Årsrapport 2009 for Trekløveret

Transkript

1 Årsrapport 2009 for Side 1 af 9

2 Sammendrag Der har i årene 2008 og 2009 været brugt mange økonomiske og personalemæssige ressourcer på Uddannelse og kompetenceudvikling, samt udgifter til forbedring af Trivsel og arbejdsmiljø. Det drejer sig om udgift til undervisning og konsulentfunktioner, og til vikardækning så det faste personale kunne deltage. Medarbejdere og ledelse har i fællesskab defineret rammer, opgaver og ansvar i den selvadministrerende teamorganisering. Langt de fleste af medarbejderne er tilfredse med den medindflydelse der genereres. Der skal i de kommende år, under forudsætning af de økonomiske vilkår, pågå et arbejde med at vedligeholde og kvalificere denne organisationsform (Se vedlagte rapport fra Cowi). Personalesituationen har været stabil i 2007, 2008 og 2009, dvs. at der er en gennemsnitlig medarbejderudskiftning på 5 7 medarbejdere (8-10 %). Der er i øjeblikket en overvægt af medarbejdere med lang ansættelse bag sig, hvilket udfordrer overholdelsen af lønbudget og reducerer antallet af timer i den direkte omsorg. Fraværet er for 4 år i træk faldet til 6,21%. Når det har lykkedes skyldes det indførelse af supervision, uddannelse i konfliktløsning, samt fokus på brug af krisehjælp og omsorgssamtaler (se vedlagt sygefraværsstatistik). Antallet af registrerede voldstilfælde var gennem 2008 stigende, og trods ihærdige pædagogiske tiltag lykkedes det ikke at reducere antallet af voldstilfælde. Volden gør det nødvendigt at planlægge med et sikkerhedshensyn ift. antal medarbejdere i hvert vagtlag fra på P. 16 Der har gennem året været et stigende lønsumspres, da det har været nødvendigt at udvide antallet af medarbejdere på Tømmerpladsvej for at imødekomme et stigende omsorgs- og plejebehov hos de ældre. Det har perioder været nødvendigt at indkalde ekstra personale / vikarer trods manglende bevilling pga. sikkerhedsrisiko og vold. Disse tiltag har øget lønsumspresset på P.16. og Tømmerpladsvej. Der har igen i år ikke været nogen skriftlige klager fra pårørende, men en række mindre uoverensstemmelser som vi har kunne håndtere lokalt. Der er et godt samarbejde med Pårørende Rådet om diverse forhold. Der har været afholdt 5 møder og foretaget valg iht. vedtægterne. s Cafe fik i 2009 en Elite Smiley for god hygiejne og omgang med mad m.m. Økonomi Det endelige resultat udviser et merforbrug på 3,9 %, svarende til kr. Merforbruget ville under normale forhold kunne rummes indenfor aftalen om overførelsesadgang, men grundet den økonomiske krise blev overførelsesadgangen indefrosset i marts Der er sammen med medarbejderne udarbejdet en genopretningsplan 2010 som på 1 år afvikler hele gælden. På baggrund af en politisk anbefaling har administrationen besluttet at gennemføre en revisionsundersøgelse af. Den forventes afsluttet senest ultimo marts Den økonomiske styring bygger i høj grad af delegering til teams. Den nye organisation som er gennemført imødekommer i høj grad kommunens værdier om Helhed, redelighed, mulighed og Principperne for Mål og rammestyring fra Side 2 af 9

