Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks
|
|
- Hanna Carlsen
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks Generelle Retningslinjer 2015
2 Indholdsfortegnelse 1. Forord Hvad er Aalborg Stadsarkiv Hvad er arkivalier? Hvem gælder instruksen for? Kontaktoplysninger...6 Varetagelse af de arkivmæssige hensyn 6. Varetagelse af de arkivmæssige hensyn Indkøb af nye it-systemer Implementering af nye it-systemer Informationer der udelukkende er tilgængelige på intranet, hjemmesider og sociale medier som Facebook etc Indskanning af papirarkivalier Varetagelse af arkivmæssige hensyn i forbindelse med papirarkivalier Arkivlokaler Aflevering til Aalborg Stadsarkiv 7. Aflevering til Aalborg Stadsarkiv Aflevering af papirarkivalier til Aalborg Stadsarkiv Afleveringsprocedure for papirarkivalier Praktiske råd til afleveringsforberedelse Ordning Ajourføring af journalplaner og journalvejledninger Kassation og rensning Ordning i arkivkasser og læg Sådan skal kasserne vende Mærkning Afleveringsfortegnelse Aflevering af digitale arkivalier til Aalborg Stadsarkiv Hvornår skal der laves en arkiveringsversion, hvis data er bevaringsværdige? Aflevering af digitale arkivalier til Aalborg Stadsarkiv Afleveringsprocedure for digitale arkivalier Tilgængelighed og rekvirering af afleverede arkivalier 8. Tilgængelighed og rekvirering af afleverede arkivalier Tilgængelighed for offentligheden Anmodning om adgang inden tilgængelighedsfristernes udløb Tilgængelighed for den afleverende forvaltning eller institution Rekvirering af papirarkivalier rekvirering af digitale arkivalier
3 Pligtaflevering til Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek 9. Pligtaflevering Trykt materiale Hvad skal kommunen aflevere? Hvad med interne publikationer? Er alle tryk og udgivelser væsentlige? Kan man selv vælge hvem man afleverer til? Netpublikationer Kontaktoplysninger
4 1. Forord Aalborg Kommunes Arkivinstruks, - Generelle retningslinjer er udarbejdet i henhold til gældende arkivlov og tilhørende bekendtgørelser samt Aalborg Stadsarkivs virke som offentligt arkiv i henhold til arkivlovens 7. Aalborg Kommunes Arkivinstruks er godkendt af Direktørgruppen den 16. juni Formålet med Arkivinstruksen er at fremme effektiv bevaring, arkivering, kassation og tilgængeliggørelse af arkivalier fra Aalborg Kommune for at sikre dækkende dokumentation til beskrivelse og analyse af Aalborg Kommune og dens udvikling i flest mulige aspekter. Aalborg Kommunes arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner end Aalborg Stadsarkiv. Ved aflevering overgår ansvaret for arkivalierne til Aalborg Stadsarkiv i henhold til gældende lovgivning. Aalborg Stadsarkiv har bemyndigelse til at udarbejde en bevarings- og kassationsplan for Aalborg Kommune. Aalborg Stadsarkiv kan, i samråd med de forskellige administrative enheder i kommunen, træffe beslutning om lokal merbevaring. Aalborg Kommunes Arkivinstruks, - Generelle retningslinjer indeholder vejledning i varetagelse af de arkivmæssige hensyn, aflevering til Aalborg Stadsarkiv og tilgængelighed i forhold til det afleverede materiale. Aalborg Stadsarkiv er ansvarlig for Arkivinstruksen og kan løbende foretage faglige og tekniske justeringer. Større ændringer forelægges Aalborg Kommunes direktørgruppe. Jens Topholm Stadsarkivar 4
5 2. Hvad er Aalborg Stadsarkiv Aalborg Stadsarkiv er kommunens og byens hukommelse. Vi indsamler og bevarer kommunens arkiv i henhold til arkivlovens bestemmelser, og har, udover kommunalt materiale, en stor samling af privat materiale fra byens og kommunens store virksomheder og privatpersoner, så byens og kommunens historie kan fortælles på alle niveauer og i alle aspekter. Stadsarkivet har på nuværende tidspunkt en samling på otte hyldekilometer arkivalier, seks millioner fotos samt et stort antal historiske film og lydoptagelser af både kommunalt og privat ophav. Udover at servicere Aalborg Kommunes forvaltninger og institutioner i forbindelse med varetagelse af de arkivmæssige hensyn, aflevering, rekvirering af papir- og digitalt materiale, stiller vi også materialet i vores samlinger til rådighed for borgerne i HistorieAalborg. HistorieAalborg er et samarbejde mellem Stadsarkivet, Aalborg Bibliotekerne og Nordjyllands Historiske Museum, som betyder, at borgeren kun behøver gå ét sted, når de skal søge viden om områdets lokalhistorie. Stadsarkivet og HistorieAalborg er for alle, og det er gratis at få adgang til de originale dokumenter og billeder i HistorieAalborg, læsesalsfunktionen Arkivstræde 1, hvor personalet kan hjælpe med at finde det materiale du søger. Det Danske Udvandrerarkiv er også placeret på Aalborg Stadsarkiv. Det Danske Udvandrerarkiv er Danmarks hovedsamling af breve, dokumenter, film, billeder, lydbånd, aviser mv. Arkivet fortæller spændende historier om dansk udvandring til hele verden og indeholder vigtigt information og viden om migration og kulturmøder. Udvandrerarkivet har siden dets grundlæggelse, den 3. juli 1932, haft til formål at værne om og dokumentere den del af Danmarkshistorien, som handler om de landsmænd, der er rejst ud for at søge lykken under fremmede himmelstrøg. 3. Hvad er arkivalier? Arkivalier er informationer som kan dokumentere Aalborg Kommunes virksomhed, det vil sige både administrative sager såvel som personsager. Arkivalier findes i både digital form og i papirform. Som eksempel kan nævnes dokumenter, registreringer, kort, tegninger, data fra it-systemer, fotos, lyd- og videooptagelser. 5
6 Arkivalier kan enten være skabt af kommunen, de kommunale institutioner samt de kommunalt ejede virksomheder og selskaber eller være tilvejebragt, hvilket betyder modtaget eller rekvireret fra andre. Alt, hvad Aalborg Kommune modtager af breve, forespørgsler, ansøgninger m.v., som skal sagsbehandles og besvares, forstås som tilvejebragt. Det samme gør sig gældende, hvis Aalborg Kommune modtager eller rekvirerer dokumenter i forbindelse med, at en klient fra en anden kommune flytter til Aalborg Kommune. Aalborg Kommune overtager ansvaret for de modtagne/rekvirerede dokumenter, som f.eks. kan være en klientjournal eller en rapport og derved også bevaringspligten. Kommunen, de kommunale institutioner samt de kommunalt ejede virksomheder og selskaber skaber arkivalier hver gang, der udarbejdes et notat (også interne notater), eller når der udarbejdes et svar på en henvendelse eller ansøgning fra en borger eller en anden myndighed. Kommunen og de kommunale institutioner skaber ligeledes arkivalier, når de anvender et itsystem, hvori der eksempelvis indtastes oplysninger om de enkelte klienter eller om forurenede grunde. Derimod betragtes samlinger af publiceret materiale som bøger, tidsskrifter og pjecer, der ikke er kommunens egne, normalt ikke som arkivalier. 4. Hvem gælder instruksen for? Arkivinstruksen gælder for alle dele af Aalborg Kommune også de institutioner, der er knyttet til kommunens forvaltninger, de selvejende institutioner samt de kommunalt ejede selskaber og virksomheder under forvaltningerne. 6
