I det følgende fremgår Ikast-Brande Kommunes kasse- og regnskabsregulativ. Bilag til regulativet er også indsat i dette dokument.

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "I det følgende fremgår Ikast-Brande Kommunes kasse- og regnskabsregulativ. Bilag til regulativet er også indsat i dette dokument."

Transkript

1 Information I det følgende fremgår Ikast-Brande Kommunes kasse- og regnskabsregulativ. Bilag til regulativet er også indsat i dette dokument. Indhold Regulativets hoveddokument... 2 Bilag 1 - Aflæggelse af anlægsregnskaber Bilag 2 - Beskrivelse af kommunens økonomistyringssystem Bilag 3 - Retningslinier for bogføringsprocessen Bilag 4 - Retningslinjer for anvendelse af NemKonto systemet Bilag 5 - Oprettelse og intern kontrol ved forskudskasser Bilag 6 - Generelle regler for anvendelse af betalingskort Bilag 7 - Afstemning af balancekonti Bilag 8 - Systemansvarlige ved anvendelse af IT-systemer Bilag 9 - Forretningsgange ved anvendelse af IT-systemer Bilag 10 - Principper for registrering af fysiske aktiver Bilag 11 - Retningslinjer for registrering og opbevaring af værdifulde dokumenter Bilag 12 - Regler for opbevaring og registrering af værdier tilhørende andre Bilag 13 - Regler for indgåelse af leje og leasing kontrakter Bilag 14 - Økonomisk styring Side 1/52

2 Regulativets hoveddokument Generelt Lovgrundlag Principper for økonomistyring er Ikast-Brande kommunes overordnede regelsæt for styringen af kommunens økonomi. Regelsættet er også den praktiske udmøntning af styrelseslovens 42, stk. 7 om, at Byrådet fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. men det er også en del af grundlaget for økonomiudvalgets indsigt i kommunens økonomiske forhold jf. kravene i styrelseslov og styrelsesvedtægt. Formål Formålet med regelsættet er at sikre: tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi korrekt og effektiv administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen præcisering af budgetansvar og ledelsesansvar tilstrækkelige interne kontroller, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau Jf. styrelsesloven er det formelle ansvar for kommunens økonomiske styring henført til det politiske niveau: Økonomiudvalget Ifølge styrelseslovens 18 skal økonomiudvalget have indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges Byrådet til beslutning. Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Udvalgene Ifølge styrelseslovens 21 skal udvalgene bestyre de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med Byrådets vedtagelser og i overensstemmelse med de retningslinier mv., der er udstedt af Byrådet. De påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides, og i tilfælde af forventede budgetoverskridelser på givne områder, angiver udvalget kompenserede besparelser på andre områder indenfor udvalgets bevilling. Hvis bevillinger derudover anses for ønskelige eller fornødne foretager udvalget gennem økonomiudvalget indstilling til Byrådet om tillægsbevilling. Borgmesteren Ifølge styrelseslovens 31 har borgmesteren den øverste daglige ledelse af kommunens administration. I praksis er det administrative niveau i kommunen via dette regelsæt pålagt det umiddelbare ansvar for en del opgaver i relation til kommunens økonomiske styring Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper Regelsættet beskriver kun de af kommunens overordnede organisatoriske og styringsmæssige bestemmelser, som har en væsentlig rolle mht. økonomistyring. Beskrivelsen er derfor kortfattet, men der skal i relevant omfang være en henvisning eller et link til den fulde beskrivelse heraf, så det er muligt at se mere detaljerede beskrivelser. Side 2/52

3 I praksis fungerer regelsættet derfor også som en portal til mere uddybende beskrivelser, bilag, beslutninger i Byrådet m.m. Uddybende beskrivelser Regelsættet suppleres af uddybende beskrivelser, som i mere detaljeret grad redegør for, hvordan de overordnede bestemmelser i praksis er udmøntet. Også disse bilag vil fremgå som links til hoveddokumentet. Gyldighedsområde Regelsættet er gyldigt for hele kommunens virksomhed. I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er relevante afsnit i dette regelsæt også gældende for disse. Regulativet er godkendt af Sammenlægningsudvalget d Tilhørende bilag er godkendt af økonomidirektør d Ajourføring Selve regelsættet Dette regelsæt skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. Økonomidirektøren har en særlig rolle m.h.t. at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre regelsættet i overensstemmelse hermed. Redaktionelle ændringer kan foretages af økonomidirektøren. Såfremt der er tale om ændringer, som kræver en politisk beslutning, er økonomidirektøren ansvarlig for, at ændringerne gennem Økonomi- og Planudvalget forelægges Byrådet til godkendelse. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet, før ændringerne sættes i kraft. Bilag til regelsættet Hvor ikke andet er anført, skal ændringer i bilag til regelsættet alene godkendes af økonomidirektøren. Ændringer, som har væsentlig betydning for andre af kommunens direktørområder, skal dog godkendes i Økonomi- og planudvalget. Økonomisk styring Bevillingsmyndighed og bevillingsniveau Bevillingsmyndigheden er hos Byrådet. Foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke iværksættes, før Byrådet har meddelt den fornødne bevilling. Foranstaltninger, der er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift, kan dog om fornødent iværksættes uden Byrådets forudgående bevilling, men bevilling må da indhentes snarest muligt. Under iagttagelse af de regler, der er fastsat af Indenrigs- og Socialministeren, tager Byrådet ved budgetvedtagelsen stilling til bevillingsniveauet, hvilket entydigt skal fremgå af kommunens årsbudget. Tillægsbevillinger Der kan ikke påregnes tillægsbevillinger finansieret af kassebeholdningen i årets løb. Undtaget herfra er den årlige, politiske behandling af overførsler mellem årene. I tilfælde af forventede budgetoverskridelser på givne politikområder angiver det pågældende udvalg kompenserede besparelser på andre af udvalgets politikområder. Styringsværktøjer generelt Byrådet har valgt at fokusere på en samlet styringsmodel for kommunen, dialogbaseret aftalestyring med følgende formål: Side 3/52

4 At give Byrådet et værktøj til at omsætte visioner og mål til ydelser og effekt overfor borgerne, samt kunne måle om ydelserne bliver udført, og har den tilsigtede effekt. At skabe det værktøj hvor fastsættelsen af ydelsernes omfang og indhold - først og fremmest i forbindelse med budgetvedtagelsen - dokumenteres. Dermed understøttes sammenhængen mellem på den ene side de økonomiske rammer og på den anden side omfang og indhold af ydelserne. At sikre, at politikere får feedback på brugeres ønsker og grad af tilfredshed med kommunens ydelser. At de styrede (aftaleholderne) arbejder ud fra klare mål og rammer. At sikre feedback til Byrådet og udvalg omkring brugernes ønsker og tilfredshed med kommunens ydelser. Samlet er Ikast-Brande Kommunes overordnede tilgang til styring præget af: En stræben efter, at politisk fastsatte mål fokuserer på effekt. En stræben efter, at der måles på effekt, og at målepunkterne så vidt mulig afspejler de elementer der er under indflydelse af administrationen. Det er nødvendigt med politisk fokus på ydelserne, når måling på effekt er for vanskelig, for dyr eller siger for lidt i forhold til de variabler der er under administrationens indflydelse. At politikernes rolle som borgernes ambassadør nogle gange betyder, at politikerne skal dykke ned i konkrete sager. At de politiske værdier der nogle gange ligger i de konkrete ydelser og aktiviteter betyder, at politikerne nogle gange fastsætter disse. Aftalestyring Aftalerne bygger på det princip, at der skal være direkte politisk bestemmelse over de enheder i kommunen der leverer service og myndighedsafgørelser overfor borgerne. Byrådet fastsætter generelle regler for aftalestyring, idet de vigtigste principper anføres her: Alle kommunens budgetområder er principielt dækket af aftalestyring. Byrådet fastlægger mål og rammer for løsning af de kommunale opgaver og i nogle tilfælde også de konkrete ydelser og aktiviteter. Rollen for det administrative led er: 1.) Rådgivning af det politiske niveau. Rådgivningen knytter sig til fastlæggelse af resultatmålene, og sammenhæng til ressourcebehovet, dvs. størrelsen af den enkelte aftaleholders budget. 2.) Formidling. Primært tilrettelæggelse af dialog mellem politikere og aftaleholdere/brugerbestyrelser, i forbindelse med fastlæggelse af aftaler og evaluering. 3.) Opfølgning. Kontrol af om målene blive nået og den nødvendige ledelsesmæssige opfølgning, hvis det ikke er tilfældet. Byrådet og aftaleholderne indgår en aftale, der angiver resultatmål og budget. Aftaleholderne skal med udgangspunkt i budgettet tilrettelægge aktiviteterne, så resultatmålene nås. Der skal årligt foretages en evaluering af målopfyldelsen. Budgetoverførsel mellem årene For aftalestyrede områder kan der søges om overførsel af mer- eller mindreforbrug mellem årene, idet sådanne overførsler skal behandles som tillægsbevillinger af Byrådet. Byrådet kan fastsætte generelle regler for sådanne overførsler. Se bilag 14. De konkrete rammer for den enkelte enhed fastsættes - med respekt for andre regler - i forbindelse med indgåelse af den årlige aftale med enheden. Lønsumsstyring Byrådet har den 14. september 2009 besluttet at indføre lønsumsstyring fra budgetår Se bilag 14. Begrundelsen er flersidet, men kan primært henføres til følgende: Lønsumsbudgettering og - styring understøtter kommunens dialogbaserede aftalesystem. Side 4/52

5 Lønsumsstyring angiver et entydigt ansvar for styring og overholdelse af aftaleenhedernes budgetter. Ledelsens indsigt i enhedernes løbende drift og økonomi Uanset de indgåede konkrete aftaler med enhederne om årets mål og midler, har ledelsen ansvaret for at følge med i den generelle økonomiske udvikling og i udviklingen inden for udvalgte områder. Form og indhold af rapporteringen fra enhederne fremgår af den enkelte aftale. Budgetprocessen Generelle principper De grundlæggende bestemmelser for kommunernes budget og budgetprocedure findes i styrelsesloven og i regler fastsat af Indenrigs- og Socialministeriet. Det enkelte års budgetprocedure For at leve op til såvel lovkrav som til kommunens eget behov for styring skal budgetproceduren foregå efter en nærmere fastsat plan. Økonomiudvalget har ansvaret for, at der senest 1. januar udarbejdes en plan for det kommende års budgetprocedure. Planen skal indeholde en beskrivelse af den proces, budgetlægningen for det kommende år skal gennemløbe. Økonomiudvalget påser, at udvalg og enheder overholder planen, så årsbudgettet kan vedtages i overensstemmelse hermed. Senest godkendte plan for det kommende års budgetprocedure kan ses her. Budgetbemærkninger Økonomi- og Planudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag skal ledsages af budgetbemærkninger, der i nødvendigt omfang forklarer baggrund og forudsætninger for budgettets poster. Udvalgene skal udarbejde forslag til disse bemærkninger og fremsende disse sammen med bidraget til årsbudgettet og de flerårige budgetoverslag for deres område. Budgetopfølgning Generelt Det budget, som er godkendt af Byrådet, definerer rammerne for næste års kommunale forvaltning. Budgettet er det væsentligste element i kommunens samlede økonomiske styring, og de givne bevillinger skal overholdes. Hvis en budgetansvarlig kan forudse afvigelser, der ikke umiddelbart kan dækkes af mer- eller mindreudgifter på andre delområder inden for enheden, er vedkommende forpligtiget til snarest at forelægge en sag for fagudvalget med angivelse af forslag til imødegåelse heraf. Der kan ikke påregnes tillægsbevillinger finansieret af kassebeholdningen i årets løb. Undtaget herfra er den årlige, politiske behandling af overførsler mellem årene. Side 5/52

