Kære Sidse. Jeg sender hermed følgebrev og endelig rapport om vores juridisk-kritiske revision af Den centrale refusionsordning i Aalborg Kommune.

Transkript

1 From: Sent: 3. januar :09 To: Sidse Kristensen Cc: AALBORG_EKSTERN Subject: Rapport om juridisk-kritisk revision af Den centrale refusionsordning i Aalborg Kommune <60479> Attachments: Følgebrev - Aalborg Kommune.pdf; Rapport Aalborg Kommune.pdf Kære Sidse Jeg sender hermed følgebrev og endelig rapport om vores juridisk-kritiske revision af Den centrale refusionsordning i Aalborg Kommune. Du bedes bekræfte, at du har modtaget denne mail. Med venlig hilsen Malene Damslund Fiala Souschef, chefkonsulent Landgreven 4 DK-1301 København K Tlf Dir mdf@rigsrevisionen.dk 1

2 Aalborg Kommune Landgreven København K Tlf rr@rigsrevisionen.dk Til ledelsen i Aalborg Kommune om juridisk-kritisk revision af Den centrale refusionsordning gennemført i 2017 Vi sender vedhæftet vores rapport om den udførte juridisk-kritiske revision i Aalborg Kommune. 3. januar kontor J.nr.: Revisionens formål Formålet med revisionen i Aalborg Kommune har været at undersøge, om kommunens grundlag for at hjemtage statslig refusion under den centrale refusionsordning har den nødvendige hjemmel, og om fastsættelse af beløbenes størrelse træffes på et korrekt grundlag. Revisionen er gennemført som led i vores juridisk-kritiske revision af rettighedsbestemte overførsler på Børne- og Socialministeriets område. Formålet med revisionen på ministerområdet er at opnå en høj grad af sikkerhed for, at der ikke forekommer væsentlige, uopdagede regelbrud på det undersøgte område. Revisionens indhold Revisionen i Aalborg Kommune har omfattet følgende områder: Understøtter Aalborg Kommunes forretningsgange og interne kontroller, at ydelserne tildeles på et korrekt grundlag? Har Aalborg Kommune tildelt ydelserne på et korrekt og oplyst grundlag? Ved spørgsmål kan jeg kontaktes på tlf eller via til rr@rigsrevisionen.dk med oplysning om det j.nr., der står i brevhovedet. Med venlig hilsen Malene Damslund Fiala Chefkonsulent 1/1

3 RAPPORT Til ledelsen i Aalborg Kommune vedrørende den juridisk-kritiske revision af Den centrale refusionsordning januar 2018 Formål og indhold 1. Rapporten handler om vores juridisk-kritiske revision hos Aalborg Kommune vedrørende Den centrale refusionsordning (særligt dyre enkeltsager) og har til formål at gøre kommunen opmærksom på de væsentligste resultater fra vores revision. Formålet med revisionen i Aalborg Kommune har været at undersøge, om kommunens grundlag for at hjemtage statslig refusion under Den centrale refusionsordning har den nødvendige hjemmel, og om fastsættelse af beløbenes størrelse træffes på et korrekt grundlag. Revisionen er gennemført som led i vores juridisk-kritiske revision af rettighedsbestemte overførsler på Børne- og Socialministeriets område. Formålet med revisionen på ministerområdet er at opnå en høj grad af sikkerhed for, at der ikke forekommer væsentlige, uopdagede regelbrud på det undersøgte område. 2. Revisionen i Aalborg Kommune har omfattet 2 udvalgte ordninger under Den centrale refusionsordning: Borgerstyret Personlig Assistance (BPA) efter servicelovens 96 og længerevarende botilbud efter servicelovens 108 (benævnes fremover 108-tilbud) på voksenområdet. Vi har ved revisionen undersøgt følgende: Understøtter Aalborg Kommunes forretningsgange og interne kontroller, at ydelserne tildeles på et korrekt grundlag? Har Aalborg Kommune tildelt ydelserne på et korrekt og oplyst grundlag? Konklusion 3. Vores revision har vist følgende: Aalborg Kommunes forretningsgange og interne kontroller understøtter generelt, at ydelserne tildeles på et korrekt grundlag 1/6

