DAGSORDEN Referat med kursiv

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "DAGSORDEN Referat med kursiv"

Transkript

1 DAGSORDEN Referat med kursiv Dato: 19. november 2012 Mødedato Mandag d.19. november 2012 kl.12:00 15:00. Emne Styregruppen vedr. etablering af Ejendomscenter Sted Deltagere Afbud Lokale 0.27, stueetagen, Frederikshavn Rådhus. Bent Westerberg, Leif Kusk Jeppesen, Arthur Corneliussen, Lars Falk Hoffmann, Ilse Kragh, Jakob Dalsgaard, Jens Christian Knudsen, Svend Erik Nielsen, Tommy Rise, Søren Sørensen, Peter Munk, Bo Niebuhr, Christina Palmstrøm (ref.) Jakob Dalsgaard, Ilse Kragh Dagsorden 1. Godkendelse af referat Referat af styregruppemøde d er tidligere udsendt. Indstilling: at referatet godkendes. Godkendt uden bemærkninger. 2. Huslejemodel Det har været et stort arbejde, nok også større end forudset, at få alle elementer til den interne "huslejemodel" på plads. Kortlægning af eksisterende forhold, opgørelse og overførsel af ressourcer og økonomi for at fastlægge og tydeliggøre serviceniveauer for de forskellige aktiviteter begynder nu at falde på plads. a. Serviceleveranceaftaler (SLA) Gennemgang af SLA for skoleområdet og daginstitutionsområdet. b. Energiincitamentmodellen Orientering om hvordan incitamentsmodel fungerer i praksis, og hvordan dette dokumenteres. c. Planlagt vedligehold og anlægsopgaver Procedurer og arbejdsgange vedrørende vedligehold, om- og nybygning er beskrevet i vedlagte bilag og beskriver bl.a. samarbejdet mellem fagcentre og Ejendomscenter. d. Areal- og lokalefordeling Spacemanagement arealforvaltning er et nyt strategisk element for Ejendomscenteret. Ejendomscentret skal i samarbejde med de enkelte fagcentre se på optimal udnyttelse af de eksisterende arealer og se på nye innovative måder at udnytte arealerne på, også uden for normal brugstid. For at kunne udnytte disse muligheder strategisk,

2 kræves der et detaljeret overblik over hele ejendomsporteføljen og arealerne på anvendelses- og Side2/5 rumniveau. Det overblik er ikke til stede i dag. Ejendomscentret vil hen over efteråret se på et nyt "facility management"-system, som afløser det nuværende vedligeholdelsessystem og bl.a. skal løfte opgaven med arealforvaltning. Indstilling: a. at orienteringen tages til efterretning b. at orienteringen tages til efterretning c. at notatet drøftes og tages til efterretning d. at sagen drøftes med henblik på det videre forløb a. Serviceleveranceaftaler (SLA): Huslejeberegningssystemet er endnu ikke helt færdigt, så der laves manuelt system for Det blev aftalt, at budgetbeløbet på den enkelte ejendom ikke fremgår af SLA en. Drift & Service drøfter med hver enkelt institutionsleder inden længe. b. Energiincitamentmodellen Materialet til den enkelte ejendom blev præsenteret. En eventuel tilbagebetaling til institutionen efter mindreforbrug sker til institutionens driftsbudget. c. Planlagt vedligehold og anlægsopgaver Peter Munk orienterede om begreber, arbejdsgange og prioriteringsprincipper. Konkrete eksempler blev drøftet for at belyse problemstillinger og løsningsmuligheder. Notatet blev taget til efterretning. d. Areal- og lokalefordeling Peter Munk orienterede om det arbejde, der står foran os med hensyn til overblik over areal- og lokaleanvendelse. Formålet er at kunne etablere en egentlig areal- og lokaleforvaltning. Drøftelse af problemstillinger og muligheder. Det aftaltes,at Center for Kultur og Fritid og Ejendomscenteret arbejder sammen om et nyt system og/eller nye arbejdsgange for booking af lokaler. 3. Etablering af Drift og Service Efter overflytningen af medarbejdere og ejendomme på rådhus-, daginstitutions- og skoleområderne i foråret tager Afdelingen Drift & Service nu hul på anden runde af overflytningen med de resterende medarbejdere og ejendomme. Sammen med fagcentrene indledes et registreringsarbejde, der kortlægger medarbejdere, ejendomme, ressourcer og eventuelle aftaler i forbindelse med lejede bygninger, ligesom opgaver i grænselandet mellem teknisk service og de aktivite-

