på Døgnophold ved udskrivelse. Borgeren flyttes derfor af den koordinerende via distriktstilhørsforholdet i sygeplejemodulet til distrikt 2.5 Fraværet i hjemmehjælpsmodulet må ikke lukkes, da borgeren ellers kommer frem på hjemmehjælperens lister. Borgere som ikke er oprettet i CARE oprettes af den koordinerende (inkl. Vallensbæk borgere) og tilgangsføres distrikt 2.5 Kærbo træning/døgn (sygepleje). Der skrives i journal samt sendes advis til 20. døgnophold. Ansvarlig: Koordinerende sygeplejerske Når borgeren modtages på døgn afholdes en modtagesamtale (skabelon findes i journaloverskrift) med den ansvarshavende på Døgn samt en terapeut fra træningsgruppen. Der tages her stilling til, hvorvidt borgeren skal fortsætte sit evt. træningsforløb som borgeren har modtaget inden indlæggelsen og træningsterapeuten afslutter selv evt. fravær i træningsmodulet. Hvis træningen fortsætter mens borgeren er på Døgn skal fraværet ikke afsluttes i Træningsmodulet. Ansvarlig: Ansvarshavende på døgn og træningsterapeut. Hjemsendelse fra døgn til vanlig hjælp Revideret 3/6-08 VLE Inden hjemsendelse fra døgn udarbejdes ligeledes et notat i journalen på baggrund af standardoverskriften Døgn afslutningssamtale. Under praktiske gøremål, medicin, SKAL noteres min. dosering til f.eks. 7 døgn samt medicin nok til 1. medicindosering i hjemmet til gavn for det overtagne distrikt. Der tages ligeledes kontakt til visitator i god tid, mhb. på koordinering af hjemsendelsen. Borgeren overflyttes i sygeplejemodulet til sygeplejedistrikt 1.1 el. 1.2 (Rådhuset) eller afgangsføres hvis ikke borgeren modtager øvrig sygepleje. Der sendes advis til distriktsleder, dag,-, aften- og natsygeplejerske, koordinerende sygeplejerske samt evt. træningsterapeut om udskrivelsesdato. Opholdsadressen ændres til folkeregisteradresse. Det er det modtagende distrikts pligt/ansvar at ajourføre sig i journal, medicin samt plejeplan om der er sket ændringer og slutte fravær i hjemmehjælpsmodulet. Ansvarlig: Ansvarshavende på døgn. Instuksfil 131

138 Dokumentation Revideret 27/3-08 af VLE Når en borger modtages på døgnpladserne, udarbejder personalet på døgn et journalnotat med standardoverskriften Døgn modtagesamtale. Denne overskrift indeholder en skabelon/nogle punkter som personalet skal udfylde. Når borgeren skal hjem igen, udfyldes ligeledes en Afslutningssamtale som også ligger som en standardoverskrift/skabelon denne sendes som advis til distriktet f.eks. funktionen sygepleje dag/aften/nat. Vær opmærksom på, at der under Praktiske gøremål, medicin noteres hvor længe der er doseret medicin til samt hvor længe der er medin nok til f.eks. 1. dosering. Ansvar: Ansvarshavende på døgn. Indlæggelse (fravær) Revideret 3/6-08 VLE Hvis en borger bliver indlagt mens borgeren er på døgn, er det den ansvarshavende på døgn som sætter borgeren i fravær i CARE (Hvis ikke allerede borgeren står i fravær). Fraværet skal også gælde andre moduler. Borgere som kommer direkte fra eget hjem og ikke har modtaget hjemmehjælp ligger ikke med fravær. Borgere som har modtaget sygepleje/hjemmehjælp ligger allerede med et fravær. Når borgeren igen udskrives til døgn er det den ansvarshavende på døgn modtager borgeren (der ændres ikke på fraværet). Den koordinerende har ikke ansvaret for borgeren mens borgeren er på døgn. Ansvar: Ansvarshavende på døgn Afgangsføring af Vallensbæk borger Revideret 7/11-07 VLE Vallensbæk borgere afgangsføres ved udskrivelse i eget modul (sygepleje) af afgivende distrikt. Ansvar: Ansvarshavende på døgn. Kontakt til Vallensbæk (Vallensbæk borgere) Hvis døgnpladserne har behov for at få kontakt med personalet i Vallensbæk kan de kontaktes på nedenstående oplysninger: Der kan mailet uden cpr. nr. (Vallensbæk kender dem jo ret godt og behøver ingen cpr.nr.) hvis der er noget de vil vide, aftale mm. sydgruppen@vallensbaek.dk ( dem som har postnumre 2665 Vallensbæk strand) nordgruppen@vallensbaek.dk ( dem som har postnumre 2625 Vallensbæk) rønnebækhusgruppen@vallensbaek.dk ( dem som bor: Vallensbæk Stationstorv 6, 2665 vallensbæk Strand) 132

139 Forebyggende hjemmebesøg Arbejdsgange 28/ VLE Borgere som fylder 75 år bliver automatisk oprettet og henvist til modul forebyggende besøg. Hver uge skiftes omsorgsmedarbejderne til at fordele borgerne distriktsvis. Der sendes brev ud til borgeren med forslag til dato og tidspunkt for besøg og vi antager at borgeren ønsker besøg med mindre at vi har fået en anden tilbagemelding. Borgerne får som udgangspunkt tilbudt besøg hvert halve år med mindre andet aftales. Område/Distrikt Revideret 17/ VLE Det forebyggende område hedder i CARE område 7 og er inddelt i 3 distrikter: Forebyggende distrikt 7.1 (Dorte Rasmussen) cpr. nr. Forebyggende distrikt 7.2 (Lise Absalonsen) cpr. nr. Forebyggende distrikt 7.3 (Aynur Ayaz) udvalgte cpr. nr. eller fremmedsprogede. Forebyggende distrikt 7.4 (Lone Andersen) Forebyggende distrikt 7.5 (Hanne Andersen) Forebyggende distrikt 7.6 (diverse øvrige borgere som ikke skal have hjælp p.t.) Fordeling af borgere Revideret 28/ VLE Hver mandag morgen åbnes vinduet tilhørsforhold alle klienter her er alle de borgere som er blevet 75 år nu oprettet automatisk. Når de nye borgere skal findes udfyldes søgekriterierne med Distrikt, ej udfyldt og Initialer, ej udfyldt herved vises kun de nye. Borgerne fordeles nu mellem de 2 distrikter. Ved at dobbeltklikke på borgeren kan man se om borgeren er gift og er tilknyttet daghjem og allerede her tildele borgeren det korrekte distrikt. Ansvarlig: Omsorgsmedarbejderne Planlægning af besøg Revideret 28/2-08 VLE Besøg planlægges fortrinsvis forud i en fast rutine for 1-2 uger af gangen i vinduet besøg alle klienter. Omsorgsmedarbejderne planlægger hver deres besøg og distrikt udfyldes derfor når besøg udsøges så hver medarbejder får hver deres besøg. Alle borgere kommer automatisk frem og trækkes over i planlægningsskemaet, tidspunkt for besøget, udfyldes og der tages stilling til hvilket brev borgeren skal have. Der kan evt. skrives en bemærkning til kørelisten, såfremt der er noget specielt som skal huskes til lige netop dette besøg. Instuksfil 133