3 Vi har i 2009 styrket udviklingen via et projekt Fremtiden arbejdsplads. Den anvendte organiseringsform har givet bedre trivsel, øget arbejdsglæde, bedre arbejdsmiljø og faglig udvikling af kerneydelserne. Dette dokumenteres af Tilsynsrapporter og Trivselsundersøgelser fra 2007, 2008, Status over arbejdet med tværgående og decentrale resultatkrav Tværgående resultatkrav Sikkerhed, sundhed og trivsel: Virksomhederne arbejder målrettet med at fremme sikkerhed, sundhed og trivsel % af alle ansatte dyrker motion 2. Sygefraværet reduceres for 3 år i træk 1. Tilskud til de som dyrker motion er gennemført, Ordningen evalueres i januar 2010 mhp. videreførelse. Der er indført en frugtordning til alle ansatte 2. Der udarbejdes månedlige fraværsstatistikker til alle ansatte, til drøftelse i teamene. Omsorgssamtaler afholdt, krisehjælp brugt aktivt, voldsforebyggelse og registrering foretaget og MED Udvalget samt Pårørende Rådet er inddraget, Arbejdsmiljøgruppen har haft opgaven, med opfølgning og evalueringer Det samlede sygefravær for 2009 er på 6.21 % og dermed stadigvæk faldende. Tilskrives stor medindflydelse på tilrettelæggelse af eget arbejde, samt kontinuerlig ledelseskontraol og opfølgning. Medarbejdere har deltaget aktivt og positivt i opnåelse af resultatmålet. Kompetenceudvikling: Virksomhederne arbejder systematisk med kompetenceudvikling. 2-3 medarbejdere på efteruddannelse, Heraf 2 på neuro pædagogisk grunduddannelse og 1 på Kommunom fællesdel 1. Side 3 af 9

4 I 2009 har der været følgende aktiviteter: 1. Gennemført supervision i alle teams med fokus på særlige vanskelige borgere, pædagogiske planer, forebyggelse af vold, håndtering af reaktioner på vold, og internt samarbejde mellem medarbejdere. 2. Alle medarbejdere har gennemgået 1.ste hjælpskurser 3. Alle ansatte været del af projekt Fremtidens Arbejdsplads med COWI som ekstern konsulent (Rapport vedlagt). Projektet har fået tilskud fra Arbejdstilsynet administrativ medarbejder på Kommunom fællesdel pædagoger har gennemført et 4 uger kursus om neuro pædagogik 6. Alle teams har haft ekstern konsulent til udvikling af pædagogik og samarbejde. 7. Der har været afholdt interne kurser i elementær brandbekæmpelse, evakuering og alarmsystemer medarbejdere har været på lovbefalede hygiejne kurser 9. 7 medarbejdere har været medicinkurser 10. Introduktionskursus på 5 dage for nye medarbejdere på Liselejevej 11. Der har været afholdt 2 teamdage for alle ansatte om Forsvarsmekanismer & voldforebyggelse 12. Ledelse og STAB har været på 2 dages lederudvikling med deltagelse af COWI eksterne medarbejdere har deltaget i temadage om sindslidelser og hjerneskader. 14. Personaleleder har deltaget i Forvaltningshøjskolens kursus om forhandlingsteknik leder har deltaget i Ledelsestalent kursus leder har deltaget i konference om seksualitet ledere har været på temadag om skemaer til magtanvendelse m.v Administrative medarbejdere har været uddannelse i KMD vagtplan Slettet: Kvalitet: Virksomhederne har styrket fokus på kvaliteten i opgaveløsningen. 1. Projekt om de nye ledelsesformers indvirkning på arbejdsmiljøet i teamene igangsættes i samarbejde med ekstern vejleder. 2. Opgaveændringer i ledelsen iht. til behov hos medarbejdere/teams og jf. trivselsundersøgelse, ledelsesevalueringen. 1. Projektet fuldt gennemført rapport udarbejdet af COWI tilskud Side 4 af 9