3 ter, som fagcenteret driver i en bygning, skal undersøges. Side3/5 Dette sker med henblik på at undersøge muligheder og fastlægge rammer, der så vidt muligt tager højde for den enkelte bygnings karakteristika og de særlige forhold for aktiviteterne i bygningen.det videre arbejde planlægges og aftales med den enkelte fagcenterchef. Leif Kusk Jeppesen orienterede om status på etableringen af Drift og Service, herunder bemanding, måtteservice, vinduespolering, vinteropgaver, udenomsarealer. Principperne for fordeling af udgifter mellem Ejendomscenteret og institutionerne er endnu ikke helt slået igennem i organisationen. Der afholdes et møde om dette og andre emner for ledere af skoler og dagtilbudsområder. Enkelte konkrete sager blev rejst og drøftet. Overflytningen af personale og opgaver på kultur- og fritidsområdet blev drøftet, idet der tages særskilt stilling fra bygning til bygning. Også det sociale område er komplekst og skal behandles individuelt fra bygning til bygning. 4. Informations- og kommunikationsplatform Ejendomscenteret overvejer, hvordan alt relevant materiale vedrørende en bygning kan samles, gøres tilgængeligt og vedligeholdes. En mulighed er en ejendomsportal på intranettet med inspiration fra bl.a. Københavns Ejendomme. Peter Munk orienterer om overvejelserne. Se eksempel på Indstilling: at sagen drøftes. Peter Munk orienterede om inspirationen fra København og nævnte, at en frederikshavnsk udgave vil blive lagt på kommunens intranet, idet der tages særskilt hensyn til de få lejere, der ikke har adgang til intranettet. Styregruppen anbefaler, at der arbejdes videre med idéen. 5. MED-organisation HovedMED har d tiltrådt forslag til MED-organisation for Ejendomscenteret efter orientering i FællesMED d MED-organisationen forelægges her til orientering. Bilag: MED-struktur for Ejendomscenteret. 6. Døgnteknik I efteråret 2011 udkom den første rapport om Døgnteknik området. Styregruppen værdsatte arbejdet og besluttede at området skulle undersøges yderligere. Det er sket i den nye arbejdsgruppe i første halvår af På baggrund af arbejdsgruppens kommissorium har gruppen indsamlet detaljeret da-

4 tamateriale, som er anvendt til at foretage kortlægning og Side4/5 analyse af Døgnteknikområdet. Kommissoriets formål var: Optimering af drift og økonomi af opgaven: Døgnteknik. Kommissoriets opgave var: Arbejdsgruppen skal kortlægge den nuværende opgaveløsning indenfor døgnteknik. Målet er, at gruppen skal tilvejebringe validt og detaljeret datamateriale, der skal anvendes til at skabe overblik og beslutningsgrundlag for den fremtidige drift og organisering af døgnteknik. Arbejdsgruppens resultat fremgår af rapporten: Optimering af drift og økonomi vedrørende Døgnteknik Rapporten består af 3 dele: 1. En tekst hvori arbejdsgruppens undersøgelser, analyser, konklusioner og anbefalinger fremgår med baggrund i det tilvejebragte datamateriale. 2. En bilagsdel, som supplerer og dokumenterer teksten med arbejdsgruppens undersøgelser, analyser, konklusioner og anbefalinger. 3. Appendiks. Liste over bygninger i ejendomscentret samt de bygninger fra andre centre, som bør inddrages i forhold til formålet: Optimering af drift og økonomi af opgaven Døgnteknik. Se afsnit 3 liste 1. Indstilling: Orientering og drøftelse. Tommy Rise orienterede om arbejdsgruppens arbejde, konklusioner og anbefalinger. Dele af området planlægges udbudt. Rapporten blev drøftet og enkelte forhold afklaret. Der arbejdes videre med etablering af ensartet nøglekortsystem for alle bygninger og med etablering af tyverialarmvagtcentral. Styregruppen tiltrådte rapportens anbefalinger. 7. Følgegruppemøde 14. december 2012 Forberedelse af følgegruppemødet, hvor der foreslås følgende dagsordenspunkter: - Etablering af Drift & Service, status på den første runde, orientering om den anden - MED-organisation - Huslejemodellen - evt. også døgnteknik Indstilling: til drøftelse. Døgnteknik tages med på dagsordenen, ligesom dialogformer og kommunikation med dele af organisationen fremover drøftes. 8. Projektorganisationens videre arbejde Projektorganisationen er nedsat til at etablere Ejendomscenteret og nedlægges, når det er fuldt etableret. Nu ligger rammerne fast, og de resterende opgaver, der drejer

5 sig om udmøntning, vurderes at have en karakter, der nødvendiggør flere direkte forhandlinger mellem Side5/5 Ejendomscenteret og det enkelte fagcenter. Projektorganisationen vil derfor kun i begrænset omfang være inddraget i dette arbejde. Bent Westerberg orienterer om tankerne vedrørende projektorganisationens videre arbejde. Samarbejdet med de enkelte dele af organisationen er i gang og kan udbygges. 9. Ledelse af projektorganisationen Efter konstitueringerne af Bent Westerberg som direktør og Peter Munk som centerchef leder Bent Westerberg dette styregruppemøde, men det foreslås, at Peter Munk herefter konstitueres som projektchef. Indstilling: at Peter Munk konstitueres som projektchef. Indstillingen blev tiltrådt. 10. Eventuelt Intet.