6 Alle budgetbeløb skal entydigt henføres til en person, som har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen og for at føre tilsyn med anvendelse af den. Dette aftales i forbindelse med indgåelse af aftaler med aftaleholderne. Økonomidirektøren tilrettelægger en procedure, der sikrer, at alle sager er økonomisk belyst. Samlet budgetkontrol Der gennemføres mindst 3 større budgetopfølgninger årligt, hvor der på samtlige områder estimeres et forventet regnskab med behandling i fagudvalgene, økonomiudvalget og Byrådet. Økonomidirektøren har ansvaret for at koordinere de årlige budgetopfølgninger, mens den budgetansvarlige leder skal vurdere forbruget og give et bud på forventet regnskab. Løbende budgetkontrol Budgetstyring er en væsentlig forudsætning for styringen af de generelle politikker og målsætninger for hver af kommunens enheder. Byrådet har via aftaler med enhederne udpeget de ledende medarbejdere, der har det daglige budgetansvar. Hver måned skal de budgetansvarlige foretage en vurdering af budgetforbruget contra budgetforudsætningerne. I tilfælde af, at der konstateres afvigelser, der ikke umiddelbart kan korrigeres for, skal problemstillingen rejses gennem den pågældende leder og videre til direktøren for området. Direktøren vurderer, om problemstillingen skal rejses over for udvalget. Anvisning I Ikast-Brande Kommune skal anvisningen af regnskabsbilag som hovedregel foregå som en integreret del af budgetkontrollen, suppleret med det almindelige ledelsestilsyn. Det betyder, at påtegning af det enkelte regnskabsbilag kun sker undtagelsesvis. Den budgetansvarlige for den enkelte enhed skal tage stilling til, hvornår der inden for det enkelte område kræves individuel godkendelse af den enkelte transaktion og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af budgetkontrol og ledelsestilsyn. Som dokumentation for det udførte ledelsestilsyn og for at de budgetansvarlige har taget stilling til anvisningsrollen, udarbejder de budgetansvarlige en kort beskrivelse af, hvordan de gennemfører ledelsestilsynet. Regnskabsaflæggelse Generelt Indenrigs- og Socialministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse. Herudover har kommunen valgt at udarbejde en årsberetning, som supplerer disse krav. Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der inden udgangen af december måned udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse. Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af maj måned det efterfølgende år. Supplementsperioden fremgår af tids- og aktivitetsplanen for regnskabsaflæggelsen. Kommunens årsregnskab Ikast-Brande Kommune aflægger regnskabet i form af et årsregnskab bestående af Side 6/52

7 Årsberetning Udgiftsregnskab Omkostningsregnskab En række obligatoriske og frivillige oversigter og redegørelser Anlægsregnskaber Der aflægges kun særskilte anlægsregnskaber til politisk behandling, såfremt der fra Indenrigs- og Socialministeriet er fastsat krav herom (bundgrænsen er p.t. 2 mill. kr.) der i øvrigt er fastsat krav herom i forbindelse med anlægsbevillingen Ellers aflægges anlægsregnskaberne som en integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse. Økonomidirektøren har fastlagt følgende generelle krav til aflæggelse af anlægsregnskaber. Se bilag 1. Bogføringsprocessen Generelt Kommunen skal følge god bogføringsskik. Bogføringssystemet og anvendelsen heraf skal sikre transaktionssporet (dvs. sammenhængen mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet) og kontrolsporet (dvs. dokumentationen for den enkelte post.) Økonomidirektøren er ansvarlig for, at økonomistyringssystem og øvrige systemer som afleverer transaktioner hertil opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser. Se bilag 2. Arbejdsprocessen Et generelt princip er, at kommunens arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Dette princip gælder også med hensyn til bogføringsprocessen. Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning, og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Bogføringen skal som udgangspunkt finde sted ved kilden, dvs. i den enhed, som har truffet den disposition, der medfører bogføringen. Såfremt det skønnes hensigtsmæssigt, kan bogføringsopgaven dog samles eet sted for flere enheder. De budgetansvarlige godkender den/de personer, der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag, idet it-funktionen forestår selve oprettelsen i de relevante systemer. Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller etc. De budgetansvarlige har ansvaret herfor i form af sidemandsoplæring m.m. Økonomisk afdeling udarbejder vejledende retningslinier for bogføringsprocessen og kan i øvrigt bistå de decentrale enheder med råd og vejledning. Se bilag 3. Attestation af regnskabsbilag Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede og attesterede regnskabsbilag. Som hovedregel vil leverandørfakturaer kun findes i elektronisk form, idet de enten modtages elektronisk direkte fra leverandørerne eller modtages i indscannet form fra et LÆS IND bureau. Med kontrol og attestation menes i denne forbindelse, at: varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte mængde, kvalitet og pris er kontrolleret konteringen er korrekt eventuelle interne kompetenceregler (eller tilsvarende) er overholdt Det primære bogføringsgrundlag er elektroniske bilag, og her skal dokumentationen for attestation, og bilagsbehandling i øvrigt være en del af det elektroniske workflow. Arkivering og genfinding Hovedparten af regnskabsmaterialet modtages og opbevares i elektronisk form. Økonomidirektøren er ansvarlig for, at elektroniske arkivløsninger lever op til kommunens arkivbestemmelser. Side 7/52

8 Såfremt det skønnes relevant, skal også papirbaserede regnskabsbilag eller specifikationer indscannes. I så fald kan originalmaterialet makuleres. De budgetansvarlige har ansvaret for, at papirbaserede regnskabsbilag (og underbilag) opbevares på en forsvarlig og systematisk måde, og kassation sker i overensstemmelse med kommunens arkivbestemmelser, dvs. normalt først efter 5 år. Hvis der på enkeltområder gælder særlige arkivbestemmelser mht. regnskabsmateriale, er disse naturligvis gældende. Interne kontroller og ledelsestilsyn Ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Arbejdsgange og interne kontroller skal derfor tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Den budgetansvarlige for det enkelte aktivitetsområde skal tage stilling til, hvornår der inden for det enkelte område kræves individuel anvisningspåtegning på det enkelte regnskabsbilag og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af budgetkontrol og ledelsestilsyn. I den forbindelse forudsættes det, at den budgetansvarlige har et tilstrækkeligt kendskab til områdets basale forretningsgange og løbende har indseende hermed. Uanset beløbsstørrelse må ingen dog foretage udbetalinger til sig selv, uden at bilaget/udbetalingen forlods er godkendt af en anden person med ledelsesansvar inden for det pågældende område. Økonomidirektøren er ansvarlig for at udarbejde generelle regler for bogføringen, herunder principielle krav til interne kontroller, idet principperne for kontrol er følgende: kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen eller det almindelige ledelsestilsyn, dvs. af driftsvirksomheden selv udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres kontroller udføres som udgangspunkt som stikprøver Økonomisk afdeling bistår ledelsen af enhederne ved at foretage en række kontroller med overholdelse af forretningsgangene omkring bogføring og betaling, herunder også på tilstrækkeligheden af det lokale ledelsestilsyn. Finansiel styring og betalingsformidling Generelt Byrådet fastsætter de overordnede regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter. Økonomidirektøren er ansvarlig for at udmønte politikken i praksis. Se Byrådets vedtagne Gældsplejepolitik af 14. september Betalingsformidling Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres forinden de effektueres. Det offentliges betalingsformidling er i vidt omfang reguleret ved lov. I det følgende er beskrevet, hvordan kommunen har valgt at udmønte loven i praksis. Et gennemgående princip er, at kommunens betalinger (påligninger og ind- og udbetalinger) skal automatiseres og systematiseres, hvor dette er muligt og i øvrigt skønnes hensigtsmæssigt. Dette gælder såvel betalinger til kommunen som fra kommunen. Økonomidirektøren er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling. Bankkonti i kommunens navn må alene oprettes efter aftale med økonomisk afdeling. Ingen person må have eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til it-systemer til betalingsformidling, hvor der ikke automatisk sker en registrering i økonomisystemet (bogføring). Økonomisk afdeling skal vedligeholde en oversigt over fuldmagtsforholdene. NemKonto registeret Det offentliges betalingsformidling finder sted ved anvendelse af et centralt register, som indeholder bankkontooplysninger for alle landets borgere og virksomheder. Såvel borgerne selv som pengeinstitutterne og kommunerne har adgang til at indberette ændringer til dette register. Økonomisk afdeling er ansvarlig for at administrere, hvilke af kommunens medarbejdere, der skal have ret til at indberette ændringer til registeret, og for at tilrettelægge og udføre kvalitetskontroller omkring kommunens indberetninger til NemKonto registeret. Forretningsgange og kontroller skal være beskrevet. Se bilag 4. Side 8/52

9 Kontante betalinger Kommunens ind- og udbetalinger skal i videst muligt omfang foretages ved bankoverførsler eller tilsvarende. Økonomidirektøren er ansvarlig for at tilrettelægge procedurer, så der i begrænset omfang kan modtages eller udbetales kontante beløb. Såfremt der udbetales kontante beløb, skal der tilrettelægges en funktionsadskilt kontrol af, at der findes bilag for de enkelte ind- og udbetalinger. Kontrollen skal foretages dagligt og omfatte samtlige kontante betalinger. Såfremt der indbetales kontante beløb, skal der enten afgives en maskinel kvittering eller afgives håndskreven kvittering ved anvendelse af særlige blanketter hertil. Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der etableres betryggende interne kontroller med afregning af indbetalte beløb. Forskudskasser Oprettelse af forskudskasser sker kun efter særskilt aftale med økonomisk afdeling, idet der samtidigt skal tilrettelægges et tilstrækkeligt internt kontrolniveau. Se bilag 5. For hver af sådanne kasser skal kontrollerne beskrives, idet kontrollerne tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Økonomisk afdeling fastsætter rammerne for det interne kontrolniveau. De enkelte budgetansvarlige skal udføre og dokumentere kontrollerne. Økonomisk afdeling kan godkende, at der i stedet for en forskudskasse udbetales et personligt forskud til dækning af småudlæg. Anvendelse af betalingskort Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe betalingskort. Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der udarbejdes generelle regler for anvendelse af betalingskort. Se bilag 6. Reglerne skal: sikre mod sammenblanding af kommunens og private midler beskrive principperne for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav minimere risikoen for misbrug Balancekonti m.v. Økonomidirektøren er ansvarlig for, at samtlige kommunens balancekonti m.v. regelmæssigt afstemmes idet intervallerne fastlægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Se bilag 7. Transporter Kun økonomisk afdeling må indgå aftaler om transport af fordringer, d.v.s. overdragelse af tilgodehavendet til 3. mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning. Aftaler om transporter skal koordineres med den person, som har budgetansvaret for det aktivitetsområde, der er omfattet af aftalen. Debitorpleje Økonomidirektøren er ansvarlig for kommunens debitorpleje. Kommunens fordringer registreres elektronisk og så vidt muligt i ét system. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk ved tilmelding til BetalingsService eller tilsvarende. Økonomiudvalget forelægges årligt en oversigt over restancer, som vurderes at være uerholdelige og derfor indstilles til afskrivning. Anvendelse af IT-systemer Generelt Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra IT-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder. For alle IT-systemer udpeges en systemansvarlig, dvs. en ledende medarbejder, som har det overordnede Side 9/52

