SKOLEMESSEN. Scandinavian Congress Center Aarhus april. Udstillermanual

Transkript

1 SKOLEMESSEN Scandinavian Congress Center Aarhus april udgave, 3. september 2014 Udstillermanual

2 Indhold Inden Skolemessen / side 3 Standinformationer Standpris Standudstyr Information om udstillernes foredrag Foredragslokaler Foredragsværter Messeavis/Annoncering Bannere til ophængning Aflevering af varer Opstilling Standnummer Standplan Standevents Den røde Stol Under skolemessen / side 7 Standværter it-kapacitet Depotrum Forsikringer Rengøring Nattevagt Oprydning Aftenarrangement Efter Skolemessen / side 8 Afhentning af varer fra messeområdet Praktisk information om Skolemessen / side 9 Deadlines Øvrige informationer Salg af materialer Kontanter Parkering Af- og pålæsning Molslinien - Rabataftale Garderobe Forplejning Overnatning Sponsorer Force Majeure 2

3 Inden Skolemessen Standinformationer Tilmelding og køb af stand sker online fra og med den 9. september 2014 via Tildeling af stand sker efter først til mølle princippet. Standplanen er tegnet på forhånd. Se standplanen på hjemmesiden. Deadline for tilmelding er fredag den 10. oktober Standpris Pris per kvm kr. (excl. moms) Prisen inkluderer hvide vægge, hylder, spot og trådløs internetforbindelse og elstik 230 V (800 watt) men ikke f.eks. gulvtæppe. Trådløst net er inkl. Kablet internetforbindelse kr. 520,- (excl. moms) Standudstyr Ekstra udstyr bestilles direkte hos udstillingsfirmaet Bigini. Allan Ørslund tlf.: , allan@bigini.dk Birgitte Schmidt, tlf.: , mobil: , birgitte@bigini.dk Information om udstillernes foredrag Alle udstillere kan efter først til mølle reservere bindende plads i messeprogrammet til foredrag, så længe der er ledige tidsrum. Hvert foredrag er på 45 min. og prisen er kr (excl. moms). Foredrag afvikles i tidsrummet: Onsdag kl og torsdag kl Der er mulighed for max. tre foredrag pr. udstiller. Foredrag omtales i Messeavisen, der rundsendes til samtlige skoler januar Tekst pr. foredrag er max. 270 tegn incl. mellemrum, overskrift samt arrangerende udstiller. Der skal fremsendes indholdsbeskrivelse, foto af foredragsholder samt korrekt titel på foredragsholderen. Deadline for booking af foredrag og fremsendelse af indhold mv. er mandag den 3. november 2014 til foredragskoordinator Karin Sanden, krs@ucn.dk, mobil Foredragslokaler Alle lokaler er udstyret med et interaktivt board, lyd, computer, netadgang samt en projektor. Er der brug for ekstra teknisk udstyr, kontaktes Peter Søgaard, mobil , peso@via.dk Foredragsværter Ved hvert foredrag er der en vært samt teknisk support. Messeavis / Annoncering Hver udstiller har mulighed for at annoncere i Messeavisen. Mere end 70 % af de besøgende læser avisen, der udsendes i eksemplarer til samtlige undervisere, pædagoger og ledere i grundskolen, ved efterskoler m.v. Messeavisen distribueres til institutioner i Jylland og på Fyn i uge

4 Deadline for annoncering i Messeavisen: Mandag den 3. november Henvendelse til Kurt Thybo, mobil , kth@via.dk Alle priser er excl. moms Annoncering i Skolemessen 2015 Messeavisen Annoncestørrelse og -priser Nr. br. i mm h. i mm 1: 1/8 side ,- 2: 1/4 side ,- 3: 1/4 side ,- 4: 3/8 side ,- 5: 1/2 side ,- 6: 1/2 side ,- 7: 3/4 side ,- 8: 1/1 side ,- - eller til kant: (+ 3 mm til beskæring alle 4 sider) Opslag 2 x 1/1- side kant til kant 420 x 297 mm (+ besk.) ,- Annoncer modtages som pdf-filer optimeret til offset-tryk - PDF/X-3,.jpg,.tiff eller.eps (CMYK) Opløsning: min. 300 dpi Mail til: Kurt Thybo, kth@viauc.dk 4