5 fra Arbejdstilsynet. Rapport vedlagt 2. Organisatoriske ændringer i ledelsen foretaget, nye opgaver iht. projekt om fremtidens arbejdsplads. 3. Massiv satsning på uddannelse og kompetenceudvikling bevirker større faglighed, mere viden og indsigt og dermed bedre service. Der har i 2009 ikke været nogen skriftlige klager over omsorgsudøvelsen I 2010 vil der være behov for fokus på implementering og opfølgning af resultater fra projekt Fremtidens arbejdsplads. I Oktober 2009 er der sammen med leder af Handicaprådgivningen udarbejdet en ansøgning på kr. hvert år i 2010 & 2011 til at udvikle indsatsen omkring borgerinddragelse og få mere fokus på Inklusion af borgeren i normalsamfundet. Decentrale resultatkrav - virksomhedsspecifikke Resultatkrav 4: 2-3 borgere får et bedre tilbud om bolig end det nuværende på Præstebrovej. Baggrunden for målet er den uhensigtsmæssige sammensætning af beboergrupperne på P.16. og grundet den vold de udøver. Af den politiske beslutning fra 2007 fremgår: Gennem revisitering søges sammensætningen af beboergruppen på Præstebrovej 16 ændret så den fremstår mere harmonisk og dermed passende til de fysiske rammer. I perioden fra marts oktober 2009 er der oprettet 2 enkelt- mandsprojekter på Liselejevej. Projektet er meget omkostningstungt. Den ene borger er fra Halsnæs den anden udenbys. Udflytning er sket i 2 faser fra okt. dec De 2 borgeres udflytning skal ses som en begyndelse i opnåelsen af målet om at få beboergruppen på Præstebovej 16 gjort mere harmonisk. Udgifter til nattevagters løn på kr. er tilbageført fra 1. jan Det vil medføre behov for ændring i vores udmeldte strategi vedr. revisitering. Den hidtidige plan med at vurdere borgerne ud fra borgerens behov for at kunne modtage et mere egnet tilbud og om der var et behov Side 5 af 9

6 for vågen nattevagt er sidstnævnte ikke længere aktuelt. Der pågår drøftelser i Visitationsudvalget om hvordan opgaven kan løses. Der arbejdes bl.a. med en mulighed for frivillige flytninger og interne omflytninger. arbejder generelt ud fra mindsteindgrebsprincippet i den slags sager. Resultatkrav 5: Forbedring af Udeområder 1. Planlægning og indretning af ude områder til brug for fritidsaktivitet. 2. Klublokaler indrettes i samarbejde med TAK 1. Økonomiske problemer har bevirket at et Ude projekt er udskudt indtil bevilling og økonomi er på plads. Ansøgning forventes klar til budget Gennemført og indrettet, ombygget og malet således at lokalerne efter Værkstedets udflytning kunne bruges til fritidsaktiviteter. Værkstedet fik pga. manglede bevilling alle møbler med til det nye Værksted, og har endvidere betalt for maling af det nye Værksted på Sølager. Det efterlod med tomme lokaler. Resultatkrav 6: IT Udvikling 1. Udarbejdelse af ny hjemmeside 2. Håndbogen foreligger elektronisk som opslagsværk. 3. Bostedssystemet implementeres 1. s hjemmeside er i drift og er udarbejdet i et samarbejde med firmaet Bravita: Hjemmesiden overholder kommunens designmanual for hjemmesider 2. Mangler at redigere håndbogen færdig- ikke nået pga øget pres på andre opgaver og skift i ledelsen. 3. Godkendelse på ansøgning fra 2007 kom i oktober Ifølge Slettet: H Slettet: øgede Side 6 af 9

7 den skal alle udgifter betales af. Konklusion er at der ikke længere er økonomiske midler til gennemførelse af projektet. Resultatkrav 7: Ledelseskvalitet og udvikling System for strategisk ledelse implementeres Ikke haft ledelsesmæssig ressource til at gennemføre hele opgaven. Der har også været udskiftninger i ledelsen. Ny Viceleder ansat efteråret Som en del af projekt Fremtidens Arbejdsplads, har ledelsen haft Cowi til at hjælpe med 1 temadag med revurdering af opgaver iht. de nye aftaler om organisering og styrkelse af planlægning i ledelsen. Det udestående forventes gennemført inden 1. juni Status over arbejdet i virksomheden i øvrigt I 2009 blev en del af Velfærdservice. For 4. år i træk har der fundet en reorganisering af forvaltningen sted. De mange skift mellem forvaltningsområder har påvirket s udvikling og styring. Vi har forsøgt at efterleve de politiske mål og de skiftende forvaltningsmæssige krav og arbejdsrutiner. Vi har fortsat udviklingen af de pædagogiske handleplaner, så de kommer hele vejen rundt om borgerens liv og behov for støtte. Vi gør meget for at borgerne bliver medinddraget i opgaven med at opstille mål for deres udvikling. Derved danner de pædagogiske planer et godt oplæg til de kommunale handleplaner. Pædagogiske planer har fået ros af Tilsynet. Arbejdsmiljø og trivsel Der er etableret sikkerhedsstruktur med sikkerhedsrepræsentanter og sikkerhedsleder. Der er udarbejdet APV og efterfølgende handleplan. Handleplanen er diskuteret og godkendt i Virksomheds MED. s største problem er vores psykiske arbejdsmiljø og forebyggelse af vold. Der er udarbejdet en Trivselsundersøgelse for. Trivselsundersøgelsen viser bl.a.: at der er en høj grad af trivsel på, lidt højere end gennemsnittet for kommunen i øvrigt; at medarbejderne var tilfredse med deres arbejdsopgaver at der er stor grad af medindflydelse, godt samarbejde og gode udviklingsmuligheder. Vold og voldsforebyggelse Side 7 af 9