7 Varetagelse af de arkivmæssige hensyn Aalborg Kommune er i henhold til 1-3 i arkivloven forpligtet til at sikre, at de arkivmæssige hensyn varetages, herunder at bevaringsværdigt materiale, uanset medie, opbevares på betryggende vis. Ligeledes er kommunen forpligtet til at destruere kassabelt materiale på betryggende vis, når dette er ude af administrativ og retlig brug. 7
8 6. Varetagelse af arkivmæssige hensyn 6.1 Ved udbud og indkøb af nye it-systemer Forvaltningerne skal være opmærksom på varetagelsen af de arkivmæssige hensyn allerede ved udbud i kravspecifikationen eller senest ved kontraktindgåelsen, hvor Aalborg Stadsarkiv kraftigt anbefaler, at forvaltningen betinger sig, at der kan udarbejdes en arkiveringsversion af systemet i henhold til gældende regler, hvis it-systemet indeholder bevaringspligtige data. I forbindelse med afklaring af, hvorvidt systemet indeholder bevaringsværdige og derfor bevaringspligtige oplysninger, bør forvaltningen kontakte Aalborg Stadsarkiv, der forestår en bevarings eller kassationsvurdering af systemets dataindhold 6.2 Implementering af nye it-systemer I forbindelse med implementering af ESDH og EDH-systemer anbefaler Aalborg Stadsarkiv, at der fastsættes procedure for journalisering, der følger god forvaltningsskik og som sikrer at sager journaliseres systematisk efter en given orden (ofte KL journalplan/emnesystematik) og at denne orden er dokumenteret. Ligeledes anbefaler vi, at sagsdannelsen tager udgangspunkt i enkeltsagsprincippet, der kan defineres således: at der oprettes en sag, pr. afgørelse, beslutning eller administrative proces, der sikrer at indhold/dokumentation i forvaltningsarkivet er søgbar, frem for bundet til enkeltpersoners hukommelse. Dette er en del af varetagelsen af de arkivmæssige hensyn og kravene skal sikre, at materialet kan genfindes af forvaltningen selv, men også af offentligheden når materialet bliver tilgængeligt jf. adgangsbestemmelserne i arkivloven. 6.3 Informationer der udelukkende er tilgængelige på intranet, hjemmesider og sociale medier som Facebook etc. Bevaringspligtigt materiale findes i enkelte tilfælde kun på kommunens, institutionens, selskabet eller virksomhedens intranet, fællesdrev eller hjemmeside. Dette kan Aalborg Stadsarkiv ikke anbefale, men opfordrer i stedet til at sagsdannelsen foregår i Aalborg Kommunes generelle ESDH-system eller lign. forvaltningsspecifikt system. Der kan naturligvis udarbejdes en arkiveringsversion af kommunens, institutionens, selskabet eller virksomhedens intranet, fællesdrev og internetside, men det kan blive meget omkostningskrævende for den afleverende forvaltning, der skal afholde udgiften hertil. 6.4 Indskanning af papirsager I forbindelse med overgangen til digital sagsbehandling indskannes de gamle papirsager ofte. Den 26. juni 2013 trådte Bekendtgørelse om anmeldelse af skanning og digitalisering af bevaringsværdige arkivalier i analog form i kommuner og regioner i kraft, hvilket betyder at digitaliseringsprojekter skal anmeldes og godkendes af Statens Arkiver, inden de 8
9 påbegyndes. I skal kontakte Aalborg Stadsarkiv, hvis I står overfor et digitaliseringsprojekt af gamle sager, så vil vi være behjælpelige med anmeldelsesprocessen. 6.5 Varetagelse af arkivmæssige hensyn i forbindelse med papirarkivalier Varetagelse af arkivmæssige hensyn i forbindelse med papirarkivalier betyder at forvaltningen og de tilknyttede institutioner, selskaber eller virksomheder skal sørge for, at der er orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og denne orden skal være dokumenteret. Der skal, senest ved det afleveringsforberedende arbejde, kunne foretages en fysisk adskillelse mellem de bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige arkivalier, således at kassation er mulig. De bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, tyveri, hærværk eller lignende. Det betyder, at der stilles krav til både kvaliteten af kontormaterialer og arkivlokaler. For at sikre papirmateriale mod nedbrydning og give arkivalierne størst mulig holdbarhed, anbefaler Aalborg Stadsarkiv at visse kontorartikler undgås i forvaltningen, institutionerne, selskab og virksomhederne, se nedenfor. Disse kontorartikler vil ligeledes skulle fjernes fra alle de bevaringsværdige arkivalier, inden afleveringen, så ved at anvende de anbefalede kontorartikler kan forvaltningen, institutionen, selskabet eller virksomheden lette det afleveringsforberedende arbejde, da der således ikke senere skal bruges ressourcer på at fjerne materialet fra sagerne ved sagsrensningen inden aflevering. Aalborg Stadsarkiv anbefaler at forvaltningen undlader at anvende: - Plastikcharteque, da de trækker tryksværten af papiret, således at teksten sidder på plastikken som det ses på billedet. I stedet kan syrefri omslag anvendes - Metalclips og hæfteklammer fordi de kan ruste og derved ødelægger papiret på sigt. I stedet anbefales plastikclips som dem på billedet. Aalborg Stadsarkiv anbefaler at forvaltningen undlader at anvende: Metalclips og hæfteklammer fordi de kan ruste og derved ødelægger papiret på sigt. I stedet anbefales plastikclips som dem på billedet. 9