5 Bannere til ophængning Bannere I SCC s arkade er der mulighed for at ophænge et begrænset antal bannere. I SCC s arkade er der mulighed for at ophænge et begrænset antal bannere. Alle bestilles hos Bigini hvortil også pdf-filer leveres senest den xx. marts. Kontakt venligst Bigini. Alle bestilles hos Bigini hvortil også pdf-filer leveres. Kontakt venligst Bigini. Pladserne reserveres efter først-til-mølle, og der kan kun reserveres én plads pr. bestiller. Pladserne reserveres efter først-til-mølle, og der kan kun reserveres én plads pr. bestiller. Broen ved Banket foyeren 1,6 x 6,0 m Udbydes i 2 andele à 1,6 x 2,9m Pris pr. andel: kr. 3820,- (excl. moms) 1 2 Bemærk: Skolemessen benytter en bro på samme etage til sit eget banner. Denne bro ligger foran broen ved Banket Foyeren, som så først ses fuldt, når man som besøgende går ned ad trappen mod messeområdet. Arkaden 3 stk. 3,5 x 1 m. 1 Banneret kan ses fra begge sider. Lay-outet må gerne være forskelligt 2 3 Pris pr. banner: kr. 5000,- (excl. moms) Mellem stolperne i Kongressalen findes 3 bannerpladser à 2,6 x 5 m Udbydes i 6 kvadratiske pladser à 2,5 x 2,5 m Pris pr. andel: kr. 4625,- (excl. moms) 5

6 Aflevering af varer Fra fredag den 17. april kan materialer til stande sendes til: Radisson BLU Scandinavia Hotel, Århus Skovgaardsgade, 8000 Aarhus Att. Vareindlevering Vedr. Skolemessen den 22. og 23. april 2015 Firmanavn: >Anføres< Stand nr.: >Anføres< Opstilling Der er adgang til standområderne fra tirsdag kl , hvor alle stande er klargjorte af Bigini. Alle stande skal være etableret senest tirsdag kl Standnummer Hver stand har ved reservationen fået tildelt et standnummer. Standplan Denne er tilgængelig fra uge 49. Standevents Hvis en udstiller ønsker en ekstraordinær aktivitet/standevent aftales dette med Kurt Thybo, , Kaare Øster, senest fredag den 6. marts Den røde Stol Den røde Stol på Skolemessen er et tilbud til fortrinsvis skønlitterære forfattere, som herigennem vil få lejlighed til at formidle og profilere dansk børne- og ungdomslitteratur for messens besøgende. På de to messedage optræder i alt 8 forfattere, som helst skal repræsentere det børnelitterære felt med tekster og bøger til de mindste og til de ældste klassetrin i skolen. Mange genrer skal gerne være repræsenterede. Udvælgelsesprocedure: Det er Skolemessen, der udvælger de otte forfattere til Den røde stol. Form: Hver forfatter holder et oplæg på max. 20 minutter om sit forfatterskab/ om en ny bog/eller om emner, der lige nu interesserer forfatteren. eller Et interview eller samtale om forfatterskabet/temaer/nye bøger mm. Praktisk: Skolemessen og forfatterens forlag sørger i rimeligt omfang for at vise/promovere forfatterens udgivelser ved Den røde stol. Skolemessen sørger for tydeligt at omtale forfatteren og at offentliggøre forfatternes optræden i Messeavisen, på hjemmesiden samt ved opslag på selve messen. Forfatteren sender en tekst på max. 300 tegn om sig selv samt et portrætfoto til brug på hjemmesiden og Messeavisen. Forfatteren sender relevante kontaktoplysninger (navn, adresse, , tlf. nummer mv.) Alle aftaler er uden honorar. Forfatteren har ingen direkte udgift forbundet med sin optræden. Skolemessen betaler for befordring. 6

7 Sponsorering: Forlaget har mulighed for at promovere sin forfatter gennem sponsering af boggaver til tilhørerne og evt. et erkendtlighed til forfatteren fx en vingave. Skolemessen sørger for diverse fornødenheder som frokost, kaffe og vand til forfatteren. Alle aftaler mellem forfatter, forlag og Skolemessen formidles af Kurt Thybo, og Tina Agesen-Pagh, Under Skolemessen NB: Fra standene må der ikke udleveres mad og drikkevarer. Hvis dette alligevel er tilfældet så vil udstilleren blive opkrævet et proppenge fee, svarende til Radisson Blu listepriser. Standværter Fra tirsdag kl er der standværter til rådighed for udstillerne i begge messeområder. IT kapacitet Der er trådløst netværk til rådighed ved alle standene. Fast opkobling aftales med Bigini, afregnes med kr. 520,- (excl. moms) Depotrum Der er containere til rådighed ved messeområdet. Hver udstiller har rådighed over et areal på én kvm. Hvis der er behov for yderligere plads til opbevaring, er det på udstillerens egen foranledning og regning. Kontakt evt. Tina Agesen-Pagh, tap@via.dk Forsikringer Udstiller er selv ansvarlig for de nødvendige forsikringer, herunder ansvars- og tyveforsikringer. Rengøring Der bliver støvsuget og tømt papirkurve på standene og i gangarealerne tirsdag og onsdag aften. Nattevagt Der bliver låst til udstillingsområdet samt tilkoblet alarm. Husets alarmselskab tjekker huset/området i løbet af natten. 7

