Referat af møde i HMU for administrationen den 6. november 2013

Transkript

1 Region Midtjylland Regionssekretariet Viborg, den 18. november 2013 /LOHOLK Refer af møde i HMU for administrionen den 6. november 2013 Til stede: Anne Jastrup, Ole Echers, Peder Bang, Peter Hansen, Connie Waldstrøm, Holger Knudsen, Lars Degnbol, Jakob Illum, Mona Anker, Rikke Nielsen Dalsgaard, Jakob Olesen, Per Grønbech, Mette Kjølby, Lise Tjerrild, Carsten Lind, Jes Pedersen, Hans Fredborg og Louise Holk (referent.) Ikke til stede: Bente Refslund, Ulrik Serges og Kjeld Martinussen.

2 Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af refer 1 2 APV-tidsplan 2 3 Arbejdsmiljødrøftelse og opfølgning på tværgående påbud 3 4 Frugtordning - økologisk eller konventionel? 6 5 Godkendelse af mødeplan Gensidig orientering og eventuelt 9

3 Godkendelse af refer Det indstilles, refer fra HMU-mødet den 30. august 2013 godkendes. Sagsfremstilling Referet fra HMU-mødet den 30. august 2013 er tidligere fremsendt til HMU, og vedlægges med henblik på godkendelse. Beslutning Referet blev godkendt uden bemærkninger. Bilag Refer_HMU_30.august_2013.pdf

4 APV-tidsplan Resumé Der er udarbejdet tidsplan for APV processen. Det indstilles, tidsplanen for APV tages til orientering. Sagsfremstilling Der skal gennemføres APV (og TULE) primo I den forbindelse er der udarbejdet en tidsplan og oversigt over opgaverne ved gennemførelse af APV før, under og efter processen. Tidsplanen er vedlagt som bilag. Beslutning Arbejdsmiljøorganisionen orienterede om det udarbejdede forslag til tidsplan for APV. Der blev orienteret om, HMU for efterhånden lang tid siden har fastlagt, TULE og APV gennemføres i uge 9 og 10 i Der blev gjort opmærksom på, der har været en evaluering af APV og TULE, men tilbagemelding er, der er tale om mindre ændringer, hvorfor det forventes, tidsplanen kan fastholdes. Arbejdsmiljøorganisionen orienterede om, den efter mødet vil sende informioner ud til de lokale arbejdsmiljøgrupper, hvor tidsplan for de lokale arbejdsmiljøgrupper fremgår. Det blev pointeret, selvom der er en fast APV-skabelon og tidsplan, så er der fuld metodefrihed til opfølgningen på APV. Bilag APV_opstartsmøde Stabene

5 Arbejdsmiljødrøftelse og opfølgning på tværgående påbud Resumé Som optakt til en drøftelse af arbejdsmiljø og tværgående påbud vil Anne Mette Hansen, Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø holde et kort oplæg om arbejdsmiljø med udgangspunkt i OVAL'en. Til opfølgningen på påbuddene og til en generel drøftelse af arbejdsmiljø er der udarbejdet en dapakke, der er vedlagt som bilag. Det indstilles, oplæg om arbejdsmiljø og OVAL'en tages til orientering HMU drøfter arbejdsmiljøet, herunder særligt Region Midtjyllands tværgående påbud om ergonomi og psykisk arbejdsmiljø Sagsfremstilling Ifølge Region Midtjyllands MED- og Arbejdsmiljøaftale skal der være årlige arbejdsmiljødrøftelser på alle niveauer i MED-systemet. Som optakt til HMUs arbejdsmiljødrøftelse vil Anne Mette Hansen, Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø deltage på mødet og holde et kort oplæg til arbejdsmiljøarbejdet med udgangspunkt i OVAL'en. Regions-MEDudvalget har i forbindelse med drøftelsen af Arbejdsmiljøredegørelsen for 2012 og den årlige arbejdsmiljødrøftelse efterlyst bedre videndeling om relevante arbejdsmiljøda, og disse bliver brugt målrettet lokalt. På den baggrund er der blevet udviklet vedlagte dapakke, som har til formål understøtte drøftelserne lokalt. Dapakken indeholder udtræk af de nyeste da for ulykker og påbud, sygefravær og personaleomsætning. Merialet er sendt til LMU'erne med henblik på sikre en lokal drøftelse. Fælles fokusområder