10 ansvar for systemets anvendelse. Se bilag 8. Den systemansvarlige har ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse, det vil såvel sige at funktionalitet, forretningsgange og anvendelse er sammenhængende og i overensstemmelse med både lovgivning og politisk og administrativ målsætning for fagområdet. De væsentligste forretningsgange - herunder interne kontroller - skal være beskrevet. Den systemansvarlige har ansvaret herfor. Se bilag 9. Kvalitetssikring og kvalitetskontrol Den systemansvarlige leder og fordeler arbejdet og har dermed også ansvaret for, hvilke medarbejdere i kommunen, der skal have adgang til systemets forskellige funktioner. Kvalitetskontrollen skal sikre den valgte kvalitet i systemerne. Der skal ikke nødvendigvis være etableret adskillelse mellem indberetnings- og kontrolfunktionen. Alle kontrollerne skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. Den systemansvarlige skal have et dokumenteret overblik over datakvaliteten. Dette overblik kan tilvejebringes på forskellig vis, eksempelvis ved at notere registrerede fejl eller ved en systematisk, stikprøvevis efterkontrol. Personer, som kan være særligt udsatte for kritik Såfremt et IT-system håndterer ind- og udbetalinger vedrørende personer, som i fejlsituationer er særligt udsat for kritik, skal der omkring disse sager/personer tilrettelægges en mere omfattende kvalitetskontrol. Målgruppen er som minimum ansatte med indberetningsadgang til det pågældende system. Direktionen kan beslutte, om også andre personer skal omfattes af kontrol, eksempelvis Byrådetsmedlemmer eller ægtefæller til medarbejdere med indberetningsadgang. Kontrollen kan ikke udføres af den enkelte selv. Den kan udmærket udføres periodisk, dog ikke længere end et år bagud. Udførte kontroller skal kunne dokumenteres. Kontroller mod svig Anvendelse af IT-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. Personer med adgang til at opdatere det centrale register over bankkontonumre (NemKonto registeret) må derfor ikke have adgang til at oprette sager i andre IT-systemer, som håndterer udbetalinger. Såfremt en eller flere medarbejdere har - eller i en periode har haft - en sådan adgang, skal der foretages kontrol af indberetningerne, svarende til den traditionelle dokumentationskontrol. Såfremt et eller flere af kommunens IT-systemer - uafhængigt af NemKonto registeret - styrer pengestrømmens retning, dvs. selv indeholder registre over bankkontonumre, skal der også tilrettelægges kontroller af, at der foreligger fornøden dokumentation for ændringer heri. Disse kontroller skal foretages løbende. De enkelte enheder er ansvarlig for, at kontrollerne beskrives og udføres. Andre områder Side 10/52

11 Registrering af anlægsaktiver De nærmere regler for registrering af kommunens aktiver er fastsat af Indenrigs- og Socialministeriet. Kommunens principper for registrering af materielle aktiver, immaterielle aktiver og omsætningsaktiver er fastsat i et bilag til dette regelsæt. Se bilag 10. Værdifulde dokumenter Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering af værdifulde dokumenter som skøder, pantebreve, garantier m.m. og for at opbevare disse dokumenter betryggende. Se bilag 11. IT-aktiver Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der via en IT-sikkerhedspolitik fastsættes regler for beskyttelse af kommunens IT-aktiver, dvs. såvel hardware som software og data. Sikring af værdier tilhørende andre Såfremt kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes retningslinier for opbevaring og registrering heraf. Se bilag 12. Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af den enkelte enhed i samarbejde med økonomisk afdeling. Køb af varer og tjenesteydelser Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter. Direktionen har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbspolitik, som ud over de politiske målsætninger fastsætter principperne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler. Se indkøbspolitikken her. Tilsvarende gælder fastsættelse af regler for udbud og for indgåelse af leje- og leasingaftaler. Se bilag 13. Ansvaret for at overholde indkøbspolitikken og dermed udnytte fælles indkøbsaftaler er et linieansvar, dvs. tæt forbundet med budgetansvaret. Forsikringsforhold Økonomiudvalget fastsætter regler om, i hvilket omfang kommunens værdier skal forsikres. Dette sker normalt i form af et udbud af kommunens forsikringer. Side 11/52

12 Bilag 1 - Aflæggelse af anlægsregnskaber Anlægsbevilling Før et anlægsarbejde kan igangsættes, skal Byrådet godkende en anlægsbevilling. Et anlægsarbejde kan aldrig sættes i gang uden en godkendt anlægsbevilling. Byrådet skal både tage stilling til de økonomiske og de materielle forudsætninger i forbindelse med vurderingen og behandlingen af det samlede anlægsarbejde. Bevillingen knytter sig således til alle forudsætninger for anlægsarbejdet. Rådighedsbeløb En anlægsbevilling kan gives til en del af et anlægsarbejde eller til hele anlægsarbejdet på én gang, uanset om anlægsarbejdet strækker sig over et eller flere regnskabsår. Hvis en anlægsbevilling strækker sig over flere regnskabsår, skal det kontrolleres, at der er optaget rådighedsbeløb i budgettet for de regnskabsår, som bevillingen vedrører. Hvis dette ikke er tilfældet, skal der ansøges om tillæg til rådighedsbeløb til indeværende år samtidig med anlægsbevillingen, mens rådighedsbeløbene i de efterfølgende år afsættes i forbindelse med den førstkommende budgetlægning. Ansøgning Det påhviler det udvalg, som administrerer det pågældende anlægsarbejde, at udarbejde ansøgning til Byrådet om anlægsbevilling. Bevillingsansøgningen skal bl.a. indeholde oplysning om: De samlede anlægsudgifter og indtægter specificeret på gruppering. Projektbeskrivelse Tidsplan, herunder udbetalingsplan. Oversigt over afledte driftsudgifter, herunder evt. ændringer i normeringer. Rådighedsbeløb evt. ansøgning om tillæg til rådighedsbeløb. Inden behandling i fagudvalget fremsendes sagen til økonomisk afdeling, der afgiver en udtalelse om den foreslåede finansiering. Økonomisk afdeling skal have mindst en uge til behandling af sagen. Efter sagen har været behandlet i fagudvalget sendes sagen videre til Økonomi- og Planudvalget. Når Byrådet har godkendt anlægsbevillingen, sørger økonomisk afdeling for, at investeringsoversigten bliver ajourført og at der oprettes et sæt anlægskonti med de autoriserede grupperinger til anlægsarbejdet. Hvis den ansvarlige for anlægsprojektet konstaterer, at en anlægsbevilling vil blive overskredet, skal der forinden overskridelsen søges om en tillægsbevilling til anlægsbevillingen. Af ansøgningen skal det fremgå, hvorfor anlægsarbejdet bliver dyrere end forventet, og om tillægsbevillingen skal finansieres af rådighedsbeløb eller på anden måde. Anlægsregnskab Den der er ansvarlig for et anlægsprojekt, er også ansvarlig for at aflægge et anlægsregnskab. Anlægsregnskaber over 2 mill. kr. Ved anlægsarbejder, hvor den samlede bruttoudgift beløber sig til mere end 2 mill. kr., skal anlægsregnskabet behandles i fagudvalget inden det videresendes til Økonomi- og Planudvalget, der indstiller til Byrådet for endelig godkendelse. Anlægsregnskabet skal fremsendes gennem økonomisk afdeling til politisk behandling senest 3 måneder efter projektets afslutning. Ved projektets afslutning forstås ved projektets ibrugtagning. Anlægsregnskaber under 2 mill. kr. Ved anlægsarbejder, hvor den samlede bruttoudgift er mindre end 2 mill. kr., skal regnskabet ikke individuelt forelægges til politisk behandling. Det er tilstrækkeligt, at anlægsregnskabet integreres i kommunens ordinære regnskabsaflæggelse. Anlægsregnskabet skal bl.a. indeholde følgende oplysninger: De samlede anlægsudgifter og indtægter specificeret på gruppering. Bemærkninger vedr. væsentlige beløbsmæssige afvigelser mellem bevilling og regnskab. Side 12/52

13 Bemærkninger vedr. eventuelle afvigelser mellem bevillingens forudsætninger og det gennemførte projekt. Anlægsregnskabet tilsendes økonomisk afdeling senest 3 måneder efter projektets afslutning. Side 13/52

14 Bilag 2 - Beskrivelse af kommunens økonomistyringssystem Generelt Indenrigs- og Socialministeriet har i Budget- og regnskabssystem for kommuner fastsat regler for kommunens bogføring og anvendelse af it-systemer. Dette bilag har til formål at give et overblik over, hvordan disse krav opfyldes i Ikast-Brande Kommune. Ikast-Brande Kommune anvender økonomistyringssystemet KMD ØS. Data tilgår KMD ØS ad en lang række veje. Det kan være enkeltposter gennem de bogføringsmoduler, som er tilknyttet KMD ØS eller det kan være sumposter fra forskellige udbetalingssystemer. Transaktionsspor Begrebet transaktionsspor er af Indenrigs- og Socialministeriets regler defineret som: "Transaktionsporet sikrer sammenhængen mellem den enkelte postering og regnskabets hovedposter. Det skal med andre ord være muligt at kontrollere, om alle posteringer er med i regnskabet, og hvilke posteringer regnskabets poster er sammensat af." En postering enkelt eller sumpostering identificeres altid ved en dato og et maskinnummer. Via skærmbilledet G562 i KMD ØS kan dannes et udtræk, som giver en oversigt over aktive maskinnumre og tilknyttet registreringssted. Hermed er det muligt at spore posteringen gennem underliggende systemer, indtil grunddokumentationen kan findes. Transaktionssporet findes altså ikke alene i KMD ØS. Nogle gange skal sporet følges videre gennem andre it-systemer. For systemer med relation til kommunens kasse- og regnskabsvæsen vil der altid være udpeget en systemansvarlig, som også er ansvarlig for tilrettelæggelse af relevante interne kontroller omkring systemernes anvendelse. Der henvises til kapitlet om Anvendelse af IT-systemer i kasse- og regnskabsregulativet med tilhørende bilag 8 og 9, som specificerer de enkelte systemer med tilhørende systemansvarlige. Kontrolspor Begebet kontrolspor er af Indenrigs- og Socialministeriets regler defineret som: "Kontrolsporet dokumenterer de faktiske posteringer. Kravet om kontrolspor forudsætter derfor, at der kan identificeres et bilag på baggrund af en given postering, og at sammenhængen mellem postering og bilag er entydig. Kontrolsporet udgør en vigtig del af den samlede dokumentation for, at udgiften er afholdt korrekt." Regnskabsbilag For egentlige regnskabsbilag findes dokumentationen oftest i form af elektroniske bilag, som er arkiveret centralt hos KMD og kan udskrives via KMD WEB OnDemand. Findes et regnskabsbilag ikke i elektronisk form, er det et decentralt ansvar at opbevare bilaget systematisk og i en periode, som mindst svarer til arkivkravene. Øvrigt regnskabsmateriale Øvrigt regnskabsmateriale, som er omfattet af arkivbestemmelserne, opbevares af økonomisk afdeling. Dokumentation i IT-systemer Med hensyn til anvendelsen af IT-systemer stiller Indenrigs- og Socialministeriet følgende krav: "Kommunen udarbejder beskrivelser af de af virksomheden anvendte IT-systemer, herunder de manuelle forretningsgange / arbejdsrutiner, samt de interne kontrolprocedurer. Beskrivelserne skal indeholde oplysninger om, dels hvorledes systemerne sikrer fuldstændighed og nøjagtighed af det materiale, der danner grundlag for registreringerne, herunder eventuelle aftaler om overførsel af data, der registreres i virksomheden, herunder beskrivelser af IT-anvendelsen." De systemansvarlige for hvert enkelt IT-system, som leverer regnskabstransaktioner til KMD ØS, har ansvaret for at behandle og opbevare det grundmateriale, som lægges til grund for beregningen og udbetalingen. Side 14/52