10 6.6 Arkivlokaler I henhold til arkivlovens kap. 3, 8 er de forvaltninger, institutioner, kommunalt ejede selskaber og virksomheder, hvor der opbevares bevaringsværdige papir arkivalier, forpligtet til at materialet opbevares på betryggende vis. Det betyder at materialet skal beskyttes mod nedbrydning, der typisk forårsages af fugt, vandskade, store temperatursvingninger, sollys, kemiske processer i de anvendte materialer jf. foregående afsnit. Svampeangreb er almindeligt forekommende i arkiver, der er indrettet i uegnede lokaler. Ved ringe eller ingen luftcirkulation er skimmelsvamp almindeligt forekommende og kan forebygges eller afhjælpes ved øget luftcirkulation og kontrol af den relative luftfugtighed, som helst skal ligge på mellem 40 % og 55 %. Den langsomme nedbrydning af arkivalierne forårsaget af sollys, for høj eller lav luftfugtighed, temperaturudsving på mere end +/- 5, luftforurening, bakterier, svampe og skadedyr så som borebiller, sølvkræ, mus og rotter kan være meget omfattende og rensningen samt restaureringen af de bevaringsværdige arkivalier kan blive meget omkostningstungt for den afleverende forvaltning eller myndighed, som skal afholde udgiften hertil. Hvis forvaltningen, institutionen, selskabet eller virksomheden indretter sine arkivlokaler hensigtsmæssigt, opstår disse skader kun undtagelsesvist. Kontakt straks Aalborg Stadsarkiv, hvis bevaringsværdigt materiale beskadiges!! Billede lånt fra Statens Arkiver 10
11 Aflevering til Aalborg Stadsarkiv Aalborg Stadsarkiv modtager og bevarer, efter nærmere aftale, arkivmateriale fra Aalborg Kommune samt de kommuner, købstæder og landkommuner, der er blevet en del af kommunen. Materiale fra selvejende institutioner, A/S selskaber og lignende, hvis virke i overvejende grad er kommunalt finansieret, betragtes som kommunale arkivalier. Aalborg Stadsarkiv indsamler desuden kommunalt arkivmateriale, der fejlagtigt måtte befinde sig hos privatpersoner, på lokalarkiverne i Aalborg Kommune eller andre steder. Aflevering til Aalborg Stadsarkiv 11
12 7. Aflevering til Aalborg Stadsarkiv 7.1 Aflevering af papirmateriale til Aalborg Stadsarkiv Der tilstræbes aflevering af større sammenhængende og afgrænsede enheder af materiale inklusivt administrativt søgemateriale. Eksempelvis et journalsagsarkiv, ude af administrativ og retlig brug, med tilhørende journalnummer-oversigt. Ved hver aflevering skal der udarbejdes en afleveringsfortegnelse, der fremsendes sammen med afleveringen, se nedenfor. OBS! Udgifter i forbindelse med aflevering til Aalborg Stadsarkiv afholdes af den afleverende forvaltning, kommunal institution, selskab eller virksomhed. Såfremt den afleverende forvaltning, kommunal institution, selskab eller virksomhed ikke ønsker eller har mulighed for at forestå det afleveringsforberedende arbejde eller dele heraf, kan der indgås kontrakt med Aalborg Stadsarkiv om at få dette arbejde udført. Konkrete overslag gives efter anmodning og udarbejdes i henhold til reglerne om indtægtsdækket virksomhed. 7.2 Afleveringsprocedure for papirmateriale - Forvaltningen, institutionen, det kommunale selskab eller virksomhed og Aalborg Stadsarkiv træffer aftale om, hvordan afleveringen til Aalborg Stadsarkiv skal finde sted. Forvaltningen eller institutionen, det kommunale selskab eller virksomhed ordner og pakker det bevaringsværdige materiale i arkivkasser efter. Kassabelt materiale ude af administrativ og retlig brug kan, efter aftale med Aalborg Stadsarkiv, kasseres inden afleveringen. Kassabelt materiale, der fortsat er i administrativ og retlig brug, kan afleveres til fællesarkivfunktionen. Materialet skal være pakket i kasser, hvor på kassationsfristen tydeligt fremgår. Der skal medsendes kontaktoplysninger på den afdeling eller kontor hos den afleverende forvaltning, der har ansvaret for afleveringen. 12
13 7.3 Praktiske råd til afleveringsforberedelse af papirmateriale Ordning Arkivmateriale skal forblive i den orden, forvaltningen eller institutionen har arkiveret dem i. Det vil f.eks. sige, at journalsager skal forblive organiseret i eksempelvis journal- /emnenummerorden. Når arkivmateriale forberedes til aflevering, tages det generelle før det specielle, eksempelvis protokoller før sager, centralforvaltning før fagforvaltning og fagforvaltning før institutioner etc Ajourføring af journalplaner og journalvejledninger Ajourførte journaler og journalplaner skal følge afleveringen. En journalplan kan betragtes som ajourført, når den er renskrevet med alle de justeringer og tilføjelser, som har fundet sted i den periode, som det afleverede materiale dækker. Alle søgemidler (f.eks. kartoteker og It-systemer), der har været benyttet skal være nævnt i journalvejledningen Kassation og rensning Den afleverende forvaltning eller institution udskiller og kasserer arkivalier efter aftale med Aalborg Stadsarkiv i henhold til bevarings- og kassationsbestemmelserne. Ved spørgsmål kontaktes Aalborg Stadsarkiv. Den afleverende forvaltning eller institution renser de arkivalier, som skal bevares, for: Dubletter Plastikomslag Ringmapper Metalclips Uvæsentlige udkast, kladder og udskrifter fra it-systemer, eks. edoc Eksternt materiale, der ikke har betydning for sagen Internt materiale, hvor en anden del af forvaltningen har arkiveringspligten Uaktuelle dokumentfortegnelser Mødeindkaldelser, når mødereferater foreligger. 13
14 7.3.4 Ordning i arkivkasser og læg Bevaringsværdigt materiale afleveres i syrefri folioarkivkasser og læg. Arkivkasser og syrefri læg købes hos Aalborg Stadsarkiv ved henvendelse til Mie Rise Jönsson, se Aalborg Stadsarkivs kontaktoplysninger Kasserne fyldes så vidt muligt op til en cm fra kanten. Kasserne må ikke overfyldes eller fyldes for lidt. Pakning af kort og tegninger aftales nærmere med Aalborg Stadsarkiv, da det typisk kræver grafikæsker med andre mål end arkivkasserne. Bunden fyldes med flappen siddende i venstre side. Sagsomslag skal ligge med ryggen mod flappen. Æskerne skal fyldes til ca. en cm fra kanten Sådan skal arkivkasserne vende Mærkningen sker på kassens korte side, således, at låget sidder på venstre side og bunden på højre. Siden med bundens flap skal vende nedad Mærkning af arkivkasserne Mærkningen sker ved at skrive tydeligt direkte på kassen med blød blyant (B4). Kasserne skal nummereres fortløbende og indholdets start- og slutdatonummerering eller emne skal anføres. 14