140 Det er muligt, at se om borgeren er gift eller er tilknyttet daghjem, ved at dobbeltklikke på borgeren i vinduet. Hvis borgeren er tilknyttet daghjem se separat arbejdsgang herfor. Når der planlægges besøg hos borgerene er det vigtigt, at være opmærksom på om der i info. feltet står om f.eks. borgeren ikke ønsker besøg. Er dette tilfældet planlægges besøg som normalt, men status ændres manuelt til ønsker ej besøg næste handledato SKAL blive stående. Borger ønsker ej besøg/aldrig besøg Revideret 28/2-08 VLE Hvis en borger lige har fået besøg og det er aftalt, at borgeren ikke vil have besøg før om et år noteres dette i info. i vinduet forebyggende, stamdata, fanen Tilhørsforhold. Notatet udfyldes med dato, initialer samt information om at borgeren f.eks. ikke ønsker besøg 08/08. Hvis borgeren aldrig ønsker besøg skrives dette meget tydelig i info. feltet så det ikke er til at overse, men der registreres i øvrigt hvert halve år, at borgeren ikke ønsker besøg, så dette også fremgår af statistik til Danmarks Statistik. Ansvarlig: Omsorgsmedarbejder Daghjem Revideret 28/ VLE Borgere som går i daghjem får omsorgsbesøg på anden vis og indgår derfor ikke i de halvårlige besøg. Borgeren flyttes derfor til distrikt 7.4 (hvilende distrikt). Dette gøres i modul forebyggende, stamdata, fanen Tilhørsforhold. Distriktet ændres til 7.4 og næste handledato på det sidste besøg - fanen Besøg ændres til Hvis en borger er tilknyttet daghjemmet kan dette ses på flg. måde: I vinduet besøg alle klienter ved at dobbeltklikke på borgeren Eller ses i klient stamdata, fanen Oversigt. Det er også muligt, at udskrive en rapport nr. 67, vælg rapporter, generer rapporter, udfyld rapport nr. 67, vælg modul alle moduler, vælg sortering cpr.nr., vælg øvrig ydelse, daghjem, Kærbo/Torsbo, udfyld startdato og afslut ved at trykke på udskriv. Journal Revideret 29/2-08 VLE Omsorgsmedarbejderne har deres egen arbejdsjournal som ligger I det forebyggende. Denne er kun tilgængelig for omsorgsmedarbejderne og indeholder kun arbejdsnotater er der væsentlige oplysninger i forbindelse med at en medarbejder modtager ydelser, skrives disse i fællesjournalen af omsorgsmedarbejderne. Notering af oplysninger efter besøg Revideret 29/2-08 VLE Når man har været på besøg hos en borger noteres det i forebyggende, stamdata fanen Besøg, såfremt borgeren er anbefalet/vejledt til flg.:???? 134

141 I dette vindue kan næste handle dato også ændres på det sidste besøg, såfremt der er aftalt en anden dato end systemet har foreslået. Det er vigtigt, at det er det sidste besøgs næste handledato som ændres og kun i tilfælde af at et besøg ændres til en anden dato. Ansvarlig: Omsorgsmedarbejderne. Borgere der fraflytter kommunen Revideret 29/2-08 Når der planlægges besøg, vil der måske nogle gange komme en borger frem uden adresse dette er en borger som er fraflyttet kommunen. Hvis borgeren afgangsføres, kommer borgeren aldrig ind i modul forebyggende igen og derfor flyttes borgeren til distrikt 7.4 (hvilende distrikt). Dette gøres i modul forebyggende, stamdata, fanen Tilhørsforhold. Distriktet ændres til 7.4 og næste handledato på det sidste besøg - fanen Besøg ændres til Ansvarlig: Omsorgsmedarbejderne. Opfølgning - Distrikt 7.4 Revideret 29/2-08 VLE Dette district anvendes som en slags venteposition dvs. borgere som af én eller anden årsag ikke skal have besøg, men måske skal have på et senere tidspunkt er placeret i dette distrikt. Omsorgsmedarbejderne checker hvert halve år i dette distrikt om der er borgere som igen skal have besøg og evt. skal flyttes tilbage til distrikt 7.1 eller 7.2. Det er her vigtigt, at ændre næste handledato til den dato som borgeren så igen skal komme frem i distriktet. Ligger der ikke et besøg i forebyggende, stamdata, fanen Besøg er det fint borgeren kommer frem som et blåt besøg og der kan nu planlægges besøg. Borgere under 75 år Revideret 29/2-08 VLE I nogle tilfælde vurderes det, at en borger som endnu ikke er fyldt 75 år skal have et eller flere forbyggende hjemmebesøg. Disse borgere bliver ikke oprettet automatisk i CARE og skal derfor oprettes manuelt på flg. måde: Indtast cpr. nr. i Klient stamdata og sig ja til at oprette borgeren. Udfyld øvrige oplysninger samt henvisning til forebyggende hjemmebesøg på fanen henvisning. Udfyld tilhørsforhold i forebyggende, stamdata fanen tilhørsforhold. Borgeren kommer nu frem som et blåt besøg i vinduet besøg alle klienter og der kan planlægges besøg efter behov. Skal borgeren ikke længere have besøg før borgeren fylder 75 år, ændres borgerens næste handledato til den dato hvor borgeren fylder 75 år. Husk endelig ikke at afgangsføre borgeren. Ansvarlig: Omsorgsmedarbejderne. Kørelister Revideret 29/2-08 VLE Der udskrives kørelister hver mandag morgen for indeværende uge og denne ligger tilgængelig på Dorte og Lises skriveborde så det her er muligt, at se hvilke besøg de er på I ugens løb. Samt evt. notere oplysninger fra borgerne. Ansvarlig: Omsorgsmedarbejdere Instuksfil 135

142 Afgangsføring Revideret 29/2-08 VLE Det er kun borgere som er døde der afgangsføres. Dette gøres i moduler, klient, vinduet afgangsfør klient. Der afgangsføres altid kun til sit eget modul, men der kan altid gives besked videre til andre medarbejdere/moduler via advis. Ansvarlig: Omsorgsmedarbejdere Snitflade til S&A Der er snitflade til KMD s S&A system. Der oprettes derfor automatisk en sag under sagsart 215. Sagen passivføres (2) automatisk når der afgangsføres. Alle aktive gamle sager er overført til sagsart

143 Sundhedscenter Arbejdsgange Nedenfor beskrives arbejdsgangene i modul sundhedscenter. Distrikter Revideret 16/4-10 VLE Der er oprettet et område/distrikt til brug for modul Sundhedscenter: Område 8 Sundhedscenter / Distrikt Sundhedscenter Ny borger til individuelt forløb Revideret 22/ Indzi Der modtages en henvisning fra læge eller en funktion i kommunen (advis fra Care) Henvisning og andre relevante dokumenter scannes ind i Care Borgeren oprettes i Care. Telefonnummer udfyldes. Der sendes et brev til borgeren med en tid til samtale: Ny borger tid diætist/sundhedskonsulent I tilfælde af at borgeren selv tager kontakt, medbringes henvisning ved første samtale. Tiden registreres i Sundhedscentermodulet under Stamdata og Planlægning Borgere tilmeldes evt. et hold Under samtalen indtastes journalnotat direkte ved brug af bærbar pc. Vælg standardoverskrift. Indtast indledende eller opfølgende notat. Indhent mundtligt eller skriftligt samtykke ved indledende samtale. Som udgangspunkt skrives i Sundhedscentrets egen journal. I relevante sammenhænge noteres i fællesjournalen. Evt. sendes en advis til anden funktion i kommunen (evt. henvisende funktion). Relevante målinger lægges ind under Modul, Klient, Målinger. Aftales tiden pr. telefon, sendes et bekræftende brev på aftalen. Scanning af dokumenter Revideret 22/ Indzi Henvisning og andre relevante dokumenter scannes af hvert enkelt sundhedspersonale. Henvisninger skal senest scannes en uge efter første samtale. Indscannede dokumenter hentes fra O://Temp-drevet, og flettes sammen med klientens journal. Papirudgaverne af relevante dokumenter makuleres efterfølgende. Instuksfil 137

