VEJLEDNING vedrørende ansættelsesforhold i henhold til PRAKTISERENDE LANDSKABSARKITEKTERS RÅD

Transkript

1 VEJLEDNING vedrørende ansættelsesforhold i henhold til OVERENSKOMST mellem PRAKTISERENDE LANDSKABSARKITEKTERS RÅD og JA Oktober 2011

2 side 2 INDLEDNING 4 REGELSÆT 5 ANSÆTTELSE 6 ANNONCERING 6 LOVKRAV 6 ANSÆTTELSESFORMER OG OPSIGELSESVARSLER 6 MIDLERTIDIG ANSÆTTELSE 8 LOV OM ANSÆTTELSESBEVISER 9 ANSÆTTELSESAFTALE 11 LØN 12 PENSION 12 UNDER ANSÆTTELSEN 14 ARBEJDSTID 14 OVERARBEJDE 15 SYGDOM 14 Barns 1. og 2. sygedag 16 FERIE 16 Feriegodtgørelse 17 Optjent ferieret hos anden arbejdsgiver 20 VED FRATRÆDEN 20 I OPSIGELSESPERIODEN 20 OVERFØRSEL AF FERIE 19 FRIHED UDEN FOR FERIELOVENS REGLER 19 BARSEL OG ADOPTION 21 RETTEN TIL FRAVÆR MED LØN I FORBINDELSE MED GRAVIDITET/BARSEL 19 RETTEN TIL FRAVÆR I FORBINDELSE MED GRAVIDITET/BARSEL 20 Retten til fravær med dagpenge i forbindelse med graviditet/barsel 21 ARBEJDSGIVERREFUSION 23 BARSELSFOND 21 GRAVIDITETSUNDERSØGELSER 24 ANSÆTTELSENS OPHØR 24 RETTIGHEDER OG PLIGTER 24 AFSKEDIGELSE GENERELT 24 AFSKEDIGELSE BEGRUNDET I DEN ANSATTES FORHOLD 25 AFSKEDIGELSE BEGRUNDET I ARBEJDSGIVERENS FORHOLD 25 LIGESTILLINGSLOVENE 24 ANDRE FORHOLD 26 VIRKSOMHEDSOVERDRAGELSESLOVEN 26 GENERELLE ÆNDRINGER AF ARBEJDSVILKÅR 27

3 side 3 MEDARBEJDERUDVIKLINGSSAMTALER 27 SENIORSAMTALE 25 EFTERUDDANNELSE 28 ADRESSELISTE 29

4 side 4 INDLEDNING Som en særlig service har JA og Praktiserende Landskabsarkitekters Råd (PLR) udarbejdet en praktisk vejledning til arbejdsgivere og medarbejderen om rettigheder og pligter i et ansættelsesforhold. I vejledningen er de grundliggende regler ved et ansættelsesforhold nærmere beskrevet. Vejledningen er ikke udtømmende, men giver en indføring i regelsættene, for at den enkelte arbejdsgiver/medarbejderen kan få et overblik over rettigheder og pligter i et ansættelsesforhold. Vejledningen indledes med en orientering om regelsættene og beskriver herefter, hvad man skal være opmærksom på i forbindelse med en ansættelse, typer af ansættelser og de forskellige opsigelsesvarsler. Dernæst følger en omtale af løn og pension og de vilkår, der gælder under ansættelsen. Feriereglerne er beskrevet i og efter et ansættelsesforhold, ligesom reglerne vedrørende barsel og adoption gennemgås. Vejledningen afsluttes med en beskrivelse af vilkårene i forbindelse med ansættelsesforholdets ophør og andre forhold. Hvor det er muligt, er der indføjet eksempler. Vejledningen indeholder ligeledes en standardansættelsesaftale, der indeholder de lovmæssige oplysningskrav til en sådan aftale. Bagest i vejledningen er angivet relevante adresser og telefonnumre, hvor den enkelte kan søge yderligere oplysninger. JA og Praktiserende Landskabsarkitekters Råd Oktober 2011

5 side 5 REGELSÆT Ansatte under overenskomsten mellem JA og PLRer som hovedregel funktionærer og derfor omfattet af bl.a.: Funktionærloven Ferieloven Lov om arbejdsgivers oplysningspligt (ansættelsesbeviser) Barselsloven Ligestillingslovene (vigtigste love er ligeløns-, ligebehandlings-, ligestillings- og diskriminationsloven) Lov om helbredsoplysninger Lov om dagpenge Virksomhedsoverdragelsesloven Desuden er man som lønmodtager omfattet af regler i arbejdsmiljøloven, arbejdsforsikringsloven, ATP, lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. Dertil kan komme anden lovgivning, som det dog i denne sammenhæng vil være for omfattende at komme ind på. Hvis der opstår behov for yderligere viden om eller tolkning af regelsæt i forbindelse med ansættelser, kan det anbefales at kontakte JA eller PLR's sekretariat, at søge oplysning på det lokale bibliotek, at søge/købe lovtekster hos Schultz Information A/S eller på internettet (Retsinformation).