15 7.3.7 Afleveringsfortegnelse Samtidig med pakningen skal der udarbejdes en kortfattet oversigt, der beskriver kassernes (og evt. binds) indhold efter følgende model. Forvaltning Afdeling/Institutionsnavn Arkivkasse nr. Titel eller kort beskrivelse Afsluttet år 1 Journalsagsnummer / Kl journalnummer/emnenummer Journalsagsnummer / Kl journalnummer/emnenummer Journalsagsnummer / Kl journalnummer/emnenummer Journalsagsnummer / Kl journalnummer/emnenummer Skabelon til afleveringsfortegnelsen fås ved henvendelse til Aalborg Stadsarkiv. Afleveringsfortegnelsen samt oplysninger om kontaktperson sendes til Aalborg Stadsarkiv samtidigt med afleveringen. Al materiale skal afleveres på Vang Mark 25 i Vestbjerg efter forudgående aftale eller advisering om at materialet er på vej med intern post eller lign.! 15
16 7.4 Aflevering af digitale arkivalier til Aalborg Stadsarkiv OBS! Udgifter forbundet med fremstillingen af en arkiveringsversion afholdes af den afleverende forvaltning eller institution. Udgifter i forbindelse med test, der ikke fører til godkendelse af arkiveringsversionen, afholdes af ligeledes af den afleverende forvaltning eller institution medmindre andet er indskrevet i kontrakten med leverandøren Hvornår skal der laves en arkiveringsversion, hvis data i systemet er bevaringsværdige? Fremstillingen af en arkiveringsversion af systemer med bevaringsværdige data skal senest ske: - inden der sker sletning i et system i henhold til de anmeldte sletningsfrister. - når et it-system udfases af administrativ brug. - når sagsbehandlingen overdrages fra én myndighed til en anden. - efter eget ønske for at frigive ressourcer i systemet Aflevering af digitale arkivalier til Aalborg Stadsarkiv I forbindelse med bevaringssikringen af digitale arkivalier fra Aalborg Kommune har Aalborg Stadsarkiv en løbende dialog med forvaltningernes It-afdelinger samt de forvaltningsspecifikke arkivgrupper om anvendelse og arkivering af data fra systemerne, der anvendes i kommunen. Hvis data fra et It-system er vurderet bevaringsværdige, skal der ved afleveringstidspunktet leveres en arkiveringsversion af systemets data, der følger de gældende afleveringsforeskrifter for digitale arkivalier afleveret til offentlige arkiver. Arkiveringsversionen skal, foruden data, indeholde dokumentation om systemets anvendelse og arkiveringsversionens indhold. Aalborg Stadsarkiv rådgiver i forbindelse med afleveringen og udformer en afleveringsbestemmelse for hvert system, hvorfra data skal bevares. Efter aflevering af en godkendt arkiveringsversion af bevaringsværdige data til Aalborg Stadsarkiv, kan forvaltningen slette data i henhold til sletningsfrister anmeldt til Datatilsynet. 16
17 7.4.3 Afleveringsprocedure for digitale arkivalier - Forvaltningen eller institutionen indgår, i samarbejde med Aalborg Stadsarkiv, aftale med leverandøren om fremstilling af en arkiveringsversion af data fra systemet. - Aalborg Stadsarkiv udarbejder en afleveringsbestemmelse for systemet, der fremsendes til leverandøren. - Forvaltningen eller institutionen udarbejder den dokumentation af systemet, der er skønnet nødvendig af Aalborg Stadsarkiv. - Aalborg Stadsarkiv modtager arkiveringsversionen til test - Efter godkendelse af arkiveringsversionen er afleveringen afsluttet og Aalborg Stadsarkiv overtager bevaringspligten for arkivalierne. 17
18 Tilgængelighed og rekvirering af afleverede arkivalier Formålet med bevaring af arkivalier er, at oplysningerne skal kunne stilles til rådighed for offentlighed og myndigheder samt anvendes til forskningsformål. Aalborg Stadsarkiv sørger for, at Aalborg Kommunes arkivalier efter aflevering bliver registreret på en sådan måde, at materialet kan stilles til rådighed via publikationer, registraturer og søgebaser på internettet. ngelighed og rekvirering af afleverede arkivalier 18
19 8.1 Tilgængelighed for offentligheden Aalborg Stadsarkiv fastsætter fristerne for tilgængeliggørelse af de kommunale arkivalier i henhold til bestemmelserne i gældende lovgivning. Tilgængelighedsfristen regnes fra en arkivenheds eller sags afslutningsår. Arkivalier, der ikke indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, er tilgængelig for offentligheden efter 20 år i henhold til arkivlovens kap. 6 22, også selvom de stadig befinder sig i forvaltningen eller institutionen. Arkivloven giver mulighed for at fastsætte længere tilgængelighedsfrist end 20 år, hvis materialets indhold skal skærmes på grund af væsentlige hensyn til f.eks. statens sikkerhed, rigets forsvar, udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske forhold i henhold til arkivlovens kap Fristen fastsættes efter drøftelse mellem den afleverende forvaltning og Aalborg Stadsarkiv. Arkivalier, der indeholder fortrolige og følsomme oplysninger om enkeltpersoners private eller økonomiske forhold, er i henhold til arkivlovens kap først tilgængelige 75 år efter sagen er afsluttet, billedet er taget etc. Der kan fastsættes længere eller kortere tilgængelighedsfrist end 75 år efter drøftelse mellem den afleverende forvaltning og Aalborg Stadsarkiv. Fastsættelse af kortere tilgængelighedsfrist end 75 år for materiale omfattet af persondataloven, kan kun ske efter samtykke fra Datatilsynet. 8.2 Anmodning om adgang inden tilgængelighedsfristerne i Arkivlovens udløb Hvis der anmodes om adgang til materiale, der er under 20 år og som endnu ikke er afleveret til Aalborg Stadsarkiv, reguleres adgangen til materialet i henhold til offentlighedsloven, forvaltningsloven, retsplejeloven og persondataloven. I disse tilfælde skal henvendelsen fra borgeren ske til den pågældende forvaltning, der herefter træffer afgørelse i sagen. Henvendelse til Aalborg Stadsarkiv under henvisning til ovennævnte lovgivning vil blive videreformidlet til relevant forvaltning. Arkivlovens bestemmelser om tilgængelighed åbner for en mere vidtgående udnyttelse af forvaltningens sagsmateriale end aktindsigt efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven grundet hensynet til den historiske forskning. Arkivlovens kapitel 7 giver mulighed for, at enhver kan anmode om adgang til arkivalier, inden de fastsatte tilgængelighedsfrister er udløbet. Ansøgeren skal i den forbindelse oplyse formålet med benyttelse af de arkivalier, der anmodes om adgang til. Ved afgørelse af ansøgning om adgang til arkivalier der endnu ikke er tilgængelige, kan der tages hensyn til om ansøgeren er part i sagen eller har særlig individuel interesse i de oplysninger, der søges adgang til. I henhold til Aalborg Stadsarkivs vedtægter, uddelegerer Direktøren for Skole og Kulturforvaltningen på vegne af Aalborg Byråd dispensationsmyndigheden til Stadsarkivaren, der i konkrete tilfælde kan meddele tilladelse til benyttelse af arkivalier inden tilgængelighedsfristens udløb jf. bestemmelserne fastsat i arkivlovens kapitel 8. Benyttelsen af arkivmateriale, der ved ansøgning er givet adgang til, kan kun benyttes på særlige vilkår fastsat i Arkivlovens 40 og 41, hvilket betyder at: Den, der får adgang til benyttelse af arkivenheder, som ikke er umiddelbart tilgængelige, må ikke uberettiget offentliggøre, videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab. I særlige tilfælde, kan der fastsættes særlige vilkår for benyttelse, jf. 41 stk. 2. Brugeren 19