15 Det gælder både papirbaseret materiale (f.eks. ansøgningsblanketter, arbejdssedler etc.) og elektronisk materiale (f.eks. materiale fra borgerselvbetjeningssystemer m.m.). Oversigt over regnskabsmateriale Budget- og regnskabssystem for kommuner stiller krav om udarbejdelse og opbevaring af regnskabsmaterialet i mindst 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Derefter kan dele af regnskabsmaterialet kasseres efter udløbet af 5-års perioden, mens øvrige dele skal bevares jf. arkivloven. Følgende regnskabsmateriale skal bevares: Hovedbogen (de faktiske registreringer) - en arkiveringsversion af data fra økonomisystemer, der indeholder kontonumre med tilhørende kontooplysninger, kontotekster og posteringsoplysninger Regnskaber - obligatoriske budgetter, regnskaber og delregnskaber, samt budgetmateriale, som er behandlet i Økonomi- og Planudvalget Revisionsprotokoller - revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger Det er vigtigt at være opmærksom på, at dele af regnskabsmaterialet stammer fra andet end økonomisk afdeling og økonomisystemet. Eksempelvis skal transaktionssporet for lønposteringer findes i lønsystemet. Regnskabsmateriale hos Ikast-Brande Kommune Regnskabsmateriale jf. ISM Hvor / hvordan findes materialet? Hovedbogen Er tilgængelig via KMD. Beskrivelser af bogføringen Der henvises til bilag 3. Aftaler om elektronisk dataudveksling Bilag og anden dokumentation Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet Regnskaber, budgetter m.m. Revisionsprotokoller (revisionsberetninger, besvarelse/decisioner) Der vedligeholdes en oversigt over de EANlokationsnumre, der anvendes til elektronisk fakturering. Omfatter også tidligere anvendte EAN-numre. De fleste regnskabsbilag er elektroniske og findes via WebBetaling. Øvrige bilag arkiveres hos de enkelte budgetansvarlige, som er ansvarlige for at gemme bilag systematisk og forsvarligt i hele arkivperioden. Der henvises til de årlige oversigter over budgetansvarlige. Materialet findes i sagsmapper m.m. hos de systemansvarlige jf. oversigten over disse på bilag 8. De systemansvarlige har ansvaret for at beskrive de væsentlige forretningsgange, herunder interne kontroller. Materialet opbevares hos økonomidirektøren i ESDH systemet. Materialet opbevares hos økonomidirektøren i ESDH systemet. Side 15/52

16 Bilag 3 - Retningslinier for bogføringsprocessen Generelt I dette bilag beskrives, hvordan bogføringen grundlæggende skal foregå og hvilke kontroller der skal foretages i forbindelse med bogføringsprocessen. Kommunens regnskabsføring skal ske løbende dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Den budgetansvarlige leder afgør hvilke medarbejdere, der skal have adgang til hvilke funktioner i økonomisystemet. Varebestilling For hele kommunen tages stilling til, hvordan varebestillingen skal foregå, kompetence- og værktøjsmæssigt. Kommunens indkøbspolitik og indgåede indkøbsaftaler skal respekteres, og er der valgt generelle værktøjer til understøttelse af varebestillingen, skal disse også anvendes. Ved varebestilling skal der over for leverandøren afgives tilstrækkelige oplysninger til, at den efterfølgende fakturahåndtering kan foregå uden forsinkelse og uden genindtastning af oplysninger. Der skal afgives oplysninger om: EAN-nummer (den adresse, som fakturaen elektronisk skal sendes til) er obligatorisk, skal med hver gang Ordre eller rekvisitionsnummer Personreference - det er praktisk at angive navnet på den person, som har bestilt varen eller den, der senere skal attestere for modtagelsen. I praksis angives brugeridentifikationen fra økonomisystemet. Kontostreng - det er frivilligt, om man allerede ved bestillingen vil oplyse kontonummeret, så man senere i processen sparer en indtastning Varemodtagelse Ved varemodtagelse kontrolleres, at leveringen er i overensstemmelse med bestilling, vedlagt følgeseddel eller tilsvarende. Udført kontrol for varemodtagelse skal dokumenteres, normalt ved at attestere herfor på følgesedlen. Er det ikke ved modtagelsen muligt at foretage kontrol, afventer kontrollen den efterfølgende fakturamodtagelse. Modtages der samtidigt med varen en papirbaseret faktura, skal denne returneres til leverandøren med oplysning om, at kommunen kun modtager elektroniske fakturaer. Samtidigt orienteres leverandøren om korrekt EAN-nummer. Fakturakontrol og attestation Fakturaer fremkommer altovervejende i elektronisk form, enten født elektronisk eller i form af en indscanning hos et LÆS IND bureau. Jævnligt - mindst een gang ugentligt - kontrolleres det, hvorvidt der er fremsendt fakturaer til behandling. Fakturaen kontrolleres for følgende: at varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte at mængde, kvalitet og pris er kontrolleret at konteringen er korrekt og at eventuelle interne forskrifter er overholdt (prokuraregler, speciel håndering af krav på udvalgte områder eller fra udvalgte leverandører etc.) og der attesteres via WebBetaling for udført kontrol. Har den attesterende person ikke selv tilstrækkeligt kendskab til leverancen til at udføre alle kontrollerne, skal der indhentes supplerende oplysninger fra andre. Det kan være i form af følgesedler med modtagelseskvittering eller det kan være i form af en mundtlig forespørgsel til den person, der har den konkrete viden. Såfremt fakturaen ikke allerede indeholder oplysning om kontonummer, anføres kontonummeret. Periodisering på korrekt regnskabsår sker ud fra oplysning om leverancedato. Side 16/52

17 Såfremt der mangler yderligere oplysninger, før bogføring kan finde sted, anføres disse. Det kan eksempelvis være leverandøroplysninger, betalingsfrister eller tekstoplysninger. Det vil normalt være tilstrækkeligt med en mundtlig tilkendegivelse, men i det omfang det lokalt vurderes som relevant, skal der skriftligt attesteres. Det kan eksempelvis være tilfældet, hvis leverancen drejer sig om større beløb eller om indkøb, som er atypiske for området/institutionen. Skal fakturaen attesteres af en person uden for kommunen, eksempelvis hos en tilsynsførende arkitekt eller ingeniør i forbindelse med en byggeopgave, så skal bilaget sendes til den pågældende til attestation. Når attestation så er modtaget - fx. i form af en mail fra personen - kan det afbrudte workflow fortsættes med bogføring etc. Den anvisningsberettigede leder er ansvarlig for at der ikke henstår ældre ubehandlede elektroniske bilag. Bogføring Fakturaen bogføres automatisk i WebBetaling/KMD ØS, når attestationen har fundet sted. Udover WebBetaling/KMD ØS anvender kommunen også ressourcestyringssystemer, hvis transaktioner også opsamles i KMD ØS. Kontroller i forbindelse med anvendelse af ressourcestyringssystemet svarer principielt til kontrollerne i WebBetaling. Anvisning/ledelsestilsyn Den anvisningsbemyndigede har ansvaret for, at bilaget er attesteret efter reglerne og at der er bevillingsmæssig dækning for beløbet. I Ikast-Brande Kommune skal anvisningen af regnskabsbilag som hovedregel foregå som en integreret del af budgetkontrollen suppleret med det almindelige ledelsestilsyn. Det betyder, at påtegning af det enkelte bilag kun sker undtagelsesvis. Den budgetansvarlige leder for den enkelte enhed skal tage stilling til, hvornår der indenfor det enkelte område kræves individuel godkendelse af den enkelte transaktion og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af budgetkontrol og ledelsestilsyn. Den anvisningsbemyndigede har ansvaret for at alle bilag anvises løbende, idet bilagene regnskabsteknisk først er afsluttet, når anvisning har fundet sted. Som dokumentation for det udførte ledelsestilsyn og for at den budgetansvarlige leder har taget stiling til anvisningsrollen, udarbejder den budgetansvarlige leder en kort beskrivelse af, hvordan de gennemfører ledelsestilsynet. Ledelsestilsynet skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres. Ingen må anvise udbetalinger til sig selv. Skal en anvisningsberettiget have udbetalt penge, skal bilaget anvises af en anden med ledelsesansvar inden for det pågældende område. Betaling Den anvisningsbemyndigede skal sikre, at arbejdsprocessen tilrettelægges således, at fakturaer og udgiftsbilag bogføres og dermed betales inden betalingsfristen er overskredet. WebBetaling overfører automatisk betalingsoplysninger til NemKonto-systemet, hvorfra udbetaling til leverandøren finder sted på den angivne dato. Arkivering og genfinding Hovedparten af de fakturaer, kommunen modtager, kommer i elektronisk form og arkiveres også elektronisk. Filerne vedrørende elektroniske og indscannede fakturaer arkiveres hos KMD, hvorfra de kan vises på skærmen og udskrives efter behov. KMD opbevarer oplysningerne i hele arkivperioden, dvs. mindst 5 år. I det omfang der fortsat findes dokumentation på papir, er det et liniemæssigt ansvar at opbevare denne dokumentation sikkert og systematisk, så genfinding er muligt. Arkivperioden er også her mindst 5 år. Papirdokumentation kan eksempelvis være: følgesedler med attestation for leverancen underbilag til samlebilag (hvor kun samlebilaget er scannet) udlægsbilag regninger fra udlandet manuelle fakturaer generelt Økonomisk afdelings ansvarsområder a) Økonomisk afdeling er ansvarlig for, at de anvendte IT-systemer opsættes og administreres på en måde, som afspejler kravene til interne kontroller. Side 17/52