6 side 6 ANSÆTTELSE I overvejelsesfasen om ny ansættelse er der flere momenter, der bør være afklaret: Hvordan skal der annonceres, hvilken form for ansættelse drejer det sig om, og hvordan forholder det sig med ligestillingslovene? Annoncering Ved selve annonceringen må det ikke angives, at der til ansættelse eller erhvervsuddannelse mv. søges eller foretrækkes personer af et bestemt køn (ligebehandlingslovens 6) eller af en bestemt race, hudfarve, religion, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse (lov om forskelsbehandling 5). Overtrædelse heraf straffes med bøde. Lovkrav Formålet med ligestillingslovene er, at der ikke må ske forskelsbehandling på grund af køn mv. hverken direkte eller indirekte. Arbejdsgiver skal behandle mænd og kvinder lige ved ansættelser, forflyttelse og forfremmelser og navnlig ikke hverken direkte eller indirekte forskelsbehandle under henvisning til graviditet, ægteskabelig eller familiemæssig stilling (ligebehandlingslovens 1). Endvidere må der ikke ske forskelsbehandling på grund af race, hudfarve, religion, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse (diskriminationsloven 1). Når man er ansat ifølge overenskomsten, er man som hovedregel funktionær og derved omfattet af funktionærloven (FUL). Man skal især være opmærksom på, om den ansatte er beskæftiget gennemsnitligt mindst 8 timer om ugen og samtidig underlagt arbejdsgiverens instruktioner, dvs. ledelse. Hvis dette er opfyldt, er den ansatte omfattet af funktionærloven. For at opfylde 8-timers kravet er det uden betydning, om der arbejdes 8 timer hver uge, 16 timer hver anden uge, eller arbejdstiden i øvrigt er specielt fordelt over dagene/ugerne, hvis blot gennemsnitskravet på de 8 timer er opfyldt. Ansættelsesformer og opsigelsesvarsler Den mest almindelige ansættelsesform er varig (dvs. fast) ansættelse. Det er på mange måder den mest hensigtsmæssige ansættelsesform i og med, at begge parter herved har den størst mulige ansættelsessikkerhed. Ved varig ansættelse er der ikke defineret nogen dato for ophør af ansættelsesforholdet. Skal ansættelsen ophøre, skal det ske i henhold til funktionærlovens regler. Hvis den ansatte selv ønsker at sige op, skal det ske med en måneds varsel til en måneds udgang. Ex: Den ansatte siger sin stilling op den 30. april. Vedkommende har 1 måneds opsigelsesvarsel og fratræder således den 31. maj. Man kan dog godt sige op den 14. april - men fratrædelsesdagen vil stadig være den 31. maj.

7 side 7 Når en arbejdsgiver skal opsige en varig ansat, spiller ancienniteten (ansættelseslængden) en vigtig rolle for opsigelsesvarslerne. Man skal endvidere være opmærksom på, at længden af opsigelsesvarslet tæller med i opgørelsen af ancienniteten. Arbejdsgiverens opsigelsesvarsler fremgår af nedenstående oversigt (samt FUL 2, stk. 2 og 3): ANSÆTTELSESTID OPSIGELSESVARSEL 0-6 måneder * 1 måned (opsigelse inden udgangen af 5. måned) 6 mdr. - 3 år 3 måneder (opsigelse inden udgangen af 2 år og 9 måneder) 3-6 år 4 måneder (opsigelse inden udgangen af 5 år og 8 måneder) 6-9 år 5 måneder (opsigelse inden udgangen af 8 år og 7 måneder) Over 9 år 6 måneder (opsigelse efter 8 år og 7 måneders ansættelse) *) dog ikke midlertidigt arbejde og aftalt prøvetid (se dette). Fra arbejdsgiverside er der mulighed for at indføje en bestemmelse i ansættelsesaftalen om prøvetid. Det skal dog udtrykkeligt være angivet i aftalen, for at det kan gøres gældende. Prøvetiden kan højst vare 3 måneder, og i den periode kan den ansatte siges op med et varsel på kun 14 dage. (FUL 2, stk. 5). Der er ikke noget krav i prøvetiden om, at den ansatte skal fratræde til en måneds udgang. Det er dog en betingelse, at fratrædelsen skal ske inden udløbet af prøvetiden, dvs. at opsigelsesvarslet skal kunne indeholdes i prøvetiden. Ex: NN fastansættes den 1. marts, og der er indføjet en 3-måneders prøvetid (marts, april og maj) i kontrakten. Arbejdsgiveren er af forskellige årsager ikke tilfreds med NN's indsats og opsiger derfor NN den 2. april til fratræden den 16. april. Den ansatte kan i prøvetiden som udgangspunkt selv sige op uden varsel. Dette gælder dog ikke, hvis der er aftalt et gensidigt (ens) opsigelsesvarsel på 14 dage eller mere (FUL 2, stk. 6). I så fald skal den ansatte sige op med det aftalte varsel. Når prøvetiden er udløbet, er ovennævnte opsigelsesvarsler i øvrigt gældende, og prøvetiden tæller med i opgørelen af ansættelsesancienniteten. Det er arbejdsgiverens beslutning, om den ansatte skal have prøvetid eller ej. Der er således intet krav herom. Tids- og opgavebestemte ansættelser Ansættelsesforholdet er omfattet af Funktionærloven samt lov om tidsbegrænset ansættelse. Formålet med lov om tidsbegrænset ansættelse er at forbedre kvaliteten af en tidsbegrænset ansættelse ved at anvende princippet om ikke-forskelsbehandling og at fastsætte rammer, således at flere på hinanden følgende tidsbegrænsede ansættelsesforhold ikke iværksættes for at undgå funktionærlovens opsigelsesvarsler. Tidsbegrænsede eller opgavebegrænsede ansættelsesformer kan være hensigtsmæssige i de situationer, hvor man på forhånd ved, at enten økonomi eller opgave tilsiger en begrænset ansættelsesperiode. Begge parter kan herved i god tid indrette sig på, at fratrædelse skal ske.