144 Opfølgende samtale Revideret 22/ Indzi Der indtastes et opfølgende notat (der kommer ingen skabelon) med de relevante oplysninger. Borgerens nye aftale registreres under Stamdata og Planlægning. Journalnotater indtastes under samtalerne ved brug af bærbar pc. Relevante målinger lægges ind under Modul, Klient, Målinger. Planlægning og afvigelser Revideret 22/ Indzi Nye aftaler registreres i Stamdata og Planlægning under fanen Disponator. Udeblivelser og afbud registreres under Indberetning af afvigelser med kryds i feltet varslet/ej varslet. Derudover registreres, hvem ændringen foretages af; hhv. leverandøren eller klienten. Ny borger udebliver fra indledende eller opfølgende samtale Revideret 22/ Indzi Borgeren ringes op. Kan vedkommende ikke kontaktes, sendes et brev til borgeren: Udebliv indled. diætist/sundhedskonsulent. Reagerer borgeren ikke på brevet inden 14 dage, så afgangsføres borgeren Der sendes afsluttende notat til læge: Lægen afslut diætist/sundhedskonsulent eller en advis til den henvisende funktion i kommunen, såfremt mundtligt eller skriftligt samtykke er indhentet Borger udebliver fra opfølgning 3 gange Revideret 22/ Indzi Der sendes et brev til borgeren: Udebliv fra opf. diætist/sundhedskonsulent. Der sendes afsluttende notat til læge: Lægen afslut diætist/sundhedskonsulent eller en advis til den henvisende funktion i kommunen, såfremt mundtligt eller skriftligt samtykke er indhentet Afslutning af borger Revideret 22/ Indzi Der indtastes et afsluttende notat (slutstatus) i Sundhedscentrets journal Er borgeren interesseret i at komme på et nyt forløb registreres dette i journalen Der sendes notat (edifact) til lægen og evt. advis til anden funktion i kommunen Borgeren afgangsføres i modul Sundhedscenter Ny borger til hold 138

145 Revideret 22/ Indzi Efter modtagelse af henvisning, sendes relevant brev til borgeren med en tid til samtale, hhv.; - Rygestop - Lær at leve med kronisk sygdom - Vægtstop diætist - Vægtstop sundhedskonsulent - Forløbsprogrammer Visiterende samtale Revideret 22/ Indzi Ved deltagelse på et Forløbsprogram eller et Vægtstopshold, indledes forløbet med en visiterende samtale. Forløbsprogrammer Efter modtagelse af henvisning, sendes et brev til borgeren med en tid til samtale: Bekræftigelse på forløbsprogram. Med det bekræftigende brev medsendes spørgeskema: Sammenhængende sundhedstilbud på Vestegnen En bedre hverdag til borgere med KOL og type 2 diabetes, der forventes at være udfyldt ved indledende samtale. Borgeren tilmeldes hold i Care under Moduler, Sundhedscenter, Oversigt Aktiviteter. Borger registreres i Care som mødt, ej mødt eller afbud. Ved indledende samtale indtastes journalnotat (visiterende samtale) Relevante målinger lægges ind under Modul, Klient, Målinger. Vægtstop Til borgerne på vægtstopholdene, sendes brevene Vægtstop diætist eller Vægtstop sundhedskonsulent med en tid til visiterende samtale inden holdopstart. Med brevene medsendes yderligere et spørgeskema: Spørgeskema til dig, der vil tabe dig Del I, der forventes at være udfyldt til den visiterende samtale. Borgeren tilmeldes hold i Care under Moduler, Sundhedscenter, Oversigt Aktiviteter. Borger registreres i Care som mødt, ej mødt eller afbud. Ved indledende samtale indtastes journalnotat (visiterende samtale) Relevante målinger lægges ind under Modul, Klient, Målinger. Borger genoptages på hold Revideret 22/ Indzi Er borgeren afgangsført i modul Sundhedscenter, skal underviseren lave en ny henvisning til Sundhedscentret. Underviseren registrerer i journalen i modul Sundhedscenter, at borgeren starter et nyt forløb. Borgeren tilmeldes hold eller evt. venteliste Instuksfil 139

146 Målinger Revideret 22/ Indzi Følgende målinger lægges ind under Modul, Klient, Målinger: Vægt (Anføres, om klienten vejes med eller uden fodtøj) Højde (Borgeren må ikke bære fodtøj og placeres med samlede hæle og med hæle og ryggen helt op ad måleinstrumentet) Målingen registreres i cm og afrundes af nærmeste 0,5 cm.) BMI (Vægt (kg) / Højde (m) 2 ) Talje omkreds (Måles i et horisontalt plan ud for midtpunktet mellem den nedre kant af ribbenene og toppen af hoftebenskammen) Hofteomkreds (Måles i et horisontalt plan på et sted over hofterne, der giver den maksimale omkreds) Kulilte (måles med kulilteapparat) Total kolesterol HbA1C Spirometri. Måles ud fra 2 formler og begge tal registreres under spirometri: 1) (FEV1/FVC: % (<70 = KOL) og 2) FEV1 i % af forventet % Journaloverskrifter Revideret 22/ Indzi Der arbejdes primært med journaloverskrifter med henblik på en efterfølgende udsøgning. Retningslinjer for udeblivelse, afbud m.m. Revideret 22/ Indzi Nye borgere: Nye borgere, der har tid til en indledende samtale, og udebliver, kontaktes telefonisk eller pr. brev. Opfølgende samtaler: Borgere, der udebliver fra en opfølgende samtale, kontaktes telefonisk. Det besluttes individuelt, hvilke tiltag der foretages. Udebliver borgeren fra 3 opfølgende samtaler afsluttes borgeren med et brev. Udeblivelse fra hold: Det er op til den enkelte underviser at vurdere hvor mange udeblivelser, der skal til, før at borgeren betragtes som afsluttet. Definition af afbud: Når borgeren har ringet/meldt afbud, anses dette som en varslet aflysning. Definition af udeblivelse: Udeblivelse uden afbud, anses som en ej varslet aflysning. Definition af afsluttet borger: Borgeren er afgangsført i modul Sundhedscenter og evt. afsluttet på hold. Det besluttes individuelt om forløbet kan genoptages, hvis borgeren henvender sig på et senere tidspunkt. 140

147 Ydelser Revideret 22/ Indzi Der anvendes følgende ydelser og standardtider: Livsstilssamtale Indledende samtale (60 min.) Opfølgning (30 min.) Vægtstop Visiterende samtale (60 min.) Måling (30 min.) Diætist Indledende samtale (60 min.) Opfølgning (30 min.) Rygestop Indledende samtale (60 min.) Opfølgning (30 min.) Forløbsprogrammer: Visiterende samtale (30 min.) Afsluttende samtale (15 min.) Journal - standardoverskrifter Revideret 22/ Indzi Der arbejdes med følgende standardoverskrifter ved journalskrivning: Indledende samtale Indledning Sundhedstilstand Rygning (ja / nej) Fysisk aktivitet / bevægelse (gåture, cykelture, fysisk hårdt arbejde, Historik Henvisningsårsag/er (primær henvisningsårsag og andre diagnoser) Kost- og vægthistorie (hvornår begyndte problemerne: alder/situation, anden information om borgerens kost og vægt) Motivation (er borgeren motiveret, hvad motiverer borgeren, opbakning fra familie/omgivelser) Helbredsoplysninger Andre sygdomme Medicin Nationalitet Sprog Behov for tolk Boligsituation Civilstand Kostanamnese (morgenmad, mellemmåltider, frokost, aftensmad, alkohol) Instuksfil 141