18 b) Økonomisk afdeling er ansvarlig for at administrere EAN-lokationsnumre for løbende at afstemme systemets fejlkonti samt behandle fejlfakturaer. c) Tværfaglig team er ansvarlig for, at der foretages en stikprøvekontrol af konteringspraksis ved hjælp af WebBetalings modulet "Stikprøvekontrol." Indtil bogføringskvaliteten er kendt, tilstræbes det at foretage årlig kontrol af alle bogføringsenheder eventuel med aftale om assistance fra intern revision. Herefter målrettes stikprøvekontrollen mod følgende bogføringssteder: hvor nyansatte medarbejdere bogfører hvor bogføringskvaliteten erfaringsmæssig er dårlig hvor den anvisningsbemyndigede bogfører alene, således den normale adskilelse mellem attestation og anvisning er udelukket Størrelsen af stikprøven afhænger af bogføringsenhedens regnskabstransaktioner. Den typiske stikprøve vil være 5 til 10 % indenfor en 3 måneders periode. Enkeltstående bogføringsfejl rettes i samarbejde med bogføringsenheden. Ved generelle fejl skal bogføringsenheden have råd og vejledning, ligesom der følges op med ny "Stikprøvekontrol" senere på året. d) Den interne revision efterprøver følgende: Stikprøvevis kontrol af, at ledelsestilsynet og budgetkontrollen er udført Opfølgning af tværfaglig temas konklusioner i "Stikprøvekontrol" Kontrol af transaktioner med store beløb (over 1 mio. kr.) ved hjælp af af WebBetaling modulet "Stikprøvekontrol" Stikprøvekontrol af at betalingen tilgår rette modtager. Generelt er der mulighed for at ændre betalingsstrømmen til anden bankkonto end NemKontoen. Disse ændringer logges i Webetaling "Revisionsspor" i feltet "Bankkonto". Alle ændringer i dokumenttype "Faktura" kontrolleres for hele året. For dokumenttype "Udgift" udvælges to tilfældige måneder, som kontrolleres stikprøvevis. Side 18/52

19 Bilag 4 - Retningslinjer for anvendelse af NemKonto systemet Anvendelsesområde Systemet anvendes til håndtering af udbetalinger fra alle kommunens IT-systemer. Systemansvarlig systemadministration Økonomidirektøren er ansvarlig for kommunens anvendelse af NemKonto. Økonomidirektøren udpeger de medarbejdere, som skal have adgang til NemKonto registeret. Selve oprettelsen foretages af kommunens administrator. Der må ikke tildeles indberetningsadgang til medarbejdere, som samtidigt har indberetningsadgang til at nyoprette sager i kommunens øvrige IT-systemer, som håndterer betalinger. Dette skyldes et ønske om en personmæssig adskillelse mellem indberetningsadgangen til fagsystemer og NemKonto registeret. Læseadgang til NemKonto registeret må gives, hvis dette skønnes hensigtsmæssigt. Basale forretningsgange Hvis en borger henvender sig til kommunen for at få ændret sin NemKonto eller få oprettet en specifik NemKonto, skal der anvendes en speciel blanket hertil. Blanketten skal udfyldes og underskrives af borgeren. Den medarbejder, som modtager blanketten, skal have forevist gyldig billedlegitimation og attestere herfor på indberetningsblanketten. Er legitimation ikke nødvendig, idet den pågældende er bekendt af medarbejderen, skal dette påføres blanketten. Blanketten indberettes via Den, der indberetter ændringer til sin NemKonto påser selv, at de indberettede oplysninger er korrekte. Blanketterne arkiveres samlet i økonomiafdelingen. Tilbageførsler Kan en udbetaling ikke tilbageføres via fagsystemet, idet betalingsoplysningerne allerede er overført til NemKonto systemet, skal tilbageførslen finde sted via økonomisk afdeling. Når behovet for en tilbageførsel konstateres, skal økonomisk afdeling omgående orienteres. Fagforvaltningen er ansvarlig for, at det tilbageførte beløb efterfølgende udlignes i fagsystemet. Er det for sent at tilbageføre beløbet i NemKonto systemet, skal fagforvaltningen rejse tilbagebetalingskravet direkte over for borgeren. Dokumentationskontrol To gange om året udtrækker økonomichefen en oversigt over ændringer i NemKonto systemet. Det kontrolleres stikprøvevis, at der foreligger dokumentation for ændringen, og at ændringen i øvrigt er Side 19/52

20 korrekt. Stikprøvens placering skal dokumenteres ved at gemme et print af kontrolmaterialet. Øvrig kontrol vurderes ikke nødvendig, idet der ved generelle ændringer i NemKonto registeret altid udskrives et adviseringsbrev, som KMD tilsender den pågældende person direkte. Personen skal så selv via en tast selv service aktivere ændringen, før denne træder i kraft. Side 20/52

Kasse- og regnskabsregulativ

Kasse- og regnskabsregulativ Kasse- og regnskabsregulativ Godkendt af Byrådet den xx maj 2014, pkt. xxx Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 1.1. Formål... 2 1.2. Godkendelse og ansvar... 2 1.3. Delegation... 2 2. Økonomistyring...

Læs mere

Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune

Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune Økonomistaben August 2006 Revideret november 2009 Revideret november 2010 De overordnede økonomistyringsprincipper er udarbejdet i henhold til

Læs mere

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Regulativet er udarbejdet i henhold til Styrelseslovens 42, stk. 7. Indholdsfortegnelse 1 GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER... 3 1.1 Indledning... 3

Læs mere

ODDER KOMMUNE PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING. (Regulativ for Kasse- og regnskabsvæsen) docs.nr. 646861

ODDER KOMMUNE PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING. (Regulativ for Kasse- og regnskabsvæsen) docs.nr. 646861 ODDER KOMMUNE PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING (Regulativ for Kasse- og regnskabsvæsen) docs.nr. 646861 Senest revideret januar 2005 Redaktionelt revideret september 2006 Indholdsfortegnelse Indledning...

Læs mere

Godkendt af byrådet den 12.04.2010. Principper for økonomistyring

Godkendt af byrådet den 12.04.2010. Principper for økonomistyring Godkendt af byrådet den 12.04.2010 Principper for økonomistyring Indholdsfortegnelse 1. GENERELT... 3 1.1. Lovgrundlag... 3 1.2. Formål... 3 1.3. Rollefordelingen mellem det politiske og det admini-...

Læs mere

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Kasse- og regnskabsregulativ Version 3 Senest ajourført 18. december 2006 1 Indholdsfortegnelse 1. GENERELT OM REGELSÆTTET...4 1.1. LOVGRUNDLAG...4 1.2. FORMÅL...4 1.3. FORHOLDET

Læs mere

ØKONOMISK STYRINGSPOLITIK

ØKONOMISK STYRINGSPOLITIK ØKONOMISK STYRINGSPOLITIK (Regulativ for kasse og regnskabsvæsen) Version 2.0 Ajourført 15. marts 2012 INDHOLDSFORTEGNELSE GENERELT... 4 Formål... 4 Lovgrundlag... 4 Den daglige ledelse... 5 Gyldighedsområde...

Læs mere

Kasse- og Regnskabsregulativ. Beskrivelse af Nyborg Kommunes kasse- og regnskabsvæsen

Kasse- og Regnskabsregulativ. Beskrivelse af Nyborg Kommunes kasse- og regnskabsvæsen Kasse- og Regnskabsregulativ Beskrivelse af Nyborg Kommunes kasse- og regnskabsvæsen Økonomiafdelingen, den 6. oktober 2010 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Hjemmel... 3 2 Formål... 3 3 Gyldighedsområde... 3 4

Læs mere

FAVRSKOV KOMMUNES PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING

FAVRSKOV KOMMUNES PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING S PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING (REGULATIV FOR KASSE OG REGNSKABSVÆSEN) 1 Indholdsfortegnelse Generelt... 5 1.1 Lovgrundlag... 5 1.2 Formål... 5 1.3 Uddybende bilag... 5 1.4 Gyldighedsområde... 5 Ajourføring...

Læs mere

Regler for regnskab i BRK. - Kasse- og Regnskabsregulativ

Regler for regnskab i BRK. - Kasse- og Regnskabsregulativ Regler for regnskab i BRK - Kasse- og Regnskabsregulativ Indhold 1 INDLEDNING... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Formål... 3 1.3 Bilag til regulativet... 3 1.4 Forretningsgangsbeskrivelser... 3 1.5 Revision...

Læs mere

Budget- og regnskabssystem 7.0 - side 1. Dato: 1. januar 2004 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2004

Budget- og regnskabssystem 7.0 - side 1. Dato: 1. januar 2004 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2004 Budget- og regnskabssystem 7.0 - side 1 7.0 Bogføring Ifølge den kommunale styrelseslovs 43 skal bogføringen give en oversigt over, hvorledes kommunens midler er forvaltet, og om forvaltningen er i overensstemmelse

Læs mere

Principper for økonomistyring

Principper for økonomistyring Principper for økonomistyring 1 Indhold 1. Generelt... 4 Lovgrundlag... 4 Formål... 4 Uddybende bilag... 4 Gyldighedsområde... 4 2. Ajourføring... 5 3. Styreform... 6 Generelt... 6 De politiske rammer...

Læs mere

Dato: 19. december 2006 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2007

Dato: 19. december 2006 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2007 Budget- og regnskabssystem for regioner 7.0 - side 1 7.0 Bogføring Indledning Ifølge regionslovens 29, jf. den kommunale styrelseslovs 43, skal bogføringen give en oversigt over, hvorledes regionens midler

Læs mere

Hovedregulativ I Svendborg Kommune

Hovedregulativ I Svendborg Kommune 1. Generelt 1.01 Formål Kasse- og regnskabsregulativet er Svendborg Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring. Formålet med regelsættet er på en økonomisk forsvarlig måde at: sikre tilstrækkelige

Læs mere

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling.

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. Bilag 10 Generelle regler for bogføring af regnskabsbilag Elektronisk fakturering: 1. Anvendelsesområde Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. En regning defineres som

Læs mere

Regler for økonomistyring og registreringspraksis

Regler for økonomistyring og registreringspraksis Regler for økonomistyring og registreringspraksis Version 1-3 Senest ajourført den 10. januar 2007 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 FORORD...4 1.1 Lovgrundlag...4 1.2 Formål...4 1.3 Ansvarsfordelingen mellem det

Læs mere

VIBORG KOMMUNE [PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING] Viborg Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring.