8 side 8 En tidsbegrænset ansættelse er begrænset til et bestemt tidsrum, dvs. der er fastsat et begyndelses- og et ophørstidspunkt. Den ansatte er i princippet opsagt samtidig med ansættelsen. Ex: "Du ansættes for perioden 1. februar 2003 og frem til 31. august 2003, hvor ansættelsen ophører uden yderligere varsel". Tidsbegrænsede ansættelser anvendes bl.a. ved længerevarende vikariater, hvor man skal afløse en ansat på barselsorlov eller lignende. Det er muligt at aftale prøvetid på maks. 3 måneder ligesom ved fastansættelse. Hvis prøvetid ikke er aftalt, gælder funktionærlovens opsigelsesvarsler, og ansættelsesforholdet kan opsi-ges inden for den tidsbegrænsede periode. Flere på hinanden følgende tidsbegrænsede ansættelser kan kun ske, hvis betingelserne i 5 i lov om tidsbegrænset ansættelse er opfyldt, og det drejer sig om: 1. Uforudsigelige forfald som sygdom, graviditet, barsel, orlov og borgerligt ombud 2. Efterfølgning af ophør af tids- eller opgavebestemt akkord, eller 3. Det er nødvendigt til løsning, herunder udbedring, af en oprindelig bestemt arbejdsopgave af midlertidig karakter. Hvis en tidsbegrænset ansættelse forlænges flere gange betragtes det som omgåelse af opsigelsesvarslerne ved varig ansættelse. Konsekvensen vil være, at de tidsbegrænsede ansættelser betragtes som én samlet ansættelse, hvor ancienniteten regnes fra første ansættelse, og hvor reglerne om prøvetid og tidsbegrænset ansættelse i det fortsatte ansættelsesforhold ikke kan anvendes. Loven gælder ligeledes ved opgavebestemt arbejde, hvor ansættelsen ophører, når opgaven er afsluttet, og uden at de almindelige opsigelsesvarsler kommer til anvendelse. Det er her vigtigt, at parterne sikrer sig en præcisering af, hvornår opgaven anses for fuldført, så den ansatte i god tid inden fratræden kan indrette sig på det. Opgavebestemt arbejde kan være et alternativ til begrebet freelance. Fordelen er, at den pågældende er sikret lønmodtager- og funktionærrettigheder, fx løn under sygdom og arbejdsskadedækning. Midlertidig ansættelse Ved midlertidig ansættelse forstås en tidsubestemt ansættelse, der varer maks.1 måned. En sådan ansættelsesform anvendes typisk ved vikararbejde eller andet arbejde af midlertidig karakter. Ved midlertidigt arbejde gælder det for begge parter, at opsigelse kan ske uden varsel, dvs. at opsigelsesvarslerne i funktionærloven således fraviges, jf. 2, stk. 4. Der kan dog aftales et varsel. Hvis der er truffet aftale om et opsigelsesvarsel, behøver den ansattes fratrædelse ikke at ske til udgangen af en måned. Varer ansættelsesforholdet ud over de 3 måneder, gælder funktionærlovens almindelige opsigelsesregler.

9 side 9 Lov om ansættelsesbeviser Den 1. juli 1993 trådte loven om arbejdsgiverens pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet senest 1 måned efter ansættelsesforholdets begyndelse i kraft. Her indførtes bl.a. krav om, at arbejdsgivere skal udarbejde skriftlige ansættelsesaftaler for alle medarbejderen, herunder unge under 18 år, hvis ansættelsesforhold er etableret efter lovens ikrafttræden, såfremt: Ansættelsesforholdet varer længere end én måned Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid beregnet over en 4-ugers periode overstiger 8 timer For ansættelsesforhold etableret før lovens ikrafttræden gælder, at arbejdsgiveren skal udarbejde en ansættelseskontrakt, hvis den ansatte beder om det. Dette skal ske senest 2 måneder efter den ansattes anmodning. Arbejdsgiverens oplysningspligt fremgår af lovens 2, stk. 2 og skal som minimum indeholde: 1. Arbejdsgivers og lønmodtagers navn og adresse 2. Arbejdsstedets beliggenhed 3. Beskrivelse af arbejdet eller angivelse af titel, rang, stilling eller jobkategori 4. Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt 5. Ansættelsesforholdets forventede varighed, hvis ansættelsen er midlertidig/- tidsbegrænset/opgavebestemt Lovteksten stiller yderligere krav om oplysning af følgende: 6. Lønmodtagerens rettigheder mht. betalt ferie, herunder om der udbetales løn under ferie 7. Varigheden af lønmodtagerens og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler eller oplysninger om, hvilke opsigelsesvarsler der er aftalt 8. Den gældende eller aftalte løn, som lønmodtageren har ret til ved ansættelsesforholdets påbegyndelse, og tillæg og andre løndele, der ikke er indeholdt heri, fx pensionsbidrag og evt. kost og logi. Endvidere skal der oplyses om lønnens udbetalingsterminer 9. Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid 10. Angivelse af, hvilke kollektive overenskomster eller aftaler, der regulerer arbejdsforholdet. Hvis der er tale om overenskomster eller aftaler indgået af parter uden for virksomheden, skal det endvidere oplyses, hvem disse parter er For punkterne 6-9 anses oplysningspligten for at være opfyldt, hvis oven for omtalte ansættel-sesaftale henviser til love, administrative bestemmelser, vedtægtsmæssige bestemmelser el-ler kollektiv overenskomst, der gælder for disse forhold. Lovteksten opremser flere valgmuligheder for afgivelse af oplysningerne, men i og med at overenskomsten i 2 stiller krav om anvendelse af "en blanket" (dvs. ansættelsesaftalen) er denne blanket udformet således, at den indeholder de lovmæssige oplysningskrav og derfor blot skal udfyldes. Ansættelsesaftalen er gengivet på de næste 2 sider. Den kan ligeledes rekvireres elektronisk fra PLR s eller JA s hjemmesider. 1. juli 2002 trådte en ændring til loven i kraft. Det indebærer, at alle væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet fremover skal oplyses i ansættelseskontrakten. Det er ikke fastsat, hvad