8 Oprydning Standene skal af den enkelte udstiller være totalt ryddet for materialer og affald senest torsdag kl (Bemærk nyt tidspunkt i forhold til 1. udgave) Aftenarrangement Aftenarrangement for udstillere og arrangører afholdes onsdag den 22. april 2015 på Hotel Radisson Blu Scandinavia Hotel, Aarhus C. Særlig indbydelse udsendes til samtlige udstillere i uge 2-3. Pris: 350 kr. Du tilmelder dig aftenarrangementet ved at rette i din oprindelige bestilling til Skolemessen: 1. Find din bekræftelsesmail med bestillingen. Mailen hedder Tak for din bestilling til Skolemessen! 2. Klik på linket for at åbne din bestilling. På side 2 i bestillingen sætter du flueben i Ja tak, jeg vil gerne deltage i aftenarrangementet. Udfyld også felterne med navn, antal deltagere m.m. 3. Husk at klikke på Bestil-knappen!!! Så modtager du en ny bekræftelsesmail. OBS: Du skal ikke oprette en ny bestilling eller indtaste alle din kontaktoplysninger igen. Hvis du har problemer med at tilmelde dig aftenarrangementet, er du velkommen til at kontakte Kaare Øster, kaos@via.dk Efter Skolemessen Afhentning af varer fra messeområdet Udstillerne sørger selv for at bestille vognmand til returvarer, der pakkes og påføres standnummer/ firmanavn samt tydelig leveringsadresse. Varerne skal være afhentet senest fredag den 24. april 2015 kl Standmateriale, der ikke er fjernet, vil blive fjernes af Radisson BLU Scandinavia Hotel til en pris på kr ,- pr. stand, som faktureres til de enkelte udstillere. Opklæbning af klistermærker, plakater m.m. skal tages ned, ligesom tape på gulv m.m. skal fjernes. Der må kun benyttes opmærkningstape som ikke efterlader limrester. Limrester som ikke er fjernet, vil blive fjernet af Radisson BLU Scandinavia Hotel, Århus og rengøringen afregnes ud fra listepriser. Evt. omlakering af gulv i Kongressalen, grundet limrester, afregnes udefra listepris og faktura sendes til de berørte udstillere. 8

9 Praktisk information om Skolemessen Deadlines Fredag den 10. oktober Mandag den 3. november Mandag den 3. november Mandag den 11. november Uge 2 til 5 Mandag den 2. februar Fredag den 6. marts Tirsdag den 10. marts - Deadline for tilmelding til Skolemessen - Deadline for booking af foredrag og aflevering af tekst - Deadline for tegning af annoncer - Annoncer aftalt og leveret til tryk - Messeavisen distribueres i Jylland og på Fyn - Åbnes for bestilling af forplejning ved Bigini - Indhold til standevents aftales/sendes til Kaare Øster, kaos@via.dk - Deadline for tilmelding til aftenarrangement for udstillere Øvrige informationer For yderligere informationer kontakt Kaare Øster, kaos@via.dk, Kurt Thybo, kth@via.dk, Tina Agesen-Pagh, tap@via.dk, Sekretariatet Ankomst Udstillere modtages af en områdeansvarlig medarbejder/standvært og får udleveret en informationskuvert indeholdende opdateret standplan, telefonliste samt evt. bestilte spisebilletter til forplejning på messedagene, billetter til aftenarrangementet og navneskilte. Følgende krav skal efterfølges Opbyggede stande og udstillinger udføres af ubrændbare eller svært antændelige materialer. Stoffer og lignende (fx bannere og roll-ups) skal være brandimprægnerede eller efter nærmere godkendelse. Gulvbelægning skal være mindst svarende til KL G. Det kræves af og påhviler arrangøren og derved den enkelte standholder - at medbringe alle godkendelser. Disse godkendelser skal afleveres før arrangementets start til Radisson BLU Scandinavia Hotel, Aarhus. Det må forventes at myndighederne ikke vil godkende opstilling af en stand, der ikke kan fremvise alle godkendelser. Der må ikke anvendes åben ild, herunder gas. Salg af materialer Der er mulighed for at sælge undervisningsmaterialer m.v. fra standene. Kontanter Skolemessen tilbyder de besøgende at hæve penge ved indgangen til messen. Parkering Der er mulighed for parkering ved Scandinavian Congress Center/Hotel Radisson BLU. Når man ankommer til parkeringsanlægget, skal man trække en billet for at kunne komme ind. Denne billet bruges kun til timeafregning i automaterne. Hvis man køber en af nedenstående hotelbilletter, skal man derfor smide indkørselsbilletten ud. Hvis man køber en udkørselsbillet, så kan den kun bruges én gang ved udkørsel. Hvis man køber en døgnbillet, så skal den efterfølgende bruges ved alle ind og udkørsler til parke- 9