148 Alkohol Målsætning og handleplan (Hvad skal borgeren opnå med forløbet, og hvad skal der ændres på) Samtykke Andet Opfølgende samtaler Ingen standardtekst. Slutstatus Opsamling på forløb Årsag til afslutning Visiterende samtale Henvisningsårsag(er) Motivation Hvilket hold borgeren er tilmeldt Journaloverskrifter Revideret 22/ Indzi Der arbejdes primært med journaloverskrifter med henblik på en efterfølgende udsøgning. Retningslinjer for udeblivelse, afbud m.m. Revideret 22/ Indzi Nye borgere: Nye borgere, der har tid til en indledende samtale, og udebliver --> De får et brev Opfølgende samtaler: Borgere, der udebliver fra en opfølgende samtale > Det besluttes individuelt, hvilke tiltag der gøres. Udebliver borgeren fra 3 opfølgende samtaler afsluttes borgeren med et brev. Udeblivelse fra hold: Det er op til den enkelte underviser at vurdere hvor mange udeblivelser, der skal til, før at borgeren betragtes som afsluttet. Definition af afbud: Når borgeren har ringet/meldt afbud (gælder for alle samtaler) Definition af udeblivelse: Udeblivelse uden afbud (gælder for alle samtaler) Definition af afsluttet borger: Borgeren er afgangsført i modul Sundhedscenter og evt. afsluttet på hold. Det besluttes individuelt om forløbet kan genoptages, hvis borgeren henvender sig på et senere tidspunkt. Ydelser Revideret 22/ Indzi Der anvendes følgende ydelser og standardtider: 142

149 Livsstilssamtale Indledende samtale (60 min.) Opfølgning (30 min.) Vægtstop Visiterende samtale (60 min.) Måling (30 min.) Diætist Indledende samtale (60 min.) Opfølgning (30 min.) Rygestop Indledende samtale (60 min.) Opfølgning (30 min.) Forløbsprogrammer: Visiterende samtale (30 min.) Afsluttende samtale (15 min.) Journal - standardoverskrifter Revideret 22/ Indzi Der arbejdes med følgende standardoverskrifter ved journalskrivning: Indledende samtale Indledning Sundhedstilstand Rygning (ja / nej) Fysisk aktivitet / bevægelse (gåture, cykelture, fysisk hårdt arbejde, Historik Henvisningsårsag/er (primær henvisningsårsag og andre diagnoser) Kost- og vægthistorie (hvornår begyndte problemerne: alder/situation, anden information om borgerens kost og vægt) Motivation (er borgeren motiveret, hvad motiverer borgeren, opbakning fra familie/omgivelser) Helbredsoplysninger Andre sygdomme Medicin Nationalitet Sprog Behov for tolk Boligsituation Civilstand Kostanamnese (morgenmad, mellemmåltider, frokost, aftensmad, alkohol) Alkohol Instuksfil 143

150 Målsætning og handleplan (Hvad skal borgeren opnå med forløbet, og hvad skal der ændres på) Samtykke Andet Opfølgende samtaler Ingen Slutstatus Opsamling på forløb Årsag til afslutning Visiterende samtale Henvisningsårsag(er) Motivation Hvilket hold er borgeren tilmeldt Navngivning af hold Revideret 15/ Vicky Holdene navngives alle ens jf. nedenstående systematik: Holdnr. Dag Klokkeslæt Startdato 1. Torsdag Når der skal oprettes hold, sendes en mail til Vicky indeholdende følgende oplysninger: Præcis navngivning, sessionsdatoer, antal på holdet, undervisere. Husk at sætte personale på selve holdet i holdbilledet. 144

151 MobileCare Dagsplan 24/4-09 VLE Dagvagten læser sin dagsplan flere gange hver dag. Som udgangspunkt kan det forventes, at dagsplanen for næste dag er færdig dagen før efter kl for dagvagten. Bliver der ændringer til dagsplanen efter kl og før mødetid til kl skal hjælperen have enten telefonisk besked herom, eller via sms efter aftale. Besøg efter kl bliver meddelt ved frokostmødet samme dag. Begge dagdistrikter kører uden papirskørelister fra. 1. maj Aftenvagterne bruger ikke den elektroniske dagsplan, da listerne er meget lange og uoverskuelige. Nattevagterne bruger p.t. ikke den elektroniske dagsplan. Adviser 24/4-09 VLE Af dagsplanen fremgår det ud for hvert besøg om der ligger ulæste adviser omkring den enkelte borger. Som udgangspunkt læses alle adviser inden besøget udføres. Der kan forekomme flere ens adviser disse bladres der hurtigt forbi, således at disse ikke bliver stående som ulæste. Har man ikke været på arbejde i længere tid, kan der ligge ganske mange ulæste adviser det er derfor som udgangspunkt de nyeste adviser som skal læses. Aften-/nattevagterne læser elektroniske adviser. Journal 24/4-09 VLE I MobileCare kan der læses journaler efter behov. Funktionsvurdering 24/4-09 VLE Når hjælperen får en ny borger, læses funktionsvurderingen for herved at danne sig et billede af hvilken borger hjælperen skal ud til og pleje. Medicin 24/4-09 VLE Dag-/aften-/nattevagterne læser borgerens medicinskema/staus efter behov. Instuksfil 145

152 Plejeplan 24/4-09 VLE Der udarbejdes p.t. ikke plejeplaner i hjemmeplejen, men det kan være en fordel at orientere sig om, hvilke plejeplaner der ligger i sygeplejen når hjælperen f.eks. får en ny borger. Herved er man bedre rustet til at hjælpe borgeren. Det kan i nogle situationer også være relevant at se, hvornår sygeplejersken f.eks. har skiftet et sår og hvad status er på dette. Plan 24/04-09 VLE Der kan være flere situationer, hvor det kan være rart for hjælperen at se, hvornår f.eks. sygeplejersken komme næste gang. Dette kan ses under plan og her vises det også, hvis borgeren f.eks. går til træning og hvornår. Opsætning af MobileCare 24/ VLE Når en medarbejder har fået udleveret en PDA (telefon) og har gennemført nedenstående introduktionsforløb, skal flg. gøres for at man kan bruger MobileCare: Først skal enheden sættes op til at kunne gå på Internettet: Klik på Start, Indstillinger, fanen Forbindelser, ikonet Forbindelser, klik igen på fanen Avanceret, vælg Netværk, Rediger, Ny. Angiv navn til forbindelse: skriv CARE Vælg et modem: vælg Telefonlinie (GPRS, 3G) Navn på adgangspunkt: Skriv ishoj.dk2.tdc Klik på Næste Klik på Udfør (der skal ikke udfyldes noget) Klik nu på CARE indstillingen og afslut ved at klikke på OK, OK, OK, X MobileCare skal også sættes op: Klik på komfuret, vælg Internettet: Tast denne adresse i adressefeltet: - tryk herefter på den grønne pil til højre for at hente MobileCare. Når MobileCare er hentet klikkes på Menu i bundlinien af telefonen, vælg Funktioner, Indstillinger, klik på brug aktuel herefter husker telefonen at hente MobileCare når Internettet startes op. Introduktionsforløb til MobileCare for nye medarbejdere 24/4-09 VLE Undervisningsforløb 146