10 side 10 der er et væsentligt vilkår - det afhænger af det konkrete ansættelsesforhold. Eksempler på væsentlige vilkår kan være, at arbejdsgiver skal beskrive de nærmere regler for fx: mængden af overarbejde forskudt tid (aften- og weekend-arbejde) pligt til forretningsrejser særlige fortrolighedsforhold særlige sikkerhedsregler personalekøbsregler interne regler for s. For ansættelsesforhold indgået før den 1. juli 1993 er arbejdsgiver først forpligtet til at give lønmodtager oplysninger om væsentlige vilkår, såfremt lønmodtageren anmoder herom. For ansættelsesforhold indgået efter den 1. juli men før 1. juli 2002 og som fortsat består efter 1. juli skal arbejdsgiver senest den 1. august 2002 skriftligt oplyse lønmodtageren om evt. væsentlige vilkår, som lønmodtageren ikke i forvejen har fået oplysning om skriftligt. For ansættelsesforhold indgået den 1. juli 2002 eller derefter skal væsentlige vilkår stå i kontrakten.

11 side 11 ANSÆTTELSESAFTALE Arbejdsgiver: Arbejdstager: navn: adresse: ansætter herved: navn: adresse: som landskabsarkitekt i henhold til overenskomst mellem Praktiserende Landskabsarkitekters Råd og JA om landskabsarkitekters ansættelse i private landskabsarkitektvirksomheder. Stillingsbeskrivelse: (angivelse af den ansattes stilling, ansvars- og arbejdsområde): Arbejdsstedets beliggenhed: Ansættelsens begyndelsestidspunkt (evt. prøvetid skal angives): Hvis ansættelsen ikke er varig: G Tidsbegrænset ansættelse - ophører: G Midlertidig ansættelse (maks. 1 mdr.) G Opgavebegrænset ansættelse. Opgavens art og tidsplan:

12 side 12 Arbejdstid: Normal arbejdstid pr. uge: timer Daglig arbejdstid er nomalt fra kl.: til kl.: Eventuelle aftaler om flextid/fixtid, forskudt arbejdstid eller anden variation i arbejdstiden:

13 side 13 Lønanciennitet ved ansættelsen: løntrin: Oprykning til næste løntrin sker pr. (dato): Lønnen udgør på ansættelsestidspunktet: Månedsløn: Eventuelle tillæg til lønnen (arten angives): kr. kr. G Pension aftalt G Pension ikke aftalt Lønnen indbetales til: Reg.nr. Konto nr.: Den ansattes pensionsbidrag iht. lønskalaen (pr. måned): Den ansattes pensionsbidrag fsva. tillæg (do): Arbejdsgiverens pensionsbidrag iht. lønskalaen (pr. måned): Arbejdsgiverens pensionsbidrag fsva. tillæg (do): kr. kr. kr. kr. G Pensionsbidraget indbetales til Pensionskassen for Jordbrugsakademikere og Dyrlæger (PJD) G Pension indbetales til: G Ferie afholdes m. løn G Der er aftalt 12 % feriegodtgørelse Den ansatte meddeler forud for optjeningsårets begyndelse, om der ønskes ferie med løn eller feriegodtgørelse med 12 %, jf. Ferielovens 23 stk. 5, ifølge hvilken det er den ansatte som vælger om der ønskes ferie med løn eller 12 % feriegodtgørelse Andre aftaler vedrørende aflønning og lønnens udbetaling: Andre aftaler: Ud over det, der er angivet i overenskomsten, er der truffet følgende aftaler (idet dog overenskomsten mellem Praktiserende Landskabsarkitekters Råd og JA ikke kan fraviges ved særaftaler): Denne aftale er udfærdiget i 2 eksemplarer, hvoraf hver af parterne opbevarer et. Dato: Arbejdsgivers underskrift Dato: Arbejdstagers underskrift