10 ringsanlægget. Det er vigtigt, at man sætter billetten i, når man kører ind på anlægget, så den bliver registreret, ellers kan man ikke køre ud på den igen. Priser på parkeringsbilletter købt på hotellet: - Udkørselsbillet DKK 80,- - 1 døgn DKK 160,- - 2 døgn DKK 295,- - 3 døgn DKK 375,- Af- og pålæsning Der er mulighed for af- og pålæsning lige bagved Scandinavian Congress Center, Eckersbergsgade 13, 8000 Aarhus C. Bemærk: Området må kun bruge til af- og pålæsning Molslinien rabataftale Skolemessen har gennem Radisson Blu lavet en rabataftale med Molslinien. Du sparer 200 kr. på at booke din billet gennem dette link og kan herved købe Blue Business billet for 649 kr. Billetten giver jer Blue Business vilkår som blandt andet gør, at I kan checke in 10 min før afgang på alle afgange og er garanteret en plads. Der er ligeledes adgang til Blue Business Lounge. Alternativt kan billigste billet bookes på dette link Du kan bestille fra den 23. marts 2015 til den 14. april 2015 ved brug af denne kode Garderobe Tilhørende udstillingsområdet findes der en ubemandet garderobe. Forplejning I kan bestille følgende pakker: Tirsdag aften: Wrap på standen, frugt, Kildevand DKK 135,- Onsdag: Pakke 1: Frokostbuffet inkl. 1 vand Eftermiddagskage med frugt DKK 375,- (incl. moms) Pakke 2: Sandwich inkl. 1 stk frugt og 1 vand Eftermiddagskage med frugt DKK 235,- (incl. moms) Tilkøb af morgenmad inkl. juice og purewater DKK 125,- (incl. moms) Torsdag: Pakke 1: Frokostbuffet inkl. 1 vand Eftermiddagskage med frugt DKK 375,- (incl. moms) Pakke 2: Sandwich inkl. 1 stk frugt og 1 vand Eftermiddagskage med frugt DKK 235,- (incl. moms) Tilkøb af morgenmad inkl. juice og purewater DKK 125,- (incl. moms) Forplejningen bestilles ved Bigini fra 2. februar

11 Overnatning Vi har forhåndsreserveret hotelværelser på: Radisson Blu Scandinavia Hotel (samme bygning som Scandinavian Congress Center) Værelser koster kr. pr. nat inkl. morgenmad (incl. moms). For at bestille værelser til denne rabatpris skal værelserne være bestilt senest 30 dage før ankomst. Oplys følgende kode ved bestilling: Udstiller sørger selv for booking af værelser. Sponsorer Vores sponsorer er i øjeblikket flg.: FUI Ordbogen.com Solutors Landbrug & Fødevarer Centre for Undervisningsmidler i Danmark Ønsker andre udstillere at være med som sponsor for Skolemessen 2015, så kontakt: Kaare Øster, kaos@via.dk eller tlf Force majeure Ved uforudsete hændelser udenfor Skolemessens kontrol, som strejke, lockout, blokade, brand eller terror, hæfter Skolemessen ikke økonomisk for eventuelle mangler eller forsinkelser i opfyldelsen af arrangementet over for den enkelte udstiller, ligesom udstillerne ikke kan kræve kompensation for udgifter vedrørende standleje, standopbygning, annoncering m.v., hvis uforudsete hændelser nødvendiggør en aflysning. Ret til ændringer forbeholdes 11