6 4 Region Midtjyllands fælles fokusområder er efter drøftelse på Stregisk HR-Forum den 30. maj 2013 og Regions-MEDudvalget den 20. juni 2013 fastlagt til Sundhed & Trivsel, Ulykkes-forebyggelse samt Ergonomi & Forflytninger. De 3 fokusområder indgår i den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Der er udarbejdet en oversigt over planlagte kontorergonomidage i regionshusene for Bilag Følgende dokumenter er vedlagt som bilag: Årlig arbejdsmiljødrøftelse OVAL'en Dapakken Forslag til procesplan i forhold til opfølgning på de to tværgående påbud Oversigt over kontorergonomi i regionshusene, 2014 Beslutning Anne Mette Hansen, Koncern HR holdt et oplæg, hvor hun introducerede til arbejdsmiljøarbejdet og kulturmodellen OVAL'en. OVAL'en viser, der er fire forskellige roller, som alle har ansvar for og skal bidrage til, der er et godt arbejdsmiljø. Modellen blev gennemgået. Anne Mette Hansen gjorde opmærksom på, alle fire roller har et ansvar for arbejdsmiljøet, men det starter hos den enkelte, der må sige til/fra og selv tage ansvar for eget arbejdsmiljø. Medarbejdersiden påpegede, OVAL'en er et godt redskab, og det er vigtigt, det bliver et fælles arbejdsredskab og ikke kun et papir. Medarbejdersiden anbefalede også, LMU'ernes årlige arbejdsmiljødrøftelser tager udgangspunkt i OVAL'en, da den er et godt værktøj til få drøftet lokale muligheder. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, den til formødet har haft en drøftelse af det psykiske arbejdsmiljø. Her er det medarbejdernes vurdering, det er vanskeligere sige til, når man har det dårligt psykisk. Der kan være forskellige årsager til et dårligt psykisk arbejdsmiljø, hvor nogle årsager kan være vanskeligere for den enkelte medarbejder håndtere end andre. Medarbejdersiden bemærkede desuden, det også kan være vanskeligt som medarbejder, sige til/fra, hvis man fx ikke føler, man bliver hørt nærmeste leder. Ledelsessiden supplerede, hvis der er forhold, hvor man som medarbejder ikke føler, man bliver hørt tilstrækkeligt af sin ledelse, så må man gå et niveau længere op i ledelsessystemet, hvilket også er i overensstemmelse med MED-aftalen. Det blev desuden aftalt, formandsskabet kan have et møde, hvor konkrete forhold, kan drøftes. Medarbejdersiden gjorde afslutningsvis opmærksom på, der i forhold til de tværgående påbud er udarbejdet oversigt over fælles kontorergonomidage i regionshusene. Der er

7 5 ofte mange henvendelser vedrørende kontorergonomi, så tilbuddet er et forsøg på lave mere strukturerede tilbud med henblik på, flere afdelinger kan få gavn af de forfinansierede timer. Derudover vil der være fokus på psykisk arbejdsmiljø i form af temadage. Afslutningsvist blev det bemærket, der også er mange ting, der fungerer godt, og de fleste af de problemer, der opstår løbende, også bliver løst løbende. Bilag Årlig arbejdsmiljødrøftelse OVAL'en Dapakke Forslag til procesplan i forhold til de to tværgående påbud Kontorergonomidage i regionshusene 2014