153 Alle medarbejdere får tilbudt 1 x 1 times undervisning i PDA samt 2 timers i MobileCare og underviseren følger løbende op på de nye medarbejdere. Vikarer og elever får ikke udleveret PDA og tilbydes ej heller undervisning dog undtagelsesvis såfremt lederen vurderer at der er et behov. Mette/Gitte skiftes til at undervise, men kører hver sig hold færdigt dvs. først intro. til PDA, herefter ca. 14 dage efter 2 timers undervisning i MobileCare. Kurserne kan være tilrettelagt således at de ligger f.eks. hver den 4. i måneden, herefter 14 uger og så kursus igen, eller hvor det passer bedst i forhold til planlægningen. Der udleveres en almindelig telefon indtil medarbejderen kommer på PDA kursus. Undervisning/intro. nye medarbejdere til TyTN II Vis hvad der er i telefonkassen Intro til hvor telefonkortet skal stå samt info. om pin-kode som ikke må ændres Tænd/sluk knappen på siden (let tryk er den ikke slukket rigtigt) Tal om at man skal passe på telefonen og den ikke må være i brystlommen, sæt plastik på skærmen og fortæl evt. om headset De øverste ikoner forklar bl.a. batteri, mikrofon (lydlys, ej lydløs) fortæl at tlf. skal lades op ganske ofte Ur vi hvordan dette indstilles samt evt. alarm De tre ikoner: konvolutten (opret sms) bruges p.t. ikke taleboblen (ulæste sms) telefonrøret (ubesvarede opkald) De fem nederste ikoner: forklar at man er hjemme på huset kontaktpersoner samt foretrukne kontaktpersoner, vis hvordan kontaktpersoner oprettes samt foretrukne. Vis hvordan man retter/redigerer solen (skal virker ellers skal Vicky have besked) komfuret læg internettet ind og forklar nogle af de andre relevante ikoner telefonen forklar lydløs, vibrer og ringetoner husk også når I er på ringetoner at vælge eget nummer, hent indstillinger og vælg evt. kontaktpersoner, samt den sidste fane flere hvor der skal ændres hvor mange gange telefonen skal ringe. Prøv at lave en øvelse hvor den bliver sat på lydløs og lås lås op igen og sæt den tilbage så den ringer igen. Start, indstillinger, fanen system, ikonet baggrundslys flg. skal indstilles: fanen lysstyrke fanen batteristrøm fanen ekstern strømforsyning Start, indstillinger, fanen system, ikonet strømstyring, fanen avanceret check at alt ser ok ud Ringe op, fortæl hvordan man ringer op til foretrukne kontaktpersoner, kontaktpersoner, alm. tlf. nr. gerne ved hjælp af tasterne. Vis også at man kan trykke på grønt rør, stregen (kontakter) og grønt rør. Internet sørg for at denne adresse bliver tastet ind:? Instuksfil 147

154 Undervisningsforløb i MobileCare Alle medarbejdere får tilbudt 1 x 1 times undervisning i PDA samt 1 x 2 timers undervisning i MobileCare: Mette/Gitte skiftes til at undervise, men kører hver sig hold færdigt dvs. først intro. til PDA, herefter ca. 14 dage efter 2 timers undervisning i MobileCare. Kurserne kan være tilrettelagt således at de ligger f.eks. hver den 4. i måneden, herefter 14 uger og så kursus igen, eller hvor det passer bedst i forhold til planlægningen. Undervisning i MobileCare: Først skal enheden sættes op til at kunne gå på Internettet: Klik på Start, Indstillinger, fanen Forbindelser, ikonet Forbindelser, klik igen på fanen Avanceret, vælg Netværk, Rediger, Ny. Angiv navn til forbindelse: skriv CARE Vælg et modem: vælg Telefonlinie (GPRS, 3G) Navn på adgangspunkt: Skriv ishoj.dk2.tdc Klik på Næste Klik på Udfør (der skal ikke udfyldes noget) Klik nu på CARE indstillingen og afslut ved at klikke på OK, OK, OK, X MobileCare skal også sættes op: Klik på komfuret, vælg Internettet: Tast denne adresse i adressefeltet: - tryk herefter på den grønne pil til højre for at hente MobileCare. Når MobileCare er hentet klikkes på Menu i bundlinien af telefonen, vælg Funktioner, Indstillinger, klik på brug aktuel herefter husker telefonen at hente MobileCare når Internettet startes op. Lidt generel intro. fortæl at de kun skal bruge dagsplan og kunne finde oplysninger samt læse advis fortæl lidt generelt om hvordan MobileCare fungerer dvs. vis tegningen og illustrere hvordan man arbejder sig ned, ned, ned, tilbage, til dagspla, eller menu fortæl også at de får besked om nye besøg eller hvordan det fungerer Dagsplan vis dagsplanen, klik ind på besøg og hop til journal og medicin fortæl først om de øverste udsøgningsfelter (dato, initialer) mht. medicin vis at der nogle gang står til beh. for under præparatet 148

155 husk at de kun må sige at der står dette i min system andet tages med sygeplejersken vis adviser vis hvad det røde tal betyder og fortæl hvordan man bladrer og at man ikke må klikke på marker som behandlet man ser mange, og kan derfor bladre forbi dem som der er flere af fortæl hvorfor der står ændret ud for flere besøg giv flere gode eksempler på hvornår det er smart med kørelisten, f.eks. efter en fridag, man kan se hvilke planlagte besøg der er Søg klient/skift klient - vis hvordan man skifter klient med f.eks. forbogstav i fornavn og efternavn Nye borgere vis hvordan man kan læse funktionsvurdering, visitering, medicin, journal, plejeplan (husk sygeplejemodulet) Problemer? Diverse vis plan så man kan se hvornår der kommer en sygeplejerske vis hjælpemidler så i kan se om der er hjælpemidler på vej ud/hjem 24/4-09 VLE Er der problemer med din telefon: Jeg kan ikke komme på MobileCare - forhør dig først hos din superbruger og hør om om ikke de kan være behjælpelige, ellers kontakt da Yvonne/Katja Min telefon er gået i stykker/defekt - kontakt da Anette Wilhelmsen som vil sørge for at telefonen bliver sendt til reparation/udskiftet. Jeg kan ikke ringe/modtage opkald fra telefonen - forhør dig hos din superbruger eller hvis hun ikke kan være behjælpelig, kontakt da Anette W. - Prøv evt. flg: Klik på det lille ikon som komme frem øverst på din telefon. Klik på Comm Manager. Der åbnes nu et nyt vindue, og måske står der et X over telefonrøret i så fald, klik på telefonrøret og X forsvinder nu. Dette betyder, at telefonien har været slukket og nu igen er aktiveret og telefonens pinkode skal derfor indtastes. Aftenvagterne retter henvendelse til Katja ved problemer. Nattevagterne retter henvendelse til leder ved problemer. Andre problemer som er forsøgt løst, dog uden held Kontakt Vicky Eliasen. Instuksfil 149