14 side 14 LØN Lønnen fremgår af de til overenskomsten knyttede lønskemaer. Den ansatte indplaceres på lønskalaen på baggrund af optjent lønanciennitet. Herved forstås det antal år vedkommende har været i beskæftigelse med akademisk arbejde efter endt kandidateksamen. Militærtjeneste, civil værnepligt og barselsorlov (jf. overenskomsten) efter endt kandidateksamen indgår også i optjening af anciennitet. Derimod indregnes ledighedsperioder - forstået som perioder uden beskæftigelse inden for faget - ikke i ancienniteten. Der er mulighed for at indgå aftale om tillæg til lønnen, hvis der stilles særlige krav til stillingen eller gives den ansatte et udvidet ansvarsområde, eller hvis der sker ændring i en eksisteren-de stillings karakter. PENSION For alle nye ansatte, der ikke i forvejen har en pensionsordning i Pensionskassen for Jordbrugsakademikere og Dyrlæger (PJD), oprettes en sådan pensionsordning. Ordningen er obligatorisk. Undtaget er dog ansatte, der er ansat før 18. april 1998 og siden da har været hos den samme arbejdsgiver. De er ikke automatisk omfattet af den nævnte pensionsordning. For disse udbetales den fulde løn, dvs. 110 pct.-lønnen. Ansatte uden pensionsordning kan dog tilmelde sig ordningen i PJD. I så fald forholder arbejdsgiveren sig som ovenfor. Det kan i øvrigt aftales, at tillæg er pensionsgivende i lighed med, hvad der gælder for grundlønnen. Betaling for overarbejde er ikke pensionsgivende. I øvrigt henvises til PJD s hjemmeside hvor pensionsordningen er beskrevet, ligesom arbejdsgiver kan få oplysninger om, hvorledes man mest hensigtsmæssigt kan indbetale de ansattes bidrag til PJD. UNDER ANSÆTTELSEN Arbejdstid Ifølge overenskomsten er den ugentlige arbejdstid fastsat til 37 timer. Hvis der arbejdes mere end 3 timer dagligt, er frokostpausen på 29 min. indeholdt i de 37 timer. Som konsekvens af, at frokostpausen indgår i de 37 timer, må den ansatte ikke uden arbejdsgiverens tilladelse for-lade arbejdspladsen i frokostpausen, ligesom den ansatte reelt er til rådighed i pausen. Dette kan håndhæves efter ordlyden; men ofte tolkes reglen meget lempeligt, og den ansatte har typisk ret til selv at forvalte sin frokostpause. De 37 timer på ugens 5 første dage lægges inden for "normal" arbejdstid, dvs. mellem 8 og 17. Det er op til den enkelte tegnestue at fastlægge den daglige arbejdstid, fx mandag - torsdag fra kl , fredag fra kl Der kan også ifølge overenskomsten indgås aftaler om flextid og forskudt arbejdstid. Hvis der er flextid, kan det være en god ide at fastsætte en fixtid, dvs. et tidspunkt på dagen, hvor medarbejderne forventes at være til stede (bortset fra mødedeltagelse og andet lovligt forfald). Er der indgået en aftale om fix-/flextid, indebærer det, at den enkelte medarbejder kan

15 side 15 påbegynde og afslutte arbejdet forskudt med et par timer morgen og eftermiddag. I ovennævnte eksempel på den daglige arbejdstid kunne fixtiden være mellem kl. 10 og 15 og flextiden mellem kl. 8 og 18. Det er derfor vigtigt - og i begge parters interesse - at der er udarbejdet en udførlig aftale om arbejdstidens registrering på den enkelte arbejdsplads. Medarbejderen har, såfremt det er foreneligt med de stedlige arbejdsforhold, adgang til at få sin arbejdstid nedsat. Ved deltid ydes der løn og pension i forhold til den nedsatte arbejdstid. Nedsættelse af arbejdstiden kan enten være varig eller for en nærmere aftalt periode. Når medarbejderen deltager i møder, kurser, seminarer o.l. i Danmark og udlandet indregnes den tid, der medgår til transport, som arbejdstid. Ex: Medarbejderen bor i Århus og skal på kursus i København. Transporttiden er 6 timer tur-retur og kursets varighed er 9 timer. Da en kursusdag uanset længde aldrig regnes for mere end 7,4 timer, registreres 13,4 timer som arbejdstid. Undtaget herfra er studierejser, hvor transporttid indgår som en del af arrangementet. Ex: Virksomheden har planlagt en studierejse til Tyskland for samtlige medarbejdere. Turen starter mandag morgen og slutter torsdag aften. Arbejdstiden beregnes som normale arbejdsdage dvs. 7,4 timer pr. dag. Overarbejde Udgangspunktet er, at overarbejde så vidt muligt skal undgås. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, er hovedreglen, at overarbejde skal afspadseres. Det anbefales at varsle overarbejdet i god tid og mindst 24 timer før påbegyndelsen. Den ansatte er forpligtet til at påtage sig overarbejde i rimeligt omfang, hvis det er sagligt begrundet fra arbejdsgiverens side, men har ret til at give et motiveret afslag. Overarbejde skal afspadseres umiddelbart og senest inden for udløbet af en normperiode. En normperiode er på 4 måneder og er fastlagt i intervaller som løber fra 1. januar 30. april, 1. maj 31. august og 1. september 31. december. Ex: Medarbejderen har på arbejdsgivers foranledning arbejdet 50 timer mere end gennemsnitligt 37 timer/uge i perioden 1. januar 30. april. Medarbejderen skal derfor inden udløbet af normperioden enten have afspadseret 75 timer (50 timer plus 50 % tillæg) eller have de 75 timer udbetalt i forbindelse med maj lønnen. Hvis betaling for overarbejde skal ske, kræver det, forinden overarbejdet igangsættes, at der er indgået en aftale. Det anbefales, at aftalen er skriftlig for at undgå efterfølgende misforståelser. Betaling af overarbejde sker med en timebetaling på 1/160 af den pågældendes sædvanlige månedsløn (bruttoskalalønnen), inkl. eventuelt tillæg, og med et tillæg på 50 pct. heraf, hvis overarbejdet finder sted på almindelige arbejdsdage. Sker det på en lørdag, søn- eller helligdag er overarbejdstillægget 100 pct. Arbejdsmiljøloven indeholder nogle begrænsninger i arbejdsgiverens ret til frit at tilrettelægge arbejdstiden. 11-timers reglen, som fremgår af lovens 50, stk. 1, stiller krav om, at der hvert døgn regnet fra normal arbejdstids begyndelse gives den ansatte en sammenhængende hvi-