8 Vores største problem er vold og trusler om vold mod ansatte og borgere. Vi har anvendt mange ressourcer på følgerne af vold på vikarudgifter som følge af nødvendig opfølgning, kompetenceudvikling og uddannelse, på Krisehjælp, på Supervision og uddannelse i konfliktløsning og på at undgå forråelse i dagligt pædagogisk virke. Vi har udarbejdet et lokalt indberetningssystem til registrering af vold indeholdende 3 kategorier for derved bedre at kunne opgøre graden af den påførte vold. 1. Registrerede voldstilfælde i alt 1639 ( se bilag ) 2. Magt anvendelser, indberettet 9 Nogle medarbejdere ser sig nødsaget til at stoppe deres ansættelse grundet vold og trusler om vold. Dette er til trods for hurtigt og nødvendig opfølgning og tilbud om krisehjælp når ulykken er ude. De mange hændelser udgør over tid og år en belastning som slider på medarbejderne og påvirker arbejdsmiljøet. Via opfølgende samtaler giver flere udtryk for stigende udbrændthed, specielt på P.16. Der forefindes intet budget til Supervision, hvilket er absolut nødvendigt for at fastholde og rekruttere kvalificeret personale. Det er vigtigt at fastholde fokus på konflikthåndtering og forebyggelse. Nyt tilbud i Liseleje 2 borgere har fået bevilling til en flytning fra til nye boliger med tilhørende støttecenter i Liseleje. Vi har siden marts 2009 arbejdet med planlægning og opstart, hvilket har trukket mange ledelsesmæssige og forvaltningsmæssige ressourcer, ligesom det har påvirket økonomien og personaleforbruget. Der har været og er problemer med at finde sig tilrette i de nye omgivelser. Liselejevej evalueres inden sommer 2010 Ledelse Ledelsen har igen i 2009 år revurderet ledelsesteamet og dets funktion/arbejdsdeling. Sidste år blev der ansat en ny leder med personaleansvar. I år er der ansat en ny Viceleder der har fået det pædagogiske ansvar, og den øverste leder har så ansvaret for økonomien og den overordnede strategiske styring. Ledelsen er således ændret 100 % siden Ledergruppen vurderer, at de nu har et godt samspil med forskellige kompetencer. Ansvarsområderne afspejler hvilket samarbejde der er imellem den enkelte leder og de definerede roller i den selvadministrerende teamstruktur (Cowi projekt). Administration / STAB Med de mange delegerede opgaver har det været nødvendigt at prioritere STABs funktionerne yderligere. Således er sekretærfunktionen blevet styrket med 10 timer om ugen primært til personaleadministration, og der er ansat en Kvalitets og IT konsulent til en række evalueringog dokumentationsopgaver. Denne har også indgået i planlægning og opstart af Liselejevej. Foreløbigt regnskab Regnskab 2009 Budget 2009 Forbrugspct ,90 Ovenstående angiver foreløbige regnskabstal Oversigt over bilag Cowi rapport Side 8 af 9

9 Sygefraværsopgørelse 2009 Voldstatistik 2009 Side 9 af 9