4 Aalborg Kommune har i 10 udvalgte personsager i overvejende grad tildelt ydelserne på et korrekt og oplyst grundlag. Rigsrevisionens gennemgang viste dog, at flere af sagerne vedrørende 108-tilbud har en eller flere mangler i sagsbehandlingen eller i dokumentationen. Rigsrevisionen har efter besøg i 5 kommuner observeret en række generelle udfordringer med at fortolke lovgivningen på området. Bilag 1 indeholder en beskrivelse af de væsentligste problematikker og Børne- og Socialministeriets bemærkninger hertil. De 5 kommuner : 1. Roskilde 2. Odense 3. Aalborg 4. Aalborg 5. København I det følgende afsnit gennemgår vi de resultater, der ligger til grund for vores konklusioner. Resultater Understøtter kommunens forretningsgange og interne kontroller, at ydelserne tildeles på et korrekt grundlag? 4. Vi har undersøgt, om Aalborg Kommune har forretningsgange og interne kontroller samt tilrettelagt sin sagsbehandling på en måde, der medvirker til at sikre, at kommunen efterlever lovgivningen og understøtter, at kommunen hjemtager statsrefusion på et korrekt grundlag. Vi har gennemgået kommunens forretningsgange på området, herunder nedskrevne retningslinjer, samt interviewet økonomimedarbejdere, faglige ledere og sagsbehandlere, der har ansvar for særligt dyre enkeltsager og/eller de udvalgte ordninger BPA 96 og 108-tilbud. Resultaterne er således baseret på både kommunens skriftlige dokumentation og de oplysninger, kommunen har givet under interviews, herunder om der er overensstemmelse mellem disse. Ansvarsfordeling 5. Rigsrevisionen vurderer, at Aalborg Kommune har en tydelig ansvarsfordeling samt hensigtsmæssige processer og kontroller i administrationen og håndteringen af særligt dyre enkeltsager. Vi har konstateret, at kommunen har nedskrevne forretningsgange for begge de udvalgte ordninger. Det skriftlige materiale omfatter bl.a. beskrivelse af administrationsgrundlaget samt roller, kompetencer og ansvarsfordelingen i sagerne. Vi har videre konstateret, at kommunens skriftlige dokumentation er under udarbejdelse/redigering, idet man i kommunen er ved at tilpasse forretningsgangene med kommunens nye budget-model (som inddeler borgeren i støtte/serviceniveau). Dette stemmer overens med, hvad Rigsrevisionen har fået oplyst under interviews med henholdsvis økonomi, faglig ledelse og sagsbehandlere. 2/6