20 skal i sådanne tilfælde ligeledes afgive erklæring om at ville overholde de fastsatte vilkår. Brud for vilkårene for benyttelse af arkivalierne kan sanktioneres i henhold til 51, stk. 1: Med bøde, hæfte eller fængsel indtil 6 måneder straffes den, der overtræder 40 eller vilkår, fastsat i medfør af 41. Arkivmateriale, der er anmodet om og opnået adgang til, kan benyttes på Aalborg Stadsarkivs læsesal eller andre godkendte læsesale. Adgang til folkeregisterkort m.v. reguleres efter gældende lovgivning på ressortområdet. Ekspeditionstiden for anmodningssager er op til 15 dage fra modtagelsen. 8.3 Tilgængelighed for den afleverende forvaltning Rekvirering af papirarkivalier Den afleverende forvaltning, institution, kommunalt ejede selskab eller virksomhed kan rekvirere de papirarkivalier, de selv har afleveret, til eget administrativt brug. Ligeledes kan en forvaltning, institution, kommunalt ejede selskab eller virksomhed rekvirere papirarkivalier fra en anden myndighed, hvis forvaltningen helt eller delvist har overtaget ressortområdet. Rekvirering af arkivalier til udlevering til ekstern part, hvis der ikke er tale om aktindsigt eller partsaktindsigt skal ikke ske gennem forvaltningen, men gennem Aalborg Stadsarkiv, da adgangen i disse tilfælde reguleres af arkivloven. Rekvirerede arkivalier, der er bevaringsværdige er kun til lån! og lånetiden er 30 dage, hvorefter Aalborg Stadsarkiv skal have modtaget materialet igen på Vang Mark 25 i Vestbjerg. Årsagen er at minimere de huller der opstår i samlingen, når arkivalier ikke returneres, hvilket desværre ofte er forekommet tidligere, hvorfor det har været nødvendigt at indføre begrænsning på lånetiden. Papirarkivalierne kan rekvireres ved henvendelse til Aalborg Stadsarkiv og er betinget af identifikationsoplysninger om efterspurgte sag eller arkivenhed. Disse vil fremgå af den afleveringsfortegnelse, den afleverende forvaltning eller institution udarbejdede i forbindelse med afleveringen. Det er derfor vigtigt at afleveringsfortegnelserne er så udførlige som mulig. Hvis rekvireringen drejer sig om en lille arkivenhed, en enkelt sag eller lignende, skanner Aalborg Stadsarkiv materialet og fremsender dette pr. mail. Hvis det ikke er muligt at skanne materialet, fremsendes dette med intern post. Ved rekvirering af store mængder materiale eller ved usikkerhed om, hvilke dele af en større aflevering, forespørgeren skal bruge oplysninger fra, skal denne gennemse materialet på magasinet på Vang Mark 25 i Vestbjerg efter forudgående aftale. Ekspeditionstiden for rekvirering af papirarkivalier er op til fem arbejdsdage Rekvirering af digitale arkivalier Rekvirering af digitale arkivalier kan ske ved henvendelse til Aalborg Stadsarkiv. Ved henvendelse skal der oplyses: Hvilket system data oprindeligt er skabt i. Hvilke sager eller notater, der efterspørges - eks. dagpengesag/notater, ressourceprofil etc. Identifikationsoplysninger, så sagen eller sagerne kan fremsøges. 20
21 Kontaktoplysninger på forespørgeren, så materialet kan fremsendes. Ekspeditionstiden for rekvirering af digitale arkivalier er op til fem arbejdsdage. Rekvirering af digitale arkivalier, der er slettet i forvaltningen og omfattet af persondatalovens bestemmelser med henblik på administrativ brug/genanvendelse, kræver tilladelse fra Datatilsynet. Ansøgning om adgang til sådanne data fremsendes til Datatilsynet af Aalborg Stadsarkiv indenfor fem arbejdsdage efter modtagelse af forespørgslen. Datatilsynet træffer så vidt muligt afgørelse indenfor 30 dage. Efter modtagelse af Datatilsynets tilladelse, fremsendes de digitale arkivalier indenfor fem arbejdsdage. Ved afslag på ansøgning om adgang kan der indenfor 30 dage gøres indsigelse, hvorefter Datatilsynet på ny har 30 dage til afgørelsen om samtykke. 21
Arkivinstruks for Thisted Kommune. revideret juni 2016
Arkivinstruks for Thisted Kommune revideret juni 2016 Arkivinstruks for Thisted Kommune Generelle retningslinjer for arkivering og journalisering. Revideret juni 2016. Forord Arkivinstruksen er udarbejdet
Læs mereGladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997.
Vedtægter Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Gladsaxe Byarkiv er i henhold til Arkivloven, Lov nr. 1050 af 17. december 2002 7, samt
Læs mereVedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv
Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Frederikshavn Kommune. 1. Formål Frederikshavn Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring
Læs mereRetnings. for arkivering
Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?
Læs mereVEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV
VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV 1. Organisation Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er en del af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, og henhører under Rudersdal Kommunes Kulturområde samt det statsanerkendte
Læs mereSyddjurs Kommunearkiv - vedtægter. Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7
Syddjurs Kommunearkiv - vedtægter Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november 2009 Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7 Vedtægter for Syddjurs Kommunearkiv 1 Syddjurs Kommunearkiv er oprettet som
Læs mereVEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7
VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 GULDBORGSUND KOMMUNE APRIL 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE Indhold 1. Formål... 3 2.
Læs mereVedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv
Byrådssekretariatet Sagsbehandler: Gitte Hedemark Sagsnr. 85.08.00-A26-1-15 Dato:21.10.2015 Forslag til Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv 1 Formål Horsens Kommunes Stadsarkiv har til formål 1.