VIBORG KOMMUNE [PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING] Viborg Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring. 2012 VIBORG KOMMUNE [PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING] Viborg Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring. Indholdsfortegnelse. Afsnit 1 GENERELT side 3 1.1 Lovgrundlag side 3 1.2 Formål side 3 1.3 Bilag

Læs mere

Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011

Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011 Principper for budgetopfølgning Odder Rådhus, januar 2011 Dok.nr: 727-2011-5834 2 Indledning. I årets løb anvendes de afsatte midler i overensstemmelse med det vedtagne budget og dets forudsætninger. Midlerne

Læs mere

Økonomiforvaltningen fastlægger retningslinier for aflæggelse af omkostningsbaseret regnskab, herunder bogføring, afskrivninger m.v.

Økonomiforvaltningen fastlægger retningslinier for aflæggelse af omkostningsbaseret regnskab, herunder bogføring, afskrivninger m.v. side 1 Regnskab i årets løb Slettet: Rammebilag - I henhold til Kasse- og regnskabsregulativets punkt 2.7 fastlægger Økonomiforvaltningen i et rammebilag de generelle principper for regnskab i årets løb.

Læs mere

Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune

Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune Økonomisk styring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune I henhold til regelsæt Principper for økonomistyring skal der etableres rutiner for økonomistyring og ledelsestilsyn i Norddjurs Kommune og alle

Læs mere

Bilag om bogføring. Indhold. 1. Indledning

Bilag om bogføring. Indhold. 1. Indledning Indhold 1. Indledning... 1 1.1 Generelt... 2 1.2 Definitioner... 2 1.2.1 Regnskabsmateriale... 2 1.2.2 Bilag... 2 1.2.3 Godkendelse... 2 2. Periodisering og transaktionsprincippet... 2 3. Konteringsprincip...

Læs mere

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE

FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Kasse- og regnskabsregulativ Bilag vedr.: Budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn Forslag Senest ajourført 6. december 2006 1 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING...3 2. BUDGETANSVAR...3

Læs mere

Principper for økonomistyring. (Kasse- og regnskabsregulativ)

Principper for økonomistyring. (Kasse- og regnskabsregulativ) (Kasse- og regnskabsregulativ) 0. Bilagsoversigt Detaljerede styringsprincipper... 3 1. Forord... 4 1.1. Budget... 4 1.2. Bevilling og bevillingsniveau... 4 1.3. Anlæg... 4 2. Overordnet styringsgrundlag

Læs mere

Kompetencer og økonomistyring. et styringsdokument i Bornholms Regionskommune

Kompetencer og økonomistyring. et styringsdokument i Bornholms Regionskommune Kompetencer og økonomistyring et styringsdokument i Bornholms Regionskommune Indhold 1 Indledning... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Formål... 3 2 Styreform... 4 2.1 Mål- og rammestyring... 4 2.2 Central styring

Læs mere

Revisionsregulativ. for. Københavns Kommune

Revisionsregulativ. for. Københavns Kommune Revisionsregulativ for Københavns Kommune I medfør af 5, stk. 3, i Bekendtgørelse nr. 392 af 2. maj 2006 om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. fastsættes: Kapitel 1 Indledning 1. Revisor

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ Revision af 3.02 Forretningsgangsbeskrivelse for drifts-, anlægs- og tillægsbevillinger samt rådighedsbeløb

Kasse- og regnskabsregulativ Revision af 3.02 Forretningsgangsbeskrivelse for drifts-, anlægs- og tillægsbevillinger samt rådighedsbeløb Driftsbevillinger Driftsbevillinger meddeles af Byrådet ved vedtagelse af årsbudgettet. Driftsbevillinger er etårige og bortfalder ved regnskabsårets udgang. Driftsbevillingerne fremgår af den til budgettet

Læs mere

Regulativ for økonomistyring

Regulativ for økonomistyring Regulativ for økonomistyring Hvidovre Kommune 01-01-2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning og formål... 7 1.1 Bilag... 7 1.2 Forretningsgange til regulativet... 7 1.3 Gyldighedsområde... 7 1.4 Ajourføring...

Læs mere

TIDSPLAN RETNINGSLINIER FOR AFLÆGGELSE AF REGNSKABET FOR ÅRET. Økonomifunktion Skovvej 20 8382 Hinnerup

TIDSPLAN RETNINGSLINIER FOR AFLÆGGELSE AF REGNSKABET FOR ÅRET. Økonomifunktion Skovvej 20 8382 Hinnerup Økonomifunktion Skovvej 20 8382 Hinnerup Tlf. 8964 1010 Fax. 8664 6399 favrskov@favrskov.dk www.favrskov.dk TIDSPLAN OG RETNINGSLINIER FOR AFLÆGGELSE AF REGNSKABET 09-09-2014 Sagsnr. 710-2014-34548 Cpr.-/CVR-nr.

Læs mere

REVISIONSREGULATIV. I henhold til 42 i lov om kommunernes styrelse har byrådet med tilsynsmyndighedens godkendelse

REVISIONSREGULATIV. I henhold til 42 i lov om kommunernes styrelse har byrådet med tilsynsmyndighedens godkendelse REVISIONSREGULATIV 1. Den sagkyndige revision og revisionens virksomhed I henhold til 42 i lov om kommunernes styrelse har byrådet med tilsynsmyndighedens godkendelse antaget Deloitte & Touche Statsautoriseret

Læs mere

Regnskabsinstruks. for. provstiudvalgskasser

Regnskabsinstruks. for. provstiudvalgskasser Regnskabsinstruks for provstiudvalgskasser 1 2 1. Indledning Regnskabsinstruksen er baseret på det regel- og vejledningsgrundlag for de lokale kirkelige kasser, der findes på Folkekirkens Digitale Arbejdsplads

Læs mere

Syddjurs Kommunalbestyrelse Hovedgaden 77 8410 Rønde. Vedrørende lovlig valgt revisor i Syddjurs Kommune.

Syddjurs Kommunalbestyrelse Hovedgaden 77 8410 Rønde. Vedrørende lovlig valgt revisor i Syddjurs Kommune. Syddjurs Kommunalbestyrelse Hovedgaden 77 8410 Rønde 27-09- 2010 TILSYNET Vedrørende lovlig valgt revisor i Syddjurs Kommune. Statsforvaltningen Midtjylland godkendte ved brev af 16. april 2007, at Syddjurs

Læs mere

Stk. 4. Trafikselskabet kan endvidere efter aftale med en kommune varetage opgaver vedrørende driften af en færgerute på kommunens vegne.

Stk. 4. Trafikselskabet kan endvidere efter aftale med en kommune varetage opgaver vedrørende driften af en færgerute på kommunens vegne. Kasse- og Regnskabsregulativ for Trafikselskabet Movia Trafikselskabet Movia CVR nr.: 29 89 65 69 EAN nr.: 5798000016798 Ressourcecenter Valby august 2012 Kasse- og regnskabsregulativ for Trafikselskabet

Læs mere

Faxe kommunes økonomiske politik

Faxe kommunes økonomiske politik Formål: Faxe kommunes økonomiske politik 2013-2020 18. februar Faxe kommunes økonomiske politik har til formål at fastsætte de overordnede rammer for kommunens langsigtede økonomiske udvikling og for den

Læs mere

FREDERIKSHAVN KOMMUNE

FREDERIKSHAVN KOMMUNE Tlf: 33 12 65 45 aalborg@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Visionsvej 51 DK-9000 Aalborg FREDERIKSHAVN KOMMUNE Beretning nr. 3 (side 55-64) Delberetning for regnskabsåret 2013 BDO Kommunernes Revision,,

Læs mere

Revisionsberetning nr. 20

Revisionsberetning nr. 20 Revisionsberetning nr. 20 Direktionens bemærkninger NOTAT Økonomistab Revisionens bemærkning Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser.

Læs mere

Regnskabsinstruks. for. kirkekasser

Regnskabsinstruks. for. kirkekasser Regnskabsinstruks for kirkekasser 1 2 1. Indledning Regnskabsinstruksen er baseret på det regel- og vejledningsgrundlag for de lokale kirkelige kasser, der findes på Folkekirkens Digitale Arbejdsplads

Læs mere

BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE

BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE Beretning om Kommunernes Revision A/S tiltrædelse pr. 1. januar 2007. Pag. 1-11 400.000 Side 1 Indholdsfortegnelse 1 Opgaver og ansvar................................................

Læs mere

22. maj 2006. Instruks om regnskab og revision for tilskud til drift administreret af. Kunststyrelsen

22. maj 2006. Instruks om regnskab og revision for tilskud til drift administreret af. Kunststyrelsen 22. maj 2006 Instruks om regnskab og revision for tilskud til drift administreret af Kunststyrelsen I medfør af Lov nr. 230 af 2. april 2003 om Kunstrådet samt Teaterloven, jf. LBK nr. 1003 af 29. november

Læs mere

Principper for økonomistyring

Principper for økonomistyring Principper for økonomistyring Indhold 1. Generelt... 4 1.1 Lovgrundlag... 4 1.2 Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau... 4 1.3 Gyldighedsområde... 5 1.4 Ajourføring... 5 2

Læs mere

ØKONOMIREGULATIV FOR ISHØJ KOMMUNE

ØKONOMIREGULATIV FOR ISHØJ KOMMUNE ØKONOMIREGULATIV FOR ISHØJ KOMMUNE Side 2 af 58 Indholdsfortegnelse (UDKAST) 1. Forord (UDKAST) 5 2. Generelle forvaltningsbestemmelser 7 3. Kommunens økonomiske principper 8 4. Budgetproces 9 5. Bevillingsregler

Læs mere

Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v.

Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. Budget- og regnskabssystem for kommuner Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. I medfør af 37, stk. 2, 38, stk. 2, 40, stk. 4, 45, stk. 1, 45 a, stk. 1, 46 og 57, stk. 1

Læs mere

Tlf: 46 37 30 33 CVR-nr. 29 79 40 30 roskilde@bdo.dk www.bdo.dk

Tlf: 46 37 30 33 CVR-nr. 29 79 40 30 roskilde@bdo.dk www.bdo.dk Tlf: 46 37 30 33 roskilde@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18, st. th. DK-4000 Roskilde RUDERSDAL KOMMUNE Beretning nr. 13 (side 291-302) Delberetning for regnskabsår 2012 BDO Kommunernes Revision,,

Læs mere

Orientering om 30. omgang rettelsessider vedr. Budget- og regnskabssystem for kommuner

Orientering om 30. omgang rettelsessider vedr. Budget- og regnskabssystem for kommuner Samtlige kommunalbestyrelser Orientering om 30. omgang rettelsessider vedr. Budget- og regnskabssystem for kommuner Sagsnr. 2013-11322 Doknr. 180108 Dato 12-12-2013 Hermed orienteres om ændringer af Budget-

Læs mere

Administrationens kommentarer til revisionens afsluttende beretning for regnskab 2010

Administrationens kommentarer til revisionens afsluttende beretning for regnskab 2010 Dato: 12. september 2011 Brevid: 1477655 Administrationens kommentarer til revisionens afsluttende beretning for regnskab 2010 Indledning Regionen har modtaget den afsluttende revisionsberetning for 2010

Læs mere

Økonomistyring sådan gør vi. Introduktion til den nye kommunalbestyrelse

Økonomistyring sådan gør vi. Introduktion til den nye kommunalbestyrelse Økonomistyring sådan gør vi Introduktion til den nye kommunalbestyrelse INDLEDNING... 2 1. ØKONOMISTYRING OG ØKONOMISKE STYRINGSPRINCIPPER... 2 1.1 ØKONOMISKE STYRINGSPRINCIPPER... 2 1.2 KASSE- OG REGNSKABSREGULATIVET...