16 side 16 leperiode på mindst 11 timer, ligesom lovens 51 bestemmer, at den ansatte inden for hver periode på 7 døgn skal have et ugentligt fridøgn, der så vidt muligt skal ligge på en søndag. Der er undtagelser til ovennævnte, men mht. enkeltheder henvises til lov om arbejdsmiljø, kapitel 9 om hviletid og fridøgn. Endvidere skal man være opmærksom på EU-Rådets direktiv (93/104/EF af 23. november 1993) "om visse aspekter i forbindelse med tilrettelæggelse af arbejdstiden". Det fremgår af artikel 6, stk. 2, jf. artikel 16, 2, at den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid inkl. overarbejde inden for en 4 måneders periode ikke kan overstige 48 timer. SYGDOM Hvis den ansatte er syg, skal den ansatte straks informere sin arbejdsgiver. Sygemeldingen skal ske ved arbejdstids begyndelse den første hverdag, hvor den ansatte er syg. Hvis der findes retningslinjer herfor på arbejdspladsen, skal den ansatte rette sig efter dem. Hvis den ansatte ikke sygemelder sig, er arbejdsgiver ikke forpligtet til at betale løn under fraværet, ligesom udeblivelsen kan blive betragtet som en så grov misligholdelse, at arbejdsgiver kan bringe ansættelsen til ophør straks (bortvisning). Når arbejdsgiver er korrekt informeret om sygdomsfraværet, er den ansatte ikke forpligtet til løbende at meddele, at vedkommende fortsat er syg. Hvis den ansatte kan sige noget om, hvornår vedkommende kan vende tilbage til arbejdet, er det naturligt og almindeligt at orientere arbejdsgiver. En god dialog med arbejdsgiver i en sygdomssituation er af stor betydning. Den ansatte får fuld løn under egen sygdom, jf. reglerne i funktionærloven. En arbejdsgiver, der betaler løn til en ansat under dennes sygefravær, har ret til at få udbetalt de dagpenge, som den ansatte ellers ville have ret til. Private arbejdsgivere har som hovedregel ret til refusion fra 22. fraværsdag, hvis den ansatte har haft mere end 15 arbejdsdages sygefravær. Fraværet skal i givet fald anmeldes til den ansattes bopælskommune. Vær opmærksom på, at der gælder korte anmeldelsesfrister. Kommunerne kan oplyse herom. Mindre private virksomheder kan tegne en forsikring, der giver ret til refusion fra 2. fraværsdag fra den ansattes bopælskommune, for den løn, arbejdsgiveren skal betale (max. kommunal dagpengerefusion, se vejledning på Supplerende oplysninger fås hos kommunen. Hvis arbejdsgiver ønsker det, skal sygdommen dokumenteres. Læs nærmere herom under afsnittet sygefraværssamtale mv. SYGEFRAVÆRSSAMTALE, FASTHOLDELSESPLAN, MULIGHEDSERKLÆRING MV. Sygefraværssamtale Arbejdsgiver har pligt til at indkalde til en sygefraværssamtale. Samtalen skal afholdes senest 4 uger efter første sygedag også selvom der allerede foreligger en dato for en raskmelding. Indkaldelsen skal ske med et rimeligt varsel (nogle få dage) og på den mest hensigtsmæssige måde, fx pr. telefon, brev eller .

17 side 17 Den ansatte har pligt til at deltage i samtalen, der som udgangspunkt skal afholdes som en personlig samtale. Det er muligt at tage en bisidder med til samtalen. Hvis den ansatte er for syg til at deltage i samtalen, kan den afholdes telefonisk. Der kan dog være tilfælde, hvor den ansatte er for syg til at deltage i en samtale i det hele taget. Hvis den ansattes læge vurderer, at vedkommende er for syg til at deltage i en personlig samtale eller at samtalen kan forværre din sygdom, afholdes samtalen ikke. Sygefraværssamtalen skal handle om, hvornår og hvordan den ansatte kan vende tilbage til arbejdet. Det kan fx være en drøftelse af arbejdstidens længde, specielle skåne-hensyn i form af ændrede arbejdsopgaver, hvilemuligheder eller hjemmearbejde. Den ansatte er ikke forpligtet til at tåle ændringer i arbejdsopgaverne i videre omfang end de sædvanlige regler om ændring af stillingsindhold. Bemærk, at en arbejdsgiver i henhold til helbredsoplysningsloven ikke har krav på at få oplyst, hvad den ansatte fejler, kun hvilke funktionsbegrænsninger den ansatte har i forhold til arbejdsopgaverne. Fastholdelsesplan Hvis den ansatte forventer at være sygemeldt i mere end 8 uger, kan den ansatte anmode sin arbejdsgiver om, at der udarbejdes en skriftlig fastholdelsesplan. Anmodningen kan fremsæt-tes på et hvilket som helst tidspunkt i sygdomsforløbet. Fastholdelsesplanen kan beskrive, hvordan den ansatte hurtigst muligt kan vende tilbage til arbejdspladsen - helt eller delvist samt hvordan den ansatte på længere sigt fastholdes på arbejdspladsen. Arbejdsgiveren har ret til at afslå en ansats anmodning, hvis det vurderes, at der ikke er behov for det. Mulighedserklæring Arbejdsgiver kan på et hvilket som helst tidspunkt under en ansats sygemelding forlange, at der skal udarbejdes en mulighedserklæring. Erklæringen skal bruges, hvis arbejdsgiver er i tvivl om, hvilke hensyn, der skal tages til den ansattes helbred for, at vedkommende kan vende helt eller delvist tilbage til arbejdet. Erklæringen kan forlanges udarbejdet ved kortvarigt, ved gentaget og langvarigt sygefravær. Som udgangspunkt skal den samtale, der afholdes i forbindelse med udfærdigelse af mulighedserklæringen, afholdes som en personlig samtale, som arbejdsgiver med et rimeligt varsel (en uge) skal indkalde til. Den ansatte har pligt til at møde op ved samtalen. Er den ansatte for syg til at deltage i en personlig samtale, kan den afholdes telefonisk. Den ansattes læge kan vurdere, at den ansatte er for syg til at deltage i samtalen eller at samtalen vil forværre den ansattes sygdom. I sådanne tilfælde afholdes samtalen ikke. Mulighedserklæringen består af to dele, hvor 1. del skal udarbejdes af den ansatte og arbejdsgiver i fællesskab og indeholde jeres vurdering af, hvilke muligheder, den ansatte på trods af sin sygdom har for at løse arbejdsgaver i større eller mindre omfang. Den ansatte er ikke forpligtet til at tåle ændringer i arbejdsopgaverne i videre omfang end de sædvanlige regler om ændring af stillingsindhold.