156 Plejehjemsmodulet 12/ Linda Stick Bruunsgaard og Kirsten Marie Lehmann Når en borger via visitationsudvalget er visiteret til en plejehjemsplads er det visitationen som udfylder en henvisning til plejehjemsmodulet og udfylder distriktet. Plejehjemmet udarbejder derefter en funktionsvurdering som ligger i klientmodulet og visiterer et antal pakker ud fra nedenståend skema og point. 150

157 Plejehjemspakker/funktionsvurdering Opstartspakke Tildeles alle nyindflyttede beboere. (4 uger) Fra uge 1-4 3,5 time pr uge Grundpakke. Denne erstatter opstartspakke. 3 timer pr uge Rengøringspakke. 25 min pr uge Indeholder: Tildeling af kontaktperson Dokumentation Indflytningssamtale Udarbejdelse af handleplan/ plejeplaner/ funktionsvurdering (fællessprog2) Opstart af medicin Indhenter oplysninger om borgerens helbredstilstand hos egen læge og få en godkendelse af medicinlisten. Kontakt til familie, sagsbehandler og andre instanser. Indeholder: Hverdagsliv Dokumentation Målrettet socialpædagogiske og sundhedsfaglige opgaver Omsorg/ kommunikation / aktiviteter som f. eks. gymnastik, vedligeholdelses træning, rehabilitering, sociale arrangementer Kontakt til andre sundhedsfaglige personer. Indeholder også det som tidligere var i afslutningspakken Indeholder: Rengøring af fælles arealer og borgerens lejlighed Der er ikke taget højde for ekstra rengøring af borgerens lejlighed ved resistente bakterier Hverdagslivet kan indeholde: Borddækning, lave/ server kaffe, varme grød, hente brød i køkkenet servere mad, få borgeren til bords. Anrette og servere mad, rydde af og sætte i opvaskemaskinen, tørre borde af. Evt. hjælpe med at tømme postkasse, vandeblomster, vaske borgerens tøj, rengøring af køkken faciliteter såsom køleskab, fryser, ovn. Ledsage til fodpleje, frisør, evt. hjælpe med indkøb hvis der ikke er pårørende, Gå ture med borgeren. Instuksfil 151

158 Plejehjems pakker fysisk funktionsniveau. Let pakke: (1) Borgeren er den aktive part, men har behov for støtte og vejledning 9 timer pr uge Score fra 0-2,5 på funktionsvurderingen Moderat pakke. (2) Borgeren har vanskeligt ved selvstændigt at tage vare på sig selv. Borgeren kan med hjælp deltage aktivt i varetagelse af egne behov. Borgeren kan have behov for motivation, støtte eller hjælp. 14 timer pr. uge Kan indeholde: Kan klare den personlige pleje selv med lidt hjælp fra personale. Klare selv toiletbesøg. Let støtte til at huske medicinindtagelse Støtte og vejledning til måltiderne. Kan færdes ude uden hjælp fra personale eller anden person. Kan indeholde: Borgeren har noget behov for hjælp til personlig hygiejne, af/ og påklædning. Guidning eller igangsættes. Borgeren skal guides i forbindelse med måltider / drikke. Kan side alene Borgeren kan forflyttes med et enkelt hjælpemiddel f. eks. rollator Score fra 2,6-3,5 på funktionsvurderingen Svær pakke (3) Borgeren har vanskeligt ved selvstændigt at tage vare på sig selv. Borgeren kan med hjælp deltage i varetagelse af egne behov. Borgeren har stor hjælp for motivation og støtte. Kan indeholde: Guidning og støtte til personlig pleje og måltider. Har helt eller overvejende hjælp til toilet besøg eller bleskift. Har behov for hjælp til mobilisering forflytning med enkelt eller kombineret hjælpemiddel 20 timer pr uge Score fra 3,6-4,5 på funktionsvurderingen Total pakke (4) Borgeren er ude afstand til at tage vare på sig selv. 27 timer pr uge Score fra 4,5-5 på funktionsvurderingen Kan indeholde: Borgeren har behov for hjælp til at varetage egne behov. Har brug for total hjælp eller guidning under den personlige pleje. Mobilisering sker med kombineret hjælpemidler og oftest ved hjælp af 2 personer Formår ikke altid selv at tilkalde hjælp. I funktionsvurderingen faneblad B skal følgende ikke udfyldes: B-9, B-10, B-11, B-12, B

159 Primær psykisk funktions niveau. Let pakke: (1) 70 minutter pr uge Kan indeholde: Har oftest tab af socialkompetencer og selv organisering og score oftest 0 eller let i funktionsvurderingen Score fra 0-2,5 på funktionsvurderingen Moderat pakke. (2) 105 minutter pr. uge Kan indeholde: Oftest dement borgere større grad af desorientering, og mistet evne til at udføre formåls bestemte handlinger. Score fra 2,6-3,5 på funktionsvurderingen Svær pakke (3) 140 minutter pr uge Score fra 3,6-4,5 på funktionsvurderingen Kan indeholde: Er den dement eller hjerneskadet borgere der i højre grad er desorientering, og mistet evne til at udføre formåls bestemte handlinger. Kan være præget af rum retnings forstyrrelser Total pakke (4) 175 minutter pr uge Score fra 4,5-5 på funktionsvurderingen Kan indeholde: Er den dement eller hjerneskadet borgere der i total grad er desorientering, og mistet evne til at udføre formåls bestemte handlinger. Kan være præget af rum retnings forstyrrelser samt afasi Instuksfil 153

160 Sekundær psykisk funktions niveau. Let pakke: (1) 175 minutter pr uge Score fra 0-2,5 på funktionsvurderingen Kan indeholde: Den demente, hjerneskadet eller psykiske syge borgere som er præget af vredladenhed, depression eller angst. Har behov daglig vejledning af personalet for at få hverdagen til at funger. Moderat pakke. (2) 7 timer 15 minutter pr. uge Score fra 2,6-3,5 på funktionsvurderingen Kan indeholde: Den demente, hjerneskadet eller psykiske syge borgere som er præget af vredladenhed, depression eller angst. Borgeren går planløst omkring men kan stadig korrigeres. Har behov daglig kontakt af personalet for at få dagligdagen til at fungere Svær pakke (3) 14 timer 45 minutter pr uge Score fra 3,6-4,5 på funktionsvurderingen Kan indeholde: Den demente, hjerneskadet eller psykiske syge borgere som er præget af vredladenhed, depression eller angst. Borgeren går planløst omkring men kan indimellem korrigeres. Kan være præget af hallucinationer Har behov daglig støtte og personale kontakt for at få en tålelig hverdag. Total pakke (4) 20 timer pr uge Score fra 4,5-5 på funktionsvurderingen Kan indeholde: Den demente, hjerneskadet eller psykiske syge borgere som er præget af vredladenhed, depression eller angst. Borgeren går planløst omkring men kan oftest ikke korrigeres. Har oftest brug for at blive skærmet. Kan være præget af hallucinationer og vrangforestillinger. Har behov massiv støtte og personale kontakt for at få en tålelig hverdag. Ved udfyldelse af funktion vurdering fane blad E skal kolonne U ikke bruges 154

161 Journal Journaloverskrift livets afslutning Revideret 10/ VLE Det har over længere tid været drøftet hvorledes vi bedst muligt, kan håndtere borgerens ønske specielt på Kærbo og Torsbo når en borger nærmer sig afslutningen på livet. Der er aftalt følgende: Personalet kan ringe til Rigshospitalet og få af vide, hvor borgeren har krydset af og dette kan efterfølgende lægges ind i CARE evt. vha. standardoverskriften C. Livets afslutning samt eti en kommentar i feltet bemærkninger på medicin stamdata, således at det kommer ud på medicinskemaet. En borger kan altid tilbagetrække et livstestamente. Pårørende kan ikke modsætte sig en borgers livstestamente. Omsorgstandpleje Revideret 21/5-14 VLE Lederen på plejehjemmet visiterer plejehjemsborgerne til omsorgstandpleje og sørger for at dette er registreret i CARE under klient stamdata, fanen øvrige ydelser. Instuksfil 155