Læs mere

FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER

FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER KONCERNSERVICE Gældende fra: 1. februar 2015 Senest godkendt: 27. juni 2014 i Økonomikredsen Senest opdateret: 23. januar 2015 Af: Koncernservice Henvisning: Københavns

Læs mere

Bilag til Økonomiregulativ

Bilag til Økonomiregulativ Bilag til Center for Økonomi og Personale Hold-an Vej 7 2750 Ballerup Telefon: 4477 2000 balkom@balk.dk www.ballerup.dk Godkendt den 20-05-2014 1 Indhold 1.... 3 1.1. Formål... 3 1.2. Baggrund... 3 1.3.

Læs mere

Handleplan på baggrund af revisionens anbefalinger

Handleplan på baggrund af revisionens anbefalinger Delopgave 1: Vurdering af de enkelte afdelingers procedure for regnskabsføring, økonomiopfølgning, ledelse og tilsyn, målsætninger samt produktivitet og effektivitet 1 Det anbefales, at der løbende foretages

Læs mere

Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune

Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune Indholdsfortegnelse: 1. Retningsliniernes formål... 3 2. Organisering... 3 3. Krav til leverandører... 3 4. Brugerinvolvering... 4 5. Indkøbsprocessen... 4

Læs mere

Principper for økonomistyring bilag 13.2

Principper for økonomistyring bilag 13.2 Bilag 13.2 Forretningsgang for aftaler om administration af borgeres økonomi og for opbevaring af penge og øvrige værdier tilhørende borgere tilknyttet Social- og Sundhedsudvalget. 1. Generelt Denne forretningsgangsbeskrivelse

Læs mere

X Byråd. Køberet for Y.

X Byråd. Køberet for Y. X Byråd Køberet for Y. 16. december 2008 Statsforvaltningen besluttede i forbindelse med behandling af en anden sag, at foretage en nærmere undersøgelse af X Kommunes ydelse af en køberet over ejendommen

Læs mere

FORRETNINGSORDEN. for bestyrelsen i Ullerød Vandværk a.m.b.a. Forretningsordenens hjemmel

FORRETNINGSORDEN. for bestyrelsen i Ullerød Vandværk a.m.b.a. Forretningsordenens hjemmel FORRETNINGSORDEN for bestyrelsen i Ullerød Vandværk a.m.b.a. 1. Forretningsordenens hjemmel Denne forretningsorden er oprettet i henhold til Ullerød Vandværks vedtægter af 27. april 2010. Originaleksemplaret

Læs mere

Notat. Emne Bemærkninger til Revision af årsregnskabet for 2005 Direktøren Kopi til. Den 28. august 2006. Århus Kommune

Notat. Emne Bemærkninger til Revision af årsregnskabet for 2005 Direktøren Kopi til. Den 28. august 2006. Århus Kommune Notat Emne Til Direktøren Kopi til Den 28. august 2006 Det skal indledningsvis bemærkes, at der i revisionsberetningen ikke er forhold vedr. Magistratens 5. afdeling, som Byrådet skal tage stilling til,

Læs mere

REFERAT. Økonomiudvalget. Mødedato: Onsdag den 07-03-2007 Mødested: 101 Starttidspunkt: Kl. 16:00 Sluttidspunkt: Kl. 18:52. Fraværende: Bemærkninger:

REFERAT. Økonomiudvalget. Mødedato: Onsdag den 07-03-2007 Mødested: 101 Starttidspunkt: Kl. 16:00 Sluttidspunkt: Kl. 18:52. Fraværende: Bemærkninger: REFERAT Økonomiudvalget Mødedato: Onsdag den 07-03-2007 Mødested: 101 Starttidspunkt: Kl. 16:00 Sluttidspunkt: Kl. 18:52 Afbud: H.P.Geil Fraværende: Bemærkninger: Økonomiudvalget, 07-03-2007 Indholdsfortegnelse

Læs mere

REGLER FOR ØKONOMISK DECENTRALISERING HADERSLEV KOMMUNE. fra 2010

REGLER FOR ØKONOMISK DECENTRALISERING HADERSLEV KOMMUNE. fra 2010 Acadre 09/28381 Lb. nr. 209844 REGLER FOR ØKONOMISK DECENTRALISERING i HADERSLEV KOMMUNE fra 2010 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Hvem er omfattet... 3 3. Èn økonomisk ramme pr. driftsenhed...

Læs mere

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Udarbejdet af Team Budget, Ledelsesinformation & Analyse Vedtaget af Byrådet d. 24. juni 2014 Formål med den Økonomiske politik Den

Læs mere

Cirkulære om retningslinjer for Forsvarsministeriets Interne Revisions samarbejde med Fo...

Cirkulære om retningslinjer for Forsvarsministeriets Interne Revisions samarbejde med Fo... Side 1 af 5 Oversigt (indholdsfortegnelse) Kapitel 1 Organisation og administration Kapitel 2 Rapportering Kapitel 3 Planlægning Kapitel 4 Årsberetning Bilag CIR1H nr 9499 af 04/08/2010 Gældende Offentliggørelsesdato:

Læs mere

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04. Service Level Agreement (SLA) Kreditor

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04. Service Level Agreement (SLA) Kreditor Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04 Service Level Agreement (SLA) Kreditor INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 2 1.1 Formål... 2 1.2 Ansvarlig... 2 1.3 Relevans for medarbejdere...

Læs mere

Administrative Tjeklister for organisationer med ramme- og puljeaftaler

Administrative Tjeklister for organisationer med ramme- og puljeaftaler Administrative Tjeklister for organisationer med ramme- og puljeaftaler INDLEDNING 2 1 TJEKLISTE VEDR. ANSVARS- OG OPGAVEFORDELINGEN SAMT DOKUMENTATION AF FORRETNINGSGANGE 2 2 TJEKLISTE VEDRØRENDE KONTOPLAN

Læs mere

Administrative tjeklister

Administrative tjeklister Administrative tjeklister Revideret 19-04-2010 INDLEDNING 2 1 TJEKLISTE VEDR. ANSVARS- OG OPGAVEFORDELINGEN SAMT DOKUMENTATION AF FORRETNINGSGANGE 2 2 TJEKLISTE VEDRØRENDE KONTOPLAN 3 3 TJEKLISTE VEDRØRENDE

Læs mere

Indledning til vejledning for intern overvågning...2. Aftaleprogram...3. Hvilke aftaler er omfattet af overvågningsprogrammet?...3

Indledning til vejledning for intern overvågning...2. Aftaleprogram...3. Hvilke aftaler er omfattet af overvågningsprogrammet?...3 FVD vejledning 09/2010 Indholdsfortegnelse Indledning til vejledning for intern overvågning...2 Praktisk vejledning til internovervågnings program....3 Aftaleprogram...3 Hvilke aftaler er omfattet af overvågningsprogrammet?...3

Læs mere

Forretningsgang omkring interne kontroller og ledelsestilsyn i forbindelse med hjemtagelse af statsrefusion.

Forretningsgang omkring interne kontroller og ledelsestilsyn i forbindelse med hjemtagelse af statsrefusion. Forretningsgang omkring interne kontroller og ledelsestilsyn i forbindelse med hjemtagelse af statsrefusion. Økonomistaben SBSYS j.nr. 00.01.00-Ø36-1-11 Udarbejdet af Per Sørensen 20. december 2010 Indledning

Læs mere

Økonomiudvalget ODSHERRED KOMMUNE

Økonomiudvalget ODSHERRED KOMMUNE 1. Budgetoplæg 2012-2015 for Odsherred Kommune Sag 306-2010-42702 Dok. 306-2011-210278 Initialer: CLH Åbent Sagens opståen Byrådet skal senest den 15. oktober 2011 have vedtaget et budget for 2012 med

Læs mere

Regnskabscirkulære for Københavns Kommune DEL I. Retningslinjer

Regnskabscirkulære for Københavns Kommune DEL I. Retningslinjer Københavns Kommune forvaltningen Regnskabscirkulære for Københavns Kommune DEL I Retningslinjer Indholdsfortegnelse 1 Indledning og formål... 3 2 Generelle regler for bogføring... 5 3 Balancekonti... 5

Læs mere

FREDERIKSSUND KOMMUNE

FREDERIKSSUND KOMMUNE Tlf: 46 37 30 33 roskilde@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde FREDERIKSSUND KOMMUNE Beretning nr. 6 (side 139-150) Delberetning for regnskabsår 2013 BDO Kommunernes Revision,,

Læs mere

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring

Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Økonomisk politik for Helsingør Kommune Center for Økonomi og Styring Udarbejdet af Team Budget, Ledelsesinformation & Analyse Formål med den Økonomiske politik Den Økonomiske politik for Helsingør Kommune

Læs mere

Administrative tjeklister. Bilag 7

Administrative tjeklister. Bilag 7 Administrative tjeklister Bilag 7 Som anført i partnerskabsaftalen påhviler det partnerskabsorganisationen at have den fornødne administrative kapacitet til at sikre en forsvarlig og betryggende forvaltning

Læs mere

Principper for ØkonomiStyring (PØS)

Principper for ØkonomiStyring (PØS) 2015 Principper for ØkonomiStyring (PØS) Acadre: 138413-14 Sag: 14/3163 Indholdsfortegnelse 1. OM PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING PØS EN...4 1.1 DET POLITISKE ANSVAR FOR ØKONOMISTYRING...4 1.2 ÆNDRINGER...4

Læs mere

1. Organisationens revisor udpeges af organisationens kompetente forsamling. Revisionen udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor.

1. Organisationens revisor udpeges af organisationens kompetente forsamling. Revisionen udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor. Instruks vedrørende udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med [partnerskabsorganisationens] forvaltning af tilskudsfinansierede aktiviteter i udviklingslande Nærværende instruks omfatter de revisionsopgaver,

Læs mere

Tlf: 33 12 65 45 CVR-nr. 29 79 40 30 odense@bdo.dk www.bdo.dk

Tlf: 33 12 65 45 CVR-nr. 29 79 40 30 odense@bdo.dk www.bdo.dk Tlf: 33 12 65 45 odense@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Fælledvej 1 DK-5100 Odense C FYNBUS Beretning nr. 9 (side 134-145) BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er

Læs mere

Bekendtgørelse om budget og regnskabsvæsen m.v. for fællesfonden

Bekendtgørelse om budget og regnskabsvæsen m.v. for fællesfonden Bekendtgørelse om budget og regnskabsvæsen m.v. for fællesfonden I medfør af 10, 11, stk. 1, nr. 5-6, 12, 15, stk. 1, 17, stk. 2, i lov om folkekirkens økonomi, jf. lovbekendtgørelse nr. 560 af 17. juni

Læs mere

Revisionsprotokol for 2014 (siderne 19-22)

Revisionsprotokol for 2014 (siderne 19-22) Revisionsprotokol for 2014 (rne 19-22) den selvejende institution Syddjurs Egnsteater Hotellet Hovedgaden 10 8410 Rønde cvr. 31 97 57 27 registreret revisor Knud E. Bendtsen HD-R Vestre Ringgade 186, 1.