18 side 18 Arbejdsgiver er ikke forpligtet til at imødekomme ønske fra den ansatte om at starte op på deltid. Vær opmærksom på, at arbejdsgiver i henhold til helbredsoplysningsloven heller ikke under udarbejdelse af mulighedserklæringen har krav på at få oplyst, hvad den ansatte fejler, men kun hvilke funktionsbegrænsninger, den ansatte har i forhold til arbejdsopgaverne. Den anden del af erklæringen skal efterfølgende udfyldes af den ansattes læge. Lægen skal på baggrund af erklæringens første del og en samtale med den ansatte tage stilling til mulighederne for, at den ansatte helt eller delvist kan genoptage arbejdet, og om det den ansatte og arbejdsgiver har aftalt er forsvarligt. Lægen kan også foreslå tilpasning af arbejdet og give et skøn over sygdommens varighed. Det er den ansattes ansvar, at mulighedserklæringen bliver sendt til arbejdsgiver inden for en rimelig frist (ca. 14 dage). Mulighedserklæringen betales af arbejdsgiver. Mulighedserklæringer udarbejdes typisk i forbindelse med en sygefraværssamtale. Lægeerklæring i øvrigt Der vil være tilfælde, hvor det ikke er hensigtsmæssigt at udarbejde en mulighedserklæring, fx hvis den ansatte melder sig syg på den første feriedag, i en opsigelsesperiode, en afskedigelsessituation, eller i de situationer, hvor den ansatte er for syg til at deltage i en samtale med sin arbejdsgiver med henblik på udarbejdelse af en mulighedserklæring. Arbejdsgiver kan i ovennævnte tilfælde bede om en såkaldt friattest (attest på lægens eget brevpapir) med et skøn over sygdommens varighed eller anmode om en varigheds-attest. Lægeerklæringen betales af arbejdsgiver. BARNS 1. OG 2. SYGEDAG Endvidere har den ansatte ret til 2 dages frihed med løn under mindreårigt, hjemmeværende barns sygdom, når hensynet til barnets forhold gør dette nødvendigt barnet er under 15 år og barnet er hjemmeboende Den ansatte har desuden i forbindelse med eget mindre årigt (under 15 år) barns sygdom ud over de første to sygedage ret til at afspadsering eller frihed uden løn i 3 dage yderligere. FERIE Den ansatte er omfattet af den nye ferielov, som trådte i kraft 1. januar Det er arbejdsgiveren, der bestemmer, hvornår ferien skal holdes, inden for de rammer, der er fastsat i loven. Men tidspunktet for afholdelse af ferien skal forhandles med den ansatte, og arbejdsgiveren skal så vidt muligt imødekomme den ansattes ønsker, ligesom visse varslings-regler skal overholdes.