5 Forretningsgange for tildeling af ydelser 6. Kommunens 108-sager administreres af henholdsvis Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen og Ældre- og Handicapforvaltningen. Kommunen har oplyst, at langt hovedparten af sagerne er i Ældre- og Handicapforvaltningen, som derfor har været vores fokus. Kommunen har oplyst, at der ikke samarbejdes om sagsbehandlingen mellem de 2 forvaltninger. Vi har ved sagsgennemgangen konstateret, at der er stor forskel på omfang og kvalitet af sagsdokumentationen i de 2 forvaltninger. Aalborg Kommunes Ældre- og Handicapforvaltning har skriftlige forretningsgange for arbejdet med sagerne på 108 og 96. Vi konstaterede dog, at kun enkelte af beskrivelserne var opdaterede i henhold til gældende regler. Vi konstaterede videre, at kommunen har påbegyndt et arbejde med at opdatere vejledninger mv., bl.a. i henhold til kommunens nye budgetmodel og for at understøtte en ensartet sagsbehandling. Rigsrevisionen vurderer, at Aalborg Kommunes forretningsgange i Ældre- og Handicapforvaltningen understøtter en korrekt tildeling af ydelserne til borgerne. Vi har dog ved sagsgennemgangen konstateret, at kommunen ikke i alle tilfælde har fulgt forretningsgangene. Rigsrevisionen finder det nødvendigt, at Aalborg Kommune får opdateret de skriftlige forretningsgange for ordningerne i henhold til gældende regler. Rigsrevisionen anbefaler desuden kommunen at udarbejde ens forretningsgange og standardskabeloner i henholdsvis Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen og Ældre- og Handicapforvaltningen. Ledelsestilsyn 7. Vi har konstateret, at Aalborg Kommune ikke har et klassisk, dokumenteret ledelsestilsyn. I stedet har kommunen bl.a. et krav om ledelsesgodkendelse via et visitationsudvalg af alle 108-sager og 96-sager med bevillinger over kr. Visitationsudvalget sikrer, at sagsbehandleren har taget stilling til alle væsentlige krav, herunder har begrundet den konkrete indstilling. Vi har dog i sagsgennemgangen konstateret, at bevillingsskrivelserne til borgerne på 108-ordningen ikke i alle tilfælde er i overensstemmelse med den bagvedliggende sagsbehandling eller det botilbud, borgeren placeres i. Rigsrevisionen vurderer, at kommunens ledelsestilsyn i overvejende grad understøtter det social-faglige aspekt i sagsbehandlingen og øger sikkerheden for, at ydelserne tildeles på et ensartet, korrekt og oplyst grundlag. Rigsrevisionen finder dog, at Aalborg Kommune bør føre et ledelsestilsyn, der også omfatter sagsbehandlingen efter godkendelse af bevillingen. Ledelsestilsynet kan fx omfatte kvalitetssikring af bevillingsskrivelserne, og om der løbende bliver fulgt op på sagerne i henhold til lovgrundlaget. 3/6

6 Hjemtagelse af refusion 8. Rigsrevisionen vurderer, at Aalborg Kommune har forretningsgange og interne kontroller, som understøtter, at kommunen hjemtager korrekt statsrefusion for særligt dyre enkeltsager. Kommunen har dog ikke udarbejdet skriftlige forretningsgange for processen. Revisionsberetninger og decisionsskrivelser 9. Rigsrevisionen vurderer, at Aalborg Kommune har faste processer for at følge op på kommunens revisors revisionsberetninger og ministeriernes decisionsskrivelser. Kommunen har ikke skriftlige forretningsgange for denne opfølgning, herunder for opgavesplittet mellem Ældre- og Handicapforvaltningen og Borgermesterens Forvaltning. Vi kan dog konstatere, at kommunen følger op på revisionsberetninger og decisionsskrivelser. Har Aalborg Kommune tildelt ydelserne på et korrekt og oplyst grundlag? 10. Vi har undersøgt, om kommunen i 10 konkrete sager har tildelt BPA 96 eller 108-tilbud på et korrekt og oplyst grundlag. Det indebærer, at det skal fremgå af og være dokumenteret på sagen, at de enkelte betingelser for at modtage ydelsen er opfyldt, jf. kravene i regnskabsbekendtgørelsen. Vores gennemgang har ikke omfattet en social-faglig vurdering. Sagsgennemgang 11. Rigsrevisionen vurderer, at de gennemgåede sager i overvejende grad er tildelt på et korrekt og oplyst grundlag. Vi har dog konstateret, at kvaliteten af sagerne varierer mellem ordningerne. Vores gennemgang har vist, at Aalborg Kommune følger deres fastsatte forretningsgange i sagsbehandlingen af BPA 96-sagerne. Vi vurderer, at alle 5 sager er tilstrækkeligt dokumenteret og oplyste. Vores gennemgang af 108-sagerne har vist, at der ikke er benyttet ensartede brevskabeloner til bevillingsskrivelserne, hvorfor kvalitet og indhold er forskelligartet. Dog indeholder alle brevene klagevejledninger. Vi har derudover i enkelte 108-sager konstateret, at det ikke fremgår klart af dokumentationen på sagen sammenholdt med bevillingsskrivelsen, hvilken ordning borgeren bevilges og visiteres til. Rigsrevisionen gør opmærksom på, at botilbuddet ifølge Børne- og Socialministeriet (se bilag 1) skal følge bevillingen. Endelig har vi i 2 af 5 sager konstateret, at borgeren i det ene tilfælde er visiteret til et 108-tilbud, men er placeret i et 107-tilbud, og i det andet tilfælde er visiteret til et 107-tilbud, men er placeret i et 108-tilbud. I sidstnævnte sag er der dog overensstemmelse mellem bevillingsbrev og botilbud. Regnskabsbekendtgørelsen (BEK nr af 15/12/2016) er Bekendtgørelse om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrationsministeriets, Transport-, Bygnings- og Boligministeriets og Undervisningsministeriets ressortområder. Det fremgår bl.a. af bekendtgørelsen, at Ydelsen eller tilskuddet skal være tildelt i overensstemmelse med lovgivningen Udgifterne skal være bogført i overensstemmelse med konteringsreglerne Kravene i denne bekendtgørelse skal være overholdt. 4/6