8 Frugtordning - økologisk eller konventionel? Regionssekretariet indstiller, HMU drøfter, hvorvidt frugtordningen fremover skal være økologisk eller konventionel Sagsfremstilling Regionssekretariet bliver af og til spurgt, hvorfor frugtordningen for medarbejderne ikke er økologisk. Det er vanskeligt vurdere, hvor stor interessen for økologi er, da det oftest er de mest engagerede (for eller imod), der ytrer sig. Regionssekretariet ønsker derfor HMU's stillingtagen til, hvorvidt frugtordningen skal være økologisk eller konventionel. Merudgifterne ved overgang til økologi vil skulle afholdes af medarbejdernes egenbetaling. I dag betaler medarbejderne 180 kr. årligt (15 kr/md.) for frugtordningen. Det svarer til en egenbetaling på ca. 1 kr. pr. stykke frugt. Økologisk frugt anslås være 1,50-2,00 kr. dyrere pr. stykke frugt. En overgang til økologi vil således medføre en egenbetaling på kr. årligt (37,50-45 kr./md.). Der vil således være tale om en væsentlig stigning. Kvaliteten af økologisk frugt er efterhånden ved være på højde med den konventionelle frugt. Dog må man forvente, frugten af og til kan have fx mindre skurvpletter eller spor efter skadedyr, da dette er svært undgå helt ved de økologiske dyrkningsmetoder. Ligeledes kan det have betydning for sortimentet, idet nogle typer frugt kun dyrkes økologisk i begrænset omfang. Det skal bemærkes, Regionssekretariet ikke anser det for realistisk med en ordning, hvor den enkelte medarbejder kan vælge mellem konventionel eller økologisk frugt. En valgfri ordning være meget vanskelig håndtere logistisk og praktisk. Ligeledes vil det kræve et væsentligt større personaleforbrug til administrion og distribution og følgelig en højere egenbetaling for begge frugttyper. Der er i dag ca. 820 medarbejdere tilmeldt frugtordningen. Såfremt der ønskes en økologisk ordning anbefaler Regionssekretariet, det samtidig aftales frafalde beslutningen, såfremt det fører til udmeldelse af mere end 15% af de medarbejdere, der i dag er tilmeldt frugtordningen, da det er vigtigt, den sunde ordning appellerer til en bred medarbejderskare.

9 7 Beslutning Det blev indledningsvist forklaret, Regionssekretari af og til bliver spurgt til, hvorfor frugtordningen ikke er økologisk, og afdelingen ønsker HMUs stillingtagen til dette. Desuden blev det bemærket, forudsætningerne er, der ikke ændres på tilskuddet til ordningen, og der ikke kan administreres mere end én ordning. Medarbejdersiden informerede om, den har drøftet frugtordningen på dens formøde. På baggrund af deres drøftelse er konklusionen, medarbejdersiden ønsker fastholde den nuværende frugtordning. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på kvaliteten af frugten er vigtig. Dernæst mængden er således, man får mest muligt ud af pengene, og derfor ønskede medarbejdersiden ikke overgå til en økologisk ordning, hvis den kommer til udhule den allerede eksisterende ordning.

10 Godkendelse af mødeplan 2014 Det indstilles, mødeplan for HMU-møder i 2014 godkendes. Sagsfremstilling Der er udarbejdet udkast til HMU-mødeplan for 2014 med følgende doer: Den 12. marts kl formøde for medarbejdersiden kl og ledelsessiden kl Den 26. juni kl formøde for medarbejdersiden kl og ledelsessiden kl Den 27. august kl formøde for medarbejdersiden kl og ledelsessiden kl Den 21. november kl formøde, medarbejderside kl og ledelsesside kl Der kan derudover indkaldes til møder efter behov. Beslutning Mødeplanen blev godkendt på mødet. Der er efterfølgende lavet en ændring fra den 26. juni til den 24. juni 2014 kl