Læs mereSekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV
Sekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV AUGUST 2017 Indhold 1. Formål 3 2. Organisation 3 3. Arkivalierne 3 4. Bevarings- og kassationsretningslinjer 4 5. Aflevering til Arkivet 4 6. Pligtaflevering
Læs mereArkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004
Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg
Læs mereLandstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk
Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Kapitel 1. Lovens formål og anvendelsesområde 1. Formålet med loven er, 1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller
Læs mereVEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner
VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner Københavns Stadsarkiv oktober 2007 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING
Læs mereKapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde
Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni af 2015 om arkivvæsen Kapitel 1 Inatsisartutlovens anvendelsesområde 1. Inatsisartutloven gælder for alle dele af den offentlige forvaltning under Grønlands Selvstyre og
Læs mereBekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed
Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.
Læs mereKATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE
Læs mereAflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder
Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning
Læs mereAnvisning om ordning, behandling og pakning m.v. af arkivalier som skal afleveres til Statens Arkiver (august 2009)
Anvisning om ordning, behandling og pakning m.v. af arkivalier som skal afleveres til Statens Arkiver (august 2009) Aflevering af arkivalier fra statslige myndigheder til Statens Arkiver foregår i henhold
Læs mereArkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007.
Arkivinstruks for Thisted Kommune Arkivinstruks Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Status Gl. Thisted Kommune Den gamle Thisted Kommune har i 1989-92 gennemført et kassationsprojekt,
Læs mereBekendtgørelse af arkivloven
Bekendtgørelse af arkivloven Herved bekendtgøres lov nr. 1050 af 17. december 2002 med de ændringer, der følger af 1 i lov nr. 563 af 24. juni 2005 og lov nr. 532 af 6. juni 2007. Kapitel 1 Lovens anvendelsesområde
Læs mereHåndter adgang til arkivalier
Håndter adgang til arkivalier Samarbejdsproces mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 25. maj 2012 Version 1.5 1 Håndter adgang til arkivalier Definition
Læs mereAflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner
Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv...1 En vejledning til kommuner og regionerindholdsfortegnelse...1
Læs mereAflevering af arkivalier til offentligt arkiv
Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2011 Opdateret december 2014 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv.... 1 En vejledning
Læs mereArkivmæssige hensyn - generelt
Arkivmæssige hensyn Arkivloven: 8: Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde. Stk. 2: Myndighederne skal drage omsorg
Læs mereForslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler
Forslag til Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers
Læs mereUdkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer
Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed
Læs mereCirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?
Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer
Læs mereKATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID
KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af digitalt skabte data og dokumenter fra kommunerne
BEK nr 183 af 26/01/2018 (Gældende) Udskriftsdato: 3. maj 2019 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Rigsarkivet, j.nr. 18/00580 Senere ændringer til forskriften Ingen Bekendtgørelse
Læs mereSpørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014
Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Side 1 Indhold Baggrund for undersøgelse... 3 Organisering... 4 Tilgængelighed... 5 Papirarkivalier... 7 Digitale arkivalier...
Læs mereAfleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv
Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv Indhold 1. Hvordan forløber en aflevering til Stadsarkivet et kort resumé?... 2 A.
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK
Grafisk design: Mette Secher Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K www.sa.dk/kurser RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KONFERENCE ARKIVNETVÆRK OM RIGSARKIVETS, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne
BEK nr 980 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 17. december 2017 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004827 Senere ændringer til forskriften BEK nr
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019
Grafisk design: Mette Secher RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019 VÆR MED TIL AT BYGGE BRO MELLEM FORTID, NUTID OG FREMTID Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K OM RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE
Læs mereVedtægt for Odense Stadsarkiv
Vedtægt for Odense Stadsarkiv 1. Stadsarkivet henhører under. Dets arbejdsområde er Odense Kommune. 2. Stadsarkivets opgave er at indsamle, registrere og bevare kommunale arkivalier fra Odense Kommune
Læs mereI arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer:
Lovforslag (udkast) 17. februar 2015 Forslag til lov om ændring af arkivloven I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler
BEK nr 994 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 2. juli 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004823 Senere ændringer til forskriften BEK nr 740
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne
UDKAST 13.3.2015 RA j.nr. 2015-004774 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske komiteer
Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 979 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale
Læs mereEndelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge
Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge 30. maj 2008 Jeg har nu afsluttet min behandling af sagen. Det er min opfattelse at det er kritisabelt at nævnet har kasseret
Læs mereKURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK INDHOLD SIDE 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER STATSLIGE MYNDIGHEDER Få styr på regler og praksis for digital
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen 14-03-2017 Netværksmøde for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave Tal
Læs mereRapport fra arbejdsgruppe arkivering
Rapport fra arbejdsgruppe arkivering. Valg af arkivstrategi Forslag til koordineret nedlæggelse af de gamle kommuners arkiver og udformningen af en ny arkivenhed. v/ Tove Bonnerup, Sønderhald Kommune,
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen Netværksmøde 12. marts 2018 for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave
Læs merePligtaflevering af dansk materiale, offentliggjort på Internettet fra 1. juli 2005
Pligtaflevering af dansk materiale, offentliggjort på Internettet fra 1. juli 2005 Fra 1. juli 2005 er materiale, som offentliggøres i elektroniske kommunikationsnetværk (Internettet) omfattet af afleveringspligt.
Læs mereArtikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000
Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske
Læs merePolitik for håndtering af arkivmateriale i Region Nordjylland
Politik for håndtering af arkivmateriale i Region Nordjylland Papirarkiver og IT-systemer 1 Kilde: www.sa.dk Økonomid Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Øst www.rn.dk Tlf. 97 64 80 00 kbt@rn.dk Juni 2016
Læs mereSikring af kvalitet i ESDHsystemer. Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015
Sikring af kvalitet i ESDHsystemer i drift Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015 Baggrund for ESDH-drift og udvikling i Vejle Stadsarkiv Januar 2009 fra projekt til drift Hidtil i direktionssekretariatet
Læs mereErindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015
Ringsted Kommune Att. kommunaldirektør Jacob Nordby Cc. Leon K. Johansen Dato: 14. april 2016 Journalnummer: 16/00460 Lokaltelefon: 41 71 72 84 Vores reference: CLA-BVT-MHA/ KVK Deres reference: Erindring
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner
Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag
Læs mereStadsarkivet for Frederikssund Kommune. Årsberetning 2011 NOTAT. Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål
NOTAT Stadsarkivet for Frederikssund Kommune 10. januar 2012 Årsberetning 2011 Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål Stadsarkivet for Frederikssund Kommune (SFK) arbejder for at sikre bevaringen af arkivalier,
Læs mereGod Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune
God Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune Marts 2017 Indhold 1. Formål og anvendelse... 3 2. Lovgrundlag... 3 3. Ansvar... 3 4. Administrative Systemer... 3 5. Journalisering... 4 Sag... 4 Dokument...