19 side 19 Arbejdsgiveren har dog ret til at tage hensyn til virksomhedens tarv og lægge ferien på et pas-sende tidspunkt - herunder iværksætte "kollektiv ferielukning". Ferie optjenes i kalenderåret (1. januar til 31. december) - også kaldet optjeningsåret - med 2,08 dag pr. måned lig med 25 dage, dvs. 5 uger á 5 dage. Ferie afholdes i ferieåret, der løber fra 1. maj til 30. april i året efter optjeningsåret. De 15 dage (dvs. 3 uger) kaldet hovedferien skal normalt gives i sammenhæng i ferieperioden, der løber fra 1. maj til 30. september. Der kan aftales en kortere hovedferie mellem arbejdsgiver og arbejdstager, dog er det obligatorisk, at mindst 10 feriedage gives i sammenhæng. Arbejdsgivervarslet er her 3 måneder, hvilket betyder, at arbejdsgiveren, hvis han ønsker at gøre brug af sin ret til at bestemme, hvornår den ansattes ferie skal afholdes, skal varsle ferieafholdelsen senest 3 måneder inden første feriedag. De resterende dage ud over de 15, også kaldet restferien (10 dage lig med 2 uger) skal som hovedregel gives i sammenhæng af mindst 5 dages varighed. Er parterne enige, kan denne del dog gives i form af enkelte feriedage, typisk i forbindelse med lange weekender og for at give en længere ferie i forbindelse med bl.a. Kristi Himmelfartsdag. Restferien kan i øvrigt lægges når som helst inden for ferieåret. Arbejdsgivervarslet for restferie er 1 måned. Som funktionær er udgangspunktet, at man holder ferie med løn. Men det er en forudsætning, at man har været ansat i virksomheden i optjeningsåret og også er det på tidspunktet, hvor ferien holdes. Har den ansatte i optjeningsåret også været beskæftiget hos en anden arbejdsgiver end den nuværende, er der optjent såvel ret til ferie med feriegodtgørelse som ret til ferie med løn. Ud-gangspunktet er, at ferien afholdes i den rækkefølge, der er optjent ret til ferie. Det betyder, at den første del af ferien skal afholdes med den feriegodtgørelse, der er optjent hos den tidlige-re arbejdsgiver. Ud over ret til afholdelse af ferie med løn ydes et særligt ferietillæg, som ifølge overenskomsten er 1,5 pct. af den indkomstskattepligtige løn fratrukket udbetalt feriegodtgørelse, løn under ferie og ferietillæg. Hvis der er sket betaling for overarbejde, er dette en del af den indkomstskattepligtige løn og indgår som sådan ved beregningen af de 1,5 pct. særlige ferietillæg. Feriegodtgørelse Med den nye ferielov er afholdelse af ferie med 12 pct. feriegodtgørelse blevet et relevant alternativ til at holde ferie med løn og 1,5 pct. ferietillæg. Forventer en lønmodtager at modtage ydelser, der betragtes som vederlag for arbejde under ansættelsen ud over den faste løn, kan feriegodtgørelse være et alternativ til ferie med løn. Ydelserne kan være merarbejdsbetaling, gratiale, tillæg, fri bil, telefon eller andre personalegoder af en vis størrelsesorden. Forudsætningen for at få feriegodtgørelse af personalegoder er, at disse betragtes som en ydelse, der er led i ansættelsesforholdet, at de er indkomstskattepligtige, samt at lønmodtager ikke råder over godet under ferien. Lønmodtageren skal inden optjeningsårets begyndelse anmode arbejdsgiveren om feriegodtgørelse med 12 pct. af lønnen i optjeningsåret i stedet for løn under ferie. Arbejdsgiveren indbetaler feriegodtgørelsen til Ferie Konto. Feriegodtgørelsen udbetales se-

20 side 20 nest på det tidspunkt, hvor lønmodtager begynder sin ferie. Hvis den optjente feriegodtgørelse er på kr. eller derunder efter fradrag af skat og arbejdsmarkedsbidrag, skal beløbet udbetales til lønmodtager ved ferieårets begyndelse. Lønmodtagers krav på løn under ferie, ferietillæg og feriegodtgørelse forældes, hvis det ikke rejses over for arbejdsgiver senest den 30. september efter ferieårets udløb. Optjent ferieret hos anden arbejdsgiver Har den ansatte det forudgående år været beskæftiget hos en anden arbejdsgiver og her optjent ret til ferie, vil vedkommende, til brug under afholdelse af ferien hos den nye arbejdsgiver, få udbetalt feriegodtgørelse via FerieKonto på baggrund af den tidligere arbejdsgivers indbetaling. Det er ferielovens regel, at denne feriegodtgørelse dækker funktionærens løn under det antal dage, der er optjent ferieret for, uanset om feriegodtgørelsesbeløbet er større eller mindre end den løn, der oppebæres hos den nye arbejdsgiver. I Ferielovkontoret er der fast administrativ praksis for, at man for hver feriedag, funktionæren selv skal betale med feriegodtgørelse, fratrækker 1/25 af månedslønnen eller 5/25 for 1 uges ferie, idet en uge i ferielovens forstand som nævnt er 5 dage. Den nye arbejdsgiver skal attestere udbetaling af feriegodtgørelse på FerieKontokortet, herunder angive antallet af feriedage. Der kan kun udbetales feriegodtgørelse for det antal feriedage, der afholdes, og udbetaling fra Ferie Konto kan ske 1 måned forud for feriens begyndelse. Det kan aftales, at den nyansatte får fuld løn under ferie efter tiltrædelse mod at aflevere sit FerieKontokort. I praksis er det muligt at gøre dette ved, at der ved lønudbetalingen fratrækkes feriebevisets bruttobeløb. Dette giver ikke skattemæssige problemer og strider ikke mod ferielovens 4, hvis lønnen for ferieperioden er større end feriegodtgørelsen. ( 4 indeholder bl.a. bestemmelse om, at aftaler, hvor der gives afkald på retten til ferie, feriegodtgørelse, løn under ferie eller ferietillæg, er ugyldige). Ved fratræden I forbindelse med fratrædelse ydes der feriegodtgørelse på 12½ pct. af lønnen for såvel det løbende optjeningsår som for den del af tidligere optjeningsår, den ansatte ved sin fratræden endnu ikke har holdt ferie. Beløbet skal indbetales til FerieKonto senest den 10. i måneden efter sidste lønudbetaling. Den ferieberettigede løn udgør den udbetalte løn inkl. eget pensionsbidrag minus løn udbetalt under afholdt ferie. Feriegodtgørelse, som ikke er hævet af lønmodtageren inden udløbet af ferieåret og er optjent i et ansættelsesforhold, der senest ophører ved ferieårets udløb udbetales efter anmodning til lønmodtageren af FerieKonto eller af den, der administrerer feriegodtgørelsen. Lønmodtageren skal udfylde en blanket til FerieKonto eller den, der administrerer feriegodtgørelsen senest den 30. september efter ferieårets udløb. Det er en betingelse for udbetalingen, at lønmodtager skriftligt erklærer, at ansættelsesforholdet er ophørt. I opsigelsesperioden I forbindelse med ansættelsens ophør såvel egen som arbejdsgivers opsigelse kan den ansatte ikke pålægges at skulle afholde ferie eller feriefridage i opsigelsesperioden.