11 Gensidig orientering og eventuelt Det indstilles, emnerne under dette punkt tages til orientering. Sagsfremstilling Stus vedrørende kursusråd for administrive medarbejdere På HMU-møde den 27. juni 2013 blev der informeret om planer om nedsætte et kursusråd for administrionen. Kursusrådet er nu etableret med følgende repræsentanter: Marianne Bengtson, Regionssekretariet Birgitte Haahr, Nære Sundhedstilbud Christian Boel, Sundhedsplanlægning Lone Bekker/Kenneth Becker, It Henning Salling, Regional Udvikling Kursusrådet sekretarisbetjenes af Koncern HR. Kursusrådet har afholdt ét møde, hvor såvel efterspørgsel og behov for kompetencer/kursus blev drøftet. Medarbejderrepræsentanter fra HMU vil blive indkaldt af Koncern HR med henblik på orientering og dialog om kursusrådet, når kursusrådet er lidt længere i etableringen. Udkast til kommissorium for kursusrådet er vedlagt som bilag. Stus personalepolitisk projekt for HMU Planlægning af det personalepolitiske projekt for HMU er i gang. Temaet for dagen har udgangspunkt i stregisporet: "Samarbejde og sikre sammenhæng og helhed i ydelser og opgaveløsninger." Der planlægges i øjeblikket med, temadagen kan afholdes primo 2014, men der er endnu ikke fundet oplægsholder e.l., og der foreligger derfor heller ikke endelig programudkast. Når programudkastet er udarbejdet forelægges det til formandskabet for HMU til godkendelse. Orientering om lokaler Der gives en stus vedrørende intern lokalerokion i Regionshuset Viborg.

12 10 Beslutning Kursusråd Der blev orienteret om, kursusrådet har haft afholdt ét møde, og det endnu er i etableringsfasen. Medarbejdersiden bemærkede, den også meget gerne vil bidrage i etableringsfasen. Der var enighed om, medarbejderrepræsentanter fra HMU bliver inviteret til dialog og drøftelse af kursusrådet. Det blev desuden noteret, kursusrådet gerne relivt snart må indkalde repræsentanter fra HMU, så de netop har mulighed for et bidrage og præge kursusrådet i etableringsfasen. Personalepolitisk projekt Der blev orienteret om, der arbejdes på programmet til det personalepolitiske projekt. Det har vist sig lidt vanskeligt finde en relevant oplægsholder, som både har tilstrækkelig teoretisk viden og konkret erfaring. Men der arbejdes med det, og det forventes, der snart kan udmeldes et program og do til HMU. Lokaler Der blev orienteret om, der er lokaleændringer i Regionshuset Viborg. Ændringerne vedrører særligt blok A, hvor Koncern HR rykker op på første sal, så der kan være plads til Lønkontoret fra Holstebro. Regional Udvikling vil derfor fremover være placeret i stueetagen og på anden sal i blok A. Ændringerne betyder også, mødelokalerne i blok A vil blive flyttet til F-gangen, hvor der bliver ledige lokaler i forbindelse med, tilsynsopgaven flyttes til kommunerne på 1. januar 2014, hvorefter Regionssekretariet samles i blok D, 1.sal og blok F, 1.sal. I Regionshuset Aarhus er akutlægebilen rykket ind på Olof Palmes Allé nr. 32. Der er sket en tydeligere afmærkning af brandvejen, idet der har været problemer med parkering på denne. På Olof Palmes Alle nr. 34, stuen, har der været problemer med varmeopstigning fra TDC s serverrum. Problemet skulle nu være løst. Der rykkes for, det midlertidigt opste udstyr fjernes. Biler Der blev orienteret om, lånebilen i Regionshuset Holstebro per 1. januar 2014 flyttes til Regionshuset Aarhus. Det skyldes, den bliver anvendt meget lidt i Regionshuset Holstebro, mens der er stor efterspørgsel i Regionhuset Aarhus. Regional Udvikling i Holstebro har tilbudt, man kan låne deres bil i Holstebro, når de ikke selv anvender den. Kaffeautomer Der blev spurgt til, hvorfor der ikke er kaffeautomer i Regionshuset Holstebro, når de findes i Regionshuset Viborg. Der blev svaret, der er etableret andre løsninger end kaffeautomer, hvor det har været muligt, da automerne er en reliv dyr økonomisk løsning. Valgaften Der blev orienteret om, medarbejdere er velkomne til deltage i et valgaftenarrangement på valgaftenen den 19. november Der vil blive sendt invition ud via mail.

13 11 Nyt LMU Medarbejdersiden spurgte til, hvilken HMU den nye Apoteksfunktions skal være tilknyttet. Til det blev svaret, det forventes, den vil blive tilknyttet HMU for Aarhus Universitetshospital. Bilag Kommissorium for kursusrådet