Læs mereKapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring
Selvstyrets bekendtgørelse nr. 23 af 26. september 2016 om arkivalier I medfør af 8, 10, 11, stk. 1 og 13, stk. 2 i Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni 2015 om arkivvæsen og efter forhandling med Grønlands
Læs mereArkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune
Side 1 af 1711117 Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Indhold Indledning side 3 Lovgrundlag side 3 Arkivhensyn og sikkerhed side 4 Papirarkivalier Elektroniske arkiver Elektroniske sager side 5 Indscanning
Læs mereAccessionspolitik. Indstilling Det indstilles, at Direktionen godkender vedlagte Accessionspolitik for Det Kgl. Bibliotek / Nationalbiblioteksområdet.
D-2018-069 Accessionspolitik Indstilling Det indstilles, at Direktionen godkender vedlagte Accessionspolitik for Det Kgl. Bibliotek / Nationalbiblioteksområdet. Baggrund Der har været behov for at få formuleret
Læs mereFamilie- og Beskæftigelsesforvaltningen
Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Bevarings- og kassationsbestemmelser 2015 Indholdsfortegnelse Bevarings- og Kassationsbestemmelser for Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen 1. 1. Bevaringsværdigt
Læs mereKOMBIT Videncenter. Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven. Version 1.0 (april 2017)
KOMBIT Videncenter Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven Version 1.0 (april 2017) KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR. 19 43 50 75 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...
Læs mereSådan pakker du arkivalier. - inden de afleveres til Rigsarkivet
Sådan pakker du arkivalier - inden de afleveres til Rigsarkivet Inden I begynder Hvad og hvor meget skal afleveres? Er der styr på det? Ved I hvor det står? Ved I hvor meget det fylder sådan cirka? Det
Læs mereArkivmæssige hensyn opbevaring og skader
Arkivforeningens halvdagsseminar Konservering af Arkivmaterialer 27. oktober 2016 Arkivmæssige hensyn opbevaring og skader Asger Svane-Knudsen Specialkonsulent Bevaringsteknisk koordinator Grundlæggende
Læs mereARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune
ARKIVINSTRUKS Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune Vejledning om bevaring og kassation i områder, institutioner og for fælleskommunale samarbejder Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, marts 2008 Arkivinstruks
Læs mereFrederikshavn Stadsarkiv
Frederikshavn Stadsarkiv Årsberetning 2010 Årsberetning, Frederikshavn Stadsarkiv 2010 2010 har været præget af konsolidering og udbredelse af kendskabet til arkivet. Det har været året, hvor kendskabet
Læs mereModul 1: Ret og regler. Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG
Modul 1: Ret og regler Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG Emnet kan blive meget omfattende Afgrænses derfor til det meget specifikke, dvs. lovgivningen Andre, absolut
Læs mereRetningslinjer for foreningens forvaltningsretlige Sagsbehandling af godkendelser, tilladelser mv.
Side 1 af 5 Opgavefordeling KZ & V står for den daglige sagsbehandling på området. Sagsbehandlingen omfatter alle relevante sagsskridt, der relaterer sig til myndighedsbehandling af det sagsområde, der
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne
Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003
Læs mereEfter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner.
Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Møde: netværksmøde for kommuner og regioner, der afleverer arkivalier til Statens Arkiver Dato og tidspunkt: 23. april 2013 kl. 10-14 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra
Læs mereBekendtgørelse af arkivloven
LBK nr 1201 af 28/09/2016 (Gældende) Udskriftsdato: 29. september 2017 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., j. nr. 15/00613 Senere ændringer til forskriften Ingen Bekendtgørelse af
Læs mereKapitel 3 Papirarkivalier fra opbevaring til aflevering
37 Kapitel 3 Papirarkivalier fra opbevaring til aflevering Selvom elektronisk arkivering for alvor er ved at få fodfæste i den statslige sektor, vil myndighederne i mange år frem fortsat skulle bruge deres
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner
Bekendtgørelse nr. 1120 af 19. december 2001 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31.
Læs mereClemens Advokater Advokataktieselskab Sct. Clemens Stræde 7 Postboks 623 8100 Århus C. Vedr. henvendelse om aktindsigt
Clemens Advokater Advokataktieselskab Sct. Clemens Stræde 7 Postboks 623 8100 Århus C 24-04- 2009 TILSYNET Vedr. henvendelse om aktindsigt Advokatgruppen Århus har på vegne af A i brev af 19. september
Læs mereVejledning om IT-arkivering
NUNATTA ALLAGAATEQARFIA, 2018 Vejledning om IT-arkivering Vejledningen er udformet som en mere praksisnær uddybning af de dele af arkivloven og arkivbekendtgørelsen som omhandler IT-arkivering. Den er
Læs mereArbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH KMD-sag-edh Side 1 af 10 MÅL MED ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING 4 AFGRÆNSNING 4 SIKKERHED 4 DOKUMENTER 5 Dokumentdefinition
Læs mereIntroduktion til arbejdet på et lokalhistorisk arkiv
The medium is the message Marshall McLuhan: : Understanding Media. 1964 De kulturbevarende institutioner (ABM) ARKIVE R -Offentlig e - Private Biblioteker - Bibliotekslov en Museer - Museumslov en Private
Læs mereBevarings- og kassationsbestemmelser for Dansk Data Arkivs papirarkiv
Bevarings- og kassationsbestemmelser for Dansk Data Arkivs papirarkiv I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber
Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 978 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale
Læs mereSkema til høringssvar anmeldelse af forskningsdata
Skema til høringssvar anmeldelse af forskningsdata Dette skema anvendes til høringssvar vedr. bekendtgørelser om anmeldelse af digitale forskningsdata hos statslige myndigheder Alle høringssvar bedes indført
Læs mereIntroduktion til arkivarbejdet. SLA s arkivuddannelse
Modul 0 Introduktion til arkivarbejdet SLA s arkivuddannelse Dagens program: Kaffe Velkomst og præsentation Hvad er et arkiv Frokost Registrering og bevaring Kaffe Formidling Opsamling og afrunding Arkivhistorie
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner
Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner Indhold Kapitel 1 - Område Kapitel 2 - Bevaring- og kassation Kapitel 3 - Ikrafttrædelse m.v. Bilag Bilag 1
Læs mereRingsted kommunes arkivalier
Ringsted kommunes arkivalier NOTAT Byrådssekretariatet Indledning Kommunen har siden 2001 drevet et IT-system til støtte for hjemmeplejen (CSC VITAE) og fra 2005 et Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem
Læs mereSLA arkivuddannelse. Modul 2, dag 1 Arkivets samlinger: Arkivalier
SLA arkivuddannelse Modul 2, dag 1 Arkivets samlinger: Arkivalier Dagens program Velkomst introduktion Hvad er arkivalier Arbejdsgang på arkivet Indkomst Indsamlingspolitik Modtagelse, journalskrivning,
Læs mereReferat Bevarings- og Kassationsafdelingen
Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Statens Arkivers arkivnetværksmøde for kommuner 2013 Dato og tidspunkt: 19. juni 2013 Sted: Odense Rådhus Antal deltagere: 105
Læs mereTilsyn med kommunernes arkivforhold 2015
Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 1 Tilsyn 2005-2006 Tidligere tilsyn 300 hyldekilometer papirarkivalier mellem 20 og 30 % af disse 300 km skulle bevares, men 8 ud af 10 kommuner havde ikke truffet
Læs mereLovgivning, arkivet som myndighed
Lovgivning, arkivet som myndighed Oplæg på NORDIG 3. juni 2014 Indhold Hvad er målet? Hvilke udfordringer er der? Hvordan kan udfordringerne imødegås? Hvad gør vi i Danmark? Spørgsmål? Oplæg til diskussion
Læs mereRanders Stadsarkiv. - et i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Randers Kommune
Randers Stadsarkiv - et i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Randers Kommune 1. Formål Randers Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring af de dele af Randers Kommunes arkiv (før 1.