7 Rigsrevisionen gør opmærksom på, at en borger ifølge Børne- og Socialministeriet altid skal placeres i den type botilbud (efter ), som borgeren er bevilget. Det betyder fx, at en borger visiteret til et 107-tilbud ikke kan placeres i et 108-tilbud uden forudgående revisitering med dokumentation for den social-faglige vurdering om at tilhøre målgruppen mv. Vi henviser desuden til bilag 1 for Børne- og Socialministeriets bemærkninger til yderligere problemstillinger vedrørende /6

8 Bilag 1. Rigsrevisionen har efter besøg i 5 kommuner observeret en række generelle udfordringer med at fortolke lovgivningen på området. Rigsrevisionen har derfor forelagt de væsentligste problematikker for Børne- og Socialministeriet. Nedenfor har vi beskrevet disse problematikker og ministeriets bemærkninger hertil. Generelt vedrørende botilbud efter servicelovens 108 Rigsrevisionen har på baggrund af besøg i 5 kommuner konstateret, at 108 tilbud generelt sidestilles med botilbud efter almenboliglovens 105 med hjælp efter servicelovens (fremover benævnt 105/83-85 tilbud). Vi har bl.a. i 4 af de 5 kommuner konstateret, at der i de gennemgåede sager er borgere, der har fået afgørelse om visitering til et 108 tilbud, men efterfølgende er placeret i et 105/83-85 tilbud. Børne- og Socialministeriet har oplyst, at den social-faglige vurdering skal ligge til grund for, om en borger skal tilbydes et 108 tilbud eller kan få den nødvendige støtte i et 105/83-85 tilbud. Borgeren skal dog placeres i et botilbud, der følger afgørelsen. Det betyder, at kommunen ikke i en afgørelse må tildele borgeren et 108 tilbud, men placere borgeren i et 105/83-85 tilbud. Det betyder også, at kommunen ikke må lave en afgørelse med begge typer tilbud, dvs. enten et 108 tilbud eller et 105/83-85 tilbud. Der skal således til hver en tid ligge en afgørelse/bevillingsskrivelse med henvisning til den, der svarer til det tilbud, borgeren får tildelt. Generelt vedrørende handleplaner, jf. servicelovens 141 Rigsrevisionen har konstateret, at det kan være uklart, hvornår der skal tilbydes handleplaner til borgerne. Flere af de 5 besøgte kommuner mener ikke, at der skal tilbydes handleplaner på 96 ordningen. Børne- og Socialministeriet har på et møde med Rigsrevisionen oplyst, at kommunerne som udgangspunkt, jf. 141, stk. 1, skal skønne, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at tilbyde at udarbejde en handleplan til voksne under folkepensionsalderen. Af 141, stk. 2, følger det dog, at kommunen skal tilbyde at udarbejde en handleplan f.eks. til personer med betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne. Det er Børne- og Socialministeriets opfattelse, at borgere, som bevilges tilbud efter servicelovens 96 eller 108, typisk vil være omfattet af 141, stk. 2. Det skal fremgå af sagen, at kommunen har vurderet spørgsmålet om udarbejdelse af en konkret handleplan, herunder om borgeren har udtrykt ønske om, at der bliver udarbejdet en handleplan. 6/6