Læs mere

Bekendtgørelse om kvalitetskontrol og Revisortilsynets virksomhed

Bekendtgørelse om kvalitetskontrol og Revisortilsynets virksomhed Bekendtgørelse om kvalitetskontrol og Revisortilsynets virksomhed I medfør af 34, stk. 3, og 54, stk. 2, i lov nr. 468 af 17. juni 2008 om godkendte revisorer og revisionsvirksomheder (revisorloven), som

Læs mere

DEN SELVEJENDE INSTITUTION STENTEVANG BØRNEHAVE

DEN SELVEJENDE INSTITUTION STENTEVANG BØRNEHAVE DEN SELVEJENDE INSTITUTION STENTEVANG BØRNEHAVE Beretning nr. 32 Revision af regnskabet for året 2006 Afsluttende beretning for regnskabsåret 2006 474.001 Side 1 Til bestyrelsen for Stentevang Børnehave

Læs mere

Forretningsorden. for bestyrelsen på. Waldemarsbo Efterskole

Forretningsorden. for bestyrelsen på. Waldemarsbo Efterskole Forretningsorden for bestyrelsen på Waldemarsbo Efterskole 1. BESTYRELSENS OPGAVER Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse af skolen, herunder: Ansætter og afskediger den daglige ledelse af skolen

Læs mere

Rungsted Havn. Økonomistyringsmodel. PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31

Rungsted Havn. Økonomistyringsmodel. PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31 Rungsted Havn Økonomistyringsmodel PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31 Indledning Økonomiudvalget i Hørsholm Kommune har på møde den 18. september 2014

Læs mere

5. Forenkling på økonomiområdet

5. Forenkling på økonomiområdet 5. Forenkling på økonomiområdet Kommunerne er i helt overvejende grad kendetegnet ved en meget decentral struktur på økonomiområdet, hvor institutionerne både har det økonomiske ansvar for opgaveløsningen

Læs mere

Dronninglund Kommune

Dronninglund Kommune PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Toldbuen 1 4700 Næstved E-mail: naestved@pwc.dk Telefon 55 75 86 86 Telefax 55 75 87 87 Dronninglund Kommune Revisionsberetning, Kontanthjælps-

Læs mere

Vejledning om årsafslutningen for 2014

Vejledning om årsafslutningen for 2014 Vejledning om årsafslutningen for 2014 Oktober 2014 Indhold 1. Indledning 3 1.1 Departementernes ansvar 3 1.2 Institutionernes ansvar (Navision brugere) 3 1.3 Institutionernes ansvar (øvrige brugere) 4

Læs mere

REGNSKABS OG DOKUMENTATIONSKRAV TIL PARTNERE I ICI PRO JEKTET

REGNSKABS OG DOKUMENTATIONSKRAV TIL PARTNERE I ICI PRO JEKTET REGNSKABS OG DOKUMENTATIONSKRAV TIL PARTNERE I ICI PRO JEKTET Følgende dokument beskriver de retningslinier der er gældende for partnere i ICI Projektet, der er finansieret med midler fra Den Europæiske

Læs mere

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03. Service Level Agreement (SLA) Debitor

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03. Service Level Agreement (SLA) Debitor Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03 Service Level Agreement (SLA) Debitor INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Ansvarlig... 3 1.3 Relevans for medarbejdere...

Læs mere

Principper for. økonomistyring. i Jammerbugt Kommune

Principper for. økonomistyring. i Jammerbugt Kommune Principper for økonomistyring i Jammerbugt Kommune Udarbejdet i henhold til Styrelseslovens 42 17.11.06 Side 1 af 45 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 1. Generelle bestemmelser...4 1.1 Lovgrundlag...4

Læs mere

Administrative retningslinjer (miniprogrammer)

Administrative retningslinjer (miniprogrammer) Administrative retningslinjer (miniprogrammer) Instruks vedrørende udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med forvaltning af tilskud fra miniprogrammer gældende for enkeltprojekter på 200.000 kr.

Læs mere

Driftsoverenskomst. mellem. XX (driftsoverenskomstpart) VUC Aarhus. vedrørende. ordblindeundervisning

Driftsoverenskomst. mellem. XX (driftsoverenskomstpart) VUC Aarhus. vedrørende. ordblindeundervisning mellem XX (driftsoverenskomstpart) og VUC Aarhus vedrørende ordblindeundervisning Overenskomsten består af nærværende overenskomst med tilhørende bilag og danner rammen om parternes rettigheder og forpligtelser.

Læs mere

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING. Skive Kommune. Notat om gennemgang af Landsbyudviklingsprojekter. November 2014 WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING. Skive Kommune. Notat om gennemgang af Landsbyudviklingsprojekter. November 2014 WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Skive Kommune Notat om gennemgang af Landsbyudviklingsprojekter November 2014 WWW.BDO.DK INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 1 INDLEDNING Skive Kommune har i forbindelse med en økonomisk

Læs mere

Brøndby Strand Kirkekasse

Brøndby Strand Kirkekasse Revisionsprotokollat af 04.07.14 vedrørende Årsregnskab for 2013 STATSAUTORISERET REVISIONSPARTNERSELSKAB BEIERHOLM medlem af HLB International - et verdensomspændende netværk af uafhængige revisionsfirmaer

Læs mere

Hvidovre Kommune. Bilag 3 til revisionsberetning: Lovpligtig redegørelse til Socialministeriet. Regnskabsåret 2009

Hvidovre Kommune. Bilag 3 til revisionsberetning: Lovpligtig redegørelse til Socialministeriet. Regnskabsåret 2009 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Toldbuen 1 4700 Næstved www.pwc.dk E-mail: naestved@pwc.dk Telefon +45 5575 8686 Telefax +45 5575 8787 Hvidovre Kommune Bilag 3 til revisionsberetning:

Læs mere

Quick Guide Vejen til rettidige betalinger December 2010

Quick Guide Vejen til rettidige betalinger December 2010 Quick Guide Vejen til rettidige betalinger December 2010 Indhold 1 Baggrund og formål 3 2 Ordreafsendelse og -modtagelse 5 2.1 Krav til den ordreafgivende myndighed - indhold af ordren 5 2.2 Myndighedens

Læs mere

Retningslinier for tilskudsforvaltning

Retningslinier for tilskudsforvaltning Bilag 7 Retningslinier for tilskudsforvaltning Instruks vedrørende udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med private organisationers forvaltning af tilskud til enkeltprojekter mv. i udviklingslande

Læs mere

Hvidovre Kommune. fjcewtfrhousf(wpers I. Bilag 3 til revisionsberetning: Lovpligtig redegørelse til. Regnskabsåret 2008

Hvidovre Kommune. fjcewtfrhousf(wpers I. Bilag 3 til revisionsberetning: Lovpligtig redegørelse til. Regnskabsåret 2008 fjcewtfrhousf(wpers I PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Toldbuen L 4700 Næstved www.pwc.dk E-mail: naestvedlpwc.dk Telefon 55 75 86 86 Telefax 55 75 87 87 Hvidovre Kommune Bilag

Læs mere

Omkring: FrivilligCenter Lollands økonomistyring, bilagskontrollanternes kommentarer, FrivilligCenter Lollands respons

Omkring: FrivilligCenter Lollands økonomistyring, bilagskontrollanternes kommentarer, FrivilligCenter Lollands respons Omkring: FrivilligCenter Lollands økonomistyring, bilagskontrollanternes kommentarer, FrivilligCenter Lollands respons og kommentar fra BDO 17. marts 2010 Kære forsamling og kære Henning Johansen og Henrik

Læs mere

Kasse- og regnskabsgangen i Den selvejende institution

Kasse- og regnskabsgangen i Den selvejende institution Kasse- og regnskabsgangen i Den selvejende institution Bogføring: Bogføringen varetages af klubbens kontorassistent Marianne Eriksen. Kontering foretages ligeledes af kontorassistenten og sker efter den

Læs mere

Beslutningsprotokol. Mødedato: 20. februar 2006 Mødelokale 201, Tønder Rådhus Starttidspunkt for møde 15.00 Sluttidspunkt for møde

Beslutningsprotokol. Mødedato: 20. februar 2006 Mødelokale 201, Tønder Rådhus Starttidspunkt for møde 15.00 Sluttidspunkt for møde Mødedato: 20. februar 2006 Mødelokale: Mødelokale 201, Tønder Rådhus Starttidspunkt for møde 15.00 Sluttidspunkt for møde Fraværende: Carsten Dinsen Andersen Gruppemøder: 20. februar 2006 19 Indholdsfortegnelse

Læs mere

7 BOGFØRING, REGNSKAB OG REVISION

7 BOGFØRING, REGNSKAB OG REVISION Budget- og regnskabssystem for kommuner Dato: Oktober 2013 Ikrafttrædelsesår: Regnskab 2013 7 BOGFØRING, REGNSKAB OG REVISION Indhold Side 7.0 Bogføring 7.0-1 7.1 Procedurekrav i forbindelse med regnskabsaflæggelsen

Læs mere

Administrative retningslinjer (Puljeaftaler)

Administrative retningslinjer (Puljeaftaler) Administrative retningslinjer (Puljeaftaler) Bilag 5a Instruks vedrørende udførelsen af revisionsopgaver i forbindelse med forvaltning af tilskudsfinansierede aktiviteter under puljeaftaler gældende for

Læs mere

Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår.

Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår. Program for intern overvågning. Retningslinjer for indkøb og salg på markedsvilkår. 1. Indledning.... 3 2. Overordnede retningslinjer for indgåelse af aftaler.... 3 2.1 Hvilke aftaler er omfattet.... 4

Læs mere

Borgerstyret Personlig Assistance (BPA) - en kort vejledning

Borgerstyret Personlig Assistance (BPA) - en kort vejledning Borgerstyret Personlig Assistance (BPA) - en kort vejledning Hensigten med folderen her er, at informere og vejlede dig der er visiteret til en BPA-ordning efter servicelovens 96. Den beskriver i hovedtræk

Læs mere

Sankt Mortens Sogns Menighedsråd

Sankt Mortens Sogns Menighedsråd Revisionsprotokollat af 09.09.14 vedrørende Årsregnskab for 2013 STATSAUTORISERET REVISIONSPARTNERSELSKAB BEIERHOLM medlem af HLB International - et verdensomspændende netværk af uafhængige revisionsfirmaer

Læs mere

Bilag 3. Jord & Affald J.nr. MST-7551-00038 Ref. fh Den 3. april 2014

Bilag 3. Jord & Affald J.nr. MST-7551-00038 Ref. fh Den 3. april 2014 Bilag 3 Jord & Affald J.nr. MST-7551-00038 Ref. fh Den 3. april 2014 Kravspecifikation for revisorbistand til Miljøstyrelsens administration og kontrol efter pantbekendtgørelsen 1. Baggrund Det danske

Læs mere