Læs mereAfleveringsbestemmelse for Kingo
Kultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet Afleveringsbestemmelse for Kingo Efter drøftelse mellem Center for Specialundervisning, Børne- og Ungeforvaltningen og Københavns Stadsarkiv fastsættes hermed
Læs mereRetningslinjer. for. Video-overvågning i Faxe Kommune
Ændringer er markeret med rødt Retningslinjer for Video-overvågning i Faxe Kommune Formål Formålet med i Faxe Kommune er at beskytte kommunens ejendomme og værdier mod kriminelle handlinger samt tilføre
Læs mereRapport. Analyse af arkivopgaven i Århus Kommune
Rapport Analyse af arkivopgaven i Side 2 Analyse af arkivopgaven i 1. Baggrund Århus Byråd vedtog den 27. august 2008, at der i løbet af 2009 skal gennemføres en analyse af den lovpligtige kommunale arkivopgave
Læs mereBatteriForeningen behandler personoplysninger på følgende måde:
BatteriForeningen behandler personoplysninger på følgende måde: Generelle regler BatteriForeningen er en dansk filial af EPBA - European Portable Battery Association i Brussels. Denne bekendtgørelse af
Læs mereSkema til høringssvar anmeldelse af forskningsdata
Skema til høringssvar anmeldelse af forskningsdata Dette skema anvendes til høringssvar vedr. bekendtgørelser om anmeldelse af digitale forskningsdata hos statslige myndigheder Alle høringssvar bedes indført
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne
Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne Udkast 08-02-2019 I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers
Læs mereDIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG
DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG Kommunernes sagsbehandling digitaliseres i stigende grad. Det gælder ikke kun sagernes behandling internt, men også kommunikationen med borgere og virksomheder.
Læs mereREVISION AF ESDH I ESBJERG KOMMUNE MED UDGANGSPPUNKT I ACADRE. ESDH-systemet Acadre KL-journalplanen
REVISION AF ESDH I ESBJERG KOMMUNE MED UDGANGSPPUNKT I ACADRE ESDH-systemet Acadre KL-journalplanen Baggrund Lang rejse med forskellige systemer tilbage fra 1989 Esbjerg Byhistoriske Arkiv blev indblandet
Læs mereStatens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen
Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige
Læs mere6. november 2017 FM 2018/xx. Bemærkninger til lovforslaget. Almindelige bemærkninger
6. november 2017 FM 2018/xx Bemærkninger til lovforslaget Almindelige bemærkninger 1. Indledning 1.1. Den overordnede baggrund for forslaget Den overordnede baggrund for ændringsforslaget er et ønske fra
Læs mereKorrekt opbevaring af papirarkivalier hvad kan I gøre for at sikre jer mod skader på jeres papirarkivalier
Korrekt opbevaring af papirarkivalier hvad kan I gøre for at sikre jer mod skader på jeres papirarkivalier Asger Svane-Knudsen, specialkonsulent, bevaringsteknisk koordinator Netværk for kommuner og regioner,
Læs mereRegler om betaling for aktindsigt. Statsforvaltningens svar på henvendelse fra borger: Henvendelse om betaling for aktindsigt
2016-20263 Regler om betaling for aktindsigt Statsforvaltningens svar på henvendelse fra borger: Dato: 04-07-2016 Henvendelse om betaling for aktindsigt Du har den 28. februar og 3. marts 2016 rettet henvendelse
Læs mereUdarbejdelse af en arkiveringsversion af regionernes valgdata
Annoncering i henhold til Tilbudsloven Afsnit II Udarbejdelse af en arkiveringsversion af regionernes valgdata Sagsnr. 2012-160040 Regionshuset Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Ø Annoncering af udarbejdelse
Læs mereUdvalget for Videnskab og Teknologi (2. samling) UVT alm. del - Svar på Spørgsmål 19 Offentligt
Udvalget for Videnskab og Teknologi (2. samling) UVT alm. del - Svar på Spørgsmål 19 Offentligt Ministeren for videnskab, teknologi og udvikling Udvalget for Videnskab og Teknologi Folketinget Christiansborg
Læs mereOrientering vedrørende særlig adressebeskyttelse - 2015/2
Enhed CPR Sagsbehandler GK Sagsnr. 2014-9799 Doknr. 227177 Dato 30. april 2015 Orientering vedrørende særlig adressebeskyttelse - 2015/2 Særlig adressebeskyttelse til personer, som udsættes for trusler
Læs mereFra spørgsmål til arkivalier
Fra spørgsmål til arkivalier - Om Daisy, guider og registraturer Folder nr. 05 Rigsarkivet Søgning efter arkivalier På et arkiv kan det til tider opleves som en indviklet proces at komme fra spørgsmål
Læs mereForslag. Lov om ændring af arkivloven
Lovforslag nr. L 168 Folketinget 2014-15 Fremsat den 25. marts 2015 af kulturministeren (Marianne Jelved) Forslag til Lov om ændring af arkivloven (Databeskyttelse af visse personoplysninger indsamlet
Læs mereRetningslinier for postlister i Faaborg-Midtfyn Kommune.
Retningslinier for postlister i Faaborg-Midtfyn Kommune. Formål Formålet med åbne postlister er at skabe åbenhed i forhold til kommunens arbejde. Postlisterne er en service til samarbejdspartnere, borgere
Læs mere