162 Adfærdsforstyrrelser Psykisk funktionsvurdering - sekundære symptomer Rastløshed/agitation (motorisk uro og handletrang) Trailing/shadowing/checking (den demente følger efter) Planløs omkringvandren Territoriekrænkelse (går på andres stuer og ender i klammeri/slagsmål) Bortgang (ambulering) (forvildren sig ud/flugt/vandring med et mål) Natteuro (pusler/tager tøj på/dækker kaffebord og IKKE SØVNLØSHED) Vredladenhed (verbal udskælden, bebrejdelse, beskyldning, trusler) Fysisk aggressivitet (griben fat, skubben, lussinger, spyt, knytnæveslag, spark, kradsen, rykken i hår, nikker skaller) Råberadfærd (højt om hjælp, klagende tilkald, uformede ordløse skrig) Seksuelle forstyrrelser (krav om seksuelt samvær, åbenlys onani) Urenlighed (nedsat evne til at gennemføre socialt acceptabel afføring og vandladning. fx smøren/gennem afføring Katastrofereaktion/solnedgan gssyndrom (pga. overstimulering) 1. Ikke tilstede 2. Let 3. Moderat 4. Svær 156

163 Psykologiske symptomer Apati (svækkelse af motivation/initiativ/interesse) 1. Ikke tilstede 2. Let 3. Moderat 4. Svær Depression (tristhed, glædesløshed m.fl.) Irritabilitet (pirrelige/vredladen) Angst (pga. frygten for at blive ladt alene) Det emotionelle dysreguleringssyndrom (pga. hjerneskaden kan ikke regulere sine følelser på normal vis) Agnostisk misidentifikation (falsk genkendelse, illusioner) Konfabulation (at fare vild i tiden) Psykotiske symptomer Hallucinationer (indre forestillinger og fantasier) Vrangforestillinger (paranoide ideer der ofte tjener som forklaring på alt der mærkelige den demente oplever) Fantom-logerende/-gæster (f.eks. at opfatte eget billede i en runde som en anden person) 1. Ikke tilstede 2. Let 3. Moderat 4. Svær Point/tid pr. uge i DV: Max 32 point p. = 0 min p. = 70 min. (1 time og 10 min.) p. = 105 min. (1 time og 45 min.) p. = 20 timer Instuksfil 157

164 Instruks/arbejdsgang til bevilling af hjælpemidler på Kærbo Henvisning Revideret 30/01-12 ZMP Moduler Klient Henvisning Højreklik i det store hvide felt Indsæt ny (eller Ctrl N). Under Henvist til ; markeres i feltet Hjælpemidler. I feltet Henvist af ; vælges hvem der har ansøgt om et hjælpemiddel til borgeren. Hvis der allerede er en henvisning til Hjælpemiddelmodulet, skal der ikke laves en ny. Den eksisterende henvisning anvendes blot. Oprette distrikt og standard rute Revideret 30/01-12 ZMP Vælg Moduler Hjælpemidler Stamdata og Planlægning. Vælg fanen Stamdata. De felter, der er omringet på billedet skal udfyldes. Distriktet skal udfyldes ud fra nedenstående liste. Distrikt 6.1 Rådhus Hj.midl (Cpr.nr Distrikt 6.2 Rådhus Hj.midl. (Cpr.nr 06-11) Distrikt 6.3 Rådhus Hj.midl. (Cpr.nr 12-18) Distrikt 6.4 Rådhus Hj.midl. (Cpr.nr 19-25) Distrikt 6.5 Rådhus Hj.midl. (Cpr.nr 26-31) Standard rute skal altid sættes til Ishøj Hvis borgeren allerede fået tilknyttet et distrikt, skal der ikke gøres yderligere i denne fane. 158

165 Bevilling af hjælpemidler Revideret 30/01-12 ZMP Vælg Moduler Hjælpemidler Stamdata og Planlægning. Vælg fanen Visitering Højreklik i øverste del af vinduet Ansøgning. Vælg Indsæt ny De felter, der er omringet på billedet skal være udfyldt. Felterne Beh. start og Beh. slut sættes begge til dags dato. Feltet Visiteret fra SKAL sættes til Kærbo. Det er meget vigtigt, at dette overholdes, da det ellers kan give en masse problemer for ergoterapeuterne på Rådhuset. Gem oplysningerne ved Ctrl+S Højreklik herefter i nederste del af vinduet Hjælpemidler og vælg Indsæt ny Instuksfil 159

166 Hjælpemidlerne kan findes frem på 2 måder: 1: Hvis HMI nr. kendes tastes dette ind i feltet Hmi nr. Husk at det er de Kærbo oprettede hmi nr. der skal anvendes. Listen over Kærbos Hmi nr. kan findes på?? Hvis det indtastede HMI nr. er på lager, kommer listen over lagerbeholdningen frem ved at trykke på tabulator-tasten. Klik på det ønskede løbenr og tryk ok. Det ønskede hjælpemiddel overføres nu til vinduet hjælpemidler Rute SKAL stå til Kærbo. Hvis ikke den gør det kommer hjælpemidlet på hjælpemiddels depotets køreseddel. Det må ikke ske! Gem ved at trykke ctrl+s og check at hjælpemidlet står i udkøres. 2: Hvis HMI nr. ikke kendes er det muligt at søge efter dette. Højreklik i vinduet Hjælpemidler vælg Hjælpemiddelguide Under Valgmuligheder vælges Lagervare. Under Lager vælges Kærbo lager. Fremsøg resultatet ved Ctrl+U. Der kommer herefter sandsynligvis en besked, der siger: Denne søgning kan tage lang tid, ønskes der at fortsætte? Her skal der trykkes Ja. 160

167 Herefter vises en liste over alle de hjælpemidler som er på lager. Højreklik på det ønskede hjælpemiddel og vælg kopier, luk vinduet udsøgning lager. Du står nu i vinduet hjælpemidler, stamdata, planlægning, fanen visitering, hvis ikke gå da tilbage til Moduler Hjælpemidler Stamdata og Planlægning. Vælg fanen Visitering. I vinduet Hjælpemidler Klik i feltet HMI nr. og tast Ctrl+V Gem med Ctrl+S og check at hjælpemidlet står i status udkøres. Højreklik herefter i vinduet Detaljer på hjælpemiddel vælg feltet Specielt og herefter Direkte til borger. Dette SKAL gøres inden, der fortsættes med andet i Rambøll Care, da hjælpemidlet ellers kommer på kørelisten til depotet. Hvis beboeren skal have bevilliget flere hjælpemidler, kan dette gøres ved at højreklikke i vinduet Hjælpemidler og vælge Indsæt ny. Det er ikke nødvendig at lave en ny ansøgning, men det er dog vigtigt at være opmærksom på, at hjælpemidlet der pt. bevilliges er under ens egne initialer i feltet Ansøgning. Hvis hjælpemidlet ikke er på lager Revideret 30/01-12 ZMP Hvis HMI nr. skrives ind manuelt i feltet Hmi nr. og listen Hjælpemidler på lager er tom når der udsøges, så skal der gøres én af 2 følgende handlinger: 1: Åben Hjælpemiddelguiden og se, om der er et andet hjælpemiddel på lager, der kan bruges til beboeren. Vælg dette og følg ovenstående procedure. Instuksfil 161

168 2: Luk hele vinduet ned. Ved spørgsmålet om Ændringerne skal gemmes skal der svares nej. Det er meget vigtigt at være opmærksom på, om der i feltet Status står Skal bestilles. Dette betyder, at det ønskede hjælpemiddel ikke er på lager Bestil herefter hjælpemidlet hos leverandøren og føj herefter hjælpemidlet til lageret. Se procedure for dette under Indkøb/tilføre nye hjælpemidler til lageret. Det er meget vigtigt, at hjælpemidlet ikke bliver gemt som Skal bestilles. Gøres dette kommer det til at få store konsekvenser for Ishøj Kommunes Hjælpemiddeldepot. Hjælpemidlet vil figurere på Hjælpemiddeldepotets indkøbsliste og vil derved kunne skabe forvirring/forstyrrelser i deres arbejdsgang. Returnering af et hjælpemiddel Revideret 30/01-12 ZMP Når en borger ikke længere har behov for et hjælpemiddel, skal personalet på afdelingen sørge for, at hjælpemidlet er rengjort. Derefter giver de ergoterapeuterne besked via advis (funktion 10) om, at hjælpemidlet kan afhentes. Når hjælpemidlet er afhentet findes beboeren frem under Hjælpemidler Stamdata og Planlægning. Vælg fanen Visitering. Find den ansøgning det drejer sig om i øverste del af vinduet, og find det hjælpemiddel det drejer sig om, højreklik, vælg Specielt direkte til lager. Gem med Ctrl+S og check at hjælpemidlet står i returneret. Det er ergoterapeutens ansvar at hente hjælpemidlet fra afdelingen og sætte det på depotet. 162

169 Indkøb/tilføre nye hjælpemidler til lageret Revideret 30/01-12 ZMP OBS! Hvis det indkøbte hjælpemiddel ikke eksisterer i Hjælpemiddelguiden, kan det kun registreres, hvis Vicky Lykke Eliasen (mail: vle@ishoj.dk) på forhånd er blev gjort opmærksom på, at det skal oprettes i Rambøll Care. Det er nødvendigt, at Vicky får besked om, hvilket fiktivt HMI nr hjælpemidlet skal have samt navnet på hjælpmidlet og forhandleren. Hjælpemidlet skal også tilføjes på Excell arket Inventar incl org og fiktive hminr Åben Moduler Hjælpemidler Hjælpemiddelguide. Vælg Katalog i højre side af vinduet og ISO gruppe 44. Udfør søgning Højreklik på det hjælpemiddel, der er købt hjem. Vælg Registrer nyt hjælpemiddel Lager SKAL sættes til Kærbo lager Løbenummer bliver automatisk sat til at være det næste i rækken ud fra de hjælpemidler, allerede er oprettet. I ovenstående eksempel, får hjælpemidlet nr Dette betyder, at løbenummer allerede er oprettet. Tryk på Ok Instuksfil 163

170 Følgende meddelelse kommer op: Ønsker du at udskrive Stregkodelabels for disse Hjælpmidler Vælg Ja Der kommer herefter et Word dokument op med den/de labels der skal printes. Tryk Ctrl+P Vælg printer Zebraseagul. Printeren er fysisk placeret på Hjælpemiddeldepotet, Baldershøj 24. Inden der printes skal det aftales med depotmændene, om det er ok med dem. Det kan give dem problemer, hvis der printes til Kærbos hjælpemidler samtidig med, at de er i gang med at printe til kommunens hjælpemidler. Det skal også aftales med depotmændene, hvornår det er muligt at komme forbi deres adresse for at afhente labelsene. Hvis hjælpemidlet skal bevilliges til en beboer, kan dette evt gøres efter, at labelsene er sendt til print. OBS! Hvis det indkøbte hjælpemiddel ikke eksisterer i Hjælpemiddelguiden, kan det kun registreres, hvis Vicky Lykke Eliasen (mail: vle@ishoj.dk) på forhånd er blev gjort opmærksom på, at det skal oprettes i Rambøll Care. Det er nødvendigt, at Vicky får besked om, hvilket fiktivt HMI nr hjælpemidlet skal have samt navnet på hjælpmidlet og forhandleren. Hjælpemidlet skal også tilføjes på Excell arket Inventar incl org og fiktive hminr Historik Revideret 30/01-12 ZMP Det er muligt at finde frem til et hjælpemiddels historik. Dette kan være nyttigt, hvis der bliver afleveret et hjælpemiddel, hvor det er ukendt, hvilken borger, der har haft hjælpemidlet bevilliget. Gå ind i Moduler Hjælpemidler Historik Skriv løbenr ind. Udfør søgning med Ctrl+U Der kommer herefter en liste op, hvor der står hvilken borgere, der har haft hjælpemidlet. Der vil også stå, hvis hjælpemidlet er kasseret eller til reparation. Kassere et hjælpemiddel Revideret 30/01-12 ZMP 164

171 Hvis et hjælpemiddel er blevet kasseret eller oprettet ved en fejl, skal det kasseres i systemet, så der ikke er nogen, der tror det eksisterer og derved får det bevilliget til en beboer. Hjælpemidlet skal være på lageret før det kan kasseres. Gå ind i Hjælpemiddelguiden og fremsøg de hjælpemidler, der er på Kærbo s lager. Højreklik på det hjælpemiddel, der skal kasseres. Vær opmærksom på, at det er det rigtige løbenr., der bliver kasseret. Vælg herefter Kassér, udfyld initialer, dato og evt. årsag, afslut ved at klikke på OK. Instuksfil 165

172 Bærbare pc ere sygeplejerskerne I hjemmeplejen Generelt 24/4-09 VLE Der er 10 stk. bærbare pc ere til brug for sygeplejerskerne i hjemmeplejen disse bruges dog primært i dag-/og aftenvagterne. Nattevagterne skal ikke bruge de bærbare, da besøgene om natten hos borgeren fortrinsvis er meget korte. De bærbare pc ere fungere på samme måde som CARE dvs. det er hele CARE systemet man har med sig, når man kobler sig op. Dvs. at i princippet, kan man bruge pc en til det behov man har. 24/4-09 VLE Login procedure til bærbar pc (CARE) Dobbeltklik på ikonet 3 Connect Indtast kortets kode og klik på OK og vent på at forbindelsen er klar 166

173 Klik på tilslut Der oprettes forbindelse og du kan nu gå videre og logge på kommunens netværk vha. G- On. Forbindelsen er nu oprettet Instuksfil 167

174 Dobbeltklik på ikonet Login til Ishøj Kommune, hvorefter flg. skal udfyldes Dit brugernavn Din adgangskode til Citrix Afslut ved at trykke på Login. Nederst i højre hjørne af skærmen er der nu et lille G-On ikon og du har flg. valgmuligheder venstre klik på ikonet Klikker du på CARE kommer du direkte frem til CARE og logger på med dit CARE login (når du loggger af CARE logger du også af Citrix). Klikker du på Citrix desktop kommer du på Citrix, dvs. du får adgang til kalender, mails etc. og skal herefter klikke på CARE fra din startmenu, for at komme på CARE. Første gang du logger på G-on vil du få et lille gråt skærmbillede frem, her er det vigtigt at du vælger at sætte en bolle i Full Control og